Stellung und Aufgaben der Rechnungsprüfungskommission. Stellung und Aufgaben der Rechnungsprüfungskommission

Transkript

1 Programm Stellung und Aufgaben der Rechnungsprüfungskommission / PS Arbeit der Rechnungsprüfungskommission / PS Prüfungsansatz / Prüfungstechnik / Berichterstattung / HR Benchmarking / PS Allgemeine Fragen und Diskussion Seite 1

2 Stellung und Aufgaben der Rechnungsprüfungskommission Stellung und Aufgaben der Rechnungsprüfungskommission Petra Schär Finanzverwalterin Seite 2

3 Grundlage: Verordnung für den Finanzhaushalt der Kirchgemeinden (Finanzverordnung SRLA ) Inkraftsetzung: 1. Januar 2008 Seite 3

4 Stellung der Rechnungsprüfungskommission Legislative Wahl an der Kirchgemeindeversammlung Prüforgane Strategisch Rechnungsprüfungskommission (RPK) Mindestens 3 Mitglieder Kirchenpflege Operativ Verwaltung Berichterstattung: Laufende Rechnung Bestandesrechnung Anhang Seite 4

5 Arbeit der Rechnungsprüfungskommission Fachlichen Auftrag die Jahresrechnung und die Kreditabrechnungen zu prüfen. Auf Verlangen* zum Budget Stellung zu nehmen. *Verlangen der Kirchgemeinde-Versammlung oder der Kirchenpflege Seite 5

6 Grundsätze der Haushaltsführung Gesetzmässigkeit Wirtschaftlichkeit Sparsamkeit Seite 6

7 Grundsätze der Haushaltsführung Gesetzmässigkeit Finanzverordnung Kirchenordnung Finanzausgleich Seite 7

8 Grundsätze der Haushaltsführung Wirtschaftlichkeit Kosten und Nutzen Investitions- und Betriebskosten Kapitalkosten Seite 8

9 Grundsätze der Haushaltsführung Sparsamkeit Notwendig Zweckmässig Tragbar Dringlich Seite 9

10 Grundsätze der Rechnungsführung Allgemeine Buchführungspflichten Jährlichkeitsprinzip Klarheitsprinzip Vollständigkeitsprinzip Wahrheitsprinzip Bruttodarstellungsprinzip Fälligkeitsprinzip - Buchungszeitpunkt - Rechnungsabgrenzung Seite 10

11 Grundsätze der Rechnungsführung Jährlichkeitsprinzip Kalenderjahr Budget und Rechnung identisch Seite 11

12 Grundsätze der Rechnungsführung Klarheitsprinzip Aufbau nach Kontenplan Einheitliche Struktur von Budget und Rechnung Seite 12

13 Grundsätze der Rechnungsführung Vollständigkeitsprinzip Sämtliche Finanzvorfälle Seite 13

14 Grundsätze der Rechnungsführung Rechnungswahrheit Einhaltung Kontenplan Keine zweckfremde und fiktiven Posten Wahrheitsprinzip Seite 14

15 Grundsätze der Rechnungsführung Ausgaben und Einnahmen in voller Höhe Ausnahmen - Berichtigungen - Rückerstattung von Versicherungsprämien Bruttodarstellungsprinzip Seite 15

16 Grundsätze der Rechnungsführung Budgetkredite verfallen per Ende Rechnungsjahr Rechnungsabgrenzungen Fälligkeitsprinzip - Buchungszeitpunkt - Rechnungsabgrenzung Seite 16

17 Musterkontenplan für Kirchgemeinden Verbindlich 390 Behörden und Verwaltung 391 Kirchliches Leben (Bezeichnung frei) 392 Kirchliches Leben (Bezeichnung frei) 393 Kirchliches Leben (Bezeichnung frei) 394 Liegenschaften / Infrastruktur 395 Beiträge / Zuwendungen 396 Vermögens- und Schuldenverwaltung (inkl. Abschreibungen) 397 Steuern inkl. Landeskirche 398 Rückstellungen / Fonds 399 Abschluss Anmerkung: Es ist möglich, dass nicht alle Dienststellen Verwendung finden Seite 17

18 Aufgaben der RPK Regelwerke? Grundsätze Grundsätze Rechnungsführung Haushaltsführung Revisionsgrundsätze Prüfungstätigkeit Seite 18

