WinFax Pro Anbindung an windream. Dokumentation. windream GmbH, Bochum

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1 WinFax Pro Anbindung an windream Dokumentation windream GmbH, Bochum

2 Copyright by windream GmbH / winrechte GmbH Wasserstr Bochum Stand: 05/ Alle Rechte vorbehalten. Kein Teil dieser Beschreibung darf in irgendeiner Form (Druck, Fotokopie oder einem anderen Verfahren) ohne Genehmigung der windream GmbH reproduziert oder unter Verwendung elektronischer Systeme verarbeitet, vervielfältigt oder verbreitet werden. Wichtige Hinweise Alle Informationen und technischen Angaben dieser Beschreibung wurden von den Autoren mit größter Sorgfalt zusammengetragen. Sie können jedoch weder Garantie noch juristische Verantwortung oder irgendeine Haftung für Folgen, die auf fehlerhafte Angaben zurückgehen, übernehmen. Wir weisen darauf hin, daß die in dieser Beschreibung verwendeten Softund Hardwarebezeichnungen und Markennamen der jeweiligen Firmen im allgemeinen einem Warenzeichen-, Marken- oder Patentrechtschutz unterliegen.

3 Inhalt i Inhalt WinFax Pro Anbindung an windream 1 Einleitung 1 Grundlagen der WinFax Pro Anbindung an windream 2 Systemvoraussetzungen 4 Hardware-Voraussetzungen 4 Software-Voraussetzungen 4 Weitere Voraussetzungen 4 WFToXMLToWindream installieren (Setup aufrufen) 6 Komponenten wählen 6 Nach der Installation 7 Verarbeitungsablauf 8 Verzeichnisstruktur und installierte Dateien 9 bin 9 OTFax 9 Einträge in der Windows Registrierung 10 HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\A.I.S. GmbH\windream Solutions\WFToXMLToWindream 10 HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\A.I.S. GmbH\windream Solutions\ WFToXMLToWindream \<CurrenVersion> 11 HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\A.I.S. GmbH\windream\Solutions\WFToXMLToWindream\<CurrentVers ion>\<inhalt von WindreamOT> 12 Benachrichtigung per 14 Datenbank für Querrecherche 14 Objekttyp der zu archivierenden Dokumente (Fax) 15 Objekttyp ändern 16 Hinweise für die Einstellungen von WinFax Pro 19 Abbildungsverzeichnis 22 Tabellenverzeichnis 23 Index 25

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5 WinFax Pro Anbindung an windream 1 WinFax Pro Anbindung an windream Einleitung Die vorliegende Dokumentation dient Ihnen als Hilfestellung bei der Installation und Konfiguration der WinFax Pro Anbindung an windream (ab Version 2.5.1). Hinweis zur Namenskonvention: Die im weiteren Verlauf dieser Dokumentation verwendete allgemeine Produktbezeichnung Winfax Anbindung wird synonym zu der programminternen Bezeichnung WFToXMLToWindream benutzt. Beide Begriffe sind gleichbedeutend. Ebenso ist die allgemeine Produktbezeichnung XML Import Manager ein Synonym für die interne Modulbezeichnung XMLToWindream. WFToXMLToWindream ist die Lösung zur Anbindung von WinFax Pro an windream. Die Beschreibung gibt einen kurzen Überblick über die Grundlagen und Voraussetzungen der Installation von WFToXMLToWindream. Es wird ebenfalls erläutert, welche Konfigurationen und Systemeinstellungen für den Betrieb von WFToXMLToWindream notwendig und ggf. anzupassen sind. Die für die Anbindung von WinFax Pro an windream benötigte Komponente (WFToXMLToWindream) sowie das XML-Modul für den Dokumentimport werden über das Setup installiert. Die Beschreibung des XML Import Managers ist nicht Bestandteil dieser Dokumentation. Sie finden die Beschreibung des Import-Moduls in der beigefügten Dokumentation "XML Import Manager - Referenzarchivierung über XML-Dateien". Hinweis: Bei der eingesetzten Version des XML-Import- Managers handelt es sich um die OEM-Version, die ausschließlich für den Einsatz mit WinFaxPro entwickelt wurde. Die Vollversion des XML Import-Managers erhalten Sie bei der windream GmbH oder einem ihrer Partner. Die Installation von WFToXMLToWindream setzt Kenntnisse in der Bedienung von Microsoft Windows NT (Systemverwaltung) voraus. Informationen dazu finden Sie in den entsprechenden Dokumentationen von Microsoft.

