CeBIT Forum HR 2008 Hannover, 5. März 2008

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1 Prof Dr. Wolfgang Jäger ehr Status quo und neue Trends für das Personalmanagement CeBIT Forum HR 2008 Hannover, 5. März

2 Inhalt - Innovative HR-IT-Konzepte als Erfolgsfaktoren moderner Personalarbeit - ESS Szenarien der 2. Generation - Manager Self Services (MSS) neue Chancen und neue Freiräume!? - Mobile Media, Web 2.0 und RFID Technologien im Trend 2

3 Neue Funktionen und Rollen stehen im Mittelpunkt aktueller Organisationsüberlegungen zum IKT- Einsatz Strategie & Grundsatz Strategische Vorgaben Ordnungsfunktionen Konzepte & Integration Shared Services Administration Kunden: Mitarbeiter und FK Center of Excellence Kunden: Mitarbeiter, Manager und dezentrale HR Business Partner Performance Management Organisationsanalyse Planung und strategische Einbindung der GBs EPR-Syteme, ESS-/ MSS-Systeme, MA-Portale 3

4 Neues Service Delivery Modell für moderne HR-Arbeit Service Delivery Modell HR Normale Mitarbeiter 5% 25% 70% Einfachere Fälle Stufe 3: Persönliche Beratung Stufe 2: Call Center Stufe 1: Unternehmensportal Komplexere Fälle 30% 20% 50% Linien-Manager In Anlehnung an: Franke, M.H.: Unternehmensportale gestalterische Chancen für das Personalwesen, Personal, 3/2002, S.16 Solche Organisationsansätze brauchen effiziente IKT Strukturen und Systeme 4

5 Anwendungsbeispiel HR: HR Shared Service Center leisten einen wichtigen Beitrag zur innovativen Personalbetreuung und -administration Outsourcing Outtasking Off-Shoring Shared Service Center Administrative Prozesse Lohn & Gehalt Reisekosten Zeitwirtschaft Personalbeschaffung etc. Call Center (SAP Employee Interaction Center, Ticket System) Self-Service ESS / MSS Portal Kiosk 5

6 Talent Management ist der neue, übergreifende ehr- Kernprozess im Geschäftsfeld Personal 6

7 Talent Management (TM) im Geschäftsfeld Personal spielt eine zentrale Rolle Shared Service Center Zentrale vs. dezentrale Organisationsform Governance & Strategie HR-Administration in Form von Cometence Center Talent Management Business Partner Strategische Vorgaben Ordnungsfunktionen Konzepte & Integration Shared Services Outsourcing ESS/MSS Identifizieren / Entdecken Gewinnen / Binden Entwickeln / Fördern Beurteilen / Belohnen Organisationsanalyse Planung und strategische Einbindung der Geschäftsbereiche Beim Talent Management kommt es (zusätzlich) noch zur Arbeits- und Verantwortungsteilung zwischen HR und den Führungskräften 7

8 Kein Talent Management ohne IT-Unterstützung CeBIT Forum HR 2008 Stichworte: Data Mining (OLAP), Data Warehouse, TM-prozessunterstützende Software-Tools 8

9 Kein Talent Management ohne IT-Unterstützung CeBIT Forum HR 2008 Stichworte: Data Mining (OLAP), Data Warehouse, TM-prozessunterstützende Software-Tools Quellen: s. Literaturangaben 9

10 Mitarbeiter/Manager Self Services (MSS) zur Unterstützung der originären Führungsaufgaben 10

11 Vom Self-Service bis zur individuellen Beratung - Center-Strukturen im Mittelpunkt der innovativen Personalbetreuung Mitarbeiter oder Führungskraft mit......einem einfachen Anliegen...einem komplexen Anliegen HR-Portal HR Call Center HR Berater Online Feedback HR Intranet HR Database bis zu 60% des Aufwandes Einfache Anliegen Komplexe Anliegen ca. 15% des Aufwandes Beratung, Durchführung & Steuerung Prüfung Bearbeitung (z.b, in SAP, Peoplesoft) ca. 25% HR Service Center des Aufwandes Admin Competence Center z.b. Lohn & Gehalt Qualifizierung und Entwicklung Beratung Komplexe und individuelle Management-Fragen 11

12 Der digitale Arbeitsplatz für MA und FK bietet Zugriff auf arbeitsrelevante Systeme und Kommunikationsabläufe Ad-Hoc Aufgaben Kommunikation Transaktionen Relevante Informationen werden durch das Portal verfügbar Daten-Kommunikation wird über das Portal unterstützt Bitmap Dateien Bitmap Outlook Bitmap Intranet Bitmap SAP Bitmap DB Kunden Kollegen 12

