Anleitung/Hinweise zur Bedienung der Homepage des Instituts für Romanistik

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1 Anleitung/Hinweise zur Bedienung der Homepage des Instituts für Romanistik Inhaltsverzeichnis 1 Anmelden Das interne Menü Neue Inhalte anlegen MitarbeiterInnen erstellen Ändern von Inhalten Der Editor Formatierungen Tabellen Importieren von Texten Verlinken von Inhalten Verlinken von Dateien Verbergen von Beiträgen Übungsbereich für das Erstellen von Inhalten Der Filemanager Hochladen einer Datei Erneuern einer bereits vorhandenen Datei Der PublicManager...23 Seite: 1

2 1 Anmelden Bevor Sie Inhalte auf der Seite bearbeiten können müssen Sie sich im System mit Ihrer Nutzerkennung anmelden. Dies geschieht unter dem Link Login im oberen Bereich der Seite. In die vorgesehenen Felder tragen Sie bitte Ihre Benutzerkennung und Ihr Passwort ein. Diese haben Sie entweder per erhalten oder es wurde die Kennung der alten Homepage übernommen. Nachdem Sie sich erfolgreich angemeldet haben, bleibt Ihre Anmeldung 15 Minuten lang bestehen, sofern Sie nicht mit dem System interagieren. Interaktionen, wie das Anwählen einer Rubrik oder das Erstellen eines neuen Beitrags erneuern Ihre Anmeldung wieder auf 15 Minuten. Beachten Sie bitte dass eine Eingabe eines Beitrags keine Interaktion mit dem System darstellt. Sollten Sie also einen längeren Text eingeben müssen Sie auf jeden Fall zwischenspeichern, andernfalls droht der Verlust Ihrer Eingabe. Dieses Manko ist dem Zustandslosen HTML-Protokoll geschuldet. Sicherheitshinweis: Nach jedem Benutzen des Systems sollten Sie sich wieder abmelden. Benutzen Sie dafür die gleiche Schaltfläche wie für das Anmelden oder den Eintrag Logout im internen Menü (Siehe Punkt 2 internes Menü). Rufen Sie nicht einfach eine andere WebSite im selben Fenster auf und schließen Sie nicht den Browser bevor Sie sich abgemeldet haben. Seite: 2

3 2 Das interne Menü Nach der erfolgreichen Anmeldung sehen Sie im linken unteren Menü einen neuen Abschnitt mit der Überschrift Intern. In dem Menü finden Sie folgende Einträge Anleitung (Hier finden Sie immer die aktuellste Version der Anleitung) Aktuelles erstellen (Zum Erstellen von Neuigkeiten, näheres im Punktxy) MA erstellen (Näheres dazu im Punkt xy) Formular erstellen (Zum Erstellen eines neuen Eintrags unter Formulare) Filemanager (Verwaltet die Dateien, näheres im Punkt xy) PublicManager (für das Verwalten von Einträgen, näheres im Punkt xy) Testen (Für das Probeweise Erstellen von Einträgen, näheres im Punkt xy) MA Übersicht (Übersicht über alle Mitarbeiter nach einzelnen Kategorien) Logout (Abmelden) Beachten Sie bitte, dass einige Einträge besondere Rechte erfordern und somit auch nur dann verwendet werden können (insbesondere FileManager und PublicManager). Seite: 3

4 3 Neue Inhalte anlegen Durch das Auswählen einer der Punkte Aktuelles erstellen, MA erstellen und Formular erstellen gelangen Sie in den Editor zum Erstellen eines neuen Eintrags. (Siehe Punkt 5 Editor) Nachdem Sie einen neuen Eintrag erstellt haben, kann es vorkommen, dass das System eine kleine Weile benötigt ( < 2 Minuten), bis Ihr Eintrag angezeigt wird. Sollte doch nach längerer Zeit ihr Eintrag nicht erscheinen, so schicken Sie bitte eine Mail mit dem Titel und dem gewünschten Inhalt an den Administrator. Erstellen Sie bitte nur in absolut dringenden Fällen die Nachricht ein zweites Mal. Seite: 4

