Die digitale Archivlösung

Transkript

1 Die digitale Archivlösung

2 Es ist an der zeit ihre chancen zu nutzen! einfach Die Übernahme Ihrer Daten erfolgt einfach und schnell per Mausklick. Die Bedienung von edarchive-online ist unkompliziert und selbsterklärend. Somit entfällt der übliche Schulungsaufwand. sicher Selbstverständlich sind Ihre Daten in unserem Hochleistungs-Rechenzentrum sicher. Auch die internen Zugriffe sind per Passwortzuweisung speziell pro Person und Zugriffsrecht gesichert. kostensparend Sie müssen keine kostenaufwändigen Systeme bereitstellen, die Aufbewahrung übernehmen wir für Sie in unserem Hochleistungs-Rechenzentrum. standortunabhängig Egal wo Sie sind, ob zu Hause, im Büro oder unterwegs, per Internet haben Sie Zugang zu all Ihren archivierten Daten, jederzeit! zeitsparend Unnötiges Akten ordnen, sortieren und suchen entfällt. Nie wieder überquellende Aktenschränke und Kellerarchive.

3 Datenverfügbarkeit Digitale steuerrelevante Daten müssen jederzeit elektronisch zur Verfügung stehen. Datenbereitstellung Betriebsprüfer fordern heute digitale Daten anstelle der Aktenordner. Revisionssicherheit Revisionssichere Aufbewahrung von Kundendaten, Dokumenten und Belegen über viele Jahre. Gesetzgebung Abgabenordnung (AO) einzelnes Zwangsgeld bis zu und Schätzung von Besteuerungsgrundlagen ( 328, 329, 332 AO) Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU) von 2002 Jahressteuergesetz (JStG) Verzögerungsgeld von bis zu ( 146 Abs. 2b u. 147 Abs. 6 AO) sicher

4 sicherheit Wer darf was? Die Administration beinhaltet die Benutzer-, die Gruppen- und die Rechteverwaltung, sowie die Verwaltung von Daten mit personenbezogener Darstellung. Dadurch können Sie flexible Zugriffsrechte an sowohl interne als auch externe Personengruppen vergeben. Ein Betriebsprüfer erhält zum Beispiel nur Zugriff auf den von ihm benötigten Teil der Dokumente des Archivs. Sie bestimmen selbst, wer was sehen darf! Interne Rechtevergabe

5 keine lust auf technik? Wir übernehmen für Sie gerne alle sicherheitsrelevanten Einstellungen individuell, ganz nach Ihren Vorgaben und Wünschen. Denn das Administrationssystem kann sowohl vom lokalen Benutzer, als auch von kompetenten eurodata Administratoren betrieben und eingerichtet werden. Sie bestimmen selbst, wer was sehen darf! Externe Rechtevergabe

6 Wie kommen welche dokumente ins archiv? Die Übernahme der Daten erfolgt einfach und schnell, automatisiert oder per Mausklick ins eurodata Hochleistungs-Rechenzentrum: von Ihrem Computer vollautomatisch aus der Anwendung auf Knopfdruck Papierbelege per Scanner oder Fax Ihre Archivdaten werden von der eurodata sicher über das Internet in Ihrem Archiv abgelegt. Wo werden ihre daten archiviert? Im Rechenzentrum der eurodata, einem der sichersten und modernsten Rechenzentren Europas. Dort werden Ihre Daten sicher und professionell archiviert und aufbewahrt. Um dies für Sie zu gewährleisten, haben wir auf drei starke Säulen aufgebaut: dem langjährigen Know-How der innovativen Technik dem persönlichen Support (24/7) Das bedeutet für Sie: Sicherheit rund um die Uhr und bei Fragen sind wir persönlich und umgehend für Sie erreichbar.

7 technische merkmale unseres hochleistungs-rechenzentrums zwei Rechenzentren in getrennten Gebäuden, Gesamtfläche ca. 670 qm voll redundante Stromversorgung mit drei zentralen USV-Anlagen Notstromversorgung über USV und Dieselgeneratoren mit einer Gesamtleistung von 1,6 MW Brandfrühsterkennung und vollautomatische Löschanlagen redundante Klimatisierung der Racks unterbrechungsfreie Stromversorgung mit redundanter Gebäudezuführung Green IT energieeffiziente redundante Klimatechnik mit Wärmerückgewinnung zur Gebäudeheizung 7 x 24 h Bereitschaft über SMS-Benachrichtigung mit Reaktionszeit von durchschnittlich 10 Minuten. effizient