13 MSS der 2.Genaration:die Führungskraft als Informations- und Transaktionsmanager In Anlehnung an: Das Portal der Dell-Corporation 13

14 E-Leadership neue Medien für die Mitarbeiter(Personal-)führung 14

15 E-Leadership eine Studie des Instituts für Organisation und Personal - Prof. Dr. Norbert Thom, Universität Bern (Kontakt & Info: Bestandsaufnahme (neue) Medien in der Personalführung Welche (neuen) Medienwerden in der Personalführung eingesetzt? Wie wird deren heutige und zukünftige Bedeutung eingeschätzt? Bei welchen Teilaufgaben der Personalführung lassen sich neue Medien besonders Erfolg versprechend einsetzen? 15

16 Kernaussagen der Studie 1. Die neuen Technologien führen zu einer tiefgreifenden Reorganisation des Personalmanagements (trilaterale Trägerschaft). 2. Der Aus-bzw. Aufbau von E-HRM wird zu einer Hauptherausforderung für Personalverantwortliche. 3. Die Gründe für eine momentane Nichteinführung (Technik, Kosten, Unternehmensgröße) verlieren immer mehr an Gültigkeit. 4. Interaktive Komponenten im Mitarbeiterportal werden an Bedeutung gewinnen. 5. Die personalstrategischen Wettbewerbsvorteile wurden entweder noch nicht erkannt oder sie erscheinen als unrealisierbar. 6. Nach wie vor ist die Face-to-Face-Kommunikation bzgl. Verbreitung und Bedeutung kaum zu schlagen. Internet/Intranet und /Voic sind bisher die einzigen elektronischen Medien mit vergleichbaren Verbreitungsund Bedeutungswerten. 7. In bedeutenden Managementfunktionen (z.b. Organisieren und Planen) wird die Unterstützung der neuen Medien bereits hoch eingeschätzt. Bei echten Leadership-Aktivitäten (Delegieren, soziale Kontakte pflegen, motivieren) dagegen eher zurückhaltend. 8. Wer die rechtlichen Risiken der neuen Medien im Personalbereich unterschätzt, handelt verantwortungslos. 16

17 E-Leadership neue Medien für die Mitarbeiter(Personal-)führung Aktuelle und typische Anwendungsfelder für E-Leadership fokussieren sich auf die elektronische und medienbruchfreie Umsetzung von aufgabenorientierten/ strukturellen und informatorischen/kommunikativen Führungsaufgaben und -prozessen. Im wesentlichen aufgabenorientiert - Mitarbeiterauswahl (intern/extern) - Leistungsbeurteilung - Karriereentwicklung - Im wesentlichen informatorisch - Mitarbeiterinformation - zeitliche/inhaltliche Abstimmungen - zeit- und räumlich unabhängige Führungsentscheidungen - 17

18 ESS/MSS-Szenarien für alle Mitarbeiter, unabhängig von Zeit und Ort 18

19 Portalzugang für gewerbliche Mitarbeiter über Kiosksysteme Mitteilungen Speiseplan Meine Stammdaten Adresse ändern Bankverbindung ändern Arbeitszeitkonto Urlaubsantrag Krankmeldung Interner Stellenmarkt Betriebliches Vorschlagswesen 19

20 ... Mitarbeiter finden Portallösungen gut Die Services im Portal erfahren eine hohe Akzeptanz und die Mitarbeiter sind damit äußerst zufrieden. Gleichzeitig ist die wahrgenommene Beanspruchung bei der Verwendung des Mitarbeiterportals sehr gering. Die Mitarbeiter nehmen zahlreiche positive Auswirkungen wahr, die mit der Einführung des Mitarbeiterportals verknüpft sind, und wünschen sich dementsprechend einen weiteren Ausbau der Services. Quelle: Schäffer-Külz, U.: Mitarbeiter-Portale und Self-Service-Systeme, Kiel

21 Mobile Media, Web 2.0 und RFID Technologien im Trend 21

22 ESS/MSS-Trends vor dem Hintergrund Mobile Media, Web 2.0 und RFID-Technologien Mobile Zugangstechnologien für den Dialog mit internen und externen Zielgruppen Web 2.0-Tools für interne Kommunikation und Personalentwicklung RFID-Technologien für flexible Zutrittskontrollen und flexibles Infrastrukturmanagement 22

