SBO Erweiterungen Produktbeschreibung Inhalt Sabiz Business Solutions SBO Erweiterungen

Transkript

1 Produktbeschreibung ist eine modulare Softwarelösung zur Erweiterung des Funktionsumfang und Optimierung von Abläufen in der ERP Anwendung SAP Business One. Als sogenanntes Add-on ist direkt in SAP Business One integriert und präsentiert sich dabei dem Benutzer in Bedienung und Aussehen ganz im Stil von SAP Business One. In die Anwendung eingebunden sind verschiedene Module mit spezifischen Funktionen für unterschiedliche Aufgabenstellungen. Diese Module können den Benutzern je nach deren Aufgabengebiet dynamisch zugewiesen werden. Somit bietet diese Möglichkeit eine flexible und effiziente Aufwertung von SAP Business One. Alle Module sind aufeinander abgestimmt und benutzen eine einheitliche Programm-Basis. Sie kombinieren ihre Funktionalität und schaffen dadurch eine Vielzahl von Anwendungsmöglichkeiten. Inhalt Produktbeschreibung... 1 Inhalt... 1 Funktionsweise... 2 Administration... 2 Toolbox... 2 Modul-Übersicht...3 Allgemeine Module... 3 Spezialmodule... 4 Module... 5 Artikelsuche... 5 Dokumentenverwaltung... 8 Servicerechnung...10 Druckerweiterung Belegwandlung Kontakt Sabiz Business Solutions Seite 1 von 18 v6/3a

2 Funktionsweise Das Programm wird automatisch mit SAP Business One gestartet und erstellt im Hauptmenü einen zusätzlichen Menüpunkt "Erweiterungen". Das Menü wird entsprechend der für den aktuellen Benutzer geladenen Module aufgebaut. Sie bekommen also nur die Menüpunkte für Ihre Module. Administration Über die Administrationsumgebung werden alle Module verwaltet. Es können Module hinzugefügt und jedem Benutzer ganz spezifisch zugewiesen werden. Toolbox Um die Kompatibilität zu anderen Add-ons und Upgrades von SAP Business One zu wahren, wird die Erweiterungen- Toolbox angezeigt. Die Toolbox ist ein kleines Fenster, auf dem die geladenen Module Informationen ablegen und Aktionsmöglichkeiten anzeigen. Somit gibt es keine Überschneidung im Layout der Bildschirmmasken. Der Inhalt der Toolbox wird dynamisch passend den Funktionsmöglichkeiten der Module für die aktuell angezeigte Bildschirmmaske angepasst. Positionieren Sie das Toolbox-Fensters an einer Position Ihrer Wahl. SAP Business One wird Ihnen das Fenster zukünftig immer an dieser Stelle anzeigen. Sabiz Business Solutions Seite 2 von 18 v6/3a

3 Modul-Übersicht Allgemeine Module Viele Aufgabenstellungen beim Einsatz von Business One können mit unseren Modulen realisiert werden: Artikelsuche Erweitern Sie die SAP Business One interne Artikelsuche bei der Erstellung von Belegen nach Ihren Wünschen. Legen Sie eigene Suchkriterien fest. Definieren Sie beispielsweise eine Preisspanne für die zu suchenden Artikel oder suchen Sie in Inhalten benutzerdefinierter Felder. Dokumentenverwaltung Behalten Sie alle Dokumente zu Ihren Belegen im Blick. Fügen Sie mit wenigen Klicks eine Datei von Ihrem PC hinzu oder nutzen Sie Ihren Scanner um Dokumente elektronisch abzulegen. Die Dateien werden strukturiert im PDF Format auf Ihrem Server verwaltet und sind allen Benutzern zugänglich. Mit der integrierten Suchfunktion finden Sie leicht Ihre Dokumente wieder. Servicerechnung Mit diesem Modul können aus Serviceverträgen automatisch oder auch manuell Ausgangsrechnungen erstellt werden. Definieren Sie Intervalle, in denen Artikel abgerechnet werden sollen. Der automatische Rechnungslauf zeigt beim Starten von SAP Business One alle abzurechnenden Artikelpositionen an und bildet daraus Rechnungsvorschläge. Optimal für wiederkehrende Rechnungen können Sie mit einem Klick alle Ausgangsrechnungen erstellen, drucken und archivieren. Druckerweiterung Erstellen Sie beliebig viele Druckvorlagen mit dem integrierten Layoutdesigner und drucken Sie dann Ihre Dokumente über diese Vorlagen aus oder exportieren Sie sie in verschiedene Dateiformate. Die Druckerweiterung kann die Funktionalität des Moduls Dokumentenverwaltung nutzen und einen Beleg gleichzeitig mit dem Ausdrucken elektronisch archivieren. Sabiz Business Solutions Seite 3 von 18 v6/3a

