Diskriminierung am Arbeitsplatz Neues Gesetz soll Benachteiligung verhindern

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1 Ausgabe August 2005 Diskriminierung am Arbeitsplatz Neues Gesetz soll Benachteiligung verhindern Auch wenn der Entwurf zu einem Antidiskriminierungsgesetz wegen der politischen Ereignissse unter der jetzigen Regierung sehr wahrscheinlich nicht mehr in Kraft treten wird, ist die Umsetzung der EU-Vorgaben egal für welche Regierungspartei ein unbedingtes Muss. Aus diesem Grund sollte jeder Betrieb darauf vorbereitet sein. Umzusetzende EU-Richtlinien Mit dem Antidiskriminierungsgesetz (ADG) werden vier EU-Richtlinien gegen Diskriminierung in deutsches Recht umgesetzt. Die Umsetzung dieser Richtlinien wurden bereits vom der Europäischen Kommission eingefordert, einige Fristen sind bereits abgelaufen, die letzte Frist (für die Umsetzung der Revidierten Gleichbehandlungs- Richtlinie läuft im Oktober ab. Richtlinie 2002/73/EG zur Änderung der bestehenden Richtlinie des Grundsatzes der Gleichheit von Männern und Frauen in Beschäftigung und Beruf (Gender- Richtlinie) die Rahmenrichtlinie zu Beschäftigung und Beruf (2000/78/EG), die sich mit der Diskriminierung aufgrund des Alters, aufgrund einer Behinderung, aufgrund der Religion oder Weltanschauung sowie der sexuellen Identität beschäftigt die Antirassismus-Richtlinie 2000/43/EG, die ein umfassendes Diskriminierungsverbot aufgrund der ethnischen Herkunft und der sog. "Rasse" vorsieht die Richtlinie zur Gleichstellung der Geschlechter vom 13. Dezember 2004 (2004/113/EG), die den Zugang zu öffentlich angebotenen Gütern und Dienstleistungen bei Massengeschäften und privatrechtliche Versicherungen betrifft Drei dieser vier Richtlinien stellen arbeitsrechtliche Anforderungen dar. Eine Ausnahme bildet die Richtlinie 2004/113/EG, sie betrifft das allgemeine Zivil- und das Vertragsrecht. Bestimmte Merkmale sind geschützt Ziel des Antidiskriminierungsgesetzes (ADG) ist es, Benachteiligungen aus Gründen der Rasse/ethnischen Herkunft, des Geschlechts, der Religion oder Weltanschauung, einer Behinderung, des Alters oder der sexuellen Identität zu verhindern oder zu beseitigen. ( 1 ADG). kunft/rasse, des Geschlechts, der Religion oder Weltanschauung, einer Behinderung, des Alters oder der sexuellen Identität für den Zugang zu Erwerbstätigkeit, z. B. hinsichtlich Auswahlkriterien und Einstellungsbedingungen, sowie für den beruflichen Aufstieg. Es gilt ebenso für die Beschäftigungs- und Arbeitsbedingungen einschließlich Arbeitsentgelt. Ebenso umfasst sind der Zugang zu Berufsberatung, Berufsbildung einschließlich Berufsausbildung, beruflicher Weiterbildung und der Umschulung. Für wen gilt das ADG? Das ADG gilt für die Privatwirtschaft, den öffentlichen Dienst und die Bundeswehr. Ausnahmeregelungen gibt es entsprechend der EU-Richtlinien insbesondere für die Bereiche Alter sowie Religion oder Weltanschauung. Das Benachteiligungsverbot gilt nur eingeschränkt für Kirchen Was bedeutet dies und Religionsgemeinschaften. Diese dürfen ihre Stellenbesetzung grundsätzlich für die Unternehmen? weiterhin von der Religionszugehörigkeit Im Arbeitsrecht gilt das Benachteiligungsverbot aus Gründen der ethnischen Her- Fortsetzung auf Seite der Bewerber abhängig machen. Außer- 2 TITEL Diskriminierung am Arbeitsplatz OFFICE- MANAGEMENT Premium- Downloads OFFICE- MANAGEMENT Expertentipps aus dem Internet Wichtige Arbeitsrechtsurteile OFFICE- MANAGEMENT Ordnung in Ihrem Office Interview mit Petra Klapperich PC TIPPS & TRICKS So sichern Sie Ihre Daten 100-prozentig Seite 1, 2 Seite 2 Seite 3 Seite 4 Seite 5 PC TIPPS & TRICKS Zeit sparen mit Feldbefehlen Web-Tipps Seite 6 KARRIERE Mit der PMI- Liste leichter Entscheidungen treffen Seite 7 KARRIERE Seite 7 Logistik- Kreuzworträtsel BUSINESS- ENGLISH Paul Smith s Column Impressum Seite 8

2 Office-Management Fortsetzung von Seite 1 dem ist z. B. geregelt, dass das Diskriminierungsverbot aufgrund des Alters betriebliche Altersvorsorge, Sozialauswahl bei Kündigungen oder Differenzierungen in Sozialplänen nicht berührt.! Wer wird vom ADG geschützt? Vor einer eventuellen Benachteiligung müssen Sie die folgenden Personengruppen schützen: alle Arbeitnehmer und Beschäftigten Auszubildende Heimarbeiter und andere arbeitnehmerähnliche Personen (die so genannten Scheinselbstständigen) Mitarbeiter von Zeitarbeitsfirmen, die bei Ihnen eingesetzt werden Bewerber um ein Beschäftigungsverhältnis ehemalige Mitarbeiter, bei denen noch nachwirkende Folgen, wie z. B. bei der betrieblichen Altersvorsorge, eintreten