Ein Produkt der VHU Software GmbH Hauptstr Althütte

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1 Ein Produkt der VHU Software GmbH Hauptstr Althütte Vertrieb durch DLRG Materialstelle Im Niedernfeld Bad Nenndorf

2 Vorwort Sehr geehrte Damen und Herren, herzlich willkommen bei der DLRG-Vereinsverwaltung der VHU Software GmbH, Ihrem Programm zur Unterstützung der ehrenamtlichen Arbeit. Bei dieser Updateversion sind einige Änderungen vorgenommen worden, die die manuelle Nachbearbeitung benötigen. Eine automatische Anpassung war technisch nicht realisierbar. Ihre VHU Software GmbH Danksagungen Ein besonderer Dank gilt den Kameraden Dirk Chalupnizek, OG Senne, Mario Neufend, OG Illingen, Ralf Homeier, OG Lemgo, Michael Scheich, OG Meerbusch, Stephan Jung, OG Köln-Nord, Achim Rohles, OG Konz, Manuela Höntsch, OG Bönen, Joachim Büser, OG Overath und Maik Junge, OG Stade. Kontakt : Dirk Chalupnizek support@vhu-software.de Internet : und allen Gliederungen die mit ihren Anregungen/Fehlermeldungen entscheidend zur erfolgreichen Einführung und Weiterentwicklung der Software in der DLRG beigetragen haben. Ihre VHU Software GmbH Anmerkungen Sie können sowohl das Update als auch die Installation von der Internetseite der DLRG herunterladen. Beachten Sie hierbei bitte unbedingt, dass sowohl das Update als auch die Installation (ca. 55MB) recht groß sind und einen schnellen Internetzugang benötigen. Selbstverständlich können Sie die gesamte Version (Update und Installation) auch auf CD erhalten. Richten Sie bitte in diesem Fall Ihre Bestellung schriftlich, telefonisch oder per Mail an die DLRG Materialstelle. Die Versandkosten gehen zu Lasten der bestellenden Gliederung. Software Version : 08/06 Zusatzinformationen : 1. Auflage 12/08, 2. Ausgabe 12/08, 3. Ausgabe 12/08 Autor : Dirk Chalupnizek, Ortsgruppe Senne e.v. 2 von 16

3 Inhaltsverzeichnis 1 Vor dem Start des Updates Datensicherung Datenbankwartung Sichern der Daten Prüfen der Version Verzeichnis Data prüfen Update starten Update Willkommensdialog Erster Start nach Update Handbuch aus dem Programm öffnen Änderungen die in 06/05 bereits durchgeführt sein sollten Modul Verein Beitragsanteile Ehrungsschlüssel Prüfungsschlüssel Prüfungsschlüssel löschen Modul Finanzen Konten anlegen bzw. prüfen Einnahmen Ausgaben...10 Buchung der neuen Konten Änderungen am Kontenplan Kontenart Kontenzuordnung Abschlussposition Modul Anlagen Die neue AfA-Aufteilung bei Mischnutzung Jahresabschreibung Allgemeine Buchungshinweise Änderungen die zur Version 08/06 durchgeführt werden sollten Modul Verein Prüfungsschlüssel Beitragsverrechnung Modul Mitglieder Lastschriften Buchungstext Modul Finanzen Änderungen am Kontenplan Wichtige Informationen zur neuen Version 08/ Bitte zum Abschluss Musterkontenplan Testgliederung von 16

4 Schritte vor dem Update 1 Vor dem Start des Updates Lesen Sie bitte diese Informationen sorgfältig durch. Eine Nichtbeachtung kann ggf. den Verlust der Daten nach sich ziehen. Die VHU Software GmbH schließt bei Nichteinhaltung der Updateanleitung jegliche Haftung für Datenverluste aus. Das Update ist nur in Zusammenhang mit der Version 06/05 einzusetzen. Verwenden Sie diese Version noch nicht, wenden Sie sich an VHU Software GmbH. Verwenden Sie eine ältere Version als 06/05 führt das Update zu einer nicht lauffähigen Version. 1.1 Datensicherung Datenbankwartung Bevor Sie die Daten sichern, müssen Sie unbedingt eine Datenbankwartung durchführen (s. Handbuch Kapitel 12.1). Sollte die Datenbankwartung melden, dass eine Datei von einem anderen Benutzer verwendet wird, können Sie auf klicken. Das Update bereinigt nicht benötigte Dateien im entsprechenden Ordner. Wenn Sie dennoch nicht sicher sind, wenden Sie sich bitte an uns. Sollte die Datenbankwartung bereits Fehler anzeigen, wird das das Update unter Umständen nicht fehlerfrei durchlaufen. Wenden Sie sich in diesem Fall bitte umgehend an uns Sichern der Daten Kopieren Sie das Installationsverzeichnis (vhu_verein oder das von Ihnen festgelegte Installationsverzeichnis) auf einen externen Datenträger (CD/Stick etc.) So können Sie im Notfall eine komplette Rücksicherung Ihres alten Datenbestandes vornehmen, wenn beim Update Probleme auftauchen sollten. Sollten Sie dennoch Fragen haben, dann wenden Sie sich bitte umgehend an uns. Bewahren Sie den Datenbestand getrennt von Ihrem Rechner und vor fremden Zugriff geschützt auf. 1.2 Prüfen der Version Wenn Sie das alte Programm starten, schauen Sie unter Hilfe Info nach. Dort muss der Text Version 06/05 oder Version 06/05 SP(x) stehen. Nur dann können Sie mit dem Update fortfahren. 1.3 Verzeichnis Data prüfen Das Update kann nicht fehlerfrei durchlaufen, wenn Dateien im Ordner Data stehen, die dort nicht hineingehören. Einige Dateien können noch aus Alt-Versionen stammen, die nun entfernt werden müssen. Folgende Dateien sind unbedingt vor dem Update zu entfernen: a) GenDBC.dbf + GenDBC.FPT b) Alle Dateien, die vor dem letzten Punkt _exp.dbf stehen haben c) Alle Dateien, die mit Kopie beginnen d) Alle Word, Excel oder Access Dateien. Verschieben Sie diese in einen neuen Ordner e) Dateien vhu_verein.fxp, VHU_VEREIN.krt, VHU_VEREIN.PJT, VHU_VEREIN.pjx, vhu_vereinkrt.dbf und vhu_vereinkrt.fpt. Sollten Sie sich das nicht zutrauen, wenden Sie sich bitte umgehend an support@vhu-software.de oder vhu-software@t-online.de, wir helfen Ihnen gerne weiter. 4 von 16