6 2 WinFax Pro Anbindung an windream Grundlagen der WinFax Pro Anbindung an windream Mit der Anbindung von WinFax Pro an windream bietet die windream GmbH eine Lösung zur automatischen Annahme, Indexierung und Archivierung von Faxen im DMS. Das Modul zur Anbindung (WFToXMLToWindream) generiert zunächst die Binärdateien als Tif- Dateien und die zugehörigen Indexdaten als XML-Dateien (Indexdateien). Zusätzlich führt das Programm eine OCR-Erkennung durch und generiert den Volltext. Die erstellten Dateien (Binär- Indexund Volltextdateien) werden von XMLToWindream archiviert. WFToXMLToWindream überwacht den Eingangs- und Ausgangsordner in WinFax Pro auf ein- und ausgehende Faxe. Zudem erstellt WFToXMLToWindream eine XML-Datei für den Import mit XMLToWindream zur automatischen Indexierung und eine Binärdatei mit dem Fax im Tif-Format. Nach erfolgreicher Erstellung entfernt WFToXMLToWindream das gerade bearbeitete Fax aus WinFax Pro (abhängig von der aktuellen Konfiguration). Mit Imaging Professional 2.5 von Kodak wird von WFToXMLToWindream ein Fax in das Tif G4-Format konvertiert und zu einem Fax ein Volltext erstellt. WinFax Pro Anbindung an windream Eingang Eingangsdaten Verarbeitung WFToXMLToWindream: Prozesse zur Konvertierung und Bereitstellung der Eingangsdaten XMLToWindreamBatch.vbs Binärdatei XML-Datei XMLToWindream.exe - Vorverarbeitung (z.b. OCR) - Indexierung und Archivierung - Nachverarbeitung windream Dokument Volltext Abbildung 1: WinFax Pro Anbindung an windream

7 WinFax Pro Anbindung an windream 3 Konvertierung der Eingangsdaten WFToXMLToWindream ist das Konvertierungsmodul, das die Eingangsdaten aus WinFax Pro in das für den Import mit Hilfe von XMLToWindream benötigte Format zur Verfügung stellt. Über WinFax Pro eingehende Faxe werden von WFToXMLToWindream zunächst in das für den Import ins DMS erforderliche Format konvertiert. Anschließend stellt WFToXMLToWindream diese Daten in den erwarteten Verzeichnissen bereit. Zusätzlich erstellt WFToXMLToWindream unter Verwendung von Imaging Professional 2.5 den Volltext in den für den Import erwarteten Verzeichnissen zur Verfügung. Abhängig von der aktuellen Konfiguration entfernt WFToXMLToWindream nach erfolgreicher Konvertierung, die bearbeiteten Faxe aus dem Faxein- /ausgang von WinFax Pro. Import der Daten in windream XMLToWindream (das Importmodul) übernimmt dann die Indexierung und Archivierung der Dokumente (Binärdateien, Indexinformationen und Volltext). Per können Empfänger über evtl. aufgetretene Fehler während der Verarbeitung benachrichtigt werden. Die Beschreibung des Importmoduls finden Sie in der Dokumentation "XMLToWindream - Referenzarchivierung über XML-Dateien" auf der Installations-CD. Konfiguration der Anwendung Die Konfiguration der WinFax Pro Anbindung erfolgt über das Setup und die Windows Registrierungsdatenbank. Durch Anpassung der entsprechenden Schlüssel in der Registrierungsdatenbank können benutzerspezifische Anforderungen realisiert werden. Installationsreihenfolge Die Installation von WFToXMLToWindream setzt in jedem Fall eine vorherige Installation von windream Server oder windream Client inklusive der dafür benötigten Komponenten voraus (auf dem Rechner, auf dem WFToXMLToWindream installiert wird). Imaging Professional 2.5 von Kodak muß installiert sein. Microsoft MSXML 3.0 muß installiert sein. Die Software finden Sie auf der Installations-CD. Sie können diese mit Hilfe der Datei msxml3.msi installieren. Die Installationsprogramme für windream Server, windream Client und XMLToWindream (OEM-Version) inklusive WFToXMLToWindream finden Sie auf den Installations-CDs, die Sie

8 4 WinFax Pro Anbindung an windream von der windream GmbH oder Ihrem windream Partner erhalten haben. Systemvoraussetzungen Folgende Systemvoraussetzungen müssen im einzelnen für die Installation von WFToXMLToWindream erfüllt sein: Hardware-Voraussetzungen Es müssen die Hardware-Voraussetzungen erfüllt sein, die für die Installation von WinFax Pro (ab Version 10.0) gelten. Es müssen die Hardware-Voraussetzungen erfüllt sein, die für die Installation von Imaging Professional 2.5 gelten. Es müssen die Hardware-Voraussetzungen erfüllt sein, die für die Installation von XMLToWindream gelten. Arbeitsspeicher von mindestens 128 Mbyte (empfohlen: 256 MByte). Hinweis: Es ist darauf zu achten, daß entsprechend der vorliegenden Systemarchitektur, den Systemvoraussetzungen und gewünschten Verarbeitungsprozessen (z.b. für die OCR- Erkennung) ausreichend Systemressourcen verfügbar sind. Software-Voraussetzungen Microsoft Outlook 2000 oder höher. Microsoft Installer ab der Version 1.1. Microsoft XML Engine 2.6 (Microsoft MSXML 3.0). Die Software finden Sie auf der Installations-CD und Sie können diese mit Hilfe der Datei msxml3.msi installieren. WinFax PRO ab Version Imaging Professional 2.5 (für OCR-Erkennung). Windows NT 4.0 Client / Server mit Service Pack 5 oder höher. Weitere Voraussetzungen Im folgenden werden weitere Anforderungen aufgeführt, die für den Betrieb von WFToXMLToWindream erfüllt sein müssen. Indexdaten (Objekttyp) für Archivierung in windream Beim Setup von WFToXMLToWindream kann der für den Import zu verwendende Objekttyp nicht angegeben werden. Das Setup installiert standardmäßig einen vorkonfigurierten Objekttyp (Fax) und nimmt

