Geschenke an Mitarbeiter der Versicherungsagentur lohnsteuerlich korrekt behandeln

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1 Arbeitgeberleistungen Geschenke an Mitarbeiter der Versicherungsagentur lohnsteuerlich korrekt behandeln von Dipl. Finanzwirt (FH) und Steuerberater Michael Heuser, WTS Steuerberatungsgesellschaft mbh, Köln Erhalten die Mitarbeiter Ihrer Agentur von Ihnen oder auch im dienstlichen Zusammenhang von Dritten Geschenke oder sonstige Zuwendungen, können diese in bestimmten Fällen günstig pauschal besteuert werden oder sogar steuerfrei bleiben. Lernen Sie diese Fälle und das damit verbundene Gestaltungspotenzial kennen. Geschenke vom Arbeitgeber Bei Geschenken vom Arbeitgeber sind folgende Fälle zu unterscheiden. Geldgeschenke Schenken Sie Geld (Bargeld, Geldgutschein), gehört das Geschenk stets zum Arbeitslohn und ist über die Gehaltsabrechnung zu versteuern. Geldgeschenke sind auch beitragspflichtig in der Sozialversicherung. Lohnsteuer und SV-Beiträge fällig Aufmerksamkeit Sachgeschenke aus persönlichem Anlass Übergeben Sie Sachgeschenke aus persönlichen Anlässen, wie zum Geburtstag, zur Hochzeit, Geburt eines Kindes, Beförderung oder Verabschiedung, bleiben diese je Anlass bis zu einem Wert von 60 Euro brutto (bis 2014: 40 Euro brutto) als Aufmerksamkeit lohnsteuerfrei. Wichtig Der Wert von 60 Euro brutto ist eine Freigrenze. Das heißt: Übersteigt der Wert des Geschenks diese Grenze, so ist der Gesamtbetrag lohnsteuer- und sozialversicherungspflichtig. Sie schenken Ihrem Agenturmitarbeiter A zur Silberhochzeit einen Golfschnupperkurs im Wert von 195 Euro. Die 60-Euro-Freigrenze ist überschritten, das Geschenk ist lohnsteuerpflichtig. Sie können dieses Geschenk pauschal mit 30 Prozent zuzüglich Soli und Kirchensteuer versteuern ( 37b EStG). Beachten Sie Weihnachten und Neujahr sind keine persönlichen Anlässe, sodass die 60-Euro-Freigrenze hier nicht gilt. Weihnachten ist kein persönlicher Anlass Alle Mitarbeiter erhalten von der Agentur zu Weihnachten ein Weinpräsent im Wert von 49,95 Euro. Diese Geschenke sind lohnsteuerpflichtig. Sie können diese pauschal versteuern ( 37b EStG). 11

2 Steuergestaltung 44 Euro pro Monat lohnsteuer- und sv-frei Sachgeschenke als Anerkennung Sachgeschenke, mit denen Sie dem Mitarbeiter eine Anerkennung zuteil werden lassen, sind grundsätzlich Teil des Arbeitslohns. Sie können aber die monatliche Sachbezugsfreigrenze von 44 Euro nutzen, die für alle Sachzuwendungen aus dem Arbeitsverhältnis gilt. Sachgeschenke bleiben lohnsteuer- und sozialversicherungsfrei, wenn diese insgesamt 44 Euro im Kalendermonat nicht übersteigen ( 8 Abs. 2 S. 11 EStG). Übersteigen die Sachgeschenke die 44-Euro-Grenze, sind die gesamten Zuwendungen dieses Monats lohnsteuerpflichtig. Pauschalbesteuerte Sachzuwendungen werden in die Prüfung der Freigrenze nicht einbezogen. Die Büromanagerin erhält von der Agentur als Anerkennung für geleistete Mehrarbeit ein Weinpräsent im Wert von 42 Euro. Erhält sie im gleichen Monat keine weiteren Vorteile aus dem Arbeitsverhältnis, bleibt das Weinpräsent steuerfrei. Geschenke bis 60 Euro