Katalog der Qualitätskriterien und Anforderungen im Trägerzulassungsverfahren

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1 Katalog der Qualitätskriterien und Anforderungen im Trägerzulassungsverfahren (Stand 01. März 2014) QB 1: Grundsätzliche Anforderungen Die hier aufgeführten grundsätzlichen Anforderungen sind K.O. - Kriterien. Wird eine der Anforderungen nicht erfüllt, kann eine Zulassung als Integrationskursträger nicht erfolgen. Wird ein Qualitätsmanagementsystem angewandt oder die zukünftige Anwendung 1 glaubhaft dargelegt? Erfolgt eine kontinuierliche Weiterentwicklung der Qualitätsziele? Verfügt die Organisation über ein Leitbild 2 oder zumindest eine Definition gelungenen Lernens 3? Werden die Anforderungen an den Datenschutz erfüllt? Der Einsatz eines Qualitätsmanagementsystems kann nachvollziehbar dargelegt werden. Die Qualitätsentwicklungsziele wurden benannt. Ein Katalog für zukünftige Qualitätsentwicklungsziele bzw. eine Dokumentation bereits erreichter Qualitätsziele liegen vor. Die Zuständigkeit für die Weiterentwicklungsmaßnahmen ist geregelt. Aussagen des Kursträgers, welche Ziele er verfolgt und wie er diese erreichen will, liegen vor und werden intern und extern kommuniziert. Maßnahmen zum Datenschutz sind beschrieben und werden umgesetzt. Qualitätsmanagementzertifikat Qualitätsentwicklungskonzept Entwicklungs- und Maßnahmenpläne Arbeitsanweisungen, interne Schreiben, Besprechungsprotokolle Veröffentlichungen (z. B: Flyer, Internetseiten, Zeitungsannoncen) Aushänge Besprechungsprotokolle Arbeitsanleitungen 1 Ein Leitbild ist die intern vereinbarte, idealtypische Selbstbeschreibung einer Organisation. Mit dem Leitbild dokumentiert eine Organisation ihr Selbstverständnis, das ihr weiteres, zukünftiges Handeln anleitet. Es muss von außen als Profil der Organisation erkennbar und von innen erlebbar sein. Das Leitbild einer Weiterbildungseinrichtung enthält zwingend eine Definition gelungenen Lernens als Ausweis des Selbstverständnisses der Weiterbildungsorganisation gegenüber den Kunden und den Mitarbeitern. 2 Die Definition gelungenen Lernens bildet den Fokus, aus dem heraus alle Qualitätsanstrengungen und alle qualitätssichernden Vorgehensweisen zu begründen sind. Sie ist der Maßstab an dem das gesamte Qualitätsmanagement einer Weiterbildungsorganisation gemessen wird. 1

2 QB 2: Führung Führung umfasst alle Maßnahmen zur Steuerung von Prozessen und ist eine Funktion zur Koordinierung von Arbeitshandeln. Führungshandeln drückt sich im Herbeiführen, Treffen und Kontrollieren von Entscheidungen aus. Auf der Führungsebene getroffene Entscheidungen geben dem Organisationshandeln Gestalt und Richtung und sollen damit Sicherheit für das Arbeitshandeln schaffen. Wie werden Entscheidungen getroffen? Setzen die Führungskräfte Ziele fest und kontrollieren die Ergebnisse? Werden Prozesse bzgl. der Finanzen, des Personals und der Ressourcen gesteuert? Sind Informations- und Kommunikatonsstrukturen vorhanden? Führungsgrundsätze sind beschrieben und dokumentiert. Zielvereinbarungsgespräche und Ergebniskontrollen bezüglich der gesetzten Ziele finden regelmäßig statt und werden überprüft. Aufgaben-/Kompetenzprofile der Leitung sind vorhanden. Sie sind klar definiert und werden fortgeschrieben. Zuständigkeiten sind festgelegt. Strukturen und Grundsätze zur internen Kommunikation sind festgelegt und werden eingehalten. Schriftliche Grundsätze und Vereinbarungen Beschlüsse Protokolle Haushaltsplan Besprechungsprotokoll Aushänge, Rundbriefe Intranet QB3: Personal Der Qualitätsbereich Personal umfasst - bezogen auf die Verwirklichung des Leitbildes, die Erreichung der Entwicklungsziele der Organisation und die Erfüllung der spezifischen arbeitsplatz- und funktionsbezogenen Aufgaben - alle Maßnahmen im Rahmen der Personalplanung, des Personaleinsatzes und der Personalentwicklung. Personalentwicklung meint hierbei die berufliche, persönliche und soziale Entfaltung des eingesetzten Personals. Darüber hinaus beinhaltet der Qualitätsbereich Personal aber auch die Integration neuer Mitarbeiter sowie die Förderung der Kooperationsfähigkeit zwischen den Mitarbeitern. Erfolgt ein systematischer Personaleinsatz? Personaleinsatz und -aufgaben werden koordiniert. Aktuelle Aufgaben- / Kompetenzprofile für festangestellte Mitarbeiter sind vorhanden. Vertretungsregeln Einsatzpläne Tätigkeitsprofile 2

