Softwaregestützte Dokumentation in praktischer Anwendung. Olaf Lameter Leiter Corporate Systems Management

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1 Softwaregestützte Dokumentation in praktischer Anwendung Olaf Lameter Leiter Corporate Systems Management

2 Holcim Deutschland - Die Unternehmensgruppe 2

3 Holcim Deutschland - Die Unternehmensgruppe Norddeutschlands größter Baustoffproduzent. Ursprung war vor rund 150 Jahren die Zementproduktion Heutige Kernbereiche: Bindemittel, Zuschlagstoffe und Beton Weitere Dienstleistungen: Logistik und Export, Betontechnologie, Entsorgung (Geocycle) motivierte Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter (Dez. 2008) Holcim (Deutschland) AG ein Tochterunternehmen der Holcim Ltd, Schweiz, einem der weltweit führenden Baustoffhersteller mit Beteiligungen in rund 70 Ländern und mit rund Mitarbeitern 3

4 Holcim Deutschland Hauptverwaltung Hamburg 4

5 Holcim Deutschland (Nord) geographisch 5

6 AKD Quality Manager Dokumentenverwaltung im AKD Quality Manager

7 Dokumentenflut QM, UM, OH&S, EM 7

8 Inhalte des Integrierten Managementsystems > Prozessorientiertes Qualitätsmanagementsystem Aufbauforganisation >> Ablauforganisation Permanente Optimierung der Unternehmensprozesse > Prozessverantwortliche & Prozessdurchführende Höheres Verantwortungsbewusstsein Kompetenzen und Verantwortung > Schnittstellenbeschreibung Fehlervermeidung, geringe Fehlerquoten Interne Kunden-/Lieferantenbeziehung Definierte Rahmenbedingungen und Umfeld > Information und Kommunikation (intern/extern) Effektive Ressourcennutzung Klare Ziele, klare Aufgaben Verbesserungsvorschläge Koordinierte Änderungen Keep it simple! > Dokumentationsmanagement Finden statt suchen Workflow-Optimizing Revisionssichere Archivierung Haftungsabsicherung durch aktuelle Dokumentation > Produktdatenmanagement Änderungsmanagement einheitliche Ablage und Zugriffe auf die Dokumente aus Mechanik, Elektrotechnik, Elektronik und Software 8

9 Dokumententypen 9

10 Prozesslandschaft im AKD-Manager 10

11 Dokumente 11

12 Wie handhaben wir eine sehr große Anzahl von Dokumenten? 12

13 Allgemeine Ziele Was soll das Managementsystem bewirken? Klare Festlegung von Verantwortlichkeiten und Kompetenzen Information und klare Kommunikation Höheres Verantwortungsbewusstsein Permanente Optimierung der Unternehmensprozesse Verbesserte Teamarbeit Verbesserte Kunden- und Mitarbeiterzufriedenheit Einfache Bedienung = hohe Akzeptanz Konstruktive Kontrolle und Feedback 13

14 AKD Quality Manager Unser Ziel: Einfache grafische Navigation für alle Mitarbeiter

15 Zur Orientierung Ebene 0 Nutzeroberfläche Lotus Notes Nutzeroberfläche 15

16 Nutzeroberfläche, Ebene 0 16

17 Nutzeroberfläche, Ebene 0 17

18 Zur Orientierung Ebene 1 Organigramm Organigramm 18

19 Grafische Navigation, Ebene 1 Holcim (D) Gruppe Human Resources Bindemittel Beton und Zuschlagstoffe Logistik Geocycle Zuschlagstoffe Produktion WG Höver Transportbeton Produktion WG Lägerdorf Betonprodukte 19

20 Grafische Navigation, Ebene 1 Holcim (D) Gruppe Human Resources Bindemittel Beton und Zuschlagstoffe Logistik Geocycle Zuschlagstoffe Produktion WG Höver Transportbeton Produktion WG Lägerdorf Betonprodukte 20

21 Zur Orientierung Ebene 2 Grafische Navigation Grafische Navigation 21

22 Grafische Navigation, Ebene 2 22

23 Grafische Navigation, Ebene 2 23

24 Grafische Navigation, Ebene 2 24

25 Zur Orientierung Ebene 3 Flowcharter Flowcharter 25

26 Graphische Prozessdarstellung mit Swim-Lane, Ebene 3 Klare Abgrenzung Funktionsträger Zuständigkeiten Maximal 6 Funktionsträger Prozessschritte (Aktivitäten) Maximal 8 (evtl. 10) Prozessaktivitäten in der gesamten horizontalen Swim-Lane-Ebene Bei mehr als 8 Prozessaktivitäten ist eine Prozessaufteilung erforderlich 26 CSM IMS

27 Dokumentenauswahlliste Klinkerproduktion LD 27

28 Flowchart Klinkerproduktion, Ebene 3 28

29 Flowchart Klinkerproduktion, Ebene 3 29

30 Zur Orientierung Ebene 4 Prozessbeschreibungen Prozessbeschreibungen 30

31 Prozessbeschreibung, Ebene 4 31

32 Prozessbeschreibung, Ebene 4 Mitgeltende Unterlagen 32

33 Prozessbeschreibung, Ebene 4 Mitgeltende Unterlagen 33

34 Zur Orientierung Ebene 5 Mitgeltende Unterlagen Mitgeltende Unterlagen 34

35 Mitgeltende Unterlagen, Ebene 5 35

36 Zur Orientierung Ebene 6 Dokumentation Dokumentation 36

37 Dokumentationen, Ebene 6 37

38 Wie handhaben wir eine sehr große Anzahl von Dokumenten? Wie bewältigen wir Änderungen? Wie richten wir unsere Prozesse auf den Kunden aus? Danke für Ihre Wie erkennen wir Risiken an neuen Produkten und Prozessen? Aufmerksamkeit 38