TEAMWORK. Erste Schritte

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1 TEAMWORK Erste Schritte

2 1. TEAMWORK aktivieren TEAMWORK-Einstellungen festlegen Weitere Benutzer einladen Benutzer hinzufügen Gastbenutzer hinzufügen Benutzerrllen und Rechte Sammlungen und Gruppen erstellen Sammlungen erstellen Untersammlungen Sammlungen für Benutzer freigeben Gruppen erstellen Mitglieder hinzufügen Arbeiten mit TEAMWORK Der TEAMWORK-Dateibrwser Dkumente hinzufügen Dkumentreferenzen und Schlagwörter Freigabe vn Dkumenten per Drag&Drp Externe Links erstellen Finanzberichte in TEAMWORK hchladen Dkumente in TEAMWORK bearbeiten Inhalte suchen mit der Scpen-Funktin TEAMWORK App herunterladen Cpyright Scpevisi AG. All rights reserved. Seite 2 vn 15

3 1. TEAMWORK aktivieren Mit TEAMWORK nutzen Sie alle Vrteile, die Ihnen die Clud zu bieten hat. Jetzt arbeiten Sie mit Ihren Mitarbeitern jederzeit und überall in Teams zusammen und tauschen mit TEAMWORK alle Arten vn Dkumenten aus auch direkt aus Office-Anwendungen heraus. Ein individuelles Rechtemanagement garantiert, dass Ihre Dkumente nur die Empfänger erreichen, für die sie bestimmt sind. Aktivieren Sie Ihren kstenlsen 30-tägigen Test-Accunt auf der Scpevisi-Startseite und lernen Sie die Vrteile vn TEAMWORK kennen. Klicken Sie dazu einfach in die Mitte des Startkreises. Sbald Sie TEAMWORK aktiviert haben, erscheint in Ihrem Scpevisi-Menü der neue Punkt DMS TEAMWORK. Klicken Sie auf DMS TEAMWORK > Einstellungen und aktivieren Sie Ihren Testzugang im flgenden Fenster, indem Sie ein Passwrt vergeben. Mit diesem Passwrt können Sie sich auch über Ihren Brwser in TEAMWORK einlggen. Klicken Sie auf den Link TEAMWORK- Zugang manuell einrichten, falls Sie bereits Zugangsdaten besitzen. können Sie flgende Einstellungen vrnehmen: 2. TEAMWORK- Einstellungen festlegen Unter Systemadministratin > TEAMWORK > Einstellungen bearbeiten Cpyright Scpevisi AG. All rights reserved. Seite 3 vn 15

4 TEAMWORK Weblgin: Über diesen Link öffnet sich die TEAMWORK Webseite ( in Ihrem Brwser, in die Sie sich mit Ihrem gewählten Passwrt einlggen können. S können Sie Ihre Dateien aufrufen, hne sich in die Scpevisi Anwendung einzulggen. Tabellenexprt versinieren Wenn Sie in Scpevisi mit der Exprt-Funktin eine Tabelle nach TEAMWORK exprtieren, die drt bereits gespeichert ist, können Sie wählen, b die neue Tabelle als neue Versin gespeichert werden sll (die alte wird überschrieben, kann aber wiederhergestellt werden), der b sie als neues Dkument hinzugefügt werden sll. Dkumentenfreigabe Laden Sie manuell Belege aus Scpevisi zu TEAMWORK hch, sind diese nur für Sie sichtbar. Möchten Sie einzelne Belege direkt für bestimmte Teams freigeben, lassen Sie sich den entsprechenden Dialg beim Uplad anzeigen. Anhänge bei Kmmentaren Hier entscheiden Sie, b Sie Dkumente, die Sie an Kmmentare zu Ihren Kntakten anhängen, autmatisch auch zu TEAMWORK hchladen möchten der nicht. Dies ist insbesndere für den Fall relevant, dass Sie s autmatisch als Kmmentare am Kntakt speichern lassen. Belege direkt hchladen Belegstempel Wenn Sie Abrechnungsbelege (wie Rechnungen, Angebte etc.) als PDFs erstellen, könne Sie diese in einem direkt zu TEAMWORK hchladen. Als Uplader wird dann der Ersteller des Belegs in TEAMWORK angegeben. Hier wählen Sie, b Sie Ihre Belege beim Uplad zu TEAMWORK unverändert lassen der ein Deckblatt bzw. einen Statusstempel hinzufügen möchten. Deckblatt und Statusstempel werden bei der nächsten Synchrnisatin, z. B. wenn eine Zahlung vermerkt wurde, an den neuen Status angepasst. Autmatische Belegsynchrnisatin Neben dem manuellen und dem direkten Uplad externer Dateien können Sie Belege, die Sie in Scpevisi erstellt haben, autmatisch synchrnisieren. Um Mehrfach-Uplads zu vermeiden, kann nur ein Benutzer die autmatische Synchrnisatin aktivieren. Wählen Sie hierzu die Optin Unter meinem Namen synchrnisieren. Es werden alle in Scpevisi erstellten PDFs (Angebte, Aufträge, Rechnungen usw.) zu TEAMWORK hchgeladen. Die autmatische Synchrnisatin erflgt alle 15 Minuten. Als Uplader der Dkumente wird in TEAMWORK der Benutzer angegeben, unter dessen Name synchrnisiert wurde. s in TEAMWORK bereitstellen Cpyright Scpevisi AG. All rights reserved. Seite 4 vn 15

