evergabe für Vergabestellen

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1 Dokumentversion 1 für Vergabestellen Benutzerhandbuch Version 4.9 Dokumentversion 1

2 2018 Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH. Alle Rechte vorbehalten. Kein Teil der Dokumentation darf in irgendeiner Form ohne schriftliche Genehmigung der Healy Hudson GmbH reproduziert, verändert oder weiterverarbeitet werden. Die Healy Hudson GmbH bemüht sich um eine vollständige und richtige Dokumentation, übernimmt aber keine Garantie für die Vollständigkeit und Richtigkeit der enthaltenen Informationen, Texte, Grafiken, Links und anderer Daten. Die Informationen in dieser Dokumentation unterliegen ständigen Veränderungen, neuere Versionen dieser Dokumentation können Sie bei der Healy Hudson GmbH erfragen. Die meisten in dieser Dokumentation verwendeten Software- und Hardwarebezeichnungen sind eingetragene Warenzeichen und sollten als solche behandelt werden. support@deutsche-evergabe.de,

3 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Inhalt Einleitung Über dieses Handbuch Informationen zur Hilfe Handbücher und Leitfäden anzeigen und drucken Vergabearten Wie bewege ich mich in? Rund um die Anmeldung Rechte und Voraussetzungen zur Bearbeitung der persönlichen Benutzerdaten In anmelden Passwort vergessen Abmelden Eigenes Benutzerprofil verwalten Die Seitenstruktur in Arbeiten in der Baumstruktur Arbeiten mit Tabellen Projekte Bedarfsbündelung Vergabekalender Genehmigungsanfrage Importierte Projekte (Optionales Modul) Arbeiten in der Projektübersicht Bearbeitungsteam Bearbeitungsreihenfolge Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite i

4 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Inhalt Status der Prozess- und Arbeitsschritte Grundlegende Prozesse Von der Vergabeart abhängige Prozesse Nach der Veröffentlichung Projekte erstellen und bearbeiten Rechte und Voraussetzungen für die Erstellung und Bearbeitung eines Vergabeverfahrens Projektgruppen verwalten Ein Projekt in Arbeiten mit Projekten Vor der Erstellung eines Projekts Projekt anlegen Projekt bearbeiten Projekt kopieren Projekt verschieben Projektphase Ausschreibung Der Vergabeprozess Schritt 1: Unterlagen erstellen Rechte und Voraussetzungen zur Bearbeitung der Vergabeunterlagen Eigenschaften des Projekts definieren Termine des Projekts verwalten Projektinformation Leistungsverzeichnis Bedarfsbündelung Bewertungskriterien als Entscheidungshilfe Kriterien erstellen Vertragsbedingungen/Formulare zusammenstellen Anlagen Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite ii

5 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Inhalt Schritt 2: Genehmigung und Veröffentlichung Einladungsverfahren Öffentliche Verfahren und Teilnahmewettbewerbe Vergabeverfahren genehmigen Vergabeverfahren bekanntmachen Firmenliste Fragen- und Antwortenforum Schritt 3: Angebotserstellung Schritt 4: Submission und Nacherfassung konventioneller Angebote Onlineangebote öffnen (entschlüsseln) Angebotsübersicht Umgang mit konventionellen Angeboten Eröffnungsprotokoll bearbeiten Nacherfassung der konventionellen Angebote Schritt 5: Bewertung Rechte und Voraussetzungen für die Angebotsbewertung Download der Angebote Signatur der Online-Angebote prüfen Nachfordern von Nachweisen Angebotsfilter verwenden Formelle Kriterien prüfen Externe Unterstützung bei der Bewertung der Angebote Leistung bewerten Preise bewerten Erstellen und Versenden der Aufklärungsprotokolle Berichte generieren Schritt 6: Zuschlag Prozess der Zuschlagserteilung Zuschlag vormerken Schreiben nach 101a GWB erstellen Absage erteilen Zuschlag erteilen Vergabezuschlag ins ERP übertragen Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite iii

6 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Inhalt Vorausgehende Projektphasen Vorinformation versenden Teilnahmewettbewerb Bewerber übernehmen Wettbewerblicher Dialog Möglichkeiten der Dialogdurchführung Ein Projekt zum Wettbewerblichen Dialog führen Rechte und Voraussetzungen für die Durchführung eines Wettbewerblichen Dialogs Einleitende Dialogrunde Weitere Dialogrunden Dialog abschließen und Ausschreibung starten Nachfolgende Projektphasen Verhandlungsrunden in Vergabeverfahren Rechte und Voraussetzungen für Verhandlungsrunden Verhandlungsrunde einleiten Verhandlungsrunde durchführen Auktion als Verhandlungsverfahren (Optionales Modul) Rechte und Voraussetzungen für Auktionen als Verhandlungsverfahren Auktion aktivieren Auktion vorbereiten Auktion starten und durchführen Auktion beenden Nachtragsmanagement (Optionales Modul) Der Nachtragsprozess Rechte und Voraussetzungen für die Nachtragsbearbeitung Nachträge einleiten Nachträge verwalten Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite iv

7 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Inhalt Projektverwaltung Projekt-/Teamrechte verwalten Projekt-/Teamrechte Projekt-/Teamrechte erteilen Projekt-/Teamrechte bearbeiten Projekt-/Teamrechte löschen Einkäufer (Projektverantwortlichen) bzw. seinen Stellvertreter wechseln Vergabeakte bearbeiten Vergabeakte einsehen Vermerk erstellen Dateiablage Nachrichten versenden und empfangen Nachrichten-Kategorien Nachricht einsehen Nachricht erstellen Empfänger einer Nachricht auswählen Nachricht bearbeiten bzw. erneut versenden Nachricht löschen Projekt abschließen Projekt archivieren (Optionales Modul) Rechte und Voraussetzungen für die Archivierung von Projekten Projekt archivieren Korrekturmechanismen Wann kann ich welche Korrekturen durchführen? Rechte und Voraussetzungen - Korrekturzyklus einleiten/projekt aufheben Korrekturzyklus durchführen Projekt öffnen Korrekturzyklus zum Korrigieren der Termine einleiten Vollständigen Korrekturzyklus einleiten Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite v

8 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Inhalt Korrekturen vornehmen und Bieter benachrichtigen Vergabeverfahren vollständig aufheben Projekt aufheben Bieter über die Aufhebung informieren Veröffentlichungsorgane über die Aufhebung informieren Mitarbeiter über die Aufhebung informieren Lose aufheben Übersicht über Möglichkeiten und Folgen korrigierter und aufgehobener Vergabeverfahren Berichte, Auswertungen und Statistiken Rechte und Voraussetzungen für projektübergreifende Berichte Projektübergreifende Berichte ausführen Bericht exportieren Besonderheiten bei einigen Vergabeverfahren Über den Freihändige Vergabe-Assistenten Allgemeines zur Benutzung des Freihändigen Vergabeassistenten Anlegen einer Freihändigen Vergabe / den Freihändigen Vergabe- Assistenten starten Schritt 1: Eingabe der Basisdaten Schritt 2: Auswahl des Verfahrens Schritt 3: Leistungsverzeichnis erstellen Schritt 4: Formulare verwalten Schritt 5: Kriterienkatalog erstellen Schritt 6: Bewerber hinzufügen Schritt 7: Auswahl der Bekanntmachungsorgane Letzter Schritt: Fertigstellen des Vergabeverfahrens Auktion als Vergabeart Verhandlungsverfahren als Vergabeart Verhandlungsverfahren starten Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite vi

9 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Inhalt Rahmenvereinbarung Rahmenvereinbarung und Verhandlungsrunde Rechte und Voraussetzungen für Rahmenvereinbarungen Vergabeverfahren als Rahmenvereinbarung definieren Verhandlungsrunde einleiten Verhandlung zur Rahmenvereinbarung durchführen Allgemeine Informationen für alle Benutzer Texte, Fragen, Bilder bearbeiten (Fragen-)Gruppe bearbeiten Frage/Kriterium anlegen und bearbeiten Text/Dokument anlegen und bearbeiten Text aus Microsoft Word einfügen Formular anlegen und bearbeiten Bilder hinterlegen und einfügen Logo als Platzhalter hinterlegen und einfügen Platzhalter einfügen Einträge kopieren, ausschneiden, einfügen Arbeiten mit angehängten Dateien Datei anhängen oder bearbeiten Angehängte Dateien oder Quittung einsehen Arbeiten mit Vorlagen Rechte und Voraussetzungen für die Bearbeitung von Vorlagen Vorlage erstellen Vorlagen bearbeiten Vergabeart einer Vorlage festlegen Klassifizierung bei Vorlagen festlegen Vorlagen einfügen Formularsätze einfügen Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite vii

10 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Inhalt Anhang Vergaberechtliche Grundprinzipien Leistungsverzeichnisse in MS Excel pflegen Rechte und Voraussetzungen für die Arbeit mit Excel- Leistungsverzeichnissen Die Struktur der Excel-Vorlage Besonderheiten Import und Export von Excel-Leistungsverzeichnissen in der Anwendung Zuordnungen im Leistungsverzeichnis Leistungsumfang GAEB-Leistungsverzeichnisse Unterstützte GAEB Formate Rechte und Voraussetzungen für die Bearbeitung von GAEB- Leistungsverzeichnissen Die Vergabestelle - Erstellen eines Leistungsverzeichnisses (Stufe 1) Die Bieterseite - Erstellen eines Angebots (Stufe 2) Die Vergabestelle - Auswerten der Angebote (Stufe 3) Glossar Index Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite viii

11 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Einleitung Diese Dokumentation ist die Beschreibung eines datenbankgestützten, internetbasierenden Verfahrens zur Abwicklung der digitalen Vergabe nach der Verdingungsordnung für Bauleistungen, der Verdingungsordnung für Leistungen - ausgenommen Bauleistungen - sowie der Verdingungsordnung für freiberufliche Leistungen. Deutsche Deutsche ist ein ganzheitliches System zur Abbildung aller Prozessschritte eines Vergabeverfahrens. Die Hauptbestandteile sind das Bekanntmachungsportal unter und die Ausschreibungsplattform. Bekanntmachungsportal Das Bekanntmachungsportal dient im Wesentlichen als Publikationsorgan für laufende Vergabeverfahren. Sowohl manuell durchgeführte als auch voll elektronisch abgebildete Vergabeverfahren lassen sich hier veröffentlichen. Auch Auftragsinformationen über vergebene Aufträge lassen sich publizieren. Das Bekanntmachungsportal besteht aus einem zentralen Hauptportal mit angeschlossenen regionalen Schwesterportalen. Hier können Bewerber mit ausgefeilten Suchfunktionen für sie relevante Verfahren identifizieren und sich daran direkt (Angebotsassistent) oder indirekt (Download oder Anforderung der Vergabeunterlagen) beteiligen. Das Bekanntmachungsportal ist nahtlos mit der Ausschreibungsplattform verbunden. Das Herz des Vergabesystems Deutsche ist die Ausschreibungsplattform. Damit können einfache bis hoch komplexe elektronische Vergabeverfahren komplett abgebildet werden. unterstützt Vergabestellen bei der rechtskonformen und effizienten Durchführung kompletter Vergabeverfahren. Berücksichtigt werden dabei die unterschiedlichen Vergabeverfahren und die zugehörigen gesetzlichen Normen, sowohl nach nationalem als auch nach EU-Recht. Dabei wird die gesamte Prozesskette von der Vorbereitung, Erstellung und Bekanntmachung eines Vergabeverfahrens, über die Angebotserstellung durch die Bieter Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 11

12 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Informationen zur Hilfe bis hin zur Angebotsauswertung und Zuschlagsentscheidung durch die jeweilige Vergabestelle abgebildet. Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 12

13 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Über dieses Handbuch Dieses Handbuch richtet sich an Benutzer, die für die Bearbeitung von Vergabeverfahren zuständig sind. Die Dokumentation führt den Anwender Schritt für Schritt durch den digitalen Ausschreibungsprozess. Nach den Grundlagen führt Sie dieses Handbuch durch die Projekterstellung sowie durch die Kernphase eines jeden Projekts: die Ausschreibung. Alle weiteren Projektphasen werden daran anschließend behandelt. Im Kapitel Projektverwaltung erhalten Sie Informationen, die unabhängig von den Vergabearten für jedes Projekt wichtig sein können. Auch den Korrekturmechanismen sowie den Berichten und weiteren Besonderheiten widmet dieses Handbuch je ein eigenes Kapitel. Hinweis: In Ihrem Kundensystem können sowohl der Umfang der Funktionalität, ihre genaue Ausprägung und ggf. die Oberfläche vom hier beschriebenen System abweichen. Informationen zur Hilfe Die -Benutzerdokumentation unterstützt den Benutzer bei der Erstellung eines Vergabeverfahrens über die -Plattform. Die Dokumentation besteht aus Handbüchern und Leitfäden im PDF-Format und einer umfangreichen Online-Hilfe. Die Beschreibungen und Schritt-für-Schritt-Anleitungen in den Handbüchern liefern die grundlegenden Informationen die Sie brauchen, um bestimmte Aufgaben in auszuführen und sich im System zurechtzufinden. Weiterführende Informationen zu jeder Seite der Anwendung, wie z.b. detaillierte Hilfe zu den Eingabefeldern, finden Sie in der Online-Hilfe. Online-Hilfe Um detaillierte Informationen zu einer bestimmten Seite in zu erhalten, klicken Sie auf den Menüpunkt Hilfe. Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 13

14 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Informationen zur Hilfe Um die aktuelle Hilfeseite zu drucken, klicken Sie auf das Symbol Seite. oben rechts auf der Über den Link Inhaltsverzeichnis anzeigen oben auf der Hilfeseite können Sie das Inhaltsverzeichnis einblenden. Hinweis: Sollte der Link Inhaltsverzeichnis anzeigen nicht angezeigt werden, werden möglicherweise aktive Inhalte durch Ihren Browser blockiert. Überprüfen Sie in diesem Fall die Einstellungen Ihres Browsers und ändern Sie diese, um die Anzeige aktiver Inhalte zuzulassen. Über die Registerkarten Index bzw. Suche im Inhaltsverzeichnis können Sie gezielt nach bestimmten Informationen suchen. Über den Eintrag Glossar im Inhaltsverzeichnis können Sie die Bedeutung bestimmter Begriffe nachschlagen. Handbücher und Leitfäden Für die unterschiedlichen Benutzer des Systems stehen eigene Handbücher zur Verfügung. Alle Benutzerhandbücher können als PDF-Dokument aufgerufen und ausgedruckt werden. Neben der umfangreichen Online-Hilfe und den Benutzerhandbüchern, steht Ihnen eine Reihe von Leitfäden zur Verfügung, die die wichtigsten Informationen zu einem Thema behandeln. Die Leitfäden können sie auch über die kontextsensitiven Online-Hilfeseiten aufrufen. Hinweis: Um die Handbücher einzusehen bzw. zu drucken, muss der Adobe Acrobat Reader auf Ihrem Computer installiert sein. Handbücher und Leitfäden anzeigen und drucken Um die verfügbaren Dokumente anzuzeigen bzw. zu drucken, gehen Sie wie folgt vor: 1 Klicken Sie auf einer beliebigen Seite in auf den Menüpunkt Hilfe, um die Online-Hilfe zu öffnen. 2 Klicken Sie oben auf der geöffneten Hilfeseite auf den Link Inhaltsverzeichnis anzeigen, um das Inhaltsverzeichnis der Online-Hilfe anzuzeigen. Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 14

15 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Vergabearten 3 Klicken Sie im Inhaltsverzeichnis auf das Symbol neben dem Eintrag Informationen zur Hilfe und dann auf den Untereintrag Übersicht Handbücher & Leitfäden. Jeweils eine Liste aller verfügbaren Handbücher und Leitfäden im PDF-Format wird angezeigt. 4 Klicken Sie auf den Titel des Dokuments, das Sie öffnen bzw. drucken möchten. Das Dokument wird automatisch im Adobe Acrobat Reader geöffnet. Dazu muss der Adobe Acrobat Reader auf Ihrem PC installiert sein. Vergabearten Öffentliche Auftraggeber sind an das jeweils geltende Vergaberecht gebunden. Aufträge können nicht frei, sondern nur unter Beachtung der jeweils geltenden vergaberechtlichen Vorschriften (siehe Seite 379) vergeben werden. Die Vergabe- und Vertragsordnung für Bauleistungen VOB/A und die Vergabe- und Vertragsordnung VOL/A sehen im Wesentlichen drei unterschiedliche Vergabearten vor. Je nachdem, ob es sich um Verfahren ab den Schwellenwerten (europaweite Verfahren) oder unterhalb der Schwellenwerte (nationale Verfahren) handelt, werden sie unterschiedlich bezeichnet. Inhaltlich stimmen sie jedoch in wesentlichen Teilen überein. Beschreibung der unterstützten Vergabearten Die im Folgenden beschriebenen Vergabearten können über abgewickelt werden. Eine Gesamtübersicht aller Vergabearten finden Sie unter Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 15

16 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Vergabearten Nationale Verfahren EU-Verfahren VOL/A bzw. VOB/A Abschnitt 1 55 Bundeshaushaltsordnung (BHO) sowie die zugehörigen Verwaltungsvorschriften VOL/A bzw. VOB/A Abschnitt 2-4 Gesetz gegen Wettbewerbsbeschränkungen VgV Erklärung Verfahren müssen ab einem bestimmten Schwellenwert EU-weit ausgeschrieben werden, dafür wird der geschätzte Auftragswert zum Zeitpunkt der Bekanntmachung zugrunde gelegt. Verfahren unterhalb des Schwellenwerts können deutschlandweit ausgeschrieben werden. Die Schwellenwerte sind in der Vergabeverordnung festgelegt. Öffentliche Ausschreibung Offenes Verfahren Verfahren, in denen eine unbeschränkte Anzahl von Unternehmen durch Veröffentlichung des Bekanntmachungstextes in Veröffentlichungsorganen zur Abgabe von Angeboten aufgefordert wird. Bewerber können die Vergabeunterlagen beim ausschreibenden Unternehmen anfordern und ihr Angebot innerhalb der festgelegten Frist einreichen. Diese Verfahren sind der Regelfall. Nur bei Vorliegen eines der in 3 und 3a VOL/A bzw. VOB/A aufgeführten Ausnahmetatbestände kann eine andere Vergabeart gewählt werden. Diese Ausnahmetatbestände werden in der Vergabeakte dokumentiert. Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 16

17 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Vergabearten Nationale Verfahren EU-Verfahren Erklärung Beschränkte Ausschreibung (ohne öffentlichen Teilnahmewettbewerb) bzw. Beschränkte Ausschreibung mit öffentlichem Teilnahmewettbewerb Freihändige Vergabe (ohne öffentlichem Teilnahmewettbewerb) bzw. Nichtoffenes Verfahren mit öffentlichem Teilnahmewettbewerb bzw. Freihändige Vergabe mit öffentlichem Teilnahmewettbewerb Verhandlungsverfahren (ohne öffentlichem Teilnahmewettbewerb) Verhandlungsverfahren mit öffentlichem Teilnahmewettbewerb Bei dieser Verfahrensart dürfen nur die Bieter ein Angebot abgeben, die der Auftraggeber hierzu auffordert (begrenzter Bewerberkreis). Dem Nichtoffenen Verfahren ist dabei ein "Öffentlicher Teilnahmewettbewerb" zwingend vorgeschaltet, d. h., Unternehmen werden öffentlich aufgefordert, einen Antrag auf Teilnahme am Nichtoffenen Verfahren zu stellen. Bei der Beschränkten Ausschreibung wird nur unter bestimmten Voraussetzungen ein Teilnahmewettbewerb vorangestellt. Auch für diese Verfahren gelten zwingende Formvorschriften. Bei diesem nicht förmlichen Verfahren fordert der Auftraggeber in der Regel mindestens drei Bewerber zur Angebotsabgabe auf. Beim Verhandlungsverfahren ist in der Regel ein Öffentlicher Teilnahmewettbewerb vorangestellt, beim nationalen VOL- Verfahren kann dies zur Markterkundung zweckmäßig sein. Im VOF-Verfahren ist grundsätzlich eine vorherige Vergabebekanntmachung zu veröffentlichen ( 5 Abs. 1 VOF) Wettbewerblicher Dialog Verfahren zur Vergabe besonders komplexer Aufträge durch staatliche Auftraggeber. Nach einem Teilnahmewettbewerb wird mit einem oder mehreren ausgewählten Unternehmen über alle Einzelheiten des Auftrags verhandelt. Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 17

18 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Vergabearten Nationale Verfahren unterscheiden sich von EU-weiten wie folgt: eine Vorinformation ist nicht möglich die Veröffentlichung erfolgt in regionalen bzw. nationalen Veröffentlichungsorganen Fristen sind nicht Vergaberechtlich festgelegt, "ausreichende Fristen" genügen eine Information der nicht berücksichtigten Bieter muss nicht erfolgen bei beschränkten Verfahren sind weniger Bieter ausreichend als bei EU-weiten Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 18

19 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Wie bewege ich mich in? Dieses Kapitel soll Ihnen helfen, sich mit der Bedienoberfläche vertraut zu machen. Hier finden Sie alle Informationen, die Sie für die Nutzung grundlegender Funktionen der Anwendung benötigen. Rund um die Anmeldung Damit Sie mit arbeiten können, müssen Sie sich zunächst anmelden. Das heißt, Sie müssen nach Aufruf der Anwendung die für Sie hinterlegten Benutzerdaten im Login-Fenster eingeben. Diese Angabe sind - zusammen mit Ihren Stammdaten - im sogenannten Benutzerprofil hinterlegt. Im Folgenden erfahren Sie, wie Sie an Ihre Anmeldedaten gelangen und welche Möglichkeiten Sie bei der Anmeldung haben. Außerdem wird erklärt, wie Sie Ihr eigenes Benutzerprofil verwalten und z.b. Benutzerdaten und Passwort ändern können. Rechte und Voraussetzungen zur Bearbeitung der persönlichen Benutzerdaten Um im eigenen Benutzerprofil Ihre Benutzerdaten bearbeiten zu können,benötigen Sie das Recht Benutzer Namen/Login bearbeiten. Damit können Sie u.a. Ihren Login- Namen für die Anmeldung ändern. -Administratoren können darüber hinaus Rollen-Zuordnungen bearbeiten bzw. die Daten aller Benutzer bearbeiten. In anmelden unterstützt die Anmeldung mit Hilfe eine Signaturkarte. Sie können daher zwischen einer Anmeldung über die Login-Daten und der Anmeldung über eine Signaturkarte wählen. Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 19

20 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Rund um die Anmeldung Über Login-Daten anmelden Ihre Login-Daten, bestehend aus Firmennamen, Login-Namen und Passwort, erhalten Sie von Ihrem -Administrator. Hinweis: Überprüfen Sie bei der ersten Anmeldung Ihr Benutzerprofil und ändern Sie Ihr Passwort (siehe unter Eigenes Benutzerprofil verwalten auf Seite 23). Starten Sie Ihren Internet-Browser, und geben Sie die -Web-Adresse in die Adresszeile des Browsers ein. 1 Tragen Sie im Anmeldefenster Einkäuferlogin Ihre Login-Daten in die Felder Firma, Login und Passwort ein. Das Passwort wird zur Sicherheit mit Sternchen (*****) dargestellt. Abb.: Anmeldefenster in evergabe 2 In der Auswahlliste mit gewählter Sprache können Sie auswählen, in welcher Sprache die Bedienoberfläche des Programms angezeigt werden soll. Die zur Verfügung stehenden Sprachen sind über die Administration konfigurierbar. 3 Klicken Sie auf Am System anmelden. Wenn Ihre Anmeldung erfolgreich war, wird Ihnen die Projektliste angezeigt. Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 20

21 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Rund um die Anmeldung Wenn Ihr Login nicht erfolgreich wer, erhalten Sie einen entsprechenden Hinweis. Überprüfen Sie Ihre Eingaben und versuchen Sie erneut, sich anzumelden. Hinweis: Falls Sie Ihr Passwort vergessen haben, können Sie ein neues über Passwort vergessen beantragen. Über Signaturkarte anmelden Damit Sie sich über Ihre Signaturkarte anmelden können, müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein: Das Signaturzertifikat muss in Ihren Stammdaten hinterlegt sein Ein Signaturkartenleser muss erfolgreich an Ihrem Rechner angeschlossen sein Ihr Browser muss ein aktuelles Java Runtime Environment unterstützen (z.b. von Sun Hinweis: Die Authentifizierung über Signaturkarte können Sie - alternativ zur Authentifizierung über Ihre Logindaten - überall im System vornehmen, wo eine Authentifizierung verlangt wird. 1 Klicken Sie im Anmeldefenster Einkäuferlogin auf Signaturkartenlogin. Die Startseite der Signaturkartenlesesoftware (z.b. von SecCommerce) wird angezeigt. 2 Folgen Sie dem Login-Vorgang der externen Signaturkartenlesesoftware. Falls Ihre Signaturkartendaten bei mehreren Benutzern (unterschiedlicher Vergabestellen) hinterlegt wurden, wird die Login-Übersicht angezeigt, auf der Ihnen alle entsprechenden Benutzer angezeigt werden. Klicken Sie in diesem Fall auf das Symbol bei der Vergabestelle, für die Sie gerade arbeiten wollen. Andernfalls wird Ihnen direkt die Projektliste angezeigt. Passwort vergessen Wenn Sie Ihr Passwort vergessen haben, können Sie ein neues Passwort anfordern. 1 Starten Sie Ihren Internet-Browser, und geben Sie die -Web-Adresse in die Adresszeile des Browsers ein. Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 21

22 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Rund um die Anmeldung 2 Klicken Sie im Anmeldefenster Einkäuferlogin auf den Link Passwort vergessen. 3 Tragen Sie auf der Seite Neues Passwort Ihre -Adresse oder Ihr Firmenkürzel und Ihr Login in die entsprechenden Felder ein. Abb.: ein neues Passwort anfordern 4 Klicken Sie auf Passwort Anfordern. Bei erfolgreicher Anforderung erhalten Sie ein neues Passwort an Ihre im System hinterlegte -Adresse zugeschickt. Das Passwort wird vom System erstellt. Hinweis: Falls Ihre Passwortanforderung nicht erfolgreich war, prüfen Sie Ihre Angabe und versuchen Sie erneut, ein Passwort anzufordern. Ihre -Adresse bzw. Ihr Firmenkürzel und Ihr Login müssen den im System hinterlegten Daten entsprechen. Falls Sie kein Passwort anfordern können, wenden Sie sich an Ihren -Administrator. 5 Melden Sie sich nun mit Ihrem neuen Einmal-Passwort ein und ändern Sie Ihr Passwort (siehe unter Passwort ändern auf Seite 23). Abmelden Über den Menüpunkt Beenden können Sie sich aus abmelden. Der Menüpunkt Beenden steht Ihnen nur in der Projektliste zur Verfügung. Bestätigen Sie die Sicherheitsabfrage zur Abmeldung über OK. Das Anmeldefenster Einkäuferlogin wird wieder angezeigt. Achtung: Alle Daten, die nicht gespeichert wurden, gehen bei der Abmeldung verloren. Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 22

23 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Rund um die Anmeldung Eigenes Benutzerprofil verwalten Für jede Vergabestelle (Mandanten) können beliebig viele Benutzer angelegt werden. Die individuellen Stammdaten dieser Benutzer werden durch den -Administrator über die Hauptadministration angelegt, bearbeitet und gepflegt. Darüber hinaus kann jeder Benutzer die für ihn hinterlegten Stammdaten über den Menüpunkt Administration > Profil einsehen und in begrenztem Umfang pflegen. Tipp: Änderungen an Daten, die Sie nicht selbst durchführen können, melden Sie Ihrem -Administrator. Passwort ändern Jeder -Benutzer kann (und sollte) sein Passwort in regelmäßigen Abständen ändern. Beachten Sie gegebenenfalls Ihre firmeninternen Passwortvorgaben. 1 Klicken Sie in der Projektliste auf den Menüpunkt Administration > Profil. 2 Tragen Sie auf der Registerkarte Stammdaten Ihr neues Passwort in das Feld Neues Passwort ein. 3 Tragen Sie Ihr neues Passwort zur Überprüfung der Schreibweise in das Feld Passwort Wiederholen ein. Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 23

24 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Rund um die Anmeldung Um eine Beschreibung der Felder und Menüpunkte zu erhalten, klicken Sie auf den Menüpunkt Hilfe. Abb.: Passwort im eigenen Benutzerprofil ändern 4 Klicken Sie auf den Menüpunkt Speichern. Der -Administrator kann das Passwort nicht einsehen. Falls Sie Ihr Passwort vergessen haben, können Sie ein neues Passwort anfordern (siehe unter Passwort vergessen auf Seite 21). Persönliche Benutzerdaten ändern Neben Ihrem Passwort können Sie auch Ihre persönlichen Benutzerdaten ändern, sofern Sie die nötigen Berechtigungen besitzen. Hinweis: Ausgegraute Felder im Benutzerprofil können nur vom - Administrator geändert werden. Teilen Sie ihm daher notwendige Änderungen mit. 1 Klicken Sie in der Projektliste auf den Menüpunkt Administration > Profil. Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 24

25 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Rund um die Anmeldung 2 Bearbeiten Sie auf der Registerkarte Stammdaten die Felder, die Sie korrigieren wollen. Prüfen Sie insbesondere Ihre Kontaktdaten und Ihren Stellvertreter. Abb.: Stammdaten im Benutzerprofil Um eine Beschreibung der Felder und Menüpunkte zu erhalten, klicken Sie auf den Menüpunkt Hilfe. 3 Klicken Sie auf den Menüpunkt Speichern. 4 Nicht ausgefüllte Pflichtfelder bzw. im falschen Format ausgefüllte Felder werden mit dem entsprechenden Hinweis-Symbol markiert. Signaturkartendaten hinterlegen Signaturkartendaten müssen Sie hinterlegen, wenn Sie sich über Ihre Signaturkarte anmelden möchten. Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 25

26 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Rund um die Anmeldung Damit Sie sich über Ihre Signaturkarte anmelden können, müssen folgende Voraussetzungen erfüllt sein: Das Signaturzertifikat muss in Ihren Stammdaten hinterlegt sein Ein Signaturkartenleser muss erfolgreich an Ihrem Rechner angeschlossen sein Ihr Browser muss ein aktuelles Java Runtime Environment unterstützen (z.b. von Sun Signaturkartendaten werden in den Benutzerstammdaten gespeichert: 1 Klicken Sie in der Projektliste auf den Menüpunkt Administration > Profil. 2 Klicken Sie auf der Registerkarte Stammdaten auf den Menüpunkt Signaturdaten hinzufügen. Die Startseite der externen Signaturkartenlesesoftware (z.b. von SecCommerce) wird angezeigt. 3 Folgen Sie den Anweisungen der Signaturkartenlesesoftware. Die Signaturkartendaten werden im -System gespeichert. Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 26

27 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Die Seitenstruktur in Die Seitenstruktur in Die Seiten in sind in unterschiedliche Bereiche aufgeteilt, wobei meist nicht alle Bereiche gleichzeitig genutzt werden. Zudem können einzelne Bereiche vom Benutzer ein- und ausgeblendet werden. Abb.: Die Arbeitsbereiche in Die Aufteilung des Browserfensters verändert sich in Abhängigkeit vom Arbeitsschritt, in dem Sie sich befinden. In einigen Arbeitsschritten wird nur der Arbeitsbereich mit Informationen oder Eingabefeldern angezeigt. In anderen Arbeitsschritten kann das Browserfenster wie folgt unterteilt sein: Bereich Titelzeile Beschreibung Die Titelzeile wird immer angezeigt und kann über den Menüpunkt Vollbild (ein/aus) ausgeblendet werden. Der Inhalt wird von Healy Hudson konfiguriert. Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 27

28 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Die Seitenstruktur in Bereich Menüzeile Hinweise und Meldungen Beschreibung In der Menüzeile befinden sich die Menüpunkte, über die Sie die einzelnen Arbeitsschritte bearbeiten oder zwischen einzelnen Bereichen des Vergabesystems wechseln können. Abhängig vom Arbeitsschritt bzw. Bereich in dem Sie sich befinden, werden unterschiedliche Menüpunkte angezeigt. Abhängig von der Aktion, die Sie innerhalb der Anwendung ausgeführt haben, werden Ihnen Hinweise über den Erfolg der Aktion angezeigt. Ggf. können Sie zwischen unterschiedlichen Optionen für die Weiterarbeit wählen. Durch Klick auf den Hinweis wird dieser ausgeblendet. Administratoren können zudem allgemeine Meldungen erstellen, die ebenfalls in diesem Bereich angezeigt werden. Registerkarte Baumstruktur Tabellenfilter Einzelne Seiten der Anwendung sind in unterschiedliche Registerkarten aufgeteilt. Klicken Sie auf den Namen einer Registerkarte, um diesen anzuzeigen. In einer Baumstruktur werden Einträge, wie z.b. die Gruppenstruktur der CPV-Klassifizierung, angezeigt. Die Struktur ist nach dem gleichen Prinzip wie der Microsoft Windows Explorer aufgebaut. In diesem Teil des Fensters können Sie die Tabelle über den Filter durchsuchen. Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 28

29 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Die Seitenstruktur in Bereich Beschreibung Tabelle/ Arbeitsbereich Tabellen sind in standardmäßig nach einer Tabellenspalte sortiert. Diese Sortierung wird bei jedem Öffnen der Seite wieder hergestellt. Sie können die Tabelle über den Filter durchsuchen oder die Anzeige verändern. Bei der Erfassung von Daten müssen als Pflichtfeld markierte Felder ausgefüllt werden. Beim Speichern erhalten Sie einen entsprechenden Hinweis, falls Pflichtfelder nicht gefüllt wurden. Nicht ausgefüllte Pflichtfelder bzw. im falschen Format ausgefüllte Felder werden mit dem entsprechenden Hinweis-Symbol markiert. Auf Seiten ohne Tabelle, wird hier der Arbeitsbereich angezeigt. Fußzeile der Tabelle Über die Fußzeile einer Tabelle ändern Sie die Anzahl der Einträge je Seite oder blättern zwischen einzelnen Seiten der Tabelle. Arbeiten in der Baumstruktur Im linken Fensterbereich wird die Gruppenstruktur der Einträge in einer Baumstruktur angezeigt, die nach dem gleichen Prinzip wie der Microsoft Windows Explorer funktioniert. Klicken Sie auf die Plus-Schaltfläche, um einen Zweig der Baumstruktur zu öffnen und auf die Minus-Schaltfläche, um einen Zweig wieder zu schließen. Im Tabellenbereich der Seite wird Ihnen der Inhalt des in der Baumstruktur markierten Zweiges angezeigt. Bei übergeordneten Zweigen sind dies die untergeordneten Zweige, beim untersten Zweig die eigentlichen Einträge. Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 29

30 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Die Seitenstruktur in Feldbeschreibung Feldname Beschreibung Plus-Schaltfläche Durch Klick auf die Plus-Schaltfläche können Sie einen Zweig der Baumstruktur öffnen. Die Plus- Schaltfläche wird nur bei Zweigen angezeigt, die untergeordnete Zweige enthalten. Minus-Schaltfläche Über die Minus-Schaltfläche können Sie einen Zweig wieder schließen. Die Minus- Schaltfläche wird nur bei Zweigen angezeigt, die untergeordnete Zweige enthalten. Markiert die Wurzel der Baumstruktur, also den obersten Eintrag. Markiert einen Zweig in der Baumstruktur bzw. eine Gruppe. In Baumstrukturen, bei denen Zweige/Gruppen für ein Projekt ausgewählt werden können, markieren Ordner mit einem grünen Haken ( ohne grünen Haken ( wurden. ) ausgewählte Zweige, Ordner ) Zweige, die nicht ausgewählt Bei den Vorlagen wird so ein privater Ordner markiert, d.h. eine Gruppe, die nur dem Mandanten zur Verfügung steht, für den sie erstellt wurde. In Baumstrukturen, bei denen Zweige/Gruppen für ein Projekt ausgewählt werden können, markieren Ordner mit einem grünen Haken ( ohne grünen Haken ( wurden. ) ausgewählte Zweige, Ordner ) Zweige, die nicht ausgewählt Bei Vorlagen markieren Ordner, die von einer Hand gehalten werden, einen öffentlichen (public) Ordner, d.h. eine Gruppe, die dem Mandanten für den Sie erstellt wurde und allen ihm untergeordneten Mandanten zur Verfügung steht. Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 30

31 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Die Seitenstruktur in Feldname Beschreibung Bei Vorlagen markieren Ordner mit einem Pfeil geerbte öffentliche (public) Ordner, d.h. Gruppen, die für einen übergeordneten Mandanten erstellt und an den aktuellen Mandanten weitergegeben (vererbt) wurden. Los-Gruppe im Arbeitsschritt Leistungsverzeichnis bzw. Produkte/Leistungen (privates) Formular/PDF-Dokument, das keine Eingabefelder beinhaltet Im Tabellenbereich wird Ihnen außerdem der Bearbeitungsstatus des Dokuments angezeigt. Hinweis: Damit eine Bearbeitung des Dokuments korrekt erkannt wird, müssen Sie auf den Menüpunkt Aktualisieren klicken. (public/öffentliches) Formular/PDF-Dokument, das keine Eingabefelder beinhaltet, dieses Formular wird an untergeordnete Mandanten weitergegeben Bei Vorlagen markieren Dokumente mit einem Pfeil geerbte öffentliche (public) Dokumente, d.h. Dokumente, die für einen übergeordneten Mandanten erstellt und an den aktuellen Mandanten weitergegeben (vererbt) wurden. Neu [keine Felder vorhanden] Das Dokument wurde noch nicht eingesehen. Betrachtet [keine Felder vorhanden] Das Dokument wurde eingesehen und die Schaltfläche Dokument speichern geklickt. Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 31

32 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Die Seitenstruktur in Feldname Beschreibung (privates) Formular/PDF-Dokument, das Eingabefelder beinhaltet Die Eingabefelder können über die Druckvorschau ausgefüllt werden. Im Tabellenbereich wird Ihnen außerdem der Bearbeitungsstatus des Dokuments angezeigt. Hinweis: Damit eine Bearbeitung des Dokuments korrekt erkannt wird, müssen Sie auf den Menüpunkt Aktualisieren klicken. (public/öffentliches) Formular/PDF-Dokument, das Eingabefelder beinhaltet, dieses Formular wird an untergeordnete Mandanten weitergegeben Bei Vorlagen markieren Dokumente mit einem Pfeil geerbte öffentliche (public) Dokumente, d.h. Dokumente, die für einen übergeordneten Mandanten erstellt und an den aktuellen Mandanten weitergegeben (vererbt) wurden und Eingabefelder beinhalten. Neu [keine Felder vorhanden] Betrachtet [keine Felder vorhanden] Das Dokument wurde noch nicht eingesehen. Das Dokument wurde eingesehen und die Schaltfläche Dokument speichern geklickt. Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 32

33 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Die Seitenstruktur in Feldname Betrachtet [Alles ausgefüllt] Beschreibung Alle Pflichtfelder des Dokuments wurden ausgefüllt und die Schaltfläche Dokument speichern geklickt. Hinweis: Damit der Status korrekt angezeigt wird, müssen Sie auf den Menüpunkt Aktualisieren zu klicken. (public/öffentlicher) Text, Frage, Produkt oder Leistung, dieser Eintrag wird an untergeordnete Mandanten weitergegeben. Bei Vorlagen markieren Einträge mit einem Pfeil geerbte öffentliche (public) Einträge, d.h. Einträge, die für einen übergeordneten Mandanten erstellt und an den aktuellen Mandanten weitergegeben (vererbt) wurden. Los-Produkt bzw. Leistung im Arbeitsschritt Leistungsverzeichnis bzw. Produkte/Leistungen Alternative Position bei den Produkten bzw. Leistungen im Arbeitsschritt Leistungsverzeichnis bzw. Produkte/Leistungen Wenn Sie eine Tabelle durchsuchen, wird das Suchergebnis unter dem Punkt in der Baumstruktur angezeigt. Arbeiten mit Tabellen Tabellenansicht verändern Informationen werden in an vielen Stellen in Tabellen gelistet, die Sie über den Filter durchsuchen können. Um Tabellen übersichtlich zu halten und die Zeit für das Laden der Daten zu begrenzen, werden umfangreiche Tabellen in mehrere Seiten aufgeteilt. Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 33

34 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Die Seitenstruktur in Hinweis: Die Tabelleninhalte werden im jeweiligen Hilfethema beschrieben. Um eine Beschreibung der Felder und Menüpunkte zu erhalten, klicken Sie auf den Menüpunkt Hilfe. Sortierung einer Tabelle ändern Die Tabellen sind standardmäßig nach einer Tabellenspalte sortiert. I.d.R. wird der aktuellste Eintrag oben in der Tabelle, der älteste Eintrag unten angezeigt. Diese Sortierung wird bei jedem Öffnen der Seite wieder hergestellt. Klicken Sie auf die Überschrift der Spalte, nach der Sie die Tabelle sortieren wollen. sortiert den Tabelleninhalt ab- bzw. aufsteigend nach dieser Spalte. Um die Sortierrichtung zu ändern, klicken Sie noch einmal auf die Tabellenüberschrift. Neben der Überschrift zeigt ein Pfeil die Sortierrichtung an: Sortierung aufsteigend Sortierung absteigend Hinweis: Sie können eine Tabelle nur nach unterstrichenen Spaltenüberschriften sortieren. Anzahl der angezeigten Zeilen ändern Wählen Sie in der Auswahlliste angezeigt werden sollen. die Anzahl der Einträge, die auf einer Seite Standardmäßig sind 10 Einträge je Seite. Nach der Auswahlliste wird Ihnen angezeigt, welche Einträge gerade in der Tabelle zu sehen sind. Beispiel: Einträge 1 bis 10 von 44. Hinweis: Mit der Anzahl der Einträge, die auf einer Seite angezeigt werden sollen, erhöht sich die Zeit, die benötigt wird, um die Seite anzuzeigen. In einer Tabelle blättern Rechts unten in der Fußzeile wird Ihnen angezeigt, wie viele Seiten die Tabelle enthält Seite 1 von 5. (unter Berücksichtigung der gerade gewählten Anzahl Einträge je Seite). Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 34

35 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Die Seitenstruktur in Klicken Sie im Bereich Wechseln zu: auf die Seitenzahl, auf die Sie wechseln möchten. Die aktuelle Seitenzahl wird ohne Unterstrich angezeigt. Tabellen durchsuchen Sie können Informationen in Tabellen über den Filter durchsuchen. Der Filter wird immer oberhalb der Tabelle angezeigt. Um eine Beschreibung der Tabelle zu erhalten, klicken Sie auf den Menüpunkt Hilfe. Hinweis: Die Tabelleninhalte werden im jeweiligen Hilfethema beschrieben. Durchsuchen einer Tabelle: 1 Wählen Sie in der ersten Auswahlliste das Feld aus, nach dem Sie die Tabelle durchsuchen möchten. Der Inhalt der Auswahlliste ist abhängig von der zu durchsuchenden Tabelle. 2 Wählen Sie in der zweiten Auswahlliste (oder ) den Vergleichsoperator aus (siehe Vergleichsoperatoren). 3 Abhängig vom ausgewählten Feld können Sie den Suchbegriff: in das Suchfeld eintragen in der dritten Auswahlliste auswählen 4 Wenn Sie mehrere Felder durchsuchen möchten, klicken Sie auf die Schaltfläche. Eine neue Filterzeile wird angezeigt. Wählen Sie auch für diese Zeile Feld, Vergleichsoperator und Suchbegriff aus. Die einzelnen Zeilen werden bei der Suche durch ein logisches UND verknüpft, d.h. das Suchergebnis muss alle Einträge erfüllen. 5 Klicken Sie auf die Filter-Schaltfläche. Das Suchergebnis wird im Tabellenbereich angezeigt. Auf Seiten, die eine Baumstruktur enthalten, wird in der Baumstruktur eine neue Gruppe angelegt, über die Sie wieder in das Suchergebnis wechseln können. Klicken Sie auf die Schaltfläche der Tabelle anzuzeigen., um die Filtereinstellung zu löschen und alle Zeilen Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 35

36 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Die Seitenstruktur in Filterbeschreibung Filterelement Beschreibung Durchsucht die Tabelle nach den eingetragenen Filtereinstellungen. Das Ergebnis der Suche wird im Tabellenbereich angezeigt. Fügt eine neue Filterzeile ein. Durch die Verwendung von mehreren Filterzeilen können Sie unterschiedliche Felder durchsuchen. Die einzelnen Zeilen werden bei der Suche durch ein logisches UND verknüpft, d.h. das Suchergebnis muss alle Einträge erfüllen. Die Filtereinstellung wird gelöscht und alle Zeilen der Tabelle angezeigt. Vergleichsoperatoren Abhängig vom ausgewählten Feld werden unterschiedliche Vergleichsoperatoren angezeigt: bei numerischen Feldern stehen die numerischen Vergleichsoperatoren zur Verfügung bei alphanumerischen Feldern stehen die alphanumerischen Vergleichsoperatoren zur Verfügung Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 36

37 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Die Seitenstruktur in Vergleichsoperator Beschreibung = Mit dem Operator = wird exakt nach der eingetragenen Zahl bzw. dem eingetragenen Begriff gesucht. Ähnliche Begriffe werden im Suchergebnis nicht angezeigt. Beispiel: Wenn Sie die Projektliste nach dem Begriff "Reinigung" durchsuchen, werden nur Projekte angezeigt, die Reinigung heißen. Projekte, die "Fensterreinigung", "Reinigungszubehör" oder "Reinigung von 4 Gebäuden" genannt wurden, werden nicht aufgelistet. <> Der Inhalt des zu durchsuchenden Feldes ist ungleich dem Suchbegriff < Der Inhalt des zu durchsuchenden Feldes ist kleiner als der Suchbegriff > Der Inhalt des zu durchsuchenden Feldes ist größer als der Suchbegriff <= Der Inhalt des zu durchsuchenden Feldes ist kleiner oder gleich dem Suchbegriff >= Der Inhalt der zu durchsuchenden Spalte ist größer oder gleich dem Suchbegriff Wie Mit dem Operator Wie werden auch ähnliche Begriffe im Suchergebnis angezeigt. Beispiel: Wenn Sie die Projektliste nach dem Begriff "Reinigung" durchsuchen, listet Ihnen auch Projekte, die "Fensterreinigung", "Reinigungszubehör" oder "Reinigung von 4 Gebäuden" genannt wurden, auf. Projekte Über die Registerkarte Projekte in der Projektliste können neue Vergabeverfahren angelegt bzw. bereits vorhandene Projekte bearbeitet werden. Zum einfachen Auffinden Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 37

38 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Die Seitenstruktur in von Projekten können Sie in der Übersicht nach verschiedenen Kriterien filtern und so die Auswahl reduzieren. Außerdem können Sie Projektgruppen bzw. Maßnahmen anlegen und in ihnen Vergabeverfahren erstellen bzw. Vergabeverfahren in diese verschieben. Nach der Auswahl eines bestehenden bzw. der Neuanlage eines neuen Vergabeverfahrens erscheint automatisch die Projektübersicht des Verfahrens. Diese besteht aus einer Struktur, die alle notwendigen Prozess- bzw. Arbeitsschritte zur Erstellung, Publikation, Bewertung und Bezuschlagung eines Vergabeverfahrens beinhaltet. Die definierten Arbeitsabläufe werden in Abhängigkeit der gewählten Vergabeart vorgegeben. Somit ist die Anwendung in der Lage, speziell auf das Vergabeverfahren abgestimmte Prozessschritte dem Benutzer aufzuzeigen. Sofern bestimmte Prozesse/Aufgaben innerhalb der gewählten Vergabeart nicht notwendig sind, werden diese auch nicht angezeigt. Folgende Vergabearten werden unterstützt: öffentliche Ausschreibung Beschränkte Ausschreibung Beschränkte Ausschreibung mit öffentlichem Teilnahmewettbewerb Freihändige Vergabe Freihändige Vergabe mit öffentlichem Teilnahmewettbewerb Offenes Verfahren (EU) Nichtoffenes Verfahren (EU) Verhandlungsverfahren Verhandlungsverfahren mit öffentlichem Teilnahmewettbewerb (EU) Projekte strukturieren Innerhalb von können Projekte zu einer Projektgruppe bzw. -ordner zusammengefasst werden. Projektgruppen können beliebig viele Projekte enthalten. Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 38

39 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Die Seitenstruktur in Beispielsweise ist es bei VOB-Verfahren ratsam, alle zugehörigen Projekte in eine Projektgruppe zusammenzufassen. Hinweis: In der Praxis spricht man meistens von Maßnahmen bzw. Maßnahmenordnern. Projektstatus Der Projektstatus zeigt den aktuellen Status des Vergabeverfahrens an. Status Bedarfsmeldung In Bearbeitung In Genehmigung Freischaltung bzw. in Veröffentlichung Angebotserstellung vorzeitige Beendigung In Eröffnung In Bewertung In Genehmigung Zuschlag Beschreibung Ein neu angelegtes Projekt erhält den Status Bedarfsmeldung. das Vergabeverfahren befindet sich in Bearbeitung, der Genehmigungsprozess wurde noch nicht gestartet. Der Genehmigungsprozess wurde gestartet, die Genehmigung steht noch aus. das Vergabeverfahren wurde genehmigt und die Freischaltung/Veröffentlichung wird bearbeitet. das Vergabeverfahren wurde veröffentlicht. Bieter können Ihre Angebote erstellen und einreichen. das Vergabeverfahren wurde vorzeitig beendet. Die Angebote wurden geöffnet, mit der Bewertung wurde noch nicht begonnen. Nach Erreichen des Einreichungsdatums/Eröffnungstermins (bzw. bei vorzeitigem beenden) befindet sich das Vergabeverfahren in Bewertung, die eingereichten Angebote werden beurteilt. Nach Vormerkung des Zuschlags muss dieser genehmigt werden. Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 39

40 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Die Seitenstruktur in Status In Absage Im Zuschlag Abgeschlossen Korrekturzyklus Aufgehoben Beschreibung Nach Bewertung der Angebote erhalten die abgelehnten Bieter eine Absage, erst danach erhält der ausgewählte Bieter seine Zusage. Nach Absage der Bieter, die das Vergabeverfahren nicht gewonnen haben, wird das Vergabeverfahren auf Im Zuschlag gesetzt. Nach Erteilung der Zusage oder dem Einleiten eines Korrekturzyklus können Sie das (ursprüngliche) Projekt abschließen. Nach Einleiten eines Korrekturzyklus wird der Status des ursprünglichen Projekts auf Korrekturzyklus gesetzt. das Projekt wurde aufgehoben. Beendet Bedarfsbündelung Hier werden Projekte von anderen ausschreibenden Stellen angezeigt, die Bedarfe unterschiedlicher Stellen bündeln wollen, um sie dann gesammelt auszuschreiben. Es werden nur die Projekte angezeigt, bei denen Sie zurzeit Ihren Bedarf erfassen können. Eine detaillierte Beschreibung zur Bedarfsbündelung finden Sie unter Bedarfsbündelung. Vergabekalender Hier werden alle aktuellen Vergabeverfahren, für die Sie eine Zugriffsberechtigung haben, im zeitlichen Ablauf angezeigt. Die Übersicht beginnt jeweils mit dem aktuellen Tag und zeigt Ihnen je Projekt die Bezeichnung des Termins, der auf das entsprechende Datum fällt. Außerdem den Namen des Vergabeverfahrens, die Projektnummer sowie den Projektverantwortlichen. Die Ansicht kann in verschiedenen Zeiträumen angezeigt (z.b. Monat) sowie auch nach bestimmten Terminen gefiltert werden (z.b. Angebotsfrist, Bindefrist, Projektstart, etc.). Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 40

41 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Arbeiten in der Projektübersicht Genehmigungsanfrage Hier werden Projekte angezeigt, die noch von Ihnen genehmigt werden müssen. Sie können von dieser Stelle aus direkt in das jeweilige Projekt gehen, um die betreffenden Arbeitsschritte zu genehmigen. Eine detaillierte Beschreibung zu Genehmigungen in Vergabeverfahren finden Sie unter Vergabeverfahren genehmigen. Importierte Projekte (Optionales Modul) Hier werden Projekte angezeigt, die nicht in angelegt wurden, zum Zwecke der Vollständigkeit aber importiert wurden. Diese Projekte können in nicht bearbeitet werden. Arbeiten in der Projektübersicht Hinweis: Für die nachfolgenden Erläuterungen zur Projektübersicht muss zunächst ein Projekt erstellt worden sein. Die notwendigen Informationen dazu finden Sie unter Projekte erstellen und bearbeiten im Vergabestellen-Handbuch. In der Projektübersicht werden Ihnen alle Prozess- und Arbeitsschritte eines Vergabeverfahrens sowie ihre Bearbeiter und der Status angezeigt. Dadurch erhalten Sie einen Überblick darüber, welche Arbeitsschritte bereits bearbeitet bzw. abgeschlossen sind und können zwischen den Arbeitsschritten wechseln, ihre Bearbeitung beenden oder wieder aufnehmen. Abhängig von der gewählten Vergabe- und Vertragsordnung sowie der Vergabeart stehen nur die jeweils notwendigen Arbeitsschritte und Felder zur Verfügung. Solange die Vergabeart nicht festgelegt wurde, wird Ihnen nur die Phase Grundlagen mit den Prozessschritten Projekt, Projektdaten und Vergabeunterlagen angezeigt. Erst nach Festlegung der Vergabeart im Arbeitsschritt Eigenschaften über den Menüpunkt Vergabeart festlegen werden die restlichen Prozess- und Arbeitsschritte des Vergabeverfahrens entsprechend der gewählten Vergabeart angezeigt. Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 41

42 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Arbeiten in der Projektübersicht Übersicht der Arbeitsschritte einer Öffentlichen Ausschreibung (D) bzw. eines Offenen Verfahrens (EU) Prozessschritt Arbeitsschritte Projekt Projektrechte Vergabeakte Dateiablage Projektdaten Eigenschaften Termine Vergabeunterlagen Projektinformation Produkte/Leistungen Kriterienkatalog Vertragsbedingungen/Formulare Formelle Kriterien Anlagen Veröffentlichungsorgane Bearbeiten der Veröffentlichungs-/ Bekanntmachungstexte Auswahl Veröffentlichungsorgane/ Bekanntmachungstexte Genehmigung Genehmigung der Ausschreibung Bekanntmachung, Ausschreibung freischalten Versenden der Bekanntmachung, Ausschreibung freischalten Firmenliste Fragen- und Antwortenforum Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 42

43 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Arbeiten in der Projektübersicht Die Prozessschritte Angebotsöffnung, Bewertung und Zuschlag werden Ihnen ebenfalls angezeigt, allerdings werden die darin enthaltenen Arbeitsschritte erst nach der Freischaltung des Vergabeverfahrens freigegeben. Beschränkte (D) und Nichtoffene (EU) Vergabeverfahren Bei diesen Vergabearten dürfen nur die Bieter ein Angebot abgeben, die die Vergabestelle dazu auffordert. Dem Nichtoffenen Verfahren ist dabei ein Öffentlicher Teilnahmewettbewerb zwingend vorgeschaltet, d. h., Unternehmen werden öffentlich aufgefordert, einen Antrag auf Teilnahme am Nichtoffenen Verfahren zu stellen. Bei der Beschränkten Ausschreibung wird nur unter bestimmten Voraussetzungen ein Teilnahmewettbewerb vorangestellt. Auch für diese Verfahren gelten zwingende Vorschriften die mit anderen bzw. zusätzlichen Arbeitsschritten verbunden sind. Freihändige Vergabeverfahren (D) und Verhandlungsverfahren (EU) Bei diesen Verfahren fordert die Vergabestelle normalerweise mindestens drei Bewerber zur Angebotsabgabe auf. Beim Verhandlungsverfahren ist in der Regel ein Öffentlicher Teilnahmewettbewerb vorangestellt, beim nationalen VOL-Verfahren kann dies zur Markterkundung zweckmäßig sein. Im VOF-Verfahren ist grundsätzlich eine vorherige Vergabebekanntmachung zu veröffentlichen ( 5 Abs. 1 VOF). Auch diese Vergabearten enthalten andere bzw. zusätzliche Arbeitsschritte. Bearbeitungsteam In der Projektübersicht können Sie in der Spalte Team ablesen, welche Benutzer und/oder Rollen Lese- und/oder Schreibrechte für den jeweiligen Arbeitsschritt besitzen. Die Berechtigungen, die an dieser Stelle angezeigt werden, die sogenannten Projektrechte, können einerseits im Arbeitsschritt Projektrechte für jedes Projekt modifiziert werden. Andererseits gibt es in der Administration die Möglichkeit, die Projektrechte mithilfe der Berechtigungsvorlagen im Voraus zu konfigurieren. Zusätzlich zu den Projektrechten benötigt jeder Benutzer die jeweiligen administrativen Berechtigungen. Diese können nur in der Benutzerverwaltung durch einen Benutzer mit Administratorenrechten zugeordnet werden. Weitere Informationen zur Rechtevergabe in erhalten Sie im Leitfaden Rechte und Rollen verwalten und Details zu den Berechtigungsvorlagen finden Sie im Leitfaden Berechtigungsvorlagen verwalten. Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 43

44 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Arbeiten in der Projektübersicht Bearbeitungsreihenfolge Der über die Prozess- und Arbeitsschritte vorgegebene Projektverlauf sieht eine chronologische Bearbeitung vor. Sie sollten die einzelnen Schritte in der vorgegebenen Reihenfolge bearbeiten, um ein vergaberechtlich einwandfreies Vergabeverfahren durchzuführen. Diese Reihenfolge muss jedoch nicht eingehalten werden. Wenn zu einem Arbeitsschritt keine Abhängigkeiten existieren, ist die Reihenfolge der Bearbeitung dem Benutzer freigestellt. Für einzelne Arbeitsschritte ist die Bearbeitungsreihenfolge jedoch durch Abhängigkeiten geregelt. In diesem Fall müssen zunächst die in der Spalte Abhängigkeiten angegebenen Prozess- bzw. Arbeitsschritte den Bearbeitungsstatus Fertig bzw. Abgeschlossen haben, bevor die abhängigen Arbeitsschritte durch zur Bearbeitung freigegeben werden. Solange nicht alle Abhängigkeiten erfüllt sind, hat der abhängige Arbeitsschritt den Status Noch nicht freigegeben. Abb.: Beispiel zum Bearbeitungsstatus eines Arbeitsschrittes Status der Prozess- und Arbeitsschritte Im linken Fensterbereich der Projektübersicht können Sie bei jedem Prozess den jeweiligen Status ablesen, der durch ein Symbol markiert wird: : der Status aller Arbeitsschritte ist Noch nicht freigegeben oder Unbearbeitet : der Status mindestens eines Arbeitsschritts ist in Bearbeitung : der Status aller Arbeitsschritte ist Fertig bzw. Genehmigt : der Status aller Arbeitsschritte ist Abgeschlossen In der Spalte Status auf der rechten Seite der Projektübersicht wird der Status des jeweiligen Arbeitsschritts angezeigt: Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 44

45 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Arbeiten in der Projektübersicht Status Noch nicht freigegeben Unbearbeitet In Bearbeitung Fertig In Genehmigung Genehmigt Beschreibung Dieser Status wird angezeigt, wenn ein Arbeitsschritt noch nicht bearbeitet werden kann, da z.b. Abhängigkeiten noch nicht erfüllt oder Termine noch nicht erreicht sind. Mit der Bearbeitung dieses Arbeitsschritts wurde noch nicht begonnen. Dieser Status wird automatisch vom System gesetzt, sobald Sie mit der Bearbeitung des Arbeitsschritts begonnen haben. Dazu ist es ausreichend, den Arbeitsschritt zu öffnen. Dieser Status wird vom System gesetzt, sobald Sie den Bearbeitungsstatus über die Status-Schaltfläche von In Bearbeitung auf Fertig setzen. Informationen zur Status- Schaltfläche erhalten Sie über den Menüpunkt Hilfe. Bei dieser Statusanzeige befindet sich der Arbeitsschritt gerade in Bearbeitung des Genehmigers. Dieser Status wird nach Genehmigung des Arbeitsschritts angezeigt. Lediglich die Arbeitsschritte, die in den Prozessschritten Projektdaten, Vergabeunterlagen und Bieterauswahl/Veröffentlichungsorgane zusammengefasst werden, müssen genehmigt werden. Abgeschlossen Alle Arbeitsschritte (mit Ausnahme der Arbeitsschritte im Prozessschritt Projekt), die nicht genehmigt werden müssen erhalten nach ihrem Abschluss den Status Abgeschlossen. Grundlegende Prozesse Die folgenden drei Prozessschritte sind unabhängig von der Vergabeart und werden daher immer angezeigt. Um eine Beschreibung der Felder und Menüpunkte zu erhalten, klicken Sie auf den Menüpunkt Hilfe. Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 45

46 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Arbeiten in der Projektübersicht Projekt Der Prozessschritt Projekt ist der einzige Prozessschritt, der während des gesamten Verfahrens bearbeitet werden kann und nicht abgeschlossen werden muss, um andere Prozesse zu bearbeiten. Projektdaten Projektdaten sind Informationen, die beim Anlegen eines Projekts durch den Sachbearbeiter zu erfassen sind und einen Vergabevorgang beschreiben. Diese Projektdaten werden in der Vergabeakte festgehalten. Achtung: Einige Projektdaten wie beispielsweise die Vergabeart haben einen wesentlichen Einfluss auf den Ablauf des Vergabeprozesses und können zu einem späteren Zeitpunkt nicht mehr geändert werden. Projektdaten und Termine werden über Vermerke dokumentiert. Hierfür steht neben dem betroffenen Feld die Vermerk-Schaltfläche bzw. der Menüpunkt Vergabeakte zur Verfügung. Vergabeunterlagen Vergabeunterlagen sind der eigentliche Kern des Vergabeverfahrens und bereits vor der Festlegung der Vergabeart erstellbar. Nur die Vorlage für das Formular Projektinformation ist abhängig von der Vergabeart, daher ist dieser Arbeitsschritt erst nach deren Festlegung sichtbar. Von der Vergabeart abhängige Prozesse Die folgenden Prozessschritte werden erst angezeigt, wenn die Vergabeart festgelegt ist, da die untergeordneten Arbeitsschritte abhängig von der Vergabeart sind. Um eine Beschreibung der Felder und Menüpunkte zu erhalten, klicken Sie auf den Menüpunkt Hilfe. Veröffentlichungsorgane In diesem Prozessschritt bearbeiten Sie gegebenenfalls Ihren Bekanntmachungstext und wählen die Veröffentlichungsorgane aus. Genehmigung Im Arbeitsschritt Genehmigung der Ausschreibung können Benutzer mit der Rolle Genehmiger die einzelnen Aufgaben entweder genehmigen oder noch einmal überarbeiten lassen. Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 46

47 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Arbeiten in der Projektübersicht Bevor sie diesen Arbeitsschritt bearbeiten können, müssen in der Regel die Prozesse Projektdaten und Vergabeunterlagen, sowie der Arbeitsschritt Auswahl Veröffentlichungsorgane/Bekanntmachungstexte den Status Fertig haben. Hinweis: Nach der Genehmigung erhalten alle genehmigten Arbeitsschritte den Status Abgeschlossen und können nicht mehr zum Bearbeiten geöffnet werden. Bekanntmachung, Ausschreibung freischalten Nachdem das Vergabeverfahren genehmigt wurde, können Sie in diesem Prozessschritt das Vergabeverfahren veröffentlichen und freischalten sowie eventuelle Bieterfragen verwalten und beantworten. Nach der Veröffentlichung Nach der Freischaltung ihres Vergabeverfahrens werden die eingehenden Angebote in der Angebotsübersicht gespeichert. Sie können dann ihr Projekt über die Prozessschritte Angebotsöffnung, Bewertung und Zuschlag weiterführen. Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 47

48 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Projekte erstellen und bearbeiten Im Folgenden wird beschrieben, wie Sie zum einen in der Projektliste von Projektgruppen erstellen können um Projekte (Vergabeverfahren) zu strukturieren. Zum anderen wird erläutert, wie Sie Projekte anlegen und diese über die Projektliste bearbeiten können. Falls Sie eine Freihändige Vergabe erstellen möchten und Informationen über den Freihändige-Vergabe-Assistenten benötigen, finden Sie eine Beschreibung unter Der Freihändige Vergabe-Assistent. Rechte und Voraussetzungen für die Erstellung und Bearbeitung eines Vergabeverfahrens Um einen Projektordner anzulegen, müssen Sie über das Recht Ausschreibung erstellen verfügen, um einen Projektordner zu bearbeiten, über das Recht Ausschreibung bearbeiten. Um ein Projekt anzulegen, müssen Sie über das Recht Ausschreibung erstellen verfügen. Um Projekte zu bearbeiten, müssen Sie über das Recht Ausschreibung bearbeiten sowie über Projektrechte für den jeweiligen Arbeitsschritt verfügen. Projektrechte sind in Lese- und Schreibrechte unterteilt und werden entweder über die Berechtigungsvorlagen oder im Arbeitsschritt Projektrechte vergeben. Um ein Projekt zu kopieren, müssen Sie über das Recht Ausschreibung kopieren verfügen. Projektgruppen verwalten Innerhalb von können Projekte zu einer Projektgruppe bzw. -ordner zusammengefasst werden. Projektgruppen können beliebig viele Projekte enthalten. Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 48

49 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Projektgruppen verwalten Beispielsweise ist es bei VOB-Verfahren ratsam, alle zugehörigen Projekte in eine Projektgruppe zusammenzufassen. Hinweis: In der Praxis spricht man meistens von Maßnahmen bzw. Maßnahmenordnern. Projektgruppen können nicht kopiert werden. Nach der Anlage einer neuen Projektgruppe können der Projektverantwortliche sowie sein Stellvertreter einzelne Projekte innerhalb des Ordners anlegen. Projektgruppe erstellen Einen neuen Ordner erstellen Sie in der Projektliste auf der Registerkarte Projekte wie folgt: 1 Klicken Sie ggf. auf einen Projektordner in der Projektliste und dann auf den Menüpunkt Neu > Ordner. Hinweis: Der neue Ordner wird immer in die Rubrik Projekte nach Gruppen eingefügt, auch wenn Sie keinen bestimmten Ordner in dieser Rubrik ausgewählt haben. 2 Tragen Sie auf der Seite Neue Projektgruppe anlegen die erforderlichen Informationen (mindestens den Ordner-Titel) ein. Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 49

50 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Projektgruppen verwalten Um eine Beschreibung der Felder und Menüpunkte zu erhalten, klicken Sie auf den Menüpunkt Hilfe. Abb.: neue Projektgruppe anlegen 3 Klicken Sie auf die Schaltfläche Übernehmen. Der neu angelegte Projektordner wird nun in der Projektliste in die Baumstruktur eingefügt und kann verwendet bzw. bearbeitet werden. Abb.: die neu eingefügte Projektgruppe in der Baumstruktur Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 50

51 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Projektgruppen verwalten Projektgruppe bearbeiten oder löschen Hinweis: Im Bearbeitungsmodus einer Projektgruppe bearbeiten und versenden Sie auch Vorinformationen für die Verfahren, die in der gewählten Projektgruppe enthalten sind. Eine Beschreibung dazu finden Sie unter Vorinformation versenden auf Seite 222. Eine bestehende Projektgruppe bearbeiten Sie wie folgt: 1 Klicken Sie in der Projektliste links in der Baumstruktur auf den gewünschten Projektordner. 2 Klicken Sie auf den Menüpunkt Bearbeiten > Bearbeiten. Abb.: Projektordner bearbeiten 3 Nehmen Sie auf der Registerkarte Projektordner bearbeiten die gewünschten Änderungen vor. Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 51

52 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Ein Projekt in Um eine Beschreibung der Felder und Menüpunkte zu erhalten, klicken Sie auf den Menüpunkt Hilfe. Abb.: Kopfdaten eines Projektordners bearbeiten 4 Klicken Sie auf den Menüpunkt Speichern um die Änderungen zu übernehmen. 5 Klicken Sie auf den Menüpunkt Zurück, um die Bearbeitung zu beenden. Projektgruppe löschen Projektgruppen bzw. -ordner können nur gelöscht werden, wenn der Inhalt leer ist. Das heißt, es dürfen keine Projekte enthalten sein. Klicken Sie in der Baumstruktur auf die gewünschte Projektgruppe und dann auf den Menüpunkt Bearbeiten > Löschen. Ein Projekt in Ein Projekt im Sinne der ist der gesamte zu einer Vergabeart gehörende Prozess. Dieser beginnt mit dem Erstellen eines Vergabeverfahrens, kann einen Teilnahmewettbewerb mit einer Bekanntmachung oder die direkte Auswahl der Bewerber beinhalten und geht von der Angebotserstellung bis zur Versendung der Zu- und Absageschreiben. Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 52

53 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Arbeiten mit Projekten Projekte können zu einer Maßnahme resp. einem Maßnahmenordner zusammengefasst werden. Zu einem -Projekt kann ein Mitarbeiter-Team bestimmt werden, dessen Mitgliedern unterschiedliche Teilaufgaben im Projekt zugewiesen werden können. Informationen zur Rechtevergabe in erhalten Sie im Leitfaden Rechte und Rollen verwalten. Ein Benutzer, der ein Projekt erstellt, ist der jeweilige Projektverantwortliche. Er legt das Projekt an und wählt in der Regel die Vergabe- und Vertragsordnung und die Vergabeart. Die Vergabeart bestimmt grundsätzlich den Ablauf und Umfang des Projekts. Falls die Vergabeart noch nicht feststeht, wird das Projekt ohne Vergabeart angelegt. Der Projektverantwortliche bereitet mit seinen Mitarbeitern die Vergabeunterlagen vor. Spätestens am Ende der Erstellung der Unterlagen wird die Vergabeart und damit die übrigen Prozess- und Arbeitsschritte festgelegt. Hinweis: Erst nach der Festlegung der Vergabeart im Arbeitsschritt Eigenschaften werden alle Prozess- und Arbeitsschritte entsprechend der gewählten Vergabeart in der Projektübersicht angezeigt. Wie für die Benutzer können, abweichend vom Standardfall, auch die Berechtigungen des Projektverantwortlichen in der Administration voreingestellt werden. Weitere Informationen zu diesem Thema erhalten Sie im Leitfaden Berechtigungsvorlagen verwalten. Arbeiten mit Projekten Im Folgenden wird beschrieben, wie Sie Projekte (Vergabeverfahren) anlegen, bearbeiten, kopieren und verschieben. Vor der Erstellung eines Projekts Die im Folgenden beschriebenen Aktionen können unter Umständen hilfreich oder sogar nötig sein, bevor Sie ein Projekt erstellen. Ordner auswählen Bevor Sie ein neues Vergabeverfahren erstellen, wählen Sie den Gruppenordner aus, in dem Sie das Projekt anlegen möchten oder legen Sie über den Menüpunkt Neu > Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 53

54 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Arbeiten mit Projekten Ordner einen neuen Ordner an, den sie daraufhin auswählen. Sie können jedoch auch jederzeit bereits angelegte Projekte verschieben. Projekt kopieren Falls schon ein Verfahren mit ähnlichen Vergabeunterlagen in angelegt wurde, können Sie Zeit sparen, indem Sie das entsprechende Projekt kopieren. Beschaffungsstelle auswählen Falls Ihr Mandant als Zentrale Vergabestelle eingerichtet ist, können die Vergabeverfahren entweder von Benutzern der Zentralen Vergabestelle oder von Benutzern der jeweiligen Beschaffungsstelle angelegt werden. Wenn ein Benutzer der Zentralen Vergabestelle ein Vergabeverfahren anlegt, muss er zunächst oberhalb der Projektliste in der Auswahlliste Beschaffungsstelle auswählen seinen Mandanten oder die Beschaffungsstelle auswählen, für die das Vergabeverfahren durchgeführt werden soll. Abb.: Beschaffungsstelle auswählen Hinweis: Wenn Sie anstatt einer Beschaffungsstelle die Zentrale Vergabestelle auswählen, haben Benutzer, die einer Beschaffungsstelle zugeordnet sind, keinen Zugriff auf dieses Projekt. Benutzer einer Beschaffungsstelle können nur für ihre eigene Beschaffungsstelle Vergabeverfahren anlegen, die für die Benutzer der übergeordneten Zentralen Vergabestelle automatisch sichtbar sind. So können die Benutzer der Zentralen Vergabestelle je nach Berechtigung die ihnen zugewiesenen Arbeitsschritte bearbeiten. Für weitere Informationen zum Konzept der Zentralen Vergabestelle ziehen Sie den Leitfaden Zentrale Vergabestelle hinzu. Projekt anlegen 1 Klicken Sie in der Projektliste auf den Menüpunkt Neu > Projekt. Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 54

55 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Arbeiten mit Projekten 2 Tragen Sie auf der Seite Neues Projekt anlegen die erforderlichen Informationen ein. Um eine Beschreibung der Felder und Menüpunkte zu erhalten, klicken Sie auf den Menüpunkt Hilfe. Achtung: Der Auftraggeber, die Vergabe- und Vertragsordnung sowie die Leistungsart haben einen wesentlichen Einfluss auf den Ablauf des Vergabeprozesses. Sie werden an dieser Stelle endgültig festgelegt und können nach dem Speichern nicht mehr geändert werden. 3 Klicken Sie auf den Menüpunkt Speichern. Nicht ausgefüllte Pflichtfelder bzw. im falschen Format ausgefüllte Felder werden mit dem entsprechenden Hinweis-Symbol markiert. Die Projektübersicht des neu angelegten Projekts wird angezeigt. Projekt bearbeiten Nachdem Sie die Erstellung Ihres Vergabeverfahrens abgeschlossen haben, gelangen Sie zur Projektübersicht Ihres neu angelegten Projekts. Dort werden alle Prozess- und Arbeitsschritte des Vergabeverfahrens aufgeführt, die das System bereits für Sie angelegt hat. Die einzelnen Arbeitsschritte werden in Prozessschritten zusammengefasst, welche wiederum zu Phasen zusammengefasst werden. Abb.: Projektübersicht des neuen Projekts Achtung: Erst nach Festlegung der Vergabeart im Arbeitsschritt Eigenschaften werden alle Prozess- und Arbeitsschritte des Vergabeverfahrens entsprechend der gewählten Vergabeart angezeigt. Nachträgliches Bearbeiten des Vergabeverfahrens Wenn Sie das Projekt zu einem späteren Zeitpunkt von der Projektliste aus bearbeiten möchten, haben Sie folgende Möglichkeiten: Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 55

56 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Arbeiten mit Projekten Markieren Sie das Projekt und klicken Sie auf den Menüpunkt Bearbeiten > Bearbeiten. Klicken Sie auf die Bearbeiten-Schaltfläche vor dem entsprechenden Projekt. Hinweis: Falls das Vergabeverfahren über den Freihändige Vergabe-Assistenten angelegt wurde und die Bearbeitung noch nicht abgeschlossen ist, wird die Seite Freihändige Vergabe > Projektdaten angezeigt. Einen Arbeitsschritt zur Bearbeitung aufrufen 1 Klicken Sie im linken Fensterbereich auf einen Prozessschritt. Die zugehörigen Arbeitsschritte werden im rechten Fensterbereich angezeigt. Abb.: Projektübersicht mit Übersicht der Arbeitsschritte eines Prozesses 2 Klicken Sie auf den Namen des Arbeitsschritts, den Sie bearbeiten möchten. Der Arbeitsschritt wird zur Bearbeitung geöffnet. Projekt kopieren Sie können bei der Anlage eines neuen Projekts Zeit sparen, indem Sie die Vergabeunterlagen eines bestehenden Projekts kopieren. Dies ist sinnvoll, wenn schon ein ähnliches Vergabeverfahren mit durchgeführt wurde. Sie müssen lediglich die Rahmendaten des Projekts, d.h. die Projekteigenschaften (einschließlich der Vergabeart) und die Projekttermine neu erfassen. 1 Klicken Sie ggfs. auf den Menüpunkt Home. 2 Markieren Sie das Projekt, das Sie kopieren möchten. 3 Klicken Sie auf den Menüpunkt Bearbeiten > Kopieren. Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 56

57 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Arbeiten mit Projekten 4 Klicken Sie in der Baumstruktur auf den Ordner, in den Sie das kopierte Projekt einfügen möchten. 5 Klicken Sie auf den Menüpunkt Bearbeiten > Einfügen. 6 Markieren Sie auf der Seite Projekt kopieren die Bereiche, die Sie kopieren möchten und klicken Sie auf die Übernehmen-Schaltfläche. Das kopierte Projekt wird mit dem Status Bedarfsmeldung auf der Registerkarte Projekte angezeigt. hat automatisch eine neue Projektnummer vergeben und dem Namen des kopierten Projekts den Zusatz Kopiertes Projekt vorangestellt. Den Namen können Sie im Arbeitsschritt Eigenschaften anpassen. Projekt verschieben 1 Klicken Sie ggfs. auf den Menüpunkt Home. 2 Markieren Sie das Projekt, das Sie verschieben möchten. 3 Klicken Sie auf den Menüpunkt Bearbeiten > Ausschneiden. 4 Klicken Sie in der Baumstruktur auf den Ordner, in den Sie das ausgeschnittene Projekt einfügen möchten. 5 Klicken Sie auf den Menüpunkt Bearbeiten > Einfügen. Das verschobene Projekt wird im neuen Ordner angezeigt. Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 57

58 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Projektphase Ausschreibung In den nachfolgenden Kapiteln wird der eigentliche Prozess eines Vergabeverfahrens von der Erstellung über die Bekanntmachung bis hin zur Bewertung und Zuschlagerteilung der Angebote, beschrieben. Alle Prozesse, die vor bzw. nach der Phase Ausschreibung stattfinden (wie z.b. Teilnahmewettbewerb, Verhandlungsrunden oder das Anlegen von Nachträgen), werden in den entsprechenden Kapiteln im Anschluss beschrieben. Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 58

59 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Der Vergabeprozess Der Vergabeprozess Der Vergabeprozess in ist in unterschiedliche Projektphasen, Prozess- und Arbeitsschritte unterteilt. Abb.: Übersicht des Vergabeprozess Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 59

60 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Schritt 1: Unterlagen erstellen Schritt 1: Unterlagen erstellen Die Vergabeunterlagen sind der eigentliche Inhalt des Vergabeverfahrens. Hier werden die Vergabebedingungen, die ausgeschriebenen Leistungen und die Zuschlagskriterien definiert und festgehalten. Sie müssen alle vertragsrelevanten Sachverhalte einschließen, da mit der Zuschlagserteilung der Vertrag abgeschlossen wird. Abhängig von der gewählten Vergabeart werden unterschiedliche Vergabeunterlagen benötigt und daher unterschiedliche Arbeitsschritte angezeigt. Achtung: Für den Inhalt der Vergabeunterlagen ist einzig der für die Vergabe zuständige Einkäufer bzw. die Vergabestelle verantwortlich. Inhalte, Formulare etc., die durch Healy Hudson zur Verfügung gestellt werden, dienen als Vereinfachung und sind von der Vergabestelle zu prüfen. Sie sind lediglich als Beispiele zu verstehen. Rechte und Voraussetzungen zur Bearbeitung der Vergabeunterlagen Für die Definition der Projektdaten (Eigenschaften und Termine) sowie die Erstellung und Bearbeitung der Vergabeunterlagen benötigen Sie das Recht Ausschreibung bearbeiten. Vergabeunterlagen erstellen Um die Vergabeunterlagen vollständig bearbeiten zu können, muss die Vergabeart festgelegt sein (siehe unter Vergabeart endgültig festlegen auf Seite 65). Vorlagen verwenden Um Vorlagen bearbeiten zu können, müssen Sie über die Rechte Vorlagen XXX anzeigen/erstellen/bearbeiten/zugriffsebene setzen bzw. löschen verfügen. XXX steht dabei für das entsprechende Vorlagen-Archiv. Formelle Kriterien erstellen Formelle Kriterien sind i.d.r. vordefiniert, der Status des Arbeitsschritts steht daher standardmäßig auf Fertig. Wenn Sie die Kriterien bearbeiten möchten, müssen Sie den Status des Arbeitsschritts zuerst auf In Bearbeitung setzen, indem Sie auf das Status- Symbol klicken (siehe unter Formelle Kriterien zusammenstellen auf Seite 143). Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 60

