ERP-Software. Aktuelle Trends für das Rückgrat des Unternehmens

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1 ERP-Software Aktuelle Trends für das Rückgrat des Unternehmens Von Peter Treutlein und Rainer Sontow Aktuelle Studien zeigen, dass die Steigerung der Effizienz und Schnelligkeit der Unternehmensprozesse die wichtigste IT-relevante Strategie der kommenden Jahre ist. Vor dem Hintergrund der zunehmenden Dynamik in den Geschäftsprozessen und der bereichsübergreifenden Vernetzung der Informationen geht es heute nicht nur darum, Prozesse effizient gestalten, sondern auch effizient umgestalten zu können. Viele ITbzw. ERP-Verantwortliche horchen deshalb auf, wenn in den Medien von den Vorzügen und Potenzialen von Cloud- & Mobile Computing, Consumerization oder ähnlicher aktueller Trends berichtet wird. Die Autoren geben im Folgenden Orientierung, um die ERP-Infrastruktur als das Rückgrat des Unternehmens den gegenwärtigen und sich abzeichnenden Anforderungen anzupassen. Eine aktuelle Marktübersicht von ERP- Produkten bietet zudem wieder eine Entscheidungsgrundlage für die Vorauswahl. 4 Industrial Engineering 2/2013

2 ERP- MARKT Unternehmen, die in ihre ERP- Infrastruktur investieren wollen, ist vor dem Hintergrund der Vielfalt an Entwicklungen und des Marktangebots eine genaue Untersuchung der möglichen Optionen dringend anzuraten. Dabei gilt es die für das Unternehmen wesentlichen Trends zu identifizieren und mit geeigneten Lösungen effizient umzusetzen (Bild 1). Neben neuen Chancen bergen die immer neuen Trends auf dem Software-Markt aber auch neue Risiken: Zwar stellte die ERP-Auswahl schon immer eine erhebliche Herausforderung dar, verschlingen Auswahl- und Einführungsprojekte doch erhebliche finanzielle und personelle Ressourcen. In der Phase der Auswahl und Einführung werden darüber hinaus die Weichen für ca. 15 Jahre Betrieb der ausgewählten ERP- Lösung gestellt. Gelingt es den Verantwortlichen nicht, eine geeignete Lösung zu finden und in einem geordneten Rahmen zu implementieren, sind die Konsequenzen für das betroffene Unternehmen nicht selten katastrophal. Neu ist in diesem Zusammenhang, dass die Auswahlentscheidung immer mehrdimensionaler wird: Immer mehr Anforderungen müssen gegeneinander abgewogen werden, da verschiedene Lösungen bzw. Softwarepartner die Forderungen im Einzelnen sehr unterschiedlich abdecken können. Besonders deutlich wird dies, wenn neben den funktionalen Leistungskriterien aktuelle Trendthemen bei einer Auswahl mit berücksichtigt werden sollen. Hierzu zählen unter anderem die folgenden Trends: Cloud- & Mobile Computing Multisite, -Legal, -Language steigende IT-Durchdringung und -Vernetzung Compliance & Security Ergonomie & Consumerization. Bild 1: IT-relevante Strategien in Industrieunternehmen (Quelle: ERP in der Praxis: Anwenderzufriedenheit, Nutzen & Perspektiven, Studienbericht, 2012/2013) Cloud- & Mobile Computing ERP aus der Cloud verspricht eine hohe Flexibilität beim Nutzungsumfang ebenso wie bei den Kosten. Allerdings zeigt sich, dass Industrieunternehmen zurückhaltend sind, wenn es darum geht, Cloud-Lösungen einzusetzen. Unter 1 % der befragten Unternehmen gaben an, im ERP- Bereich auf Cloud Computing zu setzen (Bild 2). Bild 2: Bereitstellungsformen der ERP-Funktionen in Abhängigkeit von der Branche Da Cloud-Lösungen sich durch einen besonders