Qualitätsmanagement- Handbuch

Transkript

1 Gesellschaft für Anlagen- Gesellschaft für Anlagenund und Reaktorsicherheit Reaktorsicherheit (GRS) (GRS) mbh ggmbh Qualitätsmanagement- Handbuch Stand: Februar 2016 Unternehmensstrategie und -entwicklung Unternehmensplanung und -steuerung Kernprozesse Nachhaltigkeitsund Ressourcenmanagement Unternehmenskommunikation Prozessmanagement Projektmanagement und -controlling IT-Management Personalentwicklung Beschaffung Wissensmanagement Risikomanagement

2 Vorwort Das vorliegende Qualitätsmanagement-Handbuch (QMH) beschreibt die Qualitätspolitik und Qualitätsgrundsätze der Gesellschaft für Anlagen- und Reaktorsicherheit (GRS) ggmbh und das zu deren Realisierung festgelegte und nach DIN EN ISO 9001:2015 zertifizierte Qualitätsmanagement-System (QM-System). Das QM-Handbuch umfasst folgende internen QM-Dokumente: Teil 1: QM-Programm, Teil 2: Prozessbeschreibungen, Teil 3: Fachanweisungen und Standarddokumente. Integraler Bestandteil des QM-Handbuches der GRS sind das Handbuch des nach DIN EN ISO/IEC 17025:2005 akkreditierten Geowissenschaftlichen Labors der GRS (GRS- Labor) sowie das Handbuch der nach DIN EN ISO/IEC 17020:2012 akkreditierten Inspektionsstelle der GRS. Die aktuelle Version des QM-Handbuches gilt ab deren Freigabe als in Kraft gesetzt. Das QM-Handbuch wird vom Zentralen Qualitätsmanagementbeauftragten der GRS (ZQB) auf den Servern der GRS im pdf-format gesichert und ist über das Intranet der GRS ( zentral abrufbar. Über die zentrale Intranetseite der GRS zum Qualitätsmanagement stehen alle gültigen Versionen der internen QM-Dokumente allen GRS-Mitarbeitern zum schnellen Zugriff zur Verfügung. Die Dokumente können bei Bedarf ausgedruckt werden. Ausgedruckte interne QM-Dokumente sind als Informationsexemplare anzusehen und entsprechen nur zum Zeitpunkt der Ausgabe dem aktuellen Stand. Verbindlich ist grundsätzlich die freigegebene elektronische Version. Durch die integrierte Versionshaltung wird sichergestellt, dass ungültige Versionen der internen QM-Dokumente während ihrer gesamten Aufbewahrungsdauer vorhanden bleiben. Über die Ausgabe neuer Versionen des QM-Handbuches werden die GRS-Mitarbeiter durch den ZQB über GRS-Intern informiert. Mit der Freigabe eines geänderten Handbuches wird die Vorversion automatisch außer Kraft gesetzt. Zur besseren Lesbarkeit des Textes werden die in diesem Handbuch verwendeten Funktionsbezeichnungen verallgemeinernd einheitlich im generischen Maskulinum benutzt wie z. B. QM- Bereichsbeauftragter. Mit dieser neutralisierenden Formulierung können männliche und weibliche Personen gleichermaßen gemeint sein. Gesellschaft für Anlagen- und Reaktorsicherheit (GRS) ggmbh Stand: Seite: 2 von 58

3 INHALTSVERZEICHNIS 1. UNTERNEHMENSPOLITIK Qualitätspolitik und Qualitätsgrundsätze Verbindlichkeitserklärung KONTEXT UND UNTERNEHMENSDARSTELLUNG Interessierte Parteien Organisation Unternehmensleitbild Externe und interne Themen Grundsätze für Führung und Zusammenarbeit MANAGEMENTSYSTEM Qualitätsmanagement-System Prozesslandschaft Verantwortung und Befugnisse Dokumentation des QM-Systems Lenkung von QM-Dokumenten Lenkung von Qualitätsaufzeichnungen (elektronische Projektakte) FÜHRUNGSPROZESSE / VERANTWORTUNG DES MANAGEMENTS Unternehmensstrategie und Unternehmensentwicklung (FP 01) Unternehmensplanung und Unternehmenssteuerung (FP 02) Nachhaltigkeits- und Ressourcenmanagement (FP 03) Unternehmenskommunikation (FP 04) Prozessmanagement (FP 05) KERNPROZESSE Sicherheitstechnische Analysen, Stellungnahmen, Gutachten (KP 01) Beratung und Unterstützung (KP 02) Forschung und Entwicklung (KP 03) Programm-Koordination (KP 04) Projektträgerschaft (KP 05) UNTERSTÜTZUNGSPROZESSE Projektmanagement und -controlling (UP 01) Personalentwicklung (UP 02) Wissensmanagement (UP 03) IT-Management (UP 04) Beschaffung (UP 05) Risikomanagement (UP 06) MESSUNG, ANALYSE UND VERBESSERUNG Überwachung und Messung der Arbeitsergebnisse Kundenzufriedenheit Überwachung und Messung der Prozesse und Produkte Kontinuierliche Verbesserung Anhang 1: Zuordnungsmatrix Prozesse Fachanweisungen Anhang 2: Glossar Abkürzungen Anhang 3: Glossar Begriffe (Auszug aus der DIN EN ISO 9000:2005) Gesellschaft für Anlagen- und Reaktorsicherheit (GRS) ggmbh Stand: Seite: 3 von 58

4 1. UNTERNEHMENSPOLITIK 1.1 Qualitätspolitik und Qualitätsgrundsätze Die Gesellschaft für Anlagen- und Reaktorsicherheit (GRS) ggmbh ist eine gemeinnützige, eigenständig und unabhängig von Weisungen handelnde technisch-wissenschaftliche Forschungs- und Sachverständigenorganisation. Vor diesem Hintergrund ist sich die GRS ihrer gesellschaftlichen, wissenschaftlichen und sicherheitstechnischen Verantwortung im nationalen und internationalen Umfeld bewusst. Die GRS richtet ihre Aktivitäten darauf aus, technische Gefährdungspotenziale durch eine hohe Sicherheitskultur zu beherrschen und die Gefährdung von Mensch und Umwelt zu minimieren. Dazu beurteilt sie die Sicherheit technischer Anlagen sowie entsprechender Vorsorgemaßnahmen zur Gefahrenabwehr und Risikominderung unter Berücksichtigung der neuesten gesicherten wissenschaftlich-technischen Erkenntnisse. Sie orientiert sich dabei an den höchsten nationalen und internationalen Standards und trägt zu deren Weiterentwicklung bei. Grundlage des Handelns der GRS-Mitarbeiter sind die in den folgenden Grundsätzen enthaltenen Wertemaßstäbe. Die GRS achtet die gesellschaftlichen Werte und Normen. Die gesellschaftlichen Wertevorstellungen werden verantwortungsbewusst in die Unternehmenspolitik der GRS einbezogen und Transparenz hinsichtlich der Unternehmensführung hergestellt. Die GRS beachtet und fördert den Umweltschutz und setzt Umweltziele konsequent im Inneren als auch gegenüber ihren Kunden um. Die GRS setzt sich mit öffentlich diskutierten Fragen auseinander. Sie berücksichtigt begründete Kritik und Sorgen der Öffentlichkeit bei ihren Arbeitsschwerpunkten und Vorhaben. Sie trägt aktiv zu einer sach- und fachgerechten öffentlichen Meinungs- und Willensbildung bei. Sie achtet den Anspruch der Öffentlichkeit auf schnelle, korrekte und verständliche Information über sicherheitstechnische Sachverhalte. Die GRS ist nach den im Gesellschaftsvertrag beschriebenen Tätigkeitsbereichen eine Wissenschafts- und Forschungseinrichtung. Sie betreibt neben Eigenforschung auch Auftragsforschung auf den Gebieten Kerntechnische Sicherheit, Entsorgung, Anlagensicherung, Strahlen- und Umweltschutz. Die GRS verfolgt die nationale und internationale Entwicklung des Standes von Wissenschaft und Technik und der Regelwerke, die für ihre Arbeitsschwerpunkte wichtig sind. Sie berücksichtigt diese Entwicklung bei ihren anwendungsorientierten Arbeiten. Sie verwendet gesicherte Daten und verifizierte bzw. validierte Methoden und Modelle. Sie weist die Grenzen und Unsicherheiten ihrer Arbeitsergebnisse aus. Gesellschaft für Anlagen- und Reaktorsicherheit (GRS) ggmbh Stand: Seite: 4 von 58