61 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Schritt 1: Unterlagen erstellen Lose im Leistungsverzeichnis verwenden Damit Sie Lose im Leistungsverzeichnis erstellen können, müssen Sie dies vor Festlegung der Vergabeart im Arbeitsschritt Eigenschaften festlegen. Lose bei den Zuschlagskriterien verwenden Falls das Leistungsverzeichnis in Lose unterteilt wird, sollten Sie zuerst die Lose im Arbeitsschritt Leistungsverzeichnis erstellen, da die Kriterien den einzelnen Losen zugeordnet werden müssen. Eigenschaften des Projekts definieren Der Projektablauf wird für jedes Projekt über bestimmte Rahmendaten (die Projekthülle) gesteuert. Diese Rahmendaten werden in den Arbeitsschritten Projekteigenschaften und Termine festgelegt. Einige Projektdaten - wie beispielsweise die Vergabeart - haben einen wesentlichen Einfluss auf den Ablauf des Vergabeprozesses und können daher zu einem späteren Zeitpunkt nicht mehr geändert werden. Projektdaten können bzw. müssen über Vermerke in der Vergabeakte dokumentiert werden. Der Eintrag kann direkt über das Symbol neben dem betreffenden Feld erfolgen und wird an der richtigen Stelle in der Vergabeakte hinterlegt. Oder Sie öffnen die Vergabeakte über den entsprechenden Menüpunkt, um Einträge an den entsprechenden Stellen zu hinterlegen. Weitere Informationen zur Vergabeakte finden Sie unter Vergabeakte bearbeiten auf Seite 274. Achtung: Erst nach der Festlegung der Vergabeart im Arbeitsschritt Eigenschaften werden auf der Projektübersicht alle Prozess- und Arbeitsschritte des Vergabeverfahrens entsprechend der gewählten Vergabeart angezeigt. Projekteigenschaften bearbeiten Die Registerkarte Projekteigenschaften ist in verschiedene Bereiche gegliedert. Sie hinterlegen zum einen ganz allgemeine Informationen zum Projekt, zum anderen müssen Sie wichtige Eigenschaften zum Vergabeverfahren definieren. Das betrifft in erster Linie die Vergabeart, von der der weitere Verlauf der Projektbearbeitung abhängt. Aber auch Angaben zu Losen, Berechnungsgrundlagen zur Bewertung oder Klassifizierungen sind für das Verfahren relevant. Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 61

62 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Schritt 1: Unterlagen erstellen 1 Klicken Sie in Ihrer Projektübersicht im Prozessschritt Projektdaten auf den Arbeitsschritt Eigenschaften. Auf der Registerkarte Projekteigenschaften sind alle Angaben, die Sie beim Anlegen eines Projekts gespeichert haben, vorbelegt. Sie können - mit Ausnahme der Vergabe- und Vertragsordnung - geändert werden. Diese kann nach dem Anlegen des Projekts nicht mehr geändert werden. 2 Tragen Sie die erforderlichen Informationen in die Felder ein und legen Sie die Vergabeart endgültig fest (Siehe auch unter Vergabeart endgültig festlegen auf Seite 65). Um eine Beschreibung der Felder und Menüpunkte zu erhalten, klicken Sie auf den Menüpunkt Hilfe. Abb.: Rahmendaten zum Projekt hinterlegen 3 Zu einigen Angaben müssen Sie einen Vermerk für die Vergabeakte hinterlegen. Klicken Sie dazu bei den betreffenden Feldern auf das Symbol und erstellen Sie Ihren Eintrag im Fenster Eintrag in der Vergabeakte. Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 62

63 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Schritt 1: Unterlagen erstellen Hinweis: Um zu erfahren, ob Sie alle benötigten Felder ausgefüllt haben, können Sie eine Plausibilisierung durchführen (siehe unter Projekteigenschaften prüfen (Plausibilisierung) auf Seite 66). 4 Wenn Sie die Bearbeitung der Projekteigenschaften abgeschlossen haben, können Sie direkt zum nächsten Arbeitsschreit Termine übergehen. Dort bearbeiten Sie die für den Projektverlauf notwendigen Termine. Klicken Sie dazu in der Menüzeile auf das Symbol. Über den Menüpunkt Zurück gelangen Sie wieder auf die Projektübersicht. Berechnungsmethoden nach UfAB Schon bei Ausschreibungserstellung müssen Sie die Berechnungsmethode festlegen, nach der bei der Bewertung das wirtschaftlichste Angebot ermittelt wird. stellt Ihnen hierfür die Bewertungsmethoden nach UfAB zur Verfügung. UfAB steht für Unterlage für die Ausschreibung und Bewertung von IT-Leistungen. Die UfAB unterstützt Einkäufer bei der objektiven, transparenten und nachvollziehbaren Ausschreibung und Beurteilung von IT-Vergabeverfahren und wird vom IMKA (Interministerieller Ausschuss zur Koordinierung der Datenverarbeitung in der Bundesverwaltung) empfohlen. Weitere Informationen zu UfAB sowie die jeweils aktuelle Version finden Sie unter stellt Ihnen für die Bewertung von Angeboten die einfache und die erweiterte Richtwertmethode nach UfAB zur Verfügung. Darüber hinaus können auch mandantenspezifische Berechnungsgrundlagen hinterlegt werden. Zu Beginn eines Vergabeverfahrens legt die ausschreibende Stelle fest, nach welchem Verfahren und in welchem Verhältnis Preis und Leistung bei der Auswertung berücksichtigt werden. Verfahren, Verhältnis und erlaubte Schwankung werden in den Projekteigenschaften festgelegt und den anbietenden Lieferanten mit den Vergabeunterlagen mitgeteilt, damit sie die Gewichtung im Rahmen ihres Angebotes berücksichtigen können. Bei der Beurteilung auf Seite 198 wird der Nutzwert der Lieferanten nach der entsprechenden Formel aus Preis und Leistungspunkten auf Seite 198 berechnet. Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 63

64 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Schritt 1: Unterlagen erstellen Im Folgenden werden die einzelnen Berechnungsmethoden kurz beschriebenen und die Unterschiede anhand eines Beispiels verdeutlicht. Die Berechnungsgrundlage nach UfAB festlegen Schon zu Beginn der Ausschreibungserstellung müssen Sie sich auf eine Berechnungsgrundlage festlegen. Damit legen Sie die Richtlinien für die Bewertung der Angebote fest. Die Berechnungsgrundlage wird den Bietern mit Veröffentlichung des Vergabeverfahrens mitgeteilt. 1 Legen auf Seite 54 Sie zunächst ein neues Projekt an oder rufen Sie ein Projekt zur Bearbeitung auf Seite 55 auf. 2 Klicken Sie im Prozessschritt Projektdaten auf den Arbeitsschritt Projekteigenschaften. 3 Wählen Sie in der Auswahlliste Berechnungsgrundlage UfAB die gewünschte Berechnungsgrundlagen aus. 4 Abhängig von der gewählten Berechnungsgrundlage müssen Sie weitere Felder pflegen: Einfache RWM nach UfAB (siehe Seite 137): Das Preis-/Leistungsverhältnis (%) sowie die Schwankung (%) werden ausgeblendet, da sie durch die Berechnungsgrundlage vorgegeben sind. Erweiterten RWM nach UfAB - mit Entscheidungskriterium Preis (siehe Seite 138): Das Preis-/Leistungsverhältnis (%) ist sowie die Schwankung (%) werden eingeblendet. Sie können jedoch nur die Schwankung ändern, da das Preis-/Leistungsverhältnis durch die Berechnungsgrundlage mit 100% Preis und 0% Leistung vorgegeben ist. Erweiterten RWM nach UfAB - mit Entscheidungskriterium Leistung (siehe Seite 138): Das Preis-/Leistungsverhältnis (%) sowie die Schwankung (%) werden eingeblendet. Sie können jedoch nur die Schwankung ändern, da das Preis-/Leistungsverhältnis durch die Berechnungsgrundlage mit 0% Preis und 100% Leistung vorgegeben ist. Freien Verhältniswahl Preis/Leistung (siehe Seite 138): Das Preis- /Leistungsverhältnis (%) sowie die Schwankung (%) werden eingeblendet. Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 64

65 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Schritt 1: Unterlagen erstellen Tragen Sie die Gewichtung von Preis und Leistung in die entsprechenden Felder ein. Die Summe der Gewichtungen muss 100 ergeben. 5 Klicken Sie auf den Menüpunkt Speichern. 6 Nicht ausgefüllte Pflichtfelder bzw. im falschen Format ausgefüllte Felder werden mit dem entsprechenden Hinweis-Symbol markiert. Vergabeart endgültig festlegen Einer der wichtigsten Schritte bei der Projektbearbeitung ist die Vergabeart festzulegen. Erst mit dem endgültigen Festlegen der Vergabeart wird der weitere Projektverlauf in Form von Prozess- bzw. Arbeitsschritten vollständig definiert (siehe dazu auch unter Arbeiten in der Projektübersicht auf Seite 41). Achtung: Bevor Sie die Vergabeart endgültig festlegen, müssen Sie Festlegen, ob im Leistungsverzeichnis Lose auf Seite 108 gebildet werden sollen. Die Vergabeart legen Sie wie folgt fest: 1 Stellen Sie sicher, dass Sie im Arbeitsschritt Eigenschaften auf der Registerkarte Projekteigenschaften im Bereich Verfahren alle Felder korrekt ausgefüllt haben. 2 Klicken Sie zum endgültigen Festlegen der Vergabeart auf den Menüpunkt Vergabeart festlegen und bestätigen Sie die Sicherheitsabfrage mit Ja. Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 65

66 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Schritt 1: Unterlagen erstellen Der Menüpunkt und die Felder im Bereich Verfahren sind nun ausgegraut (bis auf das Feld Auftraggeber) und können nicht mehr bearbeitet werden. Abb.: Die Vergabeart wurde endgültig festgelegt Projekteigenschaften prüfen (Plausibilisierung) Im Arbeitsschritt Eigenschaften ist es jederzeit möglich eine Plausibilitätsprüfung durchzuführen. Die beschriebene Plausibilitätsprüfung gilt auch für den Arbeitsschritt Termine. Es wird überprüft, ob: alle Pflichtfelder ausgefüllt sind alle geforderten Vermerke angelegt sind die Angaben konform zu den im System festgelegten Regeln sind Beim Speichern Ihrer Eingaben über den Menüpunkt Speichern werden Ihre Daten automatisch geprüft. Sind die Angaben nicht plausibel, erhalten Sie einen entsprechenden Hinweis. Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 66

67 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Schritt 1: Unterlagen erstellen Sie können Ihre Daten trotzdem speichern und bei Bedarf den Arbeitsschritt verlassen. Solange die Daten nicht plausibel sind, können Sie den Arbeitsschritt aber nicht abschließen. Hinweis: Die im System festgelegten Regeln werden durch die gewählte Vergabeart und die Vergabe- und Vertragsordnung vorgegeben. Darüber hinaus können mandantenspezifische Regeln definiert werden. Projekteigenschaften plausibilisieren Sie wie folgt: Klicken Sie im Arbeitsschritt Eigenschaften auf den Menüpunkt Plausibilisieren. Das Ergebnis der Datenprüfung wird als Hinweis unterhalb der Menüzeile angezeigt. Abb.: Beispiel für nichtplausible Einträge in den Projekteigenschaften Korrigieren bzw. ergänzen Sie ggfs. Ihre Daten. Projektklassifizierung Die Verwendung von Vorlagen bzw. die Erstellung der Bieterliste bei beschränkten Vergabeverfahren wird von unterstützt, sofern Bieter, Vorlagen und Projekt bzw. Leistung nach demselben Klassifizierungssystem klassifiziert wurden. Sobald ein Vergabeverfahren bzw. einzelne Leistungen klassifiziert wurden, werden die Vorlagen bzw. Bieter, für die dieselbe Klassifizierung (im selben Klassifizierungssystem) hinterlegt wurde, automatisch zu den Vergabeunterlagen hinzugefügt. Die Hinterlegung der korrekten Klassifizierung erleichtert außerdem die Suche. unterstützt in der Standard-Einstellung die Klassifizierung nach CPV. Abhängig von den Kundenanforderungen können jedoch weitere Klassifizierungskataloge, wie z.b. und/oder kundenspezifische Warengruppen abgebildet werden. Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 67

68 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Schritt 1: Unterlagen erstellen Die CPV-Klassifizierung (Common Procurement Vocabulary - Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge) eines Projekts ist bei EU-Vergabeverfahren zwingend vorgeschrieben. Die Klassifizierung des aktuellen Projekts können Sie im Arbeitsschritt Eigenschaften einsehen bzw. bearbeiten. Außerdem können die Klassifizierungen auch über den Arbeitsschritt Produkte/Leistungen auf Artikelebene zugeordnet werden. Projekte können über ihre Klassifizierung in den Berichten ausgewertet werden. Klassifizierungen zuordnen Die Zuordnung von Klassifizierungen kann entweder direkt über die Schaltfläche Klassifizierung erfolgen, wenn Sie die Bezeichnung der gewünschten Klassifizierungen kennen. Oder Sie nutzen die entsprechenden Menüpunkte zur direkten Suche bzw. zum Durchsuchen der Kataloge. 1 Klicken Sie in Ihrer Projektübersicht im Prozessschritt Projektdaten auf den Arbeitsschritt Eigenschaften. Hinweis: Solange Sie ein Projekt über den Freihändigen-Vergabe-Assistenten bearbeiten, legen Sie die Klassifizierung im Schritt Verfahren über die Schaltfläche Klassifizierung fest. 2 Auf der Registerkarte Projekteigenschaften können Sie im Bereich Klassifizierungen über die Eingabe eines Suchbegriffs direkt nach den gewünschten Klassifizierungen suchen. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche Klassifizierung (im mittleren Bereich der Ansicht). Abb.: Klassifizierungen einfach über die Schnell-Suchfunktion zuordnen 3 Im Fenster Klassifizierungen auswählen tragen Sie die Bezeichnung in das Eingabefeld ein und klicken dann auf die Schaltfläche Suchen... Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 68

69 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Schritt 1: Unterlagen erstellen 4 Die zum Begriff passenden Klassifizierungscodes werden aufgelistet. Markieren Sie die gewünschten Klassifizierungen und klicken Sie auf Übernehmen. Abb.: Die gewünschten Klassifizierungen über die Suchfunktion finden Die gewählten Klassifizierungscodes werden auf der Registerkarte Projekteigenschaften hinzugefügt. Hinweis: Sie müssen eine Klassifizierung als Hauptklassifizierung definieren, damit diese im EU-Formular als Hauptgegenstand aufgeführt wird (siehe unter Hauptklassifizierung definieren auf Seite 71). Klassifizierungskataloge durchsuchen Die Zuordnung von Klassifizierungen können Sie über die entsprechenden Menüpunkte vornehmen bzw. bearbeiten. Neben der Suche über die Begriffseingabe können auch verschiedene Klassifizierungssysteme (konfigurationsabhängig) durchsucht werden. 1 Klicken Sie in den Projekteigenschaften auf dem Menüpunkt Zuordnungen > Klassifizierung auswählen. Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 69

70 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Schritt 1: Unterlagen erstellen Für die Auswahl von Klassifizierungen verlassen Sie die Seite der Eigenschaften, ggf. müssen Sie Ihre Eingaben speichern. 2 Auf der Seite Klassifizierungen stehen Ihnen je nach Konfiguration verschiedene Klassifizierungssysteme in einer Ordner-Struktur zur Verfügung. Durchsuchen Sie das gewünschte System, indem Sie sich durch die Ordner-Struktur hangeln und markieren Sie die erforderlichen Klassifizierungs-Codes. Abb.: Klassifizierungskataloge durchsuchen Hinweis: Die Klassifizierungen können auch nach Kategorien gefiltert werden. Der Filter befindet sich im rechten Bereich der Seite, oberhalb der Tabelle. 3 Klicken Sie auf den Menüpunkt Speichern um die Auswahl zu übernehmen und dann auf Zurück um wieder zu Ihren Projektdaten zu gelangen. Die ausgewählten Klassifizierungs-Codes wurden auf der Registerkarte Projekteigenschaften hinzugefügt. Formularsätze zum Vergabeverfahren hinzufügen Über die Seite Klassifizierungen können dem Projekt Formularsätze zugeordnet werden. Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 70

71 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Schritt 1: Unterlagen erstellen Beachten Sie zum Thema Formulare auch die entsprechenden Kapitel in der Dokumentation. Hauptklassifizierung definieren Haben Sie in den Projekteigenschaften eine oder mehrere Klassifizierungscodes ausgewählt, können Sie eine als Hauptklassifizierung festlegen. Diese wird dann im EU- Formular an erster Stelle als Hauptgegenstand aufgeführt. Klicken Sie dazu auf die Klassifizierung bzw. eine der Klassifizierungen, die Sie vorab ausgewählt haben (der oberste Knoten). Anschließend klicken Sie auf die Schaltfläche Hauptgegenstand setzen neben der Schaltfläche Klassifizierung. Die ausgewählte Hauptklassifizierung wird deutlich hervorgehoben. Abb.: Eine Klassifizierung als Hauptklassifizierung wählen Klassifizierung löschen Zum Löschen von zugeordneten Klassifizierungen markieren Sie auf der Registerkarte Projekteigenschaften im Bereich Verfahren die betreffenden Klassifizierungen und klicken dann auf den Menüpunkt Zuordnungen > Klassifizierung löschen. Die zugeordneten Klassifizierungen werden entfernt. Termine des Projekts verwalten Innerhalb des Arbeitsschritts Termine unterstützt den Benutzer bei der Fristsetzung. Die Fristen werden anhand des gewählten Vergabeverfahrens vorgeschlagen bzw. bei manueller Eingabe anhand der gesetzlichen Vorgaben bei EU- Verfahren und anhand "Best Practice" bei nationalen Vergabeverfahren plausibilisiert. Alle Fristen des aktuell gewählten Vergabeverfahrens sowie die Wiedervorlage des Vergabeverfahrens, können in den persönlichen Kalender des Benutzers als auch in einen öffentlichen Kalender der Vergabestelle exportiert werden. Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 71

72 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Schritt 1: Unterlagen erstellen Terminketten können z.b. durch Eingabe des Publikationstermins, in Abhängigkeit der gewählten Vergabeart von errechnet werden. Projekttermine festlegen Bei der Abwicklung von Vergabeverfahren müssen unterschiedliche gesetzlich vorgeschriebene Termine berücksichtigt werden. Dabei unterscheiden sich die Termine und Fristen je nach Vergabeart, nationalem oder EU-Verfahren. Für EU-weite Verfahren gelten bestimmte, nach Kalendertagen bemessene Fristen, die der VOL/A bzw. VOB/A zu entnehmen sind. (Sonn- und Feiertage werden mitgezählt.) Bei nationalen Verfahren sind keine nach Tagen bemessenen, sondern "ausreichende" Fristen vorgeschrieben. Diese Fristen sind in hinterlegt und werden entsprechend bei der Plausibilisierung berücksichtigt. Die vorgeschriebenen Fristen können durch eine Vorinformation (nur bei EU-Verfahren) oder bei Vorliegen einer besonderen Dringlichkeit (beschleunigtes Verfahren) verkürzt werden. Auch die digitale Veröffentlichung kann zu einer Fristverkürzung führen. Hinweis: kann bei der Plausibilisierung von Terminen auch Wochenenden und Feiertage berücksichtigen. Feiertage müssen dazu im System hinterlegt werden. Wenden Sie sich hierfür an Ihren -Administrator. Projekttermine bearbeiten Die von Ihnen festzulegenden Termine sind abhängig von der Vergabeart. Daher zeigt Ihnen nach Festlegung der Vergabeart nur noch die Termine auf der Seite Termine an, die benötigt werden. Solange die Vergabeart nicht im Arbeitsschritt Eigenschaften festgelegt wurde, werden alle Termine angezeigt. 1 Klicken Sie in Ihrer Projektübersicht im Prozessschritt Projektdaten auf den Arbeitsschritt Termine. 2 Füllen Sie auf der Seite Termine die betreffenden Felder aus. Die Termine können Sie einfach über die Kalenderfunktion neben den Feldern auswählen und einfügen. Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 72

73 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Schritt 1: Unterlagen erstellen Um eine Beschreibung der Felder und Menüpunkte zu erhalten, klicken Sie auf den Menüpunkt Hilfe. Abb.: Fristen zum Verfahren festlegen Tipp: kann Sie bei der Bestimmung der Projekttermine unterstützen. Klicken Sie dazu auf den Menüpunkt Termine vorschlagen. Die vorgeschlagenen Termine können angepasst werden. Nähere Informationen dazu finden Sie unter Termine vorschlagen lassen auf Seite Klicken Sie auf den Menüpunkt Speichern. Ggf. führen Sie vorab eine Plausibilisierung durch. Fehlende oder falsche Termine werden unterhalb der Menüzeile angezeigt (siehe unter Termine prüfen (Plausibilisierung) auf Seite 74). Termine vorschlagen lassen Bei der Terminerrechnung können Sie sich zur Unterstützung Termine vorschlagen lassen. Für die Errechnung der Terminketten ist sowohl die Vorwärtsrechnung als auch Rückwärtsrechnung möglich. Sie müssen mindestens den Termin für die Veröffentlichung Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 73

74 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Schritt 1: Unterlagen erstellen oder den Termin der Angebotsfrist vorgeben (die genannten Fristen beziehen sich auf ein öffentliches Verfahren, VOL) Klicken Sie dann auf den Menüpunkt Termine vorschlagen. Die restlichen Fristen werden gemäß den im System hinterlegten Regeln automatisch vorgeschlagen bzw. in die Felder übertragen. Hinweis: Sie können sich Termine erst vorschlagen lassen, wenn die Vergabeart festgelegt wurde. Abb.: Terminkette zum Verfahren vorschlagen lassen Termine prüfen (Plausibilisierung) Im Arbeitsschritt Termine ist es jederzeit möglich eine Plausibilitätsprüfung durchzuführen. Die beschriebene Plausibilitätsprüfung gilt auch für den Arbeitsschritt Eigenschaften. Es wird überprüft, ob: Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 74

75 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Schritt 1: Unterlagen erstellen alle Pflichtfelder ausgefüllt sind alle geforderten Vermerke angelegt sind die Angaben konform zu den im System festgelegten Regeln sind Beim Speichern Ihrer Eingaben über den Menüpunkt Speichern werden Ihre Daten automatisch geprüft. Sind die Angaben nicht plausibel, erhalten Sie einen entsprechenden Hinweis. Sie können Ihre Daten trotzdem speichern und bei Bedarf den Arbeitsschritt verlassen. Solange die Daten nicht plausibel sind, können Sie den Arbeitsschritt aber nicht abschließen. Hinweis: Die im System festgelegten Regeln werden durch die gewählte Vergabeart und die Vergabe- und Vertragsordnung vorgegeben. Termine plausibilisieren Sie wie folgt: Klicken Sie im Arbeitsschritt Eigenschaften auf den Menüpunkt Plausibilisieren. Das Ergebnis der Datenprüfung wird als Hinweis unterhalb der Menüzeile angezeigt. Abb.: Beispiel für plausible Einträge bei den Projektterminen Termine und Wiedervorlage exportieren Um Ihnen das Management Ihrer Verfahren zu erleichtern, können Sie alle Fristen in Ihre Kalenderapplikation exportieren. Sie können sowohl die Termine und Fristen für das aktuell laufende Verfahren als auch die Frist für die Wiedervorlage des Verfahrens exportieren. Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 75

76 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Schritt 1: Unterlagen erstellen Zum Exportieren Ihrer Projekttermine bzw. dem Wiedervorlage-Termin klicken Sie im Arbeitsschritt Termine auf den Menüpunkt Exportieren > Termine exportieren bzw. Wiedervorlage exportieren. Die hinterlegten Termine bzw. der Wiedervorlagetermin wird an Ihre im System hinterlegte -Adresse geschickt. Sie erhalten einen Hinweis über den Versand des Wiedervorlagetermins. Projektinformation Die Projektinformation dient als Deckblatt der gesamten Vergabeunterlagen. Der Text soll Informationen und Anleitungen zum Vergabeverfahren und zur Abgabe des Angebots geben oder die Allgemeinen Rahmenbedingungen (wie Abgabedatum und Einreichungsstelle) aufzeigen. Über die integrierte Druck-/Bietervorschau können Sie jederzeit kontrollieren, wie der eingegebene Text im Rahmen der gedruckten Vergabeunterlagen, bzw. als Darstellung im Angebotsassistenten an den Bieter weitergereicht wird. Die Projektinformation wird standardmäßig über die Hauptadministration vorbelegt. Die Inhalte der Bekanntmachung sind in den entsprechenden Gesetzen aufgeführt. Darüber hinaus werden i.d.r. Standard-Formulare der Vergabestellen eingesetzt. Gemäß den gesetzlich geforderten Inhalten kann die Projektinformation unterschiedlich vorbelegt werden. Die Texte können auch im Arbeitsschritt Projektinformation direkt geändert werden. Projektinformation erstellen 1 Die Allgemeine Information zum Verfahren stellt das Titelblatt der Vergabeunterlagen dar. 2 Klicken Sie in Ihrer Projektübersicht im Prozessschritt Vergabeunterlagen auf den Arbeitsschritt Projektinformation. Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 76

77 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Schritt 1: Unterlagen erstellen Auf der Seite Projektinformation steht Ihnen ein Texteditor zur Verfügung über den Sie den Text der Information bearbeiten können. Abb.: Projektinformation, Titelblatt der Vergabeunterlagen 3 Klicken Sie auf den Menüpunkt Speichern, wenn Sie Änderungen am Text vorgenommen haben. Tipps zum Arbeiten mit dem Texteditor: Das Schreiben und Formatieren von Texten in erfolgt analog zur Erfassung in Microsoft Word. Sie erhalten zu den einzelnen Schaltflächen eine kurze Erklärung, indem Sie auf klicken. Texte können Sie auch z.b. in Word erstellen, kopieren und in einfügen. Die Allgemeine Information kann durch die Verwendung von Platzhaltern als Serienbrief verfasst werden. Platzhalter werden im Text mit geschwungenen Klammern {Prozess.Feldname} gekennzeichnet und beim Versenden des Schreibens automatisch aus der Datenbank mit den entsprechenden Einträgen gefüllt. Über Platzhalter können Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 77

78 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Schritt 1: Unterlagen erstellen Sie auch Logos in Ihren Text aufnehmen. Über den Menüpunkt Druckvorschau können Sie das Dokument mit gefüllten Platzhaltern einsehen. Über die Auswahlliste Bilder können Sie zuvor hinterlegte Bilder einfügen. Wählen Sie das gewünschte Bild in der Auswahlliste aus. Leistungsverzeichnis Die Definition von Leistungen bzw. der Leistungsverzeichnisse sind eines der Hauptbestandteile im elektronischen Vergabeverfahren, sind Bestandteil der Vergabeunterlagen. Sie stellen die ausgeschriebenen Dienstleistungen, direkten oder indirekten Güter dar. Leistungen können also Büro- oder Reinigungsdienstleistungen, Wartung und Service oder IT-Ausstattungen, Möbel, Werkzeuge, Maschinen, Ersatzteile u.a. sein. Die Leistungsdefinitionen bilden das Angebotsformular, das von den Bieterfirmen mit deren Preisangaben ausgefüllt wird. Leistungsverzeichnisse in können entweder manuell, aus dem Vorlagenverzeichnis oder in Form eines Imports von externer Quelle (Excel, GAEB, Kataloge) erstellt werden. Das Leistungsverzeichnis muss eindeutig, vollständig und abschließend sein, sodass der Bieter sein Angebot ohne das Risiko eines Mehraufwands abgeben kann. Aufbau eines Leistungsverzeichnisses Die Struktur des Leistungsverzeichnisses wird in immer als eine Hierarchie (Baumstruktur) mit Losen, Gruppen und Kostenfaktoren (Leistungen) abgebildet. Die Wurzel des Baumes ist immer ein Los und wird Wurzellos genannt. Das Leistungsverzeichnis wird mit Positionen oder als komplettes importiertes Verzeichnis von externer Quelle gefüllt. Achtung: Beachten Sie, dass Sie vor der Bearbeitung des Leistungsverzeichnisses in den Projekteigenschaften die Losbildung regeln müssen. Dort wird definiert ob im Leistungsverzeichnis Lose gebildet werden sollen oder nicht. Eine genaue Beschreibung dazu finden Sie unter Leistungen in Lose gliedern auf Seite 108. Die Positionen können zur besseren Übersicht in Gruppen aufgeteilt werden. Die Gruppenstruktur wird in Form von Ordnern dargestellt. Gruppen werden in den verschiedenen Einkaufs-Fachbereichen mitunter auch als Ordner, Titel oder Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 78

79 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Schritt 1: Unterlagen erstellen Gliederungsknoten bezeichnet. Positionen sind häufig auch als Leistungszeile, Artikel oder Produkt bekannt. Leistungen werden über die Bezeichnung definiert und über den Langtext beschrieben. Menge und Einheit bestimmen, wie viel ausgeschrieben wird. Darüber hinaus können Sie die Positionen klassifizieren, um automatisch zugehörige Kriterien oder Formulare in ein Vergabeverfahren zu laden. So lassen sich fehlende Bezüge zu einer Position vermeiden. Zu jeder Position werden angelegte Positionseigenschaften, Lieferadressen und -termine sowie Staffelpreise in der Übersicht des Leistungsverzeichnisses mit angezeigt. Rechte und Voraussetzungen für die Bearbeitung von Leistungsverzeichnissen Zum Bearbeiten von Leistungsverzeichnissen benötigen Sie keine besonderen Rechte, die über das Erstellen und Bearbeiten von Vergabeverfahren hinaus gehen. Um im Leistungsverzeichnis Lose bilden zu können, muss die entsprechende Voreinstellung in den Projekteigenschaften erfolgen. Entsprechend wird dort auch definiert, dass keine Losbildung zugelassen werden soll (siehe unter Losbildung in den Projekteigenschaften definieren auf Seite 108). Leistungsverzeichnis manuell erstellen und bearbeiten In der Projektübersicht Ihres Vergabeverfahrens finden Sie den Prozessschritt Vergabeunterlagen. Im Arbeitsschritt Produkte/Leistungen erstellen und bearbeiten Sie Ihr Leistungsverzeichnis. Hinweis: Die Bezeichnung des Arbeitsschrittes ist abhängig von Ihrer Wahl der Vergabe- und Vertragsordnung. Erstellen Sie ein VOL-Verfahren wird die Bezeichnung Produkte/Leistungen verwendet. Bei einem VOB-Verfahren lautet die Bezeichnung des Arbeitsschrittes Leistungsverzeichnis. Beim manuellen Erstellen eines Leistungsverzeichnisses können Sie sehr individuell vorgehen. Sie können eine Struktur bestehend aus Leistungspositionen (und Textpositionen) erstellen oder diese gruppiert in Ordnern anlegen. Im besten Fall legen Sie zuerst eine übersichtliche Gruppenstruktur an und ordnen anschließend Ihre Leistungspositionen den Gruppen zu. Sowohl Gruppen als auch einzelne Leistungen können als Lose definiert werden (siehe unter Lose bilden (siehe Seite 108)). Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 79

80 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Schritt 1: Unterlagen erstellen Die Struktur können Sie je nach Bedarf bearbeiten. Gruppen können Sie auch nachträglich, also nachdem Sie bereits Positionen angelegt haben, erstellen. Die Positionen lassen sich per Drag & Drop" (mit der Maus ziehen und ablegen) in den gewünschten Ordner verschieben. Gruppen und Positionen anlegen Die Struktur Ihres Leistungsverzeichnisses erstellen Sie mit Hilfe des Menüpunkts Neu. Hierüber legen Sie die Gruppen und Positionen an. Außerdem können Sie Textpositionen anlegen und Positionen in Gruppen umwandeln. Abb.: Anlegen von Gruppen und Positionen Das Erstellen von Gruppen und Textpositionen ist einfach und intuitiv. Die Bearbeitung von Leistungspositionen ist komplexer und wird daher in den nachfolgenden Kapiteln genauer erläutert. Hinweis: Erstellen Sie möglichst keine Gruppen mit identischer Bezeichnung. Bei Excel-Leistungsverzeichnissen (siehe unter Excel Im-/Export (siehe Seite 112)) kann sonst auf Bieterseite eine Excel-Datei nicht importiert werden! Leistungspositionen oder Gruppen (Ordner) erstellen Sie wie folgt: 1 Klicken Sie auf den Arbeitsschritt Produkte/Leistungen (bei VOB-Verfahren Leistungsverzeichnis). Je nachdem ob Sie in den Projekteigenschaften definiert haben, dass Lose gebildet werden sollen oder nicht, erhalten Sie beim Öffnen des Arbeitsschrittes noch einmal einen entsprechenden Hinweis. 2 Klicken Sie auf den Menüpunkt Neu > Neue(s) Produkt/Leistung, wenn Sie eine Leistungsposition erstellen möchten. Die Seite Produkt/Leistung im Bearbeitungsformular der Position wird angezeigt, auf der Sie alle benötigten Daten zur Position eintragen. Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 80

81 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Schritt 1: Unterlagen erstellen Bearbeitungsformular einer Position ausfüllen Das Bearbeitungsformular der Position besteht aus drei Registerkarten und enthält etliche zusätzliche Optionen zur Bearbeitung. Sie hinterlegen ganz allgemeine Angaben zur Position und können außerdem Preisstaffeln definieren, Leistungseigenschaften hinzufügen und zu jeder Position ggf. Anlagen hochladen. Tragen Sie auf der Registerkarte Produkt/Leistung eine Bezeichnung für die Position ein und legen Sie die erforderlichen Mengen und Einheiten fest. Hinweis: Sie müssen das Feld Preis ausfüllen, wenn Sie beim Erstellen des Vergabeverfahrens die Einstellung Auf- Abgebotsverfahren oder Auf- Abgebotsverfahren nur nach Lose ausgewählt haben. Der Bieter bietet dann bei der Angebotserstellung pro Position Rabatte auf Ihre Preisvorgabe an. Abb.: Bearbeitungsformular einer Position Um eine Beschreibung der Felder und Menüpunkte zu erhalten, klicken Sie auf den Menüpunkt Hilfe. Tipp: Sie können direkt im Bearbeitungsformular über den Menüpunkt Neu weitere Positionen in derselben Gruppe erstellen. Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 81

82 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Schritt 1: Unterlagen erstellen Positionsarten Im Bearbeitungsformular können Sie über das Auswahlfeld Positionsart Ihren Positionen verschiedene Positionsarten zuordnen. Abb.: Auswahl der Positionsart Positionsart normale Position optionale Position / Bedarfsposition Beschreibung Entspricht dem Standard der ausgeschriebenen Positionen. Die Bieter müssen für diese Position einen Preis erfassen, der Einkäufer muss die Position beauftragen. Wählen Sie diese Positionsart, wenn der Bieter zwar einen Preis für die Position erfassen muss, der Einkäufer sich jedoch nicht zur tatsächlichen Beauftragung verpflichten möchte. Eine optionale Position kann vom Gesamtpreis ausgeschlossen werden. Im Bauumfeld entspricht diese Position einer Bedarfsposition. optional für Bieter Hier kann der Bieter entscheiden, ob er einen Preis für die Position erfassen möchte. Hinweis: Falls ein Bieter für dieses Produkt keinen Preis bietet, führt dies nicht zum Ausschluss des Angebots. Alternative Position Sie können zu definierten Positionen auch Alternativposition anlegen um eine bestimmte Leistung in abgewandelter Form anzubieten (z.b. ein 19 Zoll Monitor mit Soundfunktion). Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 82

83 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Schritt 1: Unterlagen erstellen Klicken Sie dazu im Bearbeitungsformular der gewünschten Position auf der Registerkarte Produkt/Leistung auf den Menüpunkt Neu > Alternative Position. Lieferadressen und -Termine Für jede Position kann ein Liefertermin sowie eine Lieferadresse eingetragen werden, wenn Leistungen zu bestimmten Zeiten an bestimmte Adressen geliefert werden sollen. Bearbeiten Sie das Leistungsverzeichnis zu einer Rahmenvereinbarung, können Sie von den Bietern eine Planlieferzeit abfragen. Das heißt, der Bieter muss im Leistungsverzeichnis seines Angebotes einen Zeitraum für seine Lieferungen angeben. Diese Angabe wird nicht erforderlich, wenn Sie als Einkäufer feste Liefertermine definiert haben. Um die Planlieferzeit beim Bieter abzufragen, muss im Bearbeitungsformular einer Position das entsprechende Feld aktiviert werden. Abb.: Pro Position können Angaben zu Lieferadresse und -terminen hinterlegt werden Staffelpreise Bei steigender Abnahmemenge (ein und derselben Position) bieten viele Lieferanten Preisnachlässe an. Diese werden üblicherweise als Staffelpreise (in Abhängigkeit von der bezogenen Menge) dargestellt. Dieser Leitfaden beschreibt, wie Leistungspositionen (Produkte bzw. Leistungen) mit Staffelpreisen ausgeschrieben, geboten bzw. nacherfasst und bewertet werden. Hinweis: In wird der Begriff Staffelpreise synonym für Preisstaffeln, Preisreihen oder auch Preisstufungen verwendet. Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 83

84 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Schritt 1: Unterlagen erstellen Relevanz von Staffeln für die Preisberechnung Bei der Bewertung von Angeboten spielt der Gesamtpreis des Angebots eine von der - bei Erstellung des Vergabeverfahrens festgelegten - Bewertungsmethode abhängige Rolle. I.d.R. steht dieser Gesamtpreis mit Angebotsabgabe fest, da Sie sowohl die Gesamtmenge je Position sowie den Einzelpreis einer Position kennen. Wenn Sie jedoch Staffelpreise ausschreiben, kennen Sie lediglich die ausgeschriebene Gesamtmenge und die Einzelpreise in Abhängigkeit von den einzelnen Bestellmengen. Der Gesamtpreis des Angebots ist abhängig vom tatsächlichen Bestellverhalten. Er ergibt sich aus der Summe der einzelnen Lieferungen, bei denen sich der Einzelpreis wiederum über die jeweils abgerufene Menge bestimmt. Nun kann es sein, dass Sie bei Erstellung der Vergabeunterlagen schon genau wissen, in welcher Stückelung die Gesamtmenge bezogen werden soll, es kann aber auch sein, dass Sie nur die Gesamtmenge kennen. Dieser Sachverhalt muss entsprechend bei der Ausschreibung und Angebotsbewertung berücksichtigt werden. Um Sie dabei optimal zu unterstützten, bietet Ihnen die Möglichkeit, bei Erstellung der Vergabeunterlagen je Position im Leistungsverzeichnis festzulegen, welche Staffeln in die automatische Preisberechnung (in Abhängigkeit von der ausgeschriebenen potentiellen Abnahmemenge) eingehen soll. Wir unterscheiden folgende Fälle: 1. Fall: alle Staffeln gehen in die Preisberechnung ein: In diesem Fall legen Sie für alle Staffeln die potentielle Abnahmemenge fest und markieren alle Staffeln als relevant für die Preisberechnung. berechnet den Gesamtpreis gemäß den festgelegten Mengen und den entsprechenden Staffelpreisen automatisch. Bei der Preisbewertung ergibt sich automatisch der günstigste Lieferant. 2. Fall: keine Staffel geht in die Preisberechnung ein: In diesem Fall schreiben Sie nur die Gesamtmenge aus und geben die Staffeln vor, ohne diese als relevant für die Preisberechnung zu markieren. Die Bewertung des Gesamtpreises nehmen Sie anhand möglicher Stückelungen manuell vor. 3. Fall: einige (führende) Staffeln gehen in die Preisberechnung ein: Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 84

85 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Schritt 1: Unterlagen erstellen Dieser Fall ist eine Mischform aus den beiden vorangegangenen. Alle Staffeln, die als relevant für die Preisberechnung markiert sind, gehen automatisch mit der potentiellen Abnahmemenge und dem Staffelpreis in die Berechnung des Gesamtpreises ein. Alle Staffeln, die nicht markiert sind, gehen nicht in die automatische Berechnung des Gesamtpreises ein. Sollten Sie bei der Beurteilung dieser automatisch durchgeführten Bewertung feststellen, dass nicht markierte Staffeln für die Berechnung des Gesamtpreises berücksichtigt werden müssen, können Sie die Preisbewertung auch manuell vornehmen. Abb.: Beispiel für die Ausschreibung einer Position mit und ohne preisrelevanter Staffeln Rechte und Voraussetzungen für die Ausschreibung von Staffelpreisen Um Staffelpreise ausschreiben zu können, benötigen Sie keine besonderen Rechte. Für die Administration von Staffelsätzen benötigen Sie das Recht Mandant administrieren. Staffelpreise ausschreiben Für die Ausschreibung von Staffelpreisen werden die Staffeln je Leistungsposition in Abhängigkeit von der Staffelmenge (das entspricht der Menge, ab der sich der Preis ändert) durch die Vergabestelle vorgegeben. Hinweis: Leistungsverzeichnisse mit Staffelpreisen können nicht mit Rabatten kombiniert bzw. nach Excel oder GAEB exportiert werden. Die Erstellung der Staffeln erfolgt: manuell durch Auswahl vorgegebener Staffelsätze für eine einzelne Position oder mehrere gleichzeitig Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 85

86 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Schritt 1: Unterlagen erstellen durch Veränderung vorgegebener Staffelsätze In allen Fällen müssen Sie zuerst ins Leistungsverzeichnis wechseln: 1 Wählen Sie ein Projekt zur Bearbeitung aus. 2 Klicken Sie im Prozessschritt Vergabeunterlagen auf den Arbeitsschritt Produkte/Leistungen bzw. Leistungsverzeichnis. Staffeln manuell erstellen Einzelne Staffeln können bei der Bearbeitung einer Position manuell erstellt werden. Abb.: Beispiel für die Ausschreibung einer Position mit und ohne preisrelevanter Staffeln 1 Klicken Sie im rechten Bereich der Seite Produkte/Leistungen definieren auf Bearbeiten bei der Position, für die Sie Staffelpreise ausschreiben wollen. 2 Klicken Sie auf der Registerkarte Produkt/Leistung auf den Menüpunkt Staffel > Staffel hinzufügen, um eine einzelne Staffel zu ergänzen. 3 Tragen Sie alle relevanten Informationen in die neue Zeile im Abschnitt Staffelpreise ein. Achten Sie darauf, dass die Staffelmengen aufsteigend sind. Um eine Beschreibung der Felder und Menüpunkte zu erhalten, klicken Sie auf den Menüpunkt Hilfe. 4 Markieren Sie die Option Preisberechnung, wenn die Staffel mit der in der Spalte potentielle Abnahmemenge eingetragenen Menge und dem gebotenen Staffelpreis bei der (automatische) Berechnung des Gesamtpreises berücksichtigt werden soll (siehe Kapitel Relevanz von Staffeln für die Preisberechnung auf Seite 84). 5 Wiederholen Sie die drei Schritte, bis alle Staffeln angelegt sind. 6 Klicken Sie auf den Menüpunkt Speichern. Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 86

87 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Schritt 1: Unterlagen erstellen Eine bestehende Staffel bearbeiten Unabhängig davon, ob eine Staffel manuell erstellt oder über einen Staffelsatz ausgewählt wurde, kann sie bearbeitet werden. 1 Um eine bereits erstellte Staffel zu bearbeiten, klicken Sie bei der Bearbeitung einer Leistungsposition auf die Registerkarte Produkt/Leistung. 2 Tragen Sie im Abschnitt Staffelpreise die neuen Werte in die entsprechenden Felder der Staffel ein oder ändern Sie die Relevanz für die Preisberechnung. 3 Klicken Sie auf den Menüpunkt Speichern. Eine Staffel löschen Um eine Staffel zu löschen, klicken Sie bei der Bearbeitung einer Leistungsposition im Abschnitt Staffelpreise der Registerkarte Produkt/Leistung auf Löschen vor dem zu löschenden Eintrag. Einen Staffelsatz (aus den Vorlagen) auswählen Staffelsätze sind Vorlagen für Staffeln. Sie werden über die Administration gepflegt und können bei der Erstellung oder Bearbeitung einer Leistungsposition ausgewählt werden. Nach der Auswahl können sie bearbeitet bzw. einzelne Staffeln gelöscht werden. Die Verwendung von Staffelsätzen empfiehlt sich, wenn Sie z.b. häufig dieselben Staffeln ausschreiben wollen oder viele Staffeln anlegen müssen. Achtung: Falls Sie für die Leistungsposition bereits einzelne Staffeln angelegt haben, werden diese mit Auswahl eines neuen Staffelsatzes überschrieben. Staffelsätze können entweder für eine einzelne Position oder für mehrere Positionen gleichzeitig ausgewählt werden. Staffelsätze auswählen: 1 Wenn Sie für eine einzelne Leistungsposition einen Staffelsatz auswählen wollen, klicken Sie bei der Bearbeitung der Position auf der Registerkarte Produkt/Leistung auf den Menüpunkt Staffel > Staffelsatz auswählen. Wenn Sie für mehrere Leistungspositionen denselben Staffelsatz auswählen wollen, markieren Sie im Arbeitsschritt Produkte/Leistungen bzw. Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 87

88 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Schritt 1: Unterlagen erstellen Leistungsverzeichnis alle entsprechenden Positionen und klicken auf den Menüpunkt Vorlagen > Staffelsatz auswählen. 2 Wählen Sie auf der Seite Staffelsatz auswählen den gewünschten Staffelsatz in der Auswahlliste Staffelsatz aus. 3 Klicken Sie auf Übernehmen. Alle bereits erstellten Staffeln werden gelöscht und durch die in diesem Staffelsatz gespeicherten Staffeln ersetzt. Die neuen Staffeln werden im Bereich Staffelpreise auf der Registerkarte Produkt/Leistung angezeigt. Sie können die Staffeln nachträglich bearbeiten. Staffelpreise in Verbindung mit einem ERP-System ausschreiben Abhängig von der Systemkonfiguration, können Anfragen auch in einem angebundenen ERP-System erstellt und über ausgeschrieben werden. In diesem Fall ist die Bearbeitung des Leistungsverzeichnisses in grundsätzlich gesperrt. Damit Sie trotzdem Staffelpreise über ausschreiben können, wurde die Zuweisung von Staffelsätzen ausdrücklich erlaubt. Sie können jedoch nur Staffelsätze, die über die Administration gepflegt werden, zuweisen. Die Zuweisung erfolgt durch Auswahl einer oder mehrere Positionen im Leistungsverzeichnis und die Zuweisung des Staffelsatzes über den Menüpunkt Vorlagen > Staffelsatz auswählen (siehe Kapitel Einen vorgegebenen Staffelsatz (aus den Vorlagen) auswählen). Beispiel zu Staffelpreisen Folgendes Beispiel soll die Verwendung von Staffelpreisen in verdeutlichen: Ausgeschrieben wird eine Monatslieferung an Papier (DinA4, 80g/m², weiß, für Laserdrucker, Lieferung am nächsten Werktag). Das Unternehmen benötigt im gesamten Monat eine Menge von 1000 Paketen à 500 Blatt. Die Lieferanten bieten folgende Staffelpreise pro Paket à 500 Blatt: Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 88

89 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Schritt 1: Unterlagen erstellen Anzahl Pakete je Lieferung Lieferant A Lieferant B Lieferant C 1 9 4,99 4,89 5, ,69 4,69 4, ,29 4,39 4,49 Ab 50 3,99 4,19 3,89 1. Fall: Alle Staffeln gehen in die Preisberechnung ein Die potentiellen Abnahmemengen je Staffel und der Staffelpreis gehen für alle Staffeln in die Preisberechnung ein. Die Beschreibung der ausgeschriebenen Position sieht dann wie folgt aus: Abb.: Ausschreibung einer Position bei der alle Staffeln preisrelevant sind Lieferant A hat die Preise wie abgebildet erfasst (analog für Bieter B und C): Abb.: Erfassung der Angebotspreise bei der alle Staffeln preisrelevant sind Daraus ergibt sich folgender Gesamtpreis für 1000 Pakete à 500 Blatt: Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 89

90 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Schritt 1: Unterlagen erstellen Bestellung Lieferant A Lieferant B Lieferant C 10 Bestellungen über je 1 Paket 14 Bestellungen über je 10 Pakete 10 Bestellungen über je 25 Pakete 12 Bestellungen über je 50 Pakete 10 * 4,99 = 49,90 48,90 51,90 14 * 10 * 4,69 = 656,60 656,60 670,60 10 * 25 * 4,29 = 1.072, , ,50 12 * 50 * 3,99 = , ,00 Gesamtpreis: 4.173, , ,00 Der in der Bewertung wie folgt angezeigt wird: Abb.: Bewertung von Staffelpreisen bei der alle Staffeln preisrelevant sind (markiert mit *) Der Gesamtpreis wird gemäß den potentiellen Abnahmemengen und den Staffelpreisen automatisch ausgerechnet. Lieferant A hat bei diesem Bestellverhalten das beste Angebot abgegeben, Lieferant B das schlechteste. Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 90

91 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Schritt 1: Unterlagen erstellen 2. Fall: Keine Staffel geht in die Preisberechnung ein Im 2. Fall wurde lediglich die Gesamtmenge ausgeschrieben. Die Staffeln gehen nicht in die Preisberechnung ein. Die Beschreibung der ausgeschriebenen Position sieht dann wie folgt aus: Abb.: Ausschreibung einer Position ohne preisrelevante Staffeln Lieferant A hat die Preise wie abgebildet erfasst (analog für Bieter B und C): Abb.: Erfassung von Angebotspreisen ohne preisrelevante Staffeln Daraus könnte sich folgender Gesamtpreis für 1000 Pakete à 500 Blatt ergeben: Bestellung Lieferant A Lieferant B Lieferant C 1000 Bestellungen über je 1 Paket 100 Bestellungen über je 10 Pakete 40 Bestellungen über je 25 Pakete * 4,99 = * 10 * 4,69 = * 25 * 4,29 = Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 91

92 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Schritt 1: Unterlagen erstellen 20 Bestellungen über je 50 Pakete 20 * 50 * 3,99 = Oder jede beliebige Kombination. Abhängig vom tatsächlichen Bestellverhalten kann jeder Lieferant der günstigste sein. In der Bewertung wird kein Gesamtpreis angezeigt: Abb.: Bewertung von Staffelpreisen ohne preisrelevante Staffeln (Staffeln ohne *) 3. Fall: einige (führende) Staffeln gehen in die Preisberechnung ein Die Staffeln, die in die Preisberechnung eingehen sollen, sind entsprechend in der Spalte Preisberechnung markiert, die anderen Staffeln nicht. Abb.: Beispiel für die Ausschreibung einer Position mit und ohne preisrelevanter Staffeln Lieferant A hat die Preise wie abgebildet erfasst (analog für Bieter B und C): Abb.: Erfassung von Angebotspreisen mit führenden Staffeln Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 92

93 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Schritt 1: Unterlagen erstellen Der Gesamtpreis berücksichtigt nur die Positionen, die als relevant für die Preisberechnung markiert wurden. Bei der Bewertung wird der Gesamtpreis entsprechend für die mit * markierten Staffeln berechnet. Abb.: Bewertung mit führenden Staffeln Eigenschaften für Leistungen definieren Ein Leistungsverzeichnis besteht aus Positionen, die bestimmte Leistungen darstellen. Den Positionen werden bestimmte Merkmale (wie z.b. Beschreibung, Menge oder Positionstyp) zugewiesen, die grundlegend für die Angebotsabfrage beim Bieter sind. Zusätzlich können den Positionen viele weitere, beliebige Eigenschaften hinzugefügt werden. Sie können dabei festlegen, ob es sich hier um eine reine zusätzliche Information für den Bieter handelt, Sie weitere Informationen abfragen und ob die geforderten Informationen so wichtig sind, dass eine Abgabe des Angebots ohne diese Informationen nicht möglich ist. Mit Eigenschaften, die Sie bei einer Position abfragen, können weitere Eigenschaften derselben Position über einen integrierten Formeleditor berechnet werden. Auf diese Art lassen sich komplexere Leistungen definieren, bzw. Sie können innerhalb einer Position eine größtmögliche Transparenz schaffen. Der Formeleditor berücksichtigt die bekannten Grundrechenarten. Die definierten Eigenschaften werden in der Übersicht des Leistungsverzeichnisses für jede Leistung angezeigt, wenn Sie auf die Plus-Schaltfläche vor Textergänzungen/Eigenschaften der entsprechenden Leistung klicken. Sie können die Spezifikationen auch als Vorlage -in Eigenschaftstyp genannthinterlegen, um diesen bei Bedarf für weitere Positionen wiederzuverwenden oder bearbeiten. Hinweis: Begriffe wie Eigenschaften, Leistungseigenschaften oder Positionseigenschaften werden synonym verwendet, sie unterscheiden sich nicht in Ihrer Bedeutung. Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 93

94 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Schritt 1: Unterlagen erstellen Rechte und Voraussetzungen für Leistungseigenschaften und Eigenschaftstypen Zum Definieren von Leistungseigenschaften im Leistungsverzeichnis benötigen Sie keine besonderen Rechte, die vom Erstellen und Bearbeiten eines Projekts abweichen. Zum Bearbeiten von Eigenschaftstypen in der Hauptadministration benötigen Sie das Recht Mandant administrieren. Leistungseigenschaften erstellen Um weitere Informationen zu Positionen (Leistungen) abfragen zu können, müssen Sie zunächst einmal ein Leistungsverzeichnis erstellen bzw. Sie müssen Positionen angelegt haben. Detaillierte Beschreibungen zum Erstellen und Bearbeiten von Leistungsverzeichnissen finden Sie im Leitfaden Leistungsverzeichnis. Eigenschaften für Leistungspositionen können Sie sowohl manuell erstellen oder über Vorlagen hinzufügen (siehe unter Eigenschaften als Vorlage (Eigenschaftstypen)). Manuell werden Eigenschaften wie folgt erstellt: 1 Klicken Sie in der Projektübersicht bei Vergabeunterlagen auf den Arbeitsschritt Produkte/Leistungen. Hinweis: Die Bezeichnung des Arbeitsschrittes ist abhängig von Ihrer Wahl der Vergabe- und Vertragsordnung. Erstellen Sie ein VOL-Verfahren wird die Bezeichnung Produkte/Leistungen verwendet. Bei einem VOB-Verfahren lautet die Bezeichnung des Arbeitsschrittes Leistungsverzeichnis. 2 Erstellen Sie eine neue Position oder klicken Sie auf Bearbeiten bei einer bestehenden Position. 3 Klicken Sie im Bearbeitungsformular der Position auf die Registerkarte Eigenschaften und dann auf den Menüpunkt Eigenschaften > Eigenschaften hinzufügen. Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 94

95 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Schritt 1: Unterlagen erstellen 4 Füllen Sie im Bearbeitungsmodus der Eigenschaft die benötigten Felder aus und klicken Sie dann ganz links in der Zeile auf Übernehmen. Abb.: Eingabe der Spezifikationen für Monitore Hilfsrechnungen im Formeleditor Bei der Definition umfangreicher Eigenschaften können Hilfsrechnungen nützlich werden. So können Sie z.b. Angaben der Bieter validieren bzw. Stück- oder Kilopreise ausrechnen, falls die Bieter unterschiedliche Gebindegrößen anbieten. Über Formeln in einem Formeleditor können Sie die Eintragungen der Bieter bei unterschiedlichen Eigenschaften einer Position verknüpfen und dadurch ein Angebot besser überprüfen. Sie können auf bereits angelegt Eigenschaftsfelder zugreifen und diese in Ihrer Berechnung berücksichtigen. Die betreffenden Felder und Operatoren, mit denen gerechnet wird, fügen Sie über die beiden Auswahlfelder innerhalb des Formeleditors hinzu. Bei der Definition von Formeln stehen Ihnen alle bekannten Operatoren zur Verfügung wie z.b. Subtraktion oder Multiplikation sowie die Klammerbildung. Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 95

96 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Schritt 1: Unterlagen erstellen Zum Einblenden des Editors in der Spalte Formel muss zunächst das Feld Formeln einblenden oberhalb der Tabelle markiert werden. Abb.: Beispiel zur Berechnung des Endpreises eines neuen Monitors bei Inzahlungnahme des alten Monitors Über den Menüpunkt Formel prüfen können Sie die Formeln nach Ihrer Übersetzbarkeit überprüfen, d.h. ob die verwendeten Felder vorhanden sind. Hinweis: Unter Beispiele für Leistungseigenschaften (siehe Seite 103) finden Sie einige Beispiele (mit Berechnungsmöglichkeiten). Verknüpfungen und Bietereingaben Sie können Eigenschaften in der Spalte Verknüpfung mit dem Feld Menge bzw. Preis einer Position verknüpfen. Eintragungen des Bieters werden dann automatisch in das entsprechende Feld übernommen. Ebenso wird ein errechnetes Ergebnis aus einer Formel automatisch in das Feld Menge bzw. Preis übertragen (bei entsprechender Auswahl). Dies kann erforderlich sein, wenn z. B. die Bestellmenge vom angebotenen Artikel abhängt (z. B. Verbrauch pro m²), oder wenn der Endpreis aus verschiedenen Bieterangaben automatisch ermittelt werden soll (z. B. Inzahlungnahmen). Abb.: Verknüpfung eines errechneten Ergebnisses Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 96

97 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Schritt 1: Unterlagen erstellen In der letzten Spalte Bietereingabe wird definiert, ob eine Eingabe des Bieters bei seiner Angebotserstellung erforderlich wird. Außerdem können Sie definieren ob eine Position für den Bieter sichtbar sein soll oder nicht. Abb.: Festlegen ob z.b. Bietereingaben erforderlich werden Eigenschaften bearbeiten oder löschen Zum Bearbeiten von Positionseigenschaften klicken Sie auf der Registerkarte Eigenschaften in der gewünschten Zeile auf Bearbeiten. Zum Speichern der geänderten Daten klicken Sie im Bearbeitungsmodus der Zeile auf Übernehmen oder auf werden sollen. Abbrechen, wenn die Änderungen nicht gespeichert Zum Löschen von Eigenschaften markieren Sie die gewünschte Zeile und klicken auf den Menüpunkt Eigenschaften > Eigenschaften löschen. Eigenschaften als Vorlage (Eigenschaftstypen) Als Eigenschaftstyp ist in der Anwendung eine Sammlung mehrerer Leistungseigenschaften definiert. Eigenschaftstypen werden in einem eigenen Administrationsbereich einmalig erfasst und als Vorlage gespeichert. Im Leistungsverzeichnis können dann auf verschiedenen Wegen bestimmten Leistungen Eigenschaftstypen hinzugefügt werden. Eigenschaftstypen lassen sich in sowohl über die Hauptadministration (Rubrik Vorlagen) konfigurieren als auch im Leistungsverzeichnis eines Vergabeverfahren. Hinweis: An welcher Stelle Sie Eigenschaftstypen bearbeiten können hängt von Ihren Berechtigungen ab. Im Folgenden wird beschrieben, wie Sie Eigenschaftstypen innerhalb eines Projekts im Leistungsverzeichnis erstellen, bearbeiten und den Leistungspositionen hinzufügen können. Das Erstellen und Bearbeiten von Eigenschaftstypen über die Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 97

98 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Schritt 1: Unterlagen erstellen Hauptadministration ist identisch und wird hier nicht näher erläutert (Siehe Leitfaden Vorlagen in ). Eigenschaftstyp anlegen Eigenschaftstypen werden in einem eigenen Administrationsbereich verwaltet, den Sie im Leistungsverzeichnis eines Vergabeverfahrens aufrufen können. Im linken Bereich sind die bereits angelegten Eigenschaftstypen angeordnet, die sozusagen die Hülle" einzelner Eigenschaften darstellen. Im rechten Fenster werden die Datensätze bearbeitet und die jeweiligen Eigenschaften zum Eigenschaftstyp erstellt. In Ihrem Vergabeverfahren finden Sie die Eigenschaftstyp-Verwaltung in der Übersicht des Leistungsverzeichnisses. 1 Klicken Sie im Arbeitsschritt Produkte/Leistungen auf den Menüpunkt Vorlagen > Eigenschaftstypen verwalten. Hinweis: Im Bearbeitungsformular einer Position können Sie die Verwaltung für Eigenschaftstypen ebenfalls aufrufen. Auf der Registerkarte Eigenschaften unter Menüpunkt Eigenschaften > Eigenschaftstypen verwalten. 2 Klicken Sie auf der Seite Eigenschaftstypen auf den Menüpunkt Eigenschaftstypen > Eigenschaftstyp hinzufügen um einen neuen Typ anzulegen. Im rechten Fenster wird eine neue Zeile im Bearbeitungsmodus hinzugefügt. 3 Vergeben Sie einen Namen für den Eigenschaftstyp und wählen Sie in der Spalte Zugriff aus, ob der Eigenschaftstyp für alle untergeordneten Vergabestellen nutzbar sein soll (Public) oder nur für Ihre Vergabestelle (Private). 4 Klicken Sie auf Übernehmen. Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 98

99 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Schritt 1: Unterlagen erstellen Der neue Eigenschaftstyp wird in die Baumstruktur im linken Fenster hinzugefügt und kann im rechten Fenster bearbeitet werden. Abb.: Verwaltung der Eigenschaftstypen Eigenschaftstypen bearbeiten oder löschen Zur Bearbeitung (Änderung der Bezeichnung und Zugriff) eines Eigenschaftstyps klicken Sie links in der Baumstruktur auf den obersten Punkt Eigenschaftstypen. Zur Bearbeitung eines Eintrags klicken Sie im rechten Fenster beim gewünschten Eigenschaftstyp auf Bearbeiten. Zum Löschen eines Eintrags markieren Sie im rechten Fenster die gewünschten Eigenschaftstypen und klicken Sie dann auf den Menüpunkt Eigenschaftstypen > Eigenschaftstyp löschen. Hinweis: In der Liste der Eigenschaftstypen können sich Datensätze befinden, die Sie nicht bearbeiten bzw. löschen können. Die Datensätze sind ausgegraut und sind auf Public gesetzt. Diese Datensätze wurden an einer übergeordneten Stelle angelegt und nach unten" vererbt. Eigenschaften einem Eigenschaftstyp hinzufügen Den Eigenschaftstypen müssen nun benötigte Eigenschaften hinzugefügt werden. Z. B. haben Sie einen Eigenschaftstyp PCs angelegt. Dieser soll bestimmte Ausstattungsmerkmale, wie z. B. PC-Typ, Festplatten- oder Arbeitsspeicherkapazität, enthalten. 1 Klicken Sie auf der Seite Eigenschaftstypen im linken Fenster auf Ihren zuvor erstellten Eigenschaftstyp (oder einen Typ Ihrer Wahl). Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 99

100 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Schritt 1: Unterlagen erstellen 2 Der Bearbeitungsmodus für Eigenschaften wird rechts eingeblendet. Erstellen und bearbeiten Sie hier wie gewohnt die gewünschten Eigenschaften (siehe Eigenschaften erstellen) mit Hilfe der der Menüzeile. Abb.: Eigenschaften für einen Eigenschaftstyp erstellen Eigenschaftstypen verwenden Für die Verwendung von Eigenschaftstypen gibt es im Leistungsverzeichnis folgende Möglichkeiten: Eigenschaftstypen in der Übersicht des Leistungsverzeichnisses setzen (Arbeitsschritt Produkte/Leistungen) Eigenschaftstypen im Bearbeitungsformular von Leistungspositionen setzen (Registerkarte Produkt/Leistung) Eigenschaftstypen in der Übersicht des Leistungsverzeichnisses setzen Eigenschaftstypen, die von Ihnen definierte Eigenschaften enthalten, können bereits erstellten Leistungspositionen im Leistungsverzeichnis hinzugefügt werden. 1 Klicken Sie im Prozessschritt Vergabeunterlagen auf den Arbeitsschritt Produkte/Leistungen. 2 Klicken Sie im Leistungsverzeichnis links auf den gewünschten Ordner/Position und markieren Sie im rechten Fenster die Positionen, denen Sie einen Eigenschaftstyp zuordnen wollen. 3 Klicken Sie auf den Menüpunkt Vorlagen > Eigenschaftstypen setzen. Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 100

101 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Schritt 1: Unterlagen erstellen 4 Wählen Sie im Popup-Fenster Eigenschaftstyp setzen den gewünschten Eigenschaftstyp aus und klicken Sie auf Übernehmen. Abb.: Eigenschaftstyp auswählen Der Eigenschaftstyp wird den ausgewählten Positionen hinzugefügt. Das bedeutet, die beinhalteten Eigenschaften werden als beschreibende Details zur Position ergänzt. Über das Klappmenü Textergänzungen/Eigenschaften unterhalb der Positionsbeschreibung (im rechten Fenster) können Sie sich die Eigenschaften anzeigen lassen. Abb.: Hinzugefügter Eigenschaftstyp in der Übersicht des Leistungsverzeichnisses Sie können die hinzugefügten Eigenschaften wie gewohnt im Bearbeitungsformular der Position über die Registerkarte Eigenschaften aufrufen und bei Bedarf bearbeiten. Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 101

102 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Schritt 1: Unterlagen erstellen Eigenschaftstypen innerhalb von Leistungspositionen setzen Sie können vordefinierte Eigenschaften für Positionen übernehmen, indem Sie bei der Bearbeitung einer Position den gewünschten Eigenschaftstyp hinzufügen. 1 Erstellen Sie im Arbeitsschritt Produkte/Leistungen eine neue Position oder klicken Sie bei einer bestehenden Position auf Bearbeiten. 2 Wählen Sie im Bearbeitungsformular der Position auf der Registerkarte Produkt/Leistung den gewünschten Eigenschaftstyp aus der Auswahlliste aus. Abb.: Eigenschaftstyp in einer Produktposition setzen 3 Die Eigenschaften, die unter dem ausgewählten Eigenschaftstyp gespeichert wurden, werden der Position hinzugefügt. Klicken Sie ggf. auf die Registerkarte Eigenschaften, um die hinzugefügten Eigenschaften einzusehen oder zu bearbeiten. Eigenschaftstypen entfernen Gesetzte Eigenschaftstypen können Sie -analog zum Hinzufügen- auch wieder entfernen. Achtung: Beim Verwenden der Option <Keine Auswahl getroffen> werden immer alle vorhandenen Eigenschaften gelöscht. Das betrifft auch Eigenschaften, die Sie zusätzlich manuell hinzugefügt haben. In der Übersicht des Leistungsverzeichnisses: 1 Markieren Sie dazu die gewünschten Positionen, bei der die gesetzten Eigenschaften entfernt werden sollen. 2 Klicken Sie auf den Menüpunkt Vorlagen > Eigenschaftstypen setzen. Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 102

103 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Schritt 1: Unterlagen erstellen 3 Zum Entfernen des Eigenschaftstyps wählen Sie aus der Auswahlliste <Keine Auswahl getroffen> aus und übernehmen die Eingabe. 4 In Ihrer Übersicht werden bei den Positionen keine Eigenschaften mehr angezeigt. Sie wurden aus der Position entfernt. Im Bearbeitungsmodus einer Leistungsposition: 1 Klicken Sie im Leistungsverzeichnis bei der gewünschten Position auf Bearbeiten. 2 Wählen Sie auf der Registerkarte Produkt/Leistung im Feld Eigenschaftstyp aus der Auswahlliste <Keine Auswahl getroffen> aus. 3 Auf der Registerkarte Eigenschaften werden die vorhandenen Eigenschaften entfernt. Beispiele für Leistungseigenschaften In diesem Kapitel finden Sie einige Beispiele für mögliche Spezifikationen, die Sie bei erforderlichen Leistungen abfragen bzw. anfordern können. Hin und wieder bereitet es auch Schwierigkeiten, erforderliche Eingaben bei den Leistungseigenschaften sinnvoll miteinander zu verknüpfen. Daher beziehen die Beispiele jeweils sinnvolle Verknüpfungen über Formeln mit ein. Beispiel zur Berechnung von Inzahlungnahmen Sie schreiben z.b. die Neuausstattung von Arbeitsplätzen, was neue PCs und Monitore beinhaltet, aus. Alte Monitore sollen hierbei in Zahlung genommen werden können, wodurch sich der Preis für die neuen Monitore verringert. Beispielhaft könnten für die Monitore Spezifikationen wie Fabrikat", Modell" und Neupreis" abgefragt werden. Da alte Monitore in Zahlung genommen werden sollen, muss auch dies als Faktor in der Spezifikationsliste auftauchen (z.b. mit der Bezeichnung Inzahlungnahme Altmonitore"). Zum Schluss muss über eine Berechnung ein Endpreis für die neuen Monitore ausgegeben werden. Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 103

104 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Schritt 1: Unterlagen erstellen In der Zeile für den Endpreis in der Spalte Formel ist eine Berechnung eingeblendet (sichtbar aufgrund des Häkchens bei Formel einblenden links oberhalb der Tabelle). Abb.: Beispiel-Spezifikationen für Monitore als Bestandteil einer Arbeitsplatzausstattung Diese Berechnung setzt sich zusammen aus den Faktoren Neupreis abzüglich des Preises für die Inzahlungnahme der Altgeräte. Erstellt wird die Formel in einem Editor im Bearbeitungsmodus der Zeile Endpreis im Bearbeitungsfeld Formel. Abb.: Bearbeitungsmodus zur Eingabe der Berechnung Nach der Fertigstellung der Eingaben klicken Sie ganz links auf Übernehmen. Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 104

105 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Schritt 1: Unterlagen erstellen Für den Bieter, der Eingaben zu den erforderlichen Spezifikationen vornehmen soll, ergibt sich dann folgende Ansicht. Abb.: Eigenschaften zu Produkten in der Bietervorschau (Angebotsassistent) Der Bieter macht in diesem Beispiel seine Angaben zu den vorgegebenen Spezifikationen und trägt den Preis für die neuen Monitore sowie den Preis für die Altgeräte ein. Damit die Berechnung des Endpreises durchgeführt wird, muss der Bieter auf Speichern klicken. Anschließend wird das Ergebnis im Feld Endpreis ausgegeben (Unterhalb des Feldes Inzahlungnahme Altgeräte). Gleichzeitig erfolgt die Ausgabe des errechneten Preises in Abhängigkeit von der Menge des Produktes im rechten Bereich des Eingabeformulars. Beispiel zur Qualitätsbewertung einer angebotenen Leistung Ausgeschrieben wird die Reinigung von m² Fenster. Falls Sie nur einen Gesamtpreis abfragen, können Sie die Qualität der Arbeit bzw. Ausreißer schlechter beurteilen, als durch Abfrage von Eigenschaften, wie z.b. "Stundenlohn" und "benötigte Zeit für die Reinigung". Über eine dritte Eigenschaft, z.b. "Zeit*Std.-Lohn", können Sie Stundenlohn und Zeit multiplizieren und das Ergebnis direkt mit dem Preisfeld verknüpfen. Bei der Beurteilung der Angebote können Sie dann feststellen, ob sich ein Bieter z.b. bei der benötigten Zeit verschätzt hat. Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 105

106 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Schritt 1: Unterlagen erstellen Beispiel zur Bewertung von nichtmonetären Eigenschaften Unter Verwendung von Wertungskoeffizienten lassen sich nichtmonetäre Aspekte zur Wertung eines Artikels in einer Form aufbereiten, die eine fachliche Wertung auch für "Nicht-Fachleute" ermöglichen. Je höher ein Wertungskoeffizient ausfällt, desto besser könnte der angebotene Artikel beispielsweise zu werten sein. Im Folgenden wird an einem Beispiel die Bewertung nichtmonetärer Eigenschaften über einen Wertungskoeffizienten gezeigt. Beispiel Sie wollen im Rahmen einer Schulungsraumausstattung u.a. Beamer ausschreiben. Die hier entscheidenden Eigenschaften für das Gerät sind zum einen die Helligkeit des Beamers sowie sein Energieverbrauch im Betrieb. Aus diesen beiden Faktoren soll ein Wertungskoeffizient ermittelt werden. Dieser Wertungskoeffizient soll bei besseren Artikeln höher ausfallen, als bei weniger gut geeigneten Artikeln. Dazu wird der Quotient dieser beiden Angaben genutzt. Die folgenden Bilder zeigen beispielhaft die Spezifikationen eines anzubietenden Beamers und die Berechnung eines entsprechenden Wertungskoeffizienten. Abb.: Berechnung eines Wertungskoeffizienten aus den Eigenschaften für einen Beamer (Quotient aus Leuchtstärke (Ansi Lumen) und Energieverbrauch (W)) Abb.: Berechnung des Wertungskoeffizienten im Formel-Editor Im Angebotsassistenten muss der Bieter nun die Daten für die Leuchtstärke und den Energieverbrauch des Beamers eingeben. Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 106

107 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Schritt 1: Unterlagen erstellen Im Folgenden werden anhand zweier Beispiele unterschiedliche Ergebnisse des Wertungskoeffizienten gezeigt. Je höher das Ergebnis des Wertungskoeffizienten, desto besser die Wertung des Angebots. Beispiel 1 Abb.: Ergebnis Wertungskoeffizient aus Leuchtstärke und Energieverbrauch Beispiel 2 Abb.: Ergebnis Wertungskoeffizient aus Leuchtstärke und Energieverbrauch Gruppen und Positionen bearbeiten oder löschen Klicken Sie im Leistungsverzeichnis zum Bearbeiten von Gruppen oder Positionen links in Ihrer Struktur auf eine bestimmte Gruppe, wenn Sie die untergeordneten Gruppen oder Positionen bearbeiten möchten oder direkt auf eine bestimmte Position. Im rechten Fenster klicken Sie bei der gewünschten Gruppe oder Position auf Bearbeiten. Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 107

108 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Schritt 1: Unterlagen erstellen Zum Löschen gehen Sie bei der Auswahl der Gruppen oder Positionen genauso vor wie oben beschrieben. Markieren Sie dann im rechten Fenster die gewünschten Gruppen oder Positionen und klicken Sie auf den Menüpunkt Bearbeiten > Löschen. Leistungen in Lose gliedern Aus den Gruppen und Positionen Ihres Leistungsverzeichnisses, lassen sich -falls für das Vergabeverfahren vorgesehen- Lose bilden. Der Gesetzgeber schreibt vor, dass Vergabestellen Vergabeverfahren in Lose unterteilen, damit kleine und mittelständige Unternehmen sich an den Vergabeverfahren beteiligen können. Falls eine Aufteilung in Lose nicht sinnvoll ist, sollte dies in der Vergabeakte begründet werden. Die zu definierende Leistungsstruktur wird in immer als eine hierarchische Baumstruktur mit Kostenfaktoren und/oder Losen dargestellt. Die Struktur kann Hauptleistungen mit Unterleistungen enthalten. Lose sind sinnvoll teilbare Pakete einer Leistungsstruktur, damit Bieter pro einzelnes Paket Angebote zu diesem abgeben können. Somit kann die ausschreibende Stelle jedem Los einen eigenen Zuschlag ggf. an unterschiedliche Bieter erteilen. Losbildung in den Projekteigenschaften definieren Damit Lose im Leistungsverzeichnis gebildet werden können, muss zunächst die entsprechende Einstellung in den Projekteigenschaften des Verfahrens vorgenommen werden. Hinweis: Die Losbildung kann in den Projekteigenschaften nicht mehr beeinflusst werden, nachdem die Vergabeart festgelegt wurde (siehe auch Kapitel Vergabeart endgültig festlegen auf Seite 65 im Vergabestellen-HB)! 1 Klicken Sie in Ihrer Projektübersicht im Prozessschritt Projektdaten auf den Arbeitsschritt Eigenschaften. 2 Im Bereich Verfahren wählen Sie im Auswahlfeld Werden Lose gebildet? die entsprechende Option aus. Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 108

109 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Schritt 1: Unterlagen erstellen 3 Wenn Sie Lose bilden, müssen Sie noch definieren, welche Möglichkeiten Sie dem Bieter bzgl. der Losauswahl geben wollen. Wählen Sie im Auswahlfeld Angebote können abgegeben werden für die gewünschte Option aus. Abb.: Losauswahl in den Projekteigenschaften Lose bilden Um die Gruppen oder Positionen als Lose zu definieren, klicken Sie in der Übersicht des Leistungsverzeichnisses auf die Gruppe/Position, welche ein Los werden soll und klicken Sie auf den Menüpunkt Bearbeiten > Lose bilden. Hinweis: Der Menüpunkt Lose bilden ist erst aktiv, wenn in den Projekteigenschaften im Auswahlfeld Werden Lose gebildet? die entsprechende Option für die Losbildung gesetzt wurde. Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 109

110 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Schritt 1: Unterlagen erstellen Nach der Losbildung verändert sich die Darstellung der Symbole, sodass diese von den einfachen Gruppen und Positionen zu unterscheiden sind. Es werden automatisch alle Gruppen/Positionen auf derselben Hierarchieebene als Los definiert. Abb.: Produktgruppen in Lose eingeteilt Für alle Positionen Lose bilden Sie können jede Position in Ihrer Struktur jeweils als Los definieren, indem Sie auf den Menüpunkt Bearbeiten > Für alle Positionen Lose bilden klicken. Hierbei ist es nicht von Bedeutung, welche Gruppe oder Position Sie zuvor angeklickt haben. Es werden sämtlichen Positionen (und Gruppen) im Leistungsverzeichnis als Los definiert. Losstruktur löschen Zum Löschen einer definierten Losstruktur klicken Sie auf eine Gruppe oder eine bestimmte Position in der Übersicht des Leistungsverzeichnisses. Klicken Sie auf den Menüpunkt Bearbeiten > Lose löschen. Sämtliche Lose auf einer Hierarchieebene werden entfernt. Weitere Bearbeitungsmöglichkeiten Im Leistungsverzeichnis stehen Ihnen neben der Möglichkeit Daten zu kopieren, zu verschieben oder zu löschen eine Vielzahl weiterer Bearbeitungsmöglichkeiten zur Verfügung. Über den Menüpunkt Bearbeiten können Sie z.b. eine Bedarfsbündelung aktivieren, welche im Leitfaden Bedarfsbündelung näher beschrieben ist. Zudem können Sie die Onlinebearbeitung des Leistungsverzeichnisses für Bieter ausschließen. Außerdem werden an dieser Stelle Leistungsverzeichnisse von externer Quelle (siehe unter Leistungsverzeichnisse im- und exportieren) eingebunden. Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 110

111 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Schritt 1: Unterlagen erstellen Vorschau Über den Menüpunkt Vorschau > Bietervorschau können Sie sich Ihr Leistungsverzeichnis aus Sicht des Bieters anzeigen zu lassen. Hinweis: Die Bietervorschau wird Ihnen im Nur-Lese-Modus angezeigt. Sie können in der Ansicht keine Daten eingeben. Die Vorlagenverwaltung Neben der direkten Erstellung von Gruppen und Positionen im Leistungsverzeichnis, steht Ihnen zur Unterstützung auch eine Vorlagenverwaltung zur Verfügung. Bearbeiten Sie beispielsweise immer wieder Vergabeunterlagen mit ähnlichem Inhalt, können Sie Ihre Leistungsverzeichnisse einfach als Vorlage abspeichern und im jeweiligen neuen Projekt entsprechend hinzufügen. Produkte als Vorlage speichern Zum Speichern Ihres Verzeichnisses gehen Sie wie folgt vor: 1 Klicken Sie in der Übersicht Ihres Leistungsverzeichnisses auf die Positionen oder Gruppen, die Sie als Vorlage speichern möchten. Sie können die Positionen entweder links in der Baumstruktur durch Anklicken oder über den rechten Fensterbereich durch Markieren der gewünschten Positionen auswählen. 2 Klicken Sie auf den Menüpunkt Vorlagen > als Vorlage speichern um die gewählten Positionen in den Vorlagenkatalog aufzunehmen. Positionen aus dem Vorlagenkatalog übernehmen Zum Einfügen einer Vorlage in Ihr Leistungsverzeichnis klicken Sie auf den Menüpunkt Vorlagen > Einfügen aus Vorlage. Sie gelangen in den Vorlagenkatalog und wählen einfach die Positionen oder Gruppen aus, die Sie in Ihr Verzeichnis einfügen möchten. Im Vorlagenkatalog können Sie außerdem Vorlagen direkt bearbeiten (inhaltlich ändern, löschen, verschieben) oder neue Vorlagen anlegen. Leistungsverzeichnisse im- und exportieren In können komplette Leistungsverzeichnisse von einer externen Quelle in ein Vergabeverfahren importiert werden. Genauso lassen sich die Leistungsverzeichnisse auch exportieren. Zum Beispiel um Leistungsverzeichnisse in einem anderen Programm Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 111

112 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Schritt 1: Unterlagen erstellen (AVA-Programm) weiter zu bearbeiten oder um sie in ein anderes Projekt zu übernehmen. Die Konformität aller zu importierenden Dateien wird vor dem Import durch überprüft. Erst wenn keine Regelverletzungen auftreten, werden die Inhalte in die Anwendung übernommen. Dabei wird zwischen Regelverletzungen und Warnungen unterschieden. Sofern nur Warnungen beim Import der Daten auftreten, können diese nach Einsichtnahme übernommen werden. Im-/Export als MS Office Excel-Datei In können Leistungsverzeichnisse nach MS Office Excel exportiert werden. Ebenso kann ein Leistungsverzeichnis als Excel-Datei in ein Vergabeverfahren importiert werden. Hinweis: Erstellen Sie möglichst keine Gruppen mit identischer Bezeichnung. Bei Excel-Leistungsverzeichnissen kann sonst auf Bieterseite eine Excel-Datei nicht importiert werden! Klicken Sie im Leistungsverzeichnis auf den Menüpunkt Bearbeiten > Excel Import oder Bearbeiten > Excel Export um einer Excel-Datei zu im- oder exportieren. Beim Export eines Excel-Leistungsverzeichnisses kann die Datei über das Dateidownload-Menü direkt geöffnet oder auf der Festplatte gespeichert werden. Excel-Leistungsverzeichnisse löschen Da nach einem fehlerfreien Import einer Excel-Datei in die Anwendung Ihre Leistungen in Gruppen und Positionen -wie in der Excel-Tabelle definiert- erstellt werden, können Sie diese auch wie gewohnt löschen und auch bearbeiten (siehe auch unter Gruppen und Positionen bearbeiten oder löschen). Detaillierte Beschreibungen zum Thema Leistungsverzeichnisse mit Excel in, finden Sie im Leitfaden Leistungsverzeichnis - Excel. Umgang mit GAEB-Dateien Für die Durchführung von Bau-Ausschreibungen unterstützt den Import von Leistungsverzeichnissen aus z.b. externen AVA-Programmen (Ausschreibung - Vergabe - Abrechnung: Software im Bauwesen; von der Ausschreibung bis zur Schlussrechnung bei Bauprojekten) im GAEB-Format. Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 112

