14. Gemeinderatssitzung

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1 Gemeinderat Einwohnergemeinde Oensingen Kanton Solothurn Protokoll Öffentliche Version 14. Gemeinderatssitzung Sitzungstermin Montag, 13. August 2012 Sitzungsort Sitzungsdauer Öffentliche Sitzung Gemeinderat Gemeindeverwaltung, Sitzungszimmer Gemeinderat Uhr bis Uhr Uhr bis Uhr Markus Flury, Gemeindepräsident, Vorsitz Martin Brunner, Ressortleiter Soziales und Kultur Fabian Gloor, Ressortleiter Finanzen Patrick Gugelmann, Ressortleiter Infrastruktur Christian Müller, Ressortleiter Planung und Umwelt Volker Nugel, Ressortleiter Sicherheit Georg Schellenberg, Ressortleiter Bildung und Familie Pascal M. Estermann, Leiter Verwaltung, Protokoll Andreas Affolter, Leiter Bau Rolf Niederer, Leiter Finanzen Geschäftsprüfungskommission Medien Urs Meier, Präsident Daniela Gerspacher, Aktuarin Alois Winiger, Solothurner Zeitung Seite 1 von 8

2 Gemeinderatssitzung Traktanden Begrüssung, Protokoll und Traktandenliste GP Geschäftsprüfungskommission; Feststellung der Demission von Alfred Haefeli GP Schaffung einer Stelle Immobilienmanagement (80%) LV Gemeinderat - Grundsatzregelung öffentliche vs. nicht-öffentliche Traktanden LV Seite 2 von 8

3 Gemeinderat Einwohnergemeinde Oensingen Kanton Solothurn Traktandum Nr Registratur-Nr Begrüssung, Protokoll und Traktandenliste 1. Begrüssung Der Gemeindepräsident begrüsst zur ersten Sitzung nach der längeren Sommerpause. Er hofft, dass sich alle Mitglieder des Gemeinderates gut erholt den vielen Anforderungen des zweiten Halbjahres stellen können. Der Gemeindepräsident erwähnt den tragischen und bewegenden Todesfall der achtjährigen Carol Hofstetter. Der Gemeindepräsident bemerkt, dass ihm nicht alle Zeitungsberichte, die während der Sommerferien erschienen sind, gefallen haben. 2. Protokoll Das Protokoll der Gemeinderatssitzung vom 16. Juli 2012 wird stillschweigend genehmigt. Der Gemeindepräsident taxiert die Traktanden der Gemeinderatssitzung vom 16. Juli 2012 ( bis und mit ) nachträglich als öffentlich und gibt diese zur Veröffentlichung frei. 3. Traktandenliste Die vorgelegte Traktandenliste wird stillschweigend genehmigt. Mitteilung an - Leiter Verwaltung - Assistenz Leiter Verwaltung (mit dem Auftrag zur Veröffentlichung) - Akten Seite 3 von 8

4 Gemeinderat Einwohnergemeinde Oensingen Kanton Solothurn Traktandum Nr Registratur-Nr Geschäftsprüfungskommission; Feststellung der Demission von Alfred Haefeli 1. Sachverhalt Alfred Haefeli hat mit Schreiben vom 20. Juli 2012 als Mitglied der Geschäftsprüfungskommission per sofort demissioniert. Name, Vorname Funktion Geb.-Datum Adresse Partei Haefeli, Alfred Mitglied Geschäftsprüfungskommission Bahnhofstrasse 2 SVP 2. Erwägungen Zur Verdankung der geleisteten Dienste ist Alfred Haefeli zur nächsten Verabschiedung von ehemaligen Behörden- und Kommissionsmitgliedern einzuladen. Keine Wortmeldungen. 3. Beschluss 3.1 Der Gemeinderat nimmt mit Bedauern von der Demission Kenntnis, verdankt die geleistete Arbeit und wünscht Alfred Haefeli weiterhin alles Gute. 3.2 Alfred Haefeli ist zur offiziellen Verabschiedung von ehemaligen Behörden- und Kommissionsmitgliedern einzuladen. 3.3 Die SVP wird beauftragt, innert zwei Monaten eine Nachfolge zu melden. Mitteilung an - Alfred Haefeli, Bahnhofstrasse 2, 4702 Oensingen - SVP Oensingen, p.a. Georg Schellenberg, Aspstrasse 17, 4702 Oensingen - Gemeindepräsident - Assistenz Leiter Verwaltung (Nachführung von Homepage und Behördenverzeichnis) - Akten Seite 4 von 8