9 WinFax Pro Anbindung an windream 5 für diesen die erforderlichen Einstellungen in der Windows Registrierungsdatenbank vor. Damit dieser Objekttyp verwendet werden kann, muß der Objekttyp in windream entsprechend definiert sein. Dazu importieren Sie den Objekttyp nach windream mit Hilfe der entsprechenden Administrationsfunktion aus der windream Management Console (WMC). Der Import des Objekttyps kann entweder vor oder nach der Installation von WFToXMLToWindream durchgeführt werden. Er muß in jedem Fall vor dem erstmaligen Betrieb von WFToXMLToWindream erfolgt sein. Die für die Indexierung zu verwendenden Indexmerkmale (Objekttyp und die objekttypspezifischen Indexe) werden mit den entsprechenden Inhalten aus den XML-Dateien gelesen. WFToXMLToWindream verwendet bei der Erstellung der XML-Dateien für die Einträge der zu verwendenden Indexmerkmale die Angaben aus der Windows Registrierungsdatenbank. In der Windows Registrierungsdatenbank wird unter dem Schlüssel WFToXMLToWindream ein Schlüssel mit dem Bezeichner des Objekttyps eingetragen (siehe Abschnitt "Einträge in der Windows Registrierung" ab Seite 12). Dort werden unter entsprechenden Einträgen zusätzliche Konfigurationen für diesen Objekttyp vorgenommen. Zusätzlich wird in der Windows Registrierungsdatenbank unter dem Schlüssel XMLToWindream ein Schlüssel mit dem Bezeichner des Objekttyps eingetragen. Dort werden unter entsprechenden Schlüsseln zusätzliche Konfigurationen für diesen Objekttyp vorgenommen (z.b.: Zielverzeichnis, Verzeichnis der Eingangsdateien oder Empfänger für -Benachrichtigungen). Die Beschreibung der Schlüssel und Einträge in der Registrierungsdatenbank für XMLToWindream finden Sie in der Dokumentation "XMLToWindream - Referenzarchivierung über XML-Dateien" auf der Installations-CD. Zielverzeichnis in windream Das Verzeichnis, in dem die zu archivierenden Dokumente im windream-laufwerk abgelegt werden sollen, muß bekannt sein bzw. entsprechend eingerichtet sein (Zugriffsrechte beachten). Bei der Installation von WFToXMLToWindream wird der entsprechende Eintrag in der Registrierungsdatenbank mit dem Bezeichner für den mitgelieferten Objekttyp belegt. Hinweis: Falls Sie ein anderes Verzeichnis verwenden möchten, müssen Sie den Eintrag für den RootFolder unterhalb des Schlüssels HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\A.I.S. GmbH\windream Solutions\XMLToWindream\2.5.1\Fax\ entsprechend anpassen. Die Beschreibung der Schlüssel und Einträge von XMLToWindream finden Sie in der Dokumentation

10 6 WinFax Pro Anbindung an windream "XMLToWindream - Referenzarchivierung über XML-Dateien" auf der Installations-CD. Indexe über -Anhang bearbeiten Per können Empfänger über den Ein-und Ausgang der Faxe benachrichtigt werden. Als Anhang wird ein VB-Skript verschickt, über das die Indexmerkmale des Dokuments angezeigt und bearbeitet werden können. Voraussetzung dafür ist, daß auf den jeweiligen Arbeitsstationen die Datei ShowWdProperties.dll installiert ist. Dafür muß auf den betreffenden Arbeitsplatzrechnern über das Setup die Komponente ShowWdProperties installiert werden (siehe Abschnitt "WFToXMLToWindream installieren (Setup aufrufen)" ab Seite 6). Konfiguration von WinFax Pro Für de4n Betrieb von WFToXMLToWindream sind bestimmte Einstellungen in WinFax Pro erforderlich. Sie können diese Konfigurationen vor oder nach Abschluß der Installation von WFToXMLToWindream vornehmen (siehe dazu den Abschnitt "Hinweise für die Einstellungen von WinFax Pro", ab Seite 19). WFToXMLToWindream installieren (Setup aufrufen) Bitte rufen Sie das Setup für die Installation von WFToXMLToWindream (setup.exe) erst nach sorgfältiger Überprüfung der genannten Punkte auf. Nach dem Start des Setup-Programms leitet Sie der Setup-Assistent durch die einzelnen Installationsschritte. Folgen Sie den Hinweisen in den entsprechenden Dialogfeldern. Im folgenden werden die für die Installation von WFToXMLToWindream notwendigen Komponenten beschrieben, die Sie im Setup über das Dialogfeld Komponenten wählen festlegen. Die ausführliche Installationsbeschreibung finden Sie in der Dokumentation "XMLToWindream - Referenzarchivierung über XML-Dateien" auf der Installations-CD. Komponenten wählen Im Dialogfeld Komponenten wählen, treffen Sie die Auswahl der zu installierenden Komponenten. XMLToWindream Installiert das zentrale Steuerungsskript und das Import-Programm (XMLToWindreamBatch.vbs und XMLToWindream.exe) mit den für den Betrieb von XMLToWindream benötigten Komponenten. Zusätzlich werden die notwendigen

