DOMUS Die professionelle Softwarelösung für mittlere und große Hausverwaltungen

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1 DOMUS 4000 Die professionelle Softwarelösung für mittlere und große Hausverwaltungen Produktbroschüre 2007

2 100% DOMUS 4000 Das System für das professionelle Immobilien-Management SQL-Datenbank Explorer-Technologie Mandantenfähigkeit Bilanzfähige Buchhaltung DOMUS Objektmanagement Office -Integration Programm-Schnittstellen: Bankdaten einlesen, Heizkosten einlesen, DATEV, FlowFact, Mitgliederverwaltung, ScanCS viele zusätzliche Features... einfach besser

3 Impressum Impressum DOMUS Software AG Otto-Hahn-Straße Ottobrunn Telefon: (089) Fax: (089) info@domus-software.de DOMUS Software AG Alle Rechte vorbehalten. DOMUS 4000 Die in dieser Broschüre beschriebene Software wird unter Lizenz geliefert und darf nur gemäß dieser Lizenz benutzt oder kopiert werden. Kein Teil dieser Broschüre darf ohne vorherige, schriftliche Genehmigung der DOMUS Software AG reproduziert, übertragen, übersetzt, abrufbar in einem Medium gespeichert oder in eine gesprochene Sprache oder Computersprache übersetzt werden. Änderungen dieser Broschüre bleiben vorbehalten. Der Inhalt dieser Broschüre begründet keinerlei Ansprüche seitens des Käufers. Die in Beispielen verwendeten Namen und Daten sind frei erfunden. Ähnlichkeiten sind daher rein zufällig. Dieser Broschüre liegt der zur Drucklegung aktuelle Programmstand zugrunde. Für Verbesserungsvorschläge und Hinweise auf Fehler sind die Autoren dankbar. DOMUS 4000 ist eingetragenes Warenzeichen der DOMUS Software AG. Microsoft, Windows, Offi ce, Excel, Winword, Access, NT und Exchange Server sind eingetragene Warenzeichen der Microsoft Corporation. DATEV ist eingetragenes Warenzeichen der DATEV eg. FlowFact ist eingetragenes Warenzeichen der FlowFact AG 4 DOMUS 4000 Das System für das professionelle Immobilien-Management Info: (089)

4 Inhalt DOMUS 4000 Das System für das professionelle Immobilien-Management... 6 DOMUS die Highlights... 7 Zusatzprogramme... 8 DOMUS 4000 in Stichpunkten... 9 Hierarchie-Ebenen für Stammdaten und Buchhaltungen... 9 DOMUS-Explorer... 9 Stammdaten Mandanten, Kreis, Objekt Termin-Assistent Vertrags-Verwaltung Dokumentenverwaltung Buchhaltung Sollstellung Belegloser Zahlungsverkehr Buchungserfassung Daueraufträge Rechnungsverwaltung Mahnwesen Einlesen von Bankbuchungen Umlageberechnungen Betriebskosten-Abrechnung Wirtschaftsplan Miet-/Wohngeldanpassungen Verwaltergebühr Listen, Berichte, Auswertungen Hausabrechnungen Sondereigentumsverwaltung Onlinehilfe und Handbuch Internet Beispiel-Ausdrucke Betriebskostenabrechnung für Wohnraum Betriebskostenabrechnung (Variante) Betriebskostenabrechnung für Gewerberaum Hausgeldabrechnung mit Rücklagenentwicklung Wirtschaftsplan Hausabrechnung Einnahmen-Überschussrechnung Objektsollwerte und Betrag/m² Einzelkontoauszug Mieter/Eigentümer Zukünftige Sollwerte aus offenen Erhöhungen Erhöhungen Kautionsabrechnung Bankverbindungen und Bankabstimmung Mieter/Eigentümer Salden Kontensalden pro Buchungskreis Einzelbuchungen pro Objekt Übersicht Buchungen Buchungsjournal Quartals-Übersicht und Jahresübersicht Hardware- und Software-Voraussetzungen Lieferumfang und Service DOMUS Software AG Unsere Partner in Deutschland Firmenprofil Inhalt DOMUS 4000 Das System für das professionelle Immobilien-Management Info: (089)