5 Gemeinderat Einwohnergemeinde Oensingen Kanton Solothurn Traktandum Nr Registratur-Nr Schaffung einer Stelle Immobilienmanagement (80%) 1. Sachverhalt Der Gemeinderat hat an der Sitzung vom 8. August 2011 beschlossen, den Auftrag zur Überprüfung des Immobilienmanagements bis und mit Modul 1 (Offerte vom 14. Juni 2011) zu CHF 40`000 (inkl. MWST) an die Kohli Immobilien & Treuhand GmbH in Aeschi zu vergeben. Die Arbeiten wurden mittlerweile abgeschlossen, und der Gemeinderat wurde am 18. Juni 2011 eingehend über die geleisteten Arbeiten orientiert. Die Stossrichtung des Berichtes zeigt auf, dass die Schaffung von professionellen Immobilienbewirtschaftungsstrukturen für die Gemeinde Oensingen unabdingbar ist, zumal sich der Wiederbeschaffungswert auf mehr als 70 Millionen Franken beläuft. Die Darstellung des theoretischen Erneuerungsbedarfs zeigt deutliche Ausschläge der zu tätigenden Investitionen auf. So müssten z.b. im Jahr 2016 mehr als 7 Millionen Franken für Instandsetzungsarbeiten aufgewendet werden. Solche Ausschläge müssten über einen Zeitraum von zehn Jahren geglättet werden können. Ein professionelles Instandhaltungsmanagement könnte dies bewerkstelligen. Derzeit kümmert man sich in Oensingen höchstens mit Flickwerk, strategisch geht man mit den Immobilien eher stiefmütterlich um. Weiter wird im Bericht festgestellt, dass wesentliche Grundlagen fehlen. So sind die Instandhaltungsprozesse zu wenig klar und kaum mit den Budgetierungsprozessen verquickt. Eine Gesamtschau über das Immobilienportfolio fehlt gänzlich. Dazu sind die notwendigen personellen Ressourcen zu schaffen. Das fachliche Substanzwissen und die entsprechenden Zeitressourcen fehlen. Die neu zu schaffende Stelle Immobilienmanagement müsste mindestens 80 Stellenprozente betragen. Die Verantwortlichkeiten über die kurz-, mittel- und langfristigen Investitionsplanungen und die Verquickung mit den Budgetprozessen würden dieser neuen Stelle obliegen. Der Gemeinderat war schon am 18. Juni 2012 (nicht-öffentliches Traktandum) der einhelligen Ansicht, dass der Schaffung einer Stelle im Immobilienmanagement nichts im Wege stehe. Allerdings wollte der Gemeinderat vor der eigentlichen Stellenbewilligung ein Anforderungsprofil und konkrete Stelleninhalte präsentiert erhalten. Die Gemeindeverwaltung hat in der Folge das Anforderungsprofil erstellt, das sich nun wie folgt darstellt: Kaufmännische oder bautechnische Ausbildung mit Weiterbildung zum diplomierten Immobilientreuhänder / Senior Immobilienverwalter / Immobilienökonom (MAS REM) mit Schwergewicht Portfoliomanagement, Entwicklung und Instandhaltung. Erfahrungen in Projekt- sowie Portfoliomanagement; Bauprozessplanungen und als Bauherrenvertreter sowie Know-how in den Bereichen Instandhaltung, Instandsetzung. Idealalter Jahre. Seite 5 von 8

