Schlüsselfaktor des Projekterfolgs und woran Projekte scheitern

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1 Schlüsselfaktor des Projekterfolgs und woran Projekte scheitern Ergebnisse einer Befragung von Projekt Management Austria und Fellner Executivetraining & Consulting pma focus 2008 Mag. Irene Fellner, MBA

2 Die Befragung Zwischen 20. Februar und 14. März 2008 wurde in einer Kooperation zwischen Fellner Executivetraining & Consulting und PMA eine Online Umfrage unter 5000 österreichischen Projektmanagern durchgeführt. 250 Antworten = Rücklauf 5% 22 Faktoren zum Scheitern/Gelingen von Projekten Wie wichtig sind die Faktoren für den Projekterfolg bzw. für das Scheitern (Rating 1-5) Wie viel Aufmerksamkeit wird dem jeweiligen Faktor gewidmet Schlüsselfaktoren für das Gelingen (Gesamtranking der Faktoren) Schlüsselfaktoren für das Scheitern (Gesamtranking der Faktoren) Bedeutung sozialer Kompetenzen für den Projekterfolg Schulungsbedarf

3 Die klassischen Faktoren des Projekterfolgs Klassischer Erfolgsfaktor Finanzielle Mittel & zeitl. Vorgaben Projekt Management Methoden Projekt Organisation & Infrastruktur Umwelt- beziehungen Rechtliches Design Abgefragter Einflussfaktor

4 Die 5 Faktoren des Wohlbefindens im Projekt Abgefragter Einflussfaktor Wohlbefindensfaktor Zusammen- Selbst- Soziale Arbeitsstil Gehörigkeits- Bestimmung Gerechtigkeit Gefühl GEMEINSCHAFTSFAKTOREN Perspektive INDIVIDUAL FAKTOREN

5 Die Umfrage Die Ergebnisse werden dominiert von internen Projektmanagern mit Level C Zertifizierung und Erfahrung aus IT und Dienstleistungsprojekten. Unternehmensgr e nach Umsatz Ttigkeit 27% 33% 17% 18% 22% 83% bis 10 Mio. Ū Mio. Ū Mio.Ū ber 650 Mio. Ū Externe PMs & Berater Interne PMs Projektart Zertifizierung 17% 3% 27% 21% 19% 4% 0% 39% 14% 21% 35% DL Projekte Marketing P. IT-Projekte Orga/Personal P. Virtuelle P. Level D Level C Level B Level A PMI Keine Zert.

6 Erfolgsfaktoren Alle untersuchten Faktoren leisten einen mittleren bis hohen Beitrag zum Projekterfolg. Die meiste Bedeutung für den Projekterfolg wird der Teambildung zugemessen. Ratingergebnis hoch mittel

7 Erfolgsfaktoren Die Ergebnisse sind relativ unabhängig von der Anzahl der Befragten. Ratingergebnis hoch mittel

8 Erfolgsfaktoren Auch aus der Reihung des Top-Rankings, kann man deutlich erkennen, dass Teambildung, die Arbeit mit Zielen und das Arbeitsklima im Projektteam als wichtigsten Erfolgsfaktoren angesehen werden

9 Erfolgsfaktoren Diese Ergebnisse sind auch nach Untergruppen betrachtet weitgehend homogen. Es scheint also eine große Übereinstimmung bezüglich dessen zu herrschen, was in Projekten zu Erfolg führt

10 Erfolgsfaktoren Das Wohlbefindender am Projekt beteiligten Personen scheint eine wesentliche Vorraussetzung für das Gelingen von Projekten zu sein, da die Wohlbefindensfaktoren ganz deutlich in die Top Positionen gereiht wurden. WF WF WF WF WF WF WF WF WF WF WF WF = Einflussfaktor ist Teil der Wohlbefindensfaktoren

