Erste Schritte. Controlling Projects. Einzelplatzversion

Transkript

1 Controlling Projects Einzelplatzversion

2 Inhaltsverzeichnis 1 HINWEISE ZUM STAND-ALONE-BETRIEB SYSTEMVORAUSSETZUNGEN PROJEKTPLAN ERSTELLEN PROGRAMMSTART NEUES PROJEKT ERSTELLEN PROJEKTPLAN ERSTELLEN TERMINE ÄNDERN PROJEKT LOKAL SPEICHERN DRUCKEN VORHANDENE PROJEKTDATEI ÖFFNEN RESSOURCEN IM-/EXPORT VON MICROSOFT PROJECT-DATEIEN IMPORT VON MICROSOFT PROJECT-DATEIEN EXPORT ALS MICROSOFT PROJECT-DATEI GANTT BEDIENUNGSHINWEISE COP SERVER, RESSOURCENMANAGEMENT HINWEISE ZUR INSTALLATION/DEINSTALLATION Seite 2 von 23

3 1 Hinweise zum Stand-Alone-Betrieb CoP2go bietet auch Funktionen, die für die Zusammenarbeit mit dem Serversystem CoPTrack erforderlich sind. Diese sind für den Stand-Alone-Betrieb nicht notwendig und die entsprechenden Informationen und Schaltflächen können ignoriert werden. Informationen und Funktionen zum Betrieb mit dem CoPTrack-Server Status: nicht verbunde/verbunden Projekte des Servers laden Einstellungen zur Serververbindung Seite 3 von 23

4 mit CoP2go Controlling of Projects P2go Wie Sie sehen werden, ist CoP2go weitgehend selbst erklärend. Für die allerersten Schritte ist es dennoch eine Erleichterung, eine Unterstützung durch eine kurze Anleitung zu bekommen. Nach Erläuterungen zu den Systemvoraussetzungen wird beschrieben wie ein neuer Projektplan erstellt wird. Es folgen Hinweise zur Bedienung des interaktiven, grafischen GANTT-Charts. Und zuletzt wird auf die zentralen web-basierten Systeme CoPTrack und CoPTime und das dazugehörige Ressourcenmanagement hingewiesen. Seite 4 von 23

5 2 Systemvoraussetzungen Für CoP2go genügt ein handelsüblicher PC mit dem Betriebssystem Windows. Da CoP2go vollständig in Java geschrieben ist, ist eine aktuelle Java-Runtime Umgebung erforderlich. Falls auf ihrem PC noch keine installiert ist, wird während der Installation von CoP2go eine entsprechende Umgebung mitinstalliert. Die CoP2go-Java-Software ist vom Betriebssystem unabhängig, deshalb kann sie auch unter allen anderen Betriebssystemen, die Java unterstützen, wie etwa Linux, eingesetzt werden. Bitte wenden Sie sich in diesen Fällen an die SMC. Seite 5 von 23

6 3 Projektplan erstellen Es wird erläutert wie mit wenigen Schritten ein neues Projekt erstellt wird. Die Projektelemente sind das Projekt selbst und Vorgänge, die beliebig tief geschachtelt werden können. Die wesentlichen Kennzahlen der Objekte sind Bezeichnung, Beginntermin, Endtermin und Aufwand. 3.1 Programmstart Nach dem Start von CoP2go erscheint folgendes Fenster Abbildung 1: Öffnen eines Projekts Es können nun neue Projekte erstellt oder lokal gespeicherte geöffnet und deren Planung fortgesetzt werden. 3.2 Neues Projekt erstellen Zum Erstellen eines neuen Projekts klicken Sie auf das Icon Neues Projekt erstellen. Beim erstmaligen erstellen eines Projektes wird die Eingabe eines Benutzernamens verlangt. Sofern Sie CoP2go eigenständig verwenden, ist dieser Benutzername beliebig. Seite 6 von 23

