Kommunikation intelligent steuern. Dokumenten-Prozessmanagement

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1 Kommunikation intelligent steuern Dokumenten-Prozessmanagement

2 UpToNet Dokumentenmanagement komfortabel und leistungsstark UpToNet ermöglicht einen einfachen Einstieg ins Dokumentenmanagement. Von der Erfassung bis zur Ablage und der Weiterverarbeitung der Dokumente sowie als Grundlage für einen Workflow werden die einzelnen Anwendungsschritte intuitiv und übersichtlich in den Programmfunktionen abgebildet. Damit das Erfassen besonders reibungslos funktioniert ist die Sceye -Dokumentkamera direkt integriert. Aber auch andere Scannerlösungen sind möglich. Belege und Dokumente werden am Arbeitsplatz unmittelbar ins System eingelesen. Diese Dokumente können per versendet werden oder aber mit einer Beschreibung und Schlagwörtern versehen in die übersichtliche Ablagestruktur von UpToNet eingefügt werden. Über Volltext- oder Schlagwortsuche sind die Dokumente leicht wieder aufzufinden. OCR kann für ein gesamtes Dokument aber auch für bestimmte Lesefelder angewendet werden. Bei Lesefeldern erfolgt eine automatische Übernahme in eigene Felder. UpToNet Dokumenten- Prozessmanagement ermöglicht die reibungslose und intelligente Abwicklung von Geschäftsprozessen. Nach Modellierung des Ablaufdiagramms können die unterschiedlichsten Prozesse auf unkomplizierte Weise durchgeführt werden (z.b.: Automatisierter Posteingang, digitaler Rechnungslauf, Reklamationsmanagement, elektronische Kreditakte usw.) Durch die modulare Anbindung von UpToNet KIS besteht die Möglichkeit der adressbezogenen Ablage von Dokumenten. Für einen Kunden können so spezifische Kundenordner angelegt werden. Im darin integrierten Projektmanagement werden projektbezogen alle Informationen und Dokumente zum Projekt verwaltet. Angebote und Rechnungen erstellen Sie bequem mit UpToNet Faktura. Insgesamt ist UpToNet ein branchenunabhängiges System, das als zentraler Bestandteil der Unternehmensorganisation ein sicheres Dokumentenmanagement gewährleistet und Sie in die Lage versetzt Ihre Unternehmensprozesse übersichtlich zu steuern und besser zu kontrollieren. 2

3 Erfassungslösungen Einfache und schnelle Erfassung von Belegen In nur drei Schritten erfassen Sie Ihre Rechnungen, Briefe oder Formulare und übermitteln Sie an Ihre Buchhaltung, Ihren Steuerberater oder z.b. an DATEV- Online. Scanassistent Die Erfassung von Dokumenten, Notizen und Belegen geht mit unseren Erfassungslösungen leicht von der Hand. Der Scanassistent digitalisert Ihr Papier mit Scannern, der Sceye -Dokumentkamera oder mittels Smartphones im Handumdrehen. Das pfiffige Klemmbrett unterstützt Sie beim schnellen Zusammenheften der Seiten zu einem Gesamtdokument. Über Tastenkürzel transportieren Sie die fertigen Dokumente in beliebige Verzeichnisse, verschicken die Dokumente per Mail oder Dateitransfer und können ganze Geschäftsprozesse direkt auslösen. In Verbindung mit der intelligenten ABBYY FlexiCapture-Technologie extrahieren Sie relevante Daten aus den Dokumenten und sparen sich so das Abtippen. Dokumentenscanner Optimal und schnell läuft die Erfassung von Dokumentstapeln mit robusten Dokumentscannern. Etwas teurer in der Anschaffung als günstige Flachbettscanner, begeistern die Dokumentenscanner mit hoher Geschwindigkeit, robuster Mechanik, automatischem Einzug und doppelseitigem Scan. Unsere Erfassungslösungen arbeiten mit Dokumentenscannern optimal zusammen und erlauben eine schnelle und komfortable Verarbeitung großer Mengen an Dokumenten. Insbesondere in Verbindung mit den dokumentgestützten Prozessen wird die Dokumentenlenkung und die tägliche Sachbearbeitung sehr effizient unterstützt. 3

