Inhaltsverzeichnis. Word 2010 Grundlagen

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1 Inhaltsverzeichnis 1 Grundlagen Einführung Tastatur Das Fenster Das Menüband Das Kontextmenü und die Minisymbolleiste Wir schreiben erste Texte Neue Datei / Schreiben / Speichern Word öffnen und neue, leere Seite anzeigen: Datei speichern: Fehler korrigieren Rechtschreibprüfung Regeln für Satz- und Sonderzeichen Satzzeichen und Sonderzeichen Alle Symbole anzeigen Datei öffnen und speichern Vorhandenen Text öffnen Offfene Worddatei schließen: Datei öffnen Datei unter anderem Namen speichern: Wir markieren, kopieren und verschieben markieren, löschen, einfügen, kopieren Textabschnitt markieren Textabschnitt löschen Textabschnitt einfügen Textabschnitt kopieren Hintergrund entfernen Wir formatieren unseren Text Zeichen formatieren Aufzählung / Nummerierung Wir fügen Grafiken oder Screenshots ein Grafik einfügen Screenshot einfügen Screenshot erstellen und einfügen Ein Screenshot ist eine Bildschirmabbild/-kopie Screenshot zuschneiden Wir verwenden Tabellen Tabellen Tabelle erstellen Zeilen und Spalten einfügen: Zeilen und Spalten löschen: Zellen verbinden: Tabellen gestalten Zellen färben: Zellen rahmen: Breite und Höhe der Tabellen-Zellen verändern: Ausrichtung des Textes in einer Zelle ändern: Wir stellen die Seiteneigenschaften ein Seite einrichten eitenränder: Papierausrichtung: 15 2 Inhalte 16 Heiko Jöhnk Seite 1 von 53

2 2.1 Programm verwenden Word starten/beenden; Dokumente öffnen/schließen Word starten: Word beenden: Ein Dokument öffnen: Dokument schließen: Neues Dokument basierend auf einer Standardvorlage erstellen Neues Dokument basierend auf einer Standardvorlage erstellen: Dokument an einem bestimmten Ort / unter einem anderem Namen speichern Dokument unter einem anderen Namen speichern: Dokument unter einem anderen Dateityp speichern Zwischen offenen Dokumenten wechseln Produktivität verbessern Basis-Optionen / Referenzen in einer Anwendung festlegen Hilfefunktion verwenden Zoom verwenden Minimieren und Wiederherstellen des Menübands Dokumente erstellen Text eingeben Zwischen den verschiedenen Ansichten wechseln Text in ein Dokument eingeben Sonderzeichen bzw. Symbole einfügen, wie z.b., oder Auswählen, bearbeiten Ein- bzw. ausblenden von nicht druckbaren Zeichen Zeichen, Wort, Zeile, Satz, Absatz oder gesamten Text auswählen Zeichen löschen Die Funktion Suchen verwenden Die Funktion Ersetzen verwenden, um ein bestimmtes Wort oder einen Satz zu ersetzen Text innerhalb eines Dokumentes oder zwischen geöffneten Dokumenten kopieren bzw. verschieben Text kopieren: Text verschieben: Text löschen Die Befehle Rückgängig und Wiederherstellen verwenden Formatierung Text Textformatierung ändern: Schriftgröße, Schrifttyp Textformatierung ändern: fett, kursiv, unterstrichen Textformatierung ändern: hochgestellt, tiefgestellt Verschiedene Farben auf Text anwenden Groß- und Kleinschreibung auf Text anwenden: Automatische Silbentrennung anwenden Absätze Absätze erstellen bzw. zusammenführen Manuellen Zeilenwechsel einfügen bzw. entfernen Good Practice bei der Ausrichtung von Text beachten Text linksbündig, zentriert, rechtsbündig oder im Blocksatz ausrichten Absätze einziehen: links, rechts, Erstzeileneinzug Tabulatoren setzen, löschen Good Practice beim Setzen von Abständen zwischen Absätzen beachten Abstand vor bzw. nach dem Absatz anwenden Zahlen und Aufzählungzeichen bei einer einfachen Liste hinzufügen bzw. entfernen Einem Absatz einen Rahmen und Schatten bzw. Hintergrundfarbe hinzufügen Formatvorlagen Vorhandene Formatvorlagen auf einen ausgewählten Text anwenden. 31 Heiko Jöhnk Seite 2 von 53

3 Vorhandene Formatvorlage auf einen oder mehrere Absätze anwenden Die Option Format übertragen anwenden Objekte Tabellen erstellen Tabelle zur Dateneingabe erstellen Daten in eine Tabelle eingeben und bearbeiten Zeilen, Spalten, Zellen, ganze Tabelle auswählen Zeilen oder Spalten einfügen bzw. löschen Formatierung von Tabellen Spaltenbreite bzw. Zeilenhöhe verändern Art, Dicke und Farbe von Zellrahmen verändern Zellen einen Schatten bzw. eine Hintergrundfarbe hinzufügen Grafische Objekte Objekt an einer bestimmten Stelle im Dokument einfügen Objekt auswählen Objekt kopieren bzw. verschieben Objekt löschen Serienbriefe Was ist ein Serienbrief? Wie ist ein Serienbrief aufgebaut? Serienbrieferstellung mit Hilfe des Assistenten Vorbereitungen Dokument öffnen und als Hauptdokument für einen Seriendruck vorbereiten Adressliste, auch anderes Datenformat, für den Seriendruck auswählen Seriendruckfelder in das Hauptdokument einfügen Ausgabe Adressdatei mit Brief als neues Dokument oder Druckausgabe zusammenführen Seriendruckdokument ausdrucken Setup Seitenausrichtung des Dokuments ändern Ausrichtung ändern: Papiergröße ändern: Seitenränder des gesamten Dokuments überprüfen Good Practice beim Einfügen neuer Seiten beachten Seitenwechsel in einem Dokument einfügen Text in Kopfzeile eingeben und bearbeiten Text in Fußzeile eingeben und bearbeiten: Felder in Kopf- bzw. Fußzeile einfügen Seitennummerierung einfügen: Datum/Uhrzeit einfügen Schnellbausteine oder Dateiname einfügen Automatische Seitennummerierung auf ein Dokument anwenden Überprüfen und ausdrucken Rechtschreibprüfung auf ein Dokument anwenden: Wörter zu einem integrierten Wörterbuch hinzufügen Dokument in der Vorschau / Seitenansicht überprüfen Dokument drucken 53 Heiko Jöhnk Seite 3 von 53

4 1 Grundlagen 1.1 Einführung Tastatur Je nach Größe der Tastatur sehen diese etwas unterschiedlich aus, z.b. Die Bedeutung einiger wichtiger Tasten sollte man kennen: 1: Mit der Escapetaste kann man eine Aktion abbrechen. 2: F1 - F12 sind Funktionstasten, die je nach Programm mit unterschiedlichen Bedeutungen belegt sind, z.b. F1 = Hilfe. 3: Mit der Druck-Taste kann man einen Screenshot (Bildschirmkopie) erstellen. Dieser wird im Zwischenspeicher abgelegt und kann in ein Programm eingefügt werden. 4: Diese Lampe leuchtet,wenn die Numlock-Taste gedrückt ist. 5: Diese Lampe leuchtet, wenn die Feststelltaste gedrückt ist. 6: Mit der Rückschritt (Backspace)-Taste kann man das Zeichen links vom Cursor löschen. 7: Wenn die Einfüge-Taste gedrückt ist, kann man Text rechts vom Cursor einfügen und der vorhandene Text wird automatisch zur Seite geschoben. Wenn die Taste nicht gedrückt ist, wir der Text rechts vom Cursor überschrieben. 8: Wenn die Pos1-Taste gedrückt wird springt der Cursor an den Anfang der Zeile. 9: Wenn die Bild-hoch-Taste gedrückt wird springt der Cursor einen Absatz höher. 10: Wenn die Num-Taste gedrückt wird kann man die Zahlen im Ziffernfeld nutzen. Ist sie nicht gedrückt, kann man die Zweitbelegung der Tasten (Cursortasten u.a.) verwenden. 11: Mit der Tab-Taste kann man zum nächsten Tabulator springen und somit Text einrücken. 12: Mit der Eingabe-Taste kann man einen neuen Absatz beginnen. 13: Mit der Entfernen-Taste kann man das Zeichen rechts vom Cursor löschen. 14: Mit der Ende-Taste springt der Cursor ans Ende der Zeile. 15: Mit der Bild-runter-Taste springt der Cursor einen Absatz tiefer. 16: st die Feststelltaste gedrückt, so kann man große Buchstaben oder die Zweitbelegung der Tasten drücken, z.b. / statt 7. 17: Wird die Großschreibtaste gleichzeitig mit einer anderen Taste gedrückt, so kann ein einzelner Buchstabe großgeschrieben oder eine einzelne Zweitbelegung einer anderen Taste getippt werden. 18: Die Großschreibtaste für die rechte Hand wird genutzt, wenn mit der linken Hand die eigentliche Taste gedrückt werden soll. 19: Cursortaste hoch 20: Mit der Steuerungstaste kann man Tastenkombinationen drücken, z.b. Strg + C um den markierten Text in den Zwischenspeicher zu kopieren. 21: Mit der Windows-Taste kann man das Start-Menü öffnen. 22: Mit der Alt-Taste kann man die alternative Belegung der Taste verwenden, z.b. das -Zeichen auf dem E. 23: Mit der Alt-Gr-Taste (alternative Grafiktaste) kann man die Drittbelegung einer Taste eingeben, z.b. ² bei auf der 2. 24: Windows-Taste für die rechte Hand. 25: Steuerungstaste für die rechte Hand. 26: Die Enter-Taste hat dieselbe Bedeutung wie die Eingabe-Taste. Ein neuer Absatz wird begonnen. Diese Taste wird hauptsächlich verwendet, wenn der Ziffernblock genutzt wird. Heiko Jöhnk Seite 4 von 53