5 3.1 MitarbeiterInnen erstellen Unter dem Punkt MA erstellen finden Sie eine Kurzanleitung zum Erstellen eines neuen Mitarbeiters. Im ersten Schritt Markieren Sie die entsprechende Stelle, wie auf der Abbildung dargestellt: (Achtung nicht den gesamten Seiteninhalt markieren) Im zweiten Schritt kopieren Sie ihre Markierung (Entweder über Bearbeiten / Kopieren oder Strg + c). Seite: 5

6 Nachdem Sie die Vorlage kopiert haben, öffnen Sie mit einem Klick auf hier im dritten Schritt den Editor und fügen die Vorlage ein (Bearbeiten / Einfügen oder Strg + v): Editieren Sie die Vorlage und Speichern Sie den Mitarbeiter in der entsprechenden Rubrik ab. Sie können optional leere Zeilen löschen oder neue Hinzufügen. Näheres dazu finden Sie im Punkt 5.2 Seite: 6

7 4 Ändern von Inhalten Um bestehende Inhalte zu ändern müssen Sie den entsprechenden Eintrag auswählen und das Symbol Bearbeiten (Zettel mit Stift), rechts neben der Überschrift, betätigen. Sie können in jedem Fall Ihre eigens erstellten Beiträge ändern, bei allen anderen benötigen Sie entsprechende Rechte. Nach dem Betätigen gelangen Sie wieder in die Editor Ansicht (Siehe Punkt 5 Editor). Dabei kann es vorkommen, dass die Formatierung nicht korrekt angezeigt wird. So können insbesondere Schriftgrößen oder Farben falsch dargestellt werden. Die Formatierung ist aber nicht verloren gegangen sondern wird nur beim Editieren falsch angezeigt. Seite: 7

8 5 Der Editor Der Editor ist das zentrale Bearbeitungswerkzeug für Inhalte auf der Webseite. Beachten Sie, dass bei der Eingabe längerer Beiträge Ihr Login ablaufen kann. (Siehe Punkt 1) Nutzen Sie ggf. die Schaltfläche Anwenden (Blauer Kreis mit weißem Haken) um den Beitrag zwischenzuspeichern. Im oberen Bereich finden Sie das Eingabefeld für den Titel der Nachricht, sowie 3 Symbole zum Speichern (Diskette), Übernehmen (Häkchen) und Verwerfen(rotes Kreuz). Über dem eigentlichen Editor-Bereich finden Sie das Kategorie-Auswahlfeld durch das Sie die Kategorie des Artikels, wie z.b. Lehrveranstaltung oder Ereignisse auswählen müssen. Im folgenden sehen Sie den zweifachen Editor-Bereich, welcher sich in Einleitung und Haupttext unterteilt. Für Neuigkeiten gilt es aus Gründen der Übersichtlichkeit und Einheitlichkeit keinen Text in den ersten Bereich zu schreiben, auch wenn dieser als Pflichtteil gekennzeichnet ist. Somit sollte der gesamte Text einer Neuigkeit im zweiten Teil, also dem Hauptteil stehen. Seite: 8

9 5.1 Formatierungen Der eigentliche Editor-Bereich unterteilt sich in den Editor-Kopf, der alle Formatierungssymbole enthält, und den Text-Körper. Die Formatierungssymbole sind an den üblichen Word-Standard angelehnt. So können Wörter mit B fett gemacht werden oder mit U unterstrichen werden. Der Zeilenumbruch ist durch das Format auf Paragraph festgelegt, wodurch nach jedem Zeilenumbruch ein Abstand entsteht. Um diesen zu vermeiden wählen Sie einfach das Format div. Um alle Formatierungen eines markierten Bereiches zu löschen steht das Radiergummi-Werkzeug in der obersten Zeile zur Verfügung (links vom Scheren-Symbol). Seite: 9