5 Die GRS führt ihre Arbeiten mit fachlich kompetentem Personal nach dem jeweils aktuellen Stand von Wissenschaft und Technik durch. Sie erledigt ihre Aufgaben qualitätsbewusst und effizient. Einstellung und Verhalten der Mitarbeiter sind bestimmt durch: Sachlichkeit und Objektivität, Konsequenz und Umsichtigkeit, Kritisches Hinterfragen, Offenheit und Transparenz, Wissensweitergabe (Know-how-Transfer), Fachübergreifende Kommunikation, Internationalität, Engagement und Verantwortung. Die GRS fördert die Kreativität ihrer Mitarbeiter. Sie sorgt für ein Leistung und Innovation förderndes Klima und unterstützt die berufliche und persönliche Entwicklung ihrer Mitarbeiter. Die GRS ist offen für eine nationale und internationale wissenschaftliche Kooperation. Sie arbeitet mit fachlich kompetenten nationalen und internationalen Partnern zusammen, um ihre Fachkompetenz weiterzuentwickeln, ihre Aussagen abzusichern und die Anforderungen vor allem an die kerntechnische Sicherheit und die Entsorgung international zu harmonisieren. Die GRS ist deshalb bestrebt, strategische Allianzen zu bilden, um das national und international verfügbare wissenschaftliche Potenzial durch Synergien, z. B. durch Bündelung von Ressourcen, effizient zu nutzen. Die GRS stellt ihre Arbeits- und Forschungsergebnisse begründet, schlüssig, transparent und nachvollziehbar dar und stellt sie ihren Auftraggebern so zur Verfügung, dass sie daraus einen unmittelbaren praktischen Nutzen ziehen können. Gesellschaft für Anlagen- und Reaktorsicherheit (GRS) ggmbh Stand: Seite: 5 von 58

6 1.2 Verbindlichkeitserklärung Basis für das Managementsystem der GRS sind die Forderungen der Norm DIN EN ISO 9001:2015, die gesetzlichen und wirtschaftlichen Rahmenbedingungen (wie DIN EN ) sowie die GRS-internen Vorgaben (QM-Handbücher nach ISO 9001, ISO und ISO 17025, Organisationshandbuch etc.). Die GRS folgt den Sicherheitsstandards der IAEO, insbesondere den Safety Guides zum Management des regulatorischen Systems. Das vorliegende Qualitätsmanagement-Programm (QM-Programm) beschreibt das bei der GRS festgelegte Qualitätsmanagement-System (QM-System). Die im Rahmen des QM-Systems verwendeten Begriffe orientieren sich an den Definitionen der Normen zum Qualitätsmanagement und sind in einem Glossar des QM-Programms erläutert. Das QM-System gilt für alle Mitarbeiter der GRS an allen Standorten mit dem Anwendungsbereich Forschung und Entwicklung, Sicherheitsbewertung und Projektträgerschaften auf dem Gebiet der Anlagen- und Reaktorsicherheit, Entsorgung, Endlagerung, Stilllegung und des Umweltschutzes. Soweit angemessen wird es allen interessierten Parteien einschließlich der Mitarbeiter verfügbar gemacht. Das QM-System gilt für alle Kernprozesse der GRS sowie für die zu deren Lenkung und Unterstützung implementierten Führungs- und Unterstützungsprozesse. Die Geschäftsführung verpflichtet sich und die Mitarbeiter zur Einhaltung der in diesem QM- Programm beschriebenen Qualitätspolitik und zur fortlaufenden Verbesserung des QM- Systems. Die Qualitätspolitik verpflichtet jeden Mitarbeiter zu einer Arbeitsweise, bei der die Qualitätssicherung eine wichtige Grundlage der Unternehmenstätigkeit darstellt. Geschäftsführung der Gesellschaft für Anlagen- und Reaktorsicherheit (GRS) ggmbh Gesellschaft für Anlagen- und Reaktorsicherheit (GRS) ggmbh Stand: Seite: 6 von 58

7 2. KONTEXT UND UNTERNEHMENSDARSTELLUNG 2.1 Interessierte Parteien Die GRS hat den Einfluss und die Erwartungen der nachfolgend dargestellten interessierten Parteien zu berücksichtigen und entsprechende Maßnahmen zu ergreifen. Im QM-Programm sowie in den Prozessbeschreibungen werden diese Maßnahmen mit den jeweiligen Verantwortlichkeiten dargelegt und entsprechend kommuniziert. Gesellschafter Die Gesellschafter der GRS sind: die Bundesrepublik Deutschland (46 %) der Freistaat Bayern (4 %) das Land Nordrhein-Westfalen (4 %) die Technischen Überwachungsvereine (TÜV) und der Germanische Lloyd (zusammen 46 %) Organe Organe der GRS sind: die Gesellschafterversammlung der Aufsichtsrat und die Geschäftsführung Mitarbeiter Die GRS verfügt über einen Stamm qualifizierter Mitarbeiter unterschiedlicher technischwissenschaftlicher Fachrichtungen u. a. Physik, Maschinenbau, Verfahrenstechnik, Werkstofftechnik, Bautechnik, Elektrotechnik, Reaktortechnik, Meteorologie, Chemie, Biologie, Mathematik, Informatik und Geowissenschaften. Die GRS deckt damit das für ihre Arbeitsgebiete erforderliche Qualifikationsspektrum ab. Betriebe Die GRS hat ihren Sitz in Köln und weitere Betriebe in Garching bei München, Berlin und Braunschweig sowie ein technisches Büro in Kiew. Die verschiedenen Standorte sind mit leistungsfähigen DV-Systemen ausgestattet und durch moderne Kommunikationsnetze miteinander verbunden, die auch der Kunde unter vertraglich definierten Bedingungen nutzen kann. Gesellschaft für Anlagen- und Reaktorsicherheit (GRS) ggmbh Stand: Seite: 7 von 58

