PERSONALSERVICE Geschäftsbericht 2011

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1 PERSONALSERVICE Geschäftsbericht 2011

2 Inhaltsverzeichnis Der Landkreis als attraktiver Arbeitgeber... Seite 2 Viele Berufe unter einem Dach... Seite 3 Personalmix Kreis- und Staatspersonal Seite 4 Der Ausbildungsbetrieb Landratsamt... Seite 5 Weiterbildung als Sprungbrett für die Karriere... Seite 6 Zahlen und Fakten Demographische Struktur. Seite 7 Personalstand Personalkosten..... Seite 8 Die Felder der Personalarbeit.. Seite 9 Personalservice als Dienstleister für Dritte IT-Unterstützung in der Personalarbeit. Seite 10 Rückblick 2011 Ausblick Seite 11 Ziele und Grundsätze Das Team... Seite 12 1I

3 PERSONALSERVICE Interner Dienstleister rund ums Personal DER LANDKREIS/ DAS LANDRATSAMT ALS ATTRAKTIVER ARBEITGEBER Der Landkreis ist ein attraktiver Arbeitgeber. Er bietet seinen Mitarbeitern einen sicheren Arbeitsplatz in meist unmittelbarer Heimatnähe mit den unterschiedlichsten Betätigungsfeldern vom Veterinäramt über die Kfz-Zulassungsstelle zur Kreiskasse, Bauhof bis zum Ausländeramt, um nur einige Bereiche zu nennen. Laut der im Jahr 2009 durchgeführten Mitarbeiterbefragung würden sich über 84 % der Mitarbeiter des Landratsamtes wieder beim Landratsamt bewerben, wenn Sie nochmals vor dieser Entscheidung stehen würden. 82 % der Belegschaft empfehlen das Landratsamt als Arbeitgeber. Auch im Bereich der Auszubildenden ist das weibliche Geschlecht überproportional mit 81% vertreten. Für die Zukunft soll aber wieder ein ausgewogeneres Verhältnis erreicht werden. In den letzten Jahren war es jedoch schwierig junge Männer für den Verwaltungsberuf zu begeistern. Die Anzahl der Bewerbungen von männlichen Schulabgängern hielt sich sehr in Grenzen. * Auszug aus dem Ergebnisbericht der Mitarbeiterbefragung 2009 Hoher Anteil an Teilzeitarbeit Frauenanteil bei 62 % 30 % aller aktiven Mitarbeiter arbeiten beim Landratsamt in Teilzeit. 62 % aller Beschäftigten sind Frauen. 47 % aller aktivbeschäftigten Frauen (ohne Auszubildende und Anwärterinnen) sind teilzeitbeschäftigt. 2I

4 Viele Berufe unter einem Dach Aufgabenstellungen und Tätigkeitsfelder benötigt Beim Landratsamt arbeiten nicht nur Verwaltungs- das Landratsamt Mitarbeiter mit den verschiedens- beamte, wie landauf, landab gern angenommen ten Berufsqualifikationen. wird. Im Landratsamt sind sehr viele Berufsgrup- Im Verwaltungsbereich und einigen Spezialberufen pen beheimatet. Aufgrund der unterschiedlichsten ist das Landratsamt auch Ausbildungsbetrieb. Von links nach rechts: Verwaltungsmitarbeiterin in der Kfz-Zulassungsstelle, Veterinär, EDV-Mitarbeiter, Umwelt-und Immissionsingenieur, Arzt im Gesundheitsamt, Straßenwärter im Kreisbauhof 3I

5 Personalmix aus Kreis und Staatspersonal aufgrund der Besonderheit der Landratsämter als Doppelbehörde Aufgrund der Doppelfunktion des Landratsamtes einerseits als staatliche Unterbehörde und anderseits als Verwaltungsbehörde des Landkreises (Gemeindeverband) als eigene Gebietskörperschaft mit Selbstverwaltungsrecht und Personalhoheit verwaltet, betreut und führt das Landratsamt sowohl Kreis als auch Staatspersonal mit unterschiedlichen rechtlichen Rahmenbedingungen, Gestaltungs- und Entwicklungsmöglichkeiten. Staatspersonal Für die Erledigung der Aufgaben des staatlichen Landratsamtes werden dem Landratsamt durch die Regierung von Oberbayern Personal des Freistaats Bayern zur Verfügung gestellt (sogenanntes Staatspersonal). Das entspricht einem Anteil von 20 % des Gesamtpersonals des Landratsamtes. Dienstherr für die Staatsbeamten bzw. Vertragspartner für die tariflichen Staatsbeschäftigten ist der Freistaat Bayern. Der Freistaat Bayern ist hierbei zuständig für die Personalauswahl, für Einstellungen und für die sonstigen Personalangelegenheiten. Das Sachgebiet Personalservice des Landratsamtes unterstützt den Freistaat Bayern vor Ort als weisungsgebundene Behörde bei diesen Arbeiten. Kreispersonal Für die Aufgaben des Landkreises im eigenen bzw. übertragenen* Wirkungskreises beschäftigt der Landkreis kreiseigenes Personal. Für dieses Personal ist der Kreistag zuständiges Organ des Landkreises für dessen Personalangelegenheiten und der Dienstherr für die Kreisbeamten. * Aufgaben des Freistaats Bayern, die dem Landkreis aufgrund von Rechtsvorschriften zugewiesen wurden 4I

6 DER AUSBILDUNGSBETRIEB LANDRATSAMT Der Landkreis bildet eigene Verwaltungsfachangestellte aus. Die Ausbildungsleitung ist beim Personalservice angesiedelt. Für die Beamtenanwärter der Allgemeinen Inneren Verwaltung und einiger Fachlaufbahnen des Freistaats Bayern ist das Landratsamt für den praktischen Teil der Ausbildung Ausbildungsbehörde. vom Landkreis in eine Beschäftigung übernommen werden. Die Ausbildung läuft im dualen System ab, das heißt die praktische Ausbildung erfolgt in den Sachgebieten des Landratsamtes und das theoretische Wissen wird in der Berufsschule und in der Bayerischen Verwaltungsschule vermittelt. Nach der Ausbildung gibt es für die Absolventen die Möglichkeit sich zum Verwaltungsfachwirt zu qualifizieren. ( Seite 6) Ausbildungsbehörde für den Freistaat Bayern Die Ausbildung zum Verwaltungsfachangestellten VFA-K Im Herbst 2011 begannen 6 junge Menschen Ihre dreijährige Ausbildung zum Verwaltungsfachangestellten beim Landkreis Traunstein. Für 2012 haben bereits 6 Schulabgänger eine Zusage für einen Ausbildungsplatz als Verwaltungsfachangestellte/n beim Landkreis Traunstein erhalten. In den letzten Jahren konnten alle Auszubildende Regierungsassistentenanwärter und Regierungsinspektoranwärter der Regierung von Oberbayern werden zur praktischen Ausbildung den Landratsämtern zugeteilt. Hier durchlaufen diese mehrere interessante Sachgebiete. Beim Landratsamt Traunstein befanden sich zum eine Beamtin des gehobenen nichttechnischen Dienstes und ein Beamter im mittleren nichttechnischen Dienst in Ausbildung. Eigene Kreisbeamte bildet das Landratsamt zur Zeit nicht aus. Ausbildungsjahrgang 2009/2011 Ausbildungsjahrgang 2011/2013 Ausbildungsjahrgang 2010/2012 5I

7 Praktikas Das Landratsamt stellt in begrenztem Umfang berufs und studienbegleitende Praktikumsstellen - speziell für soziale und technische Berufe - bereit. Schüler und Schülerinnen der 8. und 9. Klassen der Haupt und Realschulen, der Fachoberschulen und Gymnasien (sozialer Zweig) können im Landratsamt ein kurzes Praktikum zur Orientierung bzw. ein Pflichtpraktikum absolvieren lernten viele Praktikanten so das Landratsamt und die Arbeit im Landratsamt kennen. Weiterbildung - als Sprungbrett für die Karriere Der Landkreis Traunstein bietet seinen Beschäftigten im Bereich der Allgemeinen inneren Verwaltung attraktive Weiterbildungsmöglichkeiten. Der sogenannte Angestelltenlehrgang II (AL II) zum Verwaltungsfachwirt ermöglicht den Aufstieg in die gehobene Sachbearbeitung und zur Übernahme von Führungsaufgaben. Daneben wird der Angestelltenlehrgang AL I angeboten, der Quereinsteiger zur mittleren Sachbearbeitung qualifiziert. Das Landratsamt besetzt seine frei werdenden Stellen und Führungspositionen in erster Linie mit eigenem Personal. Somit haben interessierte und engagierte Verwaltungsfachangestellte - langfristig gesehen gute Karrierechancen und Entwicklungsmöglichkeiten im Landratsamt. 6I

8 ZAHLEN UND FAKTEN RUND UM DAS PERSONAL Demographische Struktur Das Durchschnittsalter aller Beschäftigten beträgt beim Landratsamt Traunstein 42,0 Jahre (zum Stichtag ). Eine ausgeglichene Altersstruktur ist das langfristige Ziel der Personalpolitik. Somit ist es wichtig jährlich viele junge Men- schen für das Landratsamt zu gewinnen und zu binden, ältere Beschäftigte zu motivieren und deren Leistungsfähigkeit und Gesundheit zu erhalten. Im Vergleich zum gesamten öffentlichen Dienst ist das Landratsamt Traunstein in jüngeren Altersgruppen besser vertreten. 7I

9 Entwicklung des Personalstands Beim Landratsamt sind 530 Mitarbeiter beschäftigt (Stand: ). Davon waren zum Jahresende 2 in Mutterschutz, 19 in Elternzeit und 12 in Beurlaubung, 16 in der Freistellungs- phase der Altersteilzeit, 3 in Rente auf Zeit und 18 in Ausbildung. Somit sind beim Landkreis 462 Beschäftigte und Beamte aktiv in Vollzeit bzw. Teilzeit beschäftigt. Dies entspricht umgerechnet 398,1 Vollzeitkräfte. Personalkosten Quelle: Finanzverwaltung Landkreis Traunstein Im Haushaltsjahr 2011 (Haushaltsplan) betrugen die Personalkosten im Kreishaushalt 16,0 mio. Euro. Die Personalkosten des Staatspersonals trägt der Freistaat Bayern. Diese sind in den Personalkosten des Landkreises nicht enthalten. 8I

10 DIE PERSONALARBEIT BEIM LANDKREIS TRAUNSTEIN Die Felder der Personalarbeit Personalorganisation (Personalplanung, Kostenhochrechnung*, Stellenplan*, Stellenbesetzung, Controlling, IT-Betreuung) Personalangelegenheiten (Urlaub, Freistellung, Elternzeit, Arbeitsverträge*, Ernennungen*, Arbeitszeugnis, Beendigung*, Gleichstellung, Schwerbehinderung, Be- Personaleinstellung* (Personalgewinnung, Personalrekrutierung, Stellenausschreibung, Bewerbermanagement, Personalauswahl) Bezügestelle* (Lohn- und Gehaltsabrechnung, Beamtenbesoldung, Vergütung von Zeit- und Erschwerniszuschlägen, Meldeverfahren, Leistungsprämien, Familienkasse) Aus-, Fort- und Weiterbildung, Personalentwicklung Gesundheitsmanagement und Arbeitsschutz urteilung, Sanktionierung von arbeits- und dienstrechtlichen Pflichtverstößen) Interne Personalkostenverrechnung (Jobcenter Traunstein) Zeiterfassung (Anwesenheiten und Fehlzeiten) *nur für das kreiseigene Personal; für das Staatspersonal leistet der Personalservice nur Unterstützungsarbeit für die Regierung von Oberbayern. Die Bereiche Versorgung* und Beihilfe* sind an externe Dienstleister vergeben. Reisekostenerstattung 9I

11 Personalservice als Dienstleister Der Personalservice des Landratsamts Traunstein ist auch Personal-Zahlungscenter für die Beschäftigten der Kreisaltenheime Traunstein GmbH, der Gemeinnützigen Wohnbau GmbH, des Landschaftspflegeverbands e.v., der Wirtschaftsförderung, des Chiemgau Tourismus e.v. und des Zweckverbandes für Rettungswesen und Feuerwehralarmierung (Integrierte Leitstelle ILS Traunstein). Neben den 491 eigenen monatlichen Abrechnungsfällen kommen hierfür noch rund 272 Abrechnungsfälle hinzu (Stand Dezember 2011). IT-Unterstützung in der Personalarbeit Die Zeiterfassung, Lohn- und Gehaltsabrechnung, Reisekostenerstattung, Stellenplanung, Personalkostenplanung, Personaldatenverwaltung und Personalauswertungen werden mittels moderner Personalmanagementsoftware unterstützt. Beim Landkreis Traunstein ist die Software Zeus und LOGA im Einsatz. Das Personalmanagementssystem LOGA wird durch das Kommunale Rechenzentrum Minden- Ravensberg/Lippe (KRZ Lemgo) betreut. 10I