10 5.2 Tabellen Für das Erstellen und Editieren von Tabellen sind die markierten Symbole zuständig. Mit dem ersten Symbol (Tabelle mit Stift) erstellen Sie eine neue Tabelle. Nach dem Klick auf das Symbol öffnet sich ein Fenster mit den Eigenschaften der zu erstellenden Tabelle. In diesem Fenster können Sie die Anzahl der Spalten (Columns) und Zeilen (Rows) eingeben. Die weiteren Eigenschaften sind in der Regel nicht von Bedeutung. Einzige Ausnahme bietet das Feld Width, welches die Weite der Tabelle beschreibt. Soll sich die Tabelle über den gesamten Verfügbaren Platz erstrecken, so tragen Sie 100% ein. Mit dem Klick auf Insert wird die Tabelle eingefügt. Seite: 10

11 Anschließend sollte es in etwa wie folgt aussehen. Sie können jetzt in eine der Zellen klicken und dort Text eingeben. So lange Sie in der Tabelle arbeiten haben Sie folgende Möglichkeiten diese zu Editieren. Diese sind in 3 Gruppen, rot, blau und grün sortiert und auf der nächsten Abbildung markiert. Mit den Symbolen der roten Gruppe können Sie die Eigenschaften der Tabelle definieren und zwar einmal für die gesamte Tabelle, einmal für die aktuell ausgewählte Zeile und einmal für die aktuelle Zelle. Die Symbole der blauen Gruppe dienen dem Hinzufügen und Entfernen von Zeilen (ersten drei Symbole) und Spalten (letzten drei Symbole). Dabei können Zeilen/Spalten vor oder nach der aktuell ausgewählten Zeile/Spalte erstellt werden. Mit dem jeweils letzten Symbol der Dreiergruppe wird die aktuelle Zeile/Spalte gelöscht (Achtung! Eingegebener Inhalt geht dabei verloren). Die grüne Gruppe enthält das Trennen vermischter Zellen, das Verschmelzen von Zellen und das Löschen der gesamten Tabelle. Um zwei Zellen miteinander zu verschmelzen markieren Sie einfach die beiden Zellen und betätigen das entsprechende Symbol. Zum Trennen wählen Sie die verschmolzenen Zelle aus und betätigen das entsprechende Symbol. Seite: 11

12 5.3 Importieren von Texten Soll ein bereits vorhandener Text eingefügt werden, kann dies durch 3 Werkzeuge in der obersten Zeile des Editor-Kopfes geschehen. Sollten Sie ein umfangreich formatiertes oder mehrseitiges Word-Dokument haben, welches Sie veröffentlichen wollen, so sollten Sie dies in ein PDF umwandeln und anschließend verlinken.. (Siehe Punkt 7 Filemanager und Punkt 5.4 Verlinken von Dateien). Die 3 Varianten zum Importieren von Texten werden auf der nächsten Seite beschrieben. Seite: 12

13 Standard-Import (Aktensymbol ohne Buchstabe): Die erste Variante kopiert den Inhalt der Zwischenablage direkt in den Editor. Hierbei kann es zu Problemen mit der Formatierung kommen, welche nicht durch den Editor behoben werden können. Leider steht diese Methode im Mozilla Firefox nicht zur Verfügung. Word-Import (Aktensymbol mit Buchstaben W ): Die zweite Variante versucht die Formatierung von Word in die Formatierung des Editors umzuwandeln. Nach dem Anwählen des Symbols öffnet sich ein Zwischenablagefenster, in das Sie den gewünschten Text einfügen können. Achten Sie bei dem Word-Dokument auf eine saubere Formatierung mit Formatvorlagen andernfalls kann es zu Darstellungsfehlern kommen. Bisherige Versuche mit sauber Formatierten Dokumenten funktionierten Reibungslos, inklusive Tabellen und Listen. Einfacher-Import (Aktensymbol mit Buchstaben T ): Die dritte Variante stellt das Einfügen als einfachen Text, also ohne Formatierung dar. Hier öffnet sich nach dem Anwählen des Symbols ebenfalls ein Zwischenablagefenster. Bei dieser Variante gehen sämtliche Formatierungen des Textes verloren, so dass diese manuell erstellt werden müssen. Diese Variante wird für Texte, welche nicht aus sauber formatierten Word-Dokumenten stammt, empfohlen. Seite: 13

