Büroarbeit planen und gestalten. Teil 2: Moderne Bürokonzepte und Telearbeit

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1 Büroarbeit planen und gestalten Teil 2: Moderne Bürokonzepte und Telearbeit

2 Büroarbeit planen und gestalten Teil 2: Moderne Bürokonzepte und Telearbeit Verfasser: Ralf Neuhaus Gestaltung der Texte und Grafiken: Karin Pierson Herausgegeben vom Institut für angewandte Arbeitswissenschaft e.v. Köln 2003

3 Die Deutsche Bibliothek CIP-Einheitsaufnahme Büroarbeit planen und gestalten Teil 2: Moderne Bürokonzepte und Telearbeit hrsg. vom Institut für angewandte Arbeitswissenschaft e.v. Verf.: Ralf Neuhaus Gestaltung d. Texte u. Grafiken: Karin Pierson Köln: Wirtschaftsverlag Bachem, 2003 (Taschenbuchreihe des Instituts für angewandte Arbeitswissenschaft) ISBN Dieses Buch ist auf chlorfrei gebleichtem Papier gedruckt. Die Fotos wurden mit freundlicher Genehmigung der Firmen Bosse Design Gesellschaft für Innovative Office Interiors mbh & Co. KG, Höxter Stahle Fa. Bosse / und Vitra New Office, Weil am Rhein Architect: Sevil Peach photo: Ramesh Amruth Fa. Vitra / veröffentlicht Wirtschaftsverlag Bachem, Köln Einbandentwurf: Karin Pierson, Köln Gesamtherstellung: Druckerei J.P. Bachem GmbH & Co. KG Köln Printed in Germany ISBN

4 5 Inhaltsverzeichnis Vorwort 1 Einleitung Moderne Büro- und Büroraumkonzepte Die Bedeutung der Arbeitsprozesse für das Büro Desk-Sharing Desk-Sharing und seine Formen Territoriales Desk-Sharing Non-territoriales Desk-Sharing Gründe für die Einführung von Desk-Sharing Desk-Sharing und die Auswirkungen Arbeitsmittel Gestaltung der Arbeitsorganisation Beschäftigte und Führungskräfte Führungsverhalten Arbeitsplatzgestaltung Möblierung Moderne Büroraumkonzepte Arbeitsplatzportfolio Wandsysteme Business Club Die Kommunikationsfunktion des Business Clubs Aufbau eines Business Clubs Wirtschaftlichkeit moderner Büro- und Büroraumkonzepte Beispiel 1: Territoriales Desk-Sharing Beispiel 2: Reduzierung von Ablageflächen Beispiel 3: Desk-Sharing und Telearbeit Beispiel 4: Flächenwirtschaftlichkeit Beispiel 5: Vorgehensweise bei der Realisierung moderner Bürokonzepte... 79

5 6 2.5 Planung und Gestaltung moderner Büro- und Büroraumkonzepte Neu- und Umbaumaßnahmen Planung Anforderungsliste Büroraumplanung Abschluss der Planung Einführung moderner Büro- und Büroraumkonzepte Fehler bei der Büroraumgestaltung Telearbeit Formen von Telearbeit Alternierende Telearbeit Mobile Telearbeit Weitere Formen der Telearbeit Isolierte Telearbeit Telecenter Virtuelle Unternehmen Wirtschaftlichkeit von Telearbeit Vor- und Nachteile von Telearbeit Einführung von Telearbeit Projektanstoß Information Vorbereitung der Telearbeit Anforderungen an die Arbeitstätigkeit Anforderungen an Telearbeiter Anforderungen an Führungskräfte Kommunikationsbedarf und soziale Isolation Organisation der Arbeitszeit Beratung und Schulung Telearbeit und privates Umfeld Umgang mit technischer Ausstattung Zeitmanagement und Arbeitsstrukturierung Testphase

6 7 3.5 Rechtliche Fragen bei der Einführung und Gestaltung von Telearbeit Vertragsformen der Telearbeit Prinzip der Freiwilligkeit Rückkehrmöglichkeiten an den betrieblichen Arbeitsplatz Arbeitsschutz Pflichten des Arbeitgebers Pflichten des Telearbeiters Arbeitszeit Datenschutz Haftung Nutzung der Arbeitsmittel für private Zwecke Kostenerstattung durch den Arbeitgeber Steuerliche Aspekte Mietrecht Betriebsrat Ausblick Anhang Hinweise zum Datenschutz bei der Nutzung technischer Arbeitsmittel außerhalb des Unternehmens (Beispiel) Beispiel für eine Betriebsvereinbarung zur Telearbeit Checklisten zur Einführung von Telearbeit Beschäftigte Checklisten zur Einführung von Telearbeit Führungskräfte Glossar der Fachbegriffe Literaturverzeichnis