5 Das Update 2 Update starten Klicken Sie mit dem Mauszeiger auf und danach auf. Wählen Sie nun das Verzeichnis mit der Exe-Datei aus. Wenn sie das Verzeichnis nicht kennen, klicken Sie auf, ansonsten können Sie den Pfad auch direkt eingeben. Wählen Sie das Programm vhuupdate.exe aus und drücken, danach wird das Update automatisch gestartet. 2.1 Update Willkommensdialog Wie auch bei der Install-Version erscheint ein Willkommensdialog, der sichtbar macht, dass es sich um ein Update handelt. Alle weiteren Fenster haben nun immer den Zusatz Update Version... Klicken Sie auf Installation fortzufahren. um mit der Denken Sie bitte daran, ein Update in dem Pfad zu installieren, in dem sich die Vollversion befindet. Andernfalls kann das Programm nicht einwandfrei funktionieren. 5 von 16

6 Erste Start nach Update 2.2 Erster Start nach Update Wenn Sie auf dem Desktop eine Verknüpfung angelegt haben, dann bleibt sie erhalten. Haben Sie noch keine angelegt, wird das Update dieses nicht automatisch vornehmen, sondern Sie müssen ggf. manuell eine Verknüpfung anlegen. Nach erfolgreichem Update starten Sie das Programm wie gewohnt. Als erstes wird nun die Aufbereitung der bestehenden Daten vorgenommen. Das kann einige Zeit in Anspruch nehmen, den Fortschritt sehen Sie jedoch auf dem Bildschirm. Sollte beim Programmstart jedoch eine Fehlermeldung erscheinen, brechen Sie das Update bitte ab und wenden sich umgehend an uns. Das Update verläuft fehlerfrei, wenn folgende Meldung erscheint: Wenn Sie das Programm anschließend gestartet haben, machen Sie bitte eine Datensicherung mit den neuen Daten. Dazu bitte im Modul System/Beenden den Punkt Datensicherung verwenden. Bitte im Handbuch die neue Vorgehensweise nachlesen. Es wird nun nur noch eine Zip-Datei erstellt, dessen Versand auch über den DLRG Mailserver fehlerfrei funktioniert. Sollten sich hier Fehlermeldungen einstellen oder andere Meldungen, dann bitte ebenfalls Kontakt mit uns aufnehmen. Nun müssen lizenzierte Gliederungen noch einige Änderungen vornehmen. Haben Sie bisher bereits Postleitzahlen erfasst, von denen eine 2 verschiedene Ortsnamen hatte, dann senden Sie bitte eine Mail an support@vhu-software.de. Wenn Sie beim Auswählen keine Probleme (Fehlermeldung) haben, gibt es bei doppelten PLZ keine Probleme. 3 Handbuch aus dem Programm öffnen Um das Handbuch aus dem Programm zu öffnen, klicken Sie bitte in der Symbolleiste auf Hilfe. Es erscheint folgendes Fenster. Klicken Sie nun auf Handbuch. Sie benötigen dazu jedoch den Adobe Reader oder ein ähnliches Programm. Das Handbuch ist eigentlich so gestaltet, dass nicht jede Version ausgedruckt werden muss. Ein Klick im Inhaltsverzeichnis und sie gelangen an die entsprechende Stelle im Text. Für die Version 08/06 ist erneut das Handbuch komplett überarbeitet worden. Schauen Sie zuerst dort nach wenn etwas unklar sein sollte. 6 von 16