8 wie finde ich dokumente in meinem archiv? Die Recherche-Funktion ermöglicht eine einfache und schnelle Suche abgelegter Dokumente in Ihrem Archivsystem. noch schneller Das System speichert Ihre zuletzt gewählte Suchabfrage, um Ihnen das Gesuchte bei der nächsten Abfrage noch schneller anzuzeigen. Zudem können Sie sich die Liste Ihrer Suchkriterien branchenspezifisch und ganz individuell nach Ihren Bedürfnissen zusammenstellen. sie haben die wahl zwischen den suchmöglichkeiten Volltext, d.h. nach einer beliebigen Textstelle Suchmerkmale, also von Ihnen vordefinierte Suchbegriffe Die Trefferliste zeigt Ihnen alle Originaldateien an, die die von Ihnen eingegebenen Suchkriterien erfüllen: gescannte Eingangsrechnungen, selbst erstellte Ausgangsrechnungen, Briefe usw. In der Vorschau erkennen Sie am Symbol um welche Art von Datei es sich handelt.

9 Wie öffne und bearbeite ich gefundene dokumente? In der Detailansicht werden Inhalt, Eigenschaften, Format und gegebenenfalls der Volltext des Dokumentes angezeigt. Ein Klick auf das entsprechende Symbol genügt! vollanzeige Sie möchten sich das Dokument im Original ansehen, ausdrucken oder auf dessen Grundlage ein neues Dokument erstellen? Kein Problem, denn über die Vollanzeige kann die Datei entweder im Originalformat oder in Ihrer bevorzugten Anwendung geöffnet werden. An dieser Stelle können Sie das Dokument beliebig verändern und es erneut archivieren, das heißt, die Archivrecherche dient Ihnen auch als Vorlage. Die Originaldatei bleibt dabei natürlich unverändert erhalten.

10 welche technologie benötige ich? Um all die Vorteile von edarchiv-online auch für sich nutzen zu können, benötigen Sie lediglich Ihren Computer und Internetzugang! Und schon kann es los gehen, von überall und jederzeit, einen sicheren Zugriff auf alle Ihre archivierten Belege und Dokumente! Haben Sie Fragen zu edarchiv-online? Rufen Sie uns an, Ihren Ansprechpartner erreichen Sie unter 0681 / oder per unter edarchiv@eurodata.de einfach

11 weitere Produkte, von denen Sie profitieren! Abwicklung des gesamten Geschäftsprozesses im elektronischen Rechnungsversand zwischen Rechnungsersteller und Empfänger. Übernahme Ihrer Rechnungsdaten Versand der Rechnungen elektronisch Druck und Versand auf dem Postweg (optional) Eine technologisch führende Software-Lösung für die integrierte Bearbeitung von der Buchhaltung bis zum Jahresabschluss mit Datensicherung im Rechenzentrum WEB-basiert und damit räumlich unabhängig zentrale Datenübermittlung von der Umsatzsteuer bis zur neuen E-Bilanz Die technisch führende und sichere Cloud-Lösung zur Lohnabrechnung. WEB-basiert und damit räumlich unabhängig zentrale Datenübermittlung an Institutionen Datensicherung im Rechenzentrum

12 02/2015 Über uns Gegründet 1965 in Saarbrücken, heute mit mehr als 500 Mitarbeitern, verstehen wir uns als ein Unternehmen, das engagiert für den Erfolg seiner Kunden arbeitet. Wir sind in zehn europäischen Ländern mit vierzehn Gesellschaften vertreten. Deutschland eurodata AG Großblittersdorfer Str D Saarbrücken Tel.: Fax: Allein in Deutschland betreuen wir von vier Standorten über Kunden. eurodata hält Beteiligungen an dem Internet Service Provider INFOSERVE, dem EDI- Lösungsanbieter TTO und der Steuerberatungssoftware spezialisierten hmd. Weitere Informationen zu Unternehmen, Dienstleistungen und Produkten erhalten Sie im Internet unter France eurodata SAS ZI - Carrefour de l Europe Rue Victor Grignard Österreich eurodata GmbH Schafflerhofstr. 1 Benelux eurodata Benelux Sàrl 29 Rue de Kehlen España eurodata España S. L. Centre d Empreses de Noves Technologies Parc Technològic des Vallés F Forbach Cedex A-1220 Wien L-8235 Mamer E Cerdanyola-Barcelona Telefon Telefax info@eurodata.fr Telefon Telefax info@eurodata.co.at Telefon Telefax info@eurodata.lu Telefon Telefax info@eurodata.es