Anforderungen an und Aufbau der Kostenrechnung in Werkstätten

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1 Berlin. Erfurt. Freiburg. Hamburg. Köln. München. Münster. Oppeln (PL). Würzburg Anforderungen an und Aufbau der Kostenrechnung in Werkstätten Fachvortrag Werkstätten:Messe März 2011 Referent Dipl.-Kfm. Ralf Bewersdorff Solidaris 2011 Nürnberg, 17. März 2011

2 Unser Profil > Prüfung und Beratung steuerbegünstigter Körperschaften aus dem Non-Profit-Bereich in wirtschaftlichen, steuerlichen und organisatorischen Angelegenheiten seit Gründung im Jahr 1932 > Eigenständigkeit durch gesellschaftsrechtliche Unabhängigkeit > Umfängliche Mandantenbetreuung aus einer Hand durch enge Zusammenarbeit im Unternehmensverbund der Solidaris > Mandantennähe Solidaris 2011 Folie 2 /46

3 Unser Profil: Standorte Solidaris 2011 Folie 3 /46

4 Unser Profil: Solidaris heute > Konzernunabhängige mittelgroße Prüfungs- und Beratungsgesellschaft > Eine der 30 größten von insgesamt 471Wirtschaftsprüfungsgesellschaften > Bundesweit mit über 220 Mitarbeitern tätig > Anteil der Mitarbeiter mit Berufsexamina (WP, StB, vbp, RA) mit ca. 40 % aller Außendienstmitarbeiter vergleichsweise hoch > Über Einzelmandate im Non-Profit-Bereich unterschiedlicher Größenordnung und Rechtsformen Solidaris 2011 Folie 4 /46

5 Unser Profil: Solidaris-Verbund in Kooperation mit Solidaris 2011 Folie 5 /46

6 Unser Profil: Mandanten > Spezialisierung auf Gesundheits- und Sozialbereich > Schwerpunkt Non-Profit-Organisationen > Einrichtungen der stationären und ambulanten Alten-, Jugend- und Behindertenhilfe > Verbände der freien Wohlfahrtspflege Solidaris 2011 Folie 6 /46

7 Agenda 1. Anwendungsfälle der Kostenrechnung 2. Grundlagen der Kostenrechnung 3. Grundlagen der Prozesskostenrechnung 4. Zusammenfassung Beispiel: EDV-gestützte Auswertung Solidaris 2011 Folie 7 /46

8 Anwendungsfall: Persönliches Budget > Beispiele für Leistungen in der Werkstatt für behinderte Menschen: Leistungen zum Besuch einer anerkannten Werkstatt sind budgetfähig > Vollzeitbeschäftigung in der Werkstatt > Vereinbarung über eine Teilzeitbeschäftigung grundsätzlich möglich > Leistungserbringung durch eine andere Werkstatt für behinderte Menschen grundsätzlich möglich Leistungen zur Teilhabe am Arbeitsleben können auch auf dem normalen Arbeitsmarkt eingekauft werden Solidaris 2011 Folie 8 /46

9 Anwendungsfall: Persönliches Budget > Auswirkungen auf die Einrichtungen: Entgelt = Pauschalierter Betrag (Euro je Hilfebedarfsgruppe und Tag) Entgelt = Leistungsabhängiger Betrag (Euro je Leistung) Wie teuer sind meine Leistungen??? Solidaris 2011 Folie 9 /46

10 Anwendungsfall: Persönliches Budget Aussagekräftiges Kostenrechnungssystem erforderlich Angebot von budgetfähigen Leistungen Sicherung der Wettbewerbsfähigkeit Solidaris 2011 Folie 10 /46

11 Weitere Anwendungsfälle > Kalkulation konkurrenzfähiger Preise der hergestellten Produkte und erbrachten Dienstleistungen > Ermittlung des auf die Arbeitsleistung der Werkstatt entfallenden Rechnungsbetrages nach 140 Sozialgesetzbuch (SGB) IX (zur Verringerung der Ausgleichsabgabe nach 77 SGB IX) > Ermittlung der Auswirkungen der Vergütungen auf die Höhe des Arbeitsergebnisses nach 41 Abs. 4 SGB IX (getrennter Ausweis von Verlusten und Gewinnen durch die Vergütungen) > Ermittlung des Arbeitsergebnisses nach 12 Abs. 4 Werkstättenverordnung Solidaris 2011 Folie 11 /46