5 DOMUS 4000 Das System für das professionelle Immobilien-Management Das System Mit DOMUS 4000 bieten wir eine ausgereifte und umfassende Lösung für mittlere bis große Ver wal tun gen von 500 bis und mehr Einheiten. Auf das Fundament und die Beständigkeit kommt es an. Dies gilt für die Immobilienwirtschaft ebenso wie für die Softwarebranche. Seit über 30 Jahren ist die DOMUS Software AG spezialisiert auf alle Fragen rund um die professionelle Hausverwaltung. Von den ersten Lochkartensystemen bis zur aktuellen DOMUS 4000-Version war es ein langer Weg. Die sen Weg haben wir mit unseren Kunden heute sind es mehr als gemeinsam beschritten. Der in die ser Zeit gewonnene Schatz an profundem Fachwissen und gegenseitiger Erfahrung stellt heute un se re wichtigste Ressource dar und ist nicht zuletzt die Grundlage für den Erfolg von DOMUS Mit DOMUS 4000 haben wir dem Wunsch unserer Anwender nach einem vollständigen System für die Haus ver - wal tung Rechnung getragen. Dabei war uns einerseits eine einfache, intuitive Bedienung, andererseits eine ausgefeilte Funktionalität wichtig. Der Hausverwalter stellt höchste Anforderungen an die Buchhaltung und die Umlagenberechnung. DOMUS 4000 bietet eine mandantenfähige Buchhaltung, in der alle Bereiche abgedeckt werden. Beispielsweise führt das Ein le sen von Bank bu chun gen über eine intelligente Schnittstelle zu einer enor men Zeitersparnis, da bis zu 80% der Bu chun gen automatisch kontiert werden können. Die Um la gen be rech nung erfolgt be nut zer - freund lich über ei nen As sis ten ten, der die Konsistenz und Voll stän dig keit der Da ten sicherstellt. Listen und Berichte, die Sie in der ge wohn ten Of fi ce-um ge bung weiterbearbeiten können, stellen mehr als 350 Auswertungsvarianten zur Verfügung. Zur DOMUS-Produktfamilie gehören Zusatzprogramme wie z.b.: DOMUS CRM (Customer Relationship Management), edo MUS (Kom mu ni ka ti on via In ter net) oder ScanCS (Scan Control System). Damit Sie die vielen Möglichkeiten, die DOMUS 4000 Ihnen und Ihren Mitarbeitern bietet, optimal nutzen können, haben wir ein spezielles Schulungssystem entwickelt. Sollten später trotzdem einmal Pro ble me oder Fragen auftauchen, steht Ihnen mit unserer Hotline ein freund li ches Serviceteam zur Seite. Wir sind von DOMUS 4000 überzeugt und möchten auch Sie von der Leis tungs fä hig keit unseres Pro dukts überzeugen und zum Kreis unserer Kunden hinzugewinnen. Wir freuen uns auf Sie Ihr DOMUS Team 6 DOMUS 4000 Das System für das professionelle Immobilien-Management Info: (089)

6 #1 # DOMUS die Highlights DOMUS-Explorer Einen optimalen Überblick über sämtliche Stammdaten bietet der DOMUS-Explorer. Seine Vor zü ge liegen im schnellen Wechsel zwischen den verschiedenen Verwaltungsebenen (z.b. vom Man dan ten zum Objekt) und in der gezielten Bearbeitung per Mausklick. Die Funktionalität des DO MUS-Explorer wird durch eine Viel zahl von Suchmöglichkeiten abgerundet. SQL-Datenbank Durch den Einsatz der zuverlässigen Microsoft SQL -Datenbank-Technologie ist der effi ziente Umgang mit Ih ren Daten sichergestellt. Flächenmodul - Centermanagement Flächen und Gewerbemodul integriert in DOMUS 4000 Doppelte Buchhaltung mit intelligenter OP-Verwaltung Die mandantenfähige Finanzbuchhaltung spiegelt die mehrstufi ge Struktur Ihrer Stammdaten wi der. Sie können auf drei Ebenen beliebig viele Finanzbuchhaltungen frei gestalten und dabei zwischen E/A-Überschuss rech nung oder Bilanzierung wählen. Für jede Buch hal tungs ebe ne kann ein frei er Kon ten plan ein ge rich tet wer den. Bu chun gen kön nen für Man dant, Kreis, Ob jekt, Ein heit und Mie ter/ei gen tü mer er fol gen. Sie bu chen in be lie big vie len Bu chungs sta peln. In te griert ist ein Rech nungs ein gangs- und Rech nungs aus gangs buch mit Be rück sich ti gung von Fäl lig keit und Skon to. Einlesen von Buchungen Eine enorme Zeit- und Arbeitsersparnis bietet die Schnittstelle für das Einlesen von Buchungen. Über die Merk funk ti on kann ein Großteil der Buchungen beim Einlesen sofort kontiert werden. Umlage-Schlüssel Für alle Stammdaten-Ebenen kann jede gewünschte Schlüsselart defi niert werden. So stehen Ih nen bei der Um la gen-berechnung oder bei der Be rech nung der Verwaltergebühr alle Mög lich kei ten offen. Beim schnel len Zu griff auf Ihre Schlüssel be die nen Sie sich ebenfalls der Explorer-Technologie. Genaue und verständliche Abrechnungen Die Umlagenberechnung ist ein Kernstück unseres Programms. Wir wissen, dass Hausverwalter das An ge bot an hohen Ansprüchen messen. Daher haben wir diesem Programmteil unsere be son de re Auf merk sam keit ge wid met. Denn besonders für Betriebskostenabrechnungen, Haus geld ab rech nun gen und Wirt schafts plä ne gilt: Korrekte, übersichtliche und verständliche Ab rech nun gen sind die Gütekriterien jedes Haus ver wal tungs pro gramms. Listen, Berichte und Auswertungen Die komplexen Auswertungsmöglichkeiten Ihrer Daten bieten Ihnen jederzeit den aktuellen Über blick. Die in te grier ten Listen und Berichte stellen den von Ihnen ge wünsch ten Do ku men ta ti ons stan dard si cher. Jede Auswertung aus DOMUS 4000 lässt sich auch als PDF darstellen. Daten-Import/Export Diskettenclearing für Lastschriften und Überweisungen; Schnittstelle zum Einlesen von Bank be we gun gen aus Ih ren Bankprogrammen; Einlesen von Heizkosten; DATEV-Schnittstelle Datenmanagement DOMUS 4000 stellt mit Kontakt-, Termin-, Vertrags- und Dokumentenverwaltung ein intelligentes Da ten ma nage ment sicher. Der Terminassistent übergibt Terminvorgaben an Outlook und diese stehen damit unternehmensweit zur Verfügung. Über die Dokumentenverwaltung erzeugten Sie Word -Do ku men te für die Sie stammdatenbezogene Seriendruckfelder verwenden können. Volle Office -Integration DOMUS 4000 bietet Ihnen die unkomplizierte Weiterverarbeitung von Listen, Berichten und Aus wer tun gen mit Word und Excel. Jede Auswertung lässt sich auch als PDF darstellen und per versenden. DOMUS 4000 Das System für das professionelle Immobilien-Management Info: (089)