8 Kunden Die GRS stellt als Sachverständigenorganisation des Bundes dem Bundesministerium für Umwelt, Naturschutz, Bau und Reaktorsicherheit (BMUB) sowie dem Bundesamt für Strahlenschutz (BfS) jederzeit verfügbaren wissenschaftlich-technischen Sachverstand bereit, führt Eigenforschungsaufgaben durch und hält eine den längerfristigen Anforderungen entsprechende Anzahl fachkundiger Mitarbeiter sowie eine geeignete betriebliche Ausstattung vor. Für das Bundesministerium für Wirtschaft und Energie (BMWi) betreut die GRS die Reaktorund Grundlagensicherheitsforschung und führt eigene Forschungs- und Entwicklungsarbeiten durch. Sie trägt durch Weiterentwicklung des Standes von Wissenschaft und Technik zur verbesserten Analyse und Bewertung der Sicherheit und Risiken von technischen Anlagen und Prozessen bei. Sie sichert dadurch ihre eigenständige Fachkompetenz und Aussagefähigkeit. Die GRS arbeitet auch im Auftrag anderer nationaler und internationaler Organisationen, die auf diese Weise Kenntnisse, Methoden und Erfahrungen der GRS nutzen wollen, um ihre Verantwortung für Sicherheit und Umweltschutz wahrzunehmen. Partnerorganisationen / Tochtergesellschaften IRSN Die GRS ist durch einen Zusammenarbeitsvertrag mit ihrer französischen Partnerorganisation IRSN (Institut de Radioprotection et de Sûreté Nucléaire) verbunden. Zweck der Zusammenarbeit ist es, die wissenschaftlich-technische Kompetenz von GRS und IRSN in gemeinsame europäische Projekte einzubringen. Außerdem dient sie der Bündelung der wissenschaftlichtechnischen Ressourcen und der Erarbeitung gemeinsamer Sicherheitsziele. Zusammen mit anderen europäischen Technischen Sachverständigenorganisationen (TSO) und assoziierten Mitgliedern bilden sie das European Technical Safety Organisations Network (ETSON). RISKAUDIT RISKAUDIT, eine Europäische Wirtschaftliche Interessenvereinigung (EWIV), ist eine gemeinsame Gründung der GRS und ihres französischen Partners IRSN in 1992 mit Sitz in Paris. Die Aktivitäten von RISKAUDIT konzentrieren sich zurzeit auf die Kernkraftwerke in Mittel- und Osteuropa und den Neuen Unabhängigen Staaten. RISKAUDIT ist der Auftragnehmer im Wesentlichen für gemeinsame EU- und EBWE-Projekte von IRSN und GRS. Andere Partner Darüber hinaus arbeitet die GRS mit anderen europäischen und internationalen Organisationen (z. B. EU, IAEO, OECD, ETSON) eng zusammen. Dieses Engagement schlägt sich auch in zahlreichen bilateralen Kooperationsabkommen nieder. Als Partner werden auch Unterauftragnehmer oder Konsortialpartner verstanden, die im Einvernehmen mit dem Kunden projektbezogen von der GRS mit der Lösung spezieller Aufgabenstellungen beauftragt werden. Gesellschaft für Anlagen- und Reaktorsicherheit (GRS) ggmbh Stand: Seite: 8 von 58

9 Auftraggeber Hauptauftraggeber der GRS sind: das Bundesministerium für Umwelt, Naturschutz, Bau und Reaktorsicherheit (BMUB), das Bundesministerium für Wirtschaft und Energie (BMWi), das Bundesministerium für Bildung und Forschung (BMBF), das Auswärtige Amt, das Bundesamt für Strahlenschutz (BfS), die Europäische Kommission. 2.2 Organisation Aufbauorganisation Die aufbauorganisatorische Struktur (Linienorganisation) der GRS ist im nachfolgenden Organigramm dargestellt (Abb. 1). Konkretisierende Regelungen sind im Organisationshandbuch der GRS dokumentiert. Abb. 1: Organigramm der GRS Gesellschaft für Anlagen- und Reaktorsicherheit (GRS) ggmbh Stand: Seite: 9 von 58

10 Projektorganisation Da in der GRS viele Aufträge als bereichs- und abteilungsübergreifende Projekte durchgeführt werden, ist neben der Linienorganisation auch eine Projektorganisation vorhanden. Die Projektorganisation regelt das Zusammenspiel zwischen Linienorganisation, Projektleitung sowie Projektmanagement und -controlling (siehe auch UP 01). Der Projektleiter ist zuständig für Planung, Durchführung, Abschluss sowie Auswertung des von ihm betreuten Projektes. Er ist Ansprechpartner für den Kunden und Koordinator der fachlichen Arbeiten mit den eingebundenen Abteilungen und Partnern. Darüber hinaus gibt der Projektleiter das Projektergebnis fachlich frei. Der Abteilungsleiter ist im Rahmen der Durchführung eines Projektes für die fachliche Freigabe und Qualität seiner Arbeitspakete zuständig. Bei bereichsübergreifenden Projekten benennt die Geschäftsführung den Projektleiter und den projektzuständigen Bereichsleiter. Dieser ist für die Unterstützung des Projektleiters bei der Durchsetzung bereichsübergreifender Maßnahmen sowie für die Bewertung des Gesamtergebnisses des Projektes verantwortlich. Bei Projekten, die für das Unternehmen eine besondere strategische Bedeutung haben, behält sich die Geschäftsführung vor, eine spezifische Projektorganisation für die Dauer des Projektes einzurichten. Bei allen anderen Projekten wird der Projektleiter vom projektzuständigen Bereichsleiter benannt. Bei allen projektbezogenen Management- und Controllingaufgaben einschließlich projektspezifischer Vertragsfragen werden die Projektleiter von einem Projektcontroller aus den entsprechenden Organisationseinheiten unterstützt. Weichen bei der GRS Großprojekte entscheidend von der Linienorganisation ab, so sind Organisation, Zuständigkeiten und Abläufe einschließlich Dokumentation sinngemäß geregelt. 2.3 Unternehmensleitbild Das Leitbild der GRS beschreibt die grundlegenden Überzeugungen des Unternehmens (Vision und Mission). Aus dem Leitbild werden konkrete Ziele und Strategien zur Zielerreichung abgeleitet (siehe Kap. 2.4). Das Leitbild der GRS ist in Abb. 2 dargestellt. Gesellschaft für Anlagen- und Reaktorsicherheit (GRS) ggmbh Stand: Seite: 10 von 58

11 VISION Wir wollen erste Wahl sein, wenn öffentliche Auftraggeber im In- und Ausland Forschung, Methoden, Analysen oder Bewertungen zur Erhöhung der Sicherheit nuklearer und nicht-nuklearer Anlagen benötigen. MISSION Wir schützen Mensch und Umwelt durch die Weiterentwicklung der Sicherheit technischer Anlagen. Wir wollen die Rolle der GRS als zentrale Sachverständigenorganisation des Bundes festigen und weiterentwickeln. Wir wollen die GRS als wichtige Forschungseinrichtung national und international stärken. Wir wollen die Rolle der GRS als international agierende Technische Sachverständigenorganisation ausbauen. Wir wollen das Engagement der GRS im nicht-nuklearen Bereich erweitern. Unsere Arbeit soll höchsten wissenschaftlichen Ansprüchen genügen. Dabei leiten uns folgende Werte: Unabhängigkeit und Objektivität, Gemeinnützigkeit, Verlässlichkeit und Verantwortung, Wachsamkeit, Offenheit und Wertschätzung. Abb. 2: Leitbild der GRS 2.4 Externe und interne Themen Der ständige Wandel in Wissenschaft und Technik als auch in Politik und Gesellschaft stellt die GRS als zukunftsorientiertes Unternehmen vor große Herausforderungen. Vor dem Hintergrund der veränderten politischen und gesetzlichen Rahmenbedingungen in Bezug auf die friedliche Nutzung der Kernenergie im In- und Ausland, der Komplexität der Problemstellungen im Rahmen zukünftiger Energiepolitiken unter Berücksichtigung des Klimawandels sowie des Wertewandels in der Arbeitswelt und der Gesellschaft steht die GRS heute vor der Aufgabe, ihre fachliche Kompetenz zu erhalten und auszubauen, neue umweltorientierte Aufgaben- und Dienstleistungsbereiche zu erschließen, die Geschäftsprozesse zu optimieren und Eigenforschung zu betreiben. Als Grundlage einer nachhaltigen Entwicklung des Unternehmens sind ökologische, ökonomische und soziale Gesichtspunkte Teil des strategischen Handelns der GRS. Die GRS verpflichtet sich, sozial- und umweltrelevante Regeln und Verordnungen einzuhalten (wie die DIN EN ). Das gleiche erwartet sie von ihren Unterauftragnehmern. Das Unternehmen achtet auf Energieeffizienz und hält seine Mitarbeiter an, rezyklierbare Produkte zu verwenden. Gesellschaft für Anlagen- und Reaktorsicherheit (GRS) ggmbh Stand: Seite: 11 von 58