können Eine Ungleichbehandlung ist zulässig, wenn sie durch einen Sachgrund gerechtfertigt ist. So sind etwa Ungleichbehandlungen wegen des Geschlechts zulässig, wenn das Geschlecht wegen der Art der Tätigkeit eine unverzichtbare Voraussetzung für die Tätigkeit ist (z. B. muss eine Ballerina weiblich sein, ein Tenor männlich). Arbeitsplätze dürfen nicht unter Verstoß gegen das Benachteiligungsverbot ausgeschrieben werden. Arbeitgeber haben die erforderlichen Maßnahmen zum Schutz vor Benachteiligungen zu treffen. Eine Schulung der Beschäftigten erfüllt diese Verpflichtung. Beschäftigte, die von einer Diskriminierung betroffen sind, haben ein Beschwerderecht. Im Falle von Belästigung oder sexueller Belästigung dürfen sie die Arbeitsleistung verweigern, wenn der Arbeitgeber keine ausreichenden Maßnahmen zum Schutz ergreift, obwohl ihm die Situation bekannt ist. Bei nachgewiesener Benachteiligung haben Beschäftigte einen Anspruch auf Schadensersatz und Entschädigung. Bei einem groben Verstoß gegen das Diskriminierungsverbot können der Betriebsrat oder eine im Betrieb vertretene Gewerkschaft vom Arbeitgeber verlangen, die Benachteiligungen wirksam zu unterbinden. Sie können diese Forderungen gerichtlich geltend machen. Die Pflichten als Unternehmer Informieren Sie Ihre Belegschaft zunächst durch Aushang des Gesetzes. Schulen Sie Ihre Führungskräfte und Mitarbeiter über die Auswirkungen des neuen Gesetzes für Ihren Betrieb und den Arbeitsplatz eines jeden Einzelnen. Es muss zwar keine Beschwerdestelle im Betrieb eingerichtet werden (so wie es der erste Entwurf des Gesetzes vorsah), Sie müssen jedoch einen Ansprechpartner für Beschwerden benennen. Dies kann z. B. die Personalabteilung sein. Prüfen Sie bestehende Verträge und Vereinbarungen auf diskriminierende Tatbestände und ändern Sie diese entsprechend den neuen gesetzlichen Vorgaben. Um später einen Nachweis bringen zu können, dass Sie sich nicht diskriminierend verhalten haben, sollten Sie alle Unterlagen, die im Zusammenhang mit Einstellungen, Beförderungen, Gehaltserhöhungen, Versetzungen oder Kündigungen stehen, besonders sorgfältig aufbewahren und die Begründungen für diese Maßnahmen dokumentieren. Tipps für die Einstellungspraxis Stellenanzeigen müssen absolut diskriminierungsfrei formuliert werden. Die Personalauswahl sollte professionalisiert werden, es müssen objektive und diskriminierungsfreie Anforderungsprofile entwickelt werden, die auch vor einem Arbeitsgericht bestehen können. Bei Auswahlgesprächen sollten immer zwei Personen vor Ort sein, wegen möglicher späterer Zeugenaussagen. Alle Unterlagen müssen aufgehoben und archiviert werden. Neben den Bewerbungsunterlagen sollte auch ein Protokoll der Auswahlentscheidung sowie Aufzeichnungen aus dem Vorstellungsgespräch aufbewahrt werden. Der sekretaria-buchtipp Das neue Antidiskriminierungsgesetz ISBN für 34,80 zu bestellen unter Exklusiv für Premium-Nutzer: Excel-Tool: Vor- und Nachkalkulation Personalwesen: Abgabefreie Entgeltarten Excel-Tool: Werbeplanung/ Mediaplan Redevorlage für ein 10-jähriges Dienstjubiläum Checkliste: Datensicherung mit Konzept Errechnen Sie, wie viel Gewinn bei einem Auftrag für Sie übrig bleibt und falls Sie den Auftrag realisieren ob Ihre Planung korrekt war. Lesen Sie aus unserer umfangreichen A bis Z-Liste ab, ob eine bestimmte Entgeltart lohnsteuer- und/oder sozialabgabenfrei ist. Mit Hilfe dieses Tools planen Sie die einzelnen Instrumente detailliert und haben gleichzeitig die tatsächlich entstandenen Kosten im Blick. Nutzen Sie unseren Leitfaden, um eine maßgeschneiderte Rede für das nächste Dienstjubiläum im Handumdrehen zu erstellen. Unsere Checkliste hilft Ihnen dabei, Ihr Datensicherungskonzept Schrittfür-Schritt umzusetzen und dabei keinen wichtigen Punkt zu vergessen. 2

3 Office-Management Expertentipps aus dem Internet Online-Wissensdatenbanken: schnell sicher kostenlos Sie sollen zu einem Thema recherchieren und es muss wie immer schnell gehen. Wenn Sie sich in einem solchen Fall selbst an den Computer setzen und über eine Suchmaschine recherchieren, haben Sie das Problem, dass Sie entweder kaum etwas finden oder aber ganz viele Treffer landen, die Sie dann noch auswerten müssen. Zusätzlich dürfen Sie auf gar keinen Fall vergessen, die Quellen auf ihre Seriosität hin zu überprüfen. Dies kostet Zeit und Nerven. Wir stellen Ihnen Alternativen vor. Dort, wo Suchmaschinen nicht weiterkommen, gibt es Fachleute, die Ihnen via Internet weiterhelfen. Und das Tolle daran ist, dass diese Dienste schnell und außerdem auch noch kostenlos