7 - die Highlights Zusatzprogramme Service / Fernwartungssystem Bei Ihrer täglichen Arbeit unterstützt Sie unser kompetentes und freundliches Serviceteam. #ceteam. #e eam. Um schnellst mög li che Reaktionszeiten zu ermöglichen, steht ein ausgereiftes Fernwartungs-System zur Verfügung. fügung.1llst Regelmäßige Updates sorgen dafür, dass Ihr Arbeitswerkzeug ständig gepfl egt ist. 30 Jahre konsequente Weiterentwicklung Beständig sein und Bestand haben sind Hauptanforderungen in der Immobilienwirtschaft und in der Soft wa re-bran che. Dass dies für uns zutrifft, beweist seit über 30 Jahren unsere Tätigkeit in diesem Be reich Kunden Und der Erfolg? Mit mehr als Installationen gehört die DOMUS Software AG zu den Marktführern von Hausverwaltungssoftware in Deutschland. Lizenzerweiterung Das System kann sich nach Ihren wachsenden Anforderungen richten. Die unkomplizierte Li zenz er wei te rung macht dies möglich. DOMUS Zusatzprogramme DOMUS Objektmanagement Büroorganisation und Facilitymanagement für DOMUS DOMUS Objektmanagement umfasst Vorgangsbearbeitung, Terminmanagement, Telefonanbindung, Recherche und Adressenverwaltung. Sie verwalten, steuern und dokumentieren Ihre Arbeitsabläufe. Aufträge und Projekte werden effi zient abgewickelt. ScanCS Der elektronische Assistent, ScanCS (Scan Control System) liefert Ihnen bei minimalem Aufwand einen optimalen Nachweis über alle durchgeführten Arbeiten und Kontrollen rund um die Immobilie. edomus edomus ermöglicht den Online-Datenabruf durch Ihre Kunden über das In ter net. Mitgliederverwaltung Mitglieder-Stammdaten, Debitorenbuchhaltung zu den Mitgliedsbeiträgen, Jahresmeldungen und di ver se Auswertungen und Sta tis ti ken. 8 DOMUS 4000 Das System für das professionelle Immobilien-Management Info: (089)