7 9 1 Einleitung Die Wettbewerbsbedingungen haben sich für Unternehmen in den letzten Jahren nicht nur verändert, sondern zumeist auch verschärft. Die Globalisierung sowie die nationale und internationale Konkurrenzsituation auf den Märkten erfordert von den Unternehmen zunehmend flexible Organisationsstrukturen. Eine große Anzahl von Unternehmen hat infolgedessen die eigenen Produktionsstrukturen mittels diverser Managementmethoden reorganisiert und flexibilisiert, um wettbewerbsfähig zu bleiben. Eine Reorganisation der Administration und der Bürostrukturen ist in den meisten Unternehmen allerdings nicht vorgenommen worden. Die Unternehmen, die jedoch eine Restrukturierung der Arbeit in den Büros vorgenommen haben, nutzten dazu den immensen Fortschritt der Informationsund Kommunikationstechnologie (I+K-Technologie) für die Veränderung traditioneller Arbeitsstrukturen im Bürobereich. Die wesentlichen Aspekte dieser neuen Formen der Arbeitsorganisation sind die Dezentralisierung und Flexibilisierung von Arbeit, Arbeitsplätzen und Entscheidungskompetenzen. Dies führte zur Entstehung neuer Büro- und Büroraumkonzepte, die verschiedene Formen der Arbeitsorganisation flexibel unterstützen. Während ein Bürokonzept wie Desk-Sharing im Wesentlichen die Reduzierung der Kosten für Flächen, Arbeitsmittel sowie Mobiliar und eine Erhöhung der Flexibilität in den Büros verfolgt und die seit Jahrzehnten gewohnten Arbeitsweisen in den Büros verändert, verfolgen moderne Büroraumkonzepte das Ziel, diese neuen Rahmenbedingungen der Arbeit in den Büros zu unterstützen und flexible Büroraumstrukturen zu bieten, die sich den Anforderungen der Arbeitsorganisation und den arbeitenden Menschen entsprechend nahezu umgehend verändern und anpassen lassen. Die Unternehmen, die erkannt haben, dass nicht nur eine Restrukturierung der Arbeit in den Produktionsbereichen, sondern auch in den Büros zum Erfolg eines Unternehmens beitragen kann, nutzen die Möglichkeiten, die sich im Zusammenhang mit modernen Büro- und Büroraumkonzepten ergeben. Dabei wird von ihnen immer wieder auf eine damit verbundene Erhöhung der Produktivität und der Flexibilität sowie eine Verbesserung der Servicequalität und Kundenorientierung verwiesen. Es ergibt sich eine für Unternehmen überaus wünschenswerte Freisetzung von Potenzialen und eine Erschließung wirtschaftlichen Nutzens. Moderne Formen der Arbeits- und Büroorganisation versprechen dabei bereits heute eine Antwort auf verschiedene zukünftige Anforderungen und erwartete Entwicklungen in den Unternehmen (vgl. Abb. 1-1).

8 10 Einleitung Abb. 1-1: Wie entwickelt sich das Büro in den nächsten fünf Jahren? Eine Einschätzung von Managern aus der Industrie (Deutsches Büromöbel Forum, 2001a, S. 22) Für die Realisierung moderner Büro- und Büroraumkonzepte ist zumeist die Ausführung von Telearbeit, als orts- und zeitflexible Arbeitsform, notwendig, die diese Konzepte im Wesentlichen ermöglicht und beeinflusst. Die Einführung und Nutzung von Telearbeit ist in diesem Kontext ein Schlagwort, das schon heute in vielen Unternehmen zum Arbeitsalltag gehört. Viele Unternehmen, insbesondere kleine und mittelständische, haben bereits Telearbeit realisiert, auch wenn die bestehenden Formen der Arbeitsorganisation in den Unternehmen oftmals nicht so bezeichnet werden. Doch viele Beschäftigte, z. B. im Vertriebs-, Service- oder Montagebereich, führen Telearbeit aus, wenn sie außerhalb des Unternehmens beim Kunden tätig sind und mittels Handy und/oder Laptop mit dem eigenen Unternehmen kommunizieren oder vor Ort auf benötigte Daten zugreifen. Nachfolgend wird dargestellt, welche Chancen und Möglichkeiten im Zusammenhang mit Telearbeit und modernen Büro- und Büroraumkonzepten bestehen und wie man sie nutzen kann. Darüber hinaus wird beschrieben, was bei deren Realisierung zu beachten ist und welche Probleme und Hindernisse dabei

9 Einleitung 11 auftreten können. Das Buch besteht aus zwei Teilen, wobei der erste Teil sich mit modernen Büro- und Büroraumkonzepten auseinandersetzt, deren Realisierung zum Teil als Konsequenz der Einführung von Telearbeit zu sehen ist. Der zweite Teil des Buches beschäftigt sich mit Telearbeit, wobei der Schwerpunkt an dieser Stelle auf den rechtlichen Aspekten liegt. Während Büroarbeit planen und gestalten Teil 1: Bildschirmarbeit und Büroraumplanung die Grundlagen einer ergonomischen Bildschirmarbeitsplatzgestaltung aufgezeigt und den Prozess der Büroraumplanung verdeutlicht hat, zeigt dieses Buch die Entwicklung auf, welche die Arbeit im Büro bzw. am Bildschirm in den letzten Jahren erfahren hat. Beide Bücher können prinzipiell getrennt voneinander genutzt werden, wobei die konkrete und ergonomische Realisierung und Planung der in diesem Buch vorgestellten Formen der Arbeitsorganisation und Büroraumgestaltung den Zugriff auf Teil 1 notwendig machen.

