BESCHREIBUNG ZUM SERVICE PACK

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1 Beschreibung zum Quartal Service Pack Personalwirtschaft (06/2014) Inhalt Sage HR Solutions AG BESCHREIBUNG ZUM QUARTAL SERVICE PACK 1 PERSONALWIRTSCHAFT (06/2014) 1 BESCHREIBUNG ZUM SERVICE PACK (06/2014) 3 1 HINWEISE ZUR INSTALLATION ZEITPUNKT FÜR DIE UPDATEINSTALLATION DATENBANK SICHERN WICHTIGER HINWEIS ZU DEN SYSTEMANFORDERUNGEN SUPPORT-ENDE FÜR WINDOWS XP UND OFFICE INSTALLATION DES SERVICE PACKS 4 2 MODULÜBERGREIFENDE FUNKTIONEN KONFIGURATION VON -BENACHRICHTIGUNGEN WIEDERVORLAGEN DIGITALE PERSONALAKTE ETIKETTENDRUCK "BARCODE-STEMPEL" ANBINDUNG VON ADF-SCANNERN INFOCENTER/ CONTROLLING NEUE FELDER ÜBERARBEITETE FUNKTIONEN EXPORTGENERATOR MANDANTENBANKVERBINDUNG IM EXPORTGENERATOR ÜBERARBEITETE FUNKTIONEN BEDIENOBERFLÄCHE INTEGRATION BENUTZERVERWALTUNG INSTALLATION 8 3 PERSONALABRECHNUNG SOZIALVERSICHERUNG UND MELDEVERFAHREN NEUE KERNPRÜFUNG FÜR MELDEINHALTE IM BEREICH DER SOZIALVERSICHERUNG BESCHEINIGUNG VON EINMALZAHLUNGEN IN ELEKTRONISCHEN ENTGELTBESCHEINIGUNGEN ELEKTRONISCHE ENTGELTBESCHEINIGUNGEN FÜR PERSONEN IM BUNDESFREIWILLIGENDIENST RÜCKMELDUNG VON SV-TAGEN DURCH DIE KRANKENKASSE ANFORDERUNG VON RÜCKMELDUNGEN DER KRANKENKASSEN ERSTATTUNGSANTRÄGE NACH DEM AAG ÜBERARBEITETE FUNKTIONEN BERUFSGENOSSENSCHAFT DEAKTIVIEREN VON MITGLIEDSNUMMERN DATENPFLEGE IM ARBEITNEHMERFORMULAR FILTERMÖGLICHKEITEN IN DEN BG-LISTEN ERWEITERUNG DER ÜBERSICHT GEMELDETE BG-DATEN ÜBERARBEITETE FUNKTIONEN ABRECHNUNG BETRIEBLICHER ALTERSVORSORGE MONATLICHE GRENZEN FÜR STEUERFREIHEIT UND PAUSCHALIERUNG BVV-KLASSENTARIF FÜR ALTERSVORSORGEVERTRÄGE ÜBERARBEITETE FUNKTIONEN ELSTERLOHN II/ ELSTAM ELSTAM-RÜCKMELDEPROTOKOLLE RÜCKMELDUNGEN FÜR ABGELAUFENE JAHRE MEHRERE UMMELDUNGEN IM MONAT RÜCKMELDUNGEN FÜR AUSGESCHLOSSENE ARBEITNEHMER ÜBERARBEITETE FUNKTIONEN NEUER LOHNSCHEINVORDRUCK ANPASSUNGEN AM LOHNSCHEIN ZUSÄTZLICHER TEXT AUF DEM "MODERNEN LOHNSCHEIN" NEUES SORTIERKRITERIUM AUF DEM LOHNSCHEIN ÜBERARBEITETE FUNKTIONEN 21

2 3.7 VERSAND VON LOHNSCHEINEN PER ALLGEMEINES CHECKLISTE FÜR DEN -VERSAND HINTERLEGEN DER VERSANDART HINTERLEGEN DER -ADRESSE AUFRUF DES VERSANDZENTRUMS KONFIGURATION DES MAILVERSANDS SICHERHEITSEINSTELLUNGEN FÜR DIE ÜBERTRAGUNG KOMMUNIKATIONSVORLAGEN VERIFIZIEREN DER -ADRESSE VERSENDEN DER LOHNSCHEINE FILTERKRITERIEN BENUTZERVERWALTUNG AUSWERTUNGEN ZUM THEMA DOKUMENTENVERSAND ÜBERARBEITETE FUNKTIONEN BESCHEINIGUNGEN UND BERICHTE ARBEITNEHMERSTAMMBLATT VERDIENSTBESCHEINIGUNG ZUM ANTRAG AUF ALG II ÄNDERUNGSPROTOKOLLIERUNG ÜBERARBEITETE FUNKTIONEN ZAHLUNGSVERKEHR UNBESETZTES AUSFÜHRUNGSDATUM FÜR SEPA-ZAHLUNGEN PRÜFUNG AUF AUSFÜHRUNGSDATUM BEIM ERSTELLEN DER DATEI PURPOSECODE FÜR SEPA-ZAHLUNGEN IBAN-ONLY (ÜBERWEISUNGEN OHNE BIC) VERRECHNUNG VON ABSCHLAGSZAHLUNGEN ÜBERARBEITETE FUNKTIONEN ÖFFENTLICHER DIENST/ TARIF/ ZUSATZVERSORGUNG BERECHNUNG DER STEUERFREIHEIT DER UMLAGE PERSONALSTANDSTATISTIK ÜBERARBEITETE FUNKTIONEN WEITERE ÜBERARBEITETE FUNKTIONEN STAMMDATEN ERFASSUNG UND ENTGELTABRECHNUNG BERICHTE ELSTER KURZARBEIT FINANZBUCHHALTUNG UND KOSTENRECHNUNG PFÄNDUNG BAU DATENADMINISTRATION 37 4 URLAUB UND FEHLZEITEN OPTIMIERUNG DER URLAUBSANZEIGE ÜBERARBEITETE FUNKTIONEN URLAUBSANTRÄGE FÜR HALBE TAGE URLAUBSANSPRUCHSBERECHNUNG URLAUBSBERECHNUNG AUSWERTUNGEN AUSWERTUNGEN IM MITARBEITERPORTAL 38 5 ZEITWIRTSCHAFT ÜBERARBEITETE FUNKTIONEN STAMMDATEN BERICHTE BUCHUNG/ABRECHNUNG TERMINALS/DIENSTE ZEITERFASSUNG/ZEITMANAGEMENT PLANUNGSKALENDER INFOCENTER 40 6 PERSONALMANAGEMENT ÜBERARBEITETE FUNKTIONEN 40 7 REISEKOSTEN ÜBERARBEITETE FUNKTIONEN STAMMDATENPFLEGE RICHTLINIEN BERICHTE BELEGARTEN ABRECHNUNG BEHANDLUNG VON ABZÜGEN BEI DER ART DER ZAHLUNG 41 2

