Whitepaper Social Workplace

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1 Whitepaper Social Workplace Von der Zukunft des Arbeitens schon heute profitieren

2 Inhalt 0 Prolog Einleitung Wie kann eine Social-Workplace-Lösung Unternehmen helfen? Das Konzept des Social Workplace Social Workplace in der Anwendung Zusammenarbeit im Social Workplace Funktionen der 7P Social-Workplace-Lösung Das technische Grundgerüst SharePoint Die Einführung aktiv gestalten Datenschutz und Kommunikation Enterprise Mobility & Collaboration mobile Zusammenarbeit im Informationszeitalter Fazit P Group Seite 2 von 20

3 Social Workplace Von der Zukunft des Arbeitens schon heute profitieren 0 Prolog Der Außendienstmitarbeiter Mario Schneider wird bei Verhandlungen für ein Neugeschäft zur Lösung spezifischer Problemstellungen gefragt. Die Probleme sind im Unternehmen bekannt und wurden von einem anderen Mitarbeiter bereits gelöst. Dieser kommunizierte die Ergebnisse allerdings nur mit einigen anderen Kollegen. Schneider telefoniert in einer Verhandlungspause mit seinem Team in der Zentrale, aber auch dort hat man keine Kenntnis von der Lösung. Dabei sitzt der Kollege nur ein Büro weiter und könnte nicht nur die Lösung beisteuern, sondern auch zum erfolgreichen Geschäftsabschluss beitragen. Allerdings weiß er nichts von der nervenaufreibenden Suche seiner Kollegen nebenan. Schneider bleibt nichts anderes übrig, als seine potenziellen Kunden zu vertrösten. Die Entscheidung wird vertagt. Diese Fälle von unzureichenden Kommunikationsmitteln, die sich häufig auch auf den Geschäftserfolg auswirken, sind in der deutschen Unternehmenslandschaft sehr häufig anzutreffen. Die gestiegenen Ansprüche an die just-in-time Zusammenarbeit erfordern neue Werkzeuge, die den Wissensaustausch und die Kommunikation verbessern und beschleunigen. Angelehnt an Tools, die bereits im privaten Bereich für eine Revolution in der Kommunikation gesorgt haben, verhelfen die Funktionen von sozialen Netzwerken auch Unternehmen zu einem entscheidenden Vorteil. 1 Einleitung Ein optimales Wissensmanagement stellt Unternehmen permanent vor zahlreiche Herausforderungen. Trotz zahlreicher technischer Innovationen und strategischer Konzepte, die in den vergangenen Jahren die Zusammenarbeit vereinfachen und den Wissensaustausch optimieren sollten, ist die Arbeit noch immer von fragmentierten Informationen geprägt. Große Mengen an s, mangelnde Absprachen und fehlende Transparenz erschweren die effiziente Zusammenarbeit. 7P Group Seite 3 von 20

4 Hinzu kommt, dass viele Mitarbeiter zusammenhängende Aufgaben in unterschiedlichen Anwendungsumgebungen erfüllen müssen, die jeweils eine eigene Einarbeitung erfordern und nicht miteinander verknüpft sind. Auch Dateien, die für ein Projekt entscheidend sind, werden an unterschiedlichen Orten gespeichert und sind unter Umständen nicht auffindbar. Die Fragmentierung bezieht sich also auf Informationen, Anwendungen und Prozesse. Zudem wird im Unternehmen vorhandenes Wissen nicht genutzt, da Experten unentdeckt bleiben. Unter Umständen wiederholt ein Betrieb einen Fehler, weil beim ersten Mal eben nur der einzelne Mitarbeiter, nicht aber das ganze Team oder sogar das Unternehmen daraus lernte. Darüber hinaus wird die sogenannte Schwarmintelligenz das Wissen vieler Mitarbeiter nur sehr eingeschränkt, meist gar nicht genutzt. Ein weiterer Faktor ist die Mobilität von Mitarbeitern. Sie sind nicht mehr an einen Platz gebunden, um ihre Arbeit erledigen zu können. Flexible Bürobesetzungen, Außendiensteinsätze und Arbeit im Home Office sorgen für Kosteneinsparungen, größere Effizienz und motiviertere Mitarbeiter. Allerdings sollten auch die Herausforderungen nicht unterschätzt werden. Kollegen sind nicht mehr durchgängig im Büro anzutreffen und daher eben nicht ständig für Fragen oder unkomplizierte Absprachen verfügbar. Damit Organisationen im Angesicht eines hohen Innovationsdrucks, steigender Kosten und dem Fachkräftemangel konkurrenzfähig bleiben, müssen Geschäftsführer, Abteilungsleiter und Projektverantwortliche die Zusammenarbeit und das Wissensmanagement optimieren. Eine ausgeprägte Kollaborationskultur, die die Kommunikation sowie den Wissensaustausch fördert und die Zusammenarbeit effizienter und produktiver gestaltet, ist die Basis für ein effizientes Unternehmen. Mitarbeiter müssen schnell auf alle für sie relevanten Daten und Dokumente zugreifen können und ihre 7P Group Seite 4 von 20

