FAQ Faxolution for Windows

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1 FAQ Faxolution for Windows Inhalt FAQ Faxolution for Windows... 1 Inhalt Faxolution for Windows Einführung Direkt aus jeder Anwendung für das Betriebssystem Windows faxen Systemvoraussetzungen Lizenzschlüssel / Installation Wichtiger Hinweis zu Updates und neuen Versionen Aufbau Faxolution for Windows Weitere Einstellungen Allgemeine Fragen zu Faxolution for Windows Wie spiele ich den Lizenzschlüssel ein? Läuft Faxolution for Windows in einer Terminal Server Umgebung? Läuft Faxolution for Windows unter Windows 95, 98, ME, Vista? Brauche ich eine Standleitung? Kann ich verschiedene Rechnungen z. B. für eine Kostenstellenzuordnung oder die Weiterverrechnung erhalten? Häufig gestellte Fragen zu Dokumenten Wie erstelle ich ein digitales Briefpapier bzw. ein Deckblatt? Wo kann ich die Auflösung einstellen? Wo kann ich sehen, wie viele Seiten mein Fax-Job hat? Wozu dient die Einstellung Als Entwurf speichern bzw. was bedeutet der Status Entwurf? Was bedeutet Standardkopfzeile? Was bewirkt die Einstellung keine Kopfzeile? Wie wird eine individuelle Kopfzeile eingestellt? Wie kann ich die Kopfzeile personalisieren? Wie kann ich ein Dokument mit weiteren Dokumenten kombinieren? Was sollte ich beim Erstellen eines Faxdokuments beachten? Was bewirkt die Funktion Fax ersetzen im Menü Bearbeiten? Kann ich personalisierte Faxe (z. B. mit der Seriendruckfunktion von Microsoft Word) versenden? Häufig gestellte Fragen zu Verteilern Wo muss die Faxnummer stehen, wie sieht eine Verteilerdatei aus? Wo kann ich sehen, an wie viele Nummern ich sende? Was ist die Robinsonliste? Wie erstellt man einen Verteiler im TXT- oder CSV-Format? Was passiert, wenn neben der Faxnummer andere Informationen im Verteiler enthalten sind? Wie erstellt man einen TXT- bzw. CSV-Verteiler in Microsoft Excel? Wie erstellt man einen TXT- bzw. CSV-Verteiler in Microsoft Access? Was passiert mit Faxnummern, die mehr als einmal in einem Fax-Job bzw. einem Verteiler vorkommen? Wie kann ich eine geladene Verteilerliste vollständig in die Empfängerliste übernehmen? Wie kann ich aus einer geladenen Verteilerliste einzelne Nummern in die Empfängerliste übernehmen? Wie kann ich in die Empfängerliste übernommene Nummern aus der Empfängerliste löschen? Wie kann ich eine Empfängerliste vollständig löschen? Ich habe die Empfängerliste verändert, also Nummern entfernt. Kann ich die aktuelle Liste speichern? Wie kann ich mehrere Verteiler laden, also die Nummern aus verschiedenen Verteilern zusammenfassen? Electronic Marketing Services FAQ Faxolution for Windows v Seite 1 / 53

2 5. Häufig gestellte Fragen zu ODBC Wie funktioniert der Adressimport per ODBC? Wie gelange ich in die ODBC Konfigurationsmaske? Wie kann ich eine neue Verbindung herstellen? wie kann ich die Adressdaten in die Empfängerliste übertragen? Häufig gestellte Fragen zum Versand Wie erzeuge ich ein Testfax? Wie kann ich eine manuell eingegebene Faxnummer schnell über die Tastatur in die Empfänger-Liste übertragen und direkt versenden? Wie stelle ich den Drucker auf Faxolution for Windows um und umgekehrt? Was sollte ich vor dem Versand einer größeren Aussendung beachten? Wo kann ich den aktuellen Status einer laufenden Aussendung sehen? Wozu dient die Eingabezeile Beschreibung? Wozu dient die Eingabezeile Kommentar? Muss der Rechner während des Versands permanent online sein? Was bedeutet Express? Muss Faxolution for Windows geöffnet bleiben, bis ein Fax-Job abgeschlossen ist? Muss ich immer online sein, wenn ich mit Faxolution for Windows arbeite? Wie kann ich nicht zugestellte Faxe erneut versenden? Wenn Faxe nicht zugestellt werden konnten. Welche Stati sind für einen erneuten Versand geeignet, welche nicht? Wie kann ich einen bereits übertragenen Fax-Job stornieren? Was bedeuten die verschiedenen Versand-Zeiten? Wozu dient das Feld Abrechnung? Häufig gestellte Fragen zum Reporting Wie kann ich einen Fax-Job weiter auswerten, z.b. in Microsoft Excel? Was bedeutet welcher Status? Kann ich die Archivdateien verschieben? Warum steht in der Detailansicht unter Gegenstelle eine andere Nummer als unter Faxnummer? Kann ich die Informationen in der Detailansicht sortieren? Häufig gestellte Fragen zu den Einstellungen Wozu dienen die Profile? Was bedeutet CSID? Warum sollte ich mit einer Standardkopfzeile/CSID arbeiten? Wie richte ich einen Faxbetrachter ein bzw. wo finde ich einen Faxbetrachter? Wann ist es sinnvoll die Robinsonliste zu deaktivieren? Was bedeuten die Einstellungen bei der Option Abrechnung? Warum kann es sinnvoll sein, dass andere Benutzer nicht auf mein Archiv zugreifen können? Was bedeuten die Einstellungen für die Status-Aktualisierung im Menü Extras, Optionen? Was bedeutet die Einstellung Fehler ignorieren im Menü Extras, Optionen, Serienfaxe? Häufig gestellte Fragen zu Befehlen und Serienfax-funktion Wie verwendet man die Faxolution for Windows Befehle? Was bedeutet personalisieren bzw. was ist ein Serienfax? Kann ich die Faxolution for Windows Befehle auch für einzelne Faxe verwenden? Welche Befehle stehen zur Verfügung? Wo setze ich die Befehle in einem Dokument am besten ein? Kann ich Befehle in die Kopfzeile eines Dokuments einsetzen? Muss ich eine besondere Schriftart oder Schriftgröße für die Befehle einstellen? Kann ich mein digitales Briefpapier zusammen mit den Befehlen verwenden? Electronic Marketing Services FAQ Faxolution for Windows v Seite 2 / 53

3 9.9. Müssen die Befehle eine bestimmte Anordnung/Formatierung haben? Personalisierter Faxversand aus Microsoft Word mit einem Verteiler aus Microsoft Excel Sinnvolle Befehlskombinationen für Serienfaxe Was sollte ich bei Serienfax-Jobs beachten? Wie splitte ich einen Verteiler (Seriendruckfunktion von Microsoft Word)? Was passiert, wenn in meinem Serienfax-Verteiler fehlerhafte Faxnummern enthalten sind? Was passiert, wenn in meinem Serienfax-Verteiler gleiche Faxnummern enthalten sind? Wie gebe ich bei Serienfaxen auftragsbezogene oder ggf. abrechnungsrelevante Informationen mit? Häufig gestellte Fragen zur Deckblattfunktion Wo stellt man die Absendeinformationen für das Faxdeckblatt ein? Deckblattbeispiele Vorlagen für ein eigenes Deckblatt Liste der in einem Deckblatt möglichen Befehle Wo werden die Deckblätter gespeichert? Wie kann man schnell testen wie das Deckblatt aussieht? Wie versende ich ein Fax mit einem vorgeschalteten Deckblatt? Wozu dient die Funktion QuickFax? Können mehrere verschiedene Deckblätter verwendet werden? Wie kann ich den Inhalt eines Deckblatts anpassen? Wie lang kann der Begleittext auf einem Deckblatt sein? Wo legt man fest, dass ein Deckblatt immer verwendet bzw. vorgeschlagen wird? Können die Seitenränder auch nachträglich verändert werden? Wo? Können in einem Deckblatt Kopf- und Fußzeilen verwendet werden? Unterstützte Formatierungen, Einschränkungen Häufig gestellte Fragen zur Sperrlistenfunktion Wozu dient die Sperrlistenfunktion, wie kann man sie aktivieren? Wo wird die Sperrlistendatei gespeichert? In welchem Format liegt die Sperrlistendatei vor? Wie können einzelne Nummern in die Sperrlistendatei aufgenommen werden? Wie können mehrere Nummern auf einmal in die Sperrlistendatei aufgenommen werden? Was passiert, wenn die Sperrlistendatei nicht gefunden werden kann oder zerstört ist? Wie werden Nummern in einem Fax-Job gekennzeichnet, die in der Sperrliste waren? Wie aktiviere ich die Sperrlistenfunktion in Serienbriefen? Gibt es einen entsprechenden Befehl? Wie kann man in der Sperrliste suchen? Was passiert mit doppelten Einträgen? Beschreibungen der Statusmeldungen Electronic Marketing Services FAQ Faxolution for Windows v Seite 3 / 53

