BSR QUICK : Working Group 1 WELCOME! First meeting of the working groups 1 Project Steering QUICK Project

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1 BSR QUICK : Working Group 1 WELCOME! First meeting of the working groups 1 Project Steering QUICK Project

2 Agenda - Today 1. Begrüßung und Vorstellung der Teilnehmer 2. Überblick über Ziele und Aufgaben des QUICK Projektes 3. Aufgaben und Arbeitsweisen der Arbeitsgruppe WP 1 Steering 4. Information und Aussprache zum Management der Projekt-Durchführung 5. Information und Aussprache zum Stand der Arbeiten in den Work-Packages 6. Aussprache und Entscheidungen zu a) Durchführung von Aufgaben mit Personalkosten-Finanzierung b) Vergabe von Unteraufträgen 7. Klärung organisatorischer Fragen 8. Verschiedenes

3 TOP 1: Introduction of the participants Members Schwerin Chamber of Skilled Crafts Pomerian Chamber of Handicrafts for SME's Vilnius Chamber of Commerce, Industry and Crafts Minsk Department of Belarusian Chamber of Commerce + Industry Hamburg University of Corporate Education Office of the Marshall of the Pomorskie Voivodship Introduction short, please: Institution + person Your aims for steering group Your wishes

4 TOP 2: Introduction QUICK

5 TOP 2: Introduction QUICK QUalification Innovation Cooperation Keybusiness Für die Überwindung 3 zentrale Engpässe (= Wachstumsreserven) für Entwicklung SME in BSR Wachsender Nachwuchsmangel Unternehmer, Führungs- und Fachkräfte Großer Bedarf Produkt- und Prozess-Innovationen und fehlende SME spezifische Innovationsförderung Internationale Kooperation und Sicherung lohnende Arbeiten Besser und Schneller sein als der Rest der Welt

6 TOP 2: QUICK - Ziele Förderung von Innovationen in SMEs der BSR Aufbau SME spezifische Innovationsförderung durch a) Hochschulen/Universitäten = Baltic Sea Academy b) SME Förderer Kammern/Verbände = Hanse-Parlament Spezialisierung Hochschulen/Universitäten auf SME Innovations-Cluster Ostseeweit Innovationstransfer und F&E für SME Stärkung Innovationskraft durch Ausbildung + Weiterbildung Innovationen + neue Märkte durch internationale Kooperation Verbesserte Rahmenbedingungen für Innovationen in SME

7 Hanseatic Parliament + Baltic Sea Avademy

8 Baltic Sea Academy Promotion of Innovation for the BSR SME Innovation network of 9 Universities National administrations Support by public administrations as partners and 41 associated organisations from local EU Level Regional administrations H a n s e a t i c P a r l i a m e n t Chamber as SME promoter for Region A Transnational Cooperation Chamber as SME promoter for Region B Transnational Cooperation Chamber as SME promoter for Region C Network of SME promoters, 25 Chambers supported by administrations RTD solutions Transfer Qualification Coaching Cooperation Innovation strategies Information Local administrations RTD solutions Transfer Qualification Coaching Cooperation Innovation strategies Information RTD solutions Transfer Qualification Coaching Cooperation Innovation strategies Information SME SME SME SME SME SME SME SME SME Promotion of innovation for SMEs in 11 BSR countries

9 WP3 Innovation through networking and clustering (Baltic Sea Academy) WP 1 Project Management and Coordination WP 4 Innovation through RTD solutions for SMEs WP 5 Innovation through Qualification WP 6 Innovation through Cooperation WP 7 Innovation through policy change WP 2 Communication and Information Durable promotion of innovation for SMEs in the regions of 11 BSR-Countries

10 Questions and clarifications?

11 TOP 3: Introduction WP 1 WP 1 Project Management and administration 1. LP will be responsible for strategic and operational management of the project and coordination with the partners. 2. A steering group will be established from partner organisations. It will meet twice a year to review the progress of the project, discuss the outcome of the working groups and decide on further practical implementation related steps. 3. For each WP a working group will be established to coordinate practical work, discuss the results and ensure information transfer partners + 11 associated partners 5. LP will operate a central office ensuring project management, financial management, overall partnership coordination, strategic guidance and advisory support to the partners.

