E-Bilanz: Elektronische Übermittlung der Bilanzdaten

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1 E-Bilanz: Elektronische Übermittlung der Bilanzdaten Kurzbeschreibung Die elektronische Übermittlung der Bilanzdaten ist ein weiterer Schritt in die elektronische Zukunft. Bilanzierende Unternehmen sind verpflichtet ihre Daten spätestens für Wirtschaftsjahre, die nach dem beginnen, elektronisch an das Finanzamt übermitteln. Bereits jetzt hat die DATEV ihre Kontenrahmen SKR 03 und SKR 04 an die Struktur der E-Bilanz angepasst. Das bedeutet für Unternehmen, sie sollten jetzt auf den Zug aufspringen und mit den Vorbereitungen beginnen. Was es mit dem Thema E-Bilanz auf sich hat und wie Lexware Sie dabei unterstützt, erfahren Sie in diesem Beitrag. 1 Auswirkungen der E-Bilanz Die E-Bilanz verändert nicht nur den Weg und die Art und Weise der Übermittlung. Sie ist in der Gliederung der einzelnen Positionen viel tiefer als der handelsrechtliche Abschluss. Dies ist der Grund, weshalb neue Konten für 2012 eingeführt werden und weshalb man sich Gedanken über das momentane Buchungsverhalten machen sollte. Praxis-Tipp: Neue Konten bei Lexware Als Lexware-Kunde erhalten Sie die neuen Konten mit der Aktualisierung in Nutzen Sie in der Zwischenzeit den E-Bilanz-Check, der in allen Buchhalter-Produkten (inklusive Lexware Financial Office) integriert ist. 1.1 Wer die Bilanzdaten elektronisch übermitteln muss Zur elektronischen Übermittlung ihrer Bilanzdaten sind nur bilanzierende Unternehmen verpflichtet. In der Praxis gehören dazu: Land- und Forstwirte, die nach der Abgabenordnung zur Buchführung verpflichtet sind oder freiwillig bilanzieren, Freiberufler, die freiwillig Bücher führen, Kaufleute nach dem Handelsgesetzbuch (soweit keine Befreiung möglich ist für Einzelkaufleute wegen Unterschreitung der Grenzwerte der Umsatzerlöse bzw. des Jahresüberschusses) und Gewerbetreibende, die laut Abgabenordnung zur Buchführung verpflichtet sind oder dies freiwillig tun. 1.2 Wann muss elektronisch übertragen werden Für Wirtschaftsjahre, die nach dem beginnen (= Wirtschaftsjahr 2013), müssen bilanzierende Unternehmen ihre Bilanzdaten in elektronischer Form an das Finanzamt übermitteln. Für das Jahr 2012 kann der Abschluss noch auf Papier übersandt werden. Dies ist gedeckt durch die sog. Nichtbeanstandungsregelung. Eine freiwillige Übermittlung der E-Bilanz für das Wirtschaftsjahr 2012 ist jedoch möglich. Übermittlung wann Übermittlung auf Wirtschaftsjahr welchem Weg 2011 In KJ 2012 Papierform 2012 In KJ 2013 Papierform oder freiwillig elektronisch 2013 In KJ 2014 Verpflichtend elektronisch Hinweis: Weicht das Wirtschaftsjahr vom Kalenderjahr ab, greifen die Verpflichtungen zur E-Bilanz erstmals für das Wirtschaftsjahr 2013.

