MS Office Connector. Erste Schritte

Transkript

1 MS Office Connector Erste Schritte

2 Inhalt 1. Einleitung Ihre Vorteile im Überblick: Office Connector installieren Word Tab Kontakte Briefe schreiben Dokument am Kontakt speichern Serienbrief erstellen Tab Kampagnen Tab Projekte Tab Teamwork Teamwork-Dokumente in Word bearbeiten PDFs zeitsparend generieren Excel Tab Kontakte Tab Daten Journaldaten Produktdaten Zeiteinträge Tab Projekte Tab Teamwork Outlook Tab Kontakte s am Kontakt speichern Weitere Aktionen im Tab Kontakte Tab Projekte Tab Teamwork Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 2 von 12

3 1. Einleitung Microsoft Office ist für viele Unternehmen und Anwender die Software der Wahl. Fast jeder kennt die Tools seit Jahren und findet sich gut damit zurecht. Die meisten Mitarbeiter öffnen kaum je ein anderes Programm. Da ist es für manche nicht einfach, sich mit einer neuen Plattform vertraut zu machen. Scopevisio hilft den Anwender nun, diese Hürde zu überwinden und massiv an Produktivität zu gewinnen. Durch die nahtlose Office-Integration wird der Umgang mit Scopevisio einfach wie nie. Über den MS Office Connector haben Sie vollen Zugriff auf Ihre Scopevisio-Daten innerhalb der gewohnten MS Office-Anwendungen. Viele komfortable Anwendungen machen das Tagesgeschäft einfacher und hoch effizient. Der Datei-Overhead sinkt, Informationen fließen in Echtzeit, Versionsprobleme entfallen und die Produktivität wächst. Nutzen Sie den Office Connector um Ihre Microsoft Programme (Outlook, Excel, Word) mit Scopevisio zu verknüpfen. Empfohlene Office-Version: ab 2010 aufwärts. So können Sie Ihre s per Klick zu Scopevisio hochladen oder über die Programme auf die in Scopevisio hinterlegten Daten zugreifen. Für den Office Connector gelten folgende Systemvoraussetzungen: Microsoft Windows 7 und höher Microsoft Office 2010 und höher 1.1 Ihre Vorteile im Überblick: MS Office-Integration der Scopevisio-Anwendung Stammdaten aus Scopevisio können in MS Office-Anwendungen selektiert und weiterverarbeitet werden Zahlreiche zeit- und kostensparende Funktionen Serienbrief in MS Word Weiterverwendung der etablierten Reports in MS-Excel Newsletter-Versand über MS Outlook an selektiven Empfängerkreis Anforderungen aus dem MS Office-Alltag rekrutieren sich aus EINER Anwendung ( Scopevisio-Reiter in Ribbon-Bar) mit nur EINER Datenherkunft Keine separaten Insel-Lösungen, Excel- oder Verteiler-Listen außerhalb der Scopevisio- Datenbank mehr erforderlich 1.2 Office Connector installieren Den Office Connector können Sie 30 Tage lang kostenlos testen. Dazu tun Sie Folgendes: Klicken Sie auf das Shop-Symbol und wählen Sie in der folgenden Abfrage [Zum Shop]. Dann markieren Sie in der Tabelle Anwendung testen die Zeile MS Office Connector und klicken auf den Button [Jetzt testen]. Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 3 von 12

4 Einen Link zum Download finden Sie nun im Einrichtungsassistenten, den Sie im Menü über den Punkt Global aufrufen können. Im letzten Reiter Erste Schritte wurde unter der Überschrift Verbinden Sie Ihre Office Anwendungen mit Scopevisio nun ein Download-Link hinzugefügt über den Sie das Add-In installieren können. einloggen möchten. Nach der Installation hat das Menüband (Ribbon) Ihrer Office-Programme auf dem Start-Tab oben links eine neue Gruppe namens Scopevisio Connector mit zwei Schaltflächen, um den Scopevisio Connector oder die Scopevisio Anwendung zu starten. Wenn Sie auf Scopevisio Connector klicken, öffnet sich ein Anmeldefenster, in dem Sie Ihren Benutzernamen und Ihr Kennwort eingeben. Wenn Sie über mehrerer Gesellschaften in Ihrer Scopevisio Instanz verfügen, können Sie im nächsten Bildschirm die Gesellschaft auswählen, in die Sie sich Der Office Connector wird dann in Ihrer Office-Anwendung rechts angezeigt. Sie können ihn skalieren oder durch Ziehen mit der Maus an eine andere Stelle befördern. Je nach Anwendung stehen ihnen unterschiedliche Funktionen zur Verfügung, die im Folgenden erläutert werden. 2. Word 2.1 Tab Kontakte Briefe schreiben Angenommen, Sie möchten einen Brief an einen Kontakt schreiben, der in Scopevisio hinterlegt ist. Sie öffnen Ihre Briefvorlage in Word und möchten die Adresse einfügen. Hierzu geben Sie in das Suchfeld des Office Connector den Namen (oder auch nur einige Buchstaben des Namens) ein und klicken auf das Lupensymbol. In einer Trefferliste zeigt Scopevisio die gefundenen Kontakte an. Klicken Sie mit der Maus auf den gewünschten Kontakt und klicken Sie auf das Symbol. Die Adresse wird an der Cursorposition in das gewünschte Dokument eingefügt. Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 4 von 12