7 Korrekturen zur Version 06/05 4 Änderungen die in 06/05 bereits durchgeführt sein sollten Wenn Sie bereits mit dem Update auf die Version 06/05 die nachfolgenden Schritte vorgenommen haben, können Sie diese Kapitel überspringen. 4.1 Modul Verein Beitragsanteile Um die abzuführenden Beitragsanteile zu bearbeiten kicken Sie auf das Register Beitragsanteile. Erstmalig mit der Version 06/05 werden die abzuführenden Beitragsanteile nach Gliederungsebenen aufgeschlüsselt. Geben Sie bitte für jede Ebene die abzuführenden Beitragsanteile ein. Wenn Sie nur die Statistiken der Vereinsverwaltung nutzen, müssen Sie hier nichts eintragen. Die Aufschlüsselung ist auch bei der Mitgliederstatistik vorhanden. Eingabefeld Länge Erläuterung Erwachsene Währung Abführungsbetrag an höhere Gliederungen (Erwachsene pro Anteil). Jugendliche Währung Abführungsbetrag an höhere Gliederungen (Jugendliche pro Anteil). Familien Währung Abführungsbetrag an höhere Gliederungen (Familien pro Anteil). Firmen Währung Abführungsbetrag an höhere Gliederungen (Firmen pro Anteil). Behörden Währung Abführungsbetrag an höhere Gliederungen (Behörden pro Anteil). Verein Währung Abführungsbetrag an höhere Gliederungen (Vereine pro Anteil). Diese Beträge werden an die automatisch erstellte Mitgliederstatistik übergeben. Daher ist diese Eingabe sehr wichtig, da sonst keine abzuführende Beiträge ermittelt werden können. Es wird seit der Version 08/06 geprüft ob hier etwas eingetragen ist. Es gibt aber lediglich eine Hinweismeldung Ehrungsschlüssel Neben den textlichen Anpassungen (011, 013, 014, 021 und 032) sind einige Nummern angepasst worden. 011 Mitgliedsehrenzeichen in Bronze 10 Jahre Text korrigiert 012 Mitgliedsehrenzeichen in Silber 25 Jahre Text korrigiert 013 Mitgliedsehrenzeichen in Silber 40 Jahre Text korrigiert 014 Mitgliedsehrenzeichen in Gold 50 Jahre Text korrigiert 015 Mitgliedsehrenzeichen in Gold 60 Jahre Text korrigiert 016 Mitgliedsehrenzeichen in Gold 65 Jahre Text korrigiert 017 Mitgliedsehrenzeichen in Gold 70 Jahre Text korrigiert 018 Mitgliedsehrenzeichen in Gold 75 Jahre neu hinzu 021 Verdienstzeichen in Bronze Text korrigiert 022 Verdienstzeichen in Silber unverändert 023 Verdienstzeichen in Gold unverändert 024 Verdienstabzeichen in Gold mit Diamant neu hinzu Korrektur der folgenden Ehrungszeichen 025 Ehrenvorsitzender war vorher Ehrenmitglied war vorher Belobigung unverändert 7 von 16

8 Korrekturen zur Version 06/ Medaille in Bronze Text korrigiert 033 Medaille in Silber unverändert 034 Medaille in Gold unverändert 041 Landesehrennadel unverändert 042 Bundesverdienstkreuz 1. Klasse unverändert 043 Bundesverdienstkreuz am Bande unverändert Sollten Sie weitere Ehrungen in Ihren Gliederungen oder Landesverbänden erfassen, sollten Sie darauf achten, dass die Nummern nicht doppelt vergeben sind Prüfungsschlüssel Bei den Prüfungsschlüsseln wurden die jeweiligen Prüfungsordnungen berücksichtigt. Die Freigabe der neuen Prüfungsschlüssel wurde mit dem Präsidium abgestimmt. Wenn die Texte so übernommen werden wie vorgegeben, werden längere Texte (> 50 Zeichen) in der alten Version nicht möglich sein. Korrigieren Sie diese nach dem Update. 111 Schwimmanfänger Frühschwimmer/Seepferdchen neu hinzu 112 Schwimmanfänger Schwimmzeugnis für Erwachsene neu hinzu 121 Deutsches Jugendschwimmabzeichen - Bronze - unverändert 122 Deutsches Jugendschwimmabzeichen - Silber - unverändert 123 Deutsches Jugendschwimmabzeichen - Gold - unverändert 131 Deutsches Schwimmabzeichen - Bronze - unverändert 132 Deutsches Schwimmabzeichen - Silber - unverändert 133 Deutsches Schwimmabzeichen - Gold - unverändert 141 Junior-Retter unverändert 142 Dt. Schwimmabzeichen Hai GESTRICHEN 151 Deutsches Rettungsschwimmabzeichen - Bronze - unverändert 152 Deutsches Rettungsschwimmabzeichen - Silber - unverändert 153 Deutsches Rettungsschwimmabzeichen - Gold - unverändert 161 Dt. Schnorcheltauchabzeichen unverändert 171 Ausbildungsassistent(-helfer) Schwimmen neu hinzu 172 Ausbildungsassistent(-helfer) Rettungsschwimmen neu hinzu 173 Sportassistent Schwimmen neu hinzu 180 FÜL-Schwimmen/Rettungsschwimmen war vorher nicht erfasst 181 Ausbilder/Prüfer Schwimmen/Rettungsschwimmen war vorher Lehrschein GESTRICHEN 191 Multiplikator Schwimmen/Rettungsschwimmen Text korrigiert 192 Ausbildungshelfer Rettungsschwimmen GESTRICHEN 911 Kampfrichter 1A+1B war vorher Kampfrichter 1B GESTRICHEN 912 Kampfrichter 2A+2B war vorher Kampfrichter 2B GESTRICHEN 913 Kampfrichter 3 neu hinzu 914 Kampfrichter 4 neu hinzu 981 Trainer C neu hinzu 982 Trainer B neu hinzu 983 Trainer A neu hinzu 271 Ausbildungshelfer Breitensport neu hinzu 272 Animateur war vorher Ausbildungshelfer Wassergymnastik neu hinzu 274 Wassergymnastik Kursleiter neu hinzu 281 Animateur Ausbilder neu hinzu 282 Wassergymnastik Ausbilder neu hinzu 283 Übungsleiter C neu hinzu 289 Übungsleiter Sport in der Prävention neu hinzu 291 Multiplikator Breitensport neu hinzu 294 Wassergymnastik Kursleiter GESTRICHEN 311 Lebensrettende Sofortmaßnahmen unverändert 8 von 16