19 Prüfungsziele, Prüfungsverfahren, Prüfungsplanung, Berichtswesen Hans Rösch Kirchenrat mit Dossier Finanzen

20 Gliederung 1. Einleitung 2. Prüfungsvorbereitung und Prüfungsplanung 3. Prüfungshandlungen 4. Prüfungsdokumentation 5. Berichterstattung 6. Prüfungsergebnis 7. Zusammenfassung Seite 20

21 1. Einleitung Seite 21

22 Zielsetzung des Referates Kennen lernen der Prüfungsziele, Prüftechniken und -verfahren Kennen lernen der Instrumente für eine gezielte Planung, Vorbereitung und Durchführung der Revision Seite 22

23 Übersicht Anspruchsgruppen Umfeld Lieferanten Gläubiger Imfeld Kirchenmitglieder Synode Kirchenbund Behörden Mitarbeitende Dekanate Kirchgemeinde Kommissionen Andere Religionen Andere Kirchgemeinden Non-Profit- Organisationen Interessengruppen Seite 23

24 Zweck der Prüfung Kirchenpflege Wahlberechtigte und Steuerzahler Kirchgemeinderechnung Synode Andere Kirchgemeinden Öffentlichkeit Seite 24

25 Hauptziele der Rechnungsprüfung Feststellung, ob die Buchhaltung ordnungsgemäss geführt ist die Jahresrechnung in Übereinstimmung mit den gesetzlichen und reglementarischen Vorschriften erstellt worden ist Falls i.o. Abnahme der Jahresrechnung und somit Entlastung der Verwaltung und der Behörde Seite 25

26 Nebenziele der Rechnungsprüfung Politische Ziele Prävention Verbesserungsvorschläge Seite 26

27 Der moderne Prüfungsansatz Risikoorientiert / Systemorientiert Wesentlichkeit und Plausibilität Zukunft statt Vergangenheit Verfahrensorientiert und analytisch Nur noch beschränkte ergebnisorientierte Detailprüfungen Seite 27

28 Plausibilität Soziallasten / Personalaufwand Langfristige Schulden / Zinsaufwand Anzahl Sitzungen / Sitzungsgelder Etc. Seite 28

29 2. Prüfungsvorbereitung und Prüfungsplan Seite 29

30 Phase 1: Prüfungsvorbereitung Definition des Prüfungsauftrages E: Kirchenordnung / Finanzverordnung / etc. Zielsetzungen der Rechnungsprüfungskommission Informationsbeschaffung Gesetze, Verordnungen, Reglemente, Protokolle, Publikationen Organigramme, Ablaufschemas, Stellenbeschreibungen, Pflichten- und Kompetenzenregelungen Gespräche Seite 30

31 Phase 2: Prüfungsplanung Strategische Planung Risikobeurteilung Informatik-Umfeld Interne Kontrolle Analyse der Jahresrechnung Detailplanung Zeitliche und personelle Planung Erstellung Prüfungsprogramm Seite 31

32 Revision Jahresrechnung MA = Mitarbeiter Prüfungsplanung MA 1 / Std. MA 2 / Std. MA 3 / Std. 1 Prüfungsplanung / Risikobeurteilung 2 Kritische Durchsicht aller Positionen 3 Pendenzen aus Vorjahres- / Zwischenrevision 4 Allgemeine Prüfungen 5 Bestandesrechnung 5.1 Finanzvermögen 5.2 Verwaltungsvermögen 5.3 Passiven 6 Vertiefte Verkehrsprüfungen 6.1 Laufende Rechnung 6.2 Bereichsprüfungen 7 Schwerpunktprüfung 8 Bericht 9 Besprechungen Total Seite 32

33 Strategische Planung: Analyse der Jahresrechnung Kritische Durchsicht Vergleich mit dem Vorjahr Kennzahlenberechnungen Finanzkennzahlen Verhältnis Steuerausstand / Steuerertrag / Steuerverluste Benchmarking Finanzanalyse Bestimmung der Wesentlichkeit Einfluss der Datenmenge zur Bestimmung des Prüfungsvorgehens Seite 33