5 Mit einem Doppelklick auf eine Datenzeile können Sie die Einzelheiten des betreffenden Kontaktes einsehen Dokument am Kontakt speichern Ganz gleich ob es sich um Ihren neuen Brief handelt oder um einen Vertrag oder ein sonstiges Word- Dokument: über die Schaltfläche können Sie das aktive Dokument dem ausgewählten Kontakt zuordnen. Das Dokument wird in Scopevisio hochgeladen, im DMS TEAMWORK sicher in der Cloud abgelegt und zugleich in der virtuellen Kontaktakte gespeichert Serienbrief erstellen Hinweis: Wenn Sie mit den Funktionen des Office Connector einen Serienbrief erstellen möchten, müssen Sie zuerst den Brief schreiben und wählen erst anschließend die Adressaten aus. Mit einem Klick auf die Schaltfläche öffnen Sie die Serienbrieffunktion des Office Connector. Diese ermöglicht Ihnen, in Word einen Brief an mehrere Kontakte zu verfassen, die direkt aus dem Scopevisio Kontaktmanagement heraus eingefügt werden. Die Schaltfläche öffnet einen zweigeteilten Bildschirm mit einer Suchleiste. Links werden Ihre Kontakte angezeigt, rechts erscheinen die, die Sie für Ihren Serienbrief ausgewählt haben. In der Mitte befinden sich klickbare Pfeilsymbole, die entweder alle oder ausgewählte Kontakte nach rechts oder nach links befördern. Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 5 von 12

6 Möchten Sie z. B. alle Bonner Kunden anschreiben, schreiben Sie Bonn in das Suchfeld und klicken auf das Lupensymbol und anschließend auf.möchten Sie nur bestimmte Kontakte aus Bonn anschreiben, markieren Sie diese und klicken auf. Um den Serienbrief zu generieren, klicken Sie unten rechts auf das Häkchen; um den Vorgang abzubrechen auf das Kreuz. Tipp: Einen einzelnen Kontakt wählen Sie mit einem Klick aus. Mehrere aneinander grenzende Kontakte wählen Sie, indem Sie die Maus über die Datenzeilen ziehen. Kontakte, die nicht aneinander grenzen, wählen Sie, indem Sie die STRG-Taste gedrückt halten und die gewünschten Kontakte anklicken. Dieses Vorgehen gilt überall dort, wo Sie im Office Connector Objekte auswählen. Nachdem Sie die ausgewählten Kontakte mit dem Häkchen-Button bestätigt haben, gelangen Sie zurück in Ihr Dokument. Automatisch wurde im Menüband die Registerkarte Sendungen geöffnet. Über den Button [Seriendruckfeld einfügen] können Sie nun mit Platzhaltern die Positionen von Adresse und Anrede bestimmen. Fügen Sie die über die Platzhalter die anzuzeigenden Informationen an die gewünschte Stelle in Ihrem Dokument ein. Über den Button [Vorschau Ergebnisse] können Sie sich die eingefügten Daten anzeigen lassen. 3 Um den Serienbrief auszugeben, klicken Sie auf [Fertig stellen und zusammenführen]. So werden alle Briefe in einem Dokument angezeigt. 2.2 Tab Kampagnen Im Kampagnen-Tab können Sie nach Kampagen suchen und deren Details anzeigen oder mit einem Klick auf in Ihr aktuell geöffnetes Word-Dokument einfügen. In Zukunft wird die Integration der Kampagnenfähigkeiten von Scopevisio in den Office Connector noch erweitert. 2.3 Tab Projekte Über die Schaltfläche fügen Sie die Daten eines ausgewählten Projektes in Ihr aktuell geöffnetes Word-Dokument ein und mit einem Klick auf laden Sie Sie dieses Dokument in das TEAMWORK-DMS hoch und ordnen es gleichzeitig der ausgewählten Projektakte zu. Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 6 von 12

7 2.4 Tab Teamwork Über die Suchleiste finden Sie mithilfe der mächtigen Scopevisio Volltextsuche Ihre Dokumente in Teamwork wieder. Die Anzeige der Trefferliste lässt sich über von einer Tabellen- auf eine Vorschau-Darstellung umschalten. Der Button zeigt Ihre Teamwork-Sammlungen an und der Button ermöglicht es, die Anzeige auf Word- Dokumente, die bearbeitungsfähig sind, einzugrenzen. Ist dieser Button ausgeschaltet, werden alle Dokumente, einschließlich PDFs, Bildern usw. angezeigt Teamwork-Dokumente in Word bearbeiten Wenn Sie ein Dokument aus Teamwork öffnen möchten, klicken Sie auf Bearbeitung speichern Sie es mit wieder in Teamwork zurück.. Nach der PDFs zeitsparend generieren Wenn Sie häufig Dokumente im PDF-Format in Teamwork ablegen, kann Ihnen der Button viel Zeit sparen. Der umständliche Zwischenschritt Speichern unter > Formatauswahl > PDF samt anschließendem Verschieben in Scopevisio ist jetzt überflüssig. Klicken Sie einfach auf den obigen Button und schon wird Ihr Word-Dokument als PDF in Teamwork hochgeladen. Hinweis zu den Berechtigungen: Wenn Sie ein Dokument an einem Kontakt speichern, dann ist es für Benutzer sichtbar, die das Recht haben, auf diesen Kontakt zuzugreifen. Gleiches gilt, wenn Sie ein Dokument an einem Projekt oder in einer Sammlung speichern: Das Dokument erbt die Berechtigungen, die für das betreffende Projekt bzw. die Sammlung gelten. So ist eine konsistente Rechteverwaltung gewährleistet. 3. Excel Die Excel-Funktionen des Office Connector ähneln jenen von MS Word. Nur anstelle des Tabs Kampagnen sehen Sie in Excel den Tab Daten. 3.1 Tab Kontakte Wie bereits im Kapitel über Word beschrieben, können Sie aus Excel heraus im Office Connector Ihre Kontakte nach Suchbegriffen durchforsten. Im folgenden Bildschirm wurden die Kontakte nach der Ortsangabe Bonn herausgefiltert. Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 7 von 12

8 Wieder stehen im unteren Bereich des Office Connector die drei vertrauten Buttons: Mit speichern Sie alle Kontakte, die Sie herausgefiltert haben, in einer Excel-Datei. Auf diese Weise erstellen Sie im Handumdrehen z. B. Verteiler oder Einladungslisten für ein Event. Mit speichern Sie die ausgewählten Kontakte aus Scopevisio in einer Excel-Datei. Auf diese Weise können Sie Ihre Kontaktliste zusätzlich verfeinern. Mit speichern Sie das aktive Excel-Dokument an dem ausgewählten Kontakt. Sie können es auch mit der Maus auf die Datenzeile des Kontakts im Office Connector ziehen. Sind mehrere Kontakte ausgewählt, wird diese Option ausgeblendet, weil ein Dokument immer nur mit einem einzigen Bezugsobjekt (in diesem Fall Kontakt) verknüpft werden kann. Die Datei wird in Teamwork hochgeladen und in der zugehörigen Kontakt-Akte unter den Teamwork- Dokumenten angezeigt. Haben Sie beispielsweise einen Kunden, für den Sie ein Event organisieren, können Sie mit diesen Funktionen die Einladungsliste für das Event direkt in der Kundenakte ablegen. Tipp: Wenn Sie das Dokument nicht nur einem Kontakt, sondern einem Projekt oder einer Sammlung zuordnen möchten, wählen Sie den Tab Projekte bzw. Teamwork. 3.2 Tab Daten Im Tab Daten haben Sie Zugriff auf Ihr Journal, Ihre Produktverwaltung und Ihre Zeiteinträge Journaldaten Die Journaldaten können Sie nach Zeiträumen filtern und im Office Connector anzeigen. Mit dem Button fügen Sie alle und mit nur die ausgewählten Journaldaten aus Scopevisio in das geöffnete Excel-Dokument ein. Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 8 von 12

9 3.2.2 Produktdaten Die Produktdaten können Sie mit der Volltextsuche filtern. Mit dem Button fügen Sie alle und mit nur die ausgewählten Produktdaten aus Scopevisio in das geöffnete Excel- Dokument ein. Auf diese Weise können Sie z. B. schnell abrufen, wie viele Kunden ein bestimmtes Produkt gekauft haben Zeiteinträge Die Zeiteinträge können Sie mit der Volltextsuche z. B. nach Kontakten oder Projekten filtern. Mit dem Button fügen Sie alle und mit nur die ausgewählten Zeiterfassungsdaten aus Scopevisio in das geöffnete Excel-Dokument ein. Wenn z. B. ein Kunde nach der Zeitaufschreibung für ein Projekt fragt, laden Sie einfach das Projekt, rufen alle darauf gebuchten Zeiteinträge ab, speichern sie in einer Excel-Datei und übersenden diese an den Kunden. 3.3 Tab Projekte Projekte können Sie ebenfalls mit der Volltextsuche filtern, um das gesuchte Projekt auszuwählen. Mit dem Button fügen Sie alle und mit nur die ausgewählten Projektdaten aus Scopevisio in das geöffnete Excel-Dokument ein. Der Button speichert umgekehrt das aktive Excel-Dokument an dem Projekt, das Sie im Office Connector ausgewählt haben. Oder Sie ziehen das Dokument einfach mit der Maus auf die Datenzeile des Projekts. 3.4 Tab Teamwork Die Funktionen dieses Tabs gleichen denen, die im Kapitel zu MS Word bereits im Abschnitt 2.4 beschrieben wurden. 4. Outlook In Outlook bietet Ihnen der Office Connector die Möglichkeit, s und/oder -Anhänge automatisch oder manuell am Kontakt zu speichern. Ausgehende s werden am Empfänger und eingehende s am Absender abgelegt. Mit einem Klick auf das Einstellungssymbol öffnen Sie den folgenden Einstellungsdialog. oben rechts in der Symbolleiste des Office Connector Hier können Sie einstellen, wie Scopevisio grundsätzlich mit den s, die Sie schreiben, verfahren soll. Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 9 von 12

10 Oft ist die manuelle Zuordnung die zweckmäßigste Lösung, da bei einer automatischen Zuordnung viele s mit redundanten Inhalten gespeichert werden können, wenn längere -Korrespondenzen geführt werden. 4.1 Tab Kontakte s am Kontakt speichern Wenn Sie eine an einem Kontakt speichern möchten, geht das in Zukunft mit einer einzigen Mausaktion. Sie markieren die , ziehen sie auf den Tab Kontakte und verharren darauf mit weiterhin gedrückter Maustaste. Scopevisio sucht die Kontakte heraus, die in den -Daten vorkommen und bietet sie in einer Trefferliste an. Sobald die Trefferliste erscheint, ziehen Sie mit der Maus weiter zu dem gewünschten Kontakt. Erst dort lassen Sie die Maustaste los! Eine Popup-Meldung informiert Sie, dass die am Kontakt veröffentlicht wird. Lassen Sie sich davon nicht irritieren: Nur wer berechtigt ist, den Kontakt zu sehen, kann die lesen. Sie können die zugeordnete nun Geschäftsobjekt s des Kontaktes sehen. In Outlook zeigt eine gesonderte Markierung an, dass die in Scopevisio hinterlegt wurde. Die Mail wird auf Kontakte gezogen und die Maustaste weiterhin gedrückt gehalten. Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 10 von 12

11 Die wurde am Kontakt gespeichert. Eine Markierung zeigt in Outlook an, dass die Nachricht hochgeladen wurde. Tipp: Auf dieselbe Weise können Sie auch eine ganze Reihe von s an den zugehörigen Kontakten speichern. Markieren Sie die Nachrichten in Outlook und ziehen Sie sie auf den Kontakte-Tab des Office Connector. Scopevisio erledigt den Rest Weitere Aktionen im Tab Kontakte Wie gewohnt können Sie im Tab Kontakte auch Kontakte mit der Volltextsuche scopen und auswählen. Dann stehen Ihnen folgende aktionen zur Verfügung. Mit dem Button schreiben Sie eine an einen oder mehrere ausgewählte Kontakte. Die fertig adressierte Nachricht öffnet sich in Outlook. Mit dem Button laden Sie einen oder mehrere -Anhänge ohne die begleitende Nachricht zum ausgewählten Kontakt hoch. Mit dem Button laden Sie eine oder mehrere vollständige s zum ausgewählten Kontakt hoch. 4.2 Tab Projekte Dieser Tab funktioniert im Wesentlichen analog zum Tab Kontakte.Eine wichtige Funktion ist das Speichern von Zeiteinträgen aus Outlook an einem Projekt. Hinweis: Entscheidend für die Zuordnung von Outlook-Daten zu einem Projekt ist, dass die Projekt-ID in der bzw. dem Zeiteintrag angegeben ist. Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 11 von 12

12 Mit dem Button ordnen Sie einen oder mehrere Zeiteinträge aus Outlook einem Projekt zu. Mit dem Button laden Sie einen oder mehrere -Anhänge ohne die begleitende Nachricht zu dem im Office Connector ausgewählten Projekt hoch. Mit dem Button laden Sie eine oder mehrere vollständige s zu dem im Office Connector ausgewählten Projekt hoch. 4.3 Tab Teamwork Die Funktionen dieses Tabs gleichen denen, die im Kapitel zu MS Word bereits im Abschnitt 2.4 beschrieben wurden. Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 12 von 12