sobedi for project management (p-on) Mannheim, April 2004

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2 Ziel Projekte einfach machen wäre es nicht schön, wenn Sie jedes beliebige Projekt nach vorgedachten Verfahren mit voller Konzentration auf das Thema angehen könnten? Seite 2

3 Aktuelle Situation Die Unternehmen entwickeln immer stärker Projektorganisationen an Stelle der traditionellen Funktionsorganisationen. Unternehmenszusammenschlüsse und - Akquisitionen sind vor dem Hintergrund der Globalisierung immer häufiger. Diese Teams arbeiten zunehmend in Netzwerken, um Services für ebenfalls im Verbund zusammengeschlossene Kunden zu erbringen. Durch die Möglichkeiten des Internets wird die durchgängig elektronisch unterstützte Abwicklung von organisationsübergreifenden Geschäftsprozessen in den nächsten Jahren stark zunehmen. Bei einer organisationsübergreifenden Zusammenarbeit mit häufiger wechselnden Partnern wird ein effizienter Wissenstransfer immer wichtiger. Um innerhalb der Organisationen Freiraum für diese großen organisatorischen Veränderungen zu schaffen gilt es, soweit möglich Routinearbeiten (z.b. Beschaffung) zu vereinfachen. Unsere Kunden sind daher Organisationen, die mit wechselnden Partnern Projekte abwickeln oder Ihre Arbeit organisationsübergreifend projektorientiert organisieren. Seite 3

4 Lösung: p-on - power on your projects Durch p-on harmonisieren und integrieren Sie Ihre projektabwicklungsrelevanten Abläufe, Methoden und Strukturen (Organisation) sowie projektabwicklungsrelevanten Daten und DV-Systeme (Technologie) und schaffen die notwendige Akzeptanz bei den Projektbeteiligten (Mensch) Seite 4

5 Die drei PM-Dimensionen Kosten/Erlöse Zeit Umfang / Qualität Plan Ist Forecast Plan Ist Forecast Plan Ist Forecast Projekt A Projekt Manager Projekt B Projekt C Projekt D Projekt E Seite 5

6 Nutzen (1) für das Einzelprojekt bzw. die einzelnen Projektbeteiligten Optimierung Kosten- und Erlösmangement Optimierung Terminmanagement Optimierung Umfangs- und Qulitätsmanagement Bereitstellung aller relevanten Informationen über den gesamten Projektverlauf an einer Stelle Standardisierung der Prozesse und Methoden Bereitstellung von Projektdokumenten unterwegs Wissenstransfer durch einfachen Zugriff auf Informationen anderer Projekte Unterstützung bei der strategischen Projektauswahl Seite 6

7 Nutzen (2) für die Gesamtorganisation Grundlage für ein aktuelles, konsistentes Berichtswesen Grundlage für ein inhaltliches & strukturiertes Multi-Projektmanagement Verbindlichkeit, d.h. zeitnahes Berichtswesen > aktuelle, qualitative und konsistente Informationen auf Basis von steuerungsrelevanten Stukturen Reduzierung von Konflikten zwischen Projekten wie >Vorgänger- /Nachfolgerabhängigkeiten >Zielüberschneidung >Ressourcen-Engpässe Erhöhung / Sicherstellung Risk-Management Unterstützung bei der strategischen Projektauswahl Seite 7

8 M-O-T Ansatz Software Hardware/Netzwerk Daten/Content Technik Organisation Methoden Strukturen Abläufe Mensch Zielfindung Change Management Training Seite 8

9 p-on Überblick Planung Konzeption Realisierung Controlling Ausschreibung Dokumentation Mensch Zielfindung - Change Management - Training Organisation Strukturen - Methoden - Abläufe Technik Hardware/Netzwerk - Software - Daten/Content organisationsübergreifend mittels e-business Seite 9

10 p-on Servicetypen p-on Implementation Services (aktueller Schwerpunkt der sobedi) zur Optimierung der Projektabwicklung im Ganzen Einführung Mulit-Projektmanagement Einführung Einzelprojekt-Datenmanagement Einführung einer Projektmanagementkommunikationsplattform p-on Support Services für lfd. Einzelprojekte Seite 10

11 Portfolio Übersicht p-on zusammen mit unseren Partnern bieten wir folgendes Portfolio Mensch Technik Organisation Zielfindung Change Management Training Hardware / Netzwerk Software Daten / Content Strukturen Methoden Abläufe implementation services (zur Optimierung der Projektabwicklug) support services (für lfd. Projekte z.b. SAP-Einführungen)./. Seite 11

12 p-on Servicetypen - Organisation p-on implementation services p-on support services Mensch Zielfindung - Change Management - Training Organisation Strukturen - Methoden - Abläufe Technik Hardware/Netzwerk - Software - Daten/Content Seite 12

