Systematik im Planungsablauf als Baustein des Projekterfolges

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1 Systematik im Planungsablauf als Baustein des Projekterfolges LUNCH & LEARN im September 2014 siemens.com/answers

2 Anforderungen und Ziele eines Projektes Lebenszyklus eines Kundenprojektes Kosten Projektorganisati onen Work Break Down Structure Termine Qualität Terminplanung Gate Keeping Prozess Projekt Controlling Abwicklungsricht linie Fazit Seite 2

3 Anforderungen und Ziele eines Projektes Kosten Lebenszyklus eines Kundenprojektes Termine Qualität Projektorganisati onen Work Break Down Structure Terminplanung Gate Keeping Prozess Projekt Controlling Abwicklungsricht linie Fazit Seite 3

4 Anforderungen und Ziele eines Projektes Lebenszyklus eines Kundenprojektes Kosten Projektorganisati onen Work Break Down Structure Termine Qualität Terminplanung Gate Keeping Prozess Projekt Controlling Abwicklungsricht linie Fazit Seite 4

5 Anforderungen und Ziele eines Projektes Lebenszyklus eines Kundenprojektes Kosten Projektorganisati onen Work Break Down Structure Termine Qualität Terminplanung Gate Keeping Prozess Projekt Controlling Abwicklungsricht linie Fazit Seite 5

6 Anforderungen und Ziele eines Projektes Kosten Projekte können unterschiedliche Anforderungen und Prioritäten haben, aber die Basis aller Projekte ist gleich. Lebenszyklus eines Kundenprojektes Projektorganisati onen Work Break Down Structure Terminplanung Gate Keeping Prozess Projekt Controlling Termine Qualität Abwicklungsricht linie Fazit Ein systematischer und organisierter Planungsablauf ist ein essentieller Baustein, um ein Projekt erfolgreich abwickeln zu können Seite 6

7 Lebenszyklus eines Kundenprojektes 7 PM@Siemens 11 Projektorganisationen 19 Work Break Down Structure 22 Terminplanung 24 Gate Keeping Prozess 27 Projekt Controlling 30 Abwicklungsrichtlinie 35 Fazit 37 Seite 7

8 Wertschöpfung im Lebenszyklus eines Kundenprojektes Trigger Prozess Studie Prozess Entwicklung Lebenszyklus eines Kundenprojektes Aufgaben Aufgaben Projektorganisati onen Neuer Prozess Neues Produkt Optimierung einer vorhandenen Anlage Existierende Anlage mit neuem Produkt Prozess Konzept Prozess Evaluierung Ergebnisse Machbarkeitsstudie Vorläufige Kostenschätzung +/-50% Wahl des besten Anlagenkonzeptes Evaluierung des Prozesses (Reaktor Design, Separations-Prozess, Recycle Ströme, Prozess Parameter, etc.) Ergebnisse Prozess Design Package Kostenschätzung +/-25 % Produkt Beispiele Process Design Package Die besten Prozessalternativen wurden evaluiert Die Prozess- Spezifikationsparameter sind für den Hauptprozess definiert Work Break Down Structure Terminplanung Gate Keeping Prozess Projekt Controlling Abwicklungsricht linie Fazit Seite 8

9 Wertschöpfung im Lebenszyklus eines Kundenprojektes Basic Engineering FEED Detail Engineering Errichtung Prozess und Startup Entwicklung Lebenszyklus eines Kundenprojektes Aufgaben Aufgaben Aufgaben Projektorganisati onen Process Design Package Die besten Prozessalternativen wurden evaluiert Die Prozess- Spezifikationsparameter sind für den Hauptprozess definiert Erstellung der techn. Dokumente Erstellung des Genehmigungsantrags Ergebnisse Erstellung der techn. Dokumente für die Beschaffung, Errichtung und Startup der Anlage Ergebnisse Basic Design Package Detail Engineering Kostenschätzung +/-10 % Package Genehmigungsantrag Kostenschätzung +/-5 % Beschaffung der Komponenten und Dienstleistungen Überwachung der Lieferungen und Montagearbeiten Ergebnisse Anlage ist bereit für die Inbetriebnahme Work Break Down Structure Terminplanung Gate Keeping Prozess Projekt Controlling Abwicklungsricht linie Fazit Seite 9