5 1.1.2 Das Fenster Durch Klick auf das Fragezeichen wird die Microsoft-Word-Hilfe aufgerufen. Mit Hilfe der Bildschirmlaufleisten und Pfeile kann man an verschiedene Stellen des Dokuments gelangen. Zieht man den Bildschirmteiler nach unten, so bekommt man das akutelle Dokument in zwei Fenstern angezeigt. Wird der Bildschirmteiler anschließend wieder ganz nach oben gezogen, so erhält man wieder ein Dokument. So kann man zwei unterschiedliche Stellen im Text auf einmal angezeigt bekommen. Es ist egal, in welchem Fenster man arbeitet. Die Änderungen erfolgen gleichzeitig in beiden Fenstern. Das Lineal kann durch Klick auf den Schalter ein- oder ausgeschaltet werden. Das Lineal verschwindet durch einfachen Klick auf den Schalter und wird durch erneuten Klick auf den Schalter wieder angezeigt. Mit Hilfe der Markierungen im Lineal kann man einstellen, wo der Text auf der Seite platziert werden soll. (Dies geht auch in der Registerkarte Seitenlayout.) Die Leiste am unteren Bildschirmrand heißt Statusleiste. Durch rechten Mausklick auf die Statusleiste kann festgelegt werden, was in der Statusleiste angezeigt werden soll Das Menüband Multifunktionsleiste oder Ribbon). Statt des verwirrenden Office-Buttons oben links gibt es nun eine Backstageansicht, welche durch den neuen Reiter Datei aufrufbar ist. Office 2010 verwendet eine Menüband für die Auswahl von zahlreichen Befehlen. (In Office 2007 hieß dies Das Menüband enthält 8 Registerkarten: Datei: Hier können alle wichtigen Funktionen für die Arbeit mit Dokumenten aufgerufen werden: speichern, drucken, Programmeinstellung ändern, als pdf speichern... Start: Hier können häufig benötigte Funktionen aufgerufen werden: Textformatierung, Formatvorlagen... Einfügen: Seitenumbrüche, Tabellen, Bilder, Kopf- und Fußzeilen... Seitenlayout: Optionen für die Seitenränder, Seitenausrichtung, Farbe,... Verweise: Fußnoten, Zitate,... Sendung: Seriendruck,... Überprüfen: Rechtschreibung, Grammatik, Nachverfolgung von Änderungen,... Ansicht: Lineale, Entwurfsansicht, Gliederungsansicht,... Heiko Jöhnk Seite 5 von 53

6 Jede Registerkarte enthält Gruppen von Aktivitäten, welche zusammen gehören. Zum Beispiel Schriftart. Durch Klick auf die rechte untere Ecke einer Gruppe kann man - wenn ein Pfeil angezeigt wird - durch Klick auf das Symbol Startprogramm für Dialogfeld weitere Befehle in einem Dialogfeld aufrufen. Das sich dann öffnende Fenster nennt man Dialogfeld. In diesem werden weitere Befehle angezeigt und können ausgewählt werden. Wird die Breite des Fensters geändert, so ändert sich auch die Anzeige des Menübands: Neben den Standard- Registerkarten gibt es noch Kontext- Registerkarten. Diese werden nur dann angezeigt, wenn dies sinnvoll ist. So wird die Registerkarte Format nur dann angezeigt, wenn eine Clipart oder Grafik markiert ist. Die Befehle im Menüband können je nach Bedarf angepasst werden Das Kontextmenü und die Minisymbolleiste Die Minisymbolleiste erscheint leicht durchsichtig, wenn man etwas markiert. So kann man die Darstellung des markierten Textes mit einem Klick ändern. Das Kontextmenü wird angezeigt, wenn man einen rechten Mausklick ausführt. Nun werden die Befehle angezeigt, welche aktuell ausgeführt werden können: 1.2 Wir schreiben erste Texte Neue Datei / Schreiben / Speichern Word öffnen und neue, leere Seite anzeigen: Start alle Programme Microsoft Office Microsoft Word 2010 Die Texteingabe erfolgt an der Cursorstelle durch Betätigen der Tastatur. Entscheide nicht selbst, wann eine neue Zeile anfängt, denn das Programm stellt selbst fest, ob das nächste Wort noch in die Zeile passt, oder ob eine neue Zeile angefangen werden muss. Möchtest du doch einmal eine neue Zeile anfangen, z.b. weil du ein Gedicht abtippst, dann drücke Großschreibtaste + Eingabetaste. Wenn du nur die Enter- bzw. Eingabe-Taste drückst, fängt ein neuer Absatz an. Heiko Jöhnk Seite 6 von 53

7 Datei speichern: Möglichkeit 1: Klick auf das Speichern- Icon in der Symbolleiste für den Schnellzugriff. Möglichkeit 2: Register Datei Speichern Nun öffnet sich der Dialog zum Speichern: Gib zuerst den Pfad zu dem Ordner an, in dem gespeichert werden soll. Gib dann einen Dateinamen ein, der erkennen lässt, welche Datei du speicherst, damit späteres Wiederfinden möglichst einfach ist. Kontrolliere den Dateityp/die Dateiendung, z.b. Word-Dokument für docx. Klicke dann auf Speichern. Beim erneuten Betätigen der Speichern-Taste speichert der PC unter dem zuvor angegebenen Namen ab, so dass das Speichern kaum Zeit beansprucht. Speichere regelmäßig ab! Wenn der Computer abstürzt oder Strom ausfällt, gehen alle Änderungen seit der letzten Speicherung verloren! 1.3 Fehler korrigieren Wahrscheinlich hast du beim Abtippen einige Fehler gemacht und möchtest diese verbessern. Dafür gibt es zwei Möglichkeiten: 1. Gehe mit dem Cursor vor den Fehler (verwende dazu die Pfeiltasten oder die Maus) und drücke die Entf-Taste. Gib nun den richtigen Buchstaben ein. 2. Gehe mit dem Cursor hinter den Fehler und drücke die Backspace-Taste. Gib nun den richtigen Buchstaben ein Rechtschreibprüfung Bei eingeschalteter Rechtschreibprüfung unterkringelt Word nicht im Duden vorkommende Wörter rot. Wenn du vermutest, dass das Wort falsch geschrieben ist, führe einen Rechtsklick aus. Der PC macht dir dann einen Vorschlag, wie das Wort seiner Meinung nach richtig geschrieben wird. Achtung: Der PC zeigt auch richtig geschriebene Wörter als falsch an, z.b. Varney. Das liegt daran, dass der Name Varney nicht im Duden steht und der Computer ihn daher nicht kennt. Hier kannst du den Hinweis ignorierien, oder das Wort zum Wörterbuch hinzufügen. Der PC zeigt nicht alle Fehler an, z.b. Der man stand auf dem Hals Alle verwendeten Wörter stehen im Duden. Der Computer versteht nicht den Sinn des Satzes und weiß daher nicht, dass der Satz keinen Sinn ergibt und vermutlich >>Der Mann stand auf dem Haus.<< heißen müsste. Die Rechtschreibprüfung kannst du selber abstellen bzw. einstellen. Klicke dazu z.b. auf die Sprache. Heiko Jöhnk Seite 7 von 53

8 1.4 Regeln für Satz- und Sonderzeichen Satzzeichen und Sonderzeichen Damit Texte besser lesbar sind, gibt es einheitliche Regeln wann ein Lesezeichen geschrieben wird und wann nicht. 1 Zwei Wörter werden durch ein Leerzeichen getrennt. Nach jedem Satzzeichen (Komma, Punkt, Fragezeichen, Ausrufezeichen, Semikolon, Doppelpunkt) kommt ein Leerzeichen. Vor einem Satzzeichen steht dagegen kein Leerzeichen 2 Mit Leerzeichengetrennt werden: Prozentzeichen (40 % aller Schüler) Rechenzeichen (19 8 = 11) Maßeinheiten (17 cm) Bis-Striche (10 12 Grad) 3 Nicht durch ein Leerzeichen getrennt werden: Vorzeichen und Gradzeichen (-10ºC) Klammern (diese Teile) und Gänsefüßchen ( sehr schwer ) Bindestriche (Voßen-Varney) Divisionszeichen (36:4) Brüche (¾) 4 Die Akzentbuchstaben é, ì etc. schreibt man, indem zuerst die Akzenttaste gedrückt wird und dann das darunter stehende Zeichen Alle Symbole anzeigen Wenn du auf das -Symbol klickst, werden alle Zeichen angezeigt, so dass du erkennen kannst, welche Tasten gedrückt wurden. Ein. steht z.b. für die für einen Abschnitts- Leertaste, ein wechsel. 1.5 Datei öffnen und speichern Vorhandenen Text öffnen Offfene Worddatei schließen: Register Datei Schließen Durch Klick auf das Schließen-Symbol schließt du das ganze Word-Fenster! Heiko Jöhnk Seite 8 von 53