12 Anwendungsfall: Gesetzliche Vorgaben 12 Abs. 1 Werkstättenverordnung (WVO) > Die Werkstatt muss nach betriebswirtschaftlichen Grundsätzen organisiert sein. Sie hat nach kaufmännischen Grundsätzen Bücher zu führen und eine Betriebsabrechnung in Form einer Kostenstellenrechnung zu erstellen. > Betriebswirtschaftliche Grundsätze = Senkung der Kosten, um den behinderten Menschen einen angemessenen Lohn zahlen zu können > Kostenstellenrechnung = Instrument zur Steuerung der WfbM, dient zur Effizienzsteigerung und letztlich zur Existenzsicherung > Für Wohneinrichtungen und ambulante Dienste keine vergleichbaren gesetzlichen Vorgaben Solidaris 2011 Folie 12 /46

13 Grundlagen der Kostenrechnung Kosten zur Leistungserbringung Am Markt erzielbare Preise Verursachungsgerechte Kalkulation der erbrachten Leistungen notwendig Aussagekräftiges Kostenrechnungssystem notwendig Solidaris 2011 Folie 13 /46

14 Grundlagen der Kostenrechnung Betriebliches Betriebliches Rechnungswesen Rechnungswesen Kostenrechnung Kostenrechnung Finanzbuchhaltung Finanzbuchhaltung Planungsrechnung Planungsrechnung Controlling Controlling Welche Welche Aufwendungen Aufwendungen und und Erträge Erträge fallen fallen an? an? Welche Welche Kosten Kosten sind sind wo wo und und wofür wofür angefallen? angefallen? Soll- Ist- Vergleich Soll- Ist- Vergleich Budget Budget Unternehmensentwicklung Unternehmensentwicklung Strategie-Planung Strategie-Planung Steuerung Steuerung Abweichungsanalyse Abweichungsanalyse Vorschaurechnungen Vorschaurechnungen Externes RW Internes RW Solidaris 2011 Folie 14 /46

15 Grundlagen der Kostenrechnung > In der Regel keine Außenwirkung > Freiwilliges Instrumentarium > Innerbetriebliches Führungsinstrument > Überwachung von Kosten und Leistungen (Kosten- und Leistungsrechnung) > Rechnerische Fundierung von unternehmenspolitischen Entscheidungen Solidaris 2011 Folie 15 /46

16 Grundlagen der Kostenrechnung Grundsätze ordnungsmäßiger Kostenrechnung > Wirtschaftlichkeit > Transparenz > Richtigkeit und Nachprüfbarkeit > Kausalität > Proportionalität > Direkte Zurechnung > Geschlossenheit > Kompatibilität mit Buchhaltung und Planungsrechnung > Einmaligkeit der Verrechnung > Stetigkeit > Belegpflicht > Entscheidungsorientierter Aufbau Solidaris 2011 Folie 16 /46

17 Grundlagen der Kostenrechnung > Kostenrechnung dient der Ermittlung von Kosten und der Zurechnung der Kosten auf Bezugsobjekte (Kostenstellen und Kostenträger) > Dreistufigkeit der Kostenrechnung Kosten - a r t e n - rechnung Kosten - s t e l l e n - rechnung Kosten - t r ä g e r t r ä g e r rechnung (Kostenträgerzeitrechnung, Kostenträgerstückrechnung) Solidaris 2011 Folie 17 /46

18 Grundlagen der Kostenrechnung Ablauf der Kostenrechnung > Erfassung der Kostenarten und Zuordnung zu und/verteilung auf Kostenstellen > Verteilung der Kosten der Vor- und Nebenkostenstellen auf Hauptkostenstellen > Verteilung der Kosten der Hauptkostenstellen auf Kostenträger Solidaris 2011 Folie 18 /46