4 1. Faxolution for Windows Einführung 1.1. Direkt aus jeder Anwendung für das Betriebssystem Windows faxen Retarus Faxolution for Windows ist eine intelligente Business Fax Lösung für Desktop und Marketing und Anwendungen, mit dem Telefaxe direkt über die moderne, hochleistungsfähige Retarus Cloud-Fax- Infrastruktur zuverlässig versandt werden können. Ohne zusätzliche Investitionen in Hardware, Leitungen oder Fax-Software steht auf diese Art und Weise eine nahezu unbegrenzte Faxkapazität zur Verfügung. Retarus Faxolution for Windows eignet sich sowohl für einzelne Telefaxe, die schnell und kostengünstig in alle Welt übertragen werden sollen, als auch für Aufträge an unbegrenzt viele Empfänger. Die Software, die durch ihre einfache Bedienung und ihr schlichtes, anwenderfreundliches Design besticht, erfordert keinerlei nennenswerte Einarbeitungszeit Systemvoraussetzungen Microsoft Windows 7, Microsoft Windows Vista oder Microsoft Windows XP Internetzugang Retarus Faxolution for Windows Software & Lizenzschlüssel Die Übertragung der Daten zu Retarus erfolgt über das sichere HTTPS-Protokoll. Die kostenlose Retarus Faxolution for Windows Software und den erforderlichen Lizenzschlüssel erhalten Sie bei Ihrem Retarus Kommunikationsberater Lizenzschlüssel / Installation Wenn Sie sofort mit Faxolution for Windows arbeiten möchten, schicken Sie das Anmeldeformular und die Allgemeinen Versandbedingungen der retarus GmbH unterschrieben an Retarus, am besten per Fax an die Nach Eingang der Dokumente erhalten Sie per Ihren Lizenzschlüssel. Wir empfehlen Ihnen, die Lizenzschlüsseldatei auf Ihrem PC abzulegen. Führen Sie das Installationsprogramm fax4win.exe aus. Nach Abschluss der Installation von Faxolution for Windows öffnet sich das Fenster Profil, Einstellungen. Der Lizenzschlüssel kann per Drag&Drop (Ziehen&Ablegen) in das Eingabefeld Lizenz eingetragen werden. Alternativ können Sie den Lizenzschlüssel zunächst auf Ihrem PC speichern und dann über Datei, Öffnen die Lizenzdatei einsetzen. Die dritte Möglichkeit ist es, die Datei mit einem Texteditor (z.b. notepad.exe) zu öffnen, alles zu markieren und dann über Copy&Paste (Kopieren&Einfügen) in das Eingabefeld zu übernehmen. Wenn Sie Retarus Faxolution for Windows in Verbindung mit Microsoft Windows Terminal Server einsetzen möchten, beachten Sie bitte Punkt 2.2. in diesem Dokument. Electronic Marketing Services FAQ Faxolution for Windows v Seite 4 / 53

5 1.4. Wichtiger Hinweis zu Updates und neuen Versionen Wenn neue Versionen von Faxolution for Windows bereitgestellt werden, erhalten Sie einen entsprechenden Hinweis. Es wird dringend empfohlen, in diesem Fall die neue Version von Faxolution for Windows zu installieren! 1.5. Aufbau Faxolution for Windows Faxolution for Windows besteht aus drei Programmteilen bzw. Hauptfenstern. Fenster Neuer Fax-Job Electronic Marketing Services FAQ Faxolution for Windows v Seite 5 / 53

6 Fenster Details Fenster Job-Übersicht Electronic Marketing Services FAQ Faxolution for Windows v Seite 6 / 53

7 BEISPIEL 1 Einzelnes Fax aus Microsoft Word verschicken Nach Fertigstellung des zu versendenden Dokumentes wählen Sie Datei, Drucken. Stellen Sie anstelle Ihres gewohnten Druckers den neu installierten Drucker Faxolution ein. Klicken Sie auf OK. Das Fenster Neuer Fax-Job wird geöffnet. Geben Sie die Faxnummer mit Ortsvorwahl in das Feld Faxnummer ein. Zum Test empfiehlt es sich die eigene Faxnummer einzutragen., um die eingegebene Nummer in die Empfängerliste zu über- Klicken Sie dann auf die Schaltfläche nehmen. Um das Fax zu versenden, klicken Sie auf die Schaltfläche Senden. In der Job-Übersicht im Ordner Ausgangskorb wird angezeigt, dass der Fax-Job zu Retarus übertragen wird, der Status wechselt dann auf übertragen. Ist das Fax erfolgreich versendet worden, wechselt der Status auf OK und der Fax-Job wird im Ordner Versand-Archiv in der betreffenden Kalenderwoche abgelegt. Electronic Marketing Services FAQ Faxolution for Windows v Seite 7 / 53

8 BEISPIEL 2 Fax aus Microsoft Word an einen Testverteiler schicken Erstellen Sie zunächst einen Testverteiler. Starten Sie dazu am besten einen Texteditor wie z. B. den Notizblock von Windows (notepad.exe). Die Faxnummer muss in der Datei an erster Stelle stehen, d.h. das erste Feld muss die Faxnummer enthalten. Mehrere Faxnummern müssen jeweils einzeln in einer Zeile stehen. Beispiel einer aus zwei Nummern bestehenden, kommagetrennten Datei: ,Retarus Electronic Services ,Retarus Vertrieb Die Information nach der Faxnummer (also nach dem Komma) ist optional. Sie erscheint im Feld Kommentar und kann falls gewünscht jeder Faxnummer als zusätzlicher Hinweis zugeordnet werden. Speichern Sie die Datei dann ab, z. B. unter dem Namen testverteiler.txt. Der voreingestellte Pfad für Verteiler (Profile) ist C:\Programme\Faxolution4Win\Verteiler. Wechseln Sie dann in Ihr Textverarbeitungsprogramm und wählen Sie nach Fertigstellung des zu versendenden Dokumentes Datei, Drucken. Stellen Sie als Drucker Faxolution ein. Klicken Sie auf OK. Das Fenster Neuer Fax-Job wird geöffnet. Um den zuvor erstellten Testverteiler zu laden, klicken Sie auf die Schaltfläche (Datei, Öffnen). Wählen Sie die Datei testverteiler.txt aus. Klicken Sie auf die Schaltfläche, um alle geladenen Nummern in die Empfängerliste zu übertragen. Um das Fax an die Empfängerliste zu versenden, klicken Sie auf die Schaltfläche Senden. Es folgt die Meldung, dass der Fax-Job zu Retarus übertragen wird. Nach Abschluss der Übertragung öffnet sich das Fenster Job-Übersicht, Ordner Ausgangskorb. Der Job hat den Status übertragen. Ist das Fax erfolgreich versendet worden, wechselt der Status auf OK und der Fax-Job wird im Ordner Versand-Archiv in der betreffenden Kalenderwoche abgelegt. Electronic Marketing Services FAQ Faxolution for Windows v Seite 8 / 53

9 1.6. Weitere Einstellungen Es kann sein, dass weitere Einstellungen notwendig sind, damit Sie Fax-Jobs von Ihrem PC über HTTPS zu Retarus übertragen können. Ferner können Sie in diesem Fenster den Fax-Betrachter festlegen. Folgende Einstellungen können Sie über den Menüpunkt Extras, Optionen vornehmen: Wenn die Tests abgeschlossen sind, sollten Sie Einstellungen, wie z. B. Absenderfaxnummer oder Kopfzeile überprüfen und anpassen. Diese kann über den Menüpunkt Extras, Profile vorgenommen werden: Weitere Informationen zu Profilen/Einstellungen finden Sie unter Punkt 6 in diesem Dokument. Electronic Marketing Services FAQ Faxolution for Windows v Seite 9 / 53