9 Datei öffnen Möglichkeit 1: Register Datei Öffnen Möglichkeit 2: Symbolleiste Schnellzugriff Öffnen-Icon Datei unter anderem Namen speichern: Manchmal ist es sinnvoll eine Datei unter einem anderen Namen zu speichern, z.b. als Sicherheitskopie oder als erweiterte Datei. Dies geht unter Möglichkeit 1: Register Datei Speichern unter 1.6 Wir markieren, kopieren und verschieben Möglichkeit 2: Symbolleiste Schnellzugriff Speichern unter- Icon. Nun kann der Pfad, der Dateiname oder der Dateityp geändert werden markieren, löschen, einfügen, kopieren Manchmal hat man etwas geschrieben und stellt fest, dass es falsch angeordnet ist. Beispiel: 1. kochen 2. aufräumen 3. einkaufen Es wäre besser erst einkaufen zu gehen und dann zu kochen. Die beiden Punkte sollen also getauscht werden Textabschnitt markieren Dazu markiere ich erst einmal den Textabschnitt, der an einen anderen Platz soll, im Beispiel wäre dies einkaufen. Klicke dazu mit der Maus an den Anfang des zu markierenden Bereichs (d.h. vor das Wort einkaufen), halte die linke Maustaste gedrückt und bewege die Maus zum Ende des Bereichs (hinter das Wort einkaufen). Dann lasse die Taste los Textabschnitt löschen Nun möchte ich den markierten Text an dieser Stelle löschen. Dazu gibt es mehrere Möglichkeiten: a) Entf-Taste. b) [Strg] + [X] c) Register Start Ausschneiden Rechter Mausklick auf den markierten Text Ausschneiden. Nun ist das Wort einkaufen weg. Der PC merkt sich das Wort aber im Zwischenspeicher Textabschnitt einfügen Nun möchte ich das Wort einkaufen vor dem Wort kochen einfügen. Klicke jetzt mit der Maus an die Position, an der der Text eingefügt werden soll: hier vor kochen und nun gibt es wieder mehrere Möglichkeiten: a) Register Start Einfügen b) [Strg] + [V]. c) Kontextmenü Einfügen. Heiko Jöhnk Seite 9 von 53

10 Nun sieht die Auszählung so aus: Lösche nun das Wort kochen (s.o) und füge es hinter die Zeile aufräumen ein Textabschnitt kopieren Manchmal möchte man einen Textabschnitt auch mehrfach kopieren, d.h. er soll an der alten Position stehen bleiben und zusätzlich eingefügt werden. In meinem Beispiel könnte mir aufgefallen sein, dass sehr viel aufzuräumen ist, so dass in meiner Planung vor dem Einkaufen und nach dem Kochen noch einmal aufräumen auf meiner Liste stehen soll. Dazu markiere ich das Wort aufräumen und kopiere es. Das geht mit: a) Kontextmenü Kopieren b) [Strg] + [C] c) Register Start Kopieren Nun ist das Wort im Zwischenspeicher, obwohl es noch im Text vorkommt. Nun kann ich das Wort wie oben beschrieben an den gewünschten Stellen einfügen Hintergrund entfernen Wenn du Text aus dem Moodle in eine Worddatei kopierst, erhältst du häufig einen bläulichen Hintergrund. Diesen kannst du entfernen, wenn du den Abschnitt markierst, von dem der Hintergrund entfernt werden soll und dann Register Start Designfarben auswählst. Wähle danach keine Farben aus. 1.7 Wir formatieren unseren Text Zeichen formatieren Damit der Text den man geschrieben hat ansprechend aussieht, kann man ihn formatieren. Dazu muss erst der zu formatierende Textausschnitt markiert werden. Anschließend wählt man die Formatierung aus. Beispiele: Schriftart: Arial, Courier, Times New Roman Schriftgröße (Schriftgrad): 12 Punkt, 8 Punkt, 18 Punkt Schriftauszeichnung: fett, kursiv, unterstrichen Textfarbe: schwarz, rot, grün Texthervorhebung: Möglichkeit 1: Register Start Schriftart Möglichkeit 2: Kontextmenü Schriftart Heiko Jöhnk Seite 10 von 53

11 Außerdem kann Text auf unterschiedliche Arten eingerückt werden. Dies geht unter Start / Absatz oder über das Kontextmenü mit rechtem Mausklick. Möchtest du das Format von einer anderen Textstelle übernehmen, so verwende den Pinsel: 1. Textstelle mit zu übertragen dem Format markieren 2. Pinsel anklicken 3. Pinsel über Textstelle ziehen, welche das Format annehmen soll Aufzählung / Nummerierung Eine Aufzählung wird eingerückt und zu Beginn jeder Zeile mit einem Symbol versehen. Bsp: Diese Markierung und die Einrückung soll der Computer selbstständig vornehmen. Möglichkeit 1: gehe mit dem Cursor an die Stelle, ab der die Aufzählung beginnen soll Register Start Aufzählungszeichen Anschließend geben wir unsere Aufzählung ein. Möglichkeit 2: Kontextmenü Aufzählungszeichen Symbol Aufzählungszeichen können auch noch nachträglich hinzugefügt werden. Dazu ist der Text zu markieren und anschließend die Aufzählung (s.o.) auszuwählen. Wenn dir das Symbol für das Aufzählungszeichen nicht gefällt, kannst du es durch Klick auf den Pfeil nach unten neben dem Symbol für das Aufzählungszeichen - oder direkt über das Kontextmenü - ändern. Heiko Jöhnk Seite 11 von 53

12 Genauso kannst du nummerieren: Text markieren, Symbol Nummerierung anklicken. Möchtest du eine Unternummerierung einfügen, z.b. a), b), c), so rücke diesen Teil erst ein (1) und wähle dann die Art der Nummerierung (2). 1.8 Wir fügen Grafiken oder Screenshots ein Grafik einfügen Grafiken, die auf dem PC gespeichert sind kann man einfügen mit Register Einfügen Grafik anschließend muss der richtige Ordner und die gewünschte Grafik ausgewählt werden. Die Größe der eingefügten Grafik kannst du ändern, indem du an einem der vier Eckpunkte ziehst. Ziehst du an einem der anderen Punkte, so ändert sich nur die Höhe bzw. nur die Breite und das Bild wirkt verzerrt. 1.9 Screenshot einfügen Screenshot erstellen und einfügen Ein Screenshot ist eine Bildschirmabbild/-kopie. Möglichkeit 1: Drücken der Taste Druck um den Screenshot des aktuellen Fensters zu erstellen Einfügen des Screenshots ins die Worddatei durch a) Drücken der Tasten [Strg] + [V] oder b) Register Start Einfügen Möglichkeit 2: Register Einfügen Screenshot Nun kann ausgewählt werden von welchem Fenster der Screenshot erstellt werden soll (1), oder ob nur ein Screenshot von einem Ausschnitt eines Fensters erstellt werden soll (2). Soll ein Screenshot eines Fensterausschnitts erstellt werden, so muss ein Fenster in der entsprechenden Größe aufgezogen werden. Heiko Jöhnk Seite 12 von 53

13 Screenshot zuschneiden Der Screenshot kann aber auch noch nachträglich zugeschnitten werden: Register Format Zuschneiden Ziehe dann die Ecken in die gewünschte Form und schneide damit die Teile des Bildes ab, welche nicht benötigt werden.wenn du fertig bist, drücke die Eingabe- Taste Wir verwenden Tabellen Tabellen Tabelle erstellen Überlege zunächst, wie groß die Tabelle sein soll. Beispiel: 3 Spalten, 2 Zeilen Möglichkeit 1: Register Einfügen Tabelle (1) Ziehe nun das Fenster so auf, dass die gewünschte Größe ausgewählt wird (2). Möglichkeit 2: Register Einfügen Tabelle Tabelle einfügen Anzahl der Zeilen und Spalten auswählen Löschen, Einfügen und vieles mehr geht in der Registerkarte Layout, welche angezeigt wird, sobald der Cursor in einer Tabelle steht Zeilen und Spalten einfügen: Manchmal gibt man Daten in eine Tabelle ein und stellt nachträglich fest, dass diese zu klein ist. Dann kann man Zeilen oder Spalten nachträglich einfügen. Dazu geht man erst mit dem Cursor auf ein Feld in dessen unmittelbarer Umgebung Zeilen oder Spalten eingefügt werden sollen (1). Dann geht man z.b. auf Register Layout Darunter einfügen genauso kann man auch Darüber einfügen, Links einfügen, o- der Rechts einfügen Zeilen und Spalten löschen: Genauso kann es passieren, dass man feststellt, dass man eine oder mehrere Zeilen oder Spalten zu viel hat. Dann kannst du diese löschen. Markiere die Zeile/n o- der Spalte/n die du löschen möchtest und gehe auf Register Layout Löschen Zeilen löschen genauso kannst du auch Spalten löschen, Zellen löschen oder die ganze Tabelle löschen. Heiko Jöhnk Seite 13 von 53