4 Erfassunglösungen Sceye Dokumentkamera Besonders viel Spaß macht das Erfassen von Belegen, Notizen und Dokumenten in unterschiedlicher Größe und Qualität mit der Sceye-Dokumentenkamera. Das Papier wird einfach abfotografiert und landet im Handumdrehen im Klemmbrett. Besonders geeignet für berührungsloses Scannen, aber auch zum Scannen gehefteter Unterlagen, Buch- und Zeitschriftenauszügen und kleiner Belegformate ist die Sceye das ideale Gerät. Besonders empfiehlt sich die Sceye im mobilen Einsatz an unterschiedlichen Standorten, wie z.b. im Kassenbereich, im Beratungsgespräch oder bei der Recherche im Archiv. 4

5 Dokumentprozesse Und nun? Das Genie beherrscht das Chaos, der Ordentliche ist nur zu faul zum Suchen Posteingang und Postausgang Dokumentenmanagement ist mehr als das Ablegen eigescannter Dokumente in Ordnern. Führen Sie Ihre geschäftsrelevanten Dokumente bereits beim Erstellen dem Managementsystem zu angehängt an Ihre geschäftlichen Kontakte, Ihre Projekte, Ihre Termine, etc. - und schicken Sie mit UpToNet die Dokumente auf die Reise, klassisch per Brief, oder elektronisch via Mail oder Dateitransfer. Erfassen Sie mit den Erfassungslösungen die Schreiben, die Sie erhalten, sei es ebenfalls klassisch per Brief, oder elektronisch per Mail oder Dateitransfer. Legen Sie für den Posteingang und Postausgang fest, wer Empfänger ist und was mit den Dokumenten zu geschehen hat. Zu jedem Zeitpunkt im Bilde Vom Entstehungszeitpunkt des Dokuments bis zur Ablage haben Sie die zugehörigen geschäftlichen Prozesse im Griff. Überwachen Sie Fristen mit unseren UpToNet Live-Foldern und steuern Sie mit unserer Workflow-Lösung komplexe Antrags-, Bearbeitungs- und Genehmigungsprozesse. Behalten Sie als Koordinator stets den Überblick, Ihre Sachbearbeiter erhalten anstehende Aufgaben per Mail zugeteilt. Nach Bearbeitung erhalten Sie eine Bestätigung und der nächste Schritt wird wiederum per Mail angezeigt. Dokumente lassen sich darüber hinaus bequem nach Vorgängen, Beteiligten, Datum, Typ, und Volltext suchen. Nahtlose Integration Erstellen Sie Dokumente direkt aus dem System heraus und stoßen damit Prozesse an. Erfassen Sie Dokumente per Scan und ABBYY-FlexiCapture und führen die Daten elektronisch durch die Vorgänge. UpToNet DMS arbeitet eng mit Ihrer Office- Umgebung zusammen und bietet ein hohes Maß an Dokumentautomatisierung. Umfangreiche Skriptingmöglichkeiten und unsere XML und CSV-basierten Import/Exportschnittstellen erlauben die Anbindung an weitere Drittsysteme. 5

6 UpToNet KIS Die Kunden im Überblick - Kommunikation intelligent steuern Unter allen Informationen in Unternehmen sind die Kundendaten das wertvollste und sensibelste Kapital. Nur auf Basis von effektiv strukturiertem Datenmaterial lassen sich gezielte Maßnahmen abstimmen und eine wirksame und nachhaltige Pflege der Kundenbeziehungen durchführen. Das von uns entwickelte Kundeninformationssystem UpToNet KIS verbindet Sicherung der Datenbestände und Dokumentation der Kommunikation in einem System mit anwendungsfreundlicher Bedienoberfläche. Kontakte und Dokumente In UpToNet KIS laufen die Fäden der Unternehmenskommunikation zusammen. Hier können Sie adressbezogen Ihre UpToNet Dokumentenordner verwalten. Zusätzlich können Sie systemgesteuert sämtliche Kontakte zu einem Ansprechpartner durchführen. Auf einfache Weise hinterlegen Sie Ihre Dokumentvorlagen und schreiben so Protokolle, s, Briefe, und Angebote. Durch die integrierte CTI-Steuerung haben Sie auch stets Ihre Telefonanrufe im Blick. UpToNet KIS erlaubt Ihnen direkt zu einem Anruf eine Kontaktnotiz zum Kunden zu speichern. Projekte Die modulare Kundenprojektverwaltung ermöglicht Ihnen ein umfassendes Projektmanagement bis hin zur Fakturierung. Speichern Sie Kennzahlen und Projektkommunikation kundenbezogen ab, so dass Sie jederzeit alle Vorgänge auf einen Blick nachvollziehen können. Flexible Suche und Selektion Volltextsuche und feldbezogene Suche erlauben ein schnelles Wiederfinden von Adressen und Dokumenten. Zur Durchführung von Mailings und Marketingprojekten können Adressen über die Zuordnung von selbst definierbaren Merkmalen äußerst flexibel selektiert werden. XX XX XX XX XX Übersichtliche Darstellung der Unternehmenskommunikation mit Kunden und Partnern Zugriff auf Dokumentenmanagement Projektmanagement Fakturierung Mailings 6