8 DOMUS in Stichpunkten Hierarchie-Ebenen für Stammdaten und Buchhaltungen Die Stammdaten sollen so fl exibel wie Ihre Verwaltung sein. Darum wurde eine drei stu fi ge Hie r ar chie der Hausverwaltungsstruktur implementiert. Auf der obersten Ebene legen Sie die Man dan ten (z.b. Ge sell schaft, Verwaltungsgruppe, Einzelperson) Ih rer Haus ver wal tung an. Auf der mittleren Ebene werden den Mandanten Krei se (z.b. Wohnpark, Wohngebiet, Gewer be ge biet) zu geord net. Auf der unteren Ebe ne wird die Zu ord nung der Objekte (z.b. Haus, Gebäudeteil, Bü ro - kom plex) zu den Krei sen getroffen. Auch für die Buchhaltungen können Sie diese drei Ebenen verwenden. Im Menü Buch hal tungs struk tur entschei den Sie, auf wel chen Ebenen (Man dan ten-, Kreis- oder Ob jekt ebe ne) die ein zel nen Buch hal tun gen bi lan ziert wer den. DOMUS-Explorer Der DOMUS Explorer ist die Schaltzentrale Ihrer Stammdaten. Schnell und komfortabel rufen Sie per Mausklick die gewünschten Stammdatensätze auf. Welche Daten in der Explorer-Tabelle angezeigt werden können Sie selbst bestimmen. Stichpunkte Um alle Detailinformationen einzugeben wechseln Sie über spezielle Symbolschaltfl ächen in die zugeordneten Untermasken. So können alle Daten für ein Objekt zusammenhängend erfasst werden. Die Masken sind übersichtlich und benutzerfreundlich gestaltet. Suchoptionen erleichtern den Zugriff auf die gewünschten Datensätze. Die Adressenverwaltung wird zentral durchgeführt. DOMUS 4000-Explorer DOMUS 4000 Das System für das professionelle Immobilien-Management Info: (089)

9 DOMUS Stammdaten Stammdaten Objektstammdaten Überzeugende Menüführung: Termine Anschriften Daueraufträge Verträge Fläche Rechnungsnummer Textbausteine Objekt Einheiten Sollposition Mieter/Eigentümer Schlüssel Verweis Überschriften Stammdaten Mandanten Die Mandanten bilden die höchste Ebene sowohl für Ihre Stammdaten als auch für Ihre Buchhaltungen. In den Man dan ten-stamm da ten pfl e gen Sie Ihre man dan ten be zo ge nen Ver trä ge, Ter mi ne, Adres sen und Dau er auf trä ge. Als Auswahlfi lter können Sie beliebige Selektionscodes defi nieren. Kreise Die Kreise bilden die mittlere Ebene und fassen Objekte zusammen. Auch für die Kreise steht Ihnen ein Se lek ti ons co de als Auswahlfi lter zur Verfügung. Objekte Als Objektart können Sie Mietobjekte, WEG-Objekte, Sondereigentumsobjekte, Ge wer be ob jek te und Objekte des sozialen Wohnungsbaus defi nieren. Gewerbliche Objekte können optiert werden Jedem Ob jekt kön nen meh re re Ob jekt ban ken zu ge ord net werden Eine Ver weis num mer erlaubt die au to ma ti sche Aufteilung einer Gesamtzahlung auf mehrere Ein hei ten Termine Überschriften Der Anlage von Schlüsseln (z.b. Anteil- Schlüssel, Verbrauch-Schüssel und variable Schlüs sel) sind kei ne Gren zen gesetzt. Dabei sind die automatische Schlüsselsummenprüfung und die Ko pier mög lich keit bereits angelegter Schlüssel auf neue Objekte selbstverständlich Anschriften Verweis Daueraufträge Schlüssel Mieter/ Eigentümer Sollposition Verträge Einheiten Fläche Rechnungsnummer Textbausteine Objekt 10 DOMUS 4000 Das System für das professionelle Immobilien-Management Info: (089)

10 DOMUS Stammdaten Einheiten Für ein effektives Leerstandsmanagement können bei Mieter/Eigentümer-Wechseln auf Wunsch au to ma tisch Leerstände angelegt und Leerstandslisten geführt werden. Volltextschlüssel (z.b. EG links, 1.OG rechts ) er mög li chen eine übersichtliche Darstellung aller zum Objekt ge hö ren den Verwaltungseinheiten. Mieter/Eigentümer Auf die Mieter und Eigentümer kann über defi nierbare Suchkriterien zugegriffen werden. In den Mieter/ Ei gen tü mer-stammdaten hinterlegen Sie alle wichtigen Informationen wie Sollwerte, Erhöhungen, Schlüs sel, Ter mi ne, Kau ti o nen, Ver trags da ten und Selektionscodes. Termin-Assistent Für die verschiedenen Stammdaten erfassen Sie Termine, die über den Termin-Explorer an Outlook übergeben werden können. Stammdaten Mieter/Eigentümer Stammdaten Stammsatzbezogen DOMUS 4000 erinnert Sie an wichtige Termine der Mandanten,Kreise, Objekte, Einheiten (z.b. Reparaturen und Instandhaltungsmaßnahmen) und Mieter/Eigentümer (z.b. Kündigungs- und Mieterhöhungsfristen) Benutzerbezogen Jeder Benutzer sieht nur seine eigenen Termine Termin-Explorer Stellt Ihnen die Termine Ihrer Verwaltung unternehmensweit zur Verfügung Register Termine Sollpositionen Es kann eine beliebige Anzahl von Sollpositionen mit unterschiedlichen Zahlungsweisen und verschiedenen Pri o ri tä ten angelegt werden. Stammdaten Sollpositionen Kontaktverwaltung Kontakte können für Mandanten, Kreise, Objekte, Mieter/Eigentümer und Einheiten er fasst wer den. Stammdaten Kontaktverwaltung DOMUS 4000 Das System für das professionelle Immobilien-Management Info: (089)