sind. 1. Deutsche Internet-Bibliothek Hinter dieser Bibliothek stehen über 80 öffentliche und wissenschaftliche Bibliotheken. Zum einen gibt es einen ausgesuchten und kommentierten Linkkatalog, über den Sie selbst recherchieren können. Zum anderen bietet Ihnen ein spezieller Dienst die kostenlose Beantwortung Ihrer Fragen (Ausnahme bilden juristische und medizinische Fachfragen) innerhalb eines Werktages an QuestionPoint Einige Uni-Bibliotheken bieten eine Internetrecherche in Zusammenarbeit mit anderen Unibibliotheken und über QuestionPoint, einem weltweiten Auskunftsdienst, an. In einem Formular geben Sie an, welche Frage Sie stellen möchten, wozu Sie die Antwort benötigen und wo Sie bereits recherchiert haben. Außerdem werden Sie gefragt, bis wann Sie die Antwort benötigen. Die Auskunft ist ebenfalls kostenfrei, jedoch können Sie auch hier keine juristischen oder medizinischen Fragen stellen Expertenseite In diesem Forum muss man zunächst Mitglied werden. Dies ist jedoch kostenlos und blitzschnell erledigt. Nach der Registrierung helfen Ihnen dann 5000 Fachleute freiwillig und kostenlos bei Fragen zu allen möglichen und unmöglichen Themen. Großen Wert legt man auch hier auf die Qualität des Inhalts. Die Experten werden von den Fragenden nach Erhalt der Antwort bewertet. Auf der Startseite sehen Sie stets die aktuelle Bewertungsliste mit den Top-10-Experten Wer weiß was? Seit nunmehr neun Jahren gibt es dieses Portal, das nach dem Prinzip Tausche Wissen gegen Wissen funktioniert. Jeder, der eine Frage stellt, muss im Austausch dazu bereit sein, ebenfalls mit seinem Spezialwissen zu helfen. Auch die Nutzung dieses Netzwerkes ist kostenlos Wikipedia Wikipedia ist die deutsche Internet-Enzyklopädie mit gemeinsam erarbeiteten und frei nutzbaren Beiträgen, die sich ständig von jedem verändern lassen. Jeder darf die Artikel mit Angabe der Quelle und der Autoren frei kopieren und weiterverwenden sekretaria-forum Kennen Sie bereits das interaktive Forum auf unserer Web-Site? Falls Sie ein Problem oder eine gezielte Frage haben, steht Ihnen über dieses Forum jederzeit eine Vielzahl von Expertinnen zur Verfügung. Bereits mehr als Ratschläge wurden von Kollegin zu Kollegin erteilt. Sie haben auch die Möglichkeit, in früheren Fragen und Antworten nachzulesen. Und selbstverständlich ist die Nutzung kostenlos Mündliche Kündigung unwirksam Mündliche Kündigungen sind unwirksam ganz gleich, ob sie vom Arbeitgeber oder vom Arbeitnehmer ausgesprochen wurden. Auch wenn ein Arbeitnehmer im Streit unbedacht seine eigene Kündigung erklärt, kann er sich im Nachhinein auf die Unwirksamkeit seiner Worte berufen. So entschied das Bundesarbeitsgericht in Erfurt. Der Fall: Eine Angestellte hatte ständig Streit mit ihrem Chef. Irgendwann platzte ihr der Kragen, nach einem heftigen Wortwechsel, in dem sie ihre Kündigung aussprach, packte sie ihre Sachen und ging nach Hause. Als sie wieder zur Arbeit erschien, erklärte ihr Arbeitgeber, sie habe doch mündlich gekündigt und dies mit ihrem Verhalten unzweideutig unterstrichen. Urteil: BAG 2AZR 659/03 2. Aktuelle Urteile im Arbeitsrecht Schriftform bei Kündigung Für die Einhaltung der Schriftform der Kündigung ist es erforderlich, dass der Kündigende die Kündigung unterzeichnet. Wird die Kündigung durch einen Vertreter unterschrieben, muss dies in der Kündigung durch einen das Vertretungsverhältnis anzeigenden Zusatz hinreichend deutlich zum Ausdruck kommen. So entschied das Bundesarbeitsgericht im folgenden Fall: Die klagende Arbeitnehmerin war seit bei der in Form einer GbR betriebenen Gemeinschaftspraxis dreier Zahnärzte als Zahntechnikerin beschäftigt. Mit Schreiben vom erhielt sie eine Kündigung zum Das Kündigungsschreiben war nur von zwei Zahnärzten unterschrieben. Über dem maschinenschriftlich aufgeführten Namen des dritten Zahnarztes fehlte die Unterschrift. Die Arbeitnehmerin hielt die Kündigung mangels Schriftform für unwirksam und machte daraufhin Zahlungsansprüche geltend. Urteil: BAG 2 AZR 162/04 3