7 Abbildung 2: Dialog "Einstellungen" Anschließend öffnet sich nachfolgendes Popup-Fenster. Abbildung 3: Dialog "Projekt erstellen" Eingaben sind nur für die beiden Felder Kurzbezeichnung und Bezeichnung erforderlich. Die Werte für die Termine und den Aufwand sind vorbelegt. Sie können natürlich ebenfalls sofort oder auch zu jedem späteren Planungszeitpunkt verändert werden. Das neue Projekt wird in einem interaktiven Gantt-Diagramm und mittels Tabellenwerten dargestellt. Seite 7 von 23

8 Abbildung 4: Tabellen-GANTT-Diagramm 3.3 Projektplan erstellen Zunächst wird ein Vorgang eines Projektes erstellt. Abbildung 5: Kontextmenü Die rechte Maustaste öffnet ein Kontextmenü. Damit können weitere Funktionen wie Vorgang oder Meilenstein erstellen durchgeführt werden. Ebenso können Vorgänge, Arbeitsaufträge oder Meilensteine per drag&drop erstellt werden Seite 8 von 23

9 Abbildung 6: Vorgang per drag&drop erstellen Klicken Sie dazu auf das entsprechende Symbol in der Menüleiste und ziehen es an die gewünschte Stelle in der Gantt-Übersicht. Abbildung 7: Projektstruktur Der neue Vorgang erscheint in der Grafik. Im Weiteren können Vorgänge und Meilensteine in beliebiger Schachtelung erstellt werden 3.4 Termine ändern Termine (oder auch Aufwände) können im Popup (Projekt/ Vorgang bearbeiten), in der Tabelle oder interaktiv in der Grafik geändert werden. Abbildung 8: Beginn-, oder Endtermine ändern oder gesamtes Objekt verschieben Die beschriebenen Aktionen können beliebig fortgesetzt werden, bis der gewünschte Projektplan Seite 9 von 23

10 erstellt ist. 3.5 Projekt lokal speichern Zur Sicherung oder für eine Weiterplanung zu einem späteren Zeitpunkt kann ein Projekt in einer lokalen Datei gespeichert werden. Abbildung 9: Projekt in Datei speichern Nach klicken auf das Icon Alle in eine Datei speichern öffnet sich ein Popup-Fenster, in welchem das Verzeichnis und der Dateiname zum speichern des Projekts eingegeben bzw. ausgewählt werden können. Die Projektdatei bekommt die Dateierweiterung cop. Die weiteren Funktionen sollten intuitiv oder mit der Online-Hilfe erschlossen werden können. 3.6 Drucken Aus der Gantt-Darstellung können das Diagramm, die Tabelle oder beide Inhalte gedruckt werden. Es werden genau die dargestellten Elemente und der ausgewählte Abschnitt gedruckt. Seite 10 von 23

11 Aufruf der Druckfunktion Abbildung 10: Aufruf der Druckfunktion Aussehen des Ausdrucks einstellen Abbildung 11: Einstellen der Druckausgabe Drucker auswählen Seite 11 von 23

12 Nutzen Sie nicht den Standard-Drucker Ihres Systems, können Sie diesen über Druckeinstellungen wählen und ggf. weitere Druckereinstellungen vornehmen. Abbildung 12: Drucker auswählen Ausdrucken Um den Ausdruck zu starten klicken Sie auf Drucken Abbildung 13: Druck starten 3.7 Vorhandene Projektdatei öffnen CoP2go kann sowohl offline, ohne weitere Verbindung zu einem Server, als auch online, in Verbindung mit CoPTrack/Time, eingesetzt werden. Bei der Offline-Nutzung werden keine Konfigurationsdaten (siehe: Einstellungen unter Optionen ) benötigt Seite 12 von 23

13 Abbildung 14: Herstellen einer Serververbindung für eine Online-Bearbeitung Wird CoP2go zusammen mit CoPTrack/Time in einer Online-Arbeitsweise eingesetzt, sind unter Optionen im Menüpunkt Einstellungen die CoP-Server-Adresse sowie die Einwahldaten (Benutzerkennung und Passwort) einzugeben und zu speichern. Abbildung 15: Öffnen einer gespeicherten Projektdatei Seite 13 von 23

14 Mit Auswahl der Datei wird diese geöffnet. Eine bestehende Projektdatei kann auch mit Doppelklick geöffnet werden. CoP2go wird dann automatisch gestartet, 3.8 Ressourcen CoP2go besitzt eine einfache Ressourcendarstellung. Hinweis: Ein umfassendes Ressourcenmanagement ist in CoPTrack enthalten. Aufgaben für Ressourcen werden durch Arbeitsaufträge gekennzeichnet. Diese können mittels drag&drop oder über das Kontextmenü angelegt werden Arbeitsauftrag darstellen und anlegen Für eine Darstellung der Ressourcenbezeichnung in der beim Arbeitsauftrag führen Sie folgende Einstellungen durch: Deaktivieren Sie In der Ansicht die Einstellungen Ressourcennamen bei Vorgängen und Ressourcennamen in Arbeitsaufträgen. Einstellungen anpassen Seite 14 von 23

15 4 Im-/Export von Microsoft Project-Dateien 4.1 Import von Microsoft Project-Dateien In CoP2go haben Sie die Möglichkeit Projekte aus Microsoft Projekt-Dateien zu öffnen. Dazu wählen Sie im Öffnen-Dialog den Dateityp MSProject files (.mpp,.xml,.planer) aus. Abbildung 16: Dateityp auswählen Es werden jetzt die Microsoft Project-Dateien angezeigt, und können ausgewählt und geöffnet werden. 4.2 Export als Microsoft Project-Datei CoP2go bietet auch die Möglichkeit, erstellte oder veränderte Projekte in das Microsoft-Project- Format zu exportieren. Klicken Sie dazu mit der rechten Maustaste auf die oberste Ebene des Projekts und wählen Speichern - Als MS Project Datei speichern Hinweis: Der Export ist nur in das Microsoft-Project-XML-Format möglich. Seite 15 von 23

16 Abbildung 17: Speichern als MS-Project-Datei Seite 16 von 23

17 5 GANTT Bedienungshinweise Die Funktionen der GANTT-Anwendung erschließen sich weitgehend intuitiv. Sie werden dies sicher bei der Benutzung ebenfalls feststellen. Ergänzend sind einige nicht sofort erkennbare Funktionen beschrieben. Informationsgehalt des Diagramms variieren Abbildung 18: Verändern des Informationsgehalts der Darstellung Seite 17 von 23

18 Darstellungsauflösung ändern Abbildung 19: Zooms verändern die sichtbaren Ausschnitte Mittels Zoomregler kann die Darstellungsauflösung variiert werden. Alternativ kann die zeitliche Auflösung auch mit dem Mausrad geändert werden. Trennbalken zwischen Tabellen- und Grafikdarstellung verschieben Abbildung 20: Verschieben des Trennbalkens zwischen Tabelle und GANTT-Grafik Seite 18 von 23

19 Vorgänge und Meilensteine können mit gedrückter Maustaste einfach in andere Ebenen gehängt/verschoben werden Abbildung 21: Verschieben eines Vorgangs Erstellen einer Abhängigkeit zwischen Vorgängen und / oder Arbeitsaufträgen: Strg + Drag&Drop (von einem Balken zum anderen) Abbildung 22: Darstellung von Vorgänger-Nachfolger-Abhängikeiten Löschen einer Abhängigkeit Seite 19 von 23

20 Doppelklick auf die horizontale Linie eines Objektes stellt das Objekt am linken Rand der Grafik dar. Kontextmenue mit Auswahl von Bearbeitungsfunktionen: rechte Maustaste Abbildung 23: Kontextmenü Öffnen eines Popup-Fensters zum Bearbeiten eines Objekts: Doppelklick auf das Objekt (Balken) Fixieren eines Beginn- oder Ende-Termins oder des Aufwands: Doppelklick auf das entsprechende Feld in der Tabelle in der entsprechenden Spalte und editieren oder Benutzung des Kontextmenüs Bemerkung: Fixieren bedeutet, dass ein Wert nicht verändert werden kann, weder direkt durch ändern des Werts noch indirekt durch verschieben abhängiger Objekte (Balken). Soll ein fixierter Wert verändert werden, ist zuerst die Fixierung zu lösen. Ändern eines Tabelleneintrags Beginn- oder Ende-Termin oder Aufwand: Doppelklick auf das entsprechende Feld in der Tabelle in der entsprechenden Spalte und editieren Nach Aufruf der Druckfunktion erhält man zunächst eine Vorschau. Hier besteht die Möglichkeit den Ausdruck zu variieren. Insbesondere kann eine Übersicht als erste Seite erstellt werden, die die Aufteilung des Drucks auf die einzelnen Seiten zeigt Ein- und Ausblenden von Inkonsistenzen für Aufwände und/oder Termine durch Ein- und Ausschalten des entsprechenden Buttons. Bemerkung: Inkonsistenzen sind immer aus Sicht eines (Haupt-)Objekts und der hierarchisch untergeordneten Objekten bezüglich der Projektstruktur (Baumstruktur) zu sehen. Eine Aufwandsinkonsistenz liegt vor, wenn die Summe der Aufwände der untergeordneten Objekte (Vorgänge oder Arbeitsaufträge) kleiner ist als der Aufwand des übergeordneten Objekts (Projekt Seite 20 von 23

21 oder Vorgang). Eine Termininkonsistenz liegt vor, wenn kein Anfangs- oder Endtermin eines untergeordneten Objekts mit den Anfangs- oder Endterminen des übergeordneten Objekts übereinstimmt. Seite 21 von 23

22 6 CoP Server, Ressourcenmanagement Sollten Sie CoPTrack oder CoPTime eingesetzt haben, können Sie neue Projekte in die zentrale Datenbank einstellen oder Projektänderungen mit bestehenden Projekten synchronisieren. Zentral gespeicherte Projekte können in CoP2go übernommen, verändert und lokal oder wieder zentral gespeichert werden. CoP2go hat im online-betrieb den gleichen Funktionsumfang wie die GANTT-Applikation von CoPTrack/Time. Insbesondere ist das Ressourcenmanagement von CoPTrack/Time nutzbar. Damit können Ressourcen in die Projektplanung einbezogen werden. Wird eine Projektdatei geöffnet, die zuvor mit CoPTrack/Time erstellt wurde, stehen die zugeordneten Ressourcen auch in CoP2go zur Verfügung. CoP2go wird damit zur verlängerten Werkbank der web-basierten CoPTrack/Time Software und somit ein CoP für unterwegs. Für weitere Informationen wenden Sie sich bitte an die SMC. SMC GmbH Software Management Consulting Schwalbenrainweg Aschaffenburg SMC S.à r.l. Software Management Consulting 1, route du Vin L-6688 Mertert Luxembourg Tel.: Tel.: Weitere Produkte der SMC: CoPFlow webbasiertes Prozessmanagement CoPTel Integration des Telefons Seite 22 von 23

23 7 Hinweise zur Installation/Deinstallation CoP2go ist verfügbar mit einer Installationsroutine, oder in Form eines ZIP-Archives. Letzteres kann sowohl für Windows, als auch für Linux-Betriebssysteme genutzt werden. Die Installationsroutine ist nur für Windows geeignet. Mit ihr wird CoP2go als quasi portable Applikation in einen beliebigen Ordner (Schreibrechte müssen vorhanden sein) installiert. Es sind für die Installation keine administrativen Rechte erforderlich und es werden auch keine Eingriffe in die Windows-Registry vorgenommen. Sollten Sie als Installationsverzeichnis Programme bzw. Program Files auswählen, so müssen Sie die Installationsroutine ausdrücklich als Administrator starten (rechte Maus Als Administrator ausführen). Zur Deinstallation genügt es, den kompletten Installationsordner und die im Startmenü und auf dem Desktop angelegten Verknüpfungen zu löschen. Seite 23 von 23