6 Gemeinderatssitzung Der Stelleninhalt wird sich en détail wie folgt präsentieren: Verantwortlich für das Portfolio, für die Werterhaltung und die Nutzung. Dies beinhaltet die Instandhaltungs- und Instandsetzungsplanung des gesamten Bestandes sowie deren Umsetzung gemäss den Vorgaben der Gemeinde. Erstellen einer professionellen Portfoliostruktur für den gesamten Bestand. Umsetzung der vom Gemeinderat und der Abteilung Bau erarbeiteten Immobilienstrategie der Gemeinde. Verantwortlich für kleinere und mittlere Projektaufgaben, von der Planung bis zur Übergabe an die Gemeinde inkl. den Bauabnahmen und Überwachung der Garantiearbeiten. Begleiten von Immobilienprojekten hinsichtlich Kosten, Terminen und Qualität. Substanz- und Objektprüfung bei bestehenden Bauten sowie Erstellung der nötigen Dokumentationen zuhanden der Gemeindeorgane. Budgetverantwortung sowie Schnittstellenbetreuung (Abt. Finanzen, Gemeinderat, Abt. Bau etc.). Führung der Hauswarte und des Reinigungspersonals Planung und Organisation von Einsätzen der Hauswarte bzw. der Reinigungsmitarbeiter zur Sicherung des Standards gemäss den Vorgaben der Gemeinde für einen optimalen Service Public. Erarbeitung und Umsetzung der Strukturen für ein professionelles Facility-Management. Die Stelle ist organisatorisch in die Abteilung Bau eingebettet. Der Stelleninhaber wird direkt dem Leiter Bau unterstellt. Die Besoldung erfolgt im Rahmen der Besoldungsklasse Erwägungen Die Ausschreibung soll gegen Ende August 2012 vorgenommen werden. Eine Besetzung erfolgt idealerweise per 1. Januar Mit der Schaffung dieser Stelle können die Immobilien der Gemeinde im Sinne der Präsentation vom 18. Juni 2012 optimal bewirtschaftet und betreut werden. Die damit einhergehende Entlastung des Leiters Bau bringt der Abteilung Bau dringend benötigte Zeit- und Personalressourcen. Der Gemeinderat diskutiert die organisatorische Einbettung der Stelle. Es soll festgehalten werden, dass die Leitung Immobilien Bestandteil der Abteilung Bau ist, der Stelleninhaber direkt dem Leiter Bau unterstellt ist und die Besoldung in Besoldungsklasse 15 festzulegen ist. Es wird weiter festgehalten, dass die Liegenschaft Bellwald auch zum Liegenschaftsportfolio der gemeindeeigenen Liegenschaften gehört. Dem Stelleinhaber obliegt somit auch die Koordination mit den verantwortlichen Personen in Bellwald. 3. Beschluss 3.1 Der Gemeinderat bewilligt per 1. Januar 2013 die Schaffung einer Stelle Leiter Immobilien im Umfang von 80 Stellenprozenten. 3.2 Die Stelle wird in die Besoldungsklasse 15 eingereiht. 3.3 Die Abteilung Bau wird mit der Ausschreibung und der Besetzung der Stelle beauftragt. Mitteilung an - Leiter Verwaltung - Assistenz Leiter Verwaltung (Ausschreibeverfahren einleiten) - Leiter Bau - Leiter Finanzen - Akten Seite 6 von 8