4 Office-Management Ordnung in Ihrem Office Interview mit Petra Klapperich, Geschäftsführerin der Firma drei O aus Köln Bei ihren Kunden ordnet, organisiert und optimiert Petra Klapperich den gesamten Arbeitsplatz auf dem Schreibtisch wird reiner Tisch gemacht, das Zeitverhalten wird überprüft, Arbeitsalltag und Termine mit Zeitmanagementblick neu koordiniert. Wenn sie fertig ist, funktioniert das Büro, zur Zufriedenheit von Chefs und Mitarbeitern. Wir fragten sie nach ihren Erfahrungen im Sekretariatsbereich. sekretaria: Keine Sekretärin wird von sich behaupten, dass sie ihren Arbeitsplatz nicht im Griff hat. Von wem werden Sie zur Beratung gebucht? Klapperich: Meistens kommen Unternehmen auf mich zu, in denen Veränderungen bevorstehen oder kürzlich bereits stattgefunden haben. Sei es, dass sich Zuständigkeiten verändern, Mitarbeiter kommen und gehen oder eine neue Teambildung erforderlich ist. Komplikationen entstehen in erster Linie, weil einfach die Zeit fehlt, um in dem neuen Team Strukturen zu erarbeiten. Jeder fängt an und erledigt seine Aufgaben irgendwie, bis dem Chef eines Tages auffällt, dass Prozesse viel zu lange dauern oder das Ergebnis nicht stimmt. Diese Chefs nutzen meinen Rat von außen, weil sie mit der Teamsituation nicht zufrieden sind und einfach den Arbeitsablauf effizienter gestalten wollen. Oft sind es aber auch Sekretärinnen, die zugeben Hier komme ich an meine Grenzen. Ich könnte einmal einen Impuls von außen brauchen. Es gibt ja auch gerade jüngere Sekretärinnen oder Quereinsteigerinnen, die noch nicht die Erfahrung haben, wirklich Arbeitsabläufe bis ins Detail zu optimieren. Im Rahmen der Beratung führe ich ein Gespräch mit dem Chef und allen beteiligten Mitarbeitern und frage: Was stört Sie, wo sehen Sie die Ursachen? Ich nehme also eine Art Mittlerposition zwischen diesen beiden Positionen ein. Durch eine ganz offene und ehrliche Bewertung habe ich schon die Möglichkeit, in eine optimale Richtung zu steuern. Vor allem ist es jedoch wichtig, dass ganz klar ein Ziel definiert wurde. Wo möchte der Chef mit seiner Sekretärin oder seinem»es gibt ja auch gerade jüngere Sekretärinnen oder Quereinsteigerinnen, die noch nicht die Erfahrung haben, wirklich Arbeitsabläufe bis ins Detail zu optimieren.«team hin und was wollen sie genau? Einfach nur ein bisschen aufräumen, reicht meistens nicht. sekretaria: Wenn es darum geht, Ordnung zu schaffen, an welcher Stelle im Büro fangen Sie an? Klapperich: Am Schreibtisch. Der Schreibtisch ist die Visitenkarte eines jeden Mitarbeiters und hier lässt sich beim Blick in die Schublade erkennen, mit welcher Kategorie Ordnung ich zu tun habe. In Einzelgesprächen ergeben sich zusätzlich ganz wertvolle Informationen. Zum einen erfrage ich die Arbeits- und Vorgehensweise: Wie sieht Ihr Tag aus? Was erledigen Sie alles an einem Tag? Wann fangen Sie an, wann hören Sie auf? Ich frage auch nach der Einschätzung des Mitarbeiters: Wo liegen denn aus Ihrer Sicht die problematischen Punkte? Wofür benötigen Sie die meiste Zeit? Worüber ärgern Sie sich? Die meisten Mitarbeiter sind zunächst verhalten, später aber einfach froh, dass sie zu dem Thema überhaupt einmal befragt werden. Häufig wird sich über die Missstände beschwert, alle wissen schon ganz genau, wo der Knackpunkt ist. sekretaria: Gibt es aus Ihrer Sicht Dinge, die auch die beste Sekretärin manchmal übersieht?»die Sekretärin sollte sich also fragen: Wie wirkt mein Arbeitsplatz auf denjenigen, der dieses Büro betritt?«p. Klapperich gelang der Sprung von der Chefsekretärin in die Selbstständigkeit terial gegen neues auszutauschen ist ja richtig, das veraltete dann zu entsorgen aber noch wichtiger. sekretaria: Was ist die Grundlage einer guten Ablage? Klapperich: Dass man, wenn man etwas sucht, es auch findet. Dass auf den Ordnern außen steht, was innen drin ist. Dass außen Zeiträume drauf vermerkt sind. In erster Linie denkt jeder, es handelt sich nur um die aktuelle Ablage und was später damit passiert, ist unerheblich. Wir sprechen hier immer von Ordnern, Ordner sind überhaupt nicht das optimale Ablagesystem. Eine optimale Ablage sieht so aus, dass Dinge, auf die man selten Zugriff haben muss oder die sehr umfangreich sind, in einen Ordner kommen. Magazine und Zeitschriften gehören in Stehsammler. Unterlagen, die täglich gebraucht werden, kommen in ein Hängeregister. So kann man viel schneller zusortieren. Erst wenn es hier umfangreicher wird, kann der Teil, der nicht mehr so häufig benötigt wird, in Ordner einsortiert werden. Dieses Interview führte Eva Blumenthal- Der sekretaria-webtipp: Klapperich: Mir fällt auf, dass der Arbeitsplatz nicht mehr mit den Augen eines Fremden gesehen wird. Jeder sollte sich bewusst machen, dass es ein Platz zum Arbeiten ist und kein Ort für Überraschungseierfigürchen und leere Sprudelflaschen. Die Sekretärin sollte sich also fragen: Wie wirkt mein Arbeitsplatz auf denjenigen, der dieses Büro betritt? Und diesen Blick hat auch die beste Sekretärin meistens nicht mehr. In jedem Büro finde ich z. B. alte Telefonbücher oder Kataloge für die Bestellung von Büromaterial, die in jeder Lieferung wieder neu mitgeschickt werden und so in fünffacher Ausführung vorliegen. Vorhandenes Informationsmahttp:// 4