14 5.4 Verlinken von Inhalten Um ein Wort mit einer Seite oder einem Eintrag auf der Homepage zu verbinden muss das entsprechende Wort erst markiert werden, um es anschließend mit dem Link-Symbol (Unterste Zeile, ganz links) zu formatieren. Es öffnet sich ein Dialogfenster. In dem Fenster können sie nun im ersten Teil die gewünschte URL im entsprechenden Feld eintragen und unter Target auswählen, ob die neue Seite im gleichen oder einem neuen Fenster geöffnet werden soll. Abschließend betätigen Sie den Knopf Insert. Im unteren Teil des Dialogfensters finden Sie die Möglichkeit auf andere Artikel, welche bereits im System angelegt wurde zu verweisen. So können Sie beispielsweise in einer Neuigkeit auf einen Eintrag unter Prüfungsterminen verweisen oder auf einen Mitarbeiter des Instituts. Seite: 14

15 5.5 Verlinken von Dateien Um in einem Eintrag auf eine Datei, welche durch den Filemanager (Siehe Punkt 7 Filemanager) hoch geladen wurde, zu verweisen muss die weiße Schaltfläche mit dem roten Balken in der untersten Zeile des Editor-Kopfes betätigt werden. Seite: 15

16 Nach dem anwählen öffnet sich ein Dialog, in dem die gewünschte Datei ausgewählt werden kann. Unter Caption wählen Sie die Bezeichnung, mit der die Datei verbunden werden soll. Nachdem alle Einstellungen vorgenommen wurde bestätigen Sie mit OK und der Verweis wird automatisch erstellt. Seite: 16

17 5.6 Verbergen von Beiträgen In diesem Abschnitt geht es um das verbergen eines bereits veröffentlichten Beitrags. Am Ende des Editors finden Sie noch einmal die drei Bearbeitungssymbole für Speichern, Übernehmen und Abbrechen. Darunter befinden sich 3 Karteikarten für Bilder, Veröffentlichen und Metadaten von denen uns die mittlere, also Veröffentlichen, interessiert. Wenn Sie einen Beitrag komplett Zurückziehen wollen, wählen Sie unter Status die Variante Unveröffentlicht aus. Somit wird der Beitrag nicht mehr unter der entsprechenden Rubrik angezeigt und gilt als zum Löschen markiert. Achtung! Ein unveröffentlichter Beitrag kann nur noch über den PublicManager bearbeitet werden (Siehe Punkt 8. PublicManager). Wenn Sie einen Beitrag nur registrierten Nutzern (Jeder der ein Login besitzt) zur Verfügung stellen wollen, wählen Sie unter Zugriffslevel die Variante Registered aus. Ein Benutzer der Seite, welcher nicht angemeldet ist, kann diesen Beitrag dann nicht mehr sehen. Hat er sich aber mit seinem Login angemeldet, so sieht den entsprechenden Beitrag wieder und kann ihn ggf. Bearbeiten. Seite: 17

18 6 Übungsbereich für das Erstellen von Inhalten Damit nicht jeder neue Inhalt am lebenden Objekt getestet werden muss, steht im Menü Intern unter dem Punkt Testen eine Möglichkeit zur Verfügung, mittels derer Sie Testinhalte erstellen und anschauen können. Dieser Bereich ist für das öffentliche Auge nicht sichtbar und kann daher ideal zum Ausprobieren des Editors genutzt werden. Seite: 18

19 7 Der Filemanager Der Filemanager bietet Ihnen die Möglichkeit Dateien hoch zu laden und zu verwalten. Bitte achten Sie darauf, dass ein Text-Dokument immer als PDF hoch geladen werden sollte. Weiterhin sollten die Dateien so präzise wie möglich benannt werden, da es keine gleichnamigen Dateien auf dem Server geben darf. Ein einfaches formular.pdf ist ungenügend, besser währe z.b. Formular ZwischenPrüfung Magister ( ).pdf. Im oberen Teil finden Sie die 3 Symbole Download Home, mit dem Sie immer wieder in die gezeigte Ausgangsstellung zurückkehren, Search Document, mit dem Sie nach einem Dokument suchen können und Submit File, mit dem Sie neue Dateien hoch laden können. Das letzte Symbol wird Ihnen nur angezeigt, wenn Sie die entsprechende Berechtigung dafür haben. Im Unteren Teil sehen Sie die Kategorien, in die die Dateien eingeteilt werden. Diese untergliedern sich wie die Homepage selbst in Aktuelles, Institut und Studium, inklusive aller Unterkategorien. Sollte einmal keine passende Kategorie gefunden werden, informieren Sie bitte den Administrator mit einem entsprechenden Vorschlag für eine zusätzliche Kategorie. Seite: 19