2 Praxis-Beispiel 2: Vom Kalenderjahr abweichendes Wirtschaftsjahr Der Unternehmer ermittelt seinen Gewinn mittels einer Bilanz vom bis Die Vorschriften zur E-Bilanz gelten für ihn daher erstmals für das Wirtschaftsjahr 2013 (siehe Tabelle unten). Wirtschaftsjahr 2012 Wirtschaftsjahr 2013 Laufzeit des Wirtschaftsjahrs bis bis Anwendung der E-Bilanz-Regeln für Wirtschaftsjahre, die nach dem beginnen. Nein, Wirtschaftsjahr begann bereits in 2011 Ja, erstes Wirtschaftsjahr, das nach dem beginnt Praxis-Tipp: Lexware übermittelt ab der Jahresendversion 2013 Als Lexware Nutzer können Sie Ihre E-Bilanz mit der Jahresendversion 2013 übertragen. Momentan ist die Übermittlung auch nicht nötig. Der Abschluss 2011 kann noch auf Papier übersandt werden. 1.3 Welche Daten elektronisch zu übermitteln sind Die Finanzverwaltung hat festgelegt, welche Mindestdaten elektronisch zu übermitteln sind. Der Datensatz umfasst das Stammdaten-Modul und das Jahresabschluss-Modul. In den Stammdaten werden beispielsweise Rechtsform, Sitz des Unternehmens, Steuernummer, Wirtschaftsjahr, Angaben zu Gesellschaftern usw. erfasst. Enthalten sind hier ca. 56 Felder, die es auszufüllen gilt. Im Jahresabschluss-Modul ist ein Datenschema zur Übermittlung der erforderlichen Berichte enthalten. Hier sind rund 500 Felder zu befüllen. Folgende Berichtsbestandteile gehören zu Muss-Bestandteilen. Die in fett gedruckten Berichte sind verpflichtend ab 2014 zu übertragen. Für die anderen Bestandteile gibt es eine Übergangsfrist bis nach 2014: Einheitsbilanz oder Handelsrechtliche Bilanz inkl. Überleitungsrechnung oder Steuerbilanz Gewinn- und Verlustrechnung Ergebnisverwendung Kapitalkontenentwicklung (nur für Personenhandelsgesellschaften und andere Mitunternehmerschaften) Steuerliche Gewinnermittlung (für Einzelunternehmen und Personengesellschaften) Steuerliche Gewinnermittlung bei Personengesellschaften (zusätzliche Felder) Daneben existierende Berichte können freiwillig elektronisch übermittelt werden - z. B. der von der Finanzverwaltung benötigte Anlagespiegel. Praxis-Tipp: Befüllung der Felder Bei der Befüllung der Mussfelder wird so viel wie möglich automatisiert. Wo dies nicht möglich ist, stellt Lexware Ihnen eine Ausfüllhilfe zur Seite. 1.4 In welcher Form erfolgt die Übermittlung der Daten Damit die Daten einheitlich übermittelt werden, hat sich die Finanzbehörde auf eine Übermittlung im

3 XBRL-Datenformat verständigt (XBRL = e Xtensible Business Reporting Language; Die Daten selbst bekommen über die sog. Taxonomie ihre Struktur. Praxis-Tipp: XBRL-ist Standard bei Lexware XBRL ist ein einfaches Datenformat, welches bereits zum jetzigen Zeitpunkt in Ihrer Lexware Software integriert ist. Somit können Sie sich entspannt zurücklehnen. Im Falle des Falles ist alles parat. 2 Härtefallregelung auf Antrag Die Anpassung der EDV-Buchhaltung an die elektronischen Übermittlungsvorgaben, die Schulung des Personals in der Finanzbuchhaltung und die Abstimmung mit dem Steuerberater werden Zeit und Geld kosten. Der Gesetzgeber hat eine Härtefallregelung vorgesehen. Das Finanzamt kann auf Antrag des Unternehmers auf die elektronische Übermittlung der Bilanzdaten verzichten, wenn die Verpflichtung für ihn eine unbillige Härte darstellt. Eine unbillige Härte liegt vor, wenn die elektronische Übermittlung der Bilanzdaten für den Unternehmer wirtschaftlich oder persönlich unzumutbar ist. Da die Finanzverwaltung mittels der elektronischen Übermittlungsverpflichtung der Bilanzdaten, über Verknüpfungen und