14 Zellen verbinden: Unter Register Layout Zellen verbinden kannst du mehrere markierte Zellen verbinden. Das sieht dann z.b. so aus: Möchtest du die verbundenen Zellen später wieder auflösen, so gehe auf Register Lay- Layout Zellen teilen Kontextmenü aufgerufen werden! Die meisten Befehle können auch über das Tabellen gestalten Zellen färben: Marktiere Zellen können gefärbt werden durch Register Start Designfarben Zellen rahmen: Es gibt mehrere Möglichkeiten die markierten Zellen zu rahmen. Möglichkeit 1: Register Start Alle Rahmenlinien Möglichkeit 2: Register Entwurf Hier können Rahmenlinie, Rahmendicke, Rahmenfarbe und Rahmenart festgelegt werden Breite und Höhe der Tabellen-Zellen verändern: Die Breite bzw. Höhe der markierten Zellen kann verändert werden unter Register Layout Tabellenzeilenhöhe bzw. Tabellenzeilenbreite Heiko Jöhnk Seite 14 von 53

15 Ausrichtung des Textes in einer Zelle ändern: Register Layout Ausrichtung Die Höhe bzw. Breite der Tabelle kann gleichmäßig auf die Zellen verteilt werden, so dass alle Zellen gleich hoch, bzw. gleich breit sind: Register Layout Zeilen verteilen bzw. Spalten verteilen Diese Befehle können auch durch das Kontextmenü aufgerufen werden: 1.11 Wir stellen die Seiteneigenschaften ein Seite einrichten Größe der Seite: Manchmal möchte man die Papiergröße ändern (z.b. weil man Etiketten oder Briefumschläge bedrucken möchte). Dies geschieht unter: Register Seitenlayout Größe Entweder kann die gewünschte Größe sofort ausgewählt werden, ansonsten kann man sie nach Wunsch unter Weitere Papierformate einstellen eitenränder: Die Ränder der Seite kann man einstellen unter Register Seitenlayout Seitenränder Entweder sind passende Ränder vorgegeben, oder sie können unter Benutzerdefinierte Seitenränder eingegeben werden Papierausrichtung: Wenn man eine breite Tabelle oder ähnliches ausdrucken möchte ist es ratsam, das Papier im Querformat zu nutzen. Dieses kann einge stellt werden unter dem Register Seitenlayout Ausrichtung Heiko Jöhnk Seite 15 von 53

16 2 Inhalte 2.1 Programm verwenden Word starten/beenden; Dokumente öffnen/schließen Word starten: Startmenü Alle Programme Microsoft Office Microsoft Word Word beenden: Möglichkeit 1: Register Datei Beenden Möglichkeit 2: Klick auf die Schaltfläche Schließen: Ein Dokument öffnen: Register Datei Öffnen Dokument schließen: Register Datei Schließen Neues Dokument basierend auf einer Standardvorlage oder einer anderen verfügbaren Vorlage erstellen Register Datei Neu Neues Dokument basierend auf einer Standardvorlage erstellen: Häufig schreibt man Dokumente mit ähnlichem Inhalt, z.b. Briefe mit identischem Briefkopf. Dann ist es nicht sinnvoll, den Briefkopf jedes Mal neu zu schreiben besser man speichert den Brief als Vorlage und erzeugt daraus ein neues Brief-Dokument. Außerdem sind in Word viele Standardvorlagen vorhanden, auf die man zurückgreifen kann:register Datei Neu Meine Vorlagen Dokument an einem bestimmten Ort / unter einem anderem Namen speichern Dokument an einem bestimmten Ort speichern: Register Datei Speichern unter gewünschten Ordner auswählen Heiko Jöhnk Seite 16 von 53

17 Dokument unter einem anderen Namen speichern: Register Datei Speichern unter gewünschten Dateinamen eintragen Klick auf Speichern Zum Speichern eines Dokuments kann man auch auf das Diskettensymbol in der Symbolleiste für den Schnellzugriff klicken: Handelt es sich um ein neues Dokument, das zum ersten Mal gespeichert wird, dann öffnet sich der Datei-Dialog Speichern unter, und man legt den Speicherort und den Dateinamen fest. Beim nächsten Klick auf das Diskettensymbol wird das Dokument automatisch am gleichen Ort unter dem gleichen Namen gespeichert Dokument unter einem anderen Dateityp speichern Normalerweise speichert man seine Dokumente im Word-Format. Manchmal benötigt man ein anderes Format, z.b.: Textdatei, wenn man den Text ohne Formatierung speichern möchte Rich-Text-Format, um Dateien zwischen Textverarbeitungsprogrammen verschiedener Hersteller/Betriebssysteme austauschen zu können; einfache Formatierungen bleiben dabei erhalten Word-Vorlage, wenn das Dokument als Vorlage für neue Dokumente dienen soll, z.b. Briefe für andere Textverarbeitungsprogramme bzw. -versionen, wie z.b. Word Dokument PDF-Datei, wenn man das Dokument Betriebssystem-unabhängig mit dem Adobe Reader öffnen können soll. Register Datei Speichern unter Dateityp Zwischen offenen Dokumenten wechseln Möglichkeit 1: Bewege den Mauszeiger in der Taskleiste auf das Word-Symbol. Daraufhin öffnet sich eine kleine Vorschau auf die geöffneten Word-Dokumente (Windows 7). Klicke auf das gewünschte Dokument. Heiko Jöhnk Seite 17 von 53

18 Möglichkeit 2: Register Ansicht Fenster wechseln Produktivität verbessern Basis-Optionen / Referenzen in einer Anwendung festlegen Wenn man häufig mit Word arbeitet, ist es nützlich, das Programm an seine Bedürfnisse anzupassen. Dazu bietet Word sehr viele Möglichkeiten. Der Weg zu den Einstellungen führt über das Register Start Optionen. Benutzername ändern: Register Datei Optionen Allgemein Benutzername Standardspeicherort ändern: Register Datei Optionen Speichern Standardspeicherort Heiko Jöhnk Seite 18 von 53

19 Hilfefunktion verwenden Wenn man nicht weiß, wie etwas funktioniert, kann man in der Word-Hilfe nachlesen. Sie ist über drei Wege zu erreichen. Weg 1: [F1] Weg 2: Register Datei Hilfe Weg 3: Klick auf das? in der rechten oberen Ecke Bedienung: In das Suchfeld gibt man das gesuchte Stichwort ein oder wählt per Mausklick ein Thema aus dem darunter angezeigten Inhaltsverzeichnis. Über den Pfeil rechts neben der Schaltfläche Suchen kann man auswählen, ob man die auf dem Computer gespeicherten Hilfethemen oder die Microsoft-Office-Webseite durchsuchen möchte Zoom verwenden Mit der Zoom-Funktion kann man die Anzeigegröße der Seite verändern. Register Ansicht Gruppe Zoom Zusätzlich befindet sich eine Zoom- Funktion in der unteren rechten Ecke: zwei Schaltflächen und ein Schieberegler zum Verkleinern und Vergrößern Minimieren und Wiederherstellen des Menübands Aus Platzgründen kann es manchmal sinnvoll sein, das Menüband zu minimieren. Minimieren: Rechtsklick auf eine beliebige Stelle im Menüband Menüband minimieren Anschließend wird das Menüband nur noch durch die Namen der Registerkarten dargestellt: Heiko Jöhnk Seite 19 von 53

20 Ein Klick auf ein Register öffnet das zugehörige Menüband; erneutes Klicken verkleinert das Band wieder. Wiederherstellen des Menübands: Rechtsklick auf eine beliebige Stelle innerhalb der Registerkarten Menüband minimieren (draufklicken, um die Funktion zu deaktivieren) 2.2 Dokumente erstellen Text eingeben Zwischen den verschiedenen Ansichten wechseln Das Word-Dokument kann man sich in verschiedenen Ansichten anzeigen lassen. Diese wird unter (1) o- der (2) ausgewählt. Seitenlayout: Es zeigt die Seite so, wie sie ausgedruckt aussehen würde. Diese Ansicht eignet sich daher zur Kontrolle vor dem Druck, um das Layout zu überprüfen. Vollbild- Lesemodus: Dieser Modus stellt die Seite gut lesbar dar. Er eignet sich gut zur Kontrolle eines fertigen Textes. Weblayout: Hier wird die Seite so gezeigt, wie sie aussehen würde, wenn sie im Internet veröffentlicht wird. Diese Ansicht eignet sich zur Erstellung von Internetseiten. Heiko Jöhnk Seite 20 von 53