5 Wählen Sie aus, b und in welcher Frm s, die mit Kntakten der Vrgängen verknüpft sind, in TEAMWORK bereitgestellt werden sllen. Simultane Dkumentbearbeitung Stellen Sie den Benachrichtigungszeitraum ein, innerhalb dem Sie benachrichtigt werden, wenn mehrere Benutzer ein Dkument bearbeiten. Benachrichtigungen Stellen Sie Benachrichtigungen zu verschiedenen Aktivitäten ein. s in TEAMWORK bereitstellen Legen Sie fest, in welcher Frm die s, die Sie in die Anwendung imprtiert und mit Kntakten der Prjekten verknüpft haben in TEAMWORK imprtiert werden sllen. Hier können Sie wählen b die als eml-datei inkl. Anhänge der nur die Anlagen (Optin: als Anlagen bereitstellen) nach TEAMWORK übertragen. TEAMWORK mit lkalem Ordner verknüpfen Verknüpfen Sie TEAMWORK mit bis zu 10 Uplad Ordnern auf Ihrem PC. Alle Inhalte werden, sfern Sie Scpevisi geöffnet haben, umgehend zu TEAMWORK hchgeladen. Weitere Infrmatinen zum TEAMWORK Uplader erhalten Sie hier. Cpyright Scpevisi AG. All rights reserved. Seite 5 vn 15

6 3. Weitere Benutzer einladen Sie können TEAMWORK mit bis zu 24 weiteren Benutzern kstenls testen. 3.1 Benutzer hinzufügen 1. Schalten Sie die Lizenzen frei, indem Sie über das Shp-Icn in den Scpevisi Shp wechseln. 2. Geben Sie unter Anwendung testen die Anzahl an Lizenzen an, die Sie testen möchten und klicken Sie auf [Jetzt testen]. 3. Wechseln Sie nun in die Lizenzverwaltung unter Glbal > Systemadministratin > Benutzer > Lizenzen den Benutzern zuweisen. 4. Für jede neue TEAMWORK-Testlizenz ist eine Tabellenzeile hinzugefügt wrden. Wählen Sie die Benutzer, denen Sie die Lizenz zuweisen möchten. 5. Speichern Sie Ihre Änderungen mit einem Klick auf das Diskettensymbl. 6. In den Anwendungen der neuen Benutzer erscheint nun zusätzlich der Menüpunkt DMS TEAMWORK. Hinweis: Sie können nur Benutzer hinzufügen, die bereits in der Sftware angelegt wurden. Um neue Benutzer in TEAMWORK anzulegen, aktivieren Sie bitte die gewünschte Anzahl an TEAMWORK- Lizenzen und gehen sie nach flgender Anweisung vr: Einen Benutzer anlegen 3.2 Gastbenutzer hinzufügen Wenn Sie für ein Prjekt kurzfristig einen der mehrere Benutzer für eine Zusammenarbeit zu Ihrem TEAMWORK hinzufügen möchten, können Sie dies kstenls tun. Cpyright Scpevisi AG. All rights reserved. Seite 6 vn 15