10 2. Allgemeine Fragen zu Faxolution for Windows 2.1. Wie spiele ich den Lizenzschlüssel ein? Nach Abschluss der Installation von Faxolution for Windows öffnet sich das Fenster Profil, Einstellungen. Der Lizenzschlüssel, den Sie von Ihrem Retarus Kommunikationsberater erhalten haben, kann per Drag&Drop (Ziehen&Ablegen) in das Eingabefeld Lizenz übernommen werden. Alternativ können Sie den Lizenzschlüssel zunächst auf Ihrem PC speichern und dann über Datei, Öffnen die Lizenzdatei einsetzen. Die dritte Möglichkeit ist es, die Datei mit einem Texteditor (z. B. notepad.exe) zu öffnen, alles zu markieren und dann über Copy/Paste (Kopieren/Einfügen) in das Eingabefeld zu übernehmen Läuft Faxolution for Windows in einer Terminal Server Umgebung? Ab Version 2.06 wird Terminal Server unterstützt. Wichtiger Hinweis: Bitte beachten Sie für die Installation, dass diese vom Terminal Server Client aus durchgeführt werden muss, nicht von der Konsole aus! 2.3. Läuft Faxolution for Windows unter Windows 95, 98, ME, Vista? Nein, leider nicht. Die unterstützten Betriebssysteme sind Microsoft Windows 7, Microsoft Windows Vista und Microsoft Windows XP Brauche ich eine Standleitung? Nein. Sie benötigen lediglich einen Internetzugang. Der Verbindungsaufbau kann über eine Wählverbindung via Modem, ISDN, DSL oder sogar Handy erfolgen Kann ich verschiedene Rechnungen z. B. für eine Kostenstellenzuordnung oder die Weiterverrechnung erhalten? Ja. Setzen Sie sich mit Ihrem Retarus Kommunikationsberater in Verbindung. Sie können weitere Schlüssel erhalten, die getrennt abgerechnet werden. Wenn Sie die versandten Faxe auf einer Rechnung nach z.b. Kostenstelle oder Projekt aufgeschlüsselt bzw. gruppiert erhalten möchten, nutzen Sie die Abrechnungsfunktion. Siehe 6.6. Option Abrechnung. Bitte beachten Sie, das Sie Retarus mitteilen müssen, wenn Sie diese Art der Abrechnung wünschen. Ferner bitten wir Sie zu beachten, dass die Testfax für eine größere Aussendung mit der gleichen Abrechnungskennung wie der eigentlichen Job versehen werden! Bei der kostenstellen- bzw. auftragsbezogenen Abrechnung gilt ein Mindestrechnungsbetrag i. H. v. 25,- EUR pro Rechnung! Electronic Marketing Services FAQ Faxolution for Windows v Seite 10 / 53

11 3. Häufig gestellte Fragen zu Dokumenten 3.1. Wie erstelle ich ein digitales Briefpapier bzw. ein Deckblatt? Sofern Sie Faxolution for Windows installiert haben, benötigen Sie keine weitere Software für das Erstellen einer Briefpapiervorlage oder eines Deckblatts. Wenn Sie bereits eine Vorlage haben, rufen Sie diese mit dem entsprechenden Programm auf. Wählen Sie dann in der Anwendung Datei drucken, stellen als Drucker Faxolution ein und bestätigen Sie mit OK. Faxolution for Windows wird gestartet. Wählen Sie im Menü Datei Fax speichern als aus und speichern Sie die Vorlage in dem von Ihnen gewünschten Verzeichnis ab (z. B. Briefpapier.TIF). Um die Vorlage verwenden zu können, müssen Sie jetzt noch angeben, wo sich die Vorlagendatei befindet. Wählen Sie dazu den Menüpunkt Extras, Profile, klicken Sie auf Vorlagen und öffnen Sie die vorher erzeugte Datei (z. B. Briefpapier.TIF). Sie können bis zu 4 Vorlagen pro Profil anlegen. Die Verwendung der Vorlagen funktioniert so wie Sie es von Ihrem Drucker gewohnt sind (Auswahl Papierschacht). Sofern Faxolution als Drucker eingestellt ist, müssen Sie nur noch die Papierzufuhr im Dokument einstellen. In Microsoft Word können Sie die zu verwendende Vorlage über Datei, Seite einrichten festlegen. Wenn Sie z. B. die Briefpapiervorlage unter Vorlage1 eingetragen haben, wählen Sie bei der Papierzufuhr Erste Seite die Vorlage 1 aus. Sollen bei mehrseitigen Dokumenten alle Seiten auf die Briefpapiervorlage gedruckt werden, stellen Sie auch unter Andere Seiten die Vorlage 1 ein. Bitte beachten Sie, dass Briefpapiervorlagen im TIF-Dateiformat vorliegen müssen. Die Beispielvorlagen seite1.tif und folgeseiten.tif finden Sie im Faxolution for Windows Programmverzeichnis C:\Programme\Faxolution4Win\ Wo kann ich die Auflösung einstellen? Die Auflösung kann im Fenster Neuer Fax-Job eingestellt werden. Wählen Sie im Menü Bearbeiten den Menüpunkt Auflösung und stellen Sie die Option Hoch (voreingestellt) oder Niedrig ein. Alternativ kann die Auflösung in der Statuszeile des Fensters Neuer Fax- Job umgestellt werden. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf Auflösung und wählen Sie hier zwischen den Optionen Hoch (voreingestellt) oder Niedrig. Bitte beachten Sie, dass die Einstellung immer nur für den aktuellen Fax-Job bzw. das aktuelle Fax gilt. Wenn Sie die Auflösung dauerhaft einstellen möchten, stellen Sie sie unter Extras, Profile, Weitere ein. Electronic Marketing Services FAQ Faxolution for Windows v Seite 11 / 53

12 3.3. Wo kann ich sehen, wie viele Seiten mein Fax-Job hat? Im Fenster Neuer Fax-Job wird die Seitenzahl in der Statuszeile angezeigt. Bei in Bearbeitung befindlichen, geplanten oder abgeschlossenen Fax-Jobs wird die Seitenzahl in der Job- Übersicht angezeigt Wozu dient die Einstellung Als Entwurf speichern bzw. was bedeutet der Status Entwurf? Wenn Sie einen Fax-Job aufgesetzt haben, also ein Faxdokument erstellt und Nummer bzw. Nummernliste in Faxolution for Windows eingetragen bzw. ausgewählt haben, können Sie den fertig gestellten Fax-Job entweder zu Retarus übertragen (Senden), wo er zum eingestellten Versandzeitpunkt verarbeitet wird oder über die Option Als Entwurf speichern sämtliche Auftragsdaten (Dokument und Nummern) auf Ihrem PC speichern. Der Fax-Job wird im Ordner in der Job-Übersicht gespeichert und als gekennzeichnet. Erst wenn Sie im Fenster Job-Übersicht zum Ordner wechseln und im Menü Datei die Option Job übertragen auswählen, wird der Fax-Job zu Retarus übertragen, wo er zum eingestellten Versandzeitpunkt verarbeitet wird. Bitte beachten Sie, dass ein Fax-Job nicht versendet wird, wenn Sie einen Versandzeitpunkt angegeben haben aber den Status Entwurf nicht aufgehoben haben! 3.5. Was bedeutet Standardkopfzeile? Ist die Option Standardkopfzeile aktiviert, wird am oberen Rand des Dokuments das Datum, die Uhrzeit, die unter CSID angegebene Faxkennung und Seite x von y eingestanzt. Beispiel: :15: /1 Electronic Marketing Services FAQ Faxolution for Windows v Seite 12 / 53