12 Die GRS hat in Deutschland als Sachverständigenorganisation auf den Gebieten Reaktorsicherheit und Endlagerforschung eine führende Position, die sie in Europa im Rahmen von ETSON ausbauen will. Voraussetzung hierzu ist die Entwicklung einer Unternehmens- und Wissenskultur, die sowohl den Erwerb als auch die Weiterentwicklung und Weitergabe wissenschaftlicher Fachkompetenz sowie die Kreativität und die Innovationsfähigkeit fördert. Das GRS Development Center soll diese Entwicklung unterstützen. Vor diesem Hintergrund wurde aus dem Unternehmensleitbild ein Zielsystem mit konkreten Zielen und Strategien zur Zielerreichung entwickelt (Abb. 3). Ziele Weiterentwicklung des Sicherheitsniveaus kerntechnischer Anlagen Reduzierung von Risiken bei der Endlagerung Beiträge zur Erreichung von Umweltschutz- und Strahlenschutzzielen Erhalt und Weiterentwicklung wissenschaftlicher Fachkompetenz Sicherstellung der Wirtschaftlichkeit Strategien zur Zielerreichung Forschungsvorhaben zu grundlegenden sicherheitstechnischen und wissenschaftlichen Fragestellungen Untersuchung und Klärung von Sicherheitsfragen, die eine langfristige Methodenentwicklung erfordern Weiterentwicklung des Standes von Wissenschaft und Technik Eigene Beiträge zur Mitgestaltung der Forschungsund Entwicklungslandschaft Mitgestaltung von Sicherheitsanforderungen und Regelwerken Anwendung von Wissen und Methoden sowie Beratung im Umweltbereich Nutzung von Synergieeffekten Beratung in Fragen des Umweltschutzes Forschungs- und Entwicklungsarbeiten zu Fragen des Strahlenschutzes Mitgestaltung eines europäischen und globalen TSO-Netzwerks Mitgestalten von Sicherheitsstandards Ausbau des Wissensmanagements Stärkung des wissenschaftlichen Renommees vorausschauende Personalentwicklung Effizienter Einsatz der Ressourcen Verbesserung des Auslastungsmanagements Unternehmenssteuerung und Projektplanung Abb. 3: Zielsystem der GRS mit Zielen und Strategien zur Zielerreichung Die Themenbereiche mit verschiedenen externen und internen Themen betreffen alle GRS- Mitarbeiter entsprechend ihrer Verantwortung in der Prozesslandschaft der GRS. Weiterentwicklung des Sicherheitsniveaus kerntechnischer Anlagen Forschungsvorhaben zu grundlegenden sicherheitstechnischen Fragestellungen, Untersuchung und Klärung von Sicherheitsfragen, die eine langfristige Methodenentwicklung erfordern, Weiterentwicklung des Standes von Wissenschaft und Technik, eigene Beiträge zur Mitgestaltung der Forschungs- und Entwicklungslandschaft, Mitgestaltung von Sicherheitsanforderungen und Regelwerken. Gesellschaft für Anlagen- und Reaktorsicherheit (GRS) ggmbh Stand: Seite: 12 von 58

13 Reduzierung von Risiken bei der Endlagerung Forschungsvorhaben zu grundlegenden wissenschaftlichen Fragestellungen, Weiterentwicklung des Standes von Wissenschaft und Technik, eigene Beiträge zur Mitgestaltung der Forschungs- und Entwicklungslandschaft, Mitgestaltung von Sicherheitsanforderungen und Regelwerken. Beiträge zur Erreichung von Umweltschutz- und Strahlenschutzzielen Anwendung von Wissen und Methoden sowie Beratung im Umweltbereich, Nutzung von Synergieeffekten, Beratung in Fragen des Umweltschutzes (Klimaschutz/Klimawandel, Energienutzung, nicht-nukleare technische Systeme), Forschungs- und Entwicklungsarbeiten zu Fragen des Strahlenschutzes. Erhalt und Weiterentwicklung wissenschaftlicher Fachkompetenz Etablierung nationaler, europäischer und internationaler Kompetenznetzwerke auf den Gebieten der nuklearen Sicherheit, der Sicherung und Entsorgung sowie des Umweltschutzes, maßgebliche Beteiligung am europäischen Netzwerk wissenschaftlich-technischer Organisationen zusammen mit dem französischen Partner, dem Institut de Radioprotection et de Sûreté Nucléaire (IRSN), Mitgestaltung eines europäischen und globalen TSO-Netzwerkes, Setzen und Mitgestalten von Sicherheitsstandards für kerntechnische Anlagen und in nichtnuklearen risikorelevanten Bereichen in Deutschland und Europa, Harmonisierung der Sicherheitspraxis in den einzelnen Ländern, ständige Weiterentwicklung des Standes von Wissenschaft und Technik, Ausbau des Wissensmanagements, Stärkung des wissenschaftlichen Renommees, Zurverfügungstellung ausreichender Gutachter- und Fachkompetenz, vorausschauende Personalentwicklung durch Anpassung der Organisationsstruktur sowie Aus- und Weiterbildung der Mitarbeiter. Sicherstellung der Wirtschaftlichkeit Effizienter Einsatz der Ressourcen, Verbesserung des Auslastungsmanagements, Einhaltung der Projektplanung, Erfüllung des Wirtschaftsplanes. Gesellschaft für Anlagen- und Reaktorsicherheit (GRS) ggmbh Stand: Seite: 13 von 58

14 2.5 Grundsätze für Führung und Zusammenarbeit Ausgerichtet an der Unternehmenskultur und Qualitätspolitik hat sich die GRS auch hinsichtlich der Führung und Zusammenarbeit im Unternehmen anspruchsvolle Ziele gesetzt. Den sich wandelnden wirtschaftlichen Herausforderungen begegnet sie durch kompetente Teams mit hoher Eigenverantwortung. Auf diese Weise wird eine Gemeinschaft verwirklicht, in der sich Kompetenz, Kreativität und Verantwortungsbereitschaft stärker entfalten. Zusätzlich wird das gegenseitige Vertrauen gefördert, was sich auch auf Kunden, Partner und das gesamte Umfeld überträgt. Die folgenden Grundsätze beschreiben ein Leitbild, an dem sich der Mitarbeiter orientieren und gemessen werden kann. Vertrauensvoller Umgang Vertrauen ist die Voraussetzung für eine erfolgreiche Zusammenarbeit. Wer positiv über den anderen denkt und ihm die Lösung der Aufgabe zutraut, weckt in ihm den Willen zu Leistung und Verantwortung. Offenheit Erfolgreiche Zusammenarbeit setzt eine offene, direkte und sachbezogene Kommunikation voraus. Eine offene Sprache überwindet die Distanz zwischen den Mitarbeitern aus den verschiedenen Aufgabenfeldern. Frühzeitige Aussprachen vermeiden die Entstehung von Konflikten. Partnerschaft Erfolgreiches Zusammenwirken in der GRS beruht auf der Fähigkeit, miteinander partnerschaftlich umzugehen und in Teams zu arbeiten. Die bestmögliche Lösung wird dann erreicht, wenn alle berührten Disziplinen in die Vision der GRS eingebunden sind. Dadurch wird auch ein höchstmöglicher Grad an Akzeptanz und Konsens erreicht. In den internen Arbeitsbeziehungen wird jeder wie ein Kunde behandelt. Die Mitarbeiter erbringen die Leistung in der erwarteten Qualität. Bei Unzufriedenheit wird umgehend nach der Ursache gesucht und diese nachhaltig beseitigt. Teamorientiertes Arbeiten Teamarbeit ist eine Voraussetzung für Innovation und die Lösung komplexer Fragestellungen und bietet das effektive Umfeld für den Wissensaustausch. Zusätzlich soll die Eigenverantwortung gestärkt werden. Sie ist ein wesentliches Element für die Verbesserung der Motivation sowie für die Entwicklung einer Unternehmenskultur, die Innovation und Kreativität fördert sowie einen ungehinderten Informationsfluss zulässt. Wissensaustausch Jeder ist auf Informationen durch andere angewiesen. Deshalb sind die Weitergabe und der Austausch von Wissen und Informationen unverzichtbar. Wer diesen Wissensaustausch aktiv und ständig betreibt, gewinnt nicht nur persönliche Erfahrung, er verbessert zugleich die Effizienz der GRS. Gesellschaft für Anlagen- und Reaktorsicherheit (GRS) ggmbh Stand: Seite: 14 von 58

