Organisation und Projektmanagement. Marketingleiter Verkaufsleiter Lehrgang 2015/2016. Block 1

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1 Organisation und Projektmanagement Marketingleiter Verkaufsleiter Lehrgang 2015/2016 Block 1

2 Organisation und Projektanforderungen Fachbezogener Auszug aus dem Berufsbild Fach- und Methodenkompetenz Steuern, koordinieren und kontrollieren von ausführenden Unternehmensbereichen wie z.b. Verkauf, Marketingkommunikation, Logistik und Produktentwicklung, um die Marketingstrategie umzusetzen. Organisation und Führung der Verkaufsabteilung sowie Übernahme der Verantwortung für das Management und die Realisierung von Projekten. 2

3 Organisation und Projektanforderungen Funktion des Fachs im Rahmen der Gesamtausbildung Leitbild Der Kandidat ist in der Lage, bestehende Organisationen zu analysieren, zu optimieren oder neu zu gestalten sowie den Umsetzungsprozess sicherzustellen. Dies erfordert u.a. auch die Fähigkeit, logisch und vernetzt zu denken. Der Kandidat verfügt über das relevante Grundlagenwissen, um die eigenen Aufgaben im Bereich der Organisation systematisch und erfolgreich wahrzunehmen. Er soll die Bedeutung der Organisation für die Erreichung der Unternehmensziele erkennen und die wesentlichen Instrumente der Organisation sowie deren Merkmale und Einsatzmöglichkeiten im Detail kennen und situationsgerecht anwenden können. 3

4 Organisation und Projektanforderungen Funktion des Fachs im Rahmen der Gesamtausbildung Dispositionsziele Der Kandidat ist in der Lage, ausgehend von der Unternehmensorganisation die Zusammenhänge zwischen der eigenen Abteilung und der Restorganisation zu verstehen und die daraus resultierenden Konsequenzen auf die konkrete Situation abzuleiten. Der Kandidat ist in der Lage, die eigene Abteilung im Sinne der vorgegebenen Strategie und mittels geeigneter Instrumente zu organisieren. Der Kandidat verfügt über das notwendige inhaltliche und methodische Wissen, um im Rahmen eines konkreten Projektes seine Rolle als Projektleiter oder Ausschussmitglied erfolgreich wahrzunehmen. 4

5 Rico Bossi - Curriculum Vitae Leiter Verkauf 1, Coop, Verkaufsregion Bern Leiter Gastronomie, Coop, Verkaufsregion Bern Ausbildungsleiter, Coop Bildungszentrum 5

6 Ausbildungen Eidg. dipl. Marketingleiter Eidg. dipl. Kaufmann des Detailhandels Managementdiplom - IMAKA/AKAD Executiv Leadership-Programm SGMI, St. Gallen Geschäftsprozessmanagement HWV Basel, NDS Leadership-Seminare in: Führungsgrundsätze, Fit für Leistung, in Führung gehen, Selbstmanagement, Wahrnehmung des Umfeldes 6

7 Agenda Block 1 Lernziele Nach der Bearbeitung dieses Kapitels können Sie die Ziele und Aufgaben der Unternehmensorganisation beschreiben. die Bedeutung organisatorischer Regelungen für die Unternehmensführung erklären Anhand von Beispielen die verschiedenen Gestaltungsaspekte der Organisation erklären, die bei der Lösung von Organisationsproblemen eingesetzt werden 7

8 Aufgabenbereich der Organisation 3 Grundfragen: Kunden, Mitarbeiter, Firmenspitze Wie müssen wir uns organisieren, damit das, wofür der Kunde uns bezahlt, im Zentrum der Aufmerksamkeit steht und von dort nicht wieder verschwinden kann? 8

9 Aufgabenbereich der Organisation 3 Grundfragen: Kunden, Mitarbeiter, Firmenspitze Wie müssen wir uns organisieren, damit das, wofür wir unsere Mitarbeitenden bezahlen, von diesen auch wirklich getan werden können? 9

10 Aufgabenbereich der Organisation 3 Grundfragen: Kunden, Mitarbeiter, Firmenspitze Wie müssen wir uns organisieren, damit das, wofür die Firmenspitze, das Top-Management, bezahlt wird, auch von diesen wirklich getan werden kann? 10

11 Organisation im Unternehmen Drei Sichtweisen der Organisation im Unternehmen 11

12 Ein Unternehmen ist eine Organisation Aufgaben der Unternehmensführung 12

13 Ein Unternehmen ist eine Organisation Direkte und indirekte Führung direkt = interaktiv 13

14 Ein Unternehmen ist eine Organisation Spanungsfeld Strategie-Struktur-Kultur-Sachmittel 14

15 Ein Unternehmen ist eine Organisation Wechselseitige Beziehungen beinflussen sich Wirtschafltichkeit = hoher Wirkungsgrad (Optimumsprinzip) Produktivität = bestimmter Output mit niedrigen Kosten Rentabilität = Rentabilität des eingesetzten Kapitals (Gewinn) 15