10 12 2 Moderne Büro- und Büroraumkonzepte Heutige Technologien ermöglichen, dass Personen zur Erfüllung der Arbeitsaufgaben nicht mehr an feste Zeitzonen, örtliche Distanzen oder an die Grenzen eines Unternehmens gebunden sind. Die Verwendung von Notebooks, Internet und mobilen Telefonen erhöht die Mobilität und Flexibilität der Beschäftigten nicht nur in den Büros, sondern auch über Stadt- und Landesgrenzen hinweg, wodurch Kommunikation, Information und Arbeit mehr und mehr ortsunabhängig erfolgen kann. Durch die zunehmende Digitalisierung können Organisationen mehr und mehr papierlos arbeiten, wodurch auf Papier basierende Archive aufgelöst und durch digitale Archive auf Servern ersetzt werden. Auf diese Weise können Personen an fast jedem Ort der Welt langfristig unabhängig vom Arbeitsplatz im Unternehmen arbeiten, da komplette Archive, die ehemals auf Papier basierten und meterweise Ordner füllten, auf eine Festplatte passen bzw. über das Internet von unternehmenseigenen Servern heruntergeladen werden können. Der kreative Umgang mit der vorhandenen Technologie und die Erprobung neuer technologischer Konzepte zeigt die Realisierbarkeit neuer, zum Teil sogar virtueller, Organisationsformen auf. Die neu gewonnene Flexibilität bei der Auswahl des Arbeitsplatzes und der Gestaltung der Arbeitsorganisation deckt sich vielfach ideal mit Veränderungen der Märkte, die es notwendig machen, dass Beschäftigte z. B. flexibel in regelmäßig wechselnden Teams und Projekten zusammenarbeiten. Die Zeiten, in denen Büros statische und ortsgebundene Arbeitsstätten waren, sind in vielen Unternehmen vorbei, was sich auf Arbeitsorganisation, Führungskräfte, Beschäftigte und Büroräume gleichermaßen auswirkt. Die in einem Büro arbeitenden Menschen sitzen oftmals nicht mehr an fest zugewiesenen Arbeitsplätzen unter der ständigen Aufsicht einer Führungskraft. Der Wandel des Führungsverständnisses, d. h. Abbau von Kontrollfunktionen der Führungskräfte, und technische Zwänge fesseln den im Büro arbeitenden Menschen nicht mehr an einen festen Arbeitsplatz bzw. -ort. Eine direkte Kontrolle der Beschäftigten durch die Führungskräfte ist oftmals nicht mehr in gewohntem Rahmen möglich, nötig und zum Teil auch nicht mehr gewollt. Für die Arbeitsorganisation im Büro bedeuten diese Veränderungen, dass Telearbeit und Projekt-Teams, die ad hoc und Ländergrenzen übergreifend zusammengestellt werden müssen, für viele Unternehmen bereits zur Realität im Büroalltag geworden sind. Dies beeinflusst allerdings nicht nur die Arbeitsorganisation im Büro, sondern auch die Entstehung neuer Büro- und Büroraumkonzepte, da aufgrund arbeitsorganisatorischer Veränderungen auf diesem Gebiet neue Bedarfe entstehen, die vor einigen Jahren nicht zu erahnen waren. Die Art und Weise, wie neue Konzepte entstehen, beruht auf einer einzigartigen Ent-

11 Moderne Büro- und Büroraumkonzepte 13 wicklung, bei der deutlich wird, wie stark einzelne Entwicklungen auf den Gebieten der Arbeitsorganisation, der I+K-Technologie und der Büroraumgestaltung miteinander verbunden sind und sich dadurch gegenseitig beeinflussen. Innovative technologische Entwicklungen führen als Treiber zu neuen Formen der Arbeitsorganisation im Büro, wobei Telearbeit nur eines von vielen Schlagworten ist. Mobile und alternierende Telearbeit, bei der die Beschäftigten Ort und Zeit der Arbeit nach eigenem Ermessen im Wesentlichen frei wählen können, führte bei den Beschäftigten zu einer Verringerung der im Büro verbrachten Zeit (vgl. Kap. 3). Dies verstärkte den Umstand, dass bereits bei den normalen Arbeitsformen im Büro im Durchschnitt ohnehin nur maximal 70 Prozent der Büroarbeitsplätze während der Regelarbeitszeit gleichzeitig besetzt sind (vgl. Remmers 1999). Die immer geringere Auslastung der dortigen Arbeitsplätze trug maßgeblich zur Entwicklung moderner Bürokonzepte bei. Doch nicht nur die wirtschaftliche Nutzung und Auslastung von Büros rückt mehr und mehr in den Mittelpunkt betrieblicher Planungen, sondern auch die Leistungsfähigkeit der Arbeitsprozesse in den Büros. Die Produktivität der Arbeit in den Büros soll mittels moderner Technik, optimierter Arbeitsabläufe und arbeitsorganisatorischer Veränderungen gesteigert werden, also durch Methoden, wie sie bei der Optimierung und Rationalisierung von Produktionsabläufen schon lange selbstverständlich sind. Die Organisation der Arbeit in den Büros muss mehr denn je den Kundenbedürfnissen und Marktanforderungen angepasst werden. Arbeitsformen im Büro, die die Beschäftigten an Raum und Zeit fesseln, sind in vielen Fällen nicht mehr zeitgemäß. Diese Veränderungen, gepaart mit der Einsicht, dass das Büro nicht nur ein Ort zur Aufgabenerfüllung sein kann, sondern als Werkzeug auch einen wesentlichen Beitrag zur Wettbewerbsfähigkeit eines Unternehmens leistet, führten zur Entstehung moderner Büround Büroraumkonzepte. Moderne Büro- und Büroraumkonzepte verfolgen das Ziel, Lösungen bereitzustellen, die unter wirtschaftlichen Gesichtspunkten versuchen, den neuen räumlichen und zeitlichen Parametern der Arbeit im Büro Rechnung zu tragen. Die Realisierung dieser Konzepte geht oftmals zusätzlich mit der Einführung flexibler Arbeitzeitmodelle einher, wodurch die Arbeiten im Büro an Flexibilität und Produktivität gewinnen sollen und zu einer Verbesserung der Position eines Unternehmens im Wettbewerb beitragen können. Die Philosophie dahinter ist, neuen Formen der Arbeit und flexiblen Arbeitszeit nicht mit Büroräumen und Bürokonzepten von gestern zu begegnen. Dass die dynamischen Veränderungen der Märkte und die damit verbundenen Anforderungen an ein Unternehmen auch nach neuen Arbeitsmethoden im Büro verlangen, erscheint verständlich. Setzt man sich damit auseinander, so wird deutlich, dass die in vielen Unternehmen erfolgte Veränderung der Arbeitsmethoden und organisatorischen Strukturen im Büro, auch eine Veränderung von Arbeitsplätzen und Büroräu-