113 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Schritt 1: Unterlagen erstellen GAEB-Leistungsverzeichnisse können sie zur externen Bearbeitung nach verschiedenen Formaten exportieren (z.b. GAEB90). Außerdem können Sie GAEB-Dateien als reinen Anhang in das Leistungsverzeichnis hochladen. Die Bearbeitung von GAEB-Dateien ist in übrigens auch bei VOL- Ausschreibungen möglich. Die Konformität aller zu importierenden Daten wird, bevor sie integriert werden, überprüft. Erst wenn keine Regelverletzungen auftreten, werden die Inhalte in das Leistungsverzeichnis übernommen. Dabei wird zwischen Regelverletzungen und Warnungen unterschieden. Sofern nur Warnungen beim Import der Daten auftreten, können diese nach Einsichtnahme übernommen werden. GAEB-Leistungsverzeichnisse importieren Der Import einer GAEB-Datei ist in folgenden Schritten durchzuführen: 1 Bevor ein Leistungsverzeichnis importiert werden kann, muss die Struktur der auszuschreibenden Lose vorgeben werden. Klicken Sie auf das Los, in das Sie ein Leistungsverzeichnis aus einer GAEB-Datei importieren möchten. 2 Um eine GAEB-Datei aus einem externen AVA-Programm zu importieren, klicken Sie auf den Menüpunkt Bearbeiten > GAEB D81/D83 Import. 3 Wählen Sie die zu importierende Datei aus und klicken Sie auf die Schaltfläche Hochladen. Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 113

114 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Schritt 1: Unterlagen erstellen Nach erfolgreichem Import wird Ihnen das Leistungsverzeichnis zur Kontrolle angezeigt. Abb.: Inhalt eines importierten Leistungsverzeichnisses Hinweis: Gibt es zu einem Bauprojekt sogenannte Standardleistungsbuch Bau- Nummern, sind diese auch als Position in den GAEB-Verzeichnissen zu finden. Eine detaillierte Beschreibung zum Leistungsumfang von GAEB in finden Sie in der Übersicht Leistungsumfang GAEB. GAEB-Leistungsverzeichnisse exportieren Zur Bearbeitung eines GAEB-Leistungsverzeichnisses können Sie GAEB-Dateien aus z. B. in ein externes AVA-Programm exportieren. Für den Export eines GAEB-Verzeichnisses aus klicken Sie auf den Menüpunkt Bearbeiten > GAEB 83 Export und klicken nach Auswahl des richtigen Formats für den Export auf die Schaltfläche Übernehmen. Hinweis: Das Format GAEB 2000 wird in nicht mehr unterstützt! Exportieren Sie daher nur noch nach GAEB 90 und GAEB 2000 XML. Anschließend können Sie die Datei abspeichern und weiterbearbeiten. Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 114

115 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Schritt 1: Unterlagen erstellen GAEB-Leistungsverzeichnisse löschen Ein GAEB-Leistungsverzeichnis kann nur im Ganzen gelöscht werden. Sie können also keine einzelnen Positionen oder Gruppen löschen. Klicken Sie zum Löschen des Verzeichnisses auf dem Menüpunkt Bearbeiten > Leistungsverzeichnis vollständig löschen. GAEB-Dateien als Anhang Leistungsverzeichnisse, die im GAEB-Format zur Verfügung stehen, können Sie auch als Datei anhängen. Dabei wird der Inhalt nicht in die Struktur des Leistungsverzeichnisses übertragen. Klicken Sie zum Dateiimport im Arbeitsschritt Produkte/Leistungen auf den Menüpunkt Bearbeiten > GAEB > GAEB 81/83 Import Anhang. Bieter können Sie die Datei wie gewohnt exportieren und auch wie gewohnt eine GAEB D84-Datei importieren. Import aus Katalogen bietet die Möglichkeit, Leistungen unter Nutzung einer Katalogschnittstelle - OCI- in Ihr Leistungsverzeichnis einzubinden. Als Katalog kann z.b. der Online-Shop eines Anbieters genutzt werden. Die Katalogschnittstelle muss dazu in der Hauptadministration konfiguriert werden. Hinweis: Das Open Catalog Interface (OCI) ist eine offene und standardisierte Katalogdatenschnittstelle zum Austausch von Katalogdatensätzen. Darüber greifen Sie auf aktuelle Katalogdaten eines Anbieters über das Internet direkt zu, wählen dort die gewünschten Artikel aus und importieren diese in Ihr Leistungsverzeichnis. Produkte aus einem Katalog binden Sie auf folgendem Weg ein: 1 Klicken Sie im Leistungsverzeichnis auf den Menüpunkt Bearbeiten > Kataloge. Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 115

116 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Schritt 1: Unterlagen erstellen 2 Wählen Sie anschließend in dem Popup-Fenster den gewünschten Katalog und klicken Sie auf den entsprechenden Link. Abb.: Katalogübersicht 3 Sie werden auf die Produktübersicht des jeweiligen Anbieters (Internetseite des Anbieters) geleitet und können dort die gewünschten Produkte auswählen. Nach Auswahl Ihrer Produkte aus dem Katalog und Übergabe in dessen Warenkorb, werden anschließend die Produkte über die OCI-Schnittstelle in Ihr Leistungsverzeichnis übertragen. 4 Die Produkte werden für Sie sichtbar, wenn Sie das Katalog-Popup-Fenster schließen. Bedarfsbündelung Bei einer Bedarfsbündelung werden die Bedarfe unterschiedlicher Bedarfsstellen gesammelt, um Preisvorteile durch größere Abnahmemengen zu realisieren und Prozesskosten zu sparen. Dazu erstellt eine Vergabestelle (der Initiator) ein reguläres Vergabeverfahren und fordert die Verantwortlichen aller oder ausgewählter Bedarfsstellen (die Bündelungsteilnehmer) dazu auf, die benötigten Mengen und Liefertermine für die ausgeschriebenen Positionen Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 116

117 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Schritt 1: Unterlagen erstellen einzutragen, damit der Gesamtbedarf ermittelt und in einem Vergabeverfahren ausgeschrieben werden kann. Gleichzeitig legt die ausschreibende Vergabestelle das Datum fest, bis zu dem Teilmengen erfasst bzw. geändert werden können. Eine Bedarfsstelle kann hierbei eine eigenständige Vergabestelle oder eine (untergeordnete) Beschaffungsstelle (siehe Leitfaden Zentrale Vergabestelle) sein. Im Folgenden wird sowohl das Starten einer Bündelung durch die ausschreibende Vergabestelle, als auch die Erfassung der Teilmengen durch die Bündelungsteilnehmer beschrieben. Nach Ablauf der Frist für die Mengenerfassung, kann die ausschreibende Vergabestelle die Gesamtmenge wie gewohnt ausschreiben. Daher werden diese Prozessschritte hier nicht näher beschrieben. Bei der Erfassung von Angeboten spielt die Bedarfsbündelung keine Rolle. Die Bieter werden jedoch im Angebotsschritt Produkte/Leistungen über die unterschiedlichen Beschaffungsstellen, Teilmengen und Liefertermine informiert. Bestellmengen bündeln und ausschreiben Unabhängig von der gewählten Vergabe- und Vertragsordnung und der Vergabeart können Sie für jedes Vergabeverfahren eine Bedarfsbündelung vornehmen. Lediglich Vergabeverfahren, deren Leistungsverzeichnis über eine GAEB-Datei geladen wurde, können nicht zur Bedarfsbündelung freigegeben werden. Die Bedarfsbündelung ist ein Zwischenschritt bei der Ermittlung der benötigten Menge im Leistungsverzeichnis. Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 117

118 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Schritt 1: Unterlagen erstellen Folgende Abbildung soll den Ablauf einer Bedarfsbündelung veranschaulichen: Abb.: Ablauf einer Bedarfsbündelung Um die Bedarfe unterschiedlicher Vergabestellen zu bündeln, gehen Sie wie folgt vor: 1 Starten Sie ein Vergabeverfahren wie gewohnt (siehe Leitfaden Vergabeverfahren erstellen und bearbeiten). 2 Erstellen Sie (zumindest) das Leistungsverzeichnis (siehe Leitfäden Leistungsverzeichnis, Leistungsverzeichnis - Excel und Leistungsverzeichnis - Eigenschaften). 3 Starten Sie die Bedarfsbündelung. Legen Sie dazu den Kreis der Bedarfsstellen (Bündelungsteilnehmer) fest, deren Mengen Sie abfragen möchten, und das Datum, bis zu dem die Mengenerfassung abgeschlossen sein muss (siehe Kapitel Bedarfsbündelung starten und bearbeiten auf Seite 119). 4 Nachdem Sie die Bündelung gestartet haben, können die eingeladenen Bündelungsteilnehmer Ihre Bedarfe erfassen (siehe Kapitel Mengen für eine Bedarfsbündelung erfassen auf Seite 124). Während die Bündelungsteilnehmer die benötigten Mengen erfassen, kann die ausschreibende Vergabestelle das Vergabeverfahren wie gewohnt weiterbearbeiten. Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 118

119 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Schritt 1: Unterlagen erstellen 5 Nach Ablauf der Frist für die Mengenerfassung wird die Gesamtmenge wie gewohnt durch die Vergabestelle, die zur Bedarfsbündelung aufgerufen hat, ausgeschrieben und bewertet. Da die ersten beiden Schritte sowie der letzte Schritt dem Standard entsprechen, werden hier nur die Schritte 3 und 4 beschrieben. Hinweis: Die Freigabe eines Projekts zur Bedarfsbündelung umfasst alle Positionen des Leistungsverzeichnisses des Projekts. Bedarfsbündelung starten und bearbeiten Die Bedarfsbündelung ist ein Zwischenschritt zur Ermittlung der benötigten Menge im Leistungsverzeichnis. Daher müssen Sie zunächst wie gewohnt ein Vergabeverfahren erstellen (siehe Leitfaden Vergabeverfahren erstellen und bearbeiten). Im Arbeitsschritt Leistungsverzeichnis bzw. Produkte/Leistungen wird die Bedarfsbündelung gestartet, wobei die Freigabe eines Projekts zur Bedarfsbündelung alle Positionen des Leistungsverzeichnisses umfasst. Dabei ist es unerheblich, ob Sie die einzelnen Positionen vor oder nach dem Start der Bündelung erfassen. Die ausschreibende Vergabestelle kann bei der Festlegung des Teilnehmerkreises wählen, ob Sie gezielt einzelne Benutzer zur Mengenerfassung einlädt (geschlossene Bündelung), die Mengenerfassung für alle Benutzer des eigenen Mandanten öffnet (teiloffene Bündelung - ohne Öffnung für die untergeordneten Mandanten) oder die Mengenerfassung für alle Benutzer aller Mandanten des Systems freigibt (offene Bündelung - einschließlich der untergeordneten Mandanten). Während die Bündelungsteilnehmer ihre benötigten Mengen erfassen, kann die ausschreibende Vergabestelle das Vergabeverfahren wie gewohnt weiterbearbeiten. Bedarfsbündelung starten Damit andere Bedarfsstellen Ihre Bedarfe zu einer Bedarfsbündelung erfassen können, müssen Sie zunächst den Teilnehmerkreis und das Ende der Mengenerfassung festgelegt. Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 119

120 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Schritt 1: Unterlagen erstellen Hinweis: Beides kann auch noch nach dem Starten der Bedarfsbündelung über den Arbeitsschritt Bedarfsbündelung bearbeitet (siehe Seite 121) werden. 1 Wählen Sie ein Projekt zur Bearbeitung aus. 2 Klicken Sie im Prozessschritt Vergabeunterlagen auf den Arbeitsschritt Leistungsverzeichnis bzw. Produkte/Leistungen. 3 Erstellen Sie auf der Seite Produkte/Leistungen definieren das Leistungsverzeichnis Ihres Vergabeverfahrens. 4 Klicken Sie auf den Menüpunkt Bearbeiten > Bedarfsbündelung. Hinweis: Sie können das Leistungsverzeichnis auch noch nach dem Start der Bedarfsbündelung weiter bearbeiten. Den Bündelungsteilnehmer wird zu jedem Zeitpunkt das aktuelle Leistungsverzeichnis angezeigt. 5 Legen Sie auf der Seite Bedarfsbündelung das Datum fest, bis zu dem die Bedarfsträger ihre Mengen für die Bündelung erfassen können, indem Sie auf die Kalender-Schaltfläche und dann auf das entsprechende Datum klicken. Abb.: Starten einer Bedarfsbündelung 6 Legen Sie den Teilnehmerkreis fest, den Sie zur Erfassung Ihrer Mengen einladen möchten: wählen Sie einzelne Benutzer aus (siehe Seite 122) oder markieren Sie die Option Offene Bündelungsanfrage, wenn Sie alle Benutzer Ihres Mandanten zur Erfassung ihrer Mengen einladen möchten. Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 120

121 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Schritt 1: Unterlagen erstellen In diesem Fall können Sie zusätzlich festlegen, ob die Bedarfsbündelung für alle Neben- und Untermandanten (d.h. für alle Mandanten des Systems) geöffnet werden soll. Markieren Sie in diesem Fall die Option Für alle Neben- und Untermandanten sichtbar. 7 Klicken Sie auf den Menüpunkt Speichern, wenn Sie Ihre Änderungen lediglich speichern und die Bedarfsbündelung noch nicht starten möchten. Die weitere Bearbeitung erfolgt über den Arbeitsschritt Bündelung. Klicken Sie auf den Menüpunkt Bedarfe anfragen, um die Teilnehmer einzuladen und die Mengenerfassung freizuschalten. Wenn Sie nur einzelne Benutzer zur Bündelung eingeladen haben, erhalten diese eine Aufforderung zur Mengenerfassung per . Sie erhalten einen Hinweis über das Versenden dieser . Das Projekt wird allen eingeladenen Bündelungsteilnehmern auf der Registerkarte Bündelungen in der Projektliste angezeigt. In der Projektübersicht des Projekts wird der Arbeitsschritt Bedarfsbündelung mit Status Fertig angezeigt. Der Menüpunkt Bearbeiten > Bedarfsbündelung wird nicht mehr angezeigt. Bedarfsbündelung bearbeiten Bis zum Ablauf der Mengenerfassung können Sie die Liste der eingeladenen Benutzer jederzeit anpassen oder das Datum ändern. 1 Wählen Sie ein Projekt zur Bearbeitung aus. 2 Klicken Sie im Prozessschritt Vergabeunterlagen auf den Arbeitsschritt Bedarfsbündelung. Hinweis: Wenn der Status des Bearbeitungsschritts Fertig ist und die Bearbeitung daher gesperrt, müssen Sie zuerst auf das Statussymbol Bearbeitung wieder zu ermöglichen. klicken, um die 3 Laden Sie auf der Seite Bedarfsbündelung weitere Bedarfsträger zur Erfassung Ihrer Mengen ein (siehe Seite 122) oder löschen Sie einzelne Bedarfsträger aus der Einladungsliste (siehe Seite 123). Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 121

122 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Schritt 1: Unterlagen erstellen 4 Klicken Sie auf den Menüpunkt Speichern, wenn Sie Ihre Änderungen lediglich speichern und die Bedarfsbündelung noch nicht starten möchten. Die weitere Bearbeitung erfolgt über den Arbeitsschritt Bündelung. Klicken Sie auf den Menüpunkt Bedarfe anfragen, um die Teilnehmer einzuladen und die Mengenerfassung freizuschalten. Wenn Sie nur einzelne Benutzer zur Bündelung eingeladen haben, erhalten diese eine Aufforderung zur Mengenerfassung per . Sie erhalten einen Hinweis über das Versenden dieser . Das Projekt wird allen eingeladenen Bündelungsteilnehmern auf der Registerkarte Bündelungen in der Projektliste angezeigt. Ausgewählte Bündelungsteilnehmer zur Erfassung Ihrer Mengen einladen Bei der Erstellung einer Bedarfsbündelung können Sie wählen, ob Sie alle Bedarfsstellen zur Erfassung ihrer Mengen einladen wollen oder nur einzelne (siehe Bedarfsbündelung starten). Falls Sie nur einzelnen Bedarfsstellen einladen wollen, müssen Sie je Bedarfsstelle mindestens einen Benutzer zur Mengenerfassung einladen. Hinweis: Das Nacherfassen weiterer Bündelungsteilnehmer erfolgt analog. 1 Starten oder bearbeiten (siehe Seite 121) Sie eine Bedarfsbündelung. 2 Klicken Sie auf der Seite Bedarfsbündelung auf den Menüpunkt Bedarfsträger > Bedarfsträger hinzufügen. Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 122

123 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Schritt 1: Unterlagen erstellen 3 Markieren Sie auf der Seite Bedarfsträger auswählen die Benutzer, die Sie zur Erfassung ihrer Bedarfsmengen für die Bündelung einladen möchten. Abb.: Bedarfsträger auswählen Tipp: Sie können die Tabelle durchsuchen, indem Sie den Suchbegriff in das Feld vor der Suchen-Schaltfläche eintragen und dann die Schaltfläche Suchen klicken. Über die Schaltfläche Alle anzeigen können Sie nach einer Suche wieder alle Einträge anzeigen. Tipp: Sie können die Daten der Tabelle nach einem Eintrag gruppieren, indem Sie einen Eintrag der Tabellenüberschrift in die Zeile oberhalb der Tabelle ziehen. Die Gruppierung wird aufgehoben, indem Sie den Eintrag wieder auf die Tabellenüberschrift ziehen. 4 Klicken Sie auf die Schaltfläche Übernehmen. Die ausgewählten Benutzer werden in der Tabelle auf der Seite Bedarfsbündelung aufgelistet. Bedarfsträger aus der Einladung löschen Nachdem Sie einzelne Benutzer zur Erfassung ihrer Mengen für eine Bündelung ausgewählt (siehe Seite 122) haben, können Sie einzelne Benutzer wieder löschen. 1 Bearbeiten Sei eine Bedarfsbündelung (siehe Seite 121). 2 Markieren Sie auf der Seite Bedarfsbündelung die Benutzer, die Sie nicht zur Bündelung einladen möchten. Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 123

124 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Schritt 1: Unterlagen erstellen 3 Klicken Sie auf den Menüpunkt Bedarfsträger > Bedarfsträger entfernen. Sie erhalten einen Hinweis über das Entfernen der Bedarfsträger aus der Einladungsliste. Teilmengen durch Bündelungsteilnehmer erfassen und bearbeiten Nachdem eine Bedarfsbündelung gestartet wurde, können die eingeladenen Bündelungsteilnehmer/Bedarfsstellen sowie die einladende Vergabestelle Ihre Bedarfe sowie den gewünschten Liefertermin erfassen. Die Teilnehmer wurden per über die Bündelung informiert oder haben das Vergabeverfahren auf der Registerkarte Bündelung entdeckt und möchten nun ihre Teilmengen erfassen. Menge für eine Bündelung erfassen Jede eingeladene Bedarfsstelle sowie die einladende Vergabestelle kann die benötigte Menge, den Liefertermin sowie die Lieferadresse erfassen. 1 Klicken Sie in der Projektliste auf der Registerkarte Bündelungen. 2 Wählen Sie ein Projekt zur Bearbeitung aus. 3 Klicken Sie auf der Seite Produkte/Leistungen: Teilmengen auf Aufklappen bei Teilmengen des Produkts bzw. der Leistung, für die Sie eine Menge erfassen möchten. Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 124

125 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Schritt 1: Unterlagen erstellen Die Tabelle mit den bereits erfassten Teilmengen wird angezeigt. Abb.: Erfassung von Teilmengen für eine Bedarfsbündelung 4 Klicken Sie auf Hinzufügen. 5 Tragen Sie die erforderlichen Informationen in die neue Zeile mit den Feldern zur Mengenerfassung ein. Um eine Beschreibung der Felder und Menüpunkte zu erhalten, klicken Sie auf den Menüpunkt Hilfe. 6 Klicken Sie auf Speichern, um den Eintrag zu speichern. Über Abbrechen brechen Sie ohne zu speichern ab. 7 Klicken Sie auf den Menüpunkt Zurück. Die Projektliste wird angezeigt. Erfasste Teilmengen ändern oder löschen Falls notwendig, können Sie erfasste Mengen ändern bzw. löschen, solange die Frist für die Bündelung nicht abgelaufen ist. Wählen Sie dazu auf der Registerkarte Bündelung der Projektliste ein Projekt zur Bearbeitung aus und klicken Sie auf der Seite Produkte/Leistungen: Teilmengen auf Aufklappen bei Teilmengen des Produkts bzw. der Leistung, für die Sie eine Menge erfassen möchten. Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 125

126 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Schritt 1: Unterlagen erstellen Teilmengen ändern 1 Um einen Eintrag zu ändern, klicken Sie auf Bearbeiten vor dem Eintrag, den Sie ändern möchten. Die Felder werden zur Bearbeitung freigegeben und die Symbole Abbrechen angezeigt. Speichern und 2 Ändern Sie die entsprechenden Informationen (siehe Kapitel Menge für eine Bündelung erfassen (siehe Seite 124)). 3 Klicken Sie auf Speichern, um den Eintrag zu speichern. Über Abbrechen brechen Sie ohne zu speichern ab. Teilmengen löschen Um eine Teilmenge zu löschen, klicken Sie auf Löschen vor dem Eintrag, den Sie löschen möchten und bestätigen die Sicherheitsabfrage mit OK. Bedarfsbündelung ausschreiben Nach Ablauf der Frist für die Mengenerfassung, können Sie die Gesamtmenge wie gewohnt ausschreiben. Bietern werden die Beschaffungsstellen, Teilmengen und Liefertermine im Bieterassistenten angezeigt. Bewertungskriterien als Entscheidungshilfe Wesentlicher Teil einer Ausschreibung ist die Beurteilung der eingereichten Angebote, um das Angebot zu ermitteln, das den Zuschlag erhalten soll. Da diese Beurteilung - abhängig von den ausgeschriebenen Positionen - unterschiedliche Schwerpunkte hat, kann die ausschreibende Vergabestelle festlegen, ob der Schwerpunkt der Beurteilung auf dem abgegeben Preis liegt oder dem Ergebnis der Leistungsprüfung. Außerdem kann die ausschreibende Vergabestelle die Kriterien festlegen, nach denen die Prüfung der Angebote erfolgt. Ein Teil dieser Kriterien muss von den Bietern bei der Angebotserstellung beantworten werden. Andere Kriterien wiederum werden von der Vergabestelle ausgefüllt. Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 126

127 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Schritt 1: Unterlagen erstellen Alle Kriterien sowie die Berechnungsgrundlage, über die festgelegt wird, in welchem Verhältnis Preis und Leistung bei der Bewertung berücksichtigt werden, sind Bestandteil der Vergabeunterlagen und müssen veröffentlicht werden. Die folgenden Kapitel geben Ihnen einen umfassenden Einblick in die Möglichkeiten der Bewertung innerhalb der Ausschreibungsplattform. Aus Vergabestellensicht werden dabei alle wichtigen Aspekte des Kriterienkatalogs beleuchtet. Dazu gehört u.a. die komplette Erstellung des Kriterienkatalogs, aber auch dessen Anwendung bei der Angebotsbewertung. Um Ihnen den wichtigen Vorgang der Bewertung verständlicher zu machen, werden die folgenden Ausführungen anhand von Beispielen erklärt. Kriterienoptionen Über Kriterien (bzw. Fragen) müssen Sie alle Informationen bei den Bietern abfragen, die Sie benötigen, um die Eignung und Leistung eines Bieters zu beurteilen. Daher stehen Ihnen bei der Erstellung der Kriterien (Fragen) mehrere Optionen zur Verfügung, um die Kriterien an Ihre Anforderungen anzupassen. Diese Optionen werden hier beschrieben. Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 127

128 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Schritt 1: Unterlagen erstellen Als Pflichtfeld markierte Felder müssen ausgefüllt werden, damit Sie die Daten speichern können. Abb.: Eingabemaske eines Kriteriums (1) Frage Formulieren Sie hier Ihr Bewertungskriterium bzw. Ihre Frage. (2) Antworttyp Über den Antworttyp legen Sie das Format der Antwort fest. Folgende Antworttypen stehen zur Verfügung: Antworttyp Beschreibung Eingabefeld (Zeichenfolge) Antworteingabefeld für alphanumerische Zeichen (bis 256 Zeichen je Feld) Eingabefeld (Dezimalzahl) Antworteingabefeld für Dezimalzahlen (z.b. 1,53 oder 1,32) Eingabefeld (ganze Zahl) Antworteingabefeld für ganze Zahlen (z.b. 1 oder 4) Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 128

129 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Schritt 1: Unterlagen erstellen Antworttyp Beschreibung Eingabefeld mehrzeilig Längeres Antworteingabefeld für alphanumerische Zeichen mit Scrollbalken (mehr als 256 Zeichen) Listenfeld Bei einem Listenfeld (Auswahlliste) wird eine Auswahl von Antworten vorgegeben. Eine Antwort kann ausgewählt werden. Hinweis: Bei Listenfeldern ist die erste Auswahlmöglichkeit vorbelegt mit Keine Auswahl getroffen. Sie ist ohne Bewertung und kann bei der Erstellung der Kriterien nicht geändert werden. Dieser Default-Wert wird bei der Beantwortung der Kriterien vorbelegt. Optionen Optionen werden bei einer Auswahl von zwei oder mehr Antworten verwendet, von denen nur eine Antwort ausgewählt werden kann. Ja/Nein Ja/Nein wird bei Felder verwendet, die nur mit Ja oder Nein beantwortet werden können. Die entsprechenden Antwortmöglichkeiten werden automatisch angelegt. Kontrollkästchen Kontrollkästchen werden bei einer Auswahl von zwei oder mehreren Antworten verwendet, bei denen mehrere Antworten ausgewählt werden können. (3) Muss-Angabe Bei der Erstellung des Kriterienkatalogs können Sie Kriterien als so genannte Muss- Fragen (Pflichtangabe) erstellen, also als Fragen, die vom Bieter beantwortet werden müssen, damit das Angebot elektronisch abgegeben werden kann. Bei konventionell eingereichten Angeboten, bei denen eine Muss-Frage nicht beantwortet wurde, kann dies zum Ausschluss des Angebots führen. Markieren Sie die Option Muss-Angabe, falls die Frage vom Bieter beantwortet werden muss. (4) K.O.-Kriterium In der Auswahlliste K.O.- Kriterium können Sie festlegen, ob die Beantwortung einer Frage zum Ausscheiden eines Lieferanten beim Vergabeverfahren führt. Bei der Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 129

130 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Schritt 1: Unterlagen erstellen Bewertung auf Seite 198 der Antworten wird entschieden, ob das KO-Kriterium erfüllt ist (= Ja) oder nicht (= Nein). Bei Nichterfüllung hat sich der Bieter disqualifiziert und die Auswertung der restlichen Antworten erübrigt sich. Kein K.O.-Kriterium: Diese Frage ist ein Bewertungskriterium, kein KO- Kriterium. Öffentliches KO Kriterium: Diese Frage ist ein KO- bzw. Ausschluss-Kriterium, d.h. die Beantwortung dieser Frage mit Nein führt automatisch zum Ausschluss des Lieferanten aus dem Vergabeverfahren. KO-Kriterien fragen die Minimalanforderungen an die Bieter bzw. Leistung ab. (5) Durch Bieter ausfüllbar Markieren Sie diese Option, falls die Frage vom Bieter beantwortet werden soll. Ohne Markierung wird die Frage nur angezeigt. (6) Gewichtung Tragen Sie hier die Gewichtungspunkte (0-100) ein. Je wichtiger die Antwort auf ein Kriterium für die Beurteilung eines Lieferanten ist, desto mehr Gewichtungspunkte erhält dieses Kriterium. errechnet automatisch aus den eingetragenen Punkten den prozentualen Anteil. Hinweis: Kriterien sollten innerhalb des Fragebogens nach fallender Gewichtung sortiert werden. Die Gewichtungspunkte werden in folgenden Formaten angezeigt: Gewichtung: Punkte, die für die Frage bzw. die Gruppe vergeben wurden Gruppenanteil: prozentualer Anteil der Frage innerhalb einer Gruppe (bzw. der Gruppe innerhalb der nächst höheren Gruppe) - d.h. Punktzahl einer Frage geteilt durch die Gesamtpunktzahl aller Fragen innerhalb einer Gruppe Abs. Gew.: prozentualer Anteil einer Frage (bzw. einer Gruppe) unter Berücksichtigung aller Fragen bzw. Gruppen (entspricht dem Gruppenanteil der Frage multipliziert mit dem Gruppenanteil) - d.h. Punktzahl einer Frage multipliziert mit dem Gruppenanteil geteilt durch die Gesamtpunktzahl aller Fragen innerhalb einer Gruppe Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 130

131 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Schritt 1: Unterlagen erstellen (7) Auswahlmöglichkeiten Die Auswahlmöglichkeiten werden Ihnen erst angezeigt, wenn Sie eine Frage des entsprechenden Antworttyps gespeichert haben. unterscheidet folgende Auswahlmöglichkeiten: Antworttyp Eingabefeld: ein Eingabefeld für den Standardwerte wird angezeigt Antworttyp Listenfeld, Optionen oder Kontrollkästchen: ein Eingabefeld für die erste Auswahlmöglichkeit wird angezeigt Antworttyp JA/Nein: die Ja- bzw. Nein-Auswahlmöglichkeiten werden angezeigt, Sie können jedoch nur eine Gewichtung vergeben Die Auswahlmöglichkeit Keine Auswahl getroffen ist für die elektronische Angebotsabgabe notwendig. Sie weist den elektronischen Bieter darauf hin, dass noch eine Antwort auszuwählen ist. (A) Operator (B) Auswahlmöglichkeit Tragen Sie hier die Werte ein, die später zur Auswahl angezeigt werden. (C) Bewertung Je Auswahlmöglichkeit können Sie Bewertungspunkte (0-100) eintragen. Fragen mit Auswahlmöglichkeiten können nicht manuell bewertet werden. nimmt die für die Antwort hinterlegte Punktzahl für die automatische Berechnung der Leistungsbewertung. Bei Beantwortung der Kriterien werden die für die jeweilige Antwort festgelegten Bewertungspunkte in Klammer () angezeigt. (8) Reihenfolge der Fragen Die Fragen sollten Sie nach absteigender Wichtigkeit sortieren. D.h. die erste Frage ist die wichtigste. Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 131

132 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Schritt 1: Unterlagen erstellen Tipp: Über die Pfeile verändern. können Sie die Position eines Eintrags in der Tabelle Abb.: Zuschlagskriterien auf Vergabestellenseite Abb.: Zuschlagskriterien im Angebotsassistenten, aus Bietersicht Kriterientypen Die für die Bewertung festgelegten Kriterien haben unterschiedliche Inhalte bzw. Aufgaben. unterscheidet danach folgende Kriterientypen: Zunächst erfolgt eine formelle Prüfung (siehe Seite 133), die gesetzlich definiert ist. Sie erfolgt im Arbeitsschritt Prüfung der formellen Kriterien durch Beantwortung der Kriterien, die im Arbeitsschritt Formellen bzw. Formalen Kriterien festgelegt wurden. Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 132

133 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Schritt 1: Unterlagen erstellen Achtung: Formal nicht korrekte Angebote müssen von der weiteren Bewertung ausgeschlossen werden. Anschließend erfolgt die Prüfung anhand des individuell formulierten Kriterienkatalogs. Diese Prüfung erfolgt im Arbeitsschritt Bewertung / Angebotsausschluss durch Beantwortung der K.O.- und Bewertungskriterien, die im Arbeitsschritt Kriterienkatalog festgelegt wurden. Die Kriterien des Kriterienkatalogs werden wiederum unterteilt in: Eignungskriterien (siehe Seite 134), die im Ordner Eignungskriterien erstellt und beantwortet werden Achtung: Nicht geeignete Bieter müssen von der weiteren Bewertung ausgeschlossen werden. Zuschlagskriterien (siehe Seite 135), die im Ordner Zuschlagskriterien erstellt und beantwortet werden Das Ergebnis der Zuschlagskriterien entspricht der Leistungsbewertung und geht somit in die Beurteilung des wirtschaftlichsten Angebots ein. Achtung: Angebote die mindestens ein K.O.-Kriterium nicht erfüllen, müssen von der weiteren Bewertung ausgeschlossen werden. Formelle bzw. Formale Kriterien Über die Formellen bzw. Formalen Kriterien werden formale, grundsätzliche Angelegenheiten der Angebotsabgabe abgefragt. Der Mindestumfang der formellen Kriterien ist durch die VOL/A bzw. VOB/A vorgegeben. Zur Prüfung gehört: die rechtzeitige Einreichung der Angebote die Unversehrtheit der Angebote (d.h. die Angebote müssen ordnungsgemäß verschlüsselt bzw. verschlossen und entsprechend gekennzeichnet sein) das Vorhandensein aller Pflichtangaben einschließlich der korrekten Unterschriften und Preise das Nichtvorhandensein von Änderungen am Angebot bzw. den Vergabeunterlagen Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 133

134 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Schritt 1: Unterlagen erstellen das Nichtvorhandensein unzulässiger, wettbewerbsbeschränkender Absprachen das Nichtvorhandensein nicht zugelassener Nebenangebote bzw. weiterer Hauptangebote Die Nichterfüllung eines dieser Kriterien führt zum sofortigen Ausschluss des Bieters vom weiteren Verfahren führen. Da es sich hierbei um ausschreibungsübergreifende, gesetzlich geforderte Kriterien handelt, werden diese i.d.r. einmalig über die Administration gepflegt und müssen normalerweise nicht innerhalb eines Vergabeverfahrens bearbeitet werden. Mit Festlegung der Vergabeart werden die Formellen bzw. Formalen Kriterien automatisch zugeordnet. Daher ist der Status des Arbeitsschritts Formelle bzw. Formale Kriterien, über den die formellen Kriterien gepflegt werden, auch standardmäßig auf Fertig gesetzt. Abb.: Formelle Kriterien Die Formellen Kriterien werden nur von der Vergabestelle beantwortet, dem Bieter werden sie nicht angezeigt. Eignungskriterien Die Eignungskriterien definieren eine Mindestanforderung an die Bewerber und Bieter. Daher sollten Sie allgemeine Fragen zur Bieterfirma enthalten, wie z.b. Firmengröße, Erfahrungen oder ob die Firma einen Support-Service anbietet. Außerdem sollten Sie z.b. prüfen, ob die Bieter über die notwendige Fachkunde, Leistungsfähigkeit (erforderliches Personal, Geräte, Rohstoffe) und Zuverlässigkeit (Referenzen) verfügen. Ggfs. können auch entsprechende Nachweise verlangt werden. Eine Übersicht der Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 134

135 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Schritt 1: Unterlagen erstellen Kriterien und Nachweise können Sie der VOL/A bzw. VOB/A entnehmen (bei EU-weiten Verfahren analog). Das Ergebnis einer Eignungsprüfung ist immer Ja (geeignet) oder Nein (nicht geeignet). Die Bewertung innerhalb der Eignungskriterien dient ausschließlich dazu zu ermitteln, ob ein Lieferant geeignet ist oder nicht. Eine bessere oder schlechtere Eignung wird nicht berücksichtigt. Ist ein Lieferant nicht geeignet, so wird er i. d.r. vom weiteren Verfahren ausgeschlossen. Hinweis: Die Bewertung der Eignungskriterien fließt nicht in die Bewertung der Zuschlagskriterien und damit auch nicht in die Leistungsbewertung eines Bieters (Gesamtbewertung Preis / Leistung im Preisspiegel) ein. Die Eignungsprüfung erfolgt bei Öffentlichen Ausschreibungen bzw. Offenen Verfahren (EU) in der Projektphase Ausschreibung. Bei Verfahren mit Teilnahmewettbewerb erfolgt die Eignungsprüfung im Teilnahmewettbewerb. Zuschlagskriterien - Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebots Die Zuschlagskriterien, die sich grundsätzlich auf ein Leistungsverzeichnis beziehen und zur Messung der Leistung verwendet werden, dienen dazu, zusammen mit dem Preis nach objektiven Gesichtspunkten das wirtschaftlich günstigste Angebot zu ermitteln. Der Zuschlag kann nach dem technisch und wirtschaftlich günstigsten Angebot (Bestbieterprinzip) oder nach dem Angebot mit dem niedrigsten Preis (Billigstbieterprinzip) erfolgen. Während beim Billigstbieterprinzip lediglich der niedrigste Preis entscheidend ist, kommt bei der Wahl des wirtschaftlich günstigsten Angebots mindestens ein Kriterium zusätzlich zum Preis zum Tragen. Die Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebots ist unterteilt in folgende Prüfungen: Prüfung der Angemessenheit der Preise: Bei Angeboten, deren Gesamtpreis bzw. eine gewichtige Einzelposition ungewöhnlich stark (ab ca %) vom nächstliegenden Angebot bzw. der Bedarfsschätzung des Auftraggebers abweicht, muss die Vergabestelle den Bieter (schriftlich) um Aufklärung bitten. Bei Einzelpositionen muss geprüft werden, ob dies an anderer Stelle ausgeglichen wird. Achtung: Angebote mit einem Missverhältnis zwischen Preis und Leistung, das nicht geklärt werden kann, müssen von der weiteren Bewertung ausgeschlossen werden (auch bei zu geringem Preis). Wirtschaftlichkeitsprüfung: Sie umfasst die Beurteilung der Lieferanten nach den festgelegten Kriterien und die Bestimmung der Leistungspunkte auf Seite 198 anhand Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 135

136 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Schritt 1: Unterlagen erstellen der festgelegten Bewertungsmatrix. Falls Nebenangebote bzw. Alternativvorschläge zugelassen wurden, müssen diese in der Bewertung berücksichtigt werden. Bestandteil der Beurteilung kann auch eine Präsentation oder eine Teststellung sein. Die Leistungsbewertung erfolgt durch Auswertung der Fragen, die im Arbeitsschritt Kriterienkatalog im Ordner Zuschlagskriterien festgelegt wurden. Achtung: Angebote die mindestens ein K.O.-Kriterium nicht erfüllen, müssen von der weiteren Bewertung ausgeschlossen werden. Hinweis: Angebote, die in einem Schritt ausgeschlossen wurden, dürfen in den weiteren Stufen nicht mehr berücksichtigt werden. Das Ergebnis muss jeweils dokumentiert werden. Innerhalb von werden die Bieter (ohne Details zum Angebot) zwar in den weiteren Schritten angezeigt, können jedoch nicht bearbeitet werden. Bei den Zuschlagskriterien werden die Fragegruppen den verschiedenen Losen zugeordnet. Sie können, müssen aber nicht für jedes Los dieselben Fragen verwenden, da Lose individuell befragt und bewertet werden. Voraussetzung ist nur, dass Sie im Arbeitsschritt Produkte/Leistungen Lose gebildet haben. Bei Ausschreibungen ohne Lose werden die Fragen direkt im Ordner Zuschlagskriterien erstellt. Ansonsten müssen Sie jedem Los seine Fragen zuweisen. In beiden Fällen können Sie eine beliebige Ordnerhierarchie abbilden. Abb.: Zuschlagskriterien mit Fragegruppen, abhängig von der Losbildung Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 136

137 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Schritt 1: Unterlagen erstellen Berechnungsmethoden nach UfAB Schon bei Ausschreibungserstellung müssen Sie die Berechnungsmethode festlegen, nach der bei der Bewertung das wirtschaftlichste Angebot ermittelt wird. stellt Ihnen hierfür die Bewertungsmethoden nach UfAB zur Verfügung. UfAB steht für Unterlage für die Ausschreibung und Bewertung von IT-Leistungen. Die UfAB unterstützt Einkäufer bei der objektiven, transparenten und nachvollziehbaren Ausschreibung und Beurteilung von IT-Vergabeverfahren und wird vom IMKA (Interministerieller Ausschuss zur Koordinierung der Datenverarbeitung in der Bundesverwaltung) empfohlen. Weitere Informationen zu UfAB sowie die jeweils aktuelle Version finden Sie unter stellt Ihnen für die Bewertung von Angeboten die einfache und die erweiterte Richtwertmethode nach UfAB zur Verfügung. Darüber hinaus können auch mandantenspezifische Berechnungsgrundlagen hinterlegt werden. Zu Beginn eines Vergabeverfahrens legt die ausschreibende Stelle fest, nach welchem Verfahren und in welchem Verhältnis Preis und Leistung bei der Auswertung berücksichtigt werden. Verfahren, Verhältnis und erlaubte Schwankung werden in den Projekteigenschaften festgelegt und den anbietenden Lieferanten mit den Vergabeunterlagen mitgeteilt, damit sie die Gewichtung im Rahmen ihres Angebotes berücksichtigen können. Bei der Beurteilung auf Seite 198 wird der Nutzwert der Lieferanten nach der entsprechenden Formel aus Preis und Leistungspunkten auf Seite 198 berechnet. Im Folgenden werden die einzelnen Berechnungsmethoden kurz beschriebenen und die Unterschiede anhand eines Beispiels verdeutlicht. Einfache Richtwertmethode (RWM) nach UfAB Bei einer Einfachen Richtwertmethode nach UfAB dient das Verhältnis aus Leistungspunkten (L) und Preis (P) als Bewertungsgrundlage. Bei der Bewertung erhält die Firma mit dem höchsten Nutzwert den Zuschlag. Kommt es zu einer gleichen Punktzahl, entscheidet der Preis. Preis und Leistung werden hier mit gleicher Gewichtung gegenübergestellt. Die Berechnung erfolgt nach der Formel: Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 137

138 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Schritt 1: Unterlagen erstellen Z = L / P Erläuterung: Kürzel Erklärung Z Nutzwert des Angebots (liegt zwischen 0 und 100) L P Summe der Leistungspunkte (LP) des Angebots (liegt zwischen 0 und 100), die im Arbeitsschritt Bewertung/Angebotsausschluss ermittelt wurden. Preis des zu bewertenden Angebots Tipp: Die einfache Richtwertmethode ist z.b. ausreichend bei Verfahren mit vielen KO-Kriterien und wenig Bewertungskriterien. Erweiterte Richtwertmethode (RWM) nach UfAB Bei der Erweiterten Richtwertmethode werden Preis und Leistung wie bei der Einfachen Richtwertmethode (siehe Seite 137) gegenübergestellt. Es werden jedoch nur die Angebote berücksichtigt, bei denen der errechnete Nutzwert nicht mehr als die angegebene Schwankungsbreite vom höchsten Nutzwert aller Angebote abweicht. Danach wird gemäß dem gewählten Entscheidungskriterium (Preis, Leistung oder eine bestimmte Kriterienhauptgruppe - für den Bereich IT-Sicherheitsmaßnahmen) das beste Angebot (d.h. geringster Preis bzw. höchste Leistung) durch den Einkäufer gewählt. UfAB empfiehlt, dass dieses Entscheidungskriterium der Preis sein sollte. Hinweis: Die erweiterte Richtwertmethode sollte bei Vergabeverfahren eingesetzt werden, bei denen eine große Schwankungsbreite der Leistungspunkte erwartet wird. Dies betrifft i.d.r. die Beschaffung komplexer Güter mit zahlreichen Bewertungskriterien. Im Vergabesystem können Sie zwischen folgenden Varianten wählen: Erweiterte RWM nach UfAB - Preis: Der Bieter, der nach Ausschluss der Bieter, die außerhalb des Schwankungsbereichs liegen, das günstigste Angebot (d.h. den geringsten Gesamtpreis) abgegeben hat, erhält den Zuschlag. D.h. bei der Bewertung wird nur der Preis berücksichtigt. Die Gewichtung ist daher auf 100% Preis, 0% Leistung festgelegt und kann nicht geändert werden. Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 138

139 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Schritt 1: Unterlagen erstellen Das günstigste Angebot wird im Arbeitsschritt Preisspiegel auf der Registerkarte Preisspiegel nach Losen grün markiert. Die abgegebenen Preise werden prozentual sortiert. Dazu wird der minimalste Preis durch den Preis jeder Firma geteilt und in Prozent angegeben. D.h. das günstigste Angebot hat einen Preis von 100%, jeder höhere Preis einen Prozentwert, der darunter liegt. Erweiterte RWM nach UfAB - Leistung: Der Bieter, der nach Ausschluss der Bieter, die außerhalb des Schwankungsbereichs liegen, die meisten Leistungspunkte erreicht hat, erhält den Zuschlag. D.h. bei der Bewertung wird nur die Leistung berücksichtigt. Die Gewichtung ist daher auf 0% Preis, 100% Leistung festgelegt und kann nicht geändert werden. Das Angebot mit der höchsten Leistungskennzahl wird im Arbeitsschritt Preisspiegel auf der Registerkarte Preisspiegel nach Losen in der Spalte Bewertung grün markiert. freie Verhältniswahl Preis/Leistung: Der Nutzwert wird mit dem festgelegten Verhältnis von Preis zur Leistung berechnet. Der Bieter mit dem höchsten Nutzwert erhält den Zuschlag. Bei der Bewertung werden somit Preis und Leistung gemäß den festzulegenden Gewichtungen berücksichtigt. Die Summe der Gewichtung muss 100% ergeben. Haben zwei Firmen denselben Wert erreicht, so bekommt die Firma den Zuschlag, den Zuschlag, die beim wichtigeren Kriterium das bessere Ergebnis erzielt hat: die Firma mit dem niedrigeren Preis, wenn der Preis das wichtigere Entscheidungskriterium ist die Firma mit der höheren Leistungskennzahl, wenn Leistung das wichtigere Entscheidungskriterium ist Beispiel für die diversen Bewertungsmethoden Das folgende Beispiel ist der Dokumentation UfAB IV - Version 1.0 Stand entnommen: Festgelegter Schwankungsbereich= 5% Entscheidungskriterium: im ersten Fall: Preis Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 139

140 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Schritt 1: Unterlagen erstellen im zweiten Fall: Leistung im dritten Fall: Verhältnis 40:60 Preis:Leistung Angebot 1 Angebot 2 Angebot 3 Angebot 4 Angebot 5 Leistungspunkte (L) Preis in (P) Nutzwert Z = L / P 0,079 0,088 0,089 0,086 0,067 Skalierung Multiplikation des Nutzwertes mit 1000 skalierter Nutzwert => Angebot 3 ist das führende Angebot, das nach der einfachen Richtwertmethode (siehe Seite 137) den Zuschlag erhalten würde Schwankungsbereich 5% vom führenden Angebot (hier: Angebot 3) ergibt einen (gerundeten) Schwankungsbereich 89 bis 85 berücksichtigte Angebote --- X X X --- Entscheidungskriterium 1. Fall: Preis wirtschaftlichstes (hier günstigstes) Angebot (dieses Angebot erhält den Zuschlag) X => Angebot 4 hat den besten Preis innerhalb der berücksichtigten Angebote und erhält daher den Zuschlag Entscheidungskriterium 2. Fall: Leistung wirtschaftlichstes (hier bestes) Angebot (dieses Angebot erhält den Zuschlag) X Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 140

141 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Schritt 1: Unterlagen erstellen Angebot 1 Angebot 2 Angebot 3 Angebot 4 Angebot 5 => Angebot 2 hat die meisten Leistungspunkte innerhalb der berücksichtigten Angebote und erhält den Zuschlag Entscheidungskriterium Prozentualer Preis 3. Fall: 40:60 Preis:Leistung 93,33% 98% 100% (eigener Preis / günstigster Preis * 100%) 0,4*proz. Preis + 0,6*Leistung wirtschaftlichstes (hier bestes) Angebot (dieses Angebot erhält den Zuschlag) X => Angebot 2 hat den höchsten Nutzwert innerhalb der berücksichtigten Angebote und erhält den Zuschlag Lose bei der Bewertung Wenn Sie Ihr Leistungsverzeichnis in Lose (siehe Seite 108) unterteilt haben, wird bei der Bewertung jedes Los separat bewertet. Bei der Erstellung des Kriterienkatalogs müssen Sie daher darauf achten, dass die Zuschlagskriterien jeweils den relevanten Losen zugeordnet sind. Eventuell müssen Sie dasselbe Kriterium bei mehreren Losen einfügen. Die Losstruktur wird automatisch aus dem Arbeitsschritt Leistungsverzeichnis bzw. Produkte/Leistungen übernommen. Kriterien erstellen Nachdem Sie im Arbeitsschritt Leistungsverzeichnis ggfs. Lose definiert haben, erstellen Sie die Kriterien für die Beurteilung der Angebotsleistung. Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 141

142 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Schritt 1: Unterlagen erstellen Die Erstellung dieser Kriterien ist - abhängig vom Inhalt der Kriterien - auf unterschiedliche Arbeitsschritte aufgeteilt (siehe: Kriterien-Kategorien auf Seite 132): Formelle bzw. Formale Kriterien (siehe Seite 133) werden im Arbeitsschritt Formelle bzw. Formale Kriterien erstellt. Eignungskriterien (siehe Seite 134) werden im Ordner Eignungskriterien des Arbeitsschritt Kriterienkatalog erstellt, Zuschlagskriterien (siehe Seite 135) im Ordner Zuschlagskriterien desselben Arbeitsschritts. Die im Arbeitsschritt Eigenschaften festgelegte Berechnungsgrundlage wird Ihnen als gelb hinterlegter Text oberhalb der Tabelle im Arbeitsschritt angezeigt. Um die Kriterien zu strukturieren können Sie sie in Gruppen zusammenfassen. Kriterienkatalog zusammenstellen Im Arbeitsschritt Kriterienkatalog definieren Sie Fragen, über die die Eignung und die Leistung des Lieferanten beurteilt werden soll. Mehrere Kriterien bilden den Fragebogen, den das Einkaufsteam vorbereitet und den Bietern zur Beantwortung zur Verfügung stellt. Die Kriterien können zu Gruppen zusammengefasst werden, die Sie unterschiedlich gewichten oder Losen zuweisen können. Außerdem können die Antworten bewertet werden und somit in die Gesamtbeurteilung des Bewerbers eingehen. Der Kriterienkatalog ist in folgende Ordner unterteilt: Im Ordner Eignungskriterien werden Fragen zusammengefasst, um die Eignung des Bieters bzw. Bewerbers zu beurteilen. Im Ordner Zuschlagskriterien werden Fragen zur Leistungsbeurteilung zusammengefasst. Beide Fragegruppen werden unabhängig voneinander bewertet. In jede der beiden Gruppen kann also eine maximale Bewertung von 100 % erreicht werden. Dies entspräche einer 100 %igen Erfüllung aller Kriterien. Wobei nur die Bewertung aus den Zuschlagskriterien in die weitere Kennzahlbewertung einfließt. Tipp: Bei der Erstellung des Kriterienkatalogs können Sie auf bereits erstellte Vorlagen zurückgreifen oder neue Kriterien definieren. Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 142

143 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Schritt 1: Unterlagen erstellen Achtung: Alle Kriterien, die in die Bewertung eingehen sollen, müssen im Arbeitsschritt Kriterienkatalog enthalten sein. Fragen, die z.b. in den Produkteigenschaften gestellt werden, gehen nicht in die Bewertung ein. Achtung: Inhalt und Umfang des Fragebogens müssen in einem angemessenen Verhältnis zu Art und Umfang der Leistung stehen. Die Erstellung, Bearbeitung und Löschung der einzelnen Einträge wird in den Hilfethemen (Fragen-)Gruppe bearbeiten bzw. Frage/Kriterium bearbeiten beschrieben. Abb.: Gewichtung der zwei Hauptfragegruppen Formelle bzw. Formale Kriterien zusammenstellen Die formellen bzw. formalen Kriterien eines Vergabeverfahrens sind nur für die Vergabestelle sichtbar und betreffen formelle Aspekte, wie die rechtzeitige Einreichung und Unversehrtheit des Angebots oder die Vollständigkeit der Angebote (Bepreisung aller Positionen und Beantwortung aller KO-Fragen). Die Fragen werden nur mit Ja oder Nein beantwortet, wobei ein Nein zum (automatischen) Ausschluss des Bewerbers führt. Die Formellen Kriterien sind über die Vergabe- und Vertragsordnung und die Vergabeart vorgegeben und werden zentral definiert. Der Arbeitsschritt wird daher mit Status Fertig angezeigt. Wenn Sie die Kriterien bearbeiten möchten, müssen Sie den Status des Arbeitsschritts zuerst auf In Bearbeitung setzen, indem Sie auf das Status-Symbol klicken. Tipp: Bei der Erstellung von Formellen bzw. Formalen Kriterien können Sie auf bereits erstellte Vorlagen zurückgreifen. Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 143

144 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Schritt 1: Unterlagen erstellen Die Erstellung, Bearbeitung und Löschung der einzelnen Einträge wird in den Hilfethemen (Fragen-)Gruppe bearbeiten bzw. Frage/Kriterium bearbeiten beschrieben. Vertragsbedingungen/Formulare zusammenstellen Die Vertragsbedingungen/Formulare sind eine hierarchisch geschachtelte Struktur von Texten, wie z.b. den Bewerbungsbedingungen, Vertragsbedingungen oder Eigenerklärungen. Diese Texte können in erfasst oder als PDF eingefügt werden. Die Texte im Arbeitsschritt Vertragsbedingungen/Formulare werden je nach Vergabeart automatisch aus der Vorlagenadministration zusammengestellt. Diese Standardgliederung kann für das aktuelle Projekt verwendet werden oder Sie laden bei Bedarf eine andere Textstruktur. Bei der Erstellung von Vertragsbedingungen/Formularen können Sie auf bereits erstellte Vorlagen aus der Vorlagenverwaltung zurückgreifen. Sie können die vorgegebenen Texte bearbeiten und auch eigene Ausschreibungstexte sowie Eingabeformulare für den Bieter hinterlegen. Die Texte sind in der Gliederung durch verschiedenfarbige (PDF-) Symbole gekennzeichnet. Blau gekennzeichnete Symbole stehen für rein informative Texte. Eingabeformulare sind rot gekennzeichnet und müssen ausgefüllt werden. Diese Kennzeichnung wird für Bieter und Vergabestellen separat ausgewertet, sodass es durchaus vorkommen kann, dass ein Formular auf der Vergabestellen-Seite in rot dargestellt wird und auf Bieterseite in blau oder umgekehrt. Abb.: Struktur der Vertragsbedingungen/Formulare Weitere Informationen zum Umgang mit Formularen finden Sie im Leitfaden Formularsätze verwalten. Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 144

145 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Schritt 2: Genehmigung und Veröffentlichung Anlagen Bei der Erstellung der Vergabeunterlagen kommt es sicherlich vor, dass bestimmte Informationen nicht im Leistungsverzeichnis oder bei den Vertragsformularen bereitgestellt werden können. Diese Informationen (z.b. Ausführungs- oder Baupläne, Detailbeschreibungen) können Sie als Anlagen in Form von Dateien anfügen, um sie Lieferanten zukommen zu lassen. Klicken Sie im Arbeitsschritt Anlagen auf die Schaltfläche Durchsuchen... um die gewünschte Datei auszuwählen. Klicken Sich anschließend auf die Schaltfläche Hochladen um die Datei in das Projekt zu laden. Detaillierte Informationen zum Thema Anlagen zum Vergabeverfahren finden Sie unter Arbeiten mit angehängten Dateien auf Seite 365. Schritt 2: Genehmigung und Veröffentlichung Nach Bearbeitung der Rahmendaten und der Vergabeunterlagen wird die Bekanntmachung des Verfahrens vorbereitet. je nach Vergabeart werden die Bekanntmachungs- bzw. Veröffentlichungsorgane (öffentliche Verfahren) oder die einzuladenden Bewerber (Einladungsverfahren) mit den entsprechenden Texten ausgewählt. Bevor das Vergabeverfahren bekanntgemacht wird, muss die Bearbeitung aller vorangegangenen Arbeitsschritte fertig gestellt werden und eventuelle Einzelschrittgenehmigungen erfolgt sein. Die Bearbeitung der Unterlagen muss aus Gründen der Revisionssicherheit zwingend über eine abschließende Genehmigung abgeschlossen werden. Erst dann kann der Vergabeprozess weiter bearbeitet werden. Nachträgliche Änderungen an den Vergabeunterlagen können dann nur noch über einen Korrekturzyklus (siehe unter Korrekturzyklus durchführen) vorgenommen werden. Einladungsverfahren Wenn sie als Vergabeart ein Einladungsverfahren (z.b. beschränkte Ausschreibung ohne öffentlichen Teilnahmewettbewerb) gewählt haben, stellen Sie im Prozessschritt Bewerberverwaltung den Bewerberkreis zusammen um diese zur Angebotsabgabe aufzufordern. Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 145

146 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Schritt 2: Genehmigung und Veröffentlichung Bewerber auswählen Um den Arbeitsschritt Bewerberauswahl bzw. Bewerberauswahl Firmen(vorschlags)liste zu bearbeiten, müssen Sie über die Rechte Ausschreibung bearbeiten und Bieter auswählen verfügen. Darüber hinaus müssen Sie Projektverantwortlicher (d.h. Ersteller bzw. Eigentümer) des zu bearbeitenden Projekts sein oder Ihnen wurden im Arbeitsschritt Projektrechte bereits Schreibrechte für den entsprechenden Arbeitsschritt erteilt. Hinweis: Der Arbeitsschritt Bewerberauswahl bzw. Bewerberauswahl Firmen(vorschlags)liste wird Ihnen erst nach Festlegung der Vergabeart im Arbeitsschritt Eigenschaften angezeigt, da er nur bei folgenden Vergabearten benötigt wird: Beschränkte Ausschreibung (ohne öffentlichen Teilnahmewettbewerb) Freihändige Vergabe (ohne öffentlichen Teilnahmewettbewerb) Verhandlungsverfahren (ohne Teilnahmewettbewerb (EU)) Bei allen Verfahren, denen ein öffentlicher Teilnahmewettbewerb vorangeht, wird die Bewerberauswahl im Teilnahmewettbewerb vorgenommen und hier nur übernommen Bei den übrigen Vergabearten wird Ihnen statt der Bewerberauswahl der Arbeitsschritt Auswahl Veröffentlichungsorgane/Bekanntmachungstexte angezeigt. Im Arbeitsschritt Bewerberauswahl (bei VOL- Verfahren) bzw. Bewerberauswahl Firmenvorschlagsliste (bei VOB- Verfahren) wählen Sie die Bewerber aus, die zur Angebotsabgabe aufgefordert werden sollen. Gleichzeitig wählen Sie die Vorlage aus, die als Angebotsaufforderung an die Bewerber versendet wird. Um bei VOB-Verfahren das 4-Augen-Prinzip zu gewährleisten, sollen die Arbeitsschritte Bewerberauswahl Firmenvorschlagsliste und Bewerberauswahl Firmenliste von unterschiedlichen Benutzern bearbeitet werden. Die entsprechenden Rechte müssen über den Arbeitsschritt Projektrechte gepflegt werden. Hinweis: Bei Verfahren nach Teilnahmewettbewerb werden die im Teilnahmewettbewerb ausgewählten Bewerber im Arbeitsschritt Bewerberauswahl Firmenliste angezeigt. Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 146

147 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Schritt 2: Genehmigung und Veröffentlichung Achtung: Die im Arbeitsschritt Bewerberauswahl bzw. Bewerberauswahl Firmenvorschlagsliste ausgewählten Bewerber werden nach Abschließen des Arbeitsschrittes Genehmigung der Ausschreibung automatisch zur Ausschreibung eingeladen. Das bedeutet, es wird eine mit der Angebotsaufforderung an die Bewerber versendet. Der Versand der Angebotsaufforderungen wird im Arbeitsschritt Versand der Angebots-Aufforderung dokumentiert. Bewerber direkt auswählen 1 Wählen Sie ein Projekt zur Bearbeitung aus. 2 Klicken Sie im Prozessschritt Bewerberauswahl auf den Arbeitsschritt Bewerberauswahl bzw. Bewerberauswahl Firmenvorschlagsliste. 3 Klicken Sie auf der Seite Bewerber zuordnen bzw. Bewerberauswahl Firmenvorschlagsliste auf den Menüpunkt Bewerber > Bewerber hinzufügen. 4 Markieren Sie in der Übersicht die Bieter, die Sie einladen möchten. Hinweis: Sie können Bieter auch über die Klassifizierung auswählen. 5 Wählen Sie in der Auswahlliste Kontaktname den für Ihr Vergabeverfahren verantwortlichen Ansprechpartner beim Bieter bzw. Bewerber aus. 6 Klicken Sie auf den Menüpunkt Als Bieter hinzufügen. Hinweis: Sie haben über den Menüpunkt Bewerber > VCard die Möglichkeit, die Kontaktdaten des Bewerbers in Ihr Programm (Microsoft Outlook, Dateiformat vcf) zu importieren. 7 Klicken Sie abschließend auf den Menüpunkt Zurück um zur Übersicht der ausgewählten Bewerber zurückzukehren. Bewerber über die Klassifizierung auswählen Hinweis: Damit Sie Bieter über die Klassifizierung auswählen können, muss diese sowohl bei den Bietern bzw. Bewerbern, als auch beim Vergabeverfahren nach demselben System gepflegt sein. Zum Auswählen der Bieter bzw. Bewerber über die Klassifizierung klicken Sie in Schritt 3 auf den Menüpunkt Klassifizierung > nach CPV filtern. In der Tabelle werden nur noch Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 147

148 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Schritt 2: Genehmigung und Veröffentlichung Bieter bzw. Bewerber angezeigt, für die dieselbe Klassifizierung hinterlegt wurde, wie beim Vergabeverfahren. Damit Ihnen wieder alle Bieter bzw. Bewerber angezeigt werden, klicken Sie auf die Filtereinstellung-löschen-Schaltfläche. Öffentliche Verfahren und Teilnahmewettbewerbe Wenn sie als Vergabeart ein öffentliches Verfahren (z.b. öffentliche Ausschreibung) gewählt haben, bearbeiten Sie im Prozessschritt Veröffentlichungsorgane die Bekanntmachungstexte und wählen die gewünschten Veröffentlichungsorgane aus. Veröffentlichungsorgane auswählen Um den Arbeitsschritt Auswahl Veröffentlichungsorgane/Bekanntmachungstexte zu bearbeiten, müssen Sie über die Rechte Ausschreibung bearbeiten und Veröffentlichungsorgane wählen verfügen. Darüber hinaus müssen Sie Projektverantwortlicher (d.h. Ersteller bzw. Eigentümer) des zu bearbeitenden Projekts sein oder Ihnen wurden im Arbeitsschritt Projektrechte bereits Schreibrechte für den entsprechenden Arbeitsschritt erteilt. Hinweis: Der Arbeitsschritt Auswahl Veröffentlichungsorgane/Bekanntmachungstexte wird Ihnen erst nach Festlegung der Vergabeart im Arbeitsschritt Eigenschaften angezeigt, da er nur bei folgenden Vergabearten benötigt wird: Teilnahmewettbewerb Öffentliche Ausschreibung Offenes Verfahren (EU) Nichtoffenes Verfahren (EU) Bei den übrigen Vergabearten wird Ihnen statt der Auswahl Veröffentlichungsorgane der Arbeitsschritt Bewerberauswahl Anbieterauswahl bzw. Bewerberauswahl Firmen(vorschlags)liste angezeigt. Im Arbeitsschritt Auswahl Veröffentlichungsorgane/Bekanntmachungstexte wählen Sie die Veröffentlichungsorgane aus, über die das Vergabeverfahren veröffentlicht werden soll und die Vorlage, die für die Veröffentlichung verwendet werden soll. Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 148

149 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Schritt 2: Genehmigung und Veröffentlichung Veröffentlichungsorgane können z.b. Tageszeitungen, amtliche Veröffentlichungsblätter, Fachzeitschriften und Internetportale sein. Hinweis: Veröffentlichungsorgane werden durch den -Administrator gepflegt. Achtung: Wenn die Vergabedaten per XML-File an das Veröffentlichungsorgan übertragen werden, müssen die Daten auf den Registerkarten EU Veröffentlichung und Bekanntmachung im Arbeitsschritt Eigenschaften gepflegt sein. In diesem Fall kann im Arbeitsschritt Auswahl Veröffentlichungsorgane/Bekanntmachungstexte lediglich das Veröffentlichungsorgan ausgewählt werden. Ansprechpartner und Vorlage sind vorausgewählt. Achtung: Die im Arbeitsschritt Auswahl Veröffentlichungsorgane/Bekanntmachungstexte ausgewählten Veröffentlichungsorgane müssen im Arbeitsschritt Genehmigung der Ausschreibung freigegeben werden. Die Veröffentlichung erfolgt über den Arbeitsschritt Versenden der Bekanntmachung, Teilnahmewettbewerb bzw. Ausschreibung freischalten. Veröffentlichungsorgane auswählen: 1 Wählen Sie ein Projekt zur Bearbeitung aus. 2 Klicken Sie im Prozessschritt Veröffentlichungsorgane auf den Arbeitsschritt Auswahl Veröffentlichungsorgane/Bekanntmachungstexte. 3 Markieren Sie auf der Seite Auswahl Veröffentlichungsorgane/Bekanntmachungstexte die Veröffentlichungsorgane, über die Sie Ihr Vergabeverfahren veröffentlichen möchten. 4 Wählen Sie in der Auswahlliste Kontaktname den für Ihr Vergabeverfahren verantwortlichen Ansprechpartner beim Veröffentlichungsorgan aus. 5 Wählen Sie in der Auswahlliste Vorlage den Bekanntmachungstext für Ihr Vergabeverfahren aus. Über das Bearbeiten-Symbol können Sie die Mail, die an das Veröffentlichungsorgan versendet wird, bearbeiten. Klicken Sie auf den Menüpunkt Speichern. 6 Klicken Sie auf den Menüpunkt Zurück. Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 149

150 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Schritt 2: Genehmigung und Veröffentlichung Die Projektübersicht des Projekts wird angezeigt. Vergabeverfahren genehmigen Über die Konfiguration der Einzelschrittgenehmigung und -benachrichtigung wurde festgelegt, welcher Arbeitsschritt unter welchen Bedingungen genehmigt werden muss, bzw., wann eine Benachrichtigung erfolgen muss. Außerdem wurde festgelegt, welche Personengruppe (Rolle) genehmigen darf, bzw. informiert werden muss. Innerhalb des Genehmigungs- und Benachrichtigungsprozesses unterscheidet zwischen Personen (Genehmigern), die nach der Benachrichtigung eine Aktion vornehmen müssen (Genehmigen oder Ablehnen) und solchen, die lediglich über den Abschluss eines Arbeitsschritts informiert werden. Die Notwendigkeit einer Genehmigung eines Arbeitsschritts im konkreten Vergabeverfahren erkennen Sie am Bereich Genehmigungsfortschritt der Projektübersicht. Innerhalb eines Arbeitsschritts erkennen Sie die Notwendigkeit daran, dass der Menüpunkt Genehmigungsanfrage angezeigt wird. Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 150

151 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Schritt 2: Genehmigung und Veröffentlichung Die Genehmigung wird über eine Genehmigungsanfrage eingeleitet. Diese Genehmigungsanfrage wird vom Bearbeiter eines Arbeitsschritts gestartet. Dabei wählt er unter allen Benutzern, denen die - in der Konfiguration vorgeschriebene - Rolle zugewiesen wurde, einen für die Genehmigung aus. Abb.: Genehmigungsprozess Der Genehmiger erhält eine (kundenindividuelle) mit einem Link zum Projekt und der Bitte das Vergabeverfahren zu genehmigen. Zusätzlich wird im integrierten Nachrichtenmodul eine Meldung eingetragen. Der Genehmiger kann den Arbeitsschritt bedingungslos genehmigen oder mit einem Kommentar versehen zur Überarbeitung/Nachbesserung zurück an den Bearbeiter übergeben. Wenn mehrere Genehmigungsstufen durchlaufen werden müssen, wird mit erfolgreicher Genehmigung automatisch die nächste Stufe angestoßen. Mit erfolgreicher Genehmigung aller Stufen ist der Arbeitsschritt abgeschlossen. Erst jetzt können Arbeitsschritte, für deren Bearbeitung dieser Arbeitsschritt abgeschlossen werden musste, bearbeitet werden. Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 151

152 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Schritt 2: Genehmigung und Veröffentlichung Auch der Menüpunkt Gruppe abschließen, um alle Arbeitsschritte eines Prozessschrittes abzuschließen, steht erst jetzt zur Verfügung, wenn alle genehmigungspflichtigen Arbeitsschritte eines Prozessschrittes genehmigt wurden. Rechte und Voraussetzungen für die Genehmigung eines Arbeitsschritts Für das Einleiten einer Genehmigung (d.h. das Starten einer Genehmigungsanfrage) und die eigentliche Genehmigung des Arbeitsschritts sind i.d.r. unterschiedliche Personen mit unterschiedlichen Rechten zuständig: Für das Starten der Genehmigungsanfrage ist der Bearbeiter des entsprechenden Arbeitsschritts zuständig, der dafür die, für die Bearbeitung des Arbeitsschritts notwendigen Rechte benötigt. Alle (eigentlichen) Genehmiger müssen über das Recht Ausschreibung genehmigen verfügen. Außerdem muss ihnen die Rolle zugewiesen sein, die gemäß der Konfiguration für die Genehmigung zuständig ist. Sie benötigen keine Bearbeitungsrechte für den Arbeitsschritt. Mit Versenden der Genehmigungsanfrage erhalten sie automatisch Leserechte auf den zu genehmigenden Arbeitsschritt. Hinweis: Mit Starten der Genehmigungsanfrage wird eine Person für jede Aktion ausgewählt. Es können jedoch alle Personen, die die Genehmiger Rolle innehaben, den Arbeitsschritt genehmigen. Darüber hinaus benötigen alle beteiligten Personen das Recht Ausschreibung bearbeiten. Genehmigungsanfrage starten Die Genehmigungsanfrage wird vom Bearbeiter eines Arbeitsschritts gestartet, nachdem die Bearbeitung des Arbeitsschritts abgeschlossen ist. Um eine Genehmigungsanfrage zu starten, gehen Sie wie folgt vor: 1 Klicken Sie auf den entsprechenden Arbeitsschritt, um ihn zur Bearbeitung zu öffnen. 2 Klicken Sie auf den Menüpunkt Genehmigungsanfrage. Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 152

153 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Schritt 2: Genehmigung und Veröffentlichung 3 Wählen Sie auf der Seite Genehmigungsanfrage für jede Stufe einen Benutzer aus. In der Auswahlliste werden Ihnen nur Benutzer angezeigt, denen die Rolle zugewiesen ist, die in der Spalte Genehmiger Rolle angezeigt wird. Nur Benutzer dieser Rolle können die erforderliche Aktion gemäß den festgelegten Bedingungen ausführen. Abb.: Genehmigungsanfrage 4 Klicken Sie auf die Schaltfläche Senden. Ein Hinweis über das Versenden einer an die Genehmiger wird angezeigt. Der Status des Arbeitsschritts wird auf In Genehmigung gesetzt. Der Arbeitsschritt kann nur noch eingesehen werden. Im Bereich Genehmigungsfortschritt der Projektübersicht ist der Status der Genehmigung für diesen Arbeitsschritt In Bearbeitung und die Anzahl der Stufen in Bearbeitung wurde auf 1 gesetzt. Falls Sie den Start der Genehmigungsanfrage abbrechen möchten, klicken Sie auf die Schaltfläche Abbrechen. Hinweis: Falls mehrere Genehmigungsstufen durchlaufen werden müssen, wird die nächste Stufe automatisch mit Genehmigung der vorangegangenen gestartet. Die Genehmigungsanfrage muss nicht erneut gestartet werden. Hinweis: Falls ein Arbeitsschritt überarbeitet werden musste, muss nach Abschluss der Überarbeitung die Genehmigungsanfrage erneut gestartet werden. Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 153

154 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Schritt 2: Genehmigung und Veröffentlichung Arbeitsschritt genehmigen oder ablehnen Nachdem die Genehmigungsanfrage gestartet wurde, erhält der erste Genehmiger eine , die ihn über seine Aufgabe informiert. Jede Genehmigungsstufe muss abgeschlossen sein, bevor automatisch die nächste Stufe gestartet wird. Hinweis: Für das Vorgehen beim Genehmigen oder Ablehnen eines Arbeitsschritts ist die Genehmigungsstufe ohne Bedeutung. Falls ein Genehmiger ablehnt, müssen - nach Überarbeitung des Arbeitsschritts - alle Genehmigungsstufen erneut durchlaufen werden. 1 Rufen Sie das Projekt, das Sie genehmigen möchten, zur Bearbeitung auf. Dies können Sie über folgende Wege machen: Klicken Sie in der Mail, in der Sie zur Genehmigung aufgefordert wurden, auf den Link zum Projekt. Klicken Sie auf der Registerkarte Genehmigungsanfragen in der Projektliste auf Bearbeiten oder markieren Sie das Projekt und klicken Sie auf den Menüpunkt Bearbeiten > Bearbeiten. Klicken Sie auf der Registerkarte Projekte in der Projektliste auf Bearbeiten oder markieren Sie das Projekt und klicken Sie auf den Menüpunkt Bearbeiten > Bearbeiten. 2 Klicken Sie in der Projektübersicht auf den Arbeitsschritt, den Sie genehmigen wollen. Dazu haben Sie folgende Möglichkeiten: Klicken Sie in der Baumstruktur auf den Prozessschritt und dann im rechten Fensterbereich auf den zu genehmigenden Arbeitsschritt Klicken Sie im Bereich Genehmigungsfortschritt (wenn Sie auf eine Projektphase geklickt haben auf der rechten Seite der Projektübersicht) auf den zu genehmigenden Arbeitsschritt 3 Nachdem Sie den zu genehmigenden Arbeitsschritt aufgerufen und geprüft haben, klicken Sie auf den Menüpunkt Genehmigung. 4 Wählen Sie auf der Seite Genehmigung die Option: Genehmigt, wenn Sie mit der Arbeitsschritt einverstanden sind Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 154

155 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Schritt 2: Genehmigung und Veröffentlichung Überarbeiten, wenn Sie Änderungswünsche am Arbeitsschritt haben Im Feld Kommentar können Sie Notizen machen bzw. Änderungswünsche eintragen. Abb.: Genehmigung eines Arbeitsschritts 5 Klicken Sie auf die Schaltfläche Absenden. Achtung: Eine abgesendete Genehmigung kann nicht rückgängig gemacht werden! Der Absender der Genehmigungsanfrage wird per über Ihre Entscheidung informiert. Die Genehmigungsstufe ist abgeschlossen und wird in die Genehmigungshistorie eingetragen. Falls dies die letzte Stufe der Genehmigung war, wird der Status des Arbeitsschritts auf Genehmigt gesetzt, andernfalls wird die nächste Genehmigungsstufe gestartet. Genehmigungsfreie Vergabeverfahren Eine Besonderheit stellen Vergabeverfahren dar, bei denen - gemäß der Konfiguration - keine Genehmigung bzw. Benachrichtigung notwendig ist. Damit trotzdem ein revisionssicherer Stand der vorangegangenen Arbeitsschritte in der Vergabeakte gesichert werden kann, muss auch für genehmigungsfreie Vergabeverfahren der Arbeitsschritt Genehmigung der Ausschreibung durchlaufen werden. Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 155

156 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Schritt 2: Genehmigung und Veröffentlichung Das bedeutet, dass auch bei Vergabeverfahren, für die keine Genehmigung eines Arbeitsschritts erforderlich ist, die Vergabeunterlagen explizit über den Arbeitsschritt Genehmigung der Ausschreibung freigegeben werden müssen. Der Arbeitsschritt Genehmigung der Ausschreibung Der Arbeitsschritt Genehmigung der Ausschreibung stellt eine Besonderheit im Genehmigungs- und Benachrichtigungsprozess dar, da er für alle Vergabeverfahren durchlaufen werden muss, ohne, dass eine entsprechende Konfiguration notwendig ist. Aufgabe des Arbeitsschritts ist es, die Erstellung der Vergabeunterlagen explizit abzuschließen. Dieser Abschluss kann an eine Genehmigung gekoppelt sein. Mit Abschließen der Vergabeunterlagen ist die Bearbeitung alle vorangegangenen Arbeitsschritte (mit Ausnahme der Projektrechte und der Vergabeakte) endgültig abgeschlossen. Falls ein beschränktes Vergabeverfahren gewählt wurde, wird das Vergabeverfahren ab dem eingestellten Zeitpunkt den ausgewählten Bietern angezeigt. Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 156

157 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Schritt 2: Genehmigung und Veröffentlichung Für das Abschließen der Vergabeunterlagen sind keine besonderen Rechte notwendig. Abb.: Arbeitsschritt Genehmigung einer Ausschreibung Um die Bearbeitung der Vergabeunterlagen revisionssicher abzuschließen, gehen Sie wie folgt vor: 1 Wählen Sie ein Projekt zur Bearbeitung aus. 2 Klicken Sie im Prozessschritt Genehmigung auf den Arbeitsschritt Genehmigung der Ausschreibung. 3 Klicken Sie auf den Menüpunkt Abschließen. Genehmigungsfortschritt kontrollieren Den Fortschritt der Genehmigung eines Vergabeverfahrens können Sie an folgenden Stellen prüfen: Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 157

158 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Schritt 2: Genehmigung und Veröffentlichung im Bereich Genehmigungsfortschritt auf der Projektübersicht, wenn Sie in der Baumstruktur auf eine Projektphase klicken im Arbeitsschritt Genehmigung der Ausschreibung im Status eines genehmigungspflichtigen Arbeitsschritts auf der Registerkarte Genehmigungsanfragen in der Projektliste Vergabeverfahren bekanntmachen Im Folgenden erfahren Sie, wie Sie beschränkte und öffentliche Vergabeverfahren bekanntmachen. Beschränkte Vergabeverfahren bekanntmachen Um die Angebotsaufforderung zu bearbeiten, müssen Sie über die Rechte Ausschreibung bearbeiten und Bieter auswählen verfügen. Darüber hinaus müssen Sie Projektverantwortlicher (d.h. Ersteller bzw. Eigentümer) des zu bearbeitenden Projekts sein oder Ihnen wurden im Arbeitsschritt Projektrechte bereits Schreibrechte für den entsprechenden Arbeitsschritt erteilt. Um die Angebotsaufforderung versenden zu können, müssen Sie über die Rechte Ausschreibung bearbeiten, Ausschreibung veröffentlichen und Ausschreibung freischalten verfügen. Darüber hinaus müssen Sie Projektverantwortlicher (d.h. Ersteller bzw. Eigentümer) des zu bearbeitenden Projekts sein oder Ihnen wurden im Arbeitsschritt Projektrechte bereits Schreibrechte für den entsprechenden Arbeitsschritt erteilt. Hinweis: Die Arbeitsschritte Erstellen bzw. Versand der Angebots-Aufforderung werden Ihnen erst nach Festlegung der Vergabeart im Arbeitsschritt Eigenschaften angezeigt, da sie nur bei folgenden Vergabearten benötigt werden: Beschränkte Ausschreibung (ohne öffentlichen Teilnahmewettbewerb) Freihändige Vergabe (ohne öffentlichen Teilnahmewettbewerb) Nichtoffenes Verfahren (EU) Verhandlungsverfahren (ohne Teilnahmewettbewerb (EU)) Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 158

159 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Schritt 2: Genehmigung und Veröffentlichung Bei allen Vergabeverfahren, denen ein öffentlicher Teilnahmewettbewerb vorangeht, wird die Bewerberauswahl im Teilnahmewettbewerb vorgenommen und hier nur übernommen Hinweis: Die Arbeitsschritte können erst bearbeitet werden, wenn die auf der Projektübersicht in der Spalte Abhängigkeiten aufgeführten Arbeitsschritte auf den Status Fertig gesetzt wurden. Solange nicht alle Abhängigkeiten erfüllt sind, haben sie den Status Noch nicht freigegeben. Bei beschränkten Verfahren werden Bewerber eingeladen, um für Ausschreibungen Angebote abzugeben. Abhängig von den Systemeinstellungen werden die vorab ausgewählten Bewerber automatisch nach der Genehmigung des Vergabeverfahrens eingeladen. Den ausgewählten Bewerbern geht eine Angebotsaufforderung per zu. Der Versand der Angebotsaufforderungen wird in der Anwendung dokumentiert. In diesem Fall ist der Arbeitsschritt abgeschlossen. Achtung: Nach Freischaltung können Änderungen am Vergabeverfahren nur über einen Korrekturzyklus vorgenommen werden. Falls die Angebotsaufforderung nicht automatisch versendet wird, gehen Sie wie folgt vor: 1 Wählen Sie ein Projekt zur Bearbeitung aus. 2 Klicken Sie im Prozessschritt Angebotsaufforderung auf den Arbeitsschritt Versand der Angebots-Aufforderung. Hinweis: Die im Arbeitsschritt Bewerberauswahl bzw. Bewerberauswahl Firmenvorschlagsliste ausgewählten Bieter sind mit den entsprechenden Ansprechpartnern vorbelegt. 3 Signieren Sie ggfs. Ihre Nachricht. 4 Klicken Sie auf den Menüpunkt Nachricht senden. Ihre Nachricht wird an die Empfänger gesendet. 5 Sie erhalten einen Hinweis über das Ergebnis des Versendens. 6 Klicken Sie auf den Menüpunkt Zurück. Die Projektübersicht des Projekts wird angezeigt. Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 159