13 3.6. Was bewirkt die Einstellung keine Kopfzeile? Ist die Option keine Kopfzeile aktiviert, wird die Standardkopfzeile nicht verwendet. Die eingetragene Faxkennung (CSID) wird dann z. B. nur für das Empfangsjournal des Empfängers verwendet Wie wird eine individuelle Kopfzeile eingestellt? Sie können hier erweiterte Einstellungen für die Kopfzeile treffen, also z. B. Ihren Firmennamen und eine Abteilung angeben, es stehen bis zu 130 Zeichen zur Verfügung. Ferner können Datum und Uhrzeit sowie die Angabe der Seitenzahl über entsprechende Befehle individuell gestaltet werden. Befehl Bedeutung %Y Jahr, 4-stellig (z. B. 2002) %y Jahr, 2-stellig (z. B. 02) %m Monat, 2-stellig (01 bis 12) %d Kalendertag, 2-stellig (01 bis 31) %a Tag kurz, 3-stellig (z. B. Mon) %A Tag ausgeschrieben (z. B. Montag) %H Stunde, 2-stellig (00 bis 23) %M Minute, 2-stellig (00 bis 59) %S Sekunde, 2-stellig (00 bis 59) %P Seitennummer (1 bis 99) %T Gesamtseitenzahl (1 bis 99) %K Kommentar zu Nummer in Kopfzeile übernehmen (siehe auch 3.8) Anm.: Alleinstehende Prozentzeichen sind nicht erlaubt! Beispiel: %d.%m.%y %H:%M:%S Seite: %P von %T Absender: Muster GmbH Abt. Service Kopfzeile: :03:17 Seite: 1 von 12 Absender: Muster GmbH Abt. Service Electronic Marketing Services FAQ Faxolution for Windows v Seite 13 / 53

14 3.8. Wie kann ich die Kopfzeile personalisieren? Mit der aktuellen Version von Faxolution for Windows können Kopfzeilen personalisiert werden ( Headerpersonalisierung ), um z.b. einen Ansprechpartner beim Empfänger anzugeben. Für diese Funktion steht der Befehl %K zur Verfügung. %K übernimmt den im Feld Kommentar eingegebenen Text in die Kopfzeile bzw. den nach der Faxnummer in einem Verteiler stehenden Text. Beispielverteiler: ,Retarus z.hd. Herr Meier ,Retarus z.hd. Frau Schulze Einstellung unter Individuelle Kopfzeile: %d.%m.%y %H:%M:%S Von: Muster GmbH An: %K Seite: %P von %T Die Kopfzeile für die erste Nummer im Verteiler sieht wie folgt aus: :03:17 Von: Muster GmbH An: Retarus z.hd. Herr Meier Seite: 1 von 2 Die Kopfzeile für die zweite Nummer im Verteiler sieht wie folgt aus: :03:17 Von: Muster GmbH An: Retarus z.hd. Frau Schulze Seite: 1 von 2 Bitte beachten Sie, dass bis zu 130 Zeichen zur Verfügung stehen. Die Abstände zwischen den einzelnen Bestandteilen der Kopfzeile werden über die Eingabe von Leerzeichen gesteuert. Um ein optimales Ergebnis zu erzielen, empfiehlt es sich, den längsten vorkommenden Kommentar zum Test der Kopfzeilenformatierung zu berücksichtigen und mit einem Testfax das Ergebnis zu kontrollieren Wie kann ich ein Dokument mit weiteren Dokumenten kombinieren? Wenn Sie ein Dokument bzw. einen Fax-Job vorbereitet haben und dann weitere Seiten hinzufügen möchten, wählen Sie im Fenster Neuer Fax-Job im Menü Bearbeiten den Menüpunkt Hinzufügen aus. Sie können dann die Optionen Seiten am Anfang oder Seiten am Ende auswählen. Bitte beachten Sie, dass die Seite(n) als TIFF-Dateien vorliegen müssen. Sollte(n) die Datei(en) noch nicht im TIFF-Format vorliegen, gehen Sie so wie unter 2.1. beschrieben vor, um die Dokumente umzuwandeln. Electronic Marketing Services FAQ Faxolution for Windows v Seite 14 / 53

15 3.10. Was sollte ich beim Erstellen eines Faxdokuments beachten? Allgemein: Gestalten Sie Ihr Faxdokument möglichst kontrastreich, verwenden Sie klare abgegrenzte schwarze und weiße Bereiche. Setzen Sie Elemente nicht zu nah an die Seitenränder. Je nach Faxgerät können Bereiche des Dokuments abgeschnitten werden oder es wird eine zweite Seite eingezogen. Schriften: Verwenden Sie nach Möglichkeit serifenlose Schriften. Verwenden Sie keine extrem kleinen oder dünnen Schriften. Linien: Setzen Sie Linien lieber einen Tick stärker. Zu dünne Linien werden u. U. nicht übertragen. Grafiken, Logos, Bilder: Verzichten Sie möglichst auf Graustufen und größere schraffierte oder gepunktete Flächen. Das Medium Telefax bietet nur eine begrenzte Auflösung. Auf dem PC optisch ansprechende photorealistische Elemente verringern die Qualität des empfangenen Dokuments eher. Außerdem dauert der Empfang länger, das Faxgerät wird länger als notwendig blockiert und es wird mehr Toner bzw. Tinte verbraucht. Testen: Senden Sie Ihre Entwürfe zunächst an Ihr eigenes Telefax. Sie erhalten so schnell wertvolle Hinweise für eine optimierte Gestaltung Was bewirkt die Funktion Fax ersetzen im Menü Bearbeiten? Mit der Funktion Fax ersetzen können einen bereits abgeschlossenen Fax-Job als Vorlage für einen neuen Fax-Job an den gleichen Verteiler verwenden. Im Fenster Job-Übersicht wählen Sie im Menü Datei den Menüpunkt Erneut versenden/an alle Nummern aus. Die entsprechende Empfängerliste wird in das Fenster Neuer Fax-Job geladen. Um das alte Fax-Dokument durch das aktuelle Dokument zu ersetzen, wählen Sie im Menü Bearbeiten den Menüpunkt Fax ersetzen aus. Kontrollieren Sie sicherheitshalber mit dem Fax-Betrachter, dass das neue Dokument geladen wurde. Bitte beachten Sie, dass das aktuelle Dokument als TIFF-Datei vorliegen muss. Sollte(n) die Datei(en) noch nicht im TIFF-Format vorliegen, gehen Sie so wie unter 2.1. beschrieben vor, um die Dokumente umzuwandeln Kann ich personalisierte Faxe (z. B. mit der Seriendruckfunktion von Microsoft Word) versenden? Ja. Eine Beschreibung dieser Funktion sowie Beispiele finden Sie unter 7. Häufig gestellte Fragen zu den Befehlen und der Serienfaxfunktion in diesem Dokument. Bitte beachten Sie, dass Sie die aktuelle Version von Faxolution for Windows benötigen. Um zu überprüfen, ob es eine neuere Version gibt, klicken Sie auf Faxolution Update im Programmordner von Faxolution for Windows oder klicken Sie im Menü? auf den Menüpunkt Update und im dann aufgeblendeten Fenster auf Next. Electronic Marketing Services FAQ Faxolution for Windows v Seite 15 / 53

16 4. Häufig gestellte Fragen zu Verteilern 4.1. Wo muss die Faxnummer stehen, wie sieht eine Verteilerdatei aus? Die Faxnummer muss in der CSV- oder TXT-Datei an erster Stelle stehen, d.h. das erste Feld muss die Faxnummer enthalten. Mehrere Faxnummern müssen jeweils einzeln in einer Zeile stehen. Tabulator-getrennte Datei: Retarus Electronic Marketing Services Retarus Sales etc... Kommagetrennte Datei: ,Retarus Electronic Marketing Services ,Retarus Sales etc Wo kann ich sehen, an wie viele Nummern ich sende? Im Fenster Neuer Fax-Job wird die Anzahl der Nummern unterhalb der Empfängerliste angezeigt. Bei geplanten Fax-Jobs wird die Anzahl der Nummern in der Job-Übersicht im Ordner angezeigt. Bei in Bearbeitung befindlichen Jobs wird die Anzahl der Nummern in der Job-Übersicht im Ordner angezeigt. Electronic Marketing Services FAQ Faxolution for Windows v Seite 16 / 53