15 Meinungsvielfalt Die Vielfalt im Denken und Wahrnehmen bietet eine Chance, einseitige und vereinfachte Ergebnisse zu vermeiden. Unterschiedliche Sichtweisen, die sich aus unterschiedlichen fachlichen oder persönlichen Standpunkten ergeben, werden deshalb für Lösungsansätze und Entscheidungsfindungen genutzt. Innovation Die schnelle Umsetzung neuer Ideen und verbesserter Problemlösungen ist Voraussetzung für die Zukunftssicherung der GRS. Deshalb wird von jedem Mitarbeiter Bereitschaft und Mut erwartet, sich für neue Ideen und geänderte Abläufe einzusetzen und dabei auftretende Hemmnisse zu überwinden. Konfliktfähigkeit Wo Individuen zusammenarbeiten, entstehen auch Konflikte. Ursache sind häufig unterschiedliche Interessen, aber auch Vorurteile und Emotionen. Wenn die Ursachen der Konflikte deutlich angesprochen werden, findet sich leichter ein gemeinsamer Weg zu einer zufriedenstellenden Lösung. Dadurch kann eine durch Konflikte belastete Zusammenarbeit verbessert werden. Eignung Um erfolgreich zu sein, muss die GRS für die jeweiligen Aufgaben die Mitarbeiter einsetzen, die über die fachlich notwendige und der Aufgabe angemessene Eignung verfügen. Diese Eignung bestimmt die Übertragung von Aufgaben und Positionen und sichert gleichzeitig Chancengleichheit. Führung Vorgesetzte und Mitarbeiter entwickeln gemeinsam Ziele, die eine Herausforderung darstellen. Der Einzelne soll eine persönliche Vorstellung für anspruchsvolle Aufgaben entwickeln, mit denen die Ziele am besten zu erreichen sind. Die Leistung des Einzelnen und in gleichem Maße des Teams werden im Gespräch zwischen Vorgesetzten und Mitarbeiter anerkannt und bewertet. Personalentwicklung Die Leistungen eines Mitarbeiters, auch seine Führungsleistung, müssen sorgfältig im Dialog beurteilt werden. Nur so lässt sich erkennen, was seiner weiteren Entwicklung förderlich ist. Auch kritische Mitarbeitergespräche werden so geführt, dass der Mitarbeiter sich respektiert fühlt. Er soll nicht nur erfahren, wo seine Stärken liegen, sondern er hat auch das Recht, Hinweise auf seine Schwächen zu erhalten. Gute Leistungen werden durch Lob und Anerkennung gewürdigt. Der Vorgesetzte soll dafür aufgeschlossen sein und sich seinerseits von seinen Mitarbeitern beurteilen lassen. Gesellschaft für Anlagen- und Reaktorsicherheit (GRS) ggmbh Stand: Seite: 15 von 58

16 3. MANAGEMENTSYSTEM Die GRS hat ihre Geschäftsprozesse zur Qualifizierung ihrer Produkte und ihrer Kundenzufriedenheit in Anlehnung an die DIN EN ISO 9001:2015 definiert. Der Aufbau des Management- Systems der GRS mit dem nach DIN EN ISO 9001:2015 zertifizierten QM-System, der nach DIN EN ISO/IEC 17020:2012 akkreditierten Inspektionsstelle, dem nach DIN EN ISO/IEC 17025:2005 akkreditierten GRS-Labor sowie der im Organisationshandbuch beschriebenen Aufbauorganisation ist in Abb. 4 dargestellt. Bei der Durchführung der fachlichen Arbeiten folgt die GRS dem deutschen Regelwerk und den Sicherheitsstandards der IAEO. Geltungsbereiche QM ISO 9001 QM-Programm inkl. Führungsprozessen GRS gesamt GRS gesamt mit Einschränkungen bzgl. Inspektionsstelle und Geowissenschaftlichem Labor GRS - Inspektionsstelle Kernprozesse Geowissenschaftliches Labor der GRS Unterstützungsprozesse Fachanweisungen Inspektionsstelle ISO Handbuch der Inspektionsstelle Teilkernprozess Inspektion Arbeitsanweisungen Standarddokumentvorlagen Standarddokumente Geowissenschaftliches Labor ISO Handbuch des GRS-Labors Teilkernprozesse des GRS-Labors Arbeitsanweisungen Standarddokumentvorlagen Organisationshandbuch Abb. 4: Management-System der GRS 3.1 Qualitätsmanagement-System Das Qualitätsmanagement-System (QM-System) der GRS legt die Verfahren und Zuständigkeiten für alle Prozesse fest, die aus dem Unternehmensleitbild (siehe Kap. 2.3) entwickelt wurden und die Einfluss auf die Qualität der Leistungen und Produkte haben. Damit wird eine systematische Vorgehensweise bei der Planung, Lenkung, Sicherung und Verbesserung der Qualität gewährleistet. Gesellschaft für Anlagen- und Reaktorsicherheit (GRS) ggmbh Stand: Seite: 16 von 58

17 Diesem prozessorientierten Aufbau liegt der in Abb. 5 skizzierte Kreislauf zur ständigen Verbesserung des QM-Systems zu Grunde. Abb. 5: Ständige Verbesserung des QM-Systems [aus DIN EN ISO 9001: ; die Zahlen in Klammern beziehen sich auf die Abschnitte dieser Norm] Das QM-System der GRS stellt sicher, dass Prozesse durch die GRS festgelegt werden und die Ausführung der Prozesse gelenkt wird, die Abfolge und die Wechselwirkung der Prozesse festgelegt werden, Kriterien und Methoden, die für einen wirksamen Ablauf und die Lenkung dieser Prozesse erforderlich sind, festgelegt werden, Ressourcen und Daten, die erforderlich sind, um den Ablauf und die Lenkung dieser Prozesse zu unterstützen, zur Verfügung stehen, die Prozesse überwacht, gemessen und analysiert werden, die Tätigkeiten umgesetzt werden, die erforderlich sind, um die geplanten Ergebnisse und eine ständige Verbesserung dieser Prozesse zu erzielen. Gesellschaft für Anlagen- und Reaktorsicherheit (GRS) ggmbh Stand: Seite: 17 von 58