5 PC Tipps & Tricks So sichern Sie Ihre Daten 100-prozentig Worauf es bei der Durchführung Ihrer Sicherungen wirklich ankommt Wenn Sie sich nach unserem ersten Teil Ist Ihre Datensicherung gut genug? bereits die ersten Gedanken über vorbeugende Maßnahmen gegen Datenverlust gemacht haben, lesen Sie im zweiten Teil, wie Sie eine solche Datensicherung konkret durchführen und auf was Sie dabei besonders achten müssen. Wie häufig soll die Datensicherung erfolgen? Auch wenn es vom Einzelfall abhängt, sollen Ihnen die folgenden Empfehlungen als grobe Orientierung dienen: Kopieren Sie Original-Software sofort nach Erhalt und lagern Sie die Kopie an einem sicheren Ort. Nehmen Sie nach Möglichkeit Programminstallationen mit den Kopien vor. Machen Sie einmal im Monat eine Komplettsicherung jedes Arbeitsplatzrechners einschließlich aller Systemdaten und Programminstallationen. Sichern Sie neue und aktualisierte Dokumente täglich am besten über Nacht und verwahren Sie die Sicherungen 3 bis 5 Tage. Medium Format und Kapazität Diskette 3,5 5,25 Zoll, bis 1,44 MB Festplatte 2,5 5,25 Zoll, über 100 GB Magnetband über 80 GB CD-Rom 5,25 Zoll, MB DVD 5,25 Zoll, 4 17 GB Welche Software ist die Richtige? Wenn Sie Ihre Datensicherung automatisieren möchten, brauchen Sie zusätzliche Software (so genannte Backup-Software). Diese ist im Lieferumfang einiger Betriebssysteme, wie z. B. bei Microsoft Windows oder Linux, mit enthalten. Daneben gibt es auch eine Reihe von Free- und Shareware- Produkten. Wenn Sie Ihre Datensicherung über einen File-Server bzw. Speicherrech- ner machen möchten, empfiehlt sich jedoch die Anschaffung eines separaten Backup-Programms, da es umfassendere Funktionen als eins der oben erwähnten Zubehörprogramme hat. Tipp: Online-Archive Beim Storage Outsourcing werden Daten direkt über das Internet an einen Dienstleister geschickt, der diese für Sie auf seinem Rechner archiviert. Dies lohnt sich ab einem Datenaufkommen von mehr als 100 GByte. Aber auch für Nutzer mit geringerem Speicherbedarf bieten einige Internetprovider ihren Kunden kostenlos Speicherplatz für ihre Datensicherungen an. oder So gehen Sie Schritt-für-Schritt vor Nehmen Sie die Datensicherung nach dem so genannten Generationen-Prinzip vor. Dabei arbeitet man mit drei bis fünf Wechseldatenträgersätzen, von denen ein Sicherungssatz täglich ausgetauscht oder neu überschrieben wird, so dass immer zwei oder vier aktuelle Datensicherungen im Archiv bleiben. Da die Wechseldatenträger nur begrenzt haltbar sind, müssen sie in einem bestimmten Zyklus ausgetauscht werden. Wichtig Legen Sie bei extrem wichtigen Daten doppelte Datensicherungssätze an und benutzen Sie zwei Archive. Einen Sicherungssatz können Sie im Büro vor Ort (z. B. in einem Stahlschrank) aufbewahren, den anderen Sicherungssatz an einem anderen Ort außerhalb der Firma (z. B. im Bankschließfach). Wer ist für die Datensicherung zuständig? Mindestens ein Mitarbeiter muss bestimmt werden, der für die Durchführung und die Kontrolle der Datensicherung verantwortlich ist. Diese Mitarbeiter sollen entsprechend qualifiziert sein (ansonsten lassen Sie eine Schulung durchführen) und am besten durch einen Vertrag zur Datensicherung verpflichtet werden. Es sollte selbstverständlich sein, dass der oder die beauftragten Mitarbeiter auch die Zeit haben müssen, die Sicherungsaufgaben durchzuführen, denn das beste Sicherungskonzept macht keinen Sinn, wenn es aus Zeitmangel nicht korrekt durchgeführt wird. Wie wird eine Datensicherung dokumentiert? In einem Sicherungsjournal muss protokolliert werden, wer wann welche Datensicherung durchgeführt hat. Außerdem sollten in einer separaten Dokumentation folgende Informationen festgehalten werden: Genaue genaue Beschreibung des Datensicherungskonzeptes mit Nennung aller beteiligten Sicherungsgeräte und -verfahren Datum und Uhrzeit der Sicherungen (auch als Beschriftung der Speichermedien) Umfang der Sicherungen (Verzeichnisse und Dateien) Art der Sicherung (inkl. Hinweis auf bestimmte Konfigurationseinstellungen) Art des Speichermediums und der Aufbewahrungsort Name und Version der Backup-Software (inkl. Hinweis auf Verwahrungsort der Originalsoftware) Kurzbeschreibung des Backup-Programms und Schritt-für-Schritt-Anleitung Erläuterung der Sicherungsroutinen Telefonnummern und -Adressen von externen Dienstleistern und Support-Hotlines Telefonnummern aller mit der Datensicherung vertrauten Mitarbeiter Unsere Checkliste Datensicherung mit Konzept hilft Ihnen, Ihre Datensicherung richtig umzusetzen. 5