11 DOMUS Stammdaten Vertrags-Verwaltung Verträge für externe Dienstleister können Mandanten-, Kreis- oder Objekt-bezogen existieren und werden in DO MUS 4000 auf der ent spre chen den Stamm da ten ebe ne erfasst. Stammdaten Register Verträge Dokument-Vorlage auswählen Dokumentenver w altung Die Dokumentenverwaltung verknüpft DOMUS- Stammsätze mit beliebigen Dokumenten. DOMUS 4000 wird so zu ei nem prak ti schen Ordnungs in stru ment für die auf Ihrer Fest plat te gespei cher ten objekt- und per so nen be zo ge nen Textund Bilddateien. Word -Dokumente können schnell erzeugt und verknüpft wer den. Abhängig vom Stamms atz typ, aus dem heraus die Do ku ment enver wal tung auf ge ru fen wurde, ste hen die vorhandenen Datenfelder in der Se ri en brief funk ti on von Word zur Ver fü gung. Übergabe der Datenfelder an Word Vorlagen Grundrisse Protokolle Textdateien Fotos Korrespondenz Beschreibungen Abbildungen Tabellen Exposés Kalkulationen Übersichten Rundschreiben Berichte 12 DOMUS 4000 Das System für das professionelle Immobilien-Management Info: (089)

12 DOMUS Buchhaltung DOMUS 4000 verfügt über eine testierte Buchführung mit intelligenter OP-Verwaltung. Sie kön nen beliebig viele Finanzbuchhaltungen frei gestalten und dabei jeweils zwischen E/A-Überschuss rech nung oder Bi lan zie rung wählen. Integriert sind Lastschriften/Überweisungs-Modul, Mahnwesen, Ver wal ter ge bühr, Daueraufträge, ELSTERund DATEV-Schnittstelle, automatisches Einlesen von Buchungen und die au to ma ti sche Belegnummernvergabe für Rechnungen. Sollstellung Über die automatische Sollstellung werden die Konten aller Mieter und Wohnungseigentümer der ausgewählten Objekte mit den im Personenstammsatz eingetragenen Werten belastet. Die manuelle Sollstellung ermöglicht die individuelle Be- und Entlastung einzelner Personenkonten. Automatische taggenaue Sollstellung mit Auswahl von Mandanten/Kreisen/Objekten und Monat Für die Sollstellung können die vergebenen Selektionscodes für Mandanten, Kreise und Objekte verwendet werden und damit nach Mitarbeitern gesteuert werden. Automatische Sollstellung Buchhaltung Manuelle Sollstellung für Nachbearbeitungen automatischer Sollstellungen; individuelle Be- und Entlastung einzelner Personenkonten (z.b. bei Reparaturkosten und Rücklastgebühren) Sollstellung Belegloser Zahlungsverkehr Für das beleglose Zahlungsverkehrsverfahren wurdde eine eingängige Maskenabfolge eingerichtet. Vor der Weitergabe der Lastschrift- und Gutschriftaufträge an die Bank werden die Zahlungsaufträge zwischengespeichert und können jederzeit nachbearbeitet werden. Automatische Berechnung der Lastschriften auf Basis von offenen Posten für frei wählbaren Zeitraum Belegloser Datenträgeraustausch Manuelle Änderung der berechneten Beträge Direkte Übergabe von Buchungen aus der Buchungserfassung in den beleglosen Zahlungsverkehr Lastschriften an Debitoren und Kreditoren Automatische Buchung der per Lastschrift ge zogenen Mieten- und Hausgelder sowie der Überweisungsaufträge Belegloser Datenträgeraustausch Manuelle Mieterbuchung DOMUS 4000 Das System für das professionelle Immobilien-Management Info: (089)