18 3.2 Prozesslandschaft Die Prozessstruktur der GRS umfasst die Prozesstypen Führungsprozesse, Kernprozesse und Unterstützungsprozesse. Diese sind in Abb. 6 in Form einer Prozesslandschaft dargestellt. Die Konkretisierung der im Einzelnen anzuwendenden Maßnahmen erfolgt in Fachanweisungen, Standarddokumenten sowie in Leitfäden. Die einzelnen Prozesse werden in den Kapiteln 4, 5 und 6 näher beschrieben. Unternehmensstrategie und -entwicklung Unternehmensplanung und -steuerung Kernprozesse Nachhaltigkeitsund Ressourcenmanagement Unternehmenskommunikation Prozessmanagement Projektmanagement und -controlling IT-Management Personalentwicklung Beschaffung Wissensmanagement Risikomanagement Abb. 6: Prozesslandschaft der GRS Gesellschaft für Anlagen- und Reaktorsicherheit (GRS) ggmbh Stand: Seite: 18 von 58

19 Führungsprozesse (FP) Die Führungsprozesse tragen zur Festlegung der Qualitätspolitik und der Qualitätsziele bei. Sie sorgen für eine systematische Steuerung und Führung der Kern- und Unterstützungsprozesse und umfassen alle Elemente im Hinblick auf die Verantwortung der obersten Leitung. FP 01: Unternehmensstrategie und -entwicklung FP 02: Unternehmensplanung und -steuerung FP 03: Nachhaltigkeits- und Ressourcenmanagement FP 04: Unternehmenskommunikation FP 05: Prozessmanagement Kernprozesse (KP) Die Kernprozesse umfassen alle Elemente der Produktrealisierung zur Erfüllung der Kundenanforderungen. KP 01: Sicherheitstechnische Analysen, Stellungnahmen, Gutachten KP 02: Beratung und Unterstützung KP 03: Forschung und Entwicklung KP 04: Programm-Koordination KP 05: Projektträgerschaft Unterstützungsprozesse (UP) Die Unterstützungsprozesse stellen die Ressourcen für die Durchführung der Kern- und Führungsprozesse zur Verfügung. UP 01: Projektmanagement und -controlling UP 02: Personalentwicklung UP 03: Wissensmanagement UP 04: IT-Management UP 05: Beschaffung UP 06: Risikomanagement Gesellschaft für Anlagen- und Reaktorsicherheit (GRS) ggmbh Stand: Seite: 19 von 58

20 3.3 Verantwortung und Befugnisse Neben der Zuordnung der Linienverantwortlichen, Projektleiter, Projektcontroller und QM- Beauftragten werden die GRS-Führungsprozesse durch zentrale Gremien wie Leitungskonferenz und Programmgruppen sowie die Risikokommission operativ und strukturell unterstützt. Zur Verbesserung der Planung und Steuerung der Inhalte der jährlichen Arbeitsprogramme der GRS für die verschiedenen Auftraggeber sowie für die Entwicklung von Zukunftsstrategien auf den verschiedenen Arbeitsfeldern wurden die Programmgruppen Reaktorsicherheit, Entsorgung, Stilllegung und Rückbau sowie Internationales und Vertriebsmanagement eingesetzt. Der wöchentliche Jour Fixe Leitungskonferenz (JF-LK) stellt das integrale Beratungsgremium für die Geschäftsführung in allen Unternehmensfragen dar. Im Rahmen der JF-LK werden u. a. auch potentielle Risiken geprüft und die Lessons Learned festgehalten. Themenabhängig können an der Leitungskonferenz neben den Mitgliedern der JF-LK (siehe Organisationshandbuch, Kapitel 2.3.1) auch weitere Mitarbeiter teilnehmen. Im Rahmen des QM-Systems sind ergänzend zum Organisationshandbuch folgende Verantwortungen und Befugnisse festgelegt: Geschäftsführung Festlegung und Bekanntmachung der Unternehmenspolitik einschließlich der Qualitätspolitik und der Qualitätsgrundsätze, Inkraftsetzung des QM-Systems, Freigabe des QM-Programms und neuer Kernprozesse, periodische Bewertung des QM-Systems im Rahmen der Management-Reviews, Benennung eines ZQB, Benennung des Projektleiters und des projektzuständigen Bereichsleiters bei bereichsübergreifenden Projekten. Bereichsleiter, Abteilungsleiter und Fachgebietsleiter Realisierung des QM-Systems in ihrem Zuständigkeitsbereich, Benennung des QMB durch die Bereichsleiter, Benennung von Projektleiter und Projektcontroller. Projektleiter und Projektcontroller Umsetzung der Vorgaben des QM-Systems bei Vorbereitung, Durchführung, Abschluss und Auswertung des von ihnen betreuten Projektes. Die Benennung des Projektleiters und Projektcontrollers und die Zusammenarbeit mit der Linie im Rahmen des Projektmanagements sind im Unterstützungsprozess UP 01 Projektmanagement und -controlling beschrieben. Gesellschaft für Anlagen- und Reaktorsicherheit (GRS) ggmbh Stand: Seite: 20 von 58

21 Aufgaben des Projektleiters sind: Erarbeitung fachlicher Themenvorschläge und Vorlage bei den für die Akquisition Zuständigen sowie Unterstützung bei der Akquisition, Initiierung der Benennung des PC und der Projektmitarbeiter, Erstellung des Angebotes unter Mitarbeit der Fachabteilungen (inkl. Projektkarte mit PC) und Veranlassung der Angebotsprüfung durch die Beteiligten, Zuweisung der Arbeitspakete/Abteilungsaufgaben soweit notwendig an die Abteilungen zum Projektstart auf dem Standarddokument Arbeitspaketbeschreibung/Abteilungsaufgabe (Beauftragung), Versorgung der Beteiligten mit aktuellen Informationen, Unterlagen und beigestellten Einheiten, Überwachung der Einhaltung der Projektziele und Herbeiführung einer Lösung bei der Feststellung von Zielabweichungen, Erstellung und Überwachung der Einhaltung der QS-Planung, Erarbeitung des Gesamtergebnisses unter Verwendung der Fachbeiträge der Beteiligten, Fachliche Freigabe des Gesamtergebnisses im Hinblick auf das Projektziel, vertragsgemäße Erfüllung der Anforderungen an die Projektberichterstellung (periodische Berichte, Abschlussbericht), Führen der fachbezogenen Dokumentation in der Projektakte ( Arbeitsakte ) (siehe auch FA 10 Elektronische Projektakte ), Erfahrungsauswertung aus der Projektdurchführung und Weitergabe wichtiger Erkenntnisse Ergebnisdarstellung beim Kunden in Abstimmung mit den Beteiligten, Weiterentwicklung von Kernprozessen in Zusammenarbeit mit dem QMB und AL/BL. Aufgabe des Projektcontrollers ist die Unterstützung des Projektleiters in allen Phasen des Projektes, insbesondere bei: Angebotserstellung und Kostenplanung, Vertragsprüfung, der Überwachung der sachgerechten Verwendung der Projektressourcen, Berichtswesen, Unteraufträgen, projektorientierten Steuerungsstatistiken (Basis: PKS), Abstimmungsgesprächen zu Projekt- und Vertragsfragen mit dem Kunden insbesondere auch bei Änderungsanträgen, der ordnungsgemäßen Abrechnung von Kassenresten, der Dokumentation (ProjectCenter): Einrichten der zentralen Projektakte, Führen der Zentralakte Gesellschaft für Anlagen- und Reaktorsicherheit (GRS) ggmbh Stand: Seite: 21 von 58