3 1 Hinweise zur Installation 1.1 Zeitpunkt für die Updateinstallation Beschreibung zum Service Pack (06/2014) Spielen Sie die neue Version möglichst unmittelbar nach der Monatsübernahme in den Monat Juni ein. Ein späteres Einspielen ist problemlos möglich. Eine korrekte Abrechnung ist auch ohne das Service Pack gewährleistet. Es wurden jedoch neue Funktionen bereitgestellt, welche die Erstellung von DEÜV-Meldungen betreffen. Davon sind neue Prüfkomponenten betroffen, welche zentral durch die Deutsche Rentenversicherung bereitgestellt werden. Daher ist es empfehlenswert, das Service Pack vor dem DEÜV-Lauf des Monats Juni einzuspielen. Wann darf das Update auf keinen Fall eingespielt werden? Wenn Sie sich im Rückblick/ in der Korrektur befinden Wenn Sie bereits ausgezahlt haben, aber noch keine Monatsübernahme durchgeführt haben Hier bitte erst die Monatsübernahme durchführen! 1.2 Datenbank sichern Erstellen Sie ein Backup Ihrer Personaldatenbank. Nutzen Sie dazu entweder den Datenbankwartungsassistenten der Personalsoftware oder das Management Studio des MS SQL Servers. Lesen Sie bei Bedarf im Installationshandbuch nach. 1.3 Wichtiger Hinweis zu den Systemanforderungen Support-Ende für Windows XP und Office 2003 Microsoft hat zum den Support für das Betriebssystem Windows XP sowie Office 2003 eingestellt (mehr unter: Im Rahmen einer kostenlosen Erweiterung bestehender Verträge bietet Sage bis auf weiteres Unterstützung rund um das jeweilige Sage Produkt an, auch wenn es unter Windows XP oder mit Office 2003 betrieben wird. Sage HR ist die letzte Version, mit der Sage den erweiterten Support für Windows XP, Office 2003 sowie Windows Server 2003, Microsoft SQL Server 2005 und Windows Vista anbietet. Alle kommenden Versionen von Sage HR werden die genannten Systeme nicht mehr unterstützen. Mit diesem Update werden Funktionen ausgeliefert, welche Sie beim Ermitteln eines veralteten Betriebssystems unterstützen. Direkt nach dem Installieren des Updates wird die kompakte Systemprüfung gestartet. Sie prüft das installierte Betriebssystem und zeigt, ob Handlungsbedarf besteht. Beim Start der Anwendung wird der verwendete Microsoft SQL Server überprüft. Wenn Sie den Microsoft SQL Server 2005 einsetzen, erhalten Sie einen entsprechenden Hinweis: 3

4 1.4 Installation des Service Packs Schließen Sie Ihre Anwendungen, bevor Sie das Update einspielen. Wenn Sie die automatische Prüfung auf Online-Updates eingestellt haben, erhalten Sie beim Programmstart einen Hinweis auf das Vorliegen eines Online-Updates und folgen wie gewohnt den Anweisungen des Assistenten. Download und Installation können wie gewohnt auch über das Startmenü ausgeführt werden. 2 Modulübergreifende Funktionen 2.1 Konfiguration von -Benachrichtigungen In allen Modulen wird beim Versenden von Berichten per mail die Einstellungsmöglichkeit für den - Versand mit angezeigt. Damit können die Einstellungen für den Mailversand konfiguriert und gegebenenfalls geändert werden. 2.2 Wiedervorlagen Im Formular <Wiedervorlagen Anzeige> wurden zusätzliche Filterkriterien zur Verfügung gestellt. Bisher konnte bereits nach Inaktiven/ Aktiven Arbeitnehmern gefiltert werden, auch die Filterkriterien Name, Vorname und Personalnummer des Arbeitnehmers standen bereits zur Verfügung. Bei diesen Kriterien werden nur die Personen aufgelistet, zu denen aktuell Wiedervorlagen vorhanden sind. Im Formular <Wiedervorlagen Anzeige> wird der Filter über das Kontextmenü geöffnet, welches Sie durch klicken mit der rechten Maustaste erreichen. Hier wurde zusätzlich die Filtergruppe Arbeitnehmer hinzugefügt. Erfüllen hier Arbeitnehmer die ausgewählten Filterkriterien, werden sie im rechten Filterfenster als Suchergebnis angezeigt. Dies gilt auch dann, wenn zu diesen Arbeitnehmern keine Wiedervorlagen existieren. 4

5 Durch Klick auf Anwenden werden dann die im Formular angezeigten Wiedervorlagen eingeschränkt. 2.3 Digitale Personalakte Etikettendruck "Barcode-Stempel" Allgemein Um Sie bei der Ablage externer Dokumente in die dpa zu unterstützen, wurde die Möglichkeit geschaffen, Datamatrix-Codes auf Standard-Etikettenbögen zu drucken. Diese Barcodes sind durch den Anwender dann auf den externen Beleg aufzubringen. Das gescannte Dokument kann anschließend direkt an die Digitale Personalakte übertragen werden. Diese Datamatrix-Codes enthalten analog zu den bestehenden Auswertungen folgende Mindestangaben: Mandantnummer Personalnummer Dokumentart Benutzername des Erstellers Aufruf des Etikettendrucks Der Etikettendruck steht zunächst als übergreifende Funktion im Menüband Personalakte zur Verfügung: Klicken Sie auf Etiketten drucken, um den Dialog zur Konfiguration der Etiketten zu starten. Die Einrichtung erfolgt in drei einfachen Schritten: 1. Auswahl der Mitarbeiter und Dokumentart In jeder Zeile kann eine Mitarbeiter- / Dokumentzuordnung getroffen werden. Klicken Sie auf die Schaltfläche mit dem Fernglas, um einen Mitarbeiter auszuwählen. Klicken Sie auf die Dokument - Schaltfläche, um das Dokument auszuwählen, das digitalisiert werden soll. Hinweis: Falls für ein Dokument verpflichtende Zusatzeingaben erforderlich sind, werden weitere Eingabefelder eingeblendet. Für bestimmte Dokumente (z.b. Zusatz zum Arbeitsvertrag oder Zertifikat) liegen oft mehrere Exemplare für einen Mitarbeiter vor. Nutzen Sie die letzte Spalte Anzahl, um die Menge für einzelne Dokumentarten festzulegen. 5