6 PC Tipps & sekretaria-webtipps 1. Neues Portal Mittelstand und Familie Die Balance von Beruf und Privatleben und deren Umsetzung in Unternehmen hat sich die Bertelsmann- Stiftung und das Bundesministerium für Familie, Senioren, Frauen und Jugend mit ihrem neuen Internet-Portal zum Ziel gemacht. Zeit sparen mit Feldbefehlen Word: So führen Platzhalter Befehle für Sie aus Sie möchten stets das aktuelle Datum in Ihre Briefe einfügen oder den kompletten Speicherpfad Ihres Dokuments? Oder die Seitenzahl bzw. die Seitenzahl der Folgeseite? Die Lösung dieser Fragen steckt in den Feldbefehlen. auf. Durch das erneute Drücken der Tasten kommen Sie wieder in Ihren normalen Text zurück. In Word ab der Version 2002 können Sie über das Kontextmenü dort hingelangen. Klicken Sie zunächst mit dem Cursor auf das grau hinterlegte Feld einer von Ihnen eingefügten Feldfunktion, drücken Sie dann die rechte Maustaste. Neben einer Info-Datenbank und einer kostenlosen Telefon-Infoline gibt es zahlreiche Informationen zu Themen wie Arbeiten von zu Hause, Betrieblich unterstützte Kinderbetreuung, Schwangerschaft/Elternzeit/Rückkehr mit Broschüren und Checklisten sowohl für Arbeitgeber als auch für betroffene Arbeitnehmer Der neue Europass Vom Europarat wurde kürzlich der Europass entwickelt, der die Vergleichbarkeit von beruflichen Erfahrungen, Qualifikationen, fachlichen Kenntnissen, aber auch persönlichen Fähigkeiten zwischen den europäischen Ländern erleichtern soll. Bestandteile des Europasses sind: Europass-Lebenslauf Europass-Sprachenpass Europass-Mobilitätsnachweis Europass-Diplomzusatz Europass-Zeugniserläuterung Beispiele, Erläuterungen und Downloads finden Sie auf: 3. Jetzt auch personalisierte Suche auf Yahoo Nach Google startet nun auch Yahoo Deutschland eine persönliche Internet-Suche, die es dem Nutzer ermöglichen soll, Ergebnisse zu kommentieren oder mit anderen zu teilen. Nach Angaben von Yahoo soll Mein Web 1.0 es auf einfache Weise erlauben, Online-Informationen zu finden, sie zu speichern und Arbeitskollegen oder Freunden zugänglich zu machen. Wozu benötigen Sie Feldbefehle? Feldbefehle sind nichts anderes als variable Platzhalter, die bestimmte Befehle ausführen können. Sie werden häufig dann eingesetzt, wenn der Inhalt aktualisiert bzw. angepasst werden muss. Von ganz wenigen Ausnahmen abgesehen, werden alle Nicht-Text-Inhalte in Word-Dokumenten durch Feldfunktionen realisiert. Zwei Möglichkeiten, Feldbefehle zu erstellen 1. Über das Menü Einfügen/Feld sehen Sie die Gesamtauswahl aller Feldfunktionen sinnvoll in Kategorien zusammengefasst. Dort können Sie sich z. B. unter Datum und Uhrzeit verschiedene Möglichkeiten auswählen, die für Ihre Arbeit mit Dokumenten wichtig sein können. 2. Von Hand können Sie über die Tastenkombination Strg. + F9 selbst Feldfunktionen eingeben. Es erscheinen automatisch zwei geschweifte Klammern, zwischen die der eigentliche Feldbefehl eingetippt wird. Geben Sie dort bspw. PAGE (wie Seite) ein und drücken anschließend nur die Taste F9, schon erscheint die aktuelle Seitenzahl an der von Ihnen gewünschten Stelle. Tipp: So stellen Sie Feldschattierungen ein Wählen Sie Extras/Optionen und gehen Sie in das Register Ansicht. Wählen Sie dort im Listenfeld Feldschattierung den Eintrag Wenn ausgewählt oder Immer aus. Normalerweise sind die Feldbefehle versteckt, Sie sehen nur das Ergebnis. Wenn Sie einen Feldbefehl nachbearbeiten möchten, rufen Sie mit der Tastenkombination Alt. + F9 die Ansicht Feldbefehle Ausgewählte Feldbefehle PAGE fügt die aktuelle Seitenzahl ein NUMPAGES fügt die Gesamtseitenzahl ein DATE fügt das aktuelle Datum ein CREATEDATE fügt das Erstellungsdatum ein PRINTDATE fügt das Datum des letzten Ausdrucks ein SAVEDATE fügt das Datum des letzten Speicherns ein TIME fügt die aktuelle Uhrzeit ein FILENAME fügt den Dateinamen ein AUTHOR fügt den Namen des Autors ein NUMWORDS liefert die Anzahl der Wörter im Dokument Aktualisieren von Feldbefehlen Felder werden normalerweise mit Drücken der Taste F9 aktualisiert. Sie können sie aber auch automatisch, z. B. bei jedem Druckvorgang, aktualisieren lassen. Dazu wählen Sie Extras/Optionen und das Register Drucken aus und setzen ein Häkchen vor den Eintrag Felder aktualisieren. Die Ausnahme bilden Felder wie die Seitenzahlen, die immer automatisch korrekt berechnet werden, auch ohne Aktualisierung. Wichtig Beim Arbeiten mit Inhaltsverzeichnis und Index (dies sind auch Felder) kann die automatische Aktualisierung problematisch sein, weil die Gefahr besteht, sich Änderungen im Umbruch oder Spaltenanpassungen nachträglich durch die Zwangsaktualisierung zu zerschießen. Sie haben jedoch die Möglichkeit, solch kritische Felder von der Aktualisierung auszuschließen [Strg.]+[F11]. 6

