BME-Umfrage. TOP-Kennzahlen im Einkauf. Leseprobe. Durchschnitts- und Best-in-Class-Werte. Kennzahlen zu:

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1 BME-Umfrage TOP-Kennzahlen im Einkauf Durchschnitts- und Best-in-Class-Werte Leseprobe Kennzahlen zu: Kosten des Einkaufs Einkaufsorganisation Lieferantenmanagement

2 Inhaltsverzeichnis Vorwort... 4 Auswahl der Best in Class Unternehmen: Methodik... 5 Best in Class 2012 Kernaussagen... 7 Teilnehmer Einkaufsorganisation Beschaffungsstruktur Beschaffungsstrategie Early Involvement Lieferantenbewertung Rechnungsprüfung Durchlaufzeit BME Einkaufskennzahlen Kennzahl 1: Einkaufsvolumen vom Umsatz Kennzahl 2: Einkaufskosten vom Einkaufsvolumen Kennzahl 3: Einkaufskosten vom Umsatz Kennzahl 4: Einkaufsvolumen je Mitarbeiter im Einkauf Kennzahl 5: Kosten je Bestellvorgang Kennzahl 6: Anzahl Bestellungen je Einkäufer Kennzahl 7: Artikelanzahl je Mio. Einkaufsvolumen Kennzahl 8: Durch den Einkauf verantwortetes Einkaufsvolumen Kennzahl 9: Einkaufsvolumen durch langfristige Verträge Kennzahl 10: Weiterbildungskosten je Mitarbeiter im Einkauf Kennzahl 11: Einkaufsvolumen über Internetauschreibungen und Online Auktionen Kennzahl 12: Liefertermintreue aller Lieferungen Kennzahl 13: Reklamationsquote aller Lieferungen Kennzahl 14: Verteilung der Gesamtkosten der Einkaufsabteilung Kennzahl 15: Aktive Lieferanten je Mio. Einkaufsvolumen Kennzahl 16: Anteil Bestellpositionen mit elektronischer (automatisierter) Rechnungsabwicklung Kennzahl 17: Kostenveränderung Kennzahl 18: Anzahl Bestellpositionen je Bestellung Kennzahl 19: Vollkosten je Einkäufer Kennzahl 20: Einkaufskosten je Lieferant Kennzahl 21: Abrufquote aus Rahmenverträgen und Katalogen Kennzahl 22: Durchschnittswert je Bestellung Kennzahl 23: Durchschnittliches Zahlungsziel Kennzahl 24: Einkaufsvolumen über Skonto Kennzahl 25 A/B: Kostenvermeidung Impressum BME e.v Ansprechpartner Haftungsausschluss TOP Kennzahlen im Einkauf 2

3 Danksagung Im Namen des BME e. V. danken wir allen Unternehmen, die an der aktuellen Erhebung TOP-Kennzahlen im Einkauf teilgenommen, sowie auch allen Unternehmen, die in den vergangenen Jahren die Umfrageergebnisse bezogen haben. Ihre Fragen, Anmerkungen und Verbesserungsvorschläge waren uns stets eine große Hilfe. Ganz besonders bedanken möchten wir uns bei allen ständigen Mitgliedern des BME-Arbeitskreises TOP Kennzahlen im Einkauf für ihre tatkräftige Unterstützung bei der inhaltlichen Gestaltung. Holger Wiegand, Sourcing Operations Manager Europe, 3M Deutschland GmbH Andreas Lienesch, Controlling Einkauf und Logistik, Big Dutchman AG Thomas Schöne, Einkaufsleiter, Big Dutchman International GmbH Frank Diebold, Leiter Einkauf und Supply Chain Management, Brauerei C. & A. VELTINS GmbH & Co. KG Ralf Sommer, Leiter Supply Support, Infraserv GmbH & Co. Höchst KG Martin Müller-Raidt, Direktor Zentrales Beschaffungsmanagement, KfW Bankengruppe Jan Horstmann, Einkauf, Miele & Cie. KG Andreas Priesing, Einkauf, Miele & Cie. KG Guido Bader, Konzerneinkauf/ Einkaufsplanung und Kennzahlen, RWE Service GmbH Thomas Fobbe, Leiter Einkauf und Facility Management, Mitglied der Geschäftsleitung, TRILUX GmbH & Co. KG Thomas Büscher, Einkauf, WINDMÖLLER & HÖLSCHER KG Jürgen Neitsch, Leiter Einkauf, WINDMÖLLER & HÖLSCHER KG Sonja Brepols, Purchasing Controller, Zentis GmbH & Co. KG Mischa Miller, Leiter SCM Datenmanagement und Reporting, ZF Friedrichshafen AG Christian Salfer, Einkauf Produktionsmaterial, ZF Friedrichshafen AG Vielen Dank für Ihre hilfreichen Anregungen und Ihr außerordentliches Engagement! TOP-Kennzahlen im Einkauf 3

