BME-Umfrage. TOP-Kennzahlen im Einkauf. Leseprobe. Durchschnitts- und Best-in-Class-Werte. Kennzahlen zu:

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1 BME-Umfrage TOP-Kennzahlen im Einkauf Durchschnitts- und Best-in-Class-Werte Leseprobe Kennzahlen zu: Kosten des Einkaufs Einkaufsorganisation Lieferantenmanagement

2 Inhaltsverzeichnis Danksagung... 3 Vorwort... 4 Rückblick auf die wirtschaftliche Entwicklung Einkaufskennzahlen richtig verstehen... 7 Auswahl der Best-in-Class-Unternehmen: Methodik... 8 Best in Class - Kernaussagen Teilnehmer Organisation & Mitarbeiterstruktur im Einkauf Beschaffungsstruktur Beschaffungsstrategie Early Involvement Lieferantenbewertung Vereinbarung des Zahlungsziels Rechnungsprüfung Durchlaufzeit Einkaufskennzahlen Kennzahl 1: Einkaufsvolumen vom Umsatz Kennzahl 2: Einkaufskosten vom Einkaufsvolumen Kennzahl 3: Einkaufskosten vom Umsatz Kennzahl 4: Einkaufsvolumen je Mitarbeiter im Einkauf Kennzahl 5: Kosten je Bestellvorgang Kennzahl 6: Anzahl Bestellungen je Einkäufer Kennzahl 7: Artikelanzahl je Mio. Einkaufsvolumen Kennzahl 8: Durch den Einkauf verantwortetes Einkaufsvolumen Kennzahl 9: Einkaufsvolumen durch langfristige Verträge Kennzahl 10: Weiterbildungskosten je Mitarbeiter im Einkauf Kennzahl 11: Einkaufsvolumen über Internetauschreibungen und Online-Auktionen Kennzahl 12: Liefertermintreue aller Lieferungen Kennzahl 13: Reklamationsquote aller Lieferungen Kennzahl 14: Verteilung der Gesamtkosten der Einkaufsabteilung Kennzahl 15: Aktive Lieferanten je Mio. Einkaufsvolumen Kennzahl 16: Anteil Bestellpositionen mit elektronischer (automatisierter) Rechnungsabwicklung Kennzahl 17: Kostenveränderung Kennzahl 18: Anzahl Bestellpositionen je Bestellung Kennzahl 19: Vollkosten je Einkäufer Kennzahl 20: Einkaufskosten je Lieferant Kennzahl 21: Abrufquote aus Rahmenverträgen und Katalogen Kennzahl 22: Durchschnittswert je Bestellung Kennzahl 23: Durchschnittliches Zahlungsziel Kennzahl 24: Einkaufsvolumen über Skonto Kennzahl 25 A/B: Kostenvermeidung Impressum BME e.v Ansprechpartner Herausgeber Bundesverband Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik e.v. TOP-Kennzahlen im Einkauf 2

3 Danksagung Im Namen des BME e.v. danken wir allen Unternehmen, die an der aktuellen Erhebung TOP- Kennzahlen im Einkauf teilnahmen, sowie auch allen Unternehmen, die in den vergangenen Jahren die Umfrageergebnisse bezogen. Ihre Fragen, Anmerkungen und Verbesserungsvorschläge waren uns stets eine große Hilfe. Ganz besonders bedanken möchten wir uns bei allen ständigen Mitgliedern des BME-Arbeitskreises TOP-Kennzahlen im Einkauf für ihre tatkräftige Unterstützung bei der inhaltlichen Gestaltung. Holger Wiegand, Sourcing Operations Manager Europe, 3M Deutschland GmbH Andreas Lienesch, Controlling Einkauf und Logistik, Big Dutchman AG Thomas Schöne, Einkaufsleiter, Big Dutchman International GmbH Frank Diebold, Leiter Einkauf und Supply Chain Management, Brauerei C. & A. VELTINS GmbH & Co. KG Ralf Sommer, Leiter Supply Support, Infraserv GmbH & Co. Höchst KG Marcus Urbach, Leiter Einkauf, InfraServ GmbH & Co. Knapsack KG Martin Müller-Raidt, Direktor Zentrales Beschaffungsmanagement, KfW Bankengruppe Andreas Priesing, Einkauf, Miele & Cie. KG Guido Bader, Konzerneinkauf/ Einkaufsplanung und Kennzahlen, RWE Service GmbH Thomas Fobbe, Leiter Einkauf und Facility Management, Mitglied der Geschäftsleitung, TRILUX GmbH & Co. KG Sonja Brepols, Purchasing Controller, Zentis GmbH & Co. KG Mischa Miller, Leiter SCM Datenmanagement und Reporting, ZF Friedrichshafen AG Christian Salfer, Einkauf Produktionsmaterial, ZF Friedrichshafen AG Vielen Dank für Ihre hilfreichen Anregungen und Ihr außerordentliches Engagement! Bundesverband Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik e.v. TOP-Kennzahlen im Einkauf 3