22 Zentraler QM-Beauftragter (ZQB) Einführung, Überwachung und Weiterentwicklung des QM-Systems, Überwachung der Zertifizierungsvoraussetzungen nach DIN EN ISO 9001:2015, Prüfung und Freigabe der Kernprozesse, Prüfung und Freigabe der Unterstützungsprozesse und Fachanweisungen einschließlich der Standarddokumente, Herausgabe und Verwaltung sämtlicher QM-Dokumente, zentrale Koordination der Tätigkeit der Auditoren Planung, Überwachung und Auswertung interner Audits, Organisation, Koordination und Auswertung externer Audits, Bericht an die Geschäftsführung über die Effizienz des QM-Systems (Management- Review), Unterbreitung von Vorschlägen zur Formulierung qualitativer und quantitativer Qualitätsziele sowie Möglichkeiten zu deren Umsetzung, Benennung der Auditoren in Abstimmung mit den Bereichsleitern. QM-Beauftragte der Bereiche (QMB) sowie Verantwortliche für Prozesse und Fachanweisungen Jährliche Bewertung der Zielerreichung der für die Bereiche relevanten Prozesse in Abstimmung mit den BL, Prüfung, Implementierung und Schulung in der Anwendung von QM-Dokumenten, Weiterentwicklung der Kernprozesse mit PL / AL / BL, Weiterentwicklung der Unterstützungsprozesse und Fachanweisungen, Ansprechpartner in Fragen des QM-Systems. Die einzelnen Verantwortlichen für die Prozesse und Fachanweisungen sind in Anhang 1 aufgeführt. Mitglieder des QM-Lenkungsausschusses ZQB, QMB und die Prozessverantwortlichen bilden den Lenkungsausschuss. Der Lenkungsausschuss tagt mindestens einmal im Jahr und hat die folgenden Aufgaben: Prüfung und Überwachung des QM-Systems, Vorbereitung von Änderungen des QM-Systems, Vorbereitung der Management-Reviews. Auditoren Planung, Durchführung, Dokumentation und Auswertung von internen Audits. Gesellschaft für Anlagen- und Reaktorsicherheit (GRS) ggmbh Stand: Seite: 22 von 58

23 3.4 Dokumentation des QM-Systems Im QM-Handbuch sind die internen QM-Dokumente in drei hierarchische Ebenen gegliedert (siehe Abb. 7). Abb. 7: Struktur der QM-Dokumentation QM-Handbuch Teil 1: QM-Programm Das QM-Programm dokumentiert gegenüber den Geschäftspartnern die Anwendung und Aufrechterhaltung eines wirksamen QM-Systems. Es informiert die Mitarbeiter über die Ziele, Aufgaben, Zuständigkeiten und Prozesse. QM-Handbuch Teil 2: Prozessbeschreibungen In Prozessbeschreibungen werden die Verantwortlichkeiten und Verfahren zur Umsetzung der im QM-Programm festgelegten allgemeinen Grundsätze beschrieben. QM-Handbuch Teil 3: Fachanweisungen und Standarddokumente In Fachanweisungen sowie ggf. in Leitfäden werden einzelne im QM-Programm und in den Prozessbeschreibungen festgelegte Grundsätze, spezielle Teilprozesse und Verfahrensschritte weiter konkretisiert. Zu den Standarddokumenten gehören alle GRS-internen Formblätter, Formulare, Muster- Verträge etc., die im Rahmen des Projektmanagements als vorgegebene Vorlagen zu benutzen sind, um die Aktualität und Einheitlichkeit der verwendeten Unterlagen und Dokumente sicherzustellen. Gesellschaft für Anlagen- und Reaktorsicherheit (GRS) ggmbh Stand: Seite: 23 von 58

24 3.5 Lenkung von QM-Dokumenten Die Lenkung von QM-Dokumenten umfasst deren Erstellung, Änderung, Prüfung, Freigabe und Archivierung. Interne QM-Dokumente Für jedes interne QM-Dokument ist festgelegt, wer für dessen Erstellung, Änderung, Prüfung, Freigabe und Archivierung zuständig ist. Es wird sichergestellt, dass nur solche Personen Dokumente prüfen, die die Unterlagen nicht selbst erstellt haben. Die einzelnen Schritte werden im zentralen DV-System bestätigt. Alle QM-Dokumente tragen eine eindeutige Kennzeichnung. Sie sind in eine zentrale Datenbank im GRS-Portal eingestellt. Die jeweils aktuelle Version dieser Dokumente kann von den Mitarbeitern der GRS eingesehen und bei Bedarf ausgedruckt werden. Die ausgedruckten Dokumente sind als Informationsexemplare anzusehen und entsprechen nur zum Zeitpunkt der Ausgabe dem aktuellen Stand. Über die Ausgabe neuer oder geänderter Dokumente werden die Mitarbeiter informiert. Ungültige Dokumente werden aus der aktuellen Dokumentendatenbank entfernt. Jedes QM-Dokument unterliegt dem Änderungsdienst und wird bei Bedarf aktualisiert. Änderungen werden nur von der Organisationseinheit durchgeführt, die das Ursprungsdokument erstellt hat. Die Freigabe des geprüften QM-Programms erfolgt durch die Geschäftsführung. Die Freigabe geprüfter Prozessbeschreibungen, Fachanweisungen und Standarddokumente erfolgt durch den ZQB. Externe Empfänger des QM-Programms erhalten nur dann jede neu herausgegebene Fassung, wenn mit ihnen ein Aktualisierungsdienst vereinbart ist. Externe QM-Dokumente Unter externen QM-Dokumenten werden verstanden: Gesetze und Verordnungen, Behördliche Vorschriften, Normen, vom Kunden vorgegebene Richtlinien, Standards und technische Unterlagen. Gesetze und Verordnungen, behördliche Vorschriften und Normen werden in der jeweils aktuellen Fassung auf Anforderung von der GRS bereitgestellt. Der Anforderer überzeugt sich von der Aktualität der Dokumente (z. B. mittels Internetrecherche). Gesellschaft für Anlagen- und Reaktorsicherheit (GRS) ggmbh Stand: Seite: 24 von 58

