Informationen über SEPA-bedingte Änderungen in MEDISTAR

Transkript

1 Informationen über SEPA-bedingte Änderungen in MEDISTAR Copyright CompuGroup Medical AG All rights reserved. For internal use only. 1 of 9 Document: template_agenda version: 2 created: modified: - verified: released: date:

2 Ab Februar 2014 gelten für Euro-Zahlungen per Überweisung oder Lastschrift die Bestimmungen des SEPA-Verfahrens (Single Euro Payments Area). Im Zuge dieser Umstellung kommt ein neues, einheitliches Format von Kontodaten innerhalb des bargeldlosen europäischen Zahlungsverkehrs zum Einsatz. Das wirkt sich u.a. auf die Mitteilung der Bankverbindung aus, indem auf selbst ausgestellten Rechnungen und Zahlungsvordrucken spätestens ab 01. Februar 2014 die neue internationale Kontonummer (IBAN) und für grenzüberschreitende Zahlungen zusätzlich der Bank- Code (BIC) angegeben werden muss (s. Anhang). Falls Ihre Patienten am Lastschriftverfahren teilnehmen, ist darüber hinaus im Vorfeld eine Ermächtigung in Form von SEPA- Lastschriftmandaten einzuholen sowie die Beantragung einer Gläubiger-Identifikationsnummer zu beachten. Dies bedeutet für Sie in Bezug auf die Rechnungserstellung sowie den Druck von Überweisungsaufträgen mit MEDISTAR, dass an verschiedenen Stellen in der Software die praxiseigenen Bankverbindungsdaten abzuändern sind. Diese Änderungen können Sie selbst durchführen. Die folgende Anleitung beschreibt Ihnen die dazu erforderlichen Schritte. Bei Fragen zu den Änderungen wenden Sie sich bitte an Ihren zuständigen Vertriebs- und Servicepartner. Nähere Informationen zum SEPA-Verfahren, dem Lastschriftmandat und Ihren neuen Bankverbindungsdaten erhalten Sie bei Ihrem Kreditinstitut. Inhaltsverzeichnis Seite 1. Änderung der Bankverbindung in den Rechnungs- und Mahnungsvorlagen 3 2. Änderung der Bankverbindung in den Rechnungsvorlagen der Privatliquidation mit Word 4 3. Änderung der Bankverbindung für BG-Formulare Änderung der Bankverbindung im Ausdruck von Überweisungsaufträgen Anhang: Kontonummer IBAN und Bank-Code BIC. 7 2 von 9

3 1. Änderung der Bankverbindung in den Rechnungs- und Mahnungsvorlagen Die Rechnungs- und Mahnungsvorlagen befinden sich im MEDISTAR-Brieftext. Die Punkte 1 bis 6 zeigen die Vorgehensweise beispielhaft für die erste Rechnungsseite. 1.1 Geben Sie in der Kommandozeile den Befehl BTB ein und bestätigen Sie mit <Enter>. 1.2 Wählen Sie bei IN DATEI Bausteine aus. 1.3 Tragen Sie bei TEXTNAME pl.rech.amb-1 ein und klicken Sie 2x [OK]. 1.4 In der nun geöffneten Vorlage ändern Sie Ihre Bankverbindung. 1.5 Klicken Sie auf [Speichern]. 1.6 Das abschließende Hinweisfenster INFOTEXT IM INHALTSVERZEICHNIS verlassen Sie mit Klick auf [OK]. 3 von 9

4 Mit der Vorlage pl.rech.amb-n für die zweite Rechnungsseite verfahren Sie bitte ebenfalls, wie in den Schritten 1.1 bis 1.6 beschrieben. Auf die gleiche Weise ändern Sie die folgenden von Ihnen verwendeten Textvorlagen: pl.rech.stat-1 und pl.rech.stat-n (Rechnungen für stationär erbrachte Leistungen), pl.mahnung-1, pl.mahnung-2 etc. (Mahnungen), bg.rechnung bzw. bg.rechnung.st (ambulante bzw. stationäre BG-Rechnung), HV_IGEL05, HV_IGEL10, HVIGEL_15 usw. (IGeL-Rechnungstexte). Falls Sie weitere oder alternative Rechnungstexte mit vom Standard abweichenden Bezeichnungen verwenden, gehen Sie bei diesen bitte analog vor. 2. Änderung der Bankverbindung in den Rechnungsvorlagen der Privatliquidation mit Word Sofern Sie Ihre Rechnungen mittels der PLQ mit Word erstellen, entfällt für Sie die zuvor beschriebene Änderung der vier Rechnungsvorlagen im Brieftext mit den Bezeichnungen pl.rech.amb und pl.rech.stat. Stattdessen werden die zugehörigen Rechnungsvorlagen direkt in Word bearbeitet. Die folgenden Punkte 1 bis 5 zeigen die Vorgehensweise beispielhaft für die erste Word-Rechnungsvorlage (einseitige Rechnung). 2.1 Wechseln Sie mittels des Kommandozeilen-Befehls TV und <Enter> von MEDISTAR zum Word-Programm. 2.2 Klicken Sie in Word auf MEDISTAR-RECHNUNGEN (ggf. im Menü ADD-INS) und wählen Sie dann RECHNUNGSTEXTE BEARBEITEN. 4 von 9

