Management und Analyse von Softwarelizenzen

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1 Management und Analyse von Softwarelizenzen

2 Management und Analyse Ihrer Softwarelizenzen - der Schlüssel zur Optimierung und Verteilung Ihrer Lizenzkosten! incharge ist eine professionelle Softwarelösung, die es Ihnen ermöglicht, zentral die Nutzung des Lizenzbestandes zu überwachen, zu managen und diesen entsprechend auszuwerten und zu optimieren. Optimierung heißt Einsparung von Lizenzanschaffungs- und Wartungskosten bei gleichzeitiger Sicherstellung des tatsächlich benötigten Lizenzbestandes, um Lizenzengpässe zu vermeiden. incharge als zentrales Lizenzanalyse- und Lizenzmanagementsystem vereinfacht die Administration des gesamten Lizenzbestandes. incharge liefert Ihnen schnell und einfach jederzeit einen detaillierten Überblick über Ihren gesamten Lizenzbestand im Unternehmen. Somit können Sie bei auslaufenden Lizenzen rechtzeitig reagieren und das Risiko auslaufender Lizenzen minimieren. Mit der Analyse der tatsächlichen Nutzung des Lizenzbestandes mit incharge sind Sie jederzeit in der Lage, Ihren tatsächlich benötigten Lizenzbedarf zu ermitteln und damit durch entsprechende Bündelung von Lizenzen beim Kauf Anschaffungskosten und damit verbundene Wartungskosten erheblich einzusparen. Aufgrund der Tatsache, dass Unternehmen oft nicht in der Lage sind, die tatsächliche Nutzung des Lizenzbestandes bezogen auf Organisationen zu messen, erfolgt die oft verlangte Verrechnung von Lizenzkosten oft sehr ungenau. incharge jedoch ermöglicht die nutzungsgerechte Verrechnung der Lizenzkosten auf kundenspezifisch vordefinierte Organisationen wie Abteilung, Kostenstelle, Standort oder Projekt. incharge unterstützt die Analyse und das Management aller Lizenzen Ihres Unternehmens, die mit FlexNet, IBM LUM oder Dassault Systemes License Server (DSLS) gemanagt werden. Die ermittelten Daten werden dabei von incharge zentral in einer Datenbank abgelegt. Somit verschafft incharge Ihnen eine gemeinsame Basis für Lizenzen aus unterschiedlichen Lizenzmanagementsystemen. Vorteile im Überblick Kostensenkung durch Vermeidung von Überkapazitäten Einhalten der Lizenzverträge (Nachweis der Compliance) Sicherstellung des benötigten Lizenzbedarfs Früherkennung von Problemen und dadurch Vermeidung von Engpässen Steigerung der Produktivität im Unternehmen Kosteneffiziente Planung Tätigung sinnvoller Investitionen Attraktivere Vertragskonditionen durch unternehmensweite Bündelung des Bedarfs Nutzungsgerechte Verrechnung und Kostenumlage der Softwarekosten auf einzelne Organisationseinheiten Datenauswertung im laufenden Betrieb Reduktion der Administrationszeit durch zentrales Lizenzmanagement Automatische Rücknahme von Lizenzen bei Inaktivität durch Einsatz der WatchDog-Funktionalität -Benachrichtigung bei auslaufenden Lizenzen -Benachrichtigung wenn die Auslastung der Lizenzen einen Schwellenwert erreicht Citrix-Unterstützung LDAP Unterstützung Produktübersicht incharge - System für Lizenzanalyse und Lizenzmanagement In Zeiten zunehmend verteilter IT-Infrastrukturen wird es für Firmen immer schwieriger, den Überblick über die eingesetzte Software zu behalten. Auf der einen Seite kommt es zu Lizenzengpässen, die die Produktion einschränken, auf der anderen Seite steigen die Kosten für Softwarelizenzen und Updates, die häufig gar nicht genutzt werden. incharge ist die professionelle Anwendung, mit der Sie Ihre Software zentral kontrollieren können. Diese Lösung gibt Ihnen die Möglichkeit, sämtliche Lizenzen Ihres Unternehmens, die durch FlexNet, IBM LUM (z.b. CATIA, Siemens NX, Teamcenter, Pro/ENGINEER, SolidWorks, AutoCAD, Inventor, Solid Edge) oder DSLS