brutto zählen zu den Kosten Geschenke anlässlich Betriebsveranstaltungen Aufwendungen anlässlich von Betriebsveranstaltungen gehören dann nicht zum Arbeitslohn Ihrer Mitarbeiter, soweit diese pro Teilnehmer bis 110 Euro brutto nicht übersteigen. Begünstigt sind zwei Veranstaltungen jährlich. Eingerechnet in den Freibetrag werden neben den Kosten für den äußeren Rahmen wie Saalmiete, Musik, Dekoration und Ähnliches auch Geschenke im Wert bis zu 60 Euro brutto. Betragen die so ermittelten Kosten je Teilnehmer mehr als 110 Euro, ist nur der übersteigende Betrag steuerpflichtig. Die Versicherungsagentur veranstaltet für die gesamte Belegschaft eine Weihnachtsfeier mit Kosten von 95 Euro je Teilnehmer. Alle Mitarbeiter erhalten von der Firma auf der Feier ein Präsent im Wert von 50 Euro. Die Gesamtzuwendungen je Teilnehmer haben einen Wert von insgesamt 145 Euro; hiervon sind nach Abzug des Freibetrages von 110 Euro noch 35 Euro steuerpflichtig. Diesen Betrag können Sie nach 40 Abs.2 Nr. 2 EStG mit 25 Prozent zuzüglich Soli und Kirchensteuer pauschal versteuern. Zuwendungen bei Betriebsveranstaltungen sind generell sozialversicherungsfrei. Geschenke im Wert von mehr als 60 Euro brutto bleiben für die Prüfung, ob die 110 Euro überschritten sind, außen vor. Sie werden aber ebenfalls mit 25 Prozent zuzüglich Soli und Kirchensteuer versteuert. EDV-Geschenke pauschalierbar Schenkung von Computern und Zubehör Verschenken Sie an Ihre Mitarbeiter Datenverarbeitungsgeräte wie PC, Laptops, Notebooks, Netbooks, Tablets, internetfähige Smartphones und gehöriges Zubehör wie Laptoptasche oder Ohrhörer, können Sie diese pauschal mit 25 Prozent zuzüglich Soli und Kirchensteuer versteuern ( 40 Abs. 2 Nr. 5 EStG). 12 Wirtschaftsdienst

3 Gutscheine Statt Sachgeschenken können Sie Ihren Mitarbeitern auch Gutscheine schenken, die eine konkrete Ware oder Dienstleistung versprechen oder eine Werthöchstgrenze (Euro) ausweisen. Für die Frage, ob bei Gutscheinen Barlohn oder Sachbezug vorliegt, ist entscheidend, was Ihr Mitarbeiter als Empfänger von Ihnen beanspruchen kann, und nicht, wie Sie den Anspruch erfüllen: Kann Ihr Mitarbeiter nur die Ware bzw. Dienstleistung verlangen, handelt es sich um Sachbezug. Folge: Sie können die 44-Euro-Freigrenze nutzen. Kann Ihr Mitarbeiter die Auszahlung in Geld verlangen, liegt lohnsteuerund beitragspflichtiger Barlohn vor. Mitarbeiter kann nur Sache verlangen Euro- Freigrenze nutzbar Sie schenken Ihrer Agenturmitarbeiterin einen Gutschein im Wert von 40 Euro für die örtliche Parfümerie. Eine Barauszahlung ist ausgeschlossen. Es handelt sich hier um einen Sachbezug, der lohnsteuerfrei bleibt, wenn Ihre Mitarbeiterin im gleichen Monat keine weiteren Sachbezüge aus dem Arbeitsverhältnis erhält. Verschenken Sie Gutscheine für Waren bzw. Dienstleistungen anderer Unternehmen, so ist der Wert dieser Gutscheine im Zeitpunkt der Abgabe als Arbeitslohn zu erfassen. Ist der Gutschein bei Ihnen einzulösen, so fließt der Arbeitslohn erst im Zeitpunkt der Einlösung zu (R 38.2 Abs. 3 LStR). Wertermittlung bei Sachzuwendungen Übergeben Sie Ihren Mitarbeitern Sachgeschenke, stellt