Entwicklung eines Planungstemplates für die Kostenstellenplanung in Südosteuropa

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1 Entwicklung eines Planungstemplates für die Kostenstellenplanung in Südosteuropa Pavel Gomelský Controlling, DB Schenker Southeast Europe Frankfurt, 26. April 2016

2 DB Schenker Cluster Südosteuropa Wien Anzahl bebuchte KST DB Schenker Southeast AT CZ RO TR HU BG SK GR SI HR RS BA MK MD Einführung eines Tools für Planung auf Kostenstellenebene 2

3 Agenda1 Über DB Schenker Ziele und Anforderungen Rahmenbedingungen Planungsprozess bei DB Schenker BPC bei DB Schenker im Detail Implementierung

4 DB Schenker weltweit Mitarbeiter, Standorte, 15,5 Mrd. EUR Umsatz Landverkehr Nr. 1 in Europa 101,3 Mio. Sendungen im Jahr 2015 Standorte und Mitarbeiter DB Schenker: Europa (inkl. Russland) ca Mitarbeiter Luftfracht Nr. 3 in der Welt 1,128 Mio. Tonnen im Jahr 2015 Seefracht Nr. 3 in der Welt 1,942 TEUs im Jahr 2015 Kontraktlogistik/SCM Nr. 5 in der Welt 7,7 Mio. m 2 Lagerfläche im Jahr 2015 Amerika ca Mitarbeiter Eigene Standorte Partner Nahost/Afrika ca. 900 Mitarbeiter Asien-Pazifik ca Mitarbeiter 4

5 DB Schenker, Cluster Südosteuropa Fakten & Zahlen 2015 Gesamtumsatz 1,3 Mrd. EUR Mitarbeiter 80 Niederlassungen Über 6,6 Mio. Landverkehrssendungen mit ca. 12,7 Mio. Tonnen Transportvolumen Tonnen Luftfrachtvolumen TEUs im Seeverkehr 5

6 Agenda1 Über DB Schenker Ziele und Anforderungen Rahmenbedingungen Planungsprozess bei DB Schenker BPC bei DB Schenker im Detail Implementierung

7 Ziel: Win-Win für einzelne Länder und für den Cluster 1. Effiziente Planung auf KST-Ebene ermöglichen 2. Standards setzen, Budgetqualität erhöhen 3. Präsens des Budgets erhöhen ( Commitment on Cost Center Level ) 7

8 Anforderungen an das Tool seitens des CFOs Planung auf Kostenstellenebene (Bottom Up) Nur P/L + statistische Kennzahlen Planumlage/-verteilung Einfach zu pflegen bzw. zu erweitern (vom Controlling) Einfach zu bedienen Keine Konsolidierung des Budgets Keine Planbilanz, keine CF-Planung, keine Investitionsplanung 8

9 Agenda Über DB Schenker Ziele und Anforderungen Rahmenbedingungen Planungsprozess bei DB Schenker BPC bei DB Schenker im Detail Implementierung

10 Rahmenbedingungen & Herausforderungen SAP R/3 in allen Landesorganisationen Heterogene Kostenstellunstruktur Diverse lokale Reportingsysteme Unterschiedliche Planungsansätze Akzeptanz eines neuen Tool nicht überall gegeben Extreme Unterschiede in der Größe der Organisationen 10

11 Agenda Über DB Schenker Ziele und Anforderungen Rahmenbedingungen Planungsprozess bei DB Schenker BPC bei DB Schenker im Detail Implementierung

12 Planungsprozess bei DB Schenker Gap wird auf spezielle Kostenstellen geplant Produktebene Kostenstellenebene Jan Feb Mar Apr Mai Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dez FC1 FC2 FC3 Next Year Budget Top Down Expectations aus dem HO Cluster Planning Country Budgeting Kostenstellen (Planung, Reporting) sind Landesangelegenheit 12

13 Warum SAP BPC? Passt zu unserem BW und ERP Verbindet Vorteile von Excel und einer Datenbank Robust aber gleichzeitig flexibel Eine Langfristige Lösung (ermöglicht schrittweise Verbesserung und Ausbau ) 13