13 DOMUS Buchhaltung Buchungserfassung Die Buchungen werden in unterschiedlichen Abstimmkreisen erfasst. Buchhaltung Mieterbuchung Bis zum Abschluss des Abstimmkreises können die enthaltenen Buchungssätze nachbearbeitet und auch gelöscht werden Buchen in beliebig vielen Buchungsstapeln Buchen auf Mandant / Kreis / Objekt Mehrwertsteuer und Vorsteuer werden bei gewerblichen Mietern automatisch gebucht Die Zuordnung von Buchungen auf bestimmte Abrechnungsperioden vereinfacht die Betriebskostenabrechnung Die Zuordnung von Buchungen auf Mieter/ Eigentümer und Einheiten macht die Berücksichtigung von Mieter/Eigentümer bezogenen Kosten bei der Umlagenberechnung möglich Dauerauftrags-Position Zahlungseingänge von Mieten/Hausgeldern auf den Unterkonten werden automatisch nach Priorität und Saldo verteilt Im Rechnungseingangsbuch werden eingehende Rechnungen als Verbindlichkeit gegenüber einem bestimmten Kreditor erfasst und können direkt in den beleglosen Zahlungsverkehr übergeben werden Im Rechnungsausgangsbuch werden ausgehende Rechnungen als Forderung an einen bestimmten Debitor erfasst Daueraufträge Daueraufträge können auf Mandanten-, Kreis- und Objektebene defi niert werden. Im Stammsatz wird auch der Tag der Fälligkeit bestimmt. Die mandantenübergreifende Programmfunktion Monatliche Arbeiten > Daueraufträge durchsucht die gesamte Datenbank nach fälligen Zahlungen, generiert die Zahlungsaufträge und übergibt diese in den beleglosen Zahlungsverkehr oder Rechnungseingangsbuch. Dauerauftrag 14 DOMUS 4000 Das System für das professionelle Immobilien-Management Info: (089)

14 DOMUS Buchhaltung Rechnungsverwaltung Im Rechnungseingangsbuch erfassen Sie unkompliziert die eingehenden Rechnungen Ihrer Kreditoren, übergeben Zahlungsaufträge in den beleglosen Zahlungsverkehr und haben einen ständigen Überblick über Ihre offenen Verbindlichkeiten. Im Rechnungsausgangsbuch erfassen Sie eigene Rechnungen an Debitoren und buchen Zahlungseingänge einer Ausgangsrechnung. Mahnwesen Automatischer, objektübergreifender Mahnlauf mit Auswahlmöglichkeit, mit mehreren Mahnstufen Automatische Protokollierung der Mahnstufe in den Stammdaten der Mieter/Eigentümer Standardvorlage mit Seriendruckfeldern Freie Formulierung der Mahnschreiben in WORD oder automatische Generierung der Mahnschreiben über Textbausteine durch DOMUS 4000 für jede Mahnstufe Rechnungseingang Buchhaltung Druck der Mahnschreiben mit/ohne Kontoauszug Berechnung von Mahngebühren, separat pro Mahnstufe Festlegung des Mindestmahnbetrags Automatische Löschung der Mahnstufe bei Zahlungseingang oder manuelle Änderung in den Stammdaten der Mieter/Eigentümer Archivierung der Mahnbriefe in verschiedenen Formaten (*.pdf, *.xls, *.doc, *.rtf) Mieter - Mahnkennzeichen Mahnbrief DOMUS 4000 Das System für das professionelle Immobilien-Management Info: (089)

15 Buchungen einlesen DOMUS Buchungen einlesen Externe Bankbuchungen einlesen Einlesen von Bankbuchungen Mit dem Electronic Banking Importmodul können Sie Kontoauszüge Ihrer Bank direkt in DOMUS 4000 einlesen, kontieren und vollautomatisch verbuchen. Damit entfällt ein großer Teil der Buchungsarbeiten. Über Filter ist eine sortierte Verarbeitung möglich Die Schnittstelle ist lernfähig, sie kann sich Buchungen merken. Beim nächsten Einlesen werden die eingelesenen Buchungen mit den gemerkten Buchungen verglichen Bei Übereinstimmung können so bis zu 80% der Buchungen ohne weitere Bearbeitung sofort verbucht werden Es können unterschiedliche Datenquellen verwendet werden Zusätzliche Optionen, wie z.b. die Eingabe eines Codes erweitern die Möglichkeiten der Schnittstelle Gemerkte Buchungen Gemerkte Buchungen Die Schnittstelle ist lernfähig, sie kann sich Buchungen merken. Beim nächsten Einlesen werden die eingelesenen Buchungen mit den gemerkten Buchungen verglichen. Bei Übereinstimmung können so bis zu 80% der Buchungen ohne weitere Bearbeitung sofort verbucht werden. Zusätzliche Optionen, wie z.b. die Eingabe eines Codes erweitern die Möglichkeiten der Schnittstelle. DOMUS Buchhaltung 80-90% der Buchungen Banken werden Erfolgreich Bankdaten einlesen mit DOMUS sofort Sparkassen verbucht!! 16 DOMUS 4000 Das System für das professionelle Immobilien-Management Info: (089)