hohen Standardisierungsgrad auszeichnen, lassen sich die verhältnismäßig anspruchsvollen Aufgabenstellungen der Produktionsplanung und -steuerung nicht immer ausreichend genau abbilden, um Fertigungsunternehmen eine angemessene Unterstützung zu gewähren. Über Business Apps und immer leistungsfähigere Endgeräte, wie Smartphones oder Tablet-PCs, wird auch der ERP-Einsatz mobil. Die Vorteile der mobilen Nutzung liegen auf der Hand: Man kann von überall und zu jeder Zeit auf Kundendaten, Projektund Produktinformationen, Reports und Kennzahlen usw. zugreifen, Abläufe wie die Bearbeitung von Angeboten und Aufträgen werden beschleunigt und Reaktionszeiten etwa in Workflows verkürzen sich. Naturgemäß nimmt das Thema im produzierenden Gewerbe nicht den gleichen Stellenwert ein, wie beispielsweise im Dienstleistungssektor. Dennoch lassen sich auch für Produktionsunternehmen im Bereich des Vertriebs, der Montage und des Services Industrial Engineering 2/2013 5

3 ERP-MARKT genügend Szenarien identifizieren, die für die mobile Anbindung an das ERP-System sprechen. Multisite, -Legal, -Language Betrachtet man die Entwicklung der letzten Jahre hinsichtlich der Frage, in wie vielen Ländern eine ERP- Installation genutzt wird, so stellt man fest, dass der ERP-Einsatz immer internationaler wird. Folglich steigen die Anforderungen an ERP-Lösungen bezüglich ihrer Fähigkeiten, mehrere Standorte abzubilden, mehrere Sprachen einzusetzen und ggf. verschiedene rechtliche Vorgaben (insbesondere im Bereich Finanzbuchhaltung und Rechnungswesen) zu erfüllen (Bild 3). Steigende IT-Durchdringung und bereichsübergreifende Vernetzung Ein weiterer spürbarer Trend in der Praxis der Unternehmen ist, dass immer mehr Aufgabenbereiche in den Unternehmen digitalisiert werden, um bestehende Effizienzpotenziale zu nutzen. Mit dem Ziel einer bereichsübergreifenden Auftragsabwicklung bzw. Planung und Steuerung der Unternehmensressourcen ohne Probleme durch Medien brüche, Mehrfacheingaben und inkonsistente Datenhaltung wachsen die Software-Landschaften in den Unternehmen in Bereiche wie z. B. CRM, ECM und SCM. Der Trend zu mehr Business Intelligence ist derzeit sehr stark mit dem Begriff Big Data verbunden, der gleichermaßen das Problem ständig wachsende Datenfluten und die Lösung Software, mit deren Hilfe Daten in nützliche Bild 3: Einsatzhäufigkeit von ERP-Systemen in Bezug auf internationale Ausrichtung Informa tionen verwandelt werden können bezeichnet. Allerdings treten in diesem Zusammenhang marktseitig auch wieder zwei altbekannte gegenläufige Trends auf. Der eine geht hin zu immer umfassender integrierten Software-Paketen, die alle Anforderungen aus einer Hand abdecken und die Vorteile der Durchgängigkeit und der Einheitlichkeit betonen. Demgegenüber steht die Vision des Best of Breed, bei der die jeweils besten Speziallösungen weitgehend frei miteinander kombiniert werden können. Compliance & Security Nicht nur die interne Auseinandersetzung mit den eigenen Prozessen und die steigenden Anforderungen an Effizienz und Flexibilität bringen neue Herausforderungen für den ERP-Einsatz. Auch der Gesetzgeber sorgt für Gesprächsstoff, wenn es um ERP geht. Beispielweise resultieren aus den Regularien für den einheitlichen Euro-Zahlungsverkehrsraum (SEPA) und aus den ab dem Geschäftsjahr 2013 zwingend zu bedienenden Vorgaben für die