21 Gliederung: Hier wird die Struktur des Textes dargestellt. Daher eignet sich die Ansicht um einen Überblick über den Text zu bekommen. Entwurf: Dies ist die schnellste Ansicht. Sie zeigt weder Kopf- und Fußzeilen, noch Ränder. Diese Darstellung eignet sich zum Schreiben und Bearbeiten von Dokumenten Text in ein Dokument eingeben Klicke mit der Maus an die Stelle im Dokument, an der du Text eingeben möchtest, so dass die Schreibmarke dort sichtbar ist. Nun kannst du den Text eingeben Sonderzeichen bzw. Symbole einfügen, wie z.b., oder Register Einfügen Symbol Dort stehen eine Reihe von häufig gebrauchten Symbolen zum schnellen Einfügen bereit. Weitere Symbole und Sonderzeichen sind über die Schaltfläche Weitere Symbole verfügbar. 2.3 Auswählen, bearbeiten Ein- bzw. ausblenden von nicht druckbaren Zeichen Word kann einige Formatierungen durch besondere Zeichen darstellen, die sogenannten Formatierungszeichen (manchmal auch nicht druckbare Zeichen genannt). Dadurch hat man die Möglichkeit, das Layout eines Dokuments genauer zu kontrollieren und zu verändern. Die bekanntesten Formatierungszeichen sind die Absatzmarke, der manuelle Zeilenwechsel, das Leerzeichen und der Tabulator. Um die Formatierungszeichen sichtbar zu machen, klicke im Register Start auf das Symbol. Um die Formatierungszeichen wieder unsichtbar zu machen, klicke nochmals auf das Symbol. Die Formatierungszeichen werden nicht mitgedruckt Zeichen, Wort, Zeile, Satz, Absatz oder gesamten Text auswählen Textausschnitte können sehr einfach und schnell mit der Maus markiert werden. Bewege den Mauszeiger vor den ersten Buchstaben, klicke und halte die linke Maustaste und bewege den Mauszeiger bis hinter den letzten zu markierenden Buchstaben. Dann kannst du die Maustaste wieder loslassen. Weitere Möglichkeit zum Markieren: Wort markieren: Doppelklick ins Wort Zeile markieren: Linksklick links vor die Zeile Satz markieren: [Strg] + Mausklick in den Satz Absatz markieren: Doppelklick links neben dem Absatz Gesamten Text markieren: Dreifachklick links neben dem Text Heiko Jöhnk Seite 21 von 53

22 Zeichen löschen Zeichen links vom Cursor löschen: [Rückschritt]-Taste (auch Löschen-Taste oder Korrektur-Taste genannt), oberhalb der Eingabetaste Zeichen rechts vom Cursor löschen: [Entf]-Taste, rechts neben der Eingabetaste Text einfügen bzw. überschreiben: In Word 2010 ist der Überschreibmodus standardmäßig abgeschaltet, d.h. man fügt immer Text ein auch wenn man zuvor die [Einfg]-Taste gedrückt hat. Dadurch kann es nicht mehr passieren, dass man einen vorhandenen Text versehentlich überschreibt. Wer den Überschreibmodus verwenden möchte, muss ihn manuell einschalten: Register Datei Optionen Erweitert Bearbeitungsoptionen Die Funktion Suchen verwenden Es ist mühsam, einen kompletten Text zu lesen, wenn man ein Wort sucht. Besser man lässt Word danach suchen: Register Start Gruppe Bearbeiten Suchen Gib einen Suchbegriff in das Feld auf der linken Seite ein. Word startet sofort die Suche, auch ohne die [Eingabe]-Taste. Die Fundstellen werden farblich hervorgehoben. Über die Schaltflächen hoch/runter wechselst du zwischen den Fundstellen Die Funktion Ersetzen verwenden, um ein bestimmtes Wort oder einen Satz zu ersetzen. Register Start Gruppe Bearbeiten Ersetzen Start Ersetzen, dann das zu suchende Wort eingeben und das zu ersetzende Wort eingeben, dann Ersetzen oder Alle ersetzen auswählen. Gib das zu suchende Wort ein und durch welches Wort es ersetzt werden soll. Du kannst jedes gefundene Suchwort einzeln Ersetzen oder auf einmal Alle ersetzen. Heiko Jöhnk Seite 22 von 53

23 2.3.6 Text innerhalb eines Dokumentes oder zwischen geöffneten Dokumenten kopieren bzw. verschieben Text kopieren: Markiere den Text, den du kopieren möchtest. Rufe das Register Start auf. Klicke in der Gruppe Zwischenablage auf das Symbol für Kopieren. Der markierte Text wird dadurch in die Zwischenablage kopiert. Wechsle an die Stelle, an die der Text eingefügt werden soll. Klicke in der Gruppe Zwischenablage auf das Symbol für Einfügen Text verschieben: Markiere den Text, den du verschieben möchtest. Rufe das Register Start auf. Klicke in der Gruppe Zwischenablage auf das Symbol für Ausschneiden. Der markierte Text wird dadurch an der ursprünglichen Stelle ausgeschnitten und in die Zwischenablage verschoben. Wechsle an die Stelle, an die der Text eingefügt werden soll. Klicke in der Gruppe Zwischenablage auf das Symbol für Einfügen Text löschen Markiere den zu löschenden Text und drücke die [Entf]-Taste Die Befehle Rückgängig und Wiederherstellen verwenden Word "merkt" sich die Aktionen, die man seit dem Öffnen des Dokuments ausgeführt hat. Man kann die letzte Aktion (oder mehrere zusammenhängende Aktionen: die letzte Aktion plus die vorletzte plus die vorvorletzte... usw) rückgängig machen. Heiko Jöhnk Seite 23 von 53

24 2.4 Formatierung Text Textformatierung ändern: Schriftgröße, Schrifttyp Zum Formatieren von Text stehen in Word verschiedene Wege zur Verfügung. Am einfachsten ist es, wenn du den Text bereits markiert hast: Möglichkeit 1: Im Register Start kannst du in der Gruppe Schriftart die Schriftart und die Größe auswählen (siehe rote Pfeile) Möglichkeit 2: Rufe das Dialogfeld Schriftart auf (grüner Pfeil), und du kannst neben Schriftart und Größe diverse Texteffekte anwenden. Möglichkeit 3: Rechtsklick auf den Text Kontextmenü (gelbe Markierung) Schriftart ruft das Dialogfeld Schriftart auf. Möglichkeit 4: Rechtsklick auf den Text öffnet oberhalb des Kontextmenüs auch die Minisymbolleiste mit verschiedenen Formatierungsfunktionen (siehe blaue Pfeile). Am Anfang sind die vielen Möglichkeiten etwas verwirrend. Am besten, du probierst die verschiedenen Wege aus und entscheidest dich dann für denjenigen, der am besten zu deinem Arbeitsstil passt Textformatierung ändern: fett, kursiv, unterstrichen Hier sind die gleichen Wege wie im zuvor beschriebenen Arbeitsschritt möglich: Änderungen entweder über das Register Start das Dialogfeld Schriftart die rechte Maustaste Kontextmenü Minisymbolleiste Textformatierung ändern: hochgestellt, tiefgestellt Möglichkeit 1: Im Register Start stehen in der Gruppe Schriftart zwei Schaltflächen für das Tiefstellen und Hochstellen von Texten zur Verfügung. Möglichkeit 2: Dialogfeld Schriftart (grüner Pfeil) erreichbar. Heiko Jöhnk Seite 24 von 53

25 Verschiedene Farben auf Text anwenden In Word 2010 sind die Möglichkeiten zum Einfärben von Text vielfältig. Neben den Farben können auch Farbverläufe, Schatten, 3D-Effekte und weitere Effekte angewendet werden. Möglichkeit 1: Register Start Gruppe Schriftart Schaltfläche Schriftfarbe Möglichkeit 2: Rechtsklick auf den markierten Text Minisymbolleiste Schriftfarbe Groß- und Kleinschreibung auf Text anwenden: Ein Buchstabe wird groß geschrieben, indem er gleichzeitig mit der [Großschreib]-Taste gedrückt wird. Ansonsten wird ein Buchstabe klein geschrieben. Mit der [Feststell]-Taste kann man einstellen, dass man nur noch große Buchstaben schreiben möchte. Wenn man dann wieder einen kleinen Buchstaben schreiben möchte, drückt man einfach noch einmal auf die [Feststell]-Taste. Du kannst erkennen, dass die [Feststell]- Taste gedrückt ist, wenn die 2. Lampe oben rechts an deiner Tastatur leuchtet. Auf dieser Tastatur sind die [Großschreib]-Tasten dunkelblau dargestellt. Man nimmt immer die Taste an der Seite, an der die Hand nicht den Buchstaben tippen muss. Die [Feststell]-Taste befindet sich darüber und ist dunkelgrün dargestellt. Das Lämpchen oben rechts ander Tastatur ist auch dunkelgrün Automatische Silbentrennung anwenden. Word verfügt über eine Silbentrennungsfunktion; die Funktion kann Texte automatisch trennen oder Trennvorschläge machen (die du bestätigen oder ablehnen kannst). Register Seitenlayout Gruppe Seite einrichten Silbentrennung Absätze Absätze erstellen bzw. zusammenführen. Ein Absatz ist ein zusammenhängendes Textstück, z.b. eine Strophe in einem Gedicht oder ein Thema in einem Brief. Absätze können verschiedene Eigenschaften haben: den Zeilenabstand innerhalb des Absatzes den Abstand zum vorherigen oder zum nachfolgenden Absatz einen Einzug eine Ausrichtung und Tabstopps. Heiko Jöhnk Seite 25 von 53

