Informationsanlass und Erfahrungsaustausch für RPK. Rollenverständnis RPK versus GPK. 3. September 2015

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1 Informationsanlass und Erfahrungsaustausch für RPK Rollenverständnis RPK versus GPK 3. September 2015

2 Referentin Yvonne Hunkeler SelbständigeUnternehmensberaterin in den Bereichen Strategie, Führung und Finanzen Betriebsökonomin HWV, dipl. Wirtschaftsprüferin Kantonsrätin Luzern Verwaltungsratspräsidentin Verkehrsbetriebe Luzern AG Verwaltungsrätin Berner Oberland-Bahnen Postfach, CH-6022 Grosswangen

3 Ziel Sie erhalten ein besseres Verständnis für den Unterschied zwischen den Aufgaben der Rechnungsprüfung und denjenigen der Geschäftsprüfung. 3

4 Beispiele aus der Praxis 4

5 Geschäftsprüfung Möglicher Gegenstand der Geschäftsprüfung: Prüfung der Amts- und Geschäftsführung von Behörden Abklärungen zum Vollzug der von Gemeindeversammlung, dem Gemeinderat sowie weiterer Behörden und Kommissionen beschlossenen Geschäfte Einhaltung von Verfassung, Gesetzen, Verordnungen und Reglementen 5

6 Beispiel: Instrumente der Aufsichts-und Kontrollkommission Kanton Luzern Gespräche mit den Departementsvorstehern führen Zusammenarbeit mit der Finanzkontrolle Besuche der Dienststellen Akten einsehen Einsicht in die Berichte der Departementscontroller nehmen Hinweisen anderer Kommissionen, Kantonsratsmitgliedern, der Bevölkerung, etc., nachgehen 6

7 Aufgaben der RPK Der Rechnungsprüfungskommission obliegen folgende Aufgaben ( 41 FHG): Prüfung des Finanzhaushaltes Schriftliche Berichterstattung (mit Bericht und Antrag) zu Handen der Bezirksgemeinde oder der Gemeindeversammlung über die Prüfung von Voranschlag, Rechnung und Krediten in formeller, rechtlicher und materieller Hinsicht Die Rechnungskommission hat jederzeit Einsicht in die für die Prüfung erforderlichen Unterlagen und kann Sachverständige zur Prüfung beiziehen. 7

8 Aufgaben der RPK Übereinstimmung der Laufenden Rechnung, der Bestandesrechnung inkl. Fondsrechnungen und der Investitionsrechnung mit der Buchhaltung Ordnungsmässigkeit der Buchführung Organisation des Rechnungswesens Prüfung von Aktiven und Passiven Verbuchung und vollständige Erfassung der Aufwände und Erträge 8

9 Aufgaben der RPK Die Rechnungsprüfungskommission prüft den Voranschlag, die Rechnung und die Kredite im Hinblick auf die Einhaltung der Grundsätze des Finanzhaushaltes (Rechtmässigkeit, Haushaltgleichgewicht, Sparsamkeit und Wirtschaftlichkeit, Verursacherfinanzierung und Vorteilsabgeltung; vgl. 2 bis 8 FHG). Eine weitergehende Prüfung steht ihr nicht zu, sie ist also keine Geschäftsprüfungskommission. 9

10 Grundsätze des Finanzhaushaltes Sparsamkeit Wirtschaftlichkeit. 10

11 RPK versus GPK Rechnungsprüfung Geschäftsprüfung 11

12 Beispiel 1: Bewirtschaftung und Abgrenzung von Ferien-und Gleitzeitguthaben der Mitarbeitenden Rechnungsprüfung Werden die Ferien- und Gleitzeitsaldi am Jahresende abgegrenzt? Wird der Betrag für die Abgrenzung korrekt berechnet und verbucht? «Schnittmenge»(Sparsamkeit und Wirtschaftlichkeit) Wie wird die Entwicklung der Ferien- und Gleitzeitsaldi überwacht? Werden bei Bedarf Massnahmen eingeleitet? Geschäftsprüfung Ist die Ferien- und Gleitzeitregelung zweckmässig? Ist die Regelung für Mitglieder des Kaders angemessen? 12

13 Beispiel 2: Sanierung Schulhaus Rechnungsprüfung Werden die Kompetenzen bei der Auftragsvergabe an externe Lieferanten und Dienstleistungserbringer eingehalten? Werden die Rechnungen korrekt visiert und verbucht? «Schnittmenge» (Sparsamkeit und Wirtschaftlichkeit) Werden zur Beschaffung von Lieferungen und Leistungen die richtigen Beschaffungsverfahren angewendet? Werden Baufortschritt und Kostenentwicklung überwacht? Geschäftsprüfung Was wird gebaut? Welche Materialien werden verwendet? Welche neuen Räume werden geschaffen? 13

14 Beispiel 3: Reorganisation Gemeindeverwaltung mit Kostenfolgen Rechnungsprüfung Wurden die Kompetenzen bei der Auftragsvergabe an die externe Beratung eingehalten? Werden die Rechnungen korrekt visiert und verbucht? «Schnittmenge» (Sparsamkeit und Wirtschaftlichkeit) Sind beabsichtigte Pensenerhöhungen plausibel und begründbar? Ist die Einstufung der Mitarbeitenden in die neuen Lohnklassen auch nach der Reorganisation nachvollziehbar? Geschäftsprüfung Ist die Neuzuordnung der Aufgaben zweckmässig? Wer erhält neue Aufgaben? Wie erfolgt die Umsetzung der Reorganisation? 14

15 «Schnittmenge» 3 zentrale Fragen Besteht ein wesentliches finanzielles Risiko oder hat das Thema wesentliche finanzielle Konsequenzen? Sind bereits andere Gremien (Baukommission, Projekt- oder Begleitgruppe Reorganisation etc.) in den Prozess / in das Vorhaben involviert? Wie geht die RPK mit Feststellungen / Anmerkungen / Empfehlungen um? mündlich zu Handen des Gemeinderates? im Management-Letter zu Handen des Gemeinderates? 15

16 Instrument der Rechnungsprüfungskommission Die Rechnungsprüfungskommission setzt den Säckelmeister über ihre Feststellungen, Vorschläge und Anträge in Kenntnis und hört ihn dazu an, bevor sie dem Gemeinderat und der Gemeindeversammlung ihre Berichte und Anträge erstattet ( 50 Abs. 3 GOG). Die Rechnungsprüfung kann lediglich Empfehlungen abgeben hat keine Weisungsbefugnisse 16

17 Fazit Eine scharfe Trennung von Rechnungsprüfung und Geschäftsprüfung ist nicht möglich. Die RPK s stossen im Wesentlichen im Zusammenhang mit den Grundsätzen der Haushaltführung zur Sparsamkeit und Wirtschaftlichkeit in die Geschäftsprüfung vor. Die RPK darf ihren Kernauftrag der Rechnungsprüfung nicht aus den Augen verlieren. Geschäftsprüfung im eigentlichen Sinn erfordert eine gewisse Systematik. Im guten Einvernehmen mit den Behörden und der Verwaltung kann die RPK die Rolle des Sparringpartners übernehmen und somit gegenüber dem Gemeinderat eine Zweitmeinung abgeben. Die Entscheidungen über die Geschäftsführung liegen immer bei den Exekutiven. 17

18 Meine Erfahrung Im guten Einvernehmen zwischen Exekutive und RPK sehen sich beide Parteien als Partner und die Abgrenzung von Rechnungs- und Geschäftsprüfung muss kaum thematisiert werden! 18

19 Fragen 19