12 14 Moderne Büro- und Büroraumkonzepte men erforderlich machen, da mit den altbewährten Mitteln oftmals nicht effizient weitergearbeitet werden kann. Die beschriebenen Veränderungen der Arbeitswelt und der Anforderungen im Büro, die u. a. aufgrund technischer Innovationen, einer Internationalisierung der Märkte und veränderter Aufbau- und Ablaufstrukturen erfolgten, führten auch dazu, dass in ungeahnter Weise immer mehr Designer, Zukunftsforscher und Unternehmensberater das Büro als Tätigkeits- und Gestaltungsfeld entdeckt haben. Auf Messen, Seminaren und in den Medien wird von ihnen eine neue Ära der Arbeit im Büro eingeläutet. Man spricht dort von neuen Arbeitswelten im Büro und prägte die Begriffe New Work und New Office (vgl. Abb. 2-1). Abb. 2-1: Veränderung der Arbeitswelt in den Büros Mit dem Ziel, auf diese Weise eine Vielzahl neuer Kunden zu gewinnen, schreiten Computer-, Informations- und Kommunikationstechnologiehersteller im Gleichschritt mit Unternehmensberatern, Designern, Büroeinrichtern und Büromöbelherstellern bei der Entwicklung neuer Zukunftsszenarien für das Büro voran. Von ihnen wurden und werden viele trendorientierte Begriffe kreiert und mittels zahlreicher Veröffentlichungen platziert. Dies geht zum Teil so weit, dass oftmals in kürzester Folge neue Begriffe für ein und denselben Sachverhalt entstehen und benutzt werden. Dass sich bei der Vermarktung moderner Büro- und Büroraumkonzepte in der Regel der englischen Sprache bedient wird, ist nahezu selbstverständlich und trägt nicht immer zur Transparenz der Begriffe und Zusammenhänge bei (vgl. Kap. 6). Einige der Begriffe aus der Welt des New Work/New Office besitzen bereits einen hohen Bekanntheitsgrad bei Managern in der Industrie (vgl. Abb. 2-2).

13 Moderne Büro- und Büroraumkonzepte 15 Moderne Büro- und Büroraumkonzepte bzw. die so genannten New Work/New Office-Konzepte betrachten den Arbeitsplatz im Büro, den Büroraum selbst und auch das dahinter stehende Bürokonzept dauerhaft als Hilfsmittel einer produktiven Arbeitsorganisation. Es werden unterschiedliche, die Arbeitsprozesse unterstützende Raumformen zur Verfügung gestellt, wobei die Leitgedanken die Gewährleistung von Flexibilität, Kommunikation, Selbstorganisation, Prozessorientierung sowie eine hohe Flächenwirtschaftlichkeit sind. Diese innovativen Konzepte können z. B. in Verbindung mit flexiblen Raum-, Arbeitszeitund Desk-Sharing-Modellen zu einer Optimierung der Arbeitsplatz- und Raumnutzung bei gleichzeitiger Minimierung der zu veranschlagenden Arbeitsplatzkosten und zu einer Steigerung der Produktivität führen. Zentrale Anforderungen vieler Unternehmen an ein modernes Büro- bzw. Büroraumkonzept lassen sich wie folgt formulieren: Abb. 2-2: Bekanntheit neuer Arbeitsformen im Büro bei Managern in der Industrie (Deutsches Büromöbel Forum, 2001a, S. 9) Reduzierung von Umzugs- und Umnutzungskosten, um Zeit- und Kostenersparnisse bei regelmäßig erfolgenden Umstrukturierungen der Büroorganisation zu erzielen.