160 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Schritt 2: Genehmigung und Veröffentlichung Öffentliche Vergabeverfahren bekanntmachen Um den Arbeitsschritt Versenden der Bekanntmachung, Teilnahmewettbewerb bzw. Ausschreibung freischalten zu bearbeiten, müssen Sie über das Recht Ausschreibung bearbeiten verfügen. Um eine Bekanntmachung zu versenden, benötigen Sie außerdem das Recht Ausschreibung veröffentlichen. Darüber hinaus müssen Sie Projektverantwortlicher (d.h. Ersteller bzw. Eigentümer) des zu bearbeitenden Projekts sein oder Ihnen wurden im Arbeitsschritt Projektrechte bereits Schreibrechte für den entsprechenden Arbeitsschritt erteilt. Hinweis: Die Arbeitsschritte Versenden der Bekanntmachung, Teilnahmewettbewerb freischalten bzw. Versenden der Bekanntmachung, Ausschreibung freischalten werden Ihnen erst nach Festlegung der Vergabeart im Arbeitsschritt Eigenschaften angezeigt, da sie nur bei Teilnahmewettbewerben bzw. bei folgenden Verfahren benötigt werden: Öffentliche Ausschreibung Offenes Verfahren (EU) Nichtoffenes Verfahren (EU) Hinweis: Die Arbeitsschritte können erst bearbeitet werden, wenn die auf der Projektübersicht in der Spalte Abhängigkeiten aufgeführten Arbeitsschritte auf den Status Fertig gesetzt wurden. Solange nicht alle Abhängigkeiten erfüllt sind, haben sie den Status Noch nicht freigegeben. Achtung: Nach Freischaltung können Änderungen am Vergabeverfahren nur über einen Korrekturzyklus vorgenommen werden. 1 Wählen Sie ein Projekt zur Bearbeitung aus. 2 Klicken Sie im Prozessschritt Angebotsaufforderung auf den Arbeitsschritt Versenden der Bekanntmachung, Teilnahmewettbewerb bzw. Ausschreibung freischalten. 3 Signieren Sie ggfs. Ihre Nachricht. 4 Klicken Sie auf den Menüpunkt Nachricht senden. Ihre Nachricht wird an die Empfänger gesendet. Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 160

161 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Schritt 2: Genehmigung und Veröffentlichung Sie erhalten einen Hinweis über das Ergebnis des Versendens. Der Menüpunkt Teilnahmewettbewerb bzw. Ausschreibung freischalten wird freigegeben. 5 Klicken Sie auf den Menüpunkt Zurück. Die Projektübersicht des Projekts wird angezeigt. OJS-eSender Die Healy Hudson ist ein durch die EU zertifizierter esender für die Vorinformation, die Bekanntmachung und die Bekanntmachung über den vergebenen Auftrag (Form 1, 2 und 3). EU-Bekanntmachungen können durch die Vergabeplattform elektronisch auf direktem Wege übermittelt werden. Die Bekanntmachungsdaten werden über eine definierte Schnittstelle als XML-Datei an die Bekanntmachungsplattform der EU übermittelt. Die EU sichert zu, diese Daten innerhalb von drei Tagen im TED zu veröffentlichen. Die übermittelnde Stelle profitiert so von vielen reduzierten Fristen. XML Bekanntmachungen Bekanntmachungstexte können elektronisch mittels einer XML-Datei an beliebige Bekanntmachungsorgane übertragen werden. Dabei können beliebige Daten ermittelt und übertragen werden. Sie stehen den Bekanntmachungsorganen nach der Übertragung sofort für die weitere elektronische Bearbeitung zu Verfügung. Die Übertragung erfolgt über: (z.b. EU, Submissionsanzeiger, SOL) FTP-Dienst (z.b. BMI) Webservice (Industriestandard) Firmenliste Der Arbeitsschritt beinhaltet eine Übersicht aller Bewerber bzw. Bieter die Angebote online bearbeiten und abgeben. Außerdem werden hier Bewerber erfasst, die Angebote auf konventionellem Weg, d.h. in Papierform, abgeben möchten (siehe unter Umgang mit konventionellen Angeboten). Personalisierte Vergabeunterlagen können hier gedruckt werden um diese an konventionelle Bewerber zu versenden. Der Arbeitsschritt dient u.a. der Beschleunigung während der Submission, falls z.b. unbekannte Bewerber noch nicht in der Datenbank erfasst sind. Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 161

162 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Schritt 2: Genehmigung und Veröffentlichung Hinweis: Der Arbeitsschritt ist bereits nach Erstellung und Abschluss der Vergabeunterlagen freigeschaltet. Fragen- und Antwortenforum Das Fragen- und Antwortenforum von bietet Vergabestellen und Bietern die Möglichkeit, Informationen nach Veröffentlichung eines Vergabeverfahrens auszutauschen. Die Bieter haben vor Abgabe des Angebots die Möglichkeit, Fragen zu stellen, die wiederum der für das Vergabeverfahren zuständige Einkäufer beantworten kann. Der Projektverantwortliche erhält eine Benachrichtigung, dass eine Frage gestellt wurde. Solange die Frage nicht beantwortet wird, ist Sie nur für den Bieter und die Vergabestelle sichtbar. Bei der Beantwortung von Fragen können Einkäufer entscheiden, ob die Frage nur für den anfragenden Bieter relevant ist oder für alle zur Angebotsabgabe eingeladenen Bieter von Interesse ist. Im ersten Fall wird eine private Antwort erstellt, im zweiten Fall eine öffentliche. Sobald der Verantwortliche die Frage beantwortet und auch freigeschaltet hat, erhalten alle Beteiligten automatisch eine Benachrichtigung per . Der Empfang und das Lesen der Antworten muss vom Bieter im Angebotsassistenten bestätigt werden. Über das integrierte Nachrichtenmodul der hat der Projektverantwortliche die Möglichkeit, an den Kreis der Beteiligten Nachrichten zu versenden und den Status der Nachrichten abzurufen. Alle diese Vorgänge werden protokolliert. Status einer Frage Der Status einer Frage zeigt Ihren aktuellen Bearbeitungsstatus an. Status Unbearbeitet in Bearbeitung Antwort Versendet Beschreibung die Frage wurde noch nicht bearbeitet die Frage befindet sich in Beantwortung die Antwort wurde an den Lieferanten versendet, die Frage aber noch nicht auf Erledigt gesetzt Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 162

163 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Schritt 2: Genehmigung und Veröffentlichung Status Erledigt Beschreibung die Frage wurde abschließend beantwortet und der Menüpunkt Erledigt geklickt Fragen- und Antwortenforum bearbeiten Um den Arbeitsschritt Fragen- und Antwortenforum zu bearbeiten, müssen Sie über das Recht Ausschreibung bearbeiten verfügen. Darüber hinaus müssen Sie Projektverantwortlicher (d.h. Ersteller bzw. Eigentümer) des zu bearbeitenden Projekts sein oder Ihnen wurden im Arbeitsschritt Projektrechte bereits Schreibrechte für den entsprechenden Arbeitsschritt erteilt. Hinweis: Der Arbeitsschritt Fragen- und Antwortenforum wird Ihnen erst nach Festlegung der Vergabeart im Arbeitsschritt Eigenschaften angezeigt. Er kann erst bearbeitet werden, wenn die auf der Projektübersicht in der Spalte Abhängigkeiten aufgeführten Arbeitsschritte auf den Status Fertig gesetzt wurden. Solange nicht alle Abhängigkeiten erfüllt sind, hat er den Status Noch nicht freigegeben. Um Informationen und Antworten auf Fragen an die Bieter zu versenden, muss das Fragen- und Antwortenforum im Arbeitsschritt Eigenschaften freigegeben werden. Wenn das Fragen- und Antwortenforum durch die Vergabestelle freigegeben wurde, können Bieter Fragen zum Vergabeverfahren an die Vergabestelle schicken. Sobald Fragen der Bieter eingegangen sind, erhält der Projektersteller eine Benachrichtigung per . Bereits nach dem Eingang der ersten Bieterfragen kann mit der Beantwortung der Fragen begonnen werden. Ggfs. können über den Kartenreiter Private Antworten auf Bieterfragen Rückfragen an den Bieter gestellt werden. Frage erstellen 1 Wählen Sie ein Projekt zur Bearbeitung aus. 2 Klicken Sie im Prozessschritt Bekanntmachung, Ausschreibung freischalten auf den Arbeitsschritt Menüpunkt Fragen- und Antwortenforum. 3 Klicken Sie auf die Registerkarte Öffentl. Antworten auf Bieterfragen. Alle Antworten der Registerkarte Öffentl. Antworten auf Bieterfragen werden angezeigt. Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 163

164 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Schritt 2: Genehmigung und Veröffentlichung 4 Klicken Sie auf den Menüpunkt Neu. 5 Tragen Sie auf der Seite Frage bearbeiten den Betreff der Frage in das Feld Betreff ein und wählen Sie die Kategorie in der Auswahlliste Kategorie aus. Über den integrierten Editor können Sie die Frage und Antwort in den entsprechenden Feldern erstellen. Um eine Beschreibung der Felder und Menüpunkte zu erhalten, klicken Sie auf den Menüpunkt Hilfe. 6 Klicken Sie auf den Menüpunkt Nachricht senden. Ihre Nachricht wird an die Empfänger gesendet. Sie erhalten einen Hinweis über das Ergebnis des Versendens. Klicken Sie auf den Menüpunkt Speichern. 7 Klicken Sie auf den Menüpunkt Zurück. Die Seite Fragen- und Antwortenforum wird angezeigt. Tipp: Fragen, die abschließend beantwortet sind, können Sie auf erledigt setzen oder im Fragen- und Antwortenforum noch einmal an die Bieter versenden. Hinweis: Das Erstellen von Fragen durch Bieter wird in der Dokumentation für Bieter beschrieben. Neue Frage auf der Registerkarte Bieterfragen beantworten 1 Wählen Sie ein Projekt zur Bearbeitung aus. 2 Klicken Sie im Prozessschritt Bekanntmachung/Ausschreibung freischalten auf den Arbeitsschritt Fragen- und Antwortenforum. 3 Markieren Sie auf der Registerkarte Bieterfragen die Frage, die beantwortet werden soll. 4 Klicken Sie auf den Menüpunkt Antworten und wählen Sie den Unterpunkt: privat Antworten, um eine private Antwort zu erstellen, die nur dem Bieter angezeigt wird, der die Frage gestellt hat. Diese Option wird auch verwendet, um Rückfragen an den anfragenden Bieter zu stellen. Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 164

165 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Schritt 2: Genehmigung und Veröffentlichung öffentl. Antworten, um eine öffentliche Antwort zu erstellen, die allen zur Angebotsabgabe eingeladenen Bietern verfügbar sein soll. Die Frage wird auf die entsprechende Registerkarte übernommen. Sie erhalten einen Hinweis, auf welche Registerkarte die Bieterfrage übernommen wurde. 5 Klicken Sie auf die entsprechende Registerkarte. Alle Antworten der Registerkarte Private Antworten auf Bieterfragen bzw. Öffentl. Antworten auf Bieterfragen werden angezeigt. 6 Sie haben zwei Möglichkeiten, eine Antwort zur Bearbeitung auszuwählen: Markieren Sie die Frage und klicken Sie auf den Menüpunkt Bearbeiten > Bearbeiten Klicken Sie auf das Bearbeiten Die Felder Betreff und Frage sind auf der Seite Frage bearbeiten mit den Eingaben des Bieters vorbelegt. 7 Über den integrierten Editor können Sie die Antwort auf die Bieterfrage erstellen. Außerdem können Sie den Betreff, die Kategorie und die Frage selbst korrigieren. Um eine Beschreibung der Felder und Menüpunkte zu erhalten, klicken Sie auf den Menüpunkt Hilfe. 8 Klicken Sie auf den Menüpunkt Nachricht senden. Ihre Nachricht wird an die Empfänger gesendet. Sie erhalten einen Hinweis über das Ergebnis des Versendens. Klicken Sie auf den Menüpunkt Speichern. 9 Klicken Sie auf den Menüpunkt Zurück. Die Seite Fragen- und Antwortenforum wird angezeigt. Antwort bearbeiten Die Bearbeitung einer Antwort erfolgt analog zur Neuanlage. Lediglich die Schritte 2 und 3 bei der Neuanlage entfallen. Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 165

166 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Schritt 2: Genehmigung und Veröffentlichung Antwort auf erledigt setzen 1 Wählen Sie ein Projekt zur Bearbeitung aus. 2 Klicken Sie im Prozessschritt Bekanntmachung/Ausschreibung freischalten auf den Arbeitsschritt Fragen- und Antwortenforum. 3 Klicken Sie auf die Registerkarte, auf dem sich die Frage befindet. Alle Antworten der Registerkarte Private Antworten auf Bieterfragen bzw. Öffentl. Antworten auf Bieterfragen werden angezeigt. 4 Markieren Sie die Frage, deren Beantwortung abgeschlossen ist. 5 Klicken Sie auf den Menüpunkt Erledigt. Der Status der Frage wird auf Erledigt gesetzt. Die Antwort kann nur noch eingesehen, aber nicht mehr bearbeitet werden. Das Bearbeiten wird durch die Ansehen-Schaltfläche ersetzt. Antwort an den bzw. die Bieter versenden 1 Wählen Sie ein Projekt zur Bearbeitung aus. 2 Klicken Sie im Prozessschritt Bekanntmachung/Ausschreibung freischalten auf den Arbeitsschritt Fragen- und Antwortenforum. 3 Klicken Sie auf die Registerkarte, auf dem sich die Frage befindet. Alle Antworten der Registerkarten Private Antworten auf Bieterfragen bzw. Öffentl. Antworten auf Bieterfragen werden angezeigt. 4 Markieren Sie die Frage, deren Antwort Sie versenden möchten. 5 Klicken Sie auf den Menüpunkt Nachricht senden. Ihre Nachricht wird an die Empfänger gesendet. Sie erhalten einen Hinweis über das Ergebnis des Versendens. Die Antworten werden den Bietern anonymisiert zugesendet. Nach dem Versand der Antworten erhält der Bieter eine Nachricht und kann die Antworten im System abrufen. Sobald der Bieter die Antwort einsieht, wird der Erhalt quittiert. dokumentiert hier Datum und Uhrzeit der Bestätigung. Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 166

167 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Schritt 3: Angebotserstellung Schritt 3: Angebotserstellung Nach der Veröffentlichung bzw. mit der Bekanntmachung wird das Vergabeverfahren offiziell frei geschaltet. Ab diesem Zeitpunkt ist es Bietern möglich, die Vergabeunterlagen im Internet (z.b. auf dem Bekanntmachungsportal der Deutschen : ) einzusehen bzw. bei der Vergabestelle anzufordern und ein Angebot zu erstellen. Die Angebote können demnach sowohl elektronisch als auch konventionell in Papierform erstellt und eingereicht werden. Die elektronische Angebotserstellung Der Bieter wird bei seiner Angebotserstellung mit Hilfe eines Angebotsassistenten sicher durch den Prozess geführt. Nachdem das Angebot vollständig bearbeitet wurde, kann es auf der Plattform abgegeben werden. führt dann eine Prüfung auf Vollständigkeit des Leistungsverzeichnisses, der Pflichtfelder in den Formularen und der Kriterien durch. Ist ein Angebot noch nicht vollständig bearbeitet worden, so lehnt das System die Angebotsabgabe ab. Nachdem das Angebot vollständig erstellt wurde, hat der Bieter zwei Möglichkeiten sein Angebot rechtsverbindlich zu unterschreiben. Hierfür stellt die Software zwei Dateien im PDF-Format bereit: Ein Gesamtangebot mit allen Informationen und ein Unterschriftenblatt mit einer Zusammenfassung, dem sogenannten Mantelbogen. Unabhängig davon, ob der Mantelbogen, die qualifizierte oder die fortgeschrittenen Signatur genutzt wurde, ist das Angebot gegenüber nachträglicher Manipulation geschützt. Dabei würde entweder der Hashwert geändert oder die Signatur ihre Gültigkeit verlieren. Mit der Abgabe des Angebots werden die Daten verschlüsselt. Sie können erst nach Verstreichen des Eröffnungstermins durch zwei Mitarbeiter der Vergabestelle entschlüsselt werden. Angebote mit digitaler Signatur, konventionell oder mit Mantelbogen; der Bieter entscheidet über die Abgabeart und gemäß seiner Infrastruktur. Da seitens des Bieters nur PC und Browser erforderlich sind, sind insbesondere für kleine und mittelständische Unternehmen erhöhte Wettbewerbschancen und eine hohe Akzeptanz gegeben. Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 167

168 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Schritt 4: Submission und Nacherfassung konventioneller Angebote Nach Ablauf der Angebotsfrist Die nachfolgenden Schritte in dieser Projektphase (Ausschreibung) beschreiben, wie Sie als Vergabestelle mit den - sowohl online als auch konventionell - eingegangenen Angeboten nach Ablauf der Angebotsfrist umgehen, wie Sie die Angebotsbewertung durchführen und wie die Zuschläge für die besten bzw. wirtschaftlichsten Angebote erteilt werden. Die weiteren Schritte in der Phase Ausschreibung nach Ablauf der Angebotsfrist: Öffnung der Angebote Nacherfassung der konventionellen Angebote Bewertung der Angebote Zuschlagserteilung Schritt 4: Submission und Nacherfassung konventioneller Angebote Nach Ablauf der Angebotsfrist erfolgt die Öffnung bzw. Entschlüsselung aller online eingegangenen Angebote nach dem 4-Augen-Prinzip. Gleichzeitig werden die konventionell eingegangenen Angebote geöffnet und ggf. bereits mit den Angebotssummen im System erfasst. Nach Erstellung des Eröffnungsprotokolls können die Angebotsdetails der konventionellen Bieter noch nacherfasst werden. Onlineangebote öffnen (entschlüsseln) Um den Arbeitsschritt Öffnung Onlineangebote nach 4-Augenprinzip zu bearbeiten, müssen Sie über die Rechte Ausschreibung bearbeiten und Angebot öffnen verfügen. Hinweis: Der Arbeitsschritt Öffnung nach 4-Augenprinzip (SignK, Kennwort) wird Ihnen erst nach Festlegung der Vergabeart im Arbeitsschritt Eigenschaften angezeigt. Er kann erst bearbeitet werden, wenn die auf der Projektübersicht in der Spalte Abhängigkeiten aufgeführten Arbeitsschritte auf den Status Fertig gesetzt wurden. Solange nicht alle Abhängigkeiten erfüllt sind, hat er den Status Noch nicht freigegeben. Außerdem muss die Angebotsfrist bzw. der Eröffnungstermin erreicht sein. Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 168

169 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Schritt 4: Submission und Nacherfassung konventioneller Angebote Bevor die (über eingereichten) Angebote eingesehen und bewertet werden können, müssen die verschlüsselten Angebote entschlüsselt und geöffnet werden. Dies erfolgt im Arbeitsschritt Öffnung Onlineangebote nach 4-Augenprinzip, nachdem sich zwei berechtigte Personen authentifiziert haben. Alle mit Signaturkarte signierten Angebote und alle Angebote, für die ein Mantelbogen eingegangen ist, werden im Arbeitsschritt Öffnung Onlineangebote nach 4- Augenprinzip zusammengefasst. Achtung: Die Angebote können erst nach Ablauf der Angebotsfrist geöffnet werden. Onlineangebote öffnen (entschlüsseln): 1 Wählen Sie ein Projekt zur Bearbeitung aus. 2 Klicken Sie im Prozessschritt Angebotsöffnung auf den Arbeitsschritt Öffnung Onlineangebote nach 4-Augenprinzip. 3 Auf der Seite Öffnung Onlineangebot nach 4-Augenprinzip trägt einer der berechtigten Benutzer aus der Tabelle seine Login-Daten im Bereich Authentifizierung ein und klickt auf. Bei erfolgreicher Authentifizierung wird der Status des Benutzers auf Erfolgreich Authentifiziert gesetzt. 4 Ein zweiter berechtigter Benutzer aus der Tabelle trägt seine Login-Daten im Bereich Authentifizierung ein und klickt auf. Bei erfolgreicher Authentifizierung wird der Status des Benutzers auf Erfolgreich Authentifiziert gesetzt und der Menüpunkt Angebote öffnen ist verfügbar. Achtung: Die Authentifizierung der Benutzer muss direkt nacheinander erfolgen ohne die Seite zu verlassen. Hinweis: Die Authentifizierung gilt nur für die Öffnung der Angebote, der Benutzer wird dadurch nicht in angemeldet. interpretiert den ersten Benutzer, der sich anmeldet, als Verhandlungsleiter und den zweiten Benutzer als Schriftführer. 5 Klicken Sie auf den Menüpunkt Angebote öffnen. Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 169

170 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Schritt 4: Submission und Nacherfassung konventioneller Angebote Die eingegangenen Angebote werden entschlüsselt. Die Seite Status Entschlüsselung mit dem entsprechenden Status wird angezeigt. 6 Klicken Sie auf den Menüpunkt Zurück. Die Projektübersicht des Projekts wird angezeigt. Der Status des Arbeitsschritts Öffnung Onlineangebote nach 4-Augenprinzip wird automatisch auf Abgeschlossen gesetzt. Angebotsübersicht Die Angebotsübersicht beinhaltet eine Übersicht über alle Bieter und deren Angebote. Zum einen die Bieter, die Ihre Angebote online abgegeben haben, zum anderen konventionelle Bieter. Hier können auch noch weitere konventionelle Bieter erfasst werden. Die Online-Angebote können in diesem Arbeitsschritt über den Angebotsassistenten eingesehen werden. Außerdem werden die Angebote der konventionellen Bieter erfasst. Hier können bereits die Angebotssummen bzw. Lospreise übernommen werden. Das vollständige Angebot kann nach der Erstellung des Eröffnungsprotokolls erfasst werden (siehe unter Nacherfassung der konventionellen Angebote). Umgang mit konventionellen Angeboten Nicht immer besteht für Bieter die Möglichkeit oder auch der Wunsch, Angebote in digitaler Form abzugeben. Einige Bieter verfügen möglicherweise nicht über einen Onlinezugang, andere wollen ihr Angebot lieber auf konventionellem Weg bei der Vergabestelle einreichen. Selbstverständlich ist das auch möglich. Um diese Angebote trotzdem mit den online eingegangenen Angeboten vergleichen und bewerten zu können, bietet die Möglichkeit zur Nacherfassung konventioneller Angebote. Das bedeutet, in Papierform eingereichte Angebote können in ein laufendes Vergabeverfahren aufgenommen werden. Die nacherfassten Angebote werden als solche gekennzeichnet und können so stets von Onlineangeboten unterschieden werden. Die per Post eingegangenen Angebote werden mit einem Eingangsvermerk versehen und ungeöffnet bis zum Ablauf der Angebotsfrist unter Verschluss gehalten. Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 170

171 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Schritt 4: Submission und Nacherfassung konventioneller Angebote Bei VOB-Verfahren werden alle Angebote unter Beteiligung der Bieter geöffnet. Daher trennt die Erfassung von konventionellen Angeboten für alle Vergabearten folgendermaßen: Eingang der konventionellen Angebote bzw. Übernahme konventioneller Bewerber: Während der Angebotsfrist werden lediglich die Bieterfirmen angelegt und zum Vergabeverfahren hinzugefügt. Öffnung der konventionellen Angebote: Nach Ablauf der Angebotsfrist werden die Umschläge geöffnet und die noch nicht aufgeführten Bieter, deren Angebot rechtzeitig eingegangen ist, sowie die Angebotssummen aller konventionell eingegangenen Angebote erfasst. Außerdem wird das Eröffnungsprotokoll erstellt. Nacherfassen der Angebote: Ohne Anwesenheit der Bieter und nach Prüfung der formellen Kriterien werden die Details der Angebote über den Angebotsassistenten erfasst. Unvollständige Angebote Haben Bieter unvollständige Angebote konventionell eingereicht, werden diese zwar entgegengenommen bzw. im Vergabeverfahren eingepflegt. Da die Angebote aber als unvollständig eingestuft wurden (z.b. fehlende Unterschrift des Bieters), müssen diese in der Regel bei der Bewertung der Angebote, bei der Prüfung der formellen Kriterien, vom weiteren Verfahren ausgeschlossen werden. Hinweis: Eine genaue Einschätzung des Sachverhaltes obliegt hierbei aber der ausschreibenden Stelle. Unvollständige, also demzufolge auch vom Verfahren ausgeschlossene Angebote, sind im weiteren Prozess der Angebotsbewertung entsprechend gekennzeichnet (z.b. im Arbeitsschritt Bewertung/Angebotsausschluss). Somit wird der regelkonforme Umgang mit fehlerhaften konventionellen Angeboten auch in gesichert. Rechte und Voraussetzungen für die Nacherfassung Zum Nacherfassen von Bewerbern bzw. Bietern benötigen Sie das Recht Bieter zum Nacherfassen hinzufügen. Zum Erstellen von Angeboten benötigen Sie das Recht Angebot erstellen. Zum Erfassen der Angebotsdetails benötigen Sie das Recht Angebot nacherfassen. Zum Erfassen von Bewerbern bzw. Bietern muss das Verfahren veröffentlicht sein. Zur Nacherfassung der Angebote muss die Angebotsöffnung bereits erfolgt sein. Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 171

172 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Schritt 4: Submission und Nacherfassung konventioneller Angebote Konventionelle Bewerber erfassen Konventionelle Bewerber, also Bewerber die auf konventionellem Weg Vergabeunterlagen angefordert haben, müssen zunächst in die Firmendatenbank aufgenommen werden. Das heißt, die Bieterfirma muss in der Hauptadministration angelegt werden. Dies muss über den -Administrator erfolgen. Im entsprechenden Vergabeverfahren kann dann die Bieterfirma als konventioneller Bewerber in eine Firmenliste hinzugefügt werden. Dort sind alle Bieterfirmen aufgelistet, die an einem Vergabeverfahren teilnehmen. Sie sehen auf einen Blick, wer sich digital und wer sich konventionell am Verfahren beteiligt. Abb.: Übersicht mit konventionellen und Online-Bewerbern Konventionelle Bewerber auswählen und hinzufügen Im Arbeitsschritt Firmenliste des Prozessschrittes Bekanntmachung, Ausschreibung freischalten sehen Sie bereits alle Bieter, die sich online am Vergabeverfahren beteiligt haben. Der Arbeitsschritt ist bearbeitbar, sobald die Projektdaten, Termine und Vergabeunterlagen fertig erstellt und die Bearbeitung über die Genehmigung abgeschlossen wurde. Die Firmenliste ist bis zur Öffnung der Online-Angebote bearbeitbar. 1 Klicken Sie im Arbeitsschritt Firmenliste auf den Menüpunkt Bewerber > Bewerber hinzufügen, um konventionelle Bewerber zu erfassen. Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 172

173 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Schritt 4: Submission und Nacherfassung konventioneller Angebote 2 Markieren Sie auf der Seite Bieter zum Nacherfassen hinzufügen die gewünschten Bewerber in der Liste und klicken Sie auf den Menüpunkt Als Bieter hinzufügen. In der Firmenliste werden die Bewerber hinzugefügt. Hinzugefügte Bewerber bearbeiten oder löschen Anders als bei digitalen Angebotserstellern können die hinzugefügten Einträge bearbeitet oder gelöscht werden. Sie können zum Bewerber Bemerkungen beifügen und jeweils einen Status zum Versand und der Bezahlung der Unterlagen hinterlegen. Zum Bearbeiten von Bewerberdaten klicken Sie auf der Seite Firmenliste beim jeweiligen Bewerber auf Bearbeiten ganz links in der Zeile. Zum Abschließen und Speichern der Bearbeitung klicken Sie im Bearbeitungsmodus der Zeile auf Übernehmen ganz links in der Zeile. Abb.: Bearbeitungsmodus eines konventionellen Bewerbers in der Firmenliste Zum Löschen von hinzugefügten Bewerbern markieren Menüpunkt Bewerber > Bewerber entfernen. Sie diese und klicken auf den Konventionelle Angebote in der Angebotsübersicht erfassen und bearbeiten Nach Ablauf der Angebotsfrist erfolgt zunächst die Öffnung der Online-Angebote (siehe Onlineangebote öffnen (entschlüsseln) im Vergabestellen-Handbuch). Diese sind anschließend in einer Angebotsübersicht einsehbar. Die Angebotsdetails sind über den Angebotsassistenten einsehbar. Sie erfassen in der Angebotsübersicht die Haupt- bzw. Nebenangebote der konventionellen Bieter, die ebenfalls in der Liste aufgeführt sind (die über die Firmenliste aufgenommen wurden). Hierbei werden zunächst nur die Summen bzw. Lospreise sowie das Eingangsdatum der Angebote erfasst. In diesem Arbeitsschritt können zudem noch weitere konventionelle Bieter nacherfasst werden. Außerdem können allen Bietern jeweils weitere Angebote hinzufügt werden, sofern mehr als ein konventionelles Angebot vorliegt. Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 173

174 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Schritt 4: Submission und Nacherfassung konventioneller Angebote Angebote erfassen Zum Bearbeiten von konventionellen Angeboten haben Sie zwei Möglichkeiten. Sie können die Angebote einzeln bearbeiten oder kumulativ innerhalb einer Gesamtübersicht. Fügen Sie konventionellen Bietern zunächst die Angebote zu: 1 Klicken Sie im Prozessschritt Angebotsöffnung auf den Arbeitsschritt Angebotsübersicht. 2 Markieren Sie die betreffenden Bieter in der Angebotsübersicht. 3 Klicken Sie auf den Menüpunkt Angebote und dann entweder auf Konv. Angebot anlegen oder Konv. Angebot anlegen / kumulative Eingabe. Abb.: Konventionelle Angebote erstellen Die Angebote werden den jeweiligen Bietern hinzugefügt. Kumulative Eingabe Wenn Sie den Menüpunkt Konv. Angebot anlegen / kumulativen Eingabe geklickt haben, werden die hinzuzufügenden Angebote innerhalb einer Ansicht im Bearbeitungsmodus angezeigt. So können Sie direkt alle Angebote bearbeiten. Die Bearbeitung eines konventionellen Angebots ist unter Angebote bearbeiten auf Seite 174 beschrieben. Angebote bearbeiten Hinterlegen Sie die Summen und die Eingangsdaten der konventionellen Angebote. Sie können hierbei zwischen Einzelbearbeitung und kumulativer Bearbeitung der Angebote auswählen. Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 174

175 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Schritt 4: Submission und Nacherfassung konventioneller Angebote 1 Zur Einzelbearbeitung der Angebote klicken Sie im Arbeitsschritt Angebotsübersicht bei dem gewünschten Bieter auf Bearbeiten. 2 Auf der Seite Konventionelle Angebote erfassen tragen Sie die Angebotsdaten ein. Um eine Beschreibung der Felder und Menüpunkte zu erhalten, klicken Sie auf den Menüpunkt Hilfe. Hier definieren Sie auch, ob es sich bei einem Angebot um ein Haupt- oder Nebenangebot handelt. Wenn kein Hauptangebot vorliegt, markieren Sie das Feld im oberen Bereich der Eingabemaske (unter dem Lieferanten-Namen). Hinweis: Nebenangebote können nur erfasst werden, wenn diese in den Projekteigenschaften zugelassen wurde (Arbeitsschritt Eigenschaften). Abb.: Eingabemaske zur Erfassung der Angebotsdaten 3 Klicken Sie auf Speichern und dann auf den Menüpunkt Zurück um den Bearbeitungsmodus zu verlassen. Hinweis: Gibt es mehrere Angebote zu bearbeiten, können Sie über die Symbole und in der Menüzeile von Angebot zu Angebot springen. Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 175

176 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Schritt 4: Submission und Nacherfassung konventioneller Angebote Angebote kumulativ bearbeiten Wenn Sie viele Angebote zu erfassen bzw. zu bearbeiten haben, können Sie zur Unterstützung die kumulative Angebotseingabe nutzen. 1 Klicken Sie in der Angebotsübersicht auf den Menüpunkt Angebote > kumulative Angebotseingabe. 2 Auf der Seite Konventionelle Angebote erfassen tragen Sie für alle konventionellen Bieter schnell und einfach zu jedem Angebot die Angebotsdaten ein. Abb.: Konventionelle Angebote kumulativ bearbeiten 3 Klicken Sie auf den Menüpunkt Speichern, wenn Sie alle Angebotsdaten eingetragen haben und auf Zurück um die Eingabemaske zu verlassen. Die Daten aus den online und konventionell abgegebenen Angeboten werden in das Eröffnungsprotokoll übernommen. Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 176

177 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Schritt 4: Submission und Nacherfassung konventioneller Angebote Hinweis: Die Angebotssummen in der Angebotsübersicht können Sie sich durch Klick auf den Menüpunkt Nettopreise anzeigen auch als Nettopreise oder durch wiederholtes klicken als Bruttopreise anzeigen lassen. Konventionelle Angebote löschen Markieren Sie auf der Seite Angebotsübersicht die konventionellen Angebote der Bieter, die Sie löschen wollen und klicken Sie auf den Menüpunkt Angebote > Angebot löschen. Zum Löschen von konventionellen Bietern markieren Sie die gewünschten Bieter in der Übersicht und klicken auf den Menüpunkt Bewerber > Bewerber entfernen. Eröffnungsprotokoll bearbeiten Um den Arbeitsschritt Erstellung des Eröffnungsprotokolls/Bieter zu bearbeiten, müssen Sie über das Recht Ausschreibung bearbeiten verfügen. Darüber hinaus müssen Sie Projektverantwortlicher (d.h. Ersteller bzw. Eigentümer) des zu bearbeitenden Projekts sein oder Ihnen wurden im Arbeitsschritt Projektrechte bereits Schreibrechte für den entsprechenden Arbeitsschritt erteilt. Hinweis: Der Arbeitsschritt Erstellung des Eröffnungsprotokolls/Bieter wird Ihnen erst nach Festlegung der Vergabeart im Arbeitsschritt Eigenschaften angezeigt. Er kann erst bearbeitet werden, wenn die auf der Projektübersicht in der Spalte Abhängigkeiten aufgeführten Arbeitsschritte auf den Status Fertig gesetzt wurden. Solange nicht alle Abhängigkeiten erfüllt sind, hat er den Status Noch nicht freigegeben. Nachdem die Angebote geöffnet wurden, ist es möglich das Eröffnungsprotokoll abzuschließen. Das Eröffnungsprotokoll enthält eine Übersicht sämtlicher Bieter und deren Angebotssummen. Nach dem Erfassen konventioneller Bieter und deren Angebote wird das Eröffnungsprotokoll erstellt und abgeschlossen. Erst dann können die nachfolgenden Arbeitsschritte bearbeitet werden. Online-Bietern wird das Eröffnungsprotokoll in der Projektliste des Angebotsassistenten angezeigt. Das Eröffnungsprotokoll wird über die Rubrik Vorlagen > Geschäftsprozessvorlagen > Eröffnungsprotokoll in der Hauptadministration definiert und mit Platzhaltern versehen. Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 177

178 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Schritt 4: Submission und Nacherfassung konventioneller Angebote Alle bekannten Daten der elektronischen Angebote werden automatisch beim Speichern des Eröffnungsprotokolls in das Formular eingetragen. Hinweis: Vorlagen für das Eröffnungsprotokoll mit den von der Vergabestelle festgelegten Mindestanforderungen werden durch den -Administrator gepflegt. Eröffnungsprotokoll erstellen bzw. bearbeiten 1 Wählen Sie ein Projekt zur Bearbeitung aus. 2 Klicken Sie im Prozessschritt Angebotsöffnung auf den Arbeitsschritt Erstellung des Eröffnungsprotokolls. Die Seite Erstellung des Eröffnungsprotokolls/Bieter bzw. Teilnahmewettbewerb wird angezeigt. Klicken Sie auf den Menüpunkt Speichern. 3 Klicken Sie auf den Menüpunkt Zurück. Die Projektübersicht des Projekts wird angezeigt. Tipps zum Arbeiten mit dem Texteditor: Das Schreiben und Formatieren von Texten in erfolgt analog zur Erfassung in Microsoft Word. Sie erhalten zu den einzelnen Schaltflächen eine kurze Erklärung, indem Sie auf klicken. Texte können Sie auch z.b. in Word erstellen, kopieren und in einfügen. Das Eröffnungsprotokoll kann durch die Verwendung von Platzhaltern als Serienbrief verfasst werden. Platzhalter werden im Text mit geschwungenen Klammern {Prozess.Feldname} gekennzeichnet und beim Versenden des Schreibens automatisch aus der Datenbank mit den entsprechenden Einträgen gefüllt. Über Platzhalter können Sie auch Logos in Ihren Text aufnehmen. Über den Menüpunkt Druckvorschau können Sie das Dokument mit gefüllten Platzhaltern einsehen. Über die Auswahlliste Bilder können Sie zuvor hinterlegte Bilder einfügen. Wählen Sie das gewünschte Bild in der Auswahlliste aus. Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 178

179 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Schritt 4: Submission und Nacherfassung konventioneller Angebote Eröffnungsprotokoll abschließen Achtung: Nachdem Sie auf den Menüpunkt Aufgabe abschließen geklickt haben, können Sie die vor dem Arbeitsschritt liegenden Arbeitsschritte nicht mehr bearbeiten. Alle (konventionellen) Haupt- und Nebenangebote müssen vorher angelegt sein. Das Setzen des Status erfolgt analog zur Erstellung bzw. Bearbeitung des Eröffnungsprotokolls. Sobald Sie mit der Erstellung bzw. Bearbeitung fertig sind, klicken Sie vor Schritt 3 auf den Menüpunkt Aufgabe abschließen. Sie erhalten einen Hinweis über das Ergebnis des Abschließens. Nacherfassung der konventionellen Angebote Die Nacherfassung der Angebotsdetails erfolgt nach der Erstellung des Eröffnungsprotokolls. Vorher ist es nicht möglich, die entsprechenden Arbeitsschritte zur Nacherfassung sowie die zur Angebotsbewertung zu bearbeiten. Genauere Informationen zum Umgang mit dem Eröffnungsprotokoll finden Sie im Vergabestellen-Handbuch unter Eröffnungsprotokoll bearbeiten. Nach dem Abschließen des Eröffnungsprotokolls können Sie im Bereich der Bewertung alle noch fehlenden Angaben der konventionellen Angebote nacherfassen. Der Arbeitsschritt Nacherfassung der konventionellen Angebote beinhaltet eine Übersicht aller Bieter und deren Angebote, sowohl online als auch konventionell. Auch jetzt dürfen noch konventionelle Bieter nacherfasst werden. Ebenso können Sie Bieter mit Ihren Angeboten wieder löschen (siehe hierzu auch unter Konventionelle Angebote löschen auf Seite 177). Hinweis: Da die Bearbeitung des Eröffnungsprotokolls bereits abgeschlossen ist, erfolgt für jeden weiteren Bieter, der dem Verfahren hinzugefügt werden soll, ein Eintrag in die Vergabeakte. Ebenso beim Löschen von konventionellen Bietern. Ggf. muss über die formellen Kriterien gesteuert werden, ob Firmen wegen verspätetem Angebotseingang vom Verfahren ausgeschlossen werden. Die Angebote sind in der Übersicht durch Symbole gekennzeichnet. Vollständige Angebote sind mit einem blauen Häkchen ( )gekennzeichnet, unvollständige (oder noch nicht bearbeitete, konventionelle) Angebote mit einem roten Kreuz ( ). Die Nacherfassung der Angebotsdetails erfolgt über den integrierten Angebotsassistenten. Da Sie als Bearbeiter der Vergabestelle das Angebot erfassen, Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 179

180 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Schritt 4: Submission und Nacherfassung konventioneller Angebote müssen nicht alle Arbeitsschritte zwingend bearbeitet werden. Wichtig ist, dass das Leistungsverzeichnis und ggf. die Kriterien bearbeitet wurden, um ein vollständiges Angebot zu erhalten. Nachgerechnetes Eröffnungsprotokoll Sowohl die Submission als auch die Nacherfassung der Angebote wird protokolliert. Bei der Nacherfassung wird ein Protokoll erstellt, das die Angebotssummen (Lospreise) aus der Submissionsphase und die nachgerechneten Summen der Einzelpreise aus der Nacherfassung gegenüberstellt. Das Protokoll finden Sie bei der Nacherfassung der konventionellen Angebote im Menüpunkt Vorschau > Nachgerechnetes Eröffnungsprotokoll. Angebote aus der Submission übernehmen Die konventionellen Angebote, die Sie in der Angebotsübersicht angelegt haben, können Sie der Einfachheit halber bei der Nacherfassung in einem Schritt übernehmen. So kann gesichert werden, dass allen konventionellen Bietern wieder Ihre Angebote zugeordnet werden. Die Angebote bearbeiten Sie im integrierten Angebotsassistenten. 1 Klicken Sie im Prozessschritt Bewertung auf den Arbeitsschritt Nacherfassung der konventionellen Angebote. In der Übersicht sind alle Bieter aufgelistet, die Online-Angebote abgegeben haben und die konventionellen Bieter, die Sie vor Abschluss des Eröffnungsprotokolls angelegt haben. Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 180

181 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Schritt 4: Submission und Nacherfassung konventioneller Angebote 2 Klicken Sie auf den Menüpunkt Angebote > Angebote aus der Submission anlegen, um den konventionellen Bietern Ihre Angebote hinzuzufügen. Abb.: Konventionelle Angebote aus der Submission zur Nacherfassung übernehmen 3 Klicken Sie bei dem jeweiligen Bieter ganz links auf Bearbeiten, um den Angebotsassistenten zu öffnen. Erfassen Sie das Angebot wie unter Erfassen der Angebotsdetails über den Angebotsassistenten auf Seite 183 beschrieben. Hinweis: Beachten Sie, dass bei der Übernahme der Angebote nur bereits angelegte Hauptangebote übernommen werden. Nebenangebote, die in der Angebotsübersicht angelegt wurden, gehen lediglich in das Eröffnungsprotokoll ein. Sie müssen in diesem Arbeitsschritt neu angelegt werden (siehe dazu unter Nebenangebote nacherfassen auf Seite 182). Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 181

182 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Schritt 4: Submission und Nacherfassung konventioneller Angebote Nebenangebote nacherfassen Bei der Nacherfassung der konventionellen Angebote können Sie Bietern sowohl weitere Hauptangebote als auch Nebenangebote hinzufügen. Die Bearbeitung erfolgt im integrierten Angebotsassistenten. Für Nebenangebote ist folgendes zu beachten: Auch wenn Sie bereits in der Angebotsübersicht bei Bietern konventionelle Angebote als Nebenangebote markiert haben, werden diese erst bei der Nacherfassung der Angebote angelegt. Die hinterlegten Angebotssummen und die Kennzeichnung von Nebenangeboten aus der Angebotsübersicht werden in das Eröffnungsprotokoll übernommen und dienen zunächst der Beschleunigung der Submissionsphase. Die Anzahl aller Angebote wird also schriftlich festgehalten. Da es verschiedene Möglichkeiten gibt, Nebenangebote online abzugeben, können diese nicht - wie die Hauptangebote - automatisch mit in die Nacherfassung übernommen werden (siehe unter Angebote aus der Submission übernehmen auf Seite 180). Nebenangebote erfassen Sie wie folgt: 1 Klicken Sie im Prozessschritt Bewertung auf den Arbeitsschritt Nacherfassung der konventionellen Angebote. 2 Markieren Sie in der Übersicht die Bieter, die Nebenangebote abgegeben haben und klicken Sie auf den Menüpunkt Angebote > Nebenangebot bzw. Nebenangebot (unstrukturiert). Die Nebenangebote werden den Bieten hinzugefügt und können bearbeitet werden. 3 Klicken Sie bei dem jeweiligen Bieter ganz links auf Bearbeiten, um den Angebotsassistenten zu öffnen. Erfassen Sie das Angebot wie unter Erfassen der Angebotsdetails über den Angebotsassistenten auf Seite 183 beschrieben. Hinweis: Haben Sie für die Angebotserfassung Nebenangebot (unstrukturiert) ausgewählt, steht ein verkürzter Angebotsprozess zur Verfügung. Das Angebot (Leistungsverzeichnis) kann dann als Datei hochgeladen werden. Unstrukturierte Nebenangebote: Losauswahl korrigieren Bei einem unstrukturierten Angebot laden Sie über den integrierten Angebotsassistenten ein Angebot nur als Datei hoch. Bei Bedarf kann die Losauswahl für das Angebot von Ihnen manuell korrigiert werden. Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 182

183 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Schritt 4: Submission und Nacherfassung konventioneller Angebote 1 Klicken Sie jeweils bei dem Bieter, dem Sie ein unstrukturiertes Nebenangebot hinzugefügt haben, ganz links auf Losauswahl korrigieren. Abb.: Losauswahl im unstrukturierten Nebenangebot korrigieren 2 Markieren Sie im Fenster Losauswahl korrigieren die gewünschten Lose und erstellen Sie einen Vermerk zu Ihrer Korrektur. 3 Klicken Sie auf die Schaltfläche Übernehmen. Die Los-Korrektur wird in die Vergabeakte übernommen. Erfassen der Angebotsdetails über den Angebotsassistenten Nach Erstellung aller konventionellen Angebote vervollständigen Sie mit Hilfe des integrierten Angebotsassistenten die Angebote der Bieter (u.a. detaillierte Preise im Leistungsverzeichnis). 1 Klicken Sie im Prozessschritt Bewertung auf den Arbeitsschritt Nacherfassung der konventionellen Angebote. 2 Klicken Sie bei dem zu bearbeitenden Angebot links neben der Angebotsnummer auf Bearbeiten. Abb.: Bearbeitungsmodus zum Nacherfassen der Angebote öffnen Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 183

184 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Schritt 4: Submission und Nacherfassung konventioneller Angebote Sie werden jetzt zum Angebotsassistenten weitergeleitet, der Sie Schritt für Schritt durch die Angebotserfassung führt. Abb.: Angebotsdetails über den Angebotsassistenten erfassen 3 Bearbeiten Sie die benötigten Angebotsschritte, um ein vollständiges Angebot zu erhalten. Klicken Sie auf den Angebotsschritt Produkte/Leistungen, um die Angebotspreise zu erfassen. Berücksichtigen Sie vor der Bearbeitung des Leistungsverzeichnisses den Angebotsschritt Losauswahl, um ggf. vorhandene Lose auszuwählen. Hinweis: Für eine leichtere Bearbeitung des Leistungsverzeichnisses bietet sich eine Erfassung der Preise in Excel oder ggf. auch GAEB an. Exportieren Sie dazu das Leistungsverzeichnis über die entsprechende Funktion im Menüpunkt Bearbeiten nach Excel oder GAEB. Die bepreisten Verzeichnisse werden dann einfach wieder importiert. 4 Falls Kriterien abgefragt werden, klicken Sie auf den Angebotsschritt Kriterienkatalog und übertragen Sie die Antworten zu den Fragen. 5 Damit das Angebot digitalisiert werden kann und somit auch vollständig ist, müssen Sie es im Angebotsassistenten abgeben. Tragen Sie dazu im Angebotsschritt Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 184

185 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Schritt 5: Bewertung Angebot abgeben die erforderlichen Daten in die Felder ein, falls diese noch nicht bei der Angebotserfassung (siehe unter Angebote bearbeiten auf Seite 174) ausgefüllt wurden. 6 Klicken Sie auf den Menüpunkt Angebot abgeben. 7 Klicken Sie nach Beendigung der Angebotsbearbeitung auf den Menüpunkt Zurück zur Einkäuferseite um den Angebotsassistenten zu verlassen. Hinweis: Eine detaillierte Beschreibung zu den Angebotsschritten im Angebotsassistenten finden Sie im Bieter-Handbuch bzw. in der Online-Hilfe. In der Übersicht des Arbeitsschrittes Nacherfassung der konventionellen Angebote wechselt der Angebotsstatus auf Angebot abgegeben. Abb.: Ansicht eines korrekt abgegebenen Angebots in der Angebotsübersicht Die Angebote der konventionellen Bieter wurden nun digitalisiert. Sie können jetzt mit den Online-Angeboten auf der Plattform miteinander verglichen und bewertet werden. Schritt 5: Bewertung Alle eingereichten Angebote, unabhängig davon, ob elektronisch eingereicht oder durch den Einkäufer nacherfasst und egal, ob Haupt- oder Nebenangebot, werden über die Vergabesoftware bewertet. Hierzu werden die im Vorfeld definierten Kriterien herangezogen. Die Bewertung ist aufgeteilt in die Arbeitsschritte: Prüfung der formellen Kriterien: Hier werden die formellen (bzw. formalen) Kriterien bewertet. das Nichterfüllen eines Kriteriums führt zum Ausschluss des Angebots. Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 185

186 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Schritt 5: Bewertung Bewertung/Angebotsausschluss: Hier werden die Eignungs- und Zuschlagskriterien bewertet. Ein nicht geeigneter Bieter wird von der weiteren Bewertung ausgeschlossen. Das Ergebnis der Bewertung der Zuschlagsbewertung fließt in die Gesamtbeurteilung des Bieters ein. Preisspiegel: Hier können Sie die Angebote über die abgegebenen Preise bewerten. Über die Registerkarten sowie die verschiedenen Optionen im oberen Fensterbereich können Sie die Anzeige der Preise verändern und so die für Sie beste Anzeige auswählen. In jedem Arbeitsschritt können Angebote von der weiteren Bewertung ausgeschlossen werden, wenn die Kriterien nicht erfüllt sind. Ausgeschlossene Angebote werden mit beim Bieternamen markiert. Der Bewerter eines Angebotes sieht die Antworten zu den von der Vergabestelle gestellten Fragen (Kriterien). Diese kann er dann mit Hilfe eines Punkteschemas bewerten. Die Software ermittelt unter Berücksichtigung der festgelegten Gewichtung eine Gesamtnote, die dann in die Gesamtbewertung der Preis/Leistung einfließt. Bei der Beurteilung sollte jedes Kriterium einzeln über alle Angebote hinweg verglichen werden. Die Leistungsbewertung sollte immer durch mindestens zwei Benutzer erfolgen. Das Gesamtergebnis, auf das sich die Benutzer geeinigt haben, wird in eingetragen, danach erfolgt die offizielle Beurteilung. Das Ergebnis der Bewertung muss schriftlich (in der Vergabeakte) festgehalten und begründet werden. Rechte und Voraussetzungen für die Angebotsbewertung Um Angebote zu bewerten, müssen Sie über die Rechte Ausschreibung bearbeiten, Angebot bewerten (formelle Kriterien) und Angebot bewerten (Zuschlagskriterien) verfügen. Um Angebote auszuschließen, müssen Sie außerdem über das Recht Angebot ausschließen verfügen. Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 186

187 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Schritt 5: Bewertung Download der Angebote Sämtliche eingegangenen Angebote werden in zum Download bereitgestellt. Dies kann u.a. nützlich sein, wenn Angebote mit sehr umfangreichen Anlagen bzw. Leistungsverzeichnissen vorhanden sind. Im Arbeitsschritt Nacherfassung der konventionellen Angebote können alle eingegangenen Angebote (online und konventionell) und deren Anlagen geöffnet bzw. heruntergeladen werden. Bei den Anlagen ist mindestens das Leistungsverzeichnis im GAEB D84-Format enthalten. Zum Herunterladen einzelner Dokumente oder Anlagen, klicken Sie beim gewünschten Bieter jeweils auf das PDF-Symbol in der Spalte Angebot bzw. auf den Link in der Spalte Anlagen des Bieters. Abb.: Alle abgegebenen Angebote als PDF-Dateien im Arbeitsschritt Nacherfassung der konventionellen Angebote Download aller Bieterdaten bietet Ihnen die Möglichkeit, alle Angebote auf einmal herunterzuladen. Beim Download erhalten Sie eine ZIP-Datei, die jeweils das komplette Angebot pro Bieter enthält. Im ZIP-Container sind je Bieter das Angebot und ein Mantelbogen im PDF-Format sowie die Anlagen mit mindestens dem Leistungsverzeichnis als GAEB D84-Datei enthalten. Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 187

188 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Schritt 5: Bewertung Klicken Sie zum Download der Angebote im Arbeitsschritt Nacherfassung der konventionellen Angebote auf den Menüpunkt Bieterdaten herunterladen. Anschließend können Sie die ZIP-Datei entweder direkt öffnen oder abspeichern. Signatur der Online-Angebote prüfen verfügt über eine integrierte Signierkomponente, die das Unterzeichnen von Dokumenten mittels elektronischer Signatur ermöglicht. Sie ersetzt die handschriftliche Unterschrift. Die Signatursoftware (SecSigner von SecCommerce) ist zertifiziert und bestätigt durch das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI). Sie erzeugt qualifizierte elektronische Signaturen und ermöglicht damit rechtsverbindliche Vertragsabschlüsse. Erfolgt von Bietern die Angebotsabgabe mittels elektronischer Signatur, wird dies in der der Angebotsübersicht im Arbeitsschritt Nacherfassung der konventionellen Angebote entsprechend gekennzeichnet. Abb.: Online abgegebene Angebote mit elektronischer Signatur In der Spalte Angebot (signiert) kann die Signatur überprüft werden, indem Sie durch Klicken auf das Symbol die Signaturkomponente öffnen bzw. das signierte Angebot öffnen oder herunterladen. Nachfordern von Nachweisen Bei der Abgabe der elektronischen Angebote kann es passieren, dass Bieter versäumen wichtige Nachweise oder Erklärungen mitzuliefern. Mit dem Inkrafttreten der VOL 2009 und der VOB 2009 hat eine Vergabestelle die Möglichkeit, fehlende Nachweise und Erklärungen von Bietern unter Terminvorgabe nachzufordern. Nachweise zu Angeboten werden in über die Nachrichten-Funktion per angefordert. Bieter senden die Nachweise innerhalb eines befristeten Zeitraums entweder per oder per Post an die Vergabestelle. Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 188

189 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Schritt 5: Bewertung Die von den Bietern übersandten Nachweise (Dokumente, etc.) werden im Vergabeverfahren abgelegt bzw. hinzugefügt. Der Erhalt der Nachweise wird zu Dokumentationszwecken wiederum in der Vergabeakte protokolliert. Nachweise über die Nachrichten-Funktion anfordern Sie bearbeiten in einem laufenden Vergabeverfahren die eingegangenen Angebote. Die Angebotsfrist ist erreicht und die Angebote wurden geöffnet. Bei der Einsicht der Angebote haben Sie (in Ihrer Funktion als Bearbeiter eines Vergabeverfahrens) festgestellt, dass bei dem einen oder anderen Angebot wichtige Nachweise fehlen. Hinweis: Die eingegangenen Angebote können Sie im Arbeitsschritt Bewertung > Nacherfassung konventioneller Angebote einsehen. Die Bearbeitung des Eröffnungsprotokolls muss bereits abgeschlossen sein. Über die Nachrichten-Funktion innerhalb eines Vergabeverfahrens können Sie -seit der Verabschiedung der neuen Vergabeordnungen- fehlende Nachweise von Bietern nachfordern. Klicken Sie dazu in Ihrer Projektübersicht auf den Menüpunkt Nachrichten. Sie gelangen so zur Nachrichtenverwaltung. Nachrichten erstellen Die Seite der Nachrichtenverwaltung ist ähnlich wie eine Postbox eines - Programms aufgebaut. Die Übersicht enthält verschiedene Ordner, u.a. für neu eingegangene Nachrichten oder Ihre Nachrichtenentwürfe. Neue Nachrichten, die Sie versenden möchten, erstellen Sie wie folgt: 1 Klicken Sie in der Nachrichtenverwaltung auf den Menüpunkt Neu. Im Bearbeitungsmodus der Nachricht wählen Sie die Empfänger und erstellen die Nachricht im Textfeld. Die Nachricht kann priorisiert werden. Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 189

190 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Schritt 5: Bewertung 2 Klicken Sie neben dem Feld Empfänger auf Empfänger bearbeiten um die Liste mit möglichen Empfängern aufzurufen. Abb.: Empfänger-Liste aufrufen 3 Markieren Sie auf der Seite Empfänger auswählen den oder die Bieter, die Sie benachrichtigen möchten und klicken Sie dann auf den Menüpunkt Übernehmen. Abb.: Empfänger für die Nachricht auswählen 4 Tragen Sie die Nachricht in das Textfeld ein. Den Text können Sie anhand der Symbolleiste über dem Textfeld, ähnlich wie in MS Office Word, bearbeiten. Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 190

191 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Schritt 5: Bewertung 5 Klicken Sie auf den Menüpunkt Nachricht senden, wenn Sie die Bearbeitung Ihrer Nachricht abgeschlossen haben und diese versenden möchten. Falls Sie noch nicht absenden möchten, können Sie die Nachricht zunächst Speichern. Abb.: Bearbeitungsmodus einer Nachricht Die versendete Nachricht erscheint nun in der Nachrichtenverwaltung im Ordner Gesendet. Hinweis: Weitere Informationen zur Nachrichten-Funktion finden Sie im Vergabestellen-Handbuch unter Nachrichten versenden und empfangen. Nachweise im Vergabeverfahren ablegen und protokollieren Nachdem die geforderten Nachweise des oder der betreffenden Bieter bei Ihrer Vergabestelle eingegangen sind (per oder per Post), müssen Sie diese noch dem Vergabeverfahren hinzufügen. Zusätzlich sollte der Eingang der Nachweise in der Vergabeakte protokolliert werden. Somit ist eine lückenlose Dokumentation des Vergabeverfahrens weiterhin gewährleistet. Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 191

192 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Schritt 5: Bewertung Eingegangene Nachweise dem Vergabeverfahren hinzufügen Je nachdem welcher Art diese Nachweise sind, haben Sie folgende Möglichkeiten diese im Projekt als Anlagen abzulegen: Im Arbeitsschritt Dateiablage des Prozessschrittes Projekt. Im Arbeitsschritt Fachl./Externe Bewertung des Prozessschrittes Bewertung. Die Vorgehensweise zum Hinzufügen von Anlagen ist in beiden Fällen gleich. Über die Schaltfläche Durchsuchen wählen Sie die gewünschten Dokumente von Ihrer Festplatte/Netzlaufwerk aus. Durch Klicken auf die Schaltfläche Hochladen werden die Anlagen hinzugefügt. Abb.: Nachgereichte Dokumente als Anlage zum Projekt hinzufügen Detaillierte Beschreibungen zum Arbeiten mit angehängten Dateien finden Sie unter Allgemeine Informationen für alle Benutzer im Vergabestellen-Handbuch. Eingang der Nachweise in der Vergabeakte protokollieren Protokollieren Sie den Erhalt der angeforderten Nachweise in der Vergabeakte. Einen entsprechenden Vermerk erstellen Sie in die Vergabeakte folgendermaßen: 1 Klicken Sie im betreffenden Vergabeverfahren im Prozessschritt Projekt auf den Arbeitsschritt Vergabeakte. Hinweis: Sie erreichen die Vergabeakte auch über die Menüzeile der beiden Arbeitsschritte Dateiablage und Fachl./Externe Bewertung (siehe unter Eingegangene Nachweise dem Vergabeverfahren hinzufügen). 2 Klicken Sie in der Vergabeakte links in der Baumstruktur auf Projektweite Vermerke und dann auf die Rubrik Vermerke zu teilnehmenden Bieterfirmen. 3 Um einen Vermerk zu erstellen, klicken Sie auf den Menüpunkt Neu. Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 192

193 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Schritt 5: Bewertung 4 Tragen Sie in das Beschreibungsfeld Ihren Vermerk ein und klicken Sie anschließend auf den Menüpunkt Speichern & Zurück. Der Eintrag erscheint nun in der Übersicht zu den teilnehmenden Bieterfirmen der Vergabeakte. Abb. : Vermerk zu teilnehmenden Bieterfirmen in der Vergabeakte Angebotsfilter verwenden bietet Ihnen bei der Bewertung von Angeboten bzw. Teilnahmeanträgen die Möglichkeit, die Anzahl der angezeigten Bieter bzw. Angebote zu beeinflussen und so die Anzeige übersichtlich zu halten. Sie können diese Einstellung jederzeit während der Bewertung ändern. Einzelne Angebote einblenden 1 Der Angebotsfilter wird standardmäßig angezeigt, wenn Sie einen Bewertungsarbeitsschritt aufrufen. Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 193

194 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Schritt 5: Bewertung Hinweis: Wenn Sie den Angebotsfilter über Setzen oder Abbrechen geschlossen haben, können Sie ihn erneut öffnen, indem Sie auf den Menüpunkt Extras - Angebotsfilter klicken. Abb.: Angebotsfilter 2 Markieren Sie im oberen Bereich des Angebotsfilters die Angebote, die angezeigt werden sollen. 3 Wählen Sie im unteren Bereich die Option, ob Ihnen von den im oberen Bereich markierten Angeboten: alle Bieter angezeigt werden sollen, d.h. sowohl zugelassene als auch ausgeschlossene nur zugelassene Bieter angezeigt werden sollen nur ausgeschlossene Bieter angezeigt werden sollen 4 Klicken Sie auf Setzen. Der Angebotsfilter wird geschlossen und die markierten Angebote bzw. Teilnahmeanträge werden in der Übersicht des Arbeitsschrittes angezeigt. Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 194

195 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Schritt 5: Bewertung Angebote ausblenden Das Ausblenden von Angeboten erfolgt, indem Sie die Markierung der Angebote wieder entfernen, die nicht mehr angezeigt werden sollen bzw. indem Sie die Option für die Anzeige ändern. Formelle Kriterien prüfen Im Arbeitsschritt Prüfung der formellen Kriterien werden die Bieterangebote auf Ausschluss gem.vol/a bzw. VOB/A geprüft. Abb.: Prüfung der formellen Kriterien Achtung: Angebote, bei denen mindestens ein Kriterium nicht erfüllt wird, müssen von der weiteren Bewertung ausgeschlossen werden. Das Angebot wird automatisch mit markiert, das nicht erfüllte Kriterium in der Spalte des Angebots ist rot hinterlegt. Hinweis: Über den Angebotsfilter können Sie Angebote ein- bzw. ausblenden und so die Ansicht übersichtlich halten. Formelle Kriterien prüfen: 1 Wählen Sie ein Projekt zur Bearbeitung aus. 2 Klicken Sie im Prozessschritt Bewertung auf den Arbeitsschritt Prüfung der formellen Kriterien. Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 195

196 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Schritt 5: Bewertung 3 Markieren Sie auf der Seite Prüfung der formellen Kriterien für jedes Kriterium und für jedes Angebot: die Option Ja, wenn das Kriterium erfüllt wurde die Option Nein, wenn das Kriterium nicht erfüllt wurde Hinweis: Wenn alle Kriterien eines Angebots mit Ja beantwortet werden sollen, können Sie auf klicken. Klicken Sie auf den Menüpunkt Speichern. 4 Klicken Sie auf den Menüpunkt Zurück. Die Projektliste wird angezeigt. Externe Unterstützung bei der Bewertung der Angebote Im Arbeitsschritt Fachl./Externe Bewertung haben Sie die Möglichkeit, Bewertungen, Gutachten oder ähnliches, also Unterlagen, die Sie von außen bekommen, zu hinterlegen. Anhand der hier hinterlegten Unterlagen können Sie den Entscheidungsprozess transparenter gestalten. Detaillierte Informationen zum Thema Anlagen finden Sie unter Arbeiten mit angehängten Dateien auf Seite 365. Leistung bewerten Im Arbeitsschritt Bewertung/Angebotsausschluss werden die im Arbeitsschritt Kriterienkatalog festgelegten Eignungs- und Leistungskriterien bewertet. Bei Fragen mit vorgegebenen Antworten erfolgt die Bewertung automatisch gemäß den bei Erstellung der Frage festgelegten Bewertungen. Antworten, die vom Bieter frei eingegeben werden konnten, werden vom verantwortlichen Einkäufer bewertet. Antworten zu KO-Kriterien erhalten keine Bewertung, da die Nicht-Erfüllung eines KO- Kriteriums zum Ausschluss des Angebots führt. Im Arbeitsschritt Bewertung/Angebotsausschluss erfolgt sowohl die Eignungsprüfung der Bieter als auch die Leistungsbewertung. Die Eignungsprüfung erfolgt durch Kriterien, die im Ordner Eignungskriterien abgelegt wurden. Im Ordner Zuschlagskriterien werden Kriterien zur Leistungsbeurteilung zusammengefasst. Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 196

197 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Schritt 5: Bewertung Angebote, die bereits bei der Prüfung der formellen Kriterien ausgeschlossen wurden, sind mit markiert. Auf den Registerkarten können Sie sich die Antworten der einzelnen Bieter im Detail ansehen. Dazu stehen Ihnen die Ansichten in hierarchischer Ansicht sowie tabellarisch getrennt nach Zuschlags- und Eignungskriterien zur Verfügung. In den Punktefeldern der tabellarischen Übersichten können Sie die Bewertungen eintragen. Abb.: Auswertung des Kriterienkatalogs (tabellarische Ansicht) In der Zeile der Fragegruppen sehen Sie bei jedem Bieter, wie viele Punkte/wie viel Prozent er für seine Antworten in dieser Gruppe erhalten hat. Sie haben auch hier die Möglichkeit, Bieter auszuschließen, falls diese aufgrund Ihrer Bewertung nicht in Frage kommen. Sollten Sie nachträglich Änderungen in diesem Arbeitsschritt vorgenommen haben, müssen Sie diesen abschließend speichern. Hinweis: Die Bewertung kann auf mehrere Benutzer aufgeteilt werden. Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 197

198 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Schritt 5: Bewertung Hinweis: Über den Angebotsfilter können Sie Angebote ein- bzw. ausblenden und so die Ansicht übersichtlich halten. Leistungsbewertung/Bewertungsmatrix Die Leistungsbewertung der Angebote erfolgt über die Auswertung des Kriterienkatalogs im Arbeitsschritt Bewertung/Angebotsausschluss bzw. Ausschluss Teilnehmer. Dazu werden die Leistungspunkte (LP) je Kriterium durch Multiplikation der Gewichtungspunkte mit den Bewertungspunkten berechnet: Die Punkte, die zur Gewichtung eines Kriteriums vergeben werden, werden als Gewichtungspunkte (GP) bezeichnet. Sie werden bei Erstellung der Kriterien festgelegt. Kriterien, die für die Beurteilung des wirtschaftlichsten Angebots von größerer Bedeutung sind, erhalten dabei eine höhere Gewichtung als Kriterien, von geringerer Bedeutung. Analoges gilt für die Kriteriengruppen. Die Punkte, die im Rahmen der Bewertung vergeben werden, werden als Bewertungspunkte (BP) bezeichnet. Pro Kriterium werden z.b. 0 bis 100 Bewertungspunkte vergeben. Für Fragen mit vorgegebenen Antworten werden die Bewertungspunkte der Antworten bei Erstellung der Kriterien festgelegt. Die Bewertung erfolgt automatisch. Lediglich Fragen mit Eingabefeldern müssen manuell durch den Einkäufer bewertet werden. Achtung: Für die Gewichtungspunkte wird eine bestimmte Maximalpunktzahl festgelegt, z.b Diese Maximalpunktezahl wird auf die einzelnen Kriteriengruppen aufgeteilt. Innerhalb einer Gruppe werden die Gewichtungspunkte der Gruppe auf die Untergruppen bzw. einzelnen Fragen aufgeteilt. Die Summe der Gewichtungspunkte aller Fragen einer Gruppe muss der Gewichtung der übergeordneten Gruppe entsprechen, die Summe der Gewichtungspunkte aller Hauptgruppen der festgelegten Maximalpunktzahl. Beispiel für die Aufteilung der Gewichtungspunkte: Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 198

199 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Schritt 5: Bewertung Hauptgruppe (KHG) Kriterium Gruppe (KG) Kriterium (K) Gewichtung (GP) abs. (proz.) Bewertung (BP) abs. (= proz.) bei einer max. Punktzahl von 100 je Kriterium Leistungspunkte (LP = GP*BP) in % KHG KG K K KG KHG Gesamtpunktzahl 32,45% Hauptgruppe A 10 (50%) (30,1+4,8)*50 % =17,45% Gruppe 1 7 (70%) (35+6+2)* 70% =30,1% Kriterium 1.1 Kriterium 1.2 Kriterium (50%) 3 (30%) 2 (20%) 70 35% 20 6% 10 2% Gruppe 2 3 (30%) (6+10) *30% =4,8% Kriterium (60%) 20 6% Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 199

200 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Schritt 5: Bewertung Hauptgruppe (KHG) Kriterium Gruppe (KG) Kriterium (K) Gewichtung (GP) abs. (proz.) Bewertung (BP) abs. (= proz.) bei einer max. Punktzahl von 100 je Kriterium Leistungspunkte (LP = GP*BP) in % KHG KG K K KG KHG Kriterium (40%) 50 10% Hauptgruppe B 5 (25%) z.b. 5% Hauptgruppe C 5 (25%) z.b. 10% Berechnung: Hinweis: bewertet Angebote mit prozentualen Gewichtungs- bzw. Leistungspunkten. D.h. die Punktzahl wird durch die Gesamtpunktzahl dividiert. 1 LP je Frage: (BP / max. mögliche Punktzahl dieser Frage *100) * (GP der Frage / Gesamtbewertungspunktzahl innerhalb einer Ebene * 100) 2 LP je Untergruppe: Summe der LP aller Fragen einer Gruppe * (GP der Gruppe / Gesamtbewertungspunktzahl innerhalb einer Ebene * 100) 3 LP je Hauptgruppe: Summe der LP aller Untergruppen * (GP der Hauptgruppe / Gesamtbewertungspunktzahl innerhalb einer Ebene * 100) 4 Gesamtpunktzahl eines Angebots: Summe der LP aller Hauptgruppen Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 200

201 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Schritt 5: Bewertung Diese prozentuale Punktzahl geht dann gemäß der gewählten UfAB-Formel in die Bewertung des Lieferanten ein. Aufteilung der Leistungsbewertung Bei komplexen bzw. umfangreichen Bewertungen kann es sinnvoll sein, die Bewertung der Angebote bzw. Teilnahmeanträge auf unterschiedliche Bearbeiter aufzuteilen. Damit die Leistungsbewertung auf mehrere Benutzer aufgeteilt werden kann, muss dies zunächst ermöglicht werden. Achtung: Sie können die Bewertung von Kriterien nur auf Benutzer aufteilen, denen im Arbeitsschritt Projektrechte Schreibrechte für den Arbeitsschritt Bewertung/Angebotsausschluss bzw. Bewertung/Ausschluss Teilnehmer erteilt wurden. Aufteilung der Leistungsbewertung ermöglichen Damit die Leistungsbewertung auf mehrere Benutzer aufgeteilt werden kann, muss dies zunächst ermöglicht werden. 1 Wählen Sie ein Projekt zur Bearbeitung aus. 2 Klicken Sie im Prozessschritt Bewertung auf den Arbeitsschritt Bewertung/Angebotsausschluss bzw. Bewertung/Ausschluss Teilnehmer. 3 Klicken Sie auf den Menüpunkt Extras > Verteilte Bewertung ein. Der Menüpunkt Extras > Verteilte Bewertung ein wird nicht mehr angezeigt, die Menüpunkte Extras > Bewerter bearbeiten und Extras > Verteilte Bewertung aus werden angezeigt. Aufteilung der Leistungsbewertung beenden Zum Ausschalten der Bewertungsaufteilung klicken Sie auf den Menüpunkt Extras - Verteilte Bewertung aus. Die Menüpunkte Extras - Verteilte Bewertung aus und Extras - Bewerter bearbeiten werden nicht mehr angezeigt, der Menüpunkt Extras - Verteilte Bewertung ein wird angezeigt. Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 201

202 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Schritt 5: Bewertung Leistungsbewertung aufteilen Nachdem Sie die Aufteilung der Leistungsbewertung ermöglicht haben, können Sie jederzeit neue Benutzer für die Bewertung aufnehmen. 1 Wählen Sie ein Projekt zur Bearbeitung aus. 2 Klicken Sie im Prozessschritt Bewertung auf den Arbeitsschritt Bewertung/Angebotsausschluss bzw. Bewertung/Ausschluss Teilnehmer. 3 Klicken Sie auf den Menüpunkt Extras > Bewerter bearbeiten. 4 Markieren Sie auf der Seite Verteilte Bewertung die Kriterien bzw. Kriteriengruppen, die von einem Bearbeiter bewertet werden sollen. 5 Klicken Sie auf den Menüpunkt Bearbeiten. 6 Markieren Sie auf der Seite Bewerter zuordnen den Benutzer, der die zuvor markierten Kriterien bewerten soll. Klicken Sie auf den Menüpunkt Speichern. 7 Klicken Sie auf den Menüpunkt Zurück. Der gewählte Benutzer wird auf der Seite Verteilte Bewertung bei den zuvor markierten Kriterien in der Spalte Bewerter angezeigt. 8 Wiederholen Sie die Schritte 3 bis 7 bis alle Kriterien einem Bearbeiter zugeordnet wurden. Hinweis: Nicht zugeordnete Kriterien werden von allen Bearbeitern des Arbeitsschritts Bewertung/Angebotsausschluss bzw. Bewertung/Ausschluss Teilnehmer bewertet. 9 Klicken Sie auf den Menüpunkt Zurück. Die Seite Prüfung der Zuschlagskriterien wird angezeigt. Eignungs- und Zuschlagskriterien bewerten Bei der Bewertung der Eignungs- und Zuschlagskriterien können Sie zwischen unterschiedlichen Anzeigen wählen. Für die Bewertung spielt die Anzeigen keine Rolle. Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 202

203 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Schritt 5: Bewertung Angebote, bei denen ein Formelles Kriterium nicht erfüllt wurde bzw. die im Rahmen der Eignungs- und Leistungsprüfung ausgeschlossen wurden, sind in der Hierarchischen Ansicht durch in der Spalte Ausschluss und in der Tabellarischen Ansicht mit beim Bieternamen markiert. Sie sind von der weiteren Bewertung auszuschließen. 1 Wählen Sie ein Projekt zur Bearbeitung aus. 2 Klicken Sie im Prozessschritt Bewertung auf den Arbeitsschritt Bewertung/Angebotsausschluss. 3 Teilen Sie ggfs. die Bewertung auf. 4 Klicken Sie auf die Registerkarte, über die Sie die Bewertung durchführen möchten: Prüfung des Kriterienkatalogs (Hierarchisch) über die Sie Angebote von der weiteren Bewertung ausschließen können Prüfung der Zuschlagskriterien: Tabellarisch für die Bewertung der Zuschlagskriterien Prüfung der Eignungskriterien: Tabellarisch für die Bewertung der Eignungskriterien (d.h. die Eignungsprüfung) Tipp: Da Sie nicht geeignete Bieter von der weiteren Bewertung ausschließen müssen, sollten Sie zuerst die Eignung aller Bieter prüfen und ggfs. nicht geeignete Bieter von der weiteren Bewertung ausschließen. 5 Klicken Sie in der Baumstruktur: auf eine Kriteriengruppe, um sich alle Kriterien der Gruppe im Tabellenbereich anzeigen zu lassen auf ein Kriterium, um sich nur dieses Kriterium im Tabellenbereich anzeigen zu lassen 6 Tragen Sie Ihre Bewertung in die Spalte Punkte ein. Um eine Beschreibung der Felder und Menüpunkte zu erhalten, klicken Sie auf den Menüpunkt Hilfe. 7 Klicken Sie auf den Menüpunkt Speichern. Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 203

204 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Schritt 5: Bewertung berechnet automatisch die prozentuale Bewertung der Antwort innerhalb der Gruppe sowie die Gesamtbewertung der Kriteriengruppen und des gesamten Angebots gemäß den im Arbeitsschritt Kriterienkatalog festgelegten Gewichtungen. Die Berechnung der Gesamtbewertung wird unter Leistungsbewertung auf Seite 198 beschrieben. 8 Klicken Sie auf den Menüpunkt Zurück. Die Projektliste wird angezeigt. Angebote oder Lose bei der Eignungs-/Leistungsprüfung ausschließen Bei Nichterfüllung der Eignungsprüfung oder wenn ein KO-Kriterium nicht beantwortet wurde, müssen Sie ein Angebot von der weiteren Bewertung ausschließen. Dieser Ausschluss erfolgt im Arbeitsschritt Bewertung/Angebotsausschluss. In diesem Arbeitsschritt können Sie zwischen unterschiedlichen Anzeigen wählen. Für den Ausschluss eines Angebots von der weiteren Bewertung spielt die Anzeige keine Rolle. 1 Wählen Sie ein Projekt zur Bearbeitung aus. 2 Klicken Sie im Prozessschritt Bewertung auf den Arbeitsschritt Bewertung/Angebotsausschluss. 3 Klicken Sie ggfs. auf die Registerkarte Prüfung des Kriterienkatalogs (hierarchisch). 4 Klicken Sie in der Baumstruktur auf eine übergeordnete Gruppe (z.b. Zuschlagskriterien oder Eignungskriterien - die Wurzel der Kriteriengruppen). 5 Markieren Sie in der Spalte Ausschluss das Angebot bzw. Los, das Sie von der weiteren Bewertung und dem Zuschlag ausschließen möchten. Klicken Sie auf den Menüpunkt Speichern. 6 Klicken Sie auf den Menüpunkt Zurück. Die Projektliste wird angezeigt. Ausschluss von Angeboten im Anschluss an die Eignungsprüfung: Wenn Sie im Anschluss an die Eignungsprüfung auf der Registerkarte Prüfung der Eignungskriterien: Tabellarisch feststellen, dass die erreichte Gesamtpunktzahl nicht für die Eignung des Bieters ausreicht, können Sie den Ausschluss des Angebots auch Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 204

205 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Schritt 5: Bewertung vornehmen, indem Sie in der letzten Zeile der Tabelle die Option Bieterausschluss beim entsprechenden Bieter markieren. Abb.: Bieterausschluss auf der Registerkarte Prüfung der Eignungskriterien: Tabellarisch Preise bewerten Zur Beurteilung der Angebote gehört die Prüfung der Angemessenheit der Preise. Bei Angeboten, deren Gesamtpreis bzw. eine gewichtige Einzelposition ungewöhnlich stark (ab ca %) vom nächstliegenden Angebot bzw. der Bedarfsschätzung des Auftraggebers abweicht, muss die Vergabestelle den Bieter (schriftlich) um Aufklärung bitten. Bei Einzelpositionen muss geprüft werden, ob dies an anderer Stelle ausgeglichen wird. Achtung: Angebote mit einem Missverhältnis zwischen Preis und Leistung, das nicht geklärt werden kann, müssen von der weiteren Bewertung ausgeschlossen werden (auch bei zu geringem Preis). Die Beurteilung der Preise erfolgt im Arbeitsschritt Preisspiegel. Sie können die Angebote entweder nach Positionen oder nach Losen auswerten. Neben dem Preis wird Ihnen im Preisspiegel die Preis-Leistungsbewertung gemäß der bei Erstellung des Vergabeverfahrens im Arbeitsschritt Eigenschaften festgelegt und den Bieter mit der Veröffentlichung bekanntgegeben Berechnungsmethode angezeigt. Zur Verfügung steht die Berechnung nach UfAB (siehe Seite 63) (einfache und erweiterte Richtwertmethode (Preis oder Leistung)) sowie mandantenspezifische Verteilungsformeln. Die für die Berechnung notwendige Leistungsbewertung erfolgt im Arbeitsschritt Bewertung/Angebotsausschluss. Hinweis: Über den Angebotsfilter können Sie Angebote ein- bzw. ausblenden und so die Ansicht übersichtlich halten. Achtung: Bei Vergabeverfahren, die in Lose unterteilt sind, bzw. bei denen alternative Positionen angeboten werden konnten, müssen Sie zunächst auf der Registerkarte Lose/Positionen selektieren die Lose bzw. Positionen markieren, die Sie bewerten möchten. Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 205

206 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Schritt 5: Bewertung Alternative bzw. optionale Positionen bei der Preisbewertung Wenn Sie im Leistungsverzeichnis alternative bzw. optionale Positionen ausgeschrieben haben, müssen Sie bei der Preisbewertung zunächst festlegen, welche Positionen im Gesamtpreis eines Angebots berücksichtigt werden sollen. 1 Klicken Sie dazu im Prozessschritt Bewertung auf den Arbeitsschritt Preisspiegel. 2 Klicken Sie ggfs. auf die Registerkarte Lose/Positionen selektieren. 3 Beim ersten Aufruf des Arbeitsschritts sind alle Positionen markiert. Wenn Sie einzelne Positionen nicht in die Bewertung aufnehmen möchten, entfernen Sie die Markierung, indem Sie darauf klicken. Hinweis: Sie können die Auswahl jederzeit ändern. Abb.: Lose bzw. Positionen für die Bewertung auswählen 4 Klicken Sie auf den Menüpunkt Auswahl speichern. Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 206