11 WinFax Pro Anbindung an windream 7 Systemeinstellungen vorgenommen. Eine ausführliche Beschreibung dieser Komponente finden Sie in der Dokumentation "XMLToWindream - Referenzarchivierung über XML-Dateien" auf der Installations-CD. WFToXMLToWindream Installiert das Programm WFToXMLToWindream.exe für die Anbindung von WinFax Pro an windream und die für den Betrieb von WFToXMLToWindream benötigten Komponenten. Zusätzlich werden die für die WinFax Pro-Lösung notwendigen Systemeinstellungen vorgenommen. ShowWdProperties Installiert die Datei ShowWdProperties.dll für die Anzeige der Indexmerkmale ein- und ausgehender Faxe aus den Benachrichtigungen. Per können Empfänger über den Ein-und Ausgang der Faxe benachrichtigt werden. Als Anhang wird ein VB- Skript verschickt, über das die Indexmerkmale des Dokuments angezeigt und bearbeitet werden können (Registerkarte Indexe aus den Dokumenteigenschaften). Wenn die Anzeige und Bearbeitung der Indexe ein- und ausgehender Faxe aus den Benachrichtigungen erfolgen soll, müssen Sie die Komponente ShowWdProperties installieren. Hinweis: Auf allen Arbeitsplatzrechnern, auf denen die Anzeige und Bearbeitung der Indexe ein-und ausgehender Faxe über das Skript aus den -Benachrichtigungen erfolgen soll, muß die Datei ShowWdProperties.dll installiert werden. Rufen Sie dazu auf den betreffenden Arbeitsstationen das Setup auf. Bestimmen Sie den Zielpfad für die Installation. Danach wählen Sie im Dialogfeld Komponenten wählen die Komponente ShowWdProperties aus. Legen Sie anschließend den Programmordner fest und starten den Kopiervorgang. Nach der Installation Nach Abschluß der Installation können Sie bestimmte Einstellungen entsprechend den vorhandenen Anforderungen anpassen. Einträge in der Windows Registrierungsdatenbank Für den Einsatz des Import-Moduls XMLToWindream sind in der Windows Registrierungsdatenbank verschiedene Konfigurationen vorzunehmen. Bestimmte Einstellungen werden vom Setup vorgenommen, andere müssen Sie manuell festlegen (z.b. für den Fall, daß die Querrecherche genutzt werden soll). Die einzelnen Einstellungen (Schlüssel und Werte in der Registry) finden Sie im Abschnitt "Einträge in der Windows Registrierung" in der

12 8 WinFax Pro Anbindung an windream Dokumentation "XMLToWindream - Referenzarchivierung über XML-Dateien" beschrieben. Datenbank zur Querrecherche Für den Fall, daß die Querrecherche bei der Erstellung von Benachrichtigungen für die Ermittlung zusätzlicher Absender- und Empfängerangaben oder zur Indexierung genutzt werden soll, muß die Datenbank eingerichtet mit den entsprechenden Daten gefüllt werden (siehe Abschnitt "Datenbank für Querrecherche" in der Dokumentation "XMLToWindream - Referenzarchivierung über XML-Dateien" auf der Installations-CD). Verarbeitungsablauf Der automatische Import der Dokumente wird über ein VisualBasic- Skript (VB-Skript) gesteuert. Das Skript XMLToWindreamBatch.vbs wird als Vorgang aus dem Ordner Geplante Vorgänge im Windows Explorer gestartet. Der Vorgang wird unter einer Benutzerkennung konfiguriert, unter der Microsoft Outlook eingerichtet ist. Es kann auch ein Benutzerkonto verwendet werden, das lokale Administrationsrechte auf dem Rechner besitzt, auf dem die WinFax-Anbindung installiert ist und von dem die Benachrichtigungen verschickt werden. Der Vorgang muß unter einer Benutzerkennung konfiguriert werden, die die Archivierung in windream in den gewünschten Zielordnern zuläßt. XMLToWindreamBatch.vbs ist das zentrale Steuerungsskript für den XML-Import in das DMS windream. Es beinhaltet die einzelnen Bearbeitungsschritte in Form von entsprechenden Prozeßaufrufen. Zunächst wird das Konvertierungsmodul WFToXMLToWindream aufgerufen, das die benötigten Eingangsdateien (Binär-, Index- und Volltextdateien) der ein- und ausgehende Faxe zur Verfügung stellt. Nach erfolgreicher Konvertierung entfernt WFToXMLToWindream die bearbeiteten Faxe aus dem Faxein- /ausgang von WinFax Pro. Falls dies nicht gewünscht ist, muß die Konfiguration in der Registrierungsdatenbank entsprechend angepaßt werden (siehe Eintrag DeleteMID ab Seite 11). Anschließend wird das Programm XMLToWindream.exe gestartet, das die Indexierung und Archivierung der Dokumente (Import) in windream durchführt. Eine ausführliche Beschreibung des Steuerungsskripts sowie des Importmoduls finden Sie in der Dokumentation "XMLToWindream - Referenzarchivierung über XML-Dateien" von auf der Installations-CD.