16 Ein Unternehmen ist ein Organisation Effektivität und Effzienz Effektivität bedeutet: das Richtige zu tun Effizienz bedeutet: etwas richtig zu tun 16

17 Ein Unternehmen ist ein Organisation Effektivität und Effzienz Effektivität bedeutet: Effizienz bedeutet: das Richtige zu tun etwas richtig zu tun in der Organisation ist die Qualität ein wesentlicher Erfolgsfaktor sie misst sich an den Bedürfnissen der Stakeholders sie ist dynamisch entscheidend ist die wahrgenommene Qualität! 17

18 Ein Unternehmen hat eine Organisation Ausprägungen des Organisationsgrades 18

19 Ein Unternehmen hat eine Organisation Definition der Organisation Unter Organisieren als Tätigkeit verstehen wir dauerhaft gültiges Ordnen, Strukturieren und Regeln: bilden von Stellen Zuteilung von Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortung Regelung des Informationskreislaufes Festlegen von Prozessen 19

20 Ein Unternehmen hat eine Organisation Definition der Improvisation Unter Improvisation verstehen wir vorläufig gültige Regelungen. Umleitungen im Strassenverkehr Saisonale Angebotsanpassungen auf der Speisekarte 20

21 Ein Unternehmen hat eine Organisation Definition der Disposition Unter Disposition verstehen wir fallweise gültige Regelungen. Wikipedia: Die Disposition ist die mengenmäßige Einteilung von Aufträgen mit aktuellen Leistungsanforderungen und die terminierte Zuweisung zu den verfügbaren Ressourcen. Transport, Bestellungen bei Grossisten 21

22 Ein Unternehmen hat eine Organisation Zusammenhang zwischen Organisationsgrad, Stabilität und Elastizität elastisch flexibel Freiräume für Innovationen Abhängigkeit von Schlüsselpersonen Wirtschaftlichkeit Transparenz Unabhängigkeit 22

23 Ein Unternehmen hat eine Organisation Optimierung und Erneuerung eines Unternehmens 23

24 Ein Unternehmen hat eine Organisation Optimierung und Erneuerung eines Unternehmens Die einzige Konstante ist der Wandel: Dynamik in den Märkten Fortschritt in den Technologien Gesetzliche Vorgaben ändern in immer kürzeren Abständen Kürzere Lebenszyklen von Produkten und Dienstleistungen 24

25 Motivationsmodell nach Maslow Bedürfnispyramide nach Maslow 25

26 Ein Unternehmen hat eine Organisation Organisatorische Veränderungen Veränderungen werden meist bewusst durch Führungsentscheide herbeigeführt. Untenstehende Verhaltensmuster sind dabei beobachtbar: grossen Tatendrang oder aber Ängste und Unsicherheiten aus Veränderungen destabilisieren die Strukturen Widerstand löst sich dagegen aus 26

27 Ein Unternehmen hat eine Organisation Kriterien für organisatorische Veränderungen Umfang - je mehr betroffen sind, desto komplexer Tragweite - Optimierung oder Neuorientierung Geschwindigkeit - Dauer, bis gewisse Stabilität erreicht ist Reorganisationsprojekte benötigen viel Fingerspitzengefühl. Der bewusste Umgang mit diesen Projekten wird als Change Management bezeichnet. 27

28 Ein Unternehmen hat eine Organisation Optimierung oder Erneuerung Optimierung Erneuerung - Feinabstimmung (Strukturen, Prozesse) - radikale, tiefgreifende Veränderungen 28

29 Ein Unternehmen wird organisiert Aufgaben und Abläufe ordnen Ein Unternehmen ist ein dynamisches, offenes System. Es muss: sich rechtzeitig anpassen sich laufend weiterentwickeln laufend die Produktivität erhöhen (Effizienz) sich auf den Markt ausrichten (Effektivität) transparent sein und flexible Strukturen haben kurze Entscheidungs- und Kommunikationswege aufweisen 29

30 Ein Unternehmen wird organisiert Aufgaben und Abläufe ordnen Differenzieren: Aufgaben sinnvoll zerlegen Koordinieren: Aufgaben effektiv abstimmen, Prozesse effizient gestalten, Ressourcen sinnvoll zuordnen Strukturieren: Strukur so legen, dass Leistungen dauerhaft erbracht und gleichzeitig die Flexibilität für zukünftige Herausforderungen vorhanden ist Methodik: Projektmanagement 30

