Mamut Open Services. Mamut Wissensreihe. Erste Schritte mit Mamut Online Survey

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1 Mamut Open Services Mamut Wissensreihe Erste Schritte mit Mamut Online Survey

2 Erste Schritte mit Mamut Online Survey Inhalt ÜBER MAMUT ONLINE SURVEY... 1 ERSTE SCHRITTE MIT MAMUT ONLINE SURVEY... 3 BENUTZER VON MAMUT BUSINESS SOFTWARE: KONTO ANLEGEN... 3 NEUKUNDEN: KONTO ANLEGEN... 3 EINE NEUE UMFRAGE ERSTELLEN... 4 UMFRAGEN OPTISCH ANPASSEN UND ONLINE STELLEN... 4 ANALYSERESULTATE... 5 AUSWERTUNGEN IN MAMUT ONLINE SURVEY... 6 AUSWERTUNGEN VERWALTEN... 7 WEITERE INFORMATIONEN... 8 I

3 ERSTE SCHRITTE MIT MAMUT ONLINE SURVEY Hersteller und Vertreiber: Mamut Software GmbH Elisabethstraße München Tlf.: , Fax: Internet: Mamut Support Center: Mamut Software GmbH Elisabethstraße München Öffnungszeiten: Tlf.: , Fax: Internet: Vertriebsabteilung: Mamut Software GmbH Elisabethstraße München Tlf.: , Fax: Internet: Copyright 2009 Mamut Software GmbH. Alle Rechte vorbehalten. Änderungen/Fehler vorbehalten. Mamut und sein Logo sind eingetragene Warenzeichen der Mamut Software GmbH. Alle anderen Handelsmarken sind eingetragene Warenzeichen der jeweiligen Unternehmen. II

4 ÜBER MAMUT ONLINE SURVEY ÜBER MAMUT ONLINE SURVEY Einleitung Mit Mamut Online Survey können Sie einfach Online-Umfragen erstellen und veröffentlichen. Auf dieses Weise arbeiten Sie näher am Kunden und können schneller auf dessen Wünsche und Bedürfnisse eingehen. Mamut Online Survey ist Teil von Mamut Open Services. Mamut Open Services bezeichnet alle Produkte der Mamut Software GmbH, die Ihnen als Gratisversionen zur Verfügung stehen. Umfragen erstellen Mit Hilfe von Mamut Online Survey können Sie Umfragen einfach, schnell und effektiv erstellen. Schreiben Sie Ihre Fragen im gewünschten Format und mit dem gewünschten Inhalt. Übliche Fragevarianten wie z.b. Multiple Choice, Rankings, Listen, Matrizen und Tabellen sind bereits vordefiniert und liegen zur Verwendung bereit. Das Design und spezielle Informationen passen Sie schnell selbst an. 1

5 ERSTE SCHRITTE MIT MAMUT ONLINE SURVEY Schnelle Rückantworten Über einen einfachen Programmassistenten können Sie für die Umfrage Adressaten importieren, die eine spezielle Einladung zur Teilnahme erhalten sollen. Die Einladung, an der Umfrage teilzunehmen, wird per verschickt. Die Antworten werden direkt im Programm registriert. Alle Informationen sind leicht zugänglich, sodass Sie jederzeit über die Meinungen Ihrer Kunden auf dem Laufenden sind. Im Programm ist auch eine Funktion zur weiteren Kundenbetreuung hinterlegt. Sie können einen Start- und einen Endzeitpunkt für Ihre Umfrage festlegen und Sie können ausschließen, dass eine Person mehrmals an derselben Umfrage teilnimmt. Ergebnisanalyse Der Ergebnisbericht ist für Sie unmittelbar zugänglich, sobald eine Antwort auf Ihre Umfrage eingegangen ist. Alle Umfragen enthalten zwei vordefinierte Berichte, die automatisch erstellt werden, nachdem eine Umfrage veröffentlicht wurde: Eine Zusammenfassung der Ergebnisse und einen Kommentar-Bericht. Skalierbarkeit und Zugänglichkeit Ein Umfrage-Tool muss gut skalierbar sein, um große Datenmengen zu handhaben. Mamut Online Survey löst diese Aufgabe problemlos, selbst zu Zeiten mit hohem Traffic auf Ihrer Website. Mamut Online Survey kann viele parallele Umfragen und Antworten gleichermaßen handhaben. Mehrere Versionen Mamut Online Survey gibt es in mehreren Programmversionen, unter denen Sie mit Sicherheit eine finden, die für Sie ideal ist. Eine Funktionsübersicht finden Sie auf unseren Internetseiten: Sind Sie schon Benutzer von Mamut Business Software? Als Benutzer von Mamut Business Software können Sie direkt aus dem Programm heraus auf Mamut Online Survey zugreifen: Nutzen Sie dort den Fokusbereich Mamut Information Desk. 2