23 Mobile Zugangstechnologien für den Dialog mit internen und externen Zielgruppen Für die Interaktion mit den Zielgruppen (z.b. für die interne und externe Personalbeschaffung) können im E-Recruiting verschiedene (Netz-)Zugangstechnologien eingesetzt werden neue Möglichkeiten bieten hier mobile Endgeräte. Unternehmen Unternehmen Outbound Inbound Zielgruppe Zielgruppe (potentielle (potentielle Bewerber) Bewerber) Zugangstechnologien für die Interaktion mit der Zielgruppe Drahtloser Netzzugang (z.b. Bluetooth) Home Desktop PC Kiosk- Systeme Mobile Endgeräte Netzzugang Mobilfunknetz (z.b. UMTS) 23

24 Stationäre und mobile Interaktionsmöglichkeiten für das E-Recruiting Zugangstechnik Beschreibung Bewertung E-Recuriting Home Desktop PC Kiosksysteme/ Terminal Mobiles Endgerät über drahtlose Zugangstechnologi en (z.b. Bluetooth) Mobiles Endgerät über Mobilfunknetze Interaktion erfolgt über eigenen PC der Zielgruppe Nutzung für stationäres Internet (z.b. Webseiten, , Feeds, Podcasts) Interaktion über Terminal an ausgewählten lokalen Standorten Kombination mit drahtlosen Zugangstechnologien möglich Nutzung von z.b. Webseiten und aus dem Bereich des stationären Internets Interaktion an lokalen "Hotspots" über das eigene mobile Endgerät Direkter Download von Inhalten auf mobile Endgeräte möglich (Push/Pull) Auch Zugang zum öffentliches Internet möglich (abhängig von Anbindung des Zugangspunkts an öffentliche Netze) Interaktion im gesamten Versorgungsbereich der Netze über das eigene Endgerät Nutzung mobiles Internet/mobile Mails/ mobile Messaging oder Versand von SMS/MMS etc. Bereits etablierter Zugang Innovationspotential für E- Recruiting vornehmlich durch neue Inhalteformate (z.b. Podcasts) Möglichkeit lokal hohe Aufmerksamkeit zu erzeugen Keine hardwarebezogenen Anforderungen seitens des Nutzers Innovationspotentiale aber eher in Verbindung mit drahtlosen Zugangs-technologien Möglichkeit zu personalisierter Zielgruppenansprache Kostenloser Datenaustausch Informationen sind auf eigenem mobilem Endgerät verfügbar Nur lokal begrenzter Einsatz Zusätzlich zu drahtlosem Zugang ist hohe Reichweite möglich Für Datenaustausch sind aber Nutzungsentgelte zu entrichten 24

25 ehr- und mhr- Portfolio stationärer und mobiler Unternehmen-Bewerber-Kommunikation Outbound (Unternehmen zu Bewerber) Home Desktop PC Kiosksysteme/ Terminals Mobile Endgeräte Drahtlos Mobilfunk Home Desktop PC Internet/ Internet/ Web Web Inbound Mobile Endgeräte (Bewerber zu Unternehmen) Kiosksysteme/ Terminals Drahtlos Mobilfunk Infoterminal Infoterminal und und drahtloser drahtloser Zugang Zugang Hotspots Mobile Mobile Tags Tags 25

26 Wichtige Web 2.0-Anwendungsformen User Generated Content = eine neue Form der ESS-Anwendung Blogs (kurz für Weblogs) - Eine Art Online-Tagebücher, in der ein oder mehrere Personen regelmäßig zu persönlichen oder fachlichen Themen Texte und Bilder veröffentlichen. Authentizität steht an erster Stelle. Self-Service Mitarbeiterinformation Wikis und Nachschlagewerke - Enzyklopädien wie Wikipedia oder Dictionaries wie dict.leo.org werden von den Nutzern selbst gepflegt, korrigiert und weiterentwickelt. Self-Service Wissensmanagement Beziehungsnetzwerke - Webanwendungen, die es erlauben, persönliche Profile ähnlich eines Kurz-CV anzulegen und diese mit einander zu verknüpfen, um Beziehungen zwischen Personen abzubilden. Das besondere Potenzial liegt in den "Kontakten zweiten Grades", also der Möglichkeit, den gemeinsamen Kontakt von einer Zielperson und sich selbst zu finden, über die ein direkter Kontakt hergestellt werden kann. Self-Service Gelbe Seiten und Beziehungsmanagement Podcasts - Selbstproduzierte Audioaufnahmen im Stile einer Radiosendung, die auf dem Computer direkt gehört oder auf ein entsprechendes tragbares Gerät (z.b. Apples ipod) überspielt werden können. Self-Service E-Learning RSS Feed kurz für Really Simple Syndication, Abonnement-Funktion die neue Inhalte aus ausgewählten Blogs, Podcasts und andere Informationsquellen direkt in den Browser oder an das -Programm des Nutzers schicken; es bieten sich Nutzungspotenziale z.b. für den Self-Service Informationsmanagement 26