20 7.1 Hochladen einer Datei Um eine neue Datei hoch zu laden wählen Sie Submit File. Daraufhin werden Sie nach der Methode gefragt, mit der Sie vorgehen wollen. Wählen Sie hier die erste Upload a File from Computer und betätigen Sie die Schaltfläche next. Im nächsten Schritt müssen Sie die Datei mittels der Durchsuchen Schaltfläche auf Ihrem Computer auswählen. Bestätigen Sie anschließend mit Upload und die Datei wird gesendet. Seite: 20

21 Nach dem Hochladen müssen Sie noch einen Namen für die Datei vergeben und diese in eine Kategorie einordnen. Achten Sie stets darauf das eine Kategorie ausgewählt wurde, sonst kann es zu schweren Fehlern bei der weiteren Verwendung kommen. Bestätigen Sie Ihre Eingaben mit dem grünen Häkchen rechts oben. Die Datei kann nun in Beiträgen verlinkt und von dort heruntergeladen werden. Sollten Sie die Fehlermeldung erhalten, dass die Datei bereits vorhanden ist, müssen Sie die Datei umbenennen, da bereits eine gleichnamige Datei auf dem Server vorhanden ist. Es wird empfohlen das aktuelle Datum hinter den Dateinamen in Klammern zu setzen. Seite: 21

22 7.2 Erneuern einer bereits vorhandenen Datei Um eine neue Version einer Datei hoch zu laden, wählen Sie die entsprechende Kategorie der ursprünglichen Datei aus. Anschließend sehen Sie eine Auflistung aller Dateien in dieser Kategorie. Suchen Sie die zu erneuernde heraus und betätigen Sie die Schaltfläche Update. Daraufhin folgen wieder die beiden Schritte auswählen einer Methode und auswählen der Datei (Vergleiche 7.1. Hochladen einer Datei). Im 3. Schritt müssen Sie nun keine Kategorie neu wählen, da hier die der alten Datei bereits voreingestellt ist. Seite: 22

23 Nach anwählen des grünen Häkchens erscheint wieder die Übersicht der Dateien der Kategorie. Anschließend steht die neue Version zur Verfügung. Sie müssen keine Verweise aus Einträgen erneuern. Die neue Version ersetzt die alte überall automatisch. Sollten Sie die Fehlermeldung erhalten, dass die Datei bereits vorhanden ist, müssen Sie die Datei umbenennen, da bereits eine gleichnamige Datei auf dem Server vorhanden ist. Es wird empfohlen das aktuelle Datum hinter den Dateinamen in Klammern zu setzen. 8 Der PublicManager Der PublicManager dient der Verwaltung von bereits erstellten Beiträgen. Er ermöglicht das Veröffentlichen und Löschen von unveröffentlichten Beiträgen. Standardmäßig zeigt er alle Beiträge an, welche den Status unveröffentlicht besitzen (Siehe Punkt 5.5 Verbergen von Beiträgen). Jeder Beitrag ist mit Titel, Datum und Autor aufgeführt. Nachfolgend befinden sich 3 Symbole mit denen Sie den Beitrag Bearbeiten(Weißes Blatt), Veröffentlichen(Grüner Haken) oder Löschen(Rotes Kreuz) können. Beachten Sie, dass Sie einen Beitrag erst auf unveröffentlicht setzen müssen, um diesen mit dem PublicManager löschen zu können. Siehe dazu Punkt 5.5 Verbergen von Beiträgen. Seite: 23

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