13 p-on Servicetypen - Organisation - Strukturen Planung Konzeption Realisierung Controlling Ausschreibung Dokumentation Konzeption PM-Datenmodell Definition von Organisationsstrukturen der Projektabwicklung Definition Projektorganisation Unterstützung bei der Projektstrukturierung p-on implementation services p-on projekte support services Seite 13

14 p-on Servicetypen - Organisation - Methoden Planung Konzeption Realisierung Controlling Ausschreibung Dokumentation Entwicklung PM-Methoden./. Definition von organisatorischen Richtlinen zur Projektarbeit Review des Methodeneinsatzes und Ermittlung des Anpassungsbedarfs der PM-Methoden p-on implementation services p-on projekte support services Seite 14

15 p-on Servicetypen - Organisation - Abläufe Planung Konzeption Realisierung Controlling Ausschreibung Dokumentation PM-Ablaufanalyse PM-Ablauf-Design Komplette Übernahme von bestimmten PM-Abläufen PM-Ablauf-Dokumentation p-on implementation services p-on projekte support services Seite 15

16 p-on Servicetypen - Technik p-on implementation services p-on support services Mensch Zielfindung - Change Management - Training Organisation Strukturen - Methoden - Abläufe Technik Hardware/Netzwerk - Software - Daten/Content Seite 16

17 p-on Servicetypen - Technik - Daten/Content Planung Konzeption Realisierung Controlling Ausschreibung Dokumentation Definition PM-Datenverteilung Projektdaten-Content-Management PM-Datenübernahme PM-Konsolidierung p-on implementation services p-on projekte support services Seite 17

18 p-on Servicetypen - Technik - Software Planung Konzeption Realisierung Controlling Ausschreibung Dokumentation Konzeption von PM-Lösungen Application Service Providing (ASP) Softwareauswahl für PM-Lösungen Realisierung von PM-Lösungen p-on implementation services p-on projekte support services Seite 18

19 p-on Servicetypen - Technik - Hardware/Netzwerk Planung Konzeption Realisierung Controlling Ausschreibung Dokumentation Beratung bei Konzeption und Auswahl der benötigten IT-Infrastruktur Aufbau der benötigten IT-Infrastruktur Definition Betriebskonzepte Application Service Providing (ASP) komplette PM-Team Infrastruktur Caravan Consulting p-on implementation services p-on projekte support services Seite 19

20 p-on Servicetypen - Mensch p-on implementation services p-on support services Mensch Zielfindung - Change Management - Training Organisation Strukturen - Methoden - Abläufe Technik Hardware/Netzwerk - Software - Daten/Content Seite 20

21 p-on Servicetypen - Mensch - Zielfindung Planung Konzeption Realisierung Controlling Ausschreibung Dokumentation Erweiterung der Zielsetzung für die MA aus PM-Sicht Definition Anreizsysteme bzw. Aufnahme der PM-Ziele in bestehende Konzeption von Motivationsmaßnahmen p-on implementation services Zielfindungsworkshops lfd. Projekt p-on projekte support services Seite 21

22 p-on Servicetypen - Mensch - Change Management Planung Konzeption Realisierung Controlling Ausschreibung Dokumentation Change Management Konzeption Kommunikationskonzepte für Einführung PM Aufsetzen und Coachen von Teaming-Prozessen Change Management für Projektteilnehmer p-on implementation services Projektmarketing-Events Interkulturelles Management bei internationalen Projekten p-on projekte support services Seite 22

23 p-on Servicetypen - Mensch - Training Planung Konzeption Realisierung Controlling Ausschreibung Dokumentation Konzeption PM-Training Durchführung von PM-Training Konzeption Projekt-Training Training der PM-Methoden für Projektmitglieder p-on implementation services p-on projekte support services Seite 23

24 Erfolgsfaktoren Alleinstellungsmerkmale organisationsübergreifende Ausrichtung softwareunabhängig intranet / internetbasiert Referenzkunden Kompetenz konsequente Prozessorientierung umfangreiche Projekterfahrung Enterprise Application Integration (EAI) Erfahrung erfolgreiche Umsetzung von mehreren e-business Projekten Seite 24

25 Ebenen, Schwerpunkte, Ansätze Org-Level Top-Management Middle-Management z.b. Leitungsteams Technik Organisation Technik Mensch Mensch andere Projekte Organisation Operative Ebene z.b. Projektleiter Mensch Organisation Technik p-on Bedeutung der Faktoren Seite 25

26 Entwicklungdelta Prozess - Mensch - Technologie Leistungsniveau Project Gate Einführung Prozesse Technologien Menschen XX XX XX t Seite 26