14 16 Moderne Büro- und Büroraumkonzepte Räumliche Flexibilität hinsichtlich nicht vorhersehbarer zukünftiger organisatorischer und räumlicher Restrukturierungen und Veränderungen. Abbildung und Unterstützung der Arbeitsorganisation durch entsprechende Grundrisse und Arbeitsplatztypen. Besprechungsmöglichkeiten für formelle und informelle Kommunikation. Verbesserung der Flächenwirtschaftlichkeit bzw. Flächeneffizienz in den Büros, d. h. Verringerung des Quadratmeterbedarfs für Arbeitsplätze und Erschließungsflächen. Wirtschaftlich optimierte Nutzung und Auslastung von Arbeitsmitteln. Für Unternehmen, die in ihren Büros moderne Büro- und Büroraumkonzepte realisieren wollen, ist allerdings entsprechende Vorsicht geboten, weil in diesen Bereichen vielfach Modeerscheinungen und sinnvolle Innovationen dicht beieinander liegen. Es möchte und kann zwar niemand bestreiten, dass die Arbeit im Büro in den letzten Jahren in den meisten Fällen einen Wandel erfahren hat und auch noch erfahren wird, doch es ist zu bedenken, welche vermeintlichen Innovationen einen tatsächlichen Nutzen bringen und welche lediglich Spielereien darstellen. Nicht viele Unternehmen in Deutschland verfügen bereits über langjährige Erfahrungen mit modernen Büro- bzw. Büroraumkonzepten, und auch Untersuchungen dieser Konzepte sind bisher noch nicht von neutralen Fachleuten vorgenommen worden, sodass bisherige Veröffentlichungen, vor allem in Zeitschriften, von Büromöbelherstellern, Unternehmensberatern, Büroausstattern oder Büroraumplanern stammen, die diese Konzepte am Markt oftmals lediglich mit Glaubensbekenntnissen verkaufen möchten. Diesen Veröffentlichungen ist hinsichtlich ihrer Neutralität sicherlich mit einer gewissen Skepsis zu begegnen, da in ihnen diese Konzepte als wahre Kosten- und Produktivitätswunder bezeichnet werden, mit denen, quasi nebenbei, Flexibilisierung und Bewusstseinswandel bei Beschäftigten und Führungskräften erzielt werden. Auf den nachfolgenden Seiten werden die wesentlichen Merkmale und Neuerungen, die mit modernen Büro- und Büroraumkonzepten bzw. den so genannten New Work/New Office Konzepten einhergehen, vorgestellt. Es wird zudem gezeigt, wie veränderte Arbeitsweisen im Büro mit einem grundlegend neuen Konzept verbunden und dadurch unterstützt werden können. Insbesondere die Auswirkungen der Arbeitsorganisation auf die Gestaltung von Büroräumen werden auf den nachfolgenden Seiten beschrieben. Die Beispiele stammen dabei aus Unternehmen, die Desk-Sharing und moderne Büroraumkonzepte seit längerer Zeit eingeführt und umgesetzt haben. Die Erfahrungen, die diese Unternehmen mit diesen Konzepten sammeln konnten, wurden im Rahmen einer Untersuchung des Instituts für angewandte Arbeits-

15 Moderne Büro- und Büroraumkonzepte 17 wissenschaft sowohl aus Sicht der Beschäftigten als auch aus Sicht der Führungskräfte und Planer, die die Einführung dieser Konzepte begleitet haben, mittels halb standardisierter Interviews erhoben. Die Gründe für die Einführung von modernen Büro- und Büroraumkonzepten in den besuchten Unternehmen waren im Wesentlichen eine angestrebte Flächeneffizienz, verbesserte Reaktionsfähigkeit auf eine zunehmende Anzahl von Projektarbeiten, Unterstützung von Mobilität und Flexibilität der Beschäftigten sowie Zeit- und Kostenersparnis bei regelmäßig erfolgenden Umstrukturierungen der Büroorganisation. 2.1 Die Bedeutung der Arbeitsprozesse für das Büro Obwohl die Verwendung von Computern, s und anderen technischen Innovationen für die heutige Arbeit im Büro selbstverständlich ist, haben sich dadurch viele Arbeitsprozesse in den Büros nicht selbstverständlich verändert. Die technischen Hilfsmittel vereinfachen zwar vielfach die Arbeit im Büro, und Teiltätigkeiten werden dadurch schneller ausgeführt, jedoch bleiben in vielen Unternehmen die grundsätzlichen Arbeitsabläufe in den Büros weiterhin unverändert und werden in der Regel auch nicht in Frage gestellt. Während aufgrund des Wettbewerbs die Fertigungsabläufe in der Produktion oftmals regelmäßig reorganisiert und rationalisiert werden, wobei Lean Management, Business Reengineering usw. nur einige Schlagworte sind, so sind Veränderungen der Arbeitsorganisation in den Büros nur selten oder stehen in den meisten Unternehmen nicht einmal zur Diskussion. Dabei wird völlig außer Acht gelassen, dass das Büro ebenfalls als eine Produktionsstätte zu verstehen ist, bei der zwar in der Regel immateriell mit Daten und Informationen umgegangen wird, was aber dennoch einen wesentlichen Beitrag zum Unternehmenserfolg leistet. Nicht nachvollziehbar ist in diesem Zusammenhang vor allem die Tatsache, dass in der Produktion zum Teil regelmäßig reorganisiert wird, um Sekundenbruchteile gewinnen zu können, während im Büro, aufgrund einer nicht effizienten Arbeitsorganisation, Stunden, wenn nicht sogar Tage, verschenkt werden. Vor diesem Hintergrund werden Büros bzw. Verwaltungen von Produktionsverantwortlichen vielfach als unproduktive und starre Organisationseinheiten bezeichnet. Auch ist es unverständlich, dass bei Führungskräften oftmals eine abwehrende Haltung gegenüber einer Veränderung der Arbeitsorganisation im Büro besteht, vor allem wenn man bedenkt, dass in den Büros wesentliche Merkmale der Wertschöpfung für das Unternehmen entstehen. In den Büros werden u. a. Unternehmensprozesse gestaltet und transparent gemacht, Strategien entwickelt und diesbezügliche Vorgehensweisen festgelegt, Produktideen geboren und in Konstruktionsabteilungen konkretisiert sowie Marketing-, Vertriebs- und Logistikkonzepte entworfen. Alle beschriebenen Aspekte benötigen effiziente

