Von der Planung zum Betrieb MPS Komplexität minimieren. BBL Managed Print Services WTO-1301 Stefan Dimmler/ 06. April, 2016

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1 Von der Planung zum Betrieb MPS Komplexität minimieren BBL Managed Print Services WTO-1301 Stefan Dimmler/ 06. April,

2 2 Herausforderung?

3 Vertragsübersicht WTO 1301 (620) HP Managed Print Services Auftraggeber Leistungserbringer BBL - Bundesamt für Bauten und Logistik BIT (Bundesamt für Informatik und Telekommunikation) FUB (Führungsunterstützungsbasis) Rahmenvertrag 4 Jahre( ) Vertragsverlängerung um 2 Jahre (optional) 3

4 Nutzung Betrieb / Support Beschaffung Hersteller / GU Implementierung / Service WTO Bund Standardprozess IT-LB IT-LTE BBL HP Global IT & BUSINESS IT 4

5 Managed Services ist immer eine kundenspezifische Lösung BBL WTO-1301 Bund Optimize infrastructure Manage environment Improve workflow Planung Beschaffung & Logistik Dispatching Staging & QM Rollout Betrieb HP Enterprise Platform

6 Die MPS Planung am Beispiel des EHB Eidgenössisches Hochschulinstitut für Berufsbildung EHB IFFP IUFFP Laurent Ferry/ 06. April,

7 Portrait Das Eidgenössische Hochschulinstitut für Berufsbildung EHB IFFP IUFFP SVIFET Expertenorganisation für Aus,- und Weiterbildung von Berufsbildungs-Verantwortlichen Das EHB ist mit 240 Mitarbeitenden und ca externen Dozenten an folgenden Standorten vertreten Zollikofen bei Bern, Lausanne, Lugano, Kursräumlichkeiten in Olten und Zürich Das Institut unterrichtet pro Jahr ca Studierende ca Weiterbildungsteilnehmende ca Prüfungsexperten und arbeitet an ca. 100 Berufsreformen ca. 30 Forschungsprojekten 7

8 Planung Beschaffung & Logistik Dispatching Staging & QM Rollout Betrieb Ausgangslage Bestehende Verträge für ca. 45 MFP s laufen Ende 2016 ab EHB als Dritt-Kreisamt der Bundesverwaltung ist dem VöB / BöB unterstellt (WTO) Neue Bedürfnisse an Funktionalitäten 8

9 Planung Anforderungen Beschaffung & Logistik Dispatching Staging & QM Rollout Betrieb Kosteneinsparung Projekt Nachhaltigkeit (Umwelt) Automatisierte Prozesse Betrieb und Monitoring Keine Unterbrüche im Tagesgeschäft während der Umstellung 9

10 Planung Erkenntnisse Beschaffung & Logistik Dispatching Staging & QM Rollout Betrieb Hervorragende Zusammenarbeit im Projekt Bessere Preise bei mehr Dienstleistung und Steigerung des Umfangs Trotz der starren «WTO-Vorgaben» ist als Dritt-Kreisamt eine flexible Konfiguration möglich 10

11 Erfahrungen mit HP Schweiz GmbH Das Eidgenössische Hochschulinstitut für Berufsbildung EHB IFFP IUFFP SVIFET 11

12 Partner Wieso BUSINESS IT und Global IT? Erfahrung Zivil & Militärische Bundesverwaltung Standortoptimierung (Lager und Staging Areas in Bern und Neerach) Gemeinsamer Fahrzeugpark Flexible Personalplanung Gemeinsam 17 MA (Rollouter/Logistiker) Steigerung der Effizienz 12

13 Partner BUSINESS IT Gegründet Mitarbeitende Standorte: Basel, Bern, Zürich Kernkompetenzen: IT-Infrastruktur Business-Lösungen Cloud-Lösungen Global IT Gegründet Mitarbeitende Standorte: Zürich, Bern Kernkompetenzen: Consulting IT-Infrastruktur Engineering und Operation 13

14 Planung Beschaffung & Logistik Dispatching Staging & QM Rollout Betrieb Optimize Plan Bedürfnisse und Anforderungen vom Bund können nicht mit den starren und globalen Prozessen erfüllt werden Viele individuelle Wünsche und Ausprägungen durch Kunden wie EHB Run Flexibilität Build Diverse Anspruchsgruppen (Kunde/Hersteller/Dienstleister) müssen optimal befriedigt werden Rasche Umsetzung von Änderungen über den gesamten Projekt-Lifecycle Hohe Flexibilität und Anpassungsfähigkeit, die nur ein lokaler Partner mitbringen kann Test 14