4 Vorwort Seit nunmehr sechs Jahren erhebt der BME bei seinen Mitgliedern Kennzahlen zur Messung der Effizienz und Effektivität im Einkauf haben sich rund 200 Unternehmen an der Befragung beteiligt. So ist es dem BME mittlerweile möglich, Kernaussagen über eine mehrjährige Entwicklung der Leistungsfähigkeit des Einkaufs zu treffen. Erfreulich haben sich die Kennzahlen entwickelt, die die Effizienz der Prozesse und Organisation messen. Hier reduzierten sich die Kosten im Durchschnitt um zirka 15 Prozent. Besonders erfolgreich sind hier Firmen, die eine hohe Automatisierungsquote im Beschaffungsprozess aufweisen. Die Best in Class Unternehmen konnten hier ihre Kosten in den vergangenen Jahren um 30 bis 50 Prozent senken. Anders sieht es leider bei den Effektivitätskennzahlen aus, die die Umsetzung der Einkaufsstrategie messen. Bei solchen Kennzahlen wie z.b. Anzahl langfristiger Verträge, Durchführung von Lieferantenbewertungen, Liefertermintreue und Maverick Buying sind die Zahlen seit 2007 konstant geblieben. Das heißt im Klartext, dass bei vielen Unternehmen die Weiterentwicklung des strategischen Einkaufs auf der Stelle tritt. Der Schwerpunkt liegt nach wie vor auf dem Kostenfaktor. Dies wird auch untermauert durch die Early Involvement Quote, den Zeitpunkt, ab dem der Einkauf in den Beschaffungsprozess eingebunden wird. Bei zirka 25 Prozent des Gesamtbeschaffungsvolumens wird der Einkauf erst bei der Auftragsvergabe bzw. Bestellschreibung eingeschaltet. Bei frühzeitiger Einbindung des Einkaufs kann aber im Durchschnitt ein um fünf Prozent höherer Einkaufserfolg erzielt werden, der sich direkt auf das Unternehmensergebnis auswirkt! Daher ist die Leistungsmessung absolute Chefsache. Ein Benchmarking hilft den Verantwortlichen, den Einkauf zu einer strategischen Unternehmensgröße zu machen, zu einer Funktion, die Wertbeiträge leistet und nicht nur Bestellabwicklung macht. Nutzen Sie hierzu die Kennzahlen, um den neuen Herausforderungen intern im Unternehmen und in der Zusammenarbeit mit den Lieferanten gerecht zu werden. Betreiben Sie Lobbying im Seniormanagement, um die Leistungsfähigkeit zu steigern und das Vertrauen in den Einkauf zu gewinnen! Für die kontinuierliche Weiterentwicklung der beschriebenen Herausforderungen besteht ein Arbeitskreis von zehn Einkaufsexperten. Hier entwickelt der BME aktuelle Best Practice Lösungen und arbeitet diese in die TOP Kennzahlen ein. Wir möchten Sie ermuntern, uns hierbei zu unterstützen. Dr. Holger Hildebrandt Hauptgeschäftsführer BME e.v. Volkmar Klein Bereichsleiter BME Benchmark Services TOP Kennzahlen im Einkauf 4