5 2.3 Markieren Sie hier die Vorlage PLWORDA1.DOC und klicken Sie dann auf [Öffnen]. 2.4 In der nun geöffneten Vorlage ändern Sie Ihre Bankverbindung. Falls sich die Bankverbindung in der Fußzeile befindet, müssen Sie diese doppelt anklicken, um sie bearbeiten zu können. 2.5 Wenn Sie sich in der Fußzeile befinden, verlassen sie den Bearbeitungsmodus derselben und speichern Sie die Änderung, indem Sie oben links im geöffneten Dateimenü auf SPEICHERN klicken. 5 von 9

6 Mit den Word-Vorlagen PLWORDA2.DOC bis PLWORDA4.DOC für mehrseitige Rechnungen verfahren Sie bitte ebenfalls, wie in den Schritten 2.1 bis 2.5 beschrieben. Auf die gleiche Weise ändern Sie sofern Sie diese verwenden die Textvorlagen PLWORDS1.DOC bis PLWORDS4.DOC für die Abrechnung stationär erbrachter Leistungen. Falls Sie weitere oder alternative Word-Rechnungstexte mit vom Standard abweichenden Bezeichnungen verwenden, gehen Sie bei diesen bitte analog vor. 3. Änderung der Bankverbindung für BG-Formulare Berufsgenossenschaftliche Formulare, bei denen die Liquidation direkt auf dem Formularausdruck erfolgt, laden die Bankverbindung bzw. Ihre IK-Nummer aus der Stammdatei der Befunde (z.b. beim Muster F1050). Falls Sie diese Direktliquidation nutzen und statt einer IK-Nummer auf dem Ausdruck Ihre Bankverbindung angegeben wird, ist eine Änderung in der Befunddatei erforderlich. 3.1 Geben Sie in der Kommandozeile den Befehl PSB ein und bestätigen Sie mit <Enter>. 3.2 Tragen Sie in dem nun geöffneten Fenster oben rechts BG-Bank ein und bestätigen Sie mit 3.3 <Enter>. 3.4 Klicken Sie auf [Ändern]. 3.5 Ändern Sie Ihre Bankverbindung. 3.1 Speichern Sie die Änderung mit Klick auf [OK]. 6 von 9

7 3.2 Schließen Sie das Stammdatei-Fenster mit Klick auf [Beenden]. 4. Änderung der Bankverbindung im Ausdruck von Überweisungsaufträgen Wenn Sie die in MEDISTAR integrierte Funktion zum Ausdrucken von Bank-Überweisungen nutzen, führen Sie bitte auch hier eine Änderung durch. 4.1 Geben Sie in der Kommandozeile den Befehl PLUD ein und bestätigen Sie mit <Enter>. 4.2 In dem nun geöffneten Menü wählen Sie im Feld ÜBERWEISUNGSTRÄGERTYP die Option Mit IBAN und BIC aus und ändern dann Ihre Bankverbindung. 4.3 Speichern Sie die Änderung mit Klick auf [Druck]. Die anschließend erscheinende Druckbestätigung kann bei Bedarf abgebrochen werden. 5. Anhang: Kontonummer IBAN und Bank-Code BIC IBAN: Die wichtigste Neuerung bei der SEPA-Einführung ist für Sie die Verwendung der europaweit gültigen Kontonummer IBAN (International Bank Account Number). Diese besitzt ein standardisiertes, in Deutschland 22-stelliges Format und ersetzt künftig alle nationalen Kontoangaben. Die neue IBAN setzt sich wie folgt zusammen: Im vorderen, internationalen Teil befinden sich die 2-stellige Länderkennung und eine 2-stellige Prüfziffer. Im nationalen Teil schließen sich die bekannte 8-stellige Bankleitzahl sowie die eigentliche 10-stellige Kontonummer an (fehlende Stellen der Kontonummer werden mit Nullen vor derselben aufgefüllt). 7 von 9

8 BIC: Der internationale Bank-Code BIC (Business Identifier Code) ist 11-stellig und dient der weltweiten Identifizierung des Zahlungsdienstleisters und wird vor allem für den grenzüberschreitenden Zahlungsverkehr benötigt. Er besteht aus einem 4-stelligen Bankkürzel, einem 2-stelligen Ländercode, einem 2-stelligen Ortscode und ggf. einem Filial- oder Abteilungskürzel (beim Fehlen dieser Angabe werden die verbleibenden Stellen mit XXX aufgefüllt). 8 von 9

9 CompuGroup Medical Deutschland AG Geschäftsbereich MEDISTAR Karl-Wiechert-Allee Hannover T +49 (0) F +49 (0) info@medistar.de von 9