E-Bilanz neue Anforderungen an ERP-Lösungen. Hinzu kommt, dass mit den zunehmenden Datenmengen, aber auch mit der steigenden Nutzung mobiler Endgeräte, des Internet und Funkdiensten, völlig neue Anforderungen an das Thema Sicherheit entstehen. Ein viel komplexeres System muss nicht nur gegen Verlust oder Verfügbarkeitsausfall abgesichert werden, auch beschert die steigenden Einbindung moderner Kommunikationsnetze dem Anwenderunternehmen zusätzliche Risiken bezüglich Angriffen von außen. Ergonomie und Consumerization Auf einer ganz anderen Ebene, nämlich direkt bei den End-Usern, setzt der Trend der rollenbasierten Benutzeroberfläche oder Graphical User Interface (GUI) an. Die rollenbasierten GUIs zeigen den Mitarbeitern jeweils nur die für sie relevanten Informationen und Funktionen. Dadurch reduziert sich z. B. der Aufwand für die Suche im Funktionen- und Datendschungel, den eine komplexe ERP-Installation darstellen kann. Davon auszugehen ist, dass das Thema Ergonomie und Benutzerführung immer bedeutsamer wird. Mit zunehmender funktionalen Reife der existierenden ERP- Lösungen stellt sich immer häufiger nicht nur die Frage, ob, sondern wie eine Software eine Aufgabe unterstützt. Eine ergonomisch gestaltete Oberfläche, intuitiv erlernbare Steuerung und der geschickte Einsatz von Shortcuts können die Effizienz der Aufgabenbearbeitung enorm steigern. Consumerization bezeichnet in diesem Zusammenhang den Versuch, Oberflächen und Steuerung so zu gestalten, dass der Nutzer bei der Software ein Verhalten wiedererkennt, dass ihm vom Softwareeinsatz im Bereich der privaten Nutzung bekannt ist. Ein klassisches Beispiel ist das bekannte Drag & Drop aus Windows. Im Bereich der Nutzung von Tablet-Computern und Smartphones wäre das Wischen vergleichbar. Lösungen, die sich durch ein hohes Maß an Consumerization auszeichnen, wird eine besonders leichte Erlernbarkeit und ein besonders ergonomischer (und damit effizienter) Einsatz unterstellt. Ob eine ERP-Lösung besonders ergonomisch gestaltet ist oder nicht, hängt jedoch letzten Endes nicht nur von der Lösung ab. Vielmehr kommt 6 Industrial Engineering 2/2013

4 ERP- MARKT es darauf an, ob die Lösung für die jeweiligen Nutzer und ihre jeweiligen Aufgaben geeignet und angemessen gestaltet ist. Ergonomie lässt sich also nur im Kontext eines konkreten Anwendungsfalls bewerten. Wollen Unternehmen die aktuellen Trends bei einer Software-Auswahl berücksichtigen, wird die ohnehin schon sehr anspruchsvolle Aufgabe auch vor dem Hintergrund des unübersichtlichen Marktangebotes ohne umfassende Orientierung und eine strukturierte Vorgehensweise kaum beherrschbar. Unternehmen in einer Auswahlsituation sind also gut beraten, wenn sie sich mit einem systematische Auswahlverfahren vertraut machen. ERP-Auswahl: In acht Schritten zum Ziel Bild 4: Eingrenzung des Lösungsangebots bis zum Vertragsabschluss Ein ERP-Projekt ist letztendlich eine Investitionsentscheidung, die durch verschiedene Arbeitsschritte vorbereitet werden muss. Mit welcher Intensität die einzelnen Schritte bearbeitet werden sollten, ist dabei abhängig von verschiedenen individuellen Faktoren. Dazu zählen z. B. die Größe oder Komplexität des Projekts, der Grad der Politisierung des Projektes, der Entscheidungsspielraum, der durch IT-Strategie oder Budget bestimmt wird, das Sicherheitsbedürfnis und die Erfahrung