31 Ein Unternehmen wird organisiert Gestaltung der Unternehmensprozesse Primäre Aktivitäten - direkte Wertbildung für Kunden (Produktion, Verkauf) Sekundäre Aktivitäten - indirekte Wertbildung für Kunden 31

32 Ein Unternehmen wird organisiert Prozesskategorien 32

33 Ein Unternehmen wird organisiert Prozesslandkarte (Beispiel Produktionsbetrieb) 33

34 Gestaltungsbereich der Organisation Organisationswürfel Element Aufgabe Aufgaben: dauerhaft wirksame Aufforderungen, Verrichtungen an Objekten zur Erreichung von Zielen zu durchzuführen Aufträge: einmalige Aufforderungen dazu Arbeit ist die Erfüllung von Aufgaben und Aufträgen Aufgabenmerkmale: Verrichtung besagt, was getan werden muss Objekt besagt, woran etwas getan werden muss 34

35 Gestaltungsbereich der Organisation Organisationswürfel Element Aufgabenträger Einzelpersonen oder Gruppen Aufgäbenträger erhalten Aufgaben, Verwantwortung, Kompetenz 35

36 Gestaltungsbereich der Organisation Organisationswürfel Element Sachmittel Instrumente, die zur Erfüllung benötigt werden 36

37 Gestaltungsbereich der Organisation Organisationswürfel Element Information Zweckorientiertes Wissen, welches zur Aufgabenerfüllung benötigt wird Informationsstruktur: Gesamtheit aller zur Verfügung stehender Informationen Informationssysteme dienen zur Steuerung der betrieblichen Prozesse 37

38 Gestaltungsbereich der Organisation Organisationswürfel Dimension Zeit Zeitpunkt, Zeitdauer, Zeitraum 38

39 Gestaltungsbereich der Organisation Organisationswürfel Dimension Raum Raumbedarf Standort von Sachmitteln, Arbeitsplätzen und Organisationseinheiten 39

40 Gestaltungsbereich der Organisation Organisationswürfel (nach Goetz Schmidt) mit einer Zahl quantifiziert 40

41 Gestaltungsbereich der Organisation Organisationswürfel Dimension Beziehungen 41

42 Gestaltungsbereich der Organisation Organisationswürfel Dimension Beziehungen Aufbauorganisation: bilden von Stellen (Aufgabenbündelung) zuteilen von Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortung zuteilen von Aufgabenträger, Sachmittel und Informationen Statische Beziehungen werden mit dem Leitungssystem hergestellt (Linien im Organigramm) und Kommunikationssowie Informationsbeziehungen geregelt Gestaltungstechnik: Aufgabenanalyse und Aufgabensynthese 42

43 Gestaltungsbereich der Organisation Organisationswürfel Dimension Beziehungen Prozessorganisation: Regelt die dynamische Beziehung (zeitlich-logische Reihenfolge) der Aufgaben und den Dimensionen Zeit, Raum und Menge Effizienzkriterien: - Minimierung der Durchlauf- Warte und Leerlaufzeit - Optimierung der Ressourcennutzung - Standardisierung der Verrichtungsfolgen 43

44 Gestaltungsbereich der Organisation Organisationswürfel Dimension Beziehungen 44

45 Formelle und informelle Organisation Formale Beziehungen zwischen den Elementen Formale Beziehungen zwischen den Elementen: Aufbau- und Ablauforganisation Weisungen, Regelungen, Richtlinien bewusst geschaffen 45

46 Formelle und informelle Organisation Informale Beziehung zwischen den Elementen Basis der informellen Organisation: Symphatie oder Antipathie Werte und Anschauungen Entsteht eher subjektiv Das Zusammenwirken von Menschen wird wesentlich durch die informellen Aspekte geprägt! 46

47 Formelle und informelle Organisation Eisberg-Modell 47

48 Formelle und informelle Organisation Soziogramm 48

49 Formelle und informelle Organisation Soziomatrix 49

50 Gestaltungsaspekte der Organisation Aufgabenanalyse Aufbauorganisaton Ablauforganisation 50

51 Gestaltungsaspekte der Organisation Erhebungstechniken 51

52 Gestaltungsaspekte der Organisation Systemdenken Merkmale eines Systems 52

53 Gestaltungsaspekte der Organisation Systemdenken System in sich 53

54 Gestaltungsaspekte der Organisation Systemdenken Vorgehensschritte SEUSAG 54

55 Organisation und Projektmanagement Marketing- und Verkaufsleiter 55