Modernes Drittmittelmanagement im Spannungsfeld zwischen Wirtschaft und öffentlichen Geldgebern Markus Jones, MBLT Rechtsanwalt Leiter

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1 Modernes Drittmittelmanagement im Spannungsfeld zwischen Wirtschaft und öffentlichen Geldgebern Markus Jones, MBLT Rechtsanwalt Leiter Geschäftsbereich 4 Rechtsabteilung und Drittmittelmanagement Geschäftsführer Technology Transfer Heidelberg GmbH

2 Wie viele freie Drittmittel braucht ein Wissenschaftler? 2

3 Drittmittelentwicklung Jahr Land Bund EU DFG Sonstige Drittmittel Landeszuschuss Gesamt , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , , ,90 3

4 Unterschiedliche Interessenlagen Wissenschaftler/Arzt Forschung Publikation Hoher Bedarf nach wirtschaftlicher Transparenz (Kontostand, Befristung Mitarbeiter) Freie Mittel als Puffer Innovative Behandlung auf neuestem Stand 4

5 Unterschiedliche Interessenlagen Vorstand Fakultät / Klinik Kostendeckung / Kostenneutralität Haftungsrisiken minimieren Korruptionsbekämpfung Ausreichend Ressourcen vorhanden? Liquidität zur Vermeidung Kreditaufnahme Arbeitnehmerschutz 5

6 Unterschiedliche Interessenlagen Industrieunternehmen Monetäre Interessen im Vordergrund: Patentschutz, Marktsegment sichern, Marketing etc. Strategische Weiterentwicklung Haftungsrisiken minimieren 6

7 W i s s e n s c h a f t l e r B e w i l l i g u n g ggfs. externe Prüfung Stationen eines typischen Drittmittelprojekts am Beispiel eines BMBF- bzw. BMBF- Verbund-Projektes (Industrieprojekt rot unterstrichen) Projektidee Antrag / Begutachtung Projektverlauf Projektende Drittmittelverwaltung Förderinformation Antragsberatung / Klärung formaler Vorgaben / evtl. Nachhaltigkeitszusagen der Fakultät AZA-Formulare / N.N.-Personal Grundausstattungszusagen Projektkalkulation Forschungsdekanat Drittmittelkont o bzw. -konten anlegen Budgetierung / Mittelabruf / Buchungen / Abrechnung / Mittelumwidmung / Verwendungsnachweise / Projektcontrolling / Projektpauschale Ggfs. kostenneutrale Laufzeitverläng erung / Nachhaltigkeit Schlussverwendungsnachweise / Prüfung durch Förderer / Einzelpostenliste Justitiariat ggfs. Kooperations -vertrag Personalverwaltung Berechnung Personalkosten f. namentlich bekanntes Personal / arbeitsrechtl. Prüfung Einstellung Personal Beschaffung / Buchhaltung / ZIM / TT / Sachmittel / Investitionen / Reisekosten Innenrevision 7

8 Ausgangslage Beginn Diskussion in 2010: Entwicklung zu kürzeren Einzelprojekten 16 Gespräche mit Klinikern Gefühlt lange Admin-Bearbeitungsdauer Starker Drittmittelaufwuchs Bedarf nach Transparenz umfassende Evaluation zur Anpassung der Admin an moderne Drittmittelprojektanforderungen 8

9 Bisher erreichte Ziele Einführung elektronische Drittmittelakte SAP-basiert, Bewirtschaftung und HR innerhalb des gleichen Systems Einführung elektronisches Vertragsmanagementsystem (Cuno) SAP-basiert. Workflow vollständig elektronisch 9

10 Konkretisierte Ziele: 1. Alle Forschungsvorhaben innerhalb von 5 Tagen erstbearbeiten 2. Alle Projekte werden endbearbeitet 3. Mitarbeit bei Ausbau Berichtswesen 4. Mittelfristig: Projektcontrolling 5. Verschlankung der Abläufe 10

11 Ausbau Berichtswesen unter Einbeziehung Wissenschaftler Elektronischer Workflow für Drittmittelprojekt (Drittmittelanzeige) 1 Projekt 1 Konto 11

12 12

13 Ausblick: Forschungsdatenbank Wissenschaftliche Daten erfassen Wirtschaftliche Daten erfassen Übersicht aller Vorhaben für Fakultätsvorstand, Forschungsdekanat u.a. Gremien Möglichkeit der Auswertung nach Forscher, Abteilung, Auftraggeber (BMBF, Fa. Siemens oder Stiftung), Studienart (IIT, AMG, MPG, freie Studien) Entscheidungsgrundlage für strategische Ausrichtung 13

14 Ausblick: Forschungsdatenbank Übersicht für Wissenschaftler Einsichtnahme in alle an der Med. Fakultät laufende Projekte mit Suchfunktion (Studienvorhaben, Wissenschaftler, Ansprechpartner, Laufzeit etc.) Möglichkeit der Berichterstellung über Entwicklung in Abteilung 14

15 Ausblick: Forschungsdatenbank Übersicht für Patienten Internetübersicht mit Suchfunktion nach Studienname, Ansprechpartner, rekrutierend ja/nein etc. 15

16 Geschäftsbereich 4 Drittmittelmanagement Team Arbeitsrecht Schwerpunkte Team A Zentrale Aufgaben Medizinschadensfälle Team B Öffentliche Drittmittel Gesellschaftsrecht / Gremienarbeit Team C Industrielle Drittmittel Erfindungen / Hochschulrecht 16

17 Drittmittelmanagement Team A Zentrale Aufgaben Team B Öffentliche Drittmittel Team C Industrielle Drittmittel 14,77 Vollkräfte Finanzierung: Haushalt, Overhead, Programmpauschale 17

18 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! 18

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