16 DOMUS Umlageberechnungen Umlageberechnungen Der Programmassistent führt Sie Schritt für Schritt von den Grundeinstellungen über die Anlage der Abrechnungspositionen bis zur fertigen Abrechnung. Sie können Objekt übergreifende Abrechungen für Mandanten und Kreise erstellen. Auch Fremdabrechnungen von Wärmedienstleistern können eingelesen werden. Über die Exportfunktionen übergeben Sie die Umlageberechnungen an WORD und andere Programme. Sie können Betriebskostenabrechnungen, Hausgeldabrechnungen, Wirtschaftspläne und Sonderumlagen erstellen. Betriebskosten-Abrechnung Umlagenberechnung jede wird gespeichert, kann jederzeit abgerufen und kopiert werden. Der Abrechnungszeitraum kann frei gewählt werden. Im Falle von Mieterbzw. Eigentümerwechseln wird taggenau abgerechnet Kontrollassistent für die einzelnen Arbeitsschritte Umlageberechnungen Umlageschlüssel anteilige (z.b. m² Wohnfl äche, Einheiten, MEA) Verbrauch (automatische Berechnung des Ver brauchs aus Zählerständen) Summen (z.b. nach Ablesung mehrerer Zähler einer Einheit) variable (z.b. Personentage, m²-tage für Flächenänderungen) Umlagepositionen beliebige Anzahl pro Objekt; freie Wahl des Umlageschlüssels pro Position; Auswahl der zu verrechnenden Vorauszahlung pro Position; detaillierte MwSt-Angaben für gemischt gewerbliche Abrechnungen; Zuordnung beliebig vieler Konten pro Position; die variable Gruppierung von Umlagepositionen ist möglich; Auswahl der Sachkonten und Übernahme der entsprechenden Buchungen Gesamtbeträge manuelle Eingabe oder automatische Übernahme aus der Buchhaltung mit Berücksichtigung der den Buchungen zugewiesenen Abrechnungsperiode Abrechnungspositionen Mieter/Eigentümer-Assistent Anteile berechnete Anteile können nachträglich einzeln manuell geändert werden;festbeträge (z.b. Heizkosteneinzelabrechnungen) können manuell eingegeben oder eingelesen werden Umsatzsteuer Abrechnung von gebuchter/errechneter Vorsteuer; übersichtliche Verrechnung mit MwSt (für gemischt gewerblich genutzte Objekte) DOMUS 4000 Das System für das professionelle Immobilien-Management Info: (089)

17 Umlageberechnungen DOMUS Umlageberechnungen Abrechnung - Nachzahlung Umlageausfallwagnis Auswahl der Abrechnungspositionen, welche bei der Berechnung des Umlageausfallwagnisses berücksichtigt werden Rücklagen beliebige Anzahl von Rücklagekonten, die mit der Hausgeldabrechnung festgelegt werden können Druckoptionen zur Aufteilung von Positionen ist es möglich, einzelne Positionen beim Drucken auszublenden. mit Druck des Mieter-/Eigentümersaldos mit Druck der berechneten neuen Vorauszahlung Textbausteine freie Formulierung des Anschreibens über Textbausteine Abrechnungen eine Plausibilitätsprüfung verhindert fehlerhafte Abrechnungen Kontrolle der Buchungen Vielfältige Darstellungsmöglichkeiten erleichtern die Kontrolle Ihrer Abrechnungsergebnisse vor deren automatischer Buchung Einzelabrechnungsübersicht Wirtschaftsplan Freie Wahl der Plandauer (auch rückwirkend) Der Wirtschaftsplan kann auf Basis einer Hausgeldabrechnung oder manuell erstellt werden Neu ermittelte Wohngelder werden automatisch als Sollwerte in die Eigentümer-Stammdaten übernommen Automatische Buchung rückwirkender Pläne (Differenz zur bereits gebuchten Sollstellung) Erhöhungsposition bearbeiten 18 DOMUS 4000 Das System für das professionelle Immobilien-Management Info: (089)