19 Grundlagen der Kostenrechnung Die Betriebsabrechnung > Periodenbezogene Verrechnung aller Kosten auf die Hauptkostenstellen > Zuordnung von Gemeinkosten auf Hilfs- und Hauptkostenstellen > Mehrstufige Verrechnung von Hilfs- und Hauptkostenstellen Solidaris 2011 Folie 19 /46

20 Grundlagen der Kostenrechnung > Kostenrechnung Kostenartenrechnung Gesamtperiodenkosten, gegliedert nach Kostenarten Kostenstellenrechnung Hilfskostenstellen Hauptkostenstellen Kostenträgerrechnung Gesamtperiodenkosten, gegliedert nach Kostenträgern Solidaris 2011 Folie 20 /46

21 Grundlagen der Kostenrechnung Kostenstellenrechnung Prinzipien der Kostenstellenbildung > Die Zuständigkeit für die Aufgabenerfüllung und die Verantwortung für die Kosten müssen übereinstimmen > Die Abgrenzung zu anderen Teilbereichen/Kostenstellen soll räumlich oder/und funktional möglich sein. > Art und Umfang der einzurichtenden Kostenstellen muss individuell bestimmt werden Solidaris 2011 Folie 21 /46

22 Grundlagen der Kostenrechnung Die nicht direkt zurechenbaren Kosten werden durch Umlageschlüssel zugeordnet > verursachungsgerecht > Schätzung > Schlüssel nur dort, wo sie zu aussagefähigen Informationen führen Der letzte Bleistift wird nicht mehr umgelegt! Solidaris 2011 Folie 22 /46

23 Grundlagen der Kostenrechnung Umlageverfahren I > Gebäude: Jeder Raum des Gebäudes wird derjenigen Kostenstelle zugeordnet, von der er genutzt wird (Umlage nach qm) > Leitung und Verwaltung: Jahresgehalt/Jahresarbeitszeit = Stundenlohn > Wäscherei: z. B. kg-wäsche > Ermittlung /Schätzung der Arbeitszeiten, die jede einzelne Arbeitskraft für die jeweilige Kostenstelle aufwendet > Hol-, Bring- und Fahrdienst: z. B: nach Zeiten (alternativ gefahrener Km) > Reinigungskosten: Zuordnung der Räume zu den KST, Umlage nach qm > Energieversorgung - Strom: Verursachungsgerecht wäre es für alle Kostenstellen Zähler zu verwenden, da der Stromverbrauch sehr variieren kann (bspw. Verbrauch in der Küche aufgrund der Elektro-Geräte viel höher), ansonsten Schätzung Solidaris 2011 Folie 23 /46

24 Grundlagen der Kostenrechnung Umlageverfahren II > Energieversorgung - Wasserverbrauch: Schätzungen, da Verbrauch stark variiert (Küche und Wäscherei tragen den Hauptteil) und keine Wasserzähler je Kostenstelle vorhanden sind > Heizungsfaktor: Zuordnung von Räumen zu Kostenstellen, Zuordnung von Heizungsfaktoren je nach geschätztem Wärmebedarf (Wohnräume haben höheren Heizbedarf als Abstellräume) > Entsorgung: Schätzung nach Verursachung > Technischer Dienst: Aufnahme der Arbeitszeiten der jeweiligen Mitarbeiter im technischen Dienst (siehe Leitung und Verwaltung) Solidaris 2011 Folie 24 /46

25 Grundlagen der Kostenrechnung Beispiel Umlage Die Komplexeinrichtung hat eine Kostenstelle Gebäudemanagement. Insgesamt wird eine Gebäudefläche von qm verwaltet. Die Fläche verteilt sich auf 4 Gebäude, zwei mit jeweils qm, ein Gebäude mit qm und eins mit qm. Es sind insgesamt Kosten in Höhe von ,- EUR für Abschreibungen, Instandhaltungen und sonst. Gebäudekosten angefallen. Der Wiederbeschaffungswert für alle Gebäude wird auf 3.000,- EUR je qm geschätzt (historische AHK 2.000,- EUR). Hierauf werden kalkulatorische Abschreibungen berechnet. Der Abschreibungssatz beträgt 2 %. Wie viel anteilige Kosten für das Gebäudemanagement sind auf die einzelnen Gebäude umzulegen? Solidaris 2011 Folie 25 /46