gemanagt werden, zentral zu überwachen. Durch die integrierte Analyse-Funktionalität von incharge ist es in kurzer Zeit möglich, Lizenzkosten und die Lizenzverfügbarkeit zu optimieren und die Lizenzkosten auf Kostenstellen nutzungsgerecht zu verteilen. Sie können von einem Arbeitsplatz aus die Informationen aller Server einsehen und dringliche Sachverhalte - wie beispielsweise Lizenzauslastung - erkennen. Einfaches und zentrales Lizenzmanagement Benutzerfreundliche Clients, die zentral auf einen sogenannten Broker zugreifen, ermöglichen Ihnen, Lizenzmanagement und Lizenzanalyse von jedem Arbeitsplatz zentral im Unternehmen zu betreiben. Automatisiertes Lizenzmanagement und Überwachung von Lizenzen spart Ihnen Zeit und erübrigt irgendwelche zusätzlichen Verwaltungstätigkeiten. Frei konfigurierbare Views auf sämtliche Lizenzaktivitäten ermöglichen Ihnen, dass ein einzelner Administrator alle Lizenzen effektiv überwachen und administrieren kann. Monitoring der Lizenzaktivität steigert die Produktivität Ihres Unternehmens Die Nutzungsdaten aus den Systemen werden von incharge laufend ausgewertet. Dies ermöglicht Ihnen eine aktuelle Überwachung sämtlicher Lizenzaktivitäten. Sie sehen, welche Lizenzen gerade genutzt werden, wie viele Lizenzen noch verfügbar sind, und bei welchen Lizenzen Anforderungen abgelehnt wurden. Engpässe werden durch dieses Live-Monitoring schnell erkannt und es kann darauf entsprechend schnell reagiert werden. Exakte Auswertungen zur Optimierung Ihrer Lizenzverträge incharge speichert sämtliche Auswertungsdaten fortlaufend in einer eigenen Datenbank. Eine umfangreiche Analyse-Funktionalität bietet Ihnen die Möglichkeit, Auswertungen über aktuelle und in der Vergangenheit liegende Daten durchzuführen. Sie können Lizenzauslastungen, Spitzen (Peaks) und Verweigerungen (Denials) über beliebige Zeiträume kontrollieren und Ihre Lizenzverträge kostenoptimiert gestalten. Mittels Reportprofilen können Sie Analysen, die Sie regelmäßig benötigen, speichern und jederzeit erneut, basierend auf den aktuellen Daten, abrufen. Optimierung des Lizenzbestandes bei Einhaltung der Compliance Reports über Lizenznutzung und Lizenzauslastung ermöglichen Ihnen im Unternehmen, Lizenzen aufgrund ihres tatsächlichen Bedarfs zu ordern, nicht voll ausgenutzte Lizenzen für mehrere Organisationseinheiten anteilsmäßig zur Verfügung zu stellen, vertragsgemäß konform zu bleiben, und nicht mehr genutzte Lizenzen zu eliminieren. Zentrale Überwachung der Lizenznutzung erleichtert Ihnen die Pflege und Planung von anfallenden Lizenzinvestitionen. Seite 2/12 Seite 3/12

3 Funktionsübersicht Zentralisierte Überwachung von mehreren Anwendungen auf mehreren Lizenzservern. incharge ist die Lösung, die Ihnen die Flexibilität ermöglicht, eine große Anzahl von hochwertigen Software-Investitionsgütern, die mit FlexNet, IBM LUM oder DSLS gemanagt werden, zu monitoren, zu managen und deren Nutzung auszuwerten und zu verrechnen. Eine Vielzahl von FlexNet, IBM LUM oder DSLS gemanagte Anwendungen sind mittlerweile auf dem Markt verfügbar wie z.b. folgende sehr bekannte Hersteller: Abaqus Agile Altair Ansys Autocad BCT Cadence Catia dspace Fluent EnSight GTPower Hyperworks IDEAS Matlab MentorGraphics Detaillierte Datenreports Moldflow Origin Pro/ENGINEER Rational SolidWorks Siemens NX Teamcenter Volcano Erstellen Sie eine Vielzahl nützlicher Auswertungen über die Lizenznutzung, um sich Informationen zu beschaffen und einen Gesamtüberblick zu erhalten, wer wann von welchem Arbeitsplatz welche Lizenz wie lange genutzt hat. Selbstverständlich können solche Informationen von ganzen Unternehmenseinheiten (Projekt, Abteilung, Kostenstelle, Standort) ausgewertet werden. Solche