9 Korrekturen zur Version 06/ Erste-Hilfe-Lehrgang (8 Doppelstunden) unverändert 313 EH bei Kindernotfällen neu hinzu 321 Erste-Hilfe-Training unverändert 322 Erste-Hilfe-Training - Modul Wasserrettung - unverändert 323 AED Lehrgang (AED-Anwender) neu hinzu 330 Sanitätslehrgang 2A GESTRICHEN 331 Sanitätslehrgang A war 1A 332 Sanitätslehrgang B war 1B 333 Sanitätslehrgang 2B GESTRICHEN 334 Sanitätslehrgang C GESTRICHEN 335 AED Lehrgang automatischer externer Defi. GESTRICHEN 341 Sanitätstraining neu hinzu 351 Grundlehrgang RUND neu hinzu 352 Aufbaulehrgang RUND neu hinzu 381 Erste-Hilfe-Ausbilder unverändert 382 Sanitätsausbilder unverändert 383 Ausbilder für Realistische Notfalldarstellung neu hinzu 384 AED-Ausbilder neu hinzu 385 Ausbilder für EH bei Kindernotfällen neu hinzu 391 Multiplikator für Erste-Hilfe-Ausbildung unverändert 392 Multiplikator für Sanitätsausbildung unverändert 393 Sanitätsausbildungsbeauftragter unverändert 411 Fachausbildung Wasserrettungsdienst unverändert 412 Auffrischungsseminar Fachausbildung Wasserrettungsdienst unverändert 413 Leinenführerausbildung GESTRICHEN 421 Einsatzlehre Grundausbildung GESTRICHEN 422 Einsatzlehre Fortbildung unverändert 431 Wachleiter Grundausbildung GESTRICHEN 481 Ausbilder/Prüfer Wasserrettungsdienst unverändert 482 Wachleiter Fortbildung war Multiplikator Wasserrettungsdienst unverändert 492 Multiplikatoren Fortbildung neu hinzu 510 Bootsgastausbildung GESTRICHEN 511 DLRG-Bootsführerschein A unverändert 512 DLRG-Bootsführerschein B unverändert 513 Amtlicher Bootsführerschein A GESTRICHEN 514 Amtlicher Bootsführerschein B GESTRICHEN 581 Ausbilder/Prüfer DLRG-Bootsführerschein A unverändert 582 Ausbilder/Prüfer DLRG-Bootsführerschein B unverändert 591 Multiplikator DLRG-Bootsführerschein A unverändert 592 Multiplikator DLRG-Bootsführerschein B unverändert 611 Dt. Schnorcheltauchabzeichen neu hinzu 612 DLRG-Einsatztaucher Stufe 1 Bezeichnung geändert 613 DLRG-Einsatztaucher Stufe 2 Bezeichnung geändert 614 DLRG-Gerätetauchschein * neu hinzu 615 DLRG-Gerätetauchschein ** neu hinzu 621 Orientierung beim Tauchen unverändert 622 Gruppenführung war Tauchsicherheit und -rettung war Nachttauchen war Strömungstauchen/Drifttauchen war Taucheinsatzführer war Eistauchen GESTRICHEN 633 Taucheinsatzleiter GESTRICHEN 641 Signalmann neu hinzu 681 DLRG-Tauchlehrer * CMAS M1 Bezeichnung geändert 682 DLRG-Lehrtaucher Bezeichnung geändert 9 von 16

10 Korrekturen zur Version 06/ DLRG-Tauchlehrer ** CMAS M2 neu hinzu 691 DLRG-Multiplikator Tauchen Bezeichnung geändert 692 DLRG-Tauchlehrer *** CMAS M3 neu hinzu 707 Sprechfunkunterweisung neu hinzu 711 DLRG-Sprechfunker war 002, Bezeichnung geändert 712 BOS-Sprechfunker neu hinzu 781 Ausbilder/Prüfer Sprechfunk neu hinzu 791 Multiplikator Sprechfunk neu hinzu 811 Helfergrundausbildung neu hinzu 821 Zusatzausbildung Bootsführer KatS neu hinzu 822 Zusatzausbildung Einsatztaucher KatS neu hinzu 823 Zusatzausbildung Kraftfahrer KatS neu hinzu 831 Unterführer neu hinzu 832 Einsatzleiter/Zugführer neu hinzu 881 Ausbilder/Prüfer KatS neu hinzu 891 Multiplikator KatS neu hinzu Auch bei den oben genannten Änderungen immer prüfen, ob eine der Nummern schon bei einem Mitglied verwendet worden ist. Wird sie gelöscht, so bleibt bei dem Mitglied der Eintrag ohne Schlüsselnummer bestehen. Bei der Version 05/04 war es u.u. nicht möglich Prüfungsschlüssel zu löschen. Das ist nun möglich Prüfungsschlüssel löschen Wählen Sie den Prüfungsschlüssel in der Maske Daten aus, der gelöscht werden soll. Drücken Sie nun die Tasten Strg+D und sie werden gefragt, ob der Datensatz gelöscht werden soll. Wenn Sie dann auf klicken, wird der Datensatz gelöscht. 4.2 Modul Finanzen Wenn Sie das Modul Finanzen verwenden, so müssen Sie nun noch einige Anpassungen vornehmen. Der Musterkontenplan befindet sich auf den letzten 3 Seiten des Dokumentes Konten anlegen bzw. prüfen Folgende Konten müssen vorhanden sein bzw. angelegt werden: Einnahmen Einnahmen aus Verkauf von Sachanlagen Ideeller Bereich Zweckbetriebe Wirtschaftliche Geschäftsbetriebe Ausgaben (Konto 3915 im Standardkontenplan) (Konto 7095 im Standardkontenplan) (Konto 8095 im Standardkontenplan) Ausgaben für Beschaffung von Sachanlagen Ideeller Bereich (Konto 4915 im Standardkontenplan) Zweckbetriebe (Konto 7915 im Standardkontenplan) Wirtschaftliche Geschäftsbetriebe (Konto 8915 im Standardkontenplan) Buchung der neuen Konten Auf den o.g. Konten dürfen ausschließlich Verkäufe/Beschaffungen von Sachanlagen gebucht werden, da sie im Jahresabschluss gesondert ausgewiesen werden (s. Jahresabschluss Einnahmen 39 /709_/808_ bzw. Ausgaben /79 /88-89 ). Bereits erfolgte Buchungen für den Bereich Verkauf/Beschaffung von Sachanlagen sind zu prüfen und ggf. bitte stornieren und auf den o.g. Konten neu buchen. Bei allen neuen oben genannten Konten wurde nun eine einheitliche Bezeichnung vorgenommen. Der Text nach dem Punkt steht nun im Kontenplan. 10 von 16