13 WinFax Pro Anbindung an windream 9 Verzeichnisstruktur und installierte Dateien Im folgenden werden die Verzeichnisstruktur und die Dateien aufgeführt, die bei der Installation von WFToXMLToWindream angelegt bzw. installiert werden. Dokumentiert werden nur die Ordner und Dateien, die bei der Installation der Komponente WFToXMLToWindream installiert werden. Die Beschreibung der Verzeichnisse und Dateien, die bei der Installation des Importmoduls XMLToWindream.exe angelegt werden, entnehmen Sie bitte der Dokumentation zu XMLToWindream auf der Installations-CD ("XMLToWindream - Referenzarchivierung über XML-Dateien"). bin Das Unterverzeichnis bin enthält VB-Skripte, Programmdateien, zusätzliche Dateien zur Erzeugung von Anhängen für s und die Standard-Datenbank zur Querrecherche. Die Dateien werden vom Setup in diesem Ordner abgelegt. Bei der Installation von WFToXMLToWindream werden folgende Dateien abgelegt: Name der Datei WFToXMLToWindream.exe Customer.dic Customer.trn ShowWdProperties.dll Erläuterung Ausführbares Programm mit Anbindung an WinFax Pro. Datei zur Volltexterstellung mit Imaging Professional 2.5. Datei zur Volltexterstellung mit Imaging Professional 2.5. Tabelle 1: Installierte Dateien im Ordner "Programmverzeichnis/bin" Datei für die Anzeige und Bearbeitung der Indexeigenschaften eines Faxes aus dem Anhang einer - Benachrichtigung. OTFax Das Unterverzeichnis OTFax enthält den Objekttyp Fax in Form der Datei Fax.xml für den Objekttypimport nach windream (siehe auch Abschnitt "Objekttyp der zu archivierenden Dokumente (Fax)" ab Seite 15). Die Datei wird abhängig von der jeweiligen Sprachversion der Anwendung in der jeweiligen Sprache in einem eigenen Unterverzeichnis abgelegt (z.b. für Deutsch: \OTFax\049\Fax.xml). Name der Datei Fax.xml Erläuterung XML-Datei, die den vorkonfigurierten Objekttyp für die Archivierung der ein- und ausgehenden

14 10 WinFax Pro Anbindung an windream Faxe beschreibt. Dieser Objekttyp kann mit der Importfunktion von windream nach windream importiert werden. Tabelle 2: Datei des Objekttyps für den Import nach windream Einträge in der Windows Registrierung Im folgenden werden die für die Ausführung von WFToXMLToWindream benötigten Einträge in der Windows Registrierungsdatenbank beschrieben. Bestimmte Schlüssel werden vom Setup festgelegt, andere müssen manuell nach Abschluß der Installation gesetzt werden. Zudem besteht die Möglichkeit, die vom Setup mit Standardwerten gesetzten Schlüssel nach Abschluß der Installation gemäß den vorliegenden Anforderungen entsprechend manuell anzupassen. Die Beschreibung der Einträge zur Konfiguration von XMLToWindream ist nicht Bestandteil dieser Dokumentation. Sie finden diese Einstellungen in der Dokumentation "XMLToWindream - Referenzarchivierung über XML-Dateien" beschrieben. Bei der folgenden Beschreibung der einzelnen Schlüssel wird in den Fällen, in denen eine manuelle Festlegung von Einträgen in der Windows Registrierungsdatenbank erforderlich ist, darauf hingewiesen. In der Registry wird bei der Installation von WFToXMLToWindream der Schlüssel HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\A.I.S. GmbH\windream Solutions\WFToXMLToWindream angelegt. HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\A.I.S. GmbH\windream Solutions\WFToXMLToWindream Unterhalb dieses Eintrags befinden sich alle für den Ablauf des Programms WFToXMLToWindream nötigen Schlüssel und Einträge. CurrentVersion Typ : String Der Eintrag CurrentVersion bezeichnet den Schlüssel der aktuellen Version. Unterhalb des WFToXMLToWindream Schlüssels existiert ein Schlüssel mit diesem Namen (z.b. 1.0) Darunter liegen die Schlüssel und Einträge, die von WFToXMLToWindream ausgelesen werden.

15 WinFax Pro Anbindung an windream 11 HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\A.I.S. GmbH\windream Solutions\ WFToXMLToWindream \<CurrenVersion> Dieser Schlüssel enthält die Einträge und Schlüssel der installierten Version von WFToXMLToWindream. DeleteMID Typ : DWORD Der Eintrag DeleteMID steuert, ob die in WinFax Pro eingehenden Faxe nach erfolgreicher Erstellung der XML- und Tif-Dateien in WinFax Pro entfernt werden sollen (Wert 1) oder nicht (Wert 0). Standard ist der Wert 1. FullText Typ : DWORD Der Eintrag FullText steuert, ob nach erfolgreicher Erstellung der Tif-Dateien für jedes Fax zusätzlich ein Volltext erstellt werden soll (Wert 1) oder nicht (Wert 0). Standard ist der Wert 1. OcrLanguage Typ : DWORD Der Eintrag OcrLanguage bestimmt, welche Sprache bei der Volltexterkennung mit Imaging Professional 2.5 verwendet werden soll. Im folgenden sind die möglichen Werte für die zu verwendende Sprache aufgeführt. Standard ist der Wert 0. Weitere Informationen finden Sie in den entsprechenden Dokumentationen von Kodak zu Imaging Professional 2.5 (z.b. in "Hilfe zu Imaging Professional ActiveX Controls"). Wert Sprache 0 Die Sprache des Systems wird verwendet 1 Englisch 2 Spanisch 3 Deutsch 4 Italienisch 5 Französisch 6 Niederländisch 7 Schwedisch

16 12 WinFax Pro Anbindung an windream 8 Norwegisch 9 Finnisch 10 Dänisch 11 Portugisisch 12 Russisch 13 Japanisch z.zt. noch nicht von Imaging Professional unterstützt Tabelle 3: Sprache zur Volltexterkennung (Eintrag OcrLanguage) ShowOCRProgress Typ : DWORD Der Eintrag ShowOCRProgress steuert, ob während der Volltexterzeugung mit Imaging Professional 2.5 der Fortschritt bei der Erstellung angezeigt wird (Wert 1) oder nicht Wert (0). Standard ist der Wert 0. Hinweis: Dieser Eintrag dient der Kontrolle und Fehlersuche bei der Volltexterstellung. SleepTime Typ : DWORD Der Eintrag SleepTime legt den Zeitraum fest, nach dem die Fertigstellung des Volltextes überprüft werden soll. Die Angabe erfolgt in Sekunden. Standard ist der Wert 1. WindreamOT Typ : String Der Eintrag WindreamOT bezeichnet den Objekttyp, unter dem die ein- und ausgehenden Faxe in windream archiviert werden sollen. Standard ist der Objekttyp Fax (siehe auch Abschnitt "Objekttyp der zu archivierenden Dokumente (Fax)" ab Seite 15). HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\A.I.S. GmbH\windream\Solutions\WFToXMLToWindrea m\<currentversion>\<inhalt von WindreamOT> Der Schlüssel <Inhalt von WindreamOT> bezeichnet den Namen eines in windream vorhandenen Objekttyps. Dieser Bezeichner wird vom Setup zuvor im darüber liegenden Verzeichnis in dem

17 WinFax Pro Anbindung an windream 13 Eintrag WindreamOT angelegt. Standardmäßig wird der Bezeichner Fax eingetragen. Im folgenden werden die Einträge aufgeführt, die im einzelnen gesetzt sein müssen. Die Einträge enthalten die notwendigen Angaben zu den objekttypspezifischen Indexen des zu verwendenden Objekttyps. Vom Setup werden die Bezeichner der objekttypspezifischen Indexe des Objekttyps Fax eingetragen (siehe auch Abschnitt "Objekttyp der zu archivierenden Dokumente (Fax)" ab Seite 15). ColumnDate Typ : STRING Der Eintrag ColumnDate bezeichnet den Namen der Spalte des Objekttyps in windream, die den Wert des Sendedatums eines Faxes aufnimmt. Der Eintrag wird vom Setup gesetzt. Dieser Eintrag muß gesetzt sein. Standard ist der Wert Sendedatum. ColumnPages Typ : STRING Der Eintrag ColumnPages bezeichnet den Namen der Spalte des Objekttyps in windream, die den Wert der Seitenanzahl eines Faxes aufnimmt. Der Eintrag wird vom Setup gesetzt. Dieser Eintrag muß gesetzt sein. Standard ist der Wert Seiten. ColumnSenderID Typ : STRING Der Eintrag ColumnSenderID bezeichnet den Namen der Spalte des Objekttyps in windream, die den Wert des Senderkennung eines Faxes aufnimmt. Der Eintrag wird vom Setup gesetzt. Dieser Eintrag muß gesetzt sein. Standard ist der Wert Sender. ColumnFaxtype Typ : STRING Der Eintrag ColumnFaxtype bezeichnet den Namen der Spalte des Objekttyps in windream, die den Wert des Faxtyps eines Faxes (Eingang/Ausgang) aufnimmt. Der Eintrag wird vom Setup gesetzt. Dieser Eintrag muß gesetzt sein. Standard ist der Wert Faxtyp.

18 14 WinFax Pro Anbindung an windream Benachrichtigung per Per können Empfänger über ein- und ausgehende Faxe informiert werden. Die Benachrichtigungen enthalten u.a. Angaben zum Absender und Eingangszeitpunkt eines Dokuments und den Link auf die entsprechende Datei im windream-laufwerk. Zudem enthalten die Benachrichtigungen verschiedene Anhänge z.b. in Form eines Suchprofils für die Suche und Anzeige des Dokuments oder ein VB- Skript für die Indexierung der Faxe. Die Beschreibung der Konfiguration von Benachrichtigungen finden Sie in der Dokumentation "XMLToWindream - Referenzarchivierung über XML-Dateien" auf der Installations-CD. Hinweis: Für die Ausführung des Skripts zur Anzeige und Bearbeitung der Indexmerkmale, muß die Datei ShowWdProperties.dll auf dem betreffenden Arbeitsplatzrechner installiert sein (siehe auch Abschnitt "WFToXMLToWindream installieren (Setup aufrufen)" ab Seite 6). Bestimmte Empfänger können per darüber informiert werden, ob bei der Verarbeitung der Dokumente Fehler aufgetreten sind (siehe auch "Benachrichtigung per " in der Dokumentation zu XMLToWindream auf der Installations-CD). Im Fehlerfall wird eine Mail an die im Registry-Eintrag AdminMailingGroups konfigurierten Empfänger versendet, wenn der Registry-Eintrag SendErrorMail den Wert 1 hat (Standard ist der Wert 0). Die Konfiguration der Benachrichtigungen im Fehlerfall erfolgt über die entsprechenden Einträge der Registrierungsdatenbank unter dem Schlüssel für XMLToWindream (HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\A.I.S. GmbH\windream Solutions\XMLToWindream). Datenbank für Querrecherche Falls für die Ermittlung zusätzlicher Angaben (z. B.: erweiterte Absender- und Empfängerangaben) bei der Erstellung der Benachrichtigungen oder zur Indexierung der Dokumente die Querrecherche über eine entsprechend eingerichtete Datenbank genutzt werden soll, sind verschiedene Einstellungen notwendig. Die einzelnen Voraussetzungen und Konfigurationen finden Sie im Abschnitt "Datenbank für Querrecherche" in der Dokumentation "XMLToWindream - Referenzarchivierung über XML-Dateien" auf der Installations-CD beschrieben.

19 WinFax Pro Anbindung an windream 15 Objekttyp der zu archivierenden Dokumente (Fax) Der Objekttyp zur Archivierung der ein- und ausgehenden Faxe muß in windream existieren. Wenn der von WFToXMLToWindream standardmäßig installierte Objekttyp verwendet werden soll, muß dieser in windream entweder vor oder nach der Installation von WFToXMLToWindream angelegt werden. Dazu importieren Sie den Objekttyp nach windream mit Hilfe der entsprechenden Administrationsfunktion aus der windream Management Console (WMC). Die für den Import erforderliche XML- Datei finden Sie unter dem Namen Fax.xml im Verzeichnis <Programmverzeichnis>\OTFax. Verwaltung von Objekttypen in der windream Management Console (Objekttyp Fax) Abbildung 2: Verwaltung von Objekttypen in der WMC Liste der objekttypspezifischen Indexe Name Spalte Größe Typ Einmal editierbar Erläuterung Sender sztextnr 128 Text Absenderkennung Faxtyp sztextnr 128 Text X Ein- / Ausgang Sendedatum dwdatenr 0 Datum X Eingangs- / Ausgangsdatum Seiten dwintegernr 0 Zahl X Anzahl der Seiten Bemerkung sztextnr 512 Text Bemerkungstext Tabelle 4: Objekttypspezifische Indexe des Objekttyps Fax

20 16 WinFax Pro Anbindung an windream Über die entsprechenden Administrationsfunktionen von windream können Sie den zu verwendenden Objekttyp individuell anpassen (Layout der Registerkarte ändern, weitere objekttypspezifische Indexe hinzufügen). Zudem besteht die Möglichkeit, einen anderen Objekttyp als den mitgelieferten Objekttyp zu verwenden. Die Beschreibung der Pflege und Verwaltung von Objekttypen in windream finden Sie in der Dokumentation oder in der Online-Hilfe zu windream. Layout der Registerkarte Indexe für den Objekttyp Fax in windream Abbildung 3: Registerkarte Indexe von Objekttyp Fax Falls Sie Änderungen an der Konfiguration des Objekttyps vornehmen oder einen anderen Objekttyp verwenden möchten, beachten Sie bitte die im folgenden beschriebenen Hinweise und Vorgehensweisen. Objekttyp ändern Wenn Sie den Bezeichner für den Objekttyp ändern oder einen anderen Objekttyp verwenden möchten, müssen Sie folgende Einträge in der Registrierungsdatenbank entsprechend anpassen. Beachten Sie bitte, daß der zu verwendende Objekttyp in jedem Fall vier Indexe enthalten muß, die bezüglich der Feldtypen den Indexen des Objekttyp Fax entsprechen. Die Beschreibung der erforderlichen Indexe finden Sie in der Tabelle "Liste der objekttypspezifischen Indexe".

21 WinFax Pro Anbindung an windream 17 Falls die Querrecherche genutzt werden soll, müssen die dafür benötigten Indexmerkmale (z.b.: Absenderkennung oder Absendername) bei der Konfiguration des Objekttyps berücksichtigt werden. Die Beschreibung der Querrecherche finden Sie in der Dokumentation "XMLToWindream - Referenzarchivierung über XML-Dateien" auf der Installations-CD. Wichtiger Warnhinweis: Beachten Sie, daß nachträgliche Änderungen des Objekttyps (während des Betriebs von WFToXMLToWindream) zu Problemen bei der Verwaltung bereits archivierter Dokumente dieses Typs führen können. Folgende Schritte müssen Sie vornehmen, um den Objekttyp zu ändern 1. Schlüssel umbenennen HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\A.I.S. GmbH\windream Solutions\WFToXMLToWindream\2.5.1\Fax Änderung: von \Fax in \<neuer Name> 2. Eintrag für den Objekttyp anpassen HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\A.I.S. GmbH\windream Solutions\WFToXMLToWindream\2.5.1\WindreamOT Änderung des Wertes des Eintrags \WindreamOT von Fax in <neuer Name>. 3. Einträge der objekttypspezifischen Indexe ändern HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\A.I.S. GmbH\windream Solutions\WFToXMLToWindream\2.5.1\Fax\[Spalte des objekttypspezifischen Index] Folgende Werte müssen Sie anpassen: ColumnDate: von Sendedatum in <neuer Name> ColumnPages: von Seiten in <neuer Name> ColumnSenderID: von Sender in <neuer Name> ColumnFaxtype: von Faxtyp in <neuer Name> Hinweis: Für die Verarbeitung der Faxe mit WFToXMLToWindream ist es erforderlich, daß der Objekttyp der

22 18 WinFax Pro Anbindung an windream zu archivierenden Dokumente mindestens vier objekttypspezifische Indexe enthält, deren Feldtyp mit denen des mitgelieferten Objekttyps übereinstimmen. 4. Schlüssel umbenennen HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\A.I.S. GmbH\windream Solutions\XMLToWindream\2.5.1\Fax Änderung: von \Fax in \<neuer Name> 5. Eintrag für den RootFolder in windream ändern Hinweis: Unterhalb des Schlüssels HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\A.I.S. GmbH\windream Solutions\XMLToWindream\2.5.1\Fax\ wird über den Eintrag RootFolder das Verzeichnis in windream festgelegt, in dem die Dokumente archiviert werden. Falls Sie den Bezeichner für den Objekttyp ändern oder ein anderes Verzeichnis verwenden möchten, müssen Sie den Eintrag entsprechend anpassen. Die Beschreibung der Schlüssel und Einträge von XMLToWindream finden Sie in der Dokumentation "XMLToWindream - Referenzarchivierung über XML-Dateien" auf der Installations-CD. HKEY_LOCAL_MACHINE\SOFTWARE\A.I.S. GmbH\windream Solutions\XMLToWindream\2.5.1\Fax\RootFolder Änderung des Wertes des Eintrags \RootFolder von Fax in <neuer Name>.

23 WinFax Pro Anbindung an windream 19 Hinweise für die Einstellungen von WinFax Pro Der Betrieb von WFToXMLToWindream erfordert bestimmte Einstellungen in WinFax Pro. Im folgenden werden die notwendigen Konfigurationen beschrieben. Sie können diese Einstellungen vor oder nach Abschluß der Installation von WFToXMLToWindream vornehmen. So nehmen Sie die notwendigen Einstellungen in WinFax Pro vor 1. Wählen Sie in WinFax Pro den Befehl Extras>Programmeinrichtung. 2. Markieren Sie den Eintrag und Outlook-Integration. Abbildung 4: WinFax Pro Programmeinrichtung 3. Aktivieren Sie die Schaltfläche Eigenschaften, um die - Eigenschaften zu öffnen.

24 20 WinFax Pro Anbindung an windream Abbildung 5: WinFax Pro -Eigenschaften 4. Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Faxe per senden aktivieren. 5. Speichern Sie die Änderungen mit einer der Schaltflächen OK oder Übernehmen. 6. Wählen Sie anschließend in WinFax Pro erneut den Befehl Extras>Programmeinrichtung. 7. Markieren Sie den Eintrag Senden und öffnen Sie das Dialogfeld Eigenschaften für das Senden von Faxen.

25 WinFax Pro Anbindung an windream 21 Abbildung 6: WinFax Pro Eigenschaften für das Senden von Faxen 8. Deaktivieren Sie das Kontrollkästchen Deckblatt verwenden. 9. Speichern Sie die Änderungen mit einer der Schaltflächen OK oder Übernehmen. Hinweis: Aus programmtechnischen Gründen ist eine Archivierung des Deckblatts zu einem Fax nicht möglich. Sollten Sie dennoch die Deckblatterstellung wünschen, müssen Sie das Kontrollkästchen Deckblatt verwenden aktivieren. Beachten Sie dabei, daß die Deckblätter nicht archiviert werden.

26 22 Abbildungsverzeichnis Abbildungsverzeichnis Abbildung 1: WinFax Pro Anbindung an windream 2 Abbildung 2: WinFax Pro Programmeinrichtung 19 Abbildung 3: WinFax Pro -Eigenschaften 20 Abbildung 4: WinFax Pro Eigenschaften für das Senden von Faxen 21 7

27 Tabellenverzeichnis 23 Tabellenverzeichnis Tabelle 1: Installierte Dateien im Ordner "Programmverzeichnis/bin" 9 Tabelle 2: Datei des Objekttyps für den Import nach windream 10 Tabelle 3: Sprache zur Volltexterkennung (Eintrag OcrLanguage) 12 Tabelle 4: Objekttypspezifische Indexe des Objekttyps Fax 15

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29 Index 25 Index A Aufrufen WFToXMLToWindream Setup 6 B Benachrichtigung per 14 bin 9 C ColumnDate 13 ColumnFaxtype 13 ColumnPages 13 ColumnSenderID 13 CurrentVersion 10 D Datenbank für Querrecherche 14 Datenbank zur Querrecherche 8, 17 DeleteMID 11 E Einstellungen von WinFax Pro 6, 19 Einträge in der Windows Registrierungsdatenbank 10 F Fax.mdb 17 FullText 11 I Installation Voraussetzungen 4 Installationsreihenfolge 3 K Komponenten ShowWdProperties 6 WFToXMLToWindream 6 XMLToWindream 6 Komponenten wählen 6 O Objekttyp ändern 16 Objekttyp Fax 15 Layout der Registerkarte Indexe 16 objekttypspezifische Indexe 15 Objekttyp zur Archivierung 15 OcrLanguage 11 OTFax 9 Q Querrecherche 8, 14, 17 Datenbank 17 S ShowOCRProgress 12 ShowWdProperties 6, 7 ShowWdProperties.dll 6, 7 SleepTime 12 Starten WFToXMLToWindream Setup 6 Systemvoraussetzungen 4 V Voraussetzungen Installation WFToXMLToWindream 4 W WFToXMLToWindream 7 Installieren 6 Starten 6 WFToXMLToWindream Setup Komponenten wählen 6 WindreamOT 12 X XMLToWindream 6