10 Lebenszyklus eines Kundenprojektes 8 PM@Siemens 10 Projektorganisationen 19 Work Break Down Structure 22 Terminplanung 24 Gate Keeping Prozess 27 Projekt Controlling 30 Abwicklungsrichtlinie 35 Fazit 37 Seite 10

11 Entwicklung des Projekt Management-Standards Ausgabe 2001 Ausgabe 2003 Ausgabe 2006 Ausgabe 2009 Ausgabe 2013 Siemens hat seine eigene Methodik, mit der die Projekte und das Projekt-Business strukturiert werden basierend auf eigenen Erfahrungen und international anerkannten Standards wie IPMA und PMI Die Methodik ist verbindlich für unsere Kundenprojekte, sowie auch angepasst für interne Projekte Die Rollen und Verantwortlichkeiten von allen Beteiligten sind klar definiert Seite 11

12 Was ist das Unternehmensprogramm Das Programm verfolgt folgende Ziele: Kategorisierung der Projekte hinsichtlich Umfang, Risiko und Komplexität Harmonisierung und Standardisierung der Prozesse, Methoden und Werkzeuge Definieren der Mindestanforderungen für ein effizientes Projektmanagement Bereitstellung eines Karrieremodells zur Entwicklung von Projektmanagern Anbieten einer Plattform zum Best-Practice-Austausch und -Transfer Definieren von Werkzeugen und Systemen für die Leistungsüberwachung Bereitstellung von Standard-Templates und Vorlagen zur Effizienzsteigerung Implementierung von Assessments zur Ermittlung des Reifegrad der Prozesse und der Identifizierung von Optimierungspotential Lebenszyklus eines Kundenprojektes Projektorganisati onen Work Break Down Structure Terminplanung Gate Keeping Prozess Projekt Controlling Abwicklungsricht linie Fazit Seite 12

13 Die Projektkategorisierung in Kategorisierung der Projekte hinsichtlich Umfang, Risiko und Komplexität Erforderliche Kompetenzen des Siemens-Projektmanagers für Ihr Projekt Lebenszyklus eines Kundenprojektes Projektorganisati onen Work Break Down Structure High Zertifizierung Level A Terminplanung Gate Keeping Prozess Medium PM-Erfahrungen und Kompetenzen Zertifizierung Level B Projekt Controlling Abwicklungsricht linie Low Zertifizierung Level C Fazit Seite 13

14 Die Projektkategorisierung in Erforderliche Kompetenzen des Siemens-Projektmanagers für Ihr Projekt Zertifizierung Level A Qualifizierung und interne Zertifizierung Projekt-Direktor Lebenszyklus eines Kundenprojektes PM@Siemens Projektorganisati onen Work Break Down Structure Terminplanung Gate Keeping Prozess Zertifizierung Level B Entwicklung und Kompetenzaufbau Senior Projektmanager Projekt Controlling Abwicklungsricht linie Zertifizierung Level C Projektmanager Fazit Seite 14 Je nach Kundenwunsch ist Siemens offen gegenüber anderen Zertifizierungsmodellen beispielsweise für die Modelle von IPMA und PMI

15 Rollen im Projekt 1 Eine Rolle wird durch eine Reihe genau festgelegter Aufgaben, Verantwortungen und Kompetenzen definiert. Diese Rollen werden projektspezifisch den benannten Personen zugewiesen. Typische Standardrollen im Projektgeschäft: Geschäftsverantwortlicher Angebotsprojektleiter Projektleiter / Projektmanager Kaufmännischer Projektleiter Engineering Manager Qualitäts-Manager im Projekt Terminplaner Projektadministrator Bau- / Montageleiter... Prozesse und Rollen Lebenszyklus eines Kundenprojektes PM@Siemens Projektorganisati onen Work Break Down Structure Terminplanung Gate Keeping Prozess Projekt Controlling Abwicklungsricht linie Fazit Seite 15

16 Der Qualitäts-Manager im Projekt 1 Prozesse und Rollen Der Qualitäts-Manager im Projekt (QMiP) unterstützt als Experte und Partner den Projektleiter bei der effektiven Planung, Umsetzung und Kontrolle der projektspezifischen Maßnahmen zur Qualitätssicherung im Hinblick auf alle Anforderungen. Seine Rolle umfasst folgende wesentliche Aufgaben, Verantwortlichkeiten und Kompetenzen: Planung und Aktualisierung der Qualitätsmaßnahmen im Qualitätsplan Überprüfung der richtigen und vollständigen Umsetzung der Qualitätsmaßnahmen und Mitwirkung bei der Freigabe von Meilensteinen / Quality Gates Betreuung und Beratung des Projektteams bei der Umsetzung der Qualitätsmaßnahmen Dokumentieren und Weitergabe der Projekterfahrungen Gemäß dem 4-Augen-Prinzip weist die Rolle Qualitäts-Manager den Projektleiter darauf hin, wenn wesentliche Qualitätsaspekte nicht erfüllt werden... Lebenszyklus eines Kundenprojektes PM@Siemens Projektorganisati onen Work Break Down Structure Terminplanung Gate Keeping Prozess Projekt Controlling Abwicklungsricht linie Fazit Seite 16

17 Der Qualitäts-Manager im Projekt Ein Beispiel aus dem Qualitätsplan: Nr. Dok.-Nr. (ggf. der PM-Richtlinie) Aktivität Erstellung Prüfung Freigabe Übergreifende Q-Dokumente _05_QPP_F.doc Qualitäts- und Projektplan _65_Terminplan_F.mpp Projektterminplan 3. Review-pflichtige Dokumente mit Review-Maßnahme (z.b. 4-Augen-Prinzip; Kunde/Siemens) 4. Prozessfließbilder Unterschrift (Kunde/Siemens) 5. FAT-Prozedur 6. SAT-Prozedur FAT 9. SAT Durchzuführende Tests Lebenszyklus eines Kundenprojektes Projektorganisati onen Work Break Down Structure Terminplanung Gate Keeping Prozess Projekt Controlling Abwicklungsricht linie Fazit Weitere QS-Maßnahmen 10. Notwendige Nacharbeiten (Review- oder Testergebnisse) sind in einer Liste festzuhalten (LOP Liste), mit den jeweiligen Zuständigkeiten und einem Fertigstellungsdatum Seite 17

18 Lebenszyklus eines Kundenprojektes 8 PM@Siemens 11 Projektorganisationen 18 Work Break Down Structure 22 Terminplanung 24 Gate Keeping Prozess 27 Projekt Controlling 30 Abwicklungsrichtlinie 35 Fazit 37 Seite 18

19 Projektorganisationen - Gesamtorganisation Organisation Kunde Team 1 Technisch Team 2 Kaufmännisch Team 3 Vertraglich Senior Mgt. Projektleiter Name Kundenverantwortung Service Review Board * Supervision of Project Implementation * Support for Project Managers * Support for Milestones * Settlement of Disputes Projektleiter Name Verantwortung der Siemens Organisation Siemens Terminplaner Name Qualität, EH&S Leitung Name Organisation Kunde Techn. Projektleiter Name Site & Integration Name Örtliche techn. PL Name Kaufm. PL Name Organisation Siemens Seite 19

20 Projektorganisationen Siemens Projektorganisation Seite 20

21 Lebenszyklus eines Kundenprojektes 8 PM@Siemens 11 Projektorganisationen 19 Work Break Down Structure 21 Terminplanung 24 Gate Keeping Prozess 27 Projekt Controlling 30 Abwicklungsrichtlinie 35 Fazit 37 Seite 21

22 Work Break Down Structure - WBS Aufteilung in die entsprechenden Projektphasen und einzelnen Disziplinen Zusammenhänge und Verantwortlichkeiten der einzelnen Arbeitspakete Zu Beginn eines Projektes zu erstellen Beinhaltet die Anforderungen an den Projektumfang Visuelle Darstellung ähnlich der Darstellung eines Familienstammbaums Zur Steuerung und Kontrolle einer Vielzahl von Aktivitäten im Zusammenspiel mit dem Terminplan Lebenszyklus eines Kundenprojektes PM@Siemens Projektorganisati onen Work Break Down Structure Terminplanung Gate Keeping Prozess Projekt Controlling Abwicklungsricht linie Fazit Seite 22

23 Lebenszyklus eines Kundenprojektes 8 PM@Siemens 11 Projektorganisationen 19 Work Break Down Structure 22 Terminplanung 23 Gate Keeping Prozess 27 Projekt Controlling 30 Abwicklungsrichtlinie 35 Fazit 37 Seite 23

24 Terminplanung - Level I bis IV Basis -Terminplan (Level I) Vertragstermine und Meilensteile (z.b. Kick off Meeting) Engineering Procurement Construction Commissioning Gesamt-Terminplan (Level II) Definition aller notwendigen Arbeitsgruppen und Arbeitspakete in ihrer logischen Abfolge Wesentliche Meilensteine Start- und Endtermine Beziehungen und Abhängigkeiten der einzelnen Vorgänge Darstellung des Kritischen Pfades Klassifiziert in die Phasen: Engineering, Procurement, Construction und Commissioning sowie die Disziplinen: Prozess, Layout, Mechanik, Piping, Elektro, Bau, Montagen, Inbetriebnahme Seite 24 Lebenszyklus eines Kundenprojektes PM@Siemens Projektorganisati onen Work Break Down Structure Terminplanung Gate Keeping Prozess Projekt Controlling Abwicklungsricht linie Fazit

25 Terminplanung - Level I bis IV Detail-Terminplan (Level III) Detaillierte Darstellung der Bestell- und Liefereinheiten (Einkaufsplanung / Beschaffungsplan) der Package Units der Bauleistungen und abläufe der Montageaktivitäten der Inbetriebnahmeaktivitäten Arbeitssysteme (Level IV) Dieser Level wird in anderen Systemen der Technischen und Management Abteilungen bearbeitet. Diese sind zum Beispiel das Bestellsystem (SAP), COMOS, PDMS, WinPlan, usw. Lebenszyklus eines Kundenprojektes PM@Siemens Projektorganisati onen Work Break Down Structure Terminplanung Gate Keeping Prozess Projekt Controlling Abwicklungsricht linie Fazit Seite 25

26 Lebenszyklus eines Kundenprojektes 8 PM@Siemens 11 Projektorganisationen 19 Work Break Down Structure 22 Terminplanung 24 Gate Keeping Prozess 26 Projekt Controlling 30 Abwicklungsrichtlinie 35 Fazit 37 Seite 26

27 Gate Keeping Prozess Der Gate Keeping Prozess definiert Meilensteine (Gates) zur Planung und Überwachung von wichtigen Ereignissen oder Zuständen. Hierbei können auch besonderes wichtige Meilensteine hervorgehoben werden und zu sogenannten Quality-Gates definiert werden. Im Gate Keeping Prozess gelten folgende Regeln: Die Meilensteine (Gates) werden zu Beginn der Planung bzw. des Projektes festgelegt Sie dürfen nicht mehr verändert werden Die Meilensteine werden über die Projektlaufzeit fortwährend controlled Ein erreichter Meilenstein wird schriftlich dokumentiert Erst wenn ein entsprechender Meilenstein erreicht wurde, dürfen die nachfolgenden Aktivitäten gestartet werden Für Quality-Gates gelten verschärfte Kriterien, die anhand von z.b. Checklisten durch ein definierten Teilnehmerkreis geprüft und freigegeben werden Lebenszyklus eines Kundenprojektes Projektorganisati onen Work Break Down Structure Terminplanung Gate Keeping Prozess Projekt Controlling Abwicklungsricht linie Fazit Seite 27

28 Gate Keeping Prozess Projektabwicklung Anlagen- und Lösungsprojekte Gewährleistung QG QG Projekteröffnung & Klärung Detailplanung Versand Errichtung Installation Einkauf & Herstellung Inbetriebsetzung Abnahme Projektabschluss PM080 Start Projekt PM100 Auftragseingang geklärt PM200 Freigabe Detailplanung PM300 Versandfreigabe PM400 Mat. & Res. vor Ort PM550 Errichtung / Inst. beendet PM600 Freigabe Kundenübern. PM650 Kundenübernahme PM670 Projektabschluss QG = Quality Gate Seite 28

29 Lebenszyklus eines Kundenprojektes 8 PM@Siemens 11 Projektorganisationen 19 Work Break Down Structure 22 Terminplanung 24 Gate Keeping Prozess 27 Projekt Controlling 29 Abwicklungsrichtlinie 35 Fazit 37 Seite 29

30 Projekt Controlling z. B. Kundenstatusbericht Seite 30

31 Projekt Controlling z. B. Risikoliste Kunde: Projekt: Projekt Nummer: kalkuliert nicht kalk.... Währung:... Auftragssumme R-ID Risiko Typ Risiko Kategorie Problem / Risiko Verantw. f. Risiko Datum Eintrag Kosten Risikopotenzial Wahrsch. % Risiko Potenzial M-ID R1 kalkuliert E Altlasten im Untergrund des Baufeldes H. XYZ % M1 R2 nicht kalk. E Verzögerungen bei der Baugenehmigung durch die Behörden H. XYZ % M2 R3 nicht kalk. C Verzögerungen des Lieferanten "Liefergut AG" H. XYZ % M3 R4 0 M4 R5 0 M5 R6 0 M6 R7 0 M7 R8 0 M8 R9 0 M9 R10 0 M10 3 Summen Seite 31

32 Cost Controlling - Kostenverlauf Seite 32

33 Cost Controlling - Progress Seite 33

34 Lebenszyklus eines Kundenprojektes 8 PM@Siemens 11 Projektorganisationen 19 Work Break Down Structure 22 Terminplanung 24 Gate Keeping Prozess 27 Projekt Controlling 30 Abwicklungsrichtlinie 34 Fazit 37 Seite 34

35 Abwicklungsrichtlinie In der Abwicklungsrichtlinie werden die allgemeinen Anforderungen sowie die Grundlagen der Zusammenarbeit und Kommunikation innerhalb eines Projektes beschrieben. Folgende wesentliche Kapitel werden hierbei definiert: 1. Projektumfang Allg. Beschreibung, Vertragsverhältnis, Partnerfirmen, Termine und Ressourcen 2. Projektorganisation Organigramm, Kommunikationsliste, Unterschriftsberechtigung, Eskalation, usw. 3. Dokumentenmanagement Dokumentennummern und form, Dokumentenworkflow, Dokumentenfreigabe, usw. 4. Kommunikation im Projekt Vertraulichkeit, Projektroutinen, Statusberichte, Informationsverteilung 5. Änderungsmanagement 6. Personal und Infrastruktur 7. Beschaffung, usw. Lebenszyklus eines Kundenprojektes Projektorganisati onen Work Break Down Structure Terminplanung Gate Keeping Prozess Projekt Controlling Abwicklungsricht linie Fazit Seite 35

36 Lebenszyklus eines Kundenprojektes 8 PM@Siemens 11 Projektorganisationen 19 Work Break Down Structure 22 Terminplanung 24 Gate Keeping Prozess 27 Projekt Controlling 30 Abwicklungsrichtlinie 35 Fazit 36 Seite 36

37 Fazit Welche Vorteile bringt die Systematik im Planungsablauf als Baustein des Projekterfolges? Steigerung der Qualität in den Projekten Reduzierung der Kosten durch effiziente Arbeitsweise und Methoden Reduzierung der Risiken durch frühzeitiges Erkennen und Gegensteuern Verkürzung der Projektlaufzeit durch Vermeidung von Fehlleistungen Erhöhung der Kundenzufriedenheit Schnelle Einarbeitung von neuen Projektmitgliedern Steigerung der Motivation der Projektmitglieder Ein systematischer und organisierter Planungsablauf ist ein essentieller Baustein, um ein Projekt erfolgreich abwickeln zu können Seite 37

38 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! Alexander Kalff Senior Project Manager I IA AS PA EC OPM Industriepark Höchst Gebäude B598 Telefon: Fax: Mobil: alexander.kalff@siemens.com siemens.com/answers Seite 38