11 Korrekturen zur Version 06/ Änderungen am Kontenplan Bei der Durchsicht des Kontenplanes sind einige kleine Fehler ausgefallen. Prüfen Sie bitte, ob Sie diese Änderungen ebenfalls vornehmen müssen. 1. Konto 3530 Bezeichnung geändert in Zuschüsse 2. Konto 4220 Kontenzuordnung geändert in Ausgaben Ideeller Bereich 3. Konto 6130 Kontenzuordnung geändert in Ausgaben Zweckbetrieb I 4. Konto 6133 Kontenzuordnung geändert in Ausgaben Zweckbetrieb I 5. Konto 6174 Kontenzuordnung geändert in Ausgaben Zweckbetrieb I Bei einigen Konten sind Schreibfehler korrigiert worden. Da das nicht so tragisch ist, werde ich nicht weiter darauf eingehen Kontenart Nach dem Update sollten Sie die Kontenart Ihres Kontenplanes überprüfen und sie dann ggf. anpassen. Halten Sie sich wenn möglich an den Musterkontenplan der Testgliederung (auf den letzten Seiten) Kontenzuordnung Die Kontenzuordnung ist mit dieser Version noch spezieller geworden. Prüfen Sie auch hier Ihre Daten und passen Sie sie ggf. an Abschlussposition Die Abschlussposition ist neu in dieser Version und muss zugeordnet werden. Der neue Jahresabschluss funktioniert nur, wenn diese Positionen festgelegt sind. Die Abschlusspositionen können Sie dem Musterkontenplan entnehmen. 4.3 Modul Anlagen Wenn Sie das Modul Anlagen verwenden, so müssen Sie ggf. noch einige Anpassungen vornehmen Die neue AfA-Aufteilung bei Mischnutzung Erstmalig neu bei den Anlagen ist eine Mischnutzung von Anlagegütern. Die AfA (Abschreibung für Abnutzung) ist bei Mischnutzung ggf. neu aufzuteilen. Als Summe muss immer 100 (%) erreicht werden. Folgende Aufteilung ist vorgesehen: ideeller Bereich Zweckbetrieb Wirtschaftlicher Geschäftsbetrieb Jahresabschreibung Die Abschreibung ist jährlich zu ermitteln. Die Abschreibungsbeträge werden nicht mehr gebucht. Sammelabschreibungen werden vom Programm automatisch erkannt und für den Jahresabschluss bereit gestellt. Sie werden beim Druck des Jahresabschlusses Einnahmen/Ausgaben automatisch übernommen Allgemeine Buchungshinweise Sachanlagen ab einem Beschaffungswert von 150,01 müssen zusätzlich in der Anlageverwaltung erfasst und verwaltet werden. Verkäufe/Beschaffungen Sachanlagen bis 15 sind direkt als Einnahmen/Ausgaben z.b. sonstige Einnahmen/Ausgaben zu buchen. 11 von 16

12 Korrekturen zur Version 08/06 5 Änderungen die zur Version 08/06 durchgeführt werden sollten 5.1 Modul Verein Prüfungsschlüssel Mit der Version 06/05 wurde auch der Schlüssel damals neu eingefügt. Dieser Schlüssel kann seitens des Präsidiums gestrichen werden. 173 Sportassistent Schwimmen GESTRICHEN Beitragsverrechnung Bis zur Version 06/05 gab es 4 mögliche Arten der Beitragsverrechnung. Diese sind nun nicht mehr alle gültig. Wer also in seiner Mitgliederverwaltung Überzahlungen im Folgejahr verrechnen und Unter- /Überzahlungen im Folgejahr verrechnen ausgewählt hat, muss auf die unterstützten keine Beitragsverrechnung im Folgejahr und Unterzahlungen im Folgejahr verrechnen ausweichen. Mit dem nächsten Update wird diese Tabelle dann aktualisiert, sodass nur noch 2 Möglichkeiten zur Auswahl stehen. Wurde die Änderung nicht durchgeführt, werden diese Einträge ignoriert und das Programm geht automatisch von keine Beitragsverrechnung im Folgejahr aus. 5.2 Modul Mitglieder Lastschriften Mit der Version 08/06 wird im Register Beitragsangaben der Punkt Zahlart optimiert. Konnte bislang bei Zahlart Lastschrift der Kontoinhaber eingetragen (wurde aber nicht für die Bankdiskette herangezogen) ist dies nun nicht mehr möglich. Dort erscheint dann der Text Mitglied ist Kontoinhaber. Nur bei Lastschrift von Fremdkonto muss der Kontoinhaber eingegeben werden Buchungstext Bei der Version 08/06 werden nun alle Buchungstexte bei der DTAUS1.txt bereitgestellt. Bitte daher genau prüfen, was genau drinsteht. Gleichzeitig wird dort der Standardbuchungstext aus dem Modul Verein angezeigt. Wenn der nicht gewünscht wird, ist der Optionsbutton auszuwählen. Danach sind die Buchungstextfelder editierbar. Beim Update wird geprüft ob im Buchungstext 1 etwas enthalten ist, dann wird der individuelle Text aktiviert. Damit werden die Inhalte aus Buchungstext 2 und 3 berücksichtigt. Nur wenn in Buchungstext 1 nichts enthalten ist, wird der Standardtext aktiviert. Damit werden bei der DTAUS1.txt evtl. vorhandene Texte in den Buchungstexten 2 und 3 nicht mehr berücksichtigt. 5.3 Modul Finanzen Änderungen am Kontenplan Zur neuen Version haben wir noch einmal ein paar Korrekturen vorgenommen. Prüfen Sie bitte, ob Sie diese Änderungen ebenfalls vornehmen müssen. 1. Konto 5600 Kontenzuordnung geändert in Ausgaben Vermögensverwaltung 2. Konto 7095 Abschlusszuordnung geändert in 709_ (davon Verkauf von Gegenständen ) 3. Konto 6720 Kontenzuordnung geändert in Ausgaben Zweckbetrieb I 4. Konto 8070 Abschlusszuordnung geändert in 807_ Gesellige Veranstaltungen 5. Konto 8790 Abschlusszuordnung geändert in 87_ Gesellige Veranstaltungen 12 von 16