4 Vorwort Wir freuen uns, Ihnen die siebte Ausgabe der TOP-Kennzahlen im Einkauf präsentieren zu können. Wieder beteiligten sich rund 200 Firmen vom Mittelstand bis hin zu DAX-30-Unternehmen aus allen Branchengruppen an der Erhebung. Dies versetzt den BME in die Lage, valide Aussagen auch über Jahre hinweg über die Leistung und den Stellenwert der Beschaffungsabteilungen in deutschen Unternehmen zu treffen. Mit den TOP-Kennzahlen ist ein anerkannter Standard zur Messung der Effizienz und Effektivität des Einkaufs in Deutschland und benachbarten Ländern entstanden war ein Jahr der Konsolidierung im Einkauf. Im Vergleich zu den Vorjahren, welche durch starke Effizienzverbesserungen geprägt waren, sind in der aktuellen Periode nur noch leichte Kostensenkungen zu verzeichnen. Gleichzeitig wurde aber in vielen Unternehmen versäumt, den strategischen Einkauf auszubauen. Die operativen Tätigkeiten überwiegen im Einkauf nach wie vor, 2012 waren hierfür 60 Prozent des Personals gebunden. Dies bedeutet, dass vielerorts noch an der Kostenschraube gedreht wird, anstatt in den Einkauf zu investieren, um deutlich höhere und nachhaltigere Einsparpotenziale zu generieren. Trendsetter für eine Änderung sind die Best-in-Class-Unternehmen. Hier sind bis zu 80 Prozent der Vorgänge von der Bedarfsauslösung bis zur Bestellung automatisiert. Entsprechend positiv sind auch die Erhöhungen des Wertbeitrags des Einkaufs zum Unternehmenserfolg. Beispielsweise konnte sich der Einkaufserfolg bei Entwicklungs-, Dienstleistungs- oder Investitionsprojekten durch frühzeitige Einbindung des Einkaufs um drei bis fünf Prozent erhöhen. Erneut aufgreifen möchten wir die Liefertermin- und Qualitätstreue der Lieferanten. Jede fünfte Lieferung erfolgt nicht termingerecht und drei Prozent aller Beschaffungsgüter sind mangelhaft. Diese Werte haben sich seit 2007 nicht wesentlich verbessert, was bedeutet, dass Optimierungspotenziale zwar seit Jahren bekannt sind, jedoch nicht aktiv angegangen werden! Neu ist, dass der Einkauf die Rechnungsprüfung für sich wiederentdeckt hat. Kein Wunder, denn beim näheren Hinsehen lassen sich hier oft Kostensenkungen im zweistelligen Prozentbereich erkennen. Die wichtigsten Hebel hierfür sind neben Prozessvereinfachungen und Automatisierung das Outsourcen dieser Tätigkeiten. Dies sind nur einige exemplarische Beispiele, wie sie die Kennzahlen anwenden können, um im TOP- Management die Sinne für den Einkauf zu schärfen und ihn als strategische Unternehmensgröße zu etablieren. Nutzen Sie gezielt externes Benchmarking um Veränderungsprozesse in Ihrem Unternehmen voranzutreiben! Dr. Holger Hildebrandt Hauptgeschäftsführer BME e.v. Volkmar Klein Bereichsleiter BME-Benchmark-Services Bundesverband Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik e.v. TOP-Kennzahlen im Einkauf 4