26 Eine solche Absatzformatierung wirkt sich vom Beginn bis zum Ende des Absatzes aus. Eine Absatzmarke markiert das Ende eines Absatzes. Absatz erstellen: Drücke am Ende des Textblocks die [Enter]-Taste. Dadurch wird an dieser Stelle eine Absatzmarke gesetzt und ein Absatz erzeugt. Das Formatierungszeichen für eine Absatzmarke sieht so aus: Absätze zusammenführen: Lösche das Absatzendezeichen durch Drücken der [Entf]-Taste oder [Rückschritt]-Taste Manuellen Zeilenwechsel einfügen bzw. entfernen. Das ist das Schöne an einer Textverarbeitung: Man braucht beim Schreiben nicht darauf zu achten, wann die Zeile zuende ist. Word führt am Ende einer Zeile automatisch einen Zeilenwechsel durch, wenn ein Wort nicht mehr hineinpasst. Die Eingabetaste braucht und darf! man nur noch drücken, wenn ein Absatz zuende ist. Gelegentlich braucht man aber innerhalb eines Absatzes einen Zeilenwechsel ohne dass man dafür den Absatz beenden möchte. In diesem Fall fügt man einen manuellen Zeilenwechsel ein. Manuellen Zeilenwechsel einfügen: Tastenkombination [Umsch] + [Enter] Das unsichtbare Zeichen markiert den Zeilenwechsel. Manuellen Zeilenwechsel entfernen: Lösche das Zeilenwechselzeichen durch Drücken der [Entf]-Taste oder [Rückschritt]-Taste Good Practice bei der Ausrichtung von Text beachten: Ausrichtungsoptionen, Einzug und Tabulatoren statt Leerzeichen verwenden. Wenn Text in irgendeiner Form eingerückt werden soll, so stehen dafür die nachfolgend beschriebenen Funktionen zur Verfügung. Es ist in keinem Fall sinnvoll, Text durch mehrfache Leerzeichen einzurücken; erstens ist diese Methode nicht genau, und zweitens kann es bei späteren Änderungen zu großen Layoutproblemen kommen Text linksbündig, zentriert, rechtsbündig oder im Blocksatz ausrichten Klicke in den Absatz (ein Absatz muss nicht markiert werden) und dann im Register Start in der Gruppe Absatz auf die gewünschte Schaltfläche für die Absatzausrichtung. Dies kann auch über das Dialogfeld Absatz eingestellt werden. Das Dialogfeld Absatz ist auch per Rechtsklick in den Absatz über das Kontextmenü verfügbar. Heiko Jöhnk Seite 26 von 53

27 Absätze einziehen: links, rechts, Erstzeileneinzug Welche Einzüge gibt es? Um einen Einzug zu erstellen, setze zuerst den Cursor durch einen Mausklick in den Absatz. Möglichkeit 1: In der Gruppe Absatz gibt es 2 Schaltflächen für Einzug verkleinern und Einzug vergrößern; die Funktionen arbeiten jeweils in Schritten von 1,25 cm und verändern nur den linken Einzug. Benötigst du andere Einzüge, dann verwende Möglichkeit 2: Klicke auf das Dialogfeld Absatz. Hier kannst du die Art des Einzugs und das genaue Maß einstellen. Lineal einblenden Wenn man wie im nächsten Abschnitt erklärt mit Tabulatoren arbeitet, sollte das Lineal sichtbar sein. Möglichkeit 1: Register Ansicht Lineal Möglichkeit 2: Klick auf die Schaltfläche oberhalb der rechten Bildlaufleiste. Heiko Jöhnk Seite 27 von 53

28 Tabulatoren setzen, löschen Tabulatoren auch Tabstopps genannt sind feste Positionen innerhalb einer Zeile und können durch die Tabulator-Taste (links neben der Taste q) gesetzt werden. Tabulatoren ermöglichen die Ausrichtung von Inhalten und können innerhalb der Zeile beliebig positioniert werden. Die vier Standard-Tabulatoren sind: Ausrichtung des Tabulators festlegen: Linksklick auf die Schaltfläche für die Tabulatorausrichtung (siehe Pfeil) Setzen eines Tabulators: Linksklick ins Lineal Löschen eines Tabulators: Tabulator nach unten aus dem Lineal hinausziehen Feineinstellungen, Festlegung von Füllzeichen: Register Start Dialogfeld Absatz Good Practice beim Setzen von Abständen zwischen Absätzen beachten Wenn ein größerer Abstand zwischen oder innerhalb von Absätzen gewünscht wird, sollte man dafür die im nächsten Abschnitt beschriebenen Methoden anwenden. Einen Absatzabstand durch das mehrmalige Drücken der [Eingabe]- Taste zu erzeugen, ist ungeeignet, weil dies bei späteren Absatzbearbeitungen Einfügen oder Löschen von Text zu Layoutproblemen führen kann Abstand vor bzw. nach dem Absatz anwenden. Einfachen, 1,5 Zeilen bzw. doppelten Zeilenabstand in einem Absatz anwenden. Möglichkeit 1: Register Start Zeilen und Absatzabstand Heiko Jöhnk Seite 28 von 53

29 Möglichkeit 2: Dialogfeld Absatz Hier können auch weitere Einstellungen vorgenommen werden, wie z.b. der Abstand vor und nach einem Absatz. Heiko Jöhnk Seite 29 von 53

30 Zahlen und Aufzählungzeichen bei einer einfachen Liste hinzufügen bzw. entfernen. Markiere die Liste Register Start Aufzählungszeichen bzw. Nummerierung. Wenn du nicht die Standardzeichen für Aufzählungen und Nummerierungen verwenden möchtest, klicke auf den kleinen Pfeil rechts neben der Schaltfläche, um eine Auswahl zu erhalten. Zum Entfernen von Aufzählungszeichen oder Nummerierungen aus einer Liste markiere die Liste und klicke erneut auf die Schaltfläche für Aufzählungszeichen bzw. Nummerierung Einem Absatz einen Rahmen und Schatten bzw. Hintergrundfarbe hinzufügen. Markiere den Absatz und gehe auf Register Start Rahmenlinie Einen Schatten auch Hintergrundfarbe genannt kannst du über Reigster Start Schattierung einstellen. Heiko Jöhnk Seite 30 von 53

31 2.5 Formatvorlagen Vorhandene Formatvorlagen auf einen ausgewählten Text anwenden. Ein Dokument sieht besser aus, wenn seine gleichartigen Elemente, z.b. alle Überschriften oder alle Textblöcke, die gleiche Formatierung besitzen: die gleiche Schriftart, die gleiche Größe, den gleichen Zeilen- und Absatzabstand usw. Damit uns dieses leichter fällt, gibt es Formatvorlagen. Möglichkeit 1: Markiere den Text Register Start Formatvorlagen Standard Möglichkeit 2 Wähle eine Formatvorlage aus Register Start Formatvorlagen Standard Gib nun den Text ein, der in der ausgewählten Formatvorlage geschrieben werden soll. Möglichkeit 3: Einstellung im Dialogfeld Heiko Jöhnk Seite 31 von 53

32 Formatierungen vom markierten Text löschen: Möglichkeit 1: Register Start Dialogfeld Formatvorlagen Alle löschen Möglichkeit 2: Register Start Formatierung löschen Heiko Jöhnk Seite 32 von 53

33 Vorhandene Formatvorlage auf einen oder mehrere Absätze anwenden. Dies geht genauso wie unter 1. erklärt, allerdings muss zuerst der/die Absätze markiert und dann die Formatvorlage ausgesucht werden Die Option Format übertragen anwenden Mit dem Formatpinsel kann man die Formatierungen eines Zeichens oder eines Absatzes besonders schnell übertragen. Das ist immer dann sinnvoll, wenn man mehrere Formatierungsmerkmale anwenden will, denn hierbei spart der Formatpinsel viel Zeit. Der Formatpinsel befindet sich unter dem Register Start Format übertragen Zeichenformatierung übertragen: Markiere die Textstelle, welche die gewünschte Formatierung besitzt Klicke auf die Schaltfläche Formatpinsel. Der Mauszeiger ändert sich in einen Pinsel Überfahre mit gedrückter linker Maustaste den Text, der das Format erhalten soll. Absatzformatierung übertragen: Klicke in den Absatz, der die gewünschte Formatierung besitzt Klicke auf die Schaltfläche Formatpinsel. Der Mauszeiger ändert sich in einen Pinsel Klicke in den Absatz, der das Format erhalten soll. Der Formatpinsel schaltet sich nach erfolgter Formatübertragung automatisch ab. Wenn du den Formatpinsel mehrmals hintereinander anwenden möchtest, schalte ihn mit einem Doppelklick dauerhaft ein; ausschalten kannst du ihn mit einem erneuten Klick auf die Formatpinsel-Schaltfläche oder mit der [Esc]-Taste. Heiko Jöhnk Seite 33 von 53