4 Belegwandlung Erzeugen Sie mit diesem Modul sofort beim Erstellen eines Beleges oder auch zu einem späterem Zeitpunkt einen Folgebeleg. Möchten Sie zum Beispiel mit einem Kundenauftrag sofort einen Lieferschein und eine Ausgangsrechnung erstellt haben, so wählen Sie diese einfach als Folgebelege aus. Sie können Folgebelegeinstellung selbst definieren und somit komplette Belegketten abbilden. Generieren Sie mit dem Wandlungsassistenten gleichzeitig aus mehreren Basisbelegen automatisch die entsprechenden Folgebelege. Kontakt Definieren Sie Dokumentvorlagen mit Microsoft Word und fügen in diese Datenfelder (Mergefields) ein. Aus den Geschäftspartner-Stammdaten können Sie eine Vorlage auswählen und über diese ein Anschreiben erstellen. Dabei werden alle Felder in der Vorlage mit den Daten des Geschäftspartners, des eigenen Unternehmens und aktuellen Benutzerinformationen gefüllt. Die Anbindung an die Dokumentenverwaltung ermöglicht die Archivierung des Dokuments. Gleichzeitig wird eine Aktivität zum Geschäftspartner angelegt. Spezialmodule Neben dem Einsatz von allgemeingültigen Funktionen ist es auch erforderlich, einen für Ihr Unternehmen ganz individuellen Prozess abzubilden. Dies erfolgt problemlos über ein für Ihre Anforderung entwickeltes Spezialmodul als Ergänzung zu anderen Modulen von. Sabiz Business Solutions Seite 4 von 18 v6/3a

5 Module Artikelsuche Sicherlich ist Ihnen die SAP Business One Suchfunktion für Artikel in einem Beleg bekannt. Viele Möglichkeiten einen Artikel näher einzugrenzen haben Sie dort nicht. Wissen Sie die Artikelnummer nicht, dann bleibt Ihnen nur, in der ewig langen Liste nach dem gewünschten Artikel Ausschau zu halten: Die Artikelsuche bietet Ihnen die flexible Möglichkeit eine Suchmaske nach Ihren Wünschen zu erstellen. Die Suchfelder können Sie selbst definieren und in beliebiger Reihenfolge miteinander kombinieren. Es stehen dafür die SAP Business One eigenen Artikelfelder sowie alle benutzerdefinierte Felder zur Verfügung. Die Einstellungen werden benutzerbezogen gespeichert. - Ein anderer Benutzer kann somit seine eigene Suchmaske definieren: Sabiz Business Solutions Seite 5 von 18 v6/3a

6 Erstellen Sie nun einen neuen Beleg und und fügen Artikelpositionen hinzu, erscheint die neue Artikelsuchmaske: Sabiz Business Solutions Seite 6 von 18 v6/3a

7 Die Suchfelder sind entsprechend der persönlichen Einstellung aufgebaut und auf der rechten Seite wird eine Ergebnistabelle dargestellt. Die Suchbegriffe werden in das entsprechende Feld eingegeben. Das Zeichen * dient dabei als Platzhalter. Dadurch kann man auch nach Wortbestandteilen suchen. Diese Platzhalter können sowohl am Anfang als auch am Ende des Suchbegriffes verwendet werden. Eine Eingabe ohne Platzhalter sucht den exakten Begriff. Ein besonderes Merkmal hat das Eingabefeld "Preis". Hier können Vergleichszeichen < und > eingetragen werden. Es werden alle Artikel angezeigt, deren Preis kleiner oder größer der Such-Wert ist. Ohne Angabe des Vergleichszeichen wird nach dem exakten Preis gesucht. Treffen Sie in mehreren Feldern Sucheinschränkungen, so werden diese miteinander kombiniert. Es werden somit nur Artikel angezeigt, welche allen Suchkriterien entsprechen. Alle gefundenen Artikel werden in der Ergebnistabelle angezeigt. Eine Position oder auch mehrere Positionen können markiert werden und diese Auswahl wird nun in die Belegmaske übertragen und das Suchfenster geschlossen. Sabiz Business Solutions Seite 7 von 18 v6/3a