5 Einkaufskennzahlen richtig verstehen Bei der Interpretation der Kennzahlen ist sehr wichtig, diese nicht isoliert, sondern in Zusammenhang miteinander zu betrachten. Nicht zuletzt fließen bei der Leistungsbewertung des Einkaufs die Faktoren mit ein, die außerhalb seines Wirkungskreises liegen, seien es externe Markteinflüsse sowie Absatz- oder Produktionsplanungen. Andererseits können einige strukturelle Verschiebungen zur Verbesserung der einen Werte und gleichzeitig zur Verschlechterung der anderen führen. Deshalb empfehlen wir, die Kennzahlen stets im Kontext Ihrer Einkaufsstrategie und Unternehmensziele zu verstehen. Keine isolierte Betrachtung einzelner Werte Festlegung der Vergleichspartner Festlegung der Hauptkennzahlen Berücksichtigung der Unternehmensstruktur/Prozesse und der Markteinflüsse Die Aussagekraft der Ergebnisse nimmt zu, wenn man die Durchschnittswerte den Best-in-Class-Werten gegenüberstellt Bundesverband Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik e.v. TOP-Kennzahlen im Einkauf 7

6 Die Auswahl der Vergleichspartner Die Einkaufskennzahlen sind ein wichtiges Instrument für die Darstellung interner Entwicklungstrends. Der wichtigste Grundsatz der Analyse ist der Vergleich mit ähnlichen Unternehmen. Für die Interpretation der Kennzahlen ist weiterhin ausschlaggebend, dass diese nicht einzeln, sondern als komplexes System betrachtet werden. Die Umfrageergebnisse sind in folgenden Auswertungen erhältlich: Durchschnittswerte Die aktuellen Umfrageergebnisse zeigen, dass in verschiedenen Branchen und Unternehmensgrößen teilweise erhebliche Unterschiede vorliegen. Deshalb wurden neben dem Durchschnitt aller Teilnehmer die Mittelwerte in jeweils fünf Branchengruppen und Umsatzklassen gebildet. Best-in-Class-Werte Stellen Profile real existierender Unternehmen dar, deren Einkaufskosten im Verhältnis zu ihrem Einkaufsvolumen (siehe die Kennzahl 2 die führende Kennzahl, zu der die meisten Verknüpfungen bestehen) am geringsten sind. Einkaufskosten vom Einkaufsvolumen Einkaufsorganisation Einkaufsprozess Beschaffungsstruktur Einkaufsvolumen je Mitarbeiter im Einkauf Kosten je Bestellung Anzahl Bestellungen je Einkäufer Verteilung der Gesamtkosten der Einkaufsfunktion Durch Einkauf verantwortetes Einkaufsvolumen Einkaufsvolumen über langfristige Verträge Liefertermintreue Reklamationsquote Abrufquote aus Rahmenverträgen und Katalogen Aktive Lieferanten je Mio. Einkaufsvolumen Artikelanzahl je Mio. Einkaufsvolumen Kostenveränderung Wie im vergangenen Jahr wurden hier zunächst je zehn Unternehmen pro Branchengruppe und Umsatzklasse ausgewählt, welche abschließend mit Blick auf folgende Hauptkennzahlen nochmals geprüft wurden: - Einkaufskosten vom Einkaufsvolumen - Kosten je Bestellvorgang - Einkaufsvolumen je Mitarbeiter im Einkauf - Liefertermintreue der Lieferanten zu allen Lieferungen - Reklamationsquote aller Lieferungen - Einkaufsvolumen durch langfristige Verträge - Aktive Lieferanten je Mio. Einkaufsvolumen - Abrufquote aus Rahmenverträgen (Kontrakt/Katalog). Bundesverband Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik e.v. TOP-Kennzahlen im Einkauf 8