5 Auswahl der Best in Class Unternehmen: Methodik Die Einkaufskennzahlen sind ein wichtiges Instrument für die Darstellung interner Entwicklungstrends. Der wichtigste Grundsatz der Analyse ist der Vergleich mit ähnlichen Unternehmen. Deshalb ist von entscheidender Bedeutung, dass die Kennzahlen möglichst genau der jeweiligen Branche und Umsatzklasse zugeordnet werden können. Für die Interpretation der Kennzahlen ist weiterhin ausschlaggebend, dass diese nicht einzeln, sondern als komplexes System betrachtet werden. Die Auswertung der Best in Class Kennzahlen wurde analog zu den Durchschnittswerten in den jeweils fünf Branchengruppen und Umsatzklassen durchgeführt. Dabei beinhaltete der Benchmarking Prozess folgende Schritte: 1. Zielsetzung: Das Porträt eines Klassenbesten soll sich nicht aus Merkmalen unterschiedlicher Unternehmen zusammensetzen, die in verschiedenen Kategorien am besten abgeschnitten haben, sondern vielmehr echte Unternehmensprofile abbilden, deren Einkaufsorganisation aufgrund von gelieferten Zahlen als sehr effizient eingestuft werden kann. Der praktische Nutzen einer solchen Aufstellung besteht in der Möglichkeit Rückschlüsse zu ziehen, was die Best in Class Unternehmen zu solchen gemacht hat: Wie sind ihre Prozesse organisiert, was genau machen sie anders bzw. besser? 2. Analyse des Datenbestandes und Auswahl der Vergleichspartner: Welche der 200 Umfrageteilnehmer sind als Best in Class geeignet? Die Formulierung der Auswahlkriterien erfolgte auf Basis von Hauptkennzahlen, die mit Blick auf ihre Komplexität festgelegt wurden. Zentral war hier die Frage: Zu welcher Kennzahl bestehen die meisten Verknüpfungen? Es ließen sich folgende Abhängigkeiten ableiten: Einkaufskosten vom Einkaufsvolumen Einkaufsorganisation Einkaufsprozess Beschaffungsstruktur Einkaufsvolumen je Mitarbeiter im Einkauf Anzahl Bestellungen je Einkäufer Kosten je Bestellung Verteilung der Gesamtkosten der Einkaufsabteilung Durch Einkauf verantwortetes Einkaufsvolumen Einkaufsvolumen über langfristige Verträge Liefertermintreue Reklamationsquote Abrufquote aus Rahmenverträgen und Katalogen Aktive Lieferanten je Mio. Einkaufsvolumen Artikelanzahl je Mio. Einkaufsvolumen Kostenveränderung Wie im vergangenen Jahr wurden als Best in Class zunächst je zehn Unternehmen pro Branchengruppe und Umsatzklasse ausgewählt, deren Einkaufskosten im Verhältnis zum Einkaufsvolumen (siehe die Kennzahl 2 die führende Kennzahl, zu der die meisten Verknüpfungen bestehen) am geringsten sind. Abschließend wurden diese mit Blick auf folgende Hauptkennzahlen nochmals geprüft: - Einkaufskosten vom Einkaufsvolumen - Kosten je Bestellvorgang - Einkaufsvolumen je Mitarbeiter im Einkauf TOP Kennzahlen im Einkauf 5

6 - Liefertermintreue der Lieferanten zu allen Lieferungen - Reklamationsquote aller Lieferungen - Einkaufsvolumen durch langfristige Verträge - Aktive Lieferanten je Mio. Einkaufsvolumen - Abrufquote aus Rahmenverträgen (Kontrakt/Katalog). Die Mittelwerte der jeweils fünf Besten sind die Best in Class Werte. Insgesamt wurden hier 23 Kennzahlen ermittelt. Die Kennzahlen 14 (Verteilung der Gesamtkosten der Einkaufsfunktion) und 25 (Kostenvermeidung) stellen die Durchschnittswerte dar. 3. Auswertung der Ergebnisse: Die Aussagekraft der Best in Class Werte nimmt zu, wenn diese den aktuellen Durchschnittswerten gegenübergestellt werden (siehe Abbildung). Einkaufskosten in Prozent vom Einkaufsvolumen, Branchenvergleich Branchen ø Best in Class Delta Metall, Elektround Kunststoffindustrie, Maschinenbau 1,82 0,59 67% Energie, Versorgung, GöR 1,43 0,97 32% Dienstleister 0,90 0,62 31% Chemie, Bio, Pharma 1,05 0,60 43% Kfz Industrie und Systemzulieferer 1,22 0,57 53% Einkaufskosten in Prozent vom Einkaufsvolumen, Umsatzvergleich Umsatzklassen ø Best in Class Delta < 50 Mio. 2,75 2,21 20% Mio. 1,74 0,91 48% Mio. 1,45 0,67 54% Mio. e 1,07 0,61 43% > 5000 Mio. 1,00 0,66 34% Das Verständnis von Wirkungszusammenhängen in einem Kennzahlensystem ist von besonderer Relevanz. Die isolierte Betrachtung von Kennzahlen führt meist zu neutralen Aussagen; es besteht die Gefahr von Fehlinterpretationen. Die Betrachtung von Wirkungszusammenhängen hilft Problemursachen zu erkennen und durch Kennzahlen zu belegen. Nach der Feststellung der Ursachen können differenziertere Aussagen getroffen, Maßnahmen und ggf. neue Zielwerte festgelegt werden. TOP Kennzahlen im Einkauf 6

