Versteckte Wissen in Unternehmen

Transkript

1 Versteckte Wissen in Unternehmen Produktivitätsreserven in Unternehmen Vortrag im Rahmen der Vortragsreihe des ExpertenRing Duisburg am IT-Improvement Deutschland GmbH Zieglerstraße Duisburg

2 Agenda Kurzvorstellung IT-Improvement Informations- und Wissenswachstum Produktivitätsreserven in Unternehmen Microsoft Online Services Beispiel-Szenarien

4 2007 Gründung durch Heinz Brommundt Thematische Schwerpunkte Über uns Verbesserung der Produktivität von Information Worker Verbesserung der Kostenstruktur Online Services und Digital Market Technologisch starker Fokus auf die Microsoft-Plattform Microsoft Gold Certified Partner Status Acht zertifizierte Kompetenzen Kunden im Bereich Online Services und SharePoint, z.b. Advantics Online Services BVMW Online Services Douglas Microsoft Office SharePoint Server 2007 / OBA Faiz & Siegeln Online Services GEA Microsoft Office Sharepoint Server 2007 Schenker Microsoft Office SharePoint Server 2007 Sparkasse Duisburg Online-Fotowettbewerb mit Silverlight

5 Unser Leistungs-Portfolio Plan Build Run Consulting Technology Outsourcing Unternehmensund IT-Strategie Collaboration Unternehmensoptimierung Application Development Web Appl. / Custom Dev. BI CRM Design / 3D-Animation Business Process Outsourcing Change Management Kosten- Management Enterprise Integration Application Infrastructure Application Management Online Business Microsoft-Plattform Online Services

6 Agenda Kurzvorstellung IT-Improvement Informations- und und Wissenswachstum Produktivitätsreserven in Unternehmen Microsoft Online Services Beispiel-Szenarien

7 Informationsvolumen wächst rasant Das Datenvolumen steigt rasant. Bis 2020 wird mit einem Datenvolumen von mehr als 35 Billionen Gigabyte (ca Musik-CDs oder 40 mal soviel wie heute) gerechnet (IDC 2010) Auch in Unternehmen steigt das Datenvolumen rasant. Häufig unkontrolliert und unkoordiniert. Es wird irgendwo und irgendwie gespeichert. Etwas 80% der Informationen eines Unternehmens bestehen aus E- Mails, Dokumenten, Präsentationen und anderen Formen unstrukturierter Daten. Etwa 80% der digitalen Daten eines Unternehmens befinden sich auf individuellen Rechnern (Gartner Group 2002) Es kann zu einem Überangebot an Informationen kommen. Kostengünstige Speicher sind nicht die Lösung

8 Informationen als Basis für Erfolg Informationen haben eine unterschiedliche Relevanz, je nach Aufgabe, Rolle, Problem, Gesetzeslage, etc. Informationen können ihre Relevanz im Laufe der Zeit verändern Informationen müssen wiedergefunden werden und zwar in kurzer Zeit und vor dem Hintergrund unterschiedlicher Aufgaben bzw. Fragestellungen Erheblicher Aufwand beim Auffinden und Verwenden von benötigten Informationen Informationen müssen einfach erstellt und handhabbar sein (suchen, finden, teilen, weiterverarbeiten ) Informationen sind oft die Basis für die Zusammenarbeit von Mitarbeiter untereinander aber auch mit Kunden, Lieferanten und Partner. Die Verfügbarkeit, das Finden sowie der schnelle und einfache Zugriff auf Informationen ist erfolgskritisch für Unternehmen

9 Zwei Möglichkeiten

10 Agenda Kurzvorstellung IT-Improvement Informations- und Wissenswachstum Produktivitätsreserven in Unternehmen Produktivitätsreserven in Unternehmen Microsoft Online Services Beispiel-Szenarien

11 Einflussfaktoren auf Unternehmenserfolg Gesamt - wirtschaftliche Lage Organisation Wettbewerb Absatz- Markt Unternehmenserfolg Technologie Regularien Instrumente Mitarbeiter Beschaffungs- Markt