6 2. Konfiguration des Etikettendrucks Anschließend legen Sie im Feld Etikettenbogen fest, welchen Standardbogen Sie verwenden. Sage HR unterstützt aktuell: Bezeichnung Abmessungen je Etikett AVERY-Zweckform 52,5x21,2 mm 52,5x21,2 mm Tipp: Nutzen Sie die Möglichkeit zu jedem Datamatrix-Code eine Legende anzuzeigen. Hier werden die wesentlichen Merkmale, die im Datamatrix-Code verschlüsselt sind, dargestellt (Mandant, Personalnummer, Dokumentart) 3. Festlegung des nächsten freien Etiketts Im Verlauf der Arbeit mit dem Etikettendruck ist es unwahrscheinlich, dass jeder Bogen vollständig verbraucht wird. Daher muss vor dem Druck angegeben werden, welches das nächste freie Etikett ist. 4. Drucken des Etikettenbogens Legen Sie die Etikettenbögen vom gewählten Typ in Ihren lokalen Drucker. Wenn Sie auf Drucken klicken, wird eine Vorschau des Etikettenbogens als PDF erstellt. Lösen Sie nun die Drucken -Funktion im PDF-Betrachter aus. Anschließend können Sie den bedruckten Bogen entnehmen und die Dokumente mit den Etiketten versehen Scannen und Ablegen Nachdem die Dokumente mit Etiketten versehen wurden, sind sie bereit zum Scan. Nutzen Sie die neue Funktion um Dokumente direkt aus dem Mitarbeiterstamm in die Personalakte zu scannen: Mit der Funktion Dokument scannen und ablegen werden alle Dokumente, die im Scanner liegen gescannt und ohne weitere Zwischenschritte an die dpa übergeben. Die Voraussetzung zur Nutzung dieser Funktion ist, das die gescannten Dokumente alle mit einem Datamatrix-Code versehen sind. 6

7 Dokumentartkürzel Die in der Legende verwendeten Kürzel für die Dokumente setzen sich wie folgt zusammen: Kürzel Bezeichnung Kürzel Bezeichnung DABLG Abschlag DDRLN AG-Darlehen DBAV Altersversorgung DAELB Arbeitserlaubnis DAVTG Arbeitsvertrag DPFLU Ärztliche Pflichtuntersuchung DAU AU-Bescheinigung DAUKK AU-Bescheinigung Kind krank DAUST Austritt DBLRG Belehrungen DBS Bescheinigung DBRTG Beurteilung DBEWS Bewerbungsschreiben DDUVO DEÜV-Meldeprotokoll DDLGA Differenzlohnschein DEZT Elternzeit DFDBK Feedbackgespräch DJUB Jubiläum DKLGA Korrekturlohnschein DKORR Korrespondenz DKUR Kur DLL Lebenslauf DLKTO Lohnkonto DLGA Lohnschein DLSB Lohnsteuerbescheinigung DPSTM Personalstammblatt DPFND Pfändung DREF Referenz DREIS Reisekostenabrechnung DSFN Stundennachweis/SFN DUNFL Unfallanzeigen DURLA Urlaubsantrag DVDB Verdienstbescheinigung SVSTZ Versetzung/Eingruppierung DVORS Vorschuss DZTJ Zeitjournal DZERT Zertifikat DZEUG Zeugnis DZIEL Zielvereinbarung DAVTZ Zusatz zum Arbeitsvertrag DABMG Abmahnung Anbindung von ADF-Scannern Um gescannte Dokumente in die digitale Akte einzufügen, lässt sich aus den Modulen Personalabrechnung und Personalmanagement ein Scanner mit automatischer Einzugsfunktion (automatic document feeding/ ADF) aufrufen. Damit können nun auch mehrseitige Dokumente direkt vom Scanner in die Akte eingefügt werden. 2.4 Infocenter/ Controlling Neue Felder Personalabrechnung/ Payroll Die Felder für die Abrechnung betrieblicher Altersvorsorge stehen sowohl unter Stammdaten als auch unter Abrechnungsdaten zur Verfügung. Die Gültigkeit der festen Bezüge wird mit in der Feldauswahl angezeigt. Das Feld Prüfbetrag (zu finden unter Arbeitnehmer: Person: Bank: Auszahlungsprüfbetrag) wird jetzt unter Bankdaten angezeigt. Der Prozentsatz für Aufteilungen bei Kostenstellen und Kostenträgern wird nun auch unter Rechnungswesen unter dem Zweig Person angezeigt. Der Satz für den erstattungsfähigen Arbeitgeberanteil im U2-Verfahren wird in den Krankenkassendaten unter Mandant und Person angezeigt. Unter Mandant wurden für die Stammdaten und Abrechnungsdaten folgende Felder hinzugefügt: Aktueller Abrechnungsmonat Aktuelles Abrechnungsjahr Letzter Abrechnungsmonat Letztes Abrechnungsjahr 7

8 Memo Personalkostenplanung/ Budgetierung Für die Auswertung der Planungsdaten wurden folgende Felder in die Datengrundlage des Infocenters aufgenommen und stehen nun für eigene Auswertungen zur Verfügung: Person: Tarifdaten Tariftabelle, Tarifgruppe, Entgeltgruppe, Stufe, Stufung, Einstufung, Proz Tarif, Proz. OZ/FZ, Proz. Allg. Zul. Person Kostenstellen Aufteilungsprozentsatz Person Stammdaten SV Personengruppenschlüssel (PGS) Person: Stammdaten: SV Unterbrechungen Unterbrechungsbeginn, Unterbrechungsende, Unterbrechungsgrund, letzter AT, AU ab Person: Stammdaten ATZ Beginn Arbeitsphase, Beginn Freistellung Person: Vertragsdaten Konzerneintritt Person: Vertragsdaten AZ AZ abweichend, AZ Wo Abweichend Zeitwirtschaft Wählen im Infocenter für die Auswertung das Feld Projekteinheit unter Projektzeiten anstelle des Feldes Projekteinheiten unter Projektdaten gewählt wird, können Projekteinheiten zeitbezogen ausgewertet werden Überarbeitete Funktionen Bei der Auswertung der Vergütungsstufe eines Beschäftigten wurde bisher immer die ID der Stufe ausgegeben. Ab sofort wird die Bezeichnung der Stufe ausgegeben. Die Verknüpfung zwischen Stammdatengültigkeiten/Gültigkeiten von Kostellenstelle und Planungsperiode wurde korrigiert. 2.5 Exportgenerator Mandantenbankverbindung im Exportgenerator Bei der Ausführung der Exportgeneratorabfrage 113 "Bankverbindung(Mandant)" werden jetzt zusätzlich die Felder [BIC], [IBAN] und [SepaVersionXML] angezeigt. 2.6 Überarbeitete Funktionen Bedienoberfläche Das Bearbeiten und die Anzeige der Favoriten wurden überarbeitet. Favoriten können wieder umbenannt werden Integration Die Verbindung zur neuen Office Line-Version 6.2 benötigt zusätzliche Informationen, die mit dem Service Pack bereitgestellt werden Benutzerverwaltung Der Zugriff auf die Aufgabenliste im Mitarbeiterportal kann in der Benutzerverwaltung gesperrt werden. Beim Anmelden eines Benutzers werden alle nicht mehr aktiven Sitzungen anderer Benutzer gelöscht. Damit steht wieder die korrekte Anzahl lizenzierter Arbeitsplätze zur Verfügung Installation Das Einspielen des OfflineUpdate per Hinterlegung des Pfades im Administrator und Aufruf per Onlineupdate.exe wurde überarbeitet. 8

9 3 Personalabrechnung 3.1 Sozialversicherung und Meldeverfahren Neue Kernprüfung für Meldeinhalte im Bereich der Sozialversicherung Das aktuelle Kernprüfungsprogramm der Deutschen Rentenversicherung wurde integriert. Daraus ergeben sich folgende Änderungen: Thema DBAN hier: Anschriftenzusatz DBAN hier: Straße Anmerkung alle Fehlerprüfungen wurden entfernt Gilt ab: Bindestriche an der letzten Stelle des Straßennamens sind zulässig Beispiel: Sankt-Martinus-Straße-Neu-, Erkelenz Neue Formulierung der Fehlerprüfung DBAN168: Auf der letzten Stelle der Straße ist nur ein Buchstabe, eine Ziffer, ein Punkt, eine schließende Klammer, ein Anführungszeichen, ein Hochkomma oder ein Bindestrich zugelassen. Gilt ab: DBNA Name Weitere Lockerung der Fehlerprüfungen für Namensfelder, weil in den Personenstandsregistern der Meldebehörden bisher unzulässige Namen geführt werden. Änderung der Fehlerprüfung DBNA020: Auf der ersten Stelle des Familiennamens ist nur ein Buchstabe ungleich ß, ein Hochkomma oder ein Pluszeichen zugelassen. Änderung der Fehlerprüfung DBNA036: Auf der ersten Stelle des Vornamens ist nur ein Buchstabe ungleich ß oder ein Pluszeichen und auf der letzten Stelle ist nur ein Buchstabe oder ein Hochkomma zugelassen. Änderung der Fehlerprüfung DBGB020: Auf der ersten Stelle des Geburtsnamens ist nur ein Buchstabe ungleich ß, ein Hochkomma oder ein Pluszeichen zugelassen. Änderung der Fehlerprüfung DBGB022: Auf der letzten Stelle des Geburtsnamens ist nur ein Buchstabe, eine Ziffer, eine schließende Klammer, ein Punkt oder ein Hochkomma zugelassen. Zulässigkeit von Hochkommas gilt ab: Pluszeichen in Namensfeldern sind erst ab zugelassen. DBME hier Beitragsgruppen DBME hier Meldezeitraum DBKV laufendes Entgelt Die Kombination aus Beitragsgruppenschlüssel 6 (Pauschalbeitrag) und dem RV- Beitragsgruppenschlüssel 1 (Pflichtbeitrag) wird nur noch bei geringfügig Beschäftigten (PERSGR 109) zugelassen. Gilt ab: Meldungen mit Abgabegrund 34 ohne Entgelt werden künftig mit dem Fehler DBME101 abgewiesen, wenn ein Meldezeitraum von mehr als 2 Monaten angegeben ist. Dies gilt nicht für Stornierungen. Gilt ab: Prüfung der gemeldeten Entgelthöhe in GKV-Monatsmeldungen Bezieht sich auf laufendes Entgelt Maximal Beitragsbemessungsgrenze Berücksichtigung von Rechtskreis und knappschaftlichen Besonderheiten Berücksichtigung des Zuschlags bei >30 SV-Tagen 9

10 Keine Prüfung für Einmalzahlungen Gilt ab: DBUV Gefahrtarifstelle DBUV Betriebsnummern Prüfung der gemeldeten BG-Daten gegen ein Verzeichnis der Gefahrtarifstellen aller Unfallversicherungsträger (ZGTV). Geprüft wird, ob eine zulässige Kombination zwischen GT-STELLE und Betriebsnummer BBNR-GTS vorliegt. Gilt ab für alle Entgeltmeldungen mit einem Zeitraumbeginn ab dem Die Prüfung gilt nicht bei Stornierungsmeldungen. Im Regelfall stimmen die Betriebsnummern in den Feldern BBNR-UV (Haupt-BG) und BBNR-GTS (BG, deren Gefahrtarif verwendet wird) überein. Ausnahmen sind auf Mitglieder der BG Bau oder der BG Nahrungsmittel und Gastgewerbe beschränkt. Wenn im Feld BBNR-UV eine der Betriebsnummern der BG BAU ( , , , , , , , , ) oder der BG Nahrungsmittel und Gastgewerbe ( ) steht, kann die BBNR-GTS abweichen. Bei allen anderen Betriebsnummern im Feld BBNR-UV muss der Wert im Feld BBNRGTS dem des Feldes BBNR-UV entsprechen. Gilt ab für alle Entgeltmeldungen mit einem Zeitraumbeginn ab dem Die Prüfung gilt nicht bei Stornierungsmeldungen Bescheinigung von Einmalzahlungen in elektronischen Entgeltbescheinigungen Bisher wurde entsprechend der Verfahrensbeschreibung bei der Meldung von einmalig gezahltem Arbeitsentgelt im EEL-Verfahren (z.b. Krankengeldbescheinigung und Bescheinigung bei Erkrankung des Kindes) generell kein Entgelt gemeldet, das vor dem aktuellen Eintritt des Beschäftigten gezahlt wurde. Hier wurden nun die Regelungen geändert. Der GKV-Spitzenverband hat in seiner unendlichen Weisheit entschieden, dass Einmalzahlungen der letzten 12 Monate, die abgerechnet wurden, bevor das aktuelle Beschäftigungsverhältnis begann, mit in der Bescheinigung auszuweisen sind. Diese Regelung ist auf Einmalzahlungen begrenzt. Sie gilt ausdrücklich nicht für die betriebliche Altersvorsorge oder das laufende Entgelt. Liegt bei einem Arbeitnehmer ein Wiedereintritt vor uns wurden in dem vorangegangenen Beschäftigungsverhältnis Einmalzahlungen gewährt, so werden diese Einmalzahlungen in der Bescheinigung auch mit bescheinigt. Dies gilt auch dann, wenn der Arbeitnehmer mit verbundener Personalnummer dupliziert wurde. In diesem fall werden die Einmalzahlungen, die unter der alten Personalnummer abgerechnet wurden, mit in die Bescheinigung für den neuen Arbeitnehmer gebracht Elektronische Entgeltbescheinigungen für Personen im Bundesfreiwilligendienst Im bescheinigten Brutto im EEL-Verfahren (z.b. Krankengeldbescheinigung und Bescheinigung bei Erkrankung des Kindes) wurde bisher immer der Wert für das SV-Brutto zu Grunde gelegt. Im SV-Brutto sind jedoch bei unseren BUFDies unter Umständen auch Fiktiventgelte enthalten, die für eine höhere Arbeitslosenversicherung erfasst werden müssen. Daher wird beim Erstellen der Bescheinigungen für die Personengruppe 123 (Personen, die ein freiwilliges soziales oder ökologisches Jahr leisten) das rentenversicherungspflichtige Entgelt bescheinigt. Liegt keine Rentenversicherungspflicht vor, wird das krankenversicherungspflichtige Entgelt bescheinigt Rückmeldung von SV-Tagen durch die Krankenkasse Hintergrund Wenn Sie mehrfachbeschäftigte Arbeitnehmer abrechnen, erstellen Sie GKV-Monatsmeldungen. Die Krankenkasse prüft anhand der Meldungen aller Arbeitgeber, ob das Gesamtentgelt des Beschäftigten über der Beitragsbemessungsgrenze liegt. Ist das der Fall, wird Ihnen das Gesamtentgelt je Versicherungszweig zurückgemeldet und über das Rückmeldeformular in die Stammdaten des Arbeitnehmers übernommen. Im Rückmeldeprotokoll und im Lohnkonto können Sie die Gesamtentgelte nachvollziehen. In der Nettolohnberechnung führt Ihr Abrechnungssystem eine Verhältnisrechnung durch, so dass Sie nicht das volle Entgelt des Arbeitnehmers verbeitragen, sondern nur einen anteiligen Wert. Hierfür setzt das Programm das von Ihnen gezahlte Entgelt ins Verhältnis zum Gesamtentgelt. Das tatsächlich gezahlte Entgelt ist vorher jedoch in Höhe der Bemessungsgrenze zu kappen. Inzwischen haben die Experten der Sozialversicherung festgestellt, dass mit diesem Verfahren nicht jeder Sonderfall korrekt abgerechnet werden kann. So kann es beispielsweise sein, dass der Mehrfachbeschäftigte mitten im Monat eintritt und für die Verhältnisrechnung nur eine anteilige Bemessungsgrenze anzusetzen ist. 10

11 Hierfür benötigen Sie jedoch die Information, in welchem Zeitraum die Beschäftigung bei den anderen Arbeitgebern bestand. Diese Information liefert Ihnen die Krankenkasse durch die Rückmeldung der SV-Tage. Betroffen sind nur mehrfach beschäftigte Arbeitnehmer, welche mit dem Gesamtentgelt über der Bemessungsgrenze liegen. Für die Rückmeldung müssen der Krankenkasse die GKV-Monatsmeldungen aller beteiligten Arbeitgeber vorliegen. Die Rückmeldungen sollen ab das zusätzliche Feld für die SV- Tage liefern Änderungen beim Einlesen der Rückmeldungen Beim Einlesen der Rückmeldedaten wird das Feld für die SV-Tage ausgelesen und im Rückmeldeformular angezeigt. Beim Einlesen sind keine weiteren Besonderheiten zu beachten. Die Daten sind wie bisher zu prüfen und anschließend zu übernehmen Beitragsberechnung Die Beitragsberechnung in diesen Konstellationen wird nach folgendem Schema durchgeführt: Entgelt (1) x Anteilige Beitragsbemessungsgrenze (2) Gesamtentgelt (3) Der Wert für das eigene Entgelt (1) wird gegebenenfalls auf die anteilige Beitragsbemessungsgrenze gekürzt, die sich aus den tatsächlichen SV-Tagen aus dem eigenen Beschäftigungsverhältnis ergibt. Die anteilige Beitragsbemessungsgrenze (2) ergibt sich unter der Verwendung der von der Krankenkasse zurückgemeldeten SV-Tage. Diese können größer sein als die SV-Tage aus der eigenen Abrechnung. Das Gesamtentgelt (3) wird ungekürzt aus der Rückmeldung der Krankenkasse übernommen. Liefert die Krankenkasse 30 SV-Tage zurück, so ändert sich an der Beitragsberechnung nichts. Wenn die Kasse das Feld wie bisher leer oder mit 0 zurückmeldet, wird das Feld ignoriert und die anteilige BBG anhand der SV- Tage ermittelt, die sich aus der aktuellen Abrechnung des Arbeitnehmers ergeben. Wenn die Kasse einen Wert >0 zurückmeldet, wird dieser Wert auch für die Berechnung verwendet Anforderung von Rückmeldungen der Krankenkassen Die Kennzeichen für Verarbeitungsbestätigung und Fehlerrückmeldung werden ab sofort aus dem DEÜV- Mandanten übernommen, der für das Zusammenfassen verwendet wird. Bisher wurden die Einstellungen in den Einzeldateien berücksichtigt Erstattungsanträge nach dem AAG Ab dem Abrechnungsjahr 2014 erfolgt keine Minderung des erstattungsfähigen Entgelts durch Altersvorsorge, wenn in der Krankenkasse ein pauschaler Prozentsatz (ungleich 0 und kleiner 100) für die Erstattung der AG- 11

12 Anteile hinterlegt ist. Erstattet die Krankenkasse jedoch die individuell ermittelten Arbeitgeberanteile (kein Pauschlatz in den Kassen hinterlegt), dann werden die Arbeitgeberanteile nur auf das beitragspflichtige Entgelt berechnet und nicht auf das gesamte erstattungsfähige Entgelt Überarbeitete Funktionen Prüfprotokoll zum Monatswechsel Das Protokoll (Monatswechsel) zu Zahlungsdifferenzen zwischen Beitragsschuld und Beträgen im Zahlungsverkehr wird bei unerledigten Lastschriften nicht mehr erstellt dakota Das Stammdatenupdate für die Software dakota kann wieder aus dem Modul Personalabrechnung heraus durchgeführt werden DEÜV Verträge mit einem laufenden Versorgungsbezug in Höhe von 0 EUR werden bei der Erstellung von Bestandsmeldungen nicht mehr berücksichtigt. Während der Korrekturabrechnung werden keine Bestandsmeldungen für das Zahlstellenmeldeverfahren mehr erzeugt. Lag unmittelbar vor der Unterbrechung wegen Pflegezeit eine Unterbrechung mit Entgeltersatzleistungen, die jedoch keinen vollen Kalendermonat erreicht, so wurde die Abmeldung mit Grund 30 nicht erstellt. Dies wurde behoben. Bei Austritt zum , unmittelbarem Wiedereintritt am 1.1. und gleichzeitigem Betriebsnummernwechsel wurden Abmeldungen erstellt. Diese werden ab sofort unterdrückt, es sei denn, es liegt beim Wechsel der Betriebsnummer auch noch ein Rechtskreiswechsel vor. Rückwirkende Rentenversicherungspflicht bei Arbeitnehmern, die ursprünglich im berufsständischen Versorgungswerk rentenversichert waren, führt zu einer negativen Verrechnung der Beitragserhebungsdaten in der nächsten Abrechnung. Bei Austritt nach einer Abmeldung mit Grund 34 wird vom Programm intern eine fiktive Anmeldung mit Grund 13 erzeugt, die nicht sichtbar ist und die auch nicht versendet wird. Sie dient zur Ermittlung des korrekten Beginndatums für die Abmeldung mit Grund 30. Eine fiktive Anmeldung mit Grund 13 wird auch dann erzeugt, wenn eine Unterbrechung wegen Bezug von Entgeltersatzleistungen vorliegt, die Unterbrechungsmeldung jedoch vor dem Systemwechsel lag und folglich mit dem Altsystem gemeldet wurde. Damit kann in der darauffolgenden Entgeltmeldung der korrekte Meldebeginn ermittelt werden. Bei einer seltenen unglücklichen Verkettung von Unterbrechungsbeginn und Unterbrechungsdauer (Aussteuerung zum 30.Januar mit nachfolgenden vollen SV-Tagen im Februar und Wiederkehr im März) wurden keine Abmeldungen wegen Aussteuerung erstellt, weshalb dann auch keine Wiederanmeldung nach Unterbrechungsmeldung erfolgte. Dies wurde behoben. Ende Februar wird eine Abmeldung mit Grund 34 erstellt. Die Meldung des UV-Grundes B01 in den Unfallversicherungsdaten der DEÜV-Meldung erfolgt generell dann, wenn der Arbeitnehmer in der Freistellungsphase der Altersteilzeit ist und kein unfallversicherungspflichtiges Entgelt mehr vorhanden ist. Unter bestimmten Konstellationen konnte es dazu kommen, dass der allgemeinere Grund B09 verwendet wurde. Bisher wurde bei Aufteilung der BG-Zugehörigkeit auf eine normale und auf eine fiktive Gefahrtarifstelle nur bei dem Grund A09 die Meldung der öffentlichen Unfallkasse als zweite Haupt-BG vorgenommen. Diese Sonderbehandlung wurde nun auch für die UV-Gründe A08 (landwirtschaftliche Berufsgenossenschaften) und A07 (Arbeitgeber ist selbst eine Unfallversicherung) implementiert Prüflauf Ungültig gewordene Betriebsnummern von Krankenkassen wurden vom Prüflauf generell als Fehler erkannt. Die Prüfung wurde so angepasst, dass Betriebsnummern, die im Korrekturmonat noch gültig waren, im Prüflauf vor der Korrektur nicht mehr als fehlerhaft ausgewiesen werden. Fehlerhafte Gefahrtarifstellen wurden auch bei untergeordneten Mandanten geprüft, welche sich nicht im gleichen Abrechnungsmonat wie der übergeordnete Mandant befanden. Dies wurde geändert. Bei Personengruppe 102 Auszubildende wird bei einer Unterbrechung mit dem Grund "unbezahlte Fehlzeit" vom Prüflauf das SV Brutto auf den vollen Monat hochgerechnet und dann erst gegen die Geringverdienergrenze geprüft. 12