16 18 Moderne Büro- und Büroraumkonzepte Informations- und Kommunikationsprozesse zum Entstehen, was allerdings nur mittels kreativer Menschen und sie unterstützender Arbeitsstrukturen und -umgebungen sowie der Möglichkeit zu spontanen Abstimmungen möglich ist. Dieser Sachverhalt ist insbesondere deshalb hervorzuheben, da Innovationen und der Zeitraum, in dem sie entstehen, zu entscheidenden Wettbewerbsfaktoren für Unternehmen werden. Da die geistigen Produkte dieser Prozesse in den meisten Fällen nicht sofort ein materielles und greifbares Ergebnis liefern, sondern Resultate von Gesprächen und Diskussionen zuerst lediglich auf dem Papier oder auf dem Bildschirm ersichtlich werden, sind sich viele Unternehmen nicht bewusst, welche Wichtigkeit effiziente Arbeitsprozesse im Büro besitzen. Bei der Umsetzung moderner Büro- und Büroraumkonzepte betrachtet man daher den Ablauf der Arbeitsprozesse und die Zusammenarbeit zwischen Personen und ganzen Abteilungen genauso, wie den Ablauf der Prozesse in der Produktion, und unterstützt diese durch die Raumgestaltung. Allerdings ist zu beachten, dass moderne Büro- und Büroraumkonzepte sich nicht für alle Arbeitsbereiche und Organisationseinheiten eignen. Auch ist zu hinterfragen, ob die Beschäftigten und Führungskräfte für eine derartige Arbeitsorganisation geeignet sind, da die Arbeit im Rahmen dieser Konzepte von den Personen eine hohe Selbststeuerungsfähigkeit erfordert. Es stellt sich die Frage, wie moderne Büro- und Büroraumkonzepte gestaltet sein sollten, um z. B. die bestehende Arbeitsorganisation unterstützen sowie schnelle und spontane Möglichkeiten für Kurzabstimmungen, Besprechungen oder Teamsitzungen zur Verfügung stellen zu können. Es erscheint einleuchtend, dass das klassische Zellenbüro für ein bis zwei Personen in den meisten Fällen dafür nicht geeignet ist. Das Zellenbüro unterstützt zwar die Privatheit des Einzelnen und ermöglicht eine individuell abgestimmte Arbeitsumgebung, jedoch wird durch diese Büroform Gruppen- bzw. Teamarbeit nicht unterstützt. Zudem besteht zu befürchten, was von vielen Unternehmen auch bestätigt wird, dass aufgrund von Zellenbüros die Abschottung und Abgrenzung einzelner Arbeitsbereiche und Personen voneinander zunimmt. Dadurch kann ein Inseldenken entstehen, das den Informationsaustausch und die Zusammenarbeit verschlechtert. In vielen Fällen wird zwar versucht, dem durch den Einsatz von und Groupware entgegenzutreten, doch im Wesentlichen ist es schwierig, eine funktionierende Team- und Projektstruktur in Verbindung mit diesem Büroraumkonzept zu realisieren. Aus diesem Grund entstand vor einigen Jahren das Kombibüro, bei dem sowohl Teamstrukturen unterstützt als auch konzentrierte Einzelarbeit ermöglicht werden (vgl. IfaA/Neuhaus 2002). Das Kombibüro ermöglicht eine gute Mischung aus spontaner Vernetzung und konzentrierter Einzelarbeit. Doch auch das Kombibüro konnte nicht verhindern,

17 Moderne Büro- und Büroraumkonzepte 19 dass sich aufgrund zunehmender Mobilität und verschiedener Formen von Telearbeit die Flächenwirtschaftlichkeit der Büros kontinuierlich verschlechtert. Auch kann eine Grundrissstruktur, die nur ein bis zwei verschiedene Büroraumtypen enthält, dazu führen, dass Gebäude, die z. B. ausschließlich monofunktionale Kombibüros beinhalten, ebenso zu künftigen Sanierungsfällen werden, wie Großraumbüros derzeit. Die vorgehend benannten Anforderungen an moderne Büro- und Büroraumkonzepte spiegeln sich auch in einer Befragung von 190 Managern aus der Industrie, bei der sie eine Bewertung verschiedener Merkmale der Arbeit im Büro abgeben sollten (vgl. Abb. 2-3). Abb. 2-3: Wertschätzung verschiedener Merkmale der Arbeit im Büro durch Industriemanager (Deutsches Büromöbel Forum, 2001a, S. 15)

18 20 Moderne Büro- und Büroraumkonzepte Die meisten der beschriebenen Anforderungen können in der Regel von herkömmlichen Büro- und Büroraumkonzepten nur teilweise oder aber überhaupt nicht zufrieden stellend unterstützt werden, da sie keine ausreichende Anzahl an Arbeitsplätzen für verschiedene Arbeitsformen zur Verfügung stellen und die Flexibilität der Beschäftigten, die sowohl alleine als auch in wechselnden Projektgruppen oder Teams arbeiten, nicht unterstützen. Dies erfordert ein entsprechendes Bürokonzept sowie flexible Möbel und Büroräume mit größtenteils reversiblen Wänden, die zu solchen Reaktionen in der Lage sind, um ohne aufwändige Umzugs- und Umbauprozesse regelmäßige Veränderungen der Arbeitsorganisation zu unterstützen. 2.2 Desk-Sharing Bei so genannten Sharing-Konzepten werden Büros, Arbeitsplätze und/oder Büroausstattung zwischen mehreren Nutzern geteilt. Da beim Desk-Sharing in der Regel eine bestimmte Anzahl Beschäftigter eine geringere Anzahl an Arbeitsplätzen und -mitteln gemeinsam nutzt, spricht man beim Desk-Sharing auch von der Share-Ratio bzw. Desk-Sharing-Quote, wodurch ausgedrückt wird, wie viele Beschäftigte sich einen Arbeitsplatz teilen. Desk-Sharing entstand als Konzept bei der Suche nach Einsparmöglichkeiten im Büroalltag. Es beruht auf der Tatsache, dass der persönliche Arbeitsplatz einer Person im Büro nicht ununterbrochen von ihr genutzt wird. Ziel des Desk-Sharings ist eine möglichst hohe Auslastung des vorhandenen Mobiliars und der vorhandenen Büroräume und Arbeitsmittel, um hohe Investitionen wirtschaftlich zu nutzen. Desk-Sharing ist besonders bei Beschäftigten sinnvoll, die aufgrund ihrer Arbeitstätigkeit, wie z. B. Vertrieb oder Kundendienst, häufig außerhalb des Büros beim Kunden arbeiten müssen oder durch die Einführung von alternierender Telearbeit teilweise zu Hause arbeiten können (vgl. Kap ). Insbesondere durch die Einführung von Telearbeit ist davon auszugehen, dass die Anzahl der zentral in einem Büro bzw. Bürogebäude zusammengefassten und ständig genutzten Arbeitsplätze zurückgehen wird. Der Fortschritt der Informations- und Kommunikationstechnologie und Telearbeit haben dazu geführt, dass Desk-Sharing im Rahmen von modernen Büroraumkonzepten eine wichtige Rolle spielt und von Planern oftmals als wahres Kosten- und Produktivitätswunder bezeichnet wird. Dies begründet sich darauf, dass Telearbeit in der Kombination mit Sharing-Konzepten zu einer erheblichen Reduzierung des Flächenbedarfs, der Möblierung und der notwendigen Arbeitsmittel pro Person führt und dadurch letztendlich erhebliche Kostenreduktionen ermöglichen kann (vgl. Kap. 2.4).