26 Grundlagen der Kostenrechnung Lösung Umlage Primäre Gemeinkosten Hilfskostenstelle Gebäudemanagement Periodenkosten Kosten ,-EUR allgemein = Belastung 50,- EUR qm bei qm Entlastung 50,- EUR qm oder ,- EUR Hauptkostenstelle Gebäude 1 Fläche 6000 qm Hauptkostenstelle Gebäude 2 Fläche 6000 qm Hauptkostenstelle Gebäude 3 Fläche 5000 qm Hauptkostenstelle Gebäude 4 Fläche 3000 qm Belastung 50,- EUR qm oder ,- EUR Zzgl. Kalk. AfA 20,- EUR/qm Belastung 50,- EUR qm oder ,- EUR Zzgl. Kalk. AfA 20,- EUR/qm Belastung 50,- EUR qm oder ,- EUR Zzgl. Kalk. AfA 20,- EUR/qm Belastung 50,- EUR qm oder ,- EUR Zzgl. Kalk. AfA 20,- EUR/qm Solidaris 2011 Folie 26 /46

27 Grundlagen der Kostenrechnung Deckungsbeitragsrechnung Deckungsbeitrag Die Differenz aus Erlös und variablen (durch die Leistung/das Produkt verursachte) Kosten wird Deckungsbeitrag genannt, weil hierdurch die Fixkosten eines bestimmten Zeitraumes gedeckt werden sollen. Solidaris 2011 Folie 27 /46

28 Grundlagen der Kostenrechnung Vollkostenrechnung Kostenträger Leistung 1 Leistung 2 Leistung 3 Gesamt Erlöse Gesamtkosten Ergebnis Kostendeckungsgrad 118% 88% 96% 97% Solidaris 2011 Folie 28 /46

29 Grundlagen der Kostenrechnung Teilkostenrechnung/Deckungsbeitragsrechnung Kostenträger Leistung 1 Leistung 2 Leistung 3 Gesamt Erlöse Variable Kosten Deckungsbeitrag Fixkosten Ergebnis Kostendeckungsgrad 200% 188% 120% 97% Solidaris 2011 Folie 29 /46

30 Grundlagen der Prozesskostenrechnung > Grundidee: Ausrichtung der Kostenrechnung an den Unternehmensprozessen und nicht an den Funktionsbereichen > Verteilung der Kosten auf die Leistungen, die im Unternehmen für externe Kunden erstellt werden. > Leistungen = Kostenträger > Neustrukturierung der Gemeinkostenbereiche in zusammengehörige, häufig kostenstellenübergreifende Prozesse bzw. Prozessketten > Prozess = inhaltlich abgeschlossene, zeitliche und sachlogische Folge von Aktivitäten, die zur Leistungserstellung erforderlich sind > Prozesskostenrechnung = Vollkostenrechnungssystem Solidaris 2011 Folie 30 /46

31 Grundlagen der Prozesskostenrechnung > Ziel der Prozesskostenrechnung: Welche Kosten fallen in welcher Arbeitsphase für welche Leistung an? Abläufe zur Erstellung der betrieblichen Leistung Eingesetzte Ressourcen (z. B. Personal, Material) Kosten je Kostenträger (Leistung) = Ressourcenzeit bzw. Ressourcenmenge x Kostensatz der Ressource Solidaris 2011 Folie 31 /46

32 Grundlagen der Prozesskostenrechnung Ressourcen Kostensätze (z.b. Personal) Personal, Betriebsmittel, Fläche, Ressourcen Kosten*/Gesamtzeit zur Leistungserbringung * Kosten mit und ohne finanzielle Förderung möglich Solidaris 2011 Folie 32 /46

