QAS-Company AG Prozessmodellierung mit viflow. Einsatz der vilflow Standardsoftware in Verbindung mit dem QAS viflow Prozessmodell MASTER

Transkript

1 1 QAS-Company AG Prozessmodellierung mit viflow Einsatz der vilflow Standardsoftware in Verbindung mit dem QAS viflow Prozessmodell MASTER

2 2 Inhalte viflow Basis-Software & Abgrenzung QAS viflow Prozessmodell 3-5 Vorstellung QAS viflow Prozessmodell 6-12 Konzeption viflow Einführung Lizenzmodelle Standardsoftware & QAS viflow Prozessmodell Kontakt 20

3 3 viflow Basis-Software & Abgrenzung QAS viflow Prozessmodell Erklärung & Abgrenzung der viflow Standardsoftware zum QAS viflow Prozessmodell

4 4 Was ist viflow und was bietet es? BPM- Software Einfache Modellierung Zentrale Datenpflege Bereitstellung Schnittstellen & Systeme viflow = BPM-Software zur professionellen und einfachen Modellierung von Geschäftsprozessen, Projekten und Management-Systemen viflow nutzt zur grafischen Modellierung Microsoft Visio ab Version 2013 viflow speichert alle angelegten Objekte einer relationalen Datenbank inkl. Reporting Aus viflow wird ein Web-Portal erzeugt Die Nutzung ist lizenzkostenfrei viflow lässt sich problemlos mit anderen DB-Systemen verknüpfen Prozessmodellierung schnell, verständlich, einfach und trotzdem 100% funktional

5 5 Schnittstelle von viflow zum QAS-Prozessmodell Arbeitsanweisungen Prozessbeschreibungen Vorlagen Interaktive Swim- Lanes QAS-Company Dokumenten Toolbox QAS-Company viflow Prozessmodell Viflow Basissoftware & Lizenzen: Gold / Silver / Blue >80 Prozessvorlagen Prozess- KPI Automotive Toolbox Turtle s SIPOC s Formblätter Best Practice Beispiele Core-Tools QAS-Company hat auf Basis von viflow ein Best-Practice Master- Prozessmodell entwickelt Dieses kann als idealer Startpunkt für ISObasierende Management- Systeme verwendet werden Es beinhaltet umfangreiche Dokumentationen, Prozesse und Beschreibungen, die kundenspezifisch angepasst werden können

6 6 Vorstellung QAS viflow Prozessmodell Mit 3 Klicks zum Ziel: Vorstellung der verschiedenene Ebenen des QAS viflow Prozessmodells

7 7 QAS viflow Prozessmodell Prozesslandkarte Ebene 0 Oberste Ebene Prozesslandkarte Ebene 0 Mit maximal 3 Klicks am Ziel Prozesslandkarte mit interaktiv vernetzten F - Führungsprozessen K - Kernprozessen U - Unterstützenden Prozessen

8 8 QAS viflow Prozessmodell Zwischenebene 1 Zwischenebene Ebene 1 mit Einzelprozessübersicht Hier am Beispiel des Haupt-Prozesses K2 zur Produktentstehung bestehend aus den Einzelprozessen 2.1 bis 2.6

9 9 QAS viflow Prozessmodell Einzelprozessebene 2 Einzelprozessebene 2 mit einzelnen Prozessschritten, dargestellt über Swimlanes Über Konnektoren sind die verschiedenen Teilprozesse miteinander interaktiv vernetzt Hinter jedem einzelnen Prozessschritt sind Vorlagen oder Formblätter oder Anweisungen hinterlegt z.b. in MS-WORD oder MS-EXCEL

10 10 QAS viflow Prozessmodell Registerkarte Hinter jedem einzelnen Prozessschritt befinden sich Registerkarten (siehe Links) und darin erklärende Beschreibungen nach SIPOC-Logik S = Supplier I = Input P = Process O = Output C = Customer Des Weiteren beinhaltet jede Registerkarte eine Vielzahl Ordnern, die kundenindividuell mit Informationen bestückt werden können, z.b: KPI, Chancen & Risiken, Historie u.v.m.