Kennzahlen Auffälligkeiten etc. «per Knopfdruck» prüfen möchte, müssen Härtefallanträge überzeugend begründet werden. Hier einige Gründe, mit denen argumentiert werden kann: Sehr geehrte Damen und Herren, hiermit beantrage ich nach 5b Abs. 2 Satz 2 EStG in Verbindung mit 150 Abs. 8 AO, dass ich wegen eines Härtefalls von der Verpflichtung zur elektronischen Übermittlung meiner Bilanzdaten befreit werde. Es ist für mich derzeit wirtschaftlich und persönlich unzumutbar, die Vorgaben zu erfüllen. Nachfolgend die Gründe für das Vorliegen des Härtefalls: Ich habe nicht das Personal und nicht die finanziellen Mittel, meine EDV-Buchhaltung in absehbarer Zeit auf die gesetzlichen Vorgaben umzustellen. Siehe hierzu die Angebote des Steuerberaters und des Softwareanbieters und einen Auszug aus meiner Gewinnermittlung Ich gebe meinen Betrieb in Jahren auf. Ich bin Existenzgründer und habe nicht die finanziellen Rücklagen, die vom Gesetzgeber gewünschten Vorgaben in absehbarer Zeit umzusetzen. Ich bin Einzelunternehmer und habe derzeit weder die Zeit noch das technische Know-how für die Umsetzung zur elektronischen Übermittlung meiner Bilanzdaten. Praxis-Tipp: Härtefallregelung wird nur für wenige Unternehmer gelten Unternehmer, die ihre Finanzbuchhaltung komplett vom Steuerberater erledigen lassen, werden kaum von der Härtefallregelung Gebrauch machen können. Soweit Schnittstellenlösungen zwischen Unternehmer und Steuerbüro erforderlich sind, kann ein Antrag vom Steuerberater für den Mandanten u. U. erfolgreich gestellt werden. 3 Welche Aufgaben im Unternehmen erforderlich sind Gleichgültig, wann ein bilanzierendes Unternehmen die Daten elektronische übermitteln möchte, die Vorarbeiten sollten jetzt angegangen werden. Unternehmer sollten hinterfragen, welche Aufgaben zur Umsetzung der gesetzlichen Vorgaben noch erfüllt werden müssen. Es empfiehlt sich folgende Checkliste: Checkliste für anstehende Aufgaben 1) Ist meine Buchhaltungssoftware für die Datenübermittlung im XBRL-Standard geeignet? ja nein

4 2) Erfüllt der Kontenrahmen meiner EDV-Buchhaltung den Mindestumfang, den die ja nein Finanzverwaltung fordert? 3) Ist meine Software XBRL-fähig? ja nein 4) Verfügt das Personal der Buchhaltung über ausreichendes Wissen bzgl. der anstehenden Neuregelungen? ja nein Hinweis: Lexware Kunden, die mit einer aktuellen Buchhalter-Version arbeiten, können die Fragen 1) - 3) mit ja beantworten. Unternehmer, die nicht mit Lexware arbeiten und die eine Frage mit nein beantworten, sollten zügig handeln: 1. Softwarehersteller kontaktieren Zunächst sollte der Unternehmer seinen Softwareanbieter ansprechen. Ob die EDV-Buchhaltung nämlich in naher Zukunft XBRL-fähig ist, hängt entscheidend von den individuellen Möglichkeiten der Buchhaltungssoftware ab. Ist die Buchhaltungssoftware noch nicht XBRL-fähig, haben Unternehmen folgende Optionen: Mehrere Angebote vergleichen: Um abschätzen zu können, ob der Softwarehersteller einen fairen Preis für die Umrüstung der EDV-Buchhaltung angeboten hat, sollte bei einem zweiten Anbieter ein Kostenvoranschlag für eine neue Software bzw. für die Weiterentwicklung der bisherigen Software angefordert werden. Update: Ist das Angebot des Softwareherstellers finanziell akzeptabel, empfiehlt sich die Nachrüstung der vorhandenen Buchhaltungssoftware. Vorteil: Der Unternehmer muss sein Personal nicht neu schulen lassen. Wechsel: Ist das Angebot zur Umrüstung der bisherigen EDV-Buchhaltung zu kostspielig, sollte die Software gewechselt werden. Nachteil: Personal muss neu geschult werden, und es ist mit Anlaufschwierigkeiten zu rechnen. Auslagerung: Ist ein Unternehmer mit den Vorgaben zur elektronischen Übermittlung der Bilanzdaten überfordert oder fehlt ihm die Zeit, sich damit zu befassen, ist die komplette Auslagerung der Buchführung an den Steuerberater oder an einen Buchhaltungsservice eine gute Alternative. 