Informationen über die aktuelle Lizenznutzung können jederzeit unternehmensweit für das ganze Unternehmen erstellt und analysiert werden. Sie haben die Möglichkeit, Ihre organisatorischen Strukturen was Lizenznutzung anbelangt zu definieren und zu verwalten. Basierend auf diesen vordefinierten Organisationsstrukturen (Standort, Gesellschaft, Abteilung, Kostenstelle) sind Sie in der Lage, gezielt Auswertungen über die Lizenznutzung in Ihrem Unternehmen zu erstellen. incharge sammelt diese Informationen in einer eigenen zentralen Datenbank, sodass auf diese Informationen jederzeit über die mächtige Reporting- Schnittstelle von incharge zugegriffen werden kann. Mit Reports über die Lizenznutzung, die mit incharge erstellt werden, verschaffen Sie sich einen kompletten Überblick über den erforderlichen Lizenzbedarf in Ihrem Unternehmen, auch bezogen auf die jeweiligen Organisationseinheiten. Somit erzielen Sie hohe Einsparungen durch gezielte Einkaufspolitik und fundierte Kaufentscheidungen was Softwarelizenzen anbelangt. Sie können weitere Kosten einsparen, indem Sie die Nutzung von bisher nicht vollständig genutzten Lizenzen auf mehrere Abteilungen aufteilen. Wenn sich dabei herausstellt, dass Lizenzen überhaupt nicht mehr genutzt werden, so haben Sie die Möglichkeit, die Wartung zu kündigen und somit Wartungskosten einzusparen. Die Auswertungsmöglichkeiten von incharge bieten exakte Daten, die Sie brauchen, um diesbzgl. Entscheidungen schnellstmöglich treffen zu können. Sie haben die Möglichkeit, basierend auf den zur Verfügung stehenden Reportvorlagen Ihre eigenen kundenspezifischen Reportprofile zu erstellen und diese jederzeit aufzurufen. Durch eine Vielzahl von definierten Reports erhalten Sie eine genaue Analyse Ihres Lizenzbestands hinsichtlich Auslastung von Lizenzen und Lizenznutzung (pro Nutzer, pro Arbeitsplatz oder pro definierter Organisation). Sie haben die Möglichkeit, die Ergebnisse sämtlicher Reports zu exportieren und mit anderen Werkzeugen weiter zu verarbeiten. Durch die genaue Information über die Lizenznutzung sind Sie jederzeit in der Lage, Ihre Lizenzkosten nutzungsgerecht zu verrechnen. Navigation und Flexibilität Durch optimierte Navigation sind Sie mit zwei bis drei Schritten am Ziel. Mit den flexiblen Fensteranordnungsmöglichkeiten haben Sie stets alle gewünschten Informationen im Blick. Zentrale Bestandsverwaltung Ihres Unternehmens Nach Ihren Bedürfnissen können Sie festlegen, welche Lizenzen Sie überwachen wollen. Dazu können Sie Gruppen von Servern, Lizenzen oder Nutzern definieren und an zentraler Stelle verwalten. Exportmöglichkeiten und standardisierte Exportschnittstelle Exportieren Sie Ergebnisse sämtlicher Reports in entsprechende Formate wie PDF, HTML, RTF oder CSV, um diese mit entsprechenden Werkzeugen wie beispielsweise mit Microsoft Excel weiterverarbeiten zu können. Egal ob FlexNet, IBM LUM oder DSLS gemanagte Lizenzen, die Datenstrukturen der exportierten Daten sind dieselben und können nachgelagert mit anderen Werkzeugen, wie beispielsweise mit Microsoft Excel, auf dieselbe Weise weiterverarbeitet werden. Lizenznutzung analysieren und auswerten Die Auswertungsmöglichkeiten von incharge ermöglichen die Auswertung der Lizenznutzung nach einzelnen Nutzern, nach Arbeitsplätzen und nach Organisationseinheiten (aufgrund Ihrer spezifischen Gruppierung). Datenbank gestützte Lösung Die gesammelten Informationen von incharge werden in einer eigens dafür vorgesehenen Datenbank gespeichert und können somit jederzeit erneut verarbeitet werden. Backup- und Restore-Funktionalitäten sind damit automatisch gegeben. Seite 4/12 Seite 5/12