11 11 Konnektoren vernetzen die Prozess miteinander Einzelprozessebene 2 mit einzelnen Prozessschritten, dargestellt über Swimlanes Über Konnektoren sind die verschiedenen Teilprozesse miteinander interaktiv vernetzt Hinter jedem einzelnen Prozessschritt sind Vorlagen oder Formblätter oder Anweisungen hinterlegt z.b. in MS-WORD oder MS-EXCEL

12 12 QAS viflow Prozessmodell - Änderungsmanagement viflow hat ein Änderungsmanagement für alle Haupt- und Einzelprozesse des Systems integriert

13 13 Konzeption viflow Einführung Konzeption Einführung Prozessmodellierung viflow und Befähigung des relevanten Personenkreises

14 8 Vorgehensweise und Konzeption viflow Einführung bei Fa. "Your Company" Projektdefinition, -organisation & Befähigungsprozesse Projektphase zum Aufbau des viflow Prozessmanagement-Systems bei "Your Company" 1 2 Test-/Freigabephase inkl. finale Anpassungen am Prozessmanagement-System 3 Wirksamkeitsprüfung durch Auditierung des Prozessmanagmentsysems mit System-/Prozessaudits 4 Erarbeitung eines individuellen viflow- Standards (=Konzeptionelles Konstrukt & didatkischer Aufbau der viflow Prozesshierarhie kundenspezifisch) Definition der Projektorganisation mit Projektleiter, QAS-Beratung, Prozesseignern und Multiplikatoren Inhaltliche & zeitliche Planung der Projektablauforganisation für den Transfer von vorhandenen Prozessdarstellungen in viflow Definition der aller notwendiger Schnittstellen zu vorhandenen Systemen (ERP, CAQ, WaWi, DMS, SharePoint, etc.) Schulung aller Projektteilnehmer in viflow-software + QAS-Master-viflow inkl. Modellierung an echten & lebenden "Your Company" viflow s als Training on the job Auftaktveranstaltung mit Prozesseignern und Einstieg in das Projekt Rollendefinition gemäß aktuellem Organigramm und Verknüpfung der Aufbau- mit der viflow Ablauforganisation Neu-Erstellung und/oder Transfer von vorhandenen Prozessen nach viflow mit Prozesseignern und Multiplikatoren Übernahme bzw. Berücksichtigung der Daten vorhandener Prozesse (z.b. KPI, SIPOC, RASIC, TURTLEs o.ä.) Reduzierung bestehender Prozesse & Verschlankung des gesamten Prozesssystems (Reduce-to-the-MAX), für mehr Effektivität und Attraktivität Andocken von viflow-prozessen & Dokumenten an vorhandene Systeme (ERP, CAQ, WaWi, DMS, SharePoint, etc.) Vernetzung der neuen viflow-prozesse untereinander mittels sog. Konnektoren Verknüpfung der Aufbauorganisation (=Rollen & Bereiche) mit der viflow Ablauforganisation (=Prozesse) Echtzeittest zur Performance, Verfügbarkeit, Anwendbarkeit und Richtigkeit des installierten viflow Prozessmanagements inkl. aller Schnittstellen zu anderen Prozessen, Dokumenten, Systmen Letzte Anpassungen und Korrekturschleifen Default-Setup (Standardeinstellungen) definieren, WELCHER Mitarbeiter, WAS im vilfow Prozessmanagement-System sehen soll Schulungspaket(e) für Anwender (=alle Mitarbeiter, die auf das viflow Prozessmanagement-ystem zugreifen werden) erstellen & ausrollen Wirksamkeitsprüfung mit den geschulten Durchführen, ob das System adäquat bedient werden kann Go-Live des viflow- Prozessmanagement-Systems und Wechsel von Testplattform auf produktiv Aufnahme des viflow Prozessmanagement-Systems in die jährliche Auditplanung Auditierung des viflow Prozessmanagement-Systems und seiner Prozesse, sowohl systemseitig, als auch prozessseitig Auditierung aller Schnittstellen zu anderen Systemen (ERP, CAQ, WaWi, DMS, SharePoint, etc.) Auditierung der Konnektoren der Prozesse untereinander Auditierung aus Normensicht und Erfüllung der Anforderungen aller interssierter Parteien) Beistellung von REPORTINGs aus der viflow-system-datenbank: Wechselwirkungsmatrix der Prozesse, Normenelemente zu Prozesse, Bereiche zu Prozessen, u.v.m.