7 Öffnen Sie die Benutzerverwaltung über das Menü Glbal > Systemadministratin > TEAMWORK > Benutzer verwalten und klicken Sie auf das Plus-Symbl neben den Buttns. Geben Sie die nötigen Infrmatinen ein. Der neue Benutzer wird per eingeladen und kann sich über den mitgesendeten Link über seinen Brwser in TEAMWORK einlggen und auf die ihm freigegebenen Dateien zugreifen. 3.3 Benutzerrllen und Rechte Die flgende Übersicht zeigt die Rechte der einzelnen Benutzerrllen auf. Gruppen erstellen, umbenennen, löschen und Mitglieder zuweisen Dkumente hchladen und freigeben Dkumente bearbeiten Neue Versinen hinzufügen Sammlung erstellen Öffentlicher Gruppe beitreten Freigegebene Dkumente einsehen Administratr (Lizenz erfrderlich) Interner Benutzer (Lizenz erfrderlich) Externer Benutzer Gast Löschen Sie Benutzer, indem Sie in der Übersicht unter Glbal > Systemadministratin > TEAMWORK > Benutzer verwalten auf das Minus-Symbl neben dem Namen klicken. 4. Sammlungen und Gruppen erstellen In Sammlungen und Untersammlungen werden Dateien und Dkumente zusammengefasst, z. B. Angebte, Berichte, Belege der Verträge. Sie ähneln den bekannten Ordnern und Unterrdnern gängiger Betriebssysteme. Auf diese Weise können Sie Ihre elektrnische Ablage strukturieren und Freigaben für bestimmte Benutzerkreise erteilen. Dkumente der Sammlungen werden an einzelne Benutzer der Gruppen freigegeben. In diesen Gruppen werden TEAMWORK-Benutzer zusammengefasst, z. B. interne Mitarbeiter, eine Abteilung, eine Prjektgruppe, die Geschäftsführung usw. Wenn Sie mit Gruppen arbeiten, können Sie Dkumente für eine relevante Gruppe freigeben und müssen nicht manuell einzelne Persnen hinzufügen. Hinweis: Zuvr müssen die TEAMWORK-Benutzer wie unter Punkt 3 beschrieben, in der Systemadministratin hinzugefügt werden und sich bei TEAMWORK anmelden. 4.1 Sammlungen erstellen In TEAMWORK erstellen Sie Sammlungen mit Dkumenten und geben diese gezielt für Gruppen der Benutzer frei. 1. Wählen Sie im Menü DMS TEAMWORK > Dkumente. 2. Auf der Leiste links werden die Sammlungen angezeigt, die Scpevisi bereits bei der Ersteinrichtung für Sie erstellt hat. Wenn Sie mit der rechten Maustaste auf den Tab klicken, können Sie eine Sammlung der eine Untersammlung anlegen. Klicken Sie auf Sammlung erstellen, s wird Ihre neue Sammlung hinzugefügt. Cpyright Scpevisi AG. All rights reserved. Seite 7 vn 15

