Prozessmanagement im Bundesamt für Sozialversicherungen (BSV)

Transkript

1 Prozessmanagement im Bundesamt für Sozialversicherungen (BSV) Nicht Wissenschaft sondern bedarfsorientierter Service BPMN-Kongress Luzern

2 Weshalb Prozessmanagement im BSV? any process is better than no process a good process ist better than an bad process even a good process can be improved Michael Hammer,

3 Weshalb Prozessmanagement im BSV? Gläserne Verwaltung Nachvollziehbarkeit und Transparenz Gesetzeskonformität Steigende Anforderungen an Qualität (Komplexität ) Behördenübergreifende Prozesse Komplexe IT-Unterstützung (potenzieller Kostentreiber Datenflüsse) 3

4 EESSI Projekt mit der EU Kooperation Rechtssicherheit Partner Schweiz Image Bundesvorgaben Gesetzeskonformität Interne Motive Transparenz 4

5 Transparenz Wissensmanagement Steuerung Prozesse Implementierung GEVER-System 5

6 Weshalb Prozessmanagement anderswo? Verwaltung Rechtssicherheit Image Gesetzeskonformität Qualität Steuerung Transparenz Wirtschaft Effizienzsteigerung Kostensenkung Kennzahlen Qualität Strategie Exzellenz 6

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8 Kompetenzaufbau 2011 Prozessentwicklung Prozessanalyse Prozessimplementierung GEVER 2012 Ausbildung Prozessverwendung 8

9 Drei Domänen Organisation Spezifikationen Kultur 9

10 Domänen und Produkte Organisation Spezifikationen Kultur Roadmap Ressourcen Anwendungs- Handbuch BPMN Anwendungs- Handbuch Process Modeler Kommunikationskonzept Stellenbeschrieb Ressourcen Organisationskonzept Vorlage Prozess- Rechte & Rollen Ablagekonzept Organisationsdokumentation handbuch Publikation Intranet Ausbildungs- Intranet unterlagen Akzeptanz CCP Präsentations- GEVER unterlagen Schulung Leporello Akzeptanz Tool 10

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14 IKS-Einführung im BSV als Praxisbeispiel 14

15 IKS im BSV 1. Etappe Ab 2008 wurden im BSV die Grundlagen für das IKS erarbeitet: Die finanzrelevanten Geschäftsprozesse wurden identifiziert und in einer Übersicht aufgelistet. Die finanzrelevanten Geschäftsprozesse wurden dokumentiert. Die finanzrelevanten Geschäftsprozesse wurden bezüglich ihrer Risiken analysiert und bewertet. 15

16 Beispiel eines dokumentierten Prozesses Arbeitsschritt Input Ablauf Output Zuständig Nr. z.b. Präsenzliste z.b. Aufgabe, Teilaufgabe, Aktivität, Kontrolle,... z.b. Verbuchungen Federführung nach Kompetenzordnung Abkürzungen: 3.4 Abrechnung von Entschädigungen Sinn und Zweck Entschädigung Spesen, Aus- und Weiterbildung, Sitzungshonorare und Spesen an die Kommissionsmitglieder, Entschädigungen an Honorarempfänger gesetzl. Grundlage FHF, FHV, Spesenrichtlinien EPA Grundsatz Sitzungshonorare werden pauschal, d.h. pro Tag entrichtet, Spesen nach Herkunftsort Auftraggeberin Mitarbeitende, Sekretariat der Kommission, Honorarempfänger Beauftragte CPF L Präsenzliste Dokumente 1 Abrechnungsbeleg (Spesenbeleg, Aus- und Weiterbildung, Präsenzliste ausserparlamentarische Kommission, Honorarempfänger) L zustellen der von den Mitarbeitenden, allen Kommissionsmitgliedern und Honorarempfängern visierten Abrechnungsbelegen an CPF zur Entschädigung Sitzungshonorare/Spesen Mitarbeitende, Sekretariat Kommission, Honorarempfänger 2 K Spesen, Aus- und Weiterbildung, Honorarempfänger (Kontrolle Unterschrift, Plausibilität, Kontierung) Ausserparlamentarische Kommissionen (Kontierung) Abrechnungsbelege (Entschädigungen) zum Verbuchen bereit Mat, Ht, CPF 3 alle Entschädigungen, die via BV Plus abgerechnet werden, bis zum monatlichen Mutationsschluss in BV Plus verbuchen alle Entschädigungen, die via Kreditoren abgerechnet werden, in SAP FI verbuchen alle Verbuchungen getätigt Mat, Ht, CPF Ende 16

17 IKS im BSV 1. Etappe Ab 2008 wurden im BSV die Grundlagen für das IKS erarbeitet: Die finanzrelevanten Geschäftsprozesse wurden identifiziert und in einer Übersicht aufgelistet. Die finanzrelevanten Geschäftsprozesse wurden dokumentiert. Die finanzrelevanten Geschäftsprozesse wurden bezüglich ihrer Risiken analysiert und bewertet. Zu den erkannten Risiken wurden die Grundlagen der Kontrollen definiert und beschrieben. Die definierten Kontrollmassnahmen wurden in den finanzrelevanten Geschäftsprozesse gekennzeichnet. Ausarbeitung von Standards und Hilfsmitteln / Checklisten 17