11 Erfolgsfaktoren Die klassischen Faktoren denen Projektmanager normalerweise die meiste Bedeutung zumessen, leisten laut Umfrage nur einen mittleren Beitrag zum Projekterfolg Bedeutung insbesondere f. externe Projektmanager & Berater (Pl. 5) und in Unternehmen mit über 650 Mio Umsatz (Pl. 6) Höhere Bedeutung nur für Unternehmen bis 10 Mio. Umsatz (Pl. 7) In keiner Untergruppe unter den 7 wichtigsten Faktoren In allen Untergruppen an letzter oder vorletzter Stelle

12 Aufmerksamkeit Ratingergebnis Den meisten Erfolgsfaktoren wird weniger Aufmerksamkeit zugewendet als ihnen von ihrer Bedeutung für den Projekterfolg her zukommen würde. Nur dem Zeitrahmen des Projektes wird überproportional viel Aufmerksamkeit geschenkt.

13 Aufmerksamkeit Die meiste Aufmerksamkeit wird dem Umgang mit Projektkrisen geschenkt. Teambildung und Arbeitsklima erhalten hingegen nicht die Aufmerksamkeit, die ihrer Wichtigkeit entsprechen würde

14 Aufmerksamkeit Der Hauptgrund warum den meisten Faktoren nicht die entsprechende Aufmerksamkeit gewidmet wird, scheint das Gefühl zu sein, diese Faktoren nicht beeinflussen zu können. 15 nicht beeinflussbare Faktoren Linienkompetenz Vorgaben/ Standards Personen außer Einflussbereich

15 Aufmerksamkeit Aber auch jenen Faktoren, die an und für sich als beeinflussbar erlebt würden und die als äußerst wichtige Erfolgsfaktoren genannt werden, wird vergleichsweise weniger Aufmerksamkeit zugewendet 6 beeinflussbare Faktoren Gründe für weniger Aufmerksamkeit (abgeleitet aus den Kommentaren): Bewusstsein über Bedeutung fehlt Theoretisches Wissen und praktische Erfahrung fehlen Andere Prioritäten Vorherrschende Meinung: Faktoren gestalten sich von selbst

16 Scheitern Während sich aus den Auswertungen der unterschiedlichen Fragen zum Gelingen von Projekten ein sehr klares Bild ergibt, so stellt sich für das Scheitern von Projekten die Situation nicht so eindeutig dar. Für das Scheitern von Projekten gibt es ein diversifiziertes Bild, was tatsächlich ausschlaggebend für den Misserfolg eines Projektes ist. Mehrere Gründe legen diese Annahme nahe: 1. Die Ergebnisse aus Rating und Ranking stimmen nicht wirklich überein 2. Aus den Kommentaren der Frage 13 (Probleme im Zusammenhang mit dem Scheitern von Projekten) ergibt sich wieder ein anderer Faktor als ausschlaggebend für Projektmisserfolge 3. Die Betrachtung nach Untergruppen zeigt kein sehr homogenes Bild

17 Scheitern - Rating/Rankingvergleich Betrachtet man das Ranking der Faktoren, so scheinen für das Scheitern von Projekten ähnliche Faktoren ausschlaggebend zu sein,wie für den Erfolg

18 Scheitern - Rating/Rankingvergleich Vergleicht man die Reihungsergebnisse aber mit der Bewertung der Bedeutung der einzelnen Faktoren, so zeigt sich doch ein anderes Bild. Ratingergebnis hoch mittel

19 Scheitern - Analyse der Kommentare Die freien Kommentare zeigen sehr deutlich die Bedeutung des Faktors Perspektive - Projektmanager denkt nicht positiv, obwohl dieser Faktor in den Bewertungen keine Top Position einnimmt. Gesamtergebnis Ranking - Top Gesamtergebnis Rating - Top

20 Scheitern - Analyse der Kommentare Neben der negativen Perspektive lassen sich noch fünf weitere Problemkreise identifizieren, die Projekte ganz besonders belasten und eher die Ergebnisse des Rankings zu unterstützen scheinen. Demotivierte Mitarbeiter durch mangelnde Wertschätzung, Überlastung, Freunderlwirtschaft. Mobbing., Reibereien, Zwangsteams Einzelkämpfer & Gegenspieler jeder gegen jeden durch fehlendes Big Picture, fehlende Ziele, öfter Wechsel im Team, Egoismus und Neid des Einzelnen.. Einschränkungen von Außen unrealistischen Annahmen und Vorgaben, autokratische Führung durch Projektleiter, Konflikte mit der Linie (Kompetenzen, Ressourcen, Tagesgeschäft) Überlastung von Schlüsselpersonen