12 Faktoren,wie Umsatz Profit Marktausweitung Komplexität Organisation Instrumente IT Unternehmens-Lebenszyklus Herausforderung: Aufbau-Organisation Zeitaufwand für Mitarbeiterführung Führungsstill : Entwicklungsphasen Verkaufen Autoritär Delegation Partizipation Pionier- Wachstums- Reifes- Wende- Unternehmen Unternehmen Unternehmen Unternehmen Formelle und informelle Organisation Die formelle als auch informelle Organisation sind zu beachten. Formelle Strukturen u. Regelungen Aber auch Ad hoc Arbeitsgruppen Informelle Kommunikation Detaillierung der Vorgaben Informations- und Kommunikationsbedarf Der Informationsbedarf richtet sich nach der jeweiligen Person dem Unternehmens-Lebenszyklus dem derzeitigen und angestrebten Führungsstill der formellen Organisation der informellen Organisation

13 Herausforderung: Ablauf-Organisation Kontinuierliche Verbesserung der Prozesse / Abläufe bringt Produktivitäts- und Kostenvorteile Viele Prozesse sind noch nicht optimal unterstützt bzw. automatisiert gerade Standard-Prozesse Oftmals erfordern neue Anforderungen ein schnelles, flexibles Reagieren Dies kann aber auch standardisiert, adäquat unterstützt und transparent gestaltet werden Häufig unzureichende Instrumente Prozess-Modellierung Prozess-Dokumentation Prozess-Ablage und -Training Prozess-Automatisierung Prozess-Monitoring Prozess-Berichtswesen Prozess-Durchführung

14 Herausforderung: Instrumente Vielzahl an Instrumenten Anforderungen an die Instrumente unterliegen einem Wandel Instrumente können die Produktivität steigern und Kostenreduzieren, aber auch genau umgekehrt wirken Ein wichtiger Bereich: das Informations-Management Unstrukturierte Daten, wie Word, Excel, , Powerpoint, haben einen Anteil von 70% an der internen Daten Durchgängige Informationsflüsse und verbesserte Suche steigern die Wettbewerbsfähigkeit

15 Herausforderung: Mitarbeiter Ausrichtung auf Effizienz Training (auch Online-Trainings) Koordination Daten-Orientierung Performance-Management Priorisieren der Arbeit Gute IT-Unterstützung Ausrichtung auf Qualität Prozess-Qualität Daten-Orientierung Kunden-Infos bezüglich Qualität Empowerment Qualitäts-Management-System Kontinuierliche Verbesserung Ausrichtung an Innovation Informationsaustausch Collaboration Risikobereitschaft Innovationen müssen belohnt werden Gute Unterstützung beim Info-Suchen Ad hoc Prozesse Ausrichtung an Kunden-Service Flexibilität Schnelligkeit Kunden-Wissen / Kunden-Daten Schneller Zugriff auf umfassende Kunden-Daten Willen zur permantenten Verbesserung der Service-Qualität

16 Informationstechnologie als Treiber Die Informationstechnologie (IT) hat einen direkten und indirekten Einfluss auf die Organisation, Instrumente und Mitarbeiter Die IT kann dabei helfen Kosten zu sparen, z.b. durch Reduzierung von Doppelarbeiten Reduzierung von Meetings / Reisen / Suchen / manuellen Arbeiten Modernere Technologien sind oftmals günstiger als vorhandene Technologien bzw. ermöglichen andere Lösungen bzw. Lösungswege Die IT kann dabei helfen die Produktivität zu steigern, z.b. durch Schnellere Abwicklung von Prozessen, z.b. Angebotserstellung Unterstützung der Zusammenarbeit Verbesserung der Kommunikation Bereitstellung von notwendigen Informationen Schnelleres Finden von Informationen

17 Permanente Kosten-Optimierung Verbesserung der Kostenstrukturen Handlungsfelder des Erfolges Verbessern des Kerngeschäft, Randbereiche auslagern, Dienstleistungen zukaufen Mitarbeiter-Orientierung stärken Mitarbeiter fördern und fordern Mitarbeiter adäquate Arbeitsinstrumente zur Verfügung stellen Kontinuierliche Verbesserung der Prozesse Automatisierung von Standard-Prozessen Unterstützung der Prozesse durch adäquate Arbeitsmittel Steigerung der Produktivität Einsatz von modernen IT-Lösungen Vermeidung von Doppelarbeiten Steigerung der Wiederverwendung von Arbeitsergebnissen Förderung der Zusammenarbeit