7 Best in Class 2012 Kernaussagen Die Kennzahlen des BME sind Grundlage zur Messung der Effizienz der Prozesse und Organisation im Einkauf. Sie bieten Unternehmen Möglichkeit, sich mit rund 200 Umfrageteilnehmern zu vergleichen und eigene Werte im Verhältnis zum Benchmarkergebnis darzustellen. Nach dem Krisenjahr 2009, als die meisten Kennzahlen um zirka fünf Prozent schlechter abgeschnitten haben als in 2008, wurde dies in 2010 wieder aufgeholt, so dass die wichtigsten Kennzahlen sogar das Niveau von 2008 übertroffen haben. Diese Entwicklung hat sich auch 2011 als nachhaltig erwiesen, wobei sich besonders spürbare Verbesserungen beim Automatisierungsgrad und bei den Bestellkosten beobachten lassen. Für die Interpretation der Kennzahlen ist es enorm wichtig, dass diese nicht isoliert, sondern in Zusammenhang miteinander betrachtet werden. Nicht zuletzt fließen bei der Leistungsbewertung vom Einkauf die Faktoren mit ein, die außerhalb seines Wirkungskreises liegen, seien es externe Markteinflüsse sowie Absatz oder Produktionsplanungen. In all diesen Fällen kann der Einkauf höchstens reagieren, so dass Versorgungssicherheit oft nur auf Kosten von Beschaffungseffizienz sichergestellt werden kann. Was zeichnet die Best in Class Unternehmen aus? Zielsetzung: Der Schwerpunkt liegt nicht alleine auf dem Kostenfaktor! Die Versorgungssicherheit und das nachhaltige Wachstum sind bei der Wertbeitragsmessung entscheidend. Die Einkaufsabteilungen bei den Best in Class haben bereits eine Gratwanderung vom reinen Kostenverursacher zu einer strategischen Unternehmenseinheit vollzogen. Hohe Automatisierungsquote: Während im Durchschnitt nur jede zweite Bestellung manuell generiert wird, nehmen die Best in Class nur jeden dritten Vorgang in die Hand. Dadurch konnten sie ihre Kosten in den vergangenen Jahren um 30 bis 50 Prozent senken. Während die Kosten je Bestellung im Durchschnitt bei ca. 102 Euro liegen, rechnen die Best in Class mit ca. 50 Euro pro Vorgang ab. Dieser Wert ist seit drei Jahren nahezu konstant geblieben und scheint eine Untergrenze darzustellen. Besseres Lieferantenmanagement: über 90 Prozent der Best in Class führen regelmäßig Lieferantenbewertungen durch, auch die Liefertermintreue und Reklamationsquote sind um 10 bis 20 Prozent besser als der Durchschnitt. Frühzeitige Einbindung des Einkaufs in den Beschaffungsprozess: Trotz eines erhöhten Aufwandes/ Kosten seitens des Einkaufs lassen sich am Ende fast doppelt so hohe Einsparpotenziale realisieren (siehe Kennzahl 25: Kostenvermeidung). Auch in den nichttraditionellen Beschaffungsfeldern wie C Teile oder Projekteinkauf werden die Einkaufsabteilung der Best in Class Unternehmen oft bereits bei der Bedarfsentstehung bzw. Auswahl der Lieferanten integriert. Regelmäßiges Controlling /externes Benchmarking: gut zwei Drittel der Best in Class Unternehmen nehmen regelmäßig an der Erhebung teil. In vergangenen Jahren konnten sie sich einen deutlichen Vorsprung verschaffen: die Schere zwischen den Best in Class und dem Durchschnitt ist wie die Hauptkennzahlen belegen noch weiter auseinandergegangen. Die Ergebnisse der vorliegenden Auswertung zeigen, dass die Best in Class Unternehmen bei fast allen Hauptkennzahlen viel besser als der Durchschnitt abgeschnitten haben. Das bedeutet, dass die Professionalität und Effizienz der Einkaufsabteilungen einen höheren Stellenwert bei vielen Unternehmen gewonnen haben. TOP Kennzahlen im Einkauf 7

8 Teilnehmer 2012 Bei der aktuellen Erhebung konnte der BME eine rekordhohe Teilnehmerzahl verzeichnen. Mit rund 200 Teilnehmern, welche mehr als 200 Mrd. Euro Einkaufsvolumen und rund Mitarbeiter im Einkauf aus allen Branchengruppen und Unternehmensgrößen vertreten, weisen die TOP Kennzahlen im Einkauf einen repräsentativen Charakter auf. 27 Prozent aller Befragten sind neu, darunter klein und mittelständische Unternehmen. Mit zirka 73 Prozent Stammgästen, die regelmäßig an der Umfrage teilnehmen, ist auch eine kontinuierliche statistische Basis vorhanden. Alle Teilnehmer 2012 nach Branchen 15% 16% 38% 17% Metall, Elektro, Maschinenbau Dienstleister Kfz Industrie 14% Energie, Versorgung Chemie, Bio, Pharma Alle Teilnehmer 2012 nach Umsatzklassen 14% 8% 25% 26% < 50 Mio Mio Mio Mio. > Mio. 27% TOP Kennzahlen im Einkauf 8