sich regelmäßig die Frage, mit welchem Wert diese zu erfassen sind. Das Einkommensteuergesetz regelt hier, dass diese mit den um übliche Preisnachlässe geminderten üblichen Endpreis am Abgabeort zu bewerten sind ( 8 Abs. 2 S. 1 EStG). Die Ermittlung eines solchen Preises ist in der Praxis schwierig und wird nicht selten auch Gegenstand von Diskussionen mit dem Finanzamt. Sachgeschenke mit Abschlägen ansetzbar Vereinfachend kann die Bewertung auch mit 96 Prozent des Preises erfolgen, zu dem sie der Abgebende fremden Letztverbrauchern im allgemeinen Geschäftsverkehr anbietet (R 8.1 Abs. 2 S. 9 LStR). Mit dem pauschalen Abschlag von vier Prozent sind die üblichen Preisnachlässe berücksichtigt. Beachten Sie Die Finanzverwaltung lässt den Vier-Prozent-Abschlag bei Gutscheinen mit einem aufgedruckten Euro-Wert nicht zu. Diese Gutscheine sind mit dem Nominalbetrag zu berücksichtigen (R 8.1 Abs. 2 S. 4 LStÄR 2015). Rabatte von dritter Seite und Lohnsteuer In der Praxis ist es üblich, dass die Mitarbeiter aufgrund ihrer Tätigkeit in der Agentur Rabatte bei Versicherern, im Einzelhandel, in Fitness-Studios und vielem mehr erhalten. Je nach Ausgestaltung kann auch ein solcher Rabatt Lohnsteuerpflichtig oder -frei? 13

4 Steuergestaltung lohnsteuerpflichtig oder lohnsteuerlich unbeachtlich sein (BFH, Urteil vom , Az. VI R 64/11, Abruf-Nr ; BFH, Urteil vom , Az. VI R 62/11, Abruf-Nr ; die Urteile wurden im Bundessteuerblatt veröffentlicht und sind somit allgemein anwendbar): Frucht der Arbeit ja oder nein? Rabatte, die Arbeitnehmer von dritter Seite erhalten, sind Arbeitslohn, wenn sie sich für den Arbeitnehmer als Frucht seiner Arbeit für den Arbeitgeber darstellen und im Zusammenhang mit dem Dienstverhältnis stehen. Dagegen sind Rabatte lohnsteuerlich unbeachtlich, wenn sie im allgemeinen Geschäftsverkehr üblicherweise auch anderen eingeräumt oder sie im überwiegend eigenbetrieblichen Interesse des Rabattgebers gewährt werden. Das BMF schließt sich der neuesten BFH-Rechtsprechung an und benennt verschiedene Fallgruppen (BMF, Schreiben vom , Az. IV C 5 S 2360/12/10002, Abruf-Nr ). Für Sie heißt das: Konkretes Handeln des Arbeitgebers lohnsteuerlich beachtlich Wirken Sie aktiv an der Verschaffung der Preisvorteile für Ihre Belegschaft mit, spricht dies für einen kausalen Zusammenhang zum Dienstverhältnis und damit für die Zugehörigkeit zum Arbeitslohn. Ihre Mitarbeiter erhalten beispielsweise Preisnachlässe bei Dritten, die Sie zuvor vereinbart haben. Solche Nachlässe sind Arbeitslohn. e Option Mitarbeiterkonditionen erfordert Mitwirken Der Mitarbeiter Ihrer Versicherungsagentur erhält einen Rabatt auf die Prämie eines Versicherungsvertrags, indem der Mitarbeiter oder Sie in Ihrem Agentursystem die Option Mitarbeiterkonditionen setzen. Folge: Der Rabatt ist für den Mitarbeiter da Frucht seiner Arbeit Arbeitslohn. Sie verhandeln und vereinbaren mit dem nahe gelegenen Fitness-Studio für Ihre Mitarbeiter einen 25-prozentigen Preisrabatt auf die Mitgliedsgebühr. Folge: Aufgrund der Vereinbarung haben Sie am Rabatt aktiv mitgewirkt. Dieser Rabatt ist Arbeitslohn und sofern die