Reisekosten. 2. Informations- und Schulungsseminar zur FLC INTERREG IV B Central Europe 20./21. Mai 2010 in Berlin. Folie 1,

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1 Reisekosten 2. Informations- und Schulungsseminar zur FLC INTERREG IV B Central Europe 20./21. Mai 2010 in Berlin Folie 1,

2 Rechtsgrundlagen Control and Audit Guidelines (insbesondere TZ ) Nationale Regelungen (z.b. Landesreisekostengesetze, Steuergesetze etc.) Folie 2,

3 Fahrtkosten Förderfähige Reisekosten Übernachtungskosten Verpflegungskosten Für Mitarbeiter der im offiziellen Projektantrag aufgeführten Projektinstitutionen, Bezogen auf die Teilnahme an Meetings, Seminaren und Konferenzen. Folie 3,

4 Nachweise für die Förderfähigkeit -Allgemein- Genehmigung der Reise Benennung der reisenden Person, Beginn und Ende der betreffenden Veranstaltung. Einladungen, Tagesordnungen, Teilnehmerlisten, Protokolle Abrechnungsunterlagen Nachweis der Zahlung von der Institution, Nachweis der Rückerstattung an den Mitarbeiter (Reisekostenabrechnung unabhängig ob pauschale oder tatsächliche Kosten abgerechnet werden). Folie 4,

5 Nachweise für die Förderfähigkeit -Belege- Fahrtkosten Flug-, Bahn-, Straßenbahntickets etc. Rechnungen der Reisebüros, Bordkarten Bei KFZ-Nutzung Kilometerberechnungsblatt mit einer Erklärung zur zurückgelegten Entfernung, die Einzelkosten gemäß den nationalen oder institutionsabhängigen Regelungen. Übernachtungskosten Hotelrechnungen Verpflegungskosten Restaurantbelege Folie 5,

6 Spezifische Abrechnungsregelungen Kosteneffizienteste Transportart Keine 1. Klasse- oder Business Class Tickets; Reisedauer muss in Einklang mit dem projektbezogenen Veranstaltungstermin stehen; Für länger andauernde Aufenthalte sind zusätzliche Kosten nur dann förderfähig, wenn nachgewiesen wird, dass bei den Transportkosten eine Einsparung erzielt wurde, Förderfähig sind nur die Kosten bis zur Höhe der erzielten Einsparung; Kürzungen bei unentgeltlicher Leistungsüberlassung durch den Gastgeber (z.b. Unentgeltliche Verpflegung oder Übernachtung,). Folie 6,

7 Risikofelder Unkenntnis von Mitarbeitern bei personellen Abrechnungen; Fehler in maschinellen Systemen; Falsch eingepflegte Tagessätze bei Mehraufwendungen für Verpflegung; Doppelabrechnungen bei unentgeltlich in Anspruch genommenen Leistungen; Abrechnung von Kosten ohne Projektbezug (z.b Kosten für die Übernachtung von Ehegatten). Folie 7,

8 Beispielsfälle Unkenntnis der Sachbearbeiter bei manuellen Abrechnungen Zeiten bei Grenzübertritten werden nicht beachtet. Unterschiedliche -nicht zutreffende- Pauschbeträge (je nach Mitgliedstaat ) bei Mehraufwendungen für Verpflegung werden abgerechnet. Abwesenheitsdauer bei Dienstreisen wird bei der Abrechnung der Mehraufwendungen für Verpflegung nicht angemessen berücksichtigt. Folie 8,

9 Beispielsfälle Fehler bei maschinellen Abrechnungssystemen Tagessätze bei Mehraufwendungen für Verpflegung sind nicht länderbezogen eingepflegt. Die Einpflegung der Datensätze wird nicht fortlaufend aktualisiert. Die Datensätze sind zutreffend eingepflegt, dennoch erfolgt eine falsche Abrechnung. Fehler im Gesamtabrechnungssystem Folie 9,

10 Beispielsfälle Abrechnung von Kosten ohne Projektbezug Teilnahme eines Projektträgers am projektbezogenen Meeting oder Seminar. Die Begleitung erfolgt durch eine Person des privaten Lebensbereichs (z.b. Ehefrau, Lebenspartner, Kind, etc.). Kosten für die Übernachtung in einem Doppelzimmer werden abgerechnet. Frage: In welcher Höhe dürfen förderfähige Übernachtungskosten abgerechnet werden? Folie 10,

11 Beispielsfälle Doppelabrechnungen bei unentgeltlich in Anspruch genommen Leistungen Teilnahme eines Projektträgers an einem projektbezogenen Meeting oder Seminar bei dem unentgeltliche Verpflegung gewährt wird. Bei der Reisekostenabrechnung wird dieser Tatbestand nicht angegeben, Tagegelder werden -ohne Einbehalt und in voller Höhe- an den Projektträger ausbezahlt und dem Projekt in Rechnung gestellt. Doppelförderung Folie 11,

12 Folie 12, Kontrollmöglichkeit

13 Übersicht über die Events lfd. Nr. Abrechnungszeitraum Zeitraum des Events Event Art* Veranstaltungsort Veranstalter Teilnehmer LP Teilnehmer PP Flug-/Fahrroute Verpflegung *(sonstiges [so], Event JTS [EJ]) Folie 13,

14 Folie 14, Noch Fragen?