12 TOP 3: Introduction WP 1 6. LP will be responsible for financial control. Financial progress will be presented to the steering group for information and eventual decision making. Bookkeeping will be done by a tax consultancy; audit by external office. 7. All partners submit reports to the LP. The submitted report results are presented twice a year and counselled in the steering group. 8. Besides of the controlling by the LP, the steering group a proven system for the steering and controlling of the activities, outputs, schedule and responsibilities will be used. 9. Coordination costs account for less than 9% of the total project budget. 10. Steering group prepared annual general meeting. Steering group: 6 Meetings General assembly: 4 Meetings

13 WP3 Innovation through networking and clustering (Baltic Sea Academy) WP 1 Project Management and Coordination WP 4 Innovation through RTD solutions for SMEs WP 5 Innovation through Qualification WP 6 Innovation through Cooperation WP 7 Innovation through policy change WP 2 Communication and Information Durable promotion of innovation for SMEs in the regions of 11 BSR-Countries

15 TOP 4: Projekt-Management Bei großer Anzahl Partner zentrales Management + Controlling durch H-P Sekretariat Aufgaben der Steuerungsgruppe + Controlling zentrales Management + Informations-Austausch und Beratung + Beratung halbjährliche Zwischenberichte Erster Zwischenbericht Sommer Vorbereitung Generalversammlung 2009 Berlin; 2010 Minsk; Nov Warschau; Nov. 2012? + Herbeiführung wichtiger Entscheidungen + Im Bedarfsfall Schlichtung in Konfliktfällen zwischen Partnern + Unterstützung zentrales Sekretariat Arbeitsweisen + Beratungen auf halbjährlichen Sitzungen Zusammenlegung mit anderen Treffen (AGs, Hanse-Tagung usw.) + Austausch per Mail + Im Bedarfsfall bilateral + Ansprechpartner: Frau Döding und J. Hogeforster

17 TOP 5. Stand der Arbeiten Am 22./23.2. Gründung Baltic Sea Academy mit 14 Mitgliedern einschl. Wahl eines Vorstands; BSA damit ab sofort arbeitsfähig Spezialisierung und Einteilung der Hochschulen/Universitäten auf die 3 Cluster: Cluster A Energy, Climate, Environmental : TU Lublin, TU Brest, Universität Vilnius, Voru vocational training Estland, St. Petersburg University, Satakunta University Finnland, Hamburgisches WeltWirtschaftsInstitut Cluster B Construction technologies : TU Vilnius, Hochschule 21 Buxtehude Cluster C Personal and organisational development : Uni Lund, Management- Hochschule Slupsk, TU Gdansk, Universität Lettland, Berufsakademie Hamburg, (Universität Vilnius, Voru vocational training Estland, St. Petersburg University)

18 TOP 5: Stand der Arbeiten WP 2 Information + Communication + 1 Treffen im März in Lublin + Communication Plan entwickelt + eingereicht: Sehr postiv! + Frage: Partner intensiver als Verbreiter? WP 3 Networking + Clustering + 1 Treffen im Februar in Hamburg + Gründung Baltic Sea Academy mit 13 (15) Universitäten + Frage: Durchführung Studien Ostseeraum WP 4 Research + Development + 1. Treffen heute in Minsk WP 5 Qualification + 1. Treffen im März in Malmö + Festlegung 3 neue Energiekurse + 5 vorhandene Kurse + Frage: Entwicklung 3 neue Energiekurse?