34 3. Prüfungshandlungen Seite 34

35 Prüfungsmethoden Übersicht über die verfahrensorientierte und die ergebnisorientierte Prüfung Verfahrensorientierte Prüfung Ergebnisorientierte Prüfung Aufnahme des Systems Beurteilung des Systems Prüfung der Einhaltung des Systems Vorschläge zur Verbesserung des Systems Analytische Prüfung (indirekte Prüfung) Budget und Vorjahresvergleich Kennzahlen und Trendanalyse Benchmarking und Branchenvergleich Ergebnisorientierte Detailprüfung (direkte Prüfung) Bestandesprüfung Bewertungsprüfung Verkehrsprüfung Prüfung von Gliederung und Ausweis Seite 35

36 Prüfungsumfang Stichprobenweise Prüfungen Lückenlose Prüfungen Seite 36

37 Analytische Prüfung Budget und Vorjahresvergleich Kennzahlen und Trendanalyse Benchmarking Seite 37

38 Bestandesprüfungen Prüfung, ob die angewiesenen Bilanzpositionen: Tatsächlich vorhanden und im richtigen Eigentum sind (Aktiven) Vollständig und richtig erfasst sind Seite 38

39 Bewertungsprüfungen Prüfung, ob Wertansätze für Aktiven und Passiven vertretbar sind. Seite 39

40 Verkehrsprüfungen Für jede Buchung ein Beleg vorhanden Belege korrekt visiert und verbucht Verkehr vollständig verbucht Retrograde Prüfungen Von der Buchhaltung zum Beleg Progressive Prüfungen Vom Beleg zur Buchhaltung Seite 40

41 Prüfung von Gliederung und Ausweis Mindestgliederung Gesetzeskonformität Aussagekraft der Rechnung Vergleichbarkeit Seite 41

42 4. Prüfungsdokumentation Seite 42

43 Dauerakten (mehrjährig) Kirchenordnung, Reglemente, Verordnungen Abläufe / Prozesse Organisation Beschlüsse Publikationen Etc. Seite 43

44 Revisionsnotizen (jährlich) Muss Prüfungsplanung (inkl. Mehrjahresplanung) Risikoanalyse Prüfungsdetailplanung Wesentlichkeit Festlegung von Stichproben Einzelne Prüfungshandlungen Kann Dokumentation der Verfahrensprüfung insbesondere der Abläufe Nachweis zu den Prüfungshandlungen Seite 44

45 5. Berichterstattung Seite 45

46 Gesamtrahmen Schriftliche Berichterstattung Bereinigung Eingangsbesprechung Prüfungsdurchführung Zwischenbesprechungen Prüfungsende Schlussbesprechung Seite 46

47 6. Prüfungsergebnis Seite 47

48 Berichtswesen Bestätigungsbericht zuhanden der Kirchgemeindeversammlung (Standardbericht) Ergebnis der Prüfung Bericht Antrag Schriftlicher erläuternder Bericht zuhanden Kirchenpflege Empfehlungen Optimierungen Seite 48

49 7. Zusammenfassung Seite 49

50 Dokumentationsbeschaffung Systematisches Vorgehen Besprechung / Kommunikation Dokumentation Seite 50

51

52 Benchmarking in Kirchgemeinden Petra Schär Finanzverwalterin Seite 52

53 Benchmarking Im kirchlichen Rechnungswesen schon länger im Einsatz! Allerdings immer mit Fragezeichen? Wird alles am gleichen Ort verbucht? Grauzone bleibt! Ein Medium, welches sich als Indikator bewährt! Seite 53

54 Wie funktioniert Benchmarking? Vergleich einer Leistung / Grösse mit dem kantonalen Mittel (aller Kirchgemeinden) Zum Beispiel pro Kirchenmitglied oder in Prozent des Steuerertrages (ausnahmslos grösste Einnahmequelle der Kirchgemeinden) Seite 54

55 Steuerfuss Gemeinden Mitglieder Kirchensteuerfuss - Aarau % - Baden % - Bergdietikon % - Birmenstorf-Gebenstof-Turgi % - Frick % - Gränichen % - Holderbank-Möriken-Wildegg % - Kirchberg % - Laufenburg % - Mandach % - Meisterschwanden-Fahrwangen % - Seengen % - Thalheim % - Unterentfelden % - Veltheim % - Wohlen % - Zofingen % Kantonales Mittel aus 73 Gemeinden % Seite 55