34 2.6 Objekte Tabellen erstellen Mit Tabellen können Inhalte angeordnet werden. Die Rahmen können unsichtbar gemacht werden, so dass gar nicht auffällt, dass eine Tabelle verwendet wird. Eine Tabelle hat Zeilen und Spalten, z.b. 3 Zeilen und 4 Spalten. Der Schnittpunkt einer Zeile und einer Spalte ist die Zelle Tabelle zur Dateneingabe erstellen Das Erstellen einer Tabelle ist in Word 2010 sehr einfach: Register Einfügen Tabelle Daten in eine Tabelle eingeben und bearbeiten Klicke mit der Maus in die gewünschte Zelle und gib die Daten ein oder verändere bestehende Daten. Mit der [Tabulator]-Taste kannst du zum nächsten Feld springen. Achtung: Wenn du in der letzten Zelle der Tabelle die [Tabulator]-Taste drückst, erzeugt Word eine neue Zeile. Auch mit den Pfeiltasten ist eine Navigation innerhalb der Tabelle möglich Zeilen, Spalten, Zellen, ganze Tabelle auswählen Zeile markieren: Klicke außerhalb der Tabelle links neben die Zeile (im Beispiel hellrot hinterlegt). Der Mauszeiger muss dabei so aussehen wie auf dem Bild. Heiko Jöhnk Seite 34 von 53

35 Spalte markieren: Klicke auf den oberen Rand der gewünschten Spalte. Der Mauszeiger muss dabei die Form eines schwarzen Pfeils annehmen, der nach unten zeigt. Zelle markieren: Klicke rechts neben den linken Zellenrand. Der Mauszeiger muss dabei die Form eines schwarzen Pfeils annehmen, der nach rechts oben zeigt. Ganze Tabelle markieren: Klicke auf den Verschiebepunkt in der oberen linken Ecke der Tabelle. Der Mauszeiger muss dabei die Form eines Verschiebekreuzes haben. Alternativ kann die Auswahl auch über die Kontext- Registerkarte Layout Auswählen erfolgen Zeilen oder Spalten einfügen bzw. löschen Zeilen oder Spalten einfügen: Klicke in eine Zelle, Zeile oder Spalte und rufe danach im Kontext-Register Layout die gewünschte Funktion aus der Gruppe Zeilen und Spalten auf. Die Funktionsnamen und die Vorschaugrafiken sind selbsterklärend. Zeilen oder Spalten löschen: Klicke in eine Zelle, Zeile oder Spalte und klicke danach im Kontext-Register Layout auf die Schaltfläche Löschen. Wähle die gewünschte Funktion aus. Heiko Jöhnk Seite 35 von 53

36 2.7 Formatierung von Tabellen Spaltenbreite bzw. Zeilenhöhe verändern Im Kontext-Register Layout kann man in der Gruppe Zellengröße die gewünschte Zeilenhöhe bzw. Spaltenbreite direkt in cm eingeben. Dies bezieht sich auf die ausgewählte Zeile oder Spalte. Zwei sehr praktische Funktionen in diesem Zusammenhang sind Zeilen verteilen und Spalten verteilen, rechts neben den Feldern für die Größenangaben. Die beiden Funktionen sorgen dafür, dass alle Zeilen gleich hoch bzw. alle Spalten gleich breit sind. Auch über das Dialogfeld Tabelleneigenschaften können die Höhe der Zeilen und die Breite der Spalten eingestellt werden. Möglichkeit Nummer 3: Verschiebe die Zeilen- und Spaltenbegrenzungen am Lineal (siehe blaue Pfeile). Möglichkeit Nummer 4: Verschiebe die Zeilen- und Spaltenbegrenzungen in der Tabelle (siehe roter Pfeil) Art, Dicke und Farbe von Zellrahmen verändern Wähle im Kontext-Register Entwurf die gewünschte Linienart, die Linienstärke und die Linienfarbe aus. Anschließend verwandelt sich der Mauszeiger in einen Stift. Klicke damit diejenigen Rahmenlinien an, die du verändern möchtest. Du kannst Rahmenlinien auch entfernen (Linienart "kein Rand"). Sie sind dann nur noch am Bildschirm sichtbar, werden aber nicht mehr mitgedruckt Zellen einen Schatten bzw. eine Hintergrundfarbe hinzufügen Markiere die zu färbenden Zellen (bei einer einzelnen Zelle genügt es, in die Zelle zu klicken), und rufe im Kontext-Register Entwurf die Funktion Schattierung auf, um die Zellen zu färben. Heiko Jöhnk Seite 36 von 53

37 2.8 Grafische Objekte Objekt an einer bestimmten Stelle im Dokument einfügen Klicke an die Stelle im Dokument, an der das Objekt eingefügt werden soll. (1) Register Einfügen (2) Wähle in der Gruppe Illustrationen die Art des Objekts aus [im Beispiel: Grafik] (3) Gib den Pfad an (4) Wähle das Objekt aus (5) Füge es ein Auf die gleiche Art kannst du statt einer Grafikdatei auch eine ClipArt-Grafik, ein Diagramm oder eine SmartArt- Grafik einfügen Objekt auswählen Klicke auf das Objekt in deinem Dokument. An den Markierungspunkten am Rand kannst du erkennen, dass es ausgewählt ist. Nun kannst du das Objekt bearbeiten Objekt kopieren bzw. verschieben Ein ausgewähltes/markiertes Objekt kannst du genauso wie Text kopieren oder ausschneiden und an anderer Stelle im Dokument oder in einem anderen Dokument wieder einfügen Objekt löschen Klicke das Objekt an und drücke die [Entf]-Taste. Objekt in seiner Größe ändern Objekt an einem der 4 Eckpunkte anfassen und auf gewünschte Größe ziehen. Ziehst du an den anderen Punkten, änderst du nur die Breite, oder die Höhe der Grafik. Heiko Jöhnk Seite 37 von 53

38 2.9 Serienbriefe Was ist ein Serienbrief? Ein Serienbrief ist ein Brief gleichen Inhalts, der an mehrere Personen verschickt wird. Durch einfügen persönlicher Daten, z.b. Name und Adresse, wirken diese Schriftstücke individuell. Einsatzgebiete sind unter anderem Werbebriefen, Mahnungen und Angebote Wie ist ein Serienbrief aufgebaut? Ein Serienbrief besteht aus zwei Teilen: 1. dem Text der in allen Briefen gleich bleibt (Hauptdokument) 2. einer Datenbank mit den veränderlichen Daten, z.b. Name, Anschrift,.. Im Hauptdokument werden Seriendruckfelder dort eingesetzt, wo die veränderlichen Daten hin kommen sollen. Wenn Hauptdokument und Datenbank fertig erstellt sind, können die Daten gemischt und die Serienbriefe erzeugt werden. Beispiel: Hauptdokument: Datenbank (einzelne Daten durch Tab, Datensatz durch [Enter] getrennt): Durch Seriendruckfelder, welche in das Hauptdokument eingefügt werden, werden Adressenliste und Hauptdokument gemischt. So könnte der Brief fertig gemischt aussehen: Heiko Jöhnk Seite 38 von 53

39 2.9.3 Serienbrieferstellung mit Hilfe des Assistenten Seriendruck-Assistensten aufrufen: Register Sendungen Seriendruck starten Seriendruck- Assistent Datenbank erstellen: Neue Liste eingeben Erstellen Art des Textes auswählen: Briefe weiter Feldnamen ändern (hinzufügen, löschen, umbenennen): Lösche alle Felder und füge neue Felder hinzu 1. Feldnamen eingeben:neuer Eintrag OK Text eingeben: gib den Text im aktuellen Fenster ein weiter Weitere Felder eintragen: Neuer Eintrag OK Heiko Jöhnk Seite 39 von 53

40 Fertigstellen und Speichern: OK Pfad zum Speichern der Adressliste/Datenbank eingeben Auswählen, wer aus der Adressliste den Brief bekommen soll/welche Datensätze für diesen Seriendruck verwendet werden sollen: Klicke die freien Kästchen an Liste abschließen: Weiter Seriendruckfelder einfügen: Gehe mit dem Cursor an die Stelle des Hauptdokuments an die das Seriendruckfeld eingefügt werden soll. Gehe dann auf Seriendruckfeld einfügen wähle den Feldnamen aus Füge genauso alle weiteren Felder ein. Schließen Heiko Jöhnk Seite 40 von 53

41 Vorschau ansehen: Weiter In der Vorschau blättern: Nun stehen die Einträge der Seriendruckfelder im Brief. Kontrolliere diese und blätter mit Klick auf << bzw. >> die weiteren Briefe durch. Heiko Jöhnk Seite 41 von 53

42 Drucken: Weiter Drucken Wähle nun aus, ob alle oder nur einzelne Serienbriefe gedruckt werden sollen Vorbereitungen Dokument öffnen und als Hauptdokument für einen Seriendruck vorbereiten Heiko Jöhnk Seite 42 von 53