18 DOMUS Erhöhungen Miet-/Wohngeldanpassungen Miet- /Wohngeldanpassungen bearbeiten Sie in den Mieterstammdaten und den Modulen Erhöhungen und Indexmieten. Dabei bieten sich Ihnen vielfältige Berechnungsarten, die Ihnen alle Möglichkeiten offen lassen. Mit frei gestaltbarem Anschreiben für unterschiedliche Anlässe (z.b. Zustimmungsbegehren) Die einzelnen Positionen können rückwirkend erhöht werden Mit Rundungsfunktion Neben der Möglichkeit, Mieterhöhungen von DOMUS 4000 berechnen zu lassen, können bereits bekannte Erhöhungen (z.b. Staffelmieten) direkt im Stammsatz eingegeben werden Die neu berechneten Sollwerte werden zur Fälligkeit ausgeführt und in die Stammsätze übernommen. Das Datum der letzten Erhöhung wird gespeichert Erhöhungsposition bearbeiten Erhöhungen Berechnungsweise - Erhöhungsmodul 5 Berechnungsarten für Mieterhöhungen: neue Zahlung = neue Zahlung = neue Zahlung = neue Zahlung = neue Zahlung = aktuelle Zahlung ± Berechnungsgrundlage Schlüssel Faktor * * Berechnungsgrundlage Schlüssel Faktor aktuelle Zahlung ± Prozent aus Zahlung aktuelle Zahlung ± Festbetrag individueller Betrag * * DOMUS 4000 Das System für das professionelle Immobilien-Management Info: (089)

19 DOMUS Verwaltergebühr Verwaltergebühr Verwaltergebühr Verwaltergebühr In den Stammdaten werden die Berechnungseinstellungen vorgenommen. Das Berechnen und Überweisen des Verwalterhonorars erfolgt dann in der Buchhaltung. Unterschiedliche Berechnungsarten der Verwaltergebühr: z.b. prozentuale Berechnung auf Basis der Soll-/Istmieten oder Pauschale pro Einheit (Wohnung bzw. Stellplatz) Inkl./exkl. MwSt Mehrere Verwaltergebühr-Positionen möglich, dadurch für jede Sollposition anpassbar Automatische Generierung von Lastschrift-/ Überweisungsauftrag und Buchung auf dem Objektkostenkonto Im Modul Verwaltergebühren gibt es verschiedene Zahlungsarten. Berechnete Verwaltergebühren Überweisung Die Verwaltergebühr wird nach der Berechnung zum Modul Lastschriften/Überweisungen übertragen und von dort aus, wird die Überweisung an den Verwalter vorgenommen. Rechnungseingangsbuch Die Verwaltergebühr wird nach der Berechnung zum Modul Buchhaltung Rechnungseingang übertragen. Von dort aus, kann die weitere Bearbeitung erfolgen, wie bei jeder anderen Rechnung auch. Rechnungseingangsbuch und Überweisung Die berechnete Verwaltergebühr ist im Rechnungseingangsbuch zu fi nden und im Modul Lastschriften/Überweisungen kann die Überweisung an den Verwalter vorgenommen werden. Nur Rechnung Für die berechnete Verwaltergebühr wird nur eine Rechnung erstellt. Lastschrift Die Verwaltergebühren von mehreren Objekten werden als eine Zahlung auf dem Verwaltergirokonto gut geschrieben. 20 DOMUS 4000 Das System für das professionelle Immobilien-Management Info: (089)

20 DOMUS Berichte Listen, Berichte, Auswertungen DOMUS 4000 stellt Ihnen eine breite Palette von Listen, Berichten und Auswertungen zur Verfügung. Für Ihre monatlichen Auswertungen defi nieren Sie über Filter die gewünschten Arten von Listen und Berichten. Dann besorgt in Zukunft DOMUS 4000 die zyklischen Zusammenstellungen Ihrer Berichte per Mausklick für Sie.Die generierten Berichte und Listen können am Bildschirm und Drucker ausgegeben oder mit WORD / Excel weiterbearbeitet und archiviert werden. Mandanten-, Kreis- und Objektlisten Mandanten, Mandantenschlüssel, Kreise, Kreisschlüssel Objektliste, Objektadressen, Objektanschriften, Objektbankverbindungen, Objekteinheiten Objektschlüssel, Objektsollwerte (aus Sollstellung, aus Stammdaten, Gruppenauswertung) Berichtsbaum Berichte Objektstammdatenblatt Mieter/Eigentümerlisten Adressen, Bankverbindungen, Betrag/m², Betrag/m² über Sollposition, Einzug/Auszug, Erhöhungen Kontoauszüge (Briefform, mit Forderungs- und Erlöskonten, nach Positionsart/Positionsgruppen) Mahnliste, Mahnliste nach Positionsart, Kautionsabrechnung (Detail und Übersicht), Offene Posten Sollwerte, Salden, Stammdatenblatt, Telefonliste, Überzahlungsliste Unterschriftenliste, Verbrauchschlüssel, zukünftige Sollwerte aus offenen Erhöhungen Adressen Kontoauzüge Sollwerte Objektlisten Objekteinheiten Objektschlüssel DOMUS 4000 Das System für das professionelle Immobilien-Management Info: (089)