9 Kennzahl 2 BME-TOP-Kennzahlen im Einkauf Einkaufskosten vom Einkaufsvolumen, % Branchenvergleich 3,00 2,50 2,00 1,82 1,50 1,42 1,43 1,22 1,00 0,90 1,05 0,50 0,00 Alle Teilnehmer Metall-, Elektround Kunststoffindustrie, Maschinenbau Energie, Versorgung, GöR Dienstleister Chemie, Bio, Pharma KFZ-Industrie und Systemzulieferer BME-TOP-Kennzahlen im Einkauf Einkaufskosten vom Einkaufsvolumen, % Umsatzvergleich 3,00 2,75 2,50 2,00 1,74 1,50 1,42 1,45 1,00 1,07 1,00 0,50 0,00 Alle Teilnehmer < 50 Mio Mio Mio Mio. > 5000 Mio. TOP Kennzahlen im Einkauf 9

10 Kennzahl 2 BME-TOP-Kennzahlen im Einkauf Einkaufskosten vom Einkaufsvolumen, % Branchenvergleich Best in Class 2,50 2,00 1,50 1,00 0,97 0,59 0,62 0,60 0,57 0,50 0,00 Metall-, Elektround Kunststoffindustrie, Maschinenbau Energie, Versorgung, GöR Dienstleister Chemie, Bio, Pharma KFZ-Industrie und Systemzulieferer BME-TOP-Kennzahlen im Einkauf Einkaufskosten vom Einkaufsvolumen, % Umsatzvergleich Best in Class 2,50 2,21 2,00 1,50 1,00 0,91 0,67 0,61 0,66 0,50 0,00 < 50 Mio Mio Mio Mio. > Mio. TOP Kennzahlen im Einkauf 10

11 Kennzahl 2 Formel Beschreibung Einkaufskosten vom Einkaufsvolumen Gesamtkosten der Einkaufsabteilung in T x 100 Durch EK verantwortetes Gesamteinkaufsvolumen in T Einheit Prozent Parameterdefinition Kategorie Gesamtkosten der Einkaufsabteilung Durch EK verantwortetes Einkaufsvolumen Prozesse/Kosten Alle direkten und indirekten Kosten, die für die Durchführung der Einkaufsfunktion auf der Kostenstelle Einkauf anfallen inkl. Personalkosten, IT /Systemkosten. Ohne Rechnungsprüfung, Qualitätssicherung etc. und ohne Erlöse für Verkäufe von Lagerhütern, gebrauchten Maschinen etc. (siehe auch Kennzahl 14: Verteilung der Gesamtkosten). In der Berichtperiode fakturiertes Bestellvolumen (Rechnungsvolumen), das in der Verantwortung des Einkaufs liegt und direkt dem Einkauf zuzuordnen ist. TOP Kennzahlen im Einkauf 11

12 Anforderungsformular Fax-Antwort an +49 (0) TOP-Kennzahlen im Einkauf 2012 Durchschnittswerte BME- und procure.ch-mitglieder: 980,- zzgl. MwSt Best-in-Class-Werte BME- und procure.ch-mitglieder: 980,- zzgl. MwSt Für Nicht-Mitglieder: 1.280,- zzgl. MwSt. Für Nicht-Mitglieder: 1.280,- zzgl. MwSt. Anrede: Frau Herr Name: Vorname: Funktion: Firma: Adresse: Tel.: Fax: Branche: Umsatz (in Mio. ): Betriebsgröße (Mitarbeiteranzahl): Hiermit fordern wir verbindlich die TOP-Kennzahlen im Einkauf 2012 an. Datum und Unterschrift: Ansprechpartner Volkmar Klein Bereichsleiter Benchmark-Service Bundesverband Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik e.v. (BME) Bolongarostraße 82, Frankfurt Tel.: +49 (0) Fax: +49 (0) Elisabeth Frey Leiterin Marketing und Kommunikation procure.ch Fachverband für Einkauf und Supply Management Laurenzenvorstadt 90, CH-5000 Aarau Tel.: +41 (0) Fax: +41 (0)