15 Planung Beschaffung & Logistik Dispatching Staging & QM Rollout Betrieb Durchlaufzeit von Beschaffung BBL bis zur Lieferung optimieren Beschaffungsplattform und Schnittstellen optimiert Druckersegmente abgebildet / Kunde sieht individuelles Portfolio Rollenkonzept mit Berechtigungen implementiert Zentrale Datenhaltung Zentrales Lager und Logistik Management 1. Kein CTO Gemeinsame Planung Endkunde/Betreiber/BBL/HP/Partner 2. Supplies Management (Nachhaltigkeit TONER vs. INK); Einfluss auf Produktion/Lagerhaltung/Transport/Entsorgung 3. Express Lager (innert 3 Tagen installiert ab Bestellung) 4. Swap Unit Lager 15

16 Planung Beschaffung & Logistik Dispatching Staging & QM Rollout Betrieb Herausforderungen der Disposition Über Standorte und über Endkunden in der ganzen Schweiz Jeder Auftrag ist ein separates Projekt 2015: 633 Aufträge davon 542 Aufträge mit nur 1 Drucker/MFP Personelle Ressourcen zusätzliche Dispatching Agents für das MPS Projekt bereitgestellt Disposition von: Projekten Täglichen Aufträgen 16 Express Bestellungen Breakfix / Swap Units Standort-Verschiebungen Schulungen Schwankender Anspruch an Fahrzeugpark und deren Ausprägung Nutzlast, Hebebühne, Transportfläche Prozessoptimierung und Flexibilität mittels Routen- und Fahrzeugplanung

17 Planung Beschaffung & Logistik Dispatching Staging & QM Rollout Betrieb Staging Zertifizierte Staging-Area CH-weite Abdeckung durch Standorte in Zürich und Bern: Lager/Staging Produktionsplanung Prognosegetriebene Produktionsplanung vs. kundenauftragsgetriebene vs. Mischform Implementierung von adaptiven Produktionsstrassen Bedürfnisse der Leistungserbringer (IT Betrieb) bei verschiedenen, gerätetypabhängigen Vorbereitungsmassnahmen Datenaustausch mit Leistungserbringer während des Staging-Prozesses Checklisten / Abnahme nach Bedürfnissen der Leistungserbringer Prozess Automatisierung 17

18 Planung Beschaffung & Logistik Dispatching Staging & QM Rollout Betrieb Sicherheitsanforderungen Sicherheitsprüfungsstufe PSP 11 für alle am Projekt beteiligten Personen 4 6 Monate für deren Überprüfung Anpassung der Anstellungsbedingungen Spezielle Gegebenheiten Checkliste bei Dispo/Terminabsprache Hilfsmittel wie motorisierter Treppenlift, Traggurte «auf Mann» Genügend Personal (SUVA Richtlinien) 18

19 Planung Beschaffung & Logistik Dispatching Staging & QM Rollout Betrieb «Übergabe» von installierten Geräten an den zuständigen Leistungserbringer Meldung Inbetriebnahme per Telefon Remote Abschluss der Inbetriebnahme (Management Tools, Secure Print, Follow-me Print) Applikationsintegration Reporting / Nachlieferung Supplies / Support Standardisiertes Meldeverfahren Lückenlose Datenerfassung über den gesamten Prozess Zentrales MPS Managementtool auch als Reporting-Plattform Schulung der Anwender Interaktive Erstschulung/Erstanwendung mit dem Rollouter Erweiterte Trainings durch erfahrenen Ausbildner 5-10 Tage nach Installation Gerätetypenspezifische Handouts Poster 19

20 Eine gemeinsame Erfolgsstory Grösstes MPS Projekt in Europa Abdeckung individueller Bedürfnisse Flexible Anpassung der Leistungen Stetige Prozessoptimierung Integrale Tools und Prozesse Gewährleistung der Sicherheitsanforderungen 20

21 BUSINESS IT und Global IT Ihr Partner für... Realisation kundenspezifischer MPS Projekte von klein bis gross Managed Workplace / Arbeitsplatz-as-a-Service Erfüllung der höchsten Sicherheitsanforderungen 21

22 Gerne können Sie uns jederzeit kontaktieren! Ralph Meyer BUSINESS IT CEO Peri Lekatsas Global IT Key Account Manager