33 Grundlagen der Prozesskostenrechnung > Bestimmung derjenigen Funktionen, deren Kosten von Leistungsmengen abhängen > Ermittlung der Ressourcenverbräuche: Welche Menge der Ressource wird für die Erstellung der zu kalkulierenden Leistung in Anspruch genommen? > Mitarbeiter: Arbeitszeit > Maschine: Nutzungszeit > Fläche: genutzte Flächengröße > Ermittlung durch: Erfahrung, Arbeitspläne, Identifikation der Kostentreiber (je Prozess wird eine Ressource ermittelt, von deren Größe die Gesamtkosten gravierend beeinflusst werden) Solidaris 2011 Folie 33 /46

34 Grundlagen der Prozesskostenrechnung Nutzen der Prozesskostenrechnung Welche Kosten fallen in welcher Arbeitsphase für welches Produkt bzw. für welche Leistung an? Ermittlung der unmittelbaren Kosten für das einzelne Produkt bzw. die einzelne Leistung Für welchen Preis kann die Leistung am Markt angeboten werden? Solidaris 2011 Folie 34 /46

35 Grundlagen der Prozesskostenrechnung Aufbau der Prozesskostenrechnung > Identifizierung von Leistungen/Produkten und Produktgruppen Erhebung der Ist-Situation: Durchführung von Interviews, die dazu dienen, die bisherigen Prozessabläufe abzubilden Analyse der Ist-Situation: Auswertung von Dokumenten, Modellierung von Ist-Prozessen > Zuordnung der Leistungen/Produkte zu Prozessen > Beschreibung von Prozessabläufen > Übernahme der Kostenarten aus dem Kostenrechnungssystem > Weiterentwicklung der Kostenstellen Solidaris 2011 Folie 35 /46

36 Grundlagen der Prozesskostenrechnung > Verrechnung der Kosten der Kostenstellen auf die Ressourcenverbrauchenden Funktionen Berechnungsgrundlage: > Kostensatz der Kostenstelle einer Kostenstelle je Ressource (z.b. Personalkosten je Stunde) > Einsatzfaktoren (wie oft wird die Funktion im Prozessablauf ausgeführt) > Umlage von leistungsmengenneutralen Funktionen Solidaris 2011 Folie 36 /46

37 Grundlagen der Prozesskostenrechnung > Probleme: Berücksichtigung von Leerzeiten? (Wartezeiten, Unwirtschaftlichkeiten) > Transparenzgewinn durch Prozesskostenrechnung möglich Behandlung von leistungsmengenneutralen Kosten? (z. B. Personalkosten der Abteilungsleitung oder der Geschäftsführung) Ermittlung von Verteilungsschlüsseln für Nebenleistungen, die den Leistungen vor- und nachgelagert sind Solidaris 2011 Folie 37 /46

38 Kostenrechnung in Werkstätten > Erstellung eines Leistungskatalogs: Transparente Darstellung der bisher erbrachten Leistungen + Zusammenfassung zu einzelnen Leistungen bzw. Produkten > Welche Leistungen werden gegenwärtig erbracht und welche Einzelleistungen können zu marktfähigen Leistungen zusammengefasst werden. Identifizierung von Hauptprozessen Solidaris 2011 Folie 38 /46

39 Kostenrechnung in Werkstätten > Feststellung des tatsächlichen Aufwandes pro Leistung > Welcher Aufwand fällt zur Erbringung dieser Dienstleistung an? Personalbedarf Personalqualifikation Materialbedarf Räumliche Infrastruktur Technische Ausstattung Abgaben, Gebühren und Versicherungen > Mitarbeiter dokumentieren ihren Aufwand pro Dienstleistung Notwendigkeit von Tätigkeitsnachweisen Solidaris 2011 Folie 39 /46

40 Kostenrechnung in Werkstätten Tätigkeitsnachweis > Folgende Dokumentationsfelder sind notwendig: Erforderliche Zeit für die Durchführung einzelner Leistungsbestandteile (Aktivitäten) Vorgehaltene Personalqualifikation Notwendige Personalqualifikation Notwendige Sachaufwendungen Notwendige Leistungen von anderen Organisationsbereichen > Auswertung: Auswertung der Tätigkeitsnachweise an zentraler Stelle Ermittlung eines Durchschnittswertes aus den dokumentierten benötigten Ressourcen, der als Basis für die Preiskalkulation dient. Solidaris 2011 Folie 40 /46