207 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Schritt 5: Bewertung Auf den Registerkarten Preisspiegel nach Positionen und Preisspiegel nach Losen werden nur die markierten Positionen berücksichtigt. Abb.: Preisspiegel nach Losen - nicht alle Positionen werden berücksichtigt Hinweis: Wenn Sie Positionen markieren, für die ein Bieter kein Angebot abgegeben hat, werden für diesen Bieter zwar die Einzelpreise je Position angezeigt, jedoch nicht der Gesamtpreis des Angebots. Preise der Angebote bewerten Nachdem Sie ggfs. die Positionen ausgewählt (siehe Seite 206) haben, die bei der Gesamtpreisberechnung berücksichtigt werden sollen, können Sie die Preise bewerten und entsprechende Bemerkungen hinterlegen. 1 Wählen Sie ein Projekt zur Bearbeitung aus. 2 Klicken Sie im Prozessschritt Bewertung auf den Arbeitsschritt Preisspiegel. Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 207

208 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Schritt 5: Bewertung bietet Ihnen diverse Möglichkeiten, die Anzeige der Registerkarte Preisspiegel nach Positionen gemäß Ihren Anforderungen zu verändern. Abb.: Anzeige im Arbeitsschritt Preisspiegel verändern Insbesondere können Sie sich die Einzelpositionen anzeigen lassen, wenn Sie in der Auswahlliste Preis-/Rabattansicht Preise bzw. Rabatte auswählen. Wenn Sie Preise (nur Gruppen) bzw. Rabatte (nur Gruppen) ausgewählt haben, werden Ihnen nur die Gesamtpreise einer Produktgruppe angezeigt. Wenn Sie zusätzlich die Option alle Eigenschaften anzeigen markiert werden Ihnen je Position die Eigenschaften angezeigt. haben, 3 Klicken Sie ggfs. auf der Registerkarte Preisspiegel nach Losen, um eine weitere Ansicht auf die Angebote zu erhalten. 4 Hinterlegen Sie ggfs. eine Bemerkung. 5 Klicken Sie auf den Menüpunkt Zurück. Preisspiegel Im Preisspiegel sehen Sie die Angebotspreise der einzelnen Bieter im Überblick. Die günstigsten Angebote sind grün eingefärbt. Auf der Registerkarte Preisspiegel nach Losen finden Sie die Auswertung des Kriterienkataloges, demzufolge eine Bewertung der Leistung. Abb.: Preisspiegel nach Losen Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 208

209 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Schritt 5: Bewertung In der Übersicht werden folgende Informationen angezeigt: Spalte Beschreibung Bewertung Gew. (L) Preis Gew. (P) Richtwertmethode Schwankung Rabatt in % Hier finden Sie die Bewertung der Leistung eines Bieters in Prozent, die sich aus der Bearbeitung des Arbeitsschritts Bewertung ergeben hat. Gewichtung (Leistung): Dieser Wert gibt an, in wie weit die Leistung in die Gesamtbewertung mit einfließt. Wäre das Entscheidungskriterium die Leistung würde hier also 100 % stehen, wäre es der Preis, dann stünde hier 0. Da für das untere Beispiel eine freie Verhältniswahl von 60:40 eingestellt wurde, steht hier also der Wert 40%. Die Spalte Preis zeigt eine prozentuale Staffelung der Angebotspreise an. Dabei hat das günstigste Angebot einen Wert von 100 %. Alle anderen Angebote werden in Relation dazu bewertet. ( Prozentzahl eines Bieters = Preis des jeweiligen Angebots / günstigstes Angebot). Gewichtung (Preis): Dieser Wert gibt an, in wie weit der Preis in die Gesamtbewertung mit einfließt. Wäre das Entscheidungskriterium die Leistung würde hier also 0 stehen, wäre es der Preis, dann stünde hier 100 %. Für unser Beispiel mit dem Verhältnis 60:40 steht hier also 60 %. Als nächstes sehen Sie einmal welche Richtwertmethode für die Berechnung verwendet wurde und darunter was für eine Gesamtbewertung die einzelnen Bieter demnach erhalten. Dieser Wert gibt den von Ihnen eingestellten Schwankungsbereich wieder. Angebote, die unterhalb dieses Bereiches liegen, sind zwar noch sichtbar, sollen aber keinen Zuschlag erhalten. Hier werden die eventuellen Preisnachlasse der Bieter aufgeführt. Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 209

210 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Schritt 5: Bewertung Spalte Gesamtpreis Beschreibung In der Spalte Gesamtpreis werden die Netto-/Brutto- Gesamtpreise der Bieter für die einzelnen Lose aufgelistet. Zusätzlich finden Sie darunter noch einen Prozentwert, der anzeigt wie viel der jeweilige Preis über dem günstigsten Angebot liegt. Sie können über den Menüpunkt Nettopreise anzeigen / Bruttopreise anzeigen (oben auf der horizontalen Menüleiste) zwischen den verschiedenen Ansichten wechseln. Nachdem die Arbeitsschritte Bewertung/Angebotsausschluss und Preisspiegel abgeschlossen sind, werden die Ergebnisse ausgewertet. Die Berechnung müssen Sie nicht selbst durchführen, da dies vom System automatisch durchgeführt wird. Staffelpreise bewerten Im Preisspiegel können - zusätzlich zu den bekannten Bewertungsmöglichkeiten - die einzelnen Staffeln miteinander verglichen werden. In die automatische Berechnung des Gesamtpreises einer Position bzw. des gesamten Angebots gehen lediglich die Staffeln ein, die Sie bei Erstellung der Vergabeunterlagen als relevant für die Preisberechnung markiert haben (siehe Kapitel Relevanz von Staffeln für die Preisberechnung auf Seite 84). Diese Staffeln sind die bei der Bewertung mit * gekennzeichnet. 1 Wählen Sie ein Projekt zur Bearbeitung aus. 2 Klicken Sie im Prozessschritt Bewertung auf den Arbeitsschritt Preisspiegel. 3 Wählen Sie Preise in der Auswahlliste Preis-/Rabattansicht. Je Position werden jetzt die Staffelpreise angezeigt. Staffeln, die mit * markiert sind, gehen mit der festgelegten Menge in die Berechnung des Gesamtpreises ein, Staffeln ohne * werden lediglich angezeigt. Abb.: Bewertung von Staffelpreisen mit bekannten Bestellmengen und Staffeln, die für die Preisberechnung relevant sind (markiert mit *) Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 210

211 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Schritt 5: Bewertung 1. Fall: alle Staffeln gehen in die Preisberechnung ein Falls alle Staffeln in die Preisberechnung eingehen, können Sie wie gewohnt mit der Bewertung fortfahren. 2. Fall: keine Staffeln geht in die Preisberechnung ein Falls keine Staffeln automatisch in die Berechnung eingehen, müssen Sie die Preisbewertung manuell vornehmen. Die manuelle Preisbewertung können Sie im Arbeitsschritt Fachl./Externe Bewertung dem Vergabeverfahren hinzufügen. 3. Fall: einzelne (führende) Staffeln gehen in die Preisberechnung ein Falls nicht alle Staffeln als relevant für die Preisberechnung markiert wurden, erfolgt die automatische Berechnung des Gesamtpreises lediglich mit den potentiellen Abnahmemengen und dem Staffelpreis der markierten Staffeln. Sollten Sie bei der Beurteilung dieser automatisch durchgeführten Bewertung feststellen, dass nicht markierte Staffeln für die Berechnung des Gesamtpreises berücksichtigt werden müssen, können Sie die Preisbewertung auch manuell vornehmen. Die manuelle Preisbewertung können Sie im Arbeitsschritt Fachl./Externe Bewertung dem Vergabeverfahren hinzufügen. Bemerkung hinterlegen Preise bewerten Sie, indem Sie eine entsprechende Bemerkung hinterlegen. 1 Klicken Sie dazu im Prozessschritt Bewertung auf den Arbeitsschritt Preisspiegel. 2 Klicken Sie ggfs. auf die Registerkarte Preisspiegel nach Positionen und Preisspiegel nach Losen. 3 Klicken Sie auf die Vermerk-Schaltfläche. 4 Tragen Sie auf der Seite Bemerkung hinzufügen/bearbeiten Ihre Bemerkung in das Feld Bemerkung ein. Klicken Sie auf den Menüpunkt Speichern. 5 Klicken Sie auf den Menüpunkt Zurück. Die Registerkarte Preisspiegel nach Losen wird angezeigt. Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 211

212 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Schritt 5: Bewertung Erstellen und Versenden der Aufklärungsprotokolle 1 Wählen Sie ein Projekt zur Bearbeitung aus. 2 Klicken Sie im Prozessschritt Bewertung auf den Arbeitsschritt Erstellung der Aufklärungsberichte. 3 Markieren Sie auf der Seite Aufklärungsprotokoll die Bieter, die ein Aufklärungsprotokoll erhalten sollen. 4 Wählen Sie in der Auswahlliste den Ansprechpartner für Ihr Projekt aus. 5 Wählen Sie in der Auswahlliste die Vorlage für das Aufklärungsprotokoll. 6 Klicken Sie auf den Menüpunkt Zurück. Die Projektliste wird angezeigt. 7 Klicken Sie auf den Arbeitsschritt Drucken/Versand der Aufklärungsprotokolle. Die Seite Drucken/Versenden der Aufklärungsprotokolle wird angezeigt. 8 Signieren Sie ggfs. Ihre Nachricht. 9 Klicken Sie auf den Menüpunkt Nachricht senden. Ihre Nachricht wird an die Empfänger gesendet. Sie erhalten einen Hinweis über das Ergebnis des Versendens. 10 Klicken Sie auf den Menüpunkt Zurück. Die Projektliste wird angezeigt. Berichte generieren stellt Ihnen ein sehr umfangreiches, flexibles und detailliertes Berichtswesen zur Verfügung. Dieses Berichtswesen ist unterteilt in: Projektübergreifende Berichte, zu denen Sie über den Menüpunkt Berichte in der Projektliste gelangen und Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 212

213 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Schritt 5: Bewertung Projektspezifische Berichte, die innerhalb eines Projekts über den Arbeitsschritt Berichte (im Prozessschritt Bewertung) oder über den Menüpunkt Berichte in der Projektübersicht aufgerufen werden. In jedem Bereich sind einige Auswertungsmöglichkeiten (Berichte) standardmäßig vordefiniert. Weitere Berichte können jederzeit - je Vergabestelle - ergänzt werden. Wenden Sie sich dazu an Ihren -Administrator. Allen Berichten gemeinsam ist, dass Sie: die angezeigten Daten über vordefinierte Filter einschränken können, die Ergebnisse ausdrucken oder für die weitere Bearbeitung z.b. nach Excel exportieren können und die Daten in akkumulierter und/oder graphischer Form angezeigt werden können. Wenn Sie die Berichte aufrufen, gelangen Sie zunächst auf die Reportliste, einer Übersicht aller zur Verfügung stehenden Berichte. Dort können Sie einen einzelnen Bericht auswählen, der Ihnen auf der Seite Reportanzeige angezeigt wird. Eine kurze Beschreibung des jeweiligen Berichts finden Sie oberhalb des Filters auf der Reportanzeige. Rechte und Voraussetzungen für projektspezifische Berichte Um projektspezifische Berichte (Arbeitsschritt Berichte innerhalb eines Vergabeverfahrens) einsehen bzw. ausführen zu können, müssen Sie über die Rechte Ausschreibung bearbeiten und Berichte auf Ausschreibungsebene ausführen verfügen. Projektspezifische Berichte ausführen 1 Wählen Sie ein Projekt zur Bearbeitung aus. 2 Klicken Sie auf der Projektübersicht im Prozessschritt Bewertung auf den Arbeitsschritt Berichte oder auf den Menüpunkt Berichte. 3 Klicken Sie auf der Reportliste auf den Bericht, den Sie einsehen möchten. 4 Wählen Sie auf der Seite Reportanzeige in den Filterfeldern die Einstellungen für Ihren Bericht. Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 213

214 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Schritt 6: Zuschlag 5 Klicken Sie auf Bericht anzeigen. Der Bericht und die Schaltflächen zur Veränderungen der Ansicht werden angezeigt. Bericht exportieren 1 Führen Sie einen Bericht aus. 2 Wählen Sie in der Auswahlliste Wählen Sie ein Format aus das Format aus, nach dem Sie den Bericht exportieren wollen. 3 Klicken Sie auf Exportieren. Der Bericht wird in das entsprechende Format exportiert. Schritt 6: Zuschlag Nach der Bewertung der Angebote wird der Zuschlag bzw. die Absagen erteilt. Dabei kann eine Leistung auch an mehrere Bieter vergeben werden. Hinweis: Wenn Sie nach der Angebotsöffnung eine Verhandlungsrunde oder eine Auktion als Verhandlungsrunde (siehe unter Nachfolgende Projektphasen) gestartet haben, steht der Arbeitsschritt in der Projektphase Ausschreibung nicht mehr zur Verfügung. Der Prozess der Zuschlagserteilung verteilt sich auf mehrere Arbeitsschritte. Mit den Zuschlagsschreiben werden die erfolgreichen Bieter über den erhaltenen Zuschlag informiert und erhalten weitere Informationen zur Leistungserfüllung. Die Bekanntmachung des Zuschlags erfolgt analog der Bekanntmachung. Alle Veröffentlichungsorgane bzw. Bieter werden gleichzeitig informiert. Mit den Absageschreiben (unter Berücksichtigung der gesetzlich vorgeschriebenen Fristen) werden die nicht berücksichtigten Bieter entsprechend informiert. Die Erstellung, der Druck und der Versand aller Schreiben läuft identisch. Zuerst wird das Schreiben erstellt und den betroffenen Bietern zugeordnet, dann wird es in einem separaten Arbeitsschritt innerhalb der Applikation versendet. Falls notwendig können Sie auch ein Druck-Template auswählen. Alle Vorlagen werden in der Hauptadministration vordefiniert. Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 214

215 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Schritt 6: Zuschlag Für die Zuschlagsentscheidung bzw. den Vergabevorschlag ist ebenfalls ein mehrstufiger Genehmigungsprozess abbildbar. Prozess der Zuschlagserteilung 1 Einkäufer merken Angebote bzw. Lose für den Zuschlag vor. 2 Einkäufer teilen die Zusage ggfs. auf mehrere Bieter auf. 3 Abhängig vom hinterlegten Genehmigungsprozess kann es notwendig sein, dass der Genehmiger den vorgemerkten Zuschlag genehmigt. 4 Genehmiger lehnen den vorgemerkten Zuschlag ab. 5 Einkäufer versenden ggfs. die Schreiben nach 101a GWB. 6 Einkäufer erteilen die Absagen. 7 Einkäufer erteilen den Zuschlag. Zuschlag vormerken Um den Arbeitsschritt Zuschlagserteilung zu bearbeiten, müssen Sie über die Rechte Ausschreibung bearbeiten sowie Zuschlag erteilen bzw. Zuschlag korrigieren verfügen. Darüber hinaus müssen Sie Projektverantwortlicher (d.h. Ersteller bzw. Eigentümer) des zu bearbeitenden Projekts sein oder Ihnen wurden im Arbeitsschritt Projektrechte bereits Schreibrechte für den entsprechenden Arbeitsschritt erteilt. Hinweis: Der Arbeitsschritt Zuschlagserteilung wird Ihnen erst nach Festlegung der Vergabeart im Arbeitsschritt Eigenschaften angezeigt. Er kann erst bearbeitet werden, wenn die auf der Projektübersicht in der Spalte Abhängigkeiten aufgeführten Arbeitsschritte auf den Status Fertig gesetzt wurden. Solange nicht alle Abhängigkeiten erfüllt sind, hat er den Status Noch nicht freigegeben. Durch die schriftliche Zuschlagserteilung kommt gem. VOL/A bzw. VOB/A ein Vertrag zustande. Die Vertragsunterlagen ergeben sich aus den Vergabeunterlagen. Achtung: Der Zuschlag muss vor Ablauf der Zuschlagsfrist beim Bieter eintreffen. Angebote bzw. Lose für den Zuschlag vormerken 1 Wählen Sie ein Projekt zur Bearbeitung aus. Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 215

216 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Schritt 6: Zuschlag 2 Klicken Sie im Prozessschritt Zuschlag auf den Arbeitsschritt Zuschlagserteilung. 3 Markieren Sie auf der Seite Angebote auswählen das Angebot bzw. die Lose, die den Zuschlag erhalten sollen. Hinweis: Sie können den Zuschlag für ein Los bzw. das gesamte Vergabeverfahren auch auf mehrere Bieter aufteilen. 4 Klicken Sie: auf den Menüpunkt Zuschlag vormerken, um den Genehmigungsprozess zu starten Die Seite Genehmiger auswählen wird angezeigt. Wählen Sie einen Genehmiger aus. auf den Menüpunkt Speichern, um die Auswahl nur zu speichern. Sie erhalten einen Hinweis über das Ergebnis des Speicherns. 5 Klicken Sie auf den Menüpunkt Zurück. Die Projektliste wird angezeigt. Zusagen auf mehrere Bieter aufteilen (Vergabesplitting) 1 Markieren Sie in Schritt 3 der Zuschlagsvormerkung alle Bieter, die einen Teilzuschlag für ein Los bzw. das gesamte Vergabeverfahren erhalten sollen. 2 Nach Schritt 4 der Zuschlagsvormerkung wird die Registerkarte Mengen zuschlagen angezeigt. 3 Tragen Sie die Menge, für die der jeweilige Bieter zur entsprechenden Position den Zuschlag erhält, in das Feld Zugeschlagene Menge ein. 4 Fahren Sie mit Schritt 4 der Zuschlagsvormerkung fort. Schreiben nach 101a GWB erstellen Um die Arbeitsschritte Erstellung Schreiben nach 101a GWB und Drucken/Versand Schreiben nach 101a GWB zu bearbeiten, müssen Sie über das Recht Ausschreibung bearbeiten verfügen. Darüber hinaus müssen Sie Projektverantwortlicher (d.h. Ersteller bzw. Eigentümer) des zu bearbeitenden Projekts Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 216

217 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Schritt 6: Zuschlag sein oder Ihnen wurden im Arbeitsschritt Projektrechte bereits Schreibrechte für den entsprechenden Arbeitsschritt erteilt. Hinweis: Die Arbeitsschritte Erstellung bzw. Drucken/Versand Schreiben nach 101a GWB werden Ihnen erst nach Festlegung der Vergabeart im Arbeitsschritt Eigenschaften angezeigt. Sie können erst bearbeitet werden, wenn die auf der Projektübersicht in der Spalte Abhängigkeiten aufgeführten Arbeitsschritte auf den Status Fertig gesetzt wurden. Solange nicht alle Abhängigkeiten erfüllt sind, haben sie den Status Noch nicht freigegeben. Schreiben nach 101a GWB müssen nur bei europaweiten Vergabeverfahren erstellt werden. Bei allen EU-weiten Vergabeverfahren müssen die nicht berücksichtigten Bieter nach 101a GWB über den Grund Ihrer Nichtberücksichtigung informiert werden. In diesem Schreiben muss auch der Bieter angegeben werden, der das Vergabeverfahren gewonnen hat. Die Information muss mindestens 14 Tage vor Zuschlagserteilung erfolgen. Bei nationalen Vergabeverfahren werden Bieter darüber nur nach einem entsprechenden Antrag und nach Zuschlagserteilung informiert. Schreiben nach 101a GWB erstellen: 1 Wählen Sie ein Projekt zur Bearbeitung aus. 2 Klicken Sie im Prozessschritt Zuschlag auf den Arbeitsschritt Erstellung Schreiben nach 101a GWB. 3 Markieren Sie auf der Seite Erstellung Schreiben nach 101a GWB die Bieter, die eine Absage erhalten sollen. 4 Wählen Sie in der Auswahlliste den Ansprechpartner für Ihr Projekt aus. 5 Wählen Sie in der Auswahlliste die Vorlage für das Absageschreiben. 6 Klicken Sie auf den Menüpunkt Zurück. Die Projektliste wird angezeigt. 7 Klicken Sie auf den Arbeitsschritt Drucken/Versand Schreiben nach 101a GWB. 8 Signieren Sie ggfs. Ihre Nachricht. Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 217

218 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Schritt 6: Zuschlag 9 Klicken Sie auf den Menüpunkt Nachricht senden. Ihre Nachricht wird an die Empfänger gesendet. Sie erhalten einen Hinweis über das Ergebnis des Versendens. 10 Klicken Sie auf den Menüpunkt Zurück. Die Projektliste wird angezeigt. Absage erteilen Um die Arbeitsschritte Erstellung der Absageschreiben bzw. Drucken/Versand der Absageschreiben zu bearbeiten, müssen Sie über die Rechte Ausschreibung bearbeiten sowie Absage erstellen bzw. Absage versenden verfügen. Darüber hinaus müssen Sie Projektverantwortlicher (d.h. Ersteller bzw. Eigentümer) des zu bearbeitenden Projekts sein oder Ihnen wurden im Arbeitsschritt Projektrechte bereits Schreibrechte für den entsprechenden Arbeitsschritt erteilt. Hinweis: Die Arbeitsschritte Erstellung der Absageschreiben bzw. Drucken/Versand der Absageschreiben werden Ihnen erst nach Festlegung der Vergabeart im Arbeitsschritt Eigenschaften angezeigt. Sie können erst bearbeitet werden, wenn die auf der Projektübersicht in der Spalte Abhängigkeiten aufgeführten Arbeitsschritte auf den Status Fertig gesetzt wurden. Solange nicht alle Abhängigkeiten erfüllt sind, haben sie den Status Noch nicht freigegeben. Bevor Bieter bzw. Bewerber über die Zusage informiert werden, müssen abgelehnte Bieter über die Gründe für ihre Ablehnung informiert werden. Die entsprechenden rechtlichen Anforderungen entnehmen Sie den Vergabe- und Vertragsordnungen VOL/A bzw. VOB/A. Bieter, die ein ordnungsgemäßes Angebot abgegeben haben, müssen darüber hinaus über die Vorteile des erfolgreichen Angebots und den Bieternamen informiert werden. Die Informationspflicht geht über 13 VgV hinaus. Hinweis: Bieter, die für mindestens ein Los eine Zusage erhalten, müssen dennoch über die abgelehnten Lose in Form einer Teilabsage informiert werden. Absagen erteilen: 1 Wählen Sie ein Projekt zur Bearbeitung aus. Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 218

219 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Schritt 6: Zuschlag 2 Klicken Sie im Prozessschritt Zuschlag auf den Arbeitsschritt Erstellung der Absageschreiben. 3 Markieren Sie auf der Seite Absageschreiben die Bieter, die eine Absage erhalten sollen. 4 Wählen Sie in der Auswahlliste den Ansprechpartner für Ihr Projekt aus. 5 Wählen Sie in der Auswahlliste die Vorlage für das Absageschreiben. 6 Klicken Sie auf den Menüpunkt Zurück. Die Projektliste wird angezeigt. 7 Klicken Sie auf den Arbeitsschritt Drucken/Versand der Absageschreiben. 8 Signieren Sie ggfs. Ihre Nachricht. 9 Klicken Sie auf den Menüpunkt Nachricht senden. Ihre Nachricht wird an die Empfänger gesendet. Sie erhalten einen Hinweis über das Ergebnis des Versendens. 10 Klicken Sie auf den Menüpunkt Zurück. Die Projektliste wird angezeigt. Zuschlag erteilen Um die Arbeitsschritte Erstellung Zuschlagsschreiben bzw. Drucken/Versand der Zuschlagsschreiben zu bearbeiten, müssen Sie über die Rechte Ausschreibung bearbeiten sowie Zusage erstellen bzw. Zusage versenden verfügen. Darüber hinaus müssen Sie Projektverantwortlicher (d.h. Ersteller bzw. Eigentümer) des zu bearbeitenden Projekts sein oder Ihnen wurden im Arbeitsschritt Projektrechte bereits Schreibrechte für den entsprechenden Arbeitsschritt erteilt. Um den Zuschlag zu erteilen, müssen Genehmiger außerdem über das Recht Zuschlag erteilen verfügen. Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 219

220 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Schritt 6: Zuschlag Hinweis: Die Arbeitsschritte Erstellung der Zuschlagsschreiben bzw. Drucken/Versand der Zuschlagsschreiben werden Ihnen erst nach Festlegung der Vergabeart im Arbeitsschritt Eigenschaften angezeigt. Sie können erst bearbeitet werden, wenn die auf der Projektübersicht in der Spalte Abhängigkeiten aufgeführten Arbeitsschritte auf den Status Fertig gesetzt wurden. Solange nicht alle Abhängigkeiten erfüllt sind, haben sie den Status Noch nicht freigegeben. Durch die schriftliche Zuschlagserteilung kommt gem. VOL/A bzw. VOB/A ein Vertrag zustande. Die Vertragsunterlagen ergeben sich aus den Vergabeunterlagen. Bestandteil des Zuschlagschreibens sind alle, der Vergabestelle bereits bekannten Informationen. Der Sachbearbeiter kann das Zuschlagschreiben mit eigenem Text erweitern bzw. den vorhandenen Text über komfortable Editoren bearbeiten. Mit Versenden des Zuschlagsschreibens erfolgt die Bekanntmachung über den vergebenen Auftrag gemäß den gesetzlichen Anforderungen an die Veröffentlichungsorgane. Damit ist eine vollständige Bekanntmachung für die EU abgeschlossen. Sie begann mit dem Erstellen der Vorinformation und endet jetzt mit der Bekanntgabe des vergeben Auftrags. Achtung: Der Zuschlag muss vor Ablauf der Zuschlagsfrist beim Bieter eintreffen. Zuschlag erteilen: 1 Wählen Sie ein Projekt zur Bearbeitung aus. 2 Klicken Sie im Prozessschritt Zuschlag auf den Arbeitsschritt Erstellung der Zuschlagsschreiben. 3 Markieren Sie auf der Seite Erstellung der Zuschlagsschreiben die Bieter, die eine Zusage erhalten sollen. 4 Wählen Sie in der Auswahlliste den Ansprechpartner für Ihr Projekt aus. 5 Wählen Sie in der Auswahlliste die Vorlage für das Zuschlagsschreiben. 6 Klicken Sie auf den Menüpunkt Zurück. Die Projektliste wird angezeigt. 7 Klicken Sie auf den Arbeitsschritt Drucken/Versand der Zuschlagsschreiben. Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 220

221 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Schritt 6: Zuschlag 8 Signieren Sie ggfs. Ihre Nachricht. 9 Klicken Sie auf den Menüpunkt Nachricht senden. Ihre Nachricht wird an die Empfänger gesendet. Sie erhalten einen Hinweis über das Ergebnis des Versendens. 10 Klicken Sie auf den Menüpunkt Zurück. Die Projektliste wird angezeigt. Vergabezuschlag ins ERP übertragen Um einen Vergabezuschlag an das ERP-System zu übertragen, müssen Sie über die Rechte Ausschreibung bearbeiten und Ausschreibung an SAP-System übertragen verfügen. Darüber hinaus müssen Sie Projektverantwortlicher (d.h. Ersteller bzw. Eigentümer) des zu bearbeitenden Projekts sein oder Ihnen wurden im Arbeitsschritt Projektrechte bereits Schreibrechte für den entsprechenden Arbeitsschritt erteilt. 1 Wählen Sie ein Projekt zur Bearbeitung aus. 2 Klicken Sie im Prozessschritt Zuschlag auf den Arbeitsschritt SAP Übertragung mit SAP Vorgängerbeleg. 3 Tragen Sie die erforderlichen Informationen ein. Um eine Beschreibung der Felder und Menüpunkte zu erhalten, klicken Sie auf den Menüpunkt Hilfe. 4 Klicken Sie auf den Menüpunkt Projekt an SAP übertragen. Die Zuschlagsdaten werden an das ERP-System übertragen. 5 Klicken Sie auf den Menüpunkt Zurück. Die Projektübersicht des Projekts wird angezeigt. Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 221

222 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Vorausgehende Projektphasen Im Folgenden werden die Phasen und Vorgänge beschrieben, die bei bestimmten Vergabearten der Hauptphase Ausschreibung vorangestellt sind, wie zum Beispiel ein Teilnahmewettbewerb oder ein Wettbewerblicher Dialog. Vorinformation versenden Vorinformationen sind unverbindliche Ankündigungen beabsichtigter Vergabeverfahren. Vorinformationen sollen nach dem Gesetz zu Beginn eines Haushaltsjahres für alle in den nächsten zwölf Monaten geplanten Aufträge mit einem Auftragsvolumen von mehr als EUR erfolgen. In den Vergabeverfahren, die später tatsächlich umgesetzt werden, können die in der VOL/A bzw. VOB/A festgelegten Fristen verkürzt werden. Damit Vorinformationen versendet werden können, muss über die Administration ein Veröffentlichungsorgan dafür ausgewählt werden. Dazu muss die Auswahlliste Vorinformation bei diesem Veröffentlichungsorgan auf EU gesetzt sein. Achtung: Die Vorinformation kann nur an ein Veröffentlichungsorgan gesendet werden, daher darf die Auswahlliste Vorinformation nur bei einem Veröffentlichungsorgan auf EU gesetzt sein. Beim Versenden der Vorinformation erstellt den Dateiname des XML-Files automatisch. Dazu muss eine entsprechende Kennzeichnung der Vergabestelle in der Konfigurations-Tabelle (Key SystemIdentifier) festgelegt sein. Diese Kennzeichnung muss dem Veröffentlichungsorgan im Vorfeld gemeldet werden. Eine bereits versendete Vorinformation wird im Archiv gespeichert. Achtung: Vorinformationen werden nur für Projektgruppen erstellt, bearbeitet und versendet. Zum Versenden von Vorinformationen gehen Sie zunächst so vor, als würden Sie eine Projektgruppe bearbeiten: Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 222

223 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Vorinformation versenden 1 Klicken Sie in der Projektliste links in der Baumstruktur auf den betreffenden Projektordner und dann auf den Menüpunkt Bearbeiten > Bearbeiten. Abb.: Projektgruppe zur Bearbeitung öffnen um Vorinformation zu versenden 2 Klicken Sie auf die Registerkarte Vorinformation. Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 223

224 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Teilnahmewettbewerb Auf der Seite werden alle Daten erfasst, die für eine Vorinformation nach EU-Recht benötigt werden. Nähere Informationen finden Sie auf Abb.: eine Vorinformation bearbeiten und versenden 3 Klicken Sie auf nach Fertigstellung des Formulars auf den Menüpunkt Vorinformation versenden. Die Vorinformation wird an das hinterlegte Veröffentlichungsorgan versendet. Die versendete Vorinformation wird anschließend archiviert und kann auf der Registerkarte Vorinformationen - Archiv eingesehen werden. 4 Klicken Sie auf den Menüpunkt Zurück um die Bearbeitung der Projektgruppe zu beenden. Teilnahmewettbewerb Über einen Teilnahmewettbewerb (eine Eignungsprüfung) sollen die für das eigentliche Vergabeverfahren am besten geeigneten Unternehmen gefunden werden. Nach einem öffentlichen Teilnahmewettbewerb werden in der Regel 5-8 Bewerber in das Vergabeverfahren übernommen. Die Anzahl der endgültigen Bieter wird im Teilnahmewettbewerb veröffentlicht. Die Mindestteilnehmerzahl für beschränkte Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 224

225 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Teilnahmewettbewerb Vergabeverfahren sind in 3 bzw. 3a VOL/A bzw. VOB/A festgelegt. Das ausschreibende Unternehmen darf für die Auswahl keine Rangliste der Bieter erstellen. Ein Teilnahmewettbewerb ist immer dann vorzuschalten, wenn die nach 3 VOL/A bzw. VOB/A sinnvoll ist, insbesondere, wenn der Einkäufer nicht über eine ausreichende Marktkenntnis verfügt. Da die Bieter bereits über den Inhalt des Verfahrens informiert sind, können die gesetzlich festgeschriebenen Fristen beim Vergabeverfahren verkürzt werden. Teilnahmewettbewerb in Bei folgenden Vergabearten wird der Phase Ausschreibung ein Teilnahmewettbewerb vorangestellt: Beschränkte Ausschreibung mit öffentlichem Teilnahmewettbewerb Nichtoffenes Verfahren (EU) Freihändige Vergabe mit Teilnahmewettbewerb Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb Wettbewerblicher Dialog Bei diesen Vergabearten dürfen nur die Bieter ein Angebot abgeben bzw. am Dialog teilnehmen, die der Auftraggeber hierzu auffordert. Besonderheiten im Prozess Der Prozess verläuft wie eine reguläre öffentliche Ausschreibung (siehe Seite 58) mit dem Unterschied, dass am Ende keine Zusage erteilt wird, sondern die geeigneten Bewerber zur Ausschreibung eingeladen werden. Die Übernahme der Bewerber in die Projektphase Ausschreibung wird im Folgenden beschrieben. Bewerber übernehmen Um die Arbeitsschritte Bewerber festlegen bzw. Bewerber übernehmen zu bearbeiten, müssen Sie über das Recht Ausschreibung bearbeiten verfügen. Darüber hinaus müssen Sie Projektverantwortlicher (d.h. Ersteller bzw. Eigentümer) des zu bearbeitenden Projekts sein oder Ihnen wurden im Arbeitsschritt Projektrechte bereits Schreibrechte für den entsprechenden Arbeitsschritt erteilt. Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 225

226 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Teilnahmewettbewerb Hinweis: Die Arbeitsschritte Bewerber festlegen und Bewerber übernehmen werden Ihnen erst nach Festlegung der Vergabeart im Arbeitsschritt Eigenschaften angezeigt. Sie können erst bearbeitet werden, wenn die auf der Projektübersicht in der Spalte Abhängigkeiten aufgeführten Arbeitsschritte auf den Status Fertig gesetzt wurden. Solange nicht alle Abhängigkeiten erfüllt sind, haben sie den Status Noch nicht freigegeben. Bei Vergabeverfahren mit Teilnahmewettbewerb erfolgt die Eignungsprüfung der Bewerber im Teilnahmewettbewerb. Ergebnis eines Teilnahmewettbewerbs ist somit eine Liste von Bewerbern, die für das eigentliche Vergabeverfahren geeignet sind. Diese Liste von Bewerbern wird vom Teilnahmewettbewerb in das Vergabeverfahren übernommen. Bewerberkreis festlegen: 1 Bewerber für das Vergabeverfahren festlegen 2 Absagen erteilen 3 Bewerber in das Vergabeverfahren übernehmen Bewerber für das Vergabeverfahren festlegen 1 Wählen Sie ein Projekt zur Bearbeitung aus. 2 Klicken Sie im Prozessschritt Bewerberauswahl auf den Arbeitsschritt Bewerber festlegen. 3 Markieren Sie auf der Seite Bewerberkreis festlegen die Bewerber, die in das Vergabeverfahren übernommen werden sollen. Klicken Sie auf den Menüpunkt Speichern. Die ausgewählten Bewerber sind für die Übernahme in das Vergabeverfahren markiert. 4 Klicken Sie auf den Menüpunkt Zurück. Die Projektliste wird angezeigt. Bewerber in das Vergabeverfahren übernehmen 1 Legen Sie die Bewerber fest, die in das Vergabeverfahren übernommen werden sollen. Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 226

227 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Wettbewerblicher Dialog 2 Klicken Sie im Prozessschritt Zuschlag auf den Arbeitsschritt Bewerber übernehmen. Die Bewerber, die im Arbeitsschritt Bewerber festlegen markiert wurden, werden auf der Seite Bewerber übernehmen in der Tabelle angezeigt. 3 Klicken Sie auf den Menüpunkt Bewerber übernehmen. Sie erhalten einen Hinweis über das Ergebnis des Übernehmens. Die Bewerber werden in das zugehörige Vergabeverfahren übernommen und entsprechend informiert. Der Arbeitsschritt und der Teilnahmewettbewerb erhalten den Status Abgeschlossen. 4 Klicken Sie auf den Menüpunkt Zurück. Die Projektliste wird angezeigt. Wettbewerblicher Dialog Der Wettbewerbliche Dialog ist eine Vergabeart, die in für die Vergabe- und Vertragsordnungen VOL und VOB angeboten wird. Das Vergabeverfahren besteht aus drei Phasen: 1 Teilnahmewettbewerb 2 Wettbewerblicher Dialog Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 227

228 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Wettbewerblicher Dialog 3 Ausschreibung Abb.: Phasen der Vergabeart Wettbewerblicher Dialog In der Projektphase Teilnahmewettbewerb wird eine unbeschränkte Anzahl von Unternehmen öffentlich dazu aufgefordert Teilnahmeanträge zu stellen. Auf die Auswahl geeigneter Bewerber folgt die Phase Wettbewerblicher Dialog. Ziel dieses Dialogs ist es, projektspezifische Probleme mit Hilfe der Fachkenntnis der Bewerberfirmen zu beseitigen bzw. die Bedürfnisse und Anforderungen des Auftraggebers mit den Möglichkeiten der Unternehmen abzustimmen. Nach Erarbeitung einer oder mehrerer Lösungen werden dann in der Projektphase Ausschreibung die Bewerber zur Angebotsabgabe aufgefordert. Besonderheiten Das Besondere an diesem Verfahren ist, dass die Vergabestelle bereits vor der eigentlichen Ausschreibung mit den Bewerbern eventuelle Leistungen bzw. Lösungen bespricht. Dies ist erforderlich, wenn es sich um besonders komplexe Leistungsverzeichnisse handelt oder Leistungen ausgeschrieben werden sollen, die ein sehr spezielles Know-How voraussetzen. Beispiel Ein Fußballverein möchte ein neues Stadion bauen und demnächst dieses Bauvorhaben ausschreiben. Da es sich dabei um ein komplexes Projekt handelt, wählt er das Vergabeverfahren Wettbewerblicher Dialog. Die Bieter können dabei ihre Entwürfe an Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 228

229 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Wettbewerblicher Dialog die Bedürfnisse des Vereins anpassen. Die Bieter mit den besten Lösungsvorschlägen werden letztendlich zur Ausschreibung eingeladen. Auch bei anderen städtebaulichen Großprojekten ist diese Vergabeart von großem Nutzen. Möglichkeiten der Dialogdurchführung Im Arbeitsschritt Dialog - Erstellen der Unterlagen können Sie sich entscheiden, ob sie den Dialog in mehreren Runden oder innerhalb einer Runde abwickeln wollen. Abwicklung des Dialogs in mehreren Dialogrunden Wenn Sie den Dialog in mehreren Dialogrunden abwickeln, werden die Unterlagen, die Sie im Arbeitsschritt Dialog - Erstellen der Unterlagen hochladen, erst in der darauffolgenden Runde den Bewerbern zur Verfügung gestellt. Zu jeder Runde laden Sie die Bewerber erneut ein und senden an diejenigen, deren Angebote Ihnen nicht zusagen, eine Absage, so dass diese von der nächsten Runde ausgeschlossen sind. Auf diese Weise durchlaufen Sie so viele Dialogrunden wie nötig, bis Sie die Projektphase Ausschreibung einleiten möchten. Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 229

230 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Wettbewerblicher Dialog Abwicklung des Dialogs in einer Dialogrunde Wenn Sie den Dialog in nur einer Dialogrunde abwickeln möchten, haben Sie ab der zweiten Dialogrunde, die auf die Vorbereitungsphase folgt, die Möglichkeit, in der Registerkarte Dateien unmittelbar bereitstellen den Einladungsprozess zu umgehen und den Bewerbern die Unterlagen direkt zur Verfügung zu stellen. Ebenso können Sie die Antworten der Bewerber in derselben Runde einsehen und auswerten. Die dafür vorgesehenen Arbeitsschritte durchlaufen Sie so oft wie nötig, bis Sie das gewünschte Ergebnis erzielt haben und mit den Bewerbern das Hauptverfahren starten möchten. Abb.: Mögliche Alternativen im Dialogprozess Ein Projekt zum Wettbewerblichen Dialog führen Wenn Sie Ihrer Ausschreibung einen wettbewerblichen Dialog voranstellen wollen, müssen Sie folgende Vorbereitungen treffen: 1 Wählen Sie beim Anlegen Ihres Projekts in den Projekteigenschaften die Vergabeart Wettbewerblicher Dialog. Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 230

231 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Wettbewerblicher Dialog In der Übersicht Ihres Projekts werden die Phasen Teilnahmewettbewerb und Wettbewerblicher Dialog angezeigt. 2 Führen Sie den Teilnahmewettbewerb durch, um geeignete Bieter für den weiterführenden Dialog zu finden. Weiterführende Informationen zum Teilnahmewettbewerb finden Sie im Handbuch für Vergabestellen im Kapitel Teilnahmewettbewerb. Im Arbeitsschritt Bewerber festlegen wählen Sie die Bieter aus, mit denen Sie den wettbewerblichen Dialog führen möchten. Nachdem Sie die Absageschreiben an die restlichen Bewerber versandt und den Arbeitsschritt Bewerber übernehmen abgeschlossen haben, können Sie den Dialog starten. Die ausgewählten Bewerber werden automatisch in den Dialog übernommen. Rechte und Voraussetzungen für die Durchführung eines Wettbewerblichen Dialogs Sie benötigen keine besonderen Rechte und Voraussetzungen, um ein Vergabeverfahren mit der Vergabeart Wettbewerblicher Dialog durchzuführen. Einleitende Dialogrunde In dieser Runde erstellen Sie die grundlegenden Informationen, auf deren Basis die Bewerber ihre Vorschläge machen und bereiten das Leistungsverzeichnis für den Dialog vor. Das Leistungsverzeichnis wird im jeweiligen Bearbeitungsstand von Runde zu Runde übertragen und kann dabei nach und nach erweitert werden. Außerdem laden Sie die Bewerber, die aus dem Teilnahmewettbewerb hervorgegangen sind, zu dem Dialog ein. Abb.: Einleitende Dialogrunde Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 231

232 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Wettbewerblicher Dialog Die erste Dialogrunde ist im Grunde eine Vorbereitungsrunde, an der die Bewerber noch nicht teilnehmen. Die Bewerber nehmen erst ab der zweiten Dialogrunde am Dialog teil. Unterlagen und Leistungsverzeichnis vorbereiten Dateien, die Sie den Bietern in der Dialogrunde zur Verfügung stellen wollen, können Sie im Arbeitsschritt Erstellen der Unterlagen hochladen. 1 Klicken Sie im Prozessschritt Dialogphase auf den Arbeitsschritt Erstellen der Unterlagen. 2 Klicken Sie auf der Seite Dateien der nächsten Dialogrunde bereitstellen auf die Schaltfläche Durchsuchen. 3 Wählen Sie im Fenster Datei auswählen die Datei aus, die Sie als Anlage hochladen möchten, und klicken Sie auf die Schaltfläche Öffnen. Der Dateiname wird im Feld Neue Anlage angezeigt. Außerdem wird eine neue Zeile angezeigt, sodass Sie mehrere Anlagen gleichzeitig hochladen können. Die Anlagen werden jeweils mit Ihrem Datei-Namen in der Anwendung angezeigt. 4 Klicken Sie auf die Schaltfläche Hochladen. Hinweis: Erst mit dem Hochladen wird die Anlage gespeichert. 5 Klicken Sie auf den Menüpunkt zum nächsten Arbeitsschritt, um zum nächsten Arbeitsschritt zu gelangen. Die Bearbeitung des Arbeitsschritts Vorbereitung LV für die Ausschreibung ist fakultativ und kann auch erst in der Ausschreibung erfolgen. Wie Sie ein Leistungsverzeichnis erstellen, erfahren Sie im Leitfaden Leistungsverzeichnis. Das Leistungsverzeichnis wird automatisch in jede weitere Dialogrunde übernommen und Sie können es in jeder Runde erneut anpassen. Beim Abschluß des Dialogs wird es in die Ausschreibung übernommen und kann dort weiterhin bearbeitet oder direkt auf den Status Fertig gesetzt werden. Bewerber zum Dialog einladen 1 Klicken Sie im Prozessschritt Auswahl Bewerber auf den Arbeitsschritt Erstellen der Informationen zum nächsten Dialog. Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 232

233 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Wettbewerblicher Dialog 2 Erstellen Sie im Textfeld eine Einladung zur nächsten Dialogrunde. Das Schreiben und Formatieren von Texten in erfolgt analog zur Erfassung in Microsoft Word. Sie erhalten zu den einzelnen Schaltflächen eine kurze Erklärung, indem Sie auf oder F1 klicken. Tipp: Die Einladung kann durch die Verwendung von Platzhaltern als Serienbrief verfasst werden. 3 Klicken Sie auf den Menüpunkt Speichern. 4 Klicken Sie auf den Menüpunkt zum nächsten Arbeitsschritt, um zum nächsten Arbeitsschritt zu gelangen. 5 Wählen Sie auf der Seite Bewerber zuordnen die Bieter aus, denen Sie eine Einladung zur nächsten Dialogrunde senden möchten. 6 Wählen Sie in der Auswahlliste den zuständigen Ansprechpartner der Bieterfirma aus. 7 Klicken Sie auf den Menüpunkt Nachricht senden. Die Einladung zum Dialog wird per an die jeweiligen Ansprechpartner versandt. Die nächste Dialogrunde einleiten Nachdem Sie die Einladungsschreiben versandt haben, können Sie die einleitende Dialogrunde abschließen und mit der nächsten Runde den eigentlichen Dialog beginnen einleiten. Klicken Sie im Arbeitsschritt Versenden der Einladung zum nächsten Dialog auf den Menüpunkt Dialogrunde abschließen > Nächste Dialogrunde einleiten. Abb.: Menüpunkt Nächste Dialogrunde einleiten In der Projektübersicht wird eine weitere Dialogrunde angezeigt. Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 233

234 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Wettbewerblicher Dialog Weitere Dialogrunden In der nächsten Dialogrunde werten Sie die Vorschläge der Bewerber aus, beantworten gegebenenfalls Fragen im Fragen- und Antwortenforum und entscheiden welche Bewerber Sie in die nächste Dialogrunde einladen möchten. Die zweite sowie alle weiteren Dialogrunden beinhalten zusätzlich zu den Arbeitsschritten der ersten Runde weitere Arbeitsschritte zum Auswerten der Vorschläge, zur Bewerberauswahl und zum Erstellen und Versenden der Absageschreiben. Vorschläge auswerten Im Arbeitsschritt Dialog - Auswerten der Vorschläge können Sie sich die von den Bewerbern hochgeladenen Dateien ansehen. 1 Klicken Sie im Prozessschritt Dialogphase auf den Arbeitsschritt Dialog - Auswerten der Vorschläge. 2 Öffnen Sie auf der Seite Auswerten der Dialogantworten die Anlagen der Bewerber, indem Sie jeweils auf das Dateisymbol in der Spalte Anlagen klicken. Arbeitsschritt Dialog - Erstellen der Unterlagen Im Arbeitsschritt Erstellen der Unterlagen können Sie in der Registerkarte Dateien der nächsten Dialogrunde bereitstellen - genau wie in der einleitenden Dialogrunde - auch in allen weiteren Runden jeweils die Unterlagen für die Bewerber hochladen. Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 234

235 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Wettbewerblicher Dialog Ab der zweiten Dialogrunde können Sie zudem in der Registerkarte Dateien unmittelbar bereitstellen den Bewerbern Ihre Unterlagen unmittelbar zur Verfügung stellen. So haben Sie die Möglichkeit, den Dialog innerhalb derselben Runde fortzuführen und abzuschließen. Abb.: Mögliche Alternativen im Dialogprozess Klicken Sie im Prozessschritt Dialogphase auf den Arbeitsschritt Erstellen der Unterlagen. Wenn Sie den Dialog in mehreren Runden bis zu seinem Abschluss führen möchten, klicken Sie auf die Registerkarte Dateien der nächsten Dialogrunde bereitstellen. Wenn Sie den Dialog innerhalb einer Runde führen und abschließen möchten, klicken Sie auf die Registerkarte Dateien unmittelbar bereitstellen. Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 235

236 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Wettbewerblicher Dialog Dateien der nächsten Dialogrunde bereitstellen In der Registerkarte Dateien der nächsten Dialogrunde bereitstellen laden Sie die Dokumente hoch, die Sie den Bietern in der nächsten Dialogrunde zur Verfügung stellen möchten. Abb.: Registerkarte Dateien der nächsten Dialogrunde bereitstellen Die in der aktuellen Runde hochgeladenen Dateien werden in einer Liste unterhalb des Ladefensters angezeigt. Sie werden den Bewerbern erst in der nächsten Dialogrunde zur Verfügung gestellt, nachdem Sie diese eingeleitet und die entsprechenden Bewerber dazu eingeladen haben. In der Angebotsübersicht des Bewerbers wird jede Dialogrunde als neues unbearbeitetes Angebot mit identischer Ausschreibungsnummer und neuer Angebotsnummer angezeigt. Sie können unendlich viele Dialogrunden durchlaufen bis Sie das gewünschte Ergebnis erreicht haben. Abb.: Ein Wettbewerblicher Dialog in der dritten Runde Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 236

237 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Wettbewerblicher Dialog Unterlagen unmittelbar bereitstellen In der Registerkarte Dateien unmittelbar bereitstellen werden in einer Liste sowohl die zuvor bereits hochgeladenen Dokumente als auch alle weiteren Dateien angezeigt, die sie in dieser Registerkarte hinzufügen. Abb.: Registerkarte Dateien unmittelbar bereitstellen Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 237

238 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Wettbewerblicher Dialog Die Bieter können im Angebotsassistenten im selben Projekt direkt auf die von Ihnen hochgeladenen Dokumente zugreifen und, nachdem sie für diese eine Lesebestätigung abgegeben haben, auch selbst Dokumente hochladen. Diese können Sie wiederum direkt im Arbeitsschritt Auswerten der Vorschläge einsehen. Das bedeutet, dass Sie die Arbeitsschritte des Prozessschritts Dialogphase so oft durchlaufen bis die Bewerber geeignete Lösungsvorschläge für Ihr Projekt erarbeitet haben und Sie den Dialog innerhalb nur einer Runde abschließen können. Abb.: Prozessschritt Dialogphase Bewerber auswählen Im Arbeitsschritt Auswahl Bewerber wählen Sie diejenigen Bieter aus, mit denen Sie in die nächste Dialogrunde treten möchten. Wenn Sie keine weiteren Informationen mehr benötigen, können Sie nun auch diejenigen Bewerber wählen, mit denen Sie in der Projektphase Ausschreibung das Hauptverfahren durchführen möchten. 1 Klicken Sie im Prozessschritt Auswahl Bewerber auf den Arbeitsschritt Auswahl Bewerber. 2 Markieren Sie auf der Seite Bewerber zuordnen die Bieter, denen Sie eine Einladung zur nächsten Dialogrunde oder zur Ausschreibung senden möchten. Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 238

239 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Wettbewerblicher Dialog 3 Wählen Sie in der Auswahlliste den zuständigen Ansprechpartner der Bieterfirma aus. 4 Klicken Sie auf den Menüpunkt Speichern. Bevor Sie die Zuschlagsschreiben an die ausgewählten Bieter versenden können, müssen Sie zunächst den Arbeitsschritte Erstellung der Absageschreiben und Drucken/Versand der Absageschreiben abschließen. Erstellen und Versenden der Absage- und Zuschlagsschreiben 1 Klicken Sie im Prozessschritt Auswahl Bewerber auf den Arbeitsschritt Erstellung der Absageschreiben. 2 Markieren Sie die Bieter, denen Sie ein Absageschreiben zusenden möchten. 3 Wählen Sie in der Auswahlliste den zuständigen Ansprechpartner der Bieterfirma aus. 4 Wählen Sie in der Auswahlliste die Vorlage für das Schreiben aus. Vorlagen werden durch den -Administrator eingestellt. 5 Passen Sie gegebenenfalls über das Symbol Bearbeiten die Anschreiben individuell an den jeweiligen Bieter an. 6 Klicken Sie auf den Menüpunkt Speichern. 7 Klicken Sie auf den Menüpunkt Zurück. 8 Setzen Sie den Status des Arbeitsschritts Erstellung der Absageschreiben auf Fertig, indem Sie auf das Status-Symbol neben dem Namen des Arbeitsschritts klicken. 9 Klicken Sie auf den Arbeitsschritt Drucken/Versand der Absageschreiben. 10 Klicken Sie auf den Menüpunkt Nachricht senden. Die Absageschreiben werden per an die jeweiligen Bieter verschickt. Erstellen und Versenden Sie nun die Einladung bzw. das Zuschlagsschreiben analog zur ersten Runde in den Arbeitsschritten Erstellung der Informationen zum nächsten Dialog und Versenden der Einladung zum nächsten Dialog. Sie können danach eine neue Dialogrunde starten oder den Dialog abschließen. Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 239

240 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Wettbewerblicher Dialog Hinweis: Sie können die Einladungen bzw. Zuschlagsschreiben erst dann versenden, nachdem Sie den Arbeitsschritt Drucken/Versand der Absageschreiben auf Fertig gesetzt haben. Dialog abschließen und Ausschreibung starten Nachdem Sie die Zuschlagsschreiben versandt haben, klicken Sie im Arbeitsschritt Versenden der Einladung zum nächsten Dialog auf den Menüpunkt Dialogrunde abschließen - Dialog abschließen - Ausschreibung einleiten. Dem Projekt wird auf der Übersichtsseite die Phase Ausschreibung hinzugefügt. Abb.: Wettbewerblicher Dialog - Gesamtübersicht nach nur einer Dialogrunde Abb.: Wettbewerblicher Dialog - Gesamtübersicht nach mehreren Dialogrunden Sie können nun, wie bei der Vergabeart Beschränkte Ausschreibung mit Teilnahmewettbewerb, mit der Ausschreibung fortfahren. Das im Dialog erstellte Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 240

241 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Wettbewerblicher Dialog Leistungsverzeichnis sowie die Bieterdaten werden automatisch in die Projektphase Ausschreibung übernommen und können dort bearbeitet werden. Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 241

242 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Nachfolgende Projektphasen Im Folgenden werden die Phasen beschrieben, die auf die Projektphase Ausschreibung folgen können. Verhandlungsrunden in Vergabeverfahren Der Gesetzgeber lässt unter bestimmten Voraussetzungen Verhandlungen innerhalb bestimmter Vergabeverfahren zu. In können Sie daher zu den Vergabeverfahren Verhandlungsrunden durchführen. Sie erstellen das gewünschte Vergabeverfahren und bearbeiten die Vergabeunterlagen. Führen Sie das Verfahren durch und begutachten bzw. bewerten Sie die eingegangenen Angebote. Wenn Sie mit den vorliegenden Angeboten noch nicht zufrieden sind, können Sie mit den für Sie interessanten Bietern in die Verhandlung gehen. Weiterführende Informationen zur Bearbeitung von Vergabeverfahren finden Sie im Vergabestellen-Handbuch. Eine Verhandlungsrunde starten Sie normalerweise ohne zusätzliche Bieterauswahl. Nur Sektorenauftraggeber können für die Verhandlungsrunde die zusätzliche Bieterauswahl wählen. Es können beliebig viele Verhandlungsrunden durchgeführt werden. In den folgenden Kapiteln wird erläutert, wie eine Verhandlungsrunde gestartet und durchgeführt wird. Außerdem wird erklärt, wie Sie mit Angeboten während einer Verhandlungsrunde umgehen müssen bzw. was zu beachten ist. Hinweis: Zusätzliche Informationen zu Verhandlungsrunden bei Rahmenvereinbarungen finden Sie im Leitfaden Rahmenvereinbarung. Rechte und Voraussetzungen für Verhandlungsrunden Für die Bearbeitung von Verhandlungsrunden sind keine besonderen Rechte, die über das Erstellen und Bearbeiten von Vergabeverfahren hinausgehen, erforderlich. Eine Verhandlungsrunde kann erst nach Öffnung der Angebote eingeleitet werden. Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 242

243 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Verhandlungsrunden in Vergabeverfahren Hinweis: Beachten Sie, dass Verhandlungsrunden freigeschaltet sein können, obwohl Sie nicht berechtigt sind Verhandlungsrunden durchzuführen. Die Möglichkeit dies tun zu können, impliziert nicht das Recht dies auch zu dürfen. Falls Sie Fragen hinsichtlich der Zulässigkeit von Verhandlungsrunden haben, wenden Sie sich bitte an Ihre zuständige Stelle. Verhandlungsrunde einleiten Sie haben die eingegangenen Angebote eingesehen und bewertet. Wenn Sie mit den Angeboten noch nicht zufrieden sind, können Sie jetzt eine Verhandlungsrunde starten. Dazu laden Sie die für Sie interessanten Bieter ein, um noch einmal über die Angebote zu verhandeln. Die Verhandlungsrunde leiten Sie wie folgt ein: 1 Klicken Sie in der Projektübersicht auf den Menüpunkt Verwaltung > Verhandlungsrunde einleiten. Abb.: Einleitung einer Verhandlungsrunde 2 Wählen Sie im Fenster Verhandlungsrunde starten aus, ob Sie eine Verhandlungsrunde mit oder ohne Bieterauswahl einleiten möchten. Hinweis: Die Bieterauswahl steht nur für Sektorenauftraggeber zur Verfügung. 3 Klicken Sie dann auf die Schaltfläche Starten. Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 243

244 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Verhandlungsrunden in Vergabeverfahren In der Baumstruktur wird die Projektphase Verhandlungsrunde unter der Projektphase Ausschreibung eingefügt. Abb.: Projektphase Verhandlungsrunde in der Baumstruktur Hinweis: Beachten Sie, dass nach Einleiten der Verhandlungsrunde der Prozessschritt Zuschlag in der Projektphase Ausschreibung nicht mehr zur Verfügung steht. Die Zuschlagsvergabe ist erst nach Durchlaufen der Verhandlungsrunde möglich. Verhandlungsrunde durchführen Sie haben in der Projektphase Verhandlungsrunde wieder die Arbeitsschritte Ihres Projekts vor sich, mit dem Unterschied, dass Sie nun über den Prozessschritt Angebotsaufforderung ihre favorisierten Bieter zur Verhandlung einladen. Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 244

245 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Verhandlungsrunden in Vergabeverfahren In den Prozessschritten Projektdaten und Vergabeunterlagen stehen die dazugehörigen Arbeitsschritte im Status Fertig. Falls Sie Änderungen (bspw. bei den Terminen) vornehmen möchten, können Sie die Arbeitsschritte durch Klicken auf das Symbol zum Wechseln des Status, links neben dem Arbeitsschritt-Titel, zur Bearbeitung freigeben. Abb.: Arbeitsschritte zur Bearbeitung freischalten Hinweis: Falls Sie eine Verhandlungsrunde mit Bieterauswahl gestartet haben, steht Ihnen bei der Verhandlungsrunde noch der Prozessschritt Bewerberverwaltung und die dazugehörigen Arbeitsschritte zur Verfügung. Unabhängig davon, ob Sie die Vergabeunterlagen nochmals bearbeiten oder nicht, muss auch in der Verhandlungsrunde der Prozessschritt Genehmigung durchlaufen werden. Andernfalls können die nachfolgenden Arbeitsschritte nicht bearbeitet werden. Bieter zur Verhandlungsrunde einladen Laden Sie Ihre favorisierten Bieter zur Verhandlung über deren Angebote ein. Die Einladungen bearbeiten und versenden Sie in der Projektphase Verhandlungsrunde im Prozessschritt Angebotsaufforderung. 1 Klicken auf den Arbeitsschritt Erstellung der Angebots-Aufforderung. 2 Markieren Sie die Bieter, die Sie zur Verhandlung einladen möchten und nehmen Sie ggf. Änderungen in den Spalten Ansprechpartner und Vorlage vor. Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 245

246 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Verhandlungsrunden in Vergabeverfahren Hinweis: Haben Sie - als Sektorenauftraggeber - in der Verhandlungsrunde über den Arbeitsschritt Bewerberauswahl noch weitere Bieter hinzugefügt, werden diese hier aufgelistet. Die Bieter sind bereits markiert, um eine Angebotsaufforderung zu erhalten. Die Daten sind ausgegraut, das bedeutet, Sie können die Bieter nicht mehr von der Angebotssaufforderung ausschließen. 3 Klicken Sie auf den Menüpunkt Speichern und dann auf Zurück, um den Arbeitsschritt zu verlassen. 4 Klicken Sie auf das Symbol neben dem Arbeitsschritt-Titel, um in den Status Fertig zu wechseln. Erst dann wird der nachfolgende Arbeitsschritt freigeschaltet. Abb.: Arbeitsschritte zur Angebotsaufforderung 5 Klicken Sie im Arbeitsschritt Versand der Angebots-Aufforderung auf den Menüpunkt Nachricht senden. Die Einladungen werden per an die ausgewählten Bieter versendet. Das Projekt wird den Bietern im Angebotsassistenten mit der Kennzeichnung Verhandlungsrunde auf der Registerkarte Ihre aktuellen Verfahren angezeigt. Die aufgeforderten Bieter können nun nochmals ein Angebot mit ggf. detaillierten Angaben zur angebotenen Leistung abgeben. Nach Ablauf der Angebotsfrist erfolgt die erneute Angebotsöffnung. Danach können Sie die Angebote wie gewohnt einsehen und bewerten. Angebote aus dem Vergabeverfahren in die Verhandlung übernehmen Während der Verhandlung können Änderungen zu Angeboten statt als Onlineangebot auch auf anderem Wege eingereicht werden (z.b. mündlich, telefonisch). Ebenso muss Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 246

247 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Auktion als Verhandlungsverfahren (Optionales Modul) die konventionelle Angebotsabgabe berücksichtigt werden oder vielleicht geben Bieter während der Verhandlung gar kein neues Angebot ab. Aufgrund dieser Faktoren, müssen die bestehenden Angebote aus dem Vergabeverfahren unbedingt mit in die Verhandlungsrunde übernommen werden. Diese können dann von der Vergabestelle noch bearbeitet oder - falls kein neues Angebot vom Bieter erfolgte - direkt mit in die Bewertung einbezogen werden. Bei der Übernahme der Angebote wird demnach zwischen der Übernahme der Angebote mit Bearbeitungsmöglichkeit und ohne Bearbeitungsmöglichkeit unterschieden. Das Übernehmen der Angebote führen Sie in der Projektphase Verhandlungsrunde im Prozessschritt Bewertung durch. Im Arbeitsschritt Nacherfassung der konventionellen Angebote sind alle Bieter und deren Angebote aufgelistet, die während der Verhandlung neue Angebote online eingereicht haben. Außerdem die Bieter, bei denen noch die Angebote aus dem Verfahren in die Verhandlung übernommen werden müssen. Bewertung und Zuschlagsentscheidung Nach Eingang und Bearbeitung aller Angebote können Sie diese jetzt bewerten und endgültig entscheiden, wem Sie den Zuschlag für das Angebot geben. Achtung: Überprüfen Sie vor der Bewertung der Angebote, ob Sie alle eingegangenen Angebote berücksichtigt haben. Wenn aufgeforderte Bieter während der Verhandlung keine neuen Angebote abgegeben haben, müssen die bestehenden Angebote aus dem Vergabeverfahren unbedingt mit in die Verhandlungsrunde übernommen werden. Sie können aber auch weitere Verhandlungsrunden durchführen (wie unter Verhandlungsrunde einleiten und Verhandlungsrunde durchführen beschrieben), wenn die vorliegenden Angebote immer noch nicht zufriedenstellend sind. Auktion als Verhandlungsverfahren (Optionales Modul) Haben Sie sich als vergebende Stelle beispielsweise für ein Verhandlungsverfahren oder eine freihändige Ausschreibung entschieden, so eröffnet Ihnen das im weiteren Verlauf des Verfahrens größere Möglichkeiten. Falls Sie z.b. nach der Eröffnung der eigentlichen Ausschreibung mit der sich ergebenden Angebotslage nicht zufrieden sind, so können Sie mit den vorhandenen Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 247

248 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Auktion als Verhandlungsverfahren (Optionales Modul) Bietern weitere Gespräche führen. Sie haben somit die Möglichkeit sowohl die Anforderungen als auch die abgegebenen Angebote weiterhin zu einer optimalen Wertschöpfung für beide Seiten zu bringen. Dazu gibt es in der zum einen allgemein die Möglichkeit Verhandlungsrunden zu starten und zum anderen eine Auktion als Verhandlungsverfahren bzw. als Verhandlungsrunde anzustoßen. In den folgenden Kapiteln wird beschrieben, wie Sie eine Auktion innerhalb eines Vergabeverfahren zur Auswertung der Angebote der Bieter nutzen. Sie erfahren wie Sie eine Auktion aktivieren, starten und durchführen. Hinweis: Weitere Informationen zum Thema Verhandlungsrunden finden Sie im Leitfaden Verhandlungsrunde. Eine umfassende Beschreibung zu den Arbeitsschritten eines Vergabeverfahrens finden Sie im Vergabestellen-Handbuch. Rechte und Voraussetzungen für Auktionen als Verhandlungsverfahren Die Funktion muss ggf. für Ihre Vergabestelle konfiguriert werden. Eine Auktion als Verhandlungsverfahren kann erst nach Öffnung der Angebote gestartet werden. Auktion aktivieren Zum Aktivieren einer Auktion zum Verhandeln haben Sie z. B. ein Vergabeverfahren auf Basis eines Verhandlungsverfahrens erstellt. Je nach Konfiguration können in Auktionen auch aus anderen Vergabearten gestartet werden. Zum Anstoßen der Auktion müssen Angebote von Bietern eingegangen sowie die Öffnung der Angebote erfolgt sein. 1 Sie starten eine Auktion über den Menüpunkt Verwaltung > Auktion starten in der Projektübersicht. Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 248

249 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Auktion als Verhandlungsverfahren (Optionales Modul) 2 Wählen Sie im nachfolgenden Fenster Auktion ohne Bieterauswahl und klicken Sie auf die Schaltfläche Starten. Abb.: Auktion starten Hinweis: Als Sektorenauftraggeber können Sie auch eine Auktion mit Bieterauswahl und die finale Auktion auswählen. Nach der Aktivierung einer Auktion ändert sich der Ablauf des Vergabe-Prozesses. In der Projektübersicht sehen Sie nun in der Baumstruktur unterhalb der Projektphase Ausschreibung eine neue Phase Auktion mit den zu bearbeitenden Arbeitsschritten. Die Arbeitsschritte zu Ihrem Vergabeverfahren sind während der Auktion nicht mehr bearbeitbar. Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 249

250 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Auktion als Verhandlungsverfahren (Optionales Modul) Je nachdem wie viele Lose Sie vorab im Vergabeverfahren angelegt haben, wird entsprechend für jedes Los eine eigene Projektphase (erkennbar an der Nummerierung hinter dem Titel) erstellt. Abb.: Verzeichnisstruktur bei einer Auktion Hinweis: Die Anzahl der Auktionsprozesse ist abhängig von der Anzahl der Lose die im Projekt erstellt wurden. Jeder Prozess enthält die gleichen Arbeitsschritte und hat jeweils ein Los inne. Auktion vorbereiten Bearbeiten Sie nun die Arbeitsschritte zur Auktion. Bei einer Auktion liegt der Schwerpunkt beim Leistungsverzeichnis bzw. den Angebotspreisen. Dies wird im Verlauf des Prozesses sichtbar. Der Prozess ähnelt dem des Vergabeverfahrens, es sind aber deutlich weniger Arbeitsschritte zur Durchführung einer Auktion notwendig. Nachfolgend wird der Verlauf einer Auktion erläutert. Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 250

251 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Auktion als Verhandlungsverfahren (Optionales Modul) Auktionseinstellungen in den Projekteigenschaften bearbeiten Zunächst müssen einige wichtige Angaben in den Projekteigenschaften eingegeben werden, die für den so genannten Bietermonitor von Bedeutung sind. Der Bietermonitor steht den Bietern, die an der Auktion teilnehmen, im Angebotsassistenten zur Verfügung. 1 Klicken Sie dazu in der Projektübersicht im Prozessschritt Projektdaten auf den Arbeitsschritt Eigenschaften. 2 Navigieren Sie auf der Seite Projekteigenschaften zum Bereich Auktionseinstellungen im mittleren Bereich der Ansicht und markieren definieren Sie die gewünschten Felder für den Bietermonitor. bzw. Die Einstellungen, die Sie hier vornehmen, werden dann während der Auktion in diesem Monitor (siehe auch unter Details zu den Auktionseinstellungen) angezeigt. Abb.: Auktionseinstellungen in den Projekteigenschaften Um eine Beschreibung der Felder und Menüpunkte zu erhalten, klicken Sie auf den Menüpunkt Hilfe. Details zu den Auktionseinstellungen Folgende relevante Funktionen stehen Ihnen im Bereich Auktionseinstellungen zur Verfügung: Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 251

252 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Auktion als Verhandlungsverfahren (Optionales Modul) Bietermonitor Hier legen Sie durch markieren fest, welche Angaben während der Auktion im Bietermonitor angezeigt werden sollen. Bis auf den Punkt Mit Bonus/Malus arbeiten werden den Bietern die jeweils gewählten Optionen im Angebotsassistenten eingeblendet. Es kann hierbei das beste Gebot, alle Konkurrenzgebote, der Gebotsbetrag oder auch der Gebotsrang eingeblendet werden. Bonus/Malus In den Auktionseinstellungen steht Ihnen zusätzlich die Option Mit Bonus/Malus arbeiten zur Verfügung. Diese ermöglicht Ihnen einen monetären (prozentualen) Aufoder Abschlag auf die Gesamtgebote einer Firma zu errichten. Sie können so den Rang einer Firma bei der Gebotserstellung in der Auktion beeinflussen. Das System verrechnet automatisch den Bonus auf den Bieterpreis. Die bietenden Firmen sehen nur noch Ihren Rang gegenüber den Konkurrenzgeboten. Hinweis: Der Arbeitsschritt Bonus-/Malusverteilung im Prozessschritt Bewerberverwaltung wird aktiv, wenn Sie die entsprechende Option in den Auktionseinstellungen gewählt haben. Zeitbezogene Einstellungen Zusätzlich können Sie die Gebote bzw. die Auktion zeitlich begrenzen. Es kann hierbei eine Auktionsverlängerung nach dem letzten Gebot definiert werden. Ebenso kann das Ende einer Auktion auf einen bestimmten Zeitpunkt nach dem letzten Gebot festgesetzt werden. Speichern Sie abschließend Ihre Einstellungen oder gehen Sie direkt über die Menüzeile ( ) zum nächsten Arbeitsschritt Termine. Auktionstermine festlegen Sie müssen nun den Beginn und das Ende einer Auktion festlegen. 1 Klicken Sie dazu im Prozessschritt Projektdaten auf den Arbeitsschritt Termine. Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 252

253 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Auktion als Verhandlungsverfahren (Optionales Modul) 2 Definieren Sie im Bereich Auktionstermine den Zeitraum für die Auktion. Abb.: Beginn und Ende der Auktion festlegen Alle weiteren Termine wurden bereits aus Ihrem Vergabeverfahren übernommen. Vergabeunterlagen, Bewerberverwaltung und Genehmigung der Auktion Nach Festlegung aller notwendigen Termine können Sie bei Bedarf noch Änderungen bei den Vergabeunterlagen vornehmen und ggf. eine Bonus-/Malusverteilung vornehmen. Außerdem muss die Auktion die Genehmigung durchlaufen um die nachfolgenden Arbeitsschritte durchführen zu können. Vergabeunterlagen und Bewerberauswahl bearbeiten Die Arbeitsschritte im Prozessschritt Vergabeunterlagen können Sie bei Bedarf noch einmal bearbeiten. Die Arbeitsschritte stehen zunächst im Status Fertig. Zur nachträglichen Bearbeitung schalten Sie die Arbeitsschritte durch Klicken auf das Symbol zum Wechseln des Status, links neben dem Arbeitsschritt-Titel, einfach in den Bearbeitungsmodus um. Sie können hier z.b. Ihr Leistungsverzeichnis nachbearbeiten. Beachten Sie hierbei, dass Sie jeweils ein Los zur Bearbeitung vorliegen haben, wenn im Vergabeverfahren entsprechend Lose angelegt wurden. Die Bewerberauswahl im Prozessschritt Bewerberverwaltung ist an dieser Stelle nicht mehr bearbeitbar und steht im Status Abgeschlossen. Definieren Sie ggf. im Arbeitsschritt Bonus-/Malusverteilung (bei Auswahl der Option in den Projekteigenschaften) beim jeweiligen Bieter, ob dieser entweder einen Bonus oder einen Malus auf sein Gebot erhalten soll und legen Sie einen Wert in Prozent fest. Auktion genehmigen Genehmigen Sie genauso wie in einem Vergabeverfahren nun die Auktion. 1 Klicken Sie dazu im Prozessschritt Genehmigung auf den Arbeitsschritt Genehmigung der Ausschreibung. Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 253

254 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Auktion als Verhandlungsverfahren (Optionales Modul) 2 Klicken Sie dann auf den Menüpunkt Abschließen (je nach Konfiguration). Die vorangegangenen Arbeitsschritte sind nun abgeschlossen und können nicht mehr bearbeitet werden. Hinweis: Weitere Informationen zum Thema Genehmigung und Einzelschrittgenehmigungen finden Sie im Leitfaden Vergabeverfahren genehmigen. Auktion starten und durchführen Nach Bearbeitung und Genehmigung aller Arbeitsschritte können Sie die Auktion starten. Bei Genehmigung der Auktion werden die Bieter automatisch per zur Teilnahme an der Auktion aufgefordert (siehe unter Versenden der Auktionsaufforderung, wenn keine automatische Versendung). Hinweis: Ob eine Aufforderung zur Auktion automatisch oder durch manuelles Versenden der Aufforderung erfolgt, hängt von der Konfiguration Ihrer Anwendung ab. Versenden der Auktionsaufforderung Über den Prozessschritt Auktionsaufforderung benachrichtigen Sie die Bieter, die während der Ausschreibungsphase Angebote abgegeben haben bzw. laden diese zur Auktion ein. Im Arbeitsschritt Versand der Auktionsaufforderung sind die Einladungen zum auktionieren an die ausgewählten Bieter aufgelistet. Die Bieterliste kann nicht bearbeitet werden, d.h. es werden alle Bieter über die bevorstehende Auktion informiert. Klicken Sie auf den Menüpunkt Nachricht senden wenn bei Ihnen keine automatische Angebotsaufforderung erfolgt. Die Auktion ist ab jetzt eröffnet. Auktionieren im Angebotsassistenten Nachdem von Vergabestellenseite die Auktion eröffnet wurde, können die eingeladenen Bieter im Auktionszeitraum Ihre Gebote abgeben. Die Abgabe der Gebote erfolgt - genauso wie die Erstellung und Abgabe von Angeboten- im Angebotsassistenten. Die stattfindenden Auktionen befinden sich immer auf der Registerkarte Ihre Angebote. Der Assistent in einem Auktionsprojekt ist ähnlich dem des Assistenten zur Angebotsabgabe. Es stehen hierbei aber weniger Arbeitsschritte zur Verfügung. Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 254

255 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Auktion als Verhandlungsverfahren (Optionales Modul) Gebote abgeben Innerhalb eines Auktionsprojekts sind die Schritte Gebote abgeben und Angebot abgeben von Bedeutung. Der Bieter gibt im Arbeitsschritt Gebote abgeben seine Preise im rechten Fenster ein. Es kann nur für ein bestimmtes Los geboten werden, da für jedes Los jeweils ein Auktionsprozess erstellt wurde. Die Lose wurden vorab im Vergabeverfahren angelegt. Nach Eingabe des Preises wird das Gebot durch Klicken auf den Menüpunkt Gebot abgeben bestätigt. Bietermonitor Zur Übersicht über den Auktionsverlauf steht dem Bieter ein Monitor zur Verfügung. Hier wird u.a. der aktuelle Rang des Bieters, das beste Angebot und das schlechteste Angebot der Auktion angezeigt. Über den Link neben der Anzeige Ihr aktueller Rang: werden in einem Popup-Fenster weitere Informationen wie ein Gebotsprotokoll und die Rangliste angezeigt. Der Bieter hat hier die Möglichkeit Nachrichten an andere Teilnehmer zu senden und erhaltene Nachrichten einzusehen. Abb.: Der Bietermonitor im Angebotsassistenten Angebot abgeben Nach dem endgültigen Abgeben der Gebote muss das Angebot -wie gewohntabgegeben werden. 1 Dazu müssen zunächst im Angebotsschritt Angebot abgeben die Pflichtfelder ausgefüllt werden. Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 255

256 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Auktion als Verhandlungsverfahren (Optionales Modul) 2 Anschließend wird die Angebotsabgabe über den Menüpunkt Angebot abgeben abgeschlossen. Achtung: Hat ein Bieter sich für ein Gebot für die ausgeschriebenen Leistungen entschieden oder geht die Auktion dem Ende zu, muss er auf jeden Fall noch abschließend das Angebot abgeben. Erfolgt dieser Schritt nicht, kann das Gebot des Bieters nicht berücksichtigt werden! Die Auktion überwachen So können Sie als Einkäufer die eingegangenen Gebote über einen Monitor beobachten. Klicken Sie dazu während der Auktion im Prozessschritt Auktion auf den Arbeitsschritt Auktionsmonitor. Sie sehen den Verlauf der einzelnen Gebote, den momentanen "Sieger" sowie die Reihenfolge der Gebote. Außerdem können Sie mit den Bietern kommunizieren. Die Ansicht ist eine reine Informationsseite. Der Monitor wird in Echtzeit angezeigt. Um eine Beschreibung der Felder und Menüpunkte zu erhalten, klicken Sie auf den Menüpunkt Hilfe. Abb.: Auktionsverlauf im Auktionsmonitor Auktion beenden Die Auktion endet mit der von Ihnen festgelegten Frist. Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 256

257 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Nachtragsmanagement (Optionales Modul) Nach dem Auktionsende können die Angebote genauso wie im Vergabeverfahren noch bewertet und anschließend endgültig bezuschlagt werden. Zuschlag erteilen Bewerten Sie wie gewohnt die eingegangenen Angebote z.b. anhand des Preisspiegels und der Angebotsübersicht. Abschließend vergeben Sie den Zuschlag an den für Ihr Verfahren besten Bieter und informieren diesen entsprechend. Nachtragsmanagement (Optionales Modul) In Vergabeverfahren kann es zu Änderungen bzw. Vertragserweiterungen bei den vereinbarten Vertragsleistungen kommen. Wenn sich bei der Leistungserbringung herausstellt, dass Leistungen im vertraglich festgelegten Umfang nicht ausreichen, muss eine Leistungserweiterung über einen Nachtrag vereinbart werden. Ein Nachtrag wird in immer durch die Vergabestelle eingeleitet. Die Entscheidung (dem Grunde nach) und die Verhandlung (der Höhe nach) über einen Nachtrag erfolgt bereits im Vorfeld zwischen den Vertragspartnern. In der Anwendung wird das Ergebnis dieser Verhandlung (der Höhe nach) für Reporting-, Beauftragungsund Archivierungszwecke festgehalten. Archivierten Projekten können ebenfalls Nachträge hinzugefügt werden. Zu einem Vergabeverfahren können beliebig viele Nachträge erfasst werden, die sich jeweils auf die Leistung eines Bieters beziehen. Dabei kann der Nachtrag einzelne oder mehrere Lose umfassen, für die der Bieter den Zuschlag erhalten hat. Jeder Nachtrag besteht aus einzelnen Nachtragspositionen, jede Nachtragsposition aus einzelnen Leistungspositionen. Der Nachtragsprozess Das Nachtragsmanagement bildet einen eigenen Prozess, der beim ersten Anlegen eines Nachtrags erstellt und in der Übersicht Ihres Projekts als eigene Projektphase nach Ihrem Vergabeverfahren angefügt wird. Dieser Prozess wird bei jedem neuen Nachtrag erweitert. Innerhalb des Prozesses werden die Nachträge in verschiedenen Gruppierungen aufgelistet, die von dort aus aufgerufen und bearbeitet werden können: Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 257

258 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Nachtragsmanagement (Optionales Modul) Nachträge bei Bieter: In dieser Gruppe werden Bieter mit den dazugehörigen Nachträgen aufgelistet. Nachträge nach Lose: Hier werden Lose mit den dazugehörigen Nachträgen aufgelistet. Nachträge: Hier werden alle angelegten Nachträge chronologisch aufgelistet. Für die Bearbeitung ist es ohne Bedeutung, in welcher Gruppierung Sie einen Nachtrag aufrufen. Projekt und Nachtragsgruppe Die Prozess- und Arbeitsschritte eines Nachtrags bilden in jeder Gruppierung eine Art Unterprojekt. Ein Nachtrag (-sprojekt) umfasst die Prozessschritte Projekt und Nachtragsgruppe. Die Projektgruppe dient als Verwaltungsgruppe. In der Nachtragsgruppe werden die Details zu einem Nachtrag bearbeitet. Abb.: Nachtragsmanagement: Ein Nachtrag mit seinen Prozessschritten Im Prozessschritt Projekt können Sie die Projektrechte bearbeiten, die Vergabeakte einsehen und Vermerke eintragen sowie notwendige Dokumente in der Dateiablage verwalten. Diese Arbeitsschritte sind Ihnen durch die Bearbeitung von Vergabeverfahren bekannt und werden daher nicht näher beschrieben. Die Arbeitsschritte sind immer zugänglich. Sie müssen nicht abgeschlossen sein, um andere Prozesse bzw. Arbeitsschritte zu bearbeiten. Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 258