13 Informationen zur Version 08/06 6 Wichtige Informationen zur neuen Version 08/06 Neuregelung für geringwertige Wirtschaftsgüter ab 2008 Wirtschaftsgüter bis 150 Wirtschaftsgüter bis 150 Anschaffungswert ohne Umsatzsteuer sind nunmehr im Jahr der Anschaffung stets voll abzuschreiben. Wirtschaftsgüter über 150 bis Wirtschaftsgüter über 150 bis Anschaffungswert ohne Umsatzsteuer sind im Anlagenverzeichnis einzeln aufzuführen. Die Anschaffungswerte werden in einem jährlichen Sammelposten zusammengefasst. Dieser Sammelposten wird im Jahr seiner Bildung und in den folgenden vier Jahren mit jeweils 20% abgeschrieben. Das Ausscheiden von Wirtschaftsgütern beeinflusst den Sammelposten nicht. Wirtschaftsgüter über Wirtschaftsgüter über 1000 Anschaffungswert ohne Umsatzsteuer sind wie bisher auf ihre Nutzungsdauer abzuschreiben Bei der Eingabe von Anlagegütern kann in der Version 06/05 natürlich noch der eigene Abschreibungswert eingetragen sein, mit dem AfA-Lauf wird das jedoch entsprechend korrigiert. Alle Neuanschaffung in 2008 müssen daher nicht mehr von Hand geändert werden. Alle übrigen Neuerungen finden Sie im Handbuch und auf der Internetseite dokumentiert. 7 Bitte zum Abschluss Wir versuchen immer die Software fehlerfrei auszuliefern. Es kann aber immer mal vorkommen, dass Fehlermeldungen vom Programm erzeugt werden. Wir möchten Euch daher bitten uns das umgehend mitzuteilen. Dabei sind neben den Informationen zum Betriebssystem auch die Vorgehensweise die zum Fehler führten wichtig. So kann ein Fehler von uns nachvollzogen und beseitigt werden. Es wird im ersten Halbjahr 2009 vermutlich ein Servicepack erscheinen. Informationen dazu werden rechtzeitig bekannt gegeben. 8 Musterkontenplan Testgliederung Version 4: Stand vom ersetzt Version 3 vom von 16

