Schulung mydfg. Werkzeug zur Administration von DFG-Projekten. Technische Universität München

Transkript

1 Schulung mydfg Werkzeug zur Administration von DFG-Projekten

2 Übersicht Einführung! DFG-Projekte! Finanzen und Struktur! Die Rolle von mydfg Funktionsweise mydfg zur Finanzverwaltung des SFB 768! Auszahlungen! Abrechnung! Verwendungsnachweis! Berichterstattung über Reisen und Gastwissenschaftler

3 DFG-Projekte/Förderlinien Einzelprojekte Themen - Projekte! Sonderforschungs-/Transferbereiche! Transregio Exzellenzinitiative! Cluster! Graduiertenschulen! Zukunftskonzept

4 Struktur und Finanzierung von DFG-Projekten Bilanz der TUM Verwendung Personalmittel - wissenschaftlich - nicht wissenschaftlich Sachmittel -! Geräte -! Verbrauchsmaterial -! Reisen -! etc. Investitionen Haushalt Drittmittel Herkunft - Privater Sektor - Öffentlicher Sektor DFG-Projekte A Teilprojekt A1 Teilprojekt A2 Teilprojekt A3 BMBF-Projekte EU-Projekte

5 Was ist mydfg nicht? mydfg ist keine eigenständige Buchhaltungssoftware!!!! Keine zusätzliche kaufmännische/kameralistische Buchhaltung! Kein eigener Kontenrahmen/-plan! Keine eigenen Finanzpositionen über mydfg finden keine Zahlungen statt!!!! Die Buchungen werden projektorientiert aufbereitet! Notwendige Zahlungen werden für die automatisierte Buchung vorbereitet! Regeln der Rechnungslegung der beteiligten Forschungseinrichtungen werden in die DFG-Systematik übersetzt

6 Was ist mydfg? mydfg ist ein Werkzeug! zur Überwachung von Projektfinanzen! Mittelanforderung! Budgetüberwachung für geforderte Berichterstattung gegenüber der DFG! Mittelverwendungsnachweise! Reisen! Gastwissenschaftler

7 SFB 768: Zyklenmanagement von Innovationsprozessen Z (Lindemann) Zentralbudget A: Prozessgrundlagen A1 (Trinczek) B: Lösungsentstehung B1 (Lindemann) C: Marktorientierung C1 (Leimeister) A2 (Lindemann) A3 (Lohmann) A4 (Krcmar) A5 (Trinczek) A6 (Bender/Schiller) B2 (Shea) B3 (Reinhart) B4 (Reinhart) B5 (Zäh) C2 (Lindemann/Mörtl) C3 (v. Wangenheim) Folie 7

8 Überblick mydfg: Das Konzept Datenübergabe in einem strukturierten Einleseprozess: SAP mydfg Datenübergabe Übersetzung in die Abrechnungslogik des Geldgebers Folie 8

9 Der erste Login Zertifikat akzeptieren Popup für mydfg erlauben Logindaten eingeben Logindaten ändern

10 Zertifikat akzeptieren Schritt 1 Folie 10

11 Zertifikat akzeptieren Schritt 2 Folie 11

12 Zertifikat akzeptieren Schritt 3 Folie 12

13 Zertifikat akzeptieren Schritt 4 Folie 13

14 Zertifikat akzeptieren Folie 14

15 Popup für erlauben Schritt 1 Folie 15

16 Popup für erlauben Schritt 2 Folie 16

17 Popup für erlauben Schritt 3 Folie 17

18 Login - Seite von Browser: Mozilla Firefox!

19 Aufbau der Programmoberfläche von mydfg Projektidentifikation Auswahl/Bearbeiten Aufgaben im Teilprojekt: Budgetüberwachung Journal Reisen Gastwissenschaftler Aufgaben für das Projekt: Budgetmanagement Quartalsabrechnung Verwendungsnachweis Arbeitsbereich Statusleiste 1. Login: Ändern der Zugangsdaten

20 Arbeitsabläufe Zahlungsverkehr Quartalsabrechnung Verwendungsnachweis Dokumentation von Dienstreisen und Gasstwissenschaftleraufenthalten

21 Zahlungsverkehr und Berichtswesen im SFB 768 Zahlungsverkehr Rechnungseingang -! Budgetkontrolle -! Kontierung Zahlung -! Buchung -! Haushaltsüberwachung Quartalsabrechnung Teilprojekt -! Reisen eintragen -! Gastwissenschaftleraufenthalte SFB - Projektmanagement -! Mittel bei DFG anfordern -! Projektabrechnungen begleichen Verwendungsnachweis Teilprojekt -! Ausgabeart abgleichen -! Bewilligungsjahr abgleichen -! Reisen/GastWi. dokumentieren -! Noch nicht kassenwirksame Verpflichtungen melden -! Meldung an Projektmanagement SFB - Projektmanagement -! Unterlagen zur Kassenprüfung -! Meldung an Hochschule -! Meldung an die DFG Universität -! Projektnachweise prüfen -! Meldung an SFB

22 Operativ: Berichterstattung Dokumentation von Dienstreisen und Gastwissenschaftlern! Alle notwendigen Informationen werden bereitgestellt! Alle Ausgaben für Reisen und Gäste werden direkt den jeweiligen Einträgen im Buchungsjournal zugeordnet

23 Zusammenfassung mydfg ist ein Werkzeug zur Administration von DFG-Projekten! Sammlung von bestehenden Daten! Projektorientierte Aufbereitung! Übersetzung der Information in die Logik der DFG Ziel ist es, den administrative Aufwand maximal zu senken! Keine redundante Datenerfassung! Keine Parallelbuchhaltung! Keine Tippfehler bei der Datenübertragung! Alle notwendigen Berichte werden vollständig erfasst mydfg ist ein lebendiges System! Basis der Entwicklung sind die Erfahrungen beim Transregio Kognitive Automobile! Anregungen und Ergänzungswünsche sind herzlich willkommen!!!

24 Kontakt Dipl. Volkswirt (Univ.) Peter Schuster Lehrstuhl für Datenverarbeitung Fakultät für Elektrotechnik und Informationstechnik Arcisstraße München T +49 (89) F +49 (89) peter.schuster@tum.de