259 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Nachtragsmanagement (Optionales Modul) Hinweis: Für jeden neuen Nachtrag wird automatisch ein entsprechender Vermerk in der Vergabeakte angelegt. Über die Arbeitsschritte im Prozessschritt Nachtragsgruppe wird der jeweilige Nachtrag im Detail bearbeitet. Rechte und Voraussetzungen für die Nachtragsbearbeitung Das Nachtragsmanagement ist ein Zusatzmodul und muss für Ihren Mandanten freigeschaltet werden. Zum Einleiten und Bearbeiten von Nachträgen benötigen Sie das Recht Nachtrag erstellen. Nachträge können erst nach Abschluss eines Vergabevorgangs, d.h., nach der Zuschlagsvergabe hinzugefügt werden. Nachträge einleiten Beim erstmaligen Anlegen einen Nachtrags wird auf der Projektübersicht das Nachtragsmanagement als neuer Prozess unter Ihr Vergabeverfahren angefügt. Es können beliebig viele Nachträge ergänzt werden. 1 Klicken Sie in der Projektübersicht Ihres Projekts auf den Menüpunkt Verwaltung > Nachtrag einleiten. 2 Wählen Sie auf der Seite Nachtrag starten den gewünschten Bieter aus, zu dem ein Nachtrag angelegt werden soll. Je Bieter muss ein eigener Nachtrag erstellt werden. Sobald Sie einen Bieter markiert haben, werden in der Spalte Losauswahl alle Lose angezeigt, für die dieser Bieter den Zuschlag erhalten hat. 3 Markieren Sie in der Spalte Losauswahl die Lose, auf die sich der Nachtrag bezieht. Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 259

260 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Nachtragsmanagement (Optionales Modul) Hinweis: Über die Option Alle Lose auswählen können Sie alle Lose gleichzeitig markieren. Durch erneutes Klicken einer Markierung entfernen Sie diese wieder. Abb.: Einen Nachtrag starten 4 Klicken Sie auf den Menüpunkt Nachtrag starten, um den Nachtrag anzulegen. Der Status des Vergabeverfahrens wird auf Im Nachtrag gesetzt. Nach dem Anlegen des Nachtrags wird Ihnen der Arbeitsschritt Nachtragseigenschaften angezeigt, in dem Sie die grundlegenden Angaben zum Nachtrag eintragen. Weitere Nachträge ergänzen Wenn Sie weitere Nachträge hinzufügen, werden alle Nachträge mit einer laufenden Nummer gekennzeichnet. Zusätzlich können Sie im Arbeitsschritt Nachtragseigenschaften eine Bezeichnung für den Nachtrag eintragen. Diese wird dann in der Baumstruktur neben der Nummerierung angezeigt (maximal neun Zeichen sichtbar). Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 260

261 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Nachtragsmanagement (Optionales Modul) Abb.: Mehrere Nachträge zu einem Vergabeverfahren Nachträge verwalten Die Details zu einem Nachtrag bearbeiten Sie im Prozessschritt Nachtragsgruppe. Folgende Arbeitsschritte stehen zur Verfügung: Nachtragseigenschaften: Hier werden verwaltungstechnische Informationen wie die Kopfdaten zum Nachtrag, Einreichungstermine und Prüfungsdaten hinterlegt. Nachtragspositionen: Hier erfassen Sie die nachverhandelten Leistungen in Form eines einfachen Leistungsverzeichnisses. Zu den Positionen werden die jeweiligen Begründungen und Ursachen hinterlegt. Vertragsbedingungen/Formulare: In diesem Bereich finden Sie nochmals einen definierten Formularsatz vor (wie im Verfahren) bzw. Sie können manuell oder über die Vorlagenverwaltung Texte hinzufügen. Nachtragsprotokoll: Hier wird ein Protokoll zum Nachtrag erstellt, mit dem die Bearbeitung des Nachtrags beendet wird. Hinweis: Der Arbeitsschritt Nachtragsprotokoll kann erst bearbeitet werden, wenn die beiden anderen Arbeitsschritte bearbeitet wurden und im Status Fertig stehen. Die Nachtragsgruppe erreichen Sie wie folgt: 1 Klicken Sie in der Baumstruktur in der Projektphase Nachtragsmanagement auf die gewünschte Gruppierung in der Sie einen Nachtrag bearbeiten möchten (siehe dazu auch Kapitel Nachtragsprozess). Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 261

262 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Nachtragsmanagement (Optionales Modul) 2 Klicken Sie auf den Prozessschritt Nachtragsgruppe. 3 Klicken Sie auf den gewünschten Arbeitsschritt. Abb.: Die Arbeitsschritte zur Nachtragsgruppe Nachtragspositionen anlegen In diesem Arbeitsschritt werden die nachverhandelten Leistungen dokumentiert, das heißt die tatsächlichen Preise einer Nachtragsposition erfasst. Aufbau und Struktur ähnelt der des Leistungsverzeichnisses in den Vergabeunterlagen. Sie können beliebig viele Nachtragspositionen erfassen oder mit nur einer Nachtragsposition einen Nachtrag anlegen. 1 Klicken Sie im Prozessschritt Nachtragsgruppe auf den Arbeitsschritt Nachtragspositionen. 2 Klicken Sie auf den Menüpunkt Neu > Neue Nachtragsposition. 3 Geben Sie auf der Seite Nachtragsposition alle allgemeinen Angaben ein und hinterlegen Sie über die (Auswahl-) Felder Angaben zu Ansprüchen und Ursachen. Hinweis: Die Auswahlfelder stehen in Abhängigkeit zueinander. Je nach Auswahl einer Anspruchsursache stehen weitere Auswahlmöglichkeiten in den anderen Auswahlfeldern zur Verfügung. Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 262

263 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Nachtragsmanagement (Optionales Modul) Um eine Beschreibung der Felder und Menüpunkte zu erhalten, klicken Sie auf den Menüpunkt Hilfe. Abb.: Anlegen einer Nachtragsposition 4 Klicken Sie auf den Menüpunkt Speichern und dann auf Zurück, um die Seite zu verlassen. In der Übersicht der Nachtragspositionen werden im rechten Bereich die Positionen mit den Schlüsselinformationen aufgelistet. Abb.: Übersicht der Nachtragspositionen Leistungspositionen hinzufügen Den Nachtragspositionen können Sie Leistungspositionen hinzufügen. Die Vorgehensweise entspricht dem Bearbeiten von Leistungspositionen im Leistungsverzeichnis der Vergabeunterlagen (siehe auch Leitfaden Leistungsverzeichnis). Klicken Sie im Arbeitsschritt Nachtragspositionen links auf die gewünschte Nachtragsposition und klicken Sie dann auf den Menüpunkt Neu > Neue Leistungsposition um die Preise zu erfassen. Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 263

264 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Nachtragsmanagement (Optionales Modul) Nachtragseigenschaften bearbeiten 1 In die Felder auf der Seite Nachtragseigenschaften tragen Sie alle notwendigen Informationen und Termine (u.a. Angaben zum Angebot, Prüfungstermine, Angaben zur geführten Verhandlung) zum Nachtrag ein. 2 Klicken Sie auf den Menüpunkt Speichern bevor Sie den Arbeitsschritt verlassen. Um eine Beschreibung der Felder und Menüpunkte zu erhalten, klicken Sie auf den Menüpunkt Hilfe. 3 Über den Menüpunkt Zurück gelangen Sie zurück zur Übersicht Ihres Projekts. Positionen bearbeiten oder löschen Zur Bearbeitung von Nachtrags- oder Leistungspositionen klicken Sie auf der Seite Nachtragspositionen bei der jeweiligen Position auf Bearbeiten. Zum Löschen markieren Sie die gewünschte(n) Position(en) und klicken auf den Menüpunkt Bearbeiten > Löschen. Hinweis: Weitere Beschreibungen zu Produkt- bzw. Leistungspositionen finden Sie auch im Leitfaden Leistungsverzeichnis. Formulare zusammenstellen Die Vertragsbedingungen/Formulare sind eine hierarchisch geschachtelte Struktur von Texten, wie z.b. den Bewerbungsbedingungen, Vertragsbedingungen oder Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 264

265 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Nachtragsmanagement (Optionales Modul) Eigenerklärungen. Diese Texte können in erfasst oder als PDF eingefügt werden. Die Texte im Arbeitsschritt Vertragsbedingungen/Formulare werden je nach Vergabeart automatisch aus der Vorlagenadministration zusammengestellt. Diese Standardgliederung kann für das aktuelle Projekt verwendet werden oder Sie laden bei Bedarf eine andere Textstruktur. Bei der Erstellung von Vertragsbedingungen/Formularen können Sie auf bereits erstellte Vorlagen aus der Vorlagenverwaltung zurückgreifen. Sie können die vorgegebenen Texte bearbeiten und auch eigene Ausschreibungstexte sowie Eingabeformulare für den Bieter hinterlegen. Die Texte sind in der Gliederung durch verschiedenfarbige (PDF-) Symbole gekennzeichnet. Blau gekennzeichnete Symbole stehen für rein informative Texte. Eingabeformulare sind rot gekennzeichnet und müssen ausgefüllt werden. Diese Kennzeichnung wird für Bieter und Vergabestellen separat ausgewertet, sodass es durchaus vorkommen kann, dass ein Formular auf der Vergabestellen-Seite in rot dargestellt wird und auf Bieterseite in blau oder umgekehrt. Abb.: Struktur der Vertragsbedingungen/Formulare Formulare neu erstellen Im Arbeitsschritt Vertragsbedingungen/Formulare haben Sie verschiedene Möglichkeiten zur Auswahl um eine eigene Formularstruktur zu erstellen. Klicken Sie dazu auf den Menüpunkt Neu und wählen Sie die gewünschte Menüpunkt aus. Menüpunkt Neue Gruppe Beschreibung Erstellt eine neue Textgruppe, die beliebige Texte enthalten kann. Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 265

266 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Nachtragsmanagement (Optionales Modul) Menüpunkt Beschreibung Neues Formular (HTML) Mit Hilfe des Online-Editors kann ein eigenes (HTML-) Formular erstellt werden. Neues Formular (PDF) Neues Kriterium Hier kann ein PDF-Dokument von externer Quelle in das Projekt geladen werden. Erstellt ein neues Eingabeformularfeld, welches durch den Bieter ausgefüllt werden kann und auch später in die Bewertungsstruktur mit einfließt. Diese Funktion kann nur mit HTML-Formularen verwendet werden. Hinweis: Wie Sie PDF-Formulare mit Hilfe von Adobe Acrobat erstellen, erfahren Sie in den Leitfäden Formulare erstellen mit Adobe8 bzw. Formulare erstellen mit Adobe9. HTML-Formulare erstellen Neben dem Import von PDF-Dateien können Sie eigene HTML-Formulare erstellen. Der Inhalt des Formulars wird über einen Texteditor gestaltet. Sie können z.b. Text aus MS Word in den Texteditor einfügen und dort weiter bearbeiten. 1 Klicken Sie im Arbeitsschritt Vertragsbedingungen/Formulare auf den Menüpunkt Neu > Neues Formular (HTML). 2 Tragen Sie auf der Seite Verdingungsunterlagen einen Bezeichnung für das Formular im Feld Name ein. 3 Kopieren Sie den gewünschten Text aus Ihrem Schreibprogramm und klicken Sie dann im Texteditor des HTML-Formulars an die Stelle, an die der Text eingefügt werden soll. Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 266

267 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Nachtragsmanagement (Optionales Modul) 4 Klicken Sie in der Menüzeile des Editors auf die Schaltfläche Aus Word einfügen um den Text einzufügen. Abb.: Text in HTML-Formular einfügen Formulare aus Vorlagen einfügen Sie können Formularsätze bzw. Texte auch über die Vorlagenverwaltung einfügen. 1 Klicken Sie dazu im Arbeitsschritt Vertragsbedingungen/Formulare auf den Menüpunkt Vorlagen > Einfügen aus Vorlage. 2 Wählen Sie aus der Vorlagenverwaltung die gewünschten Texte aus. Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 267

268 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Nachtragsmanagement (Optionales Modul) 3 Klicken Sie auf den Menüpunkt Vorlage übernehmen. Abb.: Formular aus der Vorlagenverwaltung übernehmen Die Formulare werden der aktuellen Gliederung hinzugefügt. Nachtragsprotokoll Zu jedem Nachtrag kann ein Protokoll, ähnlich dem eines Submissionsprotokolls, erstellt werden. Mit dem Abschließen des Protokolls ist die Nachtragsbearbeitung beendet. Der Arbeitsschritt Nachtragsprotokoll ist erst zur Bearbeitung freigegeben, wenn die Arbeitsschritte Nachtragseigenschaften und Nachtragspositionen im Status Fertig stehen. 1 Klicken Sie im Prozessschritt Nachtragsgruppe auf den Arbeitsschritt Nachtragsprotokoll. Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 268

269 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Nachtragsmanagement (Optionales Modul) 2 Bearbeiten Sie das Protokoll bei Bedarf im Texteditor. Das Protokoll wird anhand einer Vorlage generiert, die in der Hauptadministration gepflegt wird. Der Inhalt der Vorlage wird individuell an die Bedürfnisse der ausschreibenden Stelle angepasst. Abb.: Das Nachtragsprotokoll mit entsprechenden Platzhaltern 3 Klicken Sie auf den Menüpunkt Speichern, wenn Sie die Bearbeitung abgeschlossen haben. Nachtrag abschließen Sie beenden die Nachtragsbearbeitung durch das Abschließen des Nachtragsprotokolls. Klicken Sie dazu im Arbeitsschritt Nachtragsprotokoll auf den Menüpunkt Aufgabe abschließen. Alle Arbeitsschritte im Prozessschritt Nachtragsgruppe werden auf den Status Abgeschlossen gesetzt. Eine weitere Bearbeitung ist dann nicht mehr möglich. Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 269

270 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Projektverwaltung Im Folgenden erhalten Sie Informationen zur allgemeinen Projektverwaltung. Projekt-/Teamrechte verwalten Alle angebotenen Prozess- bzw. Arbeitsschritte (in Abhängigkeit von der Vergabeart) werden in der Projektübersicht mit Terminen, Fristen und Verantwortlichkeiten belegt. Bei der Entwicklung wurde diese Funktionalität an die Logik von Projektmanagementsystemen angelehnt. Unter Berücksichtigung dieses Aspektes wurden Abhängigkeiten der Prozessschritte untereinander im Vorgänger/Nachfolger- Prinzip realisiert. Bei der Erfassung von Fristen der einzelnen Prozesse berücksichtigt Wochenenden und die in der Administration hinterlegten Feiertage. Zu jedem Vergabeverfahren kann sich der Projektverantwortliche individuell sein Team zusammenstellen. Somit ist es möglich, den kollaborativen Gedanken, mehrere Personen mit unterschiedlichsten Aufgaben zu betreuen, einfach umzusetzen. Externe Dritte (z.b. Architekten/Ingenieure oder interne Fachstellen) können somit jederzeit an bestimmten, in sich abgeschlossenen Aufgaben eines Vergabeverfahrens beteiligt werden. Projekt-/Teamrechte Um ein Projektteam bilden und Aufgaben verteilen zu können, müssen Sie über die Rechte Ausschreibung bearbeiten sowie Teamplanung und Teamrechte ändern verfügen. Darüber hinaus müssen Sie Projektverantwortlicher (d.h. Ersteller bzw. Eigentümer) des zu bearbeitenden Projekts sein oder Ihnen wurden im Arbeitsschritt Projektrechte bereits Schreibrechte für den entsprechenden Arbeitsschritt erteilt. bietet Ihnen ein weitreichendes Rechtesystem, über das Sie gezielt einzelne Personen oder Personengruppen zur Bearbeitung einer Aufgabe berechtigen können. Diese Berechtigung erfolgt in zwei Schritten: Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 270

271 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Projekt-/Teamrechte verwalten Über die Hauptadministration kann einer Person bzw. einer Personengruppe (einer Rolle) generell das Recht vergeben werden, eine Aufgabe zu erledigen. Das für eine Aufgabe notwendige Recht wird im jeweiligen Kapitel beschrieben. Darüber hinaus wird im Arbeitsschritt Projektrechte festgelegt, welche Person bzw. Personengruppe (Rolle) zur Bearbeitung eines Arbeitsschritts innerhalb des gewählten Projekts berechtigt ist. Bei der Auswahl einer Personengruppe (Rolle) werden alle Benutzer berechtigt, die dieser Gruppe angehören. Sie können Projektrechte entweder einzelnen Personen oder ganzen Personengruppen (Rollen) erteilen. Bei der Auswahl einer Personengruppe (Rolle) werden alle Benutzer berechtigt, die dieser Gruppe angehören. Die Erteilung eines Rechtes an eine Rolle hat mehrere Vorteile: im Falle von Krankheit oder Urlaub müssen die Teamrechte nicht geändert werden, da automatisch andere Personen mit gleicher Qualifikation Zugriff haben der Projektverantwortliche muss innerhalb eines Teams keinen einzelnen Benutzer auswählen sondern überlässt die Auswahl des zuständigen Bearbeiters dem Team Daher sollten Sie Teamrechte nur dann einer einzelnen Person erteilen, wenn Sie gezielt diese Person zur Bearbeitung berechtigen möchten. Hinweis: Der Projektverantwortliche und sein Stellvertreter sind automatisch bei allen Arbeitsschritten als Bearbeiter mit Schreibrechten vorbelegt. Falls er alle Aufgaben anderen Benutzern zugewiesen hat, darf er später nur noch den Arbeitsschritt Projektrechte bearbeiten, jedoch keine weiteren Schritte. Projekt-/Teamrechte erteilen Um ein Projektteam bilden und Aufgaben verteilen zu können, müssen Sie über die Rechte Ausschreibung bearbeiten sowie Teamplanung und Teamrechte ändern verfügen. Darüber hinaus müssen Sie Projektverantwortlicher (d.h. Ersteller bzw. Eigentümer) des zu bearbeitenden Projekts sein oder Ihnen wurden im Arbeitsschritt Projektrechte bereits Schreibrechte für den entsprechenden Arbeitsschritt erteilt. 1 Wählen Sie ein Projekt zur Bearbeitung aus. 2 Klicken Sie im Prozessschritt Projekt auf den Arbeitsschritt Projektrechte. Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 271

272 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Projekt-/Teamrechte verwalten 3 Markieren Sie auf der Seite Teambearbeitung die Aufgabe/n, für die Sie einen Mitarbeiter oder eine Rolle hinzufügen möchten. 4 Klicken Sie auf den Menüpunkt: Bearbeiten, um einen einzelnen Benutzer Ihrem Team hinzuzufügen. Die Seite Benutzer zum Team hinzufügen wird angezeigt. Rolle hinzufügen, um alle Mitarbeiter einer Rolle Ihrem Team hinzuzufügen. Die Seite Administration wird angezeigt. 5 Markieren Sie den/die Benutzer bzw. der Rolle/n, dem/denen Sie Rechte zuordnen möchten. 6 Markieren Sie das Recht, das Sie dem/den gewählten Benutzer/n bzw. Rolle/n zuordnen möchten. Folgende Rechte können vergeben werden: Lesen ermöglicht nur die Einsicht des/der ausgewählten Arbeitsschritts/e ohne Bearbeitungsrecht Schreiben ermöglicht die Mitarbeit am/an den ausgewählten Arbeitsschritt/en Achtung: Sie sollten nur Mitarbeiter bzw. Rollen für die Bearbeitung eines Arbeitsschritts auswählen, die über das entsprechende Recht verfügen. Mitarbeiter und Rollen (bzw. die Mitarbeiter, denen diese Rolle zugewiesen wurde), die für die Bearbeitung eines Arbeitsschritts ausgewählt wurden, denen jedoch das dafür notwendige Recht fehlt, können den Arbeitsschritt nicht bearbeiten. Achtung: Bereits erteilte Rechte werden auf den Seiten Benutzer zum Team hinzufügen und Administration nicht angezeigt. Trotzdem werden nicht markierte Rechte beim Speichern nicht gelöscht. Löschen können Sie nur über die Löschen- Schaltfläche auf der Seite Teambearbeitung. 7 Sobald Sie alle Mitarbeiter bzw. Rollen und ihre Rechte für den/die gewählten Arbeitsschritt/e aktiviert haben, klicken Sie auf den Menüpunkt Speichern. Sie erhalten einen Hinweis über das Ergebnis des Speicherns. 8 Klicken Sie auf den Menüpunkt Zurück. Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 272

273 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Projekt-/Teamrechte verwalten Die hinzugefügten Benutzer bzw. Rollen werden auf der Seite Teambearbeitung in der Spalte Team mit dem entsprechenden Recht angezeigt. Projekt-/Teamrechte bearbeiten Um ein Projektteam bilden und Aufgaben verteilen zu können, müssen Sie über die Rechte Ausschreibung bearbeiten sowie Teamplanung und Teamrechte ändern verfügen. Darüber hinaus müssen Sie Projektverantwortlicher (d.h. Ersteller bzw. Eigentümer) des zu bearbeitenden Projekts sein oder Ihnen wurden im Arbeitsschritt Projektrechte bereits Schreibrechte für den entsprechenden Arbeitsschritt erteilt. Wenn Sie das Recht eines Teammitglieds von Bearbeiten auf Lesen oder umgekehrt ändern wollen, gehen Sie vor wie bei der Erteilung von Projektrechten auf Seite 271. Projekt-/Teamrechte löschen Um ein Projektteam bilden und Aufgaben verteilen zu können, müssen Sie über die Rechte Ausschreibung bearbeiten sowie Teamplanung und Teamrechte ändern verfügen. Darüber hinaus müssen Sie Projektverantwortlicher (d.h. Ersteller bzw. Eigentümer) des zu bearbeitenden Projekts sein oder Ihnen wurden im Arbeitsschritt Projektrechte bereits Schreibrechte für den entsprechenden Arbeitsschritt erteilt. Achtung: Das Löschen von Teamrechten kann nicht rückgängig gemacht werden. Falls Sie ein Recht aus Versehen gelöscht haben, müssen Sie es erneut erteilen 1 Wählen Sie ein Projekt zur Bearbeitung aus. 2 Klicken Sie im Prozessschritt Projekt auf den Arbeitsschritt Projektrechte. 3 Klicken Sie auf der Seite Teambearbeitung die Löschen-Schaltfläche bei dem Mitarbeiter bzw. bei der Rolle, dessen/deren Recht Sie löschen möchten. 4 Bestätigen Sie die Sicherheitsabfrage mit OK. Der Benutzer bzw. die Rolle mit gelöschtem Recht wird in der Spalte Team nicht mehr angezeigt. 5 Klicken Sie auf den Menüpunkt Zurück. Die Projektübersicht des Projekts wird angezeigt. Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 273

274 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Vergabeakte bearbeiten Einkäufer (Projektverantwortlichen) bzw. seinen Stellvertreter wechseln Um einen Einkäufer oder dessen Stellvertreter zu wechseln, müssen Sie über die Rechte Ausschreibung bearbeiten und Einkäufer wechseln verfügen. 1 Wählen Sie ein Projekt zur Bearbeitung aus. 2 Klicken Sie auf den Menüpunkt Verwaltung > Einkäufer wechseln. 3 Wählen Sie auf der Seite Einkäufer wechseln in der Auswahlliste Einkäufer bzw. Stellvertreter die jeweiligen Benutzer aus, die Sie als Einkäufer bzw. Stellvertreter festlegen möchten. Hinweis: In den Auswahllisten werden nur Benutzer angezeigt, die über die notwendigen Rechte verfügen. Achtung: Sie müssen immer beide Auswahllisten setzen. 4 Klicken Sie auf Übernehmen. Vergabeakte bearbeiten Alle Entscheidungen und Dokumente (wie z.b. Bekanntmachung, Eröffnungsprotokoll, Bewertungsmatrix) eines Vergabeverfahrens müssen fortlaufend, lückenlos und revisionssicher dokumentiert werden. Diese Dokumentation erfolgt über Vermerke, die in der Vergabeakte nach Themen sortiert gesammelt werden. Die Vergabeakte ist hierarchisch aufgebaut und kann als PDF-Dokument ausgedruckt bzw. in ein Dokumentenmanagementsystem übergeben werden. Folgende Aktionen werden daher automatisch protokolliert: Zugriffe auf die einzelnen Bestandteile eines Vergabeverfahrens Veränderungen innerhalb des Vergabeverfahrens Genehmigungen alle Aktivitäten wie Bekanntmachung, Abbruch, Korrektur, Bewertung, Zuschlag und Neuzuschlag Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 274

275 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Vergabeakte bearbeiten Darüber hinaus können Notizen bzw. Kommentare manuell in der Vergabeakte eingetragen werden. Manuell erstellte Vermerke erlauben dem Sachbearbeiter seine Entscheidungen an den notwendigen Stellen zu begründen oder sich Notizen zu machen. Bestimmte Vermerke sind in Pflichteingaben (z.b. zum Auftragswert oder zur Mittelverfügbarkeit). Protokolliert werden müssen: die Arbeitsschritte Projekttermine und Projektdaten, insbesondere die Festlegung der Vergabeart Ergebnis der Preis-/Leistungsbewertung Gründe für die Zuschlagsentscheidung bzw. Ablehnung einzelner Bieter Gemäß 111 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen besteht bei EU-weiten Vergabeverfahren für alle Beteiligten eines Nachprüfungsverfahrens ein Akteneinsichtsrecht. Daher sollte die Vergabeakte nach Abschluss des Vergabeverfahrens von der ausschreibenden Stelle auf Vollständigkeit überprüft und für mindestens sechs Jahre archiviert werden. Die Vergabeakte kann über den Arbeitsschritt Vergabeakte eingesehen und ergänzt werden. Außerdem können Vermerke in einigen Arbeitsschritten über den Menüpunkt Vergabeakte oder über die Vermerk-Schaltfläche eingesehen bzw. angelegt werden. Hinweis: Die Vergabeakte kann zu jedem Zeitpunkt des Projekts bearbeitet und eingesehen werden. Vergabeakte einsehen Um die Vergabeakte einsehen zu können, müssen Sie über das Recht Ausschreibung bearbeiten verfügen. Darüber hinaus müssen Sie Projektverantwortlicher (d.h. Ersteller bzw. Eigentümer) des zu bearbeitenden Projekts sein oder Ihnen wurden im Arbeitsschritt Projektrechte bereits Schreibrechte für den entsprechenden Arbeitsschritt erteilt. Alle Entscheidungen und Dokumente (wie z.b. Bekanntmachung, Eröffnungsprotokoll, Bewertungsmatrix) eines Vergabeverfahrens müssen fortlaufend, lückenlos und revisionssicher dokumentiert werden. Diese Dokumentation erfolgt über Vermerke, die in der Vergabeakte nach Themen sortiert gesammelt werden. Die Vergabeakte kann über den Arbeitsschritt Vergabeakte eingesehen und ergänzt werden. Außerdem können Vermerke in einigen Arbeitsschritten über den Menüpunkt Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 275

276 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Vergabeakte bearbeiten Vergabeakte oder über die Vermerk-Schaltfläche eingesehen bzw. angelegt werden. Darüber hinaus erstellt notwendige Vermerke automatisch, z.b. bei der Genehmigung. Manuell erstellte Vermerke erlauben dem Sachbearbeiter seine Entscheidungen an den notwendigen Stellen zu begründen oder sich Notizen zu machen. Bestimmte Vermerke sind in Pflichteingaben (z.b. zum Auftragswert oder zur Mittelverfügbarkeit). Gemäß 111 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen besteht bei EU-weiten Vergabeverfahren für alle Beteiligten eines Nachprüfungsverfahrens ein Akteneinsichtsrecht. Daher sollte die Vergabeakte nach Abschluss des Vergabeverfahrens von der ausschreibenden Stelle auf Vollständigkeit überprüft und für mindestens sechs Jahre archiviert werden. Hinweis: Die Vergabeakte kann zu jedem Zeitpunkt des Projekts bearbeitet und eingesehen werden. Vergabeakte einsehen: 1 Wählen Sie ein Projekt zur Bearbeitung aus. 2 Klicken Sie im Prozessschritt Projekt auf den Arbeitsschritt Vergabeakte. 3 Wählen Sie auf der Seite Vergabeakte in der Baumstruktur den Zweig aus, dessen Vermerke Sie einsehen wollen. Die Vermerke des Zweigs werden im Tabellenbereich angezeigt und können dort mit allen Informationen eingesehen werden. Hinweis: Sie können auch auf den Menüpunkt Druckvorschau klicken, um die Vergabeakte als PDF- Datei einzusehen. 4 Klicken Sie auf den Menüpunkt Zurück. Die Projektübersicht des Projekts wird angezeigt. Vermerk erstellen Um Vermerke erstellen zu können, müssen Sie über das Recht Ausschreibung bearbeiten verfügen. Darüber hinaus müssen Sie Projektverantwortlicher (d.h. Ersteller bzw. Eigentümer) des zu bearbeitenden Projekts sein oder Ihnen wurden im Arbeitsschritt Projektrechte bereits Schreibrechte für den entsprechenden Arbeitsschritt erteilt. Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 276

277 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Vergabeakte bearbeiten Um die Vergabeakte einsehen zu können, benötigen Sie Schreib- oder Leserechte für den Arbeitsschritt Vergabeakte. Vermerke werden in der Vergabeakte nach Themen zusammengefasst gesammelt und können über den Arbeitsschritt Vergabeakte oder den Menüpunkt Vergabeakte eingesehen und ergänzt werden. Achtung: Erstellte Vermerke können nicht mehr geändert oder gelöscht werden. Vermerk erstellen: 1 Innerhalb von haben Sie an unterschiedlichen Stellen unterschiedliche Möglichkeiten, Vermerke zu erstellen. Abhängig davon, an welcher Stelle und auf welche Art Sie einen Vermerk erstellen, wird der Vermerk in der Vergabeakte unter einem bestimmten Thema abgelegt. Folgende Möglichkeiten stehen Ihnen zur Verfügung: Arbeitsschritt angelegt über Thema Arbeitsschritt Vergabeakte oder Wechsel aus einem anderen Arbeitsschritt in die Vergabeakte über den Menüpunkt Vergabeakte Menüpunkt Neu Der Vermerk wird zu dem Thema angelegt, das Sie in der Baumstruktur markiert haben. Arbeitsschritt Eigenschaften - Registerkarte Projekteigenschaften Vermerk- Schaltfläche Der Vermerk wird zu dem Feld angelegt, bei dem Sie die Vermerk-Schaltfläche geklickt haben. Arbeitsschritt Termine Menüpunkt Vergabeakte > Vermerk zu Terminen Der Vermerk wird zu allen Terminen angelegt. 2 Tragen Sie auf der Seite Vergabeakte bearbeiten Ihre Informationen in die Felder Vermerk und Beschreibung ein. Um eine Beschreibung der Felder und Menüpunkte zu erhalten, klicken Sie auf den Menüpunkt Hilfe. 3 Klicken auf den Menüpunkt: Speichern, falls Sie auf der Seite bleiben möchten Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 277

278 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Dateiablage Speichern & Zurück, falls Sie zurück zu der Seite möchten, von der aus Sie einen Vermerk erstellt haben Sie erhalten einen Hinweis über das Ergebnis des Speicherns. Nicht ausgefüllte Pflichtfelder werden mit einem Hinweis-Symbol markiert. 4 Klicken Sie auf den Menüpunkt Zurück. Auf der Seite Vergabeakte wird der Vermerk im Tabellenbereich angezeigt, sobald Sie in der Baumstruktur den Eintrag ausgewählt haben, für den Sie einen Vermerk erstellt haben. Hinweis: In der Vergabeakte wird zusätzlich die Anzahl der Einträge bzw. Kommentare angezeigt. Die Anzahl der Einträge steht in Klammern hinter dem Titel des jeweiligen Ordners in der Baumstruktur. Ebenso sind die Einträge nummeriert. Dateiablage Im Arbeitsschritt Dateiablage werden Dateien abgelegt, die lediglich für den internen Gebrauch der Vergabestelle bestimmt sind, wie z.b. Unterlagen zur Bedarfsermittlung, Soll-Konzepte, Unterlagen zur Mittelbeschaffung oder Wirtschaftlichkeit. Die Dateiablage bleibt über den gesamten Ausschreibungsprozess hinweg zugänglich. Anlagen, die zur Versendung an die Lieferanten gedacht sind, müssen im Arbeitsschritt Anlagen abgelegt werden. Detaillierte Informationen zum Thema Anlagen im Vergabeverfahren finden Sie unter Arbeiten mit angehängten Dateien auf Seite 365. Nachrichten versenden und empfangen bietet den Benutzern die Möglichkeit, über Nachrichten miteinander zu kommunizieren. So können z. B. bei der Erstellung eines Projekts Informationen ausgetauscht werden oder Nachfragen erfolgen. Nachrichten können innerhalb von von jedem Benutzer an jeden Benutzer versendet werden. Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 278

279 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Nachrichten versenden und empfangen Gegenüber regulären s bieten Nachrichten den Vorteil, dass sie vorgangsbezogen in abgelegt werden, d.h. innerhalb eines Projekts werden Ihnen nur die hierfür innerhalb von erstellten Nachrichten angezeigt. Außerdem sind Nachrichten revisionssicher. Sie werden dokumentiert und der gesamte Prozess steht in der Vergabeakte zur Verfügung. Bei Bedarf oder Unklarheiten kann somit die Historie zurückgegriffen werden. Einige Nachrichten werden automatisch erstellt, wie z.b. Genehmigungsbemerkungen. Nachrichten können über den Menüpunkt Nachrichten auf der Projektübersicht eingesehen und versendet werden. Eine Nachricht kann zusätzlich auch als verschickt werden. Achtung: Das physikalische Versenden der Nachricht erfolgt durch den Mail-Server. In der Projektliste erhalten Sie einen Hinweis über neue Nachrichten zu einem Projekt. Nachrichten sind innerhalb des Vergabesystems immer Projektbezogen. Nachrichten-Kategorien Der Nachrichten-Kategorie können Sie entnehmen in welchem Zusammenhang eine Nachricht versendet wurde. Kategorien Absage Allgemein Angebotsanfrage Antwort Vergabestelle Erklärung Nachrichten der Kategorie Absage werden im Arbeitsschritt Drucken/Versand der Absageschreiben erstellt. Nachrichten der Kategorie Allgemein werden durch einen Benutzer erstellt. Nachrichten der Kategorie Angebotsanfragen werden im Arbeitsschritt Versand der Angebots- Aufforderung zum Zeitpunkt der Veröffentlichung erstellt. Nachrichten der Kategorie Antwort Vergabestelle sind Antworten der Vergabestelle auf Bieterfragen im Fragenund Antwortenforum. Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 279

280 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Nachrichten versenden und empfangen Kategorien Bearbeitungsrechte für Ausschreibung geändert Erklärung Nachrichten der Kategorie Bearbeitungsrechte für Ausschreibung geändert werden automatisch durch erstellt, wenn die Bearbeitungsrechte eines Benutzers im Arbeitsschritt Projektrechte geändert wurden. Diese Nachrichten gehen auch als Mail an den Benutzer. Bedarfsbündelungsanfrage Bekanntmachung Nachrichten der Kategorie Bedarfsbündelungsanfrage werden im Arbeitsschritt Bedarfsbündelung erstellt, wenn andere Vergabestellen zur Erfassung der von Ihnen benötigten Mengen aufgefordert werden. Nachrichten der Kategorie Bekanntmachung werden im Arbeitsschritt Versenden der Bekanntmachung, Teilnahmewettbewerb bzw. Ausschreibung freischalten zum Zeitpunkt der Veröffentlichung erstellt. Diese Nachrichten gehen an die Veröffentlichungsorgane. Benachrichtigung Bieter Nachrichten der Kategorie Benachrichtigung Bieter werden im Arbeitsschritt Versand der Angebots- Aufforderung zum Zeitpunkt der Veröffentlichung erstellt. Diese Nachrichten gehen an die Bieter. Frage Bieter Genehmigungsanfrage Nachrichten der Kategorie Frage Bieter sind Fragen der Bieter, die über das Fragen- und Antwortenforum im Angebotsassistenten erstellt wurden. Nachrichten der Kategorie Genehmigungsanfrage werden automatisch durch erstellt, wenn ein Benutzer aufgefordert wird, ein Vergabeverfahren zu genehmigen. Diese Nachrichten gehen auch als Mail an den Genehmiger. Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 280

281 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Nachrichten versenden und empfangen Genehmigungsanfrage Zuschlag Nachrichten der Kategorie Genehmigungsanfrage Zuschlag werden automatisch durch erstellt, wenn ein Benutzer aufgefordert wird, den vorgemerkten Zuschlag zu genehmigen. Diese Nachrichten gehen auch als Mail an den Einkäufer. Genehmigungsbemerkung Projekttermine Nachrichten der Kategorie Genehmigungsbemerkung werden automatisch durch erstellt, wenn die Genehmigung eines Schritts abgeschlossen ist. Nachrichten der Kategorie Projekttermine werden automatisch durch erstellt, wenn Projekttermine nach Veröffentlichung des Vergabeverfahrens über einen Korrekturzyklus geändert werden. Diese Nachrichten gehen auch als Mail an alle Projektbeteiligten und Bieter. Status Genehmigung Zuschlag Nachrichten der Kategorie Status Genehmigung Zuschlag werden automatisch durch erstellt, wenn der Genehmiger den Zuschlag genehmigt bzw. abgelehnt hat. Diese Nachrichten gehen auch als Mail an den Einkäufer. Terminkorrektur Nachrichten der Kategorie Terminkorrektur werden automatisch durch erstellt, wenn ein Korrekturzyklus für Termine gestartet wurde. Diese Nachrichten gehen auch als Mail an die Bieter. Vorinformation Zuschlag Nachrichten der Kategorie Vorinformation sind versendete Vorinformationen. Nachrichten der Kategorie Zuschlag werden im Arbeitsschritt Drucken/Versand der Zuschlagsschreiben erstellt. Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 281

282 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Nachrichten versenden und empfangen Nachricht einsehen In der Projektliste erhalten Sie einen Hinweis, wenn neue Nachrichten zu einem Projekt eingegangen sind. 1 Wählen Sie ein Projekt zur Bearbeitung aus. 2 Klicken Sie auf den Menüpunkt Nachrichten. 3 Klicken Sie auf der Seite Nachrichten verwalten in der Baumstruktur auf das Postfach: Posteingang: um empfangene Nachrichten einzusehen Gesendet: um Nachrichten einzusehen, die für das Projekt versendet wurden Entwurf: um Nachrichten einzusehen, die Sie erstellt aber noch nicht versendet haben Genehmigung: um Nachrichten zum Genehmigungsprozess einzusehen Die entsprechenden Nachrichten werden im Tabellenbereich angezeigt. 4 Um eine Nachricht zu öffnen, klicken Sie auf das entsprechende Symbol: im Postfach Posteingang, Gesendet oder Genehmigung Die Seite Nachrichten ansehen wird angezeigt. im Postfach Entwurf Die Seite Nachrichten bearbeiten wird angezeigt. Um eine Beschreibung der Felder und Menüpunkte zu erhalten, klicken Sie auf den Menüpunkt Hilfe. 5 Klicken Sie auf den Menüpunkt Zurück. Nachricht erstellen Nachrichten können in jedem Postfach erstellt werden. 1 Klicken Sie in der Projektübersicht auf den Menüpunkt Nachrichten. Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 282

283 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Nachrichten versenden und empfangen 2 Klicken Sie auf der Seite Nachrichten verwalten auf den Menüpunkt Neu. 3 Tragen Sie auf der Seite Nachricht erstellen Empfänger und Betreff in die entsprechenden Felder ein. Um eine Beschreibung der Felder und Menüpunkte zu erhalten, klicken Sie auf den Menüpunkt Hilfe. Tipp: Sie können einen Empfänger auch auswählen, indem Sie auf die Empfänger auswählen-schaltfläche klicken. 4 Wählen Sie ggfs. die Priorität der Nachricht in der Auswahlliste Priorität aus. Die Kategorie auf Seite 279 wird automatisch vom System vergeben. 5 Tragen Sie die Nachricht in das Textfeld ein. Das Schreiben und Formatieren von Texten in erfolgt analog zur Erfassung in Microsoft Word. Sie erhalten zu den einzelnen Schaltflächen eine kurze Erklärung, indem Sie auf oder F1 klicken. 6 Um der Nachricht Anlagen hinzuzufügen, klicken Sie auf den Menüpunkt Anlagen. 7 Wenn die Nachricht auch per versendet werden soll, aktivieren Sie das Kontrollkästchen InternetMail unterhalb des Textfelds. 8 Klicken Sie auf den Menüpunkt Nachricht senden. Ihre Nachricht wird an die Empfänger gesendet. Sie erhalten einen Hinweis über das Ergebnis des Versendens. Tipp: Wenn Sie Ihre Nachricht zunächst nur speichern möchten, ohne sie zu versenden, klicken Sie auf den Menüpunkt Speichern. 9 Klicken Sie auf den Menüpunkt Zurück. Die gesendete Nachricht wird auf der Seite Nachrichten verwalten im Postfach Gesendet angezeigt. Die gespeicherte (aber nicht versendete) Nachricht wird im Postfach Entwurf angezeigt. Empfänger einer Nachricht auswählen 1 Erstellen oder bearbeiten Sie eine Nachricht. 2 Klicken Sie auf der Seite Nachricht erstellen bzw. Nachricht bearbeiten auf die Empfänger auswählen-schaltfläche. Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 283

284 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Nachrichten versenden und empfangen 3 Markieren Sie auf der Seite Empfänger auswählen die Mitarbeiter, die Sie als Empfänger Ihrer Nachricht auswählen wollen. 4 Sobald Sie alle Mitarbeiter als Empfänger aktiviert haben, klicken Sie auf den Menüpunkt Übernehmen. 5 Klicken Sie auf den Menüpunkt Zurück. Die ausgewählten Empfänger werden im Feld Empfänger auf der Seite Nachrichten erstellen bzw. Nachricht bearbeiten angezeigt. Nachricht bearbeiten bzw. erneut versenden 1 Klicken Sie in der Projektübersicht auf den Menüpunkt Nachrichten. 2 Öffnen Sie auf der Seite Nachrichten verwalten die Nachricht, die Sie bearbeiten möchten, indem Sie: im Postfach Gesendet die Nachricht markieren, die Sie erneut versenden wollen, und auf den Menüpunkt erneut versenden klicken im Postfach Entwurf auf das bearbeiten möchten Bearbeiten bei der Nachricht klicken, die Sie 3 Nehmen Sie die Änderungen auf der Seite Nachricht bearbeiten vor (siehe Nachricht erstellen). 4 Klicken Sie auf den Menüpunkt Nachricht senden. Ihre Nachricht wird an die Empfänger gesendet. Sie erhalten einen Hinweis über das Ergebnis des Versendens. Tipp: Wenn Sie Ihre Nachricht zunächst nur speichern möchten, ohne sie zu versenden, klicken Sie auf den Menüpunkt Speichern. 5 Klicken Sie auf den Menüpunkt Zurück. Die gesendete Nachricht wird auf der Seite Nachrichten verwalten im Postfach Gesendet angezeigt. Die gespeicherte (aber nicht versendete) Nachricht wird im Postfach Entwurf angezeigt. Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 284

285 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Projekt abschließen Nachricht löschen Sie können gespeicherte, noch nicht versendete Nachrichten jederzeit löschen. Empfangene und versendete Nachrichten können nicht gelöscht werden. 1 Klicken Sie in der Projektübersicht auf den Menüpunkt Nachrichten. 2 Klicken Sie auf der Seite Nachrichten verwalten in der Baumstruktur auf den Postfach Entwurf. Alle gespeicherten aber noch nicht versendeten Nachrichten werden im Tabellenbereich angezeigt. 3 Markieren Sie im Postfach Entwurf die Nachrichten, die Sie löschen möchten. 4 Klicken Sie auf den Menüpunkt Zuordnung aufheben. Ein Hinweis über das Ergebnis des Löschens wird angezeigt. Projekt abschließen Hinweis: Der Menüpunkt Verwaltung > Projekt abschließen ist erst verfügbar, nachdem die Zusage erteilt oder ein Korrekturzyklus eingeleitet wurde. Außerdem müssen Sie über die Rechte Ausschreibung bearbeiten und Ausschreibung abschließen verfügen. 1 Wählen Sie ein Projekt zur Bearbeitung aus. 2 Klicken Sie auf den Menüpunkt Verwaltung > Projekt abschließen. Sie erhalten einen Hinweis über das Ergebnis des Abschließens. Der Status des Projekts wird auf Abgeschlossen gesetzt. Projekt archivieren (Optionales Modul) Die Archivierungsfunktion in verfolgt das Ziel, Dokumente und Informationen eines Vergabeverfahrens für die anschließende revisionssichere Langzeitarchivierung bereitzustellen. Dabei sind folgende Rahmenbedingungen zu berücksichtigen: Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 285

286 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Projekt archivieren (Optionales Modul) Nachhaltiges Sichern und Erhalten von Dokumenten und Akten der Vergabeverfahren Die Erfüllen von gesetzlichen Vorgaben hinsichtlich einer revisionssicheren Archivierung eines Vergabeverfahrens Die Archivierungsfunktion muss daher alle Dokumente und Informationen, die innerhalb eines Vergabeverfahrens anfallen können, extrahieren, um diese einem Langzeitarchiv zu übergeben. Diese Anforderung wird erfüllt, indem die Vergabeakte des Vergabeverfahrens im PDF 1.4/A-Format (inkl. dem jeweiligen PDF-Angebot der Bieter ohne deren jeweilige Anhänge), alle verfahrensrelevanten Dokumente sowie einer Metainformationsdatei gemäß dem 2.0-Standard im XML-Format in einen ZIP-Container ablegt. Alle Dokumente werden in dem Format in den Container gelegt, wie sie auf der Plattform hinterlegt wurden. Im ZIP-Container werden somit mindestens folgende Dateien abgelegt: Die Vergabeakte im PDF 1.4/A-Format mit dem Inhalt zum Zeitpunkt des Verfahrensabschlusses. Alle Dokumente, Attachments und Dateien, die im Verfahren auf der Plattform abgelegt wurden, darunter z. B. alle Verdingungsdokumente, alle Protokolle, alle hochgeladenen Bieterangebote sowie deren Dokumente und Dateien und alle eingescannten Genehmigungen. Hier ist zu berücksichtigen, dass diese Dokumente in ihrer jeweiligen Formatform beigelegt werden. Es findet keine Umwandlung in das PDF 1.4/A-Format dieser Dateien statt. Hinweis: Dokumente des Arbeitsschritts Dateiablage werden nicht archiviert. Die Dateien und Dokumente werden unverändert in den zip-container abgelegt. In der XML-Metadatei werden alle archivierungsrelevanten Informationen zum Vergabeverfahren abgelegt, so dass das Verfahren im nachfolgenden Archivsystem nach diesen Parametern gesucht werden kann. Ferner werden alle im zip-container enthaltenen Dateien und Dokumente referenziert, so dass diese vom Archivierungssystem verarbeitet werden können. Der ZIP-Container kann nach einer mandantenspezifischen Namenskonvention benannt und in einem konfigurierbaren Ordner im Dateisystem des Servers oder alternativ einer Netzwerkfreigabe abgelegt werden. Von dort kann er in ein beliebiges, den DOMEA- Standard unterstützendes Archivierungssystem eingespielt werden. Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 286

287 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Projekt archivieren (Optionales Modul) Rechte und Voraussetzungen für die Archivierung von Projekten Um ein Projekt zu archivieren, müssen Sie über die Rechte Ausschreibung bearbeiten und Ausschreibung archivieren verfügen. Der Menüpunkt wird erst aktiviert, nachdem Sie das Zuschlagsschreiben versendet und das Projekt abgeschlossen haben. Projekt archivieren Hinweis: Sie können nur Vergabeverfahren archivieren, die abgeschlossen wurden. 1 Wählen Sie ein Projekt zur Bearbeitung aus. 2 Klicken Sie auf den Menüpunkt Verwaltung > Archivieren. Für das Vergabeverfahren wird ein ZIP-Container angelegt, der alle für eine gesetzeskonforme Archivierung relevanten Daten enthält. Abb.: Archivieren 3 Klicken Sie auf der Seite Dateidownload: auf Öffnen, um den ZIP-Container einzusehen Abb.: Inhalt des ZIP-Containers auf Speichern, um den ZIP-Container abzulegen. Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 287

288 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Projekt archivieren (Optionales Modul) Auf der Seite Speichern Unter legen Sie den Namen und Speicherort für die Datei fest. Der Name des ZIP-Containers sowie der Speicherort kann in Absprache mit dem Mandanten vorbelegt werden. Klicken Sie auf Speichern. Die Datei wird an dem festgelegten Ort abgelegt. 4 Archivieren Sie den ZIP-Container in einem für die Archivierung geeigneten System. Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 288

289 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Korrekturmechanismen Da bei Vergabeverfahren nicht immer alles nach Plan läuft, kann es vorkommen, dass sich Umstände ändern und Inhalte oder Termine entsprechend angepasst werden müssen. Im Extremfall muss das gesamte Verfahren abgebrochen werden. berücksichtigt die Notwendigkeit von Änderungen und bietet folgende Möglichkeiten, Korrekturen vorzunehmen: Projekt löschen Solange noch kein Arbeitsschritt genehmigt wurde, können Sie Ihr Projekt über den Menüpunkt Bearbeiten > Löschen aus der Projektliste löschen. Korrekturzyklus einleiten Durch die Einleitung eines Korrekturzyklus können Sie die Termine oder Inhalte eines Vergabeverfahrens ändern, z. B. wenn wegen unvorhergesehenen Gegebenheiten zusätzliche Positionen zum Leistungsverzeichnis hinzugefügt oder Positionen geändert werden müssen. Die jeweiligen Bieter werden über vorgenommene Korrekturen per E- Mail informiert. Projekt aufheben Unter bestimmten, in der VOL/A bzw. VOB/A festgelegten Voraussetzungen kann ein Vergabeverfahren aufgehoben werden, z. B. wenn sich die Grundlagen des Vergabeverfahrens wesentlich verändert haben oder kein Angebot eingegangen ist, das den Bedingungen entspricht. Nach der Aufhebung eines Projekts müssen Sie die beteiligten Mitarbeiter, Veröffentlichungsorgane und Bieter über die Aufhebung und die Gründe dafür informieren. Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 289

290 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Wann kann ich welche Korrekturen durchführen? Wann kann ich welche Korrekturen durchführen? In der folgenden Grafik können Sie ablesen, zu welchen Zeitpunkten im Verlauf des Vergabeprozesses Sie welche Korrekturen durchführen können. Abb.: Durchführung von Korrekturen im Verlauf des Ausschreibungsprozesses Rechte und Voraussetzungen - Korrekturzyklus einleiten/projekt aufheben Um Korrekturzyklen einzuleiten benötigen Sie die Rechte Ausschreibung bearbeiten und Korrekturzyklus einleiten. Um ein Projekt vollständig oder teilweise aufzuheben, müssen Sie über das Recht Ausschreibung aufheben verfügen. Korrekturzyklus durchführen Sie können Korrekturzyklen zu einem bereits veröffentlichten Vergabeverfahren anlegen. Korrekturzyklen müssen eingeleitet werden, wenn nach Veröffentlichung bzw. Bekanntmachung eines Vergabeverfahrens Änderungen an den Terminen oder am Inhalt vorgenommen werden müssen. Nach der Öffnung der Angebote ist die Einleitung eines Korrekturzyklus nicht mehr möglich. Sie können einen Korrekturzyklus einleiten um entweder nur die Termine zu ändern oder auch inhaltliche Korrekturen vorzunehmen, z. B. am Leistungsverzeichnis. Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 290

291 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Korrekturzyklus durchführen Korrekturzyklus aufgrund von Terminänderungen Bei einem Korrekturzyklus zur Änderung der Termine bleiben alle anderen Arbeitsschritte des Prozesses unverändert, lediglich die Termine werden zur Änderung freigegeben. Sobald Sie die Änderungen vorgenommen haben, werden die entsprechenden Bieter per informiert. Vollständiger Korrekturzyklus aufgrund inhaltlicher Änderungen Bei einem vollständigen Korrekturzyklus werden alle Arbeitsschritte des Prozesses abgeschlossen und können nicht mehr bearbeitet werden. Dem Projekt wird ein zweiter Prozess mit dem Zusatz Korrektur hinzugefügt; alle Arbeitsschritte dieses Korrekturzyklus können dann überarbeitet werden. Die entsprechenden Bieter werden zunächst über die Einleitung des Korrekturzyklus per benachrichtigt. Haben diese zu diesem Zeitpunkt Ihr Angebot bereits bearbeitet oder abgegeben, verliert dieses Ihre Gültigkeit und kann nicht weiter bearbeitet werden. Sobald Sie Ihre Änderungen durchgeführt haben, werden die Bieter wiederum per über die Beendigung der Korrektur informiert. Das Verfahren wird noch einmal neu veröffentlicht und die Bieter können nun nur noch das neue Projekt bearbeiten. Allerdings werden einige Daten aus der ersten Angebotserstellung, wie die Anlagen und die Einträge im Fragen- und Antwortenforum automatisch in das neue Angebot übernommen. Bieterbenachrichtigung Die Bieterbenachrichtigung erfolgt in unterschiedlichem Umfang, je nachdem ob es sich um eine öffentliche oder beschränkte Ausschreibung handelt und welchen Status das Angebot hat. Grundsätzlich werden alle Bieter informiert, die bereits ein Angebot abgegeben haben. Bei öffentlichen Ausschreibungen werden zudem auch diejenigen Bieter informiert, die das Angebot zwar bearbeitet, aber noch nicht abgegeben haben. Bei beschränkten Ausschreibungen werden alle eingeladenen Bieter informiert, egal ob sie das Angebot noch nicht eingesehen, schon bearbeitet oder bereits abgegeben haben. Projekt öffnen Um Korrekturen durchzuführen müssen Sie zunächst das Projekt öffnen. 1 Klicken Sie in der Projektliste auf das Symbol neben dem Projekt. 2 Klicken Sie auf den Menüpunkt Verwaltung > Korrekturzyklus einleiten, um die Korrekturen vornehmen. Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 291

292 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Korrekturzyklus durchführen Hinweis: Der Menüpunkt Korrekturzyklus einleiten ist erst verfügbar, nachdem das Projekt veröffentlicht wurde. Korrekturzyklus zum Korrigieren der Termine einleiten Die Einleitung eines Korrekturzyklus zur Änderung der Termine ist erst nach Veröffentlichung des Vergabeverfahrens möglich. 1 Öffnen Sie das Projekt (siehe Projekt öffnen auf Seite 291). 2 Klicken Sie auf den Menüpunkt Verwaltung > Korrekturzyklus einleiten. 3 Wählen Sie im Fenster Korrektur die Option Termine korrigieren. 4 Klicken Sie auf Weiter. Die Seite Korrekturzyklus einleiten wird angezeigt. Die zur Authentifizierung berechtigten Benutzer werden auf der rechten Seite aufgelistet. 5 Zwei Benutzer müssen direkt nacheinander ihre Anmeldedaten eingeben und diese durch Klick auf das Symbol bestätigen. Bei erfolgreicher Authentifizierung wird der Status des Benutzers auf Erfolgreich Authentifiziert gesetzt. Hinweis: Die Authentifizierung der Benutzer muss direkt nacheinander erfolgen, ohne dass die Seite verlassen wird. 6 Tragen Sie auf der Seite Termine die notwendigen Terminänderungen ein. Hinweis: Wenn Sie die Seite Termine verlassen, ohne eine Änderung vorzunehmen, können sie den Arbeitsschritt nachträglich nicht mehr öffnen. Sie müssen dann für die Bearbeitung einen neuen Korrekturzyklus zur Änderung der Termine einleiten. 7 Klicken Sie auf Speichern. Die geänderten Termine werden gespeichert und die Bieter automatisch per über die neuen Termine informiert. Den Inhalt der s können Sie einsehen, indem Sie in der Menüleiste in der Projektübersicht auf Nachrichten klicken und den Ordner Gesendet wählen. Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 292

293 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Korrekturzyklus durchführen Vollständigen Korrekturzyklus einleiten Ein vollständiger Korrekturzyklus zur Änderung der Inhalte des Vergabeverfahrens ist erst nach der Genehmigung des Projekts möglich. 1 Öffnen Sie das Projekt (siehe Projekt öffnen auf Seite 291). 2 Klicken Sie auf den Menüpunkt Verwaltung > Korrekturzyklus einleiten. 3 Wählen Sie im Fenster Korrektur die Option Vollständiger Zyklus und klicken Sie auf Weiter. Die Seite Korrekturzyklus einleiten wird angezeigt. Die zur Authentifizierung berechtigten Benutzer werden auf der rechten Seite aufgelistet. 4 Zwei Benutzer müssen direkt nacheinander ihre Anmeldedaten eingeben und diese durch Klick auf das Symbol bestätigen. Bei erfolgreicher Authentifizierung wird der Status des Benutzers auf Erfolgreich Authentifiziert gesetzt. Hinweis: Die Authentifizierung der Benutzer muss direkt nacheinander erfolgen, ohne dass die Seite verlassen wird. 5 Klicken Sie auf den Menüpunkt Korrekturzyklus einleiten. 6 Klicken Sie auf den Menüpunkt Zurück. Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 293

294 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Korrekturzyklus durchführen Dem Projekt wurde jetzt unterhalb des ursprünglichen Prozesses ein weiterer Prozess mit dem Zusatz Korrektur hinzugefügt. Abb.: Vergabeverfahren mit Korrekturzyklus Alle betroffenen Bieter werden automatisch per darüber informiert, dass ein Korrekturzyklus eingeleitet wurde. Auch in ihrer Angebotsübersicht werden sie darauf hingewiesen, dass eine Angebotsbearbeitung nicht mehr möglich ist. Korrekturen vornehmen und Bieter benachrichtigen Nach der Einleitung der Korrekturzyklus ist das Vergabeverfahren in zwei Projektphasen unterteilt: die ursprüngliche, zu korrigierende Phase (Ausschreibung - 1) und die neue Phase (Ausschreibung - Korrektur - 2), in der die Korrekturen durchgeführt werden. Alle Arbeitsschritte der ursprünglichen Projektphase haben den Status Abgeschlossen und können nicht mehr bearbeitet werden. Die notwendigen Änderungen nehmen Sie in den Prozessschritten des Korrekturzyklus vor. Die Bearbeitung eines Korrekturzyklus erfolgt analog zur Bearbeitung eines Vergabeverfahrens. Wenn Sie den Status eines Arbeitsschritts im Korrekturzyklus ändern, erhält der Arbeitsschritt den Status In Korrektur bzw. nach der Bearbeitung Korrigiert. So können Sie erkennen, welche Arbeitsschritte während des Korrekturzyklus geändert wurden. Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 294

295 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Vergabeverfahren vollständig aufheben Innerhalb Ihres Korrekturzyklus werden im Arbeitsschritt Versenden der Bekanntmachung die Bieter, die bereits ein Angebot abgegeben haben, über die vorgenommenen Korrekturen per informiert. Klicken Sie dazu auf den Menüpunkt Bieter benachrichtigen. Mit dem Versand der Benachrichtigungen wird Ihre korrigierte Ausschreibung freigeschaltet. Vergabeverfahren vollständig aufheben Unter bestimmten, in der VOL/A bzw. VOB/A festgelegten Voraussetzungen (z.b. kein gültiges oder wirtschaftliches Angebot, Kürzung der Haushaltsmittel) kann es notwendig sein, ein Projekt aufzuheben, d.h. die Bearbeitung komplett abzubrechen. Das Projekt wird im aktuellen Zustand eingefroren und kann nur noch eingesehen werden. Nach der Aufhebung des Projekts sollten Sie alle beteiligten Bieter, Veröffentlichungsorgane und Mitarbeitern über die Aufhebung informieren. I.d.R. sollte der Einkäufer jedoch versuchen, das Projekt über einen Korrekturzyklus zu beenden oder nur teilweise aufzuheben, indem z.b. Zuschläge für einzelne Lose oder Nebenangebote erteilt werden. Hinweis: Jedes veröffentlichte Vergabeverfahren muss einen für die Bieter erkennbaren Abschluss haben. Dies kann ein Zuschlag oder eine Aufhebung sein. Projekt aufheben Sie können ein Projekt erst nach dem Abschließen des Prozessschritts Genehmigung aufheben. 1 Öffnen Sie das Projekt (siehe Projekt öffnen auf Seite 291). 2 Klicken Sie auf den Menüpunkt Verwaltung > Projekt aufheben. Die zur Authentifizierung berechtigten Benutzer werden im rechten Bereich der Seite Ausschreibung aufheben aufgelistet. 3 Zwei Benutzer müssen direkt nacheinander ihre Anmeldedaten eingeben und diese durch Klick auf das Symbol bestätigen. Bei erfolgreicher Authentifizierung wird der Status des Benutzers auf Erfolgreich Authentifiziert gesetzt. Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 295

296 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Vergabeverfahren vollständig aufheben Hinweis: Die Authentifizierung der Benutzer muss direkt nacheinander erfolgen, ohne dass die Seite verlassen wird. Nach der zweiten erfolgreichen Authentifizierung werden die Registerkarten Interne bzw. Externe Gründe angezeigt und der Menüpunkt Projekt aufheben ist verfügbar. 4 Tragen Sie die Gründe für die Aufhebung, die den Mitarbeitern mitgeteilt werden sollen, auf der Registerkarte Interne Gründe ein. 5 Tragen Sie die Gründe für die Aufhebung, die den Bietern mitgeteilt werden sollen, auf der Registerkarte Externe Gründe ein. 6 Das Schreiben und Formatieren der Gründe erfolgt analog zur Erfassung von Texten in Microsoft Word. Daher erhalten Sie zu den einzelnen Schaltflächen nur eine kurze Erklärung, indem Sie auf die Hilfe-Schaltfläche 7 Klicken Sie auf den Menüpunkt Projekt aufheben. oder F1 klicken. In der Projektübersicht des Projekts wird ein neuer Prozessschritt Aufhebung hinzugefügt. Damit Bieter, Veröffentlichungsorgane oder Mitarbeiter über die Aufhebung des Projekts per Mail informiert werden, müssen Sie dies über die Arbeitsschritte Versenden der Benachrichtigung - Bieter, Versenden der Benachrichtigung - Veröffentlichungsorgane bzw. Versenden der Benachrichtigung - Mitarbeiter veranlassen. Beachten Sie dabei die Abhängigkeiten der Arbeitsschritte; einige Schritte können erst nach der Erledigung anderer Schritte bearbeitet werden. Hinweis: Da diese Arbeitsschritte neu eingefügt wurden, müssen Sie ggf. im Prozessschritt Projekt den Projektmitarbeitern die erforderlichen Rechte für die Schritte vergeben. Bieter über die Aufhebung informieren 1 Klicken Sie im Prozessschritt Aufhebung auf den Arbeitsschritt Bieter zuordnen. 2 Markieren Sie auf der Seite Bieter zuordnen die Bieter, die Sie über die Aufhebung des Projekts informieren wollen. 3 Wählen Sie in der Auswahlliste Ansprechpartner den entsprechenden Ansprechpartner aus. 4 Klicken Sie auf den Menüpunkt Speichern und dann auf Zurück. Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 296

297 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Vergabeverfahren vollständig aufheben 5 Klicken Sie auf den Arbeitsschritt Bieter auswählen. 6 Korrigieren Sie auf der Seite Bieter auswählen ggfs. den Ansprechpartner. 7 Wählen Sie in der Auswahlliste Vorlage die entsprechende Vorlage für die Benachrichtigung aus. 8 Klicken Sie auf den Menüpunkt Speichern und dann auf Zurück. 9 Klicken Sie auf den Arbeitsschritt Versenden der Benachrichtigung - Bieter. 10 Signieren Sie auf der Seite Versenden der Benachrichtigung - Bieter ggf. Ihre Nachricht. 11 Klicken Sie auf den Menüpunkt Nachricht senden. Die Nachricht wird an alle ausgewählten Bieter per versendet. Veröffentlichungsorgane über die Aufhebung informieren 1 Klicken Sie im Prozessschritt Aufhebung auf den Arbeitsschritt Veröffentlichungsorgane auswählen. 2 Markieren Sie auf der Seite Veröffentlichungsorgane auswählen die Veröffentlichungsorgane, die Sie über die Aufhebung des Projekts informieren wollen. 3 Wählen Sie in der Auswahlliste Ansprechpartner den entsprechenden Ansprechpartner aus. 4 Wählen Sie in der Auswahlliste Vorlage die entsprechende Vorlage für die Benachrichtigung aus. 5 Klicken Sie auf den Menüpunkt Speichern und dann auf Zurück. 6 Klicken Sie auf den Arbeitsschritt Versenden der Benachrichtigung - Veröffentlichungsorgane. 7 Signieren Sie auf der Seite Versenden der Benachrichtigung - Veröffentlichungsorgane ggf. Ihre Nachricht. 8 Klicken Sie auf den Menüpunkt Nachricht senden. Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 297

298 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Lose aufheben Die Nachricht wird an alle ausgewählten Veröffentlichungsorgane per versendet. Mitarbeiter über die Aufhebung informieren 1 Klicken Sie im Prozessschritt Aufhebung auf den Arbeitsschritt Versenden der Benachrichtigung - Mitarbeiter. 2 Markieren Sie auf der Seite Versenden der Benachrichtigung - Mitarbeiter die Mitarbeiter, die Sie über die Aufhebung des Projekts informieren wollen. 3 Klicken Sie auf den Menüpunkt Nachricht senden. Die Nachricht wird an alle ausgewählten Mitarbeiter per versendet. Lose aufheben Wenn Sie Lose gebildet (siehe Seite 108) haben, können Sie das jeweilige Projekt auch teilweise aufheben. Der Menüpunkt Verwaltung > Lose aufheben wird mit dem Abschluss des Arbeitsschritts Nacherfassung der konventionellen Angebote freigeschaltet. Bis zu diesem Zeitpunkt ist eine Korrektur der Lose nur über einen Korrekturzyklus (siehe Seite 290) möglich. 1 Öffnen Sie das Projekt (siehe Projekt öffnen auf Seite 291). 2 Klicken Sie auf den Menüpunkt Verwaltung > Lose aufheben. 3 Markieren Sie auf der Seite Lose aufheben die Lose, die Sie aufheben wollen. 4 Tragen Sie im rechten Fensterbereich in das Feld Grund die Gründe für die Aufhebung ein. Die Gründe werden in der Vergabeakte hinterlegt. 5 Klicken Sie auf den Menüpunkt Lose aufheben. Die von der Aufhebung betroffenen Bieter werden automatisch per benachrichtigt. Die aufgehobenen Lose werden im Preisspiegel sowie für alle nachfolgenden Prozesse nicht mehr berücksichtigt. Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 298

299 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Übersicht über Möglichkeiten und Folgen korrigierter und aufgehobener Vergabeverfahren Übersicht über Möglichkeiten und Folgen korrigierter und aufgehobener Vergabeverfahren Termine korrigieren Vollständiger Korrekturzyklus Lose aufheben Vergabeverfahren aufheben Kurzbeschreibung schnelle Variante des Korrekturzyklus, nur zum Ändern der Termine bestimmt hier können Sie die Inhalte und Termine ihres Vergabeverfahrens ändern, z. B. das Leistungsverzeichnis ermöglicht das teilweise Aufheben eines Vergabeverfahrens nur unter bestimmten Bedingungen möglich, beteiligte Mitarbeiter, Veröffentlichungsorgane und Bieter müssen über Gründe der Aufhebung informiert werden Funktion möglich frühestens ab Bekanntmachung Genehmigung des Projekts Nacherfassung der konventionellen Angebote Genehmigung eines Arbeitsschritts Funktion möglich spätestens bis Angebotsöffnung Angebotsöffnung u. U. auch nach der Zuschlagserteilung noch möglich u. U. auch nach der Zuschlagserteilung noch möglich Notwendige Berechtigungen Korrekturzyklus einleiten Korrekturzyklus einleiten Ausschreibung aufheben Ausschreibung aufheben Ausschreibung bearbeiten Ausschreibung bearbeiten Bieterinformation* automatisch per per über die Schaltfläche Bieter informieren automatisch per per im Prozessschritt Aufhebung *sowohl Bieter, die bereits ihr Angebot abgegeben haben als auch Interessenten Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 299

300 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Berichte, Auswertungen und Statistiken stellt Ihnen ein sehr umfangreiches, flexibles und detailliertes Berichtswesen zur Verfügung. Dieses Berichtswesen ist unterteilt in: Projektübergreifende Berichte, zu denen Sie über den Menüpunkt Berichte in der Projektliste gelangen und Projektspezifische Berichte, die innerhalb eines Projekts über den Arbeitsschritt Berichte (im Prozessschritt Bewertung) oder über den Menüpunkt Berichte in der Projektübersicht aufgerufen werden. In jedem Bereich sind einige Auswertungsmöglichkeiten (Berichte) standardmäßig vordefiniert. Weitere Berichte können jederzeit - je Vergabestelle - ergänzt werden. Wenden Sie sich dazu an Ihren -Administrator. Allen Berichten gemeinsam ist, dass Sie: die angezeigten Daten über vordefinierte Filter einschränken können, die Ergebnisse ausdrucken oder für die weitere Bearbeitung z.b. nach Excel exportieren können und die Daten in akkumulierter und/oder graphischer Form angezeigt werden können. Wenn Sie die Berichte aufrufen, gelangen Sie zunächst auf die Reportliste, einer Übersicht aller zur Verfügung stehenden Berichte. Dort können Sie einen einzelnen Bericht auswählen, der Ihnen auf der Seite Reportanzeige angezeigt wird. Eine kurze Beschreibung des jeweiligen Berichts finden Sie oberhalb des Filters auf der Reportanzeige. Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 300

301 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Rechte und Voraussetzungen für projektübergreifende Berichte Rechte und Voraussetzungen für projektübergreifende Berichte Um projektübergreifende Berichte (Menüpunkt Berichte in der Projektliste) einsehen bzw. ausführen zu können, müssen Sie über die Rechte Ausschreibung bearbeiten und Berichte auf Firmenebene ausführen verfügen. Projektübergreifende Berichte ausführen 1 Klicken Sie in der Projektliste auf den Menüpunkt Berichte. 2 Klicken Sie auf der Reportliste auf den Bericht, den Sie einsehen möchten. 3 Wählen Sie auf der Seite Reportanzeige in den Filterfeldern die Einstellungen für Ihren Bericht. 4 Klicken Sie auf Bericht anzeigen. Der Bericht und die Schaltflächen zur Veränderungen der Ansicht werden angezeigt. Bericht exportieren 1 Führen Sie einen Bericht aus. 2 Wählen Sie in der Auswahlliste Wählen Sie ein Format aus das Format aus, nach dem Sie den Bericht exportieren wollen. 3 Klicken Sie auf Exportieren. Der Bericht wird in das entsprechende Format exportiert. Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 301

302 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Besonderheiten bei einigen Vergabeverfahren In den folgenden Kapiteln erhalten Sie einen Überblick über Vergabeverfahren, deren Ausschreibungsprozess sich von dem Kapitel Projektphase Ausschreibung (siehe Seite 58) beschriebenen Ablauf unterscheidet. Neben den Abweichungen werden auch die Besonderheiten dieser Vergabeverfahren beschrieben. Über den Freihändige Vergabe-Assistenten unterstützt standardmäßig die Vergabe von Leistungen gemäß den Anforderungen der VOB bzw. VOL. Die Erstellung entsprechender Vergabeverfahren erfolgt über die Projektübersicht. Das Vergaberecht sieht jedoch Ausnahmen dieser sehr streng geregelten Vergabe vor, wenn bestimmte Voraussetzungen erfüllt sind, wie z.b. ein geringer Vergabewert, eine besondere Dringlichkeit oder die Ausschreibung von Leistungen, die besonderen Schutzrechten unterliegen. Wenn diese Voraussetzungen erfüllt sind, können Sie eine Freihändige Vergabe erstellen, also eine Vergabe ohne förmliches Verfahren. Für diese - weitgehend formfreie Vergabe - stellt Ihnen den Freihändigen Vergabe-Assistenten zur Verfügung, der Sie Schritt für Schritt durch die Erstellung eines Freihändigen Vergabe-Projekts führt. In maximal sieben Schritten, von der Eingabe der Projektdaten über die Spezifikation der Produkte und Leistungen bis hin zur Bestimmung des Bewerberkreises und der Publikation, unterstützt Sie der Assistent beim schnellen und sicheren Aufsetzen einer freihändigen Vergabe. Der Assistent wurde so konzipiert, dass Sie auch als Einsteiger mühelos ein neues entsprechendes Vergabeverfahren starten können. Als schnelle Lösung" deckt er allerdings nicht jeden möglichen Schritt bzw. jede Teilfunktion wie im sehr umfassenden Expertenmodus ab. Diese Funktionen stehen Ihnen aber wie gewohnt bei der Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 302

303 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Über den Freihändige Vergabe-Assistenten konventionellen" Variante zum Anlegen eines Projekts zur Verfügung bzw. nach Fertigstellen des Assistenten. Ziel des Freihändigen Vergabe-Assistenten ist es somit, ein Vergabeverfahren in möglichst wenigen Schritten abzuschließen. Die Voraussetzung dafür sind gut gepflegte Stammdaten, wie zum Beispiel klassifizierte Bieter und klassifizierte Formulare. Falls Sie sich entscheiden, ein Vergabeverfahren über den Freihändige Vergabe- Assistenten zu beginnen, werden Sie bei der Erstellung der Vergabeunterlagen durch diesen unterstützt. Nach Fertigstellen des Assistenten können Sie das Projekt wie gewohnt über die Projektübersicht weiterbearbeiten. Das heißt, über den Assistenten können Sie zunächst schnell und assistentengeführt die wichtigsten Projektdaten eingeben. Spezielle Details ergänzen Sie dann wie gewohnt über die Arbeitsschritte der Projektübersicht. Falls Sie auf den Assistenten verzichten möchten, können Sie auch wie gewohnt auf dem üblichen Weg ein Projekt anlegen und im Arbeitsschritt Eigenschaften die Vergabeart Freihändige Vergabe auswählen. Hinweis: Im Folgenden werden die einzelnen Schritte in groben Zügen beschrieben. Detailliertere Informationen entnehmen Sie dem Benutzerhandbuch oder den entsprechenden Leitfäden. Allgemeines zur Benutzung des Freihändigen Vergabeassistenten Der Assistent zur Erstellung einer Freihändigen Vergabe führt Sie schnell und sicher zur Erstellung einer Freihändigen Vergabe. Jede Seite des Assistenten ist in folgende Bereiche aufgeteilt: Im linken Fensterbereich werden die Arbeitsschritte angezeigt. Dabei werden immer nur die für Ihr Vergabeverfahren relevanten Schritte angezeigt - in Abhängigkeit von den Voreinstellungen im Arbeitsschritt Verfahren. Wenn Sie z.b. die Option Beschränkter Teilnehmerkreis markiert haben, wird der Arbeitsschritt Publikation nicht angezeigt, da Sie keine Veröffentlichungsorgane benötigen. Im mittleren Fensterbereich findet die eigentliche Bearbeitung des Arbeitsschritts statt. Im rechten Fensterbereich wird Ihnen immer eine kurze Erklärung des Arbeitsschritts angezeigt. Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 303

304 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Über den Freihändige Vergabe-Assistenten Sie können beliebig zwischen den einzelnen Schritten des Assistenten wechseln, indem Sie: in der Navigation (auf der linken Fensterseite) direkt auf den entsprechenden Arbeitsschritt klicken auf den Menüpunkt Vor bzw. die Schaltfläche Weiter klicken und so in den jeweils nächsten Arbeitsschritt gelangen auf den Menüpunkt bzw. die Schaltfläche Zurück klicken und so in den vorangehenden Arbeitsschritt gelangen Bevor Sie einen Arbeitsschritt verlassen, werden Ihre Daten automatisch überprüft und gespeichert. Nicht ausgefüllte Pflichtfelder bzw. im falschen Format ausgefüllte Felder werden mit dem entsprechenden Hinweis-Symbol markiert. Beenden des Freihändigen Vergabe-Assistenten: Im letzten Arbeitsschritt des Assistenten können Sie die Bearbeitung über den Assistenten abschließen und in die reguläre Projektübersicht wechseln, über die Sie das Vergabeverfahren weiter bearbeiten können. Solange Sie nicht auf die Fertigstellen- Schaltfläche geklickt haben, können Sie ein Projekt jederzeit über den Assistenten weiterbearbeiten. Hinweis: Falls Sie Funktionen benötigen, die nicht über den Assistenten abgedeckt werden, können Sie diese nach Fertigstellen aber vor Abschließen (auf der Seite Einzelschrittgenehmigung) des Projekts über die Projektübersicht ausführen. Rechte und Voraussetzungen für den Freihändigen Vergabeassistenten Um Vergabeverfahren über den Freihändigen Vergabeassistenten anzulegen, müssen Sie über das Recht Ausschreibung erstellen verfügen. Um ein Vergabeverfahren über den Freihändigen Vergabeassistenten zu bearbeiten, müssen Sie über das Recht Ausschreibung bearbeiten verfügen. Außerdem muss das Projekt über den Freihändigen Vergabeassistenten erstellt worden und noch nicht fertiggestellt sein. Freihändige Vergabeverfahren können nur unter bestimmten Bedingungen erstellt werden, z.b. bei: Leistungen von geringem Wert, Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 304

305 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Über den Freihändige Vergabe-Assistenten besonderer Eilbedürftigkeit oder Leistungen, die gewerblichen Schutzrechten unterliegen. Übersicht der Arbeitsschritte Der Freihändige Vergabe-Assistent ist so aufgebaut, dass Ihnen immer nur die Arbeitsschritte angezeigt werden, die Sie für Ihr aktuelles Projekt tatsächlich benötigen. Daher werden einige Arbeitsschritte nur angezeigt, wenn Sie im Arbeitsschritt Verfahren die entsprechenden Optionen gewählt haben. Im günstigsten Fall erstellen Sie Ihre Freihändige Vergabe mit 3 Arbeitsschritten, maximal benötigen Sie 7, wobei 4 Arbeitsschritte entsprechend der gewählten Klassifizierung vorbelegt werden können. Innerhalb des Freihändigen Vergabe-Assistenten können Ihnen folgende Arbeitsschritte zur Verfügung stehen: Arbeitsschritt Beschreibung Basisdaten Verfahren Auf der Seite Freihändige Vergabe - Projektdaten legen Sie allgemeine Daten zum Projekt (die Projekthülle) fest, wie z.b. Projektname, Termine und geschätzter Auftragswert. Auf der Seite Freihändige Vergabe - Bewerbungsverfahren legen Sie fest, wie sich der Bewerberkreis zusammensetzt. Dazu klassifizieren Sie das Projekt und entscheiden, ob Bieter, Vertragsformulare und Kriterien manuell oder automatisch hinzugefügt werden sollen. Über die hier gesetzten Optionen wird der Ablauf innerhalb des Assistenten gesteuert. Beispiel: Wenn Sie unter Bewerberfahren die Option Offener Teilnehmerkreis wählen, wird der Arbeitsschritt Bewerberkreis nicht mehr angezeigt. LV erstellen Auf der Seite Freihändige Vergabe - Leistungsverzeichnis wird das Leistungsverzeichnis erstellt. Sie können die Positionen: Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 305

306 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Über den Freihändige Vergabe-Assistenten Arbeitsschritt Beschreibung manuell erstellen, über eine GAEB-Datei importieren, über eine Excel-Datei importieren, aus OCI-Katalogen importieren oder aus der Vorlagenverwaltung übernehmen. Formulare Auf der Seite Freihändige Vergabe - Formulare laden Sie neue Vertragsformulare in das Projekt oder wählen sie aus der Vorlagenverwaltung aus. Hinweis: Der Arbeitsschritt wird nur angezeigt, wenn bei Vertragsbedingungen die Option Formulare automatisch hinzufügen nicht markiert oder auch die Option Vertragsbedingungen/Anlagen trotzdem auch händisch erfassen markiert ist. Kriterienkatalog Auf der Seite Freihändige Vergabe - Kriterienkatalog stellen Sie Ihre Zuschlagskriterien zusammen. Sie können diese aus dem Vorlagenkatalog importieren oder manuell anlegen. Hinweis: Der Arbeitsschritt wird nur angezeigt, wenn bei Bewertungskriterien die Option Kriterien trotzdem auch händisch erfassen markiert ist. Bewerberkreis Auf der Seite Freihändige Vergabe - Bewerber wählen Sie die Bewerber manuell aus, die Sie auffordern möchten sich am Verfahren zu beteiligen. Hinweis: Der Arbeitsschritt wird nur angezeigt, wenn bei Bewerberverfahren die Option Offener Teilnehmerkreis nicht gewählt wurde oder unter Bieterauswahl die Option Bieter trotzdem auch händisch erfassen markiert ist. Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 306