19 Moderne Büro- und Büroraumkonzepte 21 Für die Realisierung von Desk-Sharing sprechen in den meisten Fällen neben der angestrebten Flächeneffizienz und der Reduzierung von benötigten Arbeitsmitteln, auch eine verbesserte Reaktionsfähigkeit auf eine zunehmende Anzahl von Projektarbeiten, Unterstützung von Mobilität und Flexibilität der Beschäftigten sowie Zeit- und Kostenersparnis bei regelmäßig erfolgenden Umstrukturierungen der Büroorganisation. Der zu erzielende Nutzen ist allerdings von der realisierten Form des Desk-Sharings abhängig, was nachfolgend gezeigt wird Desk-Sharing und seine Formen Beim Desk-Sharing lassen sich zwei unterschiedliche Konzepte charakterisieren. Zum einen territoriales und zum anderen non-territoriales Desk-Sharing. Beiden ist gemeinsam, dass sich mehrere Beschäftigte einen Arbeitsplatz und die entsprechenden Arbeitsmittel teilen. Non-territoriales Desk-Sharing ist allerdings nicht nur die in Unternehmen am häufigsten anzutreffende Form des Desk-Sharings, sondern es wird in der Regel mit dem Begriff Desk-Sharing lediglich non-territoriales Desk-Sharing assoziiert. Auf den nachfolgenden Seiten werden beide Konzepte vorgestellt, wobei das non-territoriale Desk-Sharing auch den Schwerpunkt bilden wird. Unabhängig davon, welche Form des Desk-Sharings letztendlich umgesetzt wird, bietet Desk-Sharing aus Sicht eines Unternehmens einige Vorteile. Zum einen muss nicht für jeden Beschäftigten jeweils ein kompletter Arbeitsplatz mit Tisch, Stuhl und Schränken angeschafft werden und zum anderen wird auch die technische Ausstattung eines Arbeitsplatzes, d. h. PC, Bildschirm, Drucker, Telefon und Software, in geringerer Anzahl benötigt. Dies bedeutet, dass sich in Abhängigkeit von der Share-Ratio bzw. Desk-Sharing-Quote die Ausstattungskosten für Arbeitsplätze erheblich reduzieren lassen. Dies trifft auch auf den benötigten Flächenbedarf der zu realisierenden Arbeitsplätze zu, sodass mittels Desk-Sharing hohe Kosten vermieden werden können. Bezüglich der Quantifizierung von möglichen Kosteneinsparungen sei auf Kap. 2.4 verwiesen, in dem auf das Einsparpotenzial von Desk-Sharing genauer eingegangen wird Territoriales Desk-Sharing Das territoriale Desk-Sharing zeichnet sich dadurch aus, dass alle Beschäftigten einen fest zugeordneten eigenen persönlichen Arbeitsplatz besitzen, den sie sich mit anderen Arbeitskollegen teilen. Eine notwendige Voraussetzung für diese Art des Desk-Sharings ist u. a. mobile oder alternierende Telearbeit, häufige Außendiensttätigkeit, Schichtdienst oder aber ein flexibles Arbeitszeitmodell. Territoriales Desk-Sharing lässt sich z. B. im Rahmen von Schichtarbeit rea-

20 22 Moderne Büro- und Büroraumkonzepte lisieren, wenn zwei Personen sich schichtübergreifend und abwechselnd immer denselben Arbeitsplatz teilen. Aus Sicht der Beschäftigten besitzt territoriales Desk-Sharing den Vorteil, dass sie wie gewohnt immer an den gleichen, d. h. an ihren, Arbeitsplätzen arbeiten können, die sie sich allerdings mit anderen Personen teilen. Da die Beschäftigten beim territorialen Desk-Sharing immer in einer ihnen vertrauten Umgebung arbeiten können, besteht die Möglichkeit, dass nach Absprache mit den Arbeitskollegen, die ebenfalls diesen Arbeitsplatz nutzen, eine Personifizierung des Arbeitsplatzes, d. h. eine Verwendung von eigenen Pflanzen, Bildern usw., vorgenommen werden kann. Auf diese Weise ist in einem eingeschränkten Rahmen eine gewisse Personifizierung des Arbeitsplatzes möglich, was in der Regel die Arbeitszufriedenheit der Beschäftigten steigert (vgl. Kap ). Auch ist es nach Absprache mit Arbeitskollegen möglich, das so genannte Clean-Desk- Prinzip des Desk-Sharings zu umgehen oder aber in gewissem Maße einzuschränken (vgl. Kap. 6 und ). Das bedeutet, dass die Beschäftigten, in Absprache mit ihren Arbeitskollegen, gemäß dem Clean-Desk-Prinzip nicht unbedingt jeden Tag den Arbeitsplatz aufräumen müssen, sondern z. B. Arbeitsmittel durchaus an einer verabredeten Stelle des Arbeitstisches liegen lassen können. Für Unternehmen bietet territoriales Desk-Sharing neben der Einsparung von Büromöbelausstattung und technischer Ausrüstung auch eine Reduzierung des benötigten Flächenbedarfs (vgl. Kap. 2.4). So können bei Neubauten mittels territorialem Desk-Sharing Flächen unmittelbar eingespart werden. Bei Umbauten kann die eingesparte Fläche zu einer Entzerrung der Arbeitsplätze führen, was dazu beitragen kann, die Arbeitsumgebungsbedingungen zu verbessern. Zudem lässt sich bei bestehenden Büroräumen eine Reduzierung des benötigten Flächenbedarfs nutzen, um z. B. bei einem zukünftigen Anwachsen des Personalstamms weitere Arbeitsplätze oder aber Sonderflächen, wie Cafeterien oder Aufenthaltszonen, zu realisieren. Auf diese Weise können kostspielige Neubauten oder Um- bzw. Neubezüge von Immobilien überflüssig oder aber längerfristig aufgeschoben werden Non-territoriales Desk-Sharing Das nicht territoriale Büro ist eine logische Fortsetzung und Ergänzung des territorialen Desk-Sharings. Non-territoriales Desk-Sharing erfordert wie beim territorialen Desk-Sharing ebenfalls Beschäftigte, deren Arbeitstätigkeit sich z. B. durch Telearbeit, Schichtarbeit oder Außendienst auszeichnet. Beim nonterritorialen Desk-Sharing gibt es aber für die Beschäftigten den persönlichen bzw. personifizierten Arbeitsplatz nicht mehr. Es gibt nur noch einen beliebigen Arbeitsplatz innerhalb einer definierten Menge von Arbeitsplätzen, und es