7 Die Mittelwerte der jeweils fünf Besten sind die Best-in-Class-Werte. Insgesamt wurden hier 23 Kennzahlen ermittelt. Die Kennzahlen 14 (Verteilung der Gesamtkosten der Einkaufsfunktion) und 25 (Kostenvermeidung) stellen die Durchschnittswerte dar. Der praktische Nutzen einer solchen Aufstellung besteht in der Möglichkeit, Rückschlüsse zu ziehen, was die Best-in-Class-Unternehmen zu solchen gemacht hat: Wie sind ihre Prozesse organisiert, was genau machen sie anders bzw. besser? Auswertung der Ergebnisse: Die Aussagekraft der Best-in-Class-Werte nimmt zu, wenn diese den aktuellen Durchschnittswerten gegenübergestellt werden (siehe Abbildung). Kennzahl 2 Einkaufskosten in % zum Einkaufsvolumen, Branchenvergleich Branchen Ø Best in Class delta Best in Class und ø Metall-, Elektround Kunststoffindustrie, Maschinenbau 1,91 0,69-64% Energie, Versorgung, GöR 1,47 1,03-30% Dienstleister 1,23 0,79-36% Chemie, Bio, Pharma 1,13 0,57-49% KFZ-Industrie und Systemzulieferer 1,50 0,94-37% Einkaufskosten in % zum Einkaufsvolumen, Umsatzvergleich Umsatzklassen Ø Best in Class delta Best in Class und ø < 50 Mio. 2,61 2,10-20% Mio. 2,08 0,88-57% Mio. 1,55 0,66-57% Mio. e 1,16 0,71-39% > 5000 Mio. 1,12 0,72-35% Das Verständnis von Wirkungszusammenhängen in einem Kennzahlensystem ist von besonderer Relevanz. Die isolierte Betrachtung von Kennzahlen führt meist zu neutralen Aussagen; es besteht die Gefahr von Fehlinterpretationen. Die Betrachtung von Wirkungszusammenhängen hilft Problemursachen zu erkennen und durch Kennzahlen zu belegen. Nach der Feststellung der Ursachen können differenziertere Aussagen getroffen, Maßnahmen und ggf. neue Zielwerte festgelegt werden. Bundesverband Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik e.v. TOP-Kennzahlen im Einkauf 9

8 Best in Class 2013 Kernaussagen Nach dem Krisenjahr 2009, als die meisten Kennzahlen um zirka fünf Prozent schlechter abgeschnitten haben als 2008, wurde dies 2010 wieder aufgeholt, so dass die wichtigsten Werte sogar das Niveau von 2008 übertroffen haben. Diese Entwicklung hat sich 2011 fortgesetzt: besonders spürbare Verbesserungen ließen sich beim Automatisierungsgrad sowie bei Bestellkosten feststellen ließ die Dynamik nach. Im Vergleich zu vergangenen Jahren, welche durch starke Effizienzsteigerungen geprägt waren, sind in der aktuellen Periode (Geschäftsjahr 2012) nur noch moderate Verbesserungen zu verzeichnen, wobei einige Werte sogar leicht rückläufig sind. Was kennzeichnet die Best-in-Class-Unternehmen? Zielsetzung: Die Einkaufsstrategie ist im Kontext der Unternehmensziele klar definiert. Der Schwerpunkt liegt nicht alleine auf dem Kostenfaktor! Die Versorgungssicherheit und das nachhaltige Wachstum sind bei der Wertbeitragsmessung entscheidend. Dabei ist die hybride Organisationsform in Verbindung mit Projekteinkauf und Warengruppenmanagement im Vormarsch. Auffällig ist auch, dass die Best-in-Class- Unternehmen nur noch ein Drittel ihrer Personalressourcen für das operative Tagesgeschäft einsetzen. Geringe Transaktionskosten durch höhere Automatisierungsquote: Während im Durchschnitt noch jede zweite Bestellung manuell generiert wird, nehmen die Best in Class nur jeden dritten Vorgang in die Hand. Durch Einführung standardisierter Prozesse konnten sie ihre Kosten in den vergangenen Jahren um 30 bis 50 Prozent senken. Besseres Lieferantenmanagement: über 90 Prozent der Best-in-Class-Unternehmen führen regelmäßig Lieferantenbewertungen durch, auch das Klassifizieren nach ABC-Schema ist ein Muss. In vergangenen Jahren konnte dadurch eine Reduzierung des Lieferantenstammes erreicht werden. Auch die Liefertermintreue und Reklamationsquote fallen um 10 bis 20 Prozent besser aus als beim Durchschnitt. Frühzeitige Einbindung des Einkaufs in den Beschaffungsprozess: Trotz eines erhöhten Aufwandes/ Kosten seitens Einkaufs lassen sich am Ende fast doppelt so hohe Einsparpotenziale realisieren (siehe Kennzahl 25: Kostenvermeidung). Regelmäßiges Controlling und externes Benchmarking: gut zwei Drittel der Best-in-Class- Unternehmen nehmen regelmäßig an der Erhebung teil. In vergangenen Jahren konnten Sie sich einen deutlichen Vorsprung verschaffen: die Schere zwischen den Best in Class und dem Durchschnitt ist deutlich auseinandergegangen. Die Ergebnisse der vorliegenden Auswertung zeigen, dass die Best-in-Class-Unternehmen bei fast allen Hauptkennzahlen ca. 30 Prozent besser (in einzelnen Fällen sogar bis zu 50 Prozent) als der Durchschnitt abgeschnitten haben. Das bedeutet, dass die Professionalität und Effizienz der Einkaufsabteilungen einen höheren Stellenwert bei vielen Unternehmen gewonnen haben. Bundesverband Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik e.v. TOP-Kennzahlen im Einkauf 10