15 15 Projektorganisation Organisatorische Abstimmung Reporting viflow Auftraggeber GF & QMB viflow- Verantwortliche QMB & UMB QAS-Company Projektmanagement intern (PMI) QAS-Company Prozessmanagement -Berater & viflow Specialist viflow-kernteam Prozesseigner zu Führungs-, Kern- und Unterstützungsprozessen Redakteure QAS-Company Geschäftsführung Unterstützung Anwender & Leser

16 16 Projektzeitstrahl (exemplarisch) Phase 1: Projektdefinition, - organisation & Befähigungsprozesse Phase 2: Projektphase zum Aufbau des viflow Prozessmanagement- Systems Phase 3: Test-/Freigabephase inkl. finale Anpassungen am Prozessmanagement-System Phase 4: Wirksamkeitsprüfung durch Auditierung des Prozessmanagment-sysems mit System-/Prozessaudits Spezifizierter Projektzeitraum

17 17 Lizenzmodelle viflow Standardsoftware & QAS viflow Prozessmodell Standardsoftware blue / silver / gold + QAS-Prozessmodell-MASTER Best Practice

18 18 Viflow Lizenzmodelle von KMU bis Konzern Viflow 6 blue Viflow 6 silver Viflow 6 Gold einfaches Modellieren per drag-and-drop wie viflow blue, jedoch zusätzlich wie viflow silver, jedoch zusätzlich beliebige Unter- bzw. Teilprozesse und Prozesslandkarten WebModel-Erzeugung zentrale Datenpflege mehrsprachige Programmoberfläche Möglichkeit zum Auf- und Ausbau normkonformer Managementsysteme bis zu neun frei wählbare Sprachen für die Datenbankinhalte umfangreichere Import- und Exportfunktionen Unterstützung bei der Prüfung und Freigabe von Prozessen Prozessbeschreibung inkl. Grafik Mehruser-Konzept Shared- Process-Modeling (SPM) Funktionen zum individuellen Customizing der Programmoberfläche, der Shapes und Grafiken sowie des WebModels umfangreiches Reporting mit konfigurierbaren Berichten und Analysen In der Einfachheit liegt die Genialität: Drei Lizenzen für alle Bedürfnisse. Vom Kleinstunternehmen bis zum Konzern

19 19 QAS viflow Prozessmodell-Master QAS-Prozessmodell auf Basis ISO 9001:2015 inkl. Automotive Basisprozessen Prozesslandkarte inkl. Führungs-, Kern- und Unterstützenden-Prozessen Hauptprozesse inkl. MS-WORD-Prozessbeschreibungen nach Turtle Prinzip Teilprozesse als Swimlanes inkl. Prozess-Einzelschritten, Konnektoren zwischen der verschiedenen Prozessen, Dokumentenvorlagen, Formblättern, Anweisungen und vielen weiteren mitgeltenden Unterlagen Registerkarten befüllt mit Informationen zu den einzelnen Prozessschritten: z.b. Normenreferenz, Prozesseigner, Prozessbeteiligte, KPI/Kennzahlen, Chancen & Risiken (Potenziale), Referenzen u.v.m. Verantwortlichkeiten vordefiniert über Rollen, die den einzelnen Haupt- und Teilprozessen zugeordnet sind Dokumentenpool & Automotive Toolbox stehen bedarfsgerecht zur Verfügung. Es sind mehr als 80 standardisierte Best-Practice-Prozesse hinterlegt und eine Vielzahl an Vorlagen und Formblättern, die im Bedarfsfall im Rahmen der Beratung beigestellt werden Verlinkungen zu anderen Systemen, z.b. MS-SharePoint, div. CAQ-Systemen, div. ERP-Systemen sind möglich Der angegebene Umfang beinhaltet das QAS viflow Prozessmodell vordefiniert als Best Practice Lösung Nicht beinhaltet ist die Anpassung auf Kundenbedürfnisse und Kundenprozesse (dies erfolgt i.d.r. durch eine parallele Beratungsleistung der QAS-Company AG)

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