6 ERSTE SCHRITTE ERSTE SCHRITTE Benutzer von Mamut Business Software: Konto anlegen Die Mamut Software GmbH stellt Ihnen sowohl eine Gratisversion Mamut Online Survey Free als auch umfangreichere Versionen mit einem breiteren Funktionalitätsspektrum zur Verfügung. In der Beschreibung unten steht, wie Sie die Gratisversion Mamut Online Survey Free aktivieren. Es handelt sich hierbei um ein voll funktionsfähiges Programm. Wenn Sie mehr Funktionalität wünschen, können Sie ein Upgrade auf eine höhere Version bestellen. Arbeiten Sie mit Mamut Business Software? Dann können Sie das Programm innerhalb von Mamut Business Software aus dem Fokusbereich Mamut Information Desk heraus starten, indem Sie auf Survey klicken. Bevor Sie aktiv mit dem Programm arbeiten können, müssen Sie sich als Benutzer registrieren. So erstellen Sie ein Konto für Mamut Online Survey über Mamut Business Software 1. Öffnen Sie Mamut Information Desk über den gleichnamigen Fokusbereich in der linken Menüzeile von Mamut Business Software. 2. Wählen Sie die Registerkarte Survey. 3. Klicken Sie auf den Link Erstellen Sie ein Konto. 4. Folgen Sie den weiteren Anweisungen des Programms. Nun können Sie Mamut Online Survey verwenden! Im Programm finden Sie eine integrierte Benutzerdokumentation. Hinweis! Mamut Online Survey gibt es in verschiedenen Produktversionen, angepasst an Ihre Bedürfnisse und die Bedürfnisse Ihres Unternehmens. Finden Sie die für Sie richtige Lösung mit Hilfe der Produktübersicht auf unseren Internetseiten: Neukunden: Konto anlegen Wenn Sie Benutzer von Mamut Business Software sind, haben Sie bereits Zugang über das Mamut Information Desk. Wenn Sie nicht Benutzer von Mamut Business Software sind, können Sie ein Konto über unsere firmeneigene Internetseite einrichten. Geben Sie Ihre Daten ein und erstellen Sie das Konto. Sie erhalten eine mit Ihren Benutzerdaten und Ihrem Passwort. Danach können Sie auf das Programm zugreifen. 3

7 ERSTE SCHRITTE MIT MAMUT ONLINE SURVEY Eine neue Umfrage erstellen Mit Mamut Online Survey können Sie schnell und effektiv Umfragen erstellen. Formulieren Sie einfach Ihre Fragen im gewünschten Format. Übliche Fragevaranten wie z.b. Multiple Choice, Rankings, Listen, Matrizen und Tabellen sind bereits vordefiniert und liegen zur Verwendung bereit. Das Design und spezielle Informationen bestimmen Sie zum Schluss einfach gemäß Ihren Wünschen selbst. So erstellen Sie eine Umfrage 1. Wählen Sie Umfragen und klicken Sie in der Symbolleiste auf Neue Umfrage. 2. Tragen Sie einen Umfragenamen ein. Der Name muss nicht in der Umfrage angezeigt werden. Er ist jedoch zur Identifikation der Umfrage innerhalb von Mamut Online Survey notwendig. Sobald mehrere Umfragen im System hinterlegt sind, sind eindeutige Namen sinnvoll. 3. Wenn gewünscht, markieren Sie das Kontrollkästchen, um den Namen als Umfragetitel zu verwenden. 4. Klicken Sie auf Fragen, um zum Fragenkatolog für die Umfrage zu gelangen. Umfrageparameter: Sie können Einstellungen und Eigenschaften der Umfrage später ändern. 5. Tragen Sie Ihre erste Frage ein und füllen Sie die Parameter aus. 6. Klicken Sie für jede neue Frage auf Nächste. Tragen Sie den Namen ein und bestimmen Sie die Parameter. 7. Klicken Sie auf Beenden, nachdem Sie alle Fragen angelegt haben. Ihre Umfrage ist nun erstellt. Sie finden Sie, indem Sie in der Symbolleiste auf Umfragen klicken. Umfragen optisch anpassen und online stellen Nachdem Sie Ihre Umfrage erstellt haben, können Sie noch das Design und die Zielvorstellungen definieren. Danach können Sie die Einladungen zur Teilnahme an der Umfrage verschicken. So bearbeiten und versenden Sie Ihre Umfrage 1. Klicken Sie im Hauptmenü auf Umfragen und suchen Sie die gewünschte Umfrage heraus, indem Sie den Namen anklicken. 2. Klicken Sie auf Umfrageparameter, um den Namen, die Darstellung, Bilder, - Adresse und weitere formelle Daten zu ändern. Eine ausführliche Beschreibung dazu finden Sie in den Hilfedateien, die das Programm auf Englisch zur Verfügung stellt. Klicken Sie abschließend auf Speichern, um die Änderungen zu speichern. Sie können hier auch zu einem späteren Zeitpunkt Änderungen vornehmen. Allerdings sollten Sie sich darüber im Klaren sein, dass dann kein Benutzer auf die Umfrage zugreifen kann. 4

