Zur Präsentation der Lenzing Gruppe: Optimierung des Planungsprozesses durch Workflowlösung und effiziente Aggregation von Plandaten in TM1

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1 Zur Präsentation der Lenzing Gruppe: Optimierung des Planungsprozesses durch Workflowlösung und effiziente Aggregation von Plandaten in TM

2 Agenda 1. Kurzer Überblick über die Lenzing Gruppe 2. Beweggründe des Projekts 3. Darstellung des FC Prozesses mit Workflow und Planungslayouts live im System

3 Überblick über die Lenzing Gruppe

4 Unsere Standorte Mobile USA Faserproduktion Lyocell Kapazität: t Fasern p.a. New York USA Vertriebs- und Marketingbüro Grimsby Großbritannien Faserproduktion Lyocell Kapazität: t Fasern p.a. Lenzing Österreich Zellstoffproduktion Faserzellstoff Kapazität: t Faserzellstoff p.a. Faserproduktion Viscose, Modal Kapazität: t Fasern p.a. Lyocell Kapazität: t Fasern p.a. Paskov Tschechien Zellstoffproduktion Faserzellstoff Kapazität: t Faserzellstoff p.a. Istanbul Türkei Vertriebs- und Marketingbüro Heiligenkreuz Österreich Faserproduktion Lyocell Kapazität: t Fasern p.a. Bangkok Thailand Büro zur Planung einer neuen Faserproduktion Coimbatore Indien Vertriebs- und Marketingbüro Nanjing China Faserproduktion Viscose Kapazität: t Fasern p.a. Hongkong China Headquarter North Asia Vertriebs- und Marketingbüro Seoul Korea Vertriebs- und Marketingbüro Shanghai China Vertriebs- und Marketingbüro Singapur Headquarter AMEA (Asien, Naher Osten und Afrika) Vertriebs- und Marketingbüro Jakarta Indonesien Vertriebs- und Marketingbüro Purwakarta Indonesien Faserproduktion Viscose Kapazität: t Fasern p.a

5 Woher kommt die Komplexität in der Planung? 2016 erfolgte ein Umstieg auf eine Matrixorganisation => die Verantwortungsbereiche sind nicht mehr klar abgesteckt Als Beispiel aus dem Controlling => es gibt in der Lenzing Gruppe verschiedene Funktionen Verantwortlich für die Kosten dieser Funktionen sind die Heads of Function Geplant wird vom Site Controller, dieser ist zuständig für die Eingaben

6 Warum soll der Prozess neu gestaltet werden? Prozess wurde laufend geändert FC auf extrem hoch aggregiertem Level, was die Unternehmenssteuerung anhand der FC schwierig gestaltet Komplettes Re-Design von Forecasting/Budgetierung gleiche Granularität gleiche Komplexität gleiches Design Wiedererkennungseffekt einfacheres Einschulen leichter Einstieg für neue Mitarbeiter (Dokumentation)

7 Screenshots zur Präsentation aus dem System Es gibt zwei Arten, die Daten ins TM1 übertragen werden: Kostenstellenuploads gelöst über Excel-Dateien (hardcoded), die über Prozesse ins TM1 gespielt werden für Personalkosten, Gemeinkosten, sonstige Materialkosten und Personalzahlen Direkt mit TM1 verknüpfte Eingabelayouts für die anderen zu planenden Kosten Beide Inputs werden direkt in die Darstellung der G&V weitergeleitet Der dahinterliegende Workflow wird im Excel dargestellt

8 Die Kostenstellenuploads Eigene Dateien je Site => grundlegende Struktur wird vom Prozess ausgelesen zb angesproche Würfel (je verwendeter Zeile) zb Kostenarten (je verwendeter Zeile) zb Kostenstelle (immer in derselben Zelle) => restliches Design ist frei wählbar zb Anordnung der Kostenarten zb Zwischensummen Verschiedene Würfel: FTEs Personal Material Overhead

9 Eingabelayouts (Beispiel Consumption Rates) Direkt mit dem TM1 verknüpft für den Forecast 1 sind die Monate Jänner bis April mit Werten aus dem Ist befüllt Für April bis Dezember werden Vorschlagswerte ins System kopiert Die zuständigen Controller können die Vorschlagswerte überschreiben Mit einem Klick auf Confirm werden die Daten fortgeschrieben Hier zuerst in den Würfel, der Materialkosten berechnet und aus diesem direkt in die G&V

10 Die Workflow-Darstellung im Excel umgesetzt von der Cubica IT GmbH Year Version Site 2018 FC1 All sites Co-Prod- Production-Volumes Fiber Sales Volume Comissions Freight External Pulp Volume and Prices Operating Perfromance Others Inventory FTE Group Charges Orders RnM Overhead Costs (incl. Personnel) 93% 14 of 15 7 of 7 98% 542 of of 0 0 of 15 WF_CO_Companies Pulp Controller SVP P&W Site Controller Co-Prod-Sales 3 of 3 0 of 3 Automatic Comm. Innovation Global SC Pulp Controller Site Controller Site Controller SVP P&W S&P Mgmt CC. Resp. Site Controller Head of Function Site Controller Site Controller Fiber Gross Prices (Calculated) 0 of 15 0 of of 0 Site Controller Sender 0 of 554 Pricing Manager Fiber Total Sales 0 of 15 CCO No impact on P&L, just information RnM Controller Site Controller Site Controller 0 of 0 0 of 0 98% CC. Resp. Site Controller Head of Function 0 of of of of PL Weiße Boxen stellen die angesprochenen Würfel dar Grün/orange/grau hinterlegte Boxen den jeweiligen Fortschritt im Workflow Mit jeder Eingabe ändert sich der Prozentwert der entsprechenden ersten Checkbox Im nächsten Schritt wird ein Mail zur an den Bestätiger geschickt mit jeweils einem Link zu einem passenden Bericht und zu einem TM1-Layout für den Sign-Off Dieser bestätigt entweder die Zahlen was zu einem weiteren Mail an den nächsten in der Kette führt oder setzt sie zurück, wenn Anpassungen nötig sind