8 Dokumentenverwaltung Sie benötigen Ihren Rechnungsausdruck noch einmal genau so wie er zum Kunde gesendet wurde? Sie benötigen alle Belege einem bestimmten Artikel betreffend? Bringen Sie Ordnung in Ihre Dokumente und verbinden Sie SAP Business One Belege mit denen aus Papier. - Benutzen Sie Ihren Scanner um alle Rechnungen, Lieferscheine oder Angebote zentral zu archivieren. Fügen Sie Ihren SAP Business One Belegen Dokumente mit verschiedenen Dateiformaten hinzu. Microsoft Word- und Microsoft Excel-Dateien können Sie ebenso verwenden wie diverse Bildformate. Natürlich können Sie auch PDF-Dateien hinzufügen. Alle Formate werden vom Modul Dokumentenverwaltung in PDF- Dateien umgewandelt und dann mit dem entsprechenden SAP Business One Beleg verknüpft. Das Hinzufügen eines neuen Dokuments geschieht über den Aktionsbereich der Dokumentenverwaltung auf der -Toolbox. Dieser Bereich wird bei allen Belegarten, den Geschäftspartner-Stammdaten sowie den Artikel-Stammdaten angezeigt: Als Quelle des Dokumentes kann eine existierende Datei oder ein am PC angeschlossener Scanner gewählt werden. Verwenden Sie einen Dokumenten-Scanner mit Einzelblatteinzug, werden alle eingelegten Seiten zu einem mehrseitigem Dokument zusammengefasst. Eine Administration der Scanner-Ansteuerung ist integriert. Sabiz Business Solutions Seite 8 von 18 v6/3a

9 Alle Dokumente zu einem Beleg, Geschäftspartner oder Artikel werden auf der Toolbox in der Tabelle aufgelistet und sind hierüber zum Öffnen erreichbar. Durch Anklicken eines Eintrags wird ein Vorschaubild geladen. So können Sie schnell ermitteln, ob es sich um das benötigte Dokument handelt. Um Dokumente wiederzufinden können Sie alternativ die "Dokumentensuche" verwenden: Hier besteht die Möglichkeit Suchkriterien, wie etwa enthaltene Artikel festzulegen. Mehrere Filter werden bei der Suche kombiniert. So werden nur Dokumente angezeigt, welche allen Kriterien entsprechen. Die entsprechenden Belege können direkt aus der Suchmaske geöffnet werden und zeigen die verknüpften Dokumente in der Toolbox an. Sabiz Business Solutions Seite 9 von 18 v6/3a

10 Servicerechnung Mit diesem Modul haben Sie Ihre regelmäßig wiederkehrend zu erstellenden Ausgangsrechnungen im Griff. Sie nutzen die Funktionalität der Serviceverträge und generieren automatisch oder manuell zum richtigen Zeitpunkt die Rechnungen. Profitieren Sie dabei vom automatischen Rechnungslauf. Somit werden Rechnungen weder verspätet erstellen noch ganz vergessen. Definieren Sie dazu beliebige Abrechnungs-Intervalle: Für den Geschäftspartner werden Serviceverträge mit den entsprechenden Artikelpositionen und gewünschtem Abrechnungs-Intervall angelegt: Sabiz Business Solutions Seite 10 von 18 v6/3a

11 Wird ein Servicevertrag angezeigt, kann über die Toolbox eine Auswertung der Serviceartikel erfolgen und gegebenenfalls somit manuell eine Rechnung über die fälligen Positionen erstellt werden: Sabiz Business Solutions Seite 11 von 18 v6/3a

12 Ist der automatische Rechnungslauf aktiv, prüft das Modul beim Start von SAP Business One alle Serviceverträge und deren Artikel auf Fälligkeit der Rechnungslegung. Dabei werden nur Artikel mit zugewiesenem Intervall beachtet und das Start- und Enddatum geprüft. Das Modul errechnet automatisch den Abrechnungszeitraum und prüft die zuletzt durchgeführte Abrechnung. Das Ergebnis der Berechnung wird in einer Tabelle aufgelistet. Zusätzlich können Sie für jede zu erstellende Ausgangsrechnung den Nummernkreis festlegen und bei den Artikelpositionen jeweils wählen, ob diese mit einbezogen werden sollen. Für alle fälligen Artikel der Serviceverträge werden nun die entsprechenden Ausgangsrechnungen erstellt. In Verbindung mit dem Modul Druckerweiterung können diese hierbei automatisch ausgedruckt werden. Sabiz Business Solutions Seite 12 von 18 v6/3a

13 Druckerweiterung Mit dem Modul "Druckerweiterung" können Sie beliebig viele Druckvorlagen für die Belege erstellen und dann Ihre Dokumente über diese Vorlagen ausdrucken, in verschiedene Dateiformate (zum Beispiel Microsoft Excel, PDF oder HTML-Format) exportieren oder als versenden. Die Druckerweiterung kann die Funktionalität des Moduls "Dokumentenverwaltung" nutzen und somit einen Beleg gleichzeitig mit dem Ausdrucken elektronisch archivieren. Mit den Druckvorlagen erstellen Sie das Layout Ihrer Ausdrucke. Hierfür haben wir einen flexiblen Vorlagendesigner integriert: Sabiz Business Solutions Seite 13 von 18 v6/3a