18 Kontrollmassnahmen und -verantwortlichkeiten Kontrolltätigkeit Dokumentation der Kontrolltätigkeit Verantwortliche(r) für die Durchführung der Kontrolltätigkeit Prozesss chritt Prozessschritt Kontrolle, um das Risiko zu minimieren oder Begründung, weshalb die Frage nicht relevant (nicht anwendbar) ist x x x x 2 Zahlstelle überprüft, ob die Spesenabrechnung genehmigt und überprüft ist bevor sie die Spesenabrechnung zur Zahlung frei gibt. Nachweis für Durchführung der Kontrolle Visieren der Spesenabrechnung durch die Zahlstelle. Verweis auf weiterführende Unterlagen Verantwortliche/r für die Durchführung der Kontrolle Sachbearbeitung Kreditorenbuchhal tung Kontrolltätigkeit muss jedes Mal durchgeführt werden, wenn der Prozess abgewickelt wird, das heisst in diesem Beispiel: für jeden Spesenbeleg, der geprüft wird! Jede Kontrolltätigkeit muss immer nachgewiesen werden können 18

19 IKS - Webportal 19

20 IKS im BSV Zweite Etappe 1. Überführung aller finanzrelevanten Prozesse in die BPMN-Notation Arbeitsschritt Input Ablauf Output Zuständig Nr. z.b. Präsenzliste z.b. Aufgabe, Teilaufgabe, Aktivität, Kontrolle,... z.b. Verbuchungen Federführung nach Kompetenzordnung Abkürzungen: 3.4 Abrechnung von Entschädigungen Sinn und Zweck Entschädigung Spesen, Aus- und Weiterbildung, Sitzungshonorare und Spesen an die Kommissionsmitglieder, Entschädigungen an Honorarempfänger gesetzl. Grundlage FHF, FHV, Spesenrichtlinien EPA Grundsatz Sitzungshonorare werden pauschal, d.h. pro Tag entrichtet, Spesen nach Herkunftsort Auftraggeberin Mitarbeitende, Sekretariat der Kommission, Honorarempfänger Beauftragte CPF L Präsenzliste Dokumente 1 Abrechnungsbeleg (Spesenbeleg, Aus- und Weiterbildung, Präsenzliste ausserparlamentarische Kommission, Honorarempfänger) L zustellen der von den Mitarbeitenden, allen Kommissionsmitgliedern und Honorarempfängern visierten Abrechnungsbelegen an CPF zur Entschädigung Sitzungshonorare/Spesen Mitarbeitende, Sekretariat Kommission, Honorarempfänger 2 K Spesen, Aus- und Weiterbildung, Honorarempfänger (Kontrolle Unterschrift, Plausibilität, Kontierung) Ausserparlamentarische Kommissionen (Kontierung) Abrechnungsbelege (Entschädigungen) zum Verbuchen bereit Mat, Ht, CPF 3 alle Entschädigungen, die via BV Plus abgerechnet werden, bis zum monatlichen Mutationsschluss in BV Plus verbuchen alle Entschädigungen, die via Kreditoren abgerechnet werden, in SAP FI verbuchen alle Verbuchungen getätigt Mat, Ht, CPF Ende 20

21 IKS im BSV Zweite Etappe 2. Anpassung IKS-Webportal 21

22 Umsetzung im Webportal 22

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31 Weshalb Prozessmanagement im BSV? Structure follows process follows knowledge follows strategy 31

32 Träger Daten und Informationen Wissen Entscheide Prozesse Eidgenössisches Departement des Innern EDI TP1 TP2 TP3 TP4 TP5 TP6 E E E Enterprise Knowledge Informationen Informationen Daten Daten Menschen Informations- und Kommunikationstechnologie 32

33 Nutzen für die Verwaltung Normativ Qualität Transparenz Wissen Fachlich Teamarbeit Datenflüsse Effizienz Organisation Schnittstellen Verantwortung Rollen 33

34 Pragmatischer Ansatz: was heisst das? Kundenorientiert On demand Stufenweise Kompetenzzentrum mit Netzwerk Verzicht auf Prozessorganisation Funktionierende Einheiten respektieren 34

35 Erfolgsfaktoren Nutzen für Mitarbeitende Mehrwert für die Organisation Starre organisationelle Schranken infrage stellen (Rolle vs. Funktion) Keine leeren Versprechungen Verantwortlichkeiten festlegen Zusammenspiel von Wissensmanagement und Prozessmanagement Weniger ist mehr (priorisieren und konsequent umsetzen) Verantwortung des Managements 35

36 Ihre Fragen? 36