19 TOP 5: Stand der Arbeiten WP 6 Cooperation + 1. Treffen im März in Malmö + Festlegung 3 elektronische Tools (1 Pflicht) + Erarbeitung Programm Business-Foren + 1. Businessforum Energie im März in Lublin + Frage: Partner intensiver Kooperationsanbahnung WP 7 Strategies + 1. Treffen geplant im April in Bydgoszcz: Abgesagt! + Nachholung im September in Bydgoszcz + Frage: Strategie Wirtschaftspolitik Beratung morgen auf Generalversammlung Entwurf durch Sekretariat (incl. altes Konzept) Beratung Gruppe WP 7 und Steering group Veröffentlichung ohne Beschluss Generalversammlung

20 TOP 5: Outputs 4 Generalversammlungen 3 Hanse-Tagungen: Bildung; Energie; Regionalpolitik 28 Sitzungen von Arbeitsgruppen mit bis zu 45 Personen 6 Businessforen mit SMEs 4 Workshops Train the Trainer 18 Präsentationen von Ergebnissen 6 Fernsehsendungen 10 Presse-Erklärungen 6 Pressekonferenzen

21 TOP 5: Outputs Gründung Baltic Sea Academy; 1 Info-Broschüre; laufende Arbeiten Transfer und R&D für SMEs Ostseeweite Studien für 3 Innovations-Cluster 250 Businesspläne; 250 Investitionspläne; 75 R&D Start 1 neues Großprojekt Baltic Sea Academy Schriftlicher + persönlicher Innovationstransfer und 10 elektronische SME Newsletter Innovation 4 Manual/Booklets: Service for SMEs ; Innovationcluster ; P & O Development ; Innovation Process 3 Bücher mit Ergebnissen Hanse-Tagungen

22 TOP 5: Outputs Entwicklung, Erprobung + Transfer 3 neue Energie-Kurse Bearbeitung + Transfer 5 bestehende Technologie-Kurse Weiterer Transfer Dual Bachelor Courses Entwicklung, Erprobung und Installation 1 3 ICT Tools Entwicklung und laufende Arbeit 2 neue und 2 bestehende Internet-Auftritte Entwicklung und Veröffentlichung 3 politische Strategien und Einbringung/Verhandlung mit Stakeholders 6 12 Newsletter für Partner und Dritte Veröffentlichung eines Buches mit allen Ergebnissen

23 TOP 5: Outputs Zusätzliche Arbeiten der Partner Förderung Mobilität Förderung Berufsausbildung Beratung SMEs Förderung Kooperationen und Export Veröffentlichungen In Mitgliedszeitschriften + Internet Information Betriebe + Medien = im Rahmen des laufenden Tagesgeschäftes Wie erreichen, erfassen und dokumentieren?

25 TOP 6: Aussprache + Entscheidungen Übersicht Budget Euro Prozent Zweck Budget insgesamt Reise-/Aufenthalt 51 Partner Veranstaltungen/Material 51 Partner Unteraufträge, Übersetzungen Investitionen (PCs) Eigenleistungen, Preparation Information + Kommunikation (min.10%) Projekt-Management, Audit (max. 25%) 85 % des Budgets bereits fest gelegt!!!!!!!!!

26 TOP 6a: Finanzierte Personalkosten Für alle Partner zusammen (14% des Budgets total) Daraus keine Pauschalfinanzierung, sondern von Aufgaben: Je Erstellung eines SME Businessplan (250) Je Erstellung eines SME Investitionsplan (250) Je R&D Aufgabe für SMEs (Bachelorarbeit) (75) Fragen: o o o Damit einverstanden? Welche Durchschnittssätze? Vergabeverfahren? Interne Ausschreibung?

27 TOP 6b: Vergabe Unteraufträge An Partner nicht möglich, nur an Dritte (nach Einholung Angebote/beschränkte Ausschreibung): Buchführung, Finanz-Controlling + Audit: Steuerberater sowie Wirtschaftsprüfer wie BSME Projekt. Einverstanden? Dolmetscher + Übersetzungen: Personen BSME Projekt + Übersetzungsbüros Polen + Sekretariat. Einverstanden? Gestaltung + Druck Internet, Flyer, Broschüren: Ausschreibung + Vergabe Großraum Hamburg + Polen. Einv.? Druck + Veröffentlichung Bücher: Ausschreibung läuft, aber sehr teuer. Lösung: Internet Books & Demands sowie Redakteure Hamburg. Einverstanden?