8 3. Beim Anlegen einer neuen Sammlung können Sie bestimmen, b diese privat der öffentlich sein sll. Anschließend wird Ihre Sammlung in der Liste links auf dem Bildschirm angezeigt. Rechts im Bearbeitungsbereich werden die Inhalte der jeweils markierten Sammlung angezeigt. Die neu erstellte Sammlung erscheint nun in der Tabelle. Mit einem Dppelklick auf die Zeile der Sammlung erhalten Sie Detailinfrmatinen und können ihre Mitglieder sehen. Hier können Sie auch entscheiden, b Ihre Sammlung öffentlich der privat sein sll. Untersammlungen erben die Freigabe-Einstellungen der übergerdneten Sammlung. Private Sammlungen sind durch ein Briefsymbl mit Vrhängeschlss ein Aktensymbl mit Auge gekennzeichnet, öffentliche durch Öffentlich bedeutet: Alle Benutzer sehen die Sammlung und ihre Mitglieder. Auf Wunsch können sie dieser Sammlung beitreten (sie abnnieren) und haben smit Zugriff auf alle Dateien darin. Geteilt bedeutet: Die Benutzer, denen Zugriff auf die Sammlung gewährt wurde, können die Dateien einsehen. Privat bedeutet: Eine private Sammlung wird nicht eingeladenen Benutzern nicht in der Auswahl angezeigt. Die Sammlung und ihr Inhalt sind nur für eingeladene Benutzer sichtbar Untersammlungen Klicken Sie mit der rechten Maustaste in den Tab mit der Sammlungen-Übersicht, können Sie über den Punkt Untersammlung erstellen einer Sammlung eine zweite Ebene in der Sammlung erstellen. Untersammlungen sind Teil-Ansichten der übergerdneten Sammlung und erben deren Freigaben und Berechtigungseinstellungen. Anders als z. B. bei Windws-Ordnern sind Dateien, die in Untersammlungen liegen, immer auch in den übergerdneten Sammlungen enthalten. Wenn Sie ein Dkument in eine Untersammlung ziehen, gelangt es damit auch in die übergerdneten Sammlungen Sammlungen für Benutzer freigeben Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Sammlung, die Sie freigeben möchten, und wählen Sie aus dem Kntextmenü Sammlung freigeben. Im vrliegenden Fall möchten wir die Sammlung Buchhaltungsbelege für die Gruppe Interne Mitarbeiter freigeben. Das Fenster Freigaben verwalten erscheint. Hier klicken Sie in das Feld Persn der Sammlung hinzufügen und beginnen, den Namen der Gruppe einzugeben. Die passende Gruppe wird Ihnen dann autmatisch vrgeschlagen. Oder Sie klicken auf den kleinen Abwärtspfeil rechts neben dem Eingabefeld, um eine Liste der verfügbaren Benutzer und Gruppen einzublenden, die Sie durch Abhaken der entsprechenden Checkbxen auswählen können. Klicken Sie auf [Hinzufügen], um Ihre Auswahl zu bestätigen. Cpyright Scpevisi AG. All rights reserved. Seite 8 vn 15

9 4.2 Gruppen erstellen Klicken Sie im Menü auf DMS TEAMWORK > Gruppen, um eine Übersicht der Gruppen aufzurufen. Anschließend klicken Sie auf [Gruppe hinzufügen], um eine neue Gruppe, z. B. Meine Abteilung, zu erstellen. Geben Sie den Namen der Gruppe ein und klicken Sie auf OK. Mit einem Klick auf das Minuszeichen neben einer Gruppenbezeichnung können Sie die betreffende Gruppe wieder löschen Mitglieder hinzufügen Die Gruppe Interne Mitarbeiter wurde angelegt und nun sllen ihr Mitglieder hinzugefügt werden. Klicken Sie als unter der Übersicht Gruppenmitglieder auf [Mitglied hinzufügen]. Es erscheint ein Fenster, aus dem Sie die Persnen auswählen können, die dieser Gruppe hinzugefügt werden sllen. Markieren Sie die Namen und klicken Sie auf den Buttn [Auswählen]. Cpyright Scpevisi AG. All rights reserved. Seite 9 vn 15