14 Beim Drucken erscheint ein Dialogfenster, über das eine oder mehrere für diesen Beleg erstellte Druckvorlage ausgewählt werden kann. Somit kann zum Beispiel in einem Schritt der Lieferschein und Rücklieferschein ausgedruckt werden. Neben der Angabe des zu benutzenden Druckers und der Anzahl der Kopien kann angegeben werden, dass beim Drucken auch eine elektronische Version des Belegs in der Dokumentenverwaltung abgelegt wird. Der Druck kann auch über die Exportfunktion in eine Datei erfolgen. Ebenso können Sie direkt eine versenden und den Ihren Beleg als Anhang in dem gewünschten Dateiformat hinzufügen. Der Versand erfolgt wahlweise mit Ihrer Software, z. B. Microsoft Outlook, oder direkt über einen SMTP-Server. Sabiz Business Solutions Seite 14 von 18 v6/3a

15 Belegwandlung Sicher kennen Sie diese Situation. Ein Kunde kauft bei Ihnen einen Artikel und möchte die Rechnung gleich mitnehmen. Kein Problem? Die Abbildung dieses Geschäftsprozesses in SAP Business One erfordert das Erstellen eines Kundenauftrages, einer Lieferung und dann einer Ausgangsrechnung. Das bedeutet, Sie müssen, anfangend mit den Kundenauftrag, immer wieder einen neuen Beleg öffnen, den Geschäftspartner wählen, den Basisbeleg suchen und dann im Import-Assistenten mehrere Seiten durcharbeiten um den nächsten Beleg zu generieren. Oder möchten Sie am Ende des Arbeitstages für alle offenen Lieferscheine noch Rechnungen erstellen? Sicher, SAP Business One bietet Ihnen eine Liste aller offenen Belege an, aber das Erstellen der benötigten Rechnungen müssen Sie wieder von Hand erledigen. In diesen alltäglichen Situationen kommt die "Belegwandlung" für Sie zum Einsatz. Generieren Sie sofort beim Hinzufügen eines Belegs den gewünschten Folgebeleg. Das Erstellen von Serienumwandlungen ist in wenigen Schritten getan. Beim Erstellen eines Belegs kann in der Toolbox der Folgebeleg gewählt werden. Die Vorbelegung mit einem bestimmten Typ lässt sich administrieren: Sabiz Business Solutions Seite 15 von 18 v6/3a

16 Die Folgebelege werden als sogenannte geparkte Belege generiert. Dies eröffnet die Möglichkeit, sie nachträglich noch zu bearbeiten und weitere Informationen hinzuzufügen. Der Belegwandlungsassistent hilft bei der massenhaften Erstellung von Folgebelegen (Seriengenerierung) aus noch offenen Belegen: Nach diesem Vorgang wird eine Übersicht aller erfolgreichen bzw. fehlgeschlagenen Wandlungen angezeigt. In Verbindung mit dem Modul Druckerweiterung lassen sich die Folgebelege automatisch ausdrucken. Sabiz Business Solutions Seite 16 von 18 v6/3a

17 Kontakt Mit dem Modul Kontakt erstellen Sie aus SAP Business One heraus Microsoft Word Dokumente. Verwenden Sie vordefinierte Bezeichnungen in Ihren eigenen Microsoft Word Vorlagen und Kontakt ersetzt diese durch Ihre Firmendaten und die Daten des Geschäftspartners. Diese Möglichkeit erlaubt das einfache und sichere Verfassen von Geschäftsbriefen. Über die Vorlagenverwaltung sind alle Vorlagen-Dokumente organisiert und können hierüber bearbeitet werden: Werden Geschäftspartner-Stammdaten angezeigt, bietet die Toolbox im Bereich "Kontakt" ein Auswahlfeld für Ihre neue Vorlage und zeigt auch alle bisherigen über Kontakt erstellten Dokumente an: Sabiz Business Solutions Seite 17 von 18 v6/3a

18 Erstellen Sie ein neues Dokument, werden alle eingebunden Bezeichnungen durch entsprechende Werte aus SAP Business One ersetzt. Anschließend wird das neue Anschreiben in die Dokumentenverwaltung integriert, automatisch eine neue Aktivität zu dem Geschäftspartner angelegt und das Dokument mit dieser verknüpft: Somit erhalten Sie ein flexibles Werkzeug für die Kommunikation mit Geschäftspartnern über SAP Business One. Alle erstellten Dokumente sind im System hinterlegt und können leicht nachverfolgt werden. Sabiz Business Solutions Seite 18 von 18 v6/3a