14 Kontenplan in EUR Ortsgruppe Mustergliederung Kto. Bezeichnung Kontenart Kass.kto. GV-Kto. Kontenzuordnung zu G+V-Rechnung Abschlußzuordnung Anf.bestand 1320 Wertpapiere Finanzkonto Nein Ja 1600 Wertpapier und Spareinlagen Forderungen aus Lieferungen und Leistungen Forderungskonto Nein Nein 1500 Forderungen aus Lieferungen und Leistungen 1520 Forderungen aus Beiträgen Forderungskonto Nein Nein 1500 Forderungen aus Beiträgen 1530 Darlehensforderungen an DLRG Gliederungen Finanzkonto Nein Ja 1300 Finanzanlagen 1590 Forderungen sonstige Forderungskonto Nein Nein 1500 Forderungen an Sonstige 1620 Festgeld Finanzkonto Nein Ja 1300 Finanzanlagen 1710 Kasse Finanzkonto Ja Ja 1700 Kasse 954, Bank Finanzkonto Nein Ja 1700 Bankgiro 1.762, Darlehen des Bezirks 2740 Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen Erhaltenes Darlehen erbindlichkeitskonto Nein Ja 1700 Erhaltene Darlehen Nein Nein 2700 Verbindlichkeiten aus Lieferungen und Leistungen 2750 Beitragsverbindlichkeiten Verbindlichkeitskonto Nein Nein 2700 Verbindlichkeiten aus Beiträgen - 362, sonst. Verbindlichkeiten Verbindlichkeitskonto Nein Nein 2700 Verbindlichkeiten gegenüber Sonstigen 3110 Beiträge Einnahmekonto Nein Nein Einnahmen - Ideeller Bereich 31 Beiträge und Aufnahmegebühren 3210 Geldspenden Einnahmekonto Nein Nein Einnahmen - Ideeller Bereich Spenden und Sammlungen 3220 Sachspenden Einnahmekonto Nein Nein Einnahmen - Ideeller Bereich Spenden und Sammlungen 3400 Bußgelder Einnahmekonto Nein Nein Einnahmen - Ideeller Bereich 34 Bußgelder 3530 Zuschüsse Einnahmekonto Nein Nein Einnahmen - Ideeller Bereich 35 Zuschuß für die Gliederung 3915 Verkauf von Gegenständen des Anlagevermögens Einnahmekonto Nein Nein Einnahmen - Ideeller Bereich 39 (-davon Verkauf von Gegenständen des Anlagevermögens) 4110 Beitragsanteile Ausgabekonto Nein Nein Ausgaben - Ideeller Bereich 41 Abzuführende Beitragsanteile und Verbandsabgaben 4220 Ehrenamtliche Geschäftsführung Ausgabekonto Nein Nein Ausgaben - Ideeller Bereich 42 Tagungen der Organe, Ehrenamtliche Geschäftsführung 4300 Zuschüsse an die Jugend Ausgabekonto Nein Nein Ausgaben - Ideeller Bereich 43 DLRG-Zuschuß an die Jugend 4420 Ressortaktivitäten / Technik Ausgabekonto Nein Nein Ausgaben - Ideeller Bereich 44 Ressortaktivitäten 4613 Strom, Wasser, Heizung Ausgabekonto Nein Nein Ausgaben - Ideeller Bereich 46 Handlungs- und Verwaltungsaufw Instandhaltung Ausgabekonto Nein Nein Ausgaben - Ideeller Bereich 46 Handlungs- und Verwaltungsaufw Buchführungskosten Ausgabekonto Nein Nein Ausgaben - Ideeller Bereich 46 Handlungs- und Verwaltungsaufw Versicherungen Ausgabekonto Nein Nein Ausgaben - Ideeller Bereich 46 Handlungs- und Verwaltungsaufw Sachkosten Boot Ausgabekonto Nein Nein Ausgaben - Ideeller Bereich 46 Handlungs- und Verwaltungsaufw Verwaltungskosten Geräte Ausgabekonto Nein Nein Ausgaben - Ideeller Bereich 46 Handlungs- und Verwaltungsaufw Sachkosten Fahrzeug Ausgabekonto Nein Nein Ausgaben - Ideeller Bereich 46 Handlungs- und Verwaltungsaufw Büromaterial / Porto / Telefon Ausgabekonto Nein Nein Ausgaben - Ideeller Bereich 46 Handlungs- und Verwaltungsaufw ,20 Datum: Seite : 1

15 Kontenplan in EUR Ortsgruppe Mustergliederung Kto. Bezeichnung Kontenart Kass.kto. GV-Kto. Kontenzuordnung zu G+V-Rechnung Abschlußzuordnung Anf.bestand 4690 sonst. Verwaltungsaufwand Ausgabekonto Nein Nein Ausgaben - Ideeller Bereich 46 Handlungs- und Verwaltungsaufw Beschaffung von Gegenständen des Anlagevermögens Ausgabekonto Nein Nein Ausgaben - Ideeller Bereich (-davon Beschaffung von Gegenständen des Anlagevermögens) 5200 Zinsen und zinsähnliche Erträge Einnahmekonto Nein Nein Einnahmen - Vermögensverwaltung 52 Zinsen und zinsähnliche Einnahmen 5300 Sonstige Einnahmen Einnahmekonto Nein Nein Einnahmen - Vermögensverwaltung 53 Sonstige Einnahmen 5600 Sonstige Ausgaben Ausgabekonto Nein Nein Ausgaben - Vermögensverwaltung Sonstige Ausgaben 6010 Zweckbetrieb SA / Einnahmen Einnahmekonto Nein Nein Einnahmen - Zweckbetrieb I 601 _ _ Ausbildung 6050 Zweckbetrieb RD / Einnahmen Einnahmekonto Nein Nein Einnahmen - Zweckbetrieb I 605 _ Wasserrettungsdienst 6060 Zweckbetrieb Lotterien Einnahmekonto Nein Nein Einnahmen - Zweckbetrieb I 606 _ Lotterien 6070 Zweckbetrieb SV / Einnahmen Einnahmekonto Nein Nein Einnahmen - Zweckbetrieb I 607 _ Sportliche Veranstaltungen 6130 Zweckbetrieb SA / Personal- und Sachkosten Ausgabekonto Nein Nein Ausgaben -Zweckbetrieb I Ausbildung 6133 Zweckbetrieb SA / Fortbildungskosten Ausgabekonto Nein Nein Ausgaben -Zweckbetrieb I Ausbildung 6174 Zweckbetrieb SA / Versicherungen Ausgabekonto Nein Nein Ausgaben -Zweckbetrieb I Ausbildung 6180 Zweckbetrieb SA / Anschaffungen GWG Ausgabekonto Nein Nein Ausgaben -Zweckbetrieb I Ausbildung 6530 Zweckbetrieb RD / Personal- und Sachkosten Ausgabekonto Nein Nein Ausgaben -Zweckbetrieb I 65 Wasserrettungsdienst 6720 Zweckbetrieb SV / Urkunden Ausgabekonto Nein Nein Ausgaben -Zweckbetrieb I 67 Sportliche Veranstaltungen 7010 Einnahmen aus Abzeichen und Urkunden Einnahmekonto Nein Nein Einnahmen - Zweckbetrieb II 701 _ _ Verkauf von DLRG-Material 7020 Einnahmen aus Sonderverkaufsmaterial Einnahmekonto Nein Nein Einnahmen - Zweckbetrieb II 701 _ _ Verkauf von DLRG-Material 7040 Einnahmen aus Bekleidung Einnahmekonto Nein Nein Einnahmen - Zweckbetrieb II 701 _ _ Verkauf von DLRG-Material 7090 sonstiger Zweckbetrieb / Einnahmen Einnahmekonto Nein Nein Einnahmen - Zweckbetrieb II 709 _ Sonstige Einnahmen 7095 Verkauf von Gegenständen des Anlagevermögens Einnahmekonto Nein Nein Einnahmen - Zweckbetrieb I 709_ (-davon Verkauf von Gegenständen des Anlagevermögens) 7150 Wareneinsatz - Abzeichen und Urkunden Ausgabekonto Nein Nein Ausgaben - Zweckbetrieb II Einkauf von DLRG-Material 7250 Wareneinsatz - Sonderverkaufsmaterial Ausgabekonto Nein Nein Ausgaben - Zweckbetrieb II Einkauf von DLRG-Material 7450 Wareneinsatz - Bekleidung Ausgabekonto Nein Nein Ausgaben - Zweckbetrieb II Einkauf von DLRG-Material 7915 Beschaffung von Gegenständen des Anlagevermögens Ausgabekonto Nein Nein Ausgaben -Zweckbetrieb I 79 (-davon Beschaffung von Gegenständen des Anlagevermögens) 7990 Sachkosten / sonstige Aufwendungen Ausgabekonto Nein Nein Ausgaben - Zweckbetrieb II 79 Sonstige Ausgaben 8010 Einnahmen Heimbetrieb Einnahmekonto Nein Nein Einnahmen - Wirtsch. Geschäftsbetrieb 801 _ _ Eigenbewirtschaftete Heimbetriebe, Gaststätten, Kantinen 8040 Einnahmen Printmedien Einnahmekonto Nein Nein Einnahmen - Wirtsch. Geschäftsbetrieb 804 _ Werbung / Printmedien 8050 Einnahmen aus Wertstoffsammlungen Einnahmekonto Nein Nein Einnahmen - Wirtsch. Geschäftsbetrieb 805_ Wertstoffsammlungen 8070 Einnahmen aus geselligen Veranstaltungen Einnahmekonto Nein Nein Einnahmen - Wirtsch. Geschäftsbetrieb 807_ Gesellige Veranstaltungen 8090 Einnahmen aus sonst. wirtschaftl Geschäftsbetrieb Einnahmekonto Nein Nein Einnahmen - Wirtsch. Geschäftsbetrieb 808 _ - 809_ Sonstige Einnahmen ,20 Datum: Seite : 2