10 5. Arbeiten mit TEAMWORK 5.1 Der TEAMWORK-Dateibrwser Sie erreichen Ihre Dateien im Menü unter DMS TEAMWORK > Dkumente. Statt der Menüleiste wird beim Öffnen des Dateibrwsers der Tab Sammlungen auf der linken Seite eingeblendet. In diesem Tab können Sie über die Auswahl (1) Sammlungen wählen, deren Inhalte Sie sich anzeigen lassen möchten. Mit dem Filter (die gelbe Zeile mit dem Lupensymbl) berhalb der Auswahl können Sie gezielt nach Sammlungsnamen suchen. Die Inhalte der ausgewählten Sammlung werden in der Tabelle (2) angezeigt. Sie können viele weitere Spalten mit Infrmatinen ein- der ausblenden, indem Sie mit der rechten Maustaste auf die Spaltenüberschrift klicken und den Menüpunkt Spaltenauswahl anklicken. Im Suchfeld (3) können Sie die Dkumente durchsuchen. Sbald Sie den ersten Buchstaben Ihres Suchbegriffs eingegeben haben, startet die Suche. In der Tabelle werden alle Dkumente aufgelistet, die Ihre Suchbegriffe enthalten. Mit weiteren Suchbegriffen können Sie die Auswahl verfeinern. Dkumentreferenzen und Schlagwrtfilter (4) bieten weitere, frtgeschrittene Filtermöglichkeiten. Mit dem Drp-Dwn Menü (5) können Sie Ihre Ergebnisse nach verschiedenen Kriterien anrdnen. Für eine Schnellvrschau auf Ihre Dkumente wechseln Sie in die Kachelansicht (6). Hier erhalten Sie eine Vrschau auf die erste Seite jedes Dkuments. Fahren Sie mit der Maus auf die eingeblendete Lupe und die Anzeige vergrößert sich. 5.2 Dkumente hinzufügen Sie haben mehrere Möglichkeiten, Dkumente zu Sammlungen hinzuzufügen. Die einfachste ist, die Dateien im Datei-Brwser Ihres lkalen Cmputers zu markieren und mit der Maus in die Sammlung Cpyright Scpevisi AG. All rights reserved. Seite 10 vn 15

11 hineinzuziehen, in der Sie sie ablegen möchten. Sbald Sie die Datei im Anzeigefeld lslassen, wird sie hchgeladen. 5.3 Dkumentreferenzen und Schlagwörter Wenn Sie Dkumente suchen, die einem Kntakt, einem Prjekt der einer Aufgabe zugerdnet sind, stellen Sie dieses im Feld Referenziert auf ein und wählen aus der Auswahlliste im Feld Referenzname den Namen des jeweiligen Objekts aus. Ein Beispiel: Hier werden aus der Sammlung Angebte die Dkumente gesucht, die zu dem Prjekt namens Vertriebsprjekt gehören. Die Sammlung wurde markiert und unter Dkumentreferenzen wurden die entsprechenden Einstellungen getrffen. In demselben Geschäftsbjekt berhalb Ihrer Dkumentübersicht finden Sie auch einen Schlagwrtfilter. Markieren Sie zuerst die Sammlung, in der Sie suchen möchten. Cpyright Scpevisi AG. All rights reserved. Seite 11 vn 15

12 Klicken Sie in das Feld Schlagwrtfilter, s erscheint eine Auswahlliste aller in Ihren Dkumenten vrkmmenden Schlagwörter. Haken Sie die gewünschten Checkbxen ab und klicken Sie auf [Übernehmen]. Die Dkumente, die die ausgewählten Schlagwörter aufweisen und in der markierten Sammlung liegen, werden aufgelistet. Hinweis: Abrechnungsbelege werden in Scpevisi im PDF-Frmat erstellt und zu TEAMWORK hchgeladen, Für einer ptimale Darstellung der PDF-Dateien empfehlen wir Ihnen den Adbe Acrbat Reader. Dieser kann hier kstenfrei heruntergeladen werden. 5.4 Freigabe vn Dkumenten per Drag&Drp 1. Wählen Sie im TEAMWORK-Dateibrwser die Dkumente, die Sie in bestimmte Sammlungen aufnehmen möchten. 2. Klicken Sie auf den Dkumentnamen und halten Sie die Maustaste gedrückt, während Sie das Dkument auf den Namen der Sammlung ziehen, für die Sie das Dkument freigeben möchten. 3. Lassen Sie dann die Maustaste ls, um das Dkument vn der Ursprungssammlung in die gewählte Sammlung zu verschieben. 4. Wenn Sie die STRG-Taste während des Verschiebens gedrückt halten, wird das Dkument in den Zielrdner kpiert und bleibt in der Ursprungssammlung erhalten. Abb. links: Berichtsdkumente werden bei gedrückter Maustaste in die Sammlung Berichte gezgen. Cpyright Scpevisi AG. All rights reserved. Seite 12 vn 15