8 ERSTE SCHRITTE 3. Tragen Sie ggf. Beginn und Ende der Umfrage ein. 4. Klicken Sie auf Umfrage freigeben (unter Steuerung). 5. Klicken Sie auf Einladungen, um bestimmte Adressaten der Umfrage persönlich via einzuladen. Im Betrefffeld ist ein Standardtext hinterlegt, den Sie noch bearbeiten können. Der Text enthält einen Link zur Umfrageseite. Dieser Link darf nicht geändert werden. Die Sprache der Nachricht richtet sich nach der Spracheinstellung für den Benutzer. Die Umfrage wird nun online gestellt. Analyseresultate Erste Ergebnisse Ihrer Umfrage können Sie als Bericht einsehen, sobald der erste Benutzer an der Umfrage teilgenommen hat. Auf diese Weise haben Sie jederzeit Zugriff auf die neuesten Ergebnisse. Insgesamt gibt es zwei Berichtarten: Zusammenfassungen und Kommentar-Berichte. Beide Berichte werden automatisch erstellt. Wünschen Sie weitere Berichtarten, müssen Sie die Vorgaben dafür selbst definieren. Einzelne Antworten zeigen Klicken Sie auf Einzelne Antworten. Es wird Ihnen eine Liste der bereits für Ihre Umfrage hinterlegten Antworten angezeigt. Von dieser Liste aus finden Sie einen Link zu jeder einzelnen Antwort (per Klick auf die ID). Darüber hinaus finden Sie eine Spalte für weitere s und ein Kontrollkästchen zum Löschen von Antworten. Sind die -Adressdaten vorausgefüllt, hatte dieser Benutzer wahrscheinlich eine -Benachrichtigung für die Umfrage erhalten. Hinweis! Um die Re-Send- und Wiedervorlage-Funktion nutzen zu können, muss der Benutzer mit Namen und registriert sein. Die Sprache des -Texts richtet sich nach der Spracheinstellung für den angemeldeten Benutzer. Auswertung/Berichte Zwei Berichtarten werden automatisch generiert: Zusammenfassung und Kommentar-Bericht. Diese können Sie einsehen, indem Sie im Hauptmenü Umfragen wählen und auf den Namen der Umfrage klicken. Wählen Sie dann unter Veröffentlichen & Berichte den Unterpunkt Auswertungen. Unvollständige Antworten löschen Klicken Sie auf Unvollständige Antworten löschen, um nicht zu Ende ausgefüllte Umfrageantworten zu löschen. Die Antwort wird aus der Datenbank gelöscht und kann nicht wiederhergestellt werden. Während des Löschvorgangs wird die Umfrage gesperrt. 5