7 ABBYY FlexiCapture Das Leben ist vielfältig Formulare auch Ihr Weg Dokumente in den digitalen Kreislauf zu integrieren Dokumente digitalisieren Papier ist geduldig, und papierbasierte Informationen im Zeitalter des papierlosen Büros haben an Bedeutung und Vielfalt eher noch zugenommen. Um papiergebundene Informationen komfortabel und ohne Brüche in den digitalen Kreislauf zu integrieren bieten wir Ihnen die Power von ABBYY FlexiCapture, die Benutzerfreundlichkeit von UpToNet und das Know-How erfahrener, zertifizierter Berater. Ständige Anpassung für Ihre Dokumente UpToNet und ABBYY FlexiCapture sind so dynamisch, dass die Lösung mit Ihren Anforderungen wächst und auf neue Gegebenheiten schon wieder ein anderes Rechnungsformat! schnell angepasst werden kann. Das erledigen unsere Spezialisten für Sie, oder Sie lassen sich von uns dafür fit machen und erledigen das bei Bedarf selbst. 7

8 ABBYY FlexiCapture Einfach Dokumente auslesen Egal ob im Rahmen des Belegwesens wie viele unterschiedliche Eingangsrechnungen kommen bei Ihnen an? oder für ein ausgefuchstes Feedbackmanagement, ob für Erklärungsbögen oder Umfrageauswertungen, Gesprächsnotizen oder oder oder, mit ABBYY FlexiCapture und UpToNet verlieren Sie keine Informationen und haben Spaß bei der Sachbearbeitung. 8

9 Mobile Lösungen Mobile Lösungen Mobile Capturing Erfassung von Visitenkarten, Besuchsberichten, Flipchart- und Whiteboards, Belegen etc. bequem von Unterwegs. Mit UpToNet Mobile Capturing (Erscheint bald für Android, ios in Vorbereitung!) sammeln Sie unterwegs die Informationen per Kamera ein und transportieren die aufbereiteten Dokumente als PDF in Ihr DMS oder andere Systeme. Damit wird das Sammeln von Belegen zum Kinderspiel, und wichtige Notizen finden gleich den Weg ins DMS. Mobile DMS Mit UpToNet Pack&Go synchronisieren Sie die für Ihre anstehenden Termine relevanten Informationen in übersichtlicher Form für Ihr Tablet oder Smartphone (Erscheint bald für Android, ios in Vorbereitung). Sie transportieren erst einmal nur die Informationen, die Sie brauchen, und können bei Bedarf über UpTpNet Stay Tuned weitere Informationen nachholen. So sind Sie sowohl online als auch offline immer Arbeitsfähig. 9

10 Mobile Lösungen Mobile Flipchart Arbeiten Sie mit UpToNet Mobile Flipchart mit anderen Personen zusammen auf einem virtuellen Flipchart (Erscheint bald für Android, ios in Vorbereitung!). Werfen Sie die Inhalte per HDMI- Beamer an die Wand, und händigen Sie jedem Teilnehmer sein Flipchart-Exemplar aus. 10

11 Kontakt Über UpToNet gibt es viel zu berichten. Erfahren Sie mehr über das PRISMA -Team und die Produkte - unsere Mitarbeiter haben stets ein offenes Ohr für Sie. info@prisma-net.de Tel.: Web: Prisma Gesellschaft für angewandte Informatik mbh Marktplatz Weilburg Tel.: Fax: Web: info@prisma-net.de