2. Gespräch mit dem Steuerberater suchen Das Gespräch mit dem Steuerberater ist unerlässlich. Schließlich muss dieser die an das Finanzamt zu übermittelnden Bilanzdaten prüfen, sortieren und dem Finanzamt übersenden. Praxis-Tipp: Kontenrahmen frühzeitig anpassen Läuft Ihr XBRL-fähiges Buchhaltungsprogramm, sollte mit dem Steuerberater der Kontenrahmen auf die Vorgaben der Finanzverwaltung abgestimmt werden. Wird während des Jahrs in dem bisherigen Kontenrahmen gebucht, kann es bei der Vorbereitung zur elektronischen Übermittlung viel Zeit und Geld kosten, die geforderten Gliederungstiefen nachträglich herzustellen. Auch nach dem Gespräch mit dem Steuerberater bieten sich mehrere Optionen zur weiteren Vorgehensweise: Auslagerung: Ist ein Unternehmen zeitlich und wissensmäßig nicht in der Lage, die buchhalterischen Umstellungsarbeiten zu erbringen, ist die vollständige Auslagerung der Buchhaltung in der Umstellungs- und Anfangsphase an den Steuerberater sinnvoll. Das ist zwar mit zusätzlichen Kosten verbunden, aber die Unternehmer können sich dadurch auf ihr Kerngeschäft konzentrieren. Kontrolle: Entscheidet sich ein Unternehmen dafür, die Anpassungsarbeiten zusammen mit dem Softwareanbieter und dem Steuerberater umzusetzen und die Buchhaltung weiter vor Ort im Unternehmen abzuwickeln, sollte der Steuerberater zumindest in der Anfangsphase stärker eingebunden werden und mit Kontrollaufgaben beauftragt werden. Schulung des Personals: Da sich Steuerberater ohnehin intensiv mit den gesetzlichen Vorgaben zur E-Bilanz auseinandersetzen (müssen), sollte der Steuerberater das Personal der

5 Buchhaltung des Unternehmens schulen. Schulungen durch den Steuerberater mit der Möglichkeit, individuelle Fragen zu stellen, sind effizienter als außerbetriebliche Fortbildungen. 3. Schulungen unverzichtbar In der Vergangenheit mussten Mitarbeiter in aller Regel nur die handelsrechtlichen Buchungen vornehmen. Die Anpassung an die steuerlichen Vorschriften erledigte meist der Steuerberater. Künftig gilt: Bereits unterjährig auch «steuerlich» buchen Da neben der Bilanz und der Gewinn-und-Verlust-Rechnung auch die Überleitungsrechnung bei Abweichungen zwischen Handels- und Steuerbilanz auf elektronischem Weg übermittelt werden muss, sollten die Mitarbeiter bereits unterjährig auch steuerlich buchen. Damit werden schon während des Jahres die korrekten Gliederungstiefen der zu übermittelnden Bilanzdaten festgelegt. Praxis-Tipp: Abweichungen zwischen Handels- und Steuerbilanz nehmen zu Da die Abweichungen zwischen Handels- und Steuerbilanz aufgrund des Bilanzrechtsmodernisierungsgesetzes (BilMoG) zunehmen dürften, sollten die Mitarbeiter des Finanz- und Rechnungswesens gezielt geschult werden. Dies ist zwar mit Kosten verbunden, verhindert jedoch, dass der Steuerberater zeitaufwendige Umbuchungen oder Überleitungsrechnungen von der Handels- auf die Steuerbilanz vornehmen muss. Die Schulung des Personals minimiert also die Honorarforderung des Steuerberaters. 