9 Kennzahl 2 Durchschnittswerte BME-TOP-Kennzahlen im Einkauf Einkaufskosten vom Einkaufsvolumen, % Branchenvergleich 3,00 2,50 2,00 1,91 1,50 1,57 1,47 1,23 1,13 1,50 1,00 0,50 0,00 Alle Teilnehmer Metall-, Elektround Kunststoffindustrie, Maschinenbau Energie, Versorgung, GöR Dienstleister Chemie, Bio, Pharma KFZ-Industrie und Systemzulieferer BME-TOP-Kennzahlen im Einkauf Einkaufskosten vom Einkaufsvolumen, % Umsatzvergleich 3,00 2,61 2,50 2,08 2,00 1,50 1,57 1,55 1,16 1,12 1,00 0,50 0,00 Alle Teilnehmer < 50 Mio Mio Mio Mio. > 5000 Mio. Bundesverband Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik e.v. TOP-Kennzahlen im Einkauf 11

10 Kennzahl 2 Best-in-Class-Werte Bundesverband Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik e.v. TOP-Kennzahlen im Einkauf 12

11 Kennzahl 2 Formel Beschreibung Einkaufskosten vom Einkaufsvolumen Gesamtkosten der Einkaufsabteilung in T x 100 Durch EK verantwortetes Gesamteinkaufsvolumen in T Einheit Prozent Parameterdefinition Kategorie Gesamtkosten der Einkaufsabteilung Durch EK verantwortetes Einkaufsvolumen Prozesse/Kosten Alle direkten und indirekten Kosten, die für die Durchführung der Einkaufsfunktion auf der Kostenstelle Einkauf anfallen inkl. Personalkosten, IT-/Systemkosten. Ohne Rechnungsprüfung, Qualitätssicherung etc. und ohne Erlöse für Verkäufe von Lagerhütern, gebrauchten Maschinen etc. (siehe auch Kennzahl 14: Verteilung der Gesamtkosten). In der Berichtperiode fakturiertes Bestellvolumen (Rechnungsvolumen), das in der Verantwortung des Einkaufs liegt und direkt dem Einkauf zuzuordnen ist. Bundesverband Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik e.v. TOP-Kennzahlen im Einkauf 13

12 Anforderungsformular Fax-Antwort an +49 (0) TOP-Kennzahlen im Einkauf 2013 Durchschnittswerte Best-in-Class-Werte BME-Mitglieder: 1.280,- zzgl. MwSt BME-Mitglieder: 1.280,- zzgl. MwSt Nicht-BME-Mitglieder: 1.680,- zzgl. MwSt. Nicht-BME-Mitglieder: 1.680,- zzgl. MwSt. Anrede: Frau Herr Name: Vorname: Funktion: Firma: Adresse: Tel.: Fax: BME-Mitgliedsnummer: Branche: Umsatz (in Mio. ): Betriebsgröße (Mitarbeiteranzahl): Hiermit fordern wir verbindlich die TOP-Kennzahlen im Einkauf 2013 an. Datum und Unterschrift: Ansprechpartner Volkmar Klein Bereichsleiter BME-Benchmark-Services Bundesverband Materialwirtschaft, Einkauf und Logistik e.v. (BME) Bolongarostraße 82, Frankfurt Tel.: Fax: