Anforderungen an Umsatzsteuerrechnungen im Vereinigten Königreich

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1 Servicebereich Steuern / Merkblatt Stand: April 2015 Anforderungen an Umsatzsteuerrechnungen im Vereinigten Königreich Rechnungen über Lieferungen und sonstige Leistungen müssen im Vereinigten Königreich besondere Anforderungen erfüllen. Die Erstellung einer ordnungsgemäßen Rechnung liegt auch im Interesse des Rechnungsempfängers, weil die Berechtigung zum Vorsteuerabzug von der Einhaltung der nachfolgend beschriebenen Anforderungen abhängig ist. 1. Grundlegende Rechnungsanforderungen im Vereinigten Königreich a) Formale Anforderungen an Umsatzsteuerrechnungen (VAT invoices) Übersteigt ein Brutto-Rechnungsbetrag den Wert von 250 GBP, muss eine ordnungsgemäße Umsatzsteuerrechnung die folgenden Angaben enthalten: vollständiger (Firmen-)Name, Adresse und britische Umsatzsteuernummer des Rechnungsausstellers vollständiger (Firmen-)Name und Anschrift des Rechnungsempfängers fortlaufende Rechnungsnummer (invoice number) Ausstellungsdatum der Rechnung (invoice date) Zeitpunkt der Lieferung oder der sonstigen Leistung (tax point) Eine Beschreibung, aus der Menge und Bezeichnung der gelieferten Gegenstände oder Umfang und Art der sonstigen Leistung sowie der Nettopreis pro Einheit der Lieferung bzw. der Leistung hervorgeht. Hierbei kann die ausgewiesene Währung frei gewählt werden. bei Entgeltminderung der Prozentsatz oder Wert, z.b. Skonto oder Rabatt (discount) Gesamt-Nettobetrag der Rechnung (net invoice amount) Gesamt-Umsatzsteuerbetrag in GBP mit Angabe des Umsatzsteuersatzes (20%, 5% bzw. 0%) Soweit aus dem Vereinigten Königreich steuerfreie inngemeinschaftliche Lieferungen ausgeführt werden oder das Reverse Charge Verfahren Anwendung findet, ist dies auf der Rechnung zu vermerken. Rechnungshinweis für innergemeinschaftliche Lieferungen aus dem Vereinigten Königreich in andere EU- Staaten: Zero-rated intra-ec supply of goods Rechnungshinweis für Leistungen, für die das britische Reverse Charge Verfahren Anwendung findet: Reverse Charge Procedure applies Die Umsatzsteueridentifikationsnummer, unter der der Empfänger auftritt, ist auf der Rechnung zu vermerken Bei der Ausführung von Lieferungen und Leistungen kann im Vereinigten Königreich der Ausweis verschiedener Umsatzsteuersätze (20%, 5% bzw. 0%) erforderlich sein. In diesem Fall muss für jeden Steuersatz der Umsatzsteuerbetrag in britischer Währung GBP gesondert ausgewiesen werden. Soweit die Leistung von der Umsatzsteuer befreit ist oder der Steuersatz 0% beträgt, ist der Grund hierfür auf der Rechnung zu vermerken. Ein Beispiel für eine ordnungsgemäße Umsatzsteuerrechnung ist in Abschnitt 5 dieses Merkblattes abgebildet. Seite 1

2 Unterschreitet ein Brutto-Rechnungsbetrag den Wert von 250 GBP, so muss diese Rechnung (sog. less detailed VAT invoice) lediglich die folgenden Angaben enthalten: vollständiger (Firmen-)Name, Adresse und britische Umsatzsteuernummer des Rechnungsausstellers fortlaufende Rechnungsnummer (invoice number) Zeitpunkt der Lieferung oder der sonstigen Leistung (tax point) Menge und Bezeichnung der gelieferten Gegenstände oder Umfang und Art der sonstigen Leistung anzuwendender Umsatzsteuersatz (20%, 5% bzw. 0%) für jeden ausgewiesenen Steuersatz das Entgelt und den Steuerbetrag in einer Summe b) Rechnungsstellung in Fremdwährungen und Sprache Rechnungen, die in einer Fremdwährung (z.b. in Euro) ausgestellt werden, müssen zumindest den Gesamt- Umsatzsteuerbetrag auf der Rechnung in der britischen Währung GBP zusätzlich anzeigen. Alle anderen in der Rechnung aufgeführten Beträge können in einer fremden Währung angegeben werden. Die Wechselkurse für die Umrechnung des Umsatzsteuerbetrags in GBP können britischen Tageszeitungen entnommen werden. Alternativ kann der Kurs der Europäischen Zentralbank oder der offizielle monatliche Umsatzsteuer-Umrechnungs kurs der britischen Finanzbehörde HM Revenue & Customs (HMRC) verwendet werden. Die Quelle des Umrechnungskurses sollte immer angegeben werden. Rechnungen können in jeder Sprache ausgestellt werden. Die Finanzbehörde behält sich jedoch vor, Übersetzungen der Rechnungen zu verlangen. Die Übersetzungen müssen innerhalb von 30 Tagen vorgelegt werden können. c) Skontogewährung Rechtslage bis zum 31. März 2015 Das britische Umsatzsteuerrecht sieht bei Gewährung eines Abzugs für fristgerechte Zahlung bislang ein Verfahren vor, das nicht mit der deutschen Skontoregelung vergleichbar ist. Wird ein Abzug für fristgerechte Zahlung in Aussicht gestellt (discount for prompt payment), so muss dieser Abzug bereits vorab als Rabatt aus der Kalkulation der Rechnung hervorgehen. Die Bemessungsgrundlage für die Berechnung der Umsatzsteuer ergibt sich in diesem Fall aus dem um den Rabatt geminderten Nettobetrag der Rechnung. Die um den Rabatt geminderte Umsatzsteuer wird unabhängig davon geschuldet, ob der Kunde den Rabatt tatsächlich in Anspruch nimmt. Der Umsatzsteuerausweis muss in diesem Fall nicht berichtigt werden. Wird dem Kunden eine Ratenzahlung gewährt, findet diese Regelung allerdings keine Anwendung. Rechtslage ab dem 1. April 2015 Ab dem 1. April 2015 ist auf der Rechnung der nicht skontierte Nettobetrag zuzüglich Umsatzsteuer auszuweisen. Der Leistende schuldet also zunächst den höheren, nicht skontierten Umsatzsteuerbetrag. Um die Inanspruchnahme eines angebotenen Skonto richtig abzubilden, bestehen zwei Möglichkeiten: Eine Möglichkeit besteht darin, dass der Leistende eine ordnungsgemäße Gutschrift über den jeweils in Anspruch genommen Skontobetrag einschließlich Umsatzsteuer ausstellt. Bitte beachten Sie hierbei die Anforderungen an ordnungsgemäße Gutschriften, siehe Abschnitte 2 und 5. Die andere Möglichkeit besteht darin, auf der Rechnung die genauen Bedingungen für die Gewährung des Skonto anzugeben (Prozentsatz und Angabe der Zahlfrist, innerhalb der der Skonto gewährt wird). Zusätzlich ist der Leistungsempfänger darauf hinzuweisen, dass keine Gutschrift ausgestellt wird und dass Vorsteuer nur anteilig auf die tatsächlich geleistete Zahlung geltend gemacht werden darf. Optional können darüber hinaus der skontierte Nettobetrag und der skontierte Umsatzsteuerbetrag sowie der skontierte Bruttobetrag auf der Rechnung ausgewiesen werden. Seite 2

3 Der Leistende muss die Rechnung mit den entsprechenden Angaben sowie einen Nachweis über den skontierten Zahlungseingang (z.b. Kontoauszug) nachhalten, um die Minderung des Leistungsumfangs und die hierauf entfallende Umsatzsteuer belegen zu können. Ein Beispiel für eine ordnungsgemäße Rechnung mit Gewährung eines Skontos unter Berücksichtigung der neuen Rechtslage finden Sie in Abschnitt 5. d) Elektronische Übermittlung von Rechnungen und Aufbewahrungsfrist Mit den zum 1. Januar 2013 in Kraft getretenen Vereinfachungsregelungen zur Ausstellung von Umsatzsteuerrechnungen wird die elektronisch übermittelte Rechnung der herkömmlichen Papierrechnung gleichgestellt. Dies hat zur Folge, dass bei der Übermittlung einer elektronischen Rechnung keine elektronische Signatur mehr verwendet werden muss. Die Versendung einer elektronischen Rechnung kann z.b. als PDF-Datei per erfolgen, ohne dass besondere technische Voraussetzungen vom Versender oder Empfänger zu beachten sind. Als Nachweis, dass eine Rechnung auf elektronischem Weg übermittelt wurde, gilt in diesem Fall die , die mit der Rechnung bereitgehalten werden sollte. Alle ausgestellten bzw. empfangenen Rechnungen müssen für mindestens sechs Jahre aufbewahrt werden. Dies gilt auch für die Speicherung von elektronisch erstellten Rechnungen. 2. Anforderungen an Gutschriften (Credit Notes) und Lastschriften (Debit Notes) Gutschriften bzw. Lastschriften müssen ergänzend bzw. abweichend von den im Abschnitt 1 dargestellten Rechnungsanforderungen folgende zusätzliche Angaben enthalten: Grund für die Gutschrift bzw. Lastschrift (z.b. grundsätzlicher Fehler bei der Rechnungsstellung, Gewährung eines zusätzlichen Preisnachlasses, retournierte Ware, sonstige Reduzierung der Lieferung oder Leistung) die Bezeichnung Credit Note bzw. Debit Note und die Nummer der Gutschrift bzw. Lastschrift sowie Rechnungsnummer und Datum der zugrunde liegenden Rechnung der Gutschrift bzw. Lastschrift Hierbei ist zu beachten, dass die Gutschrift bzw. Lastschrift innerhalb eines Monats nach Entdeckung des Fehlers oder der Vereinbarung beider Parteien über die Minderung der zugrunde liegenden Rechnung auszustellen ist. Wird die Gutschrift in Euro ausgestellt, muss der Umrechnungskurs der zugrundeliegenden Rechnung verwendet werden. Ein Beispiel für eine ordnungsgemäße Gutschrift ist in Abschnitt 4 des Merkblatts abgebildet. Wenn beide Parteien zustimmen, kann der Rechnungsempfänger eine Debit Note an den Leistenden über die Minderung ausstellen, wobei die o.g. Anforderungen erfüllt werden müssen. 3. Entstehung der Umsatzsteuer (Tax Point) Bei der Besteuerung nach vereinbarten Entgelten entsteht die Umsatzsteuer im Vereinigten Königreich grundsätzlich mit der Ausführung der Lieferung oder sonstigen Leistung. Sofern die Rechnungsstellung innerhalb von 14 Tagen nach Ausführung der Lieferung oder sonstigen Leistung erfolgt ist, entsteht die Steuer mit dem Rechnungsdatum. Beispiel: Die A-GmbH schuldet der B-GmbH die schlüsselfertige Lieferung und Errichtung einer Biogasanlage in Manchester. Vertraglich ist vereinbart, dass der Gesamtbetrag von ,00 GBP mit Abnahme der Anlage am fällig wird. Am schreibt die A-GmbH der B-GmbH eine Umsatzsteuerrechnung. Der Zeitpunkt der Entstehung der Steuerschuld wäre das Abnahmedatum ( ), verschiebt sich aber auf das Rechnungsdatum ( ). Besteuerungszeitpunkt ist mithin Januar Zur Umrechnung in Pfund Sterling ist der Umrechnungskurs für Januar 2015 zu verwenden. Die Monatskurse der britischen Finanzbehörde HM Revenue & Customs (HMRC) sind unter folgendem Link abrufbar: https://www.gov.uk/government/collections/exchange-rates-for-customs-and-vat. Seite 3

4 Bei Anzahlungen oder Abschlagszahlungen, die ohne Rechnungserteilung vorgenommen werden, entsteht die Umsatzsteuer bereits dann, wenn der Anzahlungsbetrag bzw. Abschlagsbetrag beim Leistenden eingeht. Wurde über die Anzahlung bzw. den Abschlag eine Rechnung erstellt, so entsteht die Umsatzsteuer mit Rechnungsstellung oder Vereinnahmung des Entgeltes, je nachdem welcher Tatbestand zuerst eingetreten ist. Zu beachten ist, dass im Baugewerbe weitere Regelungen im Hinblick auf Rechnungsstellung, Steuersatz und Besteuerungszeitpunkt zu beachten sind, die wir gerne für den jeweiligen Einzelfall besprechen. 4. Abzugsfähigkeit von Vorsteuerbeträgen Grundsätzlich sind Vorsteuerbeträge im Vereinigten Königreich nur abzugsfähig, wenn die Ausgabe betrieblich veranlasst ist. Ausnahmen für den uneingeschränkten Vorsteuerabzug bestehen z.b. für die folgenden Sachverhalte: Die Bewirtung von Geschäftskunden im Vereinigten Königreich ist grundsätzlich nicht abzugsfähig. Bewirtungs- und Übernachtungskosten von Arbeitnehmern im üblichen Rahmen sind hingegen abzugsfähig. Hier wird grundsätzlich zu einer Einzelfallprüfung geraten. Fahrzeugkosten, wie z.b. Treibstoff- und Reparaturkosten, sind nur voll abzugsfähig, wenn die private Verwendung des Fahrzeugs, auch durch Arbeitnehmer, ausgeschlossen ist. Vorsteuerbeträge aus der Anschaffung von Fahrzeugen sind grundsätzlich nur abzugsfähig, wenn eine private Nutzung des Fahrzeugs über die gesamte Nutzungsdauer ausgeschlossen ist. Geschenke an Geschäftskunden berechtigen grundsätzlich zum Vorsteuerabzug, wenn eine deutlich erkennbare betriebliche Veranlassung dafür besteht. Übersteigen Sachgeschenke an Geschäftskunden den Wert von 50 GBP (inklusive britischer Umsatzsteuer) je Kunde innerhalb von zwölf Monaten, werden die Geschenke als unentgeltliche Wertabgabe mit dem Wiederbeschaffungswert der Umsatzsteuerbesteuerung unterworfen. Geschenke an Arbeitnehmer im üblichen Rahmen sind hingegen grundsätzlich abzugsfähig. Eine Berichtigung des Vorsteuerabzugs ist vorzunehmen, wenn die geltend gemachte Vorsteuer sechs Monate nach Leistungserbringung oder Fälligkeitsdatum (je nachdem welches Ereignis später eingetreten ist) nicht entrichtet worden ist. Bitte beachten Sie, dass es Ihre Pflicht ist, uns zu benachrichtigen, wenn eine Zahlung innerhalb der genannten sechs Monate nicht erfolgt. Seite 4

5 5. Beispiele für ordnungsgemäße Ausgangsrechnungen und Gutschriften im Vereinigten Königreich a) Rechnung für eine Lieferung innerhalb des Vereinigten Königreichs Rechnung (Invoice) Rechnungsnummer: Leistungsdatum: Rechnungsdatum: Ort der Leistung: London/UK Menge Leistungsbeschreibung Nettobetrag Steuersatz 15 xxxxxx Preis pro Einheit: 200, ,00 20% 10 xxxxxx Preis pro Einheit: 100, ,00 20% Wechselkurs von HM Revenue & Customs November 2014: 1 GBP = 1,2673 VAT in Pfund Sterling: 631,26 GBP Nettobetrag 4.000,00 VAT (20%) 800,00 Bruttobetrag 4.800,00 b) Rechnung für eine Lieferung innerhalb des Vereinigten Königreichs mit Gewährung eines Skonto (Rechtslage ab dem 1. April 2015) Rechnung (Invoice) Rechnungsnummer: Leistungsdatum: Rechnungsdatum: Ort der Leistung: London/UK Menge Leistungsbeschreibung Nettobetrag Steuersatz 15 xxxxxx Preis pro Einheit: 200, ,00 20% 10 xxxxxx Preis pro Einheit: 100, ,00 20% Bei Zahlung innerhalb von 30 Tagen wird ein Skontoabzug in Höhe von 5% gewährt. Es wird keine Gutschrift ausgestellt. Der Leistungsempfänger darf bei Inanspruchnahme des Skonto Vorsteuer nur anteilig auf den tatsächlich gezahlten Betrag geltend machen. Gesamt-Nettobetrag 4.000,00 VAT (20%) 800,00 Bruttobetrag 4.800,00 Optionale Angabe Nettobetrag bei Zahlung innerhalb von 30 Tagen 3.600,00 VAT (20%) bei Zahlung innerhalb von 30 Tagen 720,00 Bruttobetrag bei Zahlung innerhalb von 30 Tagen 4.320,00 Seite 5

6 Wechselkurs von HM Revenue & Customs April 2015: 1 GBP = 1,xxxx VAT in Pfund Sterling: xxx,xx GBP c) Gutschrift für eine Lieferung innerhalb des Vereinigten Königreichs Gutschrift (Credit Note) Gutschriftsnummer: Ausstellungsdatum der Gutschrift: Bezug zur Rechnungsnummer vom Grund für die Gutschrift: z.b. retournierte Ware Menge Beschreibung Nettobetrag Steuersatz 1 XXXX 1.000,00 20% Wechselkurs von HM Revenue & Customs November 2014: 1 GBP = 1,2673 VAT in Pfund Sterling: 157,82 GBP Gesamt-Nettobetrag 1.000,00 VAT (20%) 200,00 Bruttobetrag der Gutschrift 1.200,00 Seite 6

7 d) Beispiel für eine Schlussrechnung im Vereinigten Königreich Schlussrechnung (Final Invoice) Rechnungsnummer: 125 Leistungsdatum: Rechnungsdatum: Ort der Leistung: Manchester/UK Objekt: Name des Objekts bzw. Objekt-Nr. Ausgeführte Leistungen Leistungsbeschreibung Projektsumme Bau einer Lagerhalle ,00 abzüglich Teilbetragsrechnungen Nettobetrag 1. Teilbetragsrechnung Nr. 123 vom ,00 2. Teilbetragsrechnung Nr. 124 vom ,00 Summe der Teilbetragsrechnungen ,00 Gesamtbetrag der Schlussrechnung Nettobetrag ,00 VAT (20,0%) ,00 Bruttobetrag ,00 Wechselkurs von HM Revenue & Customs September 2014: 1 GBP = 1,2528 VAT in Pfund Sterling: ,60 GBP AHK London. Dieses Merkblatt wurde von der AHK London erstellt und dient nur Informationszwecken. Die Haftung für Aktualität, Vollständigkeit und Richtigkeit des Inhalts dieses kostenlosen Merkblattes ist ausgeschlossen. Stand: April 2015 Seite 7

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