43 Öffne (oder schreibe) das Dokument, das du für den Seriendruck verwenden willst. Rufe dann im Register Sendungen die Funktion Seriendruck starten auf. Es öffnet sich ein Auswahlmenü, wo du auswählst, was du drucken möchtest. Im Fall eines Serienbriefs wähle wenig überraschend die Option Brief Adressliste, auch anderes Datenformat, für den Seriendruck auswählen Im nächsten Schritt legst du fest, wo Word die Adressen für den Serienbrief findet. Word kann Adresslisten in verschiedenen Formaten verwenden. Beispielsweise können die Adressen in einer Excel-Tabelle gespeichert sein, als Tabelle in einem Word-Dokument, als Access- Datenbank oder als Outlook- Kontakte-Ordner. In den meisten Fällen wirst du eine Adressdatei verwenden wähle dann die Funktion Vorhandene Liste verwenden. Es öffnet sich ein Dateidialog, wo du die Adressdatei auswählst. Über einen Klick auf die Schaltfläche Alle Datenquellen kannst du die Anzeige der Dateien auf bestimmte in Frage kommende Formate begrenzen: Heiko Jöhnk Seite 43 von 53

44 Seriendruckfelder in das Hauptdokument einfügen Klicke an die Stelle des Dokuments, wo du das Seriendruckfeld einfügen willst. Klicke dann auf Seriendruckfeld einfügen und wähle das gewünschte Feld aus. Woher kennt Word die Namen der Seriendruckfelder? Word verwendet als Seriendruckfeld-Namen die Überschriften der Spalten aus der Datentabelle Ausgabe Adressdatei mit Brief als neues Dokument oder Druckausgabe zusammenführen Vor dem Drucken prüft man, ob man alle Seriendruckfelder richtig gesetzt hat und wie die zusammengeführte Datei aussieht. Klicke dazu auf die Schaltfläche Vorschau. Schaut soweit gut aus: Um das Hauptdokument und die Datenquelle nun zu einem Serienbrief zusammenzuführen, klicke auf die Schaltfläche Fertigstellen und zusammenführen und wähle dort die Funktion Einzelne Dokumente bearbeiten. Anschließend legst du fest, ob du alle oder nur bestimmte Datensätze in ein neues Seriendruck-Dokument zusammenführen willst: Heiko Jöhnk Seite 44 von 53

45 Seriendruckdokument ausdrucken Wenn du die Serienbrief-Dokumente direkt drucken möchtest, wähle statt Einzelne Dokumente bearbeiten die Funktion Dokumente drucken. Auch hier kannst du wieder festlegen, welche Datensätze als Serienbrief-Dokument gedruckt werden sollen. Heiko Jöhnk Seite 45 von 53

46 2.10 Setup Seitenausrichtung des Dokuments ändern: Hochformat, Querformat. Papiergröße ändern Ausrichtung ändern: Register Seitenlayout Gruppe Seite einrichten Ausrichtung Papiergröße ändern: Register Seitenlayout Gruppe Seite einrichten Größe Wenn die Liste kein passendes Format enthält, kann man unter Weitere Papierformate selbst ein Format definieren. Heiko Jöhnk Seite 46 von 53

47 Seitenränder des gesamten Dokuments überprüfen Register Seitenlayout Gruppe Seite einrichten Seitenränder Good Practice beim Einfügen neuer Seiten beachten Manchmal möchte man in seinem Dokument eine neue Seite beginnen, hat aber die vorherige Seite noch nicht bis zum Ende vollgeschrieben. In diesem Fall sollte man über Word einen Seitenwechsel einfügen, damit der nachfolgende Text auf der nächsten Seite beginnt. Nicht sinnvoll ist die Methode, die fehlenden Zeilen durch mehrfaches Drücken der Eingabetaste mit leeren Absätzen zu füllen. Das führt zu Layoutproblemen, wenn nachträglich Text oder Absätze eingefügt, gelöscht oder verändert werden. Heiko Jöhnk Seite 47 von 53

48 Seitenwechsel in einem Dokument einfügen Register Seitenlayout Gruppe Seite einrichten Umbrüche Seite Seitenwechsel in einem Dokument entfernen: Mit bloßem Auge kann man einen Seitenwechsel nicht entdecken. Er wird erst dann angezeigt, wenn in Word die Darstellung der Formatierungszeichen eingeschaltet ist. Zum Entfernen eines Seitenumbruchs klickt man vor die Pünktchen und drückt die [Entf]-Taste. Heiko Jöhnk Seite 48 von 53

49 Text in Kopfzeile eingeben und bearbeiten Register Einfügen Gruppe Kopf- und Fußzeile Kopfzeile Word präsentiert einige vorgefertigte Kopfzeilen. Wähle die gewünschte Darstellung per Mausklick aus; anschließend kannst du die Kopfzeile bearbeiten, Text und/oder Grafik einfügen und formatieren: Text in Fußzeile eingeben und bearbeiten: Register Einfügen Gruppe Kopf- und Fußzeile Fußzeile Wenn das Dokument bereits eine Kopf- und Fußzeile besitzt, kannst du diese Bereiche auch durch einen Doppelklick aufrufen Felder in Kopf- bzw. Fußzeile einfügen Seitennummerierung einfügen: Bei längeren Dokumenten möchte man häufig eine Seitennummerierung am unteren Rand einfügen. Das ist in Word sehr einfach umzusetzen: Register Einfügen Seitenzahl Seitenende Wähle aus der Musterliste die gewünschte Seitenzahl-Darstellung aus. Über den gleichen Menüweg und die Option Seitenzahlen kannst du verschiedene Designs für die Seitenzahlen auswählen Datum/Uhrzeit einfügen Möchtest du das Datum und/oder die Uhrzeit in die Kopf- oder die Fußzeile einfügen, führe einen Doppelklick auf die Kopf- oder Fußzeile aus. Im Kontextregister Entwurf klicke auf die Schaltfläche Datum Schnellbausteine oder Dateiname einfügen Word kann neben der Seitenzahl, dem Datum oder der Uhrzeit eine Reihe weiterer Dokumenteneigenschaften in die Kopf- oder Fußzeile einfügen, z.b. das Veröffentlichungsdatum oder den Autor des Doku- Heiko Jöhnk Seite 49 von 53

50 ments. Führe dazu einen Doppelklick auf die Kopf- oder Fußzeile aus und klicke anschließend auf Schnellbausteine Dokumenteigenschaft und wähle den gewünschten Baustein aus. Willst du stattdessen den Dateinamen oder den Dateipfad des Dokuments in die Kopf- oder Fußzeile einfügen, wähle im Menü Schnellbaustein die Funktion Feld. (weiter: unteres Bild) Wähle in der Liste Feldnamen den Namen FileName und lege unter Format die Schreibweise fest. Bei den Feldoptionen kannst du bei Bedarf den Pfad zum Dateinamen hinzufügen. Heiko Jöhnk Seite 50 von 53

51 Automatische Seitennummerierung auf ein Dokument anwenden Wenn du eine Seitenzahl in die Kopf- oder Fußzeile einfügst, brauchst du dich um die fortlaufende Nummerierung eines mehrseitigen Dokuments nicht zu kümmern: Das erledigt Word automatisch! Auch Ausnahmen von dieser Regel lassen sich einstellen. Über die Option Seitenzahlen formatieren kannst du festlegen, bei welcher Zahl begonnen werden soll und in welchem Format die Zahlen dargestellt werden sollen. In der Gruppe Optionen kannst du einstellen, ob die erste Seite keine Nummerierung erhalten soll oder die Seitenzahlen nur auf den geraden oder nur auf den ungerade Seiten erscheinen soll. Heiko Jöhnk Seite 51 von 53

52 2.11 Überprüfen und ausdrucken Rechtschreibprüfung auf ein Dokument anwenden: Die Rechtschreibprüfung ist standardmäßig eingeschaltet. Rechtschreibfehler (bzw. Wörter welche nicht in der Wörterliste enthalten sind) werden sofort nach erfolgter Eingabe angezeigt. Die Rechtschreibprüfung kann man dauerhaft ausschalten unter Register Datei Optionen Dokumentprüfung Haken entfernen Man kann die Rechtschreibprüfung auch manuell aufrufen: Register Überprüfen Rechtschreibung und Grammatik Werden alle Wörter als falsch angezeigt, ist vermutlich die Sprache falsch eingestellt. Diese kann man ändern. Möglichkeit 1: Register Überprüfen Sprache Sprache Sprache für die Korrekturhilfen festlegen Möglichkeit 2: Klick auf die Sprache in der Statusleiste unter Fehler beseitigen: Rechtsklick auf den Fehler Korrekturvorschlag auswählen, Ignorieren oder Hinzufügen zum Wörterbuch Wörter zu einem integrierten Wörterbuch hinzufügen Der Duden kennt nicht alle Begriffe. Wenn man häufig einen Begriff braucht, die der PC nicht kennt, z.b. RBS, dann kann man diese mit Klick auf [Hinzufügen zum Wörterbuch] hinzufügen. Dann zeigt der PC dieses Wort in Zukunft nicht als falsch an Dokument in der Vorschau / Seitenansicht überprüfen Bevor du deine Datei ausdruckst, solltest du sie dir in der Seitenansicht ansehen. So kannst du feststellen, ob dein Brief gleichmäßig über das Blatt verteilt ist, nur eine Zeile auf der letzten Seite steht,... Die Seitenansicht kann ausgewählt werden unter Register Ansicht Seitenlayout oder kann durch Register Datei Drucken automatisch im Druckmenü angezeigt werden. Heiko Jöhnk Seite 52 von 53