7 Karriere Mit der PMI-Liste leichter Entscheidungen treffen Lösen Sie Ihre Probleme auf die kreative Art mit der Plus-Minus-Interessant-Liste Sie müssen eine Entscheidung treffen, z. B., ob Sie nachdem Ihre Kinder größer sind wieder einen Ganztagsjob annehmen sollen oder überlegen gerade umgekehrt, ob Sie nicht auf eine halbe Stelle wechseln sollen, damit Sie wieder mehr Zeit für die Familie haben. Viele Argumente gehen Ihnen durch den Kopf, trotzdem kommen Sie in Ihrer Entscheidung nicht weiter. Die Methode PMI (Plus-Minus-Interessant) nach E. de Bono kann Ihnen dabei helfen, einen möglichst genauen Überblick über alle Seiten einer Entscheidung zu erhalten. Sie benötigen nur einige Minuten Schreiben Sie auf ein Blatt Papier oder auch auf dem PC jeweils für einige Minuten alle positiven (Plus-Seite) und alle negativen (Minus-Seite) Aspekte Ihres Problems auf. Versuchen Sie, nicht ständig zwischen den beiden Seiten hin und her zu springen. Notieren Sie wirklich alles, was Ihnen einfällt, Sie sollen es aber nicht zensieren, auch wenn Ihnen Ihr eigenes Argument vielleicht blöde oder abwegig vorkommt. Es kann durchaus sein, dass Ihnen Gesichtspunkte sowohl negativ als auch positiv erscheinen, tragen Sie diese dann auch auf beiden Seiten ein. Während des Nachdenkens kommen Ihnen gewiss weitere Fragen zu dem Thema in den Sinn, auf die Sie bisher noch gar nicht gekommen sind. Diese tragen Sie in eine neue Rubrik Interessant ein. Die Interessant-Aspekte weisen Sie in der Regel darauf hin, wo Sie noch weiteren Informationsbedarf haben. Wenn Sie sich intensiver mit den neuen Faktoren beschäftigen, sind Sie meistens dann in der Lage zu entscheiden, ob der neue Gesichtspunkt positiv oder negativ für Sie ist. Gewichten Sie Ihre Argumente Wenn Sie das PMI an einer für Sie relevanten Frage durchgeführt haben, bekommen Sie zwar in der Regel noch keine klare Antwort auf Ihre Frage ja oder nein?. Sie haben aber die Alternativen systematisch durchdacht und neue Sichtweisen hinzugewonnen, so dass Ihnen eine endgültige Entscheidung viel leichter fallen wird. Um noch klarer zu werden, können Sie die einzelnen Aspekte auch nach ihrer Bedeutung für Sie gewichten. Bewerten Sie die einzelnen Plus- und Minusaspekte mit einer Zahl zwischen eins und sechs, je nach der Bedeutung des Aspekts. Sechs bedeutet sehr wichtig und eins gar nicht wichtig. Entscheiden Sie, um bei dem anfangs erwähnten Beispiel zu bleiben: Soll ich auf eine halbe Stelle wechseln? also, um wie viel Ihnen mehr Freizeit wichtiger ist als weniger Geld. Schreiben Sie hinter dem Plus- oder Minuspunkt jeweils die entsprechende Zahl. BWL-Quiz Wie gut kennen Sie sich in der Logistik aus? Senkrecht: 1. Beschaffung, Lagerung und Verteilung des zur Herstellung benötigten Materials. 2. Bezeichnung für denjenigen Lagerbestand, der jederzeit verfügbar sein muss, um zufällige Schwankungen der Vorratsmenge ausgleichen zu können. 5. Verfahren zur verbrauchsorientierten Bedarfsplanung. 6. Wie nennt man eine Fertigung auf Abruf? 7. Alle Aktivitäten, die dazu dienen, die Versorgung mit den benötigten, aber nicht selbst hergestellten Objekten, sicherzustellen Waagerecht: 3. Entspricht dem Einkaufspreis zuzüglich aller direkt zurechenbaren Beschaffungsnebenkosten (Fracht, Lagerkosten, Zölle etc.) abzüglich gewährter Nachlässe in Form von Rabatten, Skonti u. ä. 4. Bei diesem Prinzip wird jeder Bearbeitungsstelle ein Bestandspuffer mit einer genau festgelegten Menge an Material vorgelagert, das zur Herstellung des Produkts oder seiner Bestandteile benötigt wird 8. Bezeichnung für alle Transport-, Umschlags- und Lagervorgänge im Realgüterbereich. 9. Ein Teilbereich der Logistik. 10. Wird benötigt, um sowohl auf kurzfristige Anforderungen des Absatzmarktes und des Produktionsbereichs als auch auf kurzfristige Änderungen auf dem Beschaffungsmarkt (Preise, Lieferanten, Bezugsmärkte) reagieren zu können Antworten: Waagerecht: 3. Einstandspreis, 4. Kanban-Prinzip, 8. Logistik, 9. Entsorgung, 10. Flexibilität Senkrecht: 1. Materialwirtschaft, 2. Mindestbestand, 5. Mittelwertverfahren, 6. Just-in-time, 7. Beschaffung 7