18 Agenda Kurzvorstellung IT-Improvement Informations- und Wissenswachstum Produktivitätsreserven in Unternehmen Microsoft Online Online Services Services Beispiel-Szenarien

19 Online Services von Microsoft Betriebsmoelle On-Premise- Software Klassische Partnerinstallationen vor Ort beim Kunden Partner Hosted Windows Server, Exchange, SharePoint, CRM und ISV-Lösungen Software + Services Live Services Office Live Workspace, Office Live Small Business, Windows Live u.v.m. Microsoft Hosted Online Services Business Productivity Online Suite (Exchange Online, SharePoint Online ) Lizenzmodelle Klassische Volumenlizenzen (EA, Open, Open Value, Select ) Services Provider License Agreement (SPLA) Subscriptions User Subscription License (USL) oder Step-Up USL

20 Online Services von Microsoft Software für Unternehmenskunden, über Abonnement beziehbar (Mindestlaufzeit von einem Jahr) Von Microsoft gehostet (Rechenzentren für Europa in Dublin und Amsterdam) Vertrieb über Partner (Anmeldung durch Kunde/Partner über Kundenportal) Vier Dienste: Exchange Online SharePoint Online Office Live Meeting Office Communications Online Drei Pakete: Business Productivity Online Suite (BPOS) Standard: mind. 5 Seats, mehrere Kunden auf einer Umgebung, kurzfristig eingerichtet BPOS Dedicated: mind Seats, ein Kunde pro Umgebung, erweiterter Funktionsumfang Deskless Worker Suite: funktional eingeschränkter Zugriff auf Exchange und SharePoint, sehr preiswert (Exchange Online beinhaltet Exchange Hosted Filtering und Forefront für Exchange, SharePoint Online beinhaltet Forefront für SharePoint)

21 Microsoft Online Services Microsoft Exchange Online , Kalender, Kontakte und Aufgaben Virus-/Spam-Filtering Push- für Windows Mobile 6.0 Integration mit Outlook, Outlook Web Access Verschlüsselter Datentransfer Microsoft Office SharePoint Online Zusammenarbeit mit Kollegen/innen Intranet Inhalte und Arbeitsabläufe verwalten Berichte Kontinuierliche Verbesserung Suche Microsoft Office Live Meeting Online-Durchführung von Besprechungen, Veranstaltungen oder Traininigs Besprechungen mit Ton, Video und Mediendaten Besprechungs-Aufzeichnung und - Wiederverwendungsmöglichkeit Microsoft Office Communications Online Instant Messaging (Text, Voice und Video) Sicheren Umgebung Verfügbarkeits-Anzeige Integration in Microsoft-Office

22 Vorteile der Online Services Effizient Abrechnung nach Nutzung, daher keine überflüssigen Kapazitäten Kein Aufwand für Updates, immer aktuelle Version im Einsatz Kein eigener Aufwand für IT-Betrieb (Server, Strom, Personal) Keine Bilanzierung von Hard- und Software Flexibel Schnelles Anpassen der Kapazitäten an den realen Bedarf, etwa bei Neugründungen und Übernahmen Mischbetrieb mit lokalen und Partner-gehosteten Anwendungen Zugriff von überall, über Desktop, Mobiltelefon und Web Sicher und zuverlässig Laufend überprüftes und weiterentwickeltes Sicherheitskonzept Zertifizierte und redundante Rechenzentren Vertraglich zugesicherte SLAs mit 99,9 % garantierter Verfügbarkeit

23 Preismodell der Online Services 4,26 4,47 39% Rabatt Business Productivity Online Suite (BPOS) Standard-Version 8,528 (IM und Präsenz) 1,70 3,83 Deskless Worker 1,70 Deskless Worker 1,70 25% Rabatt Deskless Worker Online 2,

25 Microsoft Exchange Online Mail, Kalender, Kontakte Archivierung Microsoft Communication Online Microsoft Live Meeting Live Schaltung auf die Cebit Microsoft SharePoint Online Dokumenten-Management Projekt-Management Verband-Management Workflow-Management Beispiel-Szenarien

26 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit