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1 Excel-Anwendung Auftragsverwaltung mit Angebotsberechnung, Angebot, Auftragsbestätigung, Lieferschein und Rechnung, einschließlich Erstellung Arbeitsplan und Arbeitsbegleitpapiere für die Fertigung 1. Eigenschaften 2. Installation 3. Makros in Excel 2010 aktivieren 4. Grundeinstellungen 5. Anlegen der Kundendaten 6. Angebot erstellen 7. Angebot kalkulieren 8. Angebot schreiben 9. Auftragsbestätigung schreiben 10. Lieferschein schreiben 11. Rechnung schreiben 12. Die Arbeitsplanstammkarte (APSK) 13. Angebotsberechnungen in Arbeitsplanstammkarte (APSK) übernehmen und umgekehrt 14. Die Arbeitsbegleitkarte (ABK) 15. Autor

2 1. Eigenschaften (zurück) Auftragsverwaltung ist eine Excel-Anwendung lauffähig ab Excel Dort sind integriert die Angebotsberechnung, Erstellung eines Angebotes, Erstellung einer Auftragsbestätigung, Erstellung eines Lieferscheines und Erstellung einer Rechnung. Alle Angebote werden unter der eingegebenen Angebots-Nr. abgespeichert und in einem Suchblatt bei jedem neuen Abspeichern aktualisiert. Von dem Suchblatt aus kann jedes Angebot schnell gefunden und aktiviert werden. Angebot, Auftragsbestätigung, Lieferschein und Rechnung können direkt ausgedruckt oder als PDF-Datei in den jeweiligen Ordner automatisch abgespeichert werden. Aus den Angebotsberechnungen kann bei Bedarf automatisch eine Arbeitsplanstammkarte (APSK) und eine Arbeitsbegleitkarte (ABK) einschließlich Bar-Code-Ausgabe und Datensatzausgabe für ein externes Zeiterfassunssystem ausgegeben werden. Die APSK wird unter der Teile-Nr. abgespeichert und in einem Suchblatt bei jedem neuen Abspeichern aktualisiert. Von dem Suchblatt aus kann jede APSK schnell gefunden und aktiviert werden. 2. Installation (zurück) Auftragsverwaltung besteht aus einem Ordner mit dem Namen ULDA-Auftragsverwaltung. Dort sind alle Excel-Dateien und Ordner abgespeichert, die für die Auftragsbearbeitung benötigt werden. Achtung: Bitte verändern Sie keine Ordner- oder Dateinamen, da sonst die Makroaktionen nicht mehr funktionieren. Der Ordner ULDA-Auftragsverwaltung kann auf jedes Laufwerk ihres Rechners kopiert werden. Der für die Makroaktionen benötigte Dateipfad, bis zum Ordner ULDA-Auftragsverwaltung, wird automatisch übernommen. ULDA-Auftragsverwaltung kann über ein Netzwerk auch von mehreren Nutzern gleichzeitig auf unterschiedlichen Rechnern mit den gleichen Stammdaten genutzt werden. Der komplette Ordner ULDA-Auftragsverwaltung muss beim Hauptnutzer gespeichert sein. Jeder weitere Nutzer kopiert sich die Datei APSK.xlsm oder Angebot.xlsm auf seinen Rechner und gibt den Dateipfad bis in den Ordner ULDA- Auftragsverwaltung vom Hauptnutzer an.

3 Öffnen Sie dazu die Datei APSK.xlsm oder Angebot.xlsm und schalten auf die Tabelle Pfad für Ordner. Geben Sie dort in der Zelle (B13) den Pfad bis zum Ordner ULDA- Auftragsverwaltung des Hauptnutzers (z.b. K:\USER\Excel\ULDA- Lagerverwaltung). Zum Abschluss speichern Sie bitte Excel-Datei. Dieser Pfad wird von allen Makroaktionen automatisch übernommen. Das Programm ist nur lauffähig, wenn die Makros aktiviert sind. 3. Makros in Excel 2010 aktivieren (zurück) Standardeinstellung Klicken Sie nach dem Start der Excel-Anwendung auf Inhalt aktivieren um Makroaktionen zuzulassen! Diese Aktion muss bei jedem Start der Excel-Anwendung durchgeführt werden!

4 Makro Standardeinstellung ändern Die Standardeinstellung kann in den Excel-Optionen verändert werden, so dass keine manuelle Aktivierung der Makros mehr notwendig ist. Excel-Optionen aktivieren Klicken Sie auf Optionen, Sicherheitscenter und auf Einstellungen für das Sicherheitscenter. Klicken Sie auf "Einstellungen für Makros". Aktivieren Sie " Alle Makros aktivieren" und "Zugriff auf das VBA-Projektobjektmodell vertrauen.

5 4. Grundeinstellungen (zurück) Öffnen Sie die Datei Angebot.xlsm. (Das Öffnen der Datei kann in Abhängigkeit der Rechengeschwindigkeit ihres Rechners einige Sekunden dauern.) Vor der ersten Verwendung der Angebotskalkulation müssen Sie im Blatt Start und im Blatt Stammdaten einige Grundeinstellungen vornehmen. Im Blatt Start geben Sie bitte die in ihrem Unternehmen geltenden Zuschlagsätze für die Kalkulation ein. Diese Eingaben können dann als Standard gespeichert und wieder geladen werden. Im Blatt Stammdaten geben Sie bitte die Angaben für die Kopfeingabe der Formulare Angebot, Auftragsbestätigung, Lieferschein und Rechnung ein. Diese Eingaben können, bei Verwendung von Vordrucken, auf den einzelnen Formularen wahlweise ein und ausgeschalten werden.

6 Der Text in den einzelnen Formularen kann in den grünen Eingabezellen noch nach Belieben verändert und als Standard gesichert werden. Grafik für Beispiel Rechnung Übernahme vom Blatt Stammdaten, kann Ausgeblendet werden. Übernahme vom Blatt Start Übernahme vom Vorgängerformular Automatische Datenübernahme von den Berechnungsblättern. Eingabe kann verändert werden! Bei Markierung Zeilen ausblenden Firmendaten wie z.b. Adresse oder Bankverbindung kann in der jeweiligen Fußzeile eingegeben werden.

7 5. Anlegen der Kundendaten (zurück) Bitte geben Sie im Blatt Start, im Eingabefeld Kundendaten, die Kundendaten ein und klicken auf das Aktionsfeld Kundendaten speichern. Die Kundendaten werden in der Kundendatentabelle abgespeichert. Jeder eingegebene Kunde kann über die Filter und Suchfunktion von Excel schnell gefunden werden. Um Kundendaten aus der Kundendatentabelle in das Startblatt zu übernehmen, markieren Sie in der Kundendatentabelle die gewünschte Zeile und klicken auf das Aktionsfeld Markierte Zeile in Angebot eintragen. 6. Angebot erstellen (zurück) Bitte geben Sie wie im Absatz 5. beschrieben die Kundendaten ein. Die Angebots-Nr. ist frei wählbar und kann fortlaufend in der Zelle B1 vom Startblatt eingetragen werden. Im Suchblatt kann die nächste fortlaufende Angebots-Nr. ermittelt werden. Nach der Eingabe schon abgespeicherter Angebotsnummern wird die Eingabezelle rot ausgelegt (Angebot ist schon vorhanden und Angebotsnummer ist belegt).

8 Nach Eingabe vorhandener Angebotsnummern klicken Sie auf das Aktionsfeld Angebot öffnen um das schon angelegte Angebot zu editieren. Um alle bisher eigegebenen Werte zu speichern klicken Sie auf das Aktionsfeld Angebot Speichern. Um für ein neues Angebot alle bisher eigegebenen Werte zu löschen klicken Sie auf das Aktionsfeld Angebot neu. Durch klicken auf das Aktionsfeld Angebot öffnen werden immer die zuletzt abgespeicherten Werte neu in die Angebotstabelle geladen. Für jedes Angebot stehen 10 Kalkulationstabellen zur Verfügung, worin man gebrauchte Zeit, Material, Kosten für Fertigung in Kooperation und Durchlaufposten erfassen kann. 7. Angebot kalkulieren (zurück) Klicken Sie in der Starttabelle auf einen Link Teil1-Teil10. Sie schalten die Kalkulationstabelle ein. Dort sind alle Berechnungswerte aus dem Startblatt übernommen. Für die Fertigungskosten kann in der Zelle E13 alternativ auch ein Stundensatz in festgelegt werden, der nur auf diese Berechnungstabelle Einfluss hat. In der Eingabezelle G13 ist ein alternativer Kundenrabatt für diese Berechnungstabelle möglich. Bei keiner Eingabe oder Eingabe Null wird immer mit der Eingabe vom Startblatt gerechnet. Alle weißen Zellen sind Eingabezellen.

9 8. Angebot schreiben (zurück) Klicken Sie im Startblatt auf das Aktionsfeld Angebot. Sie schalten das Angebotsformular ein. Im Angebotsformular klicken Sie bitte auf das blaue Aktionsfeld Datenübernahme. Es werden die Werte aus den Kalkulationstabellen übernommen. In allen grün hinterlegten Zellen können die Eingaben verändert werden. Durch das Anklicken des roten Aktionsfeldes Angebot Blatt löschen werden alle Eingaben in den grünen Zellen gelöscht und die Mustereingaben geladen. (Alle Eingaben in den grünen Zellen können als Mustereingabe abgespeichert werden.) Um das Formularblatt nicht unnötig lang ausgeben zu müssen, besteht die Möglichkeit nicht benötigte Zeilen auszublenden. Markieren Sie hierzu die sich am rechten Rand befindenden hellbraunen Zellen und klicken anschließend auf das hellbraune Aktionsfeld Zeilen ausblenden. (Ausgeblendete Zeilen werden nach Anklicken des Aktionsfeldes Zeilen einblenden wieder eingeblendet.) Die Angebots- Nr. wird vom Blatt Start aus Zelle B1 übernommen, kann aber in Zelle G16 im Blatt Angebot geändert werden. Um beim Drucken des Angebotes ein Formular ohne grün markierte Zellen auszugeben, klicken Sie auf das Aktionsfeld Eingabefelder weiß. (Um Eingabezellen zu zeigen klicken Sie auf das Aktionsfeld Eingabezellen zeigen.) Nun kann das Formular über Excel ausgedruckt werden. Es besteht weiterhin die Möglichkeit ein PDF-Dokument auszugeben. Klicken Sie hierzu auf das Aktionsfeld PDF-Datei erstellen. Es wird ein PDF-Dokument erzeugt, welches automatisch im Ordner (ULDA-Auftragsverwaltung\PDF\Angebote) mit der Angebots-Nr. als Dateiname abgespeichert wird. Bei Markierung Zeilen ausblenden

10 9. Auftragsbestätigung schreiben (zurück) Klicken Sie im Startblatt auf das Aktionsfeld Auftragsbestätigung. Sie schalten das Formular für die Auftragsbestätigung ein. In diesem Formular klicken Sie bitte auf das blaue Aktionsfeld Datenübernahme. Es werden die Werte aus dem Angebotsformular übernommen. In allen grün hinterlegten Zellen können die Eingaben verändert werden. Durch das Anklicken des roten Aktionsfeldes AB Blatt löschen werden alle Eingaben in den grünen Zellen gelöscht und die Mustereingaben geladen. (Alle Eingaben in den grünen Zellen können als Mustereingabe abgespeichert werden.) Um das Formularblatt nicht unnötig lang ausgeben zu müssen, besteht die Möglichkeit nicht benötigte Zeilen auszublenden. Markieren Sie hierzu die sich am rechten Rand befindenden hellbraunen Zellen und klicken anschließend auf das hellbraune Aktionsfeld Zeilen ausblenden. (Ausgeblendete Zeilen werden nach Anklicken des Aktionsfeldes Zeilen einblenden wieder eingeblendet.) Die AB-Nr. wird vom Blatt Angebot aus Zelle C17 übernommen, kann aber in Zelle G15 im Blatt Auftragsbestätigung geändert werden. Um beim Drucken der Auftragsbestätigung ein Formular ohne grün markierte Zellen auszugeben, klicken Sie auf das Aktionsfeld Eingabefelder weiß. (Um Eingabezellen zu zeigen klicken Sie auf das Aktionsfeld Eingabezellen zeigen.) Nun kann das Formular über Excel ausgedruckt werden. Es besteht weiterhin die Möglichkeit ein PDF-Dokument auszugeben. Klicken Sie hierzu auf das Aktionsfeld PDF-Datei erstellen. Es wird ein PDF-Dokument erzeugt, welches automatisch im Ordner (ULDA-Auftragsverwaltung\PDF\AB) mit der AB-Nr. als Dateiname abgespeichert wird. Bei Markierung Zeilen ausblenden

11 10. Lieferschein schreiben (zurück) Klicken Sie im Startblatt auf das Aktionsfeld Lieferschein. Sie schalten das Formular für den Lieferschein ein. In diesem Formular klicken Sie bitte auf das blaue Aktionsfeld Datenübernahme. Es werden die Werte aus dem Auftragsbestätigungsformular übernommen. In allen grün hinterlegten Zellen können die Eingaben verändert werden. Durch das Anklicken des roten Aktionsfeldes LS Blatt löschen werden alle Eingaben in den grünen Zellen gelöscht und die Mustereingaben geladen. (Alle Eingaben in den grünen Zellen können als Mustereingabe abgespeichert werden.) Um das Formularblatt nicht unnötig lang ausgeben zu müssen, besteht die Möglichkeit nicht benötigte Zeilen auszublenden. Markieren Sie hierzu die sich am rechten Rand befindenden hellbraunen Zellen und klicken anschließend auf das hellbraune Aktionsfeld Zeilen ausblenden. (Ausgeblendete Zeilen werden nach Anklicken des Aktionsfeldes Zeilen einblenden wieder eingeblendet.) Die LS-Nr. wird vom Blatt Angebot aus Zelle C17 übernommen, kann aber in Zelle G15 im Blatt Lieferschein geändert werden. Um beim Drucken der Auftragsbestätigung ein Formular ohne grün markierte Zellen auszugeben, klicken Sie auf das Aktionsfeld Eingabefelder weiß. (Um Eingabezellen zu zeigen klicken Sie auf das Aktionsfeld Eingabezellen zeigen.) Nun kann das Formular über Excel ausgedruckt werden. Es besteht weiterhin die Möglichkeit ein PDF-Dokument auszugeben. Klicken Sie hierzu auf das Aktionsfeld PDF-Datei erstellen. Es wird ein PDF-Dokument erzeugt, welches automatisch im Ordner (ULDA-Auftragsverwaltung\PDF\Lieferscheine) mit der LS-Nr. als Dateiname abgespeichert wird. Bei Markierung Zeilen ausblenden

12 11. Rechnung schreiben (zurück) Klicken Sie im Startblatt auf das Aktionsfeld Rechnung. Sie schalten das Formular für die Rechnung ein. In diesem Formular klicken Sie bitte auf das blaue Aktionsfeld Datenübernahme. Es werden die Werte aus dem Auftragsbestätigungsformular übernommen. In allen grün hinterlegten Zellen können die Eingaben verändert werden. Durch das Anklicken des roten Aktionsfeldes RE Blatt löschen werden alle Eingaben in den grünen Zellen gelöscht und die Mustereingaben geladen. (Alle Eingaben in den grünen Zellen können als Mustereingabe abgespeichert werden.) Um das Formularblatt nicht unnötig lang ausgeben zu müssen, besteht die Möglichkeit nicht benötigte Zeilen auszublenden. Markieren Sie hierzu die sich am rechten Rand befindenden hellbraunen Zellen und klicken anschließend auf das hellbraune Aktionsfeld Zeilen ausblenden. (Ausgeblendete Zeilen werden nach Anklicken des Aktionsfeldes Zeilen einblenden wieder eingeblendet.) Die RE-Nr. wird vom Blatt Angebot aus Zelle C17 übernommen, kann aber in Zelle G15 im Blatt Rechnung geändert werden. In der Zelle G16 ist Eingabe Kundenrabatt und in Zelle G17 ist Eingabe Umsatzsteuer möglich. Bei Markierung Zeilen ausblenden Um beim Drucken der Auftragsbestätigung ein Formular ohne grün markierte Zellen auszugeben, klicken Sie auf das Aktionsfeld Eingabefelder weiß. (Um Eingabezellen zu zeigen klicken Sie auf das Aktionsfeld Eingabezellen zeigen.) Nun kann das Formular über Excel ausgedruckt werden. Es besteht weiterhin die Möglichkeit ein PDF-Dokument auszugeben. Klicken Sie hierzu auf das Aktionsfeld PDF-Datei erstellen. Es wird ein PDF-Dokument erzeugt, welches automatisch im Ordner (ULDA-Auftragsverwaltung\PDF\Rechnungen) mit der Rechnungs-Nr. als Dateiname abgespeichert wird.