17 4.3. Was ist die Robinsonliste? Die Telefax-Robinsonliste des BITKOM (Bundesverband Informationswirtschaft, Telekommunikation und neue Medien e.v.) dient dazu, vor unerwünschten Telefax-Werbe-Rundsendungen zu schützen. Sie ist ausschließlich für Telefaxrundsendungen wirksam und vollkommen unabhängig von allen anderen existierenden Robinsonlisten (Post, etc.). Der Eintrag in diese Liste ist kostenlos. Die Sperrung gilt für alle Telefax-Mehrwertdienstleister, die sich auf diesen gemeinsamen Verhaltenskodex, nämlich die Robinsonliste des BITKOM streng zu beachten, verpflichtet haben. Sofern die Option BITKOM-Robinsonliste verwenden in Faxolution for Windows aktiviert ist, werden Ihre Telefax-Aussendungen mit der Robinsonliste abgeglichen. Sind Nummern aus der Robinsonliste in Ihrem Verteiler enthalten, werden die Faxe nicht an diese Nummern zugestellt. Gesperrte Nummern erhalten in der Job-Übersicht den Status BLACKLIST, was Ihnen eine nachträgliche Überprüfung ermöglicht. Wir empfehlen Ihnen speziell bei größeren Werbeaussendungen die BITKOM-Robinsonliste zu verwenden! Retarus pflegt übrigens die Robinsonliste im Auftrag des BITKOM Wie erstellt man einen Verteiler im TXT- oder CSV-Format? Im Prinzip unterstützt jede Anwendung (Textverarbeitung, Tabellenkalkulation, Datenbank etc.), in der Faxnummern verwaltet werden, die Ausgabe bzw. den Export von Datensätzen im TXT- (Textformat) oder im CSV-Format (Comma Separated Values). Hierzu steht eine Export-Funktion zur Verfügung oder ein Dateifilter, mit dem Dateien über Datei speichern unter im Textformat gespeichert werden können. Bitte beachten Sie, dass die Faxnummer immer an 1. Stelle in der Verteilerdatei stehen und durch ein Trennzeichen (Komma, Tab, Semikolon) von weiteren Eingaben wie z. B. Firmenname getrennt sein muss. Beispiel: ,retarus GmbH Herr Mustermann (optional) ,retarus Sales Frau Mustermann (optional) etc Was passiert, wenn neben der Faxnummer andere Informationen im Verteiler enthalten sind? Sofern die Informationen durch ein Trennzeichen (Komma, Tab, Semikolon) von weiteren Informationen wie z. B. dem Firmennamen getrennt sind, erscheinen diese im Feld Kommentar. Electronic Marketing Services FAQ Faxolution for Windows v Seite 17 / 53

18 4.6. Wie erstellt man einen TXT- bzw. CSV-Verteiler in Microsoft Excel? Bitte beachten Sie, dass die Faxnummer in der 1. Spalte enthalten sein muss. Um die Datei als CSV- oder TXT-Datei zu speichern, wählen Sie In Microsoft Excel Datei, Speichern unter und stellen Sie als Dateityp CSV (Trennzeichen getrennt) oder Text (Tabs getrennt) ein. Klicken Sie dann auf Speichern. Bestätigen Sie im nachfolgenden Fenster den Speichervorgang mit Ja Wie erstellt man einen TXT- bzw. CSV-Verteiler in Microsoft Access? Markieren Sie die Spalte, die die Faxnummern enthält und ggfs. weitere Spalten, die Sie als Kommentar verwenden möchten. Bitte beachten Sie, dass die Faxnummer am Anfang bzw. in der ersten Spalte enthalten sein muss. Wählen Sie Bearbeiten, Kopieren. Starten Sie einen Texteditor (z. B. notepad.exe) und fügen Sie die kopierten Daten ein. Die Daten liegen Tab-getrennt vor. Löschen Sie die erste Zeile mit den Feldbezeichnungen. Speichern Sie die Datei ab Was passiert mit Faxnummern, die mehr als einmal in einem Fax-Job bzw. einem Verteiler vorkommen? Faxolution for Windows erkennt Dubletten, meldet diese bei der Übernahme aus der Nummernliste in die Empfängerliste und entfernt sie. Ist es erwünscht, ein Fax mehrfach an die gleiche Nummer zu senden, müssen die entsprechenden Verteiler bzw. der Fax-Job neu geladen bzw. versandt werden Wie kann ich eine geladene Verteilerliste vollständig in die Empfängerliste übernehmen? Klicken Sie auf die Schaltfläche, um alle geladenen Nummern in die Empfängerliste zu übernehmen Wie kann ich aus einer geladenen Verteilerliste einzelne Nummern in die Empfängerliste übernehmen? Markieren Sie die Nummer in der geladenen Verteilerliste mit der Maus. Um mehrere Nummern zu markieren, halten Sie die STRG-Taste gedrückt und markieren Sie die Nummern mit der Maus. Klicken Sie dann auf die Schaltfläche, um die ausgewählten Nummern in die Empfängerliste zu übernehmen Wie kann ich in die Empfängerliste übernommene Nummern aus der Empfängerliste löschen? Markieren Sie die Nummer in der Empfängerliste mit der Maus. Um mehrere Nummern zu markieren, halten Sie die STRG-Taste gedrückt und markieren Sie die Nummern mit der Maus. Klicken Sie dann auf die Schaltfläche, um die ausgewählten Nummern aus der Empfängerliste zu entfernen. Electronic Marketing Services FAQ Faxolution for Windows v Seite 18 / 53

19 4.12. Wie kann ich eine Empfängerliste vollständig löschen? Klicken Sie auf die Schaltfläche, um alle Nummern aus der Empfängerliste zu entfernen Ich habe die Empfängerliste verändert, also Nummern entfernt. Kann ich die aktuelle Liste speichern? Klicken Sie auf die Schaltfläche, um die Nummern, die sich aktuell in der Empfängerliste befinden, zu speichern. Wenn Sie die vorher geladene Datei nicht überschreiben möchten, speichern Sie die aktualisierte Empfängerliste unter einem anderen Namen ab Wie kann ich mehrere Verteiler laden, also die Nummern aus verschiedenen Verteilern zusammenfassen? Wenn sich Ihre Verteilerlisten im gleichen Verzeichnis befinden: Halten Sie die STRG-Taste gedrückt und wählen Sie im Datei-Auswahl-Dialog mit der Maus aus. Wenn sich Ihre Verteilerlisten in verschiedenen Verzeichnissen befinden: Laden Sie eine Verteilerliste und übernehmen Sie sie in die Empfängerliste. Laden Sie dann die nächste Verteilerliste und übernehmen Sie diese in die Empfängerliste usw. Faxolution for Windows erkennt Dubletten, meldet diese bei der Übernahme aus der Nummernliste in die Empfängerliste und entfernt sie. 5. Häufig gestellte Fragen zu ODBC 5.1. Wie funktioniert der Adressimport per ODBC? ODBC steht für Open Database Connectivity. Hier wird also eine Schnittstelle zur Verfügung gestellt, über die Adressdaten in Faxolution for Windows importiert werden können. Welche Quellen hierfür genutzt werden können hängt davon ab, ob ein entsprechender ODBC-Treiber existiert. Welche Treiber zur Verfügung stehen, können Sie selbst sehen, wenn Sie eine neue Verbindung einrichten (5.3.) Electronic Marketing Services FAQ Faxolution for Windows v Seite 19 / 53

20 5.2. Wie gelange ich in die ODBC Konfigurationsmaske? Sie können eine beliebige Datenquelle für den ODBC Adressimport verwenden. Im Fenster Neuer Fax-Job befindet sich auf der linken Seite das Fenster, indem die Datenquelle für den Adressimport ausgewählt werden kann. Mit einem Klick auf den rechten Reiter ODBC gelangt man in die Ansicht, von der aus die Konfiguration einer ODBC Verbindung gestartet werden kann Wie kann ich eine neue Verbindung herstellen? Wenn Sie in der oben stehenden Ansicht auf ODBC Zugriff konfigurieren klicken, gelangen Sie in die Profil Einstellungen. Im Reiter ODBC können Sie alle notwendigen Einstellungen für den Adressimport treffen. Zunächst muss eine Datenquelle ausgewählt werden, die für die Verbindung genutzt werden soll. Diese wählt man mit einem Klick auf aus. Electronic Marketing Services FAQ Faxolution for Windows v Seite 20 / 53

21 Sie können entweder eine bestehende Benutzerdatenquelle aus der Liste auswählen, oder eine neue konfigurieren, indem Sie auf ausgegeben, die für ODBC verfügbar sind. klicken. Es wird Ihnen dann eine Liste von verfügbaren Treibern Wie das für eine Exceltabelle als Datenquelle funktioniert, sehen Sie hier. Mit einem Klick auf Fertig stellen oder einem Doppelklick in die relevante Zeile gelangt man in das zugehörige Setup, wo entweder im Eingabefeld der Name der Datenquelle angegeben werden kann, oder die gewünschte Arbeitsmappe mit einem Klick auf Arbeitsmappe auswählen aufgerufen wird. Electronic Marketing Services FAQ Faxolution for Windows v Seite 21 / 53

22 Mit einem Klick auf OK kehrt man in die Profil Einstellungen zurück, wo noch einige finale Angaben gemacht werden müssen. So muss zum einen der Name der zu berücksichtigenden Tabelle angegeben werden, wobei exakt dieselbe Schreibweise verwendet werden muss, wie in der Exceltabelle. [Tabellenname $] Außerdem muss festgelegt werden, welcher Bereich der Tabelle für den Adressimport berücksichtigt werden soll. Wichtig: Da stets die erste mit Inhalt gefüllte Zeile der Datei als Überschrift interpretiert wird, sollte diese erste Zeile der Exceldatei auch Überschriften anstatt Adressdaten enthalten. Anderenfalls wird die erste Adresszeile nicht übertragen. Um zu überprüfen, ob die gewünschte Verbindung korrekt eingerichtet wurde, steht ein Verfügung. Stimmen hier alle Angaben mit dem überein, was erwartet wurde, können Sie auf zur und klicken. Die zu importierenden Adressen erscheinen daraufhin im Fenster Neuer Fax Job auf der linken Seite. Electronic Marketing Services FAQ Faxolution for Windows v Seite 22 / 53

23 5.4. wie kann ich die Adressdaten in die Empfängerliste übertragen? Sie können die importierten Adressen einfach mit einem Klick auf in die Empfängerliste importieren. Wenn nur einzelne Datensätze der Empfängerliste hinzugefügt werden sollen, so markieren Sie die gewünschten Zeilen und fügen Sie diese mit einem Klick auf der Empfängerliste hinzu. Electronic Marketing Services FAQ Faxolution for Windows v Seite 23 / 53

24 6. Häufig gestellte Fragen zum Versand 6.1. Wie erzeuge ich ein Testfax? Senden Sie einen vorbereiteten Fax-Job an ihre eigene Faxnummer (empfangsbereites Faxgerät mit Ortsvorwahl). Wenn es ganz schnell gehen soll, aktivieren Sie Express. Alternativ kann ein Profil Testfax hinterlegt werden, als Standardverteiler hinterlegt man eine Verteilerliste, die nur aus der eigenen oder mehreren eigenen Faxanschlüssen besteht. Für das Testfax stellt man das Profil auf Testfax um, der Standardverteiler wird automatisch geladen, senden, fertig Wie kann ich eine manuell eingegebene Faxnummer schnell über die Tastatur in die Empfänger-Liste übertragen und direkt versenden? Geben Sie die Faxnummer ein und drücken Sie 5x Enter. Oder geben Sie die Faxnummer ein, drücken Sie 3x Enter und klicken Sie auf Senden Wie stelle ich den Drucker auf Faxolution for Windows um und umgekehrt? Beispiel für Microsoft Word: Merken Sie sich den aktuell unter Datei, Drucken, Druckername eingestellten Drucker und wählen Sie dann Faxolution aus. Klicken Sie entweder auf Schließen, wenn nicht gleich gefaxt werden soll (übernimmt die getroffene Einstellung) oder bestätigen Sie mit OK. Faxolution for Windows wird gestartet. Zurücknehmen der Einstellung: Ersetzen Sie unter Datei, Drucken, Druckername den aktuell eingestellten Drucker Faxolution durch den üblicherweise eingetragenen Druckernamen. Klicken Sie entweder auf Schließen, wenn nicht gleich gedruckt werden soll (übernimmt die getroffene Einstellung) oder bestätigen Sie mit OK, um zu drucken Was sollte ich vor dem Versand einer größeren Aussendung beachten? Dokument kontrollieren: In jedem Fall empfiehlt es sich, das zu versendende Dokument VOR dem Versand noch mal mit dem Dateibetrachter zu überprüfen. Außerdem sollte das betreffende Dokument unbedingt einmal zum Test an eine einzelne, eigene Faxnummer geschickt werden. Verteiler checken: Haben die Nummern ein gültiges Format, d.h. im Inland mindestens eine führende Null (Ortsvorwahl)? Nummern prüfen: Haben die Nummern versehentlich zwei führende Nullen, obwohl der Job nur für das Inland gedacht war? Wird durch dieses Versehen eine gültige internationale Vorwahl (0033 Frankreich obwohl 033xx im Inland gemeint war), wird auf jeden Fall versucht, das Fax im Ausland zuzustellen! Profil: Ist das richtige Profil eingestellt? Und ist die BITKOM-Robinsonliste aktiviert? Letzteres ist vor allem bei Faxen mit Werbeinhalt sehr empfehlenswert! Electronic Marketing Services FAQ Faxolution for Windows v Seite 24 / 53

25 6.5. Wo kann ich den aktuellen Status einer laufenden Aussendung sehen? Bei in Bearbeitung befindlichen oder geplanten Fax-Jobs werden in der Spalte Erfolg die bereits bearbeiteten Empfänger in der Job-Übersicht angezeigt, z. B. 133 / 512. Im Fenster Details wird der aktuelle Status des Fax-Jobs im Feld Erfolg eingeblendet. Hier wurde das Fax an nur einen einzigen Empfänger versandt, mit Erfolg Wozu dient die Eingabezeile Beschreibung? Für jedes Fax oder jeden Fax-Job kann im Feld Beschreibung ein eindeutiger Text hinterlegt werden, der es ermöglicht, die Aufträge übersichtlicher zu verwalten. Beispiel: Kundenfax KW Wozu dient die Eingabezeile Kommentar? Im Feld Kommentar kann jeder Faxnummer ein eindeutiger Text zugeordnet werden. Beispiel: Niederlassung München Herr Meier. Wird eine Verteilerliste geladen, so enthält das Feld Kommentar die Informationen, die NACH der Faxnummer (also nach dem Trennzeichen hinter der Faxnummer) in der Verteilerliste enthalten sind. Beispiel: Nummer,Kommentar ,retarus GmbH Herr Mustermann 6.8. Muss der Rechner während des Versands permanent online sein? Nein. Sobald in der Job-Übersicht im Ordner Ausgangskorb angezeigt wird, dass der Fax-Job entweder den Status in Versand, wartend oder übertragen hat, ist der Fax-Job auf die Retarus Faxolution Infrastruktur übertragen worden. Der Fax-Job wird zum eingestellten Versandzeitpunkt verschickt. Die Versandstati können zu einem späteren Zeitpunkt abgerufen werden starten Sie Faxolution for Windows, markieren Sie den entsprechenden Fax-Job und klicken Sie dann auf die Schaltfläche Refresh Was bedeutet Express? Fax-Jobs mit der Einstellung Express werden bei Retarus mit höchster Priorität verarbeitet. Die Fax-Jobs haben Vorrang vor anderen aktuell bei Retarus in Bearbeitung befindlichen Versendungen. Electronic Marketing Services FAQ Faxolution for Windows v Seite 25 / 53

26 6.10. Muss Faxolution for Windows geöffnet bleiben, bis ein Fax-Job abgeschlossen ist? Nein, sofern der Fax-Job zu Retarus vorher übertragen wurde Muss ich immer online sein, wenn ich mit Faxolution for Windows arbeite? Nein. Sie müssen lediglich online sein, um Fax-Jobs zu Retarus zu übertragen oder um Statusmeldungen zu erhalten bzw. zu aktualisieren. Sie können offline Fax-Jobs aufsetzen, Briefpapiervorlagen erstellen, Reports von abgeschlossenen Jobs exportieren oder nachträglich betrachten etc Wie kann ich nicht zugestellte Faxe erneut versenden? Wenn ein Fax-Job abgeschlossen ist, wird in der Spalte Erfolg der Job-Übersicht angezeigt, wie viele Nummern von der Gesamtzahl Nummern erreicht werden konnte (z. B. 41/50). Um alle nicht zugestellten Faxe erneut zu versenden, markieren Sie die Jobzeile, klicken Sie auf die Schaltfläche Erneut und wählen Sie die Option an alle nicht OK. Der Versand an alle Nummern, die nicht erreicht werden konnten, erfolgt dann unmittelbar und zwar unabhängig von der Fehlerursache. Gezielter lässt sich ein Nachversand aufsetzen, wenn Sie durch einen Doppelklick auf den Fax-Job die Detailansicht aufrufen. Sie bekommen hier für jede Nummer den zurückgemeldeten Status angezeigt und können die Liste nach den Statusmeldungen sortieren. Durch das Markieren aller Zeilen, in denen ein Status vorkommt, der einen Nachversand sinnvoll erscheinen lässt (z. B. BUSY belegt), versenden Sie dann nur an Nummern, wo eine entsprechende Erfolgsaussicht besteht. Nummern, für die z. B. WRONG_NO (falsche Nummer) oder NO_FAX (kein Faxgerät) zurückgemeldet wurde und daher gar nicht erreicht werden können, werden nicht noch einmal angefaxt. Diese Nummern bzw. Informationen können exportiert werden und zur Verteilerpflege verwendet werden Wenn Faxe nicht zugestellt werden konnten. Welche Stati sind für einen erneuten Versand geeignet, welche nicht? Bei den folgenden Rückmeldungen ist ein erneuter Zustellversuch sinnvoll: BUSY, PAGE_SEND_ERROR, RMT_CSID, NO_TRAINING, EOD_FAILED, RING_TO Eine genaue Beschreibung aller Statusmeldungen finden Sie am Ende dieses Dokuments Wie kann ich einen bereits übertragenen Fax-Job stornieren? Sofern der Fax-Job noch nicht den Status in Versand im Ordner Ausgangskorb hat (z. B. weil Sie einen in der Zukunft liegenden Versandzeitpunkt eingestellt haben), können Sie die Jobzeile markieren und dann auf Abbruch klicken. Die Anweisung wird zu Retarus übertragen und der Fax-Job wird bei Retarus gelöscht. Electronic Marketing Services FAQ Faxolution for Windows v Seite 26 / 53

27 Bitte beachten Sie, dass der Job auf Ihrem PC erst dann endgültig gelöscht werden kann, wenn der Fax- Job in den Ordner Versand-Archiv in der betreffenden Kalenderwoche abgelegt wurde. Bitte beachten Sie auch, dass aufgrund der extrem leistungsfähigen Fax-Infrastruktur von Retarus ein übertragener und in Bearbeitung befindlicher Fax-Job entweder gar nicht oder nur noch teilweise abgebrochen werden kann, da die Telefaxe bereits verarbeitet sind! Was bedeuten die verschiedenen Versand-Zeiten? Jetzt Express Der Auftrag wird sofort nach der Übertragung zu Retarus versendet. Der Auftrag wird mit der höchsten Priorität bei Retarus verarbeitet. Das bedeutet, dass der Auftrag andere aktuell in Bearbeitung befindlichen Aufträge überholt. Nachts Zeitpunkt Der Auftrag wird zum günstigeren Nachttarif nach Uhr versendet. Eingabe des gewünschten Versandtermins (Tag/genaue Uhrzeit). Der Auftrag wird ebenfalls sofort zu Retarus übertragen, aber erst zum angegebenen Zeitpunkt verschickt. Dadurch gehen bei einem Ausfall Ihres Systems keine Aufträge verloren und Ihr Rechner muss zum Versandtermin nicht online sein. Der Auftrag kann vor dem Versandtermin noch jederzeit storniert werden, er steht als wartend in Ihrer Job-Übersicht Wozu dient das Feld Abrechnung? Für jedes Fax oder jeden Fax-Job kann im Feld Abrechnung eine abrechnungsrelevante Information hinterlegt werden, die eine spätere noch feinere Zuordnung ermöglicht. So kann ein Dokument, welches im Feld Beschreibung immer die gleiche Information enthalten soll, nach dem Versand an jeweils unterschiedliche Verteiler einer Kostenstelle oder Abteilung zugeordnet werden. Beispiel: PLZ8-9 im Feld Abrechnung und Kundenfax_KW17 im Feld Beschreibung. Siehe auch Punkt 7.2. bzw in diesem Dokument. Electronic Marketing Services FAQ Faxolution for Windows v Seite 27 / 53

28 7. Häufig gestellte Fragen zum Reporting 7.1. Wie kann ich einen Fax-Job weiter auswerten, z.b. in Microsoft Excel? Um einen Fax-Job zu exportieren, können Sie den Fax-Job entweder in der Job-Übersicht markieren und den Report dann über die Schaltfläche Report erzeugen oder in der Detailansicht alle Zeilen (Nummern) exportieren bzw. nur die Zeilen (Nummern) exportieren, die Sie markiert haben. Als Ausgabeformat stehen Ihnen die Formate *.TXT oder *.CSV kommagetrennt zur Verfügung. Diese beiden Formate können von allen gängigen Anwendungen (Textverarbeitung, Tabellenkalkulation, Datenbank etc.) eingelesen, geöffnet oder importiert werden. Wenn Sie den Report als kommagetrennte TXT-Datei gespeichert haben, starten Sie Microsoft Excel. Stellen Sie den Dateityp auf Alle Dateien (*.*) um. Öffnen Sie die TXT-Datei. Es erscheint der Textkonvertierungs-Assistent. Stellen Sie als Datentyp Getrennt ein und klicken Sie auf Weiter >. Im 2. Fenster aktivieren Sie das Trennzeichen Komma. Die Vorschau zeigt jetzt die Daten in Spalten an. Klicken Sie auf Weiter >. Im 3. Fenster stellen Sie als Datenformat für die erste Spalte, die die Faxnummer(n) enthält, das Format Text ein (es kann sonst vorkommen, dass führende Nullen der Faxnummern verschwinden ). Klicken Sie dann auf die Schaltfläche Fertigstellen. Wenn Sie den Report als CSV-Datei gespeichert haben, erkennt Microsoft Excel das Format automatisch und lädt die Datei OHNE den vorher beschriebenen Importdialog zu öffnen. Dies führt u. U. dazu, dass führende Nullen der Faxnummern nicht angezeigt werden, da die Spalte, die die Faxnummer enthält, nicht auf das Datenformat Text umgestellt werden konnte. Umgehen können Sie dieses Verhalten durch einen einfachen Trick. Benennen Sie die Dateiendung z. B. in.cs um. Da Excel diese Dateiendung nicht erkennt, öffnet sich der Importdialog und Sie können die hier beschriebenen Einstellungen vornehmen Was bedeutet welcher Status? Eine Liste zu sämtlichen Statusmeldungen finden Sie am Ende dieses Dokuments Kann ich die Archivdateien verschieben? Ja. Die links eingeblendete, nach Kalenderwochen sortierte Liste im Fenster Job-Übersicht finden Sie auch als entsprechende Verzeichnisstruktur auf dem eingestellten Archiv-Laufwerk/Verzeichnis wieder (z. B. c:\programme\faxolution4win\archive-2008\kw50). Das Verzeichnis kann z. B. mit dem Windows Explorer verschoben werden und wird beim nächsten Start von Faxolution for Windows nicht mehr angezeigt. Bitte beachten Sie, dass in einem Netzwerk zwei Rechner bzw. Installationen von Faxolution for Windows nicht das gleiche Archiv benutzen dürfen! Electronic Marketing Services FAQ Faxolution for Windows v Seite 28 / 53

29 7.4. Warum steht in der Detailansicht unter Gegenstelle eine andere Nummer als unter Faxnummer? Es handelt sich um die beim Empfänger bzw. auf dem Gerät des Empfängers eingestellte Faxkennung Kann ich die Informationen in der Detailansicht sortieren? Durch Anklicken der Spaltenüberschrift können die Daten sortiert werden. Diese Funktion ist auch über den Menüpunkt Liste erreichbar. Sie können ferner über das Menü Ansicht, Markieren, alle nicht OK alle Nummern markieren, an die das Fax nicht durchgegangen ist. Um einen Nachversand anzustoßen, klicken Sie dann auf die Schaltfläche Erneut. Die markierten Nummern werden in die Empfängerliste übernommen. Durch Klicken auf Senden verschicken Sie das Fax. Alternativ können Sie die gewünschten Zeilen einzeln mit der Maus markieren. Um mehrere Zeilen auszuwählen, halten Sie dabei die STRG-Taste gedrückt. Electronic Marketing Services FAQ Faxolution for Windows v Seite 29 / 53

30 8. Häufig gestellte Fragen zu den Einstellungen 8.1. Wozu dienen die Profile? Über die verschiedenen Profile können zum einen bestimmte Einstellungen fest verdrahtet werden, um z. B. je nach Fax-Job direkt auf diesen Einstellungen aufsetzen zu können. Zum anderen ermöglichen die Profile auch die Zugriffsteuerung auf die Archivdateien sowie auf die verschiedenen Profile selbst. Beispiele: Sie versenden tagsüber einzelne Telefaxe und möchten, da es sich nicht um Werbesendungen handelt, die BITKOM-Robinsonliste deaktivieren, da sonst u.u. ein wichtiges Dokument den Empfänger nicht erreicht, da dieser seine Faxnummer in die Robinsonliste eingetragen hat. Sie könnten das Profil Einzelfax nennen und speichern. Für Ihre Werbeaussendungen legen Sie ein zweites Profil an, in dem die BITKOM-Robinsonliste aktiviert ist. Weitere Einstellungen, die Sie über die Profile treffen können, sind z. B. andere Kopfzeilen oder Faxkennungen, verschiedene Vorlagen (Briefpapiere) je nach Profil, das automatische Laden eines Standardverteilers, etc. Die Zugriffsteuerung kann dazu verwendet werden, Benutzern, die an dem gleichen PC arbeiten, die Anlage von Profilen zu erlauben oder zu verwehren. Ferner ist es möglich, den Zugriff auf die Versandarchive einzuschränken, so dass ein Benutzer nur die Fax-Aufträge einsehen kann, die er selbst erstellt hat. Durch die Möglichkeit, die Verzeichnisse für die Archive individuell für jedes Profil einzustellen, können die Auftrags- und Reportingdaten an verschiedenen Stellen abgelegt werden. Es können Standard-Abrechnungskennungen vorgegeben werden, um z. B. Kostenstellen zu hinterlegen. Last but not least kann für jedes Profil ein verschiedener Lizenzschlüssel verwendet werden, was eine profilabhängige Rechnungsstellung durch Retarus ermöglicht und so eine interne oder externe Weiterverrechnung ermöglicht Was bedeutet CSID? Die CSID (Calling Station Identifier) ist Ihre Absenderfaxkennung, die Sie unter Extras, Profile, Basis im Feld Kennung eingetragen haben. Beispiel: Warum sollte ich mit einer Standardkopfzeile/CSID arbeiten? Sie ermöglichen so dem Empfänger der Faxsendung zu erkennen, von wem das Fax wann kam und wie viele Seiten es hat(te). Electronic Marketing Services FAQ Faxolution for Windows v Seite 30 / 53

31 8.4. Wie richte ich einen Faxbetrachter ein bzw. wo finde ich einen Faxbetrachter? Als Faxbetrachter eignet sich jedes Grafikprogramm, welches mehrseitige TIFF-Dateien anzeigen kann. Das entsprechende Programm können Sie unter Extras, Optionen, Fax-Betrachter eintragen. Sollten Sie kein entsprechendes Programm besitzen, können Sie ein mit Windows ausgeliefertes Utility verwenden (wangimg.exe oder kodakimg.exe). Das Programm ist in der Regel bei Windows 2000 unter C:\Programme\Windows NT\Zubehör\ImageVue\kodakimg.exe bzw. bei Windows NT unter C:\Programme\Windows NT\Zubehör\ImageVue\wangimg.exe zu finden. Tragen Sie den entsprechenden Pfad/Aufruf unter Extras, Optionen, Fax-Betrachter ein Wann ist es sinnvoll die Robinsonliste zu deaktivieren? Dies kann bei Telefaxen, die keine Werbesendung sind, sinnvoll sein, da sonst u.u. ein wichtiges Dokument den Empfänger nicht erreicht, da dieser seine Faxnummer in die Robinsonliste eingetragen hat Was bedeuten die Einstellungen bei der Option Abrechnung? Die voreingestellten Werte nach der Installation sind: Sie können bei allen Faxen, die über das Fenster Neuer Fax-Job verschickt werden, im Feld Abrechnung eine Abrechnungs-Kennung eintragen. Alternativ können Sie im Eingabefeld Vorgabe einen festen Eintrag hinterlegen, z. B. eine Kostenstelle. Alle Aufträge sind mit diesem Kennzeichen versehen, was zu Auswertungszwecken nützlich sein kann. Soll immer die gleiche Abrechnungskennung gelten, d.h. sie soll im Fenster Neuer Fax-Job nicht verändert werden können, schalten Sie nach dem Eintragen der Abrechnungskennung im Feld Vorgabe Aktivieren ab. Ferner können Sie festlegen, wie viele bereits verwendete Abrechnungskennungen im Fenster Neuer Fax-Job zur Auswahl angezeigt werden sollen, um sie beispielsweise wieder zu verwenden. Beachten Sie bitte auch Punkt 1.4. Electronic Marketing Services FAQ Faxolution for Windows v Seite 31 / 53

32 8.7. Warum kann es sinnvoll sein, dass andere Benutzer nicht auf mein Archiv zugreifen können? Diese Optionen bieten sich z. B. an, wenn sich mehrere Personen eine Faxolution for Windows Installation teilen Was bedeuten die Einstellungen für die Status-Aktualisierung im Menü Extras, Optionen? Die voreingestellten Werte nach der Installation sind: Die einzelnen Statusmeldungen werden automatisch im vorgegebenen Intervall aktualisiert, wenn Faxolution for Windows gestartet ist (empfohlen). Wenn Sie möchten, dass die Statusmeldungen im Hintergrund aktualisiert werden, ohne dass das Programm gestartet wird, was bei größeren personalisierten Fax-Jobs sinnvoll sein kann, aktivieren Sie die Option nach Windows-Anmeldung im Hintergrund. Die Option Detailansicht für Übertragung als Symbol anzeigen kann aktiviert werden, wenn Sie während des laufenden Versands noch genauere Informationen einsehen möchten Was bedeutet die Einstellung Fehler ignorieren im Menü Extras, Optionen, Serienfaxe? Die Option wird dazu verwendet, Warnungen bei fehlerhaften oder falschen Faxnummern an- oder abzuschalten. Ist die Option Fehler ignorieren aktiviert, übergeht Faxolution for Windows fehlerhafte Datensätze bzw. Faxnummern. Ist die Option Fehler ignorieren deaktiviert, öffnet sich bei fehlerhaften Nummern oder unkorrekten Befehlen das Fenster Neuer Fax-Job mit dem Hinweis Datensatz mit fehlender oder ungültiger Angabe korrigieren im Fenstertitel. Sie können jetzt die fehlerhafte oder fehlende Angabe korrigieren. Die entsprechenden unkorrekten Einträge (Faxnummern) haben in der Job-Übersicht den Status WRONG_NO (falsche Nummer). TIPP: Aktivieren Sie die Option Fehler ignorieren, wenn Sie größere Serienfax-Aussendungen machen. Vorteil: Der Fax-Job wird zuverlässig ohne Unterbrechung verschickt. Die Fax-Dokumente an nicht korrekt adressierte Nummern können bequem nachträglich verschickt werden. Electronic Marketing Services FAQ Faxolution for Windows v Seite 32 / 53