4 Spitzenauslastung und Auswertung von Lizenzverweigerungen Vorhersehen und verhindern Sie Lizenzverweigerungen durch die Auswertung von Auslastungsverläufen von sehr viel genutzten Lizenzen und erkennen Sie Nutzungsspitzen. Auslastungsverläufe zeigen Ihnen die Nutzung von Lizenzen über mehrere Tage in einer bestimmten Zeit, die Sie betrachten wollen. Dadurch können Sie Trends aktiv entgegenwirken und Lizenzengpässe vermeiden und die Produktivität steigern. Definition von Monitorprofilen Erstellen Sie sich Ihre eigenen unternehmensspezifischen Monitoringprofile, indem Sie Parameter, wie Server, Lizenzen, Nutzer etc. für die Monitore festlegen. Diese sind dann jederzeit wieder aufrufbar. Monitoring von Lizenzaktivitäten einzelner Nutzer incharge monitort live Lizenzaktivitäten auf Basis einzelner Nutzer. Dadurch können Nutzer über anstehende Wartungsarbeiten, bei denen das System dann nicht zur Verfügung steht, rechtzeitig informiert werden. Auswertung der Nutzung von Lizenzen nach Nutzern und Nutzergruppen incharge bietet die Möglichkeit, die Nutzung von Lizenzen nach Nutzern als auch nach vordefinierten Nutzergruppen auszuwerten. Gruppieren Sie Ihre Nutzer selbst nach Ihren Kriterien und werten Sie anhand Ihrer Gruppierungen der Nutzer die Nutzung der Lizenzen aus. Selbstverständlich kann die Auswertung der Lizenznutzung nach Nutzern aufgrund von betrieblichen Auflagen auch ausschließlich anonym für die Nutzer erfolgen. Aktive Rücknahme von Lizenzen Durch die Überwachung einzelner Lizenzen können Engpässe schnell erkannt werden und es kann darauf entsprechend schnell reagiert werden. Des Weiteren haben Sie die Möglichkeit, einzelnen Nutzern Lizenzen, die diese vielleicht momentan nicht benötigen, aktiv zu entziehen. Frei gewordenen Lizenzen stehen somit für andere Nutzer wieder zur Verfügung. Auswertung der Nutzung von Lizenzen über einen bestimmten Zeitraum Werten Sie die maximale Nutzung einzelner Lizenzen über einen bestimmten Zeitraum aus, um zu entscheiden, welche Lizenzen Sie zukünftig brauchen und welche nicht. Nachweis der Compliance Durch die Auswertung der Nutzung der Lizenzen, insbesondere was die maximale Anzahl von Lizenznutzung anbelangt, führen Sie den Nachweis über die Einhaltung der Lizenzverträge. Hiermit liefern Sie bei Bedarf ebenfalls den Nutzungsnachweis an den Hersteller für dessen nutzungsabhängige Abrechnung gegenüber Ihnen. Seite 6/12 Seite 7/12

5 Detaillierte Auswertung und Gesamtüberblick Exakte Vorausplanung von Lizenzkäufen durch Auswertung von Nutzung einzelner Features von Bundles und Nutzern. Durch die exakte Analyse der Lizenznutzung sind Sie in der Lage, das für Sie beste Bundle mit dem Anbieter zu verhandeln, und somit genau Ihren Lizenzbedarf zu planen und gezielt und optimal einzukaufen. Gleichzeitige Anzeige mehrerer Auswertungen von mehreren Lizenzservern Prüfen und vergleichen Sie Lizenzauslastungen von mehreren Lizenzen durch die gleichzeitige Anzeige mehrerer Auswertungen von unterschiedlichen Lizenzservern. Simulieren Sie so Szenarien von mehreren Servern, wenn diese zentral zu einem Server gebündelt werden würden. Auswertung der maximalen Lizenzauslastung Werten Sie die maximale Auslastung von Lizenzen aus, um zu entscheiden, wieviele Lizenzen Sie zukünftig brauchen. Zentrales Management von Lizenzservern incharge bietet mit seiner Softwarearchitektur den gesamtheitlichen Ansatz, alle Lizenzserver, Lizenzen und die Lizenzaktivitäten im Unternehmen zentral zu überwachen. Administratoren sind in der Lage, mit dem incharge Client von jedem Arbeitsplatz auf diese Informationen zuzugreifen und haben somit jederzeit die Möglichkeit, sich eine aktuelle Übersicht über den aktuellen Stand der Lizenzen zu verschaffen und können jederzeit Probleme unternehmensweit