27 ...auch das ist ehr bei Web 2.0. Ist Ihr Unternehmen ein guter oder ein schlechter Arbeitgeber? Diese Websites sollten Sie im Auge behalten URL Inhalte Risikofaktor für Unternehmen Plattform zur Bewertung von Arbeitgebern; außerdem enthalten: Unternehmensprofile, Jobangebote, Business Club, Blogs, Foren Arbeitgeberbewertungsportal mit Web 2.0-Funktionalitäten und Diskussionsforum. Weltweiter Arbeitgebercheck von Mitarbeitern für Mitarbeiter, inklusive Betriebsklimaindex. Was Sie schon immer über Ihren Job sagen wollten, sich aber nie getraut haben Das Forum der Ausgebeuteten: Hoch frequentiert, viele Beiträge, aber keine gezielte Bewertung bzw. Auswertung möglich. Weiteres Bewertungsportal, vorwiegend kleinere Firmen, geringe Anzahl an Bewertungen. 27

28 RFID (Radio Frequency Identification) Speicherchip als elektronische Visitenkarte Heute schon nutzen Unternehmen mit RFID-Chips ausgerüstete Mitarbeiterausweise für die Zutrittskontrolle oder Zeiterfassung. Weitere Potenziale für die RFID-Nutzung im Personalbereich zeichnen sich ab, z.b.: Darstellung flexibler Organisationsstrukturen, d.h. Erfassung und Abbildung von räumlich und zeitlichen Anwesenheiten, z.b. von Mitarbeitern in Projektstrukturen und flexiblen Arbeitsorten und besseres Hotelling-Management bei wechselnden Arbeitsorten. Die Problemaspekte mit Blick auf Privacy also Datenschutz und Datensicherheit sind noch nicht zu Ende diskutiert. Auch Kostenstrukturen bei Massenanwendungen müssen noch weiter optimiert werden. Vgl. Interview mit C. Heinrich, SAP (HR) Vorstand in Personalführung, Heft 1/2008, S

29 Ausgewählte Literaturhinweise Jäger, W.: E-HRM - Neue Wege im Personalservice, in: Klinkhammer, H.: Personalstrategie, Neuwied / Kriftel 2002, S Jäger, W.: Aufbruch in neue Dimensionen, in: SAP INFO Ausgabe 95, Juni 2002, Seite Jäger, W. / Jäger, M.: Electronic Human Resources, in: Maess, K. / Franke, D. (Hrsg.): Das Personaljahrbuch 2002, Neuwied 2002, S Jäger, W. / Breimaier, M.: HR goes Portal Vom Intranet zum personalisierten Portal, in: CoPers 6/01, S Jäger, W.: E-Business im Personalmanagement, in: Sonderheft Personalwirtschaft 9/2001, S. 6-9 Jäger, W./Binder, L.: Das Tor zum Mehrwert, Personalwirtschaft 02/2005, S Jäger, W. / Jäger, M.: Wie E-Business und Internet das Personalmanagement verändern, in: Personalführung 1/2001, S. 72 ff. Jäger, W. / Jäger, M. / Frickenschmidt, S.: Verlust der Informationshoheit, in: Personal, Heft 02/2007, S. S Jäger, W. / Böhm, S.: Die Zukunft im E-Recruiting - Web 2.0 und Mobile Media, in: HR Today, Heft 11/2007, S

30 Kontaktadressen Prof. Dr. Wolfgang Jäger Dr. Jäger Management-Beratung DJM Consulting GmbH Limburger Straße Königstein Internet: Prof. Dr. Wolfgang Jäger Fachhochschule Wiesbaden Fachbereich Design/Informatik/Medien Unter den Eichen Wiesbaden Tel.: / Fax: / Tel.: / Fax: 0 611/ w.jaeger@djm.de wolfgang.jaeger@fhw-medien.de 30