16 Kontenplan in EUR Ortsgruppe Mustergliederung Kto. Bezeichnung Kontenart Kass.kto. GV-Kto. Kontenzuordnung zu G+V-Rechnung Abschlußzuordnung Anf.bestand 8095 Verkauf von Gegenständen des Anlagevermögens Einnahmekonto Nein Nein Einnahmen - Wirtsch. Geschäftsbetrieb 808 _ - 809_ (-davon Verkauf von Gegenständen des Anlagevermögens) 8128 Strom / Wasser / Heizung (Heimbetrieb) Ausgabekonto Nein Nein Ausgaben - Wirtsch. Geschäftsbetrieb Eigenbewirtschaftet Heimbetriebe, Gaststätten, Kantine 8140 Wartung und Instandsetzung (Heimbetrieb) Ausgabekonto Nein Nein Ausgaben - Wirtsch. Geschäftsbetrieb Eigenbewirtschaftet Heimbetriebe, Gaststätten, Kantine 8160 Wareneinkauf (Heimbetrieb) Ausgabekonto Nein Nein Ausgaben - Wirtsch. Geschäftsbetrieb Eigenbewirtschaftet Heimbetriebe, Gaststätten, Kantine 8170 Sachkosten / Porto, Telefon (Heimbetrieb) Ausgabekonto Nein Nein Ausgaben - Wirtsch. Geschäftsbetrieb Eigenbewirtschaftet Heimbetriebe, Gaststätten, Kantine 8190 Sachkosten / sonst. Aufwendungen (Heimbetrieb) Ausgabekonto Nein Nein Ausgaben - Wirtsch. Geschäftsbetrieb Eigenbewirtschaftet Heimbetriebe, Gaststätten, Kantine 8490 Sachkosten / sonst. Aufwendungen (Printmedien) Ausgabekonto Nein Nein Ausgaben - Wirtsch. Geschäftsbetrieb 84 Werbung / Printmedien 8590 Sachkosten / sonst. Aufwendungen (Wertstoffsamml.) Ausgabekonto Nein Nein Ausgaben - Wirtsch. Geschäftsbetrieb 85 Wertstoffsammlungen 8760 Wareneinkauf (gesellige Veranstaltungen) Ausgabekonto Nein Nein Ausgaben - Wirtsch. Geschäftsbetrieb 87 Gesellige Veranstaltungen 8790 sonstige Ausgaben (gesellige Veranstaltungen) Ausgabekonto Nein Nein Ausgaben - Wirtsch. Geschäftsbetrieb 87 Gesellige Veranstaltungen 8915 Beschaffung von Gegenständen des Anlagevermögens Ausgabekonto Nein Nein Ausgaben - Wirtsch. Geschäftsbetrieb (-davon Beschaffung von Gegenständen des Anlagevermögens) ,20 Anzahl gedruckter Sätze: 71 Datum: Seite : 3