307 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Über den Freihändige Vergabe-Assistenten Arbeitsschritt Publikation Beschreibung Auf der Seite Freihändige Vergabe - Auswahl Veröffentlichungsorgane wählen Sie die Bekanntmachungsorgane aus, auf denen Sie Ihr Vergabeverfahren veröffentlichen möchten. Hinweis: Der Arbeitsschritt wird nur angezeigt, wenn bei Bewerberverfahren die Option Beschränkter Teilnehmerkreis nicht gewählt wurde. Anlegen einer Freihändigen Vergabe / den Freihändigen Vergabe-Assistenten starten Damit Freihändige Vergabeverfahren schnell und einfach erstellt werden können, unterstützt Sie mit dem Freihändigen-Vergabe-Assistenten. Sie starten den Assistenten, indem Sie ein neues Projekt mit der entsprechenden Option starten: 1 Klicken Sie auf der Projektliste auf den Menüpunkt Neu > Freihändige Vergabe (Assistent). Abb.: Freihändige Vergabe-Assistent starten Der Assistent Freihändige Vergabe - Projektdaten wird angezeigt. 2 Geben Sie die erforderlichen Informationen ein. Um eine Beschreibung der Felder und Menüpunkte zu erhalten, klicken Sie auf den Menüpunkt Hilfe. Achtung: Die Vergabe- und Vertragsordnung kann bis zum Fertigstellen des Freihändigen Vergabeassistenten geändert werden. Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 307

308 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Über den Freihändige Vergabe-Assistenten 3 Bearbeiten Sie alle relevanten Arbeitsschritte wie in den nächsten Abschnitten beschrieben. 4 Wenn die Bearbeitung aller Arbeitsschritte abgeschlossen ist, klicken Sie im Assistenten auf den letzten Arbeitsschritt. 5 Klicken Sie auf den Menüpunkt oder die Schaltfläche Fertigstellen. Sie erhalten einen Hinweis, falls eine hinterlegte Plausibilisierungsregel nicht erfüllt ist. Die Seite Einzelschrittgenehmigung, die Sie aus dem Arbeitsschritt Genehmigung der Ausschreibung im Prozessschritt Genehmigung kennen, wird angezeigt. 6 Wenn keine weitere Bearbeitung über die Projektliste notwendig ist, klicken Sie auf der Seite Einzelschrittgenehmigung auf den Menüpunkt Abschließen. Die weitere Bearbeitung der Arbeitsschritte ist dann ausgeschlossen. Hinweis: Wenn Sie die Einzelschrittgenehmigung verlassen, ohne auf einen der Menüpunkte geklickt zu haben, können Sie das Projekt über die Projektübersicht weiterbearbeiten. Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 308

309 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Über den Freihändige Vergabe-Assistenten Schritt 1: Eingabe der Basisdaten Auf der Seite Freihändige Vergabe - Projektdaten tragen Sie allgemeine Projektdaten (die Projekthülle) in das Formular ein. Als Pflichtfeld markierte Felder müssen ausgefüllt werden, damit Sie die Daten speichern können. Abb.: Das Projektdaten-Formular Hinweis: Im Freihändige-Vergabe-Assistenten können keine Lose erstellt werden, deshalb gibt es im Arbeitsschritt Basisdaten auch keine Funktion für die Los- Definition. Lose können Sie bei Bedarf nachträglich in der Projektübersicht über den Arbeitsschritt Projekteigenschaften freischalten und über den Arbeitsschritt Produkte/Leistungen bzw. Leistungsverzeichnis erstellen. Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 309

310 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Über den Freihändige Vergabe-Assistenten Im Freihändige-Vergabe-Assistenten können Sie die Vergabe- und Vertragsordnung zwar schon auswählen, endgültig festgelegt wird sie jedoch erst bei Fertigstellung des Vergabe-Assistenten. Sie kann dann nicht mehr geändert werden. Hinweis: Sie können mit dem Freihändige-Vergabe-Assistenten lediglich Verfahren anlegen, bei denen nur vollständige Angebote akzeptiert werden. Es wird diesbezüglich automatisch ein Vermerk in der Vergabeakte erstellt. Falls Sie auch unvollständige Angebote zulassen möchten, legen Sie ihr Vergabeverfahren auf konventionelle Weise an. Schritt 2: Auswahl des Verfahrens Auf der Seite Freihändige Vergabe - Verfahren wird festgelegt, ob Bieter, Formulare und Kriterien automatisch oder manuell erstellt werden und wie sich der Bewerberkreis zusammensetzt. Hinweis: Abhängig von Ihren Angaben werden Arbeitsschritte entweder ein- oder ausgeblendet. Beispiel: Der Arbeitsschritt Bewerberkreis wird nur dann eingeblendet, wenn Sie im Bereich Bewerberverfahren die Option Offener Teilnehmerkreis mit Teilnehmerauswahl oder Beschränkter Teilnehmerkreis ausgewählt haben. Wenn Sie jedoch daraufhin im Bereich Bieterauswahl die Option Bieter automatisch hinzufügen markieren, so wird der Arbeitsschritt Bewerberkreis wieder ausgeblendet, da dann die Bieter automatisch anhand der gewählten Klassifizierung der Ausschreibung hinzugefügt werden. Achtung: Wenn Sie Einträge manuell ergänzt haben und danach hier die Klassifizierung ändern bzw. die Option automatisch hinzufügen wählen, werden alle bereits manuell hinzugefügten Einträge gelöscht. Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 310

311 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Über den Freihändige Vergabe-Assistenten Abb.: Sicherheitsabfrage beim Speichern von Voreinstellungen Abb.: Formulare über den Freihändigen Vergabeassistenten hinzufügen Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 311

312 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Über den Freihändige Vergabe-Assistenten Die Seite Freihändige Vergabeverfahren - Bewerbungsverfahren ist in folgende Bereiche unterteilt: Bereich Beschreibung (1) Bewerberverfahren In diesem Bereich legen Sie fest, ob Sie einzelne Bewerber auswählen möchten oder (zusätzlich) eine Veröffentlichung über ein Bekanntmachungsorgan durchführen wollen. Die zur Verfügung stehenden Teilnehmerkreise werden auf der Seite beschrieben. Hinweis: Abhängig vom gewählten Teilnehmerkreis werden einzelne Arbeitsschritte ausgeblendet. (2) Klassifizierung In diesem Bereich legen Sie die Klassifizierung für Ihr Projekt fest. Sobald eine Klassifizierung festgelegt wurde, wird diese unterhalb der Schaltfläche Klassifizierung angezeigt. Die hier festgelegte Klassifizierung dient als Voreinstellung für die automatische Auswahl von Bewerbern, Kriterien oder Formularen gemäß den im nächsten Bereich festgelegten Einstellungen. Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 312

313 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Über den Freihändige Vergabe-Assistenten Bereich (3) Voreinstellungen anhand der gewählten Klassifizierungen Beschreibung In diesem Bereich legen Sie fest, ob Bewerber, Formulare bzw. Kriterien nur automatisch - gemäß der hinterlegten Klassifizierung - oder auch manuell ausgewählt werden sollen. Dabei werden Bewerber, Formulare bzw. Kriterien nach der im Bereich Klassifizierung ausgewählten Klassifizierung durchsucht. Hinweis: Die automatische Suche ist nur erfolgreich, wenn alle Bewerber, Formulare und Kriterien entsprechend gepflegt sind. Hinweis: Abhängig von den gewählten Einstellungen werden einzelne Arbeitsschritte ausgeblendet. Auswahl des Bewerberkreises Im Bereich Angaben zum Bewerberkreis markieren Sie, wie die Bewerber über das Vergabeverfahren informiert werden sollen: durch gezielte Auswahl einzelner Bieter, durch Veröffentlichung über Bekanntmachungsorgane oder durch eine Kombination der beiden Varianten. Die zur Verfügung stehenden Teilnehmerkreise werden auf der Seite beschrieben. Sie wählen ein Bewerberfahren aus, indem Sie die entsprechende Option markieren. Abhängig von der gewählten Option werden Ihnen: nur der Arbeitsschritt Bewerberkreis angezeigt, nur der Arbeitsschritt Publikation angezeigt, beide Arbeitsschritte angezeigt oder keiner der beiden Arbeitsschritte angezeigt. Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 313

314 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Über den Freihändige Vergabe-Assistenten Klassifizierung auswählen Im Bereich Klassifizierung können Sie bei Bedarf Ihr Projekt klassifizieren. Dies hilft dabei weitere Auswahlschritte zu vereinfachen. So kann anhand der Klassifizierung für Ihr Vergabeverfahren die passenden Firmen aus dem vorhandenen Bieter-/Bewerberstamm oder auch Vertragsformulare und Auswahlkriterien vorschlagen. unterstützt CPV und eine Gewerkeliste nach DIN Zum Auswählen von Klassifizierungen klicken Sie auf die Schaltfläche Klassifizierung. 2 Tragen Sie auf der Seite Klassifizierungen auswählen im Feld vor der Suchen- Schaltfläche einen Suchbegriff (oder direkt eine Ihnen bekannte Klassifizierungs- Nummer) ein. 3 Klicken Sie auf die Schaltfläche Suchen... Abb.: Auswahl einer oder mehrerer Klassifizierungen 4 Markieren Sie in der Ergebnisliste die gewünschte Klassifizierung und klicken Sie auf die Schaltfläche Übernehmen. Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 314

315 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Über den Freihändige Vergabe-Assistenten Die gewählten Klassifizierungen werden im Assistenten unterhalb der Klassifizierung-Schaltfläche angezeigt. Abb.: Das Projekt klassifizieren Klassifizierung löschen Sie können eine bereits gewählte Klassifizierung wieder rückgängig machen, indem Sie die Markierung entfernen. Voreinstellungen für Bieterauswahl, Vertragsbedingungen und Kriterien festlegen Im Bereich Voreinstellungen anhand der gewählten Klassifizierungen legen Sie fest, wie Sie Bieter, Formulare und Kriterien auswählen möchten. Grundsätzlich haben Sie folgende Möglichkeiten: Die Auswahl erfolgt vollautomatisch (anhand der Klassifizierung des Vergabeverfahrens) Die Auswahl erfolgt manuell (Sie wählen die Teilnehmer, Formulare, Kriterien selbst aus) Die Auswahl erfolgt automatisch, mit der Möglichkeit, diese Auswahl manuell zu ergänzen (Kombination aus 1. und 2.) Diese Voreinstellungen können Sie in diesem Bereich getrennt für Bieter, Formulare und Kriterien festlegen. Falls sie sich für die vollautomatische Auswahl entscheiden sollten, entfällt der jeweilige Arbeitsschritt im Assistenten (Bewerberkreis, Formulare oder Kriterienkatalog). Tipp: Abhängig davon, wie gut Bieter, Formulare oder Kriterien klassifiziert wurden, fällt auch das Suchergebnis aus. Damit Sie das Ergebnis überprüfen können, können Sie zur stets die Option der manuellen Auswahl (Möglichkeit 3, siehe oben) zusätzlich zur automatischen Auswahl aktivieren. Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 315

316 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Über den Freihändige Vergabe-Assistenten Schritt 3: Leistungsverzeichnis erstellen Auf der Seite Freihändige Vergabe - LV erstellen werden die ausgeschriebenen Produkte und Leistungen spezifiziert, z.b. Bau- oder Bürodienstleistungen, Facility Management, Software-Entwicklungen, Wartung und Service oder DV-Ausstattungen, Möbel, Werkzeuge, Maschinen, Ersatzteile u.a. Die Produktspezifikation bildet den Teil des Angebotsformulars ab, in dem Bieterfirmen ihre Preisangaben eintragen. Sie können alle im folgenden beschriebenen Möglichkeiten der Erstellung eines Leistungsverzeichnisses kombinieren. Lediglich der GAEB-Import bildet hier eine Ausnahme - über eine GAEB-Datei importierte Leistungsverzeichnisse können in nicht bearbeitet werden. Achtung: Das Leistungsverzeichnis muss eindeutig, vollständig und abschließend sein, sodass der Bieter sein Angebot ohne das Risiko eines Mehraufwands abgeben kann ( 8 bzw. 8a VOL/A bzw. VOB/A). Abb.: Leistungsverzeichnis über den Freihändigen Vergabeassistenten erstellen Die Seite Freihändige Vergabe - Leistungsverzeichnis ist in folgende Bereiche unterteilt: Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 316

317 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Über den Freihändige Vergabe-Assistenten Bereich (1) Erstellen des Leistungsverzeichnisses (2) Produkte und Leistungen importieren (3) Neue Artikelposition erstellen (4) Vorhandene LV- Positionen verwalten Beschreibung In diesem Bereich werden die erstellten bzw. importierten Produkte und Dienstleistungen in einer Baumstruktur angezeigt. In diesem Bereich werden die Schaltflächen für den Import der Daten aus verschiedenen Formaten sowie aus den Vorlagen angezeigt. In diesem Bereich werden die Schaltflächen für die manuelle Erstellung von Produkten und Leistungen angezeigt. In diesem Bereich werden die Schaltflächen zum Bearbeiten des bereits erstellten Leistungsverzeichnisses angezeigt. Produkte und Leistungen importieren Die Schaltflächen zum Importieren von Leistungspositionen finden Sie im Bereich Produkte und Leistungen importieren des Arbeitsschritts LV erstellen (des Freihändigen Vergabe-Assistenten). Zum Importieren von Leistungsverzeichnissen stehen Ihnen mehrere Möglichkeiten zur Verfügung: Import einer GAEB-Datei Als Formate werden sowohl D81 als auch D83 unterstützt. Hinweis: Ein Leistungsverzeichnis, das über eine GAEB-Datei importiert wurde, kann in nicht bearbeitet werden. Weiterführende Informationen zum Thema GAEB in finden Sie unter Leistungsumfang GAEB. 1 Klicken Sie auf die Schaltfläche Import aus GAEB-Datei. 2 Auf der Seite Datei importieren klicken Sie auf die Schaltfläche Durchsuchen, um eine GAEB-Datei auszuwählen. Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 317

318 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Über den Freihändige Vergabe-Assistenten 3 Klicken Sie auf der Seite Datei zum Hochladen auswählen auf die gewünschte Datei und dann auf die Schaltfläche Öffnen. Der Name der GAEB-Datei wird im Feld vor Durchsuchen angezeigt. 4 Klicken Sie auf die Schaltfläche Hochladen, um die Daten zu importieren. Das Leistungsverzeichnis wird im Bereich Erstellen des Leistungsverzeichnisses angezeigt. Importieren einer Excel-Datei Weiterführende Informationen zum zum Umgang mit Excel-Leistungsverzeichnissen finden Sie im Leitfaden Leistungsverzeichnis - Excel. 1 Klicken Sie auf die Schaltfläche Importieren aus Excel-Datei. 2 Auf der Seite Datei importieren klicken Sie auf die Schaltfläche Durchsuchen, um eine Excel-Datei auszuwählen. 3 Klicken Sie auf der Seite Datei zum Hochladen auswählen auf die gewünschte Datei und dann auf die Schaltfläche Öffnen. Der Name der Excel-Datei wird im Feld vor Durchsuchen angezeigt. 4 Klicken Sie auf die Schaltfläche Hochladen, um die Daten zu importieren. Das Leistungsverzeichnis wird im Bereich Erstellen des Leistungsverzeichnisses angezeigt. Importieren aus einem OCI-Katalog Als Katalog kann z.b. der Online-Shop eines Anbieters genutzt werden. Die Katalogschnittstelle muss dazu von Ihrem Administrator konfiguriert werden. Das Login zum OCI-Katalog erfolgt automatisch. OCI ist eine offene und standardisierte Katalogdatenschnittstelle zum Austausch von Katalogdatensätzen zwischen elektronischen Beschaffungssystemen und beliebigen anderen Katalogen. Der Anwender greift dabei über das Internet direkt auf aktuelle Katalogdaten eines Lieferanten zu. OCI wurde von der Firma SAP AG definiert. Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 318

319 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Über den Freihändige Vergabe-Assistenten 1 Klicken Sie auf die Schaltfläche Importieren aus Katalog (OCI). Abb.: LV aus OCI-Katalog importieren 2 Auf der Seite LV aus OCI-Katalog importieren klicken Sie auf den Namen des Lieferanten, aus dessen Katalog Sie einen Artikel auswählen möchten. leitet Sie automatisch in den Online-Katalog des Anbieters weiter. Hinweis: Die Artikelauswahl erfolgt im Katalog des Anbieters. Eine entsprechende Hilfe zu diesem Katalog erhalten Sie vom Lieferanten. 3 Wählen Sie die Artikel aus und wechseln Sie zurück zu. Die ausgewählten Artikel werden im Bereich Erstellen des Leistungsverzeichnisses angezeigt. Importieren aus Vorlagen Über die Seite Produkte/Leistungen definieren - Vorlagen können Sie Produkte bzw. Leistungen aus den Vorlagen auswählen und übernehmen. Voraussetzung ist, dass in den Vorlagen Artikelpositionen zur Verfügung stehen. Sie können einzelne Positionen sowie auch ganze Produktgruppen aus den Vorlagen übernehmen: 1 Klicken Sie auf die Schaltfläche Importieren aus Vorlagen. 2 Klicken Sie links in der Baumstruktur auf die gewünschte Produktgruppe. 3 Markieren Sie rechts die gewünschten Positionen. 4 Klicken Sie auf den Menüpunkt Vorlage übernehmen. Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 319

320 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Über den Freihändige Vergabe-Assistenten Die ausgewählten Artikel werden im Bereich Erstellen des Leistungsverzeichnisses angezeigt. Artikelpositionen manuell erstellen Die Schaltflächen zum manuellen Erstellen von Leistungspositionen finden Sie im Bereich Neue Artikelposition erstellen des Arbeitsschritts LV erstellen (des Freihändigen Vergabe-Assistenten). Sie haben folgende Möglichkeiten: Neue Ordner anlegen Mit Hilfe von Ordnern können Sie umfangreichere Leistungsbeschreibungen strukturieren. 1 Klicken Sie auf die Schaltfläche Neuen Ordner anlegen. 2 Tragen Sie den Namen des Ordners auf der Seite Neue LV-Gruppe anlegen in das Feld Bezeichnung ein. 3 Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern. Die neu angelegte Produktgruppe (der Ordner) wird im Bereich Erstellen des Leistungsverzeichnisses angezeigt. Hinweis: Bereits vorhandene Positionen können Sie per Drag & Drop" (Position anklicken, festhalten, ziehen und ablegen) in einen Ordner verschieben. Neue Position anlegen Positionen können Leistungen oder Produkte sein. Ihre Erstellung erfolgt über ein Eingabeformular. Jede Position wird über den Kurztext und den Langtext inhaltlich beschrieben. Menge und Einheit bestimmen, wie viel jeweils ausgeschrieben wird. 1 Klicken Sie ggfs. im Bereich Erstellen des Leistungsverzeichnisses auf den Ordner, in den Sie die neue Position einfügen möchten. 2 Klicken Sie auf die Schaltfläche Neue Position anlegen. Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 320

321 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Über den Freihändige Vergabe-Assistenten 3 Tragen Sie alle erforderlichen Informationen in die Felder auf der Seite Neue LV- Position anlegen ein. Um eine Beschreibung der Felder und Menüpunkte zu erhalten, klicken Sie auf den Menüpunkt Hilfe. 4 Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern. Die neu angelegte Position wird im Bereich Erstellen des Leistungsverzeichnisses in dem Ordner angezeigt, auf den Sie in Schritt 1 geklickt haben. Neue Textposition anlegen Textpositionen enthalten zusätzliche Informationen zu den Leistungspositionen. 1 Klicken Sie ggfs. im Bereich Erstellen des Leistungsverzeichnisses auf den Ordner, in den Sie die neue Position einfügen möchten. 2 Klicken Sie auf die Schaltfläche Neue Textposition anlegen. 3 Tragen Sie alle erforderlichen Informationen in die Felder auf der Seite Neue Textposition anlegen ein. Um eine Beschreibung der Felder und Menüpunkte zu erhalten, klicken Sie auf den Menüpunkt Hilfe. 4 Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern. Die neu angelegte Position wird im Bereich Erstellen des Leistungsverzeichnisses in dem Ordner angezeigt, auf den Sie in Schritt 1 geklickt haben. Vorhandene LV-Positionen verwalten Sie können alle Positionen des Leistungsverzeichnisses (mit Ausnahme eines GAEB- Imports) ändern oder wieder aus dem Leistungsverzeichnis entfernen. Die Schaltflächen zum Bearbeitung von Leistungspositionen finden Sie im Bereich Neue Artikelposition erstellen des Arbeitsschritts LV erstellen (des Freihändigen Vergabe- Assistenten). LV-Position bearbeiten 1 Klicken Sie im Bereich Erstellen des Leistungsverzeichnisses auf die Position (bzw. den Ordner), die Sie bearbeiten möchten. 2 Klicken Sie auf die Schaltfläche LV-Position bearbeiten. 3 Ändern Sie die Informationen im Bearbeitungsfenster. Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 321

322 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Über den Freihändige Vergabe-Assistenten 4 Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern. Die Daten der Position sind geändert. LV-Position löschen Achtung: Wenn Sie einen Ordner löschen, werden alle darin enthaltenen Positionen ebenfalls gelöscht. 1 Klicken Sie im Bereich Erstellen des Leistungsverzeichnisses auf die Position (bzw. den Ordner), die Sie löschen möchten. 2 Klicken Sie auf die Schaltfläche LV-Position löschen. 3 Bestätigen Sie die Sicherheitsabfrage mit Ja. Die Position ist gelöscht. Schritt 4: Formulare verwalten Auf der Seite Freihändige Vergabe - Formulare fügen Sie Formulare und Anlagen manuell zu den Vergabeunterlagen hinzu. Abhängig von Ihren Einstellungen im Arbeitsschritt Verfahren, wurden klassifizierte Formulare bereits automatisch in den Arbeitsschritt Formulare geladen. Der Arbeitsschritt wird Ihnen nur angezeigt, wenn Sie (weitere) Formulare manuell hinzufügen möchten. Zu den Formularen können Vertragsunterlagen wie z.b. die Aufforderung zur Angebotsabgabe, Bewerbungsbedingungen, Vertragsbedingungen oder Eigenerklärungen gehören. Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 322

323 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Über den Freihändige Vergabe-Assistenten Achtung: Ändern Sie nachträglich im Arbeitsschritt Verfahren die Klassifizierung bzw. setzen Sie die Checkbox Formulare automatisch hinzufügen neu, werden alle bereits hinzugefügten Formulare entfernt, bevor neue automatisch hinzugefügt werden. Abb.: Formulare über den Freihändigen Vergabeassistenten hinzufügen Die Seite Freihändige Vergabe - Formulare ist in folgende Bereiche unterteilt: Bereich Beschreibung (1) Formulare verwalten In diesem Bereich werden die bereits importierten Formulare in einer Baumstruktur angezeigt. (2) Formulare importieren In diesem Bereich werden die Schaltflächen für den Import von Formularen angezeigt. (3) Formulare gruppieren/löschen In diesem Bereich werden die Schaltflächen angezeigt, mit denen Sie bereits angelegte Formulare ändern bzw. entfernen können. Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 323

324 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Über den Freihändige Vergabe-Assistenten Bereich Beschreibung (4) Sonstige Anlagen In diesem Bereich können Sie sonstige Anlagen (z.b. Bilder, Beschreibungen) verwalten. Über die Schaltflächen können Sie sich die importierten Anlagen anzeigen lassen. Formulare importieren Die Schaltflächen zum Importieren von Formularen finden Sie im Bereich Formulare importieren des Arbeitsschritts Formulare (des Freihändigen Vergabe-Assistenten). Zum Importieren von Formularen stehen Ihnen mehrere Möglichkeiten zur Verfügung: PDF-Formular importieren Über diese Schaltfläche können Sie neue PDF-Formulare von Ihrer Festplatte in das Projekt importieren. 1 Klicken Sie auf die Schaltfläche PDF-Formular importieren. 2 Auf der Seite Pdf-Formular importieren tragen Sie die Bezeichnung des Formulars ein. 3 Klicken Sie auf die Schaltfläche Durchsuchen, um eine Datei auszuwählen. 4 Klicken Sie auf der Seite Datei zum Hochladen auswählen auf die gewünschte Datei und dann auf die Schaltfläche Öffnen. Der Name der Datei wird im Feld vor der Durchsuchen-Schaltfläche angezeigt. 5 Klicken Sie auf die Schaltfläche Hochladen, um die Daten zu importieren. Das Formular wird im Bereich Formulare verwalten angezeigt. Importieren aus Vorlagen Über die Seite Vertragsbedingungen/Formulare definieren - Vorlagen können Sie Formulare aus den Vorlagen auswählen und übernehmen. Voraussetzung ist, dass in den Vorlagen Formulare zur Verfügung stehen. Sie können einzelne Positionen sowie auch ganze Gruppen aus den Vorlagen übernehmen: Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 324

325 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Über den Freihändige Vergabe-Assistenten 1 Klicken Sie auf die Schaltfläche Importieren aus Vorlagen. 2 Klicken Sie links in der Baumstruktur auf die gewünschte PDF-Formular importieren. 3 Markieren Sie rechts das gewünschte Formular. 4 Klicken Sie auf den Menüpunkt Vorlage übernehmen. Die ausgewählten Formulare werden im Bereich Formulare verwalten angezeigt. Formulare gruppieren/löschen/einsehen Die von Ihnen importierten Formulare können gruppiert oder wieder entfernt werden. Die Schaltflächen zum Bearbeitung von Formularen finden Sie im Bereich Formulare gruppen / löschen des Arbeitsschritts Formulare (des Freihändigen Vergabe- Assistenten). Neue Gruppe anlegen Mit Hilfe von Gruppen können Sie umfangreichere Formularsammlungen strukturieren. 1 Klicken Sie auf die Schaltfläche Neue Gruppe anlegen. 2 Tragen Sie den Namen der Gruppe auf der Seite Neue Gruppe erstellen in das Feld Gruppe ein. 3 Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern. Die neu angelegte Gruppe wird im Bereich Formulare verwalten angezeigt. Hinweis: Bereits vorhandene Formulare können Sie per Drag & Drop" (Dokument anklicken, festhalten, ziehen und ablegen) in eine Gruppe verschieben. Formulare bearbeiten/einsehen 1 Klicken Sie im Bereich Formulare verwalten auf das Formular, das Sie bearbeiten möchten. 2 Klicken Sie auf die Schaltfläche Formular bearbeiten. Das Formular wird in einem eigenen Fenster angezeigt und kann eingesehen werden. Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 325

326 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Über den Freihändige Vergabe-Assistenten 3 Tragen Sie ggfs. die Informationen in den bearbeitbaren Feldern des Formulars im Bearbeitungsfenster ein. 4 Klicken Sie auf die Schaltfläche Dokument Speichern. Das Formular ist geändert. LV-Position löschen Achtung: Wenn Sie eine Gruppe löschen, werden alle darin enthaltenen Formulare ebenfalls gelöscht. 1 Klicken Sie im Bereich Formulare verwalten auf das Formular (bzw. die Gruppe), die Sie löschen möchten. 2 Klicken Sie auf die Schaltfläche Formulare löschen. 3 Bestätigen Sie die Sicherheitsabfrage mit Ja. Das Formular ist gelöscht. Sonstige Anlagen Neben Formularen können Sie auch andere Anlagen hinterlegen. Die entsprechende Schaltfläche finden Sie im Bereich Sonstige Anlagen des Arbeitsschritts Formulare (des Freihändigen Vergabe-Assistenten). Über diese Schaltfläche können Sie sich auch bereits hinterlegte Anlagen auflisten lassen bzw. die Anlagen wieder löschen. Hinweis: Die Anlagen sind für Sie in der Formular-Übersicht nicht sichtbar. Sie stehen Ihnen aber im Expertenmodus Ihres Vergabeverfahrens im Arbeitsschritt Anlagen des Prozessschritts Vergabeunterlagen zur Verfügung. Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 326

327 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Über den Freihändige Vergabe-Assistenten Neue Anlagen hinzufügen 1 Klicken Sie auf die Schaltfläche Anlagen verwalten. Abb.: Sonstige Anlagen über den Freihändigen Vergabeassistenten verwalten 2 Auf der Seite Sonstige Anlagen klicken Sie auf die Schaltfläche Durchsuchen, um eine Datei auszuwählen. 3 Klicken Sie auf der Seite Datei zum Hochladen auswählen auf die gewünschte Datei und dann auf die Schaltfläche Öffnen. Der Name der Datei wird im Feld vor der Durchsuchen-Schaltfläche angezeigt, eine neue Zeile wird angezeigt. 4 Wenn Sie alle Dateien ausgewählt haben, klicken Sie auf die Schaltfläche Hochladen, um die Daten zu importieren. Die Anlagen werden in der Tabelle unter den Schaltflächen angezeigt. Anlagen einsehen 1 Klicken Sie auf die Schaltfläche Anlagen verwalten. 2 Klicken Sie auf Anlage anzeigen. Die Anlage wird in einem eigenen Fenster angezeigt. Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 327

328 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Über den Freihändige Vergabe-Assistenten Dieses Fenster können Sie wie jedes Browser-Fenster wieder schließen. Anlagen löschen 1 Klicken Sie auf die Schaltfläche Anlagen verwalten. 2 Klicken Sie auf Löschen. Achtung: Die Anlage wird ohne Sicherheitsabfrage gelöscht. Schritt 5: Kriterienkatalog erstellen Auf der Seite Freihändige Vergabe - Kriterienkatalog erstellen manuell Sie die Zuschlagskriterien. Wenn Sie im Arbeitsschritt Basisdaten die Klassifizierung des Projekts gesetzt haben, können Kriterien auch automatisiert Ihrem Verfahren hinzugefügt werden. Hinweis: Dieser Arbeitsschritt wird Ihnen nur angezeigt, wenn Sie in Ihrem Vergabeverfahren Auswahlkriterien manuell bearbeiten möchten. Das heißt, Sie müssen im Arbeitsschritt Verfahren die entsprechenden Voreinstellungen für manuelles Erfassen von Kriterien durchführen. Abb.: Formulare über den Freihändigen Vergabeassistenten hinzufügen Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 328

329 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Über den Freihändige Vergabe-Assistenten Die Seite Freihändige Vergabe - Kriterienkatalog ist in folgende Bereiche unterteilt: Bereich (1) Kriterienkatalog zusammenstellen (2) Kriterien aus Vorlagen importieren Beschreibung In diesem Bereich werden die Kriterien in einer Baumstruktur angezeigt. In diesem Bereich werden die Schaltflächen für den Import von Kriterien angezeigt. (3) Kriterienkatalog verwalten In diesem Bereich können Sie Kriterien manuell anlegen oder löschen. Neue Kriterien importieren Die Schaltflächen zum Importieren von Kriterien finden Sie im Bereich Kriterien aus Vorlagen importieren des Arbeitsschritts Kriterienkatalog (des Freihändigen Vergabe- Assistenten). Über die Seite Zuschlagskriterien - Vorlagen können Sie Kriterien aus den Vorlagen auswählen und übernehmen. Voraussetzung ist, dass in den Vorlagen Kriterien zur Verfügung stehen. Sie können einzelne Positionen sowie auch ganze Gruppen aus den Vorlagen übernehmen: 1 Klicken Sie auf die Schaltfläche Importieren aus Vorlagen. 2 Klicken Sie links in der Baumstruktur auf die gewünschte Gruppe. 3 Markieren Sie rechts das gewünschte Kriterium bzw. die Gruppe. 4 Klicken Sie auf den Menüpunkt Vorlage übernehmen. Die ausgewählten Formulare werden im Bereich Kriterienkatalog zusammenstellen angezeigt. Kriterienkatalog verwalten Die Schaltflächen zum manuellen Erstellen von Kriterien finden Sie im Bereich Kriterienkatalog verwalten des Arbeitsschritts Kriterienkatalog (des Freihändigen Vergabe-Assistenten). Sie haben folgende Möglichkeiten: Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 329

330 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Über den Freihändige Vergabe-Assistenten Neues Kriterium anlegen Die Erstellung von Kriterien erfolgt über ein Eingabeformular. Sie formulieren Fragen, die vom Bieter beantwortet werden können oder müssen. Sie können hierbei aus verschiedenen Antworttypen auswählen (Eingabefeld, Ja/Nein, Listenfeld, etc.). Die Fragen können als Muss-Fragen oder KO-Kriterium deklariert werden. Weiterhin haben Sie die Möglichkeit, individuelle Gewichtungen für Ihre Kriterien festzulegen. 1 Klicken Sie ggfs. im Bereich Kriterienkatalog zusammenstellen auf die Gruppe, in die Sie ein neues Kriterium einfügen möchten. 2 Klicken Sie auf die Schaltfläche Kriterium neu anlegen. Abb.: Bearbeitungsformular eines Kriteriums 3 Tragen Sie alle erforderlichen Informationen in die Felder auf der Seite Frage bearbeiten ein. Um eine Beschreibung der Felder und Menüpunkte zu erhalten, klicken Sie auf den Menüpunkt Hilfe. 4 Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern. Das neu angelegte Kriterium wird im Bereich Kriterienkatalog zusammenstellen in der Gruppe angezeigt, auf die Sie in Schritt 1 geklickt haben. 5 Klicken Sie auf die Schaltfläche: Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 330

331 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Über den Freihändige Vergabe-Assistenten Auswahlmöglichkeit einfügen, um bei Kriterien mit vorgegebenen Antworten diese anzulegen In der Tabelle im unteren Bereich der Seite wird eine neue Zeile für eine weitere Auswahlmöglichkeit angezeigt. Zurück, um das Bearbeitungsformular zu verlassen Neues Kriterium, um direkt ein weiteres Kriterium anzulegen Neue Gruppe anlegen Mit Hilfe von Gruppen können Sie umfangreichere Kriterienkataloge strukturieren. 1 Klicken Sie auf die Schaltfläche Neue Gruppe anlegen. 2 Tragen Sie den Namen der Gruppe auf der Seite Neue Gruppe anlegen in das Feld Gruppe ein. 3 Klicken Sie auf die Schaltfläche Speichern. Die neu angelegte Gruppe wird im Bereich Kriterienkatalog zusammenstellen angezeigt. Hinweis: Bereits vorhandene Kriterien können Sie per Drag & Drop" (Kriterium anklicken, festhalten, ziehen und ablegen) in eine Grupe verschieben. Kriterium löschen Achtung: Wenn Sie eine Gruppe löschen, werden alle darin enthaltenen Kriterien ebenfalls gelöscht. 1 Klicken Sie im Bereich Kriterienkatalog zusammenstellen auf das Kriterium (bzw. die Gruppe), die Sie löschen möchten. 2 Klicken Sie auf die Schaltfläche Kriterium löschen. 3 Bestätigen Sie die Sicherheitsabfrage mit Ja. Das Kriterium ist gelöscht. Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 331

332 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Über den Freihändige Vergabe-Assistenten Schritt 6: Bewerber hinzufügen Auf der Seite Freihändige Vergabe - Bewerber fügen Sie Bewerber manuell zum Vergabeverfahren hinzu. Abhängig von den Voreinstellungen im Arbeitsschritt Verfahren wurden bereits klassifizierte Bewerber automatisch in den Arbeitsschritt geladen, denen Sie noch weitere Bewerber manuell hinzufügen können. Der Arbeitsschritt wird Ihnen nicht angezeigt, wenn Sie im Arbeitsschritt Verfahren die Option Offener Teilnehmerkreis gewählt haben oder unter Bieterauswahl die Option Bieter trotzdem auch händisch erfassen markiert ist. Die möglichen Bewerber werden in einer Tabelle gelistet. Sie können die Tabelle über den Filter oberhalb der Liste durchsuchen oder die Anzeige verändern. Die Daten zu den Bewerbern müssen in der Administration hinterlegt sein. Achtung: Wenn Sie nachträglich im Arbeitsschritt Verfahren die Klassifizierung ändern bzw. die Option Bieter automatisch hinzufügen markieren, werden alle bereits hinzugefügten Bieter gelöscht, bevor neue automatisch hinzugefügt werden. Abb.: Bewerberkreis über den Freihändigen Vergabe-Assistenten hinzufügen Um Bewerber auszuwählen, gehen Sie wie folgt vor: 1 Klicken Sie auf den Arbeitsschritt Bewerberkreis. Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 332

333 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Über den Freihändige Vergabe-Assistenten 2 Markieren Sie alle gewünschten Bewerber. 3 Wählen Sie einen Kontaktnamen aus der Auswahlliste aus. 4 Klicken Sie auf den Menüpunkt Speichern. Schritt 7: Auswahl der Bekanntmachungsorgane Auf der Seite Freihändiger Vergabeassistent - Auswahl Bekanntmachungsorgane werden die in hinterlegten Veröffentlichungsorgane in einer Tabelle gelistet. Sie können die Tabelle über den Filter durchsuchen oder die Anzeige verändern. Hinweis: Der Arbeitsschritt wird Ihnen nicht angezeigt, wenn Sie im Arbeitsschritt Verfahren die Option Beschränkter Teilnehmerkreis gewählt haben. Abb.: Veröffentlichungsorgane über den Freihändigen Vergabe-Assistenten hinzufügen Um Bekanntmachungsorgane auszuwählen, gehen Sie wie folgt vor: 1 Klicken Sie auf den Arbeitsschritt Publikation. 2 Markieren Sie alle gewünschten Veröffentlichungsorgane. 3 Wählen Sie einen Ansprechpartner aus der Auswahlliste aus. 4 Wählen Sie in der Auswahlliste Vorlage das passende Dokument aus, welches an das Bekanntmachungsorgan versendet werden soll. Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 333

334 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Auktion als Vergabeart Vorlagen-Dokumente enthalten Platzhalter, die bei der Versendung an die Bekanntmachungsorgane vom System befüllt werden. Vorlagen für die Bekanntmachung werden in der Administration hinterlegt und gepflegt. 5 Klicken Sie auf den Menüpunkt Speichern. Hinweis: Sie können die ausgewählte Vorlage auch selbst bearbeiten, in dem Sie die Bearbeiten-Schaltfläche links neben dem Namen des Bekanntmachungsorgans klicken. Die Schaltfläche erscheint nach dem Speichern Ihrer Auswahl. Dazu müssen Sie den Arbeitsschritt verlassen und wieder aufrufen. Letzter Schritt: Fertigstellen des Vergabeverfahrens Wenn Sie alle Eingaben innerhalb des Freihändige Vergabe-Assistenten beendet haben, müssen Sie den Freihändigen Vergabe-Assistenten fertigstellen (abschließen). An dieser Stelle ist Ihr Projekt nicht abgeschlossen, lediglich der Freihändige Vergabe- Assistent fertiggestellt. Sie befinden sich nach dem Beenden des Assistenten im -Workflow und bearbeiten Ihr Projekt auf dem gewohnten Weg weiter. Achtung: Nach Fertigstellen des Freihändigen Vergabe-Assistenten können Sie nicht mehr zum Assistenten zurückkehren. Die weitere Bearbeitung Ihres Projekts erfolgt über die reguläre Projektübersicht (Expertenmodus). Hinweis: Das Abschließen des Freihändigen Vergabe-Assistenten erfolgt immer im letzten Arbeitsschritt. Abhängig von den Einstellungen im Arbeitsschritt Verfahren können dies bei unterschiedlichen Vergabeverfahren unterschiedliche Arbeitsschritte sein. 1 Gehen Sie auf den letzten Arbeitsschritt des Assistenten. 2 Klicken Sie auf den Menüpunkt oder rechts unten auf die Schaltfläche Fertigstellen. Die Seite Einzelschrittgenehmigung wird angezeigt. Sie können die Vergabeunterlagen im Expertenmodus (über die Projektübersicht) bearbeiten, solange Sie den Arbeitsschritt Genehmigung der Ausschreibung nicht abgeschlossen haben. Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 334

335 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Auktion als Vergabeart Auktion als Vergabeart Um eine Auktion zu starten, haben Sie folgende Möglichkeiten: Sie starten eine eigenständige Auktion als Vergabeverfahren Sie starten eine Auktion innerhalb eines Vergabeverfahrens Eigenständige Auktion starten Um eine eigenständige Auktion anzulegen, müssen Sie über das Recht Ausschreibung erstellen verfügen. Die Erstellung einer eigenständigen Auktion erfolgt entsprechend zur Erstellung eines Vergabeverfahrens. Sie müssen lediglich beim Erstellen des Projekts die Vergabeart Auktion auswählen bzw. die Auswahl der Vergabeart im Arbeitsschritt Eigenschaften vornehmen. Dort legen Sie gleichzeitig die Vergabeart fest (siehe unter Vergabeart endgültig festlegen). Auktion innerhalb eines Vergabeverfahrens starten Um eine Auktion innerhalb eines Projekts anzulegen, müssen Sie über das Recht Ausschreibung bearbeiten verfügen. Darüber hinaus müssen Sie Projektverantwortlicher (d.h. Ersteller bzw. Eigentümer) des zu bearbeitenden Projekts sein oder Ihnen wurden im Arbeitsschritt Projektrechte bereits Schreibrechte für den entsprechenden Arbeitsschritt erteilt. Hinweis: Eine Auktion kann nur im Prozessschritt Bewertung innerhalb eines Vergabeverfahrens gestartet werden. unterscheidet Auktionen mit bzw. ohne Bieterauswahl. Die Vergabeunterlagen können in beiden Fällen weiter bearbeitet werden. Falls außerdem die Bieterauswahl verändert wird, muss die Auktion erneut vom Genehmiger genehmigt werden. Auktion innerhalb eines Vergabeverfahrens starten: 1 Führen Sie ein reguläres Vergabeverfahren durch. 2 Wenn Ihnen das Ergebnis des Vergabeverfahrens nicht gefällt, können Sie im Prozessschritt Bewertung eine Auktion starten, indem Sie auf dem Menüpunkt Verwaltung > Auktion starten klicken. 3 Wählen Sie auf der Seite Auktion starten die gewünschte Auktionsart und klicken Sie auf die Schaltfläche Starten. Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 335

336 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Verhandlungsverfahren als Vergabeart Die Auktion wird mit der gewählten Option gestartet. Auf der Projektübersicht wird im linken Fensterbereich die Projektphase Auktion angelegt. Alle Arbeitsschritte dieser Phase können bearbeitet werden, die Arbeitsschritte der vorangegangenen Phase können nicht mehr bearbeitet werden. Der Status des Projekts wird auf in Auktion gesetzt. Er kann sich jedoch direkt ändern, sobald die Auktion bearbeitet wird. Eine detaillierte Beschreibung zur Bearbeitung einer Auktion finden Sie unter Auktion als Verhandlungsverfahren. Verhandlungsverfahren als Vergabeart Verhandlungsverfahren gelten in der Vergabepraxis als formlose Verfahren, bei denen mit einem beschränkten Kreis von Unternehmen über die Auftragsbedingungen, d. h. sowohl über den Auftragsinhalt als auch über die Preise, verhandelt werden kann. In stehen Ihnen Verhandlungsverfahren inklusive Verhandlungsrunden als Vergabeart zur Verfügung. Die Verfahren können entweder mit oder ohne öffentlichen Teilnahmewettbewerb durchgeführt werden. Sie können aber auch zu jeder anderen Vergabeart Verhandlungsrunden durchführen. Die Funktionsweise der Verhandlungsrunden ist unabhängig von der Vergabeart immer gleich. Eine Verhandlungsrunde starten Sie normalerweise ohne zusätzliche Bieterauswahl. Nur Sektorenauftraggeber können für die Verhandlungsrunde die zusätzliche Bieterauswahl wählen. Es können beliebig viele Verhandlungsrunden durchgeführt werden. Nähere Informationen zu Verhandlungsrunden finden Sie unter Verhandlungsrunden in Vergabeverfahren. Verhandlungsverfahren starten Verhandlungsverfahren können Sie als Vergabeverfahren entweder mit oder ohne öffentlichen Teilnahmewettbewerb durchführen. Der Teilnahmewettbewerb entspricht der Eignungsprüfung, d. h. es werden nur diejenigen Bieter um ein Angebot gebeten, die die zur Leistungserbringung erforderliche Leistungsfähigkeit und Zuverlässigkeit besitzen. Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 336

337 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Verhandlungsverfahren als Vergabeart Das Verhandlungsverfahren an sich entspricht dem Prozess eines beschränkten Vergabeverfahrens. Das heißt, es wird nur ein begrenzter Teilnehmerkreis zur Angebotsabgabe aufgefordert. Verhandlungsverfahren ohne öffentlichen Teilnahmewettbewerb Erstellen Sie ein Projekt als Verhandlungsverfahren. Wählen Sie dabei als Vergabeart Verhandlungsverfahren ohne öffentlichen Teilnahmewettbewerb (EU). Nach dem Festlegen der Vergabeart in den Projekteigenschaften, werden in der Baumstruktur Ihres Projekts alle weiteren Prozessschritte zur Durchführung eines Verhandlungsverfahrens hinzugefügt. Verhandlungsverfahren mit öffentlichem Teilnahmewettbewerb Erstellen Sie ein Projekt als Verhandlungsverfahren. Wählen Sie dabei als Vergabeart Verhandlungsverfahren mit öffentlichen Teilnahmewettbewerb (EU). Nach dem Festlegen der Vergabeart in den Projekteigenschaften, wird in der Baumstruktur Ihres Projekts die Projektphase Teilnahmewettbewerb vor dem Ausschreibungsprozess hinzugefügt. In der Projektphase Ausschreibung werden alle weiteren Prozessschritte zum Verhandlungsverfahren hinzugefügt. Abb.: Verhandlungsverfahren mit öffentlichem Teilnahmewettbewerb Erstellen Sie nun die Vergabeunterlagen, führen Sie das Verfahren durch und begutachten bzw. bewerten Sie die eingegangenen Angebote. Wenn Sie mit den Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 337

338 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Rahmenvereinbarung vorliegenden Angeboten noch nicht zufrieden sind, können Sie mit den für Sie interessanten Bietern in die Verhandlung gehen. Hinweis: Die Bearbeitung und Durchführung von Teilnahmewettbewerben sowie die Bearbeitung von (beschränkten) Vergabeverfahren können Sie dem Vergabestellen- Handbuch entnehmen. Rahmenvereinbarung Rahmenvereinbarungen sind Vereinbarungen zwischen einem Auftraggeber und einem oder mehreren Auftragnehmern. In einer Rahmenvereinbarung werden die Bedingungen (z. B. Leistung, Menge, Preise) für Einzelaufträge, die während eines bestimmten Zeitraumes abgerufen werden, festgelegt. Beispielsweise können bei Rahmenverträgen für Warenlieferungen die Menge und der Zeitrahmen für die Abnahme eines bestimmten Produktes vereinbart werden. Die vereinbarte Menge wird dann innerhalb des Zeitrahmens in Losgrößen abgerufen. Eine Rahmenvereinbarung sollte das in Aussicht stehende Auftragsvolumen so genau wie möglich umschreiben. Im Folgenden wird erläutert, wie in ein Vergabeverfahren als Rahmenvereinbarung definiert wird. Außerdem wird gezeigt, wie Sie bei Bedarf eine Verhandlungsrunde zur Rahmenvereinbarung durchführen und worauf dabei zu achten ist. Hinweis: In wird der Begriff Rahmenvereinbarung synonym für Rahmenvertrag verwendet. Rahmenvereinbarung und Verhandlungsrunde Eine Rahmenvereinbarung wird über ein normales Vergabeverfahren ausgeschrieben. Das bedeutet, Ihnen stehen wie gewohnt die gängigen Vergabevarianten zur Verfügung. Es muss lediglich die entsprechende Vertragsart für eine Rahmenvereinbarung in den Projekteigenschaften des Projekts festgelegt werden. Diese Funktion ist außerdem mit der Möglichkeit verknüpft, einmalig eine Verhandlung über die geplante Rahmenvereinbarung durchzuführen. Dieser kleinen Wettbewerb" steht Ihnen nach Abschluss des Vergabeverfahrens zur Verfügung. Sie können also zunächst die eingegangenen Angebote der Bieter begutachten bzw. bewerten und in einem zweiten Schritt die Bieter zur Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 338

339 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Rahmenvereinbarung Verhandlungsrunde einladen, deren Angebote für Sie in die engere Wahl kommen. Die eingeladenen Bieter können nochmals ein ggf. überarbeitetes oder detaillierteres Angebot abgeben. Firmen, die im Vergabeverfahren kein Angebot abgegeben haben, dürfen nicht zur Verhandlung eingeladen werden. Die Verhandlung für die Rahmenvereinbarung ist ein eigener Prozess, der nach Einleitung als weitere Projektphase in der Baumstruktur hinter das Vergabeverfahren angefügt wird. Detailliertere Beschreibungen zu allen Arbeitsschritten der Vergabeverfahren bzw. deren Bearbeitung können Sie im Handbuch für Vergabestellen nachlesen. Mehr Informationen zu Verhandlungsrunden finden Sie im Leitfaden Verhandlungsrunden in Vergabeverfahren. Rechte und Voraussetzungen für Rahmenvereinbarungen Es sind keine besonderen Rechte für das Definieren einer Rahmenvereinbarung und für die Verhandlungsrunde erforderlich, die über das Erstellen und Bearbeiten eines Projektes hinaus gehen. Die Verhandlungsrunde zur Rahmenvereinbarung kann erst nach Öffnung der Angebote eingeleitet werden. Vergabeverfahren als Rahmenvereinbarung definieren Ein Vergabeverfahren als Rahmenvereinbarung definieren Sie über die Projekteigenschaften. Dort muss die Vertragsart Rahmenvertrag ausgewählt werden. Gehen Sie wie folgt vor: 1 Klicken Sie in Ihrem Vergabeverfahren im Prozessschritt Projektdaten auf den Arbeitsschritt Eigenschaften. 2 Navigieren Sie auf der Registerkarte Projekteigenschaften zum Abschnitt Einstellungen. Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 339

340 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Rahmenvereinbarung 3 Wählen Sie im Feld Vertragsart über die Auswahlliste Rahmenvertrag aus. Abb.: Vertragsart Rahmenvertrag in den Projekteigenschaften auswählen Die Funktion zum Einleiten einer möglichen Verhandlungsrunde zur Rahmenvereinbarung hängt unmittelbar mit der Festlegung der Vertragsart zusammen. Sie steht als Menüpunkt nach der Öffnung der Angebote in der Projektverwaltung zur Verfügung (siehe unter Verhandlungsrunde einleiten (siehe Seite 341)). Liefertermine im Leistungsverzeichnis Außerdem kann für das Angebot eines Bieters noch eine Planlieferzeit pro Position im Leistungsverzeichnis abgefragt werden. Das heißt, der Bieter muss im Leistungsverzeichnis seines Angebotes einen Zeitraum für seine Lieferungen angeben. Diese Angabe wird nicht erforderlich, wenn Sie als Einkäufer feste Liefertermine definiert haben. Um die Planlieferzeit beim Bieter abzufragen, muss im Bearbeitungsformular einer Position das entsprechende Feld aktiviert werden (siehe auch Leitfaden Leistungsverzeichnis). Vergabeverfahren durchführen Sie können Ihr Projekt nun wie gewohnt weiter bearbeiten. Das heißt, Sie bearbeiten die weiteren Arbeitsschritte zum Vergabeverfahren, führen das Vergabeverfahren durch und bewerten nach Ablauf der Angebotsfrist die eingegangenen Angebote. Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 340

341 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Rahmenvereinbarung Hinweis: Wie Sie Vergabeverfahren erstellen und bearbeiten, können Sie im Leitfaden Vergabeverfahren erstellen und bearbeiten und im Vergabestellen- Handbuch nachlesen. Nach der Bewertung der Angebote haben Sie folgende Möglichkeiten: Sie entscheiden sich direkt, welche Angebote den Zuschlag erhalten sollen. Das Verfahren wäre mit der Zuschlagsentscheidung beendet. Sie sind mit den Angeboten noch nicht zufrieden und möchten noch einmal mit für Sie interessante Bieter verhandeln. In diesem Fall starten Sie eine einmalige Verhandlungsrunde. Dieser Fall wird in den folgenden Kapiteln genauer erläutert. Verhandlungsrunde einleiten Sie haben die eingegangenen Angebote eingesehen und bewertet. Wenn Sie mit den Angeboten noch nicht zufrieden sind, können Sie jetzt eine Verhandlungsrunde durchführen. Dazu laden Sie die für Sie interessanten Bieter ein um noch einmal über die Rahmenvereinbarung zu verhandeln. Die Verhandlung zur Rahmenvereinbarung leiten Sie wie folgt ein: 1 Klicken Sie in der Übersicht Ihres Projekts auf den Menüpunkt Verwaltung > Verhandlung Rahmenvereinbarung einleiten. Hinweis: Der Menüpunkt steht erst zur Verfügung, wenn Sie in den Projekteigenschaften die Vertragsart Rahmenvertrag festgelegt haben. Abb.: Einleitung der Verhandlungsrunde Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 341

342 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Rahmenvereinbarung 2 Klicken Sie im Fenster Korrektur auf die Schaltfläche Weiter um den Prozess zur Verhandlungsrunde zu starten. In der Baumstruktur wird die Projektphase Verhandlungsrunde unter Ihr Vergabeverfahren eingefügt. Abb.: Projektphase Verhandlungsrunde in der Baumstruktur Hinweis: Beachten Sie, dass nach Einleiten der Verhandlungsrunde der Prozessschritt Zuschlag in der Projektphase Ausschreibung nicht mehr zur Verfügung steht. Die Zuschlagsvergabe ist erst nach Durchlaufen der Verhandlungsrunde möglich. Verhandlung zur Rahmenvereinbarung durchführen Sie haben in der Projektphase Verhandlungsrunde wieder die Arbeitsschritte Ihres Projekts vor sich, mit dem Unterschied, dass Sie nun über den Prozessschritt Angebotsaufforderung ihre favorisierten Bieter zur Verhandlung einladen. Vorab können Sie ggf. nochmals die Projektdaten und Vergabeunterlagen bearbeiten (siehe unter Ausschreibungsinhalte freigeben in diesem Kapitel). Unabhängig davon, ob Sie die Vergabeunterlagen nochmals bearbeiten oder nicht, muss auch in der Verhandlungsrunde der Prozessschritt Genehmigung durchlaufen werden. Andernfalls können die nachfolgenden Arbeitsschritte nicht bearbeitet werden. Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 342

343 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Rahmenvereinbarung Ausschreibungsinhalte freigeben Die Prozessschritte Projektdaten und Vergabeunterlagen bzw. deren Arbeitsschritte, haben in der Verhandlungsrunde den Status Abgeschlossen. Bei Bedarf können Sie die Arbeitsschritte zur nochmaligen Bearbeitung freischalten (z. B. zur Anpassung der Termine, Änderung der Fristen). Klicken Sie dazu in der Projektübersicht auf den Menüpunkt Verwaltung > Ausschreibungsinhalte zur Nachbearbeitung freigeben. Abb.: Arbeitsschritte in der Verhandlungsrunde freigeben Die Arbeitsschritte haben jetzt den Status Fertig und können wieder bearbeitet werden. Bieter zur Verhandlungsrunde einladen Laden Sie Ihre favorisierten Bieter zur Verhandlung über die Rahmenvereinbarung ein. Die Einladungen bearbeiten und versenden Sie im Prozessschritt Angebotsaufforderung. 1 Klicken auf den Arbeitsschritt Erstellung der Angebots-Aufforderung. 2 Markieren Sie die Bieter, die Sie zur Verhandlung einladen möchten und nehmen Sie ggf. Änderungen in den Spalten Ansprechpartner und Vorlage vor. 3 Klicken Sie auf den Menüpunkt Speichern und dann auf Zurück um den Arbeitsschritt zu verlassen. Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 343

344 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Rahmenvereinbarung 4 Klicken Sie auf das Symbol neben dem Arbeitsschritt-Titel um in den Status Fertig zu wechseln. Erst dann wird der nachfolgende Arbeitsschritt freigeschaltet. Abb.: Arbeitsschritte zur Angebotsaufforderung 5 Klicken Sie im Arbeitsschritt Versand der Angebots-Aufforderung auf den Menüpunkt Nachricht senden. Die Einladungen werden per an die ausgewählten Bieter versendet. Das Projekt wird den Bietern im Angebotsassistenten mit der Kennzeichnung Verhandlungsrunde auf der Registerkarte Ihre Angebote angezeigt. Die aufgeforderten Bieter können nun nochmals ein Angebot mit ggf. detaillierten Angaben zur angebotenen Leistung abgeben. Nach Ablauf der Angebotsfrist erfolgt die erneute Angebotsöffnung und Sie können die Angebote einsehen und bewerten. Angebote aus dem Vergabeverfahren in die Verhandlung übernehmen Während der Verhandlung können Änderungen zu Angeboten statt als Onlineangebot auch auf anderem Wege eingereicht werden (z.b. mündlich, telefonisch). Ebenso muss die konventionelle Angebotsabgabe berücksichtigt werden oder vielleicht geben Bieter während der Verhandlung gar kein neues Angebot ab. Aufgrund dieser Faktoren, müssen die bestehenden Angebote aus dem Vergabeverfahren unbedingt mit in die Verhandlungsrunde übernommen werden. Diese können dann von der Vergabestelle noch bearbeitet oder - falls kein neues Angebot vom Bieter erfolgte - direkt mit in die Bewertung einbezogen werden. Bei der Übernahme der Angebote wird demnach zwischen der Übernahme der Angebote mit Bearbeitungsmöglichkeit und ohne Bearbeitungsmöglichkeit unterschieden. Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 344

345 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Rahmenvereinbarung Das Übernehmen der Angebote führen Sie in der Projektphase Verhandlungsrunde im Prozessschritt Bewertung durch. Im Arbeitsschritt Nacherfassung der konventionellen Angebote sind alle Bieter und deren Angebote aufgelistet, die während der Verhandlung neue Angebote online eingereicht haben. Außerdem die Bieter, bei denen noch die Angebote aus dem Verfahren in die Verhandlung übernommen werden müssen. Bewertung und Zuschlagsentscheidung Nach Eingang und Bearbeitung aller Angebote können Sie diese jetzt bewerten und endgültig entscheiden, wem Sie den Zuschlag für die Rahmenvereinbarung geben. Achtung: Überprüfen Sie vor der Bewertung der Angebote, ob Sie alle eingegangenen Angebote berücksichtigt haben. Wenn aufgeforderte Bieter während der Verhandlung keine neuen Angebote abgegeben haben, müssen die bestehenden Angebote aus dem Vergabeverfahren unbedingt mit in die Verhandlungsrunde übernommen werden! Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 345

346 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Allgemeine Informationen für alle Benutzer Texte, Fragen, Bilder bearbeiten (Fragen-)Gruppe bearbeiten Gruppen dienen der Strukturierung von Dokumenten, Fragen und Produkten/Leistungen. Sie können zu übergeordneten Gruppen zusammengefasst werden und werden in wie folgt markiert: Symbol Erklärung i.d.r. werden Gruppen durch markiert im Arbeitsschritt Leistungsverzeichnis bzw. Produkte/Leistungen werden Losgruppen durch markiert innerhalb der Klassifizierung werden Gruppen, die für ein Projekt ausgewählt wurden, durch markiert Innerhalb der Vorlagen werden Gruppen außerdem unterschieden nach: public/öffentlichen Gruppen ( ), also Gruppen, die vererbt werden können, d.h. Gruppen, die für einen Mandanten erstellt wurden und allen untergeordneten Mandanten zur Verfügung stehen vererbten Gruppen ( ), also Gruppen, die für einen übergeordneten Mandanten erstellt und dem aktuellen Mandanten zur Verfügung gestellt wurden privaten Gruppen ( ), also Gruppen, die nur dem Mandanten zur Verfügung stehen, für den sie erstellt wurden Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 346

347 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Texte, Fragen, Bilder bearbeiten Tipp: Sie können die Bearbeitung von (Fragen-)Gruppen vereinfachen, indem Sie (Fragen-)Gruppen als Vorlagen anlegen bzw. bearbeiten und bereits erstellte (Fragen-)Gruppen aus den Vorlagen einfügen. Hinweis: Beim Einfügen einer Gruppe aus den Vorlagen, werden automatisch alle untergeordneten Einträge aus den Vorlagen übernommen. Sie können kopierte oder ausgeschnittene (Fragen-)Gruppen an anderen Stellen wieder einfügen. Gruppe anlegen Sie können jederzeit neue Gruppen anlegen. Durch Kopieren bzw. Ausschneiden und Einfügen können Sie auch nachträglich bestehende Einträge in eine neue Gruppe verschieben. 1 Wählen Sie den entsprechenden Arbeitsschritt zur Bearbeitung aus. 2 Wählen Sie in der Baumstruktur oder im Tabellenbereich den Eintrag aus, nachdem Sie die neue Gruppe einfügen möchten. Falls der Eintrag in einer Gruppe ist, müssen Sie erst in der Baumstruktur auf den Namen der übergeordneten Gruppe klicken, damit der Eintrag angezeigt wird. 3 Klicken Sie auf den Menüpunkt Neu > Neue Gruppe. 4 Tragen Sie den Namen der Gruppe in das Feld Gruppe bzw. Bezeichnung ein. Bei Fragengruppen für den Kriterienkatalog können Sie außerdem die Losreferenz auswählen und die Gewichtung festlegen. Um eine Beschreibung der Felder und Menüpunkte zu erhalten, klicken Sie auf den Menüpunkt Hilfe. 5 Klicken Sie auf den Menüpunkt Speichern. Nicht ausgefüllte Pflichtfelder bzw. im falschen Format ausgefüllte Felder werden mit dem entsprechenden Hinweis-Symbol markiert. 6 Klicken Sie auf den Menüpunkt Zurück. Die neue Gruppe wird unterhalb des zuvor ausgewählten Eintrags angezeigt. Tipp: Über die Pfeile verändern. können Sie die Position eines Eintrags in der Tabelle Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 347

348 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Texte, Fragen, Bilder bearbeiten Tipp: Wenn Sie mehrere Gruppen nacheinander anlegen möchten, klicken Sie auf der Seite Gruppe bearbeiten auf den Menüpunkt Neue Gruppe. Gruppe bearbeiten Die Bearbeitung einer Gruppe erfolgt analog zur Neuanlage. Der Aufruf der zu bearbeitenden Gruppe erfolgt, indem Sie: die zu bearbeitende Gruppe im Tabellenbereich markieren und auf den Menüpunkt Bearbeiten > Bearbeiten klicken oder im Tabellenbereich auf das Bearbeiten vor der Gruppe klicken, die Sie bearbeiten möchten. Falls die gesuchte Gruppe Untergruppe einer anderen Gruppe ist, müssen Sie erst in der Baumstruktur auf den Namen der übergeordneten Gruppe klicken, damit die Gruppe angezeigt wird. Frage/Kriterium anlegen und bearbeiten Für die Bewertung auf Seite 198 von Lieferanten können Kriterien bzw. Fragen an den Lieferanten gestellt werden. Diese Fragen können zu Gruppen bzw. Losgruppen zusammengefasst werden. Außerdem können innerhalb einer Frage Berechnungen durchgeführt werden. In werden Fragen wie folgt markiert: Symbol Erklärung i.d.r. werden Fragen mit markiert Innerhalb der Vorlagen wird außerdem unterschieden nach: public/öffentlichen Fragen ( ), also Fragen, die vererbt werden können, d.h. Fragen, die für einen Mandanten erstellt wurden und allen untergeordneten Mandanten zur Verfügung stehen geerbte Fragen ( ), also Fragen, die für einen übergeordneten Mandanten erstellt und dem aktuellen Mandanten zur Verfügung gestellt wurden Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 348

349 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Texte, Fragen, Bilder bearbeiten Symbol Erklärung privaten Fragen ( ), also Fragen, die nur dem Mandanten zur Verfügung stehen, für den sie erstellt wurden Tipp: Sie können die Bearbeitung von Fragen/Kriterien vereinfachen, indem Sie Fragen/Kriterien als Vorlagen anlegen bzw. bearbeiten und bereits erstellte Fragen/Kriterien aus den Vorlagen einfügen. Sie können kopierte oder ausgeschnittene Fragen/Kriterien an anderen Stellen wieder einfügen. Je wichtiger die Antwort auf eine Frage für die Beurteilung eines Lieferanten ist, desto mehr Gewichtungspunkte erhält die Frage. Hinweis: Kriterien sollten innerhalb des Fragebogens nach fallender Gewichtung sortiert werden. Analog erhält eine Antwort, die günstiger für die Beurteilung eines Lieferanten ist, eine höhere Bewertungspunktzahl. Achtung: Um bei der Bewertung der Angebote Zeit zu sparen, sollten Sie die Fragen möglichst so formulieren, dass Sie Antworten zur Auswahl vorgeben können. Diese Antworten werden bei der Beurteilung automatisch gemäß den im System hinterlegten Bewertungspunkten bewertet. Antworten in Eingabefeldern können nicht automatisch bewertet werden. Ihre Bewertung erfolgt im Arbeitsschritt Bewertung/Angebotsausschluss bzw. Ausschluss Teilnehmer. Hinweis: Gewichtungs- bzw. Bewertungspunkte werden im Hilfethema Leistungsbewertung/Bewertungsmatrix auf Seite 198 beschrieben. Frage/Kriterium anlegen Unabhängig davon, in welchem Arbeitsschritt Sie Kriterien (Fragen) erstellen, ist das Vorgehen immer dasselbe: 1 Klicken Sie auf den Arbeitsschritt, in dem Sie Kriterien anlegen möchten. 2 Klicken Sie in der Baumstruktur oder im Tabellenbereich auf den Eintrag, nach dem Sie die neue Frage einfügen möchten. Falls der gesuchte Eintrag in einer Gruppe ist, Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 349

350 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Texte, Fragen, Bilder bearbeiten müssen Sie erst in der Baumstruktur auf den Namen der übergeordneten Gruppe klicken, damit Ihr Eintrag angezeigt wird. Hinweis: Fragen können nicht angelegt werden, wenn Sie den ersten Eintrag in der Baumstruktur (die Wurzel) ausgewählt haben. 3 Klicken Sie auf den Menüpunkt Neu > Neues Kriterium. 4 Tragen Sie auf der Seite Frage bearbeiten die Bezeichnung und die Frage (1) in die entsprechenden Felder ein, wählen Sie den Antworttyp (2) aus und legen Sie fest, ob es sich um ein KO-Kriterium (4) handelt. Um eine Beschreibung der Felder und Menüpunkte zu erhalten, klicken Sie auf den Menüpunkt Hilfe. 5 Klicken Sie auf den Menüpunkt Speichern. Nicht ausgefüllte Pflichtfelder bzw. im falschen Format ausgefüllte Felder werden mit dem entsprechenden Hinweis-Symbol markiert. Außerdem wird Ihnen unterhalb der Eingabefelder (7) für eine Frage mit Antworttyp Eingabefeld: ein Eingabefeld für Standardwerte angezeigt, Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 350

351 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Texte, Fragen, Bilder bearbeiten mit Antworttyp Listenfeld, Optionen oder Kontrollkästchen: Eingabefelder für die erste Auswahlmöglichkeit angezeigt mit Antworttyp JA/Nein: die Ja- bzw. Nein-Auswahlmöglichkeiten angezeigt. Hinweis: Die Gewichtung einer Antwort wird bei der Bewertung des Lieferanten berücksichtigt. 6 Klicken Sie auf den Menüpunkt Auswahlmöglichkeit einfügen, wenn Sie weitere Auswahlmöglichkeiten einfügen möchten. 7 Klicken Sie auf den Menüpunkt Speichern. Tipp: Wenn Sie mehrere Kriterien nacheinander anlegen möchten, klicken Sie auf der Seite Frage bearbeiten auf den Menüpunkt Neues Kriterium. 8 Klicken Sie auf den Menüpunkt Zurück. Das neue Kriterium wird unterhalb des zuvor ausgewählten Eintrags angezeigt. Tipp: Über die Pfeile verändern. können Sie die Position eines Eintrags in der Tabelle Frage/Kriterium bearbeiten Die Bearbeitung eines Kriteriums/einer Frage erfolgt analog zur Neuanlage. Der Aufruf des zu bearbeitenden Kriteriums/der Frage erfolgt, indem Sie: das zu bearbeitende Kriterium/die Frage im Tabellenbereich markieren und auf den Menüpunkt Bearbeiten > Bearbeiten klicken oder im Tabellenbereich auf das Bearbeiten vor dem Kriterium/der Frage klicken, die Sie bearbeiten möchten. Falls die gesuchte Frage in einer Gruppe ist, müssen Sie erst in der Baumstruktur auf den Namen der übergeordneten Gruppe klicken, damit Ihre Frage angezeigt wird. Frage/Kriterium für Texte erstellen Die Erstellung eines Kriteriums für einen Text erfolgt analog zur Neuanlage eines Kriteriums auf Seite 349. Lediglich die Schritte 1 bis 3 werden durch folgende Schritte ersetzt: Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 351

352 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Texte, Fragen, Bilder bearbeiten 1 Wählen Sie in der Baumstruktur oder im Tabellenbereich den Texteintrag zur Bearbeitung aus, zu dem Sie ein Kriterium erstellen wollen oder legen Sie einen neuen Text an. 2 Wählen Sie den Menüpunkt Formularfeld einfügen. Die Seite Frage bearbeiten wird angezeigt. Nach Schritt 7 der Neuanlage eines Kriteriums wird das neu erstellte Kriterium in der Auswahlliste Kriterien auf der Seite Verdingungsunterlagen/Formulare angezeigt. Text/Dokument anlegen und bearbeiten Dokumente dienen der Information der Bieter und werden in erstellt. Sie können unterschiedliche Informationen enthalten und zu Gruppen zusammengefasst werden. In werden Texte wie folgt markiert: Symbol Erklärung i.d.r. werden Texte mit markiert Innerhalb der Vorlagen wird außerdem unterschieden nach: public/öffentlichen Texte ( ), also Texte, die vererbt werden können, d.h. Texte, die für einen Mandanten erstellt wurden und allen untergeordneten Mandanten zur Verfügung stehen vererbten Texte ( ), also Texte, die für einen übergeordneten Mandanten erstellt und dem aktuellen Mandanten zur Verfügung gestellt wurden privaten Texte ( ), also Texte, die nur dem Mandanten zur Verfügung stehen, für den sie erstellt wurden Tipp: Sie können die Bearbeitung von Texte/Dokumente vereinfachen, indem Sie Texte/Dokumente als Vorlagen anlegen bzw. bearbeiten und bereits erstellte Texte/Dokumente aus den Vorlagen einfügen. Sie können kopierte oder ausgeschnittene Texte/Dokumente an anderen Stellen wieder einfügen. Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 352

353 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Texte, Fragen, Bilder bearbeiten Text/Dokument anlegen 1 Wählen Sie den Arbeitsschritt Verdingungsunterlagen/Formulare zur Bearbeitung aus. 2 Wählen Sie in der Baumstruktur oder im Tabellenbereich der Seite Verdingungsunterlagen/Formulare den Eintrag aus, nach dem Sie das neue Dokument einfügen möchten. Falls der Eintrag in einer Gruppe ist, müssen Sie erst in der Baumstruktur auf den Namen der übergeordneten Gruppe klicken, damit der Eintrag angezeigt wird. 3 Wählen Sie den Menüpunkt Neu > Neuer Text. 4 Tragen Sie auf der Seite Verdingungsunterlagen den Namen des Dokuments in das Feld Name und den Inhalt in das Textfeld ein. Um eine Beschreibung der Felder und Menüpunkte zu erhalten, klicken Sie auf den Menüpunkt Hilfe. Tipp: Ein Text/Dokument kann durch die Verwendung von Platzhaltern als Serienbrief verfasst werden. Platzhalter werden im Text mit geschwungenen Klammern {Prozess.Feldname} gekennzeichnet und beim Versenden des Schreibens automatisch aus der Datenbank mit den entsprechenden Einträgen gefüllt. Über Platzhalter können Sie auch Logos in Ihren Text aufnehmen. Über den Menüpunkt Druckvorschau können Sie das Dokument mit gefüllten Platzhaltern einsehen. Sie fügen die Felder ein, indem Sie sie an der Stelle, an der sie eingefügt werden sollen, in der Auswahlliste Platzhalter auswählen. Tipp: Über die Auswahlliste Bilder können Sie zuvor hinterlegte Bilder einfügen. Wählen Sie das gewünschte Bild in der Auswahlliste aus. Das Schreiben und Formatieren von Texten in erfolgt analog zur Erfassung in Microsoft Word. Sie erhalten zu den einzelnen Schaltflächen eine kurze Erklärung, indem Sie auf oder F1 klicken. 5 Klicken Sie auf den Menüpunkt Speichern. Nicht ausgefüllte Pflichtfelder bzw. im falschen Format ausgefüllte Felder werden mit dem entsprechenden Hinweis-Symbol markiert. 6 Klicken Sie auf den Menüpunkt Zurück. Das neue Dokument wird unterhalb des zuvor ausgewählten Eintrags auf der Seite Verdingungsunterlagen/Formulare angezeigt. Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 353

354 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Texte, Fragen, Bilder bearbeiten Tipp: Über die Pfeile verändern. können Sie die Position eines Eintrags in der Tabelle Text/Dokument bearbeiten Die Bearbeitung eines Dokuments erfolgt analog zur Neuanlage auf Seite 353. Lediglich die Schritte 2 und 3 bei der Neuanlage entfallen. Der Aufruf der zu bearbeitenden Gruppe erfolgt, indem Sie: das zu bearbeitende Dokument im Tabellenbereich markieren und auf den Menüpunkt Bearbeiten > Bearbeiten klicken im Tabellenbereich auf das Bearbeiten vor dem Dokument klicken, das Sie bearbeiten möchten Falls das gesuchte Dokument in einer Gruppe ist, müssen Sie erst in der Baumstruktur auf den Namen der übergeordneten Gruppe klicken, damit Ihr Dokument angezeigt wird. Text aus Microsoft Word einfügen Texte können Sie auch in Microsoft Word oder ähnlichen Programmen erstellen und dann in einfügen. Um Texte in einzufügen, haben Sie folgende Möglichkeiten: Über Aus Word einfügen werden beim Einfügen die Stilvorgaben aus Word beibehalten. Über Fügen Sie aus MS-Word ein und löschen Sie Schriftarten und Größen werden die Stilvorgaben des ausgewählten Dokuments beibehalten. Hinweis: Wenn Sie den Namen des Datenfeldes kennen, das einem Platzhalter zugrunde liegt, können Sie Platzhalter auch einfügen, indem Sie {Feldname} über die Tastatur eintragen. So können Sie Platzhalter auch in Texte einfügen, die z.b. in Microsoft Word erstellt werden. Text aus Microsoft Word einfügen: 1 Klicken Sie auf den Arbeitsschritt, für den Sie ein neues Dokument anlegen wollen. 2 Legen Sie einen neuen Text in der Gliederung an. Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 354

355 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Texte, Fragen, Bilder bearbeiten 3 Kopieren Sie den aus Word zu importierenden Text in die Zwischenablage, indem Sie den gewünschten Text markieren und in der Word-Menüleiste im Menüpunkt Bearbeiten > Kopieren auswählen. 4 Setzen Sie den Cursor an die Stelle des Textes, an der Sie den in Word erstellten Teil einfügen möchten. 5 Klicken Sie auf die Schaltfläche Aus Word einfügen bzw. Fügen Sie aus MS- Word ein und löschen Sie Schriftarten und Größen. Der in Word erstellte Text wird mit bzw. ohne Stilvorgaben aus Word eingefügt. Klicken Sie auf den Menüpunkt Speichern. Formular anlegen und bearbeiten Formulare dienen der Information der Bieter und enthalten Informationen, die in dieser Form nicht in der Vergabesoftware erfasst werden können. Sie werden als angehängte Dateien in geladen und können zu Gruppen zusammengefasst werden (Baumstruktur). Formulare können Eingabefelder enthalten, die beim Einfügen des Dokuments in die Ausschreibung automatisch gefüllt werden oder bei der Angebotserstellung durch den Bieter/Bewerber ausgefüllt werden müssen. I.d.R. werden Formulare in den Vorlagen (siehe Seite 369) hinterlegt und von dort automatisch über die Kombination aus Vergabeart und Klassifizierung zugeordnet. Bei Bedarf können weitere Formulare aus der Vorlagenverwaltung manuell ausgewählt werden. Hinweis: In den Vorlagen hinterlegte Formulare, denen eine Ausschreibungsvariante zugeordnet wurde, werden automatisch in die Ausschreibung eingefügt, sobald die entsprechende Ausschreibungsvariante festgelegt wurde. Die Vergabesoftware verwendet: frei editierbare, wordähnliche Formulare: Sie können von berechtigten Benutzern komfortabel im eigenen Formulareditor angepasst oder komplett neu erstellt und mit entsprechenden Platzhaltern versehen werden. Diese Formulare können in einem Vergabeverfahren um textliche Änderungen ergänzt werden. Die aus Word bekannte Drag and Drop Funktionalität steht zur Verfügung. Außerdem können Sie auf Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 355

356 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Texte, Fragen, Bilder bearbeiten bestehende Textbausteinbibliotheken zurückgegriffen und in Ihre Texte integrieren. Sämtliche Formulare lassen sich gebündelt oder einzeln jederzeit drucken. (nicht frei editierbare) Formulare in PDF-Form: Sie sind nicht frei editierbar, sondern werden durch den jeweils zuständigen Formularverantwortlichen auf die Plattform geladen und bei Bedarf von einer übergeordneten Stelle an die darunterliegenden vererbt. Die Formulare sind mit Platzhaltern versehen, die vom System automatisch erkannt und zum Zeitpunkt, zu dem Sie in ein Projekt geladen werden, mit Inhalten gefüllt (z.b. Vergabenummer, Vergabestellenadresse, Einreichungstermin) werden. Dabei wird jedes gängige PDF Format von 1.4 bis 1.8 unterstützt. intelligente Formulare: Sie können bei Bedarf direkt in ein Projekt geladen werden. Dort werden die Platzhalter automatisch erkannt und mit den jeweiligen Inhalten des Projekts gefüllt. Diese Aktion ist mit einem eigenständigen Recht versehen, so dass die Vergabestelle das Recht explizit einer Rolle zuordnen kann. Über die integrierte Druck-/Bietervorschau ist es jederzeit möglich, zu kontrollieren, wie die eingegebenen Texte im Rahmen der gedruckten Vergabeunterlagen bzw. als Darstellung im System an den Bieter weitergereicht werden. In werden Formulare wie folgt markiert: Symbol [keine Felder vorhanden] [Feldname erkannt] Erklärung Formular, das keine Eingabefelder enthält Formular, das Eingabefelder enthält Formular, dessen Pflichtfelder nicht ausgefüllt sind Formular mit ausgefüllten Pflichtfeldern Innerhalb der Vorlagen wird außerdem unterschieden nach: bzw. public/öffentliche Formulare, also Formulare, die vererbt werden können, d.h. Formulare, die für einen Mandanten erstellt wurden und allen untergeordneten Mandanten zur Verfügung stehen Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 356

357 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Texte, Fragen, Bilder bearbeiten Symbol bzw. bzw. Erklärung vererbte Formulare, also Formulare, die für einen übergeordneten Mandanten erstellt und dem aktuellen Mandanten zur Verfügung gestellt wurden private Formulare, also Formulare, die nur dem Mandanten zur Verfügung stehen, für den sie erstellt wurden Formular anlegen Achtung: Formulare sollten nur durch den Administrator angelegt werden. Achtung: Sie können nur PDF-Dateien als Formulare hinzufügen. 1 Wählen Sie den Arbeitsschritt Verdingungsunterlagen/Formulare zur Bearbeitung aus. 2 Wählen Sie auf der Seite Verdingungsunterlagen/Formulare in der Baumstruktur oder im Tabellenbereich den Eintrag aus, nachdem Sie das neue Dokument einfügen möchten. Falls der Eintrag in einer Gruppe ist, müssen Sie erst in der Baumstruktur auf den Namen der übergeordneten Gruppe klicken, damit der Eintrag angezeigt wird. 3 Wählen Sie den Menüpunkt Neu > Neues Formular. Die Seite Datei hochladen wird angezeigt. 4 Klicken Sie auf die Durchsuchen-Schaltfläche. Die Seite Datei auswählen wird angezeigt. 5 Wählen Sie die Datei aus, die Sie als Anlage hinzufügen möchten und klicken Sie auf die Öffnen-Schaltfläche. Der Dateiname wird im Feld vor der Durchsuchen-Schaltfläche angezeigt. 6 Wenn den ausgewählten Dateityp unterstützt, klicken Sie auf die Schaltfläche Hochladen. Hinweis: Erst mit dem Hochladen wird die Anlage gespeichert. Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 357