monatliche Freigrenze von 44 Euro beim Mitarbeiter überschritten wird von Ihnen auf der Gehaltsabrechnung zu versteuern. Keine aktive Mitwirkung Rabatte steuerlich unbeachtlich Werden Ihren Mitarbeitern von Dritten Rabatte gewährt, ohne dass Sie hieran aktiv mitgewirkt haben, sind diese Rabatte steuerlich nicht relevant. Bloßes Bekanntmachen der Rabattangebote Sie machen nur Rabattangebote Dritter bekannt, zum Beispiel durch Aushang am Schwarzen Brett oder durch Flyer. Dies gilt noch nicht als steuerlich beachtliche Mitwirkung. 14 Wirtschaftsdienst

5 Ein nahe gelegenes Fitness-Studio bietet Mitarbeitern der Versicherungsagentur 20 Prozent Rabatt auf die monatlichen Mitgliedsgebühren. Sie hängen dieses Angebot an das schwarze Brett. Folge: Die Agentur wirkt nicht aktiv am Zustandekommen des Rabatts mit; der Rabatt bleibt daher lohnsteuerfrei. Sie beschränken sich darauf, Ihren Mitarbeitern der Versicherungsagentur die Betriebszugehörigkeit zu bescheinigen, damit sie in den Genuss des Rabatts kommen. Mit dem bloßen Ausstellen der Bescheinigung wirken Sie noch nicht aktiv mit. Bloße Bescheinigung über Betriebszugehörigkeit Ein örtliches Möbelhaus bietet Ihren Mitarbeitern einen Rabatt von 12 Prozent. Die Mitarbeiter müssen dafür nur ihre Zugehörigkeit zur Agentur belegen. Hierzu stellen Sie den Mitarbeitern eine Bescheinigung über die Betriebszugehörigkeit aus. Folge: Die bloße Ausstellung von Bescheinigungen führt noch nicht zu einer aktiven Mitwirkung, die Rabatte bleiben lohnsteuerfrei. Werden die Rabatte im allgemeinen Geschäftsverkehr üblicherweise auch anderen eingeräumt, sind die Rabatte ebenfalls lohnsteuerlich unbeachtlich. Allgemein üblicher Rabatt Ihre Mitarbeiter erhalten Rabatte von Ihrem Versicherer beim Abschluss von Versicherungsverträgen. Der Versicherer hat dazu einen Tarif speziell für Angestellte aus dem Versicherungs- oder Finanzdienstleistungsbereich aufgelegt. Die Vorteile werden auch Arbeitnehmern anderer Versicherer gewährt, die nicht zu den verbundenen Unternehmen des Versicherers gehören. Folge: Die Agentur wirkt nicht am Zustandekommen des Rabatts mit, sodass dieser lohnsteuerfrei bleibt. Spezialtarif steht allgemein offen Sachgeschenke Dritter aus Anlass der Tätigkeit Dritte Unternehmen gewähren Ihren Mitarbeitern Sachgeschenke aufgrund der bisherigen guten Zusammenarbeit. Ein Versicherer, dessen Produkte Ihre Agentur vertreibt, schenkt Ihren Mitarbeitern zum Jahreswechsel Delikatessenkörbe im Wert von je 120 Euro. Folge: Die Sachgeschenke stehen im ursächlichen Zusammenhang mit dem Dienstverhältnis zur Agentur und sind daher steuerpflichtig. Sie als Arbeitgeber müssen diese Sachzuwendungen über die Gehaltsabrechnung der Mitarbeiter versteuern, wobei eine Übernahme der Steuer durch Sie möglich ist (Stichwort: Nettolohnversteuerung). Auch der Versicherer könnte die Sachgeschenke versteuern; dies pauschal nach 37b EStG. Er sollte dann aber dem Beschenkten einen schriftlichen Hinweis (Bestätigung) geben, dass er die Geschenke bereits versteuert hat. Versicherer dankt Agenturmitarbeiter 15

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