41 Zusammenfassung ZIEL: Beantwortung der Frage: Welche Produkte/Leistungen kann Ihre Einrichtung definieren und was kostet die Erbringung dieser Produkte/Leistungen? Solidaris 2011 Folie 41 /46

42 Schrittweises Vorgehen zur Zielerreichung 1. Gemeinsame Leistungs-/Produktdefinition und Erstellung des gesamten Portfolios 2. Analyse und Optimierung der Kostenartenrechnung 3. Analyse, Optimierung oder Einführung der Kostenstellenrechnung 4. Produkt- und Leistungskalkulation > Kalkulation der Betreuungsleistungen > Produktkalkulation der Werkstattleistungen Solidaris 2011 Folie 42 /46

43 Dir. KSt. z.b. Gruppen Prod. 1 Verdichtung der Kostenarten je KSt. Jahresabschluss: Summen-Salden-Liste mit Kostenstellen und Kostenarten Kalkulationsrelevante und nicht Kalkulationsrelevante Aufwandsarten Kalkulationsrelevante Aufwandsarten Gemeinkosten Kostenstellen z.b. Gruppen Prod. 2 Prod. n Abzugrenzende KSt. Abzugrenzende KSt. z.b. Speisenversorg.Mitarb. Indir. KSt. z.b. Verwaltung Bildung von Kalkulationssätzen Verrechnung Personal z.b. Betreuungspersonal Einzelkosten z.b. Material Ausgleichskonto Kostenstellenverrechnung IBLV Nicht Kalkulationsrelevanter Aufwand z.b. Investitionen periodenfr./ außerordentl. Aufwand Abgrenzungskostenstelle Kostenstellen Sammelkostenstelle Personal Kostenverrechnung Solidaris 2011 Folie 43 /46 Kostenartenrechnung Kostenstellenrechnung Kostenträger- rechnung

44 Darstellung in der Matrix PK Client PK SK Infrastruktur Wirtsch Betreuung PK Summe Client PK Betreuung Dienst SK Infrastruktur Wirtsch. Unterkunft 4711 Betreuung PK Summe Client 85PK Betreuung Dienst SK 1.300Infra- struktur Wirtsch Verpflegung Unterkunft 4711 Betreuung PK Summe Client 85PK Betreuung Dienst SK Infra- struktur Wirtsch Therapie Verpflegung Unterkunft Betreuung PK Summe Client 85PK Betreuung Dienst SK Infra- struktur Wirtsch Freizeit Therapie Verpflegung Unterkunft Betreuung PK Summe Client 85PK Betreuung Dienst SK Infra- struktur Wirtsch Sonstige Freizeit Therapie Verpflegung Unterkunft 4711 Betreuung PK Summe Client 85PK Betreuung Dienst SK Infra- struktur Summe Sonstige Freizeit Therapie Wirtsch Summe Verpflegung Unterkunft 4711 Betreuung1.300 Betreuung Dienst Summe Sonstige Freizeit Therapie Verpflegung Unterkunft Summe Sonstige Freizeit Therapie Verpflegung Summe Sonstige Freizeit Therapie Summe Sonstige Freizeit Summe Sonstige Summe Solidaris 2011 Folie 44 /46

45 Beispielauswertung: Preisliste Leistung PK Betreuung PK Wirtsch. Dienst SK Betreuung Infrastruktur Gesamtpreis Unterkunft Wohnen Heim Monat Wohnen Heim 2 Bereich Monat Wohnen Heim 2 Bereich Monat Verpflegung Halbpension ohne Betreuung Tag Vollpension ohne Betreuung Tag Einheit Therapie Physiotherapie min. Freizeit Töpfern Kurs Kinobesuch incl. Transfer Besuch Sonstige Transfer Arbeitsst. Zone Tag Transfer Arbeitsst. Zone Tag Solidaris 2011 Folie 45 /46

46 Besten Dank für Ihre Aufmerksamkeit Gerne stehen wir Ihnen für ein persönliches Gespräch zur Verfügung. Von-der-Wettern-Str Köln +49 (0) (0) info@solidaris.de Solidaris 2011 Folie 46 /46