4 Vorteile für die Finanzämter und Risiken der E-Bilanz Weichen die übermittelten Bilanzdaten vom Üblichen ab, ist das für den Bearbeiter im Finanzamt nicht ohne Weiteres erkennbar. Durch die elektronische Übermittlung laufen im Rechenzentrum des Finanzamts jedoch unzählige Abgleiche und Plausibilitätskontrollen ab. Ungereimtheiten werden vom Finanzamtscomputer bemerkt und «gemeldet». Dann wird der Sachbearbeiter eine nähere Überprüfung vornehmen. Praxis-Beispiel: Wirtschaftsjahr entspricht Kalenderjahr Ein Produktionsunternehmen sendet seine Bilanz erstmals für 2012 in elektronischer Form ans Finanzamt. Die Bearbeitung der Bilanzdaten nach derzeitiger und neuer Rechtslage unterscheiden sich deutlich voneinander (siehe unten). Bearbeitung der Bilanz Kalkulation/-Datenabg leich Ungereimtheiten Prüfungsrelevanz Rechtslage bis Rechtslage ab Die Bilanzen müssen manuell ausgewertet werden. Zwar können aus der Bilanz die Rohgewinnaufschlagsätze ermittelt werden. Ein direkter Vergleich zu einem Unternehmen derselben Branche mit vergleichbaren Gegebenheiten ist jedoch nicht möglich. Derzeit muss der Bearbeiter des Finanzamts noch genau prüfen und vergleichen, ob Abweichungen zum Üblichen vorliegen oder nicht. Nur wenn der Bearbeiter des Finanzamts erkennbare zweifelhafte Bilanz- oder GuV-Posten feststellt, wird er nachfragen oder den Fall zur Betriebsprüfung melden. Die Bilanz in verschiedene Kennziffern unterteilt wird elektronisch ans Finanzamt übermittelt. Die Kennziffern ermöglichen in kürzester Zeit einen Vergleich mit den Kennzahlen vergleichbarer Unternehmen derselben Branche. Ungereimtheiten werden in Sekundenschnelle durch bestimmte Abgleiche vom Finanzamt mittels Computerunterstützung erfasst und angezeigt. Betriebe, bei denen die übermittelten Daten vom Üblichen abweichen, werden automatisch «gelistet». Die Liste enthält bereits Prüfhinweise für den Sachbearbeiter, wo nachgehakt

6 Bearbeitung der Bilanz Rechtslage bis Rechtslage ab werden muss. Fazit: Die elektronische Übermittlung der Bilanzdaten macht Unternehmen also «gläsern» und Betriebs-, Umsatzsteuer- oder Lohnsteuerprüfungen in Unternehmen sind u. U. in Zukunft häufiger bzw. erfolgen in kürzeren Abständen. 5 Checkliste Die wichtigsten Punkte im Überblick 1. Bilanzdaten müssen für Wirtschaftsjahre, die nach dem beginnen, grundsätzlich elektronisch ans Finanzamt übermittelt werden. Bei Wirtschaftsjahren, die dem Kalenderjahr entsprechen, gilt dies mit Beginn des Wirtschaftsjahrs 2012 (vgl. Tz. 2 und 2.2). 2. Zur elektronischen Übermittlung der Bilanzdaten sind Unternehmen verpflichtet, die ihren Gewinn mittels Betriebsvermögensvergleich ermitteln (vgl. Tz. 2.1). 3. Aufgrund der knapp bemessenen Zeit, der fehlenden Detailinformationen und wegen der kostspieligen Anpassung der EDV-Buchhaltung an die neuen Vorgaben, kann ein Härtefallantrag gestellt werden. Dadurch verschiebt sich der Beginn der Verpflichtung zur elektronischen Übermittlung der Bilanzdaten, wenn das Finanzamt dem Antrag stattgibt (vgl. Tz. 3). 4. Vor der erstmaligen elektronischen Übermittlung der Bilanzdaten muss mit dem Softwareanbieter und dem Steuerberater eine Lösung gefunden werden, wie die Anpassungsarbeiten am besten zu koordinieren sind. Zudem ist es unerlässlich, sein Personal zu schulen (vgl. Tz. 4). 5. Die elektronische Übermittlung der Bilanzdaten soll den Steuerbürokratieabbau zugunsten der Unternehmer fördern. In der Praxis wird jedoch der Fiskus profitieren, weil die übermittelten Bilanzdaten nun mittels Finanzamtscomputer schneller geprüft und ausgewertet werden können (vgl. Tz. 5). Autoren: Bernhard Köstler, Diplom-Finanzwirt, Neubiberg / Lexware Online-Redaktion