im Umgang mit ERP-Projekten. In dieser Hinsicht gibt es keinen Königsweg. Dennoch: Die folgenden acht Schritte sollte jedes Unternehmen im Rahmen einer ERP-Auswahl gehen, um die Investitionsentscheidung abzusichern und effizient die passende Lösung zu finden. Schritt 1: Projekteinrichtung Die Aufgabe der Projekteinrichtung ist es, dem Projekt eine Struktur zu geben, die es der Projektleitung ermöglicht, zielführend zu arbeiten und Ergebnisse zu erzeugen. Hierzu gehört in erster Linie die Abstimmung der Punkte: Projektauftrag (Zielsetzung, wesentliche Vorgaben und Rahmenbedingungen) Projektorganisation (Lenkungsausschuss, Projektleitung, Projektmitarbeit usw.) Projektstruktur (Arbeitspakete und Verantwortlichkeiten) Projektterminplan (Termine und Meilensteine). Die Erfahrung zeigt, dass gerade die Klärung des Projektauftrags gerne etwas stiefmütterlich angegangen wird, weil das Einfordern eines konkreten Commitments der Geschäftsleitung ein gewisses Konfronta tionsrisiko birgt. Projekte, die diese Findungsphase nicht durchlaufen haben, sind allerdings wesentlich anfälliger dafür, im späteren Verlauf auf erheblichen Widerstand zu stoßen, wenn konkrete Entscheidungen getroffen werden müssen. ANZEIGE SAP BusinessObjects 4.0 Zeit für Entscheidungen, Zeit für die Zukunft Nur wer sein gesamtes Potenzial kennt, kann es zielgerichtet ausschöpfen. Industrial Engineering 2/ Fundierte Informationen, aktuelle Technologien, zukünftige Trends

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6 ERP- MARKT Schritte 2 und 3: Prozessanalyse und Potenzialanalyse In diesen Schritten wird die Ist-Situation der betrieblichen Abläufe aufgenommen und ggf. Lösungsansätze für die zukünftige Gestaltung formuliert. Dabei dient die Prozessanalyse vorrangig der Aufnahme, Abstimmung und Dokumentation der Prozesse zur Schaffung eines einheitlichen Verständnisses der Abläufe. Die Potenzialanalyse hingegen fokussiert in erster Linie die Identifikation von Schwachpunkten, Verbesserungsmöglichkeiten und Maßnahmen zur konkreten Umsetzung. Die Grenze zwischen Prozessanalyse und Potenzialanalyse ist weitgehend fließend. Abhängig von der erwarteten Projektcharakteristik lässt sich abschätzen, wo der Schwerpunkt liegen sollte. Liegt eher der Charakter eines IT-Projektes vor (keine umfassenden Änderungen an den betrieblichen Abläufen und Strukturen), so kann der Fokus auf der Erarbeitung von Verbesserungspotenzialen liegen, die mit der neuen Lösung erreicht werden sollen. Besteht hingegen eher der Charakter eines Organisationsprojektes (Optimierung der Aufbau- und Ablauforganisation vor der ERP-Auswahl), so sollte der Schwerpunkt auf der Abstimmung der Ist- und Soll-Prozesse liegen. In beiden Fällen sollte der Einsatz geeigneter Werkzeuge (Befragungs-Tool, Prozessmodellierungs-Tool) in Erwägung gezogen werden, damit sichergestellt ist, dass die Aufnahme effizient und durchgängig ist und die Verwendbarkeit der Ergebnisse in späteren Phasen sichergestellt werden kann. Schritt 4: Anforderungsdefinition/Lastenheft Auf der Basis der bisher erarbeiteten Ergebnisse wird in diesem Schritt festgelegt, welche Anforderungen die zukünftige ERP/PPS-Lösung erfüllen soll. Detailliert wird festgehalten: Welche technologischen Anforderungen und Einschränkungen gibt es? Welche Funktionen soll die zukünftige Lösung bieten? Welche der erwarteten Funktionen sind Pflicht, welche Soll, welche optional? Die Beantwortung dieser Fragen stellt viele Unternehmen vor erhebliche Schwierigkeiten, da sie nicht über die Informationen bzw. Erfahrung verfügen, welche Funktionen es insgesamt gibt, wie diese ggf. benannt sind und ob die Umsetzung im Standard üblich ist. Es empfiehlt sich daher, bei der Anforderungsdefinition auf etablierte Lastenheftvorlagen für ERP/PPS-Systeme zurückzugreifen. Solche Lastenheftvorlagen basieren auf fundierten Referenzmodellen (wie z. B. dem bekannten Aachener PPS-Modell) und führen den Anwender durch die Vielzahl der möglichen Standard-Funktionen unterschiedlicher ERP/PPS-relevanter Unternehmensbereiche. Der Einsatz von Lastenheftvorlagen ermöglicht ein hohes Maß an Effizienz, Vollständigkeit und Individualisierbarkeit durch die Ergänzung von Zusatzfragen auf einem bewährten Detaillierungsniveau. Schritt 5: Marktrecherche Nach der Erstellung des Lastenhefts beginnt die Eingrenzung des Marktangebots mit der Marktrecherche. Auf Basis der im Lastenheft festgehal- Industrial Engineering 2/2013 9

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8 ERP- MARKT tenen Anforderungen wird untersucht, welche Lösungen (und welche Anbieter) prinzipiell für die Aufgabenstellung in Frage kommen. Ziel ist es, die unüberschaubare Vielfalt der angebotenen Lösungen anhand der Projekt-Anforderungen auf eine handhabbare Anzahl grundsätzlich geeigneter Lösungen zu reduzieren. Recherche- und Ausschreibungsplattformen wie der IT- Matchmaker der Trovarit AG können dabei als effizientes Hilfsmittel dienen. Auf der Basis des Lastenheftes, des Projektumfangs (User, Niederlassungen, Länder usw.) und der Unternehmenscharakteristik (Branche, Mitarbeiteranzahl, Standorte, usw.) wird eine Long-List von ca. 10 bis 15 Lösungen ausgewählt, die in den nächsten Schritten weiter betrachtet werden. Für den Anwender ergibt sich dabei der Vorteil, dass er schnell und einfach auf die wesentlichen Informationen zugreifen kann. Welche Systeme sind am Markt? Welche Funktionen bieten sie an? Wie groß ist die installierte Basis? Welche Referenzen hat der Anbieter? Wieviele Mitarbeiter hat er und wo hat er Niederlassungen? Schritt 6: Ausschreibung/ Kostenabschätzung In dieser Phase erhalten die ausgewählten Anbieter das Lastenheft und werden zu einer standardisierten Stellungnahme hinsichtlich der geforderten Funktionen (insbesondere der individuellen Zusatzfragen) der erwarteten Projektaufwände und -kosten aufgefordert. Dadurch werden die Aufwände für die Bearbeitung bei Anwender und Anbieter deutlich reduziert. Noch wichtiger ist aber die Sicherstellung der Vergleichbarkeit der Antworten durch die Anbieter durch die Vor gabe eines auswertbaren Schemas. So können alle gemachten Angaben sys tematisch ausgewertet und gegenübergestellt werden. Sowohl Kosten als auch Funk tionen oder Referenzen können bei Bedarf operationalisiert werden, um ggf. notwendige Trade-Off-Entscheidungen zu unterstützen und die Kandidaten für die weitere Favoritenauswahl festzulegen. Schritt 7: Anbieterpräsentationen/Systemtests Die Präsentationen der verbleibenden Kandidaten dienen verschiedenen Zwecken: Die Projektteammitglieder sollen sich ein Bild von Lösung und Anbieter machen (Look & Feel). Dabei können durchaus auch subjektive Aspekte berücksichtigt werden. Darüber hinaus sollte insbesondere für kritische Anforderungen und Prozesse vom Anbieter demonstriert werden, wie eine Umsetzung konkret aussehen könnte. Letztlich dienen Präsentationstermine natürlich zur Klärung etlicher offener Punkte, sei es die Konkretisierung des Servicemodells, die Möglichkeiten bei der Lizenzgestaltung oder auch offene Verständnisfragen bzgl. einzelner Funktionen oder Schnittstellen. Auch bei den Systempräsentationen empfiehlt es sich, seitens des Anwenderunternehmens klare Vorgaben hinsichtlich der Themen und des Ablaufs zu machen und sich vor der Durchführung auf ein Bewertungsschema festzulegen. Präsentationen sind zeitund kostenintensiv, deswegen ist die Vergleichbarkeit der Präsentationsergebnisse unbedingt zu gewährleisten. Trovarit nutzt zu diesem Zweck Testfahrpläne, die im Wesentlichen auf dem Lastenheft, ausgewählten kritischen Prozessen und den Erfahrungen aus der bisherigen Ausschreibungsphase basieren. Industrial Engineering 2/

9 ERP-MARKT Schritt 8: Vertragsverhandlung Nach der Auswertung der Sys tempräsentationen und der zuvor gesammelten Informationen ist es in der Regel möglich, sich auf den Favoriten zu einigen und mit den Vertragsverhandlungen zu beginnen. Die Vertragsverhandlungen dienen natürlich der Einigung auf einen angemessenen Preis. Hier steckt aber der Teufel im Detail. Als angemessen kann der Preis nur gelten, wenn auch die Leistung klar und verbindlich abgestimmt ist. Zu klären ist unter anderem: Welche Vertragsbestandteile gibt es? Welche Leistung erbringt das Anwenderunternehmen, welche der Anbieter? Was muss ggf. bis zur Feinspezifikation noch erarbeitet werden? Wie werden Änderungswünsche behandelt und freigegeben? Welche Freigabepunkte gibt es im Projekt? Welche Preismodelle (Fest-, Bonus-Malus usw.) gelten für welchen Umfang? Projektmeilensteine -termine. und Es zeigt sich, dass das Anwenderunternehmen deutlich mehr erwirbt als ein Stück Software. Will das Unternehmen eine sichere Basis für das Gelingen des Implementationsprojektes schaffen, muss es auch die rechtlichen Grundlagen für die gemeinsame Zusammenarbeit verstehen und mitgestalten. Fazit Unternehmen, die ihre Wettbewerbsfähigkeit durch Investitionen in eine neue ERP-Lösung stärken wollen, sehen sich unterschiedlichen Herausforderungen gegenüber. Der Markt ist heterogen und unübersichtlich. ERP-Projekte bergen schon allein aufgrund ihrer Tragweite große Risiken. Aktuelle Trends wie Cloud Computing und Interna tionalisierung des Software-Einsatzes steigern die Komplexität der Aufgabe um ein Weiteres. Da die Weichen für Implementierung und Betrieb der ERP-Software bereits in der Phase der Auswahl gestellt werden, ist es besonders wichtig, hier ein strukturiertes Vorgehen zu nutzen. Der Einsatz von Referenzmodellen und bewährten Werkzeugen kann für zusätzliche Sicherheit und Effizienz sorgen. Wenn auch 12 Industrial Engineering 2/2013

10 ERP- MARKT ANZEIGE das Vorgehen bei der ERP- Auswahl in verschiedenen Unternehmen im Detail von unterschiedlichen Randbedingungen beeinflusst wird, gibt es einige grundlegende Schritte, die das Projekt auf sichere Füße stellen und die Risiken minimieren. V ERFASSER Peter Treutlein Vorstand der Trovarit AG, Aachen Kontakt: peter.treutlein@trovarit.com Rainer Sontow Leitung Marktforschung bei der Trovarit AG, Aachen Kontakt: rainer.sontow@trovarit.com Industrial Engineering 2/