13 12. Die Arbeitsplanstammkarte (APSK) (zurück) In der Arbeitsplanstammkarte wird die Arbeitsgangfolge für die Bearbeitung eines Werkstückes festgelegt. In den Kopfzeilen (grau) wird die Benennung des Teiles, die Gegenstands-NR., der Name vom Technologen, der Name vom Sachbearbeiter, die Zeichnungsnummern und die Auftrags-Nr. eingegeben. In den darunterliegenden Eingabezellen werden die Arbeitsgänge 1 bis max. 54 eingegeben. Bei der Eingabe M in der Zelle M für Materialzeile wird ein Arbeitsgangeingabefeld in ein Materialeingabefeld generiert. Mit den Aktionsfeldern am linken Rand können wahlweise Arbeitsgänge oder Materialzeilen eingefügt oder entfernt werden. Die eingegebenen Werte in der APSK werden unter der Gegenstands-NR. in einer neuen Excel-Datei abgespeichert. Gleichzeitig werden die Eingaben im Suchblatt aktualisiert. Vom Suchblatt aus kann jede APSK, über die Such- und Filterfunktion von Excel schnell gefunden und editiert werden. Um alle bisher eingegebenen Werte zu speichern klicken Sie auf das Aktionsfeld APSK speichern. Um für eine neue APSK alle bisher eigegebenen Werte zu löschen klicken Sie auf das Aktionsfeld APSK neu. Durch klicken auf das Aktionsfeld APSK öffnen werden immer die zuletzt abgespeicherten Werte neu in die Angebotstabelle geladen. Nach der Eingabe schon abgespeicherter Gegenstandsnummern wird die Eingabezelle rot ausgelegt (APSK ist schon vorhanden und Gegenstandsnummern ist belegt).

14 13. Angebotsberechnungen in Arbeitsplanstammkarte (APSK) übernehmen und umgekehrt (zurück) Um die Werte aus dem Angebotsberechnungsblatt an die APSK zu übergeben, klicken Sie auf das Aktionsfeld APSK neu. Es werden alle Werte in den weißen Eingabezellen übernommen außer Bemerkungen, Materialkosten, Kooperationskosten und Durchlaufposten. Werte aus APSK in Angebotsberechnungen übernehmen: Die Werte einer Arbeitsplanstammkarte werden mit einem Klick auf ein Aktionsfeld am rechten Rand (z.b. in Angebot Teil1 laden) in die Angebotstabellen Teil1 bis Teil10 geladen.

15 14. Die Arbeitsbegleitkarte (ABK) (zurück) In der Arbeitsbegleitkarte (ABK) werden alle Werte von der Arbeitsplanstammkarte (APSK) übernommen. Es muss nur noch die Stückzahl für den zu fertigenden Auftrag in der Zelle E6 eingegeben werden. Um einen Bar-Code auszugeben klicken Sie auf das gelbe Aktionsfeld oben links. Für die Bar-Code Ausgabe muss ein Bar- Code als Schriftart installiert sein. Um den gewünschten Bar-Code zu aktivieren klicken Sie auf die Zelle I2 bis L2, wählen über die Menüleiste die gewünschte Schriftart (Bar-Code) und die Schriftgröße aus. Klicken Sie nun auf das Aktionsfeld Format übertragen um das Bar-Code Format auf alle Bar-Code Zellen zu übertragen. Die Werte für die Bar-Code Ausgabe können nach Anfrage von mir nach Anwenderwunsch ausgegeben werden. Weiterhin ist es möglich für jeden gestarteten Auftrag einen Datensatz mit allen Infos in eine externe Excel- Datei auszugeben.

16 15. Autor (zurück) Diese Excel-Anwendung wurde erstellt von: Ulrich Daßler Vielen Dank, für Ihr Interesse an dieser Excel-Vorlage, die Weiterentwicklung lebt von Ihren Ideen, daher bin ich für Anregungen und Fragen immer offen: am besten per Hinweis: Ich habe meine Dateien sorgfältig auf Fehler oder fehlerhafte Berechnungen überprüft, möchte aber trotzdem nicht ausschließen, dass sich der Fehlerteufel irgendwo eingeschlichen hat. Bei Nutzung der Dateien übernehme ich deshalb für mögliche daraus entstehende monetäre und andere Schäden keine Haftung.

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