25 Soweit nach Vertrag mit dem Kunden spezielle Richtlinien und Standards des Kunden zu beachten sind, ist der Kunde für die Gültigkeit dieser Dokumente verantwortlich. Werden Standarddokumente zur Durchführung von Projekten vom Kunden (z. B. der EU) vorgegeben, so unterliegen diese nicht dem internen Lenkungsprozess. Vom Kunden vorgegebene Dokumente werden projektspezifisch verwaltet und entsprechend aufbewahrt z. B. in der zentralen Datenbank im GRS-Portal. Näheres regelt die Fachanweisung FA 08 Lenkung von Dokumenten und Aufzeichnungen. 3.6 Lenkung von Qualitätsaufzeichnungen (elektronische Projektakte) Qualitätsaufzeichnungen stellen die Nachweisdokumentation in Rahmen des QM-Systems dar. In den Prozessbeschreibungen und Fachanweisungen sind unter dem Gliederungspunkt Dokumentation jeweils das zu erstellende und zu archivierende Dokument, die Archivierungszuständigkeit und die Archivierungsdauer prozessbezogen festgelegt. Soweit es sich um personenbezogene Dokumente handelt, werden die entsprechenden Forderungen des Bundesdatenschutzgesetzes beachtet. Alle Aufzeichnungen werden so eindeutig gekennzeichnet, dass eine Zuordnung zu Projekt, Kunde, Lieferant, Ersteller, Datum etc. möglich ist und wieder auffindbar archiviert. Die Archivierungsdauer richtet sich nach den Vorgaben aus Rechtsnormen und Technischen Regeln, soweit nicht spezielle vertragliche Vereinbarungen getroffen sind. Die Aufzeichnungen werden unter geeigneten Umgebungsbedingungen aufbewahrt, um Beeinträchtigungen oder Beschädigungen, Verlust oder unbefugten Zugriff zu verhindern. Die Dokumentation und Archivierung erfolgt zunehmend auf elektronischen Datenspeichern. Dabei ist zu gewährleisten, dass diese Daten auch bei technischem Wandel während des Archivierungszeitraumes zugänglich sind. Für die projektbezogene Dokumentation steht die elektronische Projektakte zur Verfügung (FA 10). Die elektronische Projektakte besteht aus einer Zentralakte, in der alle vertragsrelevanten Dokumente abgelegt sind, und aus einer Arbeitsakte, in der die fachlichen Unterlagen und Arbeitsergebnisse erfasst werden. Die Zentralakte wird vom Projektcontroller (PC), die Arbeitsakte vom Projektleiter (PL) verantwortlich geführt. 4. FÜHRUNGSPROZESSE / VERANTWORTUNG DES MANAGEMENTS Die GRS hat folgende Führungsprozesse im Rahmen des QM-Systems festgelegt (Abb. 8): Unternehmensstrategie und -entwicklung (FP 01), Unternehmensplanung und -steuerung (FP 02), Nachhaltigkeits- und Ressourcenmanagement (FP 03), Unternehmenskommunikation (FP 04), Prozessmanagement (FP 05). Gesellschaft für Anlagen- und Reaktorsicherheit (GRS) ggmbh Stand: Seite: 25 von 58

26 Programmgruppen Kommunikations-Tools Entsorgung Jour Fixe - LK Reaktorsicherheit Risiko- Kommission Stilllegung und Rückbau Internationales und Vertriebsmanagement QM-Lenkungsausschuss Task Force Nicht-nuklear Sounding Board Unternehmensstrategie und -entwicklung Unternehmensplanung und -steuerung Prozessmanagement Nachhaltigkeitsund Ressourcenmanagement Kernprozesse Unternehmenskommunikation Abb. 8: Führungsprozesse und Steuerungsgremien der GRS Die genannten Führungsprozesse sowie die jeweiligen Steuerungsgremien (Programmgruppen, Kommunikations-Tools) werden im Folgenden beschrieben. 4.1 Unternehmensstrategie und Unternehmensentwicklung (FP 01) Der Führungsprozess FP 01 Unternehmensstrategie und Unternehmensentwicklung beschreibt die Vision und Mission des Unternehmens, die Festlegung von Zielen und die Ableitung von Strategien zu deren Umsetzung (siehe Abb. 3 in Kap. 2.4). Im Rahmen der Strategieentwicklung werden von der GF in Abstimmung mit der Leitungsebene strategische Ziele gesetzt, die bei Bedarf durch operative Ziele konkretisiert und differenziert werden. Die Leitungskonferenz und die Programmgruppen Reaktorsicherheit, Entsorgung, Stilllegung und Rückbau sowie Internationales und Vertriebsmanagement unterstützen die Geschäftsführung bei der Festlegung fachlicher Aufgabengebiete und Zukunftsstrategien. Die GRS-Strategie wird in Schwerpunktthemen der GRS formuliert und im GRS-Portal dokumentiert. Die Geschäftsführung berichtet vierteljährlich dem Aufsichtsrat über Status und Zukunftsentwicklung des Unternehmens. Gesellschaft für Anlagen- und Reaktorsicherheit (GRS) ggmbh Stand: Seite: 26 von 58

27 4.2 Unternehmensplanung und Unternehmenssteuerung (FP 02) Das Arbeitsprogramm der GRS besteht ausschließlich aus projektfinanzierten Aufträgen, die gemäß den Kernprozessen KP 01 KP 05 bearbeitet werden. Zweck des Führungsprozesses FP 02 Unternehmensplanung und Unternehmenssteuerung ist es, die produktiven Bereiche der GRS homogen auf hohem Beschäftigungsniveau bei gesicherter Finanzierung auszulasten. Dazu wurde ein Auslastungsmanagementprozess entwickelt (FA 11 Auslastungsmanagement ). Regelmäßige Sitzungen der Bereiche mit dem Bereich B 50 Projekte Recht Internationales haben zum Ziel, notwendige Projektänderungen umzusetzen. Der Umsetzungs- und Planungsprozess findet darüber hinaus in regelmäßigen Abstimmungsgesprächen mit wichtigen Auftraggebern (z. B. BfS, BMUB und BMWi) statt. In der GRS werden die Projektänderungen im ProjektCenter dokumentiert (siehe FA 10 Elektronische Projektakte ). Ausgleichsmaßnahmen zwischen den Bereichen werden in der Jour Fixe Leitungskonferenz (JF-LK) umgesetzt. Eine Bewertung der Zielerreichung erfolgt durch Indikatoren, mit denen die Effizienz des QM- Systems gemessen, analysiert und verbessert werden soll (Abb. 9). Zur Quantifizierung der Indikatoren dienen Kennzahlen. Die verwendeten Indikatoren und Kennzahlen werden in der Fachanweisung FA 09 Indikatoren detailliert beschrieben und bei Bedarf aktualisiert. Für die GRS als Wissenschafts- und Forschungseinrichtung nach 68 Nr. 9 AO ist aus steuerlichen Gründen der Gemeinnützigkeitsfaktor von besonderer Bedeutung. Aufgrund der Finanzierung der GRS über Einzelprojekte ist eine Kategorisierung der Vorhaben notwendig. Die Details zur Kategorisierung von GRS-Projekten werden in der FA 12 Kategorisierung von GRS- Vorhaben geregelt. Der Gemeinnützigkeitsfaktor (Indikator D6) weist den prozentualen Anteil der Umsätze in den Gemeinnützigkeit fördernden Projekten (Kat. 1 und Kat. 5) aus. Der Umsatz dieser Projekte muss größer sein als 50 % des Umsatzes aller GRS-Projekte. Von der Geschäftsführung werden jährlich in Abstimmung mit der Leitungsebene Zielwerte für die Indikatoren vorgegeben. In Monatsberichten wird vom Bereich Projekte Recht Internationales über die aktuelle Entwicklung der Zielerreichung Bericht erstattet (u. a. PB-Bericht). Darauf basierende Analysen zeigen bei abweichenden Trends aktuellen Handlungsbedarf für Gegensteuerungsmaßnahmen auf. Die zusammenfassende Bewertung der Zielwert-Erreichung durch die GF auf Basis der vom ZQB zusammengestellten Daten und Analysen erfolgt jährlich im Rahmen des Management- Reviews. Näheres regelt die Fachanweisung FA 01 Durchführung von Management-Reviews. Zur effektiven Unternehmensplanung und -steuerung verfügt die GRS über ein zentrales Projektkontrollsystem (PKS). Das PKS ermöglicht, mittel- und langfristige Prognosen und Auslastungsanalysen der verschiedenen Organisationseinheiten zu erstellen. Darüber hinaus können Soll-Ist-Vergleiche über den Bearbeitungsstand einzelner Projekte (bis auf Arbeitspaketebene) durchgeführt werden. Die Ergebnisse der Datenanalyse realisieren ein effektives Projektcontrolling und dienen damit der Unternehmenssteuerung insbesondere in Fragen des Auslastungsmanagements. Näheres regelt die Fachanweisung FA 11 Auslastungsmanagement. Gesellschaft für Anlagen- und Reaktorsicherheit (GRS) ggmbh Stand: Seite: 27 von 58