5 Kollegen unkompliziert über die neuesten Entwicklungen und erforderlichen Arbeiten informieren können. Dafür ist ein zentrales Portal für alle Arbeitsschritte und Applikationen nötig, das für eine effiziente Zusammenarbeit sorgt. Die Optimierung der internen Abläufe, Vermeidung von Redundanzen, die schnelle Identifizierung von Experten und der schnelle Wissensaustausch sind einige der zahlreiche Vorteile. Ein Blick auf die bei Endkunden beliebten sozialen Netzwerke verrät das Potenzial eines innovativen Ansatzes zum Wissenstransfer. Populäre Portale bieten detaillierte Profilinformationen, News-Feeds, Nachrichtendienste, Diskussionsgruppen mit Kommentarfunktionen sowie Sharing-Dienste von Dateien und Links auf einer Plattform bzw. in einer Lösung. Nachdem ein Anwender sein persönliches Profil vervollständigt hat, werden ihm interessante und hilfreiche Vorschläge für Kontakte, Seiten und Gruppen gemacht, sodass sich Nutzer gezielt vernetzen und die für sie relevanten Informationen finden können. Diese Consumer-Tools sind jedoch ungeeignet für den Gebrauch in Unternehmen, da sie die strengen Datenschutzrichtlinien nicht erfüllen und auch nicht für professionelle Zusammenarbeit ausgelegt sind. Die Ideen dahinter lassen sich aber sehr wohl für den Business-Einsatz adaptieren. Eine Social-Workplace-Lösung verbindet Elemente sozialer Netzwerke mit Lösungen für die oben diskutierten Anforderungen aus Unternehmen. Die Lösung von SEVEN PRINCIPLES bietet Unternehmen und Mitarbeitern die Möglichkeit, ihre Projekte zu organisieren, Experten zu identifizieren und wichtige Informationen zu teilen. Auch Kollegen, die viel unterwegs arbeiten, werden vollständig in alle relevanten unternehmensinternen Prozesse integriert. Wertvolles Wissen steht allen Beteiligten zur Verfügung. So wie die sozialen Netzwerke die Art der Kommunikation und des Wissenstransfers im Privaten revolutioniert haben, optimiert eine Social-Workplace-Lösung die Unternehmenskommunikation. 2 Wie kann eine Social-Workplace-Lösung Unternehmen helfen? 2.1 Das Konzept des Social Workplace Die Verfügbarkeit von Wissen und Informationen sowie deren Verarbeitung und Bewertung werden in der Informationsgesellschaft zunehmend zu den wesentlichen Erfolgsfaktoren. Dabei ist entscheidend, die richtigen Informationen nicht nur direkt am Arbeitsplatz, sondern vor allem auch mobil und 7P Group Seite 5 von 20

6 unterwegs verfügbar zu haben. Außendienstler müssen also nicht erst mit ihren Kollegen im Büro in Kontakt treten, um wichtige Infos zu erhalten oder sich zu erkundigen, ob Projekte vorangeschritten sind. Oft ist den Mitarbeitern zudem nicht klar, ob die gesuchte Information im Unternehmen überhaupt verfügbar ist. Selbst wenn bestätigt wird, dass die Information vorliegt, stellen die Lokalisierung des Speicherorts und des Zugriffswegs den Anwender vor weitere Herausforderungen. Ist ein Dokument nur als Anhang einer Mail verfügbar oder wurde es bereits abgespeichert? Kann der Anwender darauf zugreifen oder benötigt er spezielle Freigaben? Werden weitere Hintergrundinformationen und ein direkter Austausch notwendig, muss zudem der richtige Ansprechpartner zum jeweiligen Thema identifiziert werden. Die zeitraubende Suche nach Informationen wird vor dem Hintergrund eines immer größer werdenden Konkurrenzdrucks zu einem echten Problem. Mitarbeiter verlieren nicht nur Zeit und Motivation bei der Suche nach Informationen, sondern können vor allem nicht vom bereits erworbenen Wissen profitieren, da sich seine Existenz oft ihrer Kenntnis entzieht. Ein Beispiel dazu: Ein Mitarbeiter hat die Aufgabe, ein Angebot zu schreiben, möchte sich aber auf Referenzen innerhalb des Unternehmens beziehen. Seine Kollegen kennen keine entsprechenden Dokumente, leiten ihn aber zum Marketing weiter. Dort hat man tatsächlich eine Referenzdatenbank erstellt. Nun muss noch kommuniziert werden, wo diese abgespeichert ist, und geklärt werden, ob das gesuchte Angebot als Referenz verfügbar ist. Der Mitarbeiter fragt sich zu Recht, warum ihm diese Informationen bislang vorenthalten wurden. Schließlich könnten auch all seine Kollegen von diesen Informationen profitieren. Für Unternehmen, die einen Bedarf nach einem unkomplizierten und schnellen Wissensaustausch haben, entwickelt SEVEN PRINCIPLES je nach Anforderung individuell ein Konzept des Social Workplace. Dahinter verbirgt sich eine Lösung, die sämtliche im Unternehmen vorhandene Informationen vereint und intelligent an die Mitarbeiter verteilt. Als zentraler Einstiegspunkt in die Informations-Landschaft des Unternehmens dient die 7P Social- Workplace-Lösung als Knotenpunkt, um auf Informationen und Anwendungen zuzugreifen und sich gleichzeitig mit Kollegen, Partnern und Mitarbeitern zu vernetzen. Er verknüpft eine vernetzte Social- Collaboration-Plattform mit einer leistungsstarken Suchmaschine. Die 7P Social-Workplace-Lösung greift zahlreiche Funktionalitäten aus sozialen Netzwerken auf. Nachdem der Mitarbeiter ein Profil eingerichtet hat, wählt er Projektgruppen, Kollegen, Dateien oder 7P Group Seite 6 von 20

7 Themenbereiche aus, zu denen er Neuigkeiten erhalten möchte. Dabei ist diese Favorisierung von Inhalten und Informationen weit mehr als das Setzen von Bookmarks. Dem Mitarbeiter werden nämlich dynamisch Änderungen an Dokumenten und Entwicklungen in Projektgruppen angezeigt. Er muss also nicht aktiv in den Dokumenten nachschauen, ob beispielsweise Kollegen an diesen weitergearbeitet haben, sondern die Informationen gelangen automatisch zu ihm. Die leistungsfähige intelligente Suchfunktion greift auf sämtliche im Unternehmen vorhandene Informationsquellen zu. Mitarbeiter müssen weder den Speicherort noch die Applikation kennen. Dies spart Zeit und Kosten. Vier wesentliche Eckpfeiler bilden die Basis für die erfolgreiche Nutzung der 7P Social-Workplace- Lösung im Unternehmen. Mobility: Informationen und Anwendungen können von überall aus erreicht werden von verschiedenen Devices wie Notebooks, Smartphones und Tablet-PCs. Information: Anwender haben Zugriff auf Informationen jeglicher Art. Social: Durch das einfache Teilen von Informationen wird die Zusammenarbeit verbessert. Das Finden von Informationen und Expertise innerhalb eines Unternehmens wird erleichtert, indem Dokumente, Neuigkeiten, Projekte und Diskussionen durchsucht und verknüpft werden. 7P Group Seite 7 von 20

8 Cloud: Anwender erreichen Informationen und Anwendungen über einen zentralen Einstiegspunkt, ohne den Speicherort und den Zugriffsweg kennen zu müssen. Sämtliche Informationen sind über einen Kanal erreichbar. Informationssilos und vor allem die Grenzen zwischen diesen Silos werden in der Informations-Cloud aufgelöst. Im Hinblick auf eine zukunftsfähige Unternehmensarchitektur ist die Einführung einer Social- Workplace-Lösung ein erster Schritt auf dem Weg zur Vereinfachung und Vereinheitlichung der Anwendungslandschaft. Schließlich können die Anwender von einem Portal aus auf zahlreiche Funktionen und Applikationen zugreifen. 2.2 Social Workplace in der Anwendung Die Vorteile einer Social-Workplace-Lösung werden besonders deutlich, wenn die wichtigsten Anwendungsszenarien des Wissensmanagements im Detail betrachtet werden. Experten finden: Die Identifikation von und die Zusammenarbeit mit Experten wird einfacher. Da die Plattform Personen mit Projekten und Dateien verknüpft, können Kollegen beispielsweise sehen, welche Projekterfahrung vorhanden ist und wie Probleme in der Vergangenheit gelöst wurden. Zudem können sie direkt auf der Plattform mit den entsprechenden Personen in Kontakt treten. Wissen teilen, Innovationen fördern: Mitarbeiter profitieren von der Weisheit der Masse im Unternehmen. Abteilungsleiter und Entscheider analysieren Prozesse, identifizieren Fehlerquellen und optimieren die Zusammenarbeit. Bei Bedarf können Teams individuell und schnell zusammengestellt werden, die dann auch von unterschiedlichen Orten aus am gleichen Projekt arbeiten können. Aufgrund des gesteigerten Informationsaustausches innerhalb und zwischen den Abteilungen werden Impulse für Innovationen freigesetzt. Kundenzufriedenheit stärken und Vertrieb optimieren: Die intensivere Zusammenarbeit in den Teams führt zu einer schnelleren und besseren Abwicklung von Projekten. Vertriebsprozesse können flexibler und intelligenter realisiert werden, sodass die Zeit von Auftragserteilung bis zur Lieferung verkürzt wird. Image-Plus und Attraktivitäts-Ausbau: Innovative Lösungen ermöglichen eine auf die individuellen Bedürfnisse ausgerichtete Zusammenarbeit. So können Mitarbeiter auch von unterwegs aus als vollwertiges Teammitglied agieren. Im Wettstreit um die besten Talente ist das Angebot, ein individuell gestaltbares Arbeitsumfeld zu bieten, ein nicht zu 7P Group Seite 8 von 20

9 unterschätzender Vorteil. Eine Social-Workplace-Lösung stärkt also die Arbeitgebermarke und erhöht die Attraktivität für talentierte Mitarbeiter. Sicherheit: Im Gegensatz zu den sozialen Netzwerken bietet eine Social-Workplace-Lösung Sicherheit, Governance und die Möglichkeit, Inhalte rechtskonform zu archivieren. Das Wissen bleibt auch nach Ausscheiden von Mitarbeitern im Unternehmen und es werden strenge Datenschutzrichtlinien eingehalten. Durch die Einführung der Plattform in enger Zusammenarbeit mit Mitarbeitervertretungen werden früh Bedenken bei den Mitarbeitern ausgeräumt und eine hohe Akzeptanz erreicht. Effiziente Enterprise Mobility: Mitarbeiter können von überall aus und jederzeit auf Informationen zugreifen. Die mobile Anzeige sorgt auch unterwegs für eine klare Übersicht und einen nahtlosen Übergang von Mobilgeräten zum Desktop-PC, wenn die Mitarbeiter ihre Aufgaben im Büro fortsetzen. Sämtliche Punkte verdeutlichen die zum Teil drastischen Vorteile sowohl bei der täglichen Zusammenarbeit als auch bei Sonderfällen, in denen beispielsweise Probleme schnell gelöst werden müssen. Der Aufbau einer online-basierten Plattform für die interne Kommunikation ist also ein wichtiger Faktor bei der Optimierung der Arbeitsweise in einem Unternehmen angesichts eines ständig intensiver werdenden Wettbewerbs. 3 Zusammenarbeit im Social Workplace 3.1 Funktionen der 7P Social-Workplace-Lösung Die 7P Social-Workplace-Lösung stellt den Mitarbeiter in den Mittelpunkt. Die Informationen erreichen den User, ohne dass dieser aktiv nach ihnen suchen bzw. ihren Status überprüfen muss. Damit die 7P Group Seite 9 von 20

10 relevanten Informationen den Mitarbeiter finden können, stellt dieser sich zu Beginn ein Informationspool zusammen. Die 7P Social-Workplace-Lösung ist so aufgebaut, dass Mitarbeiter anderen Kollegen, Projekten, Dokumenten oder Blogs folgen können. Von der Startseite aus ist die eigene Timeline (etwa mit der Anzeige von Veränderungen an Dokumenten, Kommentaren und neuen Beiträgen) abrufbar. Zudem werden über Widgets Applikationen und andere Elemente wie News- Feeds oder Blogs gestartet. Das Postfach zeigt persönliche Nachrichten an. Für eine bessere Zusammenarbeit sorgen Communities, denen beispielsweise alle Projektmitarbeiter angehören. Es sind offene und geschlossene Communities möglich, in denen Projektverantwortliche Berechtigungen verteilen und die Moderation übernehmen. Neben einer erhöhten Effizienz haben die Gruppen einen weiteren positiven Aspekt: Öffentliche Communities, beispielsweise für den Betriebssport oder andere Aktivitäten innerhalb des Unternehmens, erhöhen die Motivation und das Zugehörigkeitsgefühl. Die Projektseiten können sich an bekannten und bewährten Projektmanagementmethoden wie PRINCE2 orientieren. Vom Kick-Off bis zum Abschluss werden sämtliche Schritte übersichtlich dokumentiert, Fortschritte festgehalten und To Dos vergeben. Durch Features wie der automatischen Verschlagwortung, der Vergabe von Berechtigungen und der Archivierung sind diese Seiten nicht nur zur aktuellen Zusammenarbeit geeignet, sondern dienen auch als wertvolles Nachschlagewerk. Widgets bieten Zugriff auf Informationen oder stellen Zusatzfunktionalitäten zur Verfügung. So ist eine Verlinkung zu einem CRM-System möglich, das wiederum selbst vielfältige Optionen für den Vertrieb bietet. Über Widgets lassen sich zudem auf weitere wichtige Funktionen wie der Zugriff auf Business Intelligence, die Reisekostenabrechnung oder das Marketing-Portal verlinken. Im Service-Center bieten unterschiedliche Abteilungen wertvolle Informationen und Funktionen. So können das Fuhrpark-Management, die Personalabteilung oder das Marketing eines Unternehmens wichtige aktuelle Informationen bereitstellen, von der alle Mitarbeiter profitieren. Mitarbeiter können dank der Lösung von einer Plattform aus auf Funktionen und Anwendungen, die im Backend unterschiedlichen Stellen liegen, zugreifen. Die fragmentierte Applikationslandschaft wird durch eine einheitliche intelligente Plattform vernetzt, die Dokumente, Projekte, Personen und Prozesse miteinander verbindet. 7P Group Seite 10 von 20

11 3.2 Das technische Grundgerüst SharePoint 2013 Die 7P Social-Workplace-Lösung basiert auf der neuesten Version von SharePoint, Microsofts Business Collaboration und Enterprise Information Management Plattform. Microsoft SharePoint bietet einen flexiblen und leistungsstarken Baukasten mit vordefinierten Modulen zur Umsetzung von Collaboration- und Informationsmanagement-Lösungen sowie ein umfangreiches Set von Schnittstellen und Komponenten zur Entwicklung von eigenen Lösungen. Der Funktionsumfang lässt sich dabei in Gruppen aufteilen. Collaboration Teamsites mit Dokumentenbibliotheken, einem gemeinsamen Kalender, Newsfeeds, Daten-Listen und Online-Notizbüchern bilden den Grundstock der am weitesten bekannten SharePoint-Funktionen zur Abbildung von Zusammenarbeitsbereichen für Teams, Arbeitsgruppen und Projekte. Neben diesen klassischen Collaboration- Mitteln bietet SharePoint jedoch noch eine Reihe weiterer Einsatzgebiete. Social Networking Als durchgängiger Kommunikationskanal sind Social-Networking-Funktionen wie Newsfeeds, Optionen zum Folgen und Teilen sowie suchbasierte Inhaltsaggregation in der Plattform integriert. Die MySite und OneDrive for Business bilden die persönliche Website und die Informationsablage des Mitarbeiters. 7P Group Seite 11 von 20

12 Leistungsstarke Suche SharePoint 2013 bietet mit der integrierten FAST Suchmaschine eine der leistungsstärksten Suchmaschinen am Markt. Neben der Suche in Inhalten und Dokumenten auf der SharePoint-Plattform sind die Durchforstung von Dateiservern und Websites sowie die Anbindung weiterer Anwendungen mittels spezieller Konnektoren Teil des Funktionsumfangs. Weitere Drittanbieter-Konnektoren erweitern die Möglichkeiten. Innovative Konzepte, wie Search-driven Publishing, ermöglichen die zielgruppenund kontextabhängige Bereitstellung von Inhalten. Diese werden an wenigen Stellen gepflegt und überall dort zur Anzeige gebracht, wo diese benötigt werden. Auf diese Weise kann die Suchmaschine genutzt werden, um dem Anwender bereits Ergebnisse zu liefern, bevor dieser eine Suchanfrage formuliert hat. Searchranking, Relevanzeinstellungen, Synonymverwaltung, Vorschau von Dokumenten und Metadaten-basierte Ergebnisverfeinerungen sorgen für qualitativ hochwertige Suchergebnisse. Dank der integrierten Personensuche werden nicht nur Dateien und Informationen gefunden. Die Suchkriterien werden mit Profilinformationen und Aktivitäten von Personen abgeglichen, wodurch sich Ansprechpartner zu jeweiligen Fragestellungen finden lassen. Durch die integrierten Kommunikationsmöglichkeiten können Anwender schnell mit den Kollegen in Kontakt treten. Enterprise Content Management Im Bereich des Enterprise Content Managements liefert SharePoint ebenfalls eine Reihe von Modulen. Die Bandbreite reicht hier von einfachen Dokumentenbibliotheken und dem Dokumentencenter über Archivkomponenten wie dem Records Center bis hin zum ediscovery-modul zur Nachverfolgung von Änderungen an Dokumenten in rechtsrelevanten Geschäftsvorfällen. Auf Dokumentenebene sind Funktionen wie Versionierung, Checkin und Checkout sowie Workflows und Dokumentenrouting selbstverständlich. Die ausgeprägte Microsoft Office Integration, die eine Option zur simultanen Bearbeitung von Dokumenten durch mehrere Personen enthält, runden den Funktionsumfang ab. Web Content Management und Publishing Öffentliche Websites und Publishing-orientierte Unternehmensportale mit starkem Fokus auf Corporate Design sind ebenso durch das Produktportfolio von SharePoint 2013 abgedeckt. 7P Group Seite 12 von 20

13 Über die Kombination der Publishing-Funktionalitäten mit der Suchmaschine werden Anwendungsfälle wie digitale Produktkataloge mit Bordmitteln möglich. Workflows und Prozesse Mit Hilfe der eingebauten Workflow-Engine werden automatische Abläufe von Workflows von Genehmigungen bis hin zu komplexen Geschäftsprozessen umgesetzt. Zusätzlich ist Drittanbieter- Software am Markt erhältlich, um Workflows und Prozesse vollgrafisch zu entwickeln und bereitzustellen. Komplexe Geschäftsprozesse können mittels Workflows und Datenformularen in SharePoint abgebildet werden. Line-of-Business-Integration Hinter dem Stichwort der LOB-Integration (Line-of-Business) steht die Anbindung und Interaktion von SharePoint 2013 mit geschäftskritischen Anwendungen, wie etwa einem ERP- oder CRM-System. Die Bandbreite reicht von der reinen Anzeige von Daten und der Ablage von Dokumenten aus ERP oder CRM in SharePoint über die Nutzung von SharePoint-basierten Eingabeformularen als nutzerfreundliches Frontend bis zur Abbildung von komplexen Szenarien wie Rechnungseingangs- Workflows. Business Intelligence Unternehmenskritische Daten und Kennzahlen werden mit der in SharePoint enthaltenen Business Intelligence zu Reports und Dashboards verarbeitet und an den Fachanwender ausgeliefert. SharePoint bildet dabei das Frontend zu Microsofts Business-Intelligence-Technologien. Funktionen wie Excelservices, PowerView und PowerPivot stellen umfangreiche Self-Service-Business- Intelligence-Funktionen zur Analyse und Auswertung von Geschäftsdaten für Poweruser dar. Integration von Microsoft Office Eine der Kernfunktionen von SharePoint 2013 und damit auch der 7P Social-Workplace-Lösung ist die weitgehende Microsoft Office Integration. Neben den Standardmöglichkeiten, Office-Dokumente direkt erstellen, ablegen und bearbeiten zu können, ist es die besondere Stärke der Kombination aus SharePoint und Microsoft Office, dass 7P Group Seite 13 von 20

14 mehrere Anwender gemeinsam und zeitgleich an demselben Dokument arbeiten können. Jeder Anwender wird dabei optisch über die Änderungen und Aktivitäten der anderen Bearbeiter informiert. Zusammen mit dem optional erhältlichen Microsoft Office Web Apps Server lassen sich Office- Dokumente vollständig Browser-basiert erstellen und bearbeiten. Mit OneNote und Online-Notizbüchern stehen leistungsfähige Notizanwendungen zur Verfügung. OneDrive for Business Client bietet zudem eine Offline-Synchronisation von Dokumenten. Funktionen zum Export von Daten in Excel, die Outlook-Integration von Kalender-, Datums- und Kontaktinformationen sowie Aufgaben auf Knopfdruck runden die Integration von Microsoft Office in SharePoint ab. Intelligente Anbindung von Drittsystemen Da die 7P Social-Workplace-Lösung auf Microsoft SharePoint 2013 basiert, stehen die vollen Möglichkeiten dieser Plattform im Hintergrund zur Verfügung. SharePoint ermöglicht als Werkzeugkasten zudem die Integration weiterer Anwendungen mit der Lösung. So entsteht für die Anwender eine zentrale Anlaufstelle für alle relevanten Informationen und Anwendungen. Die Bandbreite der Anbindung reicht von der einfachen Verlinkung über eine klassifizierte Verlinkung mittels einer Anwendungssprungseite bis zur direkten Integration von Daten, Formularen und Prozessendpunkten. Darüber hinaus ist die Realisierung einer Reihe von Szenarien möglich, in denen Informationen und Dokumente aus Drittsystemen über die Suchmaschine direkt in die 7P Social- Workplace-Lösung eingebunden werden können. Bereitstellung Die Bereitstellung der Lösung kann über verschiedene Wege erfolgen - sowohl in der Cloud auf Basis von Infrastructure as a Service, in der Private Cloud oder auch als klassische On-Premise Installation im eigenen Rechenzentrum oder Serverraum. Auch an dieser Stelle ist die Lösung flexibel genug, um sich an die Erfordernisse des Unternehmens anzupassen. 7P Group Seite 14 von 20

15 3.3 Die Einführung aktiv gestalten Der Wandel zum vernetzten Unternehmen ist ganzheitlich zu verstehen. Neben neuen IT-Werkzeugen müssen auch die Veränderung der Organisation, der Arbeitsprozesse, der Führungsprinzipien und letztendlich der Unternehmenskultur miteinander in Einklang gebracht werden. Wichtige, nicht-technologische Fragen sind zu klären: Kommen die Mitarbeiter mit den Social Features und weiteren Funktionalitäten zurecht? Wie steht der Betriebsrat dazu? Welche Tools und Funktionen eignen sich wofür? Und wie kann erreicht werden, dass die Anwender eine Social- Workplace-Lösung auch wirklich annehmen und aktiv gestalten? Die Kombination aus technologischem Verständnis und strategischer Planung ist bei der Einführung einer Social-Workplace-Lösung entscheidend, damit die Lösung in der Praxis angenommen wird und die theoretischen Vorteile auch in die Praxis umgesetzt werden können. Es hat sich bereits bewährt, Lösungen, die sich so umfassend auf die Arbeitsweise der Mitarbeiter auswirken, in Zusammenarbeit mit ihnen zu erarbeiten und einzuführen. Auf diese Weise werden auch die weniger Social-Network-affinen Mitarbeiter mit einbezogen und von den Mehrwerten des vernetzten Arbeitens überzeugt. Es ist also ebenfalls erfolgsentscheidend, den notwendigen Kulturwandel dauerhaft zu begleiten. 3.4 Datenschutz und Kommunikation Der Datenschutz spielt eine erhebliche Rolle bei der Entwicklung und Implementierung einer Social- Workplace-Lösung. Anders als bei sozialen Netzwerken für Endanwender müssen viele Bestimmungen und Regeln eingehalten werden. Daher ist es essentiell, dass Mitarbeitervertretungen wie der Betriebsrat ebenfalls mit in die Einführung der Lösung einbezogen werden. Die Herausforderungen sind aber keineswegs unüberschaubar, wenn Experten für Datenschutz, Datenbanken, Sicherheit und Backup beteiligt sind. Konkret geht es um folgende Aspekte: - Da sichtbar ist, welcher Mitarbeiter welche Posts getätigt hat, sind wie in jedem anderen sozialen Netzwerk Datenschutzrichtlinien festzulegen und die Mitarbeiter über das korrekte Verhalten zu informieren. - Der Mehrwert der 7P Social-Workplace-Lösung beruht ähnlich wie bei anderen sozialen Netzwerken auf der Sammlung von Informationen und den darauf aufbauenden Vorschlägen für die Mitarbeiter. Auch dieses Verfahren sollte möglichst transparent kommuniziert werden. 7P Group Seite 15 von 20

16 - Für den Fall, dass Mitarbeiter ausscheiden, sollte ein Verfahren etabliert werden, durch welches die Namen gelöscht und ihre Beiträge anonymisiert werden. All diese Punkte lassen sich durch Zusätze in Betriebsvereinbarungen, Schulungen und technologische Verfahren erfolgreich lösen. Zu beachten ist, dass die Einführung einer Social-Workplace-Lösung von allen Ebenen getragen werden muss. Einige Führungskräfte stellt der vermeintliche Verlust der Kontrolle über die Kommunikation im Unternehmen vor Herausforderungen. Schließlich ermöglicht die Plattform die direkte Kommunikation über Abteilungs- und Hierarchiegrenzen hinweg. Ein begleitendes Change Management hilft dabei, die Einführung der Lösung zum Erfolg zu führen. 4 Enterprise Mobility & Collaboration mobile Zusammenarbeit im Informationszeitalter Wie eingangs erwähnt wollen Mitarbeiter unabhängig von Zeit und Ort online und mit ihrem Team verbunden sein. Somit sind Web-Browser, mobile Endgeräte, rollenbasierte Portale und Social-Media- Komponenten die entscheidenden Werkzeuge für den Arbeitnehmer von heute, der mobil und zu beliebigen Zeiten seinen Aufgaben nachgehen will. Das Konzept von Enterprise Mobility vereint die Geräteverwaltung (Mobile Device Management, MDM), die Verwaltung von Applikationen (Mobile App Management, MAM), das Management von Inhalten (Mobile Content Management, MCM) und zahlreiche weitere Funktionen, um Unternehmen nicht nur die sichere Nutzung von Mobilgeräten zu ermöglichen, sondern einen echten Mehrwert und zahlreiche Geschäftsvorteile zu bieten. Der Nutzen einer Enterprise-Mobility-Strategie erschöpft sich dabei keineswegs in einer optimierten IT. Zwar lassen sich Abläufe schneller realisieren und auch die Sicherheit wird erhöht, aber auch auf der Unternehmensebene werden Vorteile realisiert: Eine gesteigerte Effizienz, zufriedenere Mitarbeiter und neue Geschäftsabläufe sorgen für besseren Service und eine größere Kundenorientierung. Deswegen muss eine Beratung bei den CIOs und Geschäftsführern beginnen und die Strategie entsprechend von ihnen getragen werden. 7P Group Seite 16 von 20

17 Einen echten Profit erhalten Unternehmen erst, wenn sie Enterprise Mobility in einer ganzheitlichen Strategie einführen. Verwirklicht wird Enterprise Mobility, wenn der Unternehmenswert durch den Einsatz mobiler Informations- und Kommunikationstechnologien gesteigert und Geschäftsprozesse mobilisiert werden. Enterprise Mobility erfordert also ganzheitliche Lösungen aus Applikation, Endgerät, universellem Zugang und intelligenter Middleware. Dabei müssen Nutzer, Geschäftsabläufe, IT sowie Netzinfrastruktur aufeinander abgestimmt werden. Voraussetzung für die Nutzung der 7P Social-Workplace-Lösung auf Mobilgeräten wie Smartphones oder Tablet-PCs ist die Unterstützung eines HTML5-fähigen Browsers. Somit sind geringste Anforderungen an die Endgeräte gestellt und die Nutzung von sehr vielen Mitarbeitern im Unternehmen ohne Verzögerung sichergestellt. 7P Group Seite 17 von 20