14 Planungsprozess - Systemlandschaft ERP & Data Warehouse Planning Monatsabschluss Reporting Legende: Plandaten Ist Daten Ist-Daten BW BPC TM1 Konzernreporting auf Produkt-Ebene - Budgeteingabe - Basisberichte Internes (Landes-) Reporting auf KST-Ebene 14

15 BPC Basisinfo Datentechnisch Teil von BW Ad-On in Excel Web Front-End für Einstieg, Workflow und Administration Umfangreicher Set an Standardfunktionen 15

16 Agenda Über DB Schenker Ziele und Anforderungen Rahmenbedingungen Planungsprozess bei DB Schenker BPC bei DB Schenker im Detail Implementierung

17 BPC Lösung bei DB Schenker Planung nur in Lokalwährung Umlage direkt im Tool Owner und Benutzer: Controller AT: 10 Benutzer / Südosteuropa: 40 Benutzer Stamm- und Bewegungsdaten werden aus SAP übernommen Fix vorgegebene Planzeilenstruktur Bis zu drei Kostenstellenhierarchien pro Land abbildbar Eingabemasken und Basisberichte in BPC 17

18 Planungsprozess in BPC Einzelne Schritte abgebildet im Workflow Primärkosten pro KST P/L pro Produkt Gross Profit Planning Personnel Planning Cost Elements Planning Other Operating Items Planning Distribution & Allocation Cycles P&L Fine Tuning Upload in Corporate Reporting System (TM1) Generierung von Eingabemasken für operative Leiter + Verschicken via Programmiert in BPC Übernahme der Umlagezyklen aus SAP 18 Top-Down-Verteilung programmiert in BPC

19 Funktionalität des Planungstools Datenupload / Datendownload Planung mit Hilfe von Werttreibern (Eingabemasken) Speichern der Kommentare direkt in die Datenbank Upload des Budgets in SAP Upload in Konzern-Reportingtool (auf Produkt-Ebene) Top-Down Planung Funktionalität (Planung auf KST-Knoten) 19

20 Eingabemasken in BPC - Kostenstellenplanung Planung von GuV und SKF auf Kostenstellenebene ( Bottom-Up ) Getrennte Eingabemasken für Rohertrag, Personalkosten, OPEX Rohertragsplanung kann in speziellen Eingabemasken erfolgen, die automatisch ausgesendet und gesammelt werden 20

21 Eingabemasken in BPC Kostenartenplanung Selektion Kostenart / Planzeile Kostenstellen 21

22 Eingabemasken in BPC P/L Fine Tuning Top-Down Adjustments 22

23 Berichte in BPC - Produktübersicht 23

24 Agenda Über DB Schenker Ziele und Anforderungen Rahmenbedingungen Planungsprozess bei DB Schenker BPC bei DB Schenker im Detail Implementierung

25 BPC Implementierung Status: AT implementiert seit 2013, Südosteuropa in 2015 Pilotland Türkei Projektphase: 1 Projektleiter Controlling (0,4 FTE für das Projekt) 1 BW Spezialist Controller in Pilotländern (Mitwirkung bei Anforderungen, Testen) Infomotion Betreuung während der Planung: 1 BPC Key User (Erstellung der Berichte, Administration des Tools, 1st-Level-Support) 1 BW Spezialist (Datenbeladung) 25

26 Pavel GOMELSKÝ Controlling, Cluster Southeast SCHENKER & CO AG STELLA-KLEIN-LÖW-WEG WIEN M: +43 (0) Panteha NADI Manager INFOMOTION GMBH LASSALLESTRASSE 7B 1021 WIEN M: +43 (0)

27 Vielen Dank!

28 Zwei Planungsumgebungen SAP BPC Anzahl bebuchte KST DB Schenker Southeast 1) Österreich Seit 2013 im Einsatz 2) Rest von Südosteueropa Seit 2015 im Pilotland TR Weiteres Rollout in AT CZ RO TR HU BG SK GR SI HR RS BA MK MD 28

29 Umlage und Verteilung im Planungstool In BPC programmiert (Infomotion) Pflege der Umlage- und Verteilungszyklen in SAP Download der Zyklen aus SAP (eigenes Programm) und Upload in BPC Pflege der Umlageschlüssel im Planungstool 29