8 Business-English The Art of Losing Face Paul Smith`s monthly Column Paul Smith is head of PSA International, a consultancy specializing in management training and corporate events. ( Some years ago one of our senior partners had been invited for a one-hour meeting with the then Swedish Minister of Labour. Arriving at the ministry he was greeted by a young, female staff-member casually dressed in jeans and sweater. The young lady escorted our partner into a conference room, offered him coffee and biscuits, and engaged him in animated small talk. After twenty minutes, our partner getting nervous about the time, said, When do you think I will be able to see the minister? The young lady replied, I am the minister! We have all been faced with very embarrassing situations - situations where we just pray that some guardian angel would appear and immediately whisk us far away from that uncomfortable place. But lacking divine intervention, what options do we have when things go publicly wrong? Here s an obvious tactic which I spontaneously used just after I left university. I needed to telephone several prospective employers and request information about how to apply for a job. Feeling extremely nervous, I dialled the first number and heard, Good morning, Company XYZ, how can I help you? My answer was catastrophic: Hello, may I speak with the Personnel Dep...p...p... p...p..p..p..p.p.ppppppppp... Faced with an uncontrollable stutter, and the sudden awareness that my career prospects (at least at that company) had come to an abrupt end - I hung up. It was 3 days before I could face another telephone call. Run Away Tactic number 1 is simply to Run Away. It s rather obvious, but over millions of years it has served our ancestors well, especially in situations where losing face is preferable to losing one s life. Apologise Tactic 2 Apologise. The apology is the standard procedure, it s expected, and normally accepted. A simple and heartfelt I am really sorry about that will take you a long way. The trick is to then recover your poise, and to move rapidly on with your planned agenda. Laugh at Yourself Tactic 3 Laugh at Yourself. By making yourself small, you make yourself big. Imagine you screw-up your first answer during a job interview, you could say, You know, that s typical for me - my first interview and I put my foot in it within the first minute. Can I have another shot at the answer?. During a recent conference, a highly respected CEO confronted the speaker with Forgive me, but I m a bit slow. Could you explain what you just meant when you said... Bluff it Tactic 4 Bluff it. You pretend that the mistake was a deliberate part of your plan and develop an amusing conversation in which your partner willingly engages in a mini-cabaret. In doing this you demonstrate your humour and quick wittedness, and your partner is allowed to graciously let you off the hook. Yes, thanks for picking me up on that; I do make a point of saying at least one wrong thing during such a meeting - perfect presentations can be extremely boring, don t you think...? Use this technique at the right time, with the right person, and it can be extremely effective. Oscar Wilde once said Experience is the sum of all our mistakes,... errors, big or small, belong to life. Remember that the mistakes you make in public are as embarrassing for your audience as for yourself, and provided that you haven t alienated them, your listeners will support all your efforts to regain your position. Recover elegantly, and they ll respect you even more. Kostenlos Englisch lernen im Netz: Business-Englisch von sekretaria unter: Vokabeln zum Text casually dressed lässig, leger, gekleidet animated embarrassing Impressum angeregt peinlich guardian angel Schutzengel to whisk to divine to stutter ancestors poise to screw-up CEO (Am.) quick-witted graciously alienated quirlen, mit dem Schneebesen schlagen weissagen, prophezeien stottern Vorfahren Gelassenheit, Selbstsicherheit vermasseln Vorstandsvorsitzender geistesgegenwärtig, schlagfertig gnädig, gütig befremdet, verprellt WRS Verlag Wirtschaft, Recht und Steuern GmbH & Co. KG ein Unternehmen der Haufe Mediengruppe Fraunhoferstraße 5, Planegg Tel , Fax office-news@sekretaria.de Internet: Bestell-Nr.: ISBN: ISSN: Geschäftsleitung: Mirza Hayit, Dr. Harald Henzler, Kathrin Kiesewalter ViSdP: Eva Blumenthal-Braun Die Informationen dieser Publikation dienen ausschließlich der Information des Empfängers. Alle Daten wurden nach bestem Gewissen erstellt, jedoch ohne Gewähr. Eine vollständige oder nur auszugsweise Vervielfältigung oder Wiedergabe bedarf der schriftlichen Einwilligung des Verlages. Die sekretaria office-news erscheinen monatlich, Jahrespreis E 60,00 inkl. MwSt. und Versand. 8