9 ERSTE SCHRITTE MIT MAMUT ONLINE SURVEY Antworten löschen Klicken Sie auf Antworten löschen, um alle Antworten zu einer Umfrage zu löschen. Die Antworten werden aus der Datenbank gelöscht und können nicht wiederhergestellt werden. Während des Löschvorgangs wird die Umfrage gesperrt. Ein Anwendungsfall für das Löschen von Antworten ist z.b., wenn Sie Ihre Umfrage verändern wollen. In diesem Fall dürfen keine Antworten vorliegen. Alternativ können Sie eine Kopie der Umfrage erstellen und dort die Änderungen eintragen. Danach kann diese neue Umfrage online gestellt werden. Auswertungen in Mamut Online Survey Auswertungen werden aus einem oder mehreren Elementen zusammengesetzt. Jedes Element kann Daten einer oder mehrerer Fragen enthalten. Sie entscheiden selbst, wie Ihre Auswertung aufgebaut sein soll: Der zusammenfassende Bericht enthält eine übergreifende Zusammenfassung für sämtliche Fragen. Darüber hinaus wird zu jeder Frage eine eigene, gesonderte Zusammenfassung ausgegeben. Wenn Sie wünschen, können Sie aber auch zu jeder Frage einen einzelnen Bericht ausgeben lassen. Oder Sie lassen sich einen Bericht erstellen, der mehrere Diagrammarten enthält. Wie die Berichte aussehen und welche Inhalte sie enthalten, unterliegt Ihren eigenen Vorgaben. Zusammenfassung Diese Berichtart enthält eine Zusammenfassung aller Umfrage-Fragen. Textantworten und Kommentare sind nicht enthalten. Der Bericht enthält die Ergebnisse als Diagramm bzw. Tabelle. Wenn Sie wünschen, können Sie weitere Elemente hinzufügen oder vorhandene Elemente ändern, Filter anlegen oder Parameter hinzufügen, um eine noch aussagekräftigere Statistik zu erhalten. Kommentar-Bericht Kommentar-Berichte enthalten Textantworten und Kommentare zu Umfragen. Jede Antwort ist mit einer ID versehen, über die Sie einfach die individuellen Ergebnisse aufrufen können. Auch diese Berichtart können Sie über weitere Elemente, Filter und Parameter weiter auf Ihre Bedürfnisse hin anpassen. Neuer Bericht Sie können Berichte auch frei definieren. Legen Sie ein neues Element an, um festzulegen, welche Frage ausgewertet werden soll. Wenn die Auswertung in verschiedenen Formaten erfolgen soll, legen Sie ein neue Element an. Für spezifische Informationen verwenden Sie Filter. Es werden dann nur die von Ihnen gewählten Variablen angezeigt. 6

10 ERSTE SCHRITTE Auswertungen verwalten Sie können neue Berichte erstellen und vorhandene Berichte bearbeiten. So erstellen Sie einen neuen Bericht 1. Wählen Sie die Umfrage, für die Sie die Auswertung erstellen möchten. 2. Klicken Sie unter Veröffentlichen & Berichte auf Auswertungen. 3. Klicken Sie auf Neuer Bericht. 4. Geben Sie dem Bericht einen Namen und legen Sie die Einstellungen fest. 5. Klicken Sie auf Speichern. Der Bericht ist nun erstellt. Wenn gewünscht, können Sie ihn weiter anpassen. So bearbeiten Sie einen Bericht 1. Öffnen Sie die betreffende Umfrage, für die Sie den Bericht bearbeiten möchten. 2. Klicken Sie unter Veröffentlichen & Berichte auf Auswertungen. 3. Klicken Sie auf den gewünschten Berichtnamen. 4. Klicken Sie auf Bericht ansehen, um den daneben stehenden Bericht einzusehen. Sind Sie nicht sicher, dass es sich um aktuelle Ergebnisse handelt, können Sie auch auf Neu berechnen und anzeigen klicken. 5. Sie können Namen, Darstellung, Kopf- und Fußzeilentext und andere Informationen in den Berichtinformationen ändern. 6. Um ein neues Element anzulegen, klicken Sie auf Element hinzufügen. Unter Elemente können Sie auch Elemente löschen oder anderweitig bearbeiten. 7. Unter Filter können Sie neue Filter hinzufügen und vorhandene Filter bearbeiten. 8. Klicken Sie auf Bericht ansehen, um den Bericht mit den aktualisierten Informationen einzusehen. Ihre Umfrageergebnisse von Mamut Online Survey werden angezeigt. 7

11 ERSTE SCHRITTE MIT MAMUT ONLINE SURVEY WEITERE INFORMATIONEN Mamut Online Survey gibt es in mehreren auf Ihre Bedürfnisse hin angepassten Produktvarianten. Welche Lösung am besten zu Ihnen passt, können Sie auf unseren Internetseiten nachsehen (externer Link): Die Dokumentation bietet Informationen zu allen Funktionen der Produktserie. Es können Funktionen erläutert werden, die Ihre Produktversion nicht enthält. Sie können ein Update bestellen, um in Ihrer Version fehlende Funktionen zu aktivieren. Im Programm ist eine Hilfe hinterlegt. Diese enthält detaillierte Informationen zu den verschiedenen Funktionalitäten. Die Hilfedateien sind nur in Englisch hinterlegt. 8