erkennen und, sofort gezielt entgegenwirken. Freie Konfigurierbarkeit von Reportprofilen incharge bietet für jede angebotene Reportmöglichkeit freie Konfigurierbarkeit was Betrachtung von Lizenzen, Nutzer und Nutzergruppen anbelangt. Somit können sie jederzeit mehrere Lizenzen in Bezug auf unterschiedliche Nutzer oder Nutzergruppen auswerten und vergleichen. Pflege von Lizenzwartungskosten Mit incharge sind Sie ebenfalls in der Lage, Ihre Lizenzwartungskosten komfortabel zu erfassen und zu verwalten. Auch diese Informationen sind hilfreich für eine nutzungsgerechte Verteilung der Lizenzkosten insgesamt. Seite 8/12 Seite 9/12

6 Betriebskostenumlage Um die Lizenzkosten nutzungsgerecht berechnen zu können, müssen die Nutzungsdaten analysiert und bewertet werden. Auch im Fall einer Umlage der Lizenzkosten auf Tochtergesellschaften oder einzelne Abteilungen beschäftigt viele Unternehmen zunehmend die Frage, wie Rechnungen in der Buchhaltung belegt werden können. incharge hat auch hierfür die passende Lösung. Ohne großen Aufwand können Sie Reports zur Kostenverteilung über entsprechend definierte Zeiträume erstellen, in denen die Lizenznutzung exakt dokumentiert ist. Datenmanagement Durch das Anlegen eines Servers und dem damit verbundenen Einlesen der Daten werden Nutzer, Computer und Lizenzen automatisch eingetragen. Die eingelesenen Daten der verschiedenen Kategorien können entsprechend gruppiert werden. Die Bildung dieser Gruppen ermöglicht eine einfachere Selektierbarkeit beim Anlegen von Monitor- und Reportprofilen. Eine Mehrfachzuweisung einzelner Nutzer, Computer oder Lizenzen zu den einzelnen Gruppen ist jederzeit möglich. Den Nutzern können weitere Informationen wie Nachname, Vorname, Standort, Gesellschaft, Abteilung und Kostenstelle zugewiesen werden. Die zugewiesenen Informationen werden bei der Einteilung in Gruppen anhand eines Filters genutzt. Die Nutzerdaten lassen sich in Form einer csv-datei exportieren und importieren (Export/Import-Funktionalität). Gruppierungen Stammdatenmanagement Durch das Stammdatenmanagement wird es möglich, den Nutzern weitere Informationen zuzuweisen. In den einzelnen Untermenüpunkten werden Standorte, Gesellschaften, Abteilungen und Kostenstellen definiert. Die erfassten Stammdaten stehen dann im Datenmanagement zur Verfügung. Stammdaten können manuell oder über die Export/Import- Funktionalität gepflegt werden. Die Daten können für unterschiedlichste Auswertungszwecke zuvor in einzelne Kategorien gruppiert werden. Die Bildung der Gruppen ermöglicht ein wesentlich effizienteres Arbeiten mit incharge. Dabei können sowohl Nutzer, Computer (d.h. Arbeitsplatz) als auch Lizenzen zu Gruppen zusammengefasst werden. Beim Anlegen von entsprechenden Monitor- und Reportprofilen können die angelegten Gruppen direkt selektiert werden. Somit ist das Erstellen von Analysen und Auswertungen dieser Gruppen möglich (siehe Konfigurierbarkeit von Reportprofilen und Monitorprofilen). Seite 10/12 Seite 11/12

7 Systemanforderung Hardware Plattform x86 CPU 2.0 GHz minimum (empfohlen) RAM 2 GB RAM minimum (empfohlen) HDD 500 MB freier Speicherplatz Software (Broker & Client) Betriebssystem Windows 2000, XP, 2003, Vista, Windows 7, Windows 8, Server 2008, Server 2012 Java ab Version und höher (wird mitausgeliefert!) Datenbanken extern PostgreSQL 8.4 (wird mitausgeliefert!), Oracle, Microsoft SQLServer Kontakt NovaTec Solutions GmbH Dieselstraße 18/1 D Leinfelden-Echterdingen Germany Telefon: Telefax: NovaTec Solutions GmbH Alle anderen hierin erwähnten Marken oder Produktnamen sind Marken oder eingetragene Marken der jeweiligen Eigentümer. Version /2013

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