28 TOP 6b: Vergabe Unteraufträge Studienarbeiten Innovations-Cluster + Ostseeraum a) Interne Ausschreibung (läuft): Falls ja, Umschichtung in Personalmittel b) sonst externe Vergabe oder Mischform Einverstanden? Erstellung Curricula + Test 3 neue Energiekurse a) Interne Ausschreibung (läuft): Falls ja, Umschichtung in Personalmittel b) sonst externe Vergabe oder Mischform Einverstanden? Kosten für Unteraufträge so gering wie möglich: Falls Budget- Reste, Umwandlung in Personalmittel für Partner!

30 TOP 7: Organisatorische Fragen 2 Partner haben Project Agreement noch nicht unterzeichnet: EVEA Tallinn + Minsk executive regional Nur wenige Änderungen in der Projekt-Organisation: Handwerkskammern Hamburg + Cottbus sowie EVEA Alle Abrechnungsunterlagen müssen 14 Tage nach der jeweiligen Abrechnungsperiode ( bzw ) vorliegen. Wie besser sicherstellen? Bislang wurden bei Reisen für Veranstaltungen keine Tagegelder ausgezahlt, da volle Beköstigung. Mischform? Größtenteils Vorfinanzierung durch H-P (hohe Zinsen); nur Fahrt- und Übernachtungskosten durch Partner. Möglich? Time sheets.abrechnungen Projektorganisation..Sonstige Fragen..

31 TOP 7: Organisatorische Fragen Reisekostenabrechnung Name, Vorname: A. Müller Institution HWK Wohnort und - Land XY, Polen Angaben zur Reise Reiseziel/e: Minsk Zweck der Reise: Generalversammlung Datum Uhrzeit Beginn der Reise: Ende der Reise:

32 TOP 7: Organisatorische Fragen Fahrtkosten Eisenbahn lt. Beleg Flugzeug lt. Beleg 350,00 priv. eig. PKW: gefahrene Km x - Namen der Mitfahrer: Sonstige Fahrtkosten (öffentl. Verkehrsmittel) lt. Beleg Nebenkosten, z.b. Parkgebühren, Taxi (Belege bitte beifügen und erläutern) 30,00 Erläuterung: 4 Übernachtungen x 100,00 (Hotelkosten lt. Beleg) 400,00 Ich versichere die Richtigkeit meiner Angaben in dieser Reisekostenabrechnung Die aufgeführten Reisekosten werden mir von dritter Seite nicht vergütet. Ort/Datum - Unterschrift der/des Reisenden

33 TOP 7: Organisatorische Fragen Bitte sämtliche Belege - auch Bordkarten -beifügen. Ab hier nichts mehr eintragen, wird vom Sekretariat vorgenommen Wird zentral ausgefüllt und nachgetragen Reisetage insgesamt 5 - davon mit Verpflegung 3 - davon ohne Verpflegung 2 - Anzahl Tagegelder 2 x 35,00 70,00 Summe der Kosten 710,00 Von der Kasse verauslagt./. Vorschuss./. Gesamtbetrag auszuzahlen 710,00 Hanse-Parlament, Datum Unte rschr ift Buchung: Projekt Konto

34 TOP 7: Organisatorische Fragen Working time and costs : Project BSR QUICK Name of Project partner Project Partner - No... Name of Person:... O paid work or O voluntary, unpaid work Accounting Period: 17. December Mai 2010 Work for part of project General assembly Hanseatic Conference Steering group Work group WP 2 Other work WP 2 Other Project work *.. Total working hours Spend working hours Decemb er January February March April May Total

35 TOP 7: Organisatorische Fragen Total working hours Costs per working hour Euro Working costs total in Euro = Total of working hours x Cost of working hours in Euro, the... (Signature of appointed Person).. (Name and Signature of Project Partner)

36 TOP 8: Miscellaneous a) Rückmeldungen zum Lernen und Verbessern Was war heute gut? Was soll erhalten bleiben? Was war nicht gut? Was muss verbessert werden? b) Nächste Termine in Hamburg direkt vor der Hanse-Tagung in Hamburg direkt vor der Hanse-Tagung in Warschau direkt vor der General-Versammlung c) Miscellaneous THANK YOU!