27 Beteiligte - Zielgruppen bzw. Nutzer von Project Gate Viele Projektbeteiligte in vielen Projekten nutzen Project Gate für die Optimierung ihrer Arbeit. Wann sichern Sie sich Ihren Vorteil? Leitungsebene Leitung Projektleiter Projektcontroller Projektbeteiligte Controlling Proj. Management Der Erfolg der Projektarbeit hängt sehr wesentlich von der Qualität der Zusammenarbeit der Beteiligten ab! Project Gate als Integrationsplattplattform für Ihre Projektarbeit! Seite 27

28 Kennzahlen: Überblick offene Statusberichte - Entwicklung Übersicht Project Gate Statusberichte für Fraport gesamt Projekte "OK,TA" Projekte "überfällig" Seite 28

29 ROI (1) Berechnung auf Basis folgender Kennzahlen Kennzahl Wert Bemerkung Anzahl aktive Teil-Projekte 450,0 durchschnittliche Projektlaufzeit in Jahren 3,0 durchschnittliche neue Teilprojekte 150,0 pro Jahr durchschnittliche Aufgaben / Dokumente pro 70,0 Projekt durchschnittliche Anzahl Mitarbeiter pro Projekt 10,0 durchschnittliche Anzahl Statusbereichte pro 12,0 pro Jahr Teilprojekt durchschnittliche Zugriffe auf Statusberichte 10,0 pro Statusbericht (ohne Ersteller) durchschnittliche Anzahl Projektteam- 2,0 pro Monat Besprechungen durchschnittliche Durchsprache eines Teil- 1,0 pro Monat Projektes in übergreifenden Gremien durchschnittliche Anzahl Gremien-Mitglieder 5,0 durchschnittlicher Zugriff auf Daten abgeschlossener Projekte 5,0 pro Jahr durchschnittlicher interner Stundensatz in EURO 50,0 viele Tätigkeiten sind extern vergeben Seite 29

30 ROI (2) Einzeleinsparung (Minuten) Einsparung durch Häufigkeit (pro Jahr) Einsparung (Minuten) rechnerische Einsparung (Euro / Jahr) Quote Project Gate-Projekt realistische Einsparung (EURO/Jahr) Projektinitialisierung Definition Projektmethoden 1.200,00 einheitliche Methoden und Prozesse 150, , ,00 50% ,00 Projektdurchführung Durchführung Projektteam-Meetings 150,00 schnellerer Vorbereitung und Verfügbarkeit aller Informationen , , ,00 50% ,00 Behandlung in übergreifenden Gremien 50,00 Bereitstellung aller relevanten Informationen an einer Stelle 5.400, , ,00 50% ,00 tägliches Dokumentenmanagement 1,00 einfaches Handling, einfache Vergabe von Zugriffsrechten, Offline-Funktionalität , , ,00 30% ,00 Erstellung von Statusberichten 5,00 ein Standard für alle, schnelle Kommunikation von Änderungen, , , ,00 100% ,00 Zugriff auf Statusberichte 3,00 klare Definition welche Info wo zu finden ist, Drill-Downs, , , ,00 80% ,00 Datenkonsolidierung z.b. für Mulitprojekt- 5,00 Management 5.400, , ,00 100% ,00 Projektabschluss Erstellung Projekt-Review 120,00 alles ist bereits zentral abgelegt 150, , ,00 50% 7.500,00 Prüfung durch Wirtschaftsprüfer 60,00 alles ist bereits zentral abgelegt 150, , ,00 50% 3.750,00 nachträglicher Zugriff auf Projekt-Daten Aufbereitung aus verschiedenen Gründen 60,00 Zentrale Ablage ist verfügbar 750, , ,00 50% , , , ,00 Manntage / Jahr: 5.350,00 ROI 0,73 Seite 30

31 Warum mit sobedi Projekte einfach machen Wir helfen Ihnen, das Thema Projektmanagement aus einer ganzheitlichen Sicht zu betrachten (M-O-T). Wir helfen Ihnen, das komplexe Thema der Projektdatenintegration erfolgreich zu meistern. Wir helfen Ihnen, mit unseren pragmatischen Ansätzen schnell Verbesserungen bei Ihrer Projektarbeit zu erzielen. Seite 31

32 Referenzen Projektleitung beim internationalen Roll-Out der SAP R/3 Systeme der ABB-Gruppe (in Rußland und der Ukraine) Unterstützung der Fraport AG bei der Erstellung von Angeboten in Airport-Consulting-Projekten Unterstützung der Fraport AG bei der Vorbereitung und Ausschreibung des R/3 Projektes Projektmanagement-Portal Project Gate bei der Fraport AG Project Directory for IT Projects bei der Linde AG Unterstützung der CaContent GmbH bei der Definition und Implementierung ihrer Projektabwicklungsmethode sowie des Aufbaus des Projektmanagementteams Support Service für die Fresenius AG bei der Auswahl eines Warenwirtschaftssystems für kleine Niederlassungen Seite 32

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