13 5.5 Externe Links erstellen Mit dieser Funktin erstellen Sie einen Weblink auf ein Dkument der eine Sammlung erstellen, den Sie per verschicken der in szialen Netzwerken teilen können. 1. Markieren Sie ein der mehrere Dkumente bzw. Sammlungen und klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Markierung. 2. Klicken Sie auf Externen Link erstellen bzw. Link erstellen. 3. Sie haben nun die Möglichkeit, Ihren Link mit einem Passwrt zu schützen, die Gültigkeitsdauer einzuschränken, den Dwnlad des hinterlegten Dkuments zu verbieten (s ist nur die Ansicht möglich) der die Anzahl der Dwnlads zu begrenzen. Die Auswahl treffen Sie durch die jeweiligen Auswahldialge. 4. Wenn Sie nun auf [Links erstellen] klicken, können Sie den Link direkt mit einem Klick auf die angezeigte Adresse öffnen. 5. Um den Link per zu versenden, geben Sie die Empfänger-Adresse(n) in die Felder ein und versenden die Nachricht entweder direkt aus Scpevisi heraus, der Sie öffnen eine neue mit den erstellten Links in Ihrem Prgramm. 6. Sie können auch den Link in die Zwischenablage kpieren, um ihn in ein anderes Prgramm einzufügen. Hinweis: Externe Links können Sie nur auf Dkumente der Sammlungen erstellen, nicht auf Untersammlungen. Cpyright Scpevisi AG. All rights reserved. Seite 13 vn 15

14 5.6 Finanzberichte in TEAMWORK hchladen Erstellen Sie Ihre Finanzberichte über die Exprtfunktin und laden Sie sie direkt in TEAMWORK hch. Durch den Weblgin haben Sie nun vn Ihrem Laptp, über die TEAMWORK App und auch vn Ihrem Tablet aus Zugriff auf Ihre Berichte. Hinweis: Sie erreichen die Exprtfunktin über das Druckersymbl berhalb der Finanztabellen. 5.7 Dkumente in TEAMWORK bearbeiten Öffnen Sie Office-Dateien (z. B. xlsx, dcx) aus TEAMWORK heraus und bearbeiten Sie sie mit den entsprechenden Prgrammen. Beim Abspeichern Ihrer Änderungen wird die neue Versin in TEAMWORK hinterlegt. 5.8 Inhalte suchen mit der Scpen-Funktin Nutzen Sie Scpen um Ihre Dkumente mit wenigen Suchbegriffen zu finden. Alle Dkumente auch Bilder werden beim Hchladen mit einer OCR-Vlltexterkennung gescannt. Bei größeren Dkumenten kann dies einige Sekunden dauern. Die Vlltexterkennung ermöglicht, dass Sie prblemls nach Textinhalten in allen Ihren Dateien scpen können. Cpyright Scpevisi AG. All rights reserved. Seite 14 vn 15

15 6. TEAMWORK App herunterladen Mit der kstenlsen TEAMWORK App für ipad der Andrid Smartphne der Tablet können Sie TEAMWORK vn überall her nutzen. Mit Klick auf die Buttns öffnet sich der entsprechende Stre in Ihrem Brwser. Lggen Sie sich ein und Sie können die App ver-the-air auf Ihrem Gerät installieren. Oder scannen Sie den entsprechenden QR-Cde mit Ihrem Gerät. App Stre Ggle Play Hinweis: Mit der integrierten Vrschaufunktin der TEAMWORK App und den standardmäßig vrinstallierten System-Apps sllten Sie alle gängigen Office-Frmate auch nach dem Dwnlad auf Ihr mbiles Gerät öffnen können. Sllten Sie Prbleme beim Öffnen eines bestimmten Dateityps haben, empfehlen wir Ihnen die Installatin einer kstenlsen Office App (z.b. Office Suite Free). Eine Anleitung für die App erhalten Sie hier: TEAMWORK App. Cpyright Scpevisi AG. All rights reserved. Seite 15 vn 15