56 Höchster Wert 25 % Tiefster Wert 14 % Seite 56

57 Ausstand Steuern in % des Steuerertrages Kantonales Mittel aus 73 Kirchgemeinden 11.40% - Aarau 2.02% - Baden 10.17% - Bergdietikon 15.72% - Birmenstorf-Gebenstof-Turgi 8.84% - Frick 13.74% - Gränichen 11.44% - Holderbank-Möriken-Wildegg 12.53% - Kirchberg 4.13% - Laufenburg 15.26% - Mandach 7.99% - Meisterschwanden-Fahrwangen 10.49% - Seengen 9.07% - Thalheim 6.37% - Unterentfelden 6.03% - Veltheim 12.97% - Wohlen 19.60% - Zofingen 13.27% Seite 57

58 Höchster Wert % Tiefster Wert 2.02 % Was bedeuten diese Zahlen? Sind Massnahmen notwendig? Wenn ja, welche? Seite 58

59 Kontaktaufnahme mit Steuerbezugsstelle (immer politische Gemeinde)! Wie setzen sich Ausstände zusammen? Eventuell Einmalsteuer, wurden Rechtsmittel ergriffen? Muss mit Steuerverlusten (Abschreibungen) gerechnet werden? Seite 59

60 Beiträge und Zuwendungen in % des Steuerertrages Kantonales Mittel aus 73 Kirchgemeinden 3.38% - Aarau 4.64% - Baden 3.82% - Bergdietikon 2.39% - Birmenstorf-Gebenstof-Turgi 6.60% - Frick 4.47% - Gränichen 3.88% - Holderbank-Möriken-Wildegg 5.81% - Kirchberg 3.93% - Laufenburg 2.88% - Mandach 1.03% - Meisterschwanden-Fahrwangen 5.63% - Seengen 5.49% - Thalheim 2.40% - Unterentfelden 6.51% - Veltheim 1.02% - Wohlen 3.25% - Zofingen 5.99% Seite 60

61 Höchster Wert 7.54 % Tiefster Wert 0.11 % Was bedeuten diese Zahlen? Sind Massnahmen notwendig? Wenn ja, welche? Seite 61

62 Erkenntnis: 5 % des Zentralkassenbeitrages der Landeskirche gehen an 3 Werke HEKS; Brot für Alle; Mission : Fr Kirchgemeinden mit Finanzausgleich dürfen höchstens 5 % des Steuerertrages einsetzen. Starker Rückgang seit 2004! Seite 62

63 Personalkosten (inkl. Verwaltung) in % des Steuerertrages Kantonales Mittel aus 73 Kirchgemeinden 66.42% - Aarau 69.97% - Baden 67.26% - Bergdietikon 61.18% - Birmenstorf-Gebenstof-Turgi 55.23% - Frick 54.65% - Gränichen 65.76% - Holderbank-Möriken-Wildegg 60.05% - Kirchberg 62.81% - Laufenburg 64.70% - Mandach 90.49% - Meisterschwanden-Fahrwangen 57.81% - Seengen 64.03% - Thalheim 67.58% - Unterentfelden 70.05% - Veltheim 67.14% - Wohlen 60.26% - Zofingen 64.49% Seite 63

64 Höchster Wert 90.49% Tiefster Wert 52.79% Was bedeuten diese Zahlen? Sind Massnahmen notwendig? Wenn ja, welche? Seite 64

65 Kleinstkirchgemeinden können sich alleine (autonom) kaum mehr finanzieren. Zusammenarbeitsmodelle müssen geprüft werden! Fusionsgedanken aufnehmen. Seite 65

66 Steuern (Steuerkraft) pro Kirchenmitglied Kantonales Mittel aus 73 Kirchgemeinden Aarau Baden Bergdietikon Birmenstorf-Gebenstof-Turgi Frick Gränichen Holderbank-Möriken-Wildegg Kirchberg Laufenburg Mandach Meisterschwanden-Fahrwangen Seengen Thalheim Unterentfelden Veltheim Wohlen Zofingen Seite 66

67 Höchster Wert Tiefster Wert Was bedeuten diese Zahlen? Sind Massnahmen notwendig? Wenn ja, welche? Kaum Einfluss möglich! Seite 67

68 Fazit: Beispiele zeigen: Als Indikator oder Frühwarnsystem wertvoll! Seite 68

69 Allgemeine Fragen und Diskussion