12 Rückblick 2011 Ausblick 2012 Im Jahr 2011 hat das Sachgebiet Personalservice folgende Themen, Aufgabenstellungen und Ereignisse neben der normalen Personalarbeit beschäftigt: Durchführung und Moderation des Assessmentcenter-Verfahrens für die Personalauswahl der Auszubildenden (Verwaltungsfachangestellte 2012) 2. Gesundheitstag im Oktober 2011 (in Koordination mit dem Büro des Landrats und dem Personalrat) Präsenz und Werbung bei den Ausbildungsmessen an den Schulen im Landkreis Planung und Koordination von Inhouse- Seminaren Einführung des 9-stelligen Tätigkeitsschlüssels (statistische Zwecke) Bereitstellung von Auswertungen für Führungskräfte zur Personalsteuerung Optimierung der Einbindung der Führungskräfte in die Stellen und Personalkostenplanung Personalratswahlen und Wahl der Jugend und Auszubildendenvertretung im Mai 2011 Aktualisierung und Erweiterung der Bestandsdaten (Foto, Kommunikationsdaten) KRZ-Anwendertreffen in unserem Haus (März 2011) Veranstaltungen Entgeltumwandlung Vorbereitungen zur Änderungen der Dienstvereinbarung flexible Arbeitzeit Umsetzung der Neuorganisation zum : Bildung des neuen Sachgebiets Personal und Organisation (Personalservice, Organisation und Zentrale Dienste) Integration der neuen Kollegen ins neue Sachgebiet Beteiligung am Tag der Offenen Tür im Juni 2012 Umsetzung der Änderungen der Dienstvereinbarung flexible Arbeitzeit Einführung und Integration des Ticketonline-Buchungssystems der Deutschen Bahn (geplant) 11I

13 Unsere Ziele und Grundsätze in der Personalarbeit Der richtige Mann/ die richtige Frau am richtigen Ort zur richtigen Zeit (Einsatz entsprechend der Fähigkeiten und Talente) Vorausschauende Personalplanung Qualität durch bedarfsgerechte Fortbildung Optimale Personalauswahl Einwandfreie Lohn- und Gehaltsabrechnung Förderung der eigenen Talente (Weiterbildungsangebot; Karriere im Amt) Gesundheitsförderung und Arbeitssicherheit Wahrung der Chancengleichheit; Vermeidung von Benachteiligungen Motivation durch leistungsorientierte Anreize Ansprechpartner für personelle Angelegenheiten Gute und konstruktive Zusammenarbeit mit der Arbeitnehmervertretung Wirtschaftlicher Ressourceneinsatz (interne Prozesse, Personalkosten) Einsatz moderner IT-Unterstützung Gute Dienstleistung für unsere internen und externen Kunden Gute Zusammenarbeit mit der Personalstelle der Regierung von Oberbayern in München Bereitstellung von Hilfsmitteln für Führungskräfte zur Personalführung Das Team Im Sachgebiet Personalservice arbeiten 7 Mitarbeiter ( ). Hubert Pfenninger leitet dieses Team seit Ende Zum 01. Januar 2012 bekommt das neue Sachgebiet Personal und Organisation aufgrund einer internen Neuorganisation die Aufgabenfelder Organisation und Zentrale Dienste und somit noch weitere 7 Kolleginnen und Kollegen hinzu. Das Team Personalservice im Herbst 2009 Zur besseren Lesbarkeit wird im Geschäftsbericht nur die männliche Form verwendet mit Ausnahme der Grafik Berufsbilder im Landratsamt auf Seite 3. Hier wird das überwiegende Geschlecht im jeweiligen Berufsbild genannt. 12I

14 Landkreis Traunstein Papst-Benedikt-XVI.-Platz Traunstein Telefon:+ 49 (861)