358 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Texte, Fragen, Bilder bearbeiten Im Feld Name auf der Seite Verdingungsunterlagen ist der Name der Datei vorbelegt, die Ihnen darunter angezeigt wird. 7 Ändern Sie ggfs. den Namen des Formulars. 8 Klicken Sie auf den Menüpunkt Speichern. Nicht ausgefüllte Pflichtfelder bzw. im falschen Format ausgefüllte Felder werden mit dem entsprechenden Hinweis-Symbol markiert. 9 Klicken Sie auf den Menüpunkt Zurück. Das neue Formular wird auf der Seite Verdingungsunterlagen unterhalb des zuvor ausgewählten Eintrags angezeigt. Tipp: Über die Pfeile verändern. können Sie die Position eines Eintrags in der Tabelle Formular bearbeiten 1 Wählen Sie den Arbeitsschritt Verdingungsunterlagen/Formulare zur Bearbeitung aus. 2 Wählen Sie auf der Seite Verdingungsunterlagen/Formulare das zu bearbeitende Formular aus, indem Sie: das zu bearbeitende Formular im Tabellenbereich markieren Menüpunkt Bearbeiten > Bearbeiten klicken und auf den im Tabellenbereich auf das bearbeiten möchten Bearbeiten vor dem Formular klicken, das Sie Falls das gesuchte Formular in einer Gruppe ist, müssen Sie erst in der Baumstruktur auf den Namen der übergeordneten Gruppe klicken, damit Ihr Formular angezeigt wird. 3 Ändern Sie auf der Seite Verdingungsunterlagen ggfs. den Namen des Formulars. Um eine Beschreibung der Felder und Menüpunkte zu erhalten, klicken Sie auf den Menüpunkt Hilfe. 4 Klicken Sie auf den Menüpunkt Speichern. Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 358

359 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Texte, Fragen, Bilder bearbeiten Nicht ausgefüllte Pflichtfelder bzw. im falschen Format ausgefüllte Felder werden mit dem entsprechenden Hinweis-Symbol markiert. 5 Klicken Sie auf den Menüpunkt Zurück. Das neue Formular wird auf der Seite Verdingungsunterlagen unterhalb des zuvor ausgewählten Eintrags angezeigt. Tipp: Über die Pfeile verändern. können Sie die Position eines Eintrags in der Tabelle Formular einsehen bzw. ausfüllen Das Einsehen eines Formulars erfolgt analog zur Bearbeitung. Lediglich Schritt 3 bei der Bearbeitung entfällt. Der Aufruf der angehängten Datei erfolgt, indem Sie: im Tabellenbereich auf der Seite Verdingungsunterlagen auf den Namen der angehängten Datei klicken. Die Anlage wird in einem eigenen Fenster geöffnet. Bei Formularen mit Eingabefeldern können Sie Ihre Daten eintragen. Hinweis: Eventuell zeigt Ihnen Acrobat Reader die Option Felder markieren. Durch markieren dieser Option werden die Eingabefelder blau hinterlegt. Klicken Sie auf die Schaltfläche Dokument speichern, um die Änderungen an die Ausschreibende Stelle zu übermitteln. Hinweis: Formulare können Pflichtfelder enthalten, die rot unterstrichen sind. Diese müssen ausgefüllt werden, damit das Angebot abgegeben werden kann. Bilder hinterlegen und einfügen bietet Ihnen die Möglichkeit, Bilder in Texte einzufügen. Diese Bilder können durch die Benutzer im System hinterlegt werden. Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 359

360 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Texte, Fragen, Bilder bearbeiten Die hinterlegten Bilder stehen allen Benutzern eines Mandanten zur Verfügung und können bei der Textbearbeitung über die Auswahlliste Bilder ausgewählt und in einen Text eingefügt werden. Bilder hinterlegen 1 Wählen Sie einen Text zur Bearbeitung aus. 2 Klicken Sie bei der Textbearbeitung auf die Schaltfläche oder klicken Sie auf Strg (Ctrl) und G Ihrer Tastatur. 3 Tragen Sie auf der Seite Bild und Upload Manager den Namen, unter dem Ihr Bild angezeigt werden soll, im Feld Name ein. Achtung: Beim Hinterlegen des Firmen-Logos müssen Sie als Name LOGO eintragen. Bei der Auswahl des Platzhalters Ausschreibende Stelle - Firmenlogo wird dann das Logo in den Text eingefügt. 4 Klicken Sie auf die Durchsuchen-Schaltfläche. 5 Wählen Sie auf der Seite Datei auswählen die Datei aus, die Sie als Bild hinzufügen möchten und klicken Sie auf die Öffnen-Schaltfläche. Der Dateiname wird im Feld Neue Anlage angezeigt. 6 Wenn Ihre Auswahl korrekt war, klicken Sie auf die Hochladen-Schaltfläche. Achtung: Erst mit dem Hochladen wird das Bild gespeichert. Das neue Bild wird in der Tabelle im unteren Bereich der Seite angezeigt und kann bei der Bearbeitung eines Textes über die Auswahlliste Bilder ausgewählt werden. Hinweis: Sie können die Eigenschaften eines Bildes bearbeiten, wenn Sie auf das Bild klicken. Tipp: Sie können ein versehentlich geladenes Bild wieder entfernen, indem Sie auf das Löschen vor dem Bild klicken. Klicken Sie auf den Menüpunkt Speichern. 7 Klicken Sie auf die Schließen-Schaltfläche. Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 360

361 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Texte, Fragen, Bilder bearbeiten Der Bild und Upload Manager wird geschlossen. Hinterlegtes Bild löschen 1 Wählen Sie einen Text zur Bearbeitung aus. 2 Klicken Sie bei der Textbearbeitung auf die Schaltfläche oder klicken Sie auf Strg (Ctrl) und G Ihrer Tastatur. 3 Klicken Sie auf der Seite Bild und Upload Manager auf das Löschen des Bildes, das Sie löschen möchten. Klicken Sie auf den Menüpunkt Speichern. Der Eintrag wird in der Tabelle gelöscht. Achtung: Solange die Löschung nicht gespeichert wurde, wird das Bild in der Auswahlliste Bilder angezeigt und kann ausgewählt werden. Statt des Bildes wird Ihnen jedoch angezeigt. 4 Sie können die Seite schließen, indem Sie auf die Schließen-Schaltfläche klicken. Hinterlegtes Bild in Text einfügen 1 Wählen Sie den Text zur Bearbeitung aus, in den Sie ein Bild einfügen möchten. 2 Gehen Sie bei der Textbearbeitung an die Stelle des Textes, an der Sie das Bild einfügen möchten. 3 Wählen Sie in der Auswahlliste Bilder das Bild aus, das Sie in Ihren Text einfügen möchten. 4 Klicken Sie auf den Menüpunkt Speichern. Nicht ausgefüllte Pflichtfelder bzw. im falschen Format ausgefüllte Felder werden mit dem entsprechenden Hinweis-Symbol markiert. 5 Klicken Sie auf den Menüpunkt Zurück. Logo als Platzhalter hinterlegen und einfügen bietet Ihnen die Möglichkeit, ihr Firmenlogo in Texte einzufügen. Dazu muss das Logo als Bild hinterlegt werden. Das Logo steht allen Benutzern eines Mandanten zur Verfügung und kann bei der Textbearbeitung über die Auswahlliste Platzhalter ausgewählt und in einen Text eingefügt werden. Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 361

362 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Texte, Fragen, Bilder bearbeiten Achtung: Sie können je Mandant nur ein Logo hinterlegen. Tipp: Logos sollten bei allen Mandanten eines Systems ein einheitliches Größenformat (z.b. 50 x 250 Pixel) haben, um das Layout vererbter Texte nicht zu zerstören. Logos werden wie Bilder hinterlegt und gelöscht. Achtung: Beim Hinterlegen des Logos als Bild müssen Sie als Name LOGO eintragen. Hinterlegtes Logo in Text einfügen: 1 Wählen Sie den Text zur Bearbeitung aus, in den Sie ein Bild einfügen möchten. 2 Gehen Sie bei der Textbearbeitung an die Stelle des Textes, an der Sie das Bild einfügen möchten. 3 Wählen Sie in der Auswahlliste Platzhalter den Eintrag Ausschreibende Stelle - Firmenlogo. Der Eintrag {Ausschreibende Stelle - Firmenlogo Company.Logo} wird an der ausgewählten Stelle im Text angezeigt. In der Druckvorschau bzw. Bietervorschau wird der Platzhalter automatisch durch das hinterlegte Logo ersetzt. Tipp: Die Verwendung des Platzhalters und des Logos gilt auch für Texte, die von einer höheren Vergabestelle vererbt wurden. 4 Klicken Sie auf den Menüpunkt Speichern. Nicht ausgefüllte Pflichtfelder bzw. im falschen Format ausgefüllte Felder werden mit dem entsprechenden Hinweis-Symbol markiert. 5 Klicken Sie auf den Menüpunkt Zurück. Platzhalter einfügen Platzhalter ermöglichen Ihnen, Felder einzufügen, die im Text automatisch gefüllt werden. Dies erleichtert Ihnen zum Beispiel, standardisierte Textbausteine abzulegen, die Sie später verwenden können, ohne sie entsprechend anpassen zu müssen bzw. die Texte Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 362

363 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Einträge kopieren, ausschneiden, einfügen zu personalisieren, indem Sie - ähnlich einem Serienbrief - den Lieferanten persönlich ansprechen können. 1 Wählen Sie den Text zur Bearbeitung aus, in den Sie einen Platzhalter einfügen möchten. 2 Gehen Sie bei der Textbearbeitung an die Stelle des Textes, an der Sie den Platzhalter einfügen möchten. 3 Wählen Sie in der Auswahlliste Platzhalter den gewünschten Platzhalter. Der Eintrag {Platzhalter Feldname} wird an der ausgewählten Stelle im Text angezeigt. In der Druckvorschau bzw. Bietervorschau wird der Platzhalter automatisch ersetzt. Hinweis: Wenn Sie den Namen des Datenfeldes kennen, das dem Platzhalter zugrunde liegt, können Sie Platzhalter auch einfügen, indem Sie {Feldname} (z.b. {Company.Logo}) über die Tastatur eintragen. So können Sie Platzhalter auch in Texte einfügen, die z.b. in Microsoft Word erstellt werden. 4 Klicken Sie auf den Menüpunkt Speichern. Nicht ausgefüllte Pflichtfelder bzw. im falschen Format ausgefüllte Felder werden mit dem entsprechenden Hinweis-Symbol markiert. 5 Klicken Sie auf den Menüpunkt Zurück. Einträge kopieren, ausschneiden, einfügen Die hier beschriebenen Tätigkeiten gelten für: Gruppen Fragen/Kriterien Texte/Dokumente Formulare Produkte/Leistungen Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 363

364 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Einträge kopieren, ausschneiden, einfügen Einträge kopieren 1 Wählen Sie ein Projekt zur Bearbeitung aus. 2 Klicken Sie auf den Arbeitsschritt, bei dem Sie einen Eintrag kopieren möchten. 3 Markieren Sie den Eintrag, den Sie kopieren möchten. 4 Klicken Sie auf den Menüpunkt Bearbeiten > Kopieren. Sie erhalten einen Hinweis über das Ergebnis des Kopierens. Der Eintrag wird in der Zwischenablage gespeichert. Einträge ausschneiden 1 Wählen Sie ein Projekt zur Bearbeitung aus. 2 Klicken Sie auf den Arbeitsschritt, bei dem Sie einen Eintrag kopieren möchten. 3 Markieren Sie den Eintrag, den Sie ausschneiden möchten. 4 Klicken Sie auf den Menüpunkt Bearbeiten > Ausschneiden. Sie erhalten einen Hinweis über das Ergebnis des Ausschneidens. Der Eintrag wird in der Zwischenablage gespeichert und solange an der ursprünglichen Stelle angezeigt, bis er an einer anderen Stelle eingefügt wurde. Einträge einfügen 1 Wählen Sie ein Projekt zur Bearbeitung aus. 2 Klicken Sie auf den Arbeitsschritt, bei dem Sie einen Eintrag kopieren möchten. 3 Kopieren Sie einen Eintrag oder schneiden Sie einen Eintrag aus. 4 Markieren Sie den Eintrag, nach dem Sie den zuvor kopierten oder ausgeschnittenen Eintrag einfügen möchten. Hinweis: Wenn Sie den zuvor kopierten oder ausgeschnittenen Eintrag in eine leere Gruppe einfügen möchten, müssen Sie die Gruppe in der Baumstruktur markieren. 5 Klicken Sie auf den Menüpunkt Bearbeiten > Einfügen. Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 364

365 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Arbeiten mit angehängten Dateien Sie erhalten einen Hinweis über das Ergebnis des Einfügens. Der zuvor kopierte oder ausgeschnittene Eintrag wird nach dem markierten Eintrag bzw. in die leere Gruppe eingefügt. Ein ausgeschnittener Eintrag wird an der ursprünglichen Stelle gelöscht. Arbeiten mit angehängten Dateien bietet Ihnen an unterschiedlichen Stellen die Möglichkeit, Dateien, die außerhalb des Vergabesystems erstellt wurden, in ein Vergabeverfahren einzubinden. Dadurch können Sie immer wieder auf bereits erstellte Dokumente, Zeichnungen u.a. zurückgreifen. Die angehängten Dateien werden den Bietern im Bieterweb explizit angezeigt. Außerdem wird vermerkt, ob eine Anlage geladen (eingesehen) wurde bzw. die Lesebestätigung aktiviert wurde. Somit kann der Einkäufer überprüfen, ob angehängte Dateien übermittelt und gelesen wurden. Welche Dateitypen angehängt werden können, kann anhand einer White- bzw. einer Blacklist explizit erlaubt bzw. verboten werden. Um den unterschiedlichen Anforderungen gerecht zu werden, können Sie diese Dateien an folgenden Stellen als angehängte Dateien einfügen: im Arbeitsschritt Dateiablage: hier werden Dateien zum Vergabeverfahren hinzugefügt, die nur der Vergabestelle zur Verfügung stehen sollen, z.b. Protokolle oder Dokumente, die in Papierform erstellt wurden im Arbeitsschritt Anlagen: hier werden Dateien hinzugefügt, die an die Bieter bzw. Bewerber im Vergabeverfahren weitergeleitet werden und für das gesamte Vergabeverfahren relevant sind, z.b. die AGB der Vergabestelle, Ausführungs- oder Baupläne, Detailbeschreibungen oder Gesprächsnotizen im Arbeitsschritt Leistungsverzeichnis bzw. Produkte/Leistungen: hier können Sie Dateien an einzelne Produkte bzw. Leistungen anhängen, die speziell für dieses Produkt bzw. diese Leistung relevant sind, z.b. Detailzeichnungen, spezifische Produkt- bzw. Leistungsbeschreibungen, Regelwerke oder Datenblätter im Arbeitsschritt Fachl./Externe Bewertung: hier werden Dateien mit Beurteilungen externer Fachleute eingefügt beim Versenden von Nachrichten: hier können Sie Dateien an eine Nachricht anhängen Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 365

366 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Arbeiten mit angehängten Dateien Hinweis: Angehängte Dateien müssen bei der Erstellung konventioneller Vergabeunterlagen separat ausgedruckt werden. Innerhalb der Vergabeunterlagen wird lediglich eine Liste der bestehenden Anlagen ausgedruckt. Hinweis: Der -Administrator kann über eine Black- bzw. White-List für jeden Arbeitsschritt die Datei-Formate festlegen, die (nicht) angehängt werden dürfen. Datei anhängen oder bearbeiten Um Dateien anzuhängen, müssen Sie über das Recht Ausschreibung bearbeiten verfügen. Darüber hinaus müssen Sie Projektverantwortlicher (d.h. Ersteller bzw. Eigentümer) des zu bearbeitenden Projekts sein oder Ihnen wurden im Arbeitsschritt Projektrechte bereits Schreibrechte für den entsprechenden Arbeitsschritt erteilt. Hinweis: Der -Administrator kann über eine Black- bzw. White-List für jeden Arbeitsschritt die Datei-Formate festlegen, die (nicht) angehängt werden dürfen. Datei anhängen 1 Wählen Sie ein Projekt zur Bearbeitung aus. 2 Klicken Sie auf den Arbeitsschritt, bei dem Sie eine Anlage hinzufügen möchten oder klicken Sie auf den Menüpunkt Nachrichten. Die Seite des Arbeitsschritts bzw. die Seite Nachrichten verwalten wird angezeigt. Tipp: Um Anlagen zu Nachrichten hinzuzufügen, müssen Sie in Schritt 2 außerdem eine Nachricht erstellen oder zur Bearbeitung auswählen. Auf der Seite Nachrichten erstellen, bearbeiten bzw. ansehen klicken Sie auf den Menüpunkt Anlagen. Die Seite Anlagen wird angezeigt, auf der Sie wie unten beschrieben fortfahren. Tipp: Um Anlagen zu einem Produkt bzw. einer Leistung hinzuzufügen, müssen Sie in Schritt 2 außerdem ein Produkt erstellen oder zur Bearbeitung auswählen. Klicken Sie auf die Registerkarte Anlagen, auf dem Sie wie unten beschrieben fortfahren. 3 Klicken Sie auf die Durchsuchen-Schaltfläche. Die Seite Datei auswählen wird angezeigt. Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 366

367 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Arbeiten mit angehängten Dateien 4 Wählen Sie die Datei aus, die Sie als Anlage hinzufügen möchten und klicken Sie auf die Öffnen-Schaltfläche. Der Dateiname wird im Feld Neue Anlage angezeigt. Außerdem wird eine neue Zeile angezeigt, sodass Sie mehrere Anlagen gleichzeitig hochladen können. Die Anlagen werden jeweils mit Ihrem Datei-Namen in der Anwendung angezeigt. 5 Wenn den ausgewählten Dateityp unterstützt, klicken Sie auf die Schaltfläche Hochladen. Hinweis: Erst mit dem Hochladen wird die Anlage gespeichert. 6 Die neue Anlage wird in der Tabelle im unteren Bereich der Seite angezeigt. Hinweis: Bei Nachrichten wird die Seite Anlagen automatisch geschlossen und die Seite Nachricht erstellen bzw. Nachricht bearbeiten wird angezeigt. Wenn Sie die Anlagen erneut über den Menüpunkt Anlagen öffnen, wird die neue Anlage in der Tabelle im unteren Bereich der Seite angezeigt. Sie können die Seite schließen, indem Sie auf die Schließen-Schaltfläche klicken. Tipp: Über die Pfeile verändern. können Sie die Position eines Eintrags in der Tabelle 7 Klicken Sie auf den Menüpunkt Zurück. Angehängte Datei bearbeiten Hinweis: Die Bearbeitung von Formularen wird im Kapitel Formular bearbeiten beschrieben. Hinweis: Um eine andere Datei anzuhängen, müssen Sie den Eintrag mit der falschen/alten Datei löschen und einen neuen Eintrag erstellen. 1 Wählen Sie ein Projekt zur Bearbeitung aus. 2 Klicken Sie auf den Arbeitsschritt, bei dem Sie eine Anlage hinzufügen möchten oder klicken Sie auf den Menüpunkt Nachrichten. Die Seite des Arbeitsschritts bzw. die Seite Nachrichten verwalten wird angezeigt. Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 367

368 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Arbeiten mit angehängten Dateien 3 Markieren Sie den Eintrag und klicken Sie auf den Menüpunkt Bearbeiten > Bearbeiten bzw. Anlagen - Anlagen bearbeiten. 4 Ändern Sie ggfs. auf der Seite Anlage bearbeiten den Namen der angehängten Datei. 5 Klicken Sie auf den Menüpunkt Speichern. 6 Klicken Sie auf den Menüpunkt Zurück. Angehängte Datei löschen 1 Wählen Sie ein Projekt zur Bearbeitung aus. 2 Klicken Sie auf den Arbeitsschritt, bei dem Sie eine Anlage hinzufügen möchten oder klicken Sie auf den Menüpunkt Nachrichten. Die Seite des Arbeitsschritts bzw. die Seite Nachrichten verwalten wird angezeigt. 3 Klicken Sie auf das Löschen vor der Datei, die Sie löschen wollen oder markieren Sie den/die Eintrag/Einträge und klicken Sie auf den Menüpunkt Bearbeiten > Löschen bzw. Anlagen > Anlagen löschen. Die angehängte Datei/en wird/werden nicht mehr in der Tabelle angezeigt. Angehängte Dateien oder Quittung einsehen Nachdem Sie eine Datei über die Schaltfläche Durchsuchen ausgewählt und über die Schaltfläche Hochladen als angehängte Datei zu Ihrer Nachricht hinzugefügt haben, wird Ihnen die Datei im unteren Bereich der Seite Anlagen angezeigt. Einige Formulare (markiert durch ) enthalten Felder, in die Informationen eingetragen werden können bzw. müssen. Um das ausgefüllte Dokument zu speichern, klicken Sie auf die Schaltfläche Dokument absenden in der Kopfzeile des Dokuments. Angehängte Dateien einsehen 1 Wählen Sie ein Projekt zur Bearbeitung aus. 2 Klicken Sie auf den Arbeitsschritt, bei dem Sie eine angehängte Datei einsehen möchten oder klicken Sie auf den Menüpunkt Nachrichten. Die Seite des Arbeitsschritts bzw. die Seite Nachrichten verwalten wird angezeigt. Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 368

369 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Arbeiten mit Vorlagen Tipp: Um angehängte Dateien zu Nachrichten einzusehen, müssen Sie in Schritt 2 außerdem eine Nachricht erstellen oder zur Bearbeitung auswählen. Auf der Seite Nachrichten erstellen, bearbeiten bzw. ansehen klicken Sie auf den Menüpunkt Anlagen. Die Seite Anlagen wird angezeigt, auf der Sie wie unten beschrieben fortfahren. Tipp: Um angehängte Dateien zu einem Produkt bzw. einer Leistung einzusehen, müssen Sie in Schritt 2 außerdem ein Produkt erstellen oder zur Bearbeitung auswählen. Klicken Sie auf die Registerkarte Anlagen, auf dem Sie wie unten beschrieben fortfahren. 3 Klicken Sie im Tabellenbereich der Seite auf die Schaltfläche in der Spalte Anlage bei der Datei, die Sie einsehen möchten. Die Datei wird in einer eigenen Seite angezeigt. 4 Schließen Sie die Datei, indem Sie auf die Schließen-Schaltfläche klicken. 5 Schließen Sie die Seite Anlagen, indem Sie auf die Schließen-Schaltfläche klicken. Quittung einer angehängten Datei einsehen Das Einsehen der Quittung erfolgt analog zum Einsehen der angehängten Datei, Sie klicken allerdings auf die Schaltfläche in der Spalte Quittung bei der Datei, die Sie einsehen möchten. Klicken Sie auf der Seite Dateidownload auf Öffnen, um die Datei anzuzeigen oder auf Speichern, um die Datei zu speichern. Achtung: Zum Einsehen einer Quittung benötigen Sie eine entsprechende Signaturprüfsoftware, wie z.b. digiseal der Firma ASENSYS oder OPENLiMiT von CC Sign. Arbeiten mit Vorlagen Bei der Erstellung der Vergabeunterlagen können Sie auf bereits erstellte Vorlagen zurückgreifen. Diese Vorlagen können von der Hauptstelle bzw. übergeordneten Instanzen vererbt werden. Vorlagen erleichtern Ihnen die Erstellung von Vergabeverfahren, indem Texte vorbelegt sind, bzw. aus standardisierten Textbausteinen oder Kriterien zusammengestellt werden können. Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 369

370 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Arbeiten mit Vorlagen Durch die Verwendung von Platzhaltern (z.b. für Vergabename, Termine, Nachprüfungsstelle) können die Vorlagen von unterschiedlichen Mandanten für verschiedene Vergabeverfahren eingesetzt bzw. an unterschiedliche Bieter versendet werden. In den Vorlagen verwendete Platzhalter werden bei der Übernahme in das aktuelle Vergabeverfahren automatisch mit bereits erfassten Daten aus der Datenbank (z.b. Vergabestelle, Vergabenummer) ausgefüllt. Vorlagen können in Abhängigkeit von der Vergabeart bzw. von der Klassifizierung ausgewählt werden. Vorlagen werden in Vergabesystem an unterschiedlichen Stellen eingesetzt und gepflegt: Vorlagen für diverse Schreiben und Mails (z.b. Allgemeine Information, Aufforderung zur Angebotsabgabe, Zuschlagsschreiben, Genehmigungsanfrage) werden vom -Administrator über die Hauptadministration gepflegt Vorlagen für Kriterien oder Texte werden im jeweiligen Arbeitsschritt gepflegt Arbeitsschritt Seitenname Rechte auf die Vorlagen: Formellen bzw. Formalen Kriterien Verdingungsunterlagen/Formulare Verdingungsunterlagen/Formulare - Vorlagen Formellen bzw. Formalen Kriterien - Vorlagen Vorlagen Vertragstexte einsehen Vorlagen Formelle Kriterien einsehen Kriterienkatalog Kriterienkatalog Vorlagen Zuschlags-Kriterien einsehen Leistungsverzeichnis bzw. Produkte/Leistungen Produkte/Leistungen definieren - Vorlagen Vorlagen Produkte/Leistungen einsehen Darüber hinaus müssen Sie über das Recht Ausschreibung bearbeiten verfügen. Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 370

371 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Arbeiten mit Vorlagen Rechte und Voraussetzungen für die Bearbeitung von Vorlagen Um Vorlagen bearbeiten zu können, müssen Sie über die Rechte Vorlagen XXX anzeigen/erstellen/bearbeiten/zugriffsebene setzen bzw. löschen verfügen. XXX steht dabei für das entsprechende Vorlagen-Archiv. Vorlage erstellen 1 Klicken Sie auf den Arbeitsschritt, für den Sie eine Vorlage bearbeiten möchten. 2 Klicken Sie auf den Menüpunkt Vorlagen - Einfügen aus Vorlage oder auf den Menüpunkt Vorlagen > Vorlagen bearbeiten im jeweiligen Arbeitsschritt. Die Seite Name des Arbeitsschritts - Vorlagen wird angezeigt, auf der Ihnen alle für den Arbeitsschritt verfügbaren Vorlagen angezeigt werden. 3 Klicken Sie auf den Menüpunkt Neu. Abhängig vom Typ des neuen Eintrags wird Ihnen folgende Seite angezeigt: Eintragstyp Registerkarte Beschreibung im Hilfethema Symbol Neue Gruppe Fragenvorlage Details zu (Fragen- )Gruppe bearbeiten Private Gruppe Public Gruppe Vererbte Gruppen Neuer Text Vorlagetext Details zu Text/Dokument bearbeiten (privater) Text (public/öffentlicher) Text vererbter Text Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 371

372 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Arbeiten mit Vorlagen Eintragstyp Registerkarte Beschreibung im Hilfethema Symbol Neues Formular Vorlagetext Details zu Formular bearbeiten (privates) Formular/PDF- Dokument, das keine Eingabefelder beinhaltet (public/öffentliches) Formular/PDF- Dokument, das keine Eingabefelder beinhaltet vererbtes Formular/PDF- Dokument, das keine Eingabefelder beinhaltet (privates) Formular/PDF- Dokument, das Eingabefelder beinhaltet (public/öffentliches) Formular/PDF- Dokument, das Eingabefelder beinhaltet vererbtes Formular/PDF- Dokument, das Eingabefelder beinhaltet Neue Frage Fragenvorlage Details zu Frage anlegen oder bearbeiten (private) Frage (public/öffentliche) Frage vererbte Frage Neue(s) Produkt/ Leistung Produkt/ Leistung Produkte und Leistungen erstellen und bearbeiten (privates) Produkt/Leistung (public/öffentliches) Produkt/Leistung vererbtes Produkt/Leistung 1 Machen Sie die erforderlichen Eingaben. Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 372

373 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Arbeiten mit Vorlagen Auf dieser Registerkarte müssen Sie außerdem die Zugriffsebene festlegen. Die Zugriffsebene bestimmt, wer die Vorlage später einsehen und verwenden kann: Public: sie wird (bzw. wurde) von dem Mandanten, für den sie angelegt wurde, an die untergeordneten Mandanten weitervererbt. Private: sie steht nur für den Mandanten zur Verfügung, für den sie angelegt wurde. 2 Klicken Sie auf den Menüpunkt Speichern. Folgende Registerkarten werden zusätzlich angezeigt: Registerkarte Vergabearten, auf dem die Vergabeart gepflegt und angezeigt wird, unter der Sie die Vorlage finden, wenn Sie in der Vorlagenübersicht den Menüpunkt Ansicht > Nach Vergabeart gewählt haben Registerkarte Klassifizierung, auf dem die Klassifizierung gepflegt und angezeigt wird, unter der Sie die Vorlage finden, wenn Sie in der Vorlagenübersicht den Menüpunkt Ansicht > Nach Klassifizierung gewählt haben. 3 Klicken Sie auf den Menüpunkt Speichern. 4 Klicken Sie auf den Menüpunkt Zurück. Der neue Eintrag wird als letzte Position in der Liste angezeigt. Tipp: Über die Pfeile verändern. können Sie die Position eines Eintrags in der Tabelle Vorlagen bearbeiten Die Bearbeitung eines Eintrags erfolgt analog zur Neuanlage. Lediglich Schritt 3 bei der Neuanlage entfällt. Der Aufruf des zu bearbeitenden Eintrags erfolgt, indem Sie: den Eintrag markieren und auf den Menüpunkt Bearbeiten > Bearbeiten klicken auf Bearbeiten beim entsprechenden Eintrag klicken Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 373

374 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Arbeiten mit Vorlagen Vergabeart einer Vorlage festlegen Um Vorlagen bearbeiten zu können, müssen Sie über die Rechte Vorlagen XXX erstellen/bearbeiten bzw. löschen verfügen. XXX steht dabei für das entsprechende Vorlagen-Archiv. Damit Vorlagen in der Vorlagenübersicht nach Ihrer Vergabeart gruppiert angezeigt werden können, bzw. mit Festlegung der Vergabeart automatisch zu einem Projekt hinzugefügt werden können, muss die Vergabeart, zu der die Vorlage gehört, auf der Registerkarte Vergabeart gepflegt werden. Vergabeart einer Vorlage festlegen: Die Festlegung der Vergabeart für eine Vorlage erfolgt analog zur Neuanlage bzw. Bearbeitung. Eventuell entfällt Schritt 4 und 5 der Neuanlage. Danach gehen Sie wie folgt vor: 1 Wählen Sie die Registerkarte Vergabeart. 2 Markieren Sie auf der Registerkarte Vergabeart die Vergabeart, zu der Ihr Eintrag gehört. Klicken Sie auf den Menüpunkt Speichern. 3 Klicken Sie auf den Menüpunkt Zurück. Klassifizierung bei Vorlagen festlegen Um Vorlagen bearbeiten zu können, müssen Sie über die Rechte Vorlagen XXX erstellen/bearbeiten bzw. löschen verfügen. XXX steht dabei für das entsprechende Vorlagen-Archiv. Die Verwendung von Vorlagen bzw. die Erstellung der Bieterliste bei beschränkten Vergabeverfahren wird von unterstützt, sofern Bieter, Vorlagen und Projekt bzw. Leistung nach demselben Klassifizierungssystem klassifiziert wurden. Sobald ein Vergabeverfahren bzw. einzelne Leistungen klassifiziert wurden, werden die Vorlagen bzw. Bieter, für die dieselbe Klassifizierung (im selben Klassifizierungssystem) hinterlegt wurde, automatisch zu den Vergabeunterlagen hinzugefügt. Die Hinterlegung der korrekten Klassifizierung erleichtert außerdem die Suche. Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 374

375 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Arbeiten mit Vorlagen unterstützt in der Standard-Einstellung die Klassifizierung nach CPV. Abhängig von den Kundenanforderungen können jedoch weitere Klassifizierungskataloge, wie z.b. und/oder kundenspezifische Warengruppen abgebildet werden. Die CPV-Klassifizierung (Common Procurement Vocabulary - Gemeinsames Vokabular für öffentliche Aufträge) eines Projekts ist bei EU-Vergabeverfahren zwingend vorgeschrieben. Klassifizierte Vorlagen werden darüber hinaus in der Vorlagenübersicht nach Ihrer Klassifizierung gruppiert angezeigt. Vorlagen klassifizieren Der Aufruf eines Eintrags zur Klassifizierung erfolgt analog zur Neuanlage bzw. Bearbeitung. Eventuell entfällt Schritt 4 und 5 der Neuanlage. Danach gehen Sie wie folgt vor: 1 Klicken Sie auf die Registerkarte Klassifizierung. 2 Klicken Sie auf den Menüpunkt Zuordnungen > Klassifizierung suchen. 3 Markieren Sie auf der Seite Klassifizierungen alle erforderlichen Klassifizierungs- Codes. Achtung: Damit Bieter automatisch vorschlagen kann, müssen Projekt und Bieter nach demselben System (d.h. CPV, ecl@ss etc.) klassifiziert sein. 4 Klicken Sie auf den Menüpunkt Speichern. 5 Klicken Sie auf den Menüpunkt Zurück. Vorlagen-Klassifizierungen löschen Zum Löschen von Klassifizierungen gehen Sie vor wie beim Klassifizieren. In Schritt 3 entfernen Sie jedoch die Markierung bei allen nicht erforderlichen Klassifizierungs- Codes. Vorlagen einfügen Zusätzlich zu den Rechten, um auf die Vorlagen zugreifen zu können (Recht Vorlagen XXX anzeigen, wobei XXX für das entsprechende Vorlagen-Archiv steht), müssen Sie Projektverantwortlicher (d.h. Ersteller bzw. Eigentümer) des zu bearbeitenden Projekts Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 375

376 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Arbeiten mit Vorlagen sein oder Ihnen wurden im Arbeitsschritt Projektrechte bereits Schreibrechte für den entsprechenden Arbeitsschritt erteilt. Innerhalb von können Sie an unterschiedlichen Stellen Vorlagen zur Erstellung Ihres Vergabeverfahrens verwenden und somit Zeit einsparen. Folgende Übersicht zeigt Ihnen, wo Sie die Vorlagen aufrufen können, wie die entsprechende Vorlagen-Seite heißt und welches Recht Sie benötigen, um Vorlagen einsehen und verwenden zu können: Arbeitsschritt Seitenname Rechte auf die Vorlagen: Vertragsbedingungen/F ormulare Formellen bzw. Formalen Kriterien Vertragsbedingungen/F ormulare - Vorlagen Formellen bzw. Formalen Kriterien - Vorlagen Vorlagen Vertragstexte einsehen Vorlagen Formelle Kriterien einsehen Kriterienkatalog Kriterienkatalog Vorlagen Zuschlags-Kriterien einsehen Leistungsverzeichnis bzw. Produkte/Leistungen Produkte/Leistungen definieren - Vorlagen Vorlagen Produkte/Leistungen einsehen. Darüber hinaus müssen Sie über das Recht Ausschreibung bearbeiten verfügen. Tipp: Damit Sie Einträge, die als Vorlagen gespeichert sind, schneller auffinden, können Sie die Tabelle über den Filter durchsuchen oder die Baumstruktur über den Menüpunkt Ansicht anpassen. Vorlagen übernehmen 1 Klicken Sie auf den Arbeitsschritt, für den Sie eine Vorlage einfügen möchten. 2 Klicken Sie auf den Menüpunkt Vorlagen > Einfügen aus Vorlage im jeweiligen Arbeitsschritt. Die Seite Name des Arbeitsschritts - Vorlagen wird angezeigt, auf der Ihnen alle für den Arbeitsschritt verfügbaren Vorlagen angezeigt werden. Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 376

377 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Arbeiten mit Vorlagen 3 Markieren Sie die Vorlagengruppen bzw. Vorlageneinträge, die Sie in den Arbeitsschritt übernehmen möchten. 4 Klicken Sie auf den Menüpunkt Vorlage übernehmen. 5 Die Seite des Arbeitsschritts wird angezeigt. Die aus den Vorlagen übernommenen Gruppen bzw. Einträge werden im Listenbereich als unterste Einträge angezeigt. Tipp: Über die Pfeile verändern. können Sie die Position eines Eintrags in der Tabelle Vorlagen über die Klassifizierung einfügen Achtung: Damit Sie Vorlagen über die Klassifizierung einfügen können, muss die Klassifizierung sowohl bei den Vorlagen, als auch beim Vergabeverfahren nach demselben System (d.h. CPV, ecl@ss etc.) gepflegt werden. 1 Klicken Sie auf den Arbeitsschritt, für den Sie eine Vorlage einfügen möchten. 2 Klicken Sie auf den Menüpunkt Vorlagen > Einfügen (Klassifizierung) im jeweiligen Arbeitsschritt. Die Vorlagen werden in der Tabelle eingefügt. Ansicht in der Vorlagenstruktur ändern 1 Klicken Sie auf den Arbeitsschritt, für den Sie eine Vorlage einfügen möchten. 2 Klicken Sie auf den Menüpunkt Vorlagen - Einfügen aus Vorlage im jeweiligen Arbeitsschritt. Die Seite Name des Arbeitsschritts - Vorlagen wird angezeigt, auf der Ihnen alle für den Arbeitsschritt verfügbaren Vorlagen angezeigt werden. 3 Klicken Sie auf den Menüpunkt Ansicht und wählen Sie: den Unterpunkt nach Vergabeart, um die Baumstruktur nach der Vergabeart zu strukturieren den Unterpunkt nach Klassifizierung, um die Baumstruktur nach der Klassifizierung zu strukturieren Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 377

378 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Arbeiten mit Vorlagen Formularsätze einfügen Um Formularsätze einzufügen, müssen Sie über die Rechte Ausschreibung bearbeiten und Vertragstexte bearbeiten verfügen. Darüber hinaus müssen Sie Projektverantwortlicher (d.h. Ersteller bzw. Eigentümer) des zu bearbeitenden Projekts sein oder Ihnen wurden im Arbeitsschritt Projektrechte bereits Schreibrechte für den entsprechenden Arbeitsschritt erteilt. Formularsätze basieren auf den in hinterlegten Formular-Vorlagen. Diese wurden für die Formularsätze zu Ordnern zusammengefasst. Aktualisierungen eines in einen Formularsatz integrierten Formulars in den Vorlagen werden automatisch in den Formularsatz übernommen, da die Dokumente nur verlinkt sind. Formularsätze einfügen: 1 Wählen Sie ein Projekt zur Bearbeitung aus. 2 Klicken Sie im Prozessschritt Projektdaten auf den Arbeitsschritt Eigenschaften. 3 Klicken Sie auf den Menüpunkt Klassifizierung > Klassifizierung setzen. 4 Wählen Sie auf der Seite Klassifizierungen in der Baumstruktur die Gruppe Formularsätze aus. 5 Markieren Sie im Tabellenbereich alle erforderlichen Formularsätze. Klicken Sie auf den Menüpunkt Speichern. 6 Klicken Sie auf den Menüpunkt Zurück. Die markierten Formularsätze wurden entsprechend eingeordnet und können in den Vergabeunterlagen eingesehen und bearbeitet werden. Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 378

379 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Anhang In den folgenden Kapiteln finden Sie noch einige zusätzliche Informationen zum Vergaberecht, zum Aufbau einer Excel-Vorlage für Leistungsverzeichnisse und zum Leistungsumfang von GAEB in. Vergaberechtliche Grundprinzipien Bei öffentlichen Vergabeverfahren sind folgende Grundprinzipien zu berücksichtigen, die über sichergestellt werden: 1 Vergabe im Wettbewerb, um eine möglichst kostengünstige Beschaffung zu gewährleisten. Daher sind Öffentliche Ausschreibungen bzw. Offene Verfahren (EU) vorzuziehen. 2 Gebot der Gleichbehandlung/Nichtdiskriminierung, d.h. Gewährleistung gleicher Chancen für alle Teilnehmer und Ausschluss persönlicher, sachlicher oder lokaler Bevorzugungen. Insbesondere dürfen Unternehmen oder Personen, die bei der Erstellung der Vergabeunterlagen beteiligt waren, nicht als Bieter bzw. Bewerber am Vergabeverfahren teilnehmen. 3 Transparenzgebot, d.h. zu jedem Zeitpunkt sollen die Bieter möglichst umfassend informiert werden, jede Aktion muss revisionssicher dokumentiert werden. 4 Prinzip der Wirtschaftlichkeit, d.h. das wirtschaftlichste Angebot muss den Zuschlag erhalten, wobei der Preis zwar Haupt- aber nicht alleiniges Entscheidungsmerkmal ist. 5 Vergabe an geeignete Unternehmen, wobei die Eignung an der Leistungsfähigkeit, der Fachkenntnis und der Zuverlässigkeit gemessen wird. 6 Berücksichtigung mittelständiger Unternehmen durch Teilung größerer Aufträge in Lose. Darüber hinaus müssen potenziell voreingenommene Personen aus dem Entscheidungsprozess ausgeschlossen werden. Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 379

380 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Leistungsverzeichnisse in MS Excel pflegen Leistungsverzeichnisse in MS Excel pflegen Im Leistungsverzeichnis von Vergabeverfahren gibt es neben dem manuellen Anlegen und Bearbeiten von Leistungen außerdem die Möglichkeit komplette Leistungsverzeichnisse aus externer Quelle zu importieren. In können solche Verzeichnisse als GAEB-Datei (siehe Übersicht Leistungsumfang GAEB) sowie als MS Excel-Datei importiert werden. Ebenso lassen sich Leistungsverzeichnisse nach den genannten Formaten exportieren und in den jeweiligen Programmen bearbeiten. Die Thematik tangiert sowohl die Vergabestelle als auch den Bieter. Für beide Parteien existieren in optionale Möglichkeiten, das Leistungsverzeichnis nach entsprechendem Export in MS Excel zu pflegen und/oder für die Arbeit auf der Plattform zu importieren. Im Folgenden soll die Arbeitsweise mit Leistungsverzeichnissen erläutert werden, welche in MS Excel gepflegt und per Import für die Arbeit mit der Vergabeplattform übernommen werden. Der Fokus liegt hierbei auf der MS Excel Tabellenvorlage, die in den folgenden Kapiteln im Detail erklärt wird. Darüber hinaus erhalten Sie einen Überblick über einige Zusatzinformationen, die für den Umgang mit der Excel-Vorlage nützlich sein können. Rechte und Voraussetzungen für die Arbeit mit Excel-Leistungsverzeichnissen Um die beschriebenen Möglichkeiten nutzen zu können, benötigen Sie MS Excel ab Version Die Dateien müssen für den Upload nach im Format Excel-97 bis Excel-2003 gespeichert werden. Das Format Excel-2007 (Endung xlsx) wird aktuell noch nicht unterstützt. Die Struktur der Excel-Vorlage ist grundsätzlich in der Lage, Excel-Dateien für die Erstellung und Pflege von Leistungsverzeichnissen zu verarbeiten. Dies bedeutet jedoch nicht, dass jeder beliebige Aufbau unterstützt wird. Folgendes Beispiel soll dies verdeutlichen. Stellen Sie sich vor, eine Tabelle (Excel-Datei) ist folgendermaßen aufgebaut: A B C D E F 12,34 7,00 19,00 Artikel1 1 Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 380

381 Artikel Element-Typ Benutzerhandbuch für Vergabestellen Leistungsverzeichnisse in MS Excel pflegen 19,00 27,01 34,10 Artikel2 Artikel2 2 30,00 19,00 7,00 Artikel3 Artikel3 3 Abb.: beliebiger Tabellenaufbau Könnten Sie jetzt sagen, welche Spalte den Einzelpreis, die Mengen oder den anzuwendenden MwSt.-Satz enthält? Welche Spalte kennzeichnet den Artikelnamen? Wo steht die Artikelbezeichnung und wo die Beschreibung? In den Spalten A, B und/oder C stehen vermutlich der MwSt.-Satz und der Preis. Aber was steht wo? Das Beispiel zeigt recht deutlich, warum wir für die Bearbeitung in eine eigene Vorlage (genauer gesagt einen eigenen Tabellenaufbau) brauchen, um mit den angelieferten Daten sinnvoll arbeiten zu können. Aufbau der Tabelle Excel-Dateien, die von verarbeitet werden sollen, müssen also einem festgelegten Aufbau folgen. Dieser wird in der folgenden Übersicht dargestellt. Spalte Beschriftung Verwendung in A Wird aktuell nicht verwendet B Id ID des Elementes im System C Element-Typ Typ der Zeile D Löschen Soll das Element gelöscht werden? E Referenz Hierarchischer Pfad des Elements F Beschreibung Kurzbezeichnung des Artikels G Artikel-Id Artikelnummer H Langtext Ausführliche Artikelbeschreibung I Positionsart Geschlüsselte Positionsart J Vom GP ausschließen Angegebener Preis fließt nicht in Gesamtpreis ein Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 381

382 Eigenschaften Preise Benutzerhandbuch für Vergabestellen Leistungsverzeichnisse in MS Excel pflegen Spalte Beschriftung Verwendung in K Bestellmenge Anzahl der ausgeschriebenen Artikel L Einheit (Bestellmenge) Einheit für Spalte K M Preis / Menge Anz. der Artikel pro Einheitspreis N Einheit (Preis / Menge) Einheit für Spalte L O Netto Preisangabe P MwSt. in % Angabe der Mehrwertsteuer Q Name/Faktor Bezeichnung der Eigenschaft R Typ Eigenschaften-Typ S Wert Wert der Eigenschaft T Einheit Einheit der Eigenschaft U Verknüpfung Geschlüsselte Verknüpfung V Formel Formel zur Berechnung von Eigenschaftsmerkmalen W Bietereingabe Eingabebereitschaft beim Bieter Abb.: Schematischer Excel-Tabellenaufbau Die Spalten sind in der Darstellung sowohl in der Excel-Datei als auch in der vorhergehenden Tabelle zu sogenannten Bereichen zusammengefasst. Ein Bereich beschreibt eine Menge von Spalten, die inhaltlich zusammengehören. Im Folgenden werden die einzelnen Bereiche und die Spalten in diesen Bereichen genauer beschrieben. Achtung: Die erste Spalte (Spalte A) ist aus systemtechnischen Gründen vorhanden und für die manuelle Bearbeitung unerheblich. Bitte ignorieren Sie diese! Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 382

383 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Leistungsverzeichnisse in MS Excel pflegen Der Bereich Element-Typ Spalte B: Id Die Id ist eine Angabe, die vom System automatisch gepflegt wird. Sie ist nur bei exportierten Dateien gefüllt. Diese Angabe repräsentiert einen eindeutigen Kennzeichner des jeweiligen Elements in der -Datenbank. Diese Angabe müssen Sie nie manuell pflegen. Geschützt Pflichtfeld Format Ja, muss nie bearbeitet werden Nein Positive ganze Zahl Spalte C: Element-Typ Hier wird vermerkt, was für eine Information in der aktuellen Zeile angegeben ist. Die Angabe erfolgt geschlüsselt. Details entnehmen Sie bitte folgender Tabelle. Eine Ausnahme stellt der Wert I dar. Wenn dieser gefunden wird, wird die betreffende Zeile beim Import ignoriert. Geschützt Pflichtfeld Max. Länge Format Nein Ja 2 Zeichen Nur folgende Werte sind zulässig: Wert A Artikel / Leistungszeile Wert AA Alternativer Artikel Wert T Textposition Wert I Zeile Ignorieren Wert E Eigenschaft Wert G Gruppe Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 383

384 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Leistungsverzeichnisse in MS Excel pflegen Spalte D: Löschen Es ist durchaus denkbar, dass Sie ein vorhandenes Leistungsverzeichnis aus heraus exportieren, dieses dann in MS Excel bearbeiten und die Änderungen dann in importieren wollen. Dabei kann es vorkommen, dass Sie ein in bereits bestehendes Element löschen wollen. In diesem Fall können Sie hier eine Löschanweisung platzieren. geschützt Pflichtfeld Max. Länge Format Nein Ja 1 Ziffer Nur folgende Werte sind zulässig: Wert 0 nicht löschen Wert 1 bitte löschen Hinweis: Sie können eine Löschanweisung natürlich nur dann sinnvoll platzieren, wenn die Spalte Id gefüllt ist, wenn also das entsprechende Element exportiert wurde. Darüber hinaus gilt: Wenn ein zu löschendes Element Unterelemente beinhaltet, müssen diese ebenfalls explizit als zu löschen markiert werden. Spalte E: Referenz In diesem Feld geben Sie den hierarchischen Pfad an, in dem das durch die Zeile repräsentierte Element erscheinen soll. Die Pfadangabe entspricht in Bezug auf die Schreibweise den klassischen Vorgaben aus Dateisystem-Strukturen. Das Pendant zum Ordnernamen ist dabei jeweils die Beschreibung der Gruppe. Der Ausgangspunkt (Wurzelverzeichnis, kennzeichnet die oberste Hierarchieebene im Leistungsverzeichnis) wird durch den Wert /" gekennzeichnet. Soll das Element also auf der obersten Hierarchieebene angezeigt werden, ist in dieser Spalte lediglich der Wert /" einzutragen. Geschützt Nein Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 384

385 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Leistungsverzeichnisse in MS Excel pflegen Pflichtfeld Max. Länge Format Ja, nur bei Gruppen, Artikel und Textpositionen Unbegrenzte Anzahl von Zeichen Durch / getrennter Pfad zum Element /<Beschreibung>/ /<Beschreibung> Selbstverständlich müssen alle in der Referenz angegebenen Elemente (Gruppen) in der importierten Excel-Liste, enthalten sein. Der Pfad lässt sich sonst nicht auflösen, was zu Fehler führen kann. Hinweis: Die Angabe eines Wertes in dieser Spalte ist nur für die Artikel, Textpositionen und Gruppen (entspricht den Element-Typen A, T und G) erlaubt. Beispiel: Wir nehmen eine Textposition an, die in der Spalte Referenz den Wert /Gruppe_1/Gruppe_2 /Gruppe_3" aufweist. Abb.: Aufbau einer Gruppenstruktur mit einer (Text-)Position in der Tabelle Dann erfolgt die Darstellung nach dem Import in in der folgenden Struktur: Abb.: Definierte Struktur aus Excel-Leistungsverzeichnis in der Anwendung Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 385

386 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Leistungsverzeichnisse in MS Excel pflegen Hinweis: Die in der Struktur angezeigten Ordnungszahlen (vor dem Positionstitel) sind hierbei nicht von Bedeutung. Sie werden vom -System automatisch erzeugt und spiegeln sich nicht in der Excel-Datei wider. Maskierung Für die Interpretation des Pfades wird wie unter Spalte E: Referenz beschrieben das Zeichen /"als Trennzeichen interpretiert. Grundsätzlich kann dieses Zeichen jedoch auch Teil des Namens eines Elementes sein. In dem Fall muss das betreffende Zeichen im Namen maskiert werden, was durch das Voranstellen eines /" geschieht. Beispiel: Der Referenzwert /Erschließung/Abrissarbeiten/Planieren" wird interpretiert als Abb.: Beispiel für Struktur über Trennzeichen "/" der Wert /Erschließung/Abrissarbeiten//Planieren" wird jedoch interpretiert als Abb.: Beispiel für Struktur mit Zeichen "/" als Bestandteil einer Bezeichnung Spalte F: Beschreibung Die Beschreibung ist eine aussagekräftige Kurzbezeichnung der Position. Hier wird in der Regel der Name der Position bzw. des Artikels stehen. geschützt Pflichtfeld Max. Länge Format Nein Ja Zeichen Beliebige alphanumerische Zeichen Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 386

387 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Leistungsverzeichnisse in MS Excel pflegen Der Bereich Artikel Spalte G: Artikel-ID Hier wird die (aus Sicht von externe) Artikelnummer abgebildet. Wenn Sie die Artikelnummer der auszuschreibenden Position/Leistungszeile bereits kennen, können Sie diese hier eingeben, um die Kommunikation mit dem Bieter zu vereinfachen und möglichen Missverständnissen bei der Angebotslegung entgegenzuwirken. Dieses Vorgehen findet beispielsweise häufig Anwendung, wenn Katalogartikel ausgeschrieben werden sollen (z.b. Schulbücher). geschützt Pflichtfeld Max. Länge Format Nein Nein 50 Zeichen Beliebige alphanumerische Zeichen Spalte H: Langtext Der Langtext beschreibt die Leistung. Im Allgemeinen findet sich hier ein erklärender Text, um näher zu erläutern, was sich hinter der Position verbirgt. geschützt Pflichtfeld Max. Länge Format Nein Nein Unbegrenzte Anzahl von Zeichen Beliebige alphanumerische Zeichen Spalte I: Positionsart Diese Angabe kennzeichnet die Art der Ausschreibungsposition. Diese wird über die Werte 1 bis 3 geschlüsselt. Die entsprechenden Zuordnungen entnehmen Sie bitte der nachfolgenden Tabelle. geschützt Pflichtfeld Nein Ja Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 387

388 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Leistungsverzeichnisse in MS Excel pflegen Max. Länge Format 1 Ziffer Für Element-Typ A (Artikel) gilt: Wert 1 Wert 2 Wert 3 normale Position optionale Position optionale Position für den Bieter Für Element-Typ AA (alternativer Artikel) gilt: Wert 3 Wert 1 optionale Position für den Bieter sonst = nicht optional für den Bieter Hinweis: Beachten Sie, dass Sie diese Spalte je nach verwendetem Element-Typ leicht unterschiedlich ausfüllen müssen. Für alternative Artikel (Element-Typ AA) wird die Unterscheidung auf die Positionsart 1 oder 2 im Gegensatz zu normalen Artikeln (Element-Typ A) nicht ausgewertet. Spalte J: Vom Gesamtpreis (GP) ausschließen Diese Spalte steht im Zusammenhang mit der Spalte Positionsart. Wenn Sie die Positionsart optionale Position gewählt haben, können Sie hier noch definieren, ob diese von der Berechnung des Gesamtpreises ausgeschlossen werden soll. geschützt Pflichtfeld Max. Länge Format Nein Ja 1 Ziffer Für Element-Typ A (Artikel) gilt: Wert 1 Wert 0 ausschließen vom Gesamtpreis sonst (keine Ausschluss vom Gesamtpreis) Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 388

389 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Leistungsverzeichnisse in MS Excel pflegen Der Bereich Preise Spalte K: Bestellmenge Hier geben Sie die Gesamtanzahl der Leistungen an, die Sie ausschreiben möchten. Die Gesamtanzahl ist hier zunächst unabhängig von der Menge, die Sie möglicherweise als Einheitspreis angeboten bekommen möchten. geschützt Pflichtfeld Format Nein Ja Positive ganze Zahl Beispiel: Wenn Sie insgesamt 200 Stück eines Artikels ausschreiben möchten, den Einheitspreis aber pro 10 Stück haben möchten, tragen Sie hier bitte den Wert 200 ein, nicht etwa 20. Spalte L: Einheit (Bestellmenge) Hier geben Sie die Einheit an, in der Sie Ihren Artikel zur Ausschreibung bringen möchten. Übliche Angaben sind hier z.b. Stück, m², m, kg, Tage, Stunden, etc. geschützt Pflichtfeld Max. Länge Format Nein Nein 200 Zeichen Beliebige alphanumerische Zeichen Hinweis: Wird beim Import eine Einheitsangabe in der Excel-Liste gefunden, die in den Packungseinheiten auf zum Importzeitpunkt nicht gepflegt ist (über die Hauptadministration), wird die neue Einheit beim Import automatisch in den Packungseinheiten angelegt und steht Ihnen dann plattformweit zur Verfügung. Spalte M: Preis / Menge Hier geben Sie die Gesamtanzahl der Leistungen an, für die Sie den Einheitspreis vom Bieter angeboten haben möchten. geschützt Nein Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 389

390 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Leistungsverzeichnisse in MS Excel pflegen Pflichtfeld Format Ja Positive Dezimalzahl ohne Tausendertrennzeichen Dezimaltrennzeichen ist das Komma Maximal 4 Nachkommastellen Beispiel: 1234,5678 Hinweis: Wenn Sie hier den Wert 10 eingeben, muss der Bieter angeben, was 10 Stück des betreffenden Artikels kosten, er kann keine Angabe pro 1 Stück mehr machen. Spalte N: Einheit (Preis / Menge) Hier geben Sie die Einheit zu Ihrer Mengenangabe für den Einheitspreis an. Diese ist sehr häufig identisch zu der Angabe in der Spalte Einheit (Bestellmenge), das muss aber nicht immer so sein. Hinweis: Wird beim Import eine Einheitsangabe in der Excel-Liste gefunden, die in den Packungseinheiten auf zum Importzeitpunkt nicht gepflegt ist (über die Hauptadministration), wird die neue Einheit im Zuge des Imports automatisch unter den Packungseinheiten für Sie angelegt und steht Ihnen ab sofort plattformweit zur Verfügung. geschützt Pflichtfeld Max. Länge Format Nein Nein 200 Zeichen Beliebige alphanumerische Zeichen Spalte O: Netto Hier wird der (Netto-)Preis, den der Bieter bei der Angebotserstellung angibt angezeigt. Sie können ggf. auch selbst einen Preis eingeben, wenn die Situation es erfordert. Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 390

391 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Leistungsverzeichnisse in MS Excel pflegen geschützt Pflichtfeld Format Nein Nein (auch nicht von Bieterseite) Positive Dezimalzahl ohne Tausendertrennzeichen Dezimaltrennzeichen ist das Komma Maximal 4 Nachkommastellen Beispiel: 1234,5678 Spalte P: MwSt. in % Hier wird Mehrwertsteuer, die der Bieter bei der Angebotserstellung angibt angezeigt. Sie können diese ggf. auch selbst eingeben, wenn die Situation es erfordert. geschützt Pflichtfeld Format Nein nein (auch nicht auf Bieterseite) Positive ganze Zahl Der Bereich Eigenschaften Spalte Q: Name/Faktor Hier tragen sie eine Bezeichnung bzw. den Namen einer Eigenschaft ein. geschützt Pflichtfeld Max. Länge Format Nein Ja, wenn die Zeile eine Eigenschaft repräsentiert 500 Zeichen Beliebige alphanumerische Zeichen Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 391

392 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Leistungsverzeichnisse in MS Excel pflegen Spalte R: Typ Der Typ kennzeichnet, ob eine Eigenschaft in ihrem Wert vom Charakter her eine Zeichenfolge oder eine Dezimalzahl darstellt. Diese Angabe wird geschlüsselt. Details entnehmen Sie bitte der folgenden Tabelle. geschützt Pflichtfeld Max. Länge Format Nein Ja, wenn die Zeile eine Eigenschaft repräsentiert 1 Ziffer Nur folgende Werte sind zulässig: Wert 0 Zeichenkette Wert 1 Dezimalzahl Spalte S: Wert Hier wird der Wert angegeben, den die Eigenschaft hat. Je nach der Angabe in Spalte Bietereingabe kann diese Angabe natürlich leer bleiben oder sollte einen Inhalt haben. geschützt Pflichtfeld Max. Länge Format Nein Nein Zeichen Beliebige alphanumerische Zeichen Spalte T: Einheit Häufig werden Eigenschaften verwendet, um dem Bieter technische Informationen zu einer Position zu geben oder diese bei ihm abzufragen. Je nach Verwendung können hier natürlich auch verschiedene Einheiten eine Rolle spielen. Hinweis: Die Einheiten in dieser Spalte haben keinen Bezug zu Ihren Packungs- /Einheiten auf der Plattform. Sie werden also auch nicht automatisch beim Import angelegt. geschützt Nein Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 392

393 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Leistungsverzeichnisse in MS Excel pflegen Pflichtfeld Max. Länge Format Nein 50 Zeichen Beliebige alphanumerische Zeichen Spalte U: Verknüpfung Diese Spalte wird aktuell nicht verwendet. Der Inhalt dieser Spalte wird beim Import ignoriert. Sie können Sie demnach ignorieren. geschützt Pflichtfeld Nein Nein Spalte V: Formel Mit Hilfe von Formeln können Eigenschaften für Leistungen noch detaillierter beschrieben werden oder von Bietern abgefragt werden. Über die Formelfunktion werden Felder durch bestimmte Operatoren miteinander verknüpft um z.b. auch über Berechnungen bestimmte Abfragemöglichkeiten erzielen zu können. geschützt Pflichtfeld Format Nein Ja, wenn die Zeile eine Eigenschaft repräsentiert [Feldname] <Operator> [Feldname] Beispiel: Sie schreiben z.b. die Neuausstattung von Arbeitsplätzen, was neue PCs und Monitore beinhaltet, aus. Alte Monitore sollen hierbei in Zahlung genommen werden können, wodurch sich der Preis für die neuen Monitore verringert. Beispielhaft könnten für die Monitore Spezifikationen wie Fabrikat", Modell" und Neupreis" abgefragt werden. Da alte Monitore in Zahlung genommen werden sollen, muss auch dies als Faktor in der Spezifikationsliste auftauchen (z.b. mit der Bezeichnung Inzahlungnahme Altmonitore"). Zum Schluss muss über eine Berechnung ein "Endpreis" für die neuen Monitore ausgegeben werden. Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 393

394 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Leistungsverzeichnisse in MS Excel pflegen Diese Berechnung setzt sich zusammen aus den Faktoren "Neupreis" abzüglich des Preises für die "Inzahlungnahme der Altgeräte". Diese Formel geben Sie in dem wie oben in der Tabelle beschriebenen Format, in die Spalte Formel bei Faktor "Endpreis" ein: [Neupreis] - [Inzahlungnahme Altmonitore] Spalte W: Bietereingabe Eine Eigenschaft wird typischerweise benutzt, um zusätzliche Informationen zum Artikel bzw. zur Position entweder beim Bieter abzufragen oder dem Bieter zugänglich zu machen. Je nach Verwendung muss der Bieter also auf Eigenschaften-Ebene Angaben machen oder nicht. Über die Angabe in der Spalte Bietereingabe steuern Sie nun, ob sich die Spalte Wert der Eigenschaft für den Bieter als eingabebereit präsentiert oder nicht. Diese Angabe wird über die Werte 0 bis 3 geschlüsselt. Details entnehmen Sie bitte der folgenden Tabelle. geschützt Pflichtfeld Max. Länge Nein Ja, wenn die Zeile eine Eigenschaft repräsentiert 1 Ziffer Format Wert 0 keine Eingabe, nur lesen Wert 1 editierbar, Eingabe vom Bieter erforderlich Wert 2 editierbar, optional für den Bieter Wert 3 keine Eingabe, nicht sichtbar für den Bieter Besonderheiten Im Folgenden erhalten Sie noch einige nützliche Zusatzinformationen, die Ihnen im Umgang mit der Excel-Tabelle bzw. mit dem Dokument hilfreich sein können. Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 394

395 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Leistungsverzeichnisse in MS Excel pflegen Zuordnungen von Eigenschaften und Alternativartikeln Gruppen und Leistungspositionen werden, wie auch Textpositionen, über die Angabe der Referenz in hierarchischen Strukturen aufgebaut. Dieses Konzept gilt jedoch nicht für Eigenschaften und Alternativartikel. Für die Zuordnungen von Eigenschaften zu einer Position oder die Zuordnung von alternativen Positionen zu normalen Positionen gilt eine andere Regel. Diese Elemente werden über die Reihenfolge zugeordnet, in der sie in der Excel-Datei aufgelistet sind. Das bedeutet beispielsweise, dass eine Alternativposition zu einer Normalposition genau dann zugeordnet wird, wenn sie unmittelbar auf eine Normalposition folgt. Für Eigenschaften, die Positionen zugeordnet werden sollen, stellt sich die Reihenfolge der betreffenden Zeilen in der Excel-Tabelle folgendermaßen dar: Normal- oder Alternativ-Position 1 Eigenschaft 1 zur Position 2 Eigenschaft 2 zur Position Analog werden auf die folgende Weise alternative Positionen angegeben: Normal-Position 1 1 Erste alternative Position zu Position 1 2 Zweite alternative Position zu Position 1 Dokumentschutz Wenn Sie ein Leistungsverzeichnis als Excel-Datenblatt exportieren, sind die Spalten A und B auf dem Datenblatt Produkte-Leistungen für die Bearbeitung gesperrt. Der Hintergrund dafür ist systemtechnisch bedingt. Das Passwort zur Aufhebung des Dokumentenschutzes sollten Sie demnach nie benötigen. Sollte dennoch unvorhergesehener weise einmal der Fall eintreten, dass Sie das Passwort brauchen, wenden Sie sich bitte an Ihren Projektleiter bei Healy Hudson. Achtung: Sie müssen in geschützten Spalten niemals Angaben machen! Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 395

396 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Leistungsverzeichnisse in MS Excel pflegen Kommentare und Hilfe im Excel-Dokument Als Hilfestellung bei der Bearbeitung der Tabelle stehen Ihnen Kommentare in Form von Tooltipps sowie eine Legende zu den Abkürzungen zur Verfügung. Kommentare Die Spaltenbeschriftungen in der Excel-Vorlage sind z.t. mit Kommentaren versehen. Dies können Sie je nach Excel-Version an verschiedenen Markierungen erkennen. Im Allgemeinen werden Sie am häufigsten ein kleines rotes Dreieck am rechten oberen Rand der Zelle sehen können. Wenn Sie mit der Maus über eine derart markierte Zelle fahren, wird Ihnen ein Tooltipp angezeigt, dem Sie konkrete Hinweise zur Nutzung der jeweiligen Spalte entnehmen können. Abb.: Kommentare mit Tipps im Tabellenblatt Produkte-Leistungen Datenblatt Help Im zweiten Datenblatt Help in der Excel-Datei finden Sie eine Legende zu den im Datenblatt Produkte-Leistungen verwendeten Abkürzungen (Spalte Element-Typ). Abb.: Weitere Hilfe im Tabellenblatt Help Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 396

397 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Leistungsverzeichnisse in MS Excel pflegen Individuelle Konfigurationen Da stets auf die individuellen Bedürfnisse und Anforderungen unserer Kunden zugeschnitten ist, kann es vorkommen, dass auf Ihrer konkreten Plattform geringfügige Abweichungen zu den Angaben in diesem Dokument zu beobachten sind. Dies ist in der Regel keine Fehler sondern eine etwas anders gelagerte Einstellung. Typische Abweichungen könnten z.b. sein: Bei Ihnen stimmt die Reihenfolge der Spalten nicht mit der hier geschilderten überein. Bei Ihnen sind Spalten nicht enthalten, die in diesem Dokument besprochen werden. Bei Ihnen werde Angaben als Pflichtfeld verlangt, die hier nicht als Pflichtfeld geschildert sind - oder umgekehrt. Bei Ihnen werden andere Datentypen und Formatvorgaben verwendet, als in diesem Dokument beschrieben. Dies sollte jedoch die absolute Ausnahme darstellen. Die in diesem Dokument aufbereiteten Angaben stellen den Healy Hudson Standard dar und sind auf der Mehrzahl der Installationen in dieser Form anzutreffen. Sollten Sie jedoch Anpassungswünsche in diesem Bereich haben, wenden Sie sich bitte zunächst an Ihren zuständigen Projektleiter bei der Healy Hudson. Dieser kann Ihr System prüfen und ggf. eine entsprechende Anpassung vornehmen oder veranlassen. Wo finde ich eine Excel-Vorlage? Wie unter Individuelle Konfiguration erläutert, können die Vorlagen im Aufbau von System zu System differieren. Aus diesem Grund können wir leider keine universelle Vorlage an unsere Kunden herausgeben, die überall funktioniert. Daher ist es für Sie das einfachste, wenn Sie ein leeres Leistungsverzeichnis (evtl. mit einigen vorab erstellten Gruppen und Positionen zur Orientierung in der Excel-Tabelle) aus exportieren und diese dann als Vorlage verwenden. Weitere Informationen dazu unter Import und Export von Excel-Leistungsverzeichnissen in der Anwendung. Hinweis: Bitte beachten Sie, dass Sie Ihre Vorlage ggf. neu exportieren müssen, wenn an der Plattform entsprechende Änderungen vorgenommen wurden. Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 397

398 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Leistungsverzeichnisse in MS Excel pflegen Import und Export von Excel-Leistungsverzeichnissen in der Anwendung Excel-Leistungsverzeichnisse können zur externen Bearbeitung exportiert bzw. extern bearbeitete Leistungsverzeichnisse ins Leistungsverzeichnis von importiert werden. Der Im- bzw. Export von Leistungsverzeichnissen erfolgt in den Vergabeunterlagen im Arbeitsschritt Produkte/Leistungen (bei VOB Leistungsverzeichnis). Excel Export 1 Klicken Sie im Arbeitsschritt Produkte/Leistungen auf den Menüpunkt Bearbeiten > Excel Export. 2 Klicken Sie im nachfolgenden Popup-Fenster auf Speichern um die Datei auf Ihrer Festplatte abzuspeichern oder auf Öffnen um die Datei direkt zu bearbeiten. Abb.: Excel-Datei aus dem Leistungsverzeichnis exportieren Hinweis: Beachten Sie, dass Lose, die Sie im Leistungsverzeichnis definiert haben, beim Export des Leistungsverzeichnisses nicht berücksichtigt werden. Das heißt, in der Excel-Tabelle sind Losbildungen nicht ersichtlich. Excel Import 1 Klicken Sie im Arbeitsschritt Produkte/Leistungen auf den Menüpunkt Bearbeiten > Excel Import. Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 398

399 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Leistungsverzeichnisse in MS Excel pflegen 2 Klicken Sie auf die Schaltfläche Durchsuchen, markieren Sie Ihre Excel-Datei und klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche Hochladen. Abb.: Excel-Datei in das Leistungsverzeichnis importieren Import und Export von Excel-Leistungsverzeichnissen im Angebotsassistenten Auf Bieterseite besteht natürlich auch die Möglichkeit, mit den Excel-Strukturen zu arbeiten. Dies kann möglicherweise sinnvoll sein, um etwas umfangreichere Leistungsverzeichnisse offline (ohne aktive Verbindung zum Internet) in Ruhe zu bearbeiten. Die auf diese Weise erstellten und ggf. abgestimmten Inhalte können dann ebenfalls einfach per Import in das Angebot eingelesen. Der Im- oder Export einer Excel-Datei erfolgt im Angebotsassistenten über den Angebotsschritt Produkte/Leistungen. Im Menüpunkt Bearbeiten befinden sich die entsprechenden Menüpunkte zum exportieren bzw. zum importieren. Die Bearbeitung von Angeboten ist im Vergabestellen-Handbuch unter Umgang mit konventionellen Angeboten sowie im Bieter-Handbuch beschrieben. Excel Export 1 Klicken Sie im Angebotsschritt Produkte/Leistungen auf den Menüpunkt Bearbeiten > Excel Export. Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 399

400 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Leistungsverzeichnisse in MS Excel pflegen 2 Klicken Sie im nachfolgenden Popup-Fenster auf Speichern um die Datei auf Ihrer Festplatte abzuspeichern oder auf Öffnen um die Datei direkt zu bearbeiten. Abb.: Excel-Datei aus dem Angebot exportieren Excel Import 1 Klicken Sie im Angebotsschritt Produkte/Leistungen auf den Menüpunkt Bearbeiten > Excel Import. 2 Klicken Sie auf die Schaltfläche Durchsuchen, markieren Sie Ihre Excel-Datei und klicken Sie anschließend auf die Schaltfläche Hochladen. Abb.: Excel-Datei in das Angebot importieren Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 400

401 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Leistungsverzeichnisse in MS Excel pflegen Zuordnungen im Leistungsverzeichnis Die folgenden Bilder zeigen Ihnen die in der Excel-Tabelle verwendeten Felder, wie sie in den betreffenden Bereichen des Leistungsverzeichnisses in der Anwendung vorkommen. Das betrifft: die Übersicht des Leistungsverzeichnisses im Arbeitsschritt Produkte/Leistungen (Leistungsverzeichnis bei VOB) in den Vergabeunterlagen das Bearbeitungsformular einer Position (Registerkarte Produkt/Leistung) die Leistungseigenschaften einer Position (Registerkarte Eigenschaften) Die Felder sind mit den jeweiligen Buchstaben der Spalten in der Excel-Tabelle markiert. Produkte/Leistungen - Positionsdetails Abb.: Bearbeitungsformular einer Position Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 401

402 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Leistungsumfang GAEB-Leistungsverzeichnisse Produkte/Leistungen - Übersicht Abb.: Übersicht Leistungsverzeichnis Produkteigenschaften Abb.: Übersicht Produkteigenschaften Leistungsumfang GAEB-Leistungsverzeichnisse Für das Arbeiten mit GAEB-Leistungsverzeichnissen gibt es in verschiedene Möglichkeiten, die Sie bei der Erstellung eines qualifizierten Leistungsverzeichnisses unterstützen sollen. Prinzipiell unterstützt Sie die Anwendung von der Erstellung eines Leistungsverzeichnisses bis hin zur Auswertung. Dabei stehen Ihnen verschiedene Möglichkeiten offen. Es werden drei Stufen innerhalb des GAEB-Prozesses unterschieden. Stufenmodell 1 Vergabestelle: Leistungsverzeichnis wird erstellt 2 Bieter: Leistungsverzeichnis wird ausgefüllt 3 Vergabestelle: Angebote werden ausgewertet Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 402

403 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Leistungsumfang GAEB-Leistungsverzeichnisse Für jede dieser drei Stufen gibt es Besonderheiten und Möglichkeiten. Im Folgenden sollen Ihnen die Möglichkeiten erläutert werden. Abb.: Möglichkeiten in den verschiedenen Stufen Unterstützte GAEB Formate Unterstützt werden die externen GAEB-Formate: GAEB90 GAEB XML Auf Vergabestellenseite wird das Einspielen folgender Formate unterstützt: D81, D83 X81, X83 Momentan nicht unterstützt wird das Format GAEB2000 Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 403

404 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Leistungsumfang GAEB-Leistungsverzeichnisse Rechte und Voraussetzungen für die Bearbeitung von GAEB- Leistungsverzeichnissen Für die Bearbeitung von GAEB-Leistungsverzeichnisses in benötigen Sie keine besonderen Rechte. GAEB-Leistungsverzeichnisse bearbeiten Sie in einem dafür vorgesehenen Software- Programm (z.b. ORCA AVA). Bearbeiten Sie Ihr Leistungsverzeichnis in Ihrem AVA- Bearbeitungsprogramm vollständig bevor Sie dieses nach importieren. Die Vergabestelle - Erstellen eines Leistungsverzeichnisses (Stufe 1) Über den Import einer GAEB-Datei (Leistungsverzeichnis, welches Sie in einem AVA- Bearbeitungsprogramm erstellt habe) erhalten Sie in der Anwendung ein vollständiges Leistungsverzeichnis, welches Sie den Bietern für die Angebotserstellung zur Verfügung stellen. Importieren einer GAEB-Datei im Format D81 oder D83 Beim Importieren von D81 und D83 GAEB-Dateien wird sowohl die Nummerierung, als auch die Menge und die Einheit direkt aus der GAEB-Datei ausgewertet und angezeigt. Hinweis: GAEB-Dateien, die auf Vergabestellenseite in die -Plattform geladen werden (z.b. D81/D83), werden dem Bieter 1:1 zum Download angeboten. Eine Veränderung der Daten auf der -Plattform findet nicht statt! Unterstütze Positionstypen und Beschreibungsarten Normalpositionen Alternativpositionen Optionale Positionen / Bedarfspositionen mit Gesamtpreis (GP) Optionale Positionen / Bedarfspositionen ohne GP Pauschalposition Zuschlagsposition Bietertextergänzungen Textpositionen / Hinweistexte Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 404

405 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Leistungsumfang GAEB-Leistungsverzeichnisse Vertragliche Regelungen Ausführungsbeschreibung Unterbeschreibungen Hinweis: Bietertextergänzungen sind nur in Ausführungsbeschreibungen (GAEB DA 90: ZA 41/42 bzw. GAEB DA XML: tgperfdescr) erlaubt, nicht in anderen Textpositionen (GAEB DA 90: ZA T0/T1, ZA 20 bzw. GAEB DA XML: tgremark). Möglichkeiten und Einschränkungen GAEB-Dateien, die aus externen AVA-Programmen auf die Server der Healy-Hudson GmbH geladen werden, können bei uns nicht weiter bearbeitet werden. Eine Korrektur oder eine Weiterbearbeitung ist immer im Ursprungssystem vorzunehmen. Die Bearbeitung auf der Plattform ist gesperrt! Ein GAEB-Leistungsverzeichnis manuell erstellen Die Vergabestelle hat die Möglichkeit, ein Leistungsverzeichnis direkt auf der Plattform zu erstellen. Es steht Ihnen hierbei zwar nicht der vollständige Leistungsumfang eines AVA- Programms zu Verfügung, dennoch können Sie mit den gegebenen Möglichkeiten umfangreichere Leistungsverzeichnisse manuell erstellen (siehe Leitfaden Leistungsverzeichnis). Unterstütze Positionstypen und Beschreibungsarten Aktuell unterstützt nur das Exportieren der Normalposition bei manuell angelegten Leistungsverzeichnissen. Abb.: Möglichkeiten der Vergabestelle Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 405

406 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Leistungsumfang GAEB-Leistungsverzeichnisse Die Bieterseite - Erstellen eines Angebots (Stufe 2) Bei der Erstellung eines Angebots kann der Bieter ein GAEB-Leistungsverzeichnis entweder exportieren und in einem entsprechenden AVA-Programm bepreisen. Zum anderen kann ein GAEB-Leistungsverzeichnis auch direkt online im Angebotsassistenten ausgefüllt werden. Der Bieter kann entscheiden, ob er ein Leistungsverzeichnis online oder in seiner AVA- Software bearbeitet. Das heißt, eine bereits begonnene Bearbeitung eines Leistungsverzeichnisses in kann nach einem Export in einem AVA-Programm weitergeführt werden - umgekehrt ist es nicht möglich. Importieren einer D84 GAEB-Datei im Angebotsassistenten Der Bieter hat die Möglichkeit eine GAEB-Datei im Format D83 aus dem Angebotsassistenten zu exportieren und sie in einem AVA-Programm seiner Wahl zu bearbeiten. Somit kann die eigentliche Kostenkalkulation vollständig in einer gewohnten Arbeitsumgebung erfolgen. Nach erfolgreich durchgeführter Kalkulation kann das Ergebnis das bepreiste Leistungsverzeichnis in Form einer D84 in die Anwendung importiert werden. Sämtliche Informationen werden so vom Leistungsverzeichnis übernommen und das Angebot kann elektronisch eingereicht werden. Hinweis: Aus der auf die Plattform geladenen D84 GAEB-Datei werden sowohl die Einzelpreise als auch die Gesamtpreise ausgelesen. Bei Zuschlagspositionen auch der prozentuale Wert. Weiterhin werden die USt. und ein eventueller Rabatt aus der Datei gelesen. Eine weitere Eingabe des Rabatts oder einer MwSt. ist dann online nicht möglich! Ausfüllen einer GAEB-Datei auf der Vergabeplattform Ein Bieter hat prinzipiell die Möglichkeit das Leistungsverzeichnis direkt online auf der Ausschreibungsplattform -im Angebotsassistenten- zu bearbeiten. Ein eigenes AVA- Programm ist somit für die Online-Bearbeitung des Leistungsverzeichnisses nicht erforderlich. Das ausgefüllte Leistungsverzeichnis kann dann -nach der Bearbeitung aller weiteren Schritte bei der Angebotserstellung- direkt online abgegeben werden. Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 406

407 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Leistungsumfang GAEB-Leistungsverzeichnisse Hinweis: Falls ein Bieter sein Leistungsverzeichnis online ausfüllt, wird für die Vergabestelle in einem späteren Arbeitsschritt eine D84-Datei erzeugt, die heruntergeladen werden kann. Somit ist es für die Vergabestelle egal, wie ein Bieter das Leistungsverzeichnis bearbeitet. Sie können die Auswertung immer in einem externen AVA-Programm vornehmen. Besonderheiten Die Onlinebearbeitung ist allerdings gesperrt, falls es sich bei der GAEB-Datei um ein Leistungsverzeichnis mit einer sehr komplexen Struktur handelt (z.b. wenn Zuschlagspositionen enthalten sind). Das Sperren der Onlinebearbeitung kann auch durch die Vergabestelle selbst vorgenommen werden. In beiden Fällen ist eine Bearbeitung des Leistungsverzeichnisses durch den Bieter dann nur noch über ein Offlineclient (Export des Leistungsverzeichnisses) möglich. Bereits vollständig oder teilweise bearbeitete Leistungsverzeichnisse können als GAEB- Datei D84 exportiert und in einer beliebigen AVA-Software weiterbearbeitet werden. Abb.: Möglichkeiten des Bieters Die Vergabestelle - Auswerten der Angebote (Stufe 3) Der Vergabestelle ist es nach Öffnung der Angebote möglich, die bearbeiteten GAEB- Dateien der Bieter herunterzuladen. Sollte der Bieter das Leistungsverzeichnis online ausgefüllt haben, so erstellt die Plattform beim exportieren die notwendige GAEB D84- Datei. Sie können so sämtliche Angebote der Bieter in Ihrer gewohnten Arbeitsumgebung bearbeiten und auswerten. Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 407

408 Benutzerhandbuch für Vergabestellen Leistungsumfang GAEB-Leistungsverzeichnisse Hinweis: Als Vergabestelle können Sie im Arbeitsschritt Nacherfassen der konventionellen Angebote sämtliche Angebote auf einmal herunterladen. Klicken Sie dazu auf den Menüpunkt Bieterdaten herunterladen. Ihnen wird dann eine ZIP- Datei zur Verfügung gestellt, die alle GAEB-Dateien und die dazugehörigen Angebote bereitstellt. Abb.: Möglichkeiten der Vergabestelle bei der Bewertung Deutsche - Eine Marke der Healy Hudson GmbH Seite 408