13 Umlageerstattung Beim Aufruf der Umlageerstattungsanträge aus dem Sammeldruck werden wieder die Anträge angezeigt, die bei Korrekturen aus dem aktuellen Monat heraus erzeugt worden sind. Beim Aufruf der Papieranträge aus dem Menü heraus werden weiterhin nur die Anträge berücksichtigt, die im aktuellen bzw. im Filter-Zeitraum liegen. Beim Bearbeiten eines Erstattungsantrages und Eingabe einer fehlerhaften IBAN kann jetzt diese IBAN nicht mehr gespeichert werden. Die Option 'U2 Erstattung - ZVK-AG-Anteile in U2 - Erstattung berücksichtigen' verhinderte unter Umständen die Beitragsschuldermittlung auf Basis des Vormonats. Dies wurde behoben. Die Option 'U2 Erstattung - ZVK-AG-Anteile in U2 - Erstattung berücksichtigen' konnte zu einer Verhinderung des Monatswechsels wegen Differenzen in der Umlageerstattung führen. Dies wurde behoben. Nachträglich erfasste Krankenkassenwechsel führen nun zur Stornierung und Neuerstellung von Umlageerstattungsanträgen. 3.2 Berufsgenossenschaft Deaktivieren von Mitgliedsnummern Jede Berufsgenossenschaft, die bei einem Arbeitnehmer zugeordnet werden soll, ist zunächst unter <Vorgaben: Konstanten: Berufsgenossenschaft> anzulegen und anschließend im Mandantenformular (Mandant: Konfiguration: BG) zuzuordnen. Im Normalfall wird hier eine Berufsgenossenschaft mit der Mitgliedsnummer des Mandanten bei dieser Berufsgenossenschaft hinterlegt. Es kann jedoch vorkommen, dass mehrere Berufsgenossenschaften je Mandant angelegt werden, weil entweder die Mitgliedschaft in mehreren BG s besteht, weil Gefahrtarifstellen von Fremd-BG s verwendet werden oder weil unterschiedliche Mitgliedsnummern vorliegen und verwendet werden müssen. Die im Mandantenformular eingerichteten Mandant-Mitgliedsnummer-Kombinationen werden dann in den entsprechenden Auswahllisten im Formular <Arbeitnehmer> angeboten. Werden nun Mandant- Mitgliedsnummer-Kombinationen nicht mehr benötigt, können sie als inaktiv gekennzeichnet werden. Das ist zum Beispiel beim dauerhaften Wechsel der Mitgliedsnummer ab einem bestimmten Zeitpunkt der Fall. Die alte Mandant-Mitgliedsnummer-Kombination soll nicht mehr verwendet werden, kann aber nicht gelöscht werden, weil sie in den Abrechnungsdaten der Arbeitnehmer gespeichert ist und auch in den DEÜV-Meldungen vergangener Zeiträume enthalten ist. Das Deaktivieren ist jedoch möglich. Das Kennzeichen wird ab einem frei wählbaren Zeitpunkt gespeichert. Ab der gewählten Abrechnungsperiode wird die nun überflüssig gewordene Mandant-Mitgliedsnummer-Kombination nicht mehr im Arbeitnehmerstamm zur Auswahl angeboten. Wenn eine inaktive Berufsgenossenschaft bei einem aktiven Arbeitnehmer zugeordnet ist, gibt der Prüflauf die Meldung inaktive Berufsgenossenschaft zugeordnet heraus. Ordnen Sie dem Arbeitnehmer in diesem Fall eine aktive Berufsgenossenschaft zu. Die Deaktivierung wird im Änderungsprotokoll gespeichert. Sollten Sie die Spalte inaktiv ab unter <Mandant: Konfiguration: BG> nicht sehen, so liegt dies nicht an ihrem Sehvermögen, sondern an Bildschirmgröße, Bildschirmauflösung und Spaltenbreite. Schieben sie in diesem Fall die vorderen Spalten mit der Maus ein bisschen zusammen, bis die Spalte inaktiv ab sichtbar wird Datenpflege im Arbeitnehmerformular Im Arbeitnehmerformular werden nur noch Berufsgenossenschaften und Gefahrtarifstellen angezeigt, die in der aktuellen Abrechnungsperiode aktiv sind. 13

14 Über die Schaltfläche <Aktionen: Prüflauf> werden jetzt auch die Berufsgenossenschaftsdaten des aktuellen Arbeitnehmers geprüft. Aus dem Formular Arbeitnehmer heraus gelangen Sie durch Doppelklick in die jeweilige Auswahlliste der Haupt- BG oder der BG-Aufteilung ins Formular <Mandant: Konfiguration: BG> Filtermöglichkeiten in den BG-Listen Die Arbeitnehmer-Filterkriterien stehen für den Aufruf des BG-Jahreslohnnachweises und der Berufsgenossenschaftsliste zur Verfügung. Damit können diese Auswertungen nach einzelnen Arbeitnehmern gefiltert werden, wodurch ein besserer Datenabgleich und eine Sortierung nach Arbeitnehmern ermöglicht wird Erweiterung der Übersicht gemeldete BG-Daten Die Liste "gemeldete BG-Daten" finden Sie wie bisher unter dem menüpunkt <Datenstamm: Datenstammdruck: Arbeitnehmer: DEÜV gemeldete BG-Daten (DBUV)>. Die Auswertung enthält jetzt zusätzlich die Gefahrentarifstellen und das dazugehörige BG-Brutto und die BG- Stunden. Es werden nur die GTS-Spalten angezeigt, die auch Daten enthalten. Wenn also alle angezeigten Arbeitnehmer in den DEÜV-Meldungen nur eine Gefahrentarifstelle haben, gibt es nur die Spalten GTS 1, BG- Brutto 1 und BG-Stunden 1. Sobald nur einer der angezeigten Arbeitnehmer z.b. (bis zu) 9 Aufteilungen hat, gibt es die Spalten GTS 1 bis GTS 9 und entsprechend das Brutto und die Stunden 14

15 3.2.5 Überarbeitete Funktionen Im Assistenten zur Einrichtung der Berufsgenossenschaft wird ab sofort in der Auswahlliste für die Berufsgenossenschaft statt der BG-Bezeichnung der alternative Name aus dem Mandantenformular angezeigt. Damit können gleichnamige Berufsgenossenschaften, die im Mandanten aufgrund mehrerer Mitgliedsnummern mehrfach angelegt wurden, besser unterschieden werden. Neue Mitgliedsnummern der Berufsgenossenschaft wurden gegebenenfalls gegen Betriebsnummern vergangener Gültigkeiten geprüft. Dies wurde behoben. Bei der Erfassung von Aufteilungen in den Gefahrtarifstellen können nun auch Prozentsätze mit Nachkommastellen korrekt gespeichert werden. In der Behandlung der Baulohnabrechnung wird der Betrag der Lohnart für die Urlaubsabgeltung in der Regel automatisch ermittelt. Dies geschah bisher zeitlich nach der Ermittlung des BG-pflichtigen Bruttos. Damit wird eine automatisch während der Nettolohnberechnung ermittelte BG-pflichtige Urlaubsabgeltung mit im BG-Brutto berücksichtigt. 3.3 Abrechnung betrieblicher Altersvorsorge Monatliche Grenzen für Steuerfreiheit und Pauschalierung Bei der Abrechnung der betrieblichen Altersvorsorge wurden bislang nur die jährlichen Grenzen für die Steuerfreiheit und Pauschalierung berücksichtigt. Um die Belastung durch Lohnsteuer und Sozialversicherung bei Überschreitung der grenze über das Jahr konstant zu halten, steht nun auch die Berechnung nach monatlichen Grenzen zur Verfügung. Abrechnungsbeispiel: Ein Arbeitnehmer wandelt monatlich 400 EUR seines Gehalts in Beiträge zu einer betrieblichen Altersvorsorge um (Pensionskasse vor 2005). Damit wird die Steuerfreigrenze durch den Gesamtbetrag pro Jahr überschritten. Die Entgeltumwandlung mindert somit nur bis zum Erreichen der Grenze das Steuer- und SV-Brutto. Monat Beitrag Steuerfrei nach Jahresgrenze Steuerfrei nach Monatsgrenze Januar 400 EUR 400 EUR 238 EUR Februar 400 EUR 400 EUR 238 EUR März 400 EUR 400 EUR 238 EUR April 400 EUR 400 EUR 238 EUR Mai 400 EUR 400 EUR 238 EUR Juni 400 EUR 400 EUR 238 EUR Juli 400 EUR 400 EUR 238 EUR August 400 EUR 56 EUR 238 EUR September 400 EUR EUR Oktober 400 EUR EUR November 400 EUR EUR Dezember 400 EUR EUR Summe EUR EUR EUR 15

16 Die Einstellung für die monatliche Grenze können Sie sowohl im Gruppenvertrag als auch im Einzelvertrag vornehmen. Es wird empfohlen, die Einstellung nicht unterjährig zu wechseln, um die Nachvollziehbarkeit der Abrechnung nicht zu verschlechtern BVV-Klassentarif für Altersvorsorgeverträge Für die betriebliche Altersvorsorge der Banken (Bankenversorgung) existieren tarifklassenabhängige monatliche Beiträge. Um hier je nach Vertragsart und Abschlussdatum unterschiedliche steuerrechtliche Behandlungen berücksichtigen zu können, wurden diese Beträge im Formular für die betriebliche Altersvorsorge zur Verfügung gestellt. Die Verträge können sowohl als Gruppenvertrag als auch als Einzelvertrag eingerichtet werden. Wenn der Arbeitnehmeranteil über eine Entgeltumwandlung finanziert wird, wählen Sie die Einstellung AN-Anteil aus Brutto. Soll der Arbeitnehmeranteil vom versteuerten und verbeitragten Entgelt finanziert werden, wählen Sie bitte die Einstellung AN-Anteil aus Brutto. Ein Betrag ist in diesen Fällen nicht mehr gesondert zu hinterlegen. Es wird automatisch ein Abruf aus den BVV- Tabellen vorgenommen. Voraussetzung dafür ist, dass dem Beschäftigten unter <Arbeitnehmer: Tarif: BVV> eine Berechnungsart zugeordnet wurde. 16

17 Die Werte für die Beitragsklassen finden Sie wie bisher unter <Datenstamm: Tabellen: Bankenversicherung>. Zusätzlich kann in der betrieblichen Altersvorsorge das BVV-Brutto als Basis für eine prozentuale Beitragsberechnung verwendet werden Überarbeitete Funktionen Bislang wurde nur für Arbeitnehmer mit Steuerklasse DBA (Doppelbesteuerungsabkommen) die Entgeltumwandlung auf Basis des SV-pflichtigen Entgelts und nicht auf Basis des steuerpflichtigen Entgelts durchgeführt. Dies geschieht nun auch für andere Fälle von steuerfrei abgerechneten Beschäftigten. 3.4 ELSTERLOHN II/ ELSTAM ELSTAM-Rückmeldeprotokolle Das Protokoll zu den ELStAM-Rückmeldungen wird beim Komplett-Abgleich nicht mehr sofort wieder geschlossen, wenn Rückmeldungen vorhanden waren und abgeholt wurden und gleichzeitig neue Meldungen erstellt und versendet wurden. Über die Schaltfläche Aktion kann das Rückmeldeprotokoll je Arbeitnehmer geöffnet werden. 17

18 Über den Filter erfolgt die Angabe des Zeitraums und die Auswahl der gewünschten Arbeitnehmer. Der Bericht wird dann unterteilt in übernommene und nicht übernommene Rückmeldungen Rückmeldungen für abgelaufene Jahre Wenn es für das Jahr der Gültigkeit der Rückmeldung bereits eine versendete Jahres-Lohnsteuerbescheinigung gibt, dann wird die Rückmeldung erst ab dem 01. Januar des Folgejahres gespeichert. Wurde die Lohnsteuerbescheinigung noch nicht versandt, wird die Stammdatenänderung rückwirkend durchgeführt und wie bisher der Haken für die Nachversteuerung im laufenden Jahr entfernt. Weichen die übernommenen Stammdaten von den bisher vorhandenen Lohnsteuermerkmalen ab (z.b. Kinderfreibetrag, Steuerklasse, Konfession), dann wird vom Programm eine Korrektur ins alte Jahr ausgelöst Mehrere Ummeldungen im Monat Normalerweise werden Ummeldungen zum 1. des aktuellen Monats erzeugt. Wenn es zu diesem Datum bereits eine versendete Ummeldung gibt, wird die Ummeldung zum Folgetag erstellt. 18

19 3.4.4 Rückmeldungen für ausgeschlossene Arbeitnehmer Wird ein Arbeitnehmer vom ELSTAM-Verfahren ausgeschlossen, so werden für ihn danach keine Rückmeldungen mehr in die Stammdaten übernommen Überarbeitete Funktionen Abmeldungen werden jetzt nur erstellt, wenn eine entsprechende Anmeldung existiert und ohne Fehler verarbeitet wurde. Bei der Filterung der Anzeige im Formular <Abrechnungsinformation> wurde auf den Monat gefiltert, aus dem die Abmeldung erstellt wurde. Wenn die Abmeldung rückwirkend aus einem Folgemonat erstellt wurde, wurde sie bei der Filterung nach 12/2013 nicht mit angezeigt. Diese Filterung wurde analog der Filterung der Lohnsteuerbescheinigungen geändert, so dass auch nachträglich übermittelte Meldungen für den Ursprungsmonat angezeigt werden. Beim Stornieren einer ELSTAM-Meldung wegen nachträglicher Änderung des zu beantragenden Freibetrags konnte es zu einer Fehlermeldung kommen. Dies wurde behoben. Die Übergabe der Steuernummer in die ELSTAM-Meldungen erfolgt nun auch bei der Verwendung eines freien Bundeslandes korrekt. Der Abruf von ELStAM-Rückmeldungen für "überfällige" Rückmeldungen wurde in der Version erweitert. Daher kann es dazu kommen, dass Rückmeldungen zu alten Datenlieferungen abgerufen werden. Ist dies der Fall, werden durch die Übernahme der rückwirkenden Änderung spätere Datenänderungen überschrieben. Daher werden diese nun zur erneuten Übernahme bereitgestellt. Beim Übernehmen der Rückmeldungen werden diese nicht nur nach dem Gültigkeitsdatum der Änderung sortiert, sondern auch in der Reihenfolge, in der die Rückmeldungen ursprünglich abgerufen wurden. Damit überschreibt beispielweise eine Steuerklassenänderung im März, die jedoch erst im Oktober geliefert wurde, eine Steuerklassenänderung zum Juli, die im August geliefert wurde. Bei der Stornierung von Anmeldungen wurde ein abweichendes refdatumag nicht berücksichtigt. Dies wurde behoben. Wenn ein Mandant das Bundesland wechselt, sind für alle angemeldeten Beschäftigten Abmeldungen zu erstellen. Hierzu wechseln Sie bitte in den Monat, in dem die Änderung stattfand. Nachdem die Rückmeldung zu den Abmeldungen abgeholt wurde, müssen die mit dem Fehler "Das in der An/Ummeldung für den AG mitgeteilte Bundesland weicht von dem im Datenpool ELSTAM gespeicherten Bundesland ab" abgewiesenen Anmeldungen erneut erstellt und versendet werden. Der Status "W" (Wartestellung) wird jetzt nur noch gesetzt, wenn es auf Meldungen beim gleichen Arbeitgeber (Steuernummer) noch ausstehenden Rückmeldungen gibt. Bisher wurde die Wartestellung generell gesetzt, wenn für den Arbeitnehmer noch Rückmeldungen ausstanden. Die Reihenfolge der Meldungserstellung wurde geändert, damit bei Aus- und Wiedereintritt zuerst die Abmeldungen und dann die Anmeldungen (gegebenenfalls unter anderer Personalnummer) erstellt werden. Wenn eine Abmeldung im gleichen Monat wie eine Anmeldung erstellt wird, wird das refdatumag für die Abmeldung aus der Anmeldung nun korrekt übernommen. Weiterhin wurde die Meldung eines geänderten Austrittes im laufenden Monat überarbeitet. Bisher wurde der Verfahrenshinweis (Wechsel Hauptarbeitgeber) immer separat gemeldet, bevor für den betreffenden Arbeitnehmer auch die geänderten ELStAM zurückgemeldet wurden. Wenn nun beides zusammen gemeldet wurde, wurde das neue RefDatumAG unter Umständen nicht gespeichert. Dies wurde behoben. Beim Abrufen der Rückmeldungen werden nun auch die bereits abgerufenen Rückmeldungen noch einmal nach diesem Verfahrenshinweis durchsucht und gegebenenfalls wird das neue RefDatumAG nachträglich gespeichert. Die Prüfung auf bereits vorhandene Identifikationsnummern wurde gelockert, wenn die betreffenden Arbeitnehmer inzwischen von ELSTAM-Verfahren ausgeschlossen sind. Stornierungen von Wechselmeldungen lieferten unter Umständen nicht das korrekte Kennzeichen für die Beschäftigungsart. Dies wurde behoben. Wenn mehrere Mandanten mit der gleichen Steuernummer vorhanden sind und die Monatslisten Daten für mehrere Mandanten enthalten, wird die Erledigung ganzer Sendungen auf die Datensätze für den aktuellen Mandanten begrenzt. Verarbeitungsbestätigungen auf Abmeldungen wurden beim Erledigen komplett auf erledigt gesetzt, auch wenn Bestätigungen für andere Mandanten enthalten waren. Ab sofort sind diese Bestätigungen im jeweiligen Mandanten gesondert zu erledigen. Auf dem Rückmeldeprotokoll ELSTAM wurde die Spalte für die Arbeitnehmernummer verbreitert, so dass neunstellige Nummern vollständig angezeigt werden können. Die Archivierung von ELSTAM-Meldungen wurde überarbeitet. 19

20 3.5 Neuer Lohnscheinvordruck Sollen die Lohnscheine in einen farbigen Vordruck eingedruckt werden, so kann dieser Vordruck bei Sage bestellt werden. Zum Eindruck in diesen Vordruck ist der Lohnscheintyp "Einmalzahl. Separat Formulardruck" zu verwenden. Die Einstellung nehmen Sie unter <Extras: Optionen: Dokumente> im Feld <Lohnschein> vor. 20