3 Wird die Fortbildung / Weiterbildung festangestellter Mitarbeiter gefördert? Erfolgt eine Mitarbeiterentwicklung? Wird die Leistung der Mitarbeiter bewertet? Mitarbeiterbetreuung Eine systematische Fort- und Weiterbildungsplanung für alle Festangestellten wird angeboten und unterstützt. Entwicklungsgespräche finden regelmäßig statt. Maßnahmen zur Motivationssteigerung werden ergriffen. Kriterien und Verfahren für die Leistungsbewertung sind vereinbart und dokumentiert. Beratung/Betreuung in schwierigen persönlichen und beruflichen Situationen wird angeboten. Eine bewusste Integration neuer Mitarbeiter erfolgt. Fortbildungskonzept Fortbildungsstatistik Gesprächsprotokolle Personalakten Beurteilungsrichtlinien Gesprächsprotokolle Einarbeitungskonzepte QB 4: Kundenkommunikation Die Beziehung zu den Kunden ist der Kern organisatorischer Leistungserbringung. Kommunikation zwischen der Organisation und den Kunden umfasst sowohl die Kundengewinnung als auch die Kundenpflege. Daher sind die entsprechenden Verfahrensabläufe auf die Kundenbedürfnisse auszurichten Wird ein Beschwerdemanagement Beschwerdestatistik durchge- führt? Fehlermeldungen Rückmeldungen und Beschwerden werden aufgegriffen, ausgewertet und nach einem dokumentierten Verfahren abgearbeitet. Konsequenzen werden gezogen und die Beschwerdeführer informiert. Fragebögen zur Kundenzufriedenheit Wird das Angebot an Kursen transparent dargestellt? Erfolgt eine Beratung / Betreuung der Teilnehmer? Beschreibungen der Bildungsveranstaltungen sind klar abgefasst. Sie enthalten Angaben zu Zielen, Inhalten, Lehrmethoden, Lehr- und Lernmaterialien und sind öffentlich zugänglich. Eine qualifizierte Beratung für die Teilnehmer der Bildungsveranstaltungen wird angeboten und durchgeführt. Internet Broschüren Info-Tafeln Beratungsprotokolle Tätigkeitsdarstellung 3

4 QB 5: Unterrichtsorganisation und Unterrichtsdurchführung Der Kursträger beschreibt, inwieweit es die vorhandenen Rahmenbedingungen ermöglichen, den Unterricht auf einem qualitativ hohen Niveau zu organisieren und durchzuführen. Information und Beratung der Lehrenden Die Lehrenden sind mit den spezifischen Bildungszielen, Curricula und Programmen des Kursträgers vertraut. Beratungen und Besprechungen für die Lehrkräfte werden durch den Kursträger angeboten und durchgeführt. Schriftliche Bestätigungen Teilnehmerorientierung Der Kursträger beschreibt beobachtbare Indikatoren zur Berücksichtigung der Lernvoraussetzungen, Lerngewohnheiten und Lernziele. Organisation, Durchführung des Unterrichts Der Kursträger bietet regelmäßige Informationen und fachlichen Austausch zwischen den Lehrenden unter Berücksichtigung des aktuellen Standes der Fachdiskussion an. Evaluationsbögen Einzelfalldokumentation Schriftliche Einladungen Sonstige schriftliche Dokumentationen QB 6: Evaluation der Bildungsprozesse Evaluation von Bildungsprozessen bedeutet, dass die durchgeführten Bildungsmaßnahmen regelmäßig mit geeigneten Instrumenten geprüft und bewertet werden. Maßstabsbildend bei der Bewertung sind hierbei die Zufriedenheit der Teilnehmer und der Auftraggeber sowie die Realisierung des eigenen institutionellen Anspruchs (Leitbild). Die Einschätzung der Lehrenden und Lernenden sollte ein wichtiger Bestandteil der Evaluation der Bildungsprozesse sein. Wird eine Evaluation Schriftlich fixierte Aussagen zu Zielen, Konzepte der Bildungsveranstaltungen durchgeführt? vorhanden. Die Kontrollverantwortung Evaluationsthemen, Verfahren sind Verfahrensregelungen ist festgelegt. Werden Evaluationsinstrumente eingesetzt? Interne Kommunikation im Evaluationsprozess Rückmeldungen über die Zufriedenheit bzgl. der Lehr- und Lernprozesse und Infrastruktur werden regelmäßig eingeholt. Konsequenzen in Bezug auf die Rückmeldungen werden gezogen. Die Ergebnisse der Evaluation werden regelmäßig an die Mitarbeiter weitergegeben. Fragebögen Protokolle Aushänge 4

5 QB 7: Controlling Das Controlling umfasst sämtliche Maßnahmen, die dazu dienen, den Grad der Erreichung der selbstdefinierten Ziele einer Organisation zu überprüfen und auf dieser Grundlage Steuerungsentscheidungen zu erarbeiten. Hierbei werden Kennziffern, Kennzahlen und inhaltliche Indikatoren definiert, begründet, ermittelt und bewertet. Auf Grund der gewonnen Erkenntnisse sollen Konsequenzen gezogen und optimierende Maßnahmen eingeleitet werden. Zielerreichung: allgemein Zielerreichung: Ressourcen Zielerreichung: erfolgreiche Teilnahme (Kursteilnehmer) Zielerreichung: Mitarbeiter/-innen Indikatoren zur Messung der Zielerreichung sind gebildet und dokumentiert. Der Einsatz der Mittel wird zweckmäßig durchgeführt. Die eingesetzten Verfahren sind beschrieben. Abschluss- und Abbrecherquoten werden erhoben und ausgewertet. Die Lehrenden besitzen gute Fachkenntnisse, soziokulturelle Kompetenzen und sind motiviert. Erhebungen Statistiken Kosten-, Haushaltsplan Finanzplanung Statistiken Erhebungen Krankenstatistiken 5