7 Gemeinderatssitzung Traktandum Nr Registratur-Nr Gemeinderat - Grundsatzregelung öffentliche vs. nicht-öffentliche Traktanden 1. Zuständigkeiten und Information Der Gemeinderat ist aufgrund folgender Gegebenheiten für diese Sachfrage zuständig: Gemeindegesetz Informations- und Datenschutzgesetz Gemeindeordnung 31: Öffentlichkeit der Verhandlungen des Gemeinderates Informationspflicht gegenüber der Bevölkerung 5: Verweis auf Informations- und Datenschutzgesetz; 12: Öffentlichkeit der Verhandlungen des Gemeinderates Reglement zum Öffentlichkeitsprinzip und Datenschutz 2,5,7: Verantwortlichkeiten, Informationsmittel, Informationsgebaren Politische Gegebenheit Vorkommnisse der Gemeinderatssitzung vom 16. Juli 2012 und diesbezügliche Presseresonanz Der vorliegende Traktandenbericht wurde vom Leiter Verwaltung verfasst und dem Gemeindepräsidenten als obersten Verantwortlichen über das Informationsgebaren der Gemeinde ( 2 RÖD) am 31. Juli 2012 zur Stellungnahme unterbreitet. 2. Sachverhalt Die Gemeinderatssitzung vom 16. Juli 2012 als vollumfänglich nicht-öffentlich zu klassieren, führte in der regionalen Presse - teilweise zu Recht - zu gröberen Reaktionen. Der Gemeinderat legte in den vergangenen zwei Jahren seinen Fokus sinnvollerweise auf möglichst transparentes Handeln. Dass der Gemeinderat nicht alle Geschäfte öffentlich behandeln und beschliessen kann, ist unbestritten. Jedoch muss künftig dem Umstand Rechnung getragen werden, weshalb ein Geschäft als nicht-öffentlich traktandiert wurde bzw. werden soll. In diesem Sinne zieht der Gemeinderat aus den Folgen der Sitzung vom 16. Juli 2012 seine Lehren und beschliesst, seine Vorgehensweise hinsichtlich Transparenz anzupassen: Öffentliche und nicht öffentliche Geschäfte: Neue Rubrik Zuständigkeiten und Information Bei den üblichen als öffentlich traktandierten Geschäften wird in den Traktandenberichten bzw. Protokollauszügen vor der Rubrik Sachverhalt eine neue Rubrik mit dem Titel Zuständigkeiten und Information eingefügt. In dieser Rubrik sind folgende Punkte zwingend festzuhalten: Aufgrund welcher gesetzlichen oder reglementarischen Grundlagen wird dieses Geschäft dem Gemeinderat zur Beschlussfassung vorgelegt? Wurden die vorberatenden oder direkt betroffenen Gremien bzw. Personen über den traktandierten Entscheid vororientiert? Die Autoren sämtlicher Traktandenberichte müssen angeben, wer, wann in welchem Rahmen und in welcher Form vororientiert wurde. Seite 7 von 8

8 Gemeinderatssitzung Nicht öffentliche Geschäfte: Neue Rubrik Ausschluss der Öffentlichkeit Bei den als nicht öffentlich traktandierten Geschäften wird in den Traktandenberichten bzw. Protokollauszügen vor der neuen Rubrik Zuständigkeiten und Information eine zusätzlich neue Rubrik mit dem Titel Ausschluss der Öffentlichkeit eingefügt. In dieser Rubrik sind folgende Punkte zwingend zu begründen: Aufgrund von welcher Gegebenheit oder Rechtsgrundlage erfolgen die Behandlung und die Beschlussfassung unter Ausschluss der Öffentlichkeit? Als Basis gelten die Bestimmungen der 5 13 des kantonalen Informations- und Datenschutzgesetzes. Falls die Öffentlichkeit zu einem späteren Zeitpunkt über den Entscheid orientiert werden soll, ist festzuhalten, wer, wann in welchem Informationsgefäss öffentlich informiert. 2. Erwägungen Aus den Reihen des Gemeinderates wird der Wunsch geäussert, vermehrt zum Instrument der Sperrfrist zu greifen. Diese Regel soll Eingang in das Kommunikationskonzept finden. 3. Beschluss 3.1 Der Gemeinderat heisst das skizzierte Vorgehen im Sinne der Erwägungen einstimmig gut. 3.2 Der Leiter Verwaltung wird beauftragt, die entsprechenden Abläufe und Vorlagen anzupassen. Mitteilung an - Mitglieder des Gemeinderates - Mitglieder des Stabes - Assistenz LV (zur Anpassung der Vorlagen im Axioma) - Akten Oensingen, 13. August 2012 GEMEINDERAT OENSINGEN Gemeindepräsident Leiter Verwaltung Markus Flury Pascal M. Estermann Seite 8 von 8