21 Scheitern - Analyse nach Untergruppen In der Beurteilung der Faktoren, die zum Scheitern führen, ergibt die Betrachtung nach Untergruppen weder im Rating noch im Ranking ein ähnlich homogenes Bild wie bei den Fragen nach den Erfolgsfaktoren. Ratingergebnis

22 Scheitern - Analyse nach Untergruppen Für beide Auswertungsarten zeigen sich aber übereinstimmend die größten Unterschiede wenn man die Untergruppen nach Funktionen getrennt betrachtet. Rating Gesamt Ergebnis Externe Berater/ Interne Projektmanager Projektmanager Projektteam mitglied Andere Funktion

23 Scheitern - Analyse nach Untergruppen Auch nach Zertifizierungsart betrachtet, kann man Unterschiede in der Betrachtung feststellen. Die Analyse nach Projektart hingegen zeigt, abgesehen von virtuellen Projekten, die geringsten Abweichungen. Rating Gesamt Ergebnis IPMA zertifizierte Projektmanager PMI zertifizierte Ohne Projektmanager Zertifizierung Virtuelle Projekte

24 Scheitern - mögliche Ursachen Eine Reihe von Gründen könnte für diese unklare Situation verantwortlich sein. Wenig bewusste Auseinandersetzung --> wenig Wissen Wenig Übereinstimmung --> Scheitern wird sehr unterschiedlich erlebt (abhängig von unterschiedlichen Funktionen und Perspektiven) Wenig Austausch über Scheitern --> TABU Reihenfolge aus Vorfrage Problembündel als Ursache

25 Scheitern Auch wenn eine eindeutige Reihung nicht klar getroffen werden kann, so scheint folgendes Faktorenbündel doch eine große Bedeutung für das Scheitern von Projekten zu haben. Faktorenbündel des Scheiterns

26 Soziale Kompetenzen Die Ergebnisse der Umfrage bestätigen überzeugend die ausgesprochen hohe Bedeutung, die der Beherrschung sozialer Kompetenzen für den Projekterfolg zukommt. hoch mittel

27 Soziale Kompetenzen Als wichtigste soziale Kompetenzen werden die 3 Faktoren: Führung, Engagement & Motivation und Ergebnisorientierung angesehen. Betrachtet nach Untergruppen ist dieses Ergebnis ziemlich ähnlich.

28 Schulungen Projektmanager sehen eindeutig Schulungsbedarf im Bereich der sozialen Kompetenzen. Der größte Schulungsbedarf wird im Bereich Konflikt- und Krisenbewältigung gesehen.

29 Schulungen Eine Gegenüberstellung der wesentlichsten Erfolgsfaktoren, der wichtigsten sozialen Kompetenzen und der meist gewünschten Schulungen zeigt, dass die befragten Projektmanager, ihren Ausbildungsbedarf gut erkennen können. 3 Schlüsselfaktoren zum Projekterfolg Ranking Benötigte soziale Kompetenzen Gewünschte Schulung Faktorenbündel des Scheiterns 1. Führung Konflikt & Krisenbewältigung 2. Engagement & Motivation Soziale Kompetenz 3. Ergebnisorientierung Führung

30 Zusammenfassung Gelingen: Deutliche Vorstellung Relativ wenig Beschäftigung Relativ wenig Bewusstsein über Bedeutung und Gestaltung entscheidender Faktoren Wohlbefindensfaktoren entscheidend Scheitern: Diversifiziertes Bild Bündel von Faktoren abhängig von Funktion/Perspektive Wohlbefindensfaktoren entscheidend WF WF WF WF WF WF WF Mehr Know-How bezüglich der Gestaltung der Faktoren nötig WF